Sunteți pe pagina 1din 20

GRUPUL SCOLAR MATEI BASARAB

APARATURA BIROTICA

Profesor coordonator: Prof. Violeta MICU Elev: Emil-Adrian SAVA

CRAIOVA 2012

CUPRINS

Argument......3 Capitolul 1: Introducere in birotica 1.1.Definirea biroticii.......4 1.2.Principalele domenii de aplicaie si componentele acesteia..5 1.3. O scita a biroului managerial modern......8 Capitolul 3:Sisteme informatice de birou 2.1. Clasificarea informaiilor.10 2.2. Funciile unui sistem informatic de birou..11 2.3. Resurse hardware pentru activitatea birotica. Structura unui sistem de calcul....12 2.3.1. Unitatea central....12 2.3.2. Unitile de intrare-ieire.....13 Capitolul 3. Telecomunicaiile de birou 3.1. Reeaua telefonica........16 3.2. Reeaua de telefonie celulara...17 3.3. Telefonul inteligent.18 3.4. Telefaxul.19

Bibliografie...20

ARGUMENT

Birotica este un mod nou de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat cu apariia si rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i accesibilitatea utilizrii lor, au putut ajunge n orice birou sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii administrative. Ca definiie: "Birotica este ansamblul de tehnici i mijloace tinznd spre automatizarea activitilor de birou i n principal a prelucrrii i comunicrii cuvntului, textelor i imaginii." (Humbert Lesca, Jean-Luis Peaucelle -Elements _ d'informatique appliquee a la gestion, Editions Dalloz, Paris, 1988, p.287). Birotica reprezint, dup Philippe VUITTON i Michel DESAIGNE, un ansamblu de tehnici pentru gestionarea informaiei i a comunicaiilor ntre organizaii. Ele fac apel la tehnicile informaticii i ale comunicaiilor de date i asigur, prin mijloace electronice, funcii de clasare i ordonare, organizarea n pagina a textelor, pregtirea documentelor, a corespondenei electronice, analiz i simulare, interogare i consultare la distan, vizualizare grafic i alte funcii de gestiune a datelor pentru realizarea sarcinilor curente alo activitii de birou. Pentru realizarea acestor funcii se pot utiliza diferite tehnici i procedee. Denumirea acestui domeniu a fost introdus n limba francez de P.Berger i L.Naugos, dup Convenia Informatic din anul 1976, pentru a traduce expresia din limba englez "Office Automation" ambele desemnnd ideea automatizrii activitilor de birou: BUREAUTIQUE - BUREAU AUTOMATIQUE. Din nsi etimologia cuvntului rezult c domeniul su principal l constituie biroul, iar obiectivul su l reprezint automatizarea acestuia prin utilizarea tehnicii electronice i informatice de prelucrar; memorare i transmitere a informaiei. Pentru a defini mai exact conceptul de birotic este necesar o punctare a particularitilor i tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economico-social. Astfel, o prim particularitate a muncii de birou o constituie predominana proceselor informaionale i decizionale. Materia prim a oricrei activiti de birou o constituie informaia care, n urma unor procese de analiz i elaborare de variante, ofer suportul deciziei manageriale n orice sistem sau organizaie economi co-social. O alt particularitate a activitii de birou o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informaii i decizii. Comunicarea se poate realiza n dou moduri: comunicare ORAL realizat prin dialog direct, prin convorbiri n grupuri de diferite mrimi, convorbiri la distan, mediate de reelele de telecomunicaii, sau convorbiri ntre birourile aceleiai organizaii, mediate de reele de comunicaie interfonie sau telefonice. comunicarea SCRIS cunoate o mare varietate de forme i modaliti n funcie de suportul fizic al comunicrii (documente clasice, legislaie, acte decizionale ale conducerii, rapoarte asupra activitilor desfurate etc.)
3

CAPITOLU 1 INTRODUCERE N BIROTIC


1.1 Definirea biroticii
n ultimele dou decenii, miniaturizarea i scderea preului componentelor electronice au fcut ca acestea s ptrund n domenii foarte variate incluznd viaa domestic i activitile de birou. Microprocesorul a devenit un element obinuit al unor aparate i echipamente ca: maini de splat, televizoare, aparate audio-video, telefoane, maini de scris, etc. Mulumit microprocesoarelor, informatica se insereaz n toate aceste echipamente, fcnd posibil comunicarea informaiilor ntre maini cu funcii distincte (exemplu: copiatoare inteligente ce primesc informaia de la microcalculatoare, ndeplinind simultan i funciile de imprimant i fax). Au aprut echipamente multifuncionale care copiaz, imprim, comunic i distribuie documente. Aceste evoluii tehnologice au un impact deosebit asupra activitii de birou, care pn acum a cunoscut doar trei inovaii majore: telefonul (1876), maina de scris (1890) i copiatorul de uz general (n anii 50). Paralel cu dezvoltarea tehnic exist o preocupare tot mai evident a conductorilor de ntreprinderi pentru optimizarea i reducerea costului activitilor de birou. Ca urmare se prefigureaz un "birou al viitorului", obiect de studiu pentru disciplina Birotic. Birotica desemneaz asistena n activitile de birou furnizat de mijloace i proceduri ce fac apel la tehnici de informaii, de telecomunicaii i de organizare administrativ i n general la tot ce concur la logistica biroului . n alt formulare, Birotica desemneaz ansamblul de tehnici i procedee care urmresc ca sarcinile de birou s fie executate de echipamente, automatizarea activitilor administrative i de birou[4]. Birotica acoper deci echipamente de tratare a textelor, imaginii i cuvintelor si face apel la mijloace de telecomunicaii din cele mai variate. O component foarte important a biroticii, alturi de mijloacele tehnice i procedurile administrative, o constituie factorul uman, care nu trebuie neglijat n nici un proiect de birotic. Ca disciplin, birotica posed nite frontiere greu de marcat, dar putem spune c ea se ocup att cu electronica de birou, ct i cu integrarea unor tehnologii independente n vederea ameliorrii calitii i productivitii activitilor de birou. O imagine biroticii este dat de figura 1.1. ntruct domeniile de aplicaie ale biroticii se refer la activitile ce se deruleaz ntrun birou este util precizarea a ceea ce se nelege printr-un birou, n accepiunea prezentei lucrri.

