UNIVERSITATEA GEORGE BACOVIA BACAU FACULTATEA DE MANAGEMENT SPECIALIZAREA ADMINISTRATIE PUBLICA

INVATAMANT LA DISTANTA

CURS

BAZE DE DATE

AUTOR: Lect.univ.drd. LUCIAN OCNEANU

BACAU 2007

CUPRINS:

CAPITOLUL 1 BAZE DE DATE SI SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ......6 1.1. Concepte utilizate in studiul bazelor de date si al sistemelor de gestiune a bazelor de date ......................................................................................................................................................6 1.2. Modele conceptuale de structurare si organizare a datelor in baze de date.......................12 1.3. Sisteme de gestiune a bazelor de date................................................................................13 1.4. Protectia si securitatea bazelor de date..............................................................................17 CAPITOLUL 2 LIMBAJE DE INTEROGARE A BAZELOR DE DATE SQL (Structured Query Language)...........................................................................................................................18 CAPITOLUL 3 MICROSOFT ACCESS.....................................................................................22 3.1. Primele operaiuni cu programul Microsoft Access..........................................................23 3.2. Tabele..................................................................................................................................27 3.2.1. Operaii principale.......................................................................................................27 3.2.2. Stabilirea cheilor unui tabel........................................................................................36 3.2.3. Structura unui tabel.....................................................................................................38 3.2.4. Relaii intre tabele.......................................................................................................40 3.3. Formulare............................................................................................................................44 3.4. Modalitati de regsire a informaiilor................................................................................51 3.4.1. Cutarea datelor...........................................................................................................51 3.4.2. Filtrarea datelor...........................................................................................................52 3.4.3. Interogri.....................................................................................................................53 3.4.4. Sortarea articolelor......................................................................................................57 3.5. Rapoarte..............................................................................................................................58 3.6. Pregtirea rezultatelor.........................................................................................................67

CAPITOLUL 1 BAZE DE DATE SI SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE

1.1. Concepte utilizate in studiul bazelor de date si al sistemelor de gestiune a bazelor de date
Bazele de date au aparut din necesitatea gestiunii unui volum mare de date, problema specifica organizatiilor actuale. Organizarea informatiilor se poate realiza prin mai multe modalitati: Metoda prelucrarii prin fisiere independente Baze de date Banci de date Depozite de date

A. Sistemul bazat pe fisiere reprezinta sistemul anterior bazelor de date. Modul de lucru bazat pe fisiere independente prezinta o serie de neajunsuri care limiteaza eficienta si eficacitatea aplicatiilor utilizator. Specific metodei prelucrarii prin fisiere este faptul ca fiecare data este descrisa in toate fisierele in care apare, iar fiecare fisier trebuie descris in toate programele in care este utilizat. Nu exista nici o posibilitate de a stabili in mod explicit o relatie intre doua fisiere de date. Dezavantajele organizarii datelor in fisiere pot fi sintetizate astfel: Redundanta si inconsistenta datelor, datorita prezentei aceleasi date in mai multe fisiere independete. Aceleasi date sunt inregistrate si stocate in mai multe fisiere, ceea ce reclama programe distincte pentru actualizarea fiecarui fisier. In plus, duplicarea datelor conduce la un consum mare de memorie si incoerenta la trecerea datelor stocate dintr-un fisier in altul. Aceasta duce la alterarea integritatii datelor, gestionarea complexa si actualizarea greoaie a acestora, precum si la o monopolizare inutila a spatiului de memorie. Complexitatea actualizarilor (adaugarea, stergerea sau modificarea datelor) Dificultatea obtinerii de informatii neplanificate chiar si pentru o simpla interogare fiind necesara scrierea unui program. Dispersia datelor in diverse fisiere independente complica accesul utilizatorilor la informatiile cerute ad-hoc, 6

necesitand crearea de programe particulare pentru extragerea datelor solocitate. In lipsa acestor programe, pentru obtinerea informatiilor dorite utilizatorul procedeaza la extragerea manuala. Costul ridicat de exploatare ca urmare al dublarii datelor. Exploatarea fisierelor independente presupune un cost ridicat, atat in ceea ce priveste resurssele informatice, cat si cele legate de personalul utilizat. Separarea si izolarea datelor atunci cand datele sunt izolate in fisiere separate, programatorul de aplicatii trebuie sa se asigure ca sunt extrase datele corecte, fiind astfel necesara sincronizarea prelucrarii datelor din fisiere diferite, aceasta operatiune fiind dificila cand sunt solicitate date din mai multe de doua fisiere. Formate de fisiere incomparabile ceea ce face dificila prelucrarea lor simultana. Deoarece structura fisierelor este incorporata in programe de aplicatii, ea este dependenta de limbajul de programare in care sunt scrise acestea. Dependenta datelor fata de programele de aplicatii. Organizarea fisierelor, adresa lor fizica in memorie si programele de aplicatii folosite pentru accesarea fisierelor sunt interdependente. Astfel, schimbarile legate de dispunerea pe suportul de memorie, de structura datelor si modificarea inregistrarilor unui fisier presupun modificari in toate programele in care este referit fisierul respectiv. Intretinerea acestor programe este dificila putand genera incoerente in fisiere de date. Incoerenta si lipsa de integritate sunt extrem de dificil de corectat deoarece nu exista un dictionar central pentru urmarirea definirii datelor. B. Baze de date. Principiul fundamental al bazelor de date il constituie unicitatea informatiilor, adica orice informatie este inregistrata o singura data si poate fi utilizata ori de cate ori este nevoie, de catre diferiti utilizatori si in diferite momente. Baza de date reprezinta un ansamblu integrat de inregistrari sau de fisiere reunite si structurate in mod logic. In felul acesta datele stocate anterior in fisiere independente sunt concentrate intr-un fond comun de inregistrari cu posibilitatea utilizarii lor in numeroase aplicatii. Baza de date este o colectie partajata de date intre care exista relatii logice si o descriere a acestor date, proiectata pentru a satisface necesitatile informationale ale unei organizatii. Ea reprezinta un depozit de date unic care este definit o singura data si este utilizat simultan de catre mai multe departamente si utilizatori. In loc sa mai existe fisiere separate cu date redundante, toate datele sunt integrate, cu o dublare minima.

Atunci cand se analizeaza necesitatile informationale ale unei organizatii se urmareste identificarea entitatilor, a atributelor si a relatiilor dintre entitati. De aceea, abordarea bazelor de date presupune si tratarea urmatoarelor elemente: entitate, atribut si valoare. Prin entitate se intelege un obiect concret sau abstract reprezentat prin proprietatile sau insusirile sale. Orice proprietate poate fi exprimata printr-o pereche atribut-valoare sau caracteristica-realizare. O entitate este identificata printr-un nume si cuprinde, in general, mai multe valori sau realizari. Atributul are rolul de a descrie insusirile sau proprietatile obiectului, stabilind natura valorilor pe care le poate lua. Valoarea reprezinta marimea ce se atribuie fiecarei caracteristici din cadrul unei entitati. Relatia reprezinta o asociatie intre mai multe entitati. O baza de date trebuie sa satisfaca cinci conditii esentiale: o buna prezentare a realitatii inconjuratoare, adica baza de date trebuie sa ofere intotdeauna o imagine fidela a realitatii prin informatii fiabile si actualizate; o non-redundanta a informatiei, informatia continuta in baza de date trebuind sa fie unica din punct de vedere semantic si fizic; o independenta a datelor fata de prelucrari, datele constituie imaginea fidela a lumii reale, programele de aplicatii trebuind sa fie concepute cu aceasta structura a datelor; securitatea si confidentialitatea datelor, securitatea datelor trebuie asigurata prin proceduri fizice, iar confidentialitatea prin proceduri care sa impiedice accesul utilizatorilor neautorizati; performante in exploatare, orice cerere de prelucrare trebuind sa fie satisfacuta intrun timp convenabil utilizatorului, ceea ce presupune folosirea unor tehnici de optimizare pentru reducerea timpului de prelucrare. Accesul utilizatorilor la informatiile despre structura unei baze de date se realizeaza prin intermediul dictionarului de date. Un dictionar de date este un depozit de informatii care descriu datele din baza de date. El contine meta-date sau date despre date. De obicei, dictionarul de date contina date cu privire la: denumirile, tipurile si dimensiunile articolelor de date; denumirea relatiilor; constrangerile de integritate asupra datelor; numele utilizatorilor autorizati care au acces la date; scheme externe, conceptuale si interne si transpunerile dintre ele; 8

statistica utilizarii, cum ar fi frecventa tranzactiilor si contorizarea numarului de accesari ale obiectelor din baza de date.

Un dictionar de date indeplineste urmatoarele functii: definirea si gestionarea datelor elementare ale intreprinderii; definirea si gestionarea ansamblurilor de date; definirea si gestionarea relatiilor, de dependenta sau ierarhice dintre date; descrierea din trei puncte de vedere a utilizarii datelor: administrativ: care sunt posturile de lucru ce vor apela datele si care va fi utilizarea acestor date? logic: care sunt fisierele sau bazele de date in care intra elementele descrise? organic: in care unitati de prelucrare vor fi utilizate elementele descrise? Bazele de date sunt concepute pentru a prelucra un volum mare de informatii. Gestiunea acestora impune nu numai o structurare riguroasa a datelor, dar si o rationalizare a procedurilor de acces si prelucrare. Pentru a putea fi exploatata de catre utilizatori o baza de date trebuie sa aiba asociat un set de programe, numit generic sistem de gestiune a bazelor de date, care sa permita exploatarea rationala a datelor continute. Obiectivul esential al unui sistem de gestiune a bazelor de date este, deci, furnizarea unui mediu eficient, adaptat utilizatorilor care doresc sa consulte sau sa actualizeze informatiile continute in baza de date. Sistemul de gestiune a bazelor de date reprezinta un ansamblu coordonat de programe care permite descrierea, memorarea, manipularea, interogarea si tratarea datelor continute intr-o baza de date. El trebuie, de asemenea, sa asigure securitatea si confidentialitatea datelor intr-un mediu multi-utilizator. C. Banci de date. In acceptiune larga, banca de date reprezinta un set de informatii gestionate si accesate prin intermediul unor programe speciale. Informatiile, in ansamblul lor reprezinta ceea ce este consacrat sub numele de baza de date, iar programele speciale constituie sistemul de gestiune a bazei de date. Banca de date reprezinta un sistem de colectii de date aflate in interdependenta, impreuna cu descrierea datelor si a relatiilor dintre ele si cu sistemul de programe pentru gestiunea datelor care asigura independenta programelor aplicative fata de modul de structurare a datelor, o redundanta minima si controlata in memorarea lor, precum si un timp minim de raspuns la solicitarile utilizatorilor.

