CAPITOLUL I TRECEREA DE LA NEGOCIEREA CLASIC LA NEGOCIEREA PE INTERNET 1.1.

Aspecte generale ale problemei

Este perfect normal s avem n minte c, n societatea informaiei i tehnologiei, atuuri precum creativitate, inovare, idei sunt forele care conduc din spate multe activiti ale noii economii"1. Dac vorbim despre noua economie, ne referim la o lume n care oamenii lucreaz cu creierul n defavoarea minilor. O lume n care tehnologia comunicaiilor creeaz competiia global, nu numai pentru vnzrile de mrfuri sau mprumuturi bancare, dar mai ales pentru cazul serviciilor ce nu pot fi ambalate i ncrcate la bordul unei nave. Lumea prezent este lumea n care inovaia este mai important dect producia de mas, n care, investind n noi concepte sau crearea lor, este mai important dect producia de maini noi2. Ar fi o greeal s credem c, comerul electronic nseamn numai un set de tehnici informaionale i schimburi de date. Schimbul de mrfuri prin intermediul comerului electronic nu este fundamental diferit de comerul internaional, el solicit participarea tuturor oamenilor n identificarea oportunitilor de afaceri, n gsirea unor oameni de ncredere care s dein rolul de intermediari i implementarea unui lan de distribuie complex. Aceste persoane trebuie s fie cunosctoare a practicilor de comer internaional, a instrumentelor specifice. Mai mult, tehnologiile moderne informaionale, odat cu puternica dezvoltare a Internetului, plaseaz ntreprinderea ntr-un mod n care se poate utiliza i conduce la un nivel deasupra competitorilor. Acestea fac posibil reducerea costurilor tranzaciilor, prin eliminarea intermediarilor, rapiditate n obinerea informaiilor strategice asupra unui produs, pia sau potenial partener, tranzacionarea unor bunuri i servicii considerate non-vandabile". Participarea tuturor, n particular, a rilor n curs de dezvoltare i a companiilor din aceste ri (n special IMM-urile) pe noile piee caracterizate de fenomenul de globalizare, n comerul electronic cere trei tipuri de pregtire: pregtire n tehnicile de comer internaional; pregtire n tehnici specifice Internetului (acces la reele, utilizare), unelte specifice comerului electronic (securizarea mesajelor, mediul de lucru al contractelor: facturare, plat, etc); pregtire n negocierile internaionale din comerul internaional. n ultimii ani, comerul electronic s-a dezvoltat rapid, ca rezultat al rspunsurilor tehnologice" venite mai repede dect se atepta populaia. Aceast accelerare are dou consecine: (1) rspunsuri economice (cine pltete i cum?), rspunsuri legale (ncriptare, protecia proprietii intelectuale, controlul coninutului) i rspunsuri privind reglementri, care constituie punctele de baz ale dezvoltrii comerului electronic i (2) ntr-un mediu aflat ntr-o schimbare rapid i constant, orice teoretizare a comerului electronic este excesiv, practicienii fiind singurii familiarizai cu acesta. n strns legtur cu ultimul punct este gama de activiti operaionale realizate sub patronajul UNCTAD de-a lungul a muli ani n domenii ca facilitarea comerului (Sistemul Automatizat de Procesare Vamal (ASYCUDA), Sistemul de Informaii Avansate Cargo (ACIS)) i comer electronic propriu-zis (Programul Trade Point). Existena unor reele de pregtire ca TRAINMAR, TRAINFORTRADE a permis UNCTAD i membrilor acestei organizaii s exploateze o oportunitate excepional prin combinarea substanei cu modalitile. Tehnicile modeme de perfecionare folosite n prezent, care utilizeaz tehnologiile informaionale: video-conferine interactive, cursuri la distan, auto-perfecionare cu ajutorul manualelor pe suport digital (ex. CD-ROM), se constituie n unelte ideale de perfecionare a factorului uman, pentru domeniul comerului electronic.

1 2

Economia n schimbare, eWeek,nr.1/2001 Vezi, Training in the area of electronic commerce:needs and possibilities, UNCTAD 2005

Suplimentar, Reeaua Global a Trade Point-urilor (GTP Net) ofer n acest sens un potenial considerabil. Globalizarea, ca fenomen complex, nu putea s nu influeneze dezvoltarea Internetului i utilizarea acestuia ca mijloc de comunicare i negociere n afacerile internaionale. n cele ce urmeaz vom analiza motivele pentru care agenii economici sunt prezeni pe Internet. Considernd creterea continu a utilizrii Intemetului i a noilor tehnologii ca mijloace de comunicare i de oferire a produselor prin Internet, este vital pentru orice firm s fie reprezentat online. n 2002, numrul internauilor la nivel mondial trecea de 500 de milioane, iar n Romnia numrul utilizatorilor de Internet a crescut de la 2% la 23,8% din 1998 pn n 2003 (conform Raportului Ministerului Comunicaiilor i Tehnologiei Informaiei privind Indicatorii IT pe 2003). Din ce n ce mai muli consumatori utilizeaz Internetul pentru a cuta produse sau servicii online, iar prin deschiderea ctre clieni a unui birou de informaii virtual, le este oferit posibilitatea de a le gsi foarte uor 24h/24h. Conform Raportului MCTI din 31 martie 2004 n Romnia existau 62.000 domenii .ro, fa de doar 16.639 n 2000. Internetul este rapid, eficient i plin de resurse ce ajut pe oricine s gseasc ceea ce are nevoie. n concluzie, nu numai c relaiile de afaceri cu actualii clieni sunt optimizate, dar, mai mult, prin intermediul listrii n motoarele de cutare i a directoarelor online, dar i prin alte metode de promovare online, sunt atrai noi clieni ce caut diverse servicii. De asemenea, dat fiind creterea audienei online i expunerii informaiilor despre serviciile companiei ctre o audien larg, crete potenialul pentru dezvoltarea afacerii i apariia de oportuniti altfel inaccesibile (de exemplu, ieirea pe piaa internaional). Potrivit raportului MCTI, un procent majoritar (78%) al utilizatorilor folosesc Internetul pentru cutarea de informaii. Oferind toate informaiile necesare ntr-un singur loc, online, putem ctiga un potenial client ntr-un timp considerabil redus fa de abordarea clasic. De asemenea, prin oferirea de informaii cu privire la afacerea derulat prin website, sunt oferite potenialilor clieni oportunitatea de a avea informaiile de baz (i chiar mai mult), la orice or, n orice zi a sptmnii. Mai mult, cnd vom discuta cu oamenii care ne-au vizitat website-ul vom ti sigur c avem de-a face cu persoane interesate de afacerea noastr, persoane ce doresc s afle mai multe detalii. Timpul nseamn bani, mai ales cnd vorbim de o afacere. Printr-o prezen online, n calitate de negociator sau consumator, putem reduce n mod substanial timpul pierdut n discuiile preliminare i ne vom putea astfel concentra pe modul cum putem ncheia o afacere excelent cu un potenial client. Beneficiind de o prezen online pe web, nu numai c vom salva timp, dar n acelai timp vom realiza economii n atragerea de noi clieni. n plus, vom putea reduce costurile dedicate reclamelor, realizrii de brouri i materiale de prezentare pe hrtie, sau cele cu faxurile i serviciile de copiere de documente. Cu un website, avnd afacerea online, tot ceea ce trebuie s facem este s indicm vizitarea website-ului pentru mai multe informaii. Fie c vorbim de cteva pagini de prezentare ce ofer o posibilitate de baz pentru realizarea contactului cu potenialii clieni, fie c vorbim de un site de e-commerce aproape orice afacere i poate permite un website realizat conform nevoilor sale, la un cost rezonabil. Exist pachete destinate s se integreze cu aproape orice buget. Dezvoltarea unei prezene online este justificabil imediat din punct de vedere al marketing-uiui, considernd fie i numai ci oameni pot fi gsii prin intermediul acestui mediu (vehicul) de marketing. Cum Internetul se afl n plin dezvoltare, iar numrul intemauilor crete n mod constant de la an la an, putem s ne bazm pe termen foarte lung pe aceast investiie. Mai mult, cum mare parte din informaiile necesare se afl online nc de la

lansarea website-ului, costurile pentru adugarea de noi informaii sau cele legate de mbuntiri sunt minimalizate. Prezena online prin intermediul unui website, ca un birou virtual, este o tactic de marketing foarte bun pentru orice afacere. Dac dorim s integrm website-ul ca parte a funcionrii afacerii, atunci probabil c vom dori s oferim posibilitatea de tranzacii online, prin implementarea unui formular de plasare de comenzi online sau chiar a unui sistem de efectuare de cumprturi online (shopping cart). O msur excelent pentru a le oferi clienilor posibilitatea de a plasa comenzi i a achiziiona produsele sau serviciile firmei noastre, online, prin intermediul website-ului. O prezen online ofer prestigiu afacerii noastre, mbuntete vizibilitatea mrcii i crete ncrederea potenialilor clieip n oferta pe care o facem. De asemenea, deinerea unui website, poate mbunti percepia asupra afacerii i numelui firmei noastre ntruct studiile au artat c lipsa unei prezene online induce potenialilor clieni sentimentul c au de-a face cu o companie mic i srac.

1.2. Oportunitatea negocierii tranzaciilor pe internet

Comerul electronic, pieele electronice i sistemele inteligente aduc noi provocri negocierii. Acestea sunt deja conduse prin intermediul unor mijloace electronice (precum email-ul) i aceasta poate necesita o apropiere oarecum diferit de comunicarea efectiv dect n cazul negocierilor fa n fa. Uneltele de descoperire a cunotinelor i datelor sunt din ce n ce mai folosite, evaluarea situaiilor i analizele de proces putnd avea un rol important n pregtirea i desfurarea negocierilor. Sistemele de sprijinire a deciziilor i negocierilor au devenit din ce n ce mai populare i mai folosite n formularea i evaluarea alternativelor, evaluarea ofertelor i contra-ofertelor, organizarea i vizualizarea procesului de negociere. Noile tehnologii ale informaiei furnizeaz oportuniti excelente pentru mbuntirea eficienei i eficacitii deciziilor i negocierilor prin dezvoltarea unor tehnici de sprijinire a deciziei. Se pare c gradul de adoptare al acestor tehnici este relativ sczut n cazul negocierilor tradiionale. Prin tradiional nelegem cazurile celor care sunt implicai n arta negocierii, cei care sunt considerai profesioniti ai negocierii. Acest lucru este posibil deoarece ei prezint un anumit grad de scepticism legat de inutilitatea noilor tehnologii ntr-o zon ce trebuie privit mai mult ca o art dect ca o tiin. Exist doar puine cazuri raportate de utilizare a sistemelor asistate de computere n negocieri internaionale complexe. Cel mai des acestea sunt aplicate pentru a analiza problema negocierii i a determina ofertele i compromisurile posibile. n acelai timp, un mare numr de persoane folosesc computerul i tehnologiile de comunicaie pentru a coresponda, a determina implicaiile deciziilor alternative, a realiza simulri, analize sensibile etc. Pare destul de natural s presupunem c aceste persoane negociaz folosind aceste tehnologii. Foarte rapid rspndire a tehnologiilor computaionale a mrit mult numrul celor care se implic n negocieri internaionale. Acetia includ manageri, birocrai i ingineri care folosesc tehnologiile computaionale pentru a negocia. Ne referim n mod special la aceia care se angajeaz acum n tranzacii care n trecut erau prea costisitoare pentru a fi luate n considerare. Companiile lor nu pltesc experi sau nu trimit angajai s realizeze negocieri directe. Pieele acestora care erau n trecut locale au devenit n prezent globale. Un fenomen asemntor apare n cooperarea dintre mici comuniti aflate la distan, autoriti locale i centrale, mari corporaii care fac afaceri cu mici furnizori etc. Tehnologia reprezint o resurs critic ce poate elimina anumite probleme legate de comunicare i negociere n rile n curs de dezvoltate. Unele din aceste tehnologii, fiind independente de sistem (n termeni de operare i ntreinere), permit utilizatorilor din diferite
7

pri ale lumii s comunice i s foloseasc resurse ce erau inaccesibile n trecut. Marea rspndire a reelelor de calculatoare, n special a sistemelor bazate pe web, indic faptul c barierele de acces la informaii dintre rile n curs de dezvoltare i cele dezvoltate pot fi depite. Principala caracteristic a www-ului este aceea c furnizeaz oamenilor din diverse locaii un mediu de comunicare bogat n funcionalitate i le ofer posibilitatea de a folosi resurse computaionale inaccesibile n trecut. Cu toate c principala utilizare a web-ului este aceea de surs i mijloc de diseminare a informaiilor, acesta este din ce n ce mai folosit ca mijloc de execuie i control de la distan a sistemelor software complete, ceea ce confer o nou dimensiune valorii pe care o furnizeaz. Aceste tehnologii permit o comunicare larg ntre actorii unei negocieri, prin calitatea tehnicilor de a fi mari utilizatoare de tehnologii computaionale i prin vizualizarea datelor. Utilizatorii pot revedea procesul negocierii i dinamica sa. Limba i alte bariere se micoreaz sau dispar de cnd aceste tehnologii permit o personalizare extrem. Costul multiplicrii unei soluii tehnologice este un alt factor major care determin ca o soluie particular s ajung la un public larg. Browserele web permit portabilitatea crescnd astfel accesul utilizatorilor din ri ndeprtate la negocieri cu resurse computaionale minime. Aceste unelte i sisteme sunt accesibile oricui, oameni neiniiai i experi, permindu-le s interacioneze mai direct cu persoane aparinnd unor culturi diferite i s reduc enorm efectul distanelor. Flexibilitatea sistemelor bazate pe web permite personalizarea pentru a reflecta specificul regional. Sistemele pot fi construite pentru a reflecta decizia sau orice altceva din suita de nevoi. Se pot distinge trei etape consecutive ale evoluiei aplicaiilor www. n prima www-ul a fost folosit numai pentru distribuirea de informaii. Un client al unei afaceri putea s citeasc cteva informaii, spre exemplu lista de produse disponibile, caracteristicile i preurile acestora, i apoi s le cumpere ntr-o manier convenional - prin telefon, fax sau scrisoare. n a doua etap, www a fost folosit att pentru distribuirea ct i pentru colectarea de informaii prin intermediul unor formulare electronice. Un client putea cumpra anumite produse prin completarea unor formulare sub form electronic disponibile pe paginile web. De remarcat c n ambele etape caracterul comunicaiei este om-main. Acest tip de comunicare este suficient pentru negocierile B2C (business-to-customer), n care singura decizie este de a cumpra sau nu un anumit produs. Formularele acestea sunt prea simple pentru a acoperi nevoile negocierilor B2B (business-to-business), unde trebuie luate mai multe decizii cu privire la diferii factori ai contractului, spre exemplu cantitate, transport, plat. Aceste decizii necesit o comunicare om-om prin intermediul unor sisteme specializate. Aceast a treia etap a evoluiei aplicaiilor web tinde spre sisteme interactive i colaborative. Www-ul furnizeaz o oportunitate pentru schimbarea radical i mbuntirea sprijinirii i practicii negocierilor. Tehnologia web are o serie de caracteristici care pot avea un impact major asupra conducerii unei afaceri n general i a sprijinirii i practicii negocierilor n particular. Internetul furnizeaz nivele nemaintlnite de conectivitate bidirecional, n contrast cu media tradiional care este unidirecional i a celor de comunicaie bidirecional care sunt limitate la civa participani. Aceasta poate conduce adesea la modificarea sau deplasarea negocierii ca mecanism normal pentru determinarea ofertei ntr-un context dat. Programe software, precum Bargain Finder i Jango, pot ajuta un negociator s descopere noi alternative i s-i mbunteasc cea mai bun alternativ pentru contractele negociate. Sisteme de licitaii pe Internet, precum E-bay i First Auction, pot genera cel mai bun pre posibil. ntr-un mod asemntor, grupurile de discuii i tehnologiile de colaborare formeaz liantul care conduce la apariia comunitilor virtuale. Acestea pot fi folosite pentru a afecta balana puterii ntr-o situaie de negociere.
8

