MASTERAND: IONESCU ANDREEA UNIVERSITATEA: SPIRU HARET FACULTATEA DE MANAGEMENT FINANCIAR CONTABIL SPECIALIZAREA: AUDIT FINANCIAR CONTABIL SEMESTRUL:

1 DISCIPLINA: MANAGEMENT FINANCIAR-CONTABIL I BANCAR BAZAT PE DOCUMENTE PROFESOR TITULAR CURS: Prof. univ. dr. MARE DANIEL

REFERAT

Tema: Managementul documentelor n format electronic ale firmei, specific mediului de afaceri romnesc

CUPRINS

1. Noiuni privind documentele i clasificarea acestora .pag. 2 2. Coninutul i modul de ntocmire al documentelor .pag. 5 3. Sistemul integrat de circulaie a documentelor electronice .pag. 8 4. Automatizarea lucrrilor de secretariat ...pag. 11 5. Model funcional .pag. 14 6. Modelul tehnologic .pag. 19 7. Complexul tehnic i de programare pag. 20 8. Interaciunea SICDE cu alte sisteme informaionale ..pag. 20 9. Asigurarea proteciei informaiei pag. 21 10. Pericolele pentru securitatea informaiei pag. 22 11. Asigurarea securitii informaiei ...pag. 23 12. Crearea, implementarea i exploatarea SICDE ..pag. 24 13. Concluzii .pag. 27

1. Noiuni privind documentele i clasificarea acestora

Contabilitatea are sarcina de a urmri, controla i nregistra situaia economic-finandar i activitatea ntreprindelor. Pentru realizarea acestor obiective contabilitatea a elaborat un procedeu corespunztor care s permit cunoaterea fenomenelor si proceselor economice n dimensiunile n care ele au loc, cu toate caracteristicile pe care le comport i implicaiile pe care le produc. Procesal cunoaterii contabile ncepe n mod obligatoriu cu aciunea de conservare i de culegere a informaiilor, a datelor despre patrimoniul ntreprinderii. Contabilitatea se caracterizeaz prin fundamentarea i justificarea datelor ei pe baz de acte scrise. Nici o operaie economic un se poate nregistra n contabilitate fr un act scris n care s fie consemnat operaia respectiv. Documentul servete la formalizarea n scris a unor fapte, fenomene sau decizii cu caracter economic care produc modificri ale patimoniului. Documentul care consemneaz producerea unor fapte se nate n afara contabilitii, contabilitatea se servete de acest procedeu pentru a realiza obiectul su de activitate n perimetrul ntreprinderii. Documentaia, ca procedeu al metodei contabilitii, este aciunea de culegere i consemnare n documente a datelor privitoare la operaiile ecnomice dintr-o ntreprindere, n momentul i la local efecturi lor. Documentele sunt acte scrise n care se consemneaz cifric i letric, n etalon natural, bnesc sau de munc, de regul n momentul i la locul nfptuirii lor, operaiile economicefinanciare precum i evenimentele determinate de necesiti organizatorice i administrative, cu scopul de a servi ca dovad a nfptuirii acestor operaii i ca baz a nregistrrii lor n contabilitate. n funcie de coninutul i destinaia lor rolul documentelor se manifest pe multiple planuri. Astfel documentele ndeplinesc urmtarile funcii: funcia de consemnare letric i cifric, cantitativ i valoric a operaiilor economice efectuate n cadrul ntreprinderii; funcia de acte justificative care stau la baza nregisrrii n contabilitate a operaiilor economice consemnate n ele; exercitarea controlului economic i financiar pentru aprarea integritii patrimoniului. Cu ajutorul documentelor se poate urmri activitatea economic i financiar a ntreprinderii n cele mai mici detali. Ele servesc la verificarea activitilor desfurate, prin aceasta contribuie la nfptuirea autonomiei economico-financiare a ntreprinderilor, la conrolul respectrii disciplinei financiare i contractuale. Funcia de calculaie ce permite calculul consumurilor de producie, costurilor, cheltuielilor i veniturilor al rezultatelor financi. Caracterul lor de acte justificative confer documentelor o funcie juridic, deoarece cu ajutorul lor se stabilesc drepturile i obligaiile bneti ale ntreprinderilor n cazul unor litigi, expertize, lipsuri, fraude. Sunt folosite ca mijloace de prob n justiie, pentru stabilirea adevrului i servesc ca baz n cercetarea organelor judiciare. Documentele stau la baza organizrii celor trei forme ale evidenei economice: 3

evidena operativ, statistic, contabil.

Pentru nregistrarea unor operaii, cele trei forme ale evidenei economice folosesc, n unele cazuri aceleai documente. ndeplinirea acestor funcii este condiionat de calitatea documentelor, de operativitatea ntocmirii lor i circulaiei pn la locul nregistrrii i valorificrii lor. Ca o consecin a varietii documentelor i diversitii operaiilor economice, consemnate n ele, apare necesitatea clasificrii lor. Clasificarea documentelor este un fapt de care trebuie s se in seama n mod obiectiv. Cunoaterea acestei clasificri ne permite s folosim documentul adecvat fiecrei operatiuni patrimoniale. Clasificarea documentelor se face dup mai multe criterio, i anume: 1) Dup natura operaiilor la care se refer, documentele se mpart n: documente privind activitatea financiar-contabil. n aceast grup se cuprind documentele privind activele pe termen luna, activele curente, salariile, pasivele, rezultatele financiare etc. 2) Documente privind alte activiti, care un constitueie acte justificative pentru nregistrrile contebile: documente privind activitatea de cercetare, proectare, nvestiii, programarea i urmrirea produciei, documente privind activitatea de control tehnic, calitate i metrologia, personal, informatic, etc. 3) Dup caracterul i funcia pe care o ndeplinesc documentele se mpart n: documente de dispoziie - sunt acelea prin care se transmite ordinul de a executa o operaie economic, precum i indicaiile necesare pentru efectuarea ei, spre exemplu: dispoziia de plat, dispoziia de livrare, ordinul de plat, comanda. Aceste documente nu fac dovada executrii efective a operaiei respective, i de aceea, nu pot servi ca baz pentru nregistrarea lor n contabilitate. documente justificative ce cuprind date cu privire la executarea operaiilor economice - denumite i documente de execuie. Ele servesc ca baz pentru nregistrarea operaiilor economico-financiare respective n contabilitate, spre exemplu: factura, chitana, bonul de consum, etc. documente mixte sau combinate - reunesc tsturile documentelor de dospoziie i celor justificative. Ele cuprind date privind dispoziia de executare a operaiei, dar i dovada infptuirii ei. Aceste documente sunt iniial documente de dispoziie, iar prin completarea lor cu date referitoare la executarea operaiilor respective, ele devin documente justificative, spre exemplu: cererea dispoziie de plat, ststul de calculplat al salariuli.

4) Dup locul ntocmirii i circulaiei, documentele pot fi: documente interne - se ntocmesc n cadrul ntreprinderii i consemneaz operaii economice cu privire la activitatea acesteia. Unele din aceste documente circul, fie numai n interiorul acesteia ( bonul de consum, statele de salarii ), fie ctre exterior ( facturile, dispoziiile de plat ). documente externe - se ntocmesc de alte persoane fizice i juridice cu care se afl n raporturi contractuale, dar circul n cadrul ntreprinderii primitoare, spre exemplu: factura furnizorului, extrasul de cont. 4

5) n raport de modul de ntocmire, coninut i rolul lor n cadrul procesului informaional economic, distingem: documente primare - ce consemneaz operaiile economico financiare n momentul i la locul producerii lor. Ele fac dovada executrii acestor operaii, ndeplinind rolul de documente justificative, spre exemplu: factura, chitana, bonul de consum. documente centralizatoare - se ntocmesc pe baza documentelor primare sau concomitent cu acestea n scopul gruprii i acumulrii operaiilor de acelai fel, dintr-o anumit perioad.

6) Dup forma de prezentare, se deosebesc: documente tipizate - se ntocmesc pe formulare tip, strict determinate. Ele au un text i o form prestabilit, fiind obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia naional. documente netipizate - sunt reprezentate de documentele specifice unor ramuri de activitate sau unor instituii.Ele se ntocmesc fie pe formulare specifice fiecrei ramuri economice, fie pe hrtie simpl, fr a avea un formar stabilit.

7) Dup regimul de tiprire i utilizarea fomularelor folosite la ntocmirea documentelor, se disting: documente ntocmite pe formulare cu regim special - au un regim deosebit de tiprire, numerotare, gestionare, eviden, folosire i pstrare, de exemplu: bonul de pia, delegaia, factura de expediie. Pentru aceste documente exist dispoziii legale cu precizri, privind modul de completare, circulaie i pstrare. documente fr regim special sau numite i obinuite - sunt acele care au regim de circulaie i nregistrare specifice fiecarei ntreprinderi, le putem numi ca avnd un regim intern de circulaie i utilizare.