Ea reprezinta un ansamblu de informatii organizate, inregistrate pe suporturi magnetice sau optice care pot fi consultate local sau la distanta prin intermediul calculatoarelor si al retelelor de comunicatie. Deoarece permit accesul unui mare numar de utilizatori la datele stocate, bancile de date sunt considerate sisteme de documentare. D. Depozite de date reprezinta o alta directie de dezvoltare si evolutie a bazelor de date. El desemneaza o baza de date special conceputa pentru analiza datelor si suportul deciziilor, prin consolidarea tuturor datelor intreprinderii. Deosebirile fata de o baza de date sunt urmatoarele: scopul pe care il au datele stocate acestea nu sunt utilizate in scop operational, ci pentru sarcini analitice, de la identificarea unui nou segment de piata pana la brainstorming; daca o baza de date este utilizata pentru prelucrarea tranzactiilor on-line, depozitele de date se bazeaza pe prelucrarea analitica on-line, o noua aplicatie strategica; daca o baza de date inregistreaza si raporteaza ce s-a intamplat, un depozit de date arata si de ce. Depozitul de date este caracterizat de 4 elemente determinante: datele stocate privesc o functiune sau un proces din intreprindere (sunt orientate pe subiect); datele sunt integrate si redefinite pentru a putea fi exploatate; informatiile sunt conservate mai multi ani, acesta reprezentand un atu al depozitelor de date (se asigura continuitatea si comparabilitatea); datele nu pot fi modificate sau sterse.

Proiectarea bazelor de date Realizarea unei baze de date presupune parcurgerea urmatoarelor etape: analiza sistemului pentru care se realizeaza baza de date, precum si a cerintelor informationale asociate; proiectarea structurii bazei de date (schema conceptuala interna si externa); incarcarea datelor in baza de date; exploatarea si intretinerea bazei de date.

Activitatile desfasurate in etapa de proiectare depind in mare masura de specificul activitatii pentru care se doreste realizarea unei baze de date, dar exista si o serie de elemente cu caracter general.

10

In literatura de specialitate se intalneste si conceptia potrivit careia proiectarea unei baze de date este un proces in 2 pasi: etapa proiectarii conceptuale (independenta de SGBD) consta in analiza sistemului; etapa proiectarii fizice (in functie de un anumit SGBD) grupeaza activitatile de proiectare a structurii, incarcare, exploatare si intretinerea bazei de date. 1.Analiza sistemului si a cerintelor informationale Activitatea de analiza cuprinde urmatoarele laturi importante: analiza componentelor sistemului si a legaturilor dintre acestea rezultand modelul structural sau static al sistemului; analiza starilor sistemului si a tranzactiilor posibile intre aceste stari rezultand modelul dinamic al sistemului; analiza cerintelor informationale, respectiv a transformarilor de date din cadrul sistemului prin care sunt satisfacute necesitatile de informare ale organismului studiat rezultand modelul functional al sistemului; integrarea celor trei modele in scopul completarii si corelarii lor.

2.Proiectarea structurii bazei de date In urma analizei sistemului, se obtin modele semantice sau conceptuale, care sunt independente de instrumentul care le va pune in aplicare. Proiectarea structurii bazei de date implica urmatoarele activitati: alegerea SGBD-ul utilizat pentru implementarea si exploatarea bazei de date; proiectarea schemei conceptuale; proiectarea schemei externe bazei de date; proiectarea schemei interne (de memorare) a bazei de date.

11

1.2. Modele conceptuale de structurare si organizare a datelor in baze de date

In vederea descrierii structurii datelor unei baze de date si a relatiilor dintre acestea sunt folosite procedee formale, concretizate in modele conceptuale. Acestea se particularizeaza prin teminologia utilizata si prin relatiile dintre date.

TIPURI DE RELATII SI STRUCTURI DE REPREZENTARE A RELATIILOR Entitatile unui sistem informational sunt rareori izolate unele de altele, ele antrenand legaturi sau relatii. Intre datele diverselor tipuri de entitati pot exista doua categorii de relatii: binare si n-are. Relatiile binare presupun existenta unui domeniu, a unui codomeniu si a unei corespondente intre entitatile acestora. In practica bazelor de date se utilizeaza patru tipuri de relatii binare: relatie 1 1 in care unei realizari din domeniu ii corespunde o realizare si numai una din codomeniu; relatie 1 n in care unei realizari din domeniu ii corespunde mai multe realizari din codomeniu; relatie n 1 in care mai multe inregistrari din domeniu corespund unei realizari din codomeniu; relatie n m in care unei realizari din domeniu ii corespund mai multe realizari din codomeniu, iar unei realizari din codomeniu ii corespund mai multe realizari din domeniu. Relatiile n-are prespun existenta unei interdependente logice intre realizarile mai multor entitati. Mecanismul de selectie si de identificare a componentelor unei baze de date presupune existenta unei structuri de date. O structura de date reprezinta o colectie de date intre care s-au stabilit anumite relatii. Structurile de date care au aceeasi organizare si sunt supuse prelucrarilor cu un grup de operatori de baza cu o semantica predefinita formeaza un anumit tip de structura.

MODELE DE DATE SI MODELARE CONCEPTUALA 12

Un model reprezinta o colectie integrata de concepte care permite stabilirea reprezentarii modului de percepere a lumii inconjuratoare. Un model de date este un ansamblu de instrumente conceptuale care permit descrierea datelor, a relatiilor dintre ele, a semanticii lor, ca si a restrictiilor la care sunt supuse acestea. El trebuie sa asigure conceptele de baza si notatiile care vor permite proiectantilor de baze de date si utilizatorilor finali sa comunice cunostintele lor privind datele organizatiei. Modelele de date se pot clasifica in trei categorii principale: modele orinetate pe obiecte, modele orientate pe inregistrari si modele de date fizice. Modelele orientate pe obiecte se caracterizeaza prin flexibilitate si explicitate in reprezentarea structurilor de date si a restrictiilor pe care trebuie sa le respecte acestea. Aceste modele utilizeaza concepte cum ar fi: entitati, atribute si relatii. O entitate este un obiect concret sau abstract (persoana, loc, concept, eveniment) reprezentat prin proprietatile sau insusirile sale. Atributul este o proprietate care descrie un anumit aspect al obiectului, iar relatia reprezinta o asociere intre entitati. Cele mai cunoscute modele bazate pe obiecte sunt: modelul entitati asociatii, modelul semnatic, modelul functional si modelul orientat pe obiecte. Modele orientate pe inregistrare sunt utilizate pentru reprezentarea atat a structurii logice a bazei de date, cat si a continutului acesteia. Un dezavantaj principal este absenta instrumentelor prin care sa se specifice explicit restrictiile asupra datelor. Cele mai utilizate sunt: modelul relational, modelul ierarhic si modelul retea.

1.3. Sisteme de gestiune a bazelor de date

13

SGBD-urile reprezinta un software complex care realizeaza/asigura independenta, relatiile logice intre date si o redundanta minima a acestora. El trebuie sa permita dezvoltarea rapida si la un cost avantajos a programelor de aplicatii pentru exploatarea datelor dintr-o structura complexa, precum si accesul rapid la date si asigurarea securitatii lor. Teoria si practica SGBD-urilor ofera diferite arhitecturi diferentiate in functie de componentelor, limbajele utilizate si posibilitatile de prelucrare a datelor, existand totusi preocupari de standardizare a acestora. In arhitectura unui SGBD intra in general cel putin cinci clase de module: programe de gestiune a bazei de date; limbajul de definire/descriere a datelor; limbajul de manipulare a datelor; utilitare de intretinere a bazei de date; componente de control a programelor de aplicatii.

Programele de gestiune a bazei de date realizeaza accesul fizic la date ca urmare a unei comenzi primite printr-un program de aplicatii sau interactiv. Limbajul de descriere a datelor permite descrierea naturii datelor si a legaturilor lor logice, fie la nivel global, fie la nivelul specific fiecarei aplicatii. Limbajul de manipulare a datelor permite gestionarea si actualizarea datelor dintr-o baza: scrierea unor date noi, modificarea valorii unor date, stergerea unor date eronate sau perimate. Utilitarele de intretinere a bazei de date variaza de la un sistem la altul si depind de complexitatea SGBD ului. Ele permit gestionarea de catre un operator a bazei de date, efectuand operatii de genul: crearea versiunii initiale a bazei de date si incarcarea acesteia, folosindu-se fie o copie creata anterior, fie date neorganizate; crearea si actualizarea jurnalelor tranzactiilor realizate asupra bazelor de date. Acest utilitar controleaza fiecare tranzactie. reorganizarea bazei de date pentru recuperarea spatiului vid; reorganizarea structurii fizice si logice dupa tranzactie; restructurarea bazei de date dupa un incident logic sau fizic, cu refacerea starii existente anterior acestuia. diverse statistici ce permit cunoasterea activitatii si utilizarii bazei de date; actualizarea schemei si subschemei fara rescrierea si compilarea lor;

14

detectarea spargatorilor regulilor de integritate definite, fara a fi necesara intrarea in baza de date; realizarea unei copii permanete a bazei de date in scopuri de securitate.

Componentele de control constituie mijloace de prevenire si corectare a anumitor erori ce pot sa apara in conditii multi-utilizator. Succesul SGBD-urilor este asigurat prin realizarea urmatoarelor obiective: asigurarea independentei datelor. Independenta datelor poate fi definita drept imunitatea programelor de aplicatii la schimbarea structurii de memorare si/sau strategiei de acces. Independenta datelor trebuie urmarita atat la nivel fizic, cat si la nivel logic. Independenta fizica asigura modificarea datelor si a tehnicilor fizice de memorare, fara rescrierea programelor de aplicatii. Independenta logica ofera posibilitatea adaugarii de noi articole sau extinderea structurii globale fara a necesita rescrierea programelor asigurarea integritatii datelor prin existenta unor proceduri de validare sau a unor protocoale de control concurent, precum si a unor proceduri de refacere a bazei de date dupa incidente; asigurarea unei redundante minime si controlate a datelor prin definirea unui element de structura, cu o cantitate cat mai mica de date, evitandu-se in acelasi timp ambiguitatea; asigurarea unor facilitati sporite de utilizare a datelor prin: folosirea datelor de catre mai multi utilizatori in diverse aplicatii, accesul simplu si multicriterial al utilizatorilor la date, fara a fi necesara cunoasterea structurii intregii de baze de date; existenta unor limbajelor performante de interogare; asigurare partajarii datelor, adica asigurarea accesului mai multor utilizatori la aceleasi date pe baza unor criterii de prioritate si dezvoltarea unor aplicatii fara a se modifica structura bazei de date; asigurarea securitatii datelor prin definirea unor restrictii de autorizare la accesarea datelor. Functiile sistemelor de gestiune a bazelor de date sunt urmatoarele: 1. stocarea, regasirea si reactualizarea datelor din baza de date pentru a asigurarea acestei functii SGBD trebuie sa ascunda fata utilizator detaliile privind implementarea fizica interna, cum ar fi organizarea fisierelor si structurile de stocare.

