Les oprations dachat de biens

I. Les diffrentes catgories dachats

Achat d'un bien

OUI

Bien durable ?

NON NON

Valeur > 380 ?

OUI
Achats stocks ?

OUI

NON Immobilisation classe 2 Achats non stocks compte 606 Achats stocks compte 601 compte 607 compte 602

Une entreprise achte aussi des services (charges externes) : comptes 61 62. Sonia Quignon Acadmie de Clermont-ferrand 1

Lentreprise commerciale : elle achte des marchandises (compte 607 Achats de marchandises) et elle les revend sans aucune transformation (compte 707 Ventes de marchandises). Son cycle dexploitation :
Achats de marchandises Ventes de marchandises

Stock

Lentreprise industrielle : elle achte des matires premires (compte 601 Achats de matires premires) et fabrique des produits finis quelle vend (compte 701 Ventes de produits finis). Son cycle dexploitation :
Achats de matires premires Fabrication des produits finis Ventes des produits finis

Stock

Stock

II. Le processus achats

Documents Activits Logiciels Gestion commerciale

Dbut du processus
Expression du besoin

Passation de la commande Rception des marchandises et de la facture

vnements particuliers: - retours - remises Paiement

Demande d'achat : - contrles - analyses - acceptation Bon de commande Choix du fournisseur (BC) Suivi des stocks Bon de rception (BR) Contrles Mise jour des stocks Facture de doit Rapprochement BC/BR Enregistrement comptable Contrles Facture d'avoir Enregistrement comptable Pices de caisse Chques Cartes Effets de commerce Contrles Suivi des chances Enregistrement comptable Justification des comptes Apurement du compte fournisseur Archivage des doc.

Base de donnes : - fournisseurs - stocks

Gestion commerciale Gestion commerciale Comptabilit

Journal des achats

Comptabilit
Journal des achats

Comptabilit Journaux de trsorerie Comptabilit

Fin du processus

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I. Choisir un fournisseur
La recherche de nouveaux fournisseurs peut seffectuer : sur Minitel, Internet ou les pages jaunes de lannuaire (voir annexe) ; lors des foires, salons, expositions ; dans des fichiers des chambres de commerce et dindustrie dans des revues ou annuaires professionnels.

Le choix des fournisseurs seffectue en fonction de critres : le prix unitaire : il est important quand un budget doit tre respect ; la qualit : elle doit tre en accord avec les desiderata de lentreprise ; le minimum de commande ; le dlai de livraison et la ponctualit des livraisons : ils sont souvent essentiels selon lurgence de la demande ; les frais de transport ; les conditions de paiement : les dlais de paiement peuvent tre dterminants quand un problme de trsorerie risque de se poser ; les modes de rglements ; les remises ; les ristournes de fin danne ; le service aprs-vente : il reprsente un cot supplmentaire quand la garantie est passe. la prennit des activits du fournisseur.

Des informations sur des entreprises peuvent tre collectes auprs :

Organisme INFOGREFFE Informations Bilans et chiffres-cls, procdures judiciaires Chiffres-cls, procdures collectives, endettement Bilans, procdures judiciaires Bilans
www.intergreffe.fr

Site internet

Minitel 3614 infogreffe

INTERGREFFE

GREFTEL INPI

www.greftel.fr www.inpi.fr

3615 Les bilans 3617 Euridile 3617 Joeleco

BALO

Informations financires sur les socits cotes en bourse Bilans, comparaisons sectorielles, noms des dirigeants Indicateurs conjoncturels, dfaillances d'entreprises, indices de solvabilit
www.verif.com

VERIF

3617 Verif

SCRL

www.scrl.com

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2. Bon de commande
Le bon de commande nest pas un document contractuel, il ne donne pas lieu un enregistrement comptable. Mentions principales : lidentification du fournisseur la date et le numro du document les rfrences prcises des biens ou des services livrer le mode de rglement le transport le conditionnement

3. Le bon de rception (ou bon dentre)

Le bon de rception doit tre compar au bon de commande. Il permet la gestion des stocks.

4. La facture
La facture est un crit tabli par un commerant pour constater les conditions dachat et de vente des produits, denres et marchandises et des services rendus. La facture doit tre demande par lacqureur. Le vendeur est tenu de la dlivrer ds la ralisation de la vente ou de la prestation de service.

La facture lectronique : il sagit dune dmatrialisation des documents crits permettant leur transmission rapide. Les mentions obligatoires doivent tre respecter. Depuis la loi 2000-230 du 13 mars 2000, lcrit lectronique est admis comme preuve deux conditions : - lidentification de celui dont il mane doit tre possible et vrifiable ; - lcrit sous forme lectronique doit tre tabli et conserv dans les conditions de nature garantir son intgrit .

