Controlul faptic Controlul faptic este procedeul de stabilire real a existenei i micrii mijloacelor materiale i bneti i a desfurrii activitii

economice i financiare. Controlul faptic se exercit la locul de existen a mijloacelor materiale i bneti i are ca obiectiv determinarea exact a cantitilor i valorilor existente, a strii n care se gsesc, a stadiului i modului de prelucrare a respectrii legalitii n utilizarea lor. Principalele modaliti sau tehnici de control faptic sunt: inventarierea, expertiza tehnic i analiza de laborator, observarea direct, inspecia fizic etc. Inventarierea, ca modalitate principal de control faptic, are ca obiectiv constatarea, la un moment dat, a existenei cantitative i calitative a elementelor de activ i pasiv ale unei uniti gestionare, precum i a modului de executate a sarcinilor de ctre gestionari. Pe lng constatarea stocurilor i soldurilor faptice, inventarierea include i compararea acestora cu cele scriptice i stabilirea eventualelor diferene. Inventarierea de control, ca tehnic a controlului financiar, coincide numai parial cu activitatea mult mai larg de inventariere periodic a gestiunilor sau a ntregului patrimoniu, care se realizeaz printr-o mbinare a elementelor de control faptic cu cele documentare i prin efectuarea unor operaiuni specifice de regularizare a rezultatelor. n funcie de specificul activitii i de natura mijloacelor materiale este indicat declanarea simultan a inventarierii de control la aceleai repere, pe ntreaga unitate, ndeosebi n cazul materialelor de mas, ceea ce are drept consecin creterea eficienei controlului faptic, ntruct se nltur unele posibiliti de acoperire a lipsurilor numai pe timpul inventarierii. Din aceleai considerente, o condiie esenial pentru surprinderea realitii efective este ca inventarierea de control s se efectueze inopinat. Pentru stabilirea unor rezultate reale, inventarierea de control implic exactitii soldurilor scriptice la reperele inventariate. Aceasta presupune controlul asupra documentelor i evidenei privind intrrile i ieirile de bunuri pe perioada anterioar. Inventarierea are ca sarcin determinarea stocurilor faptice de valori materiale i bneti existente la un moment dat ntr-o gestiune. Ca urmare a operaiunilor de inventariere pot s apar diferene n plus sau n minus fat de stocurile scriptice. De regul, valorificarea rezultatelor inventarierii se realizeaz prin nregistrarea n contabilitate a plusurilor i imputarea minusurilor persoanelor vinovate. Fa de regula general a valorificrii rezultatelor inventarierii se admit urmtoarele: a) Pentru gestiunile unde contabilitatea este condus cantitativ-valoric, este posibil ca la inventariere, la unele sortimente ale aceluiai produs sau produse asemntoare, la care exist riscul de confuzie, s apar plusuri, iar la altele minusuri. n acest caz prima operaie care este de natur s regularizeze, cel puin parial, minusurile i plusurile, este operaiunea de compensare cantitativ a lipsurilor cu plusurile constatate. b) Att n gestiunile unde contabilitatea analitic este condus cantitativvaloric ct i n gestiunile unde contabilitatea analitic este condus valoric pot s apar minusuri la inventariere generate de aciunea factorilor fizici i chimici urmare a manipulrilor, depozitrii sau nsilozrii. Deoarece lipsurile nu sunt

1-3

determinate din culpa gestionarului i deci nu i se pot imputa, n acest caz, se acord sczminte sau perisabiliti n cadrul normelor. c) n gestiunile n care urmare a inventarierii lipsurile constatate depesc limita normelor legale de sczminte (perisabiliti) i acestea nu se datoreaz vinei gestionarului sau altei persoane fizice, minusurile se trec pe seama cheltuielilor sub forma sczmintelor peste normele legale. Condiiile legale de efectuare a operaiunii de compensare cantitativ a minusurilor cu plusurile constatate sunt: 1) plusurile i minusurile trebuie s fie constatate numai la sorturile aceluiai produs sau grup de produse, la care este riscul de confuzie datorit asemnrii aspectului exterior; 2) plusurile i minusurile s se fi produs n gestiunea aceleiai persoane; 3) plusurile i minusurile s se fi produs n aceeai perioad de gestiune, nelegnd prin aceasta perioada dintre dou inventarieri succesive. Regulile de efectuare a operaiunii de compensare cantitativ a minusurilor cu plusurile de inventar constatate sunt: 1) operaia de compensare nu este obligatorie, ea poare fi ns aprobat, competena revenind managerilor unitii economice atunci cnd nu intervine elementul infracional. n acest scop, n prealabil i cu caracter de uz intern, conductorii unitilor economice sunt obligai s ntocmeasc liste de sorturi de produse, mrfuri, ambalaje i materiale care ntrunesc condiiile compensrii datorit riscului de confuzie i s le supun aprobrii Consiliului de administraie. 2) operaia de compensare se realizeaz cantitativ deoarece, n procesul de manipulare, depozitare sau nsilozare a valorilor materiale, confuzia a avut loc ntre sorturi i nu ntre preuri de nregistrare. Datorit existenei preurilor unitare de evaluare are loc i o compensare valoric fr ns a se diminua valoric patrimoniul unitii economice. 3) compensarea cantitativ se realizeaz numai pentru cantiti egale ntre plusuri i lipsuri. Atunci cnd n operaia de compensare intr sortimente de la plusuri i de la lipsuri cu cantiti diferite, pentru stabilirea egalitii cantitative se procedeaz la eliminarea din compensare a cantitilor ce depesc nivelul maxim la care se poate stabili egalitatea. 4) eliminarea din compensare are loc (fie de la plusuri fie de la minusuri, dup caz) ncepnd cu sorturile ale cror preuri unitare sunt cele mai mici, eliminarea continundu-se n ordinea cresctoare a acestora pn la stabilirea egalitii. 5) operaia de compensare propriu-zis se ncepe cu sorturile att de la minus ct i de la plus care au preurile unitare cele mai mari, continundu-se n ordinea descresctoare a preurilor. 6) preurile utilizate n compensare sort cu sort sunt cele ale minusului sau plusului, ntotdeauna fiind luat n calcul preul cel mai mic dintre acestea. 7) n urma operaiei de compensare rezult diferene valorice de natura plusurilor precum i diferene valorice de natura minusului. Diferenele se determin nmulind cantitatea compensat cu diferena dintre preul plusului i preul minusului. Natura diferenei valorice o d preul cel mai mare. 8) dup efectuarea operaiei de compensare pentru a avea certitudinea corectitudinii calculelor trebuie verificate urmtoarele corelaii valorice: P.v.t. = P.v.e.+P.v.c.+P.v.r. M.v.t.=M.v.e.+M.v.c.+M.v.r. (1) (2)