8) Dup suportul care depoziteaz informaia, se disting: documente pe suport de hrtie. pe suporturi magnetice ( benzi, dischete ) 9) Dup numrul operaiilor economice pe care le cuprind, documentele se mpart n: documente singulare - conin date privitoare la o singur operaie economic. documente cu multiple operaii - conin date privind mai multe operaii economice de acelai fel. Pe lng datele obligatorii comune tuturor categoriilor de documente, acestea conin n plus, ca date specifice: diferite totaluri cantitative i valorice, numere de ordine. 10) Dup tehnica ntocmirii se deosebesc: documente care se ntocmesc manual. documente care se ntocmesc cu mijloace tehnice, computere.

2. Coninutul i modul de ntocmire al documentelor

Coninutul documentelor difer de caracterul operaiilor consemnate. Coninutul se concretizeaz n anumite elemente obligatorii, care trebuie s asigure reflectarea clar i complet a operaiilor economice pentru care se ntocmesc. Aceste elemente se concretizeaz n anumite exprimri care permit nelegerea operaiilor economice pe care le reflect de cte cei care le ntocmesc, respectiv de ctre cei care le utilizeaz. Dintre aceste elemente, unele au un caracter comun, dar se refer la toate categoriile de documente, iar altele au un caracter specific, regsindu-se ntr-o anumit form numai ntr-un documente sau numai n legtur cu o anumit operaie economic. Caracterele comune se refer la: denumirea documentului ( atribuirea unui nume ); denumirea ntreprinderii emitente, adresa sau compartimentul care a ntocmit documentul; codul fiscal; indentificarea n timp a operaiei ( numr i dat ); identificarea participanilor la operaia economic consemnat n document; coninutul operatiei economice reflectat n document i justificarea efecturii ei; datele cantitative sau valorice aferente operaiei economice efectuate; semnturile persoanelor participante la efectuare operaiei economice consemnate n document, a celor carea lau ntocmit i a persoanelor care rspund pentru: executarea, coninutul, legalitatea, oportunitatea, necesitatea i realitatea operaiei economice respective; alte caractere menite s asigure consemnarea complet a operaiilor n documentele justificative. Caracterele specifice difer de la o categorie de documente la alta i asigur detalierea operaiei consemnate, ele avnd un rol completativ i se refer la precizarea unor informaii care se regsesc numai n acel document. ndeplinirea funciilor menionate de ctre documente este condiionat de calitatea i operativitatea ntocmirii lor, de viteza cu care circul de la locul ntocmirii i pn la locul nregistrrii i valorificrii lor. Documentele se ntocmesc la locul de munc n cadrul cruia se produce operaia economic sau care particip la nfptuirea ei. A. Mrimea, coninutul i formatul documentelor Mrimea, coninutul i formatul documentelor variaz n funcie de natura operaiilor economice, de modul de ntocmire i mijloacele utilizate pentru prelucrarea datelor pe care le conin. Completarea documentelor se poate face manual sau cu mijloace tehnice. ntocmirea manual a documentelor se realizeaz cu cerneal, cu past sau creion chimic i prezint urmtoarele neajunsuri: necesit un volum mare de munc, nu asigur garania exactitiiii datelor i nici o productivitate ridicat i o calitate superioar. ntocmirea documentelor cu mijloace tehnice elimin n mare msur aceste neajunsuri, n schimb impune o anumit limite cu privire la mrimea, coninutul i formatul documentelor, n funcie de particularitile tehnice ale echipamentelor utilizate. ntocmirea documentelor se poate efectua cu maini de scris, cu maini de facturat sau de contabilizat i cu calculatoare. Cu maina de scris i cu celelalte tipuri de maini documentele se ntocmesc cite, mai rapad, ordonat i mai exact. n cazul completrii documentelor cu ajutorul 6

tehnicii de calcul, o dat cu scrierea documentelor, se efectueaz automat i calculele necesare, iar resultatele sunt preluate concomitent pe anumii supori, care permit prelucrarea ulterioar a datelor din documente. Pentru fiecare gen de operaie se folosete cte un model de document, care are o form i o aranjare a datelor corespunztoare specificului operaiei economice respective. La completarea documentelor ce se ntocmesc n mai multe exemplare, toate exemplarele trebuie s poarte acelai numr de ordine. n documentele de cas i banc datele cifrice trebuie repetate i n litere. Greelile fcute cu ocazia ntocmirii documentelor pot fi corectate numai cu respectarea anumitor reguli. n documente un se admit tersturi, rzuituri, etc. Corectarea documentelor trebuie s se fac n aa fel nct s se poat recunoate cu uurin c ea a intervenit cu ocazia ntocmirii documentului, nu mai trziu, iar cei care au ntomit documentul au cunotin de corectarea respectiv. Rectificarea greelilor n documente se face prin tierea textului sau a sumei greite cu o linie, n aa fel, nct s se poat citi ceeea ce a fost greit, apoi se scrie deasupra textul sau suma corect, fcndu-se meniunea pe documentul rectificat asupra acestui fapt, care se confirm prin semnturile acelorai persoane care au semnat iniial documentul. n documentele de cas i de banc un se admit corectri. Dac s-au fcut greeli n aceste documente, ele se anuleaz prin tierea cu o linie pe diagonal pe care se scrie cuvntul ,,ANULAT, pstrndu-se n continuare n exemplarele sale respective, fr a se detaa i se ntocmesc apoi documentele corecte. Erorile descoperite n documente cu ocazia verificrii lor ulterioare, de ctre serviciul de contabilitate, se aduc la cunotina celor care le-au ntocmit, precum i a prilor interesate cu privire la operaia consemnat n documentul respectiv. Prezint o importan deosebit ntocmirea clar i complet a documentelor, cu respectarea tuturor regulilor privitoare la coninutul i forma lor. Ele condiioneaz calitatea i exeactitatea informaiilor contabile. Totodat este necesar ca documentele s fie ntocmite la timp, pentru a asigura operativitatea informaiilor contabile, pentru conducerea activitilor economice. De aceea, ntre producerea operaiilor economice i ntocmirea documentelor justificative trebuie s existe o deplin concordan. Toate operaiile economice efectuate trebuie reflectate n documente. Documentele constituie baza nregistrrile n contabilitate i influeneaz nemijlocit exactitatea i operativitatea informaiilor contabile. B. Verificarea i prelucrarea documentelor Drumul pe care l parcurg documentele din momentul emiterii sau intrrii n ntreprindere i pn la arhivare constituie circuitul documentelor. Pentru asigurarea circulaiei raionale i unitare a documentelor justificative care stau la baza nregistrrilor n contabilitate precum i pentru inerea la zi a contabilitii, se pot ntocmi grafice de circulaie a documentelor. Circulaia documentelor trebuie s se fac ntr-o anumit ordine dinainte stabilit, nefiind permis reinerea documentelor n mod nejustificat de ctre un compartiment sau altul. Necesitatea circulaiei documentelor este determinat de faptul c date din acelai document sunt necesare mai multor compartimente i persoane din nreprindere i un se poate asegura cte un exemplar pentru fiecare utilizator. nainte de a se nregistra n contabilitate, documentele economice trebuie s fie supuse unei verificri minuioase, care are ca scop s descopere eventualele erori, aciunile ilegale sau incorecte, asigurnduse exactitatea datelor contabile. Urmeaz verificarea documentelor care se face sub trei aspecte i anume: verificarea sub aspectul formei, verificarea aritmetic 7

verificarea de fond.

