CASO PRACTICO

D. Antonio Sols Cruz, jefe de compras de la empresa Productos Aranguren, S. A., CIF A-13866567, situada en la calle Olivar, 23, de Ciudad Real, cdigo postal 13004, el da 20 de abril de 2003 realiza el pedido n.o 20, por mediacin del agente comercial Sr. Robles Martn, a la empresa Industrias del Tajo, S. A., CIF A-45435677, situada en la calle Alfileritos, 15, de Toledo, cdigo postal 45340. La mercanca solicitada es la siguiente: - 50 unidades del producto M a 25 euros/ud. - 800 unidades del producto S a 13 euros/ud. - 600 unidades del producto K a 17 euros/ud. La mercanca est sujeta al 16 % de IVA, los portes que se incluyen suponen 670 euros, el descuento comercial es del 8%, la forma de pago se realiza mediante un efecto a 30 das desde la fecha de factura. La mercanca es servida por Industrias del Tajo, S. A., en el almacn de Productos Aranguren, S. A., situado en el polgono Alces, nave 15, de Ciudad Real, el da 27 de abril de 2003. El encargado de almacn, D. Anselmo Rubio Gascn, tras comprobar que los productos recibidos son los que se solicitaron y el buen estado de los mismos, firma el albarn de entrega n.o 184 emitido por el vendedor, quedndose con copia del mismo para su posterior entrega al departamento de compras y contabilidad. Industrias del Tajo, S. A. emite la factura n.o 114 el da 29 de abril. Se pide: 1. Confeccionar el pedido n.o 20. 2. Realizar el albarn de entrega n.o 184. 3. Elaborar la factura n.o 114.

Santos Rivas Conde, jefe de compras de Hipermant, S. A., situada en la calle Alamillo, 23, de Zamora, cdigo postal 49040, CIF A-49684566, el da 26 de mayo de 2001 efecta pedido n.o 788 a Almacenes Alcntara, S. A., situado en la calle Mezquita, 2, de Cuenca, CIF A-16343488, cdigo postal 16005, de los siguientes productos: - 200 unidades artculo A modelo CB a 3,6 euros/ud. - 500 unidades artculo B modelo CF a 6,8 euros/ud. - 300 unidades artculo C modelo GR a 2,5 euros/ud. - 800 unidades artculo D modelo HY a 3,2 euros/ud. Los artculos A y B estn sujetos al 7 % de IVA y los artculos C y D al 16 %. La mercanca es servida por Almacenes Alcntara, S. A. en la fecha estipulada, el 30 de mayo, junto con el albarn n.o 44. Despus de comprobar que la mercanca recibida se ajusta a la cantidad y calidad solicitada, el jefe de almacn, Carlos Roca Ros, firma l mismo el albarn, quedndose con una copia que entrega posteriormente al jefe del departamento de compras. El 2 de junio se emite la factura n.o 238, teniendo en cuenta que se cargan en la misma 200 euros de embalajes y 70 euros de portes. El descuento comercial aplicado a los productos es el siguiente: artculos A y C: 5 %; artculos B y D: 10 %. La forma de pago se realiza mediante dos efectos a 30 y 60 das fecha factura. Se pide: Confeccionar el pedido, el albarn y la factura correspondientes a la operacin. Solucin: Vamos a ir explicando los clculos necesarios para cumplimentar los impresos correspondientes. - Proceso de clculo de bases imponibles de IVA.

