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UNIVERSIDAD DE LEN
FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

AUDITORA INTERNA

TRABAJO CUATRIMESTRAL DE LA MATERIA DE ADMINISTRACIN Y CONTROL DE LA PRODUCCIN

Presenta: Dulce Karina Palomares Lpez Luis Fernando Morales Rodrguez

Grupo: 1131

CATEDRTICO: LIC. EDGAR ALEJANDRO MATA SANTOS

SILAO, GTO., 18 DE ABRIL DEL 2012

NDICE

Pg. INTRODUCCIN CAPTULO 1 PLAN DE AUDITORIA CAPTULO 2 REALIZACIN DE LA AUDITORA III 1 16

2.1. Informacin y datos.................................................................. 22 CAPTULO 3 REPORTE FINAL DE AUDITORA INTERNA 3.1. Informe general 3.2. Informe ejecutivo 3.3. Informe de aspectos relevantes 3.4. Propuesta de implementacin 3.4.1. Preparacin del programa 3.4.2. Mtodos de implementacin 3.4.3. Ejecucin del programa 3.5. Presentacin del informe 3.6. Seguimiento CONCLUSIONES BIBLIOGRAFA 22 22 23 24 24 25 25 27 28 30 31 32

INTRODUCCIN

La auditoria interna es una prctica muy importante dentro de la vida operativa de la empresa ya que mediante este procedimiento le permite, al director de la organizacin, ver el panorama actual de la empresa, conocer objetivamente las principales fallas en la operacin as como los agentes que intervienen en ellas, conoce si los procesos son viables o si es necesario implementar nuevos, tambin da a conocer si existen faltantes de recursos de todo tipo en la organizacin para el logro de los objetivos o por el contrario si se est excediendo en alguno de los recursos, todo esto sirve para el perfeccionamiento de las tareas que son ejecutadas diariamente por el personal que conforma la organizacin.

Como nos podemos dar cuenta, las auditorias internas son trascendentales para la organizacin por toda la informacin que llegan a arrojar, pero dicha informacin no solo es trascendental para los usuarios internos sino tambin puede ser requerida o solicitada por usuarios ajenos a la empresa como lo son la instituciones de crdito, instituciones gubernamentales, clientes, proveedores, IV accionistas y tambin futuros inversionistas. Por lo que es importante que la informacin resultada de las auditorias sea lo ms fidedigna y objetiva.

Para el logro de esto es necesario que la empresa cuente con un equipo de auditoria confiable, en caso de ser una PYME y no cuente con un departamento de auditoria.

Es de vital importancia la planeacin que se haga de la auditoria ya que esta marcar el rumbo as como determinar los recursos necesarios para la realizacin de la auditoria, las reas de la empresa que sern revisadas as como los procedimientos que se incluirn dentro de la auditoria.

El objeto de aplicacin de sta auditoria ser el estacionamiento HIDALGO, ubicado en C. Hidalgo #89 Silao, Guanajuato. Con el objetivo de auditar los periodos de tiempo o temporadas en el transcurso del ao, donde se presente un aumento y un dficit en el ingreso econmico de dicha organizacin, donde se evaluarn las actividades ms significativas y de constante revisin.

Cabe mencionar que durante los periodos anteriores esta sucursal ha obtenido resultados negativos en la auditoria interna y como resultado de la mala operacin se ha afectado a la venta, utilidad, margen y a la prevencin de riesgos y prdidas. Por tales motivos se ha decidido aplicar una auditoria interna para conocer los motivos por los cuales se ha tenido la afectacin en los rubros mencionados.

CAPTULO 1

PLAN DE AUDITORIA

Como primera etapa del proceso de la auditoria, es elementar la realizacin del plan de auditora ya que en este se plasmar todo el esquema de la auditoria, definiendo el rea de la organizacin a la cual se revisarn en la auditoria, se establecen las metas que se pretenden alcanzar, los procesos u operaciones a las cuales se va a enfocar la auditoria, las secuencias en la revisin del proceso, etc.

Este documento se convertir en la gua del auditor al realizar la auditoria mismo que ser presentado a la gerencia o direccin de la empresa dndole a conocer todos los puntos los cuales abarcar la auditoria. El plan de auditora debe ser flexible para poder adaptarse durante la realizacin de la auditoria. El objetivo principal del plan es informar al cliente, al auditado y a los auditores de los detalles de la auditora que se va a realizar y poder hacer los preparativos necesarios. Tambin permite coordinar otras auditorias relacionadas con la primera, as como efectuar cambios en el plan si es necesario.