Tehnici informatice

Tehnici de telecomunicatii

- tratarea datelor - tratarea textelor - tratarea imaginilor - tratarea vocii

Activitati de birou Personal

- retele - echipamente - servicii - teleinformatica profesionala

- metode si proceduri - ergonomie Tehnici de organizare - amenajarea cadrului administrativa de munca - psihologia organizarii

Fig.1.1. O imagine sintetic a biroticii. Sursa [4], pag. 24. Biroul este o celul suficient de autonom pentru a-i ajusta singur ritmul de lucru n funcie de necesiti, pentru a-i defini calitatea lucrrilor, etc. Dimensiunea sa este redus n spaiu i ca numr de persoane (tipic o duzin). ntr-un birou pot lucra persoane cu diferite profesiuni (cadre de conducere, tehnicieni, funcionari, secretare, dactilografe, etc.), activitatea biroului fiind cea care realizeaz integrarea i unitatea sa [4]. Figura 1.2 ofer o imagine tipic dintr-un birou modern. Pot fi definite dou funcii eseniale ale biroului: - funcia de stocare i regsire a informaiei - funcia de pilotare a aciunilor, de asistare a managerului n timp ce prima funcie ocup n momentul de fa cea mai mare parte din activitatea unui birou, cea de-a doua, mult mai necesar managerilor, este pe cale de a fi optim asigurat de birotica modern. Aceasta pune la dispoziia managerilor sau responsabililor baze de date filtrate i adaptate lurii deciziilor, aa- numitele baze de date inteligente i interfee "prietenoase" cu echipamentele ce doteaz biroul modern.

1.2. Principalele domenii de aplicaie i componentele biroticii


Birotica folosete diferite tipuri de informaii care circul n birouri i care pot fi clasificate n patru categorii: texte (documente redactate de orice natur) date (informaii numerice i alfanumerice)
5

imagini (informaii vizuale, desene, fotografii) vocea (informaii vocale sau sonore servind comunicrii om-om sau om-main). innd seama de acestea, birotica are aplicaii n urmtoarele domenii: pregtirea documentelor - domeniul procesrii textelor sau imaginilor schimbul de informaii - domeniul telecomunicaiilor de birou difuzarea documentelor - domeniul reproducerii electronice sau reprografiei clasarea, arhivarea i accesul la dosare - domeniul micrografiei automatizate i al bazelor de date digitale sub form magnetic sau optic planificarea activitilor de birou - domeniul gestiunii sarcinilor i timpului manipularea datelor numerice - domeniul programrii informatice ajutor n luarea deciziilor - domeniul sistemelor interactive decizionale i al cercetrii operaionale. securitatea i controlul activitilor de birou - domeniul procedurilor de organizare administrativ. conceperea posturilor de lucru i a mediului ambiant al acestora - domeniul ergonomiei i al arhitecturii interioare a birourilor. n figura 1.3. sunt ilustrate principalele domenii de aplicaie ale biroticii:

Informatica

Tratarea textelor

Telecomunicatii de birou

Arhivare si acces

Sisteme birotice

Echipamente de birou

Securitate si control

Reprografie

Fig. 1.3. Principalele domenii de aplicaie ale biroticii. Sursa: [4], pag. 27.

Dac se studiaz fluxurile informaionale dintr-o organizaie (firm) se constat c birotica este o parte a sistemului informaional al acesteia, funcionnd ca o verig ntre sistemul ntreprinderii i mediul social economic (fig. 1.4). Pe de alt parte birotica realizeaz i interfaa dintre sistemul de telecomunicaii extern i sistemul informatic intern al organizaiei. n concluzie birotica poate fi considerat un nod de conexiune ntre organizaie i mediu, ntre sistemul decizional i cel operaional, ntre sistemul informatic i sistemul de telecomunicaii.
6

Organizatie (firma) Subsistemul decizional

Subsistemul informational

Subsistemul birotic

Flux informational

Mediul social economic

Subsistemul operational

Fig. 1.4. Locul biroticii n sistemul organizaional n ordine cronologic componentele informatice i de telecomunicaii au fost primele utilizate n birotic dar ulterior au aprut i alte componente ilustrate n figura 1.5.