15

2. un catalog accesibil atat utilizatorului, cat si SGBD un catalog de sistem este un depozit de informatii care descriu datele din baza de date. 3. asigurarea tranzactiilor o tranzactie consta dintr-o serie de actiuni, realizate de un singur utilizator sau program aplicatie prin care se acceseaza sau se schimba continutul bazei de date. SGBD-ul trebuie sa furnizeze un mechanism prin care se garanteaza ca sunt efectuate toate reactualizarile corespunzatoare unei anumite tranzactii sau nu se efectueaza nici una. 4. servicii de control concurente SGBD ul trebuie sa furnizeze un mechanism care sa garanteze ca baza de date este correct reactualizata atunci cand mai multi utilizatori efectueaza simultan astfel de operatii. SGBD ul trebuie sa permita accesul concurrent la datele partajate a mai multor utilizatori. Accesul concurent este relative usor daca toti utilizatorii citesc datele, neexistand nici o modalitate ca ei sa se interfereze. Totusi, cand doi sau mai multi utilizatori acceseaza in mod simultan baza de date sic el putin unul reactualizeaza date, pot sa apara interferente care conduc la aparitia incoerentelor 5. servicii de reconstituire SGBD ul trebuie sa asigure un mechanism de resconstituire a bazei de date intr-o stare corenta in cazul in care aceasta este deteriorate fie ca urmare a unei caderi a sistemului sau a unei erori software sau hardware care determina oprirea SGBD-ului sau ca urmare a anularii unei tranzactii de catre utilizator inainte ca tranzactia sa fie completa deoarece acesta a detectat o eroare in timpul efectaurii tranzactiei. 6. servicii de autorizare SGBD-ul trebuie sa furnizeze un mechanism care sa garanteze ca numai utilizatorii autorizati pot accesa baza de date. Se asigura astfel securitatea bazei de date, adica protectia acesteia impotriva accesului neautorizat, fie intentionat, fie accidental. 7. support pentru comunicarea datelor SGBD-ul trebuie sa fie integrat unui software de comunicatie. Majoritatea utilizatorilor acceseaza baza de date de la nivelul terminalelor care pot fi conectate direct la calculatorul care contine SGBD-ul sau pot fi situate la distanta si comunica prin retea cu calculatorul care contine SGBD-ul. 8. servicii de integritate integritatea bazei de date se refera la corectitudinea si coerenta datelor stocate. Ea se exprima de regula in termini de constrangere, adica reguli de coerenta pe care baza de date nu are voie sa le incalce.

16

9. servicii utilitare un SGBD trebuie sa ofere o gama variata de programe utilitare care sa permita gestionarea de catre administrator a bazei de date. Ele variaza de la un sistem la altul si depend de complexitatea SGBD-ului. 10. servicii pentru promovarea independentei datelor SGBD-ul trebuie sa include facilitate pentru sustinerea independentei programelor fata de structura reala a bazei de date.

1.4. Protectia si securitatea bazelor de date

Prin protectia bazei de date se intelege un ansamblu de activitati umane si de facilitate oferite de SGBD prin care se urmareste asigurarea integritatii datelor (a corectitudinii datelor memorate in baza de date) si securitatii datelor (restrictionarea accesului la date). Cu cat aria de cuprindere a SGBD-ului este mai vasta, cu atat aceste doua obiective sunt mai importante si mai greu de realizat. Cu privire la integritatea datelor, pot sa apara trei situatii practice: 1. Asigurarea integritatii semantice a datelor obiectivul impune evitarea introducerii de date incorecte sau efectuarea unor prelucrari incorecte. Erorile trebuie sesizate la n interval de timp cat mai scurt dupa aparitia lor. 2. controlul accesului concurrent la date acesta implica evitarea obtinerii de rezultate neverosimile ale prelucrarilor ca urmare a executiei concurente a mai multor prelucrari in regim multiutilizator. 3. salvarea si restaurarea bazei de date in cazul functionarii anormale a sistemului, bazele de date trebuie sa poata fi readuse la starea avuta inainte ca defectiunea sa survina. Securitatea bazei de date se refera la protectia fata de accesul neautorizat la bazele de date. Inainte de definirea unui plan de securitate trebuie sa fie detectate riscurile posibile (de exemplu: alterarea dateor datorita intreruperii de energies au supratensiunii, vizualizarea sau divulgarea neuatorizata a datelor, pregatirea necorespunzatoare a personalului, intrarea ilegala a unui hacker, furtul de programe etc.), sa se evalueze posibilitatea de aparitie a acestora si sa se analizeze consecintele aparitiei lor.

17

Interzicerea accesului neutorizat la date imbraca forma unui set de masuri de protectie umane, hardware si software. Prima si cea mai simpla masura este izolarea fizica a sistemului de calcul de persoanele neautorizate. Accesul la resursele sistemului poate avea loc prin facilitati ca parole, profile utilizator sau matrici ale drepturilor de acces (privilegii, reguli de autorizare). Un alt mecanism este cel al schemelor externe (referite in literatura de specialitate ca si view-uri), reprezentand acea parte a bazei de date care poate fi accesata de unanumit utilizator. De obicei, privilegiile pentru un view sunt precizate independent de cele pentru obiectele pe baza carora este definit. Realizarea de proceduri speciale reprezinta un alt mecanism pentru asigurarea securitatii bazei de date. Aceste proceduri specifica explicit operatiile care trebuie efectuate asupra datelor, utilizatorul neavand acces direct la baza de date gestionata de procedura, ci numai dreptul de executie al acesteia. De asemenea, datele pot fi emorate pe suportul extern in forma criptata, astfel incat citirea lor fara aplicatia proprietara sa fie imposibila. Criptarea reprezinta un proces de codificare a datelor printr-un algoritm special care face ca acestea sa nu poata fi citite de catre un program in absenta cheii de decriptare. Ea presupune folosirea urmatoarelor componente: algoritmul de criptare care realizeaza transformarea datelor din forma initiala in forma criptata; cheia de criptare care reprezinta o valoare de intrare a algoritmului de criptare si este aleasa de utilizator dintr-o multime de chei posibile; algoritmul de decriptare care realizeaza aducerea datelor din forma criptata in forma initiala; cheia de decriptare care reprezinta o valoare de intrare a algoritmului de decriptare.

CAPITOLUL 2 LIMBAJE DE INTEROGARE A BAZELOR DE DATE SQL (Structured Query Language)

18

SQL reprezinta cel mai important limbaj actual in domeniul bazelor de date prin gama comenzilor si optiunilor de care dispune, dar mai ales datorita faptului ca s-a reusit standardizarea lui si portarea pe toate sistemele de gestiune a bazelor de date semnificative. SQL este mai mult decat un instrument de interogare a bazelor de date, deoarece permite, in acelasi timp: definirea datelor consultarea datelor manipularea datelor din baza de date controlul accesului partajarea bazei de date intre mai multi utilizatori ai acesteia mentinerea integritatii bazei de date.

EXEMPLU: Se va construi o baza de date cu numele ROMANIA, care va avea urmatoarele tabele: JUDETE Cod judet Denumire judet Regiune geografica BC Bacau Moldova NT Neamt Moldova CJ Cluj Ardeal CT Constanta Dobrogea Cheia primara a acestui tabel este COD JUDET. Cheia primara este aceea caracteristica a inregistrarii prin care aceasta se identifica in mod unic. LOCALITATI Cod postal Denumire localitate Suprafata Nr. locuitori Cod judet 1001 Piatra Neamt 20 150.000 NT 1002 Bacau 25 210.000 BC 1003 Cluj Napoca 30 350.000 CJ 1004 Constanta 28 320.000 CT Cheia primara a acestui tabel este COD POSTAL. Cheia straina este COD JUDET. POPULATIE CNP Nume Prenume Data nasterii Nr telefon Cod postal 1780220250199 Popescu Ion 20/02/1978 0234894632 1002 2850112250287 Ionescu Elena 12/01/1985 0233786214 1001 1740625228897 Georgescu Vasile 25/06/1974 0234555666 1002 Cheia primara a acestui tabel este CNP. Cheia straina a tabelului este COD POSTAL.

19

CREAREA TABELELOR UTILIZAND SQL 1. Creare tabel JUDETE CREATE TABLE JUDETE (Cod judet(text), Denumire judet (text), Regiune geografica (text)) PRIMARY KEY Cod judet

2. Creare tabel LOCALITATI CREATE TABLE LOCALITATI (Cod postal (text), Denumire localitate (text), Suprafata (number), Nr.locuitori (number), Cod judet (text)) PRIMARY KEY Cod postal FOREIGN KEY Cod judet 3. Creare tabel POPULATIE CREATE TABLE POPULATIE (CNP (text), Nume (text), Prenume (text), Data nasterii (Date/Time), Nr.telefon (text), Cod postal (text)) PRIMARY KEY CNP FOREIGN KEY Cod postal INTEROGAREA BAZEI DE DATE UTILIZAND SQL In SQL o interogare se formuleaza printr-o fraza SELECT. Aceasta prezinta trei clauze: SELECT, FROM, WHERE. SELECT este utilizata pentru desemnarea listei de atribute (coloane) din tabela rezultat; FROM permite enumerarea relatiilor din care vor fi extrase informatiile aferente consultarii; 20

WHERE se utilizeaza pentru introducerea unor conditii de cautare in baza de date

EXEMPLE: 1. Afisati codurile de judete si regiunile geografice SELECT Cod judet, Regiune geografica FROM JUDETE WHERE 2. Afisati denumirea judetelor din Moldova SELECT Denumire judet FROM JUDETE WHERE Regiune geografica = Moldova 3. Afisati denumirea localitatilor cu suprafata mai mare de 5 SELECT Denumire localitate FROM LOCALITATI WHERE Suprafata >5 4. Afisati localitatile care incep a caror denumire incepe cu litera B si care se regasesc in Moldova SELECT Denumire localitate FROM LOCALITATI, JUDETE WHERE Denumire localitate = B* AND Regiune geografica = Moldova

5. Afisati nume si prenume persoanelor nascute dupa data de 30 martie 1987 SELECT Nume, Prenume FROM POPULATIE WHERE Data nasterii >30/03/1987

21

CAPITOLUL 3 MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access este un program de gestiune a bazelor de date. Conceptul de baza de date se definete ca fiind o colecie de date sau informaii, care este organizata special, in vederea consultrii rapide a datelor de ctre utilizatorul unei aplicaii, care ruleaz pe calculator.

22

Bazele de date sunt structurate astfel nct sa faciliteze memorarea, regsirea, modificarea si tergerea datelor, prin diferite operaii specifice. Utilizarea aplicaiei Access presupune in primul rnd crearea unei baze de date, adic crearea unui fiier de tip baza de date cu extensia implicita .MDB (Microsoft DateBase), care memoreaz tot ceea ce se realizeaz pentru respectiva baza de date. O baza de date realizata cu ajutorul programului Access conine mai multe obiecte, cum ar fi: Tabele sunt cele mai importante obiecte memorate intr-o baza de date. Un tabel este format dintr-un numr de linii si dintr-un numr de coloane. Prima linie a tabelului are rol de antet. Formulare sunt obiecte utilizate pentru introducerea articolelor intr-un tabel, cu ajutorul unui ablon vizibil pe ecran. Programul Access realizeaz o legtura intre formular si tabel in sensul ca informaia tastata in formular va fi memorata in tabelul aferent formularului. Interogri sunt obiecte care servesc la selectarea, pe baza anumitor criterii, a anumitor articole din tabele. Exista posibilitatea combinrii datelor provenite din mai multe tabele asociate. Rapoarte sunt obiecte utilizate la extragerea datelor din tabele si interogri si la trimiterea lor la imprimanta, sau in vederea afisarii pe monitor. Articolele imprimate pot fi grupate si sortate. Rapoartele pot conine antete si subsoluri de pagina.

3.1. Primele operaiuni cu programul Microsoft Access

Lansarea in execuie si nchiderea programului Access Lansarea in execuie a aplicaiei Microsoft Access se realizeaz prin acionarea butonului Start, se va alege opiunea Programs, si apoi se va efectua un click pe linia de comanda Microsoft Access. In cazul in care pe desktop-ul calculatorului exista un shortcut pentru aplicaia Access, lansarea in execuie se poate realiza prin efectuarea unui dublu click pe aceea pictograma. nchiderea aplicaiei Access se realizeaz prin intermediul meniului File, unde se va alege comanda Exit. O alta modalitate de nchidere a aplicaiei este efectuarea unui click pe butonul de comanda (Close) situat in coltul dreapta sus al ferestrei Microsoft Access.

