MICROSOFT PROJECT Programacin y Control de Proyectos

Generalmente la administracin de proyectos est compuesta de tres fases: Planificacin del proyecto y creacin de una programacin Adaptacin y seguimiento Comunicacin de la informacin Los siguientes modelos de administracin de proyectos estn incluidos en este software: Mtodo de Ruta Crtica (CPM): modelo matemtico que calcula la duracin de cada tarea en particular y en sus dependencias, y que identifica qu tareas son crticas. PERT: mediante un diagrama, hace referencia a la representacin grfica de las relaciones entre tareas. Diagrama Gantt: es un modo de representar grficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo. Cuando Ud. ingrese se encontrar con una ventana que contendr varios elementos como lo muestra la figura.
Barra de entrada Barra Estndar Barra Formato

Barra de vistas

Tabla de entrada

Barra de divisin

Diagrama Gantt

CONFIGURACION DEL PROYECTO

Escribir el ttulo del proyecto, el nombre del administrador y las notas importantes Cada proyecto se compone de un conjunto nico de elementos: las tareas que conlleva, las personas que las realizan y el objetivo del proyecto que se espera alcanzar. Como ayuda para recordar y comunicar detalles importantes, puede escribir informacin acerca del proyecto y consultarla o imprimirla posteriormente.
1 En el men Archivo, haga clic en Propiedades. 2 En la ficha Resumen, escriba informacin acerca del proyecto, por ejemplo, las personas que administrarn el proyecto y que se encargarn del mantenimiento del archivo de proyecto, el objetivo del proyecto, las limitaciones que pueden dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto.

Establecer la programacin del trabajo Puede cambiar los das y horas laborables del calendario del proyecto para reflejar la programacin de trabajo de todas las personas que trabajan en el proyecto. Puede especificar los das y horas no laborables normales, como fines de semana y noches, as como los das festivos excepcionales, como las vacaciones.
1 En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. 2 Para cambiar todo el calendario, seleccione cada da de la semana en la parte superior. Para cambiar un solo da, seleccione la fecha en el calendario. 3 Haga clic en Perodo no laborable para indicar los das libres, o en Perodo laborable para cambiar las horas de trabajo. 4 Si ha hecho clic en Perodo laborable en el paso 3, escriba las horas de comienzo y fin de trabajo en los cuadros Desde y Hasta.

Configurar parmetros que sirven para presentar datos o acciones que deber realizar el programa al momento de programar o controlar el proyecto.

Por defecto cuando Microsoft Project se instala define que las unidades de asignacin se usarn como porcentajes, esto quiere decir que si se necesita indicar que se cuenta con 2 operarios, este cuadro indica que se mostrar como 200% de operarios, por lo cual es conveniente cambiar a valores decimales para una notacin ms fcil de comprender. Los campos Tipo de tarea predeterminada y Las tareas nuevas estn condicionadas por el esfuerzo estn configurados con otras opciones al momento de usar el programa por primera vez (Unidades fijas y la casilla activada). Es conveniente antes de introducir las tareas del proyecto, cambiar estos valores a Duracin fija en el campo Tipo de tarea y desactivar la casilla de Las nuevas tareas estn condicionadas por el esfuerzo, con lo cual se asegura que la duracin de las tareas no variar a pesar de los recursos que se le asignen. El botn Predeterminar hace que los valores que se cambien regirn para el proyecto actual y todos los dems proyectos que se realicen, es decir se graban en la plantilla del Microsoft Ptroject y pasan a ser los valores por defecto.

En el cuadro Jornada laboral escriba las horas de trabajo que Microsoft Project ha de asignar cuando se especifique una duracin de tarea de 1 da. En el cuadro Semana laboral escriba la cantidad de horas que se han de asignar cuando se especifique una duracin de una semana.
Nota: si cambi las horas de trabajo en los campos Desde y Hasta del calendario laboral, debe revisar que exista coherencia con los valores indicados en estos cuadros.

Escala temporal La escala temporal es la banda gris que contiene la leyenda de las unidades de tiempo en la parte superior de las vistas Diagrama de Gantt, Grfico de recursos, Uso de tareas y Uso de recursos. El rea bajo la escala temporal presenta, de una forma grfica, la informacin de las tareas o los recursos. Cada vista muestra de manera diferente dicha informacin. En la siguiente imagen se muestra una escala temporal.

La escala temporal consiste en una escala principal situada sobre una escala secundaria. Tanto la escala principal como la secundaria pueden utilizar unidades de minutos, horas, das, semanas, meses, trimestres y aos. Es posible cambiar las unidades de las escalas principal y secundaria y el formato en que se muestran las unidades (en el men Formato elegir Escala temporal... o click con el botn derecho del mouse sobre la escala). En el Diagrama de Gantt, las lneas verticales discontinuas muestran la fecha actual, la fecha de comienzo y la fecha de fin del proyecto y las bandas grises verticales representan el perodo no laborable. Es posible cambiar el aspecto de estas bandas mediante la ficha Perodo no laborable del cuadro de dilogo Escala temporal.
Sugerencias Para dar formato al texto de la escala temporal, haga clic en Estilos de texto en el men Formato. Para dar formato a las cuadrculas en un Diagrama de Gantt, haga clic en Cuadrcula en el men Formato.