Verificarea sub aspectul formei const n controlul ntocmirii documentelor pe formulare corespunztoare naturii operaiei economice, completarea tuturor rubricilor, existena tuturor semnturilor persoanelor mputernicite s vizeze, dac au avut loc tersturi sau corectri fr a fi certificate. Verificarea aritmetic ( cifric ) const n controlul prelurii corecte n documente a datelor cifrice i dac s-au efectuat corect calculele aritmetice presupuse la ntocmirea documentului. Verificarea de fond const n controlul realitii, necesitii, oportunitii, legalitii i economicitii operailor economice consemnate n documentul respectiv. Verificarea realitii operaiei economice are ca scop s descopere dac operaia economic s-a efectuat la data, locul i condiiile prevzute n document, spre exemplu: se verific suma pltit pentru procurarea unor mrfuri cu cantitatea de mrfuri recepionat. Pentru verificarea oportunitii se urmrete dac momentul ales i locul stabilit pentru executatea unei operaii economice este eficiente pentru ntreprindere, spre exemplu: angajm o reparaie capital la un utilaj agricol vara, n plin campanie, sau iarna, sezon mort pentru lucrri agricole. Legalitatea operaiei se apreciaz prin raportarea ei la actele normative care reglementeaz genul respectiv de operaii economice. Aceasta nu trebuie s contravin legislaiei n vigoare. Economicitatea const n verificarea datelor prin contrapunere pentru a stabili dac costul operaiei avantajeaz sau nu ntreprinderea. Verificarea documentelor, n general se efectueaz de alte persoane dect cele care le-au ntocmit. Controlul operaiilor nregistrate n contabilitate se efectueaz de ctre persoanele care conduc contebilitatea, de cele care execut controlul financiar preventiv, controlul financiar de gestiune sau alte persoane mputernicite de ntreprindre. Dup completare i verificare, documentele sunt supuse operaiei de prelucrare. Aceasta const n gruparea documentelor pe operaii, exprimarea valoric a mrimii operaiei economicofinanciare nregistrat n document, cumularea unor documente primare i obinerea celor centralizaztoare. Documentele cu regim special vor fi nregistrate n mod obligatoriu n fia documentelor special deschis n acest scop pentru fiecare tip de document de acest gen. Documentele obinuite, precum i cele cu regim special, de regul, nu vor fi puse spre utilizare dect dup justificarea prealabil a documentelor care au fost eliberate anterior, justificndu-se utilizarea integral i corect. Acest fapt se poate asigura prin vizele ce trebuie acordate pentru punerea n circulaie a acestor documente. n compartimentul financiar-contabil, documentele se conteaz, adic se nscrie pe document formula contabil. n baza documentelor contate se completeaz registrele contabile. Faza final a circulaiei documentelor o constituie clasarea lor la dosar, dup rezolvarea complet i definitiv a acestora. Prin clasare se nelege aranjarea documentelor ntr-o anumit ordine, strict determinat, n scopul asigurrii pstrrii lor n bune condiii i pentru a putea fi uor gsite n vederea obinerii informaiilor nacesare. Clasarea documentelor n dosare se poate face dup mai multe criterii, i anume: criteriul cronologic - const n gruparea documentelor n ordinea ntocmirii lor; criteriul alfabetic - impune clasarea n acelai dosar a documentelor innd seama de denumirea unitii la care se refer documentele; criteriul geografic - asigur gruparea documentelor dup adresa sediului ntreprinderii corespondente; criteriul dup obiect sau pe grupe de operaii economice - const n aranjarea documentelor pe categorii de probleme ( mijloace fixe, mijloace bneti ). Pstrarea documentelor trebuie s asigure integritatea acestora deoarece acestea servesc pentru controlul operaiilor economice efectuate. Pstrarea documentelor presupune dou aspecte: 8

pstrarea curent, pstrarea de durat.

Pstrarea curent a documentelor justificative const n reinerea documentelor la sfritul perioadei de gestiune de ctre compartimentul care le-a asigurat ultima prelucrare urmnd s argumenteze operaiunea economic sau financiar dispus sau executat. Pstrarea curent a documentelor se afl n relaie cu arhivarea curent, iar pstrarea de durat arhivarea general n cadrul unitii sau la arhivele statului. La finele perioadei de gestiune documentele pstrate n cadrul compartimentilor se predau la arhiva unitii. n cadrul arhivei documentele se pstreaz grupate pe domenii i n cadrul acestora, cronologic. Termenele de pstrare a documentelor se stabilesc prin acte normative i difer n funcie da natura i importana documentului. Dup predarea documentelor la arhiv, acestea mai pot fi consulatate numai n condiiile prevzute n regulile de organizare i funcionare a arhivelor: dup aprobarea prealabil a conductorului ntreprinderii; dup efectuarea unor copii, extrase; pe baza de procese verbale n cazul eliberrii documentelor originale.

Dup expirarea termenului de pstrare documentele se scot din arhiv general a unitii i se predau la arhiva statului, dac prezint interes sau dac nu mai prezint importan atunci sunt valorificate ca produse reziduale. n condiiile, dezvoltrii sistemelor de prelucrare electronic a datelor apar tot mai multe probleme legate de arhivarea purttorilor de informaii, respectiv a informaiilor regsite pe suporturi magnetice ca benzi magnetice, dischete. n unele cazuri se procedeaz la arhivarea prin microfilm n condiiile asigurrii integritii acestor suporturi.

3. Sistemului integrat de circulaie a documentelor electronice

Accelerarea progresului tehnico-tiinific contribuie la sporirea fluxului documentelor pe suport de hrtie. Computerizarea autoritilor publice permite, pe de o parte, crearea unui numr mare de documente pe suport de hrtie ntr-o perioad scurt de timp, iar, pe de alt parte, lipsa bazei legislative, software-ului special, personalului instruit i abordrii unice de sistem pentru crearea sistemului informaional, nu permite utilizarea posibilitilor tehnologiilor informaionale pentru prelucrarea automatizat a documentelor pe suport de hrtie i desfurarea controlului automatizat asupra executrii lor. Sistemul integrat de circulaie a documentelor electronice este unul dintre cele mai importante mecanisme ale guvernrii electronice. Eficiena ndeplinirii de ctre stat a funciilor sale este determinat de trei componente: eficiena lucrului intern a fiecrei instituii n parte; eficiena interaciunii autoritilor publice; eficiena interaciunii cu cetenii i ntreprinderile. 9

n prezenta concepie snt folosite urmtoarele noiuni i definiii: sistem integrat de circulaie a documentelor electronice (n continuare - SICDE) sistem informaional automatizat, destinat pentru realizarea complex a proceselor lucrrilor de secretariat; automatizarea lucrrilor de secretariat - activitate care asigur documentarea activitii de administrare i organizare a lucrului cu documentele oficiale, realizat cu folosirea tehnologiilor informaionale i de telecomunicaii; circulaia documentelor electronice - totalitatea proceselor de creare, prelucrare, expediere, transmitere, primire, pstrare, modificare i/sau nimicire a documentelor electronice, cu aplicarea tehnologiilor informaionale i de telecomunicaii; document electronic (n continuare - document) - informaia n form electronic, creat, structurat, prelucrat, pstrat, transmis cu ajutorul computerului, altor dispozitive electronice sau mijloacelor software i hardware, semnat cu semntur digital; adresant al documentului - persoana fizic sau juridic, sau statul, crora le este adresat documentul electronic; adresant intern - adresantul subdiviziunii interioare a SICDE; adresant extern - adresantul din afara subdiviziunii interioare respective a SICDE; fia de nregistrare - totalitatea caracteristicilor de identificare a documentului electronic; fia de control - totalitatea datelor privind executanii i termenele de executare a documentului electronic; ciclul vital al documentului electronic - consecutivitatea operaiilor de creare, modificare, coordonare, nregistrare, aprobare, publicare, pstrare i nimicire a documentelor electronice, aprobat n modul stabilit. A. Scopurile crerii i implementrii SICDE Crearea i implementarea SICDE n autoritile publice are urmtoarele scopuri: a) Sporirea eficienei activitii autoritilor publice prin sistemul lucrrilor de secretariat folosit la momentul de fa n autoritile publice sufer de anumite neajunsuri: lipsa sistemului de cutare rapid a documentelor; lipsa actualizrii n termen a informaiei despre documente; neconcordana informaiei despre documente; procedurile ndelungate de transmitere a documentelor n interiorul organizaiei; probabilitatea pierderii informaiei despre amplasarea documentelor; lipsa unui control eficient, similar cu cel de executare a documentului; cheltuieli enorme pentru infrastructura pstrrii i circulaiei documentelor pe suport de hrtie; volumul mare de munc depus la ndeplinirea operaiilor de rutin n activitatea funcionarilor de stat i lipsa de timp pentru pregtirea unor decizii calitative.

Toate cele menionate conduc la prelungirea termenelor de examinare a problemelor, la ineficiena lucrului desfurat, precum i la administrarea organizaiilor. Exist dou modaliti posibile de abordare privind utilizarea tehnologiilor informaionale n rezolvarea acestei probleme: sporirea eficienei procedurilor existente de lucru cu documentele (automatizarea lucrrilor de secretariat); trecerea la circulaia electronic a documentelor. 10