O consecin important a Internetului o constituie creterea contactelor dintre micile afaceri dincolo de graniele geografice, naionale i culturale. Auzim din ce n ce mai des despre mici antreprenori care primesc propuneri neateptate de la clieni aflai la distane geografice foarte mari. Aceasta necesit muli oameni de afaceri - negociatori individuali sau non-instituionali care nu au o pregtire formal n negocieri - pentru a face nelegeri cu cealalt parte al crei mediu cultural este adesea necunoscut sau nefamiliar, iar comunicarea indirect, incluznd negocierea, devine o parte a procesului de afaceri. Toate acestea conduc la o schimbare calitativ n natura i practica comun a negocierii i implic n mod corespunztor o nevoie de schimbare n pregtirea negocierii: procesul trebuie s fie un pic mai sensibil la diferenele culturale i de preferat contient de modificrile tehnologice. Sensibilitatea cultural nu este o idee nou; s-a pus tot timpul n diplomaia internaional i afacerile globale. O astfel de sensibilitate este acum solicitat, dar la o scar mai mare, i pentru afaceri de rutin, nu numai pentru elita diplomatic i cea a corporaiilor mari. Mai mult, cunotinele tehnologice au condus la o cretere considerabil a cererii pentru software suport al negocierilor. O caracteristic remarcabil a web-ului o constituie scara sa imens cu respectarea ctorva dimensiuni: mai rapid, mai mare i mai ieftin. El permite afacerilor i altor schimburi i tranzacii s se produc foarte repede i ntr-un volum mare. Acest lucru necesit adesea o cretere a vitezei i eficienei lurii deciziilor i a proceselor de negociere. Se solicit astfel reacii rapide din partea celor implicai n proces, precum i automatizarea prilor procesului. n particular se creeaz nevoia de unelte care s poat organiza complexitatea realizrii unui numr mare de negocieri simultan. S ne imaginm spre exemplu o variant a licitaiilor comune pe Internet, n care oferte complexe i ineficiente sunt tratate ca oferte negociabile. Apoi specificarea comercianilor ar trebui s fie automatizat, ceea ce implic nevoia de modelare a sistemelor de valori ale participanilor. Modalitatea de plat reprezint interaciunea de succes a unui numr mare de parteneri de negociere care crete posibilitatea realizrii unei afaceri bune. Viteza mediului de interaciune a indus nevoia unei rapide medieri i rezolvri a disputelor online; evident a aprut o industrie de consultan online i exist cercetri considerabile n ceea ce privete crearea contractelor electronice. Tehnologia nu numai creeaz nevoia ci i furnizeaz mijloacele de gsire a soluiilor efective: web-ul reprezint o vast resurs de informaii, un forum pentru consultarea unor experi i specialiti i un mijloc de accesare a uneltelor suport pentru negociere. Cel mai important atribut al tehnologiei web este reprezentat de inteligena sa. Web-ul nu este un depozit pasiv pentru informaii; el poate fi folosit pentru a transmite anumite obiecte, spre exemplu obiecte prezentnd o funcionare specific. Applet-urile Java reprezint cel mai bine cunoscut exemplu; acestea sunt pri de software care pot executa funcii specifice negocierii pe desktop-ul utilizatorului. Exemple mai specifice sunt ofertele de negociere, obiectele prefereniale ce reprezint sistemul valoric al negociatorului ntr-o anumit situaie, obiectele descriptive ale produsului care prezint unele din problemele negociate, obiectele financiare precum modelele de dezvoltare ale balanei unei companii etc. De exemplu, reprezentarea preferinei poate fi folosit pentru a ordona alternativele de negociere sau pentru a cuta pe web informaii relevante problemei ce este negociat. Este important de notat c avantajul acestei faciliti de a crea i comunica o mare varietate de reprezentri conceptuale legate de negociere poate modifica modelele de comportare ale practicianului. Un lucru comun care nu inspir ncredere practicienilor este acela c web-ul pierde ceea ce limbajul corpului furnizeaz n cazul negocierilor fa n fa. Trebuie reamintit totui c web-ul nu este o alternativ la formele tradiionale de interaciune precum conversaia direct sau telefonic, ci o completare. Ambele moduri de interaciune sunt posibile pe web odat ce telefonia i videoconferina pe Internet devin un lucru comun (vezi proiectul Skype).

Software-ul i suportul pentru decizii reprezint tehnologii ale informaiei ce se dezvolt rapid datorit potenialului lor de a permite i realiza tranzacii electronice i alte activiti de afaceri. Negocierea prin intermediul internetului se realizeaz n mod curent prin mai multe tehnologii precum sistemele suport pentru negocieri, sistemele suport pentru grupurile de decizie i ageni software pentru negociere. n ciuda faptului c aceste tehnologii se adreseaz unor probleme diferite i se pot completa una pe alta, ele sunt folosite separat. Un mare experiment realizat n cadrul proiectului InterNeg sugereaz un mediu software integrat bazat pe web pentru a ajuta negociatorii i a realiza anumite activiti n mod autonom. Rapida adoptare a Internet-ului ca mediu comercial a adus o schimbare semnificativ modului tradiional de a realiza o afacere. Pentru a rmne competitive, multe firme s-au stabilit pe pieele virtuale. Sunt identificate trei tipuri de comer electronic. Cel mai cunoscut este B2C (business-to-customer), spre exemplu magazinul electronic, fiind cel mai discutat n publicaiile tiinifice. Celelalte dou tipuri B2B (business-to-business) i intra-organizaionale sunt mai puin cunoscute, ns au un impact semnificativ mai puternic asupra afacerilor organizaiei dect tipul 62 C. Tranzaciile realizate pe Internet includ cumprturile din magazinele electronice i licitaiile. Aceste dou forme de tranzacii sunt populare i bine cunoscute. Multe unelte software, motoare de cutare i sisteme au fost dezvoltate att pentru firme ct i pentru clieni pentru a facilita tranzaciile. Negocierile comerciale care sunt tipice comerului B2B i altor tranzacii nu au reuit s atrag o astfel de atenie. Negocierile sunt considerate componente cheie ale comerului electronic. Cerinele au fcut ca licitaiile s poat nlocui negocierile i s stabileasc piese eficiente. Interesant, cercettorii, care consider negocierile comerciale ca o form important a tranzaciilor de afaceri, au realizat i implementat sisteme care au o mic component de negociere i sunt similare licitaiilor. Aceasta se ntmpl deoarece licitaiile pe Internet furnizeaz noi oportuniti datorit pieelor virtuale i permit clienilor de oriunde s participe la licitaie. Licitaiile nu pot ns lua locul negocierilor atunci cnd problema nu este numai de a obine cel mai bun pre ci i de a stabili termenii tranzaciei, caracteristicile unui produs sau serviciu i adesea cea mai important consecin a negocierilor - o relaie de termen lung ntre partenerii afacerii. Un sistem suport pentru negocieri (negotiation support system NSS) este un software conceput pentru a sprijini diverse activiti legate de negociere. Acesta presupune dou componente: o component suport a deciziei i una suport a comunicaiei. Componenta suport a deciziei sporete capacitile negociatorilor de procesare a informaiilor. Componenta de comunicare faciliteaz schimbul de oferte i argumente, micornd astfel timpul necesar negocierii i mrind satisfacia rezultatelor.

1.3. Negocierea pe internet: etap esenial n comerul electronic

Exist o nevoie acut i un mare potenial pentru uurarea negocierilor n comerul electronic. Vom analiza n continuare cerinele de baz pentru dirijarea negocierilor pe internet i identificarea aplicaiilor poteniale. Avansurile n conferina video pe Internet, semnturile digitale, formularele electronice i recunoaterea contractelor electronice de ctre guverne, dezvolt sistemele negocierii de baz pe web, realizabile i atractive pentru multe aplicaii de afaceri. Evoluia Internet-ului i a tehnologiilor World Wide Web a promovat o cretere rapid att n comerul electronic business-to-consumer (B2C) ct i n cel business-to-business (B2B). n comerul electronic B2C, consumatorii sunt atrai de cumprarea online, de volumul informaiei, comoditatea i varietatea la alegere. Consumatorii pot cuta informaii despre
10

produse sau servicii pe web, i fac cumprturile online i capt n schimb o varietate de servicii online. Pentru comerul electronic B2B, tehnologia a extins scopul schimbului electronic de date tradiionale (EDI) de la manevrarea tranzaciilor la construirea de relaii de afaceri. Oricum, tranzaciile caracteristice web-ului sunt n special bazate pe termene predeterminate (cum sunt: preul de vnzare, data livrrii sau garania) sau sunt determinate de ctre reguli bine specificate (cum sunt: regulile de oferire n licitaiile online sau negocierea aciunilor bazat pe un criteriu prespecificat). Multitudinea de contracte de afaceri, care necesit negocieri ntre pri pentru a ajunge la o nelegere, sunt nc realizate n mod tradiional n afara sistemului comerului electronic. Negocierea este un mod de a rezolva conflictele ntre dou sau mai multe pri n scopul ajungerii la nelegeri acceptabile reciproce. Include spre exemplu: negocierea pe termen lung a unui contract de aprovizionare ntre dou companii, negocierea preului de vnzare sau a datei limit pentru aprovizionarea unui depozit sau rezolvarea unei dispute ntre consumatori i productori. Negocierea implic o comunicare i o interaciune dinamic, deseori realizate la ntlnirile fa n fa. Oricum, acestea pot s nu fie ntotdeauna realizabile sau cu costuri eficace. Multe tipuri de negocieri n afaceri i n viaa normal de zi cu zi sunt deja purtate de la distan printr-o varietate de canale de comunicare, cum sunt telefoanele, faxul, e-mail-ul i conferina video. n ultimul timp au fost dezvoltate cteva produse software de colaborare pe Internet n timp real, cum sunt: Netscape Conference, Microsoft NetMeeting i VocatTecs Internet Conference Professional. Aceste produse folosesc mprirea aplicaiilor, grafice i fiiere de transfer pentru a facilita colaborarea pe Internet. Avansul rapid al Internet-ului i al tehnologiilor web, mpreun cu iniiativele oamenilor de afaceri i ale guvernelor au sporit oportunitile pentru negocierea la distan n comerul electronic. n general, ntregul proces de negociere ia forma a opt pai3: 1. gsirea arenei - prile discut i se neleg asupra locaiei negocierilor; 2. fixarea agendei - prile se neleg asupra problemelor ce vor fi discutate, ordinii discuiilor i a oricror compromisuri la care s-ar putea ajunge; 3. explorarea terenului - prile ncearc s stabileasc limite pentru problemele discutate; 4. limitarea diferendelor - prile negociaz, vizeaz soluiile posibile i ncearc s limiteze diferendele; 5. preliminarii la negocierile finale - prile rafineaz diferendele persistente, testeaz posibilitile de negociere, caut soluii viabile i constructive i i formuleaz o strategie de negociere dac este necesar; 6. negocierea final - prile schimb propuneri i contrapropuneri concrete i specifice; 7. confirmarea - prile semneaz nelegerea; 8. executarea acordului. Pentru a uura negocierea la distan, sunt eseniale urmtoarele principii: a) Interaciunea sincron i asincron - este esenial ca negociatorii s poat s interacioneze cu informaii, date, cunotine i s se ajute unul pe cellalt n timp util. Este de asemenea esenial ca ei s poat s interacioneze prin sincronizare (de exemplu: sistemul complet de teleconferin color n timp real) i asincron - n special n cazul negocierilor globale n zonele cu fuse orare diferite i modaliti de lucru diferite. Mesajele instantanee i teleconferin sprijin interaciunea sincron, iar e-mail-ul sprijin comunicarea asincron. Negociatorii trebuie s fie n stare s utilizeze ambele moduri de comunicare i s fie capabili s treac uor de la una la alta.
3

Gulliver, P.H., Dispute and negociation: Across cultural perspective, Academic press, New York, 1979

11

b) Comunicaii multimedia - prile ar trebui s fie capabile s-i exprime n mod liber ideile i s influeneze celelalte pri n cel mai eficient mod. Textul scris, vocea i vizualul ar putea avea un impact diferit ntr-o comunicare real. Textul este mult mai precis i uor de accesat, dar vocea este mai convenabil pentru conversaii. Comunicarea prin media poate de asemenea s filtreze informaiile nefolositoare. De exemplu, folosind un mesaj tip text, se poate pstra un anonimat individual, se reduce nervozitatea, negociatorul este implicat mai puin emotiv i se pot face negocierile mai concentrate asupra problemei. Tehnologia vocii pe Internet s-a mbuntit i camerele video pot fi conectate la computer. Conferinele video pe Internet, folosind spre exemplu programul Microsoft NetMeeting, sunt acum n mare msur disponibile. c) Participarea multigrup i comunicarea paralel - negocierea poate implica mai multe pri, fiecare jucnd un rol diferit: negociator sau mediator. n timpul negocierilor, un negociator poate avea nevoie s comunice cu grupul opus, membrii aceleiai pri sau mediatorul. ntr-o ntlnire fa n fa este dificil pentru membrii grupului s aib discuii private sau s se consulte cu un mediator fr o ntrunire ntr-o camer separat. Oricum, folosirea canalelor electronice paralele de comunicare poate lua locul comunicrii publice i private. d) Structurarea procesului de negociere - negocierea ar trebui s fie organizat ntr-un proces bine structurat incluznd sesiunea de pregtire, fixarea agendei, discutarea problemelor i finalizarea nelegerii. O afacere complex poate s implice mai multe probleme corelate. Este important s se discute toate problemele ntr-un mod organizat, dar flexibil, fr pierderea cii urmrite i a concentrrii. n timpul negocierilor, participanii ar trebui s tie ce fac celelalte pri, astfel ca ei s-i poat sincroniza activitile i s se poat concentra asupra acelorai probleme. Coordonarea interaciunilor ntr-un mediu electronic, cnd oamenii nu se pot vedea i auzi unul pe altul, este mult mai dificil dect la ntlnirile fa n fa. Negociatorii i mediatorii ar trebui s fie capabili, de asemenea, s verifice orice problem ce a fost discutat i orice nelegere la care s-a ajuns. Pentru a urmri progresul, ntregul proces de negociere ar trebui s fie n mod automat i sistematic documentat, documentele trebuind s fie cu uurin recuperate atunci cnd este nevoie. e) Sprijinirea deciziilor de evaluare i generarea soluiilor - au fost dezvoltate mai multe sisteme de sprijinire a negocierii. Ele furnizeaz soluii alternative sau sugereaz nelegeri posibile ntre prile ce negociaz. f) Pregtirea documentelor i schimbul - pentru a face o afacere, prile au nevoie adesea s pregteasc i s schimbe oferte i contraoferte. De asemenea, au nevoie s lucreze mpreun la un document pentru a ajunge la o nelegere final. Software-ul pentru conferine pe Internet permite celor dou grupuri s-i mpart procesarea pentru pregtirea i coordonarea documentului. Documentele pot s fie schimbate i printr-un transfer de fiiere. Pentru o recuperare uoar i o integrare cu alte funcii de afaceri, contractele sunt pregtite ntr-un format standard. g) Autentificarea, securitatea i privatizarea - autentificarea se refer la identificarea persoanelor sau organizaiilor implicate. ntr-o ntlnire fa n fa sunt uor de identificat participanii la negociere. n mediul web autentificarea este ns mult mai dificil. De exemplu este foarte greu s determinm dac un mesaj e-mail a fost trimis de ctre o persoan particular. Ca o completare la metodele comune de acces-control a utilizatorilor i parolelor, smart cardurile de identificare sau cele digitale furnizate de ctre o a treia parte, o autoritate de certificare (cum ar fi MeriSign), pot fi folosite pentru a atesta prile implicate n negociere. Mesajele i documentele negocierii ar trebui s fie protejate mpotriva utilizatorilor neautorizai. Acest tip de securitate este mbuntit prin utilizarea Secure Socket Layer i a Public Key Infrastructure. Sistemul ar trebui, de asemenea, s poat fi restabilit uor, fr a pierde date, atunci cnd apar erori de comunicare. n timp ce negocierea implic secrete
12

comerciale sau informaii personale, protecia privat este deosebit de important. Dac serviciul online de negociere este furnizat de ctre o a treia parte, securitatea negociatorului trebuie s fie bine protejat. h) Legalitatea - odat ce s-a ajuns la nelegerea final, este important s se i legalizeze. Un contract legal conine elemente de baz: ofert, acceptare i consideraie. Ne re cu noaste re a este un termen care se refer la protecia mpotriva refuzului originii, livrrii i respectului. Pentru a face legal un contract electronic este necesar folosirea semnturilor digitale, a tampilelor electronice de timp i a dispoziiei i recunoaterii guvernamentale. Certificatele digitale pentru oamenii de afaceri i pentru persoanele individuale sunt realizate de ctre o a treia parte, autoritate de certificare cum ar fi VeriSign, i semnturile digitale sunt date prin sisteme de tip e-mail, cum sunt Netscape Messenger i Microsoft Outlook Express. Formele Internetului electronic, cum sunt acelea furnizate de PureEdge, permit semnturi digitale de la diverse autoriti. Comerul electronic poate fi facilitat de ctre un regim cu ncredere n tehnologii, ce verific Identitatea contrapartidei i care permite semnarea electronic a contractelor, eliminndu-se astfel orice nevoie legal pentru contractele semnate cu cerneal. Multe guverne au adoptat legi de recunoatere a folosirii semnturii digitale. Noile legi i cele trei chei ale tehnologiei conferinei pe Internet semnturile digitale i formele electronice au deschis drumul spre negocierile la distan n comerul electronic. Este nevoie ns de integrarea acestor tehnologii n sistemele de negociere bazate pe web pentru sprijinirea real a aplicaiilor de afaceri.

