Fundamentos de Administrao 1) Processo Administrativo a) Quando consideradas como um todo integrado, as funes administrativas formam o processo administrativo.

Quando consideradas isoladamente, o planejamento, a organizao, a direo e o controle constituem funes administrativas. b) A sequencia das funes administrativas forma o ciclo administrativo. Essas funes esto intimamente relacionadas em uma interao dinmica. c) O processo administrativo cclico, dinmico, e interativo.

Planejamento

Controle

Organizao

Direo

2) Planejamento a) a funo administrativa que define objetivos e decide sobre os recursos e tarefas necessrios para alcana-los adequadamente. b) O planejamento est voltado para o futuro. c) Planejamento = Planos d) Os planos facilitam a organizao no alcance de suas metas e objetivos. e) Os planos: - definem os recursos necessrios para alcanar os objetivos organizacionais; - servem para integrar os vrios objetivos a serem alcanados em um esquema organizacional que proporciona coordenao e integrao; - permitem que as pessoas trabalhem em diferentes atividades consistentes com objetivos definidos; - permitem que o alcance dos objetivos possa ser continuamente monitorado e avaliado em relao a certos padres ou indicadores a fim de permitir a ao corretiva necessria quando o progresso no satisfatrio. f) Planejamento constitui a funo inicial da administrao. g) Antes que qualquer funo administrativa seja executada, a administrao precisa planejar, ou seja, determinar os objetivos e os meios necessrios para alcan-los adequadamente. 3) O Planejamento como funo administrativa a) A primeira das funes administrativas. b) um processo de estabelecer objetivos e definir maneiras para alcana-los. c) Os objetivos so resultados especficos ou metas que se deseja atingir. d) Um plano uma colocao ordenada daquilo que necessrio fazer para atingir os objetivos. e) Os planos identificam os recursos necessrios, as tarefas a serem executadas, as aes a serem tomadas e os tempos a serem seguidos. f) Os Planos so aes consistentes dentro de uma estrutura adequada de operaes que focalizam os fins desejados. g) O planejamento pode ser conservador, otimizante e adaptativo.

- Planejamento conservador: Voltado para a estabilidade e para a manuteno da situao existente. Procura obter bons resultados, no necessariamente os melhores possveis. Dificilmente procurar fazer mudanas radicais na organizao. Sua base no sentido de aproveitar a experincia do passado e projet-la para o futuro. - Planejamento otimizante: Voltado para a adaptabilidade e inovao dentro da organizao. Procura obter os melhores resultados possveis, seja minimizando recursos para alcanar determinado desempenho ou objetivo, seja maximizando o desempenho para melhor utilizar os recursos disponveis. Sua base no sentido de melhorar continuamente, tornando as operaes melhores a cada dia. - Planejamento adaptativo: Voltado para as contingncias e para o futuro da organizao. Procura compatibilizar os diferentes interesses envolvidos, elaborando uma composio capaz de levar a resultados para o desenvolvimento natural da empresa e ajust-las s contingncias que surgem no meio do caminho. Sua base de ajustar-se s demandas ambientais e preparar-se para as futuras contingncias. h) Planejamento trata de decidir agora o que fazer antes da ocorrncia da ao necessria. Uma tomada antecipada de decises. 4) O Processo de planejamento - Passos do processo de planejamento: 1. Definir objetivos: Consiste no estabelecimento de objetivos que se pretende alcanar. Os objetivos da organizao devem servir de direo a todos os principais planos, servindo de base para os objetivos departamentais e objetivos das reas subordinadas. Os objetivos devem especificar os resultados esperados. 2. Verificar a situao atual em relao aos objetivos: Consiste em avaliar a situao atual em contraposio os objetivos esperados, verificar onde se est e o que precisa ser feito. 3. Desenvolver premissas quanto s condies futuras: Consiste em gerar cenrios alternativos para os estados futuros das aes, analisar o que pode ajudar ou prejudicar o progresso em direo aos objetivos. So pressuposies antecipatrias do futuro. 4. Analisar as alternativas de ao: Consiste em relacionar e avaliar as aes que devem ser tomadas, escolher uma delas para perseguir um ou mais objetivos, fazer um plano para alcanar os objetivos. 5. Escolher um curso de ao entre as vrias alternativas: Consiste na tomada de deciso, em que se escolhe uma alternativa e se abandona as demais. A alternativa escolhida se transforma em um plano para o alcance dos objetivos. 6. Implementar o plano e avaliar os resultados: Consiste em fazer aquilo que plano determina e avaliar cuidadosamente os resultado para assegurar o alcance dos objetivos. a) O planejamento dever ser contnuo e permanente, envolver o maior nmero de pessoas na elaborao e implementao, dever ser constante e participativo. b) vital conhecer o contexto em que a organizao est inserida para fazer o planejamento (microambiente, misso, objetivos bsicos, fatores-chaves para o sucesso). - Fatores crticos de sucesso: So elementos condicionantes no alcance dos objetivos da organizao. Aspectos ligados diretamente ao sucesso da organizao. (O que se deve fazer para ser bem sucedido?) 5) Benefcios do planejamento a) Foco e flexibilidade