ESPECIFICAR Y ESTRUCTURAR LA LISTA DE TAREAS

Especificar las tareas y sus duraciones Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que son los bloques que constituyen la programacin. Una tarea debe representar una cantidad de trabajo significativa con una fecha de entrega definida pero, a la vez, debe ser lo suficientemente corta para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacin temprana de los problemas. En lneas generales, una tarea debe tener entre 1 y 2 semanas de duracin. Sin embargo, las tareas tambin pueden especificarse en minutos (como 30m), horas, das o semanas, en funcin de la medida que resulte ms exacta en cada caso. Escriba las tareas en el orden general en el que vayan a realizarse. Posteriormente, puede reorganizar o eliminar estas tareas, o agregar otras nuevas si es necesario.
1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt . 2 En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea. 3 Presione la tecla ENTRAR. 4 En el campo Duracin, escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ej.: 30m), horas(h), das (d) o semanas(s). Escriba los incrementos menores, como medio da, con el formato 0,5 d.
Nota No escriba fechas en los campos Comienzo y Fin. El programa calcular las fechas de comienzo y fin en funcin de las dependencias entre tareas que especifique posteriormente. Sugerencia Puede agregar a una tarea una nota con explicaciones detalladas, supuestos o indicaciones acerca del origen de la tarea. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea y luego haga clic en Notas de tareas, que se encuentra en la barra Estndar . Escriba la informacin en el cuadro Notas.

Reorganizar la lista de tareas Cuando cree una lista de tareas, probablemente desee reorganizar algunas tareas y dividir otras en tareas ms pequeas. Puede agregar nuevas tareas, eliminar las innecesarias o mover otras a una ubicacin ms adecuada. Mientras ajusta la lista de tareas, probablemente descubrir algunas tareas que resumen el trabajo de otras ms pequeas. Alcanzado este punto, la lista necesitar una estructura jerrquica y habr llegado el momento de pasar a la fase siguiente de la creacin de la programacin.
1 En el campo Id, seleccione la tarea que desee copiar, mover o eliminar. Para seleccionar una fila, haga clic en el identificador de la tarea. Para seleccionar un grupo de filas adyacentes, presione la tecla MAYS y despus haga clic en el primero y en el ltimo nmero identificador del grupo. Para seleccionar varias filas no adyacentes, presione la tecla CTRL y despus haga clic en los nmeros identificadores de tarea. 2 Para mover la tarea, haga clic en Cortar. - Para copiar la tarea, haga clic en Copiar. - Para eliminar una tarea, presione SUPRIMIR. 3 En el campo Id, seleccione las filas en las que desea pegar la seleccin. 4 Haga clic en Pegar . Si la fila de destino contiene informacin, las nuevas filas se insertarn sobre la fila de destino.
Sugerencia Para agregar una tarea entre dos tareas existentes en una vista de hoja, haga clic en Nueva tarea y luego escriba el nombre de la tarea en el campo Nombre de tarea. Despus de insertar una tarea nueva, todas las dems tareas se vuelven a numerar automticamente.

Crear un hito Un hito consiste simplemente en una tarea que se utiliza para identificar eventos significativos en la programacin, como puede ser la finalizacin de una fase principal. Si escribe una duracin de cero das para una tarea, se mostrar el smbolo de hito en el Diagrama Gantt.
1 En el campo Duracin, seleccione la tarea que desea cambiar y escriba 0 das. 2 Presione la tecla ENTRAR.
Sugerencia Tambin puede marcar una tarea como hito sin cambiar la duracin. Haga clic en Informacin de la tarea , haga clic en la ficha Avanzado y luego active la casilla Marcar la tarea como hito.

Estructurar las tareas en un esquema lgico Una vez que ha especificado la lista de tareas, tal vez descubra que algunas de ellas resumen el trabajo de tareas ms pequeas. Puede establecer una jerarqua para reflejar exactamente cmo se relacionan. Los esquemas pueden resultar de gran ayuda para organizar las tareas en tareas de resumen y subtareas. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las subtareas aparecen con sangras debajo de ellas. Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se determinan en funcin de las fechas de comienzo y fin de su primera y ltima subtarea.
1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt . 2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea en la que desee aplicar o anular la sangra. 3 Haga clic en Aplicar sangra para aplicar una sangra a la tarea o haga clic en Anular sangra para eliminar la sangra de la tarea.
Sugerencias Si necesita crear una tarea nueva para hacer una tarea de resumen, haga clic en Nueva tarea en el men Insertar. Utilizando el mouse (ratn) puede aplicar o anular una sangra rpidamente en una tarea. Site el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre hacia la derecha para aplicar la sangra o arrastre hacia la izquierda para anularla. Para deshacer un esquema, anule las sangras de todas las subtareas hasta que todas las tareas tengan el mismo nivel.