Los auditores se basarn en el plan de auditora para evaluar su propia 2 calificacin para poder realizar la auditora, as como para preparar la documentacin de trabajo.3

Aqu se presenta grficamente como el proceso para la conformacin del plan de auditora:

Determinacin de los elementos de la auditoria.

Asignacin de los elementos a los auditores.

Los auditores preparan los documentos de trabajo.

Auditor jefe prepara plan de auditora.

Plan de auditora.

Se distribuye plan de auditora a los auditores participantes

Villar Barrio, Jos Francisco. La auditoria de los sistemas de gestin de calidad. Espaa, Ed. FUNDACION CONFEMENTAL, 2006, p. 89

Los supervisores de la auditora deben asegurar la cualificacin de los auditores, que se encuentran disponibles todos los recursos y que la documentacin de trabajo (listas de verificacin, formatos, etc.) son los adecuados. Este plan de auditora no se le presentar al auditado hasta el momento del inicio de la auditora.

Una vez establecido el plan de la auditoria se elabora una carta o notificacin de auditora, misma que es entregada al director de la empresa con el propsito de notificarle sobre la realizacin de la auditora, a continuacin anexo la notificacin que es entregada para llevar a cabo la auditoria:

Auditora No: 0048 Silao, Guanajuato a 18 de Abril del 2012.

Sra. Mara de Jess Alemn Duran Gerente de Estacionamiento Hidalgo PRESENTE Por ste medio se le notifica que se ha programado la auditoria No.0048 con el propsito de evaluar los procesos operativos de la sucursal referidos a la operacin de control de venta, as como a la administracin del negocio en materia de prevencin y prdidas. La auditoria se realizar de acuerdo a las listas de verificacin previamente preparadas por el departamento de auditora interna y se visitarn las reas involucradas, as como tambin se tendrn entrevistas con el personal responsable de cada rea y se harn revisiones a los documentos y registros relacionados con las reas a auditar. La auditora se realizar tomando como base las Mecnicas Operativas vigentes as como las polticas de la compaa y los manuales de organizacin diseados para cada departamento. El grupo auditor est conformado por: Dulce Karina Palomares Lpez y Luis Fernando Morales Rodrguez auditores. Al trmino de la auditora se realizar una reunin de cierre a las 17:00 hrs, con el propsito de presentar en forma resumida un informe de las actividades realizadas y resultados obtenidos. Agradeciendo de ante mano la atencin brindada, quedamos a sus ordenes para cualquier duda.

Dulce Karina Palomares Lpez y Luis Fernando Morales Rodrguez Auditores

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Una vez establecido el plan de la auditoria ste se presenta a los individuos que estarn involucrados en la auditoria, iniciando por el gerente o director e incluyendo a todo personal que sea determinado por el mismo gerente como responsable en la auditoria. Para ello se realiza una junta en la que se presentan los puntos a auditar y como se llevar a cabo la auditora.

Tambin se realizan los documentos de trabajo con los cuales se van a llevar a cabo la auditora, estos son formatos diseados para abarcar los puntos importantes sobre la operacin y de esta manera constatar que se est realizado correctamente, de ser lo contrario facilitar la deteccin de desviaciones en la operacin detectndose claramente y pudiendo proporcionar una solucin o mejora.

Por medio de estos documentos de trabajo el auditor debe obtener informacin pertinente, suficiente y confiable. Las personas con conocimientos respecto a las actividades que se van a auditar, pero sin responsabilidad sobre ellas, proporcionan evidencia vlida y mas imparcial que aquellas directamente involucradas en dichas actividades. A travs de la observacin, ensayo o mtodos similares, se pueden obtener evidencias fsicas. Tanto la informacin obtenida mediante entrevistas como la evidencia documental, puede ser evaluada mediante tcnicas analticas y estadsticas.4

Dentro de la documentacin del trabajo figurarn distintos cuestionarios, anlisis y memorndums preparados durante la auditora. Tambin estn incluidos todos aquellos documentos obtenidos por el auditado tales cmo
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dem p. 94

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catlogos, descripcin de funciones y organigramas. Estos documentos de trabajo son los documentos que describen y explican el trabajo de auditora y como son la base para el informe final, deben justificar todas sus conclusiones.

