Sunteți pe pagina 1din 30

Ministerul Educaiei i Tineretului Republicii Moldova Universitatea de Stat din Moldova Facultatea tiine Economice

Catedra : Contabilitate i Informatic Economic

PROIECT DE SPECIALITATE
N PRACTICA DE INIIERE LA DISCIPLINA

CONTABILITATE
(n baza datelor contabile de la S.A. Coloana Auto 2811)

A efectuat: Studenta anului II, gr. CON 803 Bunici Mihaela Coordonator: Dolghi Cristina Doctor, confereniar universitar

Chiinu, 2010

PLAN Capitolul I. Caracteristica general a structuri i organizrii activitii la S.A. COLOANA AUTO 2811. ..........................................3 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Forma organizatorico-juridic. Istoria fondrii ntreprinderii. Structura organizatoric a ntreprinderii. Sfera de producere a ntreprinderii.

Capitolul II. Documentarea operaiunilor economice. ........................5 2.1. Clasificarea documentelor. 2.2. Circulaia documentelor la ntreprindere. Capitolul III. Inventarierea i rolul acesteia n contabilitate..............20 3.1. Modul de efectuare a inventarierii 3.2. Determinarea rezultatelor inventarierii i contabilitatea acestora Concluzii. ................................................................................................28 Bibliografie..............................................................................................29 Anexe........................................................................................................30

Capitolul I. Caracteristica general a structuri i organizrii activitii la S.A. COLOANA AUTO 2811.
1.1.

Forma organizatorico-juridic.

Conform statului i a Legii privind Societile pe Aciuni nr. 1134-XIII din 2 aprilie 1997 denumirea complet a societii de tip deschis esteCOLOANA AUTO 2811 SOCIETATE PE ACIUNI;denumirea prescurtat a societii:CA 2811 S.A. Sediul i adresa juridic a S.A. :MD-3505.str.Unirii ,49, or.Orhei ,Republica Moldova
1.2.

Istoria fondrii societii.

n baza ordinului Ministerului Transporturilor auto al RSSM din 17.08.1960 nr.247 ,pe baza coloanei de transport ,ce funciona n or.Orhei la 1 septembrie1960 ,a fost nfiinat parcul de autobuze si taxomotoare (ATP-6). La fondare ATP-6 dispunea de 74 de automobile de tip:ZIS-155,Pobeda,GAZ 21, autobuse din lemn,taxiuri de marf cu care se transportau pasagerii .Foarte grele erau condiiile de munca ale lctuilor ,reparaia se efectua sub cer liber,n ncperi reci. Pe parcursul anilor situaia s-a schimbat radical:au fost date in exploatare 2 complexe de producere cu utilaje noi si moderne, secii de reparaie a motoarelor,strungrie,lefuire, acumulatoare, carburatoare, utilaj electric , fierrie. n anul 1983 a fost dat n exploatare corpul administrativ care a schimbat radical condiiile de munc ale tuturor specialitilor i slujbailor . La 15.01.1979 ATP-6 se reorganizeaz n CA-2811.La ntreprindere activau 440 lucrtori. n anul 1994 Societatea pe Aciuni este creata prin reorganizarea ntreprinderii de stat CA-2811 (certificatul nregistrrii de stat Nr.14500394-5 din 02 decembrie 1994)i este accesorul de drept al acestuia(anexa nr.1).
3

SA CA-2811 renoveaz parcul cu mijloace de transport i anume:n 2000 au fost procurate 14 uniti de transport de model Mercedes cu capacitatea de 14 ,17 locuri;n 2004-5 uniti de transport de model Mercedes 312-Sprinter cu capacitatea de 18 locuri; n 2007 -20 uniti de transport de model Mercedes-Sprinter cu capacitatea de pn la 20 de locuri. Licena de activitate a ntreprinderii a fost eliberat la 25 iulie 2007 ( anexa nr.2). n prezent SA CA-2811 dispune de 117 uniti de transport , majoritatea moderne, care satisfac cerinele cltorului cu care se deservesc 37 de rute suburbane, 14 rute interurbane si o rut internaional.
1.3.

Structura organizatoric a societii.

Conform statutului S.A. CA 2811 capitolul 4 Conducerea Societii, art. 16, societatea are urmtoarea structur de conducere: Adunarea General a Acionarilor;

Consiliul Societii; Organul executiv (directorul); Comisia de Cenzori.

n (Anexa nr. 4) este prezentata schema general a structurii interne a societii.


1.4.

Sfera de producere a societii.

Conform politicii de contabilitate(anexa nr.5 ) i statutului societii (capitolul 3) Dispoziii generale, art. nr. 4: Genurile principale de activitate ale societii sunt:
Transporturi auto de cltori n folos public;

Transport auto internaional de mrfuri; Intermedieri pentru vnzareaunui asortiment larg de mrfuri; Comerul cu piese i accesorii pentru autovehicule. Scopul principal al Societii este obinerea venitului de pe urma activitii de antreprenoriat. Conform ANEX LA RAPORTUL PRIVIND REZULTATELE FINANCIARE anexa nr. 5 a RAPORTULUI FINANCIAR a S.A. CA 2811 pe
4

anul 2009 (Anexa nr. 3), capitolul 1.2. Not informativ la capitolul 1.1. Determinarea tipului de baz (prevalent) al activitii prin veniturile din vnzri n conformitate cu Clasificatorul Activitilor din Economia Moldovei (CAEM) observm urmtoarele:
Tipul activitii economice Suma vnzrilor nete efectuate n perioada de gestiune Cota, %

Servicii transport auto Vnzarea produselor Arenda

18232435 98357 45250

99,2 0,5 0,3

Deci activitatea de baz este transportul auto de cltori n folos public ce are o cot de 99,2 % din vnzrile nete ale ntreprinderii. Capitolul II. Documentarea operaiunilor economice la S.A. CA 2811 1.1. Clasificarea documentelor.