Mostrar u ocultar las subtareas En un esquema puede mostrar u ocultar las subtareas de una tarea de resumen. Mostrando u ocultando todas las subtareas, puede mostrar u ocultar rpidamente todas las tareas de todos los niveles de esquema del proyecto.
1 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que desea mostrar u ocultar. 2 Haga clic en Mostrar subtareas + para mostrarlas, o en Ocultar subtareas - para ocultarlas. Para mostrar todas las subtareas, haga clic en Mostrar todas las subtareas ++. Para ocultar todas las subtareas, seleccione toda la vista de hoja haciendo clic en el ttulo de la columna de identificacin (el campo situado en el extremo superior izquierdo del Diagrama de Gantt) y haga clic en Ocultar subtareas -.
Sugerencias Puede reorganizar fcilmente las fases de un proyecto en una programacin esquematizada. Al mover o eliminar una tarea de resumen, se mueven o se eliminan automticamente todas las subtareas asociadas a ella.

Ordenar las tareas secuencialmente En la programacin de un proyecto, las tareas pueden relacionarse entre s de diversas maneras. Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea predecesora. Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina tarea sucesora. Una vez decidido cul ser el orden de las tareas, puede ordenarlas secuencialmente vinculando las tareas relacionadas. Por ejemplo, puede ser necesario que algunas tareas terminen antes que sus tareas sucesoras; otras pueden depender del comienzo de sus tareas predecesoras.
1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt . 2 En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas que desee vincular. 3 Haga clic en Vincular tareas .
Notas Si vincula tareas utilizando selecciones mltiples, seleccione las tareas en el orden en el que desea vincularlas. Para ver un porcentaje mayor de las barras de tareas, haga clic en Alejar . De forma predeterminada, Microsoft Project crea un vnculo de tarea del tipo de fin a comienzo. Puede cambiar este vnculo por un vnculo de comienzo a comienzo, de fin a fin o de fin a comienzo. Para desvincular tareas, seleccione las tareas en el campo Nombre de tarea y haga clic en Desvincular tareas . Las tareas se volvern a programar en funcin de los vnculos con otras tareas o las delimitaciones.

Comenzar o finalizar las tareas en fechas especficas

Puede programar las tareas ms eficazmente especificando sus duraciones, creando dependencias entre ellas y dejando que Microsoft Project calcule automticamente las fechas de comienzo y fin. nicamente cuando las tareas deban comenzar y finalizar en fechas
8

especficas se debe agregar una delimitacin inflexible a una fecha y dejar que Microsoft Project calcule su duracin.
1 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea y haga clic en Informacin de la tarea. 2 Haga clic en la ficha Avanzado. 3 En el cuadro Tipo, haga clic en un tipo de delimitacin. 4 Si seleccion una delimitacin distinta a Lo ms tarde posible o Lo antes posible, escriba la fecha de delimitacin en el cuadro Fecha.
Nota Si escribe una fecha de comienzo para una tarea o arrastra una barra de Gantt para cambiar la fecha, Microsoft Project establecer la delimitacin No comenzar antes del (NCAD) basndose en la nueva fecha de comienzo. Si escribe la fecha de fin de la tarea, Microsoft Project asignar automticamente una delimitacin del tipo No finalizar antes del (NFAD).

Tipos de delimitaciones

LAP: Lo antes posible. Programa la tarea que comience lo antes que se pueda. Esta es la delimitacin predeterminada de las tareas. No escriba ninguna fecha con esta delimitacin. LMTP: Lo ms tarde posible. Programa la tarea lo ms tarde que pueda ocurrir en la programacin sin retrasar las tareas subsecuentes. No escriba ninguna fecha con esta delimitacin NFAD. No finalizar antes del ....... Programa la tarea para que finalice en o despus de la fecha de la delimitacin. Usela para asegurarse de que la tarea no finaliza antes de cierta fecha. NFDD. No finalizar despus del ........ Programa la tarea para finalizar en o antes de la fecha de delimitacin. Configura las fechas iniciales, programada y ltima respecto de la fecha que haya escrito y asegura la tarea en la programacin DFE. Debe finalizar el ........ Programa la tarea para finalizar en la fecha de delimitacin. Configura las fechas iniciales, programada y ltima respecto de la fecha que haya escrito y asegura la tarea de programacin. DCE. Debe comenzar el ........ Programa la tarea para comenzar en la fecha de la delimitacin. Configura las fechas iniciales, programada y ltima respecto de la fecha que haya escrito y asegura la tarea de la programacin. NCAD. No comenzar antes del ........ Programa la tarea para comenzar en o despus de la fecha de delimitacin. Usela para asegurarse que la tarea no comienza antes de la fecha especificada. NCDD. No comenzar despus del ........ Programa la tarea comenzar en o antes de la fecha de delimitacin. Usela para asegurarse que la tarea no comienza antes de la fecha especificada.