Incluyo aqu en forma grfica la segunda fase de la auditora, donde se muestra el proceso del levantamiento de informacin as como la preparacin del reporte final de la auditora.

Notificacin al auditado.

Reunin de apertura

Reunin de entrega re resultados de auditora.

Recabar informacin.

Documentacin de las observaciones.

Coordinacin y supervisin de la auditoria.

Reunin de entrega re resultados de auditora.

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CAPTULO 2

R E A L I Z A C I N D E A U D I T O R I A Y RECOPILACIN DE INFORMACIN

Una vez concluido el proceso de elaboracin del plan de auditora se aplican los cuestionarios, entrevistas, investigacin de campo, etc., con el propsito de obtener informacin relevante para evaluar las operaciones de la empresa y de esta forma determinar el grado de eficiencia en que la organizacin est operando para el logro de sus objetivos institucionales.

Por medio de la revisin y evaluacin metdica de las actividades de una empresa, podemos nosotros responder a las siguientes interrogantes: cules son las debilidades de la empresa?, en qu podemos mejorar?, cules son las deficiencias y sus causas?, cules son sus aciertos?, estamos obteniendo los fines propuestos y en qu medida?, cul es la situacin de la empresa y organismo social frente a otros similares?, en qu reas podemos introducir mejoras y cules seran?

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La auditora se trata de precisar el estado de salud administrativa del organismo auditado, utilizando los estndares de buena administracin comn mente aceptados.

2.1 Informacin y datos

Al realizar un anlisis con respecto a las entradas-salidas y las variaciones entre los meses de los aos 2010 y 2011, con el objetivo estratgico para aumentar las ventas, la gerencia tiene entendido que para una mayor productividad y ganancia, dependen mucho de los das y fechas especficos de cada mes, durante el fin del ao pasado, se recabaron los siguientes datos con relacin a los 24 meses que corresponden a los 2 aos en comparacin:

Meses 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

2010 584 409 603 651 704 633 528 414 558 321 644 856

2011 536 384 567 726 686 598 512 435 547 588 596 832

*Aplicar caso especial de pronsticos (Variacin irregular)

Realizacin del problema:

Periodo 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Periodo 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Meses (2010) Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Meses (2011) Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Demanda (2010) 584 409 603 651 704 633 528 414 558 321 644 856 Demanda (2011) 536 384 567 726 686 598 512 435 547 588 596 832

1000
900 800 700 600 500 400 300 200 100

9 10 11 12 1

9 10 11 12

Primer Periodo

Segundo Periodo

Meses 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 (x)

2010 584 409 603 651 704 633 528 414 558 321 644 856 (y)

x 1 4 9 16 25 36 49 64 81 100 121 244

XY 584 818 1,809 2,604 3,520 3,798 3,696 3,312 5,022 3,210 7,084 10,272

Periodo 1 (2010) = 597.333 = 3.5 = 91 13,133

Periodo 2 (2010) = 553.5 = 9.5 = 659 32,596

Meses 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 (x)

2011 536 384 567 726 686 598 512 435 547 588 596 832 (y)

x 1 4 9 16 25 36 49 64 81 100 121 244

XY 536 768 1,701 2,904 3,430 3,588 3,584 3,480 4,923 5,880 6,556 9,984

Periodo 1 (2011) = 582.833 = 3.5 = 91 12,927

Periodo 2 (2011) = 585 = 9.5 = 659 34,407

Aplicacin de la formula:

Periodo 1 (2010) = 597.333 = 3.5 = 91 13,133

( (

)( )

Periodo 2 (2010) = 553.5 = 9.5 = 659 32,596

)( ( )

Aplicacin de la formula:

Periodo 1 (2011) = 582.833 = 3.5 = 91 12,927

( (

)( )

Periodo 2 (2011) = 585 = 9.5 = 659 34,407 ( ( )( )

Aplicacin de la formula:

Periodo 1 (2010)

Periodo 2 (2010)

Periodo 1 (2011)

Periodo 2 (2011) ( )

Periodo 2 (2010)

Periodo 1 (2011)

Periodo 2 (2011) ( )

APLICACIN DE LA FORMULA:

(Sustituir X de 1 a 6) (Sustituir X de 7 a 12) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ( ( ) ) )

CAPTULO 3

R E P O R T E F I N A L D E A U D I T O R I A I N T E R N A.