Operaiile economice i financiare care reflect existena i micarea valorilor patrimoniale se pot nregistra n contabilitate numai i numai dac au la baz documente care s demonstreze realitatea acestora, potrivit principiului c orice nregistrare contabil se poate efectua numai dac operaiunile au avut loc. Documentaia este strns legat i precedat de observare. Observarea direct a fenomenelor economice i reflectarea lor n contabilitate are loc n baza consemnrii acestora n documente, ca o condiie primordial n faa celorlalte procedeie ale metodei contabilitii: comparaia, analiza, sinteza, bilan, etc. Consemnarea operaiilor economice n documente este organizat dup criterii precise, bine stabilite pe baze tiinifice i n funcie de necesitile practice, ele constituind baza ntregului sistem de eviden din unitile patrimoniale. Observarea se efectueaz n scopul nregistrrii i prelucrrii ulterioare a datelor privind operaiunile economice pentru obinerea unor indicatori generalizatori. Ea reprezint asigurarea informaional a contabilitii. n procesul observrii se produce
5

studierea datelor privind fiecare operaiune economic pentru nregistrarea acestora pe purttorul de informaie. Orice operaiune economic se caracterizeaz prin indici i indicatori. Indicii operaiunilor economice includ timpul i locul efecturii informaiei, elementele materiale incluse n operaiune economic stocurile de mrfuri i materiale, mijloace bneti, informaia despre prile i persoanele care au contribuit la efectuarea operaiunii respective. Indicatorii reflect caracteristica cantitativ a operaiunilor economice n etaloane naturale, de munc i bneti. Indicatorii oricrui document trebuie s dezvluie coninutul i toate particularitile unei sau altei operaiuni. n contabilitate, fa de comunicatele privind observarea primar a operaiunilor economice, se nainteaz cerine speciale. Contabilitatea respect n mod obligatoriu dou principii: 1. 2. nici o operaie economic sau financiar fr document; nici o nregistrare contabil fr document.

Cuvntul document (din limba latin documentum) nseamn certificat, dovad. Documentul este un certificat (act) scris privind efectuarea operaiunii economice ntocmit n mod stabilit care i atribuie putere juridic sau dreptul la efectuarea acesteia. De regul documentul contabil se pregtete pe un formular de model stabilit, executat prin metoda tipografic. Aceasta reprezint o foaie de hrtie liniat cu indicatori i indici tiprii anterior pe acesta, utilizai pentru nregistrarea informaiei privind operaiunile economice. Indicii i indicatorii nscrii n acesta se numesc elemente. Acestea reflect indicii i indicatorii care caracterizeaz o operaiune economic concret (de exemplu : data ntocmirii, denumirea documentului).
6

Nici o operaie economic nu se poate nregistra n contabilitate fr un act scris n care s se consemneze operaia respectiv. Coninutul documentelor economice este n funcie de caracterul operaiei consemnate. Ele conin elemente obligatorii care pot fi comune tuturor categoriilor de documente, iar altele sunt specifice numai anumitor documente. Elementele comune fiecrui document sunt: denumirea documentului; denumirea unitii emitente i adresa; numrul i data documentului; prile participante la efectuarea operaiei economice consemnate n document; coninutul operaiei economice i justificarea efecturii ei; datele cantitative i (sau) valorice aferente operaiei economice consemnate (cantitate, pre unitar, valoare); semnturile persoanelor care au participat la realizarea operaiei economice i care rspund de ntocmirea acestuia. Elementele specifice difer de la o categorie la alta de documente. Modul de ntocmire i reflectare n contabilitate, de primire i pstrare a documentelor primare este determinat de Legea contabilitii. Denumirea documentului (de exemplu: dispoziia de ncasare, factur fiscal) i atribuie acestuia o for probant i indic caracterul operaiunilor economice care urmeaz a fi reflectate. Data ntocmirii documentului are o nsemntate de control i informaional, ntruct operaiunile numeroase care sunt omogene dup coninut i sens se repet. Pentru prevenirea utilizrii repetate a documentelor acestea trebuie delimitate n timp.

Denumirea agentului economic i locul ntocmirii documentului au o importan informaional pentru documentele contabile expediate (transmise) altui agent economic. Acest element asigur justificarea documentelor interne. De exemplu, la livrarea produselor finite de la depozitul ntreprinderii agentului economic A, elementul specificat permite reflectarea n contabilitate a creanelor pe termen scurt aprute la agentul menionat. Coninutul operaiunii economice permite a determina corect conturile contabile n care trebuie s fie reflectate datele corespunztoare. Expresia valoric i cantitativ a operaiunii economice se reflect conform principiului de nregistrare a datelor exprimate n indici i indicatori care difereniaz acest fapt i obinute prin intermediul urmririi (controlului). Elementele prilor permit a reflecta denumirea agentului economic, codul fiscal, adresa etc. Funcia i numele persoanelor responsabile de executarea operaiunii economice respective reprezint informaia privind persoanele fizice care au contribuit la efectuarea operaiunii, determin rspunderea material, certific autorizaia la dreptul efecturii operaiunii economice. Identificarea persoanelor care au efectuat operaiunea economic este asigurat prin semntura lor proprie n document. Aceasta stabilete responsabilitatea personal pentru veridicitatea informaiei indicate n document, justific efectuarea operaiunii, precum i permisiunea sau confirmarea corectitudini executrii acesteia. n cazul lipsei unui din elementele enumerate documentul se considera nevalabil. Foarte important, ns, este ntocmirea documentelor la timp, pentru a asigura operativitatea informaiilor pe care s le furnizeze contabilitatea. Legea contabilitii specific: orice operaiune patrimonial se consemneaz n momentul efecturii ei ntr-un nscris care st la baza nregistrrilor n contabilitate, dobndind astfel calitatea de document justificativ. Deci, orice document care se ntocmete la locul i n momentul efecturii operaiei economice poart denumirea de document justificativ.
8