Tratare texte Microcalculatoare si telecomunicatii Sisteme de reprografie

Arhivare si acces la documente

Organizarea posturilor de lucru birotice

Fig. 1.5. Componentele biroticii (icebergul birotic). Sursa: [4], pag. 30.

1.3. O schi a biroului managerial modern

n seciunile precedente am ncercat o precizare a coninutului i domeniilor biroticii. Vom schia, n continuare o perspectiv plauzibil pentru echipamentele, munca i ambiana biroului modern.
7

Noile echipamente ce apar au drept caracteristic esenial tendina de integrare a diferitelor funcii, astfel nct se prefigureaz un birou al viitorului, dotat cu mobilier ergonomic n care vom gsi un numr mic de echipamente multifuncionale. n momentul de fa nc mai exist o distincie clar ntre locul de munc i locuin. La serviciu se merge pentru a lucra, iar acas pentru odihn i relaxare. Din ce n ce mai rspnditele laptop-uri, telefoanele mobile, posibiliti facile i flexibile de lucru la distan schimb ns obiceiurile i viaa. Oamenii pot lucra acas mbinnd ocupaiile personale cu activiti profesionale. Lucrul ntr-o echip, ai crei membri nu se afl n acelai loc, devine din ce n ce mai frecvent. Aceste tendine modific i perspectiva asupra locului de munc. Au fost analizate elementele care afecteaz climatul social dintr-un birou, posibilitatea ca femeile s lucreze acas, mbinnd activitile profesionale cu activitile casnice. Pe de alt parte abordrile ergonomice au condus la concluzia c biroul trebuie s fie ajustabil, s se adapteze persoanelor de diferite sexe i dimensiuni, s poat fi modificat dup preferinele fiecruia. n consecin mobilierul va trebui s fie mobil i s se poat adapta cerinelor celui care l folosete o anumit perioad de timp. Structura ierarhic a companiilor cu birouri individuale, fixe, este nlocuit cu structuri flotante n care lucrul se desfoar n echip. Angajaii vor avea nevoie de spaii n care s se desfoare activitatea n echip dar i de locuri n care s poat gndi i lucra n linite i intimitate. innd seama de funcia de asistare a managerului, pe care biroul modern trebuie s o ndeplineasc ntr-o mult mai mare msur dect pe cea de stocare de informaii, ar fi interesant de vzut ce pretenii, referitoare la birou, au managerii. Principalele dorine ale unui manager n legtur cu munca desfurat ntr-un birou modern sunt: s dispun sau s aib ntotdeauna cu el telefonul; s nu-i fie biroul acoperit cu aparate i cabluri; s-i gseasc pe oameni sau pe subalterni atunci cnd are nevoie de ei, la rndul lor, ei s-l poat gsi repede; s aib eventual pe cineva care s-i contacteze operativ pe oameni; s nu fie necesar s cltoreasc att de mult; s poat fi n dou locuri n acelai timp; PC-ul su s nu fie att de greu de folosit i de neprietenos; s poat vedea simultan i integral un numr mare de pagini electronice; ecranul PC-ului managerial s fie plat, orizontal i s aib calitile hrtiei; s poat dialoga rapid cu PC-ul managerial; s aib o baz de date n format electronic a tuturor contractelor de afaceri; scrisorile s-i fie sortate, rezumate, aezate pe prioriti i fiate electronic; s poat face i nregistra comentarii sonore asupra documentelor; s poat dispune de facilitile biroului su oriunde s-ar afla.

Dintre barierele care ar putea s apar n satisfacerea listei de dorine enumerate mai sus pot fi amintite urmtoarele: existena unor reele de cabluri a biroului i o zon de comunicaie limitat; existena unor restricii privind cordoanele sau alte legturi; existena unor posibiliti limitate de susinere a teleconferinelor; consumarea unei cantiti prea mari de hrtie pentru teste informaionale; suprancrcarea cu informaii care ateapt s fie ordonate pentru a fi uor de regsit; existena unor interfee inadecvate i neprietenoase; funcionarea unor dispozitive multiple care nu se integreaz uor; Aceste bariere pot fi eliminate prin realizarea biroului modern ce se dorete un birou al viitorului . Un asemenea birou este realizat cu ajutorul tehnologiei disponibile deja i folosite pentru a satisface toate dorinele sau cerinele bine definite, incluznd i un set de interfee orientate spre manager. ntre caracteristicile specifice ale biroului managerial modern se numr: comunicarea optic fr cablu i cu o lime mare a benzii de frecven; echipament ncorporat i o suprafa activ pentru afiarea i manipularea documentelor i aparatelor periferice active fr cablu (wireless); dispozitive de intrare i ieire multi-standard; interfee inteligente i adaptive; sisteme de control intuitive i ergonomice; teleconferine cu imagini interactive la scar uman; acustic de nalt fidelitate; intrare-ieire prin comand vocal. Una dintre limitele majore actuale ale proiectrii i realizrii biroului managerial modern o constituie necesitatea ncrcrii acestuia cu un numr mare de cabluri. Chiar i n cazul dezvoltrilor tehnologice de ultim or cu fibre optice, mai rmne nc o problem de baz n legtur cu biroul cablat: aducerea fibrelor sau a cablului acolo unde se dorete. Odat cu cererea crescnd de comunicaie, aceast tendin este posibil s devin chiar mai problematic n viitor. n majoritatea sectoarelor economice viteza pieei i schimbarea provocat de tehnologie implic reorganizri regulate i deplasri de personal i de operaiuni. Nu este un lucru neobinuit faptul c mutarea biroului implic de obicei o ntrziere de circa trei luni necesar terminrii tuturor sistemelor electronice auxiliare ale biroului managerial. n acest fel cu ajutorul echipamentului optic fr fir, biroul poate avea un eter optic omniprezent astfel c managerii i birourile lor pot dispune de comunicaii cu banda larg. Managerii i echipamentele sunt libere s cutreiere o cldire fr alte date, imprimante, fax sau cabluri telefonice; este necesar doar energia electric. n plus software-ul pentru recunoaterea vocii permite comanda vocal pentru calculator i sistemele de comunicaie. Combinarea recunoaterii vocii i a instalaiei de localizare ofer o metod sigur de funcionare a biroului managerial modern oriunde ar fi amplasat n firm. Managerul se poate adresa oricrui alt birou managerial i acesta va putea verifica identitatea acestuia i poate stabili modelul de conversaie utiliznd comunicarea optic de band larg cu care are acces la facilitile biroului modern al managerului.