Automatizarea lucrrilor de secretariat se bazeaz pe faptul c se automatizeaz procedurile de trecere a documentului pe etapele ciclului de via (crearea, modificarea, nregistrarea, coordonarea, confirmarea, trimiterea, primirea, pstrarea, publicarea i nimicirea). n cadrul Sistemului poate fi format imaginea electronic a documentului sau copia electronic a documentului. Implementarea acestei tehnologii permite: accelera circulaia documentelor; accelera examinarea documentelor; asigura un control eficient asupra executrii documentelor i de a lua decizii administrative; spori eficiena lucrului executanilor de documente; reduce cheltuielile legate de multiplicarea, transmiterea i pstrarea unui volum mare de documente pe suport de hrtie; accelera cutarea documentelor; accelera actualizarea informaiei despre document; crea o surs pentru analiza statistic a informaiei. Trecerea la circulaia electronic a documentelor i lucrrilor de secretariat necesit o perioad considerabil de timp, precum i ndeplinirea condiiei conform creia toi participanii la interaciunea informaional trebuie s posede mijloacele de automatizare corespunztoare. Implementarea sistemelor automatizate a lucrrilor de secretariat creeaz premise tehnologice pentru trecerea la circulaia electronic a documentelor. b) Sporirea eficienei interaciunii informaionale interdepartamentale a autoritilor publice, schimbul de informaie sub form de documente pe suport de hrtie este anevoios i necesit resurse enorme necesare pentru funcionarea serviciilor potale i prin curier, expediii, cancelarii, registraturi, secretariate etc. Cu toate acestea, majoritatea documentelor se ntocmesc cu ajutorul mijloacelor electronice i, corespunztor, posed o copie electronic. De regul, expeditorul nu are posibilitate s controleze procesele de primire i nregistrare a documentelor de ctre partea ce le primete. Aceast situaie ar putea fi rezolvat prin crearea unui sistem de schimb a documentelor electronice ntre organizaiile de stat, precum i nregistrarea lor automat. c) Sporirea eficienei interaciunii informaionale a autoritilor publice cu cetenii i ntreprinderile, tehnologia de lucru cu cetenii i ntreprinderile prin intermediul documentelor pe suport de hrtie, care este rspndit n prezent, conduce la cheltuieli enorme de timp i resurse att pentru ceteni i societile economice, ct i pentru organele de stat. Obiectivele de baz, atingerea crora va asigura sporirea eficienei interaciunii cetenilor i organizaiilor cu autoritile publice, snt: prestarea serviciilor, care ar permite cetenilor i organizaiilor s solicite i s primeasc prin intermediul SICDE certificatele sau autorizaiile necesare; prestarea serviciilor ce ar asigura transmiterea drilor de seam prevzute de legislaie autoritilor publice competente; prestarea serviciilor ce ar permite de a supraveghea n ce stare se afl cererile; acordarea accesului liber la informaia cu caracter public. SICDE n cazul de fa este un element suplimentar pentru Portalul guvernamental. SICDE se integreaz cu Portalul guvernamental, care reprezint calea de acces spre resursele i serviciile informaionale de stat. B. Principiile de baz ale SICDE Principiile de baz ale SICDE snt: 11

principiul legalitii - presupune crearea i exploatarea SICDE n conformitate cu legislaia naional n vigoare; principiul asigurrii securitii - presupune asigurarea integritii, accesibilitii i confidenialitii informaiei SICDE; principiul transparenei - presupune edificarea, conform principiului modal, cu utilizarea standardelor transparente n domeniul tehnologiilor informaionale i de telecomunicaii; principiul integrrii cu software-ul aplicativ - presupune posibilitatea SICDE de integrare i interaciune cu aplicaiile deja implementate; principiul simplitii i comoditii utilizrii - presupune toate aplicaiile, mijloacele tehnice i de program accesibile utilizatorilor Sistemului.

4. Automatizarea lucrrilor de secretariat

A. Modelul informaional Modelul informaional al sistemului automatizat al lucrrilor de secretariat trebuie s includ urmtoarele obiecte informaionale: documentul electronic; documentul pe suport de hrtie; documentul tehnologic; imaginea electronic a documentului pe suport de hrtie; copia de hrtie a documentului electronic; clasificatoare i ghiduri; cheile criptografice.

B. Documentul electronic Pentru ndeplinirea funciilor lucrrilor de secretariat la ntreprindere se creeaz documente electronice, n conformitate cu legislaia n domeniul documentului electronic. Activitatea informaional a utilizatorilor de SICDE se realizeaz cu ajutorul documentelor electronice. Documentul electronic nu are imagine electronic. Imaginea electronic a documentului electronic este nsui documentul electronic. Rechizitele documentului electronic snt obiectele prezente, n mod obligatoriu, n SICDE, lista crora este stabilit n Regulamentul privind circulaia documentelor electronice. Rechizitele obligatorii ale documentului electronic snt datele, fr de care el nu va fi nregistrat, pus la eviden i nu va avea putere juridic. Componena i modalitatea amplasrii rechizitelor obligatorii ale documentului electronic trebuie s fie stabilite de legislaie. SICDE trebuie s susin clasificarea documentelor electronice, care asigur circuitul de documente, reglementat de legislaie. Categoriile, clasele i tipurile, care se stabilesc pentru Sistem, trebuie s corespund clasificrii documentelor, stabilite n limitele circuitului tradiional de documente. Clasele trebuie s corespund sistemelor de documentare unificate n vigoare. 12

C. Documentul pe suport de hrtie Pentru realizarea funciilor lucrrilor de secretariat la ntreprindere se creeaz documente pe suport de hrtie, n conformitate cu legislaia n vigoare. Documentele electronice i documentele pe suport de hrtie au putere juridic egal i snt echivalente cu SICDE. Documentul pe suport de hrtie n SICDE poate avea imagine electronic. D. Documentul tehnologic n scopul ndeplinirii funciilor lucrrilor de secretariat n SICDE se creeaz documente tehnologice (documente de nregistrare, clasificatoare, ghiduri, registre, sarcini, scheme, orare, jurnale, fiiere de serviciu etc.). n SICDE documentele tehnologice pot fi documente electronice (semnate cu semntur electronic) sau s prezinte totalitatea informaiei de sistem i/sau informaiei de serviciu-sistem (fr semntur digital). De asemenea, documentele tehnologice constituie i masivul de date, care pot s conin informaia de sistem, informaia de protocol i auditul evenimentelor, informaia ce se refer la documentul electronic sau la anumite procese. Pentru organizarea pe etape a ciclului vital al documentului electronic sau a viziunii electronice a documentului pe suport de hrtie, se creeaz documente tehnologice. Ciclul vital al documentului electronic se realizeaz cu ajutorul documentelor tehnologice. Documentele tehnologice stabilesc: lista etapelor i proceselor ciclului vital al documentului electronic i termenele lor; rolul utilizatorilor la fiecare etap i la fiecare proces; lista utilizatorilor-executorilor acestor roluri; calea realizrii ciclului vital al documentului electronic; informaia de registru n Sistem; informaia auditului; alt informaie necesar SICDE.

Pentru documentele tehnologice Sistemul trebuie s prezinte abloane (forme), care se creeaz la etapa introducerii Sistemului n aciune. Procesul de creare a documentelor tehnologice trebuie reglementat n documentaia tehnic i de exploatare a Sistemului. Etapa de creare a ciclului vital al documentului tehnologic se realizeaz doar de personalul de exploatare a Sistemului (sau de utilizatorii mputernicii ai Sistemului). Etapa de creare a documentelor tehnologice necesare trebuie s fie realizat n limitele procesului de planificare a crerii SICDE. Procesul de formare a documentului electronic poate fi asigurat cu ajutorul unui ablon (sau a unei forme), precum i cu o mulime de clasificatoare i ghiduri.

E. Imaginea electronic a documentului pe suport de hrtie Pentru simplificarea schimbului de informaie despre document i sporirea operativitii accesului la coninutul documentului pe suport de hrtie n SICDE se vor pstra imaginile lui electronice. Imaginea documentului se pstreaz ntr-un format anumit de date (pdf, doc, txt, bmp, tiff etc.). Formatul de date se stabilete de Regulamentul privind circulaia documentelor electronice. 13

Crearea imaginii se realizeaz pe cteva ci: din fiierul sistemului de operare sau redactorului de documente; prin scanarea i/sau detectarea documentului de hrtie.

Imaginea electronic a documentului pe suportul de hrtie poate aprea ca document electronic. F. Copia de hrtie a documentului electronic Copia de hrtie a documentului electronic constituie prezentarea (reflectarea, imaginea fidel) a documentului electronic pe suport de hrtie. Copia documentului electronic se autentific n modul stabilit de legislaie pentru autentificarea copiilor documentelor pe suport de hrtie i trebuie s conin informaia despre faptul c ea este copia documentului electronic. G. Clasificatoare i ghiduri Clasificatoarele i ghidurile constituie informaia normativ-informativ despre Sistem, care este predestinat pentru folosirea centralizat de ctre utilizatori, personalul de exploatare i personalul de securitate a informaiei la executarea funciilor ce le revin. Introducerea clasificatoarelor electronice i a ghidurilor trebuie s se bazeze pe principiile de introducere a informaiei o singur dat i utilizarea pe viitor a acesteia n comun, cu protejarea integritii, veridicitii i confidenialitii datelor. Pentru asigurarea acestui principiu este oportun s se organizeze diverse centre responsabile de introducerea datelor att n Sistem, ct i ntre sisteme. SICDE trebuie s prezinte clasificatoare i ghiduri pentru prile coninutului de uz general, n vederea simplificrii operaiunilor de cutare, completare a formelor de interfa, de creare a abloanelor etc. Clasificatoarele electronice i ghidurile trebuie s fie elaborate cu luarea n considerare a clasificatoarelor n vigoare, a standardelor i a altor documente normative. H. Cheile criptografice Cheile criptografice constituie parametrii algoritmilor criptografici, destinate pentru protejarea integritii i confidenialitii documentelor electronice, precum i pentru semnarea i verificarea documentului electronic cu ajutorul semnturii digitale. Cheile criptografice reprezint un tip special de obiecte informaionale ce necesit protecie mpotriva accesului nesancionat sau certificrii. I. Date despre obiectele informaionale ale SICDE n SICDE trebuie s se conin urmtoarele date despre obiectele informaionale: a) datele despre cartela de nregistrare: datele de identificare a cartelei de nregistrare; categoria documentului; numrul; data; de cine este creat; de intrare / de ieire; textul documentului; rezoluia conductorului; trimiterea la persoana fizic (IDNP); trimiterea la persoana juridic (IDNP); trimiterea la documentele legate cu cartela de nregistrare; 14

b) datele despre cartela de control: numrul; data; trimiterea la document; termenul de executare; statutul documentului (executat, cu termenul expirat, plasat n arhiv etc.); c) datele despre edin: identificatorul edinei; data desfurrii; categoria; d) datele despre persoana fizic: numrul identificator de stat al persoanei fizice (IDNP); datele personale de identificare a persoanei; numele; prenumele; funcia; categoria n SICDE (destinatar, executor etc.); e) datele despre persoana juridic: numrul identificator de stat al persoanei juridice (IDNP); denumirea desfurat; categoria n SICDE (unitatea de structur, executorul etc.). n SICDE trebuie s se foloseasc clasificatoare din sistemul naional de clasificatoare.

