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Nome: Felipe Neves de Carvalho R.A: 2075075-1 Turno: Matutino Professora: rika Costa Vieira Gagliardi
SUMRIO
1. Introduo....................................................................................................02 1.1 Contextualizao sobre as atividades de estgio..............................02 1.2 Objetivo da realizao do estgio supervisionado............................02 1.3 Estrutura do documento.......................................................................02 2. Levantamento dos dados jurdicos...........................................................03 2.1 Endereo completo...............................................................................03 2.2 Telefone..................................................................................................03 2.3 Site da Internet.....................................................................................03 2.4 CNPJ......................................................................................................03 2.5 Logomarca............................................................................................03 2.6 Breve Histrico.....................................................................................03 3. Condies do Estgio................................................................................04 3.1 Atividades e Responsabilidades.........................................................04 3.2 Horrio de Estgio................................................................................04 3.3 Superviso.............................................................................................04 4. Anlise Interna e Externa...........................................................................04 5. A Gesto de Processos e os Problemas da APROGE.............................13 6. Consideraes Finais.................................................................................19 Referncias
1 Introduo
1.1
O estgio supervisionado uma atividade de carter tcnico, social e cultural, regulada pela lei 11.788/2008.
1.2
Objetivo da realizao do estgio supervisionado O estgio supervisionado visa aproximar o estagirio da realidade do
mercado de trabalho atual. Atuando nessa disciplina, o aluno adquire uma maior bagagem profissional antes de concluir a sua graduao. O estagirio adquire maturidade, qualificao e aprende a lidar com vrios tipos de situaes diferentes dentro de uma organizao.
1.3
Estrutura do documento
A disciplina ser composta pela entrega de 04 produtos. O 1 produto diz respeito s informaes bsicas sobre a empresa, horrios de trabalho, stio na internet, CNPJ, telefone e informaes acerca do supervisor. O 2 produto ser composto por uma anlise interna e externa da organizao, mostrando seus elementos estratgicos, perfis de liderana, estrutura e funcionamento dos processos administrativos. O 3 produto trar a exposio da situao problema ou da oportunidade, conforme o caso. Mostrar tambm a rea de intensificao na Administrao, os objetivos estratgicos do plano de execuo e justificativas, teorizao de base, metodologia aplicada e o cronograma de atividades. O 4 e ltimo produto ser composto de uma sntese entre o objetivo proposto e a concluso alcanada, o significado do trabalho realizado, dificuldades e facilidades encontradas, bem como expectativas, autoavaliao de atitudes e comportamentos, competncias, interesses, expectativas, reflexo pessoal sobre a importncia do trabalho realizado e a agenda de trabalho para a disciplina Estgio Desenvolvimento e Defesa. Supervisionado:
2.2
Telefone
(061) 3216-0000
2.3
2.4
CNPJ
00.530.352/0001-59
2.5 Logomarca
2.6
Breve histrico A Cmara dos Deputados sempre esteve envolvida na com a histria poltica
brasileira, demonstrando sua importncia na trajetria do Parlamento, desde o Imprio at aps a Proclamao da Repblica, contribuindo para a concepo de uma legislao cidad e democrtica; fatos esses, devidamente registrados nos mais de 3,5 milhes de pginas dos Anais Parlamentares. O incio da histria da Cmara dos Deputados, data de 17 de abril de 1823, na Provncia do Rio de Janeiro, com a Primeira Sesso Preparatria da Assemblia Geral, Constituinte e Legislativa do Imprio do Brasil. A Cmara dos Deputados composta por 513 deputados, representantes do povo, distribudos em 19 partidos polticos e atualmente est na 53 Legislatura. Ela integra o Congresso Nacional, juntamente com o Senado Federal, composto de 81 senadores, representantes dos Estados. A fundao do Palcio do Congresso Nacional em Braslia, aconteceu em
1960 e juntamente com o Palcio do Planalto e o Supremo Tribunal Federal, integram a Praa dos Trs Poderes. A APROGE foi criada em 2004 e vinculada diretamente Diretoria-Geral. responsvel por promover a Gesto Estratgica na Cmara dos Deputados e atuar como articuladora no plano multidisciplinar, especialmente quando o assunto envolve a qualidade da gesto administrativa e projetos com a participao de diversos rgos da Casa. Seu principal negcio estimular a utilizao de metodologias inovadoras e tradicionais nas diversas reas relacionadas modernizao organizacional.