Superponer tareas o agregar tiempo de posposicin entre ellas Una vez que ha establecido la secuencia de las tareas mediante su vinculacin, puede superponer o retrasar determinadas tareas para obtener un modelo ms exacto de la forma en que se realizar el trabajo. En Microsoft Project, las tareas se retrasan agregando tiempo de posposicin, como 2d, a la tarea predecesora y se superponen especificando un tiempo de posposicin negativo. Tambin puede escribir el tiempo de posposicin como un porcentaje de la tarea, por ej.: 25%.
1 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea y haga clic en Informacin de la tarea. 2 Haga clic en la ficha Predecesoras. 3 En el campo Pos (posposicin), escriba el tiempo de adelanto o el tiempo de posposicin que desee, en forma de duracin o de porcentaje de la duracin de la tarea predecesora. Escriba el adelanto como un nmero o porcentaje negativo y la posposicin como un nmero o porcentaje positivo.

Sugerencia Puede agregar rpidamente un perodo de tiempo de posposicin o de adelanto a la tarea sucesora haciendo doble clic en la lnea de vnculo del Diagrama de Gantt y escribiendo la cantidad de tiempo correspondiente a la posposicin o al adelanto en el cuadro de dilogo Dependencia entre tareas.

ASIGNACION Y PROGRAMACION DE RECURSOS

Crear una lista de recursos Antes de comenzar a asignar recursos, puede especificar de una vez toda la informacin de recursos para el proyecto, como grupos de recursos y costos, mediante la creacin de una lista de recursos. Este procedimiento ahorra tiempo a la hora de asignar recursos a las tareas. Tambin puede crear una lista al agregar y asignar recursos a su proyecto. Las listas de recursos incluyen los nombres de los recursos y el nmero mximo de unidades como porcentaje de la disponibilidad de cada recurso.
1 En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos . 2 En el men Ver, seale Tabla y haga clic en Entrada. 3 En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre del recurso. 4 Si desea designar un grupo de recursos, escriba un nombre en el campo Grupo. 5 Si es necesario, escriba el nmero de unidades disponibles de ese recurso en el campo Capacidad mxima, en forma de porcentaje. Por ej:, escriba 300% 3 (segn el tipo de medida que se ha indicado en la configuracin del proyecto) para indicar tres unidades a tiempo completo de un recurso determinado. 6 Si es necesario, cambie la informacin predeterminada que aparece en los dems campos. 7 Repita los pasos 3 a 6 para cada recurso.
Sugerencia Cuando trabaje en la vista Diagrama de Gantt u otras vistas de tareas, puede agregar nombres de recursos adicionales. Para asignar nuevos recursos, haga clic en Asignar recursos y escriba un nombre de recurso en el campo Nombre. Tambin puede hacer clic en Direccin y seleccionar un recurso de su libreta de direcciones de correo electrnico.

Asignar recursos a las tareas La asignacin de recursos a las tareas puede ser una parte importante del xito en la administracin del proyecto. Debe asignar recursos a las tareas cuando desee: Llevar a cabo un seguimiento de los costos y de la cantidad de trabajo realizado por el personal y el equipamiento asignado a las tareas. Garantizar un alto grado de responsabilidad. Cuando las responsabilidades estn claras, existe un menor riesgo de pasar por alto alguna tarea. Disponer de mayor flexibilidad a la hora de planear la duracin de las tareas.
1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt . 2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego haga clic en Asignar recursos . 3 En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea o haga clic en Direccin para seleccionar un recurso de su libreta de direcciones de correo electrnico. Para asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo Unidades. Para asignar varios recursos diferentes, presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no adyacentes o presione la tecla MAYS para seleccionar recursos adyacentes. Para asignar ms de una unidad del mismo recurso, escriba un porcentaje superior a 100 en el campo Unidades, por ejemplo 200 por cien, para especificar dos carpinteros. Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en el campo Nombre. 4 Haga clic en Asignar. Una marca de verificacin que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el recurso est asignado a la tarea seleccionada. El nombre del recurso tambin aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt.
Nota: Si no especifica informacin acerca de los recursos, Microsoft Project calcula la programacin utilizando slo la informacin de la duracin de las tareas y la dependencia entre tareas.

10

Sugerencias Al programar los cambios, puede reemplazar un recurso por otro. En el cuadro de dilogo Asignar recursos, seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar. Seleccione uno o ms recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar. A medida que asigna ms recursos a una tarea, la duracin se reduce para reflejar este hecho. Si desea que la duracin de la tarea se mantenga invariable, independientemente de los recursos que asigne, seleccione la tarea, haga clic en Informacin de la tarea y elija la ficha Avanzado. Desactive la casilla de verificacin Condicionada por el esfuerzo.