Pentru comoditatea ntocmirii i prelucrrii ulterioare a datelor, elementele documentelor se aranjeaz ntr-o ordine i consecutivitate determinat. Amplasarea variat a elementelor determin forma documentelor contabile. La ntocmirea documentului primar la computer trebuie s fie respectate forma i coninutul documentelor primare-tip. Orientarea documentelor primare spre prelucrarea automat nseamn c acestea trebuie s fie purttorii, pe de o parte, a informaiei contabile i de control, iar, pe de alt parte, a informaiei electronice. Primul factor caracterizeaz aspectul de gestiune a utilizrii documentelor primare, atunci cnd conform datelor acestora se efectueaz contabilitatea i controlul, iar al doilea factor aspectul tehnologic, cnd informaia iniial a documentelor servete drept obiect al prelurii automate. n condiiile automatizrii nelegerea esenei documentului necesit contientizarea provenienei i formrii acestora. Pentru descifrare informaiei incluse n documentul electronic sunt necesare programe tehnice i aplicative i cunoaterea sistemului de codificare . Documentul scos la computer reflect nregistrrile efectuate cu ajutorul mijloacelor tehnice moderne. Documentele se ntocmesc, de regul, pe formulare tipizate, iar completarea se poate face manual sau cu ajutorul mijloacelor tehnice (main de scris, calculatoare electronice). ntocmirea manual a documentelor se face cu cerneal ,cu past sau creion chimic i are urmtoarele inconveniente: volum mare de munc; nu garanteaz exactitatea datelor nscrise; nu se realizeaz o productivitate mare i calitate superioar. Reguli de ntocmire: documentele care se ntocmesc n mai multe exemplare vor trebui s aib acelai numr de ordine pentru fiecare dintre exemplare;
9

n documentele de cas i de banc, datele cifrice se redau i n litere.

Reguli de corectare a greelilor: nu se admit tersturi, rzuiri, etc.; corectarea greelilor se face de aa manier nct s se poat identifica c aceasta s-a produs la ntocmirea documentului i nu mai trziu, iar cei care au semnat documentul tiu de corectura fcut; rectificarea greelii se face prin tierea textului sau a sumei greite cu o linie astfel nct s se poat identifica textul sau suma iniial i se scrie deasupra textul sau suma corect, sub semnturile celor care au semnat iniial documentul; n documentele de cas i cele de banc nu se admit corecturi. Dac s-au efectuat greeli n documentele de cas sau de banc (chitane, cecuri, ordine de plat, foi de vrsmnt), acestea se anuleaz, fr a se detaa din carnetele respective (a se rupe), iar apoi se ntocmesc altele corect. Ca o consecin a varietii documentelor i diversitii operaiilor economice, consemnate n ele, apare necesitatea clasificrii lor. Clasificarea documentelor este un fapt de care trebuie s se in reama n mod obiectiv. Cunoaterea acestei clasificri ne permite s folosim documentul adecvat fiecrei operatiuni patrimoniale. Clasificarea documentelor se face dup mai multe criterii: locul de ntocmire (referitor la ntreprindere),

destinaie,

volum (gradul de cuprindere a datelor), modul de ntocmire, modul de utilizare (ordinare i cu regim special).
10

1. Dup locul de ntocmire, documentele se subdivizeaz n interne i externe. Documente interne se ntocmesc n cadrul ntreprinderii de ctre colaboratorii i administratorii acesteia pentru operaiile economice referitoare la activitatea acesteia.Unele din aceste documente circul numai n interiorul acesteia(bonul de consum ,lista de plat a salariilor, foile de parcurs),fie ctre exterior(facturile,dispoziiile de plat).Astfel, bonul de consum(anexa nr.6 ) constituie documentul care se indeplinete zilnic pentru evindena consumurilor de produse din cadrul osptriei societii .Acestea snt ntocmite pe baza achiziionrii iniiale a mrfurilor,n baza actului de achiziie a mrfurilor (anexa nr.7 ) n care se indic denumirea mrfurilor ,cantitatea i preul acestora precum i reinerile la buget. Un alt tip de document intern este decontul de avans care confirm ieirea numerarului din casierie. Astfel decontul de avans nr.2 (anexa nr.12 ) confirm acordarea avansului pentru procurarea lenii de cas confirmat prin factura fiscal respectiv(RX1657792). Lista de plat nr. 3 (anexa nr. 8) confirm achitarea salariilor pentru luna februarie a.2010.Salariul fiecrui angajat se calculeaz n baza tabelei de pontaj (anexa nr. 9) care permite evidena timpului de munc detaliat pentru fiecare zi.Deasemenea din cadrul documentelor interne face parte foaia de parcurs pentru autoturisme (anexa nr.10 )care reprezint un document necesar pentru justificarea cheltuielilor deductibile cu parcul auto.Foaia de parcurs arat c s-a efectuat un anumit numr de km i corespunztor s-a consumat i carburant. n acest document datele snt preluate de la fiecare rut parcurs justificat prin forma BEB seria MT (anexa nr.11 ) n care este indicat informaia referitoare la numrul biletelor,numrul cltorilor i suma ncasat . Documentele externe se ntocmesc de alte persoane fizice i juridice care se afl n raporturi contractuale,dar circul n cadrul ntreprinderii primitoare (facturi fiscale, facturi de expediie, buletine medicale, documentele judiciare i titlurile executorii etc.) Factura fiscal (anexa nr. 13) primit pentru procurarea mijloacelor fixe (autobuse) confirm intrarea acestor. Factura de expediie pentru servicii de consulting investiional pentru luna ianuarie a.2010 (anexa nr.14 ) a fost ntocmit n
11

baza actului de ndeplinire si predare-primire a serviciilor prestate de consulting investiional(anexa nr.15 ). 2. Dup destinaie se disting 3 grupe de documente: de dispoziie, executorii (justificative), justificative de dispoziie. Documentele de dispoziie sunt documentele care conin un ordin, dispoziie de efectuare a unei aciuni economice determinate (ex.comanda ,ordinul de plata).Ordinul de plat este un titlu de credit emis de posesorul unui cont bancar (ordinator), adresat bncii care gestioneaz depozitul bancar respectiv, prin care titularul contului solicita bancii sa plateasca o anumita suma de bani unei alte persoane, denumita beneficiar (anexa nr.17,18,19 ). Ordinul de plat nr .175 reflect transferul banilor de la realizarea biletelor n contul societii,n ordinul nr.70 are loc achitarea impozitului pentru folosirea drumurilor de ctre SA CA 2811 i ordinul nr.70 reflect transferul plii pentru energie electric.Toate plile efectuate n ordinele de plat se nscriu n Borderoul notelor de plat din 11 februarie 2010 (anexa nr. 20 ).n conformitate cu principiile de documentare stabilite, acestea conin doar semntura persoanei care sancioneaz efectuarea operaiuni, ceea ce constituie primul criteriu obligatoriu al documentului de dispoziie. O dovad convingtoare a apartenenei documentului la grupa specificat l constituie faptul c n aceast baz a fost efectuat operaiunea economic. Astfel documentele de dispoziie au dou trsturi: cu ajutorul lor se exprim voina persoanei autorizate; n baza acestora se efectueaz operaiunea economic. Documentele executorii (justificative) confirm executarea operaiunii economice .Astfel documentul justificativ confirm efectuarea operaiunii economice i constituie forma primar de reflectare i controlul al operaiunii economice (ex.factura,chitana ,extrasul din cont ,bonul de consum) .Extrasul din cont are funcia de a confirma soldul mijloacelor bneti la un moment dat.(anexa nr.16 ). Deosebirea radical a documentelor executive (justificative) de cele de dispoziie const n faptul c documentele justificative confirm evenimentele produse de facto, iar cele de dispoziie iniiaz survenirea evenimentului.
12