5. Model funcional

Modelul funcional al Sistemului automatizat al lucrrilor de secretariat prezint totalitatea urmtoarelor procese funcionale realizate de SICDE: crearea documentului; nregistrarea documentului; executarea documentului; controlul disciplinei de executare; evidena, pstrarea i lichidarea documentelor; trimiterea, transmiterea i primirea documentelor; susinerea circulaiei documentelor pe suport de hrtie. A. Crearea documentului Documentele trebuie s se creeze n SICDE n form electronic sau n forma imaginilor electronice ale documentelor pe suport de hrtie (documente de hrtie). Documentul electronic se creeaz de ctre autorul documentului electronic i include informaia de formatul respectiv, coninutul documentului electronic, precum i semntura digital 15

a autorului i alte rechizite stabilite. Crearea documentului electronic se finalizeaz cu semnarea lui de ctre autorul documentului electronic, prin semntur digital. n procesul de creare a documentului electronic se face redactarea definirii structurilor documentului electronic, precum i crearea coninutului documentului electronic. Documentul electronic, pn la semnarea lui cu semntur digital, se consider proiect al documentului electronic. Proiectul documentului electronic poate avea cteva versiuni, care pot s difere dup volum. Documentul electronic poate fi creat, conform formei stabilite sau ablonului, cu folosirea, n caz de necesitate, a ghidurilor. Evenimentele ce au loc n procesul de creare a documentelor electronice, se oglindesc n documentele tehnologice. Orarul, schema i sarcinile cupleaz toate versiunile proiectelor documentului, care apar n procesul de creare a documentului. n procesul de confirmare a documentului electronic are loc coordonarea, vizarea i semnarea (aprobarea) documentului electronic. Coordonarea, vizarea i aprobarea documentului electronic snt legate de semnarea i controlul din partea utilizatorilor respectivi ai semnturii digitale. La crearea proiectului documentului, executantul responsabil (autorul) pregtete proiectul documentului de sine stttor sau cu ajutorul lucrtorilor responsabili mputernicii i, n caz de necesitate, l trimite la prelucrare colectiv altor executani, care elaboreaz variantele anexelor. Executantul responsabil decide asupra aspectului final al proiectului documentului. SICDE trebuie s acorde sprijin la: crearea formei arbitrare a documentului electronic, n conformitate cu clasificarea documentelor; crearea formei documentului electronic n baza formei existente; crearea ablonului documentului electronic, conform formei existente; constituirea documentului dup pregtire.

SICDE trebuie s susin posibilitatea crerii documentului pe suport de hrtie, ce urmeaz a fi coordonat i semnat, precum i posibilitatea de a lucra doar cu documentele electronice. SICDE trebuie s asigure: pstrarea istoriei de coordonare a documentelor; pstrarea istoriei semnrii documentelor; modificrile statutului proiectului documentului.

B. nregistrarea documentului n procesul de nregistrare a documentului electronic se realizeaz determinarea rechizitelor obligatorii de nregistrare, fr de care el nu poate fi nregistrat i nu va avea putere juridic. Versiunea proiectului documentului cu rechizitele obligatorii i, totodat, cu semntura digital electronic, se consider originalul documentului electronic. Originalul documentului electronic trebuie s poat fi verificat din punctul de vedere al integritii i originalitii, stabilite n legislaie. nregistrarea documentului electronic trebuie s se realizeze automat cu utilizarea reglementat n SICDE a registrelor electronice. La nregistrarea documentului electronic trebuie s se elaboreze fia de nregistrare i fia de control (sau cartela unic electronic de nregistrare i control - CEC) a documentului electronic. La CEC se anexeaz evenimentele de expediere i primire a documentului electronic, schema i orarul, n baza crora a fost creat i aprobat documentul electronic, precum i procesele de pstrare i nimicire a documentului electronic. Toate datele necesare din documentele tehnologice se pstreaz n CEC.

16

CEC se consider uniti principale de informaii n SICDE. CEC trebuie s conin informaia necesar despre document i s se pstreze n baza de date. Posibilitile funcionale ale SICDE trebuie s susin aplicarea SICDE la toate etapele ciclului vital al documentului. Identificatorul fiei de nregistrare se consider cheia combinat: IDNO unitii de structur + anul + numrul de ordine n anul respectiv n unitatea respectiv de structur. Identificatorul fiei de control se consider cheia combinat: identificatorul fiei de nregistrare + numrul de ordine al fiei de control. C. Executarea documentelor Toate documentele trebuie s fie examinate n mod obligatoriu. Examinarea const n determinarea necesitii de nregistrare a documentului, a termenului de executare i a persoanei responsabile de examinarea i executarea documentului. Funciile principale: determinarea necesitii de nregistrare a documentului; stabilirea termenelor de executare a documentelor; transmiterea documentului spre examinare conductorilor sau executanilor.

Executarea documentului const n ndeplinirea tuturor rezoluiilor i indicaiilor, expuse n document. Documentele pot fi executate n aceeai ntreprindere unde a fost pus rezoluia sau transmise spre executare n alt organ al administraiei publice. Utilizatorii Sistemului n procesul de executare a documentului electronic trebuie s aib acces la original sau s primeasc documentul n conformitate cu regimul de acces la nregistrarea automat. n procesul de executare documentul electronic poate fi prezentat pentru acces public prin intermediul Portalului i mijloacelor telecomunicaionale. D. Controlul disciplinei executorii SICDE, n scopul controlului asupra executrii documentului, trebuie s asigure executarea funciilor urmtoare: stabilirea termenelor tipice de executare a documentelor; punerea documentului la control; verificarea aducerii documentului la executant; controlul precedent i reglarea mersului executrii; evidena i generalizarea rezultatelor controlului documentului; scoaterea de la control a documentului.

privind

executarea

Funcionarul care a pus rezoluia pentru ndeplinirea documentului, executantul responsabil i persoana care este specificat n regulamentul circulaiei documentului electronic, responsabil de control, trebuie s aib posibilitate s verifice circulaia i executarea documentelor, cu ajutorul cererii privind starea circulaiei i executrii documentului electronic. Cererea standard trebuie s se creeze cu utilizarea ablonului sau formei respective. Rezultatul prelucrrii cererii privind starea circulaiei i executrii documentului electronic trebuie s fie darea de seam asupra strii. Darea de seam asupra strii trebuie s conin informaia deplin referitor la executarea sarcinilor, conform schemei i orarului, cu posibilitatea pstrrii i remiterii acesteia. SICDE documentelor care snt luate la control trebuie s se nregistreze n cartoteca documentelor supuse controlului, cu inscripia corespunztoare n SICDE.

17

Retragerea documentului de la control trebuie s se efectueze dup executarea lui, cu excluderea inscripiei corespunztoare n SICDE. Dreptul de a lua documentul de la control trebuie s-l aib doar persoana care l-a pus la control. E. Evidena, pstrarea i nimicirea documentelor CEC trebuie s asigure posibilitatea de eviden i pstrare a documentelor electronice, precum i formarea dosarelor electronice. Dosarul este unitatea de pstrare n arhiv a documentelor, plasate ntr-o map. Dosarele se formeaz conform nomenclaturii implementate n cadrul ntreprinderii. Nomenclatorul dosarelor se consider documentul obligatoriu pentru fiecare ntreprindere, care constituie baza sistemului unic de formare a dosarelor, asigur evidena, cutarea rapid a documentului i selectarea documentelor pentru arhiva de stat. Din cele expuse mai sus putem concluziona, CEC trebuie s susin executarea procedurilor urmtoare: sistematizarea documentelor n dosar; administrarea dosarelor personale; divizarea automatizat a dosarelor pe volume, n funcie de cantitatea documentelor n dosar; nregistrarea automatizat a dosarelor i documentelor n lucrri de arhiv crearea fielor de nregistrare pe dosare; crearea nomenclatorului dosarelor, n baza nomenclaturii implementate anterior; crearea nomenclaturii generale a ntreprinderii, n baza nomenclaturii implementate anterior; copierea punctelor necesare ale nomenclaturii n capitolul indicat din nomenclatura altor capitole.