CAPITOLUL 2 SISTEME INFORMATICE DE BIROU


2.1. Clasificarea informaiilor
Una din caracteristicile eseniale ale activitilor de birou o reprezint preponderena proceselor informaionale i decizionale. n birouri se genereaz, se recepioneaz, se stocheaz, se regsesc i se transmit informaii. De aceea este util o scurt clasificare a acestor informaii dup forma, natura i suportul lor [27]. a) Dup form, informaia poate fi: - analogic - reprezentnd fenomene fizice, imagini, sunete, aa cum sunt percepute de dispozitivele tehnice de nregistrare, fr o conversie sau codificare prealabil. Mrimile fizice implicate variaz continuu n timp. Exemplu: nregistrarea pe band de casetofon. - digital - cnd informaia provenind de la fenomenul real sufer un proces de cuantificare i de codificare numeric. n acest caz mrimile fizice implicate iau valori discrete (de obicei codificate ntr-o succesiune de 1 i 0). Avantajele sunt legate de imunitatea la zgomot i de precizia mrit. Exemplu: informaia manipulat de sistemele de calcul digitale. b) Dup natura informaiei pot fi enumerate urmtoarele categorii: - date numerice sau alfanumerice - texte, organizate sub form de documente - documente grafice (imagini fixe) - secvene audio - secvene video (animate) n prezent utilizarea mijloacelor multimedia tinde s integreze aceste categorii de informaii ntr-o form nou numit hipertext. c) Dup suportul informaiei pot fi enumerate: 1) Informaii pe suporturi tehnice (suporturi care pot fi nregistrate i citite cu ajutorul unor dispozitive speciale de scriere-citire), care pot fi: - suporturi magnetice: banda magnetic, discheta, discul magnetic - suporturi cu lectur optic: discurile optice. 2) Informaii pe suporturi grafice:

10

- suporturi opace realizate din hrtie i care pot fi citite sau consultate vizual de om (documentele tradiionale, desenele, etc.) - suporturi transparente: pelicul fotografic, film, microfilm, etc. Pentru citire este necesar o operaie de mrire prealabil. Exist n prezent dispozitive ce realizeaz transferul direct al informaiei de pe suporturi grafice n memoria calculatorului (scannere, camere de luat vederi digitale) i reciproc nregistrarea pe suporturi grafice a informaiilor stocate n memorie (imprimante, plottere).

2.2. Funciile unui sistem informatic de birou


Aa cum s-a artat n seciunile precedente, performanele i costul echipamentelor i procedurilor informatice au fcut ca acestea s ptrund spectaculos n activitile de birou. Vom nelege n continuare prin sistem informatic de birou ansamblul de echipamente fizice (hardware) i sisteme de programe (software) cu care este dotat un birou i care sunt utilizate n activitile specifice acestuia. Sistemul informatic poate fi reprezentat ca un ansamblu de trei componente (fig.2.1.): - componenta fizic (structura hardware) - componenta logic (resursele software) - obiectul procesrii (informaiile) n mod obinuit un astfel de sistem informatic const din cel puin un microcalculator (de tipul calculatoarelor PC), cu echipamente de intrare-ieire (tastatur, monitor video, imprimant, etc.) i cu software-ul necesar activitilor de birou. Calculatorul poate funciona de unul singur sau poate fi conectat ntr-o reea local sau public de calculatoare. Un astfel de sistem informatic de birou trebuie s ndeplineasc, n general, urmtoarele funcii: - s permit colectarea i introducerea datelor - s permit stocarea datelor ntr-un volum suficient pentru activitatea biroului - s permit prelucrarea datelor: procesare de texte, eviden economic, generare de rapoarte, etc. - s permit regsirea i extragerea datelor, prezentarea lor ntr-o form ct mai adecvat utilizrii (grafice, tabele, desene, etc.) - s permit conectarea la o reea de comunicaii i schimbul de informaii cu alte sisteme informatice. Toate aceste funcii trebuie s fie ndeplinite n condiiile unei interfee "prietenoase" cu utilizatorul care de cele mai multe ori nu este un specialist informatician. Realizarea funciilor de mai sus implic o anumit structur a hardware-ului i o anumit dotare cu software, elemente ce vor fi detaliate n seciunile urmtoare.