CAPITOLUL II APLICAII ALE NEGOCIERII PE INTERNET N TRANZACIILE INTERNAIONALE 2.1. Licitaii multiple pentru negocierile automate

13

n prezent sistemele distribuite ale calculatoarelor au devenit o realitate. In viitorul apropiat se pare c orice va fi conectat i va exista o convergen ntre telefonie, televiziune i tehnologia calculatoarelor. Oricum, este important s se considere modalitile prin care toate aceste maini pot interaciona efectiv cu oamenii sau mainile. Inteligena artificial i ingineria software joac un rol important n modul n care calculatoarele interacioneaz raional. Mai multe grupuri de cercettori sunt implicate activ n ncercarea de a realiza ageni autonomi pentru rezolvarea acestei mari ncercri. Agenii autonomi sunt sisteme software capabile de aciune independent n medii deschise impredictibile. Acetia sunt considerai ca o nou paradigm n dezvoltarea aplicaiilor software i multe domenii ale tiinei calculatoarelor i inteligenei artificiale sunt orientate spre rezolvarea acestei paradigme cu un interes major. De fapt, tehnologia agent devine una din cele mai importante i mai interesante arii de cercetare i dezvoltare ale tiinei computerelor. Aceast tehnologie reprezint un domeniu de interes pentru aplicaii precum telecomunicaiile, managementul informaiei i Internetul, comerul electronic, jocurile pe calculator, cinema-ul interactiv, cutarea i filtrarea informaiilor, design-ul interfeei cu utilizatorul, controlul proceselor industriale, sistemele deschise etc. Adoptarea cu succes a acestei tehnologii n toate aceste domenii va avea un impact profund att pentru industrie ct i pentru modul n care sistemele viitoare ale calculatoarelor vor fi conceptualizate i implementate. n prezent exist dezbateri asupra ceea ce reprezint agentul i nu s-a ajuns la un consens, la fel ca n cazul oricrui nou domeniu. Numml n cretere de cercettori definesc agenii ca fiind: 1) situai ntr-un mediu particular; 2) creai pentru a ndeplini anumite roluri; 3) entiti clar identificabile cu resurse i interfee bine definite (i limitate); 4) autonomi n sensul c au control asupra funcionrii lor; 5) capabili de o funcionare flexibil care poate fi reactiv, proactiv. sociabil i persistent. Odat ce sistemele concurente i distribuite au devenit foarte comune, a devenit evident c un singur agent nu este suficient. Multe aplicaii, dac nu majoritatea acestora, necesit agenp multipli, numite astfel sisteme multiagent (SMA). n astfel de sisteme cunotinele, aciunea i controlul sunt distribuite ntre ageni, care pot coopera, concura sau coexista in funcie de context. Conform lui Weiss, exist dou motive principale care conduc forele dincolo de creterea domeniului SMA din ultima perioad. Primul motiv este acela c sistemele multiagent au capacitatea de a juca un rol cheie n prezentul i viitorul tiinei calculatoarelor i al aplicaiilor acesteia. Platformele moderne i mediile de infomtaii sunt distribuite, mari, deschise i heterogene. Computerele nu mai sunt de mult sisteme de sine stttoare, ci au devenit conectate att unele cu altele ct i cu utilizatorii lor. Creterea complexitii aplicaiilor conduce adesea la crearea unor ageni software individuali n locul unei entiti mari care, n general, este mai puin flexibil. Tehnologia pe care SMA promite s o furnizeze este printre cele de care este urgent nevoie pentru Internet, telecomunicaii, web-TV, e-comer, e-business etc. Al doilea motiv este c sistemele multiagent au capacitatea de a juca un rol important n dezvoltarea i analizarea modelelor i teoriilor despre interactivitate n societatea uman. Aceste dou motive combinate arat relevana SMA n nelegerea, implementarea i operarea sistemelor complexe socio-tehnice precum sistemele e-business. Licitaiile au fost ntotdeauna un mecanism important al pieei. Tradiional, acestea permit vnzarea bunurilor rare i neuzuale i se aplic n situaiile n care nu exist o pia mai convenional n care cumprtorii consider preul ca fiind dat. Cunotine informale despre licitaii exist de sute de ani, iar o analiz mai formal, teoretic asupra acestora a nceput n
14

anii 1960 prin lucrrile lui Vickery. Domeniul microeconomic i al teoriei jocului ce studiaz acest lucru este adesea numit mecanismul proiectrii" sau teoria implementrii". O introducere n acest domeniu se poate regsi ntr-o serie de lucrri. Odat cu marea rspndire a Internet-ului i a tehnologiilor de comer electronic, economitii au nceput s considere licitaiile ca un important model economic. Evident teoria licitaiilor a determinat multe idei interesante la nivel practic, empiric i teoretic. Paul Klemperer prezint trei motive pentru care teoria licitaiilor este relevant pentru economiti: (1) Un numr n cretere de tranzacii de volum mare sunt realizate prin licitaii. Exemplele includ licitaiile organizate de guverne pentru a vinde licene pentru frecvenele comunicaiilor fr fir, sistemele de achiziii electronice ale ntreprinderilor pentru toate tipurile de bunuri sau pieele de licitaii electronice precum EBay4. (2) Licitaiile ofer mecanisme relativ simple n medii economice bine definite. Ofer astfel economitilor un domeniu vast pentru cercetri experimentale care permit obinerea de rezultate empirice ce pot fi validate. (3) Teoria licitaiilor a dezvluit deja multe rezultate tiinifice n economie care au permis dezvoltarea unor metode noi de stabilire a preurilor pe piee competitive. Mai mult, a ajutat la nelegerea mecanismelor complexe de negociere dintre vnztori i cumprtori. S-a remarcat de asemenea o cretere a popularitii licitaiilor de diverse tipuri. Aceast dezvoltare a aprut n multe domenii: n privatizrile realizate de guverne i alocarea bunurilor; n multe site-uri de licitaii pe Internet; n utilizarea tehnicilor teoriei licitaiilor pentru alocarea resurselor computaionale; n sistemele agent computerizate i n comerul electronic B2B. Alturi de cercetarea asupra mecanismelor licitaiei realizate n economie, tehnologia necesar implementrii licitaiilor electronice este ea nsi un subiect de cercetare. Tehnologia agent a fost deja utilizat n diverse aplicaii. Aplicarea paradigmei multiagent licitaiilor poate fi observat din dou puncte diferite de vedere: (1) Mecanismele unei licitaii pot fi definite ca o problem de alocare a resurselor unui set de agenti. Resursele disponibile sunt limitate n comparaie cu numrul de solicitri. Problema poate fi astfel descris ca o pia n care exist ageni vnztori i ageni cumprtori care schimb resurse. Aceti ageni manifest diverse capaciti de achiziie care le permit s acioneze diferit n funcie de context sau situaia pieei. (2) Licitaiile pot fi vzute ca un proces de negociere automat implementat ca o reea de ageni inteligeni. Agenii cumprtor i vnztor interacioneaz ntr-un mediu electronic pentru schimbul de itemi. O astfel de abordare este reprezentat de AuctionBot 5. Alternativ, licitaiile pot forma o parte integrant a unei arhitecturi multiagent. Un exemplu de o astfel de abordare este reprezentat de arhitectura NetSA6. n aceast arhitectur, agenii supervizori asociai cu instituiile ofer acelai produs n competiie unul cu altul, aplicnd mecanismele licitaiei n dorina de a oferi unui agent utilizator cel mai bun pre pentru produs. Un mediu n care vnztorii i cumprtorii se ntlnesc cu scopul de a vinde i cumpra bunuri este numit pia. Existnd mai multe interpretri asupra a ceea ce este piaa, un astfel de mediu ar trebui numit mai corect cadru al pieei. Exist patru cazuri: (1) Un vnztor i un cumprtor negociaz direct ntr-un sens clasic; (2) Mai muli vnztori i un cumprtor se angajeaz ntr-o licitaie invers; (3) Mai muli cumprtori i un vnztor sunt angajai intr-o licitie (englezeasc, olandez); (4) Mai muli cumprtori i vnztori fac comer pe o pia.
4 5

eBay, http://www.ebay.com/Moai, http://www.moai.com/ Hu, J., Reeves, D., Wong, H., Agent service for online auctions, in: Proceedings of the AAAI-99 workshop on AI for Electronic Commerce, AAAI Press, 1999 6 Cote, M., Une arhitecture multiagent et son application aux services financiers, Masters thesis, Departement dinformatique, Universite Laval (1999)

15

Distincia dintre negocieri, licitaii i piee nu este aa de strict. Aceast clasificare sumar las pe dinafar variaiile precum negocierile combinate, licitaiile deschise sincrone i licitaiile combinatoriale. Mai mult, combinaiile sunt posibile: se poate imagina un model n care licitaiile sunt folosite ca un mecanism pentru negocieri automate pe piee electronice. Modelele economice au adoptat problema negocierii i alocrii de resurse n sistemele multiagent. Ferguson a justificat aceast alegere prin disponibilitatea mai multor unelte matematice legate de economie. Evident aceste unelte sunt de mare valoare cnd se rezolv problema alocrii de resurse n sisteme complexe de informaii. Negocierea este central pentru orice comer i pia. Ea poate fi definit ca mecanism ce permite o interaciune recursiv ntre un principal i un respondent n rezolvarea unei nelegeri asupra unui bun. S. Rosenchein i G. Zlotkin propun cinci atribute necesare unui bun" mecanism de negociere: eficien, stabilitate, simplitate, distributivitate i simetrie. Aceste caracteristici pot fi gsite toate cnd se consider un model de licitaie pentru negocierea automat: Eficien. A arta eficiena unei licitaii este adesea foarte dificil, dac nu imposibil, fr impunerea unor restricii severe precum: evalurile independente, neutralitatea riscului, cumprtori omogeni, produse independente pentru vnzare etc. Aceste restricii sunt uor de implementat ntr-un sistem multiagent. ntr-adevr agenii sunt adesea considerai ca entiti raionale ce caut s maximizeze o funcie de utilitate bine definit bazat pe reguli precise. Impunnd relaii sociale stricte ntre diferiii cumprtori, poate fi conceput un model simplu de licitaie care urmrete restriciile simplificate. Acesta va asigura eficiena mecanismului de licitaie propus. Stabilitate. O metod evident de obinere a stabilitii este de a interzice unui agent s anuleze sau reconsidere ofertele odat ce au fost prezentate. Simplitate. Mecanismele licitaiei sunt n general destul de simplu de implementat Acesta este de fapt unul din punctele lor tari. Considernd numrul de mesaje de comunicat, singurele comunicaii necesare sunt ofertele i rspunsurile vnztorului. Distributivitate. La prima vedere distributivitatea este numai parial realizat: ct timp exist mai muli cumprtori independeni, vnztorul este o entitate central. ntr-un mediu mai complex, spre exemplu o pia, diveri cumprtori i vnztori pot negocia. ntr-un astfel de mediu nu mai exist o entitate central. Vnztorii i pot realiza activitile independent sau coordonat. Acest lucru permite mai multe licitaii simultane. Simetrie. Simetria este uor de atins prin asigurarea c toi agenii participani au acces n acelai mod la toate informaiile disponibile lor. Nici un agent nu va fi privilegiat n raport cu alii. Exist i alte caracteristici ale licitaiilor care permit aplicarea mecanismelor licitaiei pentru negociere automat. O licitaie restrnge variabilele negocierii la pre i cantitate n cazul itemilor multipli. O licitaie deschis permite agentului s-i revizuiasc ofertele, iar dac licitaia este public, s le mbunteasc prin analizarea ofertelor celorlali participani i luarea n considerare a evoluiei licitaiei. Strategia de negociere poate fi adaptat n funcie de regulile pieei. O licitaie negociaz o soluie mutual acceptabil att pentru vnztor ct i pentru cumprtor ct timp forele pieei decid asupra terminrii negocierii. Folosirea licitaiilor ca mecanism pentru negocierea automat i pentru realocarea resurselor n sistemele multiagent a fost demonstrat de T. Sandholm. Licitaiile pot fi aplicate, de asemenea, pentru a realiza eficient cadrul pieei. Oricum, pot fi identificate anumite diferene ntre negocieri i licitaii n ceea ce privete aplicaiile de comer electronic. Participanii la o licitaie electronic nu pot realiza concesii mutuale sau nelegeri. O astfel de licitaie nu poate fi considerat ca un mecanism pentru negociere. Acest lucru este adevrat dac negocierea este restrns numai la o dimensiune, spre
16

exemplu preul curent pentru un item al licitaiei. Dac se consider mai multe dimensiuni precum cantitatea i calitatea, licitaiile pot fi considerate ca mecanisme de negociere n care cumprtorii trebuie s fac concesii asupra unei sau mai multor dimensiuni n scopul favorizrii unei anumite dimensiuni. Asemntor, vnztorul trebuie s opereze asupra diferitelor dimensiuni i s-i ajusteze dinamic strategia de vnzare n cadrul licitaiei.

2.2. Sistemul de achiziii publice online pe internet 2.2.1. Consideraii privind dinamica sistemului de achiziii publice
n literatura de specialitate, este unanim acceptat teoria conform creia statul este implicat n activiti majore care influeneaz viaa economic: instituirea cadrului legal pentru desfurarea activitilor economice; redistribuirea veniturilor obinute din taxe i impozite; furnizarea de bunuri i servicii publice; achiziia public de produse, servicii i lucrri pentru funcionarea aparatului propriu. Indiferent de stadiul de dezvoltare economico-social al unui stat, guvernul acestuia ncearc s stabileasc un echilibru ntre nivelul cheltuielilor publice i nivelul cantitativ i calitativ al bunurilor necesare ndeplinirii funciilor sale. Aceste bunuri, fie ele de interes public sau pentru aparatul propriu, sunt obinute prin achiziii publice, adic pe baz de relaii comerciale cu sectorul privat. nelegerea semnificaiei actuale a conceptului achiziii publice" presupune cunoaterea evoluiei acestuia n diferite etape de dezvoltare a societii umane. ncepnd cu 1914, n cadrul unui studiu realizat la nivelul administraiei americane, fundaia Rockefeller identific achiziiile publice. Prima consecin a acestui studiu a fost publicarea, n 1919. a unei lucrri de anvergur, cu titlul Principiile achiziiilor publice, aceast lucrare marcnd nceputul unor preocupri sistematice pentru eficientizarea utilizrii fondurilor publice. Creterea valorii i volumului achiziiilor publice a determinat sporirea importanei acestora n cadrul economiilor. Actele normative emise, cu toate c garantau companiilor accesul liber la informaii referitoare la achiziii, conineau elemente protecioniste prin care sectorul privat naional beneficia de un regim favorabil. Un exemplu reprezentativ este Buy American Act7 - o consecin direct a recesiunii economice din anii 1930. Deschiderea oferit de relansarea economic de dup cel de-al doilea rzboi mondial ct i creterea nivelului cheltuielilor publice destinate achiziiei de bunuri i servicii au avut ca rezultat intensificarea luptei pentru intrarea n relaii comerciale cu statul. Astfel, n a doua jumtate a secolului XX, accentuarea presiunii internaionale asupra sistemelor naionale de achiziii publice a condus la contientizarea i considerarea beneficiilor generate de un comer liber. Dup al doilea rzboi mondial, tentativa de a crea Organizaia Mondial a Comerului (OMC) s-a concretizat mai nti prin instituirea Acordului general pentru tarife i comer (GATT), acord prin care naiunile au agreat reducerea pn la anulare a barierelor n calea comerului internaional. Un alt pas a fost crearea unui mediu favorabil competiiei. rile membre OMC au negociat pentru prima dat, n cadrul Rundei Tokyo, Acordul privind achiziiile publice guvernamentale, acord mbuntit ulterior n cadrul Rundei Uruguay. Forma actual este rezultatul unor amendamente la acest tratat multilateral, amendamente propuse i acceptate de statele semnatare dup 1990. Iniiativele declanate la nivel internaional s-au bucurat de o real susinere la nivel regional, prin intensificarea preocuprilor pentru administrarea ct mi eficient a fondurilor publice i dezvoltarea comerului liber. Spre exemplu, la nivel european, prin semnarea Tratatului de la Roma, s-au instituit cele patru liberti europene fundamentale: libera circulaie
7