Pentru susinerea cutrii textului deplin al documentelor CEC trebuie s existe posibiliti de creare i pstrare a documentelor electronice sau a copiilor electronice ale documentelor pe suport de hrtie, precum i introducerea indicatorului normativ al informaiei. Pentru unificarea informaiei despre document, cu utilizarea sistemului automatizat, trebuie s se creeze un sistem unic informativ. Actualitatea datelor din sistemul unic informativ trebuie s fie meninut la un anumit nivel cu ajutorul funciilor speciale ale CEC. Pstrarea operativ a documentului trebuie s fie realizat de executani la toate etapele ciclului vital, cu determinarea rechizitelor speciale (proiect, versiune, original, actual, arhivat). Toate documentele electronice trebuie s fie pstrate n conformitate cu regimul de acces, care este stabilit de regulamentul circulaiei documentelor electronice. Arhivarea documentului electronic se efectueaz n conformitate cu regulamentul Sistemului. Procesul de pstrare este condus de funcionarul menionat n regulamentul circulaiei documentelor electronice. n timpul pstrrii n arhiv, documentul electronic nu poate fi folosit din plin. Accesul la documentul electronic trebuie s se pstreze, dar s posede particularitile specifice conform regulamentului circulaiei documentului electronic. n timpul pstrrii n arhiv, documentul electronic se consider original de arhiv. n procesul de nimicire a documentului electronic trebuie s se lichideze n ntregime documentul electronic (n cazul n care informaia despre document din arhiva de date nu se nimicete, documentul se noteaz n felul corespunztor i nu este accesibil pentru vizionare n regim obinuit). Dup aceasta documentul electronic nu trebuie s existe n form electronic. Nimicirea documentului electronic se execut n conformitate cu regulamentul de circulaie a documentului electronic. Procesul de nimicire este condus de funcionarul menionat n regulamentul de circulaie a documentului electronic. 18

F. Expedierea, transmiterea i primirea documentelor CEC trebuie s asigure: expedierea i transmiterea documentelor electronice sau formei electronice; primirea documentelor electronice sau formei electronice pe suport de hrtie; crearea documentelor tehnologice; crearea i pstrarea informaiei electronice nregistrate despre faptul expedierii, transmiterii i primirii documentelor electronice sau formei electronice.

n procesul de distribuire a documentului electronic trebuie s se creeze numrul necesar de originale a acestuia i s se efectueze aducerea la schema necesar (calcularea expedierii) cercului de subiecte ale circulaiei documentului electronic i (sau) s se organizeze pstrarea acestuia pentru acces, n conformitate cu regimul de acces. n procesul distribuirii, documentul electronic trebuie s existe n cteva exemplare, care servesc drept original. Rspndirea documentului electronic trebuie s se efectueze n conformitate cu schema aprobat i s poat fi controlat. Procesul de distribuire este dirijat de ctre executant. Documentul electronic se expediaz persoanelor respective mpreun cu datele de nsoire, necesare pentru formarea automatizat a CEC a documentului electronic, n calitate de document de intrare n alt subsistem SICDE sau sistem exterior de circulaie a documentului electronic. Documentul electronic expediat trebuie s se includ n registrul de expediere a corespondenei electronice. n toate documentele, care au intrat n registrul de expediere, trebuie s fie verificate (automat sau automatizat) urmtoarele: integritatea documentului electronic; corectitudinea adresei electronice; existena rechizitelor necesare.

Transmiterea documentului electronic se efectueaz prin intermediul sistemelor informaionale de telecomunicaii, cu asigurarea integritii i confidenialitii documentului electronic. Transmiterea documentului electronic se efectueaz cu ajutorul Centrului unic de schimb al documentelor. La primirea documentului electronic, n baza datelor care nsoesc documentul, trebuie s se creeze CEC a documentului de intrare. Crearea CEC trebuie s se efectueze cu ajutorul ablonului corespunztor i formei. Dup crearea CEC informaia necesar din ea trebuie s se includ n registrele de nregistrare corespunztoare, care snt determinate de regulamentul circulaiei documentelor. Toate documentele electronice intrate snt supuse n prealabil examinrii obligatorii. Scopul examinrii prealabile l constituie distribuirea acestora n documente examinate de ctre conducerea ntreprinderii i n documente examinate de ctre executant, conform obligaiunilor funcionale. Dup examinarea documentului electronic n CEC pe acesta se aplic rezoluia respectiv. La documentul electronic i rezoluie trebuie s aib acces persoana responsabil. Persoana responsabil creeaz documentele tehnologice necesare pentru executarea documentului - sarcinile, schemele i orarul. G. Susinerea circulaiei documentelor pe suport de hrtie CEC trebuie s susin circulaia originalului documentului pe suport de hrtie. CEC trebuie s in evidena automatizat i s verifice unde se afl documentul pe suport de hrtie. CEC trebuie s aib posibilitatea de a se racorda la sistemul tradiional de circulaie a documentelor. Racordarea trebuie s se efectueze n urmtoarele cazuri: 19

cnd documentul pe suport de hrtie urmeaz a fi transmis n Sistem; documentul electronic al Sistemului urmeaz a fi transmis n sistemul tradiional (pe suport de hrtie) de circulaie a documentelor.

n primul caz, documentul se transmite n form de document pe suport de hrtie. Documentul pe suport de hrtie se scaneaz, dac este necesar se identific, se transform, conform ablonului, n form electronic, n care se introduc rechizitele obligatorii. Documentul electronic creat este semnat cu semntura digital a persoanei mputernicite prin regulamentul circulaiei documentului electronic. n cel de-al doilea caz se creeaz copia documentului electronic pe suport de hrtie.

6. Modelul tehnologic

A. Telecomunicaiile Baza telecomunicaional a schimbului de documente n SICDE este Sistemul de telecomunicaii al autoritilor publice, care reprezint mediul telecomunicaional integral. B. Arhitectura interaciunii informaionale Drept obiect al interaciunii informaionale l constituie: datele de nregistrare a documentului (CEC i coninutul documentului); datele cu privire la sarcinile expuse n documente i punctele acestora (datele cheie despre document i punct, datele sarcinii); datele cu privire la executarea i rezultatele ndeplinirii sarcinilor (datele cheie despre document, punct i datele despre executarea lucrrilor); datele cu privire la aprobarea (respingerea) rezultatelor de ndeplinire. Pentru susinerea funcionrii sistemului SICDE este necesar: integrarea cu alt subsistem SICDE, elaborat n limitele sistemului unic; integrarea cu sistemele de automatizare a documentaristicii diverilor productori. n cazul integrrii cu un alt subsistem SICDE, elaborat n limitele sistemului unic, se asigur: actualizarea informaiei normativ-informative; schimbul de date despre document. n cazul integrrii cu sistemele de automatizare a documentaristicii diverilor productori se asigur: actualizarea informaiei normativ-informative; schimbul de date despre document; acordarea interfeei de interaciune pentru alte sisteme.

20

Interaciunea subsistemelor SICDE a diferitelor autoriti de stat se realizeaz printrun sistem unic de interaciune informaional, care se creeaz n baza Sistemului de telecomunicaii al autoritilor publice. Sistemul unic integrat de schimb de documente ntre autoritile publice se creeaz pe principiile conectrii participanilor la Centrul unic de schimb de documente ce menin un standard unic n toate sistemele de circulaie electronic a documentelor diverilor furnizori. De asemenea, participani la interaciunea SICDE pot fi cele mai importante ntreprinderi i instituii de stat sau private. n calitate de adresani externi ai SICDE pot fi persoane fizice i persoane juridice, care dispun de un complex tehnic i de program necesar interaciunii cu SICDE sau realizarea interaciunii cu SICDE prin intermediul Portalului.

7. Complexul tehnic i de program

Pentru funcionarea SICDE trebuie implementat complexul tehnic i de program, care automatizeaz funciile i procedeele de baz ale documentaristicii, ine evidena datelor referitoare la trecerea etapelor ciclului vital al documentului. n componena complexului-tip tehnic de program al unitii structurale a SICDE intr: partea de sistem a complexului tehnic i de program; depozitul de date; locurile de munc automatizate (LMA) ale administratorilor Sistemului; locurile de munc automatizate ale adresanilor Sistemului. Arhitectura complexelor tehnice de program se determin de ctre elaboratorul Sistemului, n conformitate cu regulamentele tehnice i standardele n vigoare, cu luarea n considerare a cerinelor fa de scalabilitatea, modularitatea i gradul de deschidere a Sistemului.