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Les mentions obligatoires dune facture : le nom ou raison sociale et ladresse de lentreprise mettrice (le vendeur) ; les numros dimmatriculation (SIREN avec la mention RCS suivie du nom de la ville o est enregistre lentreprise + numro didentification TVA) ; sil sagit dune socit : la forme juridique, le capital social ; pour les entreprises adhrant un centre de gestion agre (CGA) : numro dimmatriculation ; le nom ou raison sociale et ladresse de lentreprise rceptrice (lacheteur) ; la rfrence (numro) et la date de la facture ; la dsignation prcise des biens ou des prestations de services ; le prix unitaire HT, avant toute imputation de rduction de prix ; les quantits factures ; le prix HT, le taux de TVA, le montant global de la TVA, par produit ou par service ; le net payer ; la date de rglement et les conditions descompte. Les conditions et modalits de calcul des pnalits applicables en cas de paiement une date postrieure celle prvue.

Pour une mise jour de ces donnes : http://www.finances.gouv.fr/cgi-bin/frame-search.cgi?search=facture http://www.apce.com/dossiers/ddoef98.html

Le contrle interne dune facture : elle doit tre compare au bon de commande et au bon de rception. elle doit tre classe aprs attribution dun numro interne indiquant quil sagit dune facture dachat. Une fois contrle, une mention bon payer doit tre porte sur loriginal et DUPLICATA sur les autres exemplaires.

Fiche technique : Contrler une facture dachat

5. Larchivage des documents (www.france-revision.fr/archives.htm) Les pices justificatives sont classes dans un ordre dfini dans la documentation dcrivant les procdures et lorganisation comptable PCG 99
Article 420-3 al. 3.

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 Les recherches portant sur le suivi des comptes doivent tre possibles et excutables par toute personne habilite, mme trangre au service concern. Tout document est identifi par un numro pour permettre son classement : - classement chronologique pour les services comptables (bons de commande ; bon de rception, facture) ; - classement alphabtique ou alphanumrique pour les services commerciaux (dossiers-fournisseurs). Il faut veiller ce que les rfrences indiques dans le libell de lcriture comptable figurent sur tous les documents classs. Les originaux et les copies des factures doivent tre remis en liasses par ordre de date. Les documents comptables doivent tre conservs 10 ans compter de la clture de lexercice comptable pices justificatives, journaux, comptes annuels). Les dclarations de TVA doivent tre conserves 3 ans partir de la fin de lanne civile suivant celle au cours de laquelle la taxe est devenue exigible. Les documents commerciaux (dossiers fournisseurs, correspondance) doivent tre conservs 10 ans. clients et la

Les pices justificatives sont archives sur un support permettant une conservation fidle et durable (listing, support papier, photocopies). Les supports magntiques et microfilms ne constituent qun commencement de preuve.

III. Les dachat

1. Les majorations de prix

lments

dune

facture

Elles sont constitues par des services annexes rendus par le fournisseur, de manire Interne (par son personnel) ou externe (par un prestataire de services : assurance,Commission ...). Les frais de douane sont ajouts au prix dachat HT dans le compte dachat concern. Ils ne sont donc pas isols dans un compte particulier.

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 Les frais de port les frais dassurance et les frais de commissions supports par lacheteur. Ces frais peuvent senregistrer : * soit dans les comptes de charge par nature (systme de base) : 6241 Transports sur achats ; 6163 Assurance-transport ; 622 Rmunrations dintermdiaires et honoraires. * soit directement dans les comptes dachat concerns (systme de base) * soit dans le compte : 608 Frais accessoires dachat (systme dvelopp).

sont

Fiche technique : Lenregistrement des frais accessoires sur oprations

dachat
Les emballages consigns qui ont vocation tre restitus au vendeur. La consignation seffectue hors TVA. Mais, en principe, le prix est considr TTC en cas de vente ultrieure des emballages.

Fiche technique : Les emballages

2. Les rductions de prix
A caractre commercial : la remise provient du volume important de la commande ou des qualits de lacheteur (client) ; le rabais a pour origine un dfaut de qualit ou un retard de livraison ; la ristourne est motive par limportance des achats effectus par le mme client pendant une priode dtermine.

Si les RRR figurent sur la facture de doit, elles ne senregistrent pas dans un compte particulier, on enregistre dans le compte dachat le net commercial. Lorsquune remise ou un rabais est accord alors que la facture est dj mise, 2 solutions soffrent lentreprise : - tablissement dune nouvelle facture de doit annulant et remplaant la facture initiale ; - tablissement dun avoir constatant la rduction consentie. Sonia Quignon Acadmie de Clermont-ferrand 7

 A caractre financier : lescompte est accord lorsque la date de rglement est antrieure celle fixe dans les conditions gnrales de vente. Le net commercial lescompte = net financier. Lescompte senregistre chez le client dans le compte 765 Escomptes obtenus.
Brut HT - RRR Net commercial - Escompte Net financier + TVA Net payer TTC

Enregistrement dans le compte dachat concern

Fiche technique : Lescompte

3. Les avances et acomptes verss sur une commande de biens
Les avances sont verses avant toute excution de la commande. Les acomptes sont verss en cours dexcution de la commande et sur justification de son degr davancement. La TVA nest pas exigible sur les sommes verses puisque le bien nest pas livr. Chez le client, on utilise le compte 4091 Fournisseurs Avances et acomptes verss sur commandes, lors du versement. Les arrhes : chaque contractant a le droit de se ddire : - le client abandonne les arrhes verss titre de dommages et intrts ; - le fournisseur restitue les arrhes au double.