Cambiar la programacin de trabajo de los recursos De forma predeterminada, las horas y los das no laborables definidos en el calendario del proyecto son los predeterminados para cada recurso. Si los recursos van a trabajar los mismos das y las mismas horas, puede utilizar este calendario para todos los recursos. Sin embargo, si necesita especificar diferentes perodos laborables para cada recurso, puede modificar los calendarios de recursos individuales para dichos recursos.
1 En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. 2 En el cuadro Para, seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar. 3 En el calendario, seleccione los das que desee cambiar. Para cambiar un da de la semana en todo el calendario, seleccione el da que aparece en la parte superior del calendario. 4 Haga clic en Predeterminado, Perodo no laborable o Perodo laborable. 5 Si en el paso 4 hizo clic en Perodo laborable, escriba las horas en las que desea que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las que desea que el trabajo termine en los cuadros Hasta.
Sugerencia Si un grupo de recursos ha de tener el mismo horario laboral especial y los mismos das no laborables, puede crear para ellos un calendario base nuevo. Haga clic en Nuevo y escriba un nombre para el calendario base. Haga clic en Crear nuevo calendario base para comenzar con un calendario predeterminado. Si desea tomar como base un calendario existente, haga clic en Hacer una copia del calendario y despus elija el nombre del calendario en el cuadro Calendario. Haga clic en Aceptar y despus modifique los das y las horas en el calendario. Haga clic en Hoja de recursos y seleccione el nuevo calendario base en el campo Calendario base para cada recurso al que desee asignarlo.

Ver las tareas a las que estn asignados los recursos La vista Uso de recursos muestra los recursos del proyecto y, agrupadas debajo de ellos, las tareas que tienen asignadas. Con esta vista puede averiguar cunto trabajo tiene programado cada recurso en tareas especficas y ver qu recursos estn sobreasignados. Tambin puede determinar el tiempo disponible de cada recurso para asignarle trabajo adicional.
1 En la Barra de vistas, haga clic en Uso de recursos . Para ver informacin diferente acerca de las asignaciones de recursos, como trabajo y costo, en el men Ver, seleccione Tablas y luego haga clic en la tabla que desee ver en la vista Uso de recursos. 2 En el campo Nombre de recurso, revise las asignaciones de recursos.

Asignar tasas de pago a los recursos Puede asignar varias tasas estndar, tasas de horas extra o tasas por uso a los recursos, as como las fechas de entrada en vigor de cada tasa.
1 En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos . 2 En los campos Tasa estndar, Tasa de horas extra o Costo por uso, escriba un valor. 3 Presione la tecla ENTRAR.

11

Sugerencias Puede asignar hasta cinco grupos de tasas de costos para hacer frente a diferentes tipos de trabajo o a cambios de tasas en el futuro, por ej.: aumentos salariales. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso y haga clic en Informacin del recurso . Haga clic en la ficha Costos y luego especifique las tasas en Tablas de tasas de costo. Puede asignar tasas por uso a los recursos (por ej., el costo de equipamiento cada vez que se utiliza). En el campo Costo por uso, escriba un costo por uso para el recurso. Puede cambiar las tasas estndar y de horas extra predeterminadas para todos los recursos nuevos que especifique. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha General. En los cuadros Tasa estndar predeterminada y Tasa predeterminada para horas extra, escriba las tasas nuevas. Para definir esta configuracin como valor predeterminado para futuros proyectos, haga clic en Predeterminar.

Establecer un costo fijo Cuando conozca el costo exacto de los materiales (por ejemplo, equipamiento o suministros) y no est asignando recursos a una tarea, puede especificar un costo fijo para la tarea.
1 2 3 4 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt . En el men Ver, seale Tabla y haga clic en Costo. En el campo Costo fijo de la tarea, escriba el costo. Presione la tecla ENTRAR.

Sugerencia La tabla Costo tambin permite cambiar la acumulacin del costo fijo seleccionado un mtodo de acumulacin en el campo Acumulacin de costos fijos. Nota A diferencia de los costos fijos de un recurso, los costos fijos de las tareas no requieren asignaciones de recursos.

Cambiar el momento en el que se acumulan los costos En Microsoft Project, los costos por recurso se prorratean de manera predeterminada y su acumulacin se basa en el porcentaje de finalizacin de la tarea y se distribuye a lo largo de su duracin. Sin embargo, puede cambiar el mtodo de acumulacin en el caso de los costos por recurso para que tenga efecto al comienzo o al final de la tarea.
1 2 3 4 En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos . En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso cuyo mtodo desea cambiar. Haga clic en Informacin del recurso y, a continuacin, haga clic en la ficha Costos. En el cuadro Acumulacin de costos, haga clic en un mtodo de acumulacin.

Notas Cuando realice cambios de tasas relativas al tiempo en un recurso y use el mtodo de acumulacin de costos prorrateado, los costos se calcularn usando las tasas de los perodos de tiempo adecuados y pueden variar durante la tarea.

No se pueden prorratear ni acumular los costos de recursos por uso al final de la asignacin de la tarea; se acumulan siempre
al comienzo de la asignacin.