11

2.3. Resurse hardware pentru activitatea de birotic. Structura unui sistem de calcul de tip PC 2.3.1. Unitatea central
La nceputul anilor 80 apar primele tipuri de microcalculatoare din familia calculatoarelor personale (PC): APPLE, IBM, ATARI, AMIGA, etc. Datorit politicii firmei IBM, de a publica i declara libere specificaiile tehnice ale microcalculatorului IBM-PC, majoritatea firmelor productoare au nceput s produc microcalculatoare compatibile IBMPC, acesta impunndu-se ca un standard n domeniul calculatoarelor personale. In figura 2.2. este prezentat un PC tipic. .
Principalele caracteristici ale calculatoarelor de tip PC sunt: - raport pre/putere de calcul - sczut - interfa "prietenoas" cu utilizatorul - gam de aplicaii imens: - gestiuni de baze de date - calcul contabil - procesare de texte, procesare tipografic - proiectare asistat de calculator - comunicaii (reele de calculatoare, pota electronic) - calcul matematic, tiinific - aplicaii n nvmnt, activitatea medical - jocuri etc. Din punct de vedere fizic un sistem compatibil IBM-PC se compune (fig. 2.5.) din: - calculatorul propriu zis (unitatea sistem) - monitorul, tastatura - echipamente periferice (imprimant, scanner, mouse, plotter)

placa de baz (motherboard) 12

sursa de alimentare unitatea de disc hard (fix, sau Winchester) unitatea sau unitile de discuri flexibile (floppy) unitate de CD (cititor de CD, inscriptor de CD, DVD).

Din punct de vedere funcional se disting urmtoarele blocuri: - Unitatea central de prelucrare (UCP), memoria - Dispozitivele de intrare-ieire (I/E)

Placa sistem cuprinde: unitatea central, memoria, conectori, adaptoare standard.


a) Unitatea central conine n mod obinuit urmtoarele componente: microprocesorul i circuite aferente sistemul de ntreruperi sistemul de acces direct la memorie generatorul de timp programabil interfaa pentru tastatur generatorul sonor programabil adaptoare on board pentru sunet, monitor, fax-modem, reea, imprimant etc. Microprocesorul utilizat este din familia Intel 8086 i dup tipul acestuia, sistemul s-a numit 286, 386, 486, Pentium I, Pentium II, Pentium III, Pentium IV etc. De remarcat c primele 4 versiuni menionate au n acest moment o valoare pur istoric. b) Memoria. Primele sisteme de tip IBM-PC, realizate cu Intel 8086 (8088), aveau memoria de 1 M octet. Din motive de compatibilitate sistemele mai puternice ulterioare au pstrat organizarea primului Mo, dar posed o memorie mai mare, putnd merge pn la giga-octei. Pentru capacitatea de memorare se utilizeaz: 1 byte=1octet = 8 bii, 1 KB = 1024 bytes, 1MB=1024KB, 1 GB=1024 MB.

2.3.2. Unitile (dispozitivele) de intrare - ieire


a) Tastatura Este un dispozitiv de intrare. Tastele sunt grupate n mai multe zone: partea analoag mainii de scris (caractere alfanumerice, simboluri speciale) tastele funcionale programabile tastatura numeric auxiliar tastele pentru editare

Exist un numr de taste funcionale: SHIFT, CTRL, ALT, care, utilizate simultan cu tastele normale, modific semnificaia acestora. Aceste combinaii sunt foarte des utilizate n programele de editare si vor fi semnalate la prezentarea acestora. b) Sistemul video
Din punct de vedere hardware, sistemul video se compune din: - monitorul TV (Display sau Screen) 13

- adaptorul video.

Monitorul utilizat la calculatorul personal este color si are accesibile pentru operator:
- buton de punere sub tensiune; - controlul luminozitii, contrastului, dimensiunii i centrrii pe orizontal i vertical etc., comandate digital prin intermediul unor meniuri.

Transformarea informaiilor de afiat pe ecran, din forma binar n care se afl pregtite ntr-o zon de memorie, numit memorie de ecran, n forma semnalelor video ce se transmit monitorului se realizeaz de ctre adaptorul video. Ecranul are dou moduri fundamentale de funcionare: text (sau alfanumeric) i grafic. Ambele se pot manifesta n regim monocrom (alb-negru) sau color. Rezoluia pe orizontal poate fi de 640 pixeli (Pixel=picture element), 1024 pixeli sau 1280 pixeli, iar pe vertical 480 pixeli, 768 pixeli sau1024 pixeli. Tendina actual este spre mrirea rezoluiei monitoarelor. Dimensiunile uzuale ale monitoarelor sunt 14", 15", 17" sau, pentru aplicaii de tehnoredactare a publicaiilor, 22". Din punct de vedere al programelor de editare i procesare de texte, ecranul este mprit n mai multe ferestre (zone) cu diferite destinaii, care vor fi descrise la prezentarea programelor respective. c) Discuri magnetice
Memoria extern este constituit practic numai din discuri magnetice (unele sisteme sunt dotate i cu unitate de band magnetic "streamer"). n prezent exist i o puternic orientare spre diversificarea memoriei externe prin rspndirea dispozitivelor de memorat de tipul discurilor optice reinscriptibile (spre exemplu nscriptoare de CD-uri sau dispozitive magnetooptice).