a) Conhecer a metodologia de gesto de processos da Cmara dos Deputados; b) Ser capacitado em BPMN e no uso da ferramenta Biz Agi Process Modeler; c) Apoiar a identificao de processos de trabalho; d) Apoiar a estruturao do Catlogo de Processos da Cmara dos Deputados; e) Auxiliar na aplicao de critrios de priorizao de processos; f) Apoiar o mapeamento e a modelagem de processos; g) Auxiliar na manuteno das informaes sobre Gesto de Processos no portal da Gesto Estratgica; h) Colaborar com o monitoramento e controle de processos; i) Realizar pesquisas e estudos sobre a Gesto de Processos, sob superviso dos assessores da APROGE. 3.2 Horrio de estgio De segunda a sexta-feira, de 14:00 s 18:00h. 3.3 Superviso Mnica de Cerqueira Bessa Pacheco. Analista Legislativo. Formada em Administrao de Empresas pela UnB. Telefone de contato: (61) 3216-2051. E-mail: monica.pacheco@camara.gov.br
Segundo Cruz (1998), as organizaes formais so criadas, assumidas e divulgadas pela instituio por meio de organogramas e documentos internos e externos, que possibilitam a operacionalizao do processo produtivo. As formas de organizao podem ser: em linha, funcional ou linha e assessoria.
A APROGE (Assessoria de Projetos e Gesto), rgo de assessoria da Diretoria-Geral, segue em sua estruturao interna a organizao em linha. Cada um dos 04 portflios (Planejamento Estratgico e Projetos, Governana Legislativa, Gesto e Melhoria de Processos e Projetos Especiais) funciona como uma espcie de seo, com um responsvel direto (gerente), que responde diretamente perante a chefe da assessoria. Os portflios so compostos tambm de outros servidores (tcnicos e analistas legislativos), funcionrios terceirizados e estagirios. De acordo com Cruz (1998), nesse tipo de organizao, o gerente do portflio responsvel por todo o seu funcionamento e requer que o ocupante do posto seja um profissional que consiga mesclar uma boa capacidade administrativa e ser tecnicamente experiente. O modelo apresenta as seguintes vantagens e desvantagens:
Segundo Wright (2000), as organizaes so atingidas por quatro foras macroambientais: as econmicas, tecnolgicas, poltico-legais e as sociais. Essas foras, em geral, no esto sob o controle total da organizao. A administrao estratgica surge com o intuito de prover condies para que a empresa atue com eficcia perante as ameaas ou restries do ambiente e tambm reter as oportunidades ofertadas pelo ambiente.
A Cmara dos Deputados uma Casa essencialmente poltica, integrante do Poder Legislativo, que por sua vez, compe, juntamente com o Poder Executivo e o Poder Judicirio, a tri-partio dos poderes; todos
executam funes tpicas e atpicas. De quatro em quatro anos, os 513 deputados federais so eleitos ou reeleitos, de acordo com as estratgias de cada partido poltico, integrantes de blocos partidrios e defendem ideias e interesses polticos pertinentes quele momento especfico. Os partidos trabalham com uma poltica alinhada em vrios nveis: federal, estadual e municipal. A bancada da maioria composta pelos blocos aliados do Chefe do governo federal tem maior fora poltica para guiar o destino da Casa pois como grande parte das votaes se d por qurum de maioria absoluta (metade mais 1 do total de membros), esses obtm vantagem sobre a bancada da minoria, podendo aprovar leis e projetos de seu interesse. Os deputados federais aliados, normalmente seguem as convices do Chefe do Poder Executivo, ou seja, eles esto sujeitos correntes de influncia que traam os rumos a serem seguidos. Os projetos internos, muitas vezes requerem patrocnio da alta administrao da Casa, como os diretores, para conseguirem prosseguir. Destarte, as foras polticas atuam de maneira decisiva perante a Cmara dos Deputados.