Crearea unei baze de date noi

23

Pentru crearea unei baze de date noi, din meniul File se va efectua un click pe opiunea New. In urma acestei comenzi in partea dreapta a ecranului se afiseaza un panou de activitate, in care se va efectua un click pe opiunea New date necompletata). Dup efectuarea acestei comenzi pe ecran va aprea fereastra de dialog denumita File New Database. (Blank Database, baza de

Cu ajutorul ajutorul listei Save in se specifica unitatea si dosarul in care se va crea baza de date:

Numele bazei de date care se creeaz se stabilete cu ajutorul cutiei de text File name. EXEMPLU: Presupunem ca vom crea o baza de date cu numele Judee si localitati.

Tipul bazei de date se selecteaz din lista Save as type (tipul implicit este Microsoft Access Databases, de extensie mdb).

Crearea efectiva a bazei de date noi se realizeaz prin efectuarea unui click pe butonul

Deschiderea unei baze de date create anterior Deschiderea unei baze de date salvata anterior se realizeaz prin intermediul meniului File, in care se va apela la comanda Open. In urma acestei comenzi pe ecran va fi afiata o fereastra de dialog in care sunt specificate urmtoarele elemente: Unitatea si dosarul in care a fost salvata baza de date (lista Look in):

24

Numele bazei de date care se va deschide (cutia de text File name):

Tipul (formatul) bazei de date care se deschide (lista Files of type):

Pentru deschiderea bazei de date Judee si localitati se va aciona butonul de comanda

Salvarea unei baze de date In momentul in care se creaza o baza de date cu ajutorul aplicaiei Microsoft Access, aceasta este salvata in mod automat cnd i se stabilete numele. Dup fiecare modificare a structurii unui tabel, formular etc. Access-ul nu permite nchiderea obiectului respectiv sau a bazei de date fara salvarea acesteia. Astfel pe ecran va aprea ntotdeauna o fereastra care solicita confirmarea utilizatorului privind efectuarea operaiei de salvare. Pentru a se realiza respectiva salvare se va efectua un click pe butonul Yes. Majoritatea modificrilor care se efectueaz intr-o baza de date (de exemplu in procesul de introducere a noilor articole intr-un tabel) se salveaz in mod automat. Din acest motiv comenzile pentru salvare Save si Save As (din meniul File) sunt aproape tot timpul dezactivate.

Utilizarea ajutorului Aplicaia Microsoft Access este prevzuta, la fel ca si celelalte programe din pachetul Microsoft Office, cu un sistem de ajutor foarte detaliat. Acest ajutor poate fi afiat prin meniul Help, cu ajutorul comenzilor Microsoft Access Help (tasta de comenzi rapide F1) sau Show the Office Assistant (afiarea asistentului Office). Daca se da prima comanda, atunci se afiseaza imaginea asistentului si o cutie text in care se formuleaz o ntrebare. Cutarea informaiilor referitoare la ntrebarea formulata se realizeaz prin acionarea butonului Search. Daca se da comanda a doua, atunci se afiseaza imaginea asistentului. In momentul in care se efectueaz un click pe aceasta imagine, atunci apare si cutia de text corespunztoare asistentului in care se va tasta ntrebarea si se va lansa in 25

execuie procesul de cutare. Ascunderea asistentului se realizeaz prin comanda Hide the Office Assistant din meniul Help. nchiderea unei baze de date Aplicaia Microsoft Access permite nchiderea unei baze de date folosind mai multe metode: din meniul File se da comanda Close (nchidere); in fereastra de baze de date Database se efectueaz un click pe butonul (Close), care este situat in coltul dreapta sus al ferestrei; se efectueaz un click pe simbolul grafic al meniului control , situat in coltul

stnga sus al ferestrei bazei de date si din meniul afiat se alege comanda Close; se efectueaz un dublu click pe simbolul grafic al meniului control; se actioneaza combinaia de taste CTRL+F4; se actioneaza combinaia de taste CTRL+W;

Moduri de vizualizare pentru un tabel, o interogare, un formular sau un raport Un obiect deschis al unei baze de date poate fi vizualizat in mai multe moduri prin alegerea diverselor comenzi din meniul View: Tabel: o Design View mod de vizualizare tip proiect; o Datasheet View modul de vizualizare tip foaie de calcul. Interogare: o Design View modul de vizualizare tip proiect; o SQL View vizualizarea instruciunii SQL corespunztoare interogrii; o Datasheet View modul de vizualizare tip foaie de date. Formular: o Design View modul de vizualizare tip proiect; o Datasheet View modul de vizualizare tip foaie de date. Raport: o Design View modul de vizualizare tip proiect; o Print Preview modul de vizualizare nainte de imprimare.

26

Afiarea ascunderea barelor de instrumente Barele de instrumente ale aplicaiei Access se pot afia/ascunde, in funcie de preferinele utilizatorului. Acest lucru se poate realiza cu ajutorul meniului View, submeniul Toolbars. In urma acestei aciuni se afiseaza un meniu cu numele barelor de instrumente accesibile programului de gestiune a bazelor de date. Numele barelor afiate pe ecran sunt precedate de caractere de bifare. Pentru a afia o bara de instrumente, neafisata inca, se va efectua un click pe numele barei dorite. Pentru a ascunde o bara, deja afiata, de asemenea se va efectua un click pe numele barei respective.

3.2. Tabele
3.2.1. Operaii principale
Crearea si salvarea unui tabel In momentul in care avem creata o baza de date Judee si Localitati, fereastra care reprezint aceasta baza de date prezint in partea stnga denumirea obiectelor care pot fi create.

In fereastra bazei de date Judee si localitati: Database se efectueaz un click pe butonul Tables, iar in fereastra afiata in partea dreapta se efectueaz un dublu click pe opiunea Create table in Design View (crearea tabelului in modul de vizualizare tip proiect). In urma acestei operaiuni se va afia fereastra de proiectare a tabelului:

27

In bara de titlu a ferestrei apare numele implicit al tabelului (Table1) Fereastra deschisa prezint trei coloane: Field Name numele cmpului; Data Type tipul datei; Description descriere.

In partea inferioara a ferestrei apare o subfereastra denumita Field Properties (proprietatile cmpului). In coltul dreapta jos al ferestrei se afiseaza un ajutor, care se adapteaz la situaia actuala. Cursorul text apare in celula din coltul din stnga sus, in prima celula libera a coloanei Field Name. Denumirea cmpului (Field Name) poate avea o lungime maxima de 64 de caractere. Pot fi utilizate litere (minuscule, majuscule, intre care nu se face distincie in prelucrare), cifre, spatii si diferite caractere speciale cu excepia punctului (.), semnului de exclamare (!) si parantezelor ptrate ([]). Dup introducerea numelui cmpului se trece in coloana Data Type (prin intermediul tastei Tab sau printr-un click). Atunci cnd se ajunge in coloana Data Type, coninutul celulei se transforma in tipul implicit de date Text. In partea din dreapta a celulei apare un buton (sgeata jos), care indica existenta unei liste combinate. Daca nu se dorete folosirea tipului implicit de date Text, atunci printr-un click aplicat pe respectivul buton se va deschide o lista care conine toate tipurile de date admise de programul Access: Text; Number numr; Date/Time date calendaristice/ore; Currency moneda;

28

Autonumber numr automat sau autonumerotare; Yes/No da/nu.

Dup alegerea tipului de data dorit se va trece la urmtoarea coloana Description. In aceasta coloana se poate introduce o scurta descriere a informaiei care va fi memorata in cmpul respectiv. Este recomandata completarea celulei de descriere (dei este opionala). In funcie de tipul de data aleasa pentru cmpul respectiv se poate face apel si la proprietatile cmpului (Field Proprieties), care pot fi stabilite in funcie de necesitatile utilizatorului. De obicei sunt configurate proprietatile Field Size (mrimea cmpului) si Format (formatul cmpului).

Configurarea proprietatii Field Size: in cazul cmpurilor de tip text, aceasta proprietate stabilete numrul maxim de caractere care pot fi introduse in cmpul respectiv. Valoarea implicita a acestei proprietati este egala cu 50, iar valoarea maxima este 255. in cazul cmpurilor de tip numr, aceasta proprietate stabilete domeniul de valori numerice care se pot memora in cmpul respectiv. Aceasta proprietate este configurata de obicei cu urmtoarele valori: o o o o o Byte numere ntregi nenegative din intervalul [0;255] Integer numere ntregi din intervalul [-32.768; 32.767] Long Integer numere ntregi din intervalul 2.147.483.648;2.147.483.647] Single numere cu zecimale, din intervalul Double numere cu zecimale, din intervalul [-3,4*1038;3,4*1038] [-1,7*10308;1,7*10308] [-

Configurarea proprietatii Format. In cazul datelor de tip numr, data calendaristica/ora si valori monetare, aceasta proprietate stabilete modul in care aplicaia Access va afia informaiile introduse in cmp. Aceasta proprietate se refera numai la modul de afiare a datei, nu si la modul de memorare al ei. Formatele de afiare depind de tipul cmpului.

29

In cazul in care tabelul conine mai multe cmpuri, pentru fiecare din acestea se vor repeta cei patru pai precedeni. Dup introducerea tuturor cmpurilor din tabel este necesar sa se stabileasc cheia primara a tabelului. Valorile nscrise intr-un cmp cu atribut cheie primara permit autentificarea unica a articolelor din tabel. Pentru stabilirea cheii primare se va efectua un click dreapta pe numele cmpului, care va fi cheia primara a tabelului si se va alege opiunea Primary Key. Ultima etapa in crearea unui tabel este salvarea acestuia. Operaiunea de salvare se realizeaz prin efectuarea unui click pe butonul afia o fereastra de dialog denumita Save As. (Save). La prima salvare a tabelului se va

In cutia de text Table Name se va introduce numele tabelului, dup care se va da comanda OK. EXEMPLU: In cadrul bazei de date Judee si localitati se va crea un tabel denumit Judee, care va avea urmtoarele cmpuri: Simbol jude text - 2 caractere; Denumire jude text - 20 de caractere; Suprafaa jude numr - long integer; Populaie jude numr - long integer.

30

Pentru acest tabel se va stabili si o cheie primara si anume Simbol jude. Crearea acestui tabel presupune parcurgerea urmtoarelor etape: Se deschide baza de date Judee si localitati si in fereastra bazei de date se va apela la butonul Tables, opiunea Create table in Design View:

dup alegerea opiunii Create table in Design View pe ecran va aprea o fereastra care permite stabilirea cmpurilor noului tabel:

se va introduce primul cmp Simbol jude text cu 2 caractere (Field Size:2):

31

in acelai fel se introduc si celelalte cmpuri si se stabilete cmpul Simbol jude, ca fiind cheie primara

se face apel la butonul click pe butonul OK.