- O planejamento permite aumentar o foco e a flexibilidade. Foco o ponto de convergncia de esforos. Flexibilidade a maleabilidade e facilidade de sofre adaptaes e ajustamentos a medida do andamento das coisas. Uma organizao com foco conhece o que ela faz de melhor, conhece as necessidades dos clientes e como servi-las bem. Um organizao com flexibilidade rpida e gil, podendo mudar em resposta a, ou antecipar-se em relao aos problemas e oportunidades. b) Melhoria na coordenao - O planejamento melhora a coordenao. Os diferentes subsistemas e grupos nas organizaes, em que cada qual persegue seus objetivos no perodo, precisam ser coordenados adequadamente. Quando definida a hierarquia de objetivos, os objetivos em nveis mais altos so apoiados e suportados pelos objetivos de nveis mais baixos. c) Melhoria no controle - O planejamento melhora o controle. O controle administrativo envolve mediao e avaliao dos resultados e a tomada de ao para melhorar as coisas quando necessrio. d) Administrao do tempo - O planejamento melhora a administrao do tempo. difcil balancear o tempo disponvel para atender s responsabilidades e aproveitar as oportunidades pela frente. Diante da multiplicidade de tarefas, demandas, crises e eventos inesperados, o planejamento coloca o administrador na trilha dos objetivos e evita a perda de tempo precioso com atividades no essenciais. 6) Tipos de planejamento - O planejamento envolve uma volumosa parcela da atividade organizacional. Toda a organizao est sempre planejando. No nvel institucional, h o planejamento estratgico; no nvel intermedirio, segue com o planejamento ttico; no nvel operacional, o planejamento operacional. Cada um na sua rea de competncia e em unssono com os objetivos globais da organizao. - Planejamento Estratgico a) um processo organizacional compreensivo de adaptao atravs da aprovao, tomada de deciso e avaliao. Responde questes como: por que a organizao existe, o que ela faz e como faz. um plano a longo prazo, para guiar a organizao por um prazo de trs a cinco anos. Envolve a organizao como um todo. b) Apresenta cinco caractersticas fundamentais: 1. Est relacionado com a adaptao da organizao a um ambiente mutvel. Reflete uma orientao externa que focaliza as respostas adequadas as presses e foras situadas do lado de fora da organizao. 2. orientado para o futuro. Seu horizonte de tempo o longo prazo. voltado para os problemas do futuro do que daqueles de hoje. 3. compreensivo. Envolve a organizao como uma totalidade, abarcando todos seus recursos, no sentido de obter efeitos sinergsticos de todas as capacidades e potencialidades da organizao. 4. um processo de construo de consenso. Oferece um meio de atender a todos os interesses e necessidades dos envolvidos na direo futura que melhor convenha a todos. 5. uma forma de aprendizagem organizacional. Constitui uma tentativa constante de aprender a ajustar-se a um ambiente complexo, competitivo e mutvel. - Planejamento Ttico a) Envolve uma determinada unidade organizacional: um departamento ou diviso. Se estende no mdio prazo, geralmente no exerccio de um ano. Na verdade o