As foras tecnolgicas atuam de maneira intensa na Casa. Um projeto de modernizao administrativa e legislativa est em curso. Informatizar procedimentos, processos de trabalho e comunicao faz parte dos objetivos estratgicos da Cmara dos Deputados. Os avanos tecnolgicos realizam mudanas em vrias reas: na parte de gesto administrativa, com integrao e aperfeioamento do planejamento oramentrio, de aquisio de bens e gesto de contratos; nas informaes gerenciais, consolidando informaes operacionais em bancos de dados e que subsidiam as tomadas de decises gerenciais e estratgicas; na gesto de projetos, implementando uma metodologia de gerenciamento que utiliza tecnologia de ponta como o Microsoft Project Server, garantindo a efetividade das aes administrativas e promovendo a gesto estratgica; na gesto de processos adotando a metodologia BPMN (Business Process Modeling Notation) e softwares como o BizAgi Process Modeler e o IBM Websphere, visando a melhoria constante dos processos estratgicos, automao dos fluxos de trabalho e aumento da eficcia da organizao; plano diretor do uso de espaos informatizado visando a reorganizao e racionalizao dos espaos disponveis, integrando os
conceitos de acessibilidade e sustentabilidade e proporcionar condies mais adequadas de trabalho, conforto e segurana; na educao continuada, elaborando e capacitando servidores de maneira regular, atendendo as necessidades tcnicas, gerenciais e comportamentais; na gesto da
informao e conhecimento, definindo e implantando polticas para selecionar, organizar, manter e disseminar a informao e o conhecimento de maneira segura; na transformao da intranet da Cmara dos Deputados em um portal corporativo, como um ponto central de acesso s informaes e servios, melhorando e agilizando a comunicao interna e o trabalho colaborativo e atravs do programa e-Democracia que utiliza as redes sociais da internet como Orkut e Facebook e fruns para prover mais um meio de contato com o cidado.
Todo o poder emana do povo e a Cmara dos Deputados a Casa que abriga esses representantes. Sendo assim, as foras sociais causam um impacto importante na atuao da organizao. Ela possui status de rgo independente, tm suas atribuies previstas diretamente na Constituio Federal de 1988 e no guarda qualquer tipo de subordinao hierrquica aos outros rgos. Possui autonomia funcional, administrativa e financeira para gerir os recursos recebidos do errio. A sociedade exerce uma cobrana ativa para que a Casa atue de maneira efetiva, elaborando projetos de lei que favoream os anseios da populao, promovendo a cidadania, igualdade e justia social. A Cmara pode ser iniciadora ou revisora dos projetos e tem o poder de representar os interesses do povo naquela matria em questo. A tradio, valores e tendncias sociais, bem como as expectativas dos cidados, impulsionam a organizao a aperfeioar seus mtodos de trabalho administrativo e legislativo, tendo como objetivo o alcance da viso institucional.
As crescentes demandas das foras da natureza por um mundo que se desenvolva de maneira ambientalmente responsvel tambm so objeto de percepo por parte da Cmara dos Deputados. No ano de 2003 foi implantado o Ncleo de Gesto Ambiental EcoCmara, que tem como objetivos proporcionar um desenvolvimento economicamente vivel, com mais justia
social e tambm com um impacto reduzido sobre o meio ambiente. As diretrizes bsicas do programa so: aprovar leis que possibilitem por em prtica os princpios do Desenvolvimento Sustentvel e a incorporao desses princpios nas rotinas administrativas e operacionais da Casa. O EcoCmara se subdivide em dez reas temticas: rea verde e proteo fauna, Coleta seletiva, Responsabilidade social, Gesto de resduos perigosos, Comunicao Institucional, Educao Ambiental, Arquitetura e construo sustentvel, Novas tecnologias hdricas e energticas, Legislao ambiental e Licitao
sustentvel. Dentre os programas de maior repercusso na Casa, se destacam: o Programa de Desmaterializao, que tem como intuito reduzir ao mximo o uso do suporte papel, transferindo as atividades para meios eletrnicos. Um exemplo o trabalho do CEFOR (Centro de Formao, Treinamento e Aperfeioamento da Cmara dos Deputados), responsvel pela capacitao dos servidores e que em seus cursos, tem adotado a distribuio de pen drives como alternativa para evitar a impresso do material didtico utilizado. A Casa tambm criou o Programa Lavagem Ecolgica, onde os carros so lavados sem o uso de gua; a Cmara tambm adotou o uso de biodiesel nos nibus que transportam os servidores com o objetivo de diminuir o impacto ambiental gerado por outros tipos de combustveis.