Contabilizacin de compras con pago inmediato, a crdito y anticipado. Dados los siguientes hechos contables de una empresa, realiza en el libro Diario (Fig. 7.2) las anotaciones correspondientes. 1. (06-07): Deportes Compostela, comercio de material deportivo, compra en efectivo al seor Velasco (NIF: 33315654 P) de 50 pares de zapatillas a un precio de 40 euros/par (S/factura 344). IVA = 16 %. 2. (10-07): Compra a crdito a Comercial Noroeste (CIF: A 1387650) de 150 bolsas de deporte a 20 euros/unidad (S/factura 5676). IVA = 16 %. 3. (12-07): Comercial Noroeste gira una letra de cambio (n. A466634) con vencimiento a 30 das por el importe de la compra anterior, que es aceptada. 4. (17-07): Con motivo de la prxima aparicin en el mercado de un nuevo modelo de baln de ftbol, enva cheque n. 23332 de 1 000 euros (IVA del 16% incluido) al fabricante Daidasa (CIF.: Q 2220999) para asegurarse el rpido suministro de este producto. 5. (20-07): Recibe del fabricante Daidasa, S.A., 100 balones de ftbol a un precio unitario de 18 euros. Se tiene presente el anticipo, y el resto, a pagar a crdito a 2 meses (S/factura 8801). IVA = 16 %.

CASO PRCTICO
HLL es una empresa multinacional del
mbito sanitario-hospitalario especializada en disear, implantar y gestionar procesos para optimizar las reas de compras y logstica El rea de compras de HLL est formada por profesionales de la gestin de compras. Su especializacin en el sector, junto con la colaboracin y flexibilidad ante las necesidades del cliente, hacen de este equipo un gran aliado para que usted y su organizacin logren un gran ahorro en tiempo y en dinero. Los sistemas y herramientas de que disponen permiten identificar en cada caso concreto las oportunidades de mejora, optimizacin y ahorro que nos ayudarn a aportar valor a la gestin del rea de compras. PROBLEMA DIAGNOSTICADO Una importante organizacin sanitaria-hospitalaria con centros repartidos en todo el territorio nacional, se encontraba con un problema de desorganizacin grave en sus compras principalmente debido a que todos los centros realizaban la funcin de compras sin tener criterios comunes: distintos catlogos de productos sanitarios y no sanitarios, falta de una poltica de Compras y de procedimientos claros y nicos, ningn sistema de control de las condiciones pactadas con los proveedores, inexistencia de indicadores de gestin de compras y poca o casi nula actividad de negociacin. Esta situacin era aprovechada por los proveedores para vender a precios altos. La consecuencia evidenciada por esta falta de organizacin era una importante atomizacin del volumen de compras que conlleva la prdida de la eficacia de las compras y automtica- mente unos elevados costes de adquisicin por parte de la institucin. SOLUCIONES APORTADAS Reestructuracin del rea de compras y creacin de un catlogo nico.

Elevados costes por desorganizacin del rea de compras

Tras un anlisis exhaustivo de la situacin, HLL elabor una propuesta de accin que, tras ser aprobada por el cliente, se ejecut de la siguiente manera: 1. Se reestructur el departamento Corporativo de Compras y se consolid su rol como nico actor en la gestin de Compras. Con la incorporacin al nuevo equipo de profesionales en compras sanitarias de HLL, se aportaron al Dpto. reestructurado claras polticas de compras, reglas de conductas y transparencia con los proveedores, adems de pautas y objetivos de negociacin. 2. Se cre un Catlogo Corporativo de Productos Sanitarios y no Sanitarios nico con criterios claros y cuya gestin se realizaba desde el Dpto. de Compras Corporativo. Dicho catlogo se trasform rpidamente en una herramienta eficaz para la identificacin y gestin de la informacin relacionada con los productos utilizados en la organizacin. Con dicha informacin se procedi a homogeneizar el uso de los productos hasta llegar a homologar un producto para todos los centros