Comprobar el costo del proyecto completo Puede mostrar los costos previstos, reales y los costos restantes del proyecto para determinar si se ajustan al presupuesto global. Estos costos se actualizan cada vez que Microsoft Project vuelve a calcular el proyecto.
1 En el men Proyecto, haga clic en Informacin del proyecto. 2 Haga clic en Estadsticas. 3 En el campo Actual situado bajo el campo Costo, se muestra el costo total planeado.
Sugerencias Una vez que ha establecido una lnea de base y ha comenzado a realizar el seguimiento de los costos reales, puede comparar los campos Previsto y Real para determinar si los costos totales del proyecto se ajustan a las previsiones.

12

 A medida que progresa el trabajo real, tambin puede comparar la variacin entre los campos Actual y Restante para
comprobar si va a tener suficiente dinero para completar el proyecto.

PROCEDIMIENTOS PARA VERIFICAR LAS FECHAS LIMITE

Identificar la ruta crtica La ruta crtica es una serie de tareas que se deben completar a tiempo para que un proyecto finalice conforme a la programacin. La mayora de las tareas de un proyecto normal presentan alguna demora y, por tanto, se pueden retrasar ligeramente sin afectar a la fecha de fin del proyecto. Las tareas que no se pueden retrasar sin que se modifique la fecha de fin del proyecto se denominan tareas crticas. Si modifica las tareas para resolver sobreasignaciones u otros problemas de la programacin, tenga cuidado con las tareas crticas y recuerde que los cambios que realice en ellas afectarn a la fecha de fin del proyecto.
1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt . 2 Haga clic en el Asistente para diagramas de Gantt . 3 Siga las instrucciones del Asistente para dar formato a las tareas de ruta crtica.
Sugerencias Puede filtrar la programacin para mostrar nicamente las tareas crticas (tareas sin margen de demora total). En el men Proyecto, seale Filtro para y haga clic en Tareas crticas. Haga clic en Todas las tareas para que se vuelvan a mostrar todas las tareas. Despus de filtrar las tareas crticas, puede ordenarlas por duracin, de la ms larga a la ms corta. Esto le ayudar a observar dnde debe esforzarse para reducir las tareas.

Puede ajustar la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea antes de que afecte a la fecha de otras o a la fecha de

fin del proyecto y, por tanto, se convierta en una tarea crtica. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y luego en la ficha Clculo. En el cuadro Las tareas son crticas si la demora es menor o igual a, escriba un nmero para la demora.

Comprobar las dependencias de las tareas Una dependencia de tareas describe cmo se relaciona una tarea con el comienzo o el fin de otra. Microsoft Project dispone de cuatro dependencias de tareas, que pueden utilizarse para conectar una serie de tareas en una programacin: fin a comienzo (la de uso ms generalizado), comienzo a comienzo, comienzo a fin y fin a fin. Si utiliza de manera eficaz estas dependencias, puede modificar la ruta crtica y reducir la programacin del proyecto.
1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt . 2 Haga doble clic en la lnea de vnculo de las tareas que desee cambiar. 3 En el cuadro Tipo, vea la dependencia de la tarea.
Sugerencias El propio aspecto del vnculo identificar el tipo de dependencia de la tarea. Por ejemplo, una lnea de vnculo que vaya desde el principio de una barra de Gantt hasta el principio de otra indica una dependencia comienzo a comienzo. Si dispone de tareas que pueden realizarse al mismo tiempo, puede reducir la ruta crtica cambiando la dependencia entre las tareas. Por ejemplo, si dos tareas pueden comenzar al mismo tiempo, puede cambiar la dependencia entre ellas por la de comienzo a comienzo. Si dos tareas deben finalizar al mismo tiempo, puede cambiar la dependencia entre ellas convirtindola en una relacin de fin a fin.

Puede agregar perodos de adelanto o posposicin a las tareas para superponer sus fechas de comienzo o fin, o para retrasar una tarea predecesora.

13

Buscar mrgenes de demora en la programacin Al analizar las tareas de la programacin, puede buscar el margen de demora; es decir, el tiempo que una tarea puede retrasarse sin que se demoren otras. Tambin puede buscar mrgenes de demora total, es decir, el tiempo que una tarea puede retrasarse sin afectar a la fecha de fin del proyecto. Es importante saber dnde se produce un margen de demora en la programacin para poder desplazar las tareas cuando ciertas fases de la programacin presenten un exceso de demora y otras no. La mayora de las programaciones tienen algunas tareas no crticas con margen de demora. Puede permitir que esas tareas comiencen tarde sin afectar a la programacin para compensar las tareas que duren ms de lo planeado o para retrasar tareas y resolver sobreasignaciones de recursos.
1 En la Barra de vistas, haga clic en Ms vistas . 2 En la lista Vistas, haga clic en Gantt detallado y luego elija Aplicar. La demora de una tarea aparece grficamente en forma de barras de demora finas, contiguas a las barras de Gantt normales. 3 Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver los campos Demora permisible y Margen de demora total.
Nota Los valores del margen de demora tambin indican incoherencias en la programacin. Por ejemplo, un valor negativo en el margen de demora aparece cuando una tarea presenta una dependencia fin a comienzo con una segunda tarea, pero sta tiene una delimitacin Debe comenzar el, cuya fecha es anterior a la fecha de fin de la primera tarea. Sugerencias Puede filtrar la programacin para que slo se muestren las tareas crticas (tareas sin margen de demora total). En el men Proyecto, seale Filtro para y haga clic en Tareas crticas. Haga clic en Todas las tareas para que se vuelvan a mostrar. Puede ajustar el punto en el que las tareas se convierten en tareas crticas. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Clculo. En el cuadro Las tareas son crticas si la demora es menor o igual a, escriba el margen de demora a partir del cual la tarea se convierte en una tarea crtica.