En este captulo se contendrn los resultados de auditora as como todas las acciones que son recomendadas por el auditor para mejorar los procesos y obtener mayor eficiencia. La variedad de opciones para presentar los informes depende del destino y propsito que se les quiera dar, adems del efecto que se pretende con su presentacin. En atencin a estos criterios, los informes ms representativos son: Informe general, Informe ejecutivo, Informe de aspectos relevantes.

3.1. Informe general.

Responsable: rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe.

Introduccin: Breve descripcin de las circunstancias que hicieron necesario aplicar la auditora, mecanismos de coordinacin y participacin empleados para su desarrollo. Duracin de la revisin, as como el propsito y explicacin general de su contenido.

Antecedentes: Exposicin de la gnesis del a organizacin, es decir, orgenes, cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que influyeron en la decisin de implementar la auditora.

Tcnicas empleadas: Instrumentos y mtodos utilizados para obtener resultados en funcin del objetivo.

Diagnstico: Definicin de las causas y consecuencias de la auditora, las cuales justifican los ajustes o modificaciones posibles.

Propuesta: Presentacin de alternativa de accin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios y resultados esperados.

Estrategia de implementacin: Explicacin de los pasos o etapas previstas para instrumentar los resultados.

Seguimiento: Determinacin de los mecanismos de informacin, control y evaluacin necesarios para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos.

Conclusiones y recomendaciones: sntesis de los logros obtenidos, problemas y evaluacin necesarios para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos.

Apndices o anexos: Grficos, cuadros, y dems instrumentos de anlisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentacin y fundamentacin de la auditora.

3.2. Informe ejecutivo.

Responsable: rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe.

Periodo de revisin: Lapso que comprendi la auditora.

Objetivos: Propsitos que se pretende obtener con la auditora.

Alcance: Profundidad con a que se audit la organizacin.

Metodologa: Explicacin de las tcnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar las evidencias necesarias para cumplir con loso objetivos de la auditora.

Sntesis: Relacin de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados.

Conclusiones: Sntesis de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de actuacin.

3.3. Informe de aspectos relevantes.

Documento que se integra con base en un criterio de selectiva, que considera los aspectos que reflejan los obstculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el examen de la organizacin. Mediante este informe se puede analizar y evaluar:

Si se llev a cabo todo el proceso de aplicacin de la auditora. Si se presentaron observaciones relevantes. Si la auditora est en proceso, se reprogram o se replante. Las horas hombre que realmente se utilizaron. La fundamentacin de cada observacin. Las causas y efectos de formuladas. Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas. las principales observaciones

3.4. Propuesta de implementacin

La implementacin de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para afectar a la organizacin, ya que representan el momento de transformar las propuestas en acciones especficas para cumplir con el propsito de la auditora.

La implementacin se realiza en tres fases:

3.4.1. Preparacin del programa.

Para la elaborar el programa es necesario cumplir con estos pasos:

I.

Determinar las actividades que debe efectuarse y la secuencia de su realizacin.

II.

Establecer el tiempo de duracin de cada actividad y el total de la implementacin.

III.

Estimar los requerimientos de persona, instalaciones, mobiliario y equipo.

IV.

Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su ejecucin.

3.4.2. Mtodos de implementacin. Los mtodos de implementacin aceptados para traducir las

recomendaciones en acciones especficas son:

Instantneo: Refiere la posibilidad de implementar las recomendaciones contenidas en los resultados de la auditora en forma inmediata, tomando en cuenta que sean viables de ejecucin y que existan las condiciones para hacerlo eficazmente.

Del proyecto piloto: Consiste en seleccionar parte de los resultados de la auditora en slo una parte de la organizacin, con la finalidad de medir sus efectos, lo que facilita introducir cambios en una escala reducida y llevar a cabo cuantas pruebas sean necesarias antes de implementarlos en forma global.

En paralelo: Representa la operacin simultnea, por un periodo determinado, tanto del ambiente o condiciones normales de trabajo, como las que se van a implementar, lo que permite efectuar modificaciones y ajustes sin problemas, al tiempo que deja que las nuevas condiciones funcionen libremente antes de suspender las anteriores.

Parcial o por aproximaciones sucesivas: Consiste en seleccionar parte de los resultados de la auditora e implementarlos procurando hacerlo sin causa grandes alteraciones y avanzar al siguiente paso slo cuando se haya consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado.

Combinacin de mtodos: Constituye el empleo de ms de un mtodo para implementar las recomendaciones, tomando en cuenta el efecto que los cambios administrativos puedan provocar en la organizacin.