planejamento estratgico desdobrado em vrios planejamentos tticos, e enquanto estes de desdobram em planos operacionais para sua realizao. b) Planos tticos geralmente so desenvolvidos para reas de produo, marketing, pessoal, finanas e contabilidade. c) Os planos tticos envolvem: 1. Planos de produo. Envolvem mtodos e tecnologias necessrias para as pessoas em seu trabalho, arranjo fsico do trabalho e equipamentos como suportes para as atividades e tarefas. 2. Planos financeiros. Envolvem a captao e aplicao de dinheiro necessrio para suportar as vrias operaes da organizao. 3. Planos de marketing. Envolvem os requisitos de vender e distribuir bens e servios no mercado e atender ao cliente. 4. Planos de recursos humanos. Envolvem recrutamento, seleo e treinamento de pessoas nas vrias atividades dentro da organizao. - Planejamento Operacional a) focalizado no curto prazo e abrange cada uma das tarefas ou operaes individualmente. Preocupa-se com o que fazer e como fazer as atividades da organizao. b) Est voltado para a otimizao e maximizao dos resultados, enquanto o planejamento ttico est voltado para a busca de resultados satisfatrios. c) Est voltado para a eficincia (nfase nos meios), pois a eficcia (nfase nos fins) problema dos nveis institucional e intermedirio da organizao. d) Os planos operacionais podem ser classificados em quatro tipos: 1. Procedimentos. Esto relacionados com mtodos. uma sequencia de passos e etapas que devem ser rigorosamente seguidos para a execuo de um plano. uma srie de fases detalhadas indicando como cumprir uma tarefa ou alcanar uma meta previamente estabelecida. Os procedimentos so subplanos de planos maiores. So escritos para perfeita compreenso daqueles que devem utiliz-los. Exemplo: Fluxograma vertical, Fluxograma de blocos e Lista de Verificao (Checklist). 2. Oramentos. Esto relacionados com dinheiro de um determinado perodo de tempo. So chamados de budgets. So grficos de dupla entrada, nas linhas esto os itens oramentrios e nas colunas esto os perodos de tempo em dias, semanas, meses ou anos. Geralmente tem a extenso de um ano, correspondendo ao exerccio fiscal da organizao. Exemplo: Fluxo de caixa (Cash Flow), Oramentos departamentais de despesas, de encargos sociais, de reparos e manuteno de equipamentos e mquinas, de custos diretos de produo etc. 3. Programas. Esto relacionados com tempo. Correlacionam duas variveis: tempo e atividades que devem ser executadas ou realizadas. Os mtodos de programao variam de programas simples (que utilizam apenas um calendrio para agendar ou programas as atividades) at programas complexos (que exigem tcnicas matemtica avanadas e processamento de dados atravs de computador). Exemplo: Cronograma, Grfico de Gantt e PERT (Program Evalution Review Technique). 4. Regulamentos. Relacionados ao comportamento das pessoas. Especificam como as pessoas devem comportar-se em determinadas situaes, o que elas devem ou no fazer e o que elas podem fazer. Direitos, deveres e proibies. Exemplo: Regulamento de segurana, Regulamento de preveno de acidentes, Regulamento interno.

Organizao - A palavra organizao pode ser aplicada em dois sentidos diferentes: 1. Organizao como uma unidade ou entidade social. Na qual as pessoas interagem entre si para alcanar objetivos comuns. Dentro desses enfoque social, a organizao pode ser visualizada sob dois aspectos: a) Organizao formal. baseada na diviso racional do trabalho, na diferenciao e integrao de seus rgos e representada atravs do organograma. a organizao planejada oficialmente no papel. b) Organizao informal. baseada nas interaes e relacionamentos sociais entre as pessoas que ocupam posies na organizao formal como ocupantes de cargos. Surge a partir das relaes de amizade e do surgimento de grupos informais que no aparecem no organograma da organizao formal. 2. Organizao como funo administrativa de organizar. Significa organizar, estruturar e integrar os recursos e os rgos incumbidos de sua administrao e estabelecer relaes entre eles e suas atribuies.