Discurile magnetice sunt de dou tipuri: discuri amovibile (floppy) i discuri fixe, realizate n tehnologia Winchester. De regul se lucreaz mai ales cu discul fix dar se arhiveaz i se transport informaia cu discul floppy. Din punct de vedere al capacitii de nmagazinare situaia discurilor magnetice este ilustrat n tabelul de mai jos:
Spre deosebire de alte dispozitive de I/E (tastatur, monitor) care efectueaz operaiile de I/E la nivel de caracter, unitatea de discuri le efectueaz la nivel de bloc. Mrimea blocului este de obicei aceea a sectorului fizic de pe disc (valoare standard 512 octei). Informaia este organizat pe disc n fiiere. Pentru realizarea gestiunii fiierelor, volumele (discurile) trebuie organizate ntr-un mod specific. Aceast organizare privete pe de o parte formatarea discurilor, pe de alt parte alocarea zonei de nceput a discului pentru structuri specifice. Procesul de formatare pentru discurile flexibile stabilete numrul de piste, numrul de sectoare pe pist i numrul de fee utilizate (fig. 2.7.). n cazul discurilor fixe formatarea are trei etape: - formatare fizic- efectuat de fabricant - formatare partiionar (pentru ca un disc s poat fi folosit de mai multe sisteme de operareun disc este vzut ca dou sau mai multe) - formatare logic.

Formatarea discurilor amovibile ca i formatarea partiionar i logic a discurilor fixe


14

se face folosind comenzi puse la dispoziie de sistemul de operare.


Structurile necesare pe un disc sunt, ncepnd cu sectorul logic 0: - programul de ncrcare iniial (BOOT). Verific dac volumul conine sistemul de operare. Dac da, ncepe ncrcarea, dac nu, se d un mesaj. - tabela de alocare a fiierelor (FAT) - gestioneaz alocarea spaiului pe disc. Spaiul necesar pe discul magnetic se aloc dinamic, cel devenit disponibil se re-aloc, astfel nct fiierele nu sunt neaprat contigue. Unitatea de alocare este grupul (cluster). Din motive de eficien un grup este format din un numr de sectoare contigue (egal cu o putere a lui 2). FAT, pe baza unei "hri" a discului ine evidena grupurilor nlnuite n fiiere. - catalogul rdcin (ROOT) - conine pentru fiecare fiier cte o nregistrare care cuprinde toate informaiile necesare descrierii complete a acestuia, precum i adresa sa.

d) Mouse

Reprezint un dispozitiv de intrare care permite stabilirea unei legturi ntre micarea cursorului pe ecran i micarea mouse-lui pe o suprafa dreptunghiular. Elementul esenial l constituie o sfer, aflat n contact cu suprafaa mesei (tbliei) pe care se deplaseaz mouseul. Rotirea sferei, ca urmare a deplasrii dispozitivului este convertit n deplasare n aceeai direcie a cursorului pe ecran. n plus dispozitivul mai dispune de dou sau trei butoane pentru a genera comenzi odat adus cursorul n poziia dorit.

e) Scanner

Este un dispozitiv de intrare care permite introducerea ("digitizat") n memorie a unei reprezentri grafice (text, desen, diagram etc.). Imaginea de scanat este pus pe suprafaa transparent a dispozitivului si apoi "citit" prin metode electrooptice prin deplasarea cititorului de-a lungul ei. Exist i dispozitive de scanat mobile, de rezoluie i precizie mai coborte (handy scanner). Dup scanare, suportul software permite vizualizarea imaginii pe ecran, mrirea, micorarea, modificarea i reproducerea ei pe un dispozitiv de ieire (plotter sau imprimant). n cazul acestor dispozitive sunt doi parametri importani: formatul documentului ce poate fi scanat (A4, A3 etc) i rezoluia (300,600, 1200 dpi sau chiar mai mare). Scanner-ele pot fi utilizate i pentru a introduce textul imprimat pe un suport grafic n memorie sub form de fiier text care poate fi apoi prelucrat cu un procesor de texte. Pentru aceasta scanner-ul trebuie s fie nsoit de produse software de tipul OCR (Optical Character Recognition- recunoatere optic a caracterelor). Figura de mai jos ilustreaz aspectul obinuit al unui scanner.