y poder consolidar el volumen de compras. 3. Se crearon e implementaron los procedimientos de compras adecuados a la centralizacin de las compras integrando en ciertas etapas del proceso la participacin activa del personal asistencial de los centros en la toma de decisin, concretamente en la fase de homologacin de productos. 4. Se pusieron en marcha circuitos claros de peticin y aprobacin en torno a las compras de productos sanitarios, no sanitarios, activos fijos y servicios generales. 5. Se implantaron los indicadores de gestin necesarios para la correcta gestin de compras y su seguimiento presupuestario. 6. Se consolidaron los volmenes y se iniciaron las negociaciones corporativas RESULTADOS OBTENIDOS Ahorro importante gracias a la centralizacin de todas las compras El resultado ha sido la centralizacin de todas las compras de la institucin y su gestin a travs de un Dpto. de Compras Corporativo profesionalizado que acta como una herramienta eficiente y eficaz de gestin de compras multidisciplinares (productos sanitarios, no sanitarios, medicamentos, servicios generales, planes de dotacin, etc.). Los ahorros obtenidos en compras de productos sanitarios, no sanitarios y medicamentos alcanzaron los 4M al final del proyecto y fueron de unos 8M en compras de activos fijos y planes de dotacin hospitalaria. El Dpto. de Compras se transform mediante sus indicadores e informe de gestin en una fuente de informacin vlida para la toma de decisiones por parte de la Direccin General y la Direccin Financiera Corporativas de la organizacin, y de las Gerencias y Direcciones Administrativas de los propios centros.

La Universidad Tecnolgica de Tlaxcala tendr un evento educativo al que asistirn 4000 alumnos de todo el pas, para esto se toma en cuenta que se necesitara una gran cantidad de refrescos de varios sabores en las cantidades siguientes: 800 unidades de refresco sabor lima-limn en presentacin de 2.5 litros. 500 unidades de refresco sabor uva en presentacin de 2.5 litros. 700 unidades de refresco sabor cola en presentacin de 2.5 litros. Y entonces el comit encargado de este evento llena y pasa la requisicin de compras de refrescos al departamento de compras. Para entonces el departamento de compras realiza minuciosas cotizaciones con 3 empresas refresqueras las cuales les dieron sus precios a mayoreo y para esto la empresa A determino que el precio de los productos que se requieren ser de 50000 $, la empresa B dice que sern 48900 $ y la empresa C pide 51200 $.

El departamento de compras revisa las cotizaciones y el presupuesto con el que cuentan para este evento. Adems verifica que los refrescos cumplan con la mejor calidad, el menor precio, las mejores modalidades de pago y que cumplan con la entrega en tiempo y forma. La empresa A ofrece entregarlos un da antes del evento, y el pago debe hacerse en efectivo al momento de la entrega, y transporte sin costo alguno. La empresa B, los entregar e da del evento y el pago se har en un depsito antes de recibir la mercanca, el transporte tambin es sin costo. La empresa C, entregar el producto 2 das antes del evento, para el pago ofrece un crdito de un mes en efectivo o deposito y el transporte tendr un costo de $1,000.00. Qu proveedor conviene ms?

BIBLIOGRAFIA
Carter, Joseph R., Mejoramiento del Proceso de Compras, Ed. AddisonWesley Iberoamericana, Mxico, 1994, 169 p. Del Ro, Gonzlez, Cristbal, Compras y Abastecimientos, Ed. ECAFSA, 3ra. Edicin, Mxico, 1999, 230 p. Leenders, Michael R; Fearon, Harold, England, Wilbur B., Administracin de Compras y Materiales, Continental, 2 Edicin, Mxico, 1992, 770 p. Academia de Operaciones de la Facultad de Contadura y Administracin, UNAM, Compras y Abastecimientos, coedicin FCA UNAM y el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, 2003, 306 p. Baily, P.J.H. Administracin de Compras y Abastecimientos, Ed. Compaa Editorial Continental, S.A. de C.V., 1991, 421 p. Aljian, George W., Manual de Compras, Editorial Diana, 2 Edicin Buenos Aires Argentina, 1994, 129 p. Lee J. Krajewski / Larry P. Ritzman, Administracin de Operaciones-Estrategia y Anlisis, Ed. Prentice Hall, 5. Edic, Mxico, 2000, 462-470 pp.