3 martie 1933seciunea 10a), 10b) din Buy American Act

17

a mrfurilor, serviciilor, persoanelor i capitalului. Fr a face referire direct la domeniul achiziiilor publice, principiile statuate n articolele Tratatului de la Roma au susinut posibilitatea reglementrii acestui domeniu. Primele aciuni specifice de reglementare a domeniului achiziiilor publice n Europa au aprut n perioada anilor 1970-1980, prin emiterea de directive8 ce aveau drept scop coordonarea (i nu armonizarea) regulilor naionale aferente atribuirii contractelor de achiziii publice, prin instituirea de reguli comune pentru publicarea candidailor i de atribuire a contractelor. Aspecte precum: pragurile valorice, flexibilitatea n alegerea procedurii de achiziie i a criteriilor de atribuire a contractului, cuprinderea n sfera de aplicabilitate a serviciilor i a sectorului utilitilor publice nu i-au gsit ns n totalitate rezolvarea prin cadrul legislativ creat, practica demonstrnd necesitatea mbuntirii acestuia prin extinderea coninutului i sferei de aplicabilitate a directivelor. Forma actual a directivelor referitoare la achiziii publice este rezultatul unui proces de perfecionare desfurat pe o perioad de mai bine de 30 de ani. n expresie valoric, efectul sinergie generat de sporirea nivelului cheltuielilor publice i aplicarea prevederilor din directive poate fi evideniat prin creterea nregistrat de volumul achiziiilor publice la nivelul anului 1995 (900 miliarde ECU"), comparativ cu anul 1990 (700 miliarde ECU). n timp ce Comunitatea European trecea prin transformrile legislative descrise mai sus, n Europa Central i de Est se produceau transformri de sistem politic care, la rndul lor au determinat transformri profunde la nivelul i structura economiilor statelor respective. Procesul de trecere la economia de pia a cuprins toate faetele societii, prin declanarea de aciuni de privatizare i restructurare a sectorului public, avnd ca obiectiv bunstarea social. Numeroi donatori externi au sprijinit guvernele n tranziie n procesul de implementare a unui sistem modem de achiziii publice prin acordarea de asisten tehnic i financiar n scopul realizrii unui cadru legislativ adecvat. Dei conceptul de achiziii publice nu a fost strin Romniei (primele iniiative legislative fiind iniiate n perioada interbelic), dup 1990 preocuprile privind reglementarea sistemului achiziiilor publice arat i susi opiunea Romniei de a se altura Europei, adic a fi parte n uniunea economic i monetar creat de statele semnatare ale Tratatelor de la Roma, Maastrich, Amsterdam i ulterior Nisa. Primii pai au fost fcui prin transpunerea n legislaia naional a Modelului legislativ al achiziiilor publice de produse, lucrri i servicii'' elaborat de UNCITRAL, ns, ca viitoare ar membr a uniunii constituite la nivel european, Romnia trebuie s ndeplineasc progresiv i cumulativ o serie de criterii, printre care i transpunerea aquis-ului comunitar n legislaia naional, iar n ceea ce privete piaa intern fr frontiere, prin Parteneriatuluii pentru Aderare a Romniei la UE" s-a convenit, printre altele, realizarea unui sistem al achiziiilor publice armonizat cu prevederile Uniunii Europene din domeniu. Acest angajament s-a concretizat prin adoptarea n 2001 a unui set de acte normative ce transpune, n ansamblu, prevederile directivelor de la nivel european n mediul economic naional. Arhitectura noii legislaii are ca piloni de rezisten principiile transparenei, tratamentului egal, liberei concurene, confidenialitii i, nu n ultimul rnd, cel al utilizrii eficiente a fondurilor publice. Aspectele prezentate mai sus au avut numai intenia de a evidenia caracterul dinamic al sistemului de achiziii publice i capacitatea sa de a urmna aciunile ntreprinse la nivel internaional, regional sau naional. Cu mai bine de 25 de ani n urm, van Gigch preciza: Viaa n societate este organizat n jurul unor sisteme complexe, n care i prin care, n aparen, omul ncearc s pun ordine
Directiva 71/305/CEE achiziiile publice de lucrri; Directiva 77/62/CEE achiziiile publice de produse
8

18

n universul su. Viaa este organizat n jurul a diferite instituii ... n fiecare etap a vieii, indiferent de profesia i intenia sa, omul trebuie s lupte cu organizaii i sisteme. Ca regul general, sistemul este definit ca un ansamblu de elemente aflate ntr-o relaie structural de interdependen i interaciune reciproc, fonnnd un tot organizat. Teoria general a sistemelor se aplic i sistemului achiziiilor publice: acesta poate fi definit ca fiind operaional doar prin nelegerea procesului de transformare a datelor de intrare n date de ieire. Sistemul achiziiilor publice nu abdic de la regula general a sistemelor aflndu-se n relaie de interdependen cu mediul n care acioneaz, prin intermediul influenelor pe care le genereaz sau pe care le asimileaz; spre exemplu, pe de o parte, politica n domeniul achiziiilor publice contribuie la mbuntirea mediului socio-economic, iar, pe de alt parte, forele generate de pia, de mediul politic, de cadrul legal i de cel socio-economic afecteaz n mod direct sistemul achizipilor publice. Nu este de neglijat nici influena exercitat de forele generate de nsui sistemul de achiziii publice prin elementele sale, adic prin autoritile din sfera legislativ, executiv i judectoreasc ce reglementeaz, administreaz i controleaz sistemul; 2) legi, regulamente, norme de aplicare; 3) politici privind alocarea fondurilor i prioritizarea investiiilor 4) organizaii i indivizi ce opereaz n sistem; 5) asociaii profesionale i organisme non-guvemamentale. Forele generate de nsui sistemul de achiziii publice prin interaciunea dintre elementele sistemului, prioritile economice, social-culturale existente la un moment dat coerena, stabilitatea i carenele cadrului legal, resursele financiare disponibile, gradul de specializare a resurselor umane implicate n proces, managementul i auditul la nivel de organizaie influeneaz sistemul de achiziii n ansamblu precum i capacitatea acestuia de a transpune politica i a de atinge obiectivele stabilite la nivel naional, regional sau internaional. n dorina de a evidenia dinamica sistemului de achiziii publice, capacitatea sa de autoreglare i complexitatea acestuia, ne vom ndrepta atenia asupra interaciunilor cu mediul su, aa cum sunt acestea prezentate n schema de mai jos. Schema nr.1: Interaciunea sistem de achiziii publice - mediu

Condiii de piaa

Fore intern e

Profil cultural

Cadrul legal

Sistemul publice

achiziiilor

Politica extern

Mediul socio politic

Protecia mediului Mediul socio economic Nivelul tehnologic

Condiiile de pia au un impact semnificativ asupra efortului sistemului de achiziii publice de a asigura un mediu concurenial extins. Mai mult, piaa are un rol decisiv n atingerea obiectivelor socio-economice i n ndeplinirea la timp, cu calitatea i costurile previzionale. De asemenea, important este nivelul de dezvoltare socio-economic al unui stat, tiut fiind faptul c o pia dintr-o ar dezvoltat ofer multiple i diverse oportuniti n comparaie cu piaa rilor n curs de dezvoltare. Cum pieele se extind i se unific ca efect direct al fenomenului globalizrii, sistemul de achiziii publice este permanent ajustat, devenind din ce n ce mai complex, elementele cu autoritate decizional din cadrul acestuia fiind puse n situaia de a baleia ntre acorduri comerciale i politici naionale privind stabilitatea i
19

dezvoltarea economic atunci cnd trebuie s fac alegeri privind deschiderea sau nu a pieei (clasica dilem a alegerii ntre firmele locale i strine). Cadrul legal care reglementeaz sistemul achiziiilor publice nu conine numai actele normative care adreseaz n mod expres acest sistem; n realitate este mult mai extins, nglobnd reglementri diverse cum ar fi cele privind cercetarea - dezvoltarea, protecia mediului, protecia consumatorului, protecia muncii, caracterul public al anumitor categorii de informaii, veridicitatea afirmaiilor din materialele publicitare, standardizarea, sigurana populaiei, clauze contractuale etc. Mediul socio-politic este definitoriu ntr-o societate democratic unde diviziunile societii i grupurile de interese sunt activ implicate n procesul decizional din cadrul sistemului de achiziii publice. Chiar dac obiectivele, misiunile acestora i modul de aciune sunt uneori diferite, interesele acestora devin convergente atunci cnd este vorba de dezbaterea, susinerea sau respingerea iniiativelor legislative sau influenarea modului de alocare a fondurilor publice. Putem afirma c, programul guvernamental este, de cele mai multe ori, un compromis ntre abordrile factorilor decizionali i executivi i abordrile grupurilor de interese constituite la nivelul societii. Influena mediului socio-economic asupra sistemului achiziiilor publice este direct legat cu gradul de intensitate al fenomenului protecionismului, care indiferent de caracterul predominant - social sau economic - orienteaz ntr-o direcie sau alta politica la nivel naional n domeniul achiziiilor publice, afectnd astfel i practica n domeniu. Protecia mediului, devenind o preocupare constant a factorilor politici de decizie ct i a societii civile, exercit un impact considerabil asupra deciziilor din cadrul sistemului de achiziii publice. Politica extern poate fi privit att ca factor hotrtor n adoptarea unei decizii ct i ca instrument utilizat n cadrul sistemului de achiziii publice, exemplul relevant n acest sens fiind msurile de constrngere cum ar fi retorsiunea, embargoul, boicotul i blocada maritim. Nivelul tehnologic al unei societi influeneaz, de asemenea, sistemul achiziiilor publice. Capacitatea de absorbie a noilor tehnologii difer de la o ar la alta. Sistemul de achiziii publice dintr-o ar dezvoltat este deschis noilor oportuniti oferite de dezvoltarea tehnologiei (e-procurement). Mai mult, o ar dezvoltat are suficiente cunotine i expertiz pentru a permite tranzacionarea tehnologiei informaionale, n timp ce o ar n curs dezvoltare este mai mult preocupat de recuperarea decalajului tehnologic dect de posibilitatea diversificrii avantajelor tehnologiei informaiilor. Profilul cultural i pune amprenta asupra eticii sistemului achiziiilor publice. Conform studiilor realizate de G. Hofstede obiceiurile locului influeneaz nu numai stilul de organizare i conducere dar i modul de percepere a valorilor. n fiecare ar, profilul cultural, observabil din punct de vedere comportamental, se manifest diferit n raport cu nevoia pentru ierarhie, pentru reguli formale i proceduri scrise, pentru delimitarea clar a atribuiilor si funciilor. Mai mult, aceeai regul aplicat n dou culturi poate avea conotaii diferite (ntr-o cultur n care a oferi atenii este o practic comun, n alta acest fapt poate fi considerat mit). Forele ce se manifest urmare a interaciunii sistem - mediu variaz ca intensitate, nu acioneaz independent ci interacioneaz, iar uneori atac sistemul de pe poziii opuse. Printr-o continu evaluare a sistemului n ansamblul su, autoritile reprezentate n cadrul primului element al sistemului pot decide ajustarea sau modificarea sistemului, acolo unde este nevoie. Ca regul general, feedback-ul generat de elementul operaional a avut prioritate, ns feedback-ul emis de celelalte elemente ale sistemului, ca efect al acpunii forelor nu trebuie neglijat, fiind capabil s semnaleze att incapacitatea ct i uzura sistemului existent Este menirea tuturor celor implicai n sistem ct i a societii civile ca, printr-o abordare adecvat i prin utilizarea la maximum a posibilitilor i abilitilor de comunicare de care dispun, s

20

identifice soluia optim n funcie de intensitatea specific aciunii fiecrei fore, astfel nct rezultatul final al interaciunii sistem - mediu s fie n beneficiul reciproc. Intenia acestui capitol a fost prezentarea conceptului de achiziii publice ntr-o manier diferit de cea tradiional (conform creia achiziiile publice reprezint una din atribuiile funcionarilor publici). S-a dorit prezentarea interaciunii mediului cu sistemul, i sublinierea multitudinii de aptitudini i cunotine interdisciplinare (economice, politice, administrative, juridice, marketing, inginerie i arhitectur) necesare pentru a opera n sistem. Considerm misiune imposibil" intenia de a identifica un specialist n achiziii publice care s posede suficiente cunotine multidisciplinare. Rezolvarea st n capacitatea de comunicare a celor implicai n sistem, caracteristic esenial pentru funcionarea optim a acestuia. Rolul consultantului n contextul provocrilor actuale din domeniul achiziiilor publice (atingerea excelenei In acest domeniu; realizarea unui .proces de achiziii publice care s conduc la obinerea unui maxim posibil de efecte economice; coordonarea activitilor din domeniul achiziiilor publice cu strategia naional de dezvoltare economic) este acela de a contribui, prin serviciile oferite, la ameliorarea performanei activitilor i a practicilor manageriale din domeniul achiziiilor publice. Serviciile realizate n acest sens fac referire dar nu se limiteaz la sprijinirea autoritilor contractante n procesul de: elaborare a strategiilor, politicilor, practicilor i procedurilor n domeniul achiziiilor publice realizare de parteneriate sau asocieri ntre autoriti contractante management al procesului de achiziii publice administrare a contractelor de achiziie public evaluare a riscurilor implicate n procesul de achiziii publice analiza oportunitilor pentru realizarea de economii n mod direct sau indirect monitorizare a modului de derulare a procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice. monitorizare a modului de derulare a contractelor. Ca orice alt activitate managerial i managementul achiziiilor publice este subiect al unui proces de ameliorare continu, numai n condiiile n care este analizat stadiul existent. Rolul consultantului n acest caz este acela de a diagnostica situaia existent, inclusiv prin benchmarking i de a propune aciuni i msuri care s conduc la mbuntirea continu a proceselor desfurate la nivel de autoritate contractant sau contractor. Serviciile oferite pot cuprinde i sfera auditrii activitilor din domeniul achiziiilor publice, inclusiv propunerea de msuri preventive sau corective i realizarea de activiti de training.

2.2.2. Sistemul electronic pentru achiziii de bunuri si servicii - eMarket

n general, principalele obiective ale proiectului de comer electronic eMarket sunt: demonstrarea necesitii, a beneficiilor i a eficacitii utilizrii tehnologiilor moderne n mediul de afaceri; realizarea unei piee virtuale pentru produse i servicii prin intermediul creia cumprtorii i ofertanii s se poat ntlni, negocia i efectua tranzacii comerciale ajutai fiind de tehnologiile web; asigurarea de anse egale i a unei informri adecvate pentru toi actorii din mediul de afaceri; optimizarea preurilor de achiziie prin realizarea potrivirii dintre cerere i ofert; reducerea costurilor de marketing i distribuie; accesibilitate permanent a cadrului virtual pentru ncheierea afacerilor, vitez mare n accesarea informaiilor.