Superponer tareas o agregar tiempo de posposicin entre ellas Una vez que ha establecido la secuencia de las tareas mediante su vinculacin, puede superponer o retrasar determinadas tareas para obtener un modelo ms exacto de la forma en que se realizar el trabajo. En Microsoft Project, las tareas se retrasan agregando tiempo de posposicin a la tarea predecesora y se superponen especificando un tiempo de posposicin negativo.
1 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea y haga clic en Informacin de la tarea. 2 Haga clic en la ficha Predecesoras. 3 En el campo Pos (posposicin), escriba el tiempo de adelanto o el tiempo de posposicin que desee, en forma de duracin o de porcentaje de la duracin de la tarea predecesora. Escriba el adelanto como un nmero negativo o como un porcentaje y la posposicin como un nmero positivo o como un porcentaje.
Sugerencia Puede agregar rpidamente un perodo de tiempo de posposicin o de adelanto a la tarea sucesora haciendo doble clic en la lnea de vnculo del diagrama de Gantt y escribiendo la cantidad de tiempo correspondiente a la posposicin o al adelanto en el cuadro de dilogo Dependencia entre tareas.

Comprobar las delimitaciones en las tareas Las delimitaciones de tareas pueden ayudarle a crear una programacin ms exacta, modificando el momento en el que las tareas han de realizarse con relacin a las fechas. Por ejemplo, puede especificar que una tarea no debe comenzar antes de una fecha determinada o no debe finalizar ms tarde de una fecha determinada. Puede cambiar la delimitacin de una
14

tarea, desde la predeterminada Lo antes posible a cualquiera de las ocho delimitaciones posibles, o restablecer la opcin predeterminada con el fin de reflejar mejor cmo se realizar la tarea.
1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt . 2 En el men Ver, seale Tabla y elija Ms tablas. 3 En la lista Tablas, haga clic en Fechas de delimitacin y, a continuacin, elija Aplicar. 4 Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver los campos Tipo de delimitacin y Fecha de delimitacin. 5 En cada tarea cuya delimitacin no sea la predeterminada, Lo antes posible, observe las tareas predecesoras y sucesoras en el Diagrama de Gantt para determinar si la delimitacin es necesaria.
Notas Si escribe la fecha de comienzo de una tarea o arrastra una barra de Gantt para cambiar esta fecha, Microsoft Project establecer la delimitacin No comenzar antes del (NCAD), segn la nueva fecha de comienzo. Si escribe la fecha de fin de la tarea, Microsoft Project asignar automticamente una delimitacin del tipo No finalizar antes del (NFAD).

Si est realizando la programacin del proyecto a partir de una fecha de fin, cuando escriba una fecha de comienzo para una
tarea o arrastre una barra de Gantt para cambiar una fecha de comienzo, se establecer una delimitacin No comenzar despus del (NCDD). Si escribe la fecha de fin de la tarea, Microsoft Project asignar automticamente una delimitacin No finalizar despus del (NFDD).

Reducir la duracin de las tareas agregando ms recursos Una vez que ha asignado recursos a una tarea, Microsoft Project calcular su duracin cada vez que agregue o quite recursos. Por ejemplo, si agrega otro recurso a una tarea de 4 das de duracin que tiene asignado un recurso, la tarea se reducir a 2 das. Si tiene ms flexibilidad con la asignacin de recursos que con las fechas lmite de la programacin, puede ser un mtodo eficaz de reducir la programacin.
1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt . 2 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar ms recursos y haga clic en Asignar recursos . 3 En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea o haga clic en Direccin para seleccionar un recurso de la libreta de direcciones de correo electrnico. 4 Haga clic en Asignar. - Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en el campo Nombre. - Una marca de verificacin que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el recurso est asignado a la tarea seleccionada. El nombre del recurso tambin aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt.
Nota A medida que asigna ms recursos a una tarea, la duracin se reduce para reflejar este hecho. Sugerencias Si no sabe qu recursos estn disponibles para aceptar trabajo extra, puede ver las asignaciones de recursos actuales haciendo clic en Uso de recursos en la Barra de vistas. Para asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un porcentaje inferior al 100% en el campo Unidades para representar el % de trabajo que desea que el recurso dedique a esa tarea. Para asignar varios recursos diferentes, presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no adyacentes o presione la tecla MAYS para seleccionar recursos adyacentes. Para asignar ms de una unidad del mismo recurso, por ejemplo, dos carpinteros, escriba un porcentaje superior al 100% en el campo Unidades.

