AUDITORIA DE SISTEMAS

INVESTIGACIN PRELIMINAR
Se deber observar el estado general del rea, su situacin dentro de la organizacin, si existe la informacin solicitada, si es o no necesaria y la fecha de su ltima actualizacin. Se debe hacer la investigacin preliminar solicitando y revisando la informacin de cada una de las reas basndose en los siguientes puntos: ADMINISTRACIN Se recopila la informacin para obtener una visin general del departamento por medio de observaciones, entrevistas preliminares y solicitud de documentos para poder definir el objetivo y alcances del departamento. PARA ANALIZAR Y DIMENSIONAR LA ESTRUCTURA POR AUDITAR SE DEBE SOLICITAR: A NIVEL DEL REA DE INFORMTICA Objetivos a corto y largo plazo. RECURSOS MATERIALES Y TECNICOS Solicitar documentos sobre los equipos, nmero de ellos, localizacin y caractersticas. Estudios de viabilidad. Nmero de equipos, localizacin y las caractersticas (de los equipos instalados y por instalar y programados) Fechas de instalacin de los equipos y planes de instalacin. Contratos vigentes de compra, renta y servicio de mantenimiento. Contratos de seguros. Convenios que se tienen con otras instalaciones. Configuracin de los equipos y capacidades actuales y mximas. Planes de expansin. Ubicacin general de los equipos. Polticas de operacin. Polticas de uso de los equipos. SISTEMAS Descripcin general de los sistemas instalados y de los que estn por instalarse que contengan volmenes de informacin. Manual de formas. Manual de procedimientos de los sistemas. Descripcin genrica. Diagramas de entrada, archivos, salida. Salidas. Fecha de instalacin de los sistemas. Proyecto de instalacin de nuevos sistemas. En el momento de hacer la planeacin de la auditora o bien su realizacin, debemos evaluar que pueden presentarse las siguientes situaciones. Se solicita la informacin y se ve que: No tiene y se necesita. No se tiene y no se necesita. Se tiene la informacin pero: No se usa. Es incompleta. No esta actualizada. No es la adecuada. Se usa, est actualizada, es la adecuada y est completa.

En el caso de No se tiene y no se necesita, se debe evaluar la causa por la que no es necesaria. En el caso de No se tiene pero es necesaria, se debe recomendar que se elabore de acuerdo con las necesidades y con el uso que se le va a dar. En el caso de que se tenga la informacin pero no se utilice, se debe analizar por que no se usa. En caso de que se tenga la informacin, se debe analizar si se usa, si est actualizada, si es la adecuada y si est completa. El xito del anlisis crtico depende de las consideraciones siguientes: Estudiar hechos y no opiniones (no se toman en cuenta los rumores ni la informacin sin fundamento) Investigar las causas, no los efectos. Atender razones, no excusas. No confiar en la memoria, preguntar constantemente. Criticar objetivamente y a fondo todos los informes y los datos recabados. PERSONAL PARTICIPANTE Una de las partes ms importantes dentro de la planeacin de la auditora en informtica es el personal que deber participar y sus caractersticas. Uno de los esquemas generalmente aceptados para tener un adecuado control es que el personal que intervengan est debidamente capacitado, con alto sentido de moralidad, al cual se le exija la optimizacin de recursos (eficiencia) y se le retribuya o compense justamente por su trabajo. Con estas bases se debe considerar las caractersticas de conocimientos, prctica profesional y capacitacin que debe tener el personal que intervendr en la auditora. En primer lugar se debe pensar que hay personal asignado por la organizacin, con el suficiente nivel para poder coordinar el desarrollo de la auditora, proporcionar toda la informacin que se solicite y programar las reuniones y entrevistas requeridas. ste es un punto muy importante ya que, de no tener el apoyo de la alta direccin, ni contar con un grupo multidisciplinario en el cual estn presentes una o varias personas del rea a auditar, sera casi imposible obtener informacin en el momento y con las caractersticas deseadas. Tambin se debe contar con personas asignadas por los usuarios para que en el momento que se solicite informacin o bien se efecte alguna entrevista de comprobacin de hiptesis, nos proporcionen aquello que se esta solicitando, y complementen el grupo multidisciplinario, ya que se debe analizar no slo el punto de vista de la direccin de informtica, sino tambin el del usuario del sistema. Para completar el grupo, como colaboradores directos en la realizacin de la auditora se deben tener personas con las siguientes caractersticas: Tcnico en informtica. Experiencia en el rea de informtica. Experiencia en operacin y anlisis de sistemas. Conocimientos de los sistemas ms importantes. En caso de sistemas complejos se deber contar con personal con conocimientos y experiencia en reas especficas como base de datos, redes, etc. Lo anterior no significa que una sola persona tenga los conocimientos y experiencias sealadas, pero si deben intervenir una o varias personas con las caractersticas apuntadas.