21

eMarket este un site prevzut cu o funcionalitate dubl, pentru utilizatori uzuali i pentru administratori. Toate accesele la paginile site-ului sunt sigure, neexistnd pericolul compromiterii datelor. Un produs este un articol (serviciu sau produs) oferit de un utilizator ofertant sau solicitat de un utilizator cumprtor nregistrat pe sistemul eMarket Un utilizator poate fi att ofertant, ct i cumprtor. Licitaia este procesul n care sunt implicai cel puin doi utilizatori ai sistemului eMarket, unul n calitate de organizator, iar ceilali n calitate de participani, scopul urmrit fiind acela de a realiza o potrivire ntre cerere i ofert, n urma creia se va ncheia un contract de vnzare / cumprare de produse. Contractul se va ncheia ntre organizator i ctigtorul licitaiei. In funcie de tipul licitaiei pot exista licitaii cu mai muli ctigtori. n functie de tipul organizatorului, licitaiile pot fi directe (cnd organizator este ofertantul, iar participanii sunt cumprtori) i inverse (cnd organizator este cumprtorul, iar participanii sunt ofertani). In funcie de modul de desfurare a licitaiei, acestea pot fi standard (cine ofer preul cel mai bun ctig), cu pre rezervat (preul cel mai bun are anumite constrngeri) i de tip olandez (cu mai muli cumprtori ctigtori, preul final fiind cel oferit de ultimul ctigtor). Un organizator cumprtor nu poate porni o licitaie de tip olandez. O licitaie este pornit automat de ctre sistem n momentul lansrii ei de ctre organizator. Ea este declarat nchis n momentul expirrii datei limit specificate de ctre organizator. O licitaie poate s fie prelungit de ctre organizatorul ei. Dac se anuleaz o licitaie cu participani sistemul i va anuna pe acetia i organizatorul va primi o penalizare prin reducerea bonitii sale. Un participant se poate retrage fr consecine dintr-o licitaie in curs de desfurare. Licitaia direct standard Este licitaia organizat de un ofertant pentru un anumit produs. La fiecare nou nscriere la licitaie sistemul va recalcula ctigtorul licitnd n numele participanilor pn la limita stabilit de acetia. Orice modificare de situaie va fi anunat participanilor implicai prin mesaje e-mail, acetia putnd s-i modifice oferta pn la data de nchidere a licitaiei. n cazul existenei mai multor preuri maxime egale, se va alege n funcie de vechimea ofertei (ofertele mai vechi avnd prioritate) i bonitate (bonitatea mai mare avnd prioritate). Licitaia direct cu pre rezervat Este licitaia organizat de un ofertant pentru un anumit produs n care ofertantul introduce i preul rezervat al licitaiei, cunoscut doar de el, preul minim la care este dispus si vnd produsul. Licitaia de tip olandez. Este licitaia organizat de un ofertant pentru un anumit produs, oferit n cantiti mari, unde vor exista mai muli cumprtori ctigtori, care i adjudec produsele n ordinea descresctoare a preului oferit Preul la care se va realiza vnzarea va fi preul oferit de ultimul ctigtor, care poate s nu primeasc n totalitate numrul de produse cerut. Licitaia invers standard Este licitaia organizat de un cumprtor pentru un anumit produs. Licitaia invers cu pre rezervat Este licitaia organizat de un cumprtor pentru un anumit produs, la care se va introduce i preul rezervat al licitaiei, preul maxim la care este dispus s cumpere produsul. Tranzacii O tranzacie este un proces n care sunt implicai exact doi utilizatori ai sistemului, unul n calitate de ofertant, iar cellalt n calitate de cumprtor, ca urmare a declarrii unei licitaii ca nchis. Tranzacia este pornit automat de ctre sistem n momentul n care termenul de valabilitate al licitaiei expir i licitaia este declarat nchis. Dup trecerea unei perioade de
22

timp specific sistemului (3 zile) fiecare tranzacie trebuie sa fie finalizat. Finalizarea unei tranzacii se face dup semnarea contractului, cnd cei doi utilizatori au obligaia s evalueze comportarea partenerului. Interfaa Interfaa aplicaiilor pentru achiziii de bunuri i servicii sunt proiectate astfel nct s asigure folosirea ct mai uoar, ntr-o manier prietenoas, a site-ului. Un utilizator are la dispoziie un meniu cu care poate realiza uor operaii de urmrire a licitaiilor i tranzaciilor sale, de actualizare a profilului propriu sau de comunicare cu administratorul. De asemenea, el poate consulta regulamentul de funcionare i anumite sugestii care s asigure o bun funeponare a site-ului. Proiectul eMarket reprezint un cadru excelent pentru utilizarea pe scar larg a facilitilor oferite de avntul domeniului Tehnologia Informaiilor i Comunicaiilor prin intermediul tehnologiilor Internet i a mijloacelor electronice de efectuare a tranzaciilor comerciale. El ofer mediului de afaceri o alternativ economic, sigur i prietenoas pentru gsirea partenerilor de afaceri i meninerea unei piee virtuale puternice, care s permit ncheierea de contracte comerciale n mod rapid i eficient.

2.2.3. Demistificarea e-procurement: cumprtor, vnztor, piee virtuale i schimburi comerciale

Obiceiurile de cumprare ineficiente, procesele de afaceri redundante i absena unei informri strategice reprezint simptome ale unor practici de achiziii greite. Pentru ca, companiile erei industriale s devin liderii e-business de mine trebuie s-i schimbe practicile lor de achiziii. Precum orice efort e-business de succes, strategiile eficiente de achiziii integreaz fluxul de afaceri al unei companii cu o infrastructur de aplicaii robust. Strategiile de achiziii eficace reduc cantitatea de munc cu hrtiile a angajailor unei firme i le permit acestora s se axeze numai pe munca lor. Izvorul e-comerului l reprezint schimbarea mediului achiziiilor. Progresul schimburilor comerciale prin Internet (ITE - SCI) reprezint una din cele mai interesante dezvoltri ale unei piee din ultimii ani. Aceste schimburi modific procesul prin care materialele primare i bunurile sunt achiziionate i reelele de aprovizionare integrate. Afacerile folosesc schimburile pentru a-i automatiza necesitile, aprobrile, realizrile i plile diverselor fluxuri. Acest subcapitol prezint noul val al aplicaiilor de achiziii folosite de companii ce caut s-i mbunteasc radical modalitile proprii de achiziii. El explic evoluia practicilor de e-procurement de la simple soluii de achiziii la piee complexe de aprovizionare / cumprare. Se discut conceptele cheie ale e-procurementului precum SCI i relaiile lor cu procesele de afaceri ale unei companii i tehnologia. Furnizeaz de asemenea un ghid al eprocurement uor de urmrit de ctre manageri spre modelul de achiziii al viitorului. Corporaiile din top 2000 din SUA pltesc mai mult de 500 miliarde dolari anual pe bunuri neproductive. O companie tipic cheltuiete mai mult de 5-10% din profitul su pe echipamente de birou, software, computere i alte bunuri considerate neproductive. Majoritatea ordinelor de cumprare sunt pentru bunuri cu valori mai mici de 500 dolari, un mare procent fiind achiziionate prin contracte directe cu firme din afara canalelor normale de cumprare ale firmei. Ca urmare, informaiile despre achiziii prin contracte negociate nu prea sunt disponibile. Pentru cei Trei Mari constructori de maini din SUA - Ford, General Motors i DaimlerChrysler - tranzaciile referitoare la cumprarea i vnzarea de componente pentru maini se evalueaz la 500 miliarde dolari pe an. Astfel de schimburi directe B2B presupun o
23

pia semnificativ, depind mai multe mii de miliarde anual. Acest tip de cheltuieli nu este discreionar i oblig companiile s i fac treaba ct mai bine. Att cumprtorii ct i vnztorii recunosc c, prin crearea unei piee mai eficiente, i pot concentra procesele i realiza costuri sczute. Achiziia evolueaz de la o funcie suport la o arm valoroas din arsenalul competitiv al firmei. n prezent frmele caut soluii care s combat costurile ridicate de achiziie i timpul lung dintre ordin i procurare simultan cu asigurarea c livrarea materialelor sau serviciilor se deruleaz fr probleme. Aceste afaceri doresc s automatizeze sarcinile de achiziie zilnic, precum cutrile n cataloage, procesarea ordinelor de cumprare i obinerea autorizaiilor. n acest mod firmele permit angajailor lor s realizeze sarcini mai importante precum managementul relaiilor de aprovizionare i inventariere. n ultimii ani strategiile de achiziii B2B au devenit o int major a managementului. Muli directori realizeaz c B2B nu este att o revoluie tehnologic ct mai ales o revoluie a afacerilor determinat de tehnologie. Iniiativele de achiziii B2B sunt adesea conduse de ctre directorii economici ai firmelor i nu de ctre cei pe probleme de IT. Acest nivel de implicare a executivului n proiectele de achiziii reflect contientizarea managementului asupra celor cinci provocri ce detennin funciile de achiziii ale firmelor de astzi: 1. Reducerea costurilor de procesare a ordinelor i timpilor ciclurilor 2. Permiterea unui acces larg la capacitile de achiziie ale firmei 3. mputernicirea solicitrii de materiale pentru biroul propriului serviciu 4. Asigurarea integrrii software-ului de achiziii cu sistemele de back-office ale firmei 5. Ridicarea funciei de achiziie pe o poziie de importan strategic n cadrul organizaiei Un obiectiv central al strategiei de e-procurement a unei firme este s administreze mai bine costurile operaionale. Cutnd s-i mbunteasc limitele, firmele sunt supuse unei presiuni deosebite n administrarea cheltuielilor operaionale ct mai eficient posibil. Impactul marginal al e-procurement-ului apare cnd se face comparaia numai cu creterea fracional a profitului determinat de iniiativele axate pe venituri. Urmrete compania noastr o strategie de reducere a costurilor operaponale? Managementul firmei vede procesul de achizip'i ca o oportunitate potenpal de mbuntpre a costurilor? Dac da, a implementat firma o aplicape de e-procurement care permite dezvoltarea aplicaiilor integrate de achiziii de care are nevoie? Este managementul firmei axat pe dezvoltarea i implementarea unei suite de aplicaii software care permite cele mai bune achizipi i practici financiare? Evoluia modelelor de e-procurement Piaa de e-procurement este nc tnr, noile modele de afaceri necesare acestei piee evolund rapid. Tabelul nr. 1 prezint cele apte tipuri de modele de e-procurement utilizate i arat diferenele ntre acestea. De remarcat c fiecare din schimburile comerciale prezentate pot fi de asemenea clasificate ca schimburi publice sau private. Schimburile private pot varia mult n mrime, de la o singur firm care i automatizeaz funcpa de achizipi cu furnizorii si, pn la schimburi mari, complexe, precum comerul online cu componente auto, Covisint, creat de General Motors, Ford i DaimlerChrysler. Schimburile publice sunt cel mai adesea referite ca portaluri. n aceste portaluri, o firm sau un grup de firme i prezint produsele sau serviciile domeniului public. Aceste schimburi variaz prin valoarea pe care o furnizeaz, mergnd de la produse de catalog, procesare de ordine, pn la managementul realizrii i grija fa de client. Comparaie ntre diverse modele de e-procurement

24

Tabelul nr.1 Era pre-lnternet: Reele EDI Istoric, marile afaceri au realizat economii de timp i costuri prin legarea lor de principalii furnizori prin reele private denumite schimburi electronice de date sau EDI (electronic data interchanges). Aceste sisteme automatizau procesul achizitiei, susineau reaprovizionarea automat i strngeau legturile dintre cumprtori i furnizorii lor primari. Deoarece EDI a fost la nceput bazat pe o reea privat a unei firme, ea a presupus un mare aport de capital pentru implementare, iar adugarea fiecrui nou furnizor era costisitoare. Firmele mici, incapabile s suporte aceste costuri, au fost private de instalarea conexiunilor Modele comer Reelele EDI Caracteristici Civa parteneri de come i clieni Capaciti tranzacionale simple Procesare pe loturi Schimburi reactive i costuri pe valuarea adaugat Realizeaz cumprturi rapide pentru angajaii unei firme Automatizarea aprobriilor i standardizarea procedurilor de rechizite Furnuzeaz unelte de management al furnizorului pentru cumprtorul profesional Furnizeaz un control mai bun asupra procesului de achiziii i las ca regulile de afaceri ale unei firme s fie implementate cu mai mult consisten Clientul negociaz preurile din catalog Utilizeaz analize i management al catalogului Coninut industrial, postare de locuri de munc i tiri Magazine: noi canale de vnzri pentru distribuitori i productori Informaii despre produse i catalog cu servicii Proces automat de rechiziionare si tranzacii pe baza ordinelor de cumprare Furnizor,pre i descoperirea disponibilitii produsului sau serviciului Permit partenerilor s-i sincronizeze operaiunile i realizarea n timp real Transparena procesului rezultat din restructurarea cererii i lanului de aprovizionare nlocuiete informaia pentru inventariere Urmtorul pas in evoluia portalurilor de achiziii

Aplicaii Angajai (B2E)

Business-to-

Portaluri de achiziii

Schimburi comerciale de prim generaie: comuniti, cataloage i magazine Schimburi comerciale de generai a doua: schimburi comerciale orientate spre tranzacii Schimburi comerciale de a treia generaie: lanuri de furnizori colaborative

Consorii industriale: legturi cumprtor i furnizor EDI att n calitate de cumprtori ct i ca vnztori. Astfel, economiile rezultate din implementarea EDI au fost accesibile doar firmelor mari. EDI i extraneturile tind s opereze bine n parteneriate strategice, relaii specializate i contracte ndeplinite rigid. Ele nu funcioneaz bine n lanul deschis i flexibil de aprovizionare al lumii.

B2E: Aplicaii de cumprare i solicitare Lumea cumprturilor marilor corporaii se ndreapt spre o schimbare structural major. Conceptul de implementare a achiziiilor de ctre proprii angajai poate prea futuristic
25

cnd majoritatea afacerilor tocmai au devenit confortabile prin folosirea unui sistem de e-mail. Oricum, aceste aplicaii de achiziii de generaie urmtoare prind n corporaii, dup cum o ilustreaz scenariile urmtoare. Pies a unei maini dintr-o fabric se stric i pentru a o repara este nevoie imediat de 100 dolari. Firma pierde 100.000 dolari pentru fiecare or n care maina este neoperaional. Bill, eful fabricii, folosete sistemul de e-procurement pentru a expedia ordinul de nlocuire a piesei. Sistemul trimite ordinul furnizorului care are piesa, aceasta fiind trimis n mai puin de 4 ore. Ana trimite solicitri pentru aprovizionarea cu materiale pentru birou i apoi ateapt cteva sptmni pentru livrare. n prezent ea folosete noul su sistem de eprocurement pentru a cuta n catalog lista vnztorilor autorizai, a face selecia produsului pe care l dorete i a l pune n coul su de e-cumprturi. Sistemul aprob ordinul de cumprare n limitele predefinite de firm. Produsul cltorete n timpul nopii i ajunge pe masa Anei a doua zi. La o alt firm, Lynn tocmai s-a ntors dintr-un schimb de experien de 3 luni n Italia. Pentru a-i completa raportul de cheltuieli, ea intr n sistemul de consultare a cheltuielilor de la firma de cltorie. n loc s caute cheltuielile pe crdul su de credit, totalurile sunt deja detaliate n raportul online privind cheltuielile. Lynn intr pe cheltuielile din portofelul su i trimite raportul electronic. Raportul este clar deoarece este conform cu regulile firmei. De zeci de ani firmele au discutat despre mbuntirea tranzaciilor zilnice, precum ordinele de aprovizionare i procesarea rapoartelor privind cheltuielile, deoarece cumprarea de bunuri i servicii reprezint cel mai mare cost al unei firme. Se estimeaz c pentru fiecare dolar ctigat din vnzarea unui produs, firma cheltuiete ntre 0,50 i 0,60 dolari pe bunuri i servicii. Mai mult capital este cheltuit pe cumprarea de materiale i servicii necesare operaiunilor de afaceri dect toate celelalte cheltuieli la un loc. Miliarde de dolari se pierd n fiecare an prin utilizarea unor practici de achiziii ineficiente. Solicitarea cu ajutorul calculatorului permite angajailor s cumpere bunurile i serviciile de care au nevoie online. Software-ul de achiziii al firmei reunete solicitrile interne de cumprare online ale angajailor nainte de a le transforma n ordine de cumprare i a le trimite firmei furnizorului. Consolidnd procesul de cumprare cu civa furnizori capabili de discounturi se pot obine economii substaniale la costuri. De exemplu Ford a reorganizat procesele de solicitare ale angajailor n dorina de a realiza economii de miliarde de dolari ce erau risipii pe aprovizionri i realizarea de rapoarte de cheltuieli. Ford cheltuiete aproximativ 15,5 miliarde dolari n fiecare an pe bunuri i servicii neproductive, fiind unul din cei mai mari cumprtori de astfel de bunuri de pe glob. n scopul implementrii strategiei sale de solicitare, Ford i-a reorganizat procesul de cumprare. n procesul vechi, Ford primea i distribuia cataloagele furnizorilor din care angajaii selectau produsele de care aveau nevoie. Acetia completau apoi manual ordine de comand i le trimiteau pentru aprobare, proces care lua zile sau sptmni. n prezent, aceiai angajai folosesc web-ul. Software-ul de solicitare de la Ford funcioneaz astfel: Sharon lanseaz browserul su web i intr pe site-ul de achiziii de pe intranetul Ford. Ea d un click pe Create pentru a crea un formular de solicitare, apoi caut printr-un catalog. Cnd gsete ceea ce dorete, pentru a cunoate mai mult despre acesta, ea d un click pe alegerea fcut i observ o fereastr continnd o descriere mai detaliat i fotografii. Sharon decide c i place ceea ce vede astfel c va completa formularul de solicitare, specificnd c dorete livrarea produsului i motivul pentru care l cumpr. Formularul este direcionat spre eful ei pentru aprobare, apoi ctre furnizorul preferat cu care Ford are negociat un contract. Ordinul de cumprare este de asemenea automat transmis sistemului contabil al firmei. Furnizorul rspunde cu o confirmare
26

i o dat a livrrii. Sharon vine la munc a doua zi i gsete produsul comandat pe birou. Prin folosirea e-comerului pentru comandarea de bunuri din cataloage online, Ford se ateapt la scderea costurilor de tranzacionare a bunurilor neproductive cu mai mult de 30%. Ford i folosete aplicaiile de achiziie cu ajutorul calculatorului pentru a procesa mai mult de 1 milion de cltorii ale angajailor i rapoarte de cheltuieli prezentate anual. Firme mari, precum Ford, cheltuiesc aproximativ 36 dolari pentru a procesa fiecare raport de cheltuieli prezentat de angajai. Folosind posibilitatea Internetului de a descrca electronic extrasul cardului de credit, costul pentru un raport de cheltuieli scade spre 8 dolari, rezultnd o economie de aproximativ 28 milioane dolari anual. Dup cum este ilustrat de exemplul Ford, inta pachetelor de software de solicitare este de a reduce costurile asociate cumprrii de bunuri neproductive. Tabelul nr. 2 prezint tipurile de resurse operaionale i caracteristicile acestora. Tipuri de resurse operaionale Tabelul nr.2
Resurse operaionale Generale i administrative: materiale pentru birou i cri, mobilier i servicii profesionale de educaie i pregtire Caracteristici Valoare scazut/volum ridicat al tranzaciilor Produse marf Urmrire minim Domeniul mare al rechiziionrilor Echipamente pentru computer: software i Urmrire nchis a bunurilor inventariate hardware, birotic, componente de reea, Valoare de la medie la ridicat copiatoare, faxuri i telefoane Specificaii tehnice ale produselor Constrngeri bugetare Inventare dificil de urmrit MRO (ntreinere, reparaii i operaii): piese De baz pentru ntreinere pentru masini, controale electrice, unelte i Critice pentru operatiile de producie materiale Exterioare, distribuite pe zone Volum semnificativ al costurilor Urmarire cu foarte mare atenie Servicii de cltorie i timp liber: management al Valoare ridicat cheltuielilor cu avionul, hotelul i maina i Constrngeri bugetare i urmrire a cheltuielilor analize privind petrecerea timpului liber Proces de aprobare multinivel