Fiche technique : Les avances et acomptes sur commandes de biens

IV. La facture davoir

Elle est tablie par le fournisseur pour modifier, annuler partiellement ou totalement une facture de doit. Elle indique le montant DEDUIRE ou REMBOURSER sur la prochaine facture. Elle est tablie pour les motifs suivants : retour du bien ; Sonia Quignon

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rduction commerciale supplmentaire accorde au client non calcule sur la facture de doit ; escompte hors facture ; retour demballages consigns ; rectification dune erreur commise sur la facture de doit (erreur de prix, oubli).
Retour de marchandises L'avoir doit reprendre les conditions appliques sur la facture de doit correspondant L'avoir rduit : * le m ontant du net com ercial m com ptes 60 ou 70 * la TVA dductible ou collecte com ptes 44566 ou 44571 * l'escom pte com ptes 765 ou 665 * la dette ou la crance com ptes 401 ou 411 Rductions commerciales hors facture L'avoir com porte le m ontant de la rduction accorde HT et le calcul de la TVA sur cette rduction * Les rductions hors facture s'enregistrent en 709 ou 609 (9 en troisim position, donc e inversion du sens de fonctionnem ent norm de la al classe). * L'avoir rduit la crance ou la dette (411 ou 401). * L'avoir rduit la TVA (44571 ou 44566).

Pour des rductions concernant des achats d'autres charges, les com ptes sont : 619 RRR obtenus / services extrieurs
Escompte hors facture L'avoir m entionne le m ontant de l'escom pte HT et le calcul de la TVA sur cet escom pte.

OU 629 RRR

obtenus / autres services extrieurs.

Les rductions financires doivent tre considres com e une m charge (chez le frs) ou un produit (chez le clt) financier. Il faut rduire la crance ou la dette (411 ou 401), la TVA collecte ou dductible (44571 ou 44566). Retour des emballages consigns Le fournisseur s'est engag reprendre les em ballages sous certaines conditions (retour dans les dlais, pas de dtriorations...). Il doit donc annuler la dette conditionnelle vis-vis de son client. Inversem ent, il faut que le client annule la crance sur son fournisseur. Il fait annuler les consignations qui taient portes dans les com ptes 4096 Frs, crances sur em ballages rendre (chez le clt) et 4196 Clts, dettes sur em ballages consigns (chez le frs).

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Fiche technique : Les factures davoir

V. Les achats de biens provenant de ltranger, Dans lUnion Europenne

Ces achats constituent des acquisitions intracommunautaires . Ces acquisitions relvent dun rgime particulier en matire de TVA, condition : que la livraison soit effectue titre onreux ; que le vendeur et lacqureur soient assujettis la TVA ; ils disposent dun n de TVA intracommunautaire. le fait gnrateur de la TVA est la livraison du bien ; la TVA est exigible le 15 du mois suivant ; si la facture parvient aprs cette date, il faut enregistrer la TVA intracommunautaire le 15, et la facture la date de sa rception. pour enregistrer la TVA, lentreprise utilise deux comptes de TVA car elle collecte et dduit la TVA : au dbit 445662 Etat, TVA dductible / ABS (intracommunautaire) au crdit 4452 Etat, TVA due intracommunautaire. Daprs le CNC, il est recommand dutiliser le chiffre 2 en cinquime position pour codifier les comptes dachats et fournisseurs. Si la facture est libelle en monnaie trangre (en devises), elle doit tre convertie en euros (taux de leuro publi au Journal Officiel lavant-dernier mercredi du mois prcdent).

Fiche technique : Les acquisitions de biens dans lUnion Europenne

VI. Les achats de biens provenant de ltranger, Hors Union Europenne

Ces achats constituent des importations ou acquisitions extracommunautaires . Ces acquisitions sont soumises la TVA qui est perue par le service des douanes et paye par le transitaire qui la factura limportateur en mme temps que ses honoraires. La TVA est calcule sur le cot dachat y compris les frais de douane ventuels. Sonia Quignon Acadmie de Clermont-ferrand 10

Fiche technique : Les acquisitions de biens hors Union Europenne

Si la facture est libelle en monnaie trangre (en devises), elle doit tre convertie en euros pour tre comptabilise.

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