(Save) si in fereastra de comanda Save As, in cutia

de text Field Name se va introduce numele tabelului Judee si se va efectua

32

dup ce a fost creat tabelul va aprea in baza de date Judee si localitati:

Adugarea articolelor noi intr-un tabel Pentru adugarea unor nregistrri (articole) intr-un tabel creat anterior se parcurg urmtorii pai (se vor introduce nregistrri in tabelul Judee, din baza de date Judee si localitati): in fereastra bazei de date Judee si localitati se efectueaz un click pe butonul , iar in fereastra afiata se executa un click pe numele tabelului Judee, dup care se da comanda vizualizare tip foaie de date. . Tabelul se afiseaza in modul de

se executa un click pe prima celula goala din prima coloana. se tasteaz valoarea corespunztoare primului cmp. Pentru a trece la cmpul urmtor se actioneaza tasta Tab sau se efectueaz un click pe cmpul respectiv. dup ce a fost introdusa valoarea corespunztoare ultimului cmp al articolului se apas din nou tasta Tab. Cursorul se va deplasa pe primul cmp din linia urmtoare, de unde se poate ncepe introducerea unui articol nou.

33

Navigarea intre articolele unui tabel Deplasarea intre articolele unui tabel se realizeaz cu butoanele barei de navigare, situate in partea inferioara a ferestrei de vizualizare tip foaie de date a tabelului.

Funciile butoanelor din bara de navigare sunt urmtoarele: respectiv; - deplasare la articolul urmtor; - deplasare la ultimul articol; - deplasare la un nou articol. - deplasare la primul articol; - deplasare la articolul precedent; - deplasarea la un anumit articol prin tastarea numrului articolului

tergerea articolelor dintr-un tabel Pentru a putea terge anumite articole dintr-un tabel trebuie ca acesta sa fie afiat in modul de vizualizare tip foaie de calcul. Se va selecta articolul care dorim sa fie ters. In meniul Edit se va alege comanda Delete Record. tergerea unui articol se mai poate realiza si prin urmtoarele doua variante: dup selectarea articolului se va efectua un click dreapta pe respectivul articol si din lista de comenzi care apare se va alege comanda Delete Record; dup selectarea articolului se va efectua un click pe butonul de comanda (Delete Record). In urma aciunii de tergere a unui articol dintr-un tabel Microsoft Access-ul va afia o fereastra in care este solicitata validarea aciunii de tergere (articolul ters nu poate fi recuperat).

34

Validarea tergerii se realizeaz prin apelarea la butonul Yes, iar anularea operaiunii de tergere se realizeaz prin apelarea la butonul No.

Adugarea unui nou cmp nou unui tabel existent Presupunem ca dorim sa adugam un nou cmp denumit Resedinta jude tabelului Judee. Noul cmp va fi de tip text cu 20 de caractere si va fi poziionat imediat dup cmpul Denumire jude. Pentru a putea realiza acest lucru este necesar sa parcurgem urmtoarele etape: se afiseaza tabelul in modul de vizualizare tip proiect (se selecteaz numele tabelului Judee din fereastra bazei de date Judee si localitati si se executa un click pe butonul :

se efectueaz un click pe selectorul de linie al cmpului, naintea cruia se insereaz noul cmp (cmpul Suprafaa jude). In urma acestei aciuni ntreaga linie va fi selectata:

35

se efectueaz un click dreapta pe linia selectata si se va alege opiunea Insert Rows. In urma acestei aciuni deasupra liniei selectate se creeaz o noua linie. In linia creata se definete numele, tipul si descrierea cmpului creat:

dup ce s-au introdus toate informaiile necesare se va da comanda de salvare a tabelului prin butonul de comanda (Save).

tergerea unui cmp dintr-un tabel creat anterior Pentru tergerea unui cmp dintr-un tabel creat anterior este necesar sa se parcurg urmtoarele etape: se afiseaza tabelul in modul de vizualizare tip proiect; se efectueaz un click pe selectorul de linie a cmpului care se va terge; se efectueaz un click pe butonul (Delete Rows).

tergerea unui tabel Un tabel creat anterior poate fi ters. Astfel in fereastra bazei de date se efectueaz un click pe butonul , iar in fereastra afiata se executa un click pe numele tabelului

respectiv. Din meniul Edit se va alege comanda Delete.

3.2.2. Stabilirea cheilor unui tabel

Stabilirea cheii primare pentru un tabel Ataarea unei chei primare pentru un anumit tabel presupune parcurgerea urmtoarelor etape: se va deschide tabelul in modul de vizualizare tip proiect; se selecteaz cmpul care se utiliza pentru cheia primara (cmpurile care vor fi utilizate pentru cheie primara). Pentru selecia unui singur cmp se efectueaz un

36

click pe selectorul de linie a cmpului respectiv. Pentru selectarea mai multor cmpuri se apas tasta CTRL si se vor efectua click-uri pe selectoarele de linii ale cmpurilor respective. din meniul Edit se va alege opiunea Primary Key. In stnga numelui cmpului va apare un simbol de forma unei chei. Daca un tabel nou creat nu are ataata nici o cheie primara, in momentul salvrii acestuia, programul Access va afia o fereastra de avertisment, care informeaz utilizatorul ca nu a stabilit nici o cheie primara. In acelai timp, utilizatorul este ntrebat daca dorete sa defineasc totui o cheie primara.

Pot exista trei posibile rspunsuri: Yes daca in noul tabel exista un cmp care are tipul AutoNumber, atunci cmpul respectiv va primi automat atributul de cheie primara. Daca in noul tabel nu exista un cmp de tip AutoNumber, atunci programul creeaz automat un nou cmp (avnd numele ID si tipul AutoNumber), care va obine atributul de cheie primara a tabelului. No - se salveaz noul tabel fara sa se stabileasc un cmp ca fiind cheie primara. Cancel se revine automat in modul de afiare de tip proiect, fara ca noul tabel sa fie salvat.

ndeprtarea cheii primare Aceasta operaiune presupune parcurgerea urmtorilor pai: daca cheia primara este deja utilizata intr-o anumita relaie, prima data este necesar ca respectiva relaie sa fie tearsa; se deschide tabelul in modul de vizualizare tip proiect; se efectueaz un click pe selectorul de linie al cheii primare curente, dup care din meniul Edit se da comanda Primary Key. In stnga numelui cmpului va dispare simbolul de forma unei chei. 37

Crearea unui index asociat unui cmp Un cmp al unui tabel este indexat atunci, cnd se cere ca programul Access sa ataeze cmpului respectiv anumite tabele interne, prin care se realizeaz accelerarea cautarilor, sortrilor, gruprilor si filtrrilor de articole (nregistrri). Pentru crearea unui index asociat asociat unui cmp se parcurg urmtoarele etape: se deschide tabelul in modul de vizualizare tip proiect; se selecteaz cmpul pentru care se va crea un index; in subfereastra de proprietati ale cmpului se efectueaz un click in coloana de valori ale proprietatii Indexed. Se deschide lista de valori ale proprietatii. Aceasta proprietate poate avea urmtoarele valori: o No cmpul nu este indexat. Valoare implicita. o Yes (Duplicates OK) cmpul este indexat si se permite ca doua sau mai multe articole ale tabelului sa aib aceeai valoare in cmpul respectiv; o Yes (No Duplicates) cmpul este indexat dar nu se permite ca doua articole din tabel sa aib aceeai valoare in cmpul respectiv. Pentru eliminarea unui index existent proprietatea Indexed trebuie configurata cu valoarea No.

3.2.3. Structura unui tabel

Modificarea numelui, tipului si proprietatilor unui cmp Pentru modificarea acestor trei caracteristici ale unui cmp este necesar ca tabelul sa fie deschis in modul de vizualizare tip proiect. Daca se dorete modificarea unui nume de cmp, atunci in coloana Field Name se efectueaz un click pe numele respectiv si se introduce noul nume. Daca se dorete modificarea tipului unui cmp, atunci se executa un click pe coloana Data Type corespunztoare cmpului si din lista derulanta se alege noul tip. In acelai mod pot fi modificate informaiile introduse in zona de proprietati ale cmpului (Field Proprieties). Crearea unei reguli de validare pentru un cmp In procesul de introducere a datelor programul Access poate verifica corectitudinea acestora si poate sa afieze un mesaj de eroare in cazul in care s-a descoperit o valoare eronata.

38

Pentru a crea o regula de validare pentru un anumit cmp si a unui mesaj de eroare care se afiseaza in cazul datelor invalide se vor parcurge urmtoarele etape: se deschide tabelul in modul de vizualizare tip proiect si se selecteaz cmpul pentru care se va crea o regula de validare; in subfereastra de proprietati corespunztoare cmpului se efectueaz un click in cutia text a proprietatii Validation Rule. In aceasta cutie se introduce o expresie logica, de obicei de tip relaie. in cutia text a proprietatii Validation Text se va introduce un mesaj care va fi afiat in momentul, in care expresia de validare stabilita anterior returneaza valoarea falsa. Exemple: Tipul datei Text Date/Time Currency Validation Rule >C >#05/12/2005# >100 Validation Text Nume de la litera C in sus Date de la 12 mai 2005 Valoare mai mare de 100

Modificarea latimii unei coloane intr-un tabel Pentru realizarea acestei operaiuni este necesar in primul rnd ca tabelul sa fie afiat in modul de vizualizare tip foaie de date. Se va selecta coloana care va fi modificata si din meniul Format se da comanda Column Width. Se va afia urmtoarea fereastra de dialog:

In cutia de text se poate astfel tasta noua latime a coloanei. Fereastra de comanda are trei butoane, care au urmtoarele semnificaii: OK salvarea modificrilor si nchiderea ferestrei de dialog; Cancel ignorarea modificrilor si nchiderea ferestrei de dialog; Best Fit potrivire optima. In cazul acionarii acestui buton latimea coloanelor respective va fi stabilita astfel nct va fi vizibil cmpul introdus. Latimea coloanelor unui tabel pot fi modificate si cu ajutorului mouse-ului. In acest scop se pozitioneaza indicatorul de mouse pe o linie de despartire verticala intre doua nume de cmpuri. Cursorul se va transforma intr-o linie orizontala cu doua sageti ndreptate spre stnga si dreapta. Se va efectua un click pe butonul din stnga al mouse-ului si se va deplasa in direcie orizontala pana se va obine latimea dorita. 39

Mutarea unei coloane in interiorul unui tabel In cazul in care ordinea cmpurilor dintr-un tabel trebuie sa fie modificata, acest lucru se poate realiza att in modul de vizualizare tip foaie de data, cat si in modul de vizualizare tip proiect: In modul de vizualizare tip foaie de data, se efectueaz un click pe numele de cmp dorit, prin care se selecteaz coloana respectiva. Se va draga cu mouse-ul coloana respectiva pana in noua ei poziie. In modul de vizualizare tip proiect, se efectueaz un click pe selectorul de linie al cmpului dorit. Se va draga cu mouse-ul linia in noua ei poziie. EXEMPLU: In baza de date Judee si localitati exista tabelul Judee. Se cere sa se creeze un alt tabel cu numele Localitati si care va avea urmtoarele cmpuri (tabelul Localitati este tabel asociat tabelului Judee): Cod localitate text 5 caractere cheie primara; Denumire localitate text 20 caractere cheie strina; Simbol jude text 2 caractere.

3.2.4. Relaii intre tabele

Crearea unei relaii intre tabelele unei baze de date Pentru a crea o relaie intre doua tabele ale aceleai baze de date trebuie parcurse urmtoarele etape: Se nchid toate tabele care au fost deschise anterior, deoarece nu pot fi create sau modificate relaii intre tabele deschise; Se efectueaz un click pe butonul de afiare a relaiilor Relationships. (Realationships). In

urma acestei operaiuni pe ecran vor aprea doua ferestre: Show Table si

40

In fereastra Show Table se efectueaz un dublu click pe fiecare din cele doua tabele ale bazei de date: tabelul Judee si tabelul Localitati. Se efectueaz un click pe butonul Close. Cele doua tabele au fost aezate in fereastra Relationships.