Portaluri de achiziii Dup contientizarea beneficiilor automatizrii proceselor de rechiziionare, multe firme, n particular acelea cu o putere semnificativ de cumprare precum IBM, aleg s implementeze portaluri de achiziii pentru cumprarea att a bunurilor pentru producie ct i a celor neproductive (vezi tabelul nr. 3). Bunurile pentru producie includ toate materialele primare, componente, ansamble i altele necesare pentru a produce i un produs final. Bunurile neproductive sunt acelea de care au nevoie afacerile pentru desfurarea operaiunilor, cum au fost identificate n tabelul anterior cu nr. 2. Bunuri pentru producie/bunuri neproductive
Caracteristicile materialelor pentru producie sau directe

Tabelul nr.3.

Caracteristicile materialelor neproductive sau MRO (ntreinere, reparaii operaii) Bunuri pentru producie: materiale primare, componente Resurse operaionale: birotic i materiale pentru calculatoare, materiale MRO, cltorii Programate de procesul de producie Adhoc, neprogramate Locul operaiunii: calculatorul cumprtorului profesionist Locul operaiunii: calculatorul angajatului Nu necesit aprobri Necesit aprobare Grad ridicat de automatizare Aproape neautomatizat Urmrite prin specificaii de design Urmrite prin cataloage 27

Portalurile de achiziii fac mai mult dect simple cumprturi. Pn n prezent, tennenii de cumprare i achiziie au fost folosii aproape interschimbabili. Ei difer ns semnificativ n ceea ce privete scopul lor. Cumprarea se refer la cumprarea de materiale i toate activitile asociate acestui proces. Cumprarea electronic se refer numai la un aspect relativ minor al problemelor de achiziionare ale firmelor. Achiziia, pe de alt parte, este definit n sens larg pentru a include solicitrile, cumprturile, transportul, depozitarea i procesele privind recepiile unei fimie. Achiziia este un proces nchis care ncepe cu solicitarea produsului i sfrete odat ce factura pentru produs este pltit. Achiziia integrat rmne una din strategiile de afaceri semnificative, dar potenialul ei complet nu a putut fi realizat datorit limitrilor tehnologice. Strategiile de achiziii integrate de nceput au urmrit s reorganizeze, chiar s demonteze organizaiile ale cror procese de cumprare erau structurate tradiional, ierarhic. Multe din aceste organizaii aveau proceduri de aprobare stratificate care ncetineau procesul de cumprare. Strategiile de achiziii mai recente se axeaz pe restructurarea ntregului proces de la ordin la livrare mai degrab dect pe anumite 3specte din afara procesului. Modelele de cumprare bazate pe hrtii ale erei industriale au fost nlocuite de practici de achiziie online mai eficiente. Noile modele de achiziii reprezint o combinaie aproape ideal de avantaje majore, contracte flexibile i aliane cu furnizorii, mpreun cu cumprturi descentralizate, iniiate de utilizatori responsabili. Beneficiile e-achiziiilor se mpart n dou categorii importante: eficiena i eficacitatea. Beneficiile de eficien ale e-achiziiei includ costuri de achiziie sczute, cicluri mai rapide, reducerea cumprturilor neautorizate, informare mai bine organizat i o integrare strns a funciei de achiziie cu sistemele de back-office. Beneficiile de eficacitate ale e-achiziiei includ scderea controlului asupra lanului de aprovizionare, managementul activ al datelor i decizii de cumprare de calitate n cadrul organizaiilor. Multe firme au implementat strategiile de e-achiziii n paralel cu eforturile lor de integrare a lanului de aprovizionare. Web-ul furnizeaz baza tehnologic pentru realizarea managementului lanului de aprovizionare i achiziionare att de cutat de ctre firme. Pentru multe firme ns, dezvoltarea unei strategii de achiziii integrate cu adevrat aplicabile se afl nc departe n viitor. Doar cteva firme au o viziune clar asupra a ceea ce o firm trebuie s realizeze cnd procesele lor de achiziii vor fi reorganizate i integrate. Mai mult, nu exist o hart pentru cum se poate realiza o astfel de integrare sau care este destinaia final. Schimburi comerciale Prima generaie: comuniti, magazine, facilitatori De ce s construim cnd putem nchiria? Aplicaiile de achiziii reprezint drumul spre sofisticatele portaluri B2B numite schimburi comerciale. Prima generaie de schimburi comerciale este reprezentat prin puncte de informaii i continut: comuniti care caut s atrag orice afacere responsabil pentru cercetarea i cumprarea de bunuri i servicii industriale. Aceste schimburi funcioneaz la fel ca magazinele online, oferind zilnic incursiuni n lumea industrial i furniznd tiri i tendine ale acesteia, informaii despre produse, anuare ale participanilor, clasificri. Alte mecanisme de creare a comunitilor folosite de schimburile comerciale includ chat room-uri, forumuri de discuii, buletine i centre privind cariera. Cum produc aceste schimburi comerciale bani? Publicitatea reprezint principala surs de venit a acestora, dat de specificul participanilor comunitii. Veniturile din publicitate includ taxele anuale pentru magazine, bannerele publicitare i evenimentele sponsorizate. Unele comuniti solicit membrilor o tax de subscripie. Aceste e-piee pot de asemenea s primeasc taxe pentru vnzrile de produse rezultate din traficul magazinelor. VerticalNet reprezint cel mai mare grup de schimburi comerciale, cu 56 de comuniti acoperind 12 categorii industriale, de la management la miezul produciei. Comunitile din
28

cadrul acestuia adesea au att o focalizare orizontal ct i una vertical. Comunitile pot fi folosite pentru desfurarea comerului bunuri directe - componente sau materiale de baz bunuri indirecte, precum computere, echipamente electrice i materiale de birotic. Produsele i serviciile specifice oferite prin intermediul diverselor comuniti de schimburi tind s difere foarte mult. VerticalNet ofer clienilor si un coninut vast i faciliti de dezvoltare a magazinelor online pentru furnizorii participani. Veniturile acestui model sunt dominate de veniturile din publicitate legate de vnzarea prin magazinele online, sponsorizri i bannere publicitare. Participarea n cadrul VerticalNet i coninutul e-pieelor se ateapt s creasc n urmtorii ani, datorit recentei aliane cu Microsoft, care are nregistrate 80.000 magazine. VerticalNet a nceput de asemenea s capitalizeze, pe lng audiena sa orientat, comuniti de afaceri mici i medii prin trecerea spre activiti de e-comer. Aceasta migreaz de la un model publicitar la unul de tranzacii. O alt form a schimbului comercial de prim generaie este Solicitarea pentru Propunere (Request for Proposal - RFP) i Solicitarea pentru Participare (Request for Quote RFQ), schimb facilitator care acioneaz pe o pia online centralizat. Pe aceast pia, un grup preacceptat de furnizori trimite oferte sigilate cu preuri fixate ca rspuns la solicitrile pentru participare n timp real trimise de ctre un cumprtor. Solicitrile de participare includ solicitri ridicate i detaliate pe care furnizorul trebuie s le satisfac. Cumprtorii nu trebuie s selecteze oferta cu cel mai mic pre dar pot opta pentru furnizorul care mbin cel mai bine specificaiile lui cu un pre bun. Veniturile generate de ctre participanii la pia ce folosesc mecanismul solicitrii de participare/ofert nchis pot include taxe de subscriere, taxe pentru citirea ofertelor i taxe de tranzacionare pentru ofertele trimise i/sau ctigtoare. n sectorul energetic, de exemplu, WelIBid a dezvoltat un sistem online pentru a facilita achiziia de servicii de extracie pentru industria de petrol i gaze. Soluia WelIBid permite companiilor productoare de petrol i gaze - cumprtorii - s trimit electronic solicitri de participare coninnd specificaii deosebite pentru companiile de servicii de extracie -furnizorii. Acest mecanism online permite furnizorilor i cumprtorilor s-i restrng procesele de comer manuale, consumatoare de hrtie i s-i reduc numrul de ore de munc necesare acestor procese. A doua generaie: distribuitori virtuali i puncte de licitaie O critic comun a primei generaii de schimburi comerciale este aceea c ele sunt scurte i ntinse. Ca urmare, punctele de coninut au creat cadrul pentru punctele de tranzacii. Construirea unui sens pentru comunitatea industrial este o condiie necesar dar insuficient pentru crearea unui schimb comercial de succes. Pentru a reui, un schimb trebuie s permit participanilor si s cumpere i s vnd produse. A doua generaie de schimburi comerciale se orienteaz spre obinerea veniturilor lor din fiecare tranzacie de cumprare i vnzare ce se desfoar. Exemple de astfel de schimburi comerciale sunt distribuitorii virtuali i punctele (nodurile) de licitaii. Distribuitorii virtuali ofer cumprturi pentru o comunitate fragmentat de cumprtori i vnztori prin combinarea de informaii despre produse disparate din diverse cataloage i diveri furnizori ntr-un megacatalog. n general, acetia nu realizeaz nici un inventar sau nu distribuie produse. Ei doar asist cumprtorii n stabilirea unui comisionar pentru a transporta bunurile comandate. Distribuitorii virtuali ajut la a da form sursei de bunuri directe, rezultnd astfel costuri de tranzacionare reduse, prin emiterea unui singur ordin de cumprare i apoi trimiterea ordinului fiecrui furnizor relevant care transport produsul direct. Muli distribuitori virtuali i mbogesc mixul de servicii pe care o ofer, precum modelarea software-ului lor pentru a se integra operaiunilor de back-office ale firmei, de la preluarea ordinelor la urmrirea inventarierii.

29

Un exemplu l constituie SciQuest, care deservete industria tiinific foarte fragmentat de 12 miliarde dolari, cu 100.000 laboratoare care cumpr produse de la mai mult de 5.000 furnizori specializai i 1.500 distribuitori. n cadrul acestei piee, clientul, un cercettor, va folosi un proces de achiziie manual, consumator de timp. Furnizorii suport cheltuieli ridicate cu vnzarea i marketingul unei comuniti de cumprtori dispersate. n scopul eliminrii acestor ineficiente ale pieei, SciQuest folosete un catalog online pentru a facilita procesul de cutare pentru cercettori i a restrnge i automatiza procesul de achiziie pentru organizaiile cumprtoare i vnztoare. Prin aducerea cumprtorilor i a vnztorilor pe o pia centralizat, SciQuest reduce pentiu furnizor costurile de achiziionare ale clientului prin extinderea pieei sale. Punctele de licitaie devin un canal de vnzri popular pentru cumprarea rapid de bunuri unice, precum echipament folosit surplusuri de inventar i bunuri perisabile. Acestea funcioneaz similar cu o burs de mrfuri. Cumprtorii i vnztorii se ntlnesc, de obicei anonim, pentru a stabili preul unor mrfuri, precum materiale primare, energie sau capaciti de telecomunicaii. Punctele de licitaii pot fi conduse att de vnztori, precum AdAuction.com, care liciteaz spaiu publicitar pe web sau alte mijloace media, ct i de cumprtori, precum FreeMarkets, care folosete licitai inverse pentru materiale industriale i echipamente. Un alt exemplu de punct de licitaie l constituie Altra Energy n industria gazului natural. Licitaiile sunt de dou tipuri: directe i inverse. Licitaiile directe permit unei multitudini de cumprtori s fac oferte pentru bunurile i serviciile unui anumit vnztor pe o baz competitiv sub preurile pieei. Licitaiile directe tind s fie concentrate asupra unui vnztor. n acest model preurile se modific doar cresctor. Vnztorul prezint produsul sau serviciul oferit i ofertanii oferteaz pn ce expir un anumit timp. nainte ca licitaia s nceap, vnztorul stabilete un pre rezervat - un pre care trebuie atins pentru ca el s vnd i l indic dac el sau ea este dispus s accepte o ofert parial. Dac ofertele nu reuesc s ating preul cerut sau rezervat al vnztorului acesta nu este obligat s vnd produsul sau serviciul. Licitaiile sunt folosite ca un mecanism de lichidare a surplusului de inventar la cele mai bune preuri posibile. n licitaiile inverse sau sisteme cu ofert deschis, cumprtorii prezint produsele sau serviciile pe care le doresc i vnztorii precalificati ofer ceea ce au nevoie. Licitaiile inverse nu se termin pn cnd nu expir un anumit timp. Cumprtorul este atunci obligat s cumpere cea mai sczut ofert. Aceste licitaii sunt opusul celor directe n sensul c preul se modific numai n sensul scderii. Acest tip de licitaii sunt potrivite industriilor cu o mare fragmentare a furnizorilor i, de asemenea, eficace pentru industriile care comercializeaz produse de un anumit tip, nonstandard, personalizate. Punctele de licitaii pot fi dot-com-uri independente sau conduse de juctori din industrie majori, ns rmnerea lor neutr reprezint cheia succesului lor. A treia generaie de comer: puncte de colaborare Punctele de tranzacionare conduc spre punctele de integrare i colaborare. Aceste tipuri de schimburi comerciale fac mai mult dect furnizarea funcionaliti tranzaciei pentru firmele participante, ajutndu-le cu managementul lanurilor de aprovizionare. Nodurile de colaborare caut s creeze o platform comun pentru a permite tuturor participanilor lanului de aprovizionare dintr-o industrie s mpart informaii, s-i realizeze tranzaciile de afaceri i s colaboreze n plan strategic i operaional. Problema pe care ei ncearc s o rezolve este umflarea lanului de aprovizionare: majoritatea lanurilor de aprovizionare sunt suprancrcate cu un exces de inventar deoarece prevederea exact a combinaiei produsului i a nivelurilor de inventar este dificil de administrat corect. Ca rezultat, canalul participanilor - furnizorii de materiale primare, productorii, importatorii / exportatorii, distribuitorii i dealerii - pot combina mai bine producia cu cererea, reducnd excesul de inventar din canal i accelernd
30