8. Interaciunea SICDE cu alte sisteme informaionale

SICDE constituie baza informaional pentru formarea Registrului de stat al actelor juridice i sistemului informaional automatizat al Arhivei Naionale i, n acelai timp, este integrat informaional cu Registrul de stat al populaiei (n continuare - RSP) i cu Registrul de stat al unitilor de drept (n continuare - RSUD). RSP este sursa de informaie despre datele persoanelor fizice pentru SICDE. RSUD este sursa de informaie despre unitile de drept pentru SICDE. Registrul funcionarilor publici i al funciilor publice este sursa de informaie despre funciile adresanilor i subordonaii lor. Dup aprobare, n modul stabilit, documentului i se atribuie statutul de act juridic i urmeaz s fie introdus n Registrul de stat al actelor juridice. Din SICDE n baza de date a Sistemului informaional Arhiva Naional trebuie expediate categoriile documentelor determinate prin lege, la expirarea termenelor stabilite. 21

Toate cele trei sisteme (SICDE, Registrul de stat al actelor juridice i Arhiva Naional) utilizeaz unul i acelai obiect informaional - documentul (care apare n aceste sisteme, respectiv, ca fi de nregistrare, act juridic i document de arhiv), i corespunztor, unul i acelai identificator. Interaciunea SICDE cu alte componente ale Spaiului informaional unic se efectueaz prin Portalul informaional de stat.

9. Asigurarea proteciei informaiei

Prin securitate informaional se subnelege starea de protejare a Sistemului la toate etapele proceselor de creare, prelucrare, pstrare i transmitere a datelor de la aciuni accidentale sau premeditate cu caracter natural sau artificial, al cror rezultat este cauzarea prejudiciului posesorilor i utilizatorilor resurselor i infrastructurii informaionale. Sistemul complex de securitate informaional reprezint o totalitate de msuri legislative, organizatorice i economice, precum i de mijloace tehnologice, metode software-hardware i metode criptografice de protecie a informaiei, orientate spre asigurarea nivelului necesar de integritate, confidenialitate, accesibilitate a resurselor informaionale. Scopurile de baz ale securitii informaionale snt asigurarea: integritii informaiei - protecia mpotriva modificrii i nimicirii datelor; confidenialitii - protecia mpotriva accesului nesancionat la date; accesibilitii - protecia mpotriva blocrii accesului utilizatorilor sancionai la resurse informaionale.

Cerinele de baz fa de securitatea informaional snt: complexitatea; concentrarea asupra unui anumit scop; nentreruperea; fiabilitatea; administrarea centralizat; ealonarea; suficiena raional.

10. Pericolele pentru securitatea informaional

22

Prin pericol se subnelege un eveniment sau o aciune posibil, orientat spre cauzarea prejudiciului resurselor sau infrastructurii informaionale. Pericolele de baz pentru securitatea informaional snt: colectarea i utilizarea ilegal a informaiei; nclcarea tehnologiei de prelucrare a informaiei; elaborarea i rspndirea programelor, care afecteaz funcionarea normal a sistemelor informaionale i informaionale de telecomunicaii, precum i a sistemelor de protecie a informaiei; influena asupra sistemelor cu parol-cheie de protecie a sistemelor automatizate de prelucrare i transmitere a informaiei; compromiterea cheilor i mijloacelor de protecie criptografic a informaiei; scurgerea informaiei prin canale tehnice; nimicirea, deteriorarea, distrugerea sau sustragerea suporturilor de informaie mecanice sau a altor suporturi; interceptarea informaiei n reelele de transmitere a datelor i pe liniile de comunicaii, decodificarea acestei informaii i impunerea informaiei false; utilizarea tehnologilor informaionale necertificate, a mijloacelor de protecie a informaiei, a mijloacelor de informatizare, de telecomunicaii i comunicaii la crearea i dezvoltarea infrastructurii informaionale; accesul nesancionat la resursele informaionale din bncile i bazele de date; nclcarea restriciilor legale privind rspndirea informaiei.

Obiecte ale pericolelor snt resursele informaionale i infrastructura informaional. Surse ale pericolelor snt infractorii, funcionarii de stat corupi, precum i utilizatorii de reacredin. Scopurile infractorilor snt: nclcarea confidenialitii informaiei; nclcarea integritii logice i integritii fizice a informaiei; nclcarea funcionrii infrastructurii informaionale.

Modurile de realizare a pericolelor: accesul nesancionat; influena fizic asupra componentelor infrastructurii informaionale; organizarea scurgerii informaiei prin diferite canale; mituirea i ameninarea personalului.

11. Asigurarea securitii informaionale

23

Crearea sistemului complex de securitate informaional include un ir de etape consecutive: determinarea profilurilor de protecie; categorizarea resurselor protejate; analiza riscurilor; elaborarea politicii de securitate; elaborarea arhitecturii de securitate; crearea i implementarea sistemului de securitate informaional; certificarea sistemului. Problemele securitii informaionale trebuie examinate sub urmtoarele aspecte - juridic, organizatoric, tehnologic i economic. Utilizarea mecanismelor de asigurare a securitii informaionale trebuie planificat la etapa proiectrii sistemelor i infrastructurii informaionale. Componentele de baz ale securitii informaionale snt: protecia informaiei i infrastructurii de mentenen n cazul conectrii la reele externe; protecia informaiei n procesul interaciunii dintre reele; protecia fluxurilor de date; protecia service-lor Sistemului; protecia antivirus; asigurarea securitii mediului software; autentificarea utilizatorilor; ntocmirea proceselor-verbale i auditul. Mecanismele tehnologice de baz ale asigurrii securitii i proteciei informaiei snt: aplicarea autentificrii din patru trepte n timpul accesului la date; delimitarea accesului utilizatorilor la date conform statutului lor n Sistem; aplicarea mijloacelor de identificare a utilizatorilor, inclusiv cu aplicarea tehnologiilor biometrice; aplicarea semnturii digitale; accesul la date numai prin interfaa unic de obiect; administrarea centralizat i controlul accesului la date. Una din cele mai vulnerabile verigi n Sistemul securitii informaionale este factorul uman. n legtura cu aceasta, un element important al securitii informaionale este studierea de ctre personal a metodelor i procedeelor de contracarare a pericolelor. Protejarea Sistemului const n aciuni, ndreptate spre prevenirea daunelor (prejudiciului) n cazul apariiei pericolului. Aceste aciuni reprezint sistemul de securitate al Sistemului, care const n msuri de ordin juridic, organizaional i tehnic, mijloace i norme, care asigur prentmpinarea sau mpiedicarea semnificativ a prejudicierii funcionrii Sistemului. Baza normativ a securitii Sistemului o constituie legislaia Republicii Moldova, standardele de stat corespunztoare i actele normative ale autoritilor publice. Msurile de ordin organizaional i normele Sistemului trebuie s asigure realizarea politicii de securitate stabilite n Regulamentul de circulaie electronic a documentelor. Realizarea politicii de securitate const n continuitatea procesului de evaluare a riscului de apariie a pericolului pentru Sistem, lund n considerare schimbrile de circumstane i minimizarea prejudiciului posibil sau existent la un nivel acceptabil. Baza tehnic a Sistemului const din complexul informaional de protejare, n componena cruia trebuie s intre mijloacele de protecie tehnice i de program, precum i elementele obiectelor funcionale, cere trebuie supuse controlului i conducerii n vederea realizrii politicii de securitate.

24

12. Crearea, implementarea i exploatarea SICDE

A. Crearea SICDE Pentru crearea SICDE este necesar o baz organizaional, financiar i de drept. Spaiul de drept al Sistemului este format de ctre legislaia n vigoare, standardele naionale, actele normative, cerinele regulamentelor tehnice i standardele n domeniul tehnologiilor informaionale. nainte de a fi creat SICDE trebuie s fie stabilit sistemul fundamental al standardelor internaionale, care trebuie s formeze baza normativ i de drept pentru crearea i funcionarea SICDE. nainte de a fi creat SICDE, acesta trebuie s fie definit ca un sistem automatizat independent sau ca o component a altui sistem automatizat. Pentru organizarea lucrrilor de creare a SICDE trebuie s fie definit (sau format) un grup, care va ndeplini funciile aparatului beneficiarului. Elaborarea, certificarea i implementarea Sistemului reprezint un complex de lucrri tiinifice de cercetare i tiinifice constructive, care are o perioad de realizare ndelungat. Pentru realizarea unui astfel de complex de lucrri, precum i pentru pregtirea personalului de exploatare i a utilizatorilor snt necesare resurse financiare considerabile. Particularitile specifice ale SICDE pentru fiecare tip de uniti structurale ale SICDE vor fi determinate pe parcursul urmtoarelor etape de elaborare a Sistemului. C. Modalitatea de creare n conformitate cu sfera de activitate, SICDE ine de sistemele automatizate de prelucrare i transmitere a informaiei. SICDE realizeaz tehnologia informaional cu ajutorul unei mulimi de operaii efectuate de ctre programe n regim automatizat, interactiv (sub administrare uman) sau automat, n form de succesiune a proceselor ciclului vital al DE legate informaional. n scopul formrii cerinelor Beneficiarului fa de SICDE se permite, pe perioada ncercrilor de primire finale, realizarea ctorva cicluri de analiz, proiectare i realizare n baza documentelor organizatorice dispoziionale ale prototipului funcional al SICDE i implementrii lui experimentale. Soluiile de proiect privind asigurarea soft, tehnic i informaional trebuie s fie realizate sub form de sistem (achiziionat sau elaborat), ce const din totalitatea componentelor i complexelor interconectate reciproc, ce fac parte din componena SICDE, cu documentaia de exploatare necesar i certificatele corespunztoare. Soluiile de proiect privind asigurarea de drept, organizaional-metodic, matematic, lingvistic, metrologic i ergonomic trebuie s fac parte din componena SICDE n form de documente metodice i de exploatare sau trebuie s fie realizate n componentele asigurrii soft, tehnice i informaionale. Soluiile de proiect privind asigurarea securitii trebuie s fie elaborate ca parte component a documentaiei de proiect i de funcionare.