Documentele justificative de dispoziie (combinate) mbin ambele funcii. De exemplu, conductorul semneaz factura fiscal pentru livrarea produciei i prin aceeai factur magazionerul justific transmiterea acestora cumprtorului. Dispoziia de plat conine dispoziia de eliberare a banilor i confirm primirea banilor (executarea operaiunii). n primul caz dispoziia de cas joac rolul de document de dispoziie, n al doilea caz de document justificativ, ntruct prin acesta se justific casierul. 3. Dup volumul (gradul de cuprindere) informaiei, documentele se subdivizeaz n primare i centralizatoare. Documentele primare servesc pentru ntocmirea i reflectarea unei operaiuni economice. Aceste documente se ntocmesc n momentul efecturii operaiunii (de exemplu factura ,chitana,bonul de consum etc.) (anexele nr.6,13,14 ). Veridicitatea i plenitudinea acestor operaiuni sunt consemnate de persoanele care au participat la efectuarea acestora. Documentele centralizatoare se ntocmesc n baza documentelor primare sau concomitent cu acestea n scopul gruprii i acumulrii operaiunilor de acelai fel,dintr-o anumit perioad.Utilizarea documentelor centralizatoare contribuie la reducerea numrului documentelor primare, simplific sistemul de reflectare a operaiunilor n conturi. 4. Dup modul de ntocmire (completare) documentele se mpart n documente ntocmite manual i automatizat. n prezent multe documente se completeaz manual, dei au aprut condiii pentru nregistrarea automat a datelor primare.Documentele primare ntocmite pe suport de hrtie sau n form electronic au aceeai putere juridic.n cazul ntocmirii documentului primar n form electronic ,entitatea,la solicitarea utilizatorului , este obligat s imprime copia documentului pe suport de hrtie din cont propriu.(art .19 Legea Contabilitii) 5. Dup modul de utilizare, documentele se subdivizeaz n documente ordinare i cu regim special.

13

Documentele ordinare se execut n tipografie i se vnd fr nregistrare,au un regim de circulaie i nregistrare specifice fiecrei ntreprinderi. Aceasta se refer la majoritatea documentelor primare. Formularele documentelor cu regim special se tipresc pe hrtie special n mod centralizat, au serie i numr i se supun unei nregistrri speciale n cazul vnzrii i cumprrii. Documentele cu regim special sunt prevzute pentru ntocmirea operaiunilor privind ieirea bunurilor, calcularea taxei pe valoare adugat (facturi fiscale etc.) (anexa nr.13 nevalabil. Eliberarea formularelor cu regim special ctre agenii economici i instituiile bugetare se efectueaz centralizat , conform contractelor i contra plat. Pstrarea formularelor cu regim special se efectueaz n conformitate cu normele de pstrare a mijloacelor bneti. n vederea organizrii corecte a contabilizrii i reflectrii oportune a operaiunilor economice n conturi este necesar a respecta riguros cerinele privind ntocmirea documentelor. Prevederile de baz referitoare la documentele contabile sunt prezentate n art. 16 din Legea contabilitii. Documentul primar trebuie s fie ntocmit n cazul efecturii operaiuni economice, iar dac aceasta nu este posibil nemijlocit dup terminarea acesteia. Documentele se ntocmesc de persoanele responsabile n termene determinate n conformitate cu regulile i cerinele stabilite, asigurnd valoarea juridic integral a acestora. Etapa ntocmirii documentelor prevede alegerea formularelor, documentelor primare sau a altor purttori de informaie contabil pentru fiecare obiect contabil, alegerea mijloacelor i proceselor de ntocmire a documentelor, stabilirea componenei persoanelor responsabile de ntocmirea corect i oportun a unor sau altor documente primare. La ntocmirea documentelor este important a asigura dou condiii: reflectarea n document a coninutului real al operaiunii economice efectuate, evenimentului sau
14

). Pe formularele cu regim special ntocmite cu

greeli, tersturi, corectri nestipulate i alte nscrieri nepermise se face meniunea

procesului adic asigurarea veridicitii i ntocmirea documentului cu cheltuieli minime ale timpului de munc. Etapa de baz a procesului de ntocmire a documentelor este perceperea i msurarea parametrilor necesari ai operaiunii economice i fixarea n documentul primar a datelor percepute. Perceperea i msurarea operaiunii poate fi efectuat nemijlocit de persoana care ntocmete documentul sau prin mijloace automatizate. Pentru ntocmirea documentelor primare se cheltuiete mult timp, de aceea este necesar a asigura reducerea maxim a volumului de munc pe acest sector al activitii contabile. Se uureaz considerabil i se simplific procesul de fixare a elementelor permanente n documentele pregtite n mod automatizat. Astfel, n documentele bancare sunt constante elementele referitoare la denumirea ntreprinderii, conturile bancare, codul fiscal i la completarea acestora se introduc doar celelalte elemente. Documentele primare intrate n contabilitate, urmeaz a fi verificate n mod obligatoriu: dup coninut, dup form, aritmetic. Verificarea documentelor dup coninut const n clarificarea respectrii regulilor de efectuare a operaiunii economice, corespunderii normelor, oportunitii economice a acestora, respectrii legilor n vigoare etc. Verificarea documentelor dup form au drept scop de a stabili plenitudinea completrii elementelor obligatorii, existena semnturilor corespunztoare, claritatea reflectrii esenei operaiunii economice consemnate, corectitudinea indicrii datei ntocmirii documentului etc. Dac n procesul primirii documentelor, verificrii veridicitii acestora se costat inexactiti, lipsa plenitudinii completrii unor elemente distincte, greeli intenionate i neintenionate, cazuri de abuz, acestea se ntorc pentru prelucrare i corectare. Verificarea aritmetic (cifric) const n stabilirea corectitudinii calculelor, taxrii documentelor. Erorile depistate n urma verificrii pot fi divizate n cteva grupe: dup cauzele apariiei neglijena, necompetena contabil, deteriorarea tehnicii de calcul etc.;
15

dup locul apariiei n textul sau cifrele documentelor primare, n cazul nregistrrii n registre;

dup semnificaie greeli locale (de exemplu, la scrierea datei) i tranzitorii (care cauzeaz greeli automate n cteva locuri).