EVALUACIN DE SISTEMAS
La elaboracin de sistemas debe ser evaluada con mucho detalle, para lo cual se debe revisar si existen realmente sistemas entrelazados como un todo o bien si existen programas aislados. Otro de los factores a evaluar es si existe un plan estratgico para la elaboracin de los sistemas o si se estn elaborados sin el adecuado sealamiento de prioridades y de objetivos. El plan estratgico deber establecer los servicios que se presentarn en un futuro contestando preguntas como las siguientes: Cules servicios se implementarn? Cundo se pondrn a disposicin de los usuarios? Qu caractersticas tendrn? Cuntos recursos se requerirn?

La estrategia de desarrollo deber establecer las nuevas aplicaciones, recursos y la arquitectura en que estarn fundamentados: Qu aplicaciones sern desarrolladas y cuando? Qu tipo de archivos se utilizarn y cuando? Qu bases de datos sern utilizarn y cuando? Qu lenguajes se utilizarn y en que software? Qu tecnologa ser utilizada y cuando se implementar? Cuantos recursos se requerirn aproximadamente? Cul es aproximadamente el monto de la inversin en hardware y software? En lo referente a la consulta a los usuarios, el plan estratgico debe definir los requerimientos de informacin de la dependencia. Qu estudios van a ser realizados al respecto? Qu metodologa se utilizar para dichos estudios? Quin administrar y realizar dichos estudios? En el rea de auditora interna debe evaluarse cul ha sido la participacin del auditor y los controles establecidos. Por ltimo, el plan estratgico determina la planeacin de los recursos. Contempla el plan estratgico las ventajas de la nueva tecnologa? Cul es la inversin requerida en servicios, desarrollo y consulta a los usuarios? El proceso de planeacin de sistemas deber asegurarse de que todos los recursos requeridos estn claramente identificados en el plan de desarrollo de aplicaciones y datos. Estos recursos (hardware, software y comunicaciones) debern ser compatibles con la arquitectura y la tecnologa, conque se cuenta actualmente. Los sistemas deben evaluarse de acuerdo con el ciclo de vida que normalmente siguen: requerimientos del usuario, estudio de factibilidad, diseo general, anlisis, diseo lgico, desarrollo fsico, pruebas, implementacin, evaluacin, modificaciones, instalacin, mejoras. Y se vuelve nuevamente al ciclo inicial, el cual a su vez debe comenzar con el de factibilidad. La primera etapa a evaluar del sistema es el estudio de factibilidad, el cual debe analizar si el sistema es factible de realizarse, cul es su relacin costo/beneficio y si es recomendable elaborarlo. Se deber solicitar el estudio de factibilidad de los diferentes sistemas que se encuentren en operacin, as como los que estn en la fase de anlisis para evaluar si se considera la disponibilidad y caractersticas del equipo, los sistemas operativos y lenguajes disponibles, la necesidad de los usuarios, las formas de utilizacin de los sistemas, el costo y los beneficios que reportar el sistema, el efecto que producir en quienes lo usarn y el efecto que stos tendrn sobre el sistema y la congruencia de los diferentes sistemas. En el caso de sistemas que estn funcionando, se deber comprobar si existe el estudio de factibilidad con los puntos sealados y compararse con la realidad con lo especificado en el estudio de factibilidad Por ejemplo en un sistema que el estudio de factibilidad seal determinado costo y una serie de beneficios de acuerdo con las necesidades del usuario, debemos comparar cual fue su costo real y evaluar si se satisficieron las necesidades indicadas como beneficios del sistema. Para investigar el costo de un sistema se debe considerar, con una exactitud razonable, el costo de los programas, el uso de los equipos (compilaciones, programas, pruebas, paralelos), tiempo, personal y operacin, cosa que en la prctica son costos directos, indirectos y de operacin. Los beneficios que justifiquen el desarrollo de un sistema pueden ser el ahorro en los costos de operacin, la reduccin del tiempo de proceso de un sistema. Mayor exactitud, mejor servicio, una mejora en los procedimientos de control, mayor confiabilidad y seguridad.