Pentru crearea unei relaii intre cele doua tabele se trage cu mouse-ul numele cmpului de cheie primara din tabelul Judee, adic cmpul Simbol jude, peste numele cmpului Simbol jude din tabelul Localitati. Dup aceasta operaiune pe ecran se va afia o fereastra denumita Edit Relationships.

In aceasta fereastra se verifica daca operaia relaionare este corecta. In coloana din stnga trebuie sa fie afiat numele tabelului Judee si numele cheii primare Simbol jude. In coloana din dreapta trebuie sa fie afiat numele tabelului Localitati si numele cmpului Simbol jude.

Se stabilesc proprietatile de asociere intre cele doua tabele. Ele pot fi stabilite prin cele trei casete de selectare afiate in partea inferioara a casetei de dialog:

41

o Enforce Referential Integrity impunerea integritatii refereniale a relaiei; o Cascade Update Related Fields actualizarea in cascada a cmpurilor asociate; o Cascade Delete Related Fields tergerea in cascada a articolelor asociate. Pentru crearea efectiva a relaiei se va aciona butonul solicita acceptul pentru salvarea relaiei realizate. .

In momentul in care se dorete nchiderea ferestre de relaii, programul Access va

Relaiile dintre doua tabele pot fi de urmtoarea natura (RelationShip Type): One To Many relaie de tipul unu la mai muli, in care unul din cmpurile puse in corespondenta are atributul de cheie primara; One To One relaie de tipul unu la unu, in care ambele cmpuri puse in corespondenta au atributul de cheie primara; Indeterminate relaie nedeterminata, in care nici unul din cmpurile puse in corespondenta nu are atributul de cheie primara. Modificarea relaiilor intre tabele Relaiile care au fost create anterior intre anumite tabele pot fi modificate. Pentru acest lucru se va apela tot la butonul (Relationships) si astfel se va reafisa fereastra de relaii. Se

efectueaz un click pe linia care desemneaz relaia dintre cele doua tabele si din meniul Relationship se da comanda Edit Relationship. tergerea relaiilor dintre tabele

42

Relaiile create anterior intre doua tabele pot fi terse. Aceasta operaiune necesita apelarea la acelai buton (Relationships), care va afia fereastra de relaii. Se efectueaz

un click dreapta pe linia ce desemneaz relaia si se alege opiunea Delete. Programul Access va afia o fereastra de avertisment, in care se va cere confirmarea utilizatorului pentru tergerea permanenta a relatiei.

Proprietatile relaiilor dintre tabele Fereastra prin care se definesc relaiile dintre tabele este prevzuta, dup cum am vzut, si cu o caseta de selectare denumita Enforce Referential Integrity, prin care utilizatorul poate sa stabileasc tipul de asociere predefinit. Aceasta opiune poate fi selectata doar daca sunt ndeplinite trei condiii: cmpul care a fost selectat din tabelul primar are atributul de cheie primara; cmpurile puse in corespondenta sunt de acelai tip; att tabelul primar, cat si tabelul asociat fac parte din aceeai baza de date.

In cazul in care utilizatorul selecteaz aceasta opiune, programul Access va realiza in mod automat urmtoarele trei verificri: in cmpul cheie strina a tabelului asociat pot fi introduse numai valorile, care aparin mulimii valorilor cheii primare din tabelul primar. Programul Access va permite introducerea unei valori nule in cmpul cheie strina, ceea ce nseamn, ca se permite necompletarea valorii din cheia strina. Daca cheia strina conine valoare nula atunci articolul respectiv este interpretat ca fiind articol neasociat. daca unui articol din tabelul primar ii corespunde unul sau mai multe articole din tabelul asociat, atunci utilizatorul nu poate terge sau modifica articolul respectiv din tabelul primar. Daca utilizatorul ncearc totui efectuarea acestei operaii, atunci programul Access va afia o fereastra de eroare. Aceasta verificare poate fi anulata, permitand tergerea in cascada a articolelor asociate: se va efectua un click pe caseta de selectare Cascade Delete Related Records. 43

daca unui articol din tabelul primar ii corespund unul sau mai multe articole din tabelul asociat, atunci valoarea cheii primare nu poate fi modificata. In cazul in care utilizatorul ncearc sa modifice valoarea cheii primare, programul Access va afia o fereastra de eroare. Aceasta verificare poate fi anulata, permitand editarea valorii memorate in cheia primara si actualizarea automata, in cascada a valorilor din cmpurile strine asociate. In acest scop este necesar sa se efectueze un click pe caseta de selectare Cascade Update Related Fields.

3.3. Formulare
Crearea si salvarea unui formular Pentru a crea un formular asociat unui tabel trebuie parcurse o serie de etape. Exemplu: presupunem ca dorim sa realizam un formular asociat tabelului Judee din baza de date Judee si localitati. Pentru acest lucru etapele care trebuie parcurse sunt: in fereastra bazei de date Judee si localitati se efectueaz un click pe butonul . se alege opiunea Create form by using wizard (crearea unui formular prin utilizarea expertului). In urma acestei operaiuni se afiseaza prima fereastra a expertului de formular:

44

din lista Tables/Queries se alege tabelul care va fi utilizat pentru realizarea formularului. Dup selectarea tabelului Judee, in lista Available Fields se vor afia cmpurile din tabelul respectiv. Din aceasta lista, printr-un click se selecteaz numele unui cmp, dup care se executa un click pe butonul . Astfel cmpul

selectat va fi deplasat in lista Selected Fields. Aceasta procedura se repeta si pentru celelalte cmpuri care dorim sa apar in formular. Formularul pe care dorim sa-l realizam va cuprinde toate cmpurile din tabelul Judee. Astfel vor trebui selectate si mutate si celelalte cmpuri, unul cate unu, sau prin efectuarea unui click pe butonul , cmpurile vor fi mutate toate in lista Selected Fields. Dup ce au fost

stabilite cmpurile utilizate in formular se actioneaza butonul de comanda Next, prin care se trece la pasul urmtor al expertului. in acest pas sunt puse la dispoziia utilizatorului sase butoane de opiune, prin care se stabilete aspectul formularului (tip coloana, tip tabela, tip foaie de calcul etc).

dup ce s-a ales aspectul formularului se apeleaz butonul Next pentru a trece la pasul urmtor. in acest pas se poate selecta stilul preferat al formularului, dup care prin intermediul butonului Next se trece la pasul urmtor:

45

in ultimul pas programul Access cere utilizatorului stabilirea unui titlu aferent formularului (titlul formularului creat va fi Introducere judee). Activitatea expertului de formulare se finalizeaz prin acionarea butonului Finish. Formularul astfel creat este salvat in mod automat de ctre Access.

Formularul astfel creat va avea urmtorul aspect:

46

Deschiderea unui formular creat anterior Deschiderea unui formular creat anterior se poate realiza prin parcurgerea urmtoarelor etape (se va deschide formularul Introducere judee): in fereastra bazei de date Judee si localitati se va efectua un click pe butonul Forms; in lista din partea dreapta se selecteaz numele formularului dorit (Introducere judee); se efectueaz un click pe butonul afia formularul Introducere judee. Introducerea, modificarea si tergerea articolelor cu ajutorul formularelor Pentru a se introduce un articol nou intr-un tabel, prin intermediul formularului, se va efectua un click pe butonul . In urma acestei aciuni cutiile de text ale formularului devin necompletate si astfel se poate introduce un nou articol. . In urma acestei aciuni pe ecran se va

Pentru modificarea unui articol introdus anterior se navigheaz pana la articolul respectiv, se efectueaz un click pe cutia de text ce urmeaz a fi modificata si apoi se introduce noua valoare.

47

Pentru tergerea unui articol introdus anterior se navigheaz pana la articolul respectiv, dup care din meniul Edit se alege opiunea Delete Record. Programul Access va afia o fereastra in care se cere confirmarea tergerii.

Navigarea intre articolele unui formular Formularele realizate prin intermediul programului Access prezint in partea de jos o bara de instrumente prin care se realizeaz navigarea intre articole.

Semnificaia butoanelor din aceasta bara de instrumente este urmtoarea: - poziionare pe primul articol al tabelului; - poziionare pe articolul precedent al tabelului; - poziionare pe un articol specificat in cutia de text; - poziionare pe articolul urmtor al tabelului; - poziionare pe ultimul articol al tabelului; - adugarea unui articol nou.

Adugarea de imagini si texte in antetul si subsolul unui formular Aceste modificri se pot realiza prin vizualizarea formularului in modul de vizualizare tip proiect. Acest lucru se realizeaz prin selectarea numelui formularului in fereastra bazei de date si acionarea butonului . In modul de vizualizare proiect pe ecran apare

formularul si o bara de instrumente Toolbox.

48

Dup cum se observa in modul de vizualizare tip proiect, formularele conin trei seciuni: seciunea antet; seciunea detalii; seciunea subsol.

Adugarea de imagini si texte in antetul si subsolul unui formular presupune parcurgerea urmtoarelor etape: cu ajutorul mouse-ului se dimensioneaz seciunile de antet si subsol prin dragarea liniei orizontale din partea de jos a seciunii respective;

49

introducerea unui text se realizeaz cu ajutorul butonului poziiona textul, dup care se tasteaz respectivul text.

din Toolbox. Dup

acionarea acestui buton se selecteaz zona de antet sau de subsol unde se va

introducerea unei imagini se realizeaz cu ajutorul butonului

din Toolbox.

Dup acionarea acestui buton se selecteaz zona de antet sau de subsol unde se va poziiona imaginea. Se va afia o fereastra de dialog prin care se va stabili imaginea dorita.

tergerea textelor si imaginilor inserate anterior in antetul sau subsolul unui formular pot fi ndeprtate prin selectarea lor si acionarea tastei Delete. Un formular care are inserat un text in partea de antet si o imagine in partea de subsol va avea urmtorul aspect:

tergerea unui formular

50

Pentru a terge un formular, in fereastra bazei de date se selecteaz formularul respectiv si se efectueaz un click pe butonul de comanda Salvarea si nchiderea unui formular Salvarea unui formular deschis este realizata in mod automat de ctre programul Access. Pentru a avea o sigurana mai mare se poate realiza salvarea si prin acionarea butonului de comanda (Save) din bara de instrumente. (Close) (Delete).

nchiderea unui formular se realizeaz prin efectuarea unui click pe butonul aflat in partea dreapta a barei de titlu a formularului.

3.4. Modalitati de regsire a informaiilor

3.4.1. Cutarea datelor
Programul Access permite utilizatorului sa caute o anumita valoare memorata intr-un anumit cmp al unui articol. Operaia de cutare poate fi aplicata pentru: articolele unui tabel; articolele unei interogri; articolele unui formular.

Pentru cutarea unei anumite informaii se va deschide tabelul, formularul sau interogarea in care se gaseste informaia respectiva si se va efectua un click pe cmpul care conine informaia care urmeaz a fi cutata. Daca nu se cunoate numele cmpului, atunci se va efectua un click pe oricare cmp.

In continuare se vor parcurge urmtoarele etape: in meniul Edit se va alege comanda Find. Pe ecran va aprea o fereastra de dialog Find and Replace.