Greelile n documentele primare ntocmite manual (cu excepia documentelor de cas i bancare) se corecteaz n felul urmtor: se taie cu o linie subire textul greit sau suma astfel ca acesta s poat fi citit; se aplic semntura sub textul corectat (sau suma);

pe cmpurile rndului respectiv se face meniune corectat cu semntura persoanelor care au semnat anterior documentul sau se confirm prin semntura persoanei care a efectuat corectarea, indicndu-se data corectrii.

Documentele de cas ,bancare i de decontare ,datoriile financiare ,comerciale i calculate pot fi semnate unipersonal de conductorul entitii ori de 2 persoane cu drept de semntur : prima semntur aparine conductorului sau altei persoane mputernicite a doua contabilului ef, se confirm prin aplicarea tampilei entitii respective.Corectri n aceste documente nu se admit. Documentele primare primite de entitate ntr-o limb strin,alta dect cea englez i rus,vor fi traduse n limba de stat , cu expunerea tranzaciei respective. 2.2. Circulaia documentelor. Deoarece documentele de eviden stau la baza nregistrrilor contabile i constituie baza sistemului informaional, un accent deosebit trebuie pus pe organizarea procesului sau de circulaie lor n a documentelor i pn ntr-un la mod ct lor mai n raional. arhiv. Circulaia documentelor consta n traseul descris de acestea din momentul ntocmirii intrarii unitate predarea Circulaia documentelor trebuie astfel organizat nct toate documentele intrate la o anumit dat n unitate sa fie verificate si nregistrate n cel mai scurt timp.
16

Evaluarea, msurarea, nregistrarea, analiza si controlul permanent si completat al modificrilor presupune un sistem unitar si coerent de circulaie a documentelor care trebuie s asigure: continuitate, operativitate, realitate si exactitate. Condiiile impuse de circulaia documentelor sunt: -micarea documentelor sa se fac pe cile cele mai scurte,printr-un numr redus de verigi organizatorice(asigur operativitatea utilizrii informaiilor) -n micarea documentelor trebuie s existe continuitate; -rezolvarea problemelor de prelucrare a datelor din documente trebuie s se fac complet i n termenul prevzut. Circulaia documentelor se organizeaz nemijlocit de aparatul contabil i prevede anumite reguli i modaliti de ntocmire i utilizare n activitatea contabil a documentelor contabile. La fiecare ntreprindere aceasta presupune un termen scurt ntre efectuarea operaiunii economice i obinerea datelor generalizate necesare organelor de conducere a ntreprinderii, utilizarea celor mai perfecte metode i mijloace de culegere i avansare a informaiei la locul de prelucrare a acesteia, sporirea productivitii muncii salariailor din contabilitate. Orarul termenelor de completare, verificare i prelucrare a documentelor, nregistrarea i gruparea datelor contabile, parcurgerea altor etape ale procesului contabil se numete graficul circulaiei documentelor. El se ntocmete de contabilul-ef, innd cont de particularitile ntreprinderii n baza studierii proceselor de gestiune i de producie i se aprob prin ordinul conductorului ntreprinderii. n grafic se indic denumirea i numrul fiecrui document, destinaia, modul de ntocmire a acestuia, cine semneaz, cnd (termenele), serviciul (secia), unde documentul se transmite, cine l primete, l verific i l prelucreaz. La ntocmirea graficului se prevede responsabilitatea personal a angajailor pentru documente aflate la ei i termenele de prelucrare a acestora. Graficul trebuie adus la cunotina executorilor care ntocmesc documentele. Etapele circulaiei documentelor n cadrul ntreprinderii sunt:
17

lucrrile executate asupra documentelor primare n procesul ntocmirii sau primirii acestora din exterior, circulaia (micarea) documentelor de la locul de ntocmire sau primire pn la locul de prelucrare,

circulaia (micarea) documentelor dup prelucrare la locul pstrrii permanente a acestora arhiva.

Fiecare etap a circulaie documentelor are particularitile sale care trebuie luate n considerare la elaborarea acesteia. De exemplu, la prelucrarea rapoartelor privind circulaia mrfurilor o mare nsemntate au intrarea oportun a acestora de la gestionari, numrul persoanelor care particip la prelucrare i modul de prelucrare. Reinerea documentelor de ctre gestionari atenueaz controlul economico-operativ, ncalc ritmicitatea activitii aparatului contabil al ntreprinderii. pentru predarea rapoartelor la contabilitate trebuie s fie stabilite termenele fixe care depind de distana la care se afl ntreprinderile, volumul informaiei coninute n fiecare raport, existena mijloacelor tehnice de transmitere a informaiei. Primirea documentelor primare n contabilitate de la gestionari este confirmat de persoana care a primit documentele cu o meniune n raportul propriu-zis. Termenul necesar pentru prelucrare se determin n funcie de volumul ultimei care se stabilete de contabilul-ef. Termenele de prelucrare a documentelor trebuie s asigure oportunitatea primirii datelor generalizate pentru controlul economico-operativ, contabilitatea sintetic i analitic i prezentarea rapoartelor n termen. Pe parcursul anului i pn la predarea raportului financiar anual documentele se pstreaz n arhiva curent a contabilitii, ntruct pot s apar necesiti de a preciza unele date, iar la finele anului de a verifica veridicitatea operaiunilor economice. Dup expirarea anului toate documentele primare (precum i registrele contabile) se predau n arhiva general a ntreprinderii. n conformitate cu regulile stabilite (legislaia) ntreprinderea trebuie s asigure pstrarea documentelor contabile primare, registrelor contabile i rapoartelor financiare conform termenelor stabilite, ns nu mai puin de cinci ani.
18