15

PROCEDIMIENTOS PARA GUARDAR LOS CAMBIOS DEL PROYECTO

Guardar una lnea de base de la informacin del proyecto Cuando haya especificado toda la informacin necesaria para el proyecto y est preparado para comenzar el trabajo real, puede guardar una lnea de base de la informacin del proyecto para compararla con el progreso real de ste. Con la lnea de base, puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto y realizar las correcciones que estime necesarias. Por ejemplo, puede comprobar las tareas que han comenzado ms tarde de lo planeado, la cantidad de trabajo que han realizado los recursos o realizar un seguimiento del presupuesto. Despus de guardar una lnea de base, puede guardar hasta diez planes provisionales para comparar los mtodos de planeacin o como puntos de control durante el progreso real del proyecto.
1 En el men Herramientas, seale Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Guardar lnea de base. 2 Haga clic en Proyecto completo o en Tareas seleccionadas para agregar nuevas tareas a una lnea de base existente.
Sugerencia Si desea crear un presupuesto, escriba primero toda la informacin de asignacin de recursos y de tasas y despus guarde una lnea de base. Esta informacin no se puede guardar en un plan provisional.

Guardar el proyecto sin una lnea de base No olvide guardar el archivo del proyecto peridicamente mientras trabaja. La primera vez que guarde el archivo, Microsoft Project le preguntar si desea guardar una lnea de base de la informacin del proyecto. Si ha especificado toda la informacin bsica del proyecto y est preparado para comenzar el trabajo real, puede guardar una lnea de base del plan para que pueda comparar todos los cambios que realice en el futuro con el proyecto planeado inicialmente. Si el proyecto no est perfeccionado, tal vez prefiera guardarlo sin lnea de base hasta que especifique informacin ms completa y exacta.
1 Haga clic en Guardar . 2 En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el proyecto y haga clic en Guardar. 3 Haga clic en Guardar sin lnea de base.

Guardar un plan provisional Despus de guardar una lnea de base de la informacin del proyecto, puede guardar hasta 10 planes provisionales como puntos de control durante el progreso real del proyecto.
1 En el men Herramientas, seale Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Guardar lnea de base. 2 Haga clic en Guardar plan provisional. 3 En el cuadro Copiar, haga clic en el nombre del plan que desee guardar. 4 En el cuadro En, haga clic en el nombre con el que desea guardar el plan. 5 Haga clic en Proyecto completo o en Tareas seleccionadas para guardar la parte de la programacin que desee.
Nota Un plan provisional guarda las fechas de comienzo y fin de las tareas. Los datos de los recursos o de las asignaciones no se guardan en el plan provisional.

16

Guardar un presupuesto Si ha especificado asignaciones de recursos y las tasas asignadas a stos, o ha especificado costos fijos para las tareas, puede guardar un plan previsto de la informacin del proyecto para utilizarlo como presupuesto. Con un plan previsto a modo de presupuesto, puede realizar un seguimiento de los costos del proyecto y ver la cantidad de trabajo que han realizado los recursos, as como otra informacin del proyecto, como las tareas que han finalizado ms tarde de lo esperado. Puede utilizar la informacin de la lnea de base para realizar estimaciones de costos y compararlas con el costo real del proyecto, lo cual puede ayudarle a detectar posibles desfases de costos antes de que se conviertan en un factor crtico.
1 En el men Herramientas, seale Seguimiento y luego haga clic en Guardar lnea de base. 2 Haga clic en Proyecto completo o en Tareas seleccionadas para agregar tareas a una lnea de base existente.

Comparar la informacin real de las tareas con la lnea de base Al guardar un plan previsto y actualizar la programacin, puede comparar el plan previsto con el progreso real para identificar las variaciones. Las variaciones advierten acerca de las reas del proyecto que no se estn desarrollando como estaba planeado. Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la programacin, es necesario asegurarse de que, en la medida de lo posible, las tareas comiencen y terminen a tiempo. En todo proyecto se producen variaciones, pero es importante detectar lo antes posible aquellas tareas que se desvan del plan previsto, de modo que se puedan ajustar las dependencias entre tareas, reasignar recursos o eliminar algunas tareas para cumplir las fechas lmite.
1 En la Barra de vistas, haga clic en Gantt de seguimiento . La vista Gantt de seguimiento muestra las variaciones de las tareas grficamente, lo que facilita la deteccin de variaciones en la programacin. 2 En el men Ver, seale Tabla y, a continuacin, elija Variacin. 3 Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver los campos de variacin.
Nota Antes de que aparezcan variaciones, tendr que actualizar las fechas de comienzo y fin reales de las tareas, los valores reales de trabajo o las duraciones reales. M. Project calcular otros datos de las tareas tomando como base la informacin que escriba.

17