D. Implementarea SICDE Pregtirea obiectului automatizrii, lucrrile de montaj, speciale i de lansare trebuie s fie realizate de ctre ntreprinderile i organizaiile specializate ce posed licenele necesare pentru ndeplinirea lucrrilor corespunztoare. 25

Implementarea SICDE trebuie s includ neaprat etapa de exploatare experimental (exploatare pilot) conform programului aprobat de beneficiar. Personalul de exploatare trebuie s finalizeze instruirea nainte de nceperea exploatrii de studiu a SICDE i s posede documentele de calificare corespunztoare (adeverine, certificate etc.). Utilizatorii SICDE, la nceperea perioadei de exploatare experimental, trebuie s cunoasc documentaia de exploatare corespunztoare. Pe parcursul exploatrii experimentale coexist circulaia tradiional a documentelor i circulaia electronic a documentelor. Exploatarea experimental trebuie s se finalizeze cu testri de primire, dup care circulaia tradiional a documentelor poate fi nlocuit cu cea electronic. Implementarea Sistemului se va realiza pe etape: 1 etap - implementarea proiectului-pilot n cadrul Aparatului Guvernului; a 2-a etap - implementarea SICDE n cadrul Parlamentului i Administraiei Preedintelui; a 3-a etap - integrarea SICDE cu Registrul de stat al actelor juridice; a 4-a etap - implementarea SICDE n organele centrale de specialitate ale administraiei publice i n subdiviziunile lor teritoriale; a 5-a etap - implementarea SICDE n consiliile raionale i primrii.

Pentru implementarea cu succes a prezentului Sistem este necesar de a elabora reguli-tip de realizare a lucrrilor de secretariat i a circulaiei documentelor n cadrul autoritilor publice, precum i de a aproba clasificatorul tipurilor documentelor i albumul cu mostrele documentelor. E. Organizarea exploatrii SICDE Procesul de funcionare a Sistemului reprezint totalitatea complexului resurselor de automatizare, documente organizaional-metodice i tehnice, specialitii care asigur funcionarea (personalul de exploatare a Sistemului) i specialitii care utilizeaz SICDE n activitatea lor profesional (utilizatorii Sistemului). Exploatarea Sistemului trebuie s fie organizat ca un sistem de exploatare, care are n componen: sistemul de exploatare general; sistemul de administrare; sistemul de exploatare tehnic. Destinaia de baz a sistemului de exploatare general este organizarea prestrii serviciilor de circulaie electronic a documentelor pentru utilizatori i organizarea funcionrii Sistemului. Destinaia sistemului de administrare const n meninerea calitii corespunztoare a deservirii utilizatorilor Sistemului. Destinaia sistemului de exploatare tehnic const n meninerea n stare funcionabil a asigurrii tehnice i de program a Sistemului. Funciile sistemului de exploatare general a Sistemului trebuie s fie realizate de ctre Centrul de conducere electronic (Operatorul funcional SICDE). Sistemul de exploatare general trebuie s soluioneze urmtoarele sarcini cu caracter organizatoric: ntocmirea regulamentului Sistemului; interaciunea cu sistemul de conducere; interaciunea cu sistemul de exploatare tehnic. Regulamentul circulaiei documentelor electronice trebuie s reflecte: lista serviciilor Sistemului prestate utilizatorilor; modalitatea de prestare a serviciilor; protocoalele schimbului de informaii de serviciu; regulile de lucru, conectarea i deconectarea utilizatorilor; modalitatea de desfurare a lucrrilor reglementate; 26

instruciunile care definesc interaciunea utilizatorilor n situaii-tip i situaii de accident.

n vederea funcionrii corespunztoare a SICDE este necesar asigurarea evidenei tuturor autoritilor publice, inclusiv a subdiviziunilor teritoriale ale autoritilor publice i a autoritilor administraiei publice locale, n Registrul de stat al unitilor de drept. La fel, este necesar crearea Registrului funcionarilor de stat i a funciilor de stat. Pentru suportul i deservirea tehnic a funcionrii Sistemului trebuie s fie numit un operator tehnologic al acestuia, n sarcina cruia s intre exercitarea funciei de administrare tehnologic a Sistemului, suportul sistemului de exploatare tehnic i asigurarea securitii SICDE. Funciile de operator tehnologic al SICDE trebuie s fie realizate de ctre .S. Centrul de telecomunicaii speciale. Sistemul de exploatare tehnic trebuie s asigure controlul strii tehnice i deservirea tehnic a echipamentului Sistemului. Sistemul de exploatare tehnic include resursele tehnice i soft, precum i personalul de exploatare, necesare pentru meninerea n stare funcional a suportului tehnic i soft. Exploatarea tehnic asigur funcionarea obiectelor Sistemului, menine funcionalitatea lor i include: suportul i deservirea tehnic a echipamentului; suportul i deservirea tehnic a asigurrii soft; suportul i deservirea tehnic a sistemelor de transmisiuni de date; asigurarea alimentrii nentrerupte cu curent electric; deservirea dispozitivelor de msurare i control; deservirea semnalizrii de paz (inclusiv semnalizarea antiincendiar i a ventilrii). Pentru desfurarea lucrrilor de deservire tehnic, la obiecte trebuie s fie prevzute mijloace pentru desfurarea unui control funcional i diagnostic al funcionrii unor componente ale Sistemului. Pentru echipamentul Sistemului trebuie s fie prevzut posibilitatea de efectuare a deservirii tehnice planificate i a reparaiei, conform documentaiei de exploatare. Scoaterea unuia dintre echipamentele rezervate n regim de deservire pentru efectuarea deservirii tehnice planificate sau pentru nlturarea defeciunii nu trebuie s conduc la ntreruperea funcionrii altor echipamente, care snt interconectate cu el i se afl n regim de lucru. Aspectele de baz ale administrrii Sistemului trebuie s fie clasificate n cinci grupe de sarcini: gestionarea configuraiei; gestionarea eficacitii de funcionare; gestionarea funcionrii n situaii de accident; gestionarea securitii; gestionarea evidenei. Gestionarea configuraiei presupune urmtoarele: includerea i excluderea componentelor din configuraia Sistemului; conectarea la Sistem i deconectarea de la Sistem a utilizatorilor; modificarea, la cererea utilizatorilor, a componenei serviciilor opionale prestate utilizatorilor. Gestionarea eficacitii funcionrii presupune urmtoarele: analiza i cercetarea funcionrii Sistemului, depistarea punctelor slabe de funcionare, realizarea recomandaiilor referitoare la majorarea eficacitii de funcionare; optimizarea utilizrii resurselor de sistem. Gestionarea funcionrii n situaii de accident presupune urmtoarele: 27

depistarea n cadrul Sistemului a situaiilor de preaccident i de accident, localizarea defeciunilor; redistribuirea resurselor Sistemului i limitarea pentru utilizatori a nivelului de utilizare. Gestionarea securitii presupune urmtoarele: distribuirea accesului utilizatorilor la Sistem; distribuirea accesului personalului de exploatare la echipament i suportul soft; protecia echipamentului mpotriva accesului nesancionat; schimbarea planificat i neplanificat a cheilor etc. Gestionarea evidenei presupune urmtoarele: evidena utilizrii de ctre utilizatori a resurselor Sistemului; prelucrarea informaiei de eviden i a tarificrii. Mijloacele de gestionare n cadrul Sistemului snt: mijloacele tehnice; mijloacele soft; personalul de exploatare. Reparaia curent a echipamentelor componentelor Sistemului se realizeaz de ctre personalul de exploatare la obiectele Sistemului.

13. Concluzii

Rezultatele scontate pot fi mprite n dou grupe - strategice i tactice. Rezultatele tactice in n general de sporirea calitii documentelor elaborate, reducerea cantitii operaiilor de rutin, reducerea timpului necesar pentru cutarea i prelucrarea informaiei, reducerea factorului uman n procedurile tehnice. Rezultatele strategice scontate reprezint mbuntirea calitii deciziilor luate, creterea ncrederii cetenilor fa de administraie, asigurarea transparenei activitii organelor puterii executive, crearea condiiilor pentru analiza operativ a proceselor de secretariat i de circulaie a documentelor. Implementarea prezentului Sistem necesit modificarea proceselor i tehnologiilor de secretariat existente n cadrul autoritilor publice. __________ Hotrrea de Guvern Nr. 844/26.07.2007 cu privire la aprobarea Concepiei Sistemului integrat de circulaie a documentelor electronice //Monitorul Oficial 117-126/890, 10.08.2007

28