Arhivarea documentelor contabile se face n conformitate cu urmtoarele reguli generale: documentele se grupeaz n dosare numerotate, nuruite i parafate; gruparea documentelor n dosare se face cronologic i sistematic, n cadrul fiecrui exerciiu financiar la care se refer acestea.n cazul fuziunii sau a lichidrii societii,documentele aferente acestei perioade se arhiveaz separat; dosarele coninnd documente contabile se pstreaz n spaii amenajate n acest scop, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor. n condiiile utilizrii computerelor exist unele particulariti n organizarea circulaie documentelor. Acestea sunt condiionate de utilizarea programelor informatice care asigur introducerea, pstrarea, cutarea i verificarea versiunii electronice. n arhiva electronic documentele primare, analogice cu cele ordinare, se plaseaz n mape (seciuni). n scopul gsirii rapide a documentului necesar exist un sistem special de cutare, punctele de control ale cruia sunt data documentului, denumirea ntreprinderii, cuvintele cheie i ali parametri. Sistemul circulaiei documentelor sub form electronic permite a reglementa formatul masivului informaiei contabile, a crea baza pentru excluderea pierderilor documentelor, sporete controlul asupra ndeplinirii dispoziiilor privind pregtirea i prelucrarea documentelor, pstrarea acestora.

19

Capitolul III. Inventarierea i rolul acesteia n contabilitate. 3.1. Modul de efectuare a inventarierii. Contabilitatea,ca principal instrument al conducerii, trebuie s asigure informaii reale asupra activitii unitii patrimoniale, n vederea adoptrii de decizii fundamentate din punct de vedere tiinific.Pentru realizarea acestui obiectiv, o condiie fundamental o reprezint concordana deplin care trebuie s existe ntre datele nregistrate n conturi i realitatea faptic existent n realitate n unitate. Inventarierea (din limba latin opis) reprezint ansamblu de operaii prin care se constat existena elementelor de activ i pasiv,cantitativ i valoric. Prin natura sa inventarierea ndeplinete funcia de control i constituie un supliment necesar la documentaie. Ea permite a lua n considerare acele fenomene care nu se reflect n documentele primare, ntruct nu se supun contabilizrii cotidiene. Acestea sunt pierderile (sczmintele) aprute ca urmare a proprietilor fizico-chimic care determin uscarea, evaporarea, mprtierea etc. Inexactitile la recepionarea i eliberarea bunurilor (eroare de msurare, eroare de calcul, lips la cntar, resortare), erorile contabile (n calcule la reflectarea incorect a datelor documentare n conturi), delapidri, sustrageri, nelciuni la cntar, nelare la msurare, nelare la socotit Inventarierea se efectueaz n conformitate cu art. 40 din Legea contabilitii cu modificrile introduse prin regulamentul privind inventarierea. Sarcinile de baz ale inventarierii sunt: stabilirea existenei efective a mijloacelo fixe , terenurilor, activelor nemateriale , investiiilor financiare , stocurilor de mrfuri i materiale, mijloacelor bneti, volumului produciei n curs de execuie ,creanelor i datoriilor etc.;
20

controlul asupra integritii activelor prin compararea existenei efective cu stabilirea bunurilor , care parial i-au pierdut calitatea iniial , stilul i depistarea bunurilor neutilizate n scopul vnzrii lor ulterioare; verificarea respectrii regulilor i condiiilor de pstrare a stocurilor de mrfuri

datele contabilitii ; modelele nvechite;

i materiale, mijloacelor bneti precum i a regulilor de ntreinere i exploatare a mainilor , utilajelor i a mijloacelo fixe; verificraea realitii valorii de bilan a activelor pe termen lung , stocurilor de mrfuri i materiale , mijloacelor bneti din casierie , din conturi de la ionstituiile financiare , datoriilor i creanelor , produciei n curs de execuie, cheltuielilor anticipate i altor posturi de bilan. Inventarierea poate fi clasificat dup urmtoarea schem:
inventarierea

n funcie de sfera de cuprindere planificate complete

n funcie de modul de efectuare neplanificate De lichidare

Dup volumul totalitii obiectelor

Inventarierea complet presupune inventarierea tuturor elementelor de activ i pasiv, fr excepie, existente n toate subdiviziunile agentului economic ,inclusiv bunurile care nu aparin acestuia, dar se afl n gestiune ( custodie,arend, consignaie etc).

selective

pariale

totale

21

Agenii economici snt obligai sa efectueze inventarierea general a patrimoniului: acestuia.

la nceputul activitii lor .al crei scop principal este stabilirea existenei si cel puin odata pe an , de regula ,la sfritul anului , pe parcursul ntregii n caz de furt, delapidare, jafuri sau abuz, precum i n caz de deteriorare n urma incendiului sau calamitilor naturale imediat dup stingerea n cazul fuzionrii, divizrii agentului economic sau ncetrii activitii la solicitarea organelor de control, sau a a altor organe cu scopul

evaluarea elementelor patrimoniale; activiti a agentului economic; a bunurilor imediat dup depistarea acestor cazuri; incendiului sau dup ncetarea calamitilor naturale;

efecturii controlului n cazurile prevzute de legislaie. Inventarierea parial cuprinde unul sau mai multe elemente de activ ori de pasiv,spre exemplu, numai mijloacele bneti sau mijloacele fixe, fie tipuri separate de stocuri de mrfuri i materiale, fie bunurile aflate n cadrul unei sau altei gestiuni(magazin,depozit etc). Agenii economici, de regul, efectuiaz inventarierea parial:

n caz de schimbare a persoanei cu rspundere material; n cazul primirii unor informaii despre existena lipsurilor sau plusurilor la una n cazul reievalurii mijloacelor fixe ,stocurilor de mrfuri i materiale; la schimbarea preurilor la tipuri separate de bunuri; n cazul gestiunii colective-la schimbarea gestionarului-ef sau a brigadierului

sau alt persoan cu rspundere materiala;

i/sau la cererea unui sau mai multor membri ai colectivului.