15

f) Imprimanta

Este un dispozitiv de ieire care permite nregistrarea pe hrtie a unor texte sau, n cazul imprimantelor grafice, i a unor desene sau construcii grafice.
Din punct de vedere al interfeei cu calculatorul imprimantele pot fi seriale sau paralele iar din punct de vedere al posibilitilor de nregistrare pot fi alfanumerice sau grafice. Imprimantele moderne sunt paralele, grafice. Din punct de vedere al modului de imprimare cele mai utilizate sunt cele cu jet de cerneal, alb/negru sau color cele laser i, ntr-o msur tot mai redus, cele matriciale, cu cap cu ace. Figura 2.13. ilustreaz aspectul general al unei imprimante matriciale i al unei imprimante laser. Clasificarea i caracterizarea imprimantelor va fi detaliat n capitolul 3, n cadrul tehnicilor de reprografie.

CAPITOLU 3 TELECOMUNICAIILE DE BIROU


Activitile de birou sunt caracterizate, aa cum s-a menionat, n mare msur, de manipularea informaiilor. Aceast manipulare presupune, ntre altele, o comunicare permanent cu alte compartimente din interiorul sau exteriorul organizaiei. Dintre aceste moduri de comunicare vor fi studiate n prezentul capitol doar acelea care se ncadreaz n domeniul telecomunicaiilor. Prin telecomunicaii se neleg orice transmisii, emisii sau recepii de semne, semnale, scriere, imagini sau sunete sau de elemente de inteligen de orice natur prin fir, unde radio, procedee optice sau alte sisteme [4]. De cele mai multe ori informaiile de transmis sunt codificate la emitor i sufer un proces de decodificare la receptor. n cursul transmisiei prin canalul de telecomunicaii informaiile pot fi afectate de o serie de zgomote care uneori le pot distorsiona pn la a le face neinteligibile. O caracteristic esenial a sistemului de comunicaii o constituie debitul de informaii ce pot fi transmise, legat la rndul su de banda de trecere a sistemului. Telecomunicaiile de birou reprezint stratul al doilea al "icebergului" birotic i n continuare v or fi studiate sub dou aspecte: reele de telecomunicaii i echipamente de telecomunicaii n birotic.

3.1 Reeaua telefonic


Este reeaua telefonic clasic, numit i reea comutat, organizat pe mai multe nivele ierarhice. Banda de trecere este ngust, ca urmare se pot transmite semnale vocale sau imagini grafice statice dar nu se pot transmite semnale video. Imunitatea la zgomot este redus, iar centralele tradiionale electromecanice introduc ntrzieri la realizarea conexiunii.
16

n prezent aceste deficiene sunt parial remediate prin realizarea interconectrii centralelor prin fibre optice i prin nlocuirea centralelor electromecanice cu centrale electronice. Din punct de vedere practic, reeaua telefonic acoper aproape ntreaga planet, obiectivul su fiind punerea n legtur/comunicare a dou posturi telefonice, astfel nct s se poat asigura transmisia semnalelor avnd o frecven cuprins ntre 300 i 3400 Hz. Pentru aceasta, comunicarea trebuie s fie stabilit cu ajutorul indicaiilor furnizate de ctre utilizatorul care cere convorbirea (formnd numrul de telefon), meninut i n cele din urm ntrerupt n momentul terminrii comunicrii, ceea ce conduce la eliberarea resurselor afectate n mod temporar comunicaiei. Reeaua telefonic este, n principal, constituit din patru tipuri de obiecte: 1. comutatoarele de racordare; 2. comutatoarele de tranzitpermit funcia de dirijare a comunicaiilor ntre fascicule. 3. fasciculele care leag comutatoarele; 4. liniile de abonai. ntr-o reea telefonic distingem trei zone tehnice: a) distribuia - situat ntre postul de abonat i comutatorul de interconectare; b) comutarea - ansamblul mijloacelor care permit s pun temporar n legtur persoana care cere legtura cu persoana cutat; c) transmisia ansamblul instrumentelor utilizate pentru a interconecta comutatoarele. Pentru conectarea echipamentelor terminale la reeaua telefonic se folosesc modemuri. Acestea realizeaz la emisie modularea informaiilor de transmis astfel nct semnalul electric s fie compatibil cu reeaua telefonic iar la recepie demoduleaz semnalele primite pe linia telefonic, extrgnd informaia binar. Mai multe informaii despre modemuri vor fi furnizate n seciunea destinat echipamentelor de telecomunicaii. Reeaua telefonic comutat este utilizat curent pentru convorbiri sau pentru a lega terminale informatice sau calculatoare ntre ele. Este mijlocul cel mai simplu dar nu cel mai bun din punct de vedere al calitii i costului. O oarecare mbuntire se obine cu liniile nchiriate n locul celor comutate.

3.2. Reele de telefonie celular


O reea de telecomunicaii cu o expansiune considerabil n momentul de fa este telefonia mobil sau celular. n aceste reele comunicaiile se realizeaz prin intermediul undelor electromagnetice (radiotelefonie). Principiul reelei celulare [34] se bazeaz pe mprirea spaiului geografic acoperit de reea n zone mici numite celule (fig. 3.4). n fiecare celul exist o staie fix (staie de baz) ce reprezint ansamblul emitorreceptor al reelei, direcionat spre staiile mobile din celula respectiv. La trecerea dintr-o celul n alta, staiile mobile sunt preluate de noua staie fix din zona geografic n care au intrat. Conceptul de reea celular aduce dou elemente noi ce relaxeaz limitrile comunicaiilor radiotelefonice tradiionale: schimbarea dinamic a frecvenei de comunicaie a unui punct abonat mobil, n timpul unei convorbiri, la trecerea dintr-o celul n alta i reutilizarea frecvenelor din celule suficient de ndeprtate unele de altele. ntruct frecvenele utilizabile pentru comunicaii sunt limitate, aceste dou elemente caracteristice telefoniei celulare permit creterea numrului de comunicaii simultane din reea i deci a numrului de
17