timpii ciclurilor. Punctele de colaborare, de fapt, ncearc s furnizeze informaii exacte, n timp real pentru inventariere. Punctele de colaborare furnizeaz servicii cu valoare adugat pentru creterea continu a site-ului, generarea de surse multiple de venituri i creterea barierelor competitive la intrare. De exemplu, Bidcom furnizeaz un singur loc online pentru marii antreprenori pentru a colabora cu arhitect, a-i pstra proiectele, a expedia autorizaiile i a cumpra materiale de construcii. Scopul Bidcom este de a realiza proiecte pregtite, de la design la fabricare i distribuie. Un punct de colaborare trebuie s furnizeze astfel de servicii pentru a-i susine avantajul de pia i poziia de lider. Serviciile adiionale cu valoare adugat includ adesea: Tehnologie de comer integrat care automatizeaz procesul de tranzacionare i care poate ncorpora mecanisme de preuri statice i/sau dinamice Servicii de brokeraj care ofer servicii logistice i financiare, incluznd transport, depozitare, credit i asigurare Service i ntreinere, incluznd service pentru clieni, procesarea refuzurilor i acoperirea garaniei Punctele de colaborare promit s permit lanurilor de aprovizionare s ating noi nivele de cooperare i mprire a informaiilor prin care partenerii colaboreaz n plan strategic i operaional. Eforturile de colaborare pot s includ planificarea produselor i designului, cererea de prognoze, planuri de reaprovizionare i strategii de pre i promoionale. De importan deosebit este rolul pe care punctele de colaborare l joac n nregistrarea datelor comerciale istorice care pot fi analizate pentru a mbunti planificarea i prognoza, ceea ce permite reducerea major a ciclului de concepie i dezvoltare. Consorii industriale: Puncte de achiziii joint-venture Titanii industriei dau napoi. Ei sunt obosii s tot fie considerai ca dinozauri care vor dispare. Ei se ntreab: De ce trebuie s li se permit anumitor dot-com-uri s recreeze lanul aprovizionrii? Marile firme au rspuns provocrii competitive afectate de noul start prin formarea fie de cumprtori, fie de vnztori. ntr-un consoriu de cumprare, un grup de mari companii i combin propriile puteri de cumprare n scopul scderii preurilor. Liderii industriali tradiionali au dou avantaje semnificative asupra noului start datorat crerii netului, cnd realizeaz schimburi comerciale de bunuri marf ntr-un volum ridicat activitate comercial imediat i lichiditate. De exemplu, consoriul industrial de petrol i gaze PetroCosm are n componena sa Chevron i Texaco. 9 Cel mai faimos consoriu este nodul de automobile Covisint . Pe 25 februarie 2000, General Motors, Ford i DaimlerChrysler i-au anunat intenia de a forma o pia virtual 828. n aprilie 2000, Renault i Nissan i-au anunat intenia de a se altura schimbului. Ca rezultat, Covisint s-a format ca o companie independent, oferind produse i servicii cu scopul de a ajuta productorii auto i furnizorii s realizeze aceeai eficien pe tot lanul aprovizionrii. Consoriile furnizorilor au nceput s apar ca rspuns la noile schimburi i la consortiile cumprtorilor. n mod similar consoriilor cumprtorilor, consortiile furnizorilor s-au fonnat n industriile n care cteva firme reprezentau cea mai mare concentrare de putere pe pia. Marea diferen este aceea c aceste consorii trebuie s acorde sponsorilor lor oportunitatea de a promova i a diferenia produsele furnizorilor. Consoriul trebuie de asemenea s furnizeze un mediu care constrnge cumprtorii s cumpere aceste produse prin
Numele Covisint este o combinaie de concepte primare despre cum se formeaz schimbul. Co" reprezint conectivitate, colaborare i comunicare. Vis reprezint vizibilitatea pe care o furnizeaz Intemetul i viziunea despre viitorul managementului lanului aprovizionrii. Int reprezint soluiile integrate care vor furniza scopul internaional al schimbului
9

31

combinarea furnizorilor industriali i s furnizeze nivele semnificative ale intensiti, amplorii, seleciei i service-ului produselor. Consortiile de furnizori nu sunt noi. Firma aerian Sabre este un exemplu de succes. Consoriul Sabre a realizat legturi cu ageni de cltorie, iar n timp, companiile aeriene au sczut comisioanele pltite agenilor. Mai recent, companiile aeriene au nceput competiia cu noii infomediari", precum Expedia, i mai multe din ele au creat Orbitz.com, un site Web care va oferi n mod exclusiv discounturi la biletele de cltorie. Ce succes vor avea consoriile industriale, rmne de vzut Trebuie remarcate consecinele principale legate de conducerea consorilor, tehnologie i problemele antitrust n dorina de a rezolva problema conducerii, competitorii tradiionali trebuie s formeze o companie independent care promoveaz interesele tuturor participanilor consoriului. Problema tehnologiei se leag de cea a conducerii. Cu competitori tradiionali puternici, fiecare cu propriile standarde i sisteme tehnologice, gsirea unei baze tehnologice comune va fi dificil. Noua companie va fi n btaia vntului ncercnd s satisfac solicitrile tuturor membrilor. n final, problema antitrust este o preocupare ori de cte ori este discutat cooperarea dintre giganii unei anumite industrii. Exist multe temeri c nelegerile dintre juctorii dominani vor duce la cheltuieli suplimentare pentru firmele mici. Alte probleme cu care se confrunt aceste schimburi sunt urmtoarele: n ce condiii juctorilor altor industrii li se va permite s se alture unui schimb deja stabilit Cine va deine, conduce i coordona datele unei astfel de piee agregate colectate n cursul operaiunilor de pe pia Ce gam de servicii i preuri vor oferi aceste schimburi Cum va menine schimbul neutralitatea pentru a mpiedica nelegerile secrete Pe scurt, tehnologia nu este un nlocuitor pentru management i conducere. Aceste probleme centrale legate de afacere, legalitate i etic trebuie s fie puse nainte ca aceste schimburi s poat reui cu adevrat Evoluia proceselor de achiziie nainte ca o soluie de e-procurement s poat fi lansat, o companie trebuie s urmeze un proces semnificativ de reorganizare a achiziiilor. Automatizarea unui proces de achiziie ncurcat nu va face dect s agraveze lucrurile. Diversele modele de e-procurement ncearc toate s rezolve probleme similare ale procesului de afaceri. Acestea includ fragmentarea canalelor, controlarea cumprturilor prin automatizarea procesului de solicitare i integrarea proceselor finale. O firm trebuie mai nti s-i defineasc clar problemele de afaceri pe care soluia sa de e-procurement ncearc s le rezolve. Iniiativele de e-procurement pot suferi de aceleai probleme ca l e-comerul n general. Dei multe companii spun c vor s implementeze o strategie de e-procurement, adesea ele nu tiu de ce. Iniiativele de e-procurement prezint un numr de probleme centrale ale afacerilor. Reducerea fragmentrii canalelor Cumprturile greite, procesele ineficiente i sursele nestrategice reprezint simptomele fragmentrii canalului. De exemplu, un productor a calculat c el cheltuiete 100 dolari pentru a procesa fiecare ordin de cumprare. Firma folosete o treime din bugetul su pe bunuri neproductive, cu aproape 95% din aceste bunuri cumprate folosind oameni, faxuri i procese bazate de hrtie. Oricum firma tie cu exactitate ct de mult aloc pe materialele directe folosite n procesele sale de producie. Dar nu ntreba firma cum folosete aproape 1 miliard de dolari pe an pe computere, birotic i mobilier. Majoritatea proceselor de achiziie sunt mari consumatoare de hrtie. De exemplu, un mare productor de semiconductori solicit angajailor s completeze un formular de hrtie
32

care are trei copii. Angajaii pstreaz o copie i nainteaz una departamentului de cumprri care trimite una prin fax furnizorului. Furnizorul execut ordinul i l transmite. Acesta colecteaz formularele de comand, le totalizeaz i le factureaz clientului. Acest proces nu este eficient i nici ieftin pentru nici una din pri. Sunt anse ca firma s cheltuiasc mai mult pe astfel de ordine administrative dect pe bunurile pe care le cumpr. Ct de mult cost pentru o companie s cumpere ceva? Orice cumprare - de la agrafe ia pri din diverse echipamente - cost compania undeva ntre 70 i 300 de dolari n zona administrativ pentru un ciclu de achiziie bazat pe hrtii. Sunt cumprturile nepotrivite o problem pentru companie? Acestea apar cnd angajaii cumpr produse dup propria voin, adesea ncrcnd cardurile de credit ale companiei cu lucrurile cumprate. Ca rezultat angajaii pierd din discounturile pe care compania lor le stabilete cu furnizorii preferai de bunuri i servicii. Pe lng discounturile pierdute, efortul administrativ suplimentar necesar procesrii acestor cumprturi nestandard cost organizaiile o sum incredibil. Fragmentarea poate s apar n timpul realizrii unei comenzi. Rareori este livrat fiecare produs la timp, comenzile incorecte, pariale sau ntoarse fiind destul de obinuite. Clientul trebuie s ncerce s urmreasc situaia comenzii prin mai multe canale cu furnizorul. Ineficienta achiziiilor rezultat din fragmentarea canatului este uluitoare. Managerii de cumprturi sunt din ce n ce mai contieni de cum pot s reduc cumprturile nepotrivite i s mbunteasc profiturile companiei. Aceti manageri tiu c pot reduce nevoia de comenzi mici prin axarea pe contracte noi i mai bune, pot s obin informaii de cumprare mai bune pentru negocierile de contracte i s negocieze tiind ce a fost cumprat n trecut O soluie de eprocurement nu numai c reduce cumprrile fr contract ci i degajeaz cumprrile pentru a se putea concentra asupra problemelor strategice cum ar fi o contractare mai bun. Achiziia virtual: condus prin excepie Companiile din prezent caut s treac de ia modelul de afacere condus de tranzacii la modelul condus de excepie. Schema nr. 3 ilustreaz achiziia virtual ca obiectiv central al iniiativelor de e-procurement Beneficiile primare sunt automatizarea global, eliminarea muncii cu hrtiile i eliminarea procedurilor ascunse i a altor obstacole care in angajaii s nu i realizeze adevrata lor munc productiv. n loc s fie implicai n procesele de tranzacionare, angajaii se pot concentra asupra muncii lor. De exemplu, n vara anului 1996, Microsoft a implementat MS Market un motor de achiziii online. Internet Week a spus c MS Market are ca scop eliminarea marii munci cu hrtiile din cadrul companiei. n primul su an, MS Market a fost folosit pentru a cumpra produse de mai mult de 1 miliard de dolari pentru aprovizionare. Aproape 6.000 de angajai Microsoft din ntreaga lume au folosit sistemul n care compania a investit 1,1 milioane dolari10. MS Market reduce personalul necesar pentru coordonarea comenzilor cu preuri mici i creeaz pentru ceilali angajai o modalitate rapid i uoar de a comanda materiale fr a fi bombardai de hrtii l procese birocratice.
Schema nr.3 : Achiziia virtual Cumprturile din prezent: conduse de E-procurement condus de excepie tranzacii Cutare prin cataloage mari Cutri personalizate; Liste de cumprturi Aprobri pe mai multe nivele i Tranzacii automat manuale aprobate bazate pe reguli de afaceri

Selectarea produselor online Aprobarea solicitrii

10

Reaping Net Savings Microsofts Online Buzing App Slashes Costs, Internet Week, August4, 1997

33

Transmiterea comenzii Autorizarea plii Analize

Fax, e-mail direct ctre furnizor, care rescrie comanda Dependent de potrivirea cu factura i recepia Ad hoc; nu sunt legate de performana furnizorului

Comanda este trimis printr-un nod central Imediat; bazat pe o ntiinare de primire Continue; legate de performanta furnizorului

ntr-un studiu de caz publicat pe site-ul web al Microsoft, Clay Fleming, senior manager, elaboreaz urmtorul scenariu de achiziie: Avem mai muli dolari dispersai n marketing. Spre deosebire de companiile productoare, avem un mediu de achiziii foarte distribuit Avem mii de solicitri n fiecare sptmn de peste tot din firm pentru mici cumprturi, de la birotic la carduri i servicii de catering. Esena este c majoritatea solicitrilor de cumprare venite de la angajaii Microsoft implic sume relativ mici de bani11. Fleming puncteaz c aceste tranzacii cu volum ridicat i de valori mici reprezint aproape 70% din volumul tranzaciilor dar numai 3% din plti. Muli angajai i pierd timpul transformnd solicitrile n comenzi i ncercnd s urmeze regulile i procesele de afacere ale companiei - unul din cele mai mari inconveniente ale folosirii procedurilor de achiziionare tradiionale. Managerii Microsoft au cutat s ngusteze procesul de comand prin folosirea unei unelte de strngere a solicitrilor care automatizeaz toate controalele i validrile realizate tradiional de personalul companiei care se ocupa de comenzi. Angajaii Microsoft solicit un formular online uor de folosit pentru a comanda, care include interfee spre partenerii de achiziii ai firmei. Rezultatul este MS Market o aplicaie software bazat pe modelul condus prin excepie. Se estimeaz c mai mult de 1.000 de comenzi pe zi valornd peste 3 miliarde dolari pe an se realizeaz prin intermediul MS Market Beneficiile de afaceri ale MS Matket sunt fenomenale. Ciclul de cumprare a fost redus de la 8 zile la 3 zile. Ocuparea angajailor cu procesul de solicitare s-a redus de la 14 la 1,5% din totalul timpului. Angajaii care aveau sarcina de a procesa comenzile au fost redistribuii astfel nct ei s-au putut concentra asupra unor funcii de achiziii de un nivel mai ridicat precum analizarea datelor achiziiei i realizarea de nelegeri cu vnztorii. Infrastructura e-procurement: integrarea comenzii, realizarea i plata Procesul de achiziie presupune trei fluxuri separate de lucru: fluxul de comand, fluxul de realizare i fluxul de plat. Aceste procese trebuie sa fie suportate de client i s fie integrate n sistemele de pli. (Schema nr. 4) Schema nr.4: Trei fluxuri critice de process
Fluxul de comand Cutare i selectare

Solicitare

Aprobare i cumprare

Integrare limitat Fluxul de realizare Serviciul clientului

Primire Urmrire Alegere, impachetare i transimtere

Fluxul de plai
Facturare Plat Raportare

11

www.microsoft.com

34

ntr-un proces tradiional de cumprare, un angajat care dorete sa comande ceva trebuie s completeze un formular de comand, s l transmit, s atepte s fie aprobat i s primeasc un ordin de cumprare pe care trebuie s l transmit furnizorului. Majoritatea organizaiilor au mai multe reguli i ghiduri de achiziie pe care angajaii trebuie s le urmeze, dar care au devenit arhaice datorit opiunilor tehnologice disponibile n prezent La multe companii, puin ajutor este disponibil din partea departamentului de cumprri i pot dura sptmni pn la realizarea ordinelor de achiziii. Noua generaie de software pentru achiziii automatizeaz afacerile de cumprare zilnic prin folosirea de aplicaii eficiente bazate de web. Funciile de comand prin service propriu ale fluxului de lucru permit ca tranzaciile s aib loc i s se clarifice de ndat ce clientul apas butonul de cumprare. Fluxurile de comand includ paii din cadrul procesului de achiziie pn la realizarea aprobrii. Odat ce solicitarea a fost transmis, aceasta este trecut prin procesul de aprobare conform regulilor de afaceri ale companiei. Cei care aprob sunt ntiinai de orice n timpul aprobrii prin intermediul e-mail-ului i pot alege s aprobe, s resping sau s nainteze solicitarea ctre un alt factor de decizie. Limitele pn la care se poate cheltui sunt monitorizate, minimiznd frauda n timpul procesului de aprobare. Fiecare soluie de e-procurement trebuie s fie proiectat pentru utilizarea ocazional de ctre angajai neinstruii. Dac utilizatorilor nu le place sistemul, ntreaga aplicape va da gre. Chiar dac utilizatorilor le place sistemul din diverse motive, precum uurina de utilizare, el trebuie s rspund n primul rnd nevoilor managerilor de cumprri ai companiei. Operaiunile care nu se observ trebuie s furnizeze un suport major pentru cumprtorii profesioniti ai companiei, incluznd controale ale managementului, raportri i integrarea cu sistemele existente. Realizarea: managementul comenzii i integrarea furnizorului Legturile electronice dintre sistemele partenerilor de afaceri furnizeaz ordine de intrare, ordine de realizare i informri despre starea sistemului. n completare la posibilitatea de a plasa comenzi furnizorilor prin intrri electronice de date, fax sau e-mail, un sistem de eprocurement trebuie s furnizeze o tranziie uoar de la solicitare la comanda de cumprare fr resoluionri ale comenzilor. Fluxul de realizare include umntorii pai: 1. Expedierea comenzii. Solicitrile pentru furnizori sunt separate ntr-o singur comand de cumprare pentru fiecare furnizor i trimis fiecruia printr-o multitudine de formulare de comand potrivite metodei de recepionare preferate de furnizor. Copii ale comenzilor sunt trimise sistemului de cumprare pentru raportare i urmrire. Odat ce comenzile sunt realizate, furnizorii trimit napoi un rspuns privind nelegerea, starea comenzii i notificri privind transportul. 2. Conectivitatea sistemelor de decontare. Achiziia contacteaz virtual Fiecare aspect al unei organizaii i al sistemelor software folosite pentru a funciona. n afara cazului n care un sistem de achiziii se integreaz elegant cu aplicaiile financiare, de producie, distribuie i resurse umane existente, vor fi necesare eforturi susinute pentru a menine aceleai date n mai multe sisteme. n locul unei intrri de date greoaie, consumatoare de timp i predispuse la erori, informaia de decontare este convertit i expediat n timp real sistemului. 3. Conectivitatea furnizorului. Aceste aplicaii ngusteaz i automatizeaz toate interaciunile dintre o companiei i furnizorii si - de la crearea i completarea paginilor catalogului pn la trimiterea comenzilor de cumprare direct ctre sistemele furnizorilor. n dorina de a administra mai bine micarea resurselor- materiale, servicii, cunotine sau de munc - prin lanul achiziiei, firmele de succes au creat legturi