51

in cutia de text Find What se va tasta valoarea care urmeaz sa fie cutata; lista Look In este ncrcata automat cu numele cmpului selectat anterior. Din aceasta lista se poate selecta si numele tabelului in care se realizeaz cutarea; lista Search permite utilizatorului se stabileasc direcia de cutare: o Up de la articolul actual la primul articol; o Down de la articolul actual spre ultimul articol; o All se va cuta in toate articolele.

lista Match stabilete modul de comparare a informaiei cutate. Opiunile posibile sunt: o Whole Field se caut cmpurile, al cror coninut coincide cu textul specificat in cutia de text Find What. o Start of Field se caut cmpurile, care ncep cu textul specificat. o Any part of Field se caut cmpurile care conin textul cutat intr-o poziie arbitrara.

pentru a se caut prima apariie a valorii din cutia Find What, se va efectua un click pe butonul Find Next. pentru a regsi si celelalte apariii se va efectua din nou un click pe butonul Find Next.

3.4.2. Filtrarea datelor

Filtrarea datelor reprezint afiarea unor articole care satisfac anumite criterii. Filtrarea articolelor poate fi realizata prin mai multe metode. Cea mai uoara metoda de filtrare este filtrarea prin selecie. Pentru realizarea acestei filtrri utilizatorul trebuie sa localizeze o valoare care urmeaz sa fie folosita in procesul de filtrare. 52

Exemplu: presupunem ca in tabelul Judee, se dorete afiarea tuturor articolelor care in cmpul Resedinta Jude conin valoarea ia. Se va selecta o valoare egala cu ia, dup care selecia se realizeaz prin intermediul meniului Records unde se alege opiunea Filter Filter by selection. Dup aceasta operaiune rezultatul filtrrii va fi:

Efectul operaiei de filtrare poate fi anulat prin tergerea filtrului aplicat. Acest lucru se realizeaz din meniul Records de unde se va alege comanda Remove Filter/Sort.

3.4.3. Interogri
Crearea si salvarea unei interogri Exemplu: Presupunem ca in tabelul Localitati se regsesc urmtoarele nregistrri:

Utilizatorul dorete sa realizeze o interogare prin care sa fie afiate doar acele localitati pentru care cmpul Simbol jude sa fie egal cu NT. Pentru realizarea acestei interogri se vor parcurge urmtorii pai:

53

se fereastra bazei de date Judee si localitati se va efectua un click pe butonul ;

se efectueaz un dublu click pe comanda Create query in Design View. In urma acestei comenzi pe ecran vor fi afiate doua ferestre: o fereastra Show Table; o fereastra Select Query.

Fereastra de dialog Show Table conine trei file: fila Tables afiseaza lista tuturor tabelelor din baza de date; fila Queries afiseaza lista tuturor interogrilor bazei de date, create anterior. Fila Both cumuleaz informaiile existente in cele doua file anterioare.

se efectueaz un dublu click pe numele obiectului pe care se bazeaz interogarea ( se va alege tabelul Localitati); prin aceasta operaiune tabelul Localitati este ataat in fereastra Select Query.

in cazul in care interogarea se bazeaz pe mai multe obiecte (tabele sau interogri), pasul precedent se va repeta; in fereastra Select Query se vor stabili cmpurile care sa apar in interogare: o Field nume cmpului; o Table numele tabelului in care se regaseste cmpul;

54

o Sort sortarea articolelor cresctor (Ascending), descresctor (Descending); o Show desemnarea cmpurilor vizibile in interogare; o Criteria stabilirea criteriilor de selectare a articolelor.

pentru a salva interogarea creata se va efectua un click pe butonul butonul OK.

(Save). In

fereastra afiata se va introduce numele atribuit interogrii, dup care se va aciona

rezultatele interogrii pot fi vizualizate prin efectuarea unui dublu click pe numele interogrii din fereastra bazei de date Judee si localitati:

daca se dorete modificarea interogrii se va selecta numele interogrii in fereastra bazei de date si se va fac un click pe butonul proiectare a interogrii. si astfel se va afia grila de

55

In procesul de creare de interogri este necesar sa se cunoasc urmtoarele aspecte: criteriile specificate in celulele liniei Criteria sunt legate prin operatorul de conjuncie AND (SI). Ele permit limitarea afisarii tuturor valorilor coninute intr-un cmp specificat al grilei. Pentru a specifica un criteriu corespunztor unui cmp, se va efectua un click pe linia Criteria aferenta cmpului si se va introduce criteriul care urmeaz sa fie utilizat. Criteriul poate fi o simpla valoare sau un operator urmat de o expresie. Valorile de tip text trebuie sa fie ncadrate de o pereche de ghilimele, iar cele de tip date calendaristice de o pereche de caractere # (diez). operatorii ce pot fi utilizai in stabilirea criteriilor sunt:
Operator < <= = >= > <> sau NOT Semnificaie mai mic mai mic sau egal egal mai mare sau egal mai mare Criteria < 150 <=240 12 >= "Popescu " >90 Rezultat numere mai mici de 150 numere mai mici sau egale cu 240 numere egale cu 12 nume de la Popescu pana la sfarsitul alfabetului numere mai mari de 90

diferit

<>2

numere diferite de 2

daca in aceeai linie de criterii se introduc mai multe criterii, programul Access va selecta numai articolele care ndeplinesc simultan toate criteriile menionate, adic intre criteriile introduse in diferitele celule ale aceleai linii de criteriu se utilizeaz operatorul de conjuncie AND. In cazul in care criteriile sunt introduse in linii diferite, programul Access va selecta articolele, care ndeplinesc oricare dintre criteriile menionate. Expresiile utilizate in specificarea criteriului introduse intr-o oarecare celula a liniei Criteria se pot combina cu ajutorul urmtorilor operatori logici:

Operator And Or Not

Semnificaie conjuncie logica (operatorul "si") disjuncie logica (operatorul "sau") negaie logica (operatorul "nu")

Criteria >=3 and <=5 >45 or <25 not 26

Rezultat numere mai mari sau egale cu 3 si mai mici sau egale cu 5 numere mai mari dect 45 sau mai mici dect 25 numere diferite de 26

articolele afiate de o interogare pot fi sortate in funcie de valorile coninute intr-un cmp specificat al grilei. In acest scop se va efectua un click pe linia Sort a cmpului care urmeaz sa fie sortat, moment in care se deschide o lista cu trei opiuni:

Ascending sortare cresctoare;

56

o o

Descending sortare descresctoare; Not Sorted fara sortare. intr-o interogare pot fi incluse anumite cmpuri doar pentru stabilirea criteriilor de selectare sau de sortare. Pentru a mpiedica apariia unui cmp in cadrul informaiilor de ieire a interogrii, in linia Show a cmpului se va deselecta cutia de selectare corespunztoare.

3.4.4. Sortarea articolelor

Programul Access dispune de comenzi prin care se poate realiza sortarea in ordine cresctoare sau descresctoare a articolelor, in funcie de valorile coninute intr-un cmp selectat. Prin comenzile disponibile in programul Access pot fi sortate: articolele unui tabel; articolele livrate de o interogare; articolele unui formular.

Exemplu: presupunem ca in tabelul Localitati se dorete sortarea articolelor in ordinea cresctoare a cmpului Denumire localitate. Pentru realizarea acestei operaiuni trebuie parcurse urmtoarele etape: se deschide tabelul Localitati;

se va plasa cursorul in coloana Denumire localitate, dup care din meniul Records se va alege opiunea Sort Sort Ascending. Tabelul va fi sortat in ordinea alfabetica a cmpului Denumire localitate:

57

3.5. Rapoarte
Crearea si salvarea unui raport Exemplu: presupunem ca se dorete crearea unui raport cu toate cmpurile din tabelul Judee. Pentru acest lucru este necesar sa se efectueze urmtoarele operaiuni: in fereastra bazei de date Judee si localitati se executa un click pe butonul (rapoarte). se executa un dublu click pe comanda Create report by using Wizard (crearea raportului utiliznd expertul). In urma acestei operaiuni se afiseaza prima fereastra a expertului de raport:

din lista combinata Tables/Queries se alege tabelul sau interogrile utilizate in raport. In exemplu nostru se va selecta tabelul Judee. Dup selectarea tabelului respectiv in lista Available Fields se vor afia cmpurile disponibile ale obiectului respectiv. Din aceasta lista printr-un click se selecteaz un nume de cmp, dup care se executa un click pe butonul raport. . Cmpul selectat se va deplasa in lista Selected Fields. Se repeta procedura pana ce sunt desemnate toate cmpurile utilizate in

58

pentru a trece la pasul urmtor se va efectua un click pe butonul Next;

aceasta fereastra permite gruparea articolelor din raport in funcie de valorile coninute intr-un cmp specificat. Daca in raportul din exemplu se dorete gruparea articolelor dup cmpul Simbol jude, se va selecta cmpul respectiv si se va face pe click pe butonul Next. . Dup stabilirea nivelurilor de grupare se va aciona butonul

59

aceasta fereastra a expertului se refera la ordinea de sortare a valorilor din cmpurile, care vor fi plasate in seciunea de detalii ale raportului. Operaia de sortare a articolelor se poate realiza dup cel mult patru cmpuri, in ordine cresctoare sau descresctoare. In exemplu nostru se va realiza sortarea ascendenta dup cmpul Suprafaa jude. Dup stabilirea opiunilor de sortare se va aciona butonul Next.

in aceasta fereastra a expertului se poate stabili modul de aezare a raportului in pagina precum si orientarea paginii utilizate. Butoanele de opiune afiate in zona Layout (Aspect) permit selectarea modului de aezare a raportului in pagina. Efectul lor poate fi vizualizat chiar in interiorul ferestrei de dialog. Butoanele de opiune din zona Orientation se refera la orientarea paginii imprimate. Dup selectarea acestor opiuni se va aciona butonul de comanda Next.

60

in acesta fereastra se alege stilul care urmeaz sa fie utilizat de antetul raportului precum si de etichetele si controalele afiate in seciunea de detalii ale raportului. Dup se alege stilul se va efectua un click pe butonul Next.

in ultima fereastra se stabilete titlul raportului. Prin aplicarea unui click pe butonul Finish se termina activitatea expertului si se va afia raportul creat.