abonai. Prin reelele telefonice celulare se poate comunica n orice loc (aflat n zona de acoperire) i n orice moment, putndu-se transmite sunet, text i imagini. Principiul de baz al radiotelefoniei celulare - reutilizarea frecvenelor radio ct mai eficient posibil - este ct se poate de simplu i direct; cu toate acestea, reelele celulare practice sunt sisteme complexe care utilizeaz hardware i software sofisticate.
Arhitectura unei astfel de reele celulare este ilustrat n figura 3.5. Sistemul de baz are cinci componente principale: un numr de staii radio de baz, un comutator de rutare i de control al acestor staii, o baz de date utilizatori, un numr fix de circuite de telecomunicaii necesare pentru conectarea mpreun a elementelor de reea i, n sfrit, terminalele mobile compatibile cu restul sistemului.

3.3. Telefonul inteligent


n momentul de fa se folosesc dou sisteme de aparate telefonice : - cu impulsuri: este aparatul telefonic tradiional care emite, prin intermediul unui cadran rotativ sau, cele moderne prin intermediul tastelor, un numr de impulsuri corespunztor cifrei formate.

- cu tonuri sau frecvene vocale - la care apsarea unei cifre a tastaturii emite pe linie un cuplu de frecvene bine precizate. Avantajul acestui sistem l reprezint rapiditatea.
Principalele caracteristici ale unui aparat telefonic modern, incluznd elemente de inteligen (microprocesor) sunt: - formarea numerelor selectabil prin impulsuri sau tonuri - formarea numrului fr ridicarea receptorului - sonerie electronic cu nivel reglabil, deconectabil - difuzor de redare cu amplificare reglabil - formare automat, cu memorare a 10-100 numere - inhibarea microfonului (poziia "secret") - reformarea ultimului numr n caz de ne-rspuns - prezena unui afior permind vizualizarea numrului compus, a numrului memorat, a duratei convorbirii, a orei etc. - robot telefonic ncorporat pentru memorarea mesajelor n absena proprietarului. n afara acestor echipamente telefonice mai poate fi menionat radiotelefonul, utilizabil in anumite limite geografice, i, mai ales, telefoanele celulare care au luat n ultimul timp o amploare deosebit.

18

3.4 Telefaxul
Telefaxul (tele-facsimil) este o tehnic permind transmiterea de documente pe suport hrtie ntre dou puncte, prin intermediul unor aparate specializate care utilizeaz reeaua telefonic. Aceast tehnic este situat ntre domeniul duplicrii i cel al comunicaiilor, aparinnd fotocopierii la distan. Pentru a transmite un document este suficient s se introduc foaia de hrtie n aparat i s se apeleze destinatarul la telefon. Utilizarea acestei tehnici necesit dou aparate, unul care joac rolul de emitor "citind" documentul introdus printr-un sistem optic i trimind semnale codificate pe linia telefonic i altul care joac rol de receptor, transcriind semnalele primite pe hrtie. n emitor un fascicul luminos baleiaz documentul original linie dup linie i este deviat (reflectat) pe o celul fotoelectric. Numrul de linii baleiate pe mm determin fineea i calitatea telecopierii (rezoluia). n receptor semnalele electrice primite sunt convertite n semne grafice folosind cel mai adesea o hrtie electrosensibil sau termosensibil.

n continuare sunt menionate principalele faciliti oferite de un sistem modern telefax: - robot telefonic ncorporat; - moduri de funcionare: FAX, TEL, TAD/FAX; - funcii programabile; - antet propriu; - numere de telefon memorate i apelate automat; - numere memorate secrete; - monitorizare (folosirea ca aparat telefonic fr ridicarea receptorului); - realizarea unor copii locale; - nregistrarea unor convorbiri telefonice; - apel cu taxa invers (polling, neimplementat nc la noi)

19

BIBLIOGRAFIE
1. A. Pan Birotica, Editura All, Bucureti, 1994. 1. A. Gheorghe Birotica, Recoop, Bucureti1989 2. H. Lesca, J- L Peaucelle Elements dinformatiq appliquee a la gestion, Editions Dalloz Paris 1988 3. Microsoft Corporation Microsoft WINDOWS Environment gramatiq dexploitation, version 3.1 4. Microsoft Corporation Microsoft WORD, version2.0 5. Microsoft Corporation Microsoft WORKS, version2.0, Reference Manual 6. A. se la Pommeraye Guide P.S.I.de Word 5 sur PC, PS et compatible, Editions P.S.I. Paris 1989 7. F. Petitjean - Guide P.S.I. Lotus 1-2-3, version 3, Editions P.S.I.et Nathan Paris 1989. 8. Ph. Vuitton , M Dessaigne la bureautique, Editions ,, La documentations practiqe,, Paris 1983

20