2-3

unde: P.v.t. (M.v.t.)= plus (minus) valoric total P.v.e. (M.v.e.)= plus (minus) valoric eliminat din compensare P.v.c. (M.v.c.)= plus (minus) valoric compensat P.v.r.(M.v.r.)= plus (minus) valoric rezultat din compensare n gestiunea unitilor patrimoniale se pot produce pierderi inerente, normale, care nu sunt determinate de nclcri a atribuiilor de serviciu sau a vinoviei cuiva. Prin pierderi materiale normale sau perisabiliti n cadrul normelor se neleg de obicei, pierderi sau spargeri, frmiri, scurgeri, volatilizri, absorbie n ambalaje etc. care se produc n timpul transporturilor, manipulrii, depozitrii sau nsilozrii, n limitele normale stabilite prin dispoziii legale i care nu se datoreaz neglijenei, relei credine, accidentelor sau unor cauze de for major. n categoria de pierderi n cadrul normelor nu intr, dup cum se deduce i din definiia prezentat, pierderile la materii prime supuse unor prelucrri. Acestea de regul sunt cuprinse n denumirea de consum specific. Condiiile care se cer ndeplinite pentru acordarea perisabilitilor n cadrul normelor sunt: 1) Minusurile care determin acordarea perisabilitilor n cadrul normelor trebuie s fie generate de aciunea factorilor fizici i chimici i nu vinoviei vreunei persoane; 2) Perisabilitile n cadrul normelor se acord numai pentru minusuri efective, reale; 3) Minusurile trebuie s provin dintr-o singur perioad de gestiune; 4) Perisabilitile n cadrul normelor se acord pentru fiecare gestiune n parte. Regulile de calcul i acordare a perisabilitilor n cadrul normelor sunt: 1) Sczmintele se acord cu aprobarea conducerii entitii, ele nu opereaz de drept; 2) Cotele procentuale legale stabilite sunt maxime, dar se acord numai pn la nivelul minusului efectiv; 3) Pentru gestiunile a cror contabilitate analitic este condus cantitativvaloric, perisabilitile n cadrul normelor se calculeaz i se acord cantitativ, pe cnd la celelalte valoric; 4) Atunci cnd, n gestiunile unde contabilitatea analitic este condus cantitativ-valoric, sunt ntrunite condiiile de compensare cantitativ a minusurilor cu plusurile constatate, perisabilitile n cadrul normelor se calculeaz i se acord, de regul, dup efectuarea compensrii cantitative numai pentru lipsurile efective. 5) Perisabilitile ce se pot acorda intr-o gestiune se determin prin ponderarea coeficienilor legali stabilii fie cu rulajul debitor (intrrile n gestiune), fie cu rulajul creditor (ieirile din gestiune). Expertiza tehnic i analiza de laborator sunt modaliti de control faptic care se folosesc pentru stabilirea integritii valorilor materiale, realitii unei operaii, calitii unor produse, coninutului anumitor lucrri, volumului manoperei i cantitii de materiale necesare pentru executarea lor etc. Se efectueaz de specialiti tehnicieni la solicitarea organelor de control. De exemplu, prin analiza de laborator se stabilete dac n componena unui produs exist toate materialele eliberate din depozit, iar prin expertiza tehnic se stabilete dac volumul unor lucrri efectuate corespund manoperei nregistrate n documente (devize, situaii de lucrri etc.). 3-3

Observarea direct este folosit pentru stabilirea unor situaii faptice care nu rezult din documente. Observarea desemneaz practica organului de control de a merge la faa locului pentru a constata modul n care personalul controlat i ndeplinete obligaiile de serviciu. Observarea direct, ca modalitate de control faptic, se poate face pe baz de program sau inopinat, n locurile unde se desfoar activitile: secii, ateliere, sectoare, laboratoare, magazine, birouri, depozite gestiuni etc. Prin observarea direct, se urmrete modul cum este organizat i funcioneaz un compartiment, dac se respect prescripiile legale n desfurarea unei activiti, n ce msur este utilizat timpul de munc corespunztor, etc. Inspecia fizic const n examinarea activelor i a altor surse. Este o prob sigur pentru constatarea existenei unui anumit post de activ, a imobilizrilor sau a actelor justificative nregistrate n eviden. De exemplu, controlul pstrrii numerarului n casierie, a listelor de inventariere, etc. Controlul faptic se ntregete cu cel documentar. n acest fel, prin control se stabilete att modul de gestionare a mijloacelor materiale, ct i calitatea informaiilor cu privire la activitatea controlat.

4-3