61

Editarea unui raport creat anterior Editarea unui raport creat anterior se refera la urmtoarele categorii de operaiuni: modificarea ordinii de afiare a cmpurilor in structura raportului; gruparea si sortarea datelor dup diferite cmpuri; introducerea formulelor in anteturile si subsolurile de raport folosind funcii cum ar fi: SUM; MIN; MAX; AVG; COUNT. adugarea si modificarea textelor in antetul si subsolul unui raport. Toate aceste operaiuni de editare a unui raport se pot realiza doar daca raportul este deschis in modul de afiare tip proiect (Design View). Deschiderea raportului in modul de vizualizare tip raport se realizeaz parcurgnd urmtoarele etape: in fereastra bazei de date, in seciunea Reports, se selecteaz numele raportului care trebuie editat (exemplu: in fereastra bazei de date Judee si localitati, se va alege opiunea Reports si se va selecta numele raportului creat anterior Judee); se va efectua un click pe butonul vizualizare tip proiect: si raportul va fi deschis in modul de

62

In modul de vizualizare tip proiect alturi de respectivul raport, programul Access afiseaza si o bara de instrumente (Toolbox) ce poate fi folosita pentru editarea raportului:

Dup cum se poate observa un raport se compune din mai multe seciuni. Seciunea de detalii (Detail) a raportului se repeta pentru fiecare articol in momentul in care raportul este afiat in modul de vizualizare Print Preview (examinare naintea imprimrii). In afara de seciunea detalii, un raport poate avea un antet si un subsol al raportului (Report Header si Report Footer), un antet si un subsol al paginii (Page Header si Page Footer), precum si antete si subsoluri pentru un numr de pana la 10 nivele de grupare. Antetele si subsolurile aferente raportului si paginii se pot afia/ascunde prin comenzile Report Header/Footer si Page Header/Footer din meniul View. Antetul si subsolul de pagina reprezint acele elemente care vor fi imprimate in partea de sus si de jos a fiecrei pagini. Antetul de raport apare numai pe prima pagina a raportului si are rolul unui titlu pentru ntregul raport. Subsolul de raport apare numai pe ultima pagina a raportului. Modificarea ordinii de afiare a cmpurilor intr-un raport Cmpurile din seciunea detalii sunt reprezentate cu ajutorul controalelor tip cutie text (Text Box). Ordinea cmpurilor poate fi modificata prin operaii simple efectuate cu ajutorul mouse-ului. Exemplu: in raportul Judee se dorete schimbarea ordinii intre cmpurile Suprafaa jude si Denumire jude. Pentru aceasta trebuie schimbata ordinea intre respectivele cutii de text att din seciunea Page Header, cat si in seciunea Detail. Pentru mutarea unui control de tip text se vor parcurge urmtorii pai:

63

se executa un click pe controlul care urmeaz sa fie mutat intr-o alta locaie a raportului. Pentru a selecta mai multe controale, in timpul selectrii lor se tine apsata tasta Shift. In jurul controalelor apar opt ptratele utilizate in procesul de redimensionare.

cu ajutorul mouse-ului se indica marginea superioara a controlului, moment in care cursorul se transforma intr-o mana cu cinci degete ntinse; in acest moment se trage controlul intr-o noua locaie. In momentul in care se ajunge in locaia dorita se elibereaz butonul mouse-ului.

Daca se dorete tergerea unui control de tip Text Box, se va selecta respectivul control si se va apela la tasta Delete.

In exemplul nostru, dup ce a fost modificata ordinea intre cele doua cmpuri, raportul Judee va avea urmtoarea forma (modul de vizualizare tip proiect):

Modificarea sau definirea gruprii si sortrii datelor in raport Pentru realizarea acestor operaii de editare se vor parcurge urmtoarele etape: se deschide raportul in modul de vizualizate tip proiect; se efectueaz un click pe butonul Sorting And Grouping . In urma acestei

aciuni se afiseaza fereastra Sorting and Grouping. Cu ajutorul acestei ferestre se poate modifica sau stabili modul in care se vor grupa datele in raport:

64

in coloana Field/Expresion se vor alege cmpurile dup care se face gruparea; in coloana Sort Order se alege ordinea de sortare (Ascending sau Descending); proprietatile unei grupri pot fi configurate. In acest scop printr-un click aplicat in coloana Field/Expresion se alege gruparea respectiva; proprietatile gruprii desemnate se stabilesc prin subfereastra Group Proprieties. Principalele proprietati ale unei grupri sunt: o Group Header daca se alege varianta Yes, atunci pentru cmpul selectat in coloana Field/Expresion se va crea o grupare de articole si in raport se va genera o seciune de antet grupare. In urma acestei aciuni in selectorul de linie al cmpului se afiseaza un indicator de grupare . Programul Access

adaug o seciune de antet de grupare in fereastra de proiectare a raportului, in fata seciunii de detalii a raportului. Valoarea implicita a acestei proprietati este No (nu se creaza antet de grupare). o Group Footer daca se alege varianta Yes, atunci pentru cmpul selectat din coloana Field/Expresion se va crea o grupare de articole si in raport se va genera o seciune de subsol de grupare. In urma acestei aciuni in selectorul de linie al cmpului se afiseaza un indicator de grupare . Programul

Access adaug o seciune de subsol de grupare in fereastra de proiectare a raportului, dup seciunea de detalii a raportului. Valoarea implicita a acestei proprietati este No (nu se creeaz subsol de grupare). Introducerea de formule in antetul si subsolul unui raport

65

In antetele si subsolurile unui raport se pot introduce cutii de text. Coninutul acestor cutii de text este reprezentat de obicei de funcii (formule), care livreaz valori globale referitoare la cmpurile existente in grupare. Introducerea formulelor se poate realiza doar in modul de vizualizare tip proiect al raportului. Din bara de instrumente (Toolbox) se va alege butonul (Text Box). Dup

acionarea acestui buton printr-un click se desemneaz antetul sau subsolul dorit si se deplaseaz mouse-ul. In momentul eliberrii butonului mouse-ului se vor crea doua controale: un control tip eticheta si un control tip text: (exemplu: inserarea se va realiza in seciunea Report Header a raportului Judee)

In controlul eticheta (controlul din partea stnga) se va tasta un text prin se descrie rolul funtiei ce va fi inserata. Exemplu: Suprafaa medie a judeelor:

In controlul text (controlul din partea dreapta) se va tasta o formula. Exemplu: =Avg([Suprafaa jude]). Aceasta formula va calcula media suprafeelor judeelor din tabelul Judee.

Astfel, seciunea Report Header a raportului Judee va avea urmtoarea forma (in modul de vizualizare naintea imprimrii):

In antetele si subsolurile unui raport se pot introduce de obicei urmtoarele formule: =SUM ([Nume cmp]) returneaza suma valorilor din cmpul respectiv; =COUNT ([Nume cmp]) returneaza numrul de valori din cmpul respectiv; =MIN ([Nume cmp]) returneaza minimul valorilor din cmpul respectiv; =MAX ([Nume cmp]) returneaza maximul valorilor din cmpul respectiv; =AVG ([Nume cmp]) returneaza media valorilor din cmpul respectiv.

Adugarea si modificarea textelor si a imaginilor in antetul si subsolul unui raport

66

Pentru a introduce un text (eticheta) in antetul sau subsolul unui raport se va efectua un click pe butonul din bara de instrumente (Toolbox). Dup acionarea acestui buton se

selecteaz in antetul sau subsolul dorit locaia unde se va poziiona irul de caractere, dup care se tasteaz irul respectiv. Pentru a introduce o imagine grafica in antetul ori in subsolul unui raport se va efectua un click pe butonul (Image) din bara de instrumente. Dup acionarea

acestui buton se selecteaz in antetul sau subsolul dorit locaia unde se va poziiona imaginea. Se afiseaza fereastra de dialog prin care se stabilete imaginea dorita:

Modificarea unui text se realizeaz prin selectarea etichetei respective si operarea editrilor dorite. ndeprtarea etichetelor si a imaginilor din zonele de antet sau subsol se realizeaz prin efectuarea unui click pe controlul respectiv si acionarea tastei Delete.

3.6. Pregtirea rezultatelor

Vizualizarea nainte de imprimare a unui tabel, formular sau raport 67

nainte de a imprima un tabel, formular sau raport este recomandata lansarea in execuie a comenzii de vizualizare a obiectului care se va imprima in modul prealabil imprimrii. Acest mod poate fi lansat in execuie prin selectarea obiectului din fereastra bazei de date si alegerea opiunii Print Preview din meniul File. Aceasta comanda poate fi accesata si prin butonul (Print Preview), din bara de instrumente a programului Access. Stabilirea opiunilor de pagina Pentru a se realiza configurarea opiunilor referitoare la pagina utilizata in procesul de imprimare trebuie sa se parcurg urmtoarele etape: se deschide tabelul, interogarea, formularul sau raportul care urmeaz sa fie imprimat; din meniul File se alege opiunea Page Setup. In urma acestei aciuni programul Access va afia o fereastra de dialog denumita Page Setup si care este formata din filele Margins, Page si eventual Columns;

prin fila Margins se stabilete dimensiunea zonei de imprimare, adic se stabilesc cele patru margini utilizate. In cazul formularelor si rapoartelor prin caseta de selectare Print Data Only se stabilete daca se vor imprima doar datele si se omite imprimarea etichetelor, bordurilor, liniilor de reea, imaginilor grafice ale liniilor si cutiilor. In cazul imprimrii tabelelor sau a articolelor livrate de o interogare prin caseta de selectare Print Headings se poate cere imprimarea anteturilor.

68

prin fila Page se stabilete orientarea hrtiei utilizate la imprimare. Variantele posibile sunt opiunile: Portrait si Landscape. Prin lista combinata Size, situata in subfereastra Paper, se alege dimensiunea hrtiei, precum si modul de alimentare cu hrtie a imprimantei. De asemenea, se poate stabili imprimanta utilizata.

in cazul formularelor si rapoartelor fereastra de dialog conine si o fila Columns prin care se stabilete numrul, dimensiunea si modul de implementare a coloanelor.

Opiuni pentru imprimare Opiunile folosite in procesul de imprimare se pot stabili apelnd la meniul File si comanda Print. Programul Access va afia urmtoarea fereastra de dialog:

In aceasta fereastra de dialog, prin lista combinata Name situata in subfereastra Printer se alege tipul imprimantei utilizata in procesul de imprimare. Daca se dorete imprimarea intrun fiier, de extensie PRN, atunci se selecteaz caseta de selectare Print to File. Numrul de copii dorite se introduce in caseta Number of Copies. Imprimarea foii de date corespunztoare unui tabel, a unei interogri sau a unui formular (adic a tuturor articolelor aferente obiectului) se realizeaz parcurgnd urmtorii pai: se deschide tabelul, interogarea sau formularul in modul de vizualizare tip foaie de data; din meniul File se da comanda Print; din subfereastra Print Range se alege butonul de opiune All; se stabilesc si celelalte opiuni ale ferestrei de dialog si se da comanda OK.

69

Imprimarea articolelor selectate dintr-o foaie de date a unui tabel, a unei interogri sau a unui formular se realizeaz astfel: se deschide tabelul, interogarea sau formularul in modul de vizualizare tip foaie de data; se selecteaz articolele care se vor imprima; din meniul File se da comanda Print; din subfereastra Print Range se alege butonul de opiune Selected Record(s); se stabilesc si celelalte opiuni ale ferestrei de dialog si se da comanda OK.

Imprimarea tuturor articolelor unui tabel sau a articolelor livrate de o interogare folosind formularul corespunztor obiectului se realizeaz astfel: se deschide formularul corespunztor obiectului in modul de vizualizare tip formular sau in modul de vizualizare tip foaie de data; din meniul File se da comanda Print; din subfereastra Print Range se alege butonul de opiune All; se stabilesc si celelalte opiuni ale ferestrei de dialog si se da comanda OK. Formularul este imprimat in modul de vizualizare specificat de proprietatea Default View. Imprimarea unui raport se realizeaz parcurgnd urmtorii pai: in fereastra bazei de date se selecteaz raportul respectiv si se deschide folosind modurile de vizualizare tip proiect sau examinare naintea imprimrii; din meniul File se da comanda Print; din subfereastra Print Range se alege butonul de opiune Pages, dup care se specifica numrul paginilor dorite folosind cutiile de text From (de la) si To (pana la); se stabilesc si celelalte opiuni ale ferestrei de dialog si se da comanda OK.

70