3.4.3. Ejecucin del programa.

Cumplidos los pasos anteriores, se procede a implementar las recomendaciones mediante el empleo del mtodo seleccionado y la realizacin de las actividades programadas. Es necesario que el personal que participa en el proceso reciba la informacin y orientacin oportunas para interactuar en condiciones ptimas.

En forma simultnea se tiene que efectuar el seguimiento y evaluacin de los avances que se hayan realizado.

3.5. Presentacin del informe. Una vez el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de la auditora debe convocar al grupo auditor para efectuar una revisin de su contenido. En caso de que se detecte algn aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, se deben realizar los ajustes necesarios para depurarlo. El informe final aprobado se har del conocimiento de:

Titular de la organizacin, rgano de gobierno, rgano de control interno, Niveles directivos, Mandos medios y nivel operativo, Grupo(s) de filiacin, corporativo(s) o sectorial(es), Dependencia globalizadora (en el caso de instituciones pblicas).

3.6. Seguimiento Despus de seleccionar y presentar la alternativa de tipo informe congruente con las prioridades y habiendo de verificar los aspectos operativos y lineamientos generales para preparar la propuesta de implementacin, es conveniente concentrarse en el seguimiento. En esta etapa las observaciones que se producen como resultado de la auditora deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no slo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino tambin a evitar su recurrencia.3

El seguimiento se convierte en la parte ms importante de la auditoria ya que la implementacin de las actividades sugeridas por el auditor logran una mejora en los procesos operativos de la organizacin, tambin establecen un sentido de disciplina evitando caer en las mismas desviaciones para la prxima auditoria. Esta etapa es liderada principalmente por el director de la organizacin apoyado por las diversas subgerencias con las cuales cuenta la organizacin, a su vez stos ltimos son quienes coordinan el plan de accin con todos los operarios o empleados logrando la
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Franklin, Benjamn Enrique. Auditoria administrativa: Gestin estratgica del cambio. Ed. Pearson. Espaa. Pg. 120.

correccin de las desviaciones. Cabe mencionar que toda la empresa se debe involucrar en la aplicacin de las correcciones y sobre todo evitar incurrir en ellas nuevamente, por lo que es necesario que la gerencia le haga ver a todos los involucrados en la organizacin la importancia del seguimiento fiel de las polticas, metas y manuales de la empresa.

CONCLUSIONES

La auditoria interna refleja los niveles de operatividad de una empresa mediante los resultados que arroja una vez aplicados todos los cuestionarios, entrevistas, listas de verificacin, etc., que conforman los papeles de trabajo.

Es de vital importancia que las acciones correctivas sugeridas por el equipo de auditoria sean aplicadas pero ms importante an es que se les den un constante seguimiento para evitar que se vuelva a incurr de forma negativa.

El director de la empresa junto con su staff son los principales promotores de las buenas prcticas y del cumplimiento de las polticas y fiel seguimiento de los manuales organizacionales por lo que les corresponde la responsabilidad de implantar las correcciones arrojadas por la auditoria.

Es importante que al elaborarse la auditoria el auditor logre obtener la mayor cantidad de informacin para de esta manera soporte sus observaciones documentando lo ms posible, de igual forma los formatos empleados deben de elaborarse de manera que para el auditor las aplique de una forma sencilla y para que tambin los auditados conozcan sencillamente las respuestas a lo que se esta cuestionando.

Por tales motivos depende en gran mayora lo bien o mal elaborado estn los papeles de trabajo ya que son estos la principal herramienta del auditor para detectar irregularidades.

Como resultado final de la auditoria se acepta la hiptesis propuesta en el anteproyecto ya que es producto de una mala ejecucin y supervisin los malos resultados obtenidos en rubros de seguridad y prevencin de prdidas, inventarios, ventas, mrgenes y utilidad de la sucursal. Siendo necesarios la aplicacin y apego a los lineamientos existentes para la operacin de la empresa.

BIBLIOGRAFA

Villar Barrio, Jos Francisco. La auditoria de los sistemas de gestin de calidad. Espaa, Ed. FUNDACION CONFEMENTAL, 2006, p. 289

C.P y L.A. lvarez Anguiano Jorge. Apuntes de Auditoria Administrativa. Ed Fondo editorial FCA, Mxico. Pg. 212.

Franklin, Benjamn Enrique. Auditoria administrativa: Gestin estratgica del cambio. Ed. Pearson. Espaa. Pg. 386.