L'EVOLUTION DES METIERS DU SECRETARIAT

Compte-rendu Visioconfrence
Date : 20 septembre 2001 Lieu : Gildo Pastor Center Monaco Sites prsents : Grenoble (C.A. Dir, organisateur), Nice (Synapse), Bordeaux, Toulouse, Kourou Animateur : Olivier LIAROUTZOS Sociologue, chercheur au CEREQ (Centre d'tudes et de recherches sur les mtiers et qualifications) Auteur d'un rapport rdig pour la Dlgation l'emploi et la formation Professionnelle Ouvrage consulter : De la secrtaire lassistante Lvolution dune profession La Documentation franaise, collection Prospective Formation Emploi http://www.ladocfrancaise.gouv.fr

Ltat des lieux

Trs peu de travaux de recherche ont t raliss sur la profession, alors que les effectifs s'lvent 1 million de secrtaires en France. La population est trs htrogne selon les secteurs d'activits et exclusivement fminine. Il est trs difficile de mesurer la cration de valeur ajoute d'une secrtaire, d'valuer la profession en termes de productivit. Il s'agit d'une profession en constante volution qui se trouve aujourd'hui immerge dans les technologies de l'information et de la communication.
Lhistorique

Le scribe tait l'anctre de la secrtaire. De l'Antiquit jusqu' l'avnement de la machine a crire, la profession se trouve structure sur une ambivalence : un prjug de "domesticit", alli un rle de conseil sans participation la prise de dcision. En 1888, l'invention de la machine crire, couple la stnographie, conduit la mcanisation des tches de secrtariat et la taylorisation de l'activit (cration de pools).

La profession commence alors se fminiser. Le dveloppement de l'informatique dsenclave le secrtariat et ouvre la profession sur les autres spcialits de l'entreprise. Dans les annes 80, les effectifs passent de 527 000 832 000 secrtaires. Ils se maintiennent aux alentours de 850 000 emplois dans les annes 90. Au dbut des annes 2000, une priode de rgulation apparat, avec une diminution des postes dans les mtiers les moins qualifis.

Les emplois Les secrtaires (catgories employes) reprsentent 80 % de l'emploi total, les secrtaires de direction 20 % (catgories des agents de matrise, professions intermdiaires). Les trois quarts des secrtaires travaillent dans les services. Les PME arrivent en tte pour l'emploi des secrtaires : la moiti des postes se trouvent dans les entreprises de moins de 50 personnes, le tiers dans les tablissements de moins de 10 salaris. 26 % des secrtaires assistantes travaillent temps partiel (17 % pour les secrtaires de direction). On assiste un vieillissement rcent de la population. Les secrtaires ges de plus de 45 ans ont progress de 12 % en 8 ans. En 1999, le salaire mdian tait de 1 156 euros nets (7 583 F) pour les secrtaires et de 1 550 euros (10 170 F) pour les secrtaires de direction.
La formation

Le niveau de formation tend s'lever : Niveau III (BTS et plus) 18 % des secrtaires 37 % parmi les emplois les plus rcents Niveau IV (bac) 82 % des secrtaires 38 % pour les emplois rcents Niveau V (BEP, CAP) 44 % des secrtaires 14 % pour les emplois rcents. Lvolution de la profession Une double transformation s'opre, sur les plans technologique et organisationnel. La premire phase est la consquence du dveloppement des NTIC (Nouvelles technologies dinformation et de communication). La saisie informatique des donnes dans l'entreprise est effectue par toutes les catgories de personnels et les cadres se "partagent" une mme secrtaire. La capacit jouer de la complmentarit des logiciels (traitement de textes, PAO, tableur, SGBDR) et communiquer distance, grce au fonctionnement en rseaux, permettent l'largissement du champ d'activits des secrtaires-assistantes.

La deuxime phase correspond au dveloppement de l'informatique nomade. Les "collecticiels" offrent la possibilit de travailler plusieurs sur un mme document distance. La reconnaissance vocale et les systmes de gestion lectronique des documents (GED) permettent la personnalisation des changes. Avec la diminution des lignes hirarchiques, les tches de gestion, de planification, d'organisation en projets sont transfres vers le secrtariat.

Les trois mtiers du secrtariat La secrtaire polyvalente met les interlocuteurs internes et externes en relation grce une logistique de communication. L'assistante de direction travaille pour plusieurs collaborateurs (cadres). L'assistante spcialise gre de faon autonome des dossiers spcialiss (profil qui devrait se dvelopper).
Les perspectives d'volution

Le secrtariat est une profession dote d'une forte capacit d'adaptation. Il existe un risque de dichotomie entre une population vieillissante peu qualifie (donc peu mobile) et la population jeune et diplme qui arrive sur le march de lemploi. Dans les grandes entreprises, le recrutement s'effectue surtout au niveau BTS ; dans les PME, la norme de recrutement est le baccalaurat. La profession est affecte par un dficit de reconnaissance qui se traduit au niveau ses salaires par exemple. La question de la spcialisation se pose au moment du recrutement. Faut-il embaucher une secrtaire polyvalente ou une secrtaire spcialise ?
Propositions

La profession possde de nombreux atouts : proximit avec toutes les corporations de lentreprise ; traitement de tous types dinformations, des plus courantes aux plus stratgiques ; position de veille permanente vis--vis des interlocuteurs externes ; adaptation aux technologies de linformation et de la communication ; alternance entre la polyvalence, la transversalit et la spcialisation ; capacit organisationnelle au quotidien ; Place pertinente dans la chane damlioration de la qualit. Pour optimiser la profession, des propositions peuvent tre avances : amliorer la lisibilit de la profession, montrer la complexit du travail ralis ;

 dvelopper les formations qualifiantes, mais pas au coup par coup ; rclamer des formations qui prennent le mtier dans sa globalit ; rehausser lhorizon de la formation des secrtaires au-del du BTS (ex : dans limport-export) et crer des licences professionnelles ; une personne sur deux se spcialise dans le mtier aprs une formation gnrale (ex : licence) ; uvrer une meilleure prise en compte du mtier dans les conventions collectives ; chercher dynamiser la mobilit professionnelle.