EVALUACIN DEL ANLISIS

En esta etapa se evaluarn las polticas, procedimientos y normas que se tienen para llevar a cabo el anlisis. Se deber evaluar la planeacin de las aplicaciones que pueden provenir de tres fuentes principales: La planeacin estratgica: agrupadas las aplicaciones en conjuntos relacionados entre s y no como programas aislados. Las aplicaciones deben comprender todos los sistemas que puedan ser desarrollados en la dependencia, independientemente de los recursos que impliquen su desarrollo y justificacin en el momento de la planeacin. Los requerimientos de los usuarios. El inventario de sistemas en proceso al recopilar la informacin de los cambios que han sido solicitados, sin importar si se efectuaron o se registraron. La situacin de una aplicacin en dicho inventario puede ser alguna de las siguientes: Planeada para ser desarrollada en el futuro. En desarrollo. En proceso, pero con modificaciones en desarrollo. En proceso con problemas detectados. En proceso sin problemas. En proceso espordicamente. Nota: Se deber documentar detalladamente la fuente que gener la necesidad de la aplicacin. La primera parte ser evaluar la forma en que se encuentran especificadas las polticas, los procedimientos y los estndares de anlisis, si es que se cumplen y si son los adecuados para la dependencia. Es importante revisar la situacin en que se encuentran los manuales de anlisis y si estn acordes con las necesidades de la dependencia. En algunas ocasiones se tiene una microcomputadora, con sistemas sumamente sencillos y se solicita que se lleve a cabo una serie de anlisis que despus hay que plasmar en documentos sealados en los estndares, lo cual hace que esta fase sea muy compleja y costosa. Los sistemas y su documentacin deben estar acordes con las caractersticas y necesidades de una dependencia especfica. Se debe evaluar la obtencin de datos sobre la operacin, flujo, nivel, jerarqua de la informacin que se tendr a travs del sistema. Se han de comparar los objetivos de los sistemas desarrollados con las operaciones actuales, para ver si el estudio de la ejecucin deseada corresponde al actual. La auditora en sistemas debe evaluar los documentos y registros usados en la elaboracin del sistema, as como todas las salidas y reportes, la descripcin de las actividades de flujo de la informacin y de procedimientos, los archivos almacenados, su uso y su relacin con otros archivos y sistemas, su frecuencia de acceso, su conservacin, su seguridad y control, la documentacin propuesta, las entradas y salidas del sistema y los documentos fuentes a usarse. Con la informacin obtenida podemos contestar a las siguientes preguntas: Se est ejecutando en forma correcta y eficiente el proceso de informacin? Puede ser simplificado para mejorar su aprovechamiento? Se debe tener una mayor interaccin con otros sistemas? Se tiene propuesto un adecuado control y seguridad sobre el sistema? Est en el anlisis la documentacin adecuada?

EVALUACIN DEL DISEO LGICO DEL SISTEMA

En esta etapa se debern analizar las especificaciones del sistema: Qu deber hacer?, Cmo lo deber hacer?, Secuencia y ocurrencia de los datos, el proceso y salida de reportes? Una vez que hemos analizado estas partes, se deber estudiar la participacin que tuvo el usuario en la identificacin del nuevo sistema, la participacin de auditora interna en el diseo de los controles y la determinacin de los procedimientos de operacin y decisin. Al tener el anlisis del diseo lgico del sistema debemos compararlo con lo que realmente se est obteniendo en la cual debemos evaluar lo planeado, cmo fue planeado y lo que realmente se est obteniendo. Los puntos a evaluar son:

Entradas. Salidas. Procesos. Especificaciones de datos. Especificaciones de proceso. Mtodos de acceso. Operaciones. Manipulacin de datos (antes y despus del proceso electrnico de datos). Proceso lgico necesario para producir informes. Identificacin de archivos, tamao de los campos y registros. Proceso en lnea o lote y su justificacin. Frecuencia y volmenes de operacin. Sistemas de seguridad. Sistemas de control. Responsables. Nmero de usuarios.

Dentro del estudio de los sistemas en uso se deber solicitar: Manual del usuario. Descripcin de flujo de informacin y/o procesos. Descripcin y distribucin de informacin. Manual de formas. Manual de reportes. Lista de archivos y especificaciones. Lo que se debe determinar en el sistema: En el procedimiento: Quin hace, cuando y como? Qu formas se utilizan en el sistema? Son necesarias, se usan, estn duplicadas? El nmero de copias es el adecuado? Existen puntos de control o faltan? En la grfica de flujo de informacin: Es fcil de usar? Es lgica? Se encontraron lagunas? Hay faltas de control? En el diseo: Cmo se usar la herramienta de diseo si existe? Qu tambin se ajusta la herramienta al procedimiento?