22

Orice inventariere(general sau parial) se efectueaz numai n baza unui ordin emis de conductorul agentului economic(anexa nr. 21 ), nregistrat de ctre serviciul contabil n Registrul de control pentru executarea deciziilor de inventariere. Inventarierea cuprinde urmtoarele etape: 1. 2.
3.

pregtirea, efectuarea propriu-zis a inventarierii, constatarea i reflectarea rezultatelor inventarierii. Pregtirea inventarierii prevede crearea condiiilor necesare pentru buna

desfurare a acestea. n acest scop, se iau msuri de natur organizatoric i contabil. Msurile organizatorice prevd:

determinarea cu precizie a obiectului i sferei de cuprindere a inventarierii, emiterea de ctre persoanele responsabile a dispoziiei privind efectuarea

natura bunurilor (mrfuri, materiale, bani, datorii etc.)

inventarierii, prin care se precizeaz componena comisiei, preedintele comisiei, gestiunea supus inventarierii, data de ncepere i sfritul inventarierii. Dispoziia se nregistreaz de contabilitate n registrul de control al executrii dispoziiilor. dotarea comisiei de inventariere cu documentele corespunztoare i formulare Comisia de inventariere se formeaz din cel puin 3 persoane cu pregtire tehnic i economic corespunztoare.n acelai timp , ea poate fi constituit att din salariaii proprii , ct si din persoane fizice angajate din exterior pe baz de contract de munc. n ordinul de inventariere se indic :

tipizate , precum si cu mijloace tehnice de sigilare.

obiectul (gestiunea) supus() inventarierii; componena comisiei de inventariere (preedintele i membrii ei); data nceperii i terminrii operaiunilor de inventariere; persoana responsabil, care efectueaz controlul rezultatelor inventarierii .

23

nainte de nceperea inventarierii , comisia de inventariere n componen complet efectueaz urmtoarele operaiuni de organizare: 1.Primete in scris de la gestionarul responsabil Declaraia de inventar , n care acesta trebuie s declare: a)n ce ncperi se gsesc bunurile aflate n gestiune; b)dac deine bunuri materiale ce nu aparin acestui agent economic , ci altui agent , sau primite fr documentele corespunztoare; c)dac are plusuri sau lipsuri n gestiune despre a cror cantitate sau valoare are cunotin; d)dac a eliberat bunuri fr perfectarea documentelor necesare la momentul nceperii inventarierii ; e)dac deine numerar din vnzarea bunurilor si care este suma acestuia, n continuare ,n declaraie snt indicate felurile ,numerele si datele:ultimului document de intrare i de ieire a bunurilor . 2.S asigure nchiderea i sigilarea intrrilor de acces ale tuturor ncperilor, unde se pstreaz bunurile materiale, n prezena gestionarului .Totodata intrrile de regul se nchid cu 2 rnduri de ncuietori diferite,cheile de la un rnd de ncuietori se pstreaz la gestionar ,iar de la cellalt rnd de ncuietori la preedintele comisiei de inventariere. 3.Verific la gestionar documentele existente de primire i predare a bunurilor cu cele transmise n contabilitate , i asigur nregistrarea acestora n registrele depozitelor urmat de predarea lor n contabilitate,pentru ca datele evidenei contabile sa reflecte realitatea. 4.Dac gestiunea supus inventarierii dispune de aparate de cas ,atunci nainte de nceperea inventarierii se ridic benzile de control de la aparatele de cas ,se retrage tampila i se asigur pstratrea acestoran siguran pn la stabilirea rezultatelor inventarierii. Efectuarea propriu-zis a inventarierii prevede executarea anumitor lucrri care includ numrarea, recalcularea i nregistrarea n listele de inventariere. Existena bunurilor se constat n acest caz prin cntrire, msurare sau numrare sau efectuarea
24

calculelor tehnice. Nu se admite trecerea haotic de la verificarea unui tip de mrfuri la altul. La finele zilei de lucru sau dup recntrire datele efective din borderouri se confrunt i totalurile determinate se introduc n listele de inventar. Existena bunurilor aflate n custodie sau arendate nu poate fi stabilit prin recalcularea fizic, de aceea drept temei servesc datele existente n contabilitate. Datele efective stabilite cu ocazia inventarierii se reflect n lista de inventariere, ce reprezint un document contabil primar care reflect existena bunurilor constatate n procesul inventarierii (anexa nr.22 )-reflect lista obiectelor de mic valoare i scurt durat, n baza careia se ntocmete actul din 29.10.2009 privind casarea obiectelor de mic valoare i scurt durat(anexa nr.23). Listele se ntocmesc separat pe locuri de pstrare, gestionari, pe categorii de bunuri cu termen expirat, degradate. Listele de inventar separate se ntocmesc de asemenea pentru bunurile aflate n custodie sau arendate. Aceste liste pot fi completate (ntocmite) att cu mijloace tehnice, ct i manual. Pe fiecare pagin a listei de inventariere se indic numrul de ordine i denumirea bunurilor, cantitatea total a acestora, indiferent de unitatea msurat. Listele de inventariere se ntocmesc n 3 exemplare ,din care un exemplar de ctre gestionar , iar 2 exemplare de un membru al comisiei de inventariere.Acestea pot fi ntocmite manual sau cu ajutorul mijloacelor tehnice de calcul. n liste nu se admite a lsa rnduri necompletate ,ultimele rnduri necompletate se bareaz. Listele de inventariere se semneaz de ctre membrii comisiei i gestionari, iar pe ultima fil gestionarul face meniunea care confirm c bunurile au fost verificate n prezena sa, c fa de comisie nu are nici o obiecie i bunurile cuprinse n liste se afl n custodie.
3.2.

Determinarea rezultatelor inventarierii i contabilitatea acestora.