35

directe cu furnizorii lor. Aceste legturi directe elimin barierele rigide care au dominat cele mai multe practici de achiziii. 4. Urmrirea comenzii. Solicitanii sunt ntiinai prin intermediul e-mail-ului despre starea comenzii, inclusiv dac comanda a fost aprobat, s-a primit ncuviinarea furnizorului i care este starea transportului. Cu majoritatea aplicaiilor de achiziii bazate pe web, solicitanii pot accesa de asemenea online informaii despre starea comenzii pentru a revedea detaliile comenzii. 5. Recepia. Funcionalitatea recepiei este folosit pentru a urmri livrarea bunurilor i serviciilor de la furnizori. Recepia este responsabil de verificarea rezervelor de produse i a calitii i cantitii acestora. Pentru fiecare livrare a vnztorului, o nregistrare a primirii este inclus ntr-un ordin de cumprare corespondent. Odat ce produsele sunt primite, cantitatea recepionat este introdus ntr-un ordin de cumprare prin una din urmtoarele trei modaliti: se introduce cantitatea primit pentru o singur linie de produse, se marcheaz linia de produse cnd este complet recepionat, se marcheaz ntreaga comand cnd este complet primit. Cantitatea recepionat pentru toate liniile de produse va fi automat introdus drept cantitatea comandat. Recepia atinge fluxul de pli. Departamentul pentru pli este responsabil de procesarea facturilor primite de la furnizori i realizarea plilor ctre acetia n termenii convenii. Plata: managementul facturilor Nici o companie nu i poate permite s supravieuiasc fr monitorizarea plilor i a facturilor. Altfel de servicii pot fi desfurate de o a treia parte, fiind responsabilitatea sponsorului pieei de a crea fluxul de pli. Software-ul trebuie de asemenea s permit ordine de plat, prezentarea strii transportului i funcionalitatea temnenilor contractelor astfel nct procesul de achiziie - de la plasarea comenzii la realizarea acesteia - este unul integrat funcionalitatea specific a fluxului de pli include: Facturarea i ordinul de plat. Acest model este conceput pentru a urmri toate aspectele intrrii i procesrii facturilor de la mai muli furnizori. nregistrarea pe termen lung a tuturor intrrilor i ieirilor de facturi permite verificarea acestora. In plus, condiiile de plat pentru clieni i furnizori sunt pstrate astfel nct pot fi accesate de alte programe. Plata. Procesarea plilor este o component cheie a oricrui software de achiziii de succes. Modulul de pli al programului trebuie s permit capaciti extinse, precum procesarea credit crdurilor, furnizarea unei linii de credit, reinerea taxelor i orice solicitare necesar pentru ca ntregul potenial al practicilor de e-procurement s poat fi realizat. Raportarea. Raportarea corect i complet a informaiilor este cheia procesului de optimizare i reducere a costului. Un sistem de achiziii bun ar trebui s urmreasc ceea ce se cumpr, de ctre cine, de la cine la ce pre i ct dureaz completarea fiecrui pas al ciclului. Aceast informaie este deosebit cnd se negociaz cu furnizorii. Analiza e-procurement-ului i administrarea aplicaiilor Doar funcionalitatea cumprrii nu este suficient. Profesionitii din achiziii au nevoie de o tehnologie mai sofisticat pentru a-i crete eficacitatea i a-i extinde responsabilitile dincolo de rolul tradiional pe care l au de cumprare a materialelor pentru producie i cheltuire pentru materiale de ntreinere i reparaii.

36

Schema nr.5 prezint detaliat ceea ce este necesar pentru a avea succes o achiziie realizat de un specialist. Competena de baz a unei strategii de achiziii de succes i eficace o constituie aplicarea analizelor i planificrii de-a lungul ntregului spectru al activitilor de achiziii.
Managementul cumprrii Managementul solicitrii/al contractului de cumprare Managementul contractului Evaluarea calitii Calitatea bunurilor/serviciilor recepionate Selecionarea Contracte componentelor i cumprare a furnizorului Stabilirea Valoarea timpului alocat contractelor Cotaia Cantitatea contractelor de Analiza costurilor i a cheltuielilor Bugetarea

Determinarea caracteristicilor de calitate Managementul i Primirea analiza vnzrii componentelor cumprate Negocierea Controlul calitii global componentelor/surse i Aprobarea

Costurile producie Costurile totale

de

Determinarea Stabilirea preului de parametrilor cumprare discountului Prioritizarea Specificaii sursei privind destinaia livrrii Identificarea Stabilirea sursei rabatului

Costurile de baz ale activitii Analiza profitabilitii Contabilizarea profitului

Schema nr.5 Detalierea separrii funcionalitii pentru achizitia profesionista Analiza cheltuielilor i planificrii achiziiei furnizeaz specialistului informaia necesar pentru a cumpra inteligent i a obine economii la costuri. Aceste analize i planificri includ urmtoarele funcii: Colectarea datelor. Cumprtorii profesioniti trebuie s strng i s prezinte date cuprinztoare despre toate activitile de cumprare, precum cheltuielile peste buget, cele din timpul aprobrilor determinate de geografie, nelegerile din timpul livrrilor, produsele primite i datele istorice privind cheltuielile colectate sptmnal, lunar, trimestrial i anual. Analiza de pia. O analiz de pia complet ajut cumprtorii s neleag mai bine cheltuielile fcute, necesitile de afaceri i propria pia. Achiziiile realizate de specialiti folosesc rapoarte analitice de procesare online predefnite i axate pe achiziii pentru a observa cantitatea imens de date colectat pentru prognoze, tendine i analize. Aceste rapoarte furnizeaz organizaiilor abilitatea de a-i interpreta datele tranzaciilor ca fiind cele mai productive pentru ele. Deciziile managementului aprovizionrii. Managementul poate folosi o varietate de criterii pentru a analiza datele tranzaciilor n mod folositor i pentru a realiza decizii informate. Deciziile tipice de management al aprovizionrii includ determinarea produselor pentru includerea ntr-un catalog, dac este nevoie s se restricioneze achiziia de anumite bunuri din motive fiscale i de afaceri, sau renegocierea volumului contractelor pentru discounturi mai bune. Fr o astfel de inteligen n achiziii, profesionitii au o sarcin mai dificil cnd interpreteaz datele de afaceri i realizeaz decizii care aduc beneficii companiei.

37

 Configuraia controalelor cheltuielilor. Nici datele, uneltele analitice sau capacitile de decizie nu sunt folositoare dac profesionitii unei firme nu pot reconfigura controalele cheltuielilor din aceasta n timp real. n prezent, orizontul completrii tranzaciilor de cumprare este relativ scurt una sau dou sptmni determinnd o rapiditate mai mare in controlarea proceselor. Feedback continuu. Pentru a nchide bucla cheltuieli analiz, profesionitii trebuie s poat vedea, n timp real, rezultatele controlului procesului prin intermediul coleciilor de date i analize. Acest feedback le permite s-i finiseze controalele dac este necesar.

2.3. Guvernarea electronic (e-government)

Guvernarea electronic sau e-government se afirm din ce n ce mai mult ca o caracteristic major a noii societi bazate pe infonvaie i cunotine. Fenomenul este complex i se refer la multiplele conexiuni care exist ntre autoriti i persoanele fizice i juridice din societatea respectiv. Administraia public (AP) este n prezent puternic influenat de folosirea tehnologiilor moderne ale informaiei i comunicaiilor. Folosirea acestor tehnologii ofer posibilitatea schimbrii calitative a serviciilor oferite de AP cetenilor i entitilor organizatorice i sociale. ncepnd cu eliminarea hrtiei i continund cu reducerea timpului de acces la resursele publice, aplicaiile de e-government ctig ncrederea cetenilor i eficientizeaz serviciile publice contribuind major i la democratizarea societii n ansamblu. Persoanele, att fizice ct i juridice, au nevoie toat viaa de serviciile AP. Evoluia sistemelor e-government a fost rapid cu trecerea de la hrtie la baze de date i de la proceduri manuale la sisteme informatice mari. ntr-o prim faz, tot mai muli funcionari au nceput s foloseasc diferite sisteme informatice. Treptat s-a trecut la procesul de interaciune cu cetenii i organizaiile din teritoriul deservit, care se desfoar i n prezent Dezvoltarea e-government a fost determinat n toate rile i de msuri legislative privind servicii ale AP oferite on-line, care au coincis i cu evoluia rapid a utilizrii Internetului. Pentru autoritile publice folosirea Internetului aduce avantajele clasice ale disponibilitii, informaia pe site fiind oferit 24 ore din 24, 365 zile pe an i al accesibilitii i interaciunii, persoanele interesate putnd accesa informaia i efectua tranzaciile de oriunde n lume au acces la Internet Prima faz a reprezentat-o prezentarea de informaii. Cea de-a doua a fost aceea de a oferi posibilitatea de descrcare de formulare necesare n interaciunea cu autoritile care, dup tiprire i completare, sunt prezentate autoritilor pe cale clasic. Cea de a treia faz a oferit posibilitatea completrii formularelor on-line i efectuarea i a altor tranzacii cum ar fi plile datorate autoritilor. n multe cazuri n fazele de mai sus e-government s-a implementat prin transpunerea soluiilor utilizate pe hrtie n fonnate electronice. n prezent se trece la o a patra faz n care soluiile sunt regndite pentru a face uz deplin de posibilitile tehnologiei i a fi simplificate, mai ales sub aspectul facilitrii interfeei cu persoanele care apeleaz sisteme e-govemment. Evoluia e-government a permis inventarierea principalelor servicii care se ofer n lume cetenilor i organizaiilor. Mai mult dect att, la nivelul Uniunii Europene au fost definite serviciile publice de baz a cror implementare este definitorie pentru compararea progreselor e-government n statele membre. Ele sunt prezentate mai jos pe cele dou categorii de servicii, pentru ceteni i pentru entiti juridice. Servicii publice pentru ceteni
38

1. Plata impozitelor i taxelor pentru ceteni 2. Cutarea de locuri de munc prin centre de ofertare 3. Ajutor prin Servicii Sociale a.Ajutor de omaj b.Ajutor social c.Rambursri sau pli cu scop medical d.Burse de studii 4. Acte personale (acte de identitate, paapoarte, permise de conducere) 5. nmatriculri de autoturisme (noi, vechi, importate) 6. Autorizaii de construcie 7. Solicitri i reclamaii ctre poliie 8. Acces la biblioteci publice (cataloage on-line i instrumente de cutare) 9. Solicitarea i obinerea de certificate (natere, cstorie) 10. nmatricularea n universiti 11. Notificarea schimbrii adresei de domiciliu 12. Servicii legate de sntate (de exemplu prezentarea ofertei medicale a spitalelor, programarea la consultaii) Servicii publice pentru entiti juridice 13. Plata contribuiilor la asigurrile sociale 14. Declaraii i plata de impozite 15. Declaraii i plata TVA 16. nregistrrile de noi firme 17. Furnizarea de date pentru statistici 18. Declaraii vamale 19. Permise legate de mediu, inclusiv raportri 20. Achiziii publice Nu se poate concepe generalizarea e-government fr ndeplinirea ctorva cerine de baz: stimularea creterii rapide a accesului la Internet: diseminarea culturii tehnologice de utilizare a tehnologiilor informaiei i comunicaiilor, ca de exemplu prin conceptul ECDL: descentralizarea pe scar larg a competenelor n AP i crearea de reele de interconectare a serviciilor publice, inclusiv prin crearea de servicii comune unde sunt necesare: reutilizarea unor sisteme informatice create n trecut asigurarea securitii sistemelor informatice prin certificare i recunoaterea reciproc a certificatelor: folosirea unor infrastructuri de chei publice i private i a unor tehnologii de criptare pentru asigurarea unor servicii de prim importan: asigurarea interoperabilitii aplicaiilor i certificrilor i crearea de documente de identificare unice: ncorporarea n sisteme a unor CRM-uri (Management al relaiei cu cetenii) pentru asigurarea unui flux normal i personalizat de rspunsuri la sesizri: tratarea personalizat a ceteanului cu respectarea informaiei de natur personal: instruirea continu a personalului din AP n folosirea tehnologiei i sistemelor. Denumirile aplicaiilor e-government pot fi diferite i numeroase de la eAdministration la elax, eProcurement, eCustoms, eTenders, InfoKiosks, etc. Ele pot fi recunoscute dup aplicarea criteriilor mai sus prezentate. Introducerea e-government n Romnia a fcut ca unele dintre denumiri s fie adaptate: eAdministraie, eLicitaii, eTaxe, Infochiocuri, etc. Intemetul este fr ndoial un fenomen major. Facilitatea de a fi folosit, costurile reduse fac deja din Internet un instrument digital de larg consum. Statisticile recente arat un acces pe familie in SUA, unele ri din Europa i Asia. A aprut o nou ans pentru administraie de a servi ceteanul i o nou ans pentru tehnologiile infomiaei de a ptrunde n societate.

39

Exist variate utilizri ale conexiunii cetean/entitp - administraie i ele sunt destul de departe de modelul teoretic al UE prezentat mai sus. Printre aplicaiile e-govemment rspndite: Infomnare / portaluri Utilizarea administrativ Utilizarea legislativ Rspunsuri la chestiuni de interes general Ghid al zonei Primirea de cereri i petiii Prezentarea de diverse formulare on-line, sondaje Burs public a locurilor de munc Atragerea n activitate a persoanelor handicapate, de vrsta a treia, etc. C2A Votul prin Internet Administraiile din aproape ntreaga lume folosesc deja Intemetul de la forme simple la forme mai complexe. n cazul rilor dezvoltate se constat dualismul autoriti locale vs. autoriti centrale. O prim tendin este ca autoritile locale s fie mai active, mai aproape de cetean cu aplicaii cum sunt: Permise de conducere Amenzi Cutare n baze de date O a doua tendin este oferirea de servicii orientate spre grupuri de ceteni cum ar fi tineretul, studenii. A treia tendin este dezvoltarea de aplicaii complexe: B2A Ghiduri on-line Achiziii Licitaii C2A (e-government) Registre on-line Portaluri de informaii

2.4. Aplicaia practic de e-commerce Site pentru prezentarea unei colecii de cri
1. Descriere general a aplicaiei Acest proiect va avea ca finalitate un site Internet independent de alte aplicaii, adresat utilizatorilor care doresc s comande cri dintr-o colecie propus lunar i care doresc s participe la un forum de discuii. Reprezint o aplicaie tip Internet al crei scop este prezentarea unei colecii de cri, cu posibilitatea de comanda on-line a acestora i cu forum de discuii. Rolul acestui sistem este nu numai de a crea posibilitatea utilizatorilor de a se informa cu privire la cri de valoare, dar de a participa activ la ai verifica cunotinele on-line dar i de crea posibilitatea acestora de evoluie n timp permindu-le o bun monitorizare a rezultatelor acestora de-a lungul timpului. Pe de alt parte aplicaia va oferi posibilitatea operatorilor
40

/administratorului de a schimba periodic testele pentru a permite o actualizare ct mai eficient a sistemului de evaluare. 2. Tehnologii folosite Pentru realizarea acestui site se folosesc PHP i MySQL. Am ales realizarea unei baze de date n MySQL, deoarece accesul i lucrul cu bazele de date este mai uor comparativ cu alte platforme, ceea ce permite o rennoire uoar i rapid a informaiei expuse. Un alt motiv important pentru folosirea acestora este c acestea sunt cross-platform, putnd rula att pe Windows i Linux. PHP i MySQL ofer posibilitatea realizrii unui site dinamic, printr-o interfaare simpl i accesibil oricrui utilizator. De asemenea, pentru realizarea site-ului am folosit serverul HTTP Apache, care se caracterizeaz prin siguran i extensibilitate. 3. Modaliti de utilizare a site-ului Site-ul poate fi folosit ca site gratuit, pe Internet. Att comanda de carte ct i participarea la forum vor fi disponibile tar restricii oricui va accesa site-ul respectiv prin Internet. Va trebuie s existe un operator care s asigure eliminarea nregistrrilor de carte care nu mai sunt valabile, precum i adugarea unora noi.

41