Documentul de baz pentru stabilirea rezultatelor inventarierii (lipsuri i plusuri) este Balana de verificare a rezultatelor inventarierii bunurilor INV-3, care se ntocmete
25

de comisia de inventariere n colaborare cu contabilul n prezena gestionarului responsabil de bunurile materiale. Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate efectiv i nscrise n listele de inventariere cu cele din evidena analitic din contabilitate pentru fiecare poziie n parte.Totodat,n Balana de verificare a rezultatelor inventarierii care se completeaz pentru un gestionar sau altul , se introduc numai acele poziii, pentru care au fost depistate divergene intre datele efective , incluse n lista de inventariere i datele evidenei analitice din contabilitate,precum i poziiile valorilor deteriorate. ncheind completarea Balanei de verificare a rezultatelor inventarierii ,comisia trebuie s solicite de la gestionar o Not explicativ,n care el este obligat s explice cauzele apariiei lipsurilor ,plusurilor,deteriorrii valorilor sau ale depirii termenelor de prescripie a datoriei debitoare etc.Etapa final a comisiei de inventariere const n ntocmirea de ctre aceasta a Procesului- verbal privind rezultatele inventarierii, n baza Balanei de verificare i a notelor explicative ale gestionarului . Conform Regulamentului privind inventarierea din 9 martie 2001 art.108 Diferenele depistate la inventariere se reglementeaz n felul urmtor: Plusurile de bunuri i diferenele valorice n urma compensrii lipsurilor cu plusuri se nregistreaz la majorarea veniturilor Lipsurile de bunuri se trec la cheltuielile perioadei
Lipsurile de bunuri care depaesc normele perisabilitii naturale, precum i

prejudiciile legate de deteriorarea lor, se reflect n contul persoanelor vinovate,n conformitate cu preurile de pia la momentul depistrii lipsurilor . n cazul cnd nu sunt stabilite peroanele vinovate ,pierderile legate de deteriorarea bunurilor sau lipsurile ,care depsesc normele perisabilitii naturale , se trec la chektuielile perioadei. n cazurile n care lipsurile de gestiune nu sunt considerate infractiuni, la stabilirea valorii debitului se are n vedere posibilitatea compensrii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, dac sunt ndeplinite urmtoarele condiii:
26

- existena riscului de confuzie ntre sorturile aceluiai bun material, din cauza asemnrii n ceea ce privete astectul exterior; - diferenele constatate n plus sau lips s se refere la aceeai perioad de gestiune i acelai gestinar; - lipsurile constatate cu ocazia inventarierii s nu provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorit vinovieipersoanelor care rspund de gestionarea lor. Conform art.111 al Regulamentului compensarea se face pentru cantiti egale ntre plusurile i lipsurile constatate la sorturile supuse compensarii. Diferena lips stabilit n urma compensrii i aplicrii tuturor cotelor de perisabilitate naturat, care cauzeaz prejudiciu pentru unitate, se recupereaz de la persoanele vinovate la valoarea venal la momentul depistrii lipsurilor, n conformitate cu legislaia n vigoare(art.112). Bunurile lips pot fi recuperate de la persoanele vinovate i sub form de alte bunuri similare (la aceeai valoare) cu acordul conductorului ntreprinderii. Pentru determinarea rezultatului definitiv al inventarierii se ntocmete balana de verificare. Pn la determinarea rezultatelor inventarierii este necesar a verifica corectitudinea preurilor, taxrii i calculrii totalurilor n liste i a face o meniune pe fiecare pagin. Erorile depistate trebuie s fie corectate i stipulate prin semntura tuturor membrilor comisiei i gestionarilor. n balana de verificare se reflect rezultatele inventarierii, adic discordanele dintre datele contabilitii i existena faptic nscris n listele de inventar. Discordanele se evideniaz dup cantitate i valoare separat pe fiecare sortiment, calitate, pre al materialelor i mrfurilor pe ambalaje. Valoarea plusurilor i lipsurilor bunurilor materiale n balana de verificare se nregistreaz n conformitate cu evaluarea acestora n contabilitatea curent. La documentele prezentate pentru nregistrarea decontrii lipsurilor de bunuri i deteriorrii supra normei perisabilitii naturale se anexeaz deciziile organelor judectoreti care confirm lipsa persoanelor vinovate sau refuzul de percepere a prejudiciului.
27

Rezultatele inventarierii se nscriu de comisia de inventariere dup confirmarea de ctre contabilitate a soldurilor scriptice ,ntr-un proces-vrebal (anexa nr.24 ) att n evidena tehnic-operativ ct i n contabilitate , n termen de cel mult 5zile de la data primirii deciziei privind rezultatele inventarierii.

ncheiere n urma elaborrii proiectului de practic am contientizat momente importante din cadrul contabilitii primare.Aceast prim experien practic n domeniu reprezint un important pas n devenirea noastr profesional,constituind, dup prerea mea fundamentul viziunii noastre asupra contabilitii ca specialitate viitoare pe care o vom avea. Pe parcursul efecturii practicii ,evident,am ntlnit i anumite dificulti n special n ceea ce privete modul i etapele de ntocmire a documentelor ,iniial avnd doar cunotine teoretice n domeniul respectiv.M-am convins nc odat de faptul c rolul contabilului n cadrul oricrei ntreprinderi este unul extrem de multiplu ( manager financiar , economist, analist etc), fapt care , din punctul meu de vedere, ar trebui evitat deoarece diversele sarcini ale activitii n cadrul societii trebuie ndeplinite de specialiti n domeniul respectiv.Este de menionat faptul c personalul ntreprinderii , i n special contabilul financiar utilizeaz termeni contabili actuali,ceea ce mi-a uurat modul de asimilare a informaiei oferite. Analiznd raportul finaciar al societii am observat c activitatea se dezvolt ntr-un ritm constant.Cu toate c profitul net al perioadei de gestiune curente fa de cea precedent este mai mic din cauza pierderilor din activitatea financiar ( a devierii cursului valutar pe parcursul anului) veniturile snt practic egale. n urma realizrii acestui proiect de specialitate am acumulat deprinderi importante n practic i experien privind organizarea evidenei contabile ntr-o ntreprindere concret.
28

Bibliografie:
Bazele contabilitii, Viorel urcanu, Eudochia Bejerean, Academia

de Studii Economice din Moldova, Chiinu 2004.


Inventarierea,

ndrumar

practico-informativ,

Ceavdari

Mihail,

Chiinu, EdituraVivar-EditorS.R.L., 2002.


Ghidul contabilului, Chiinu ,Editura Vivar-EditorS.R.L., 2007

29

ANEXE

30