Destarte, o ambiente externo traz para a Cmara dos Deputados mais oportunidades do que ameaas. O pioneirismo do projeto de modernizao da Casa, frente a outros rgos pblicos federais, faz da instituio uma referncia nacional e at mesmo internacional para outros parlamentos. Contudo, poderia haver uma explorao mais intensa das oportunidades geradas se houvesse um maior patrocnio da alta administrao; divulgao mais eficaz dos programas e projetos da Casa junto sociedade; mais coeso e cooperao entre as diversas unidades organizacionais e uma conscientizao mais efetiva que atingisse a totalidade dos servidores da Casa, podendo-se maximizar os resultados que j vm sendo obtidos.
Para Wright (2000), os pontos fortes e fracos da organizao estabelecem os seus recursos. Esto includos os recursos humanos, que englobam conhecimento, capacidades, experincia, habilidades e julgamento
de todos os empregados da instituio; os organizacionais, que envolvem os sistemas e processos da Casa, bem como sua cultura, estratgia, estrutura, administrao de compras e materiais, produo e operaes, pesquisa e desenvolvimento, marketing, sistemas de informao e controle; e os fsicos que dizem respeito s instalaes e equipamentos, matrias-primas,
distribuio, tecnologia e localizao geogrfica. Em um cenrio de excelncia os trs recursos atuam integrados com o objetivo de fornecer uma vantagem competitiva sustentvel para a organizao. No tocante aos recursos humanos, na APROGE, por ser um rgo de staff, o nvel de capacitao dos servidores integrantes dos portflios alto, possuem experincia, cursos e especializaes em suas reas de atuao. A alta administrao formada pela chefe da assessoria que subordinada ao Diretor-Geral da Casa. uma servidora efetiva, com muitos anos de experincia em vrios setores da Cmara dos Deputados. certificada PMP (Project Management Professional) e ministra cursos no CEFOR. Ela responsvel pela coordenao dos gerentes dos programas, projetos e processos estratgicos e pela busca de patrocnio junto alta administrao da Cmara dos Deputados. Possui um amplo conhecimento na rea de projetos e processos e est sempre atenta e aberta s inovaes que surgem para a rea. Seu estilo de liderana poderia ser classificado como orientado para as pessoas. Para Maximiano (2007, p.258), democracia e as lideranas participativa e orientada para as pessoas so estilos que indicam um grau de participao dos funcionrios nas decises do chefe. Quanto mais participao dos liderados houver nas decises do lder, mais democrtico ser o seu comportamento. Esse lder deve pedir opinies, ou sugestes de decises, ouvir, prestar ateno e usar as idias do grupo; insistir com os integrantes de sua equipe para que aceitem certas responsabilidades e tenham iniciativa para resolver problemas. Na APROGE, regularmente so feitas reunies com as equipes de trabalho para comunicar medidas e solicitar sugestes e contribuies de todos, caracterizando uma abertura para a participao dos liderados.
Em relao aos recursos fsicos a APROGE possui tecnologia adequada s suas atribuies, utilizando softwares de cdigo aberto para algumas
atividades, como o BizAgi Process Modeler ou softwares proprietrios como o IBM Websphere e utiliza a metodologia do BSC (Balanced Scorecard) para gerar indicadores. O espao fsico da seo tambm suporta o contingente de servidores e a necessidade de trnsito de pessoas. Quanto ao fornecimento de suprimentos, a APROGE solicita todas as suas necessidades ao setor de almoxarifado e caso haja a necessidade de comprar algum produto especfico, o setor de compras realizar o pedido seguindo a Lei de Licitaes e Contratos Administrativos 8.666/1993, quando for o caso um processo quase sempre burocrtico.
Quanto aos recursos organizacionais, os projetos e processos tem como objetivo principal criar, otimizar ou maximizar um produto ou servio. Alguns servem aos clientes internos - servidores, terceirizados, parlamentares ou estagirios; e outros diretamente sociedade. Considerando a misso, viso, valores e objetivos estratgicos da Cmara dos Deputados, possvel perceber um claro alinhamento entre a parte majoritria dos projetos e processos desenvolvidos, de maneira geral, e uma melhora direta ou indireta da qualidade, agilidade e efetividade dos servios prestados pela Casa para a populao.
Como o parlamento tem uma caracterstica de ambiente poltico, acrescida estabilidade do servidor pblico, aps trs anos de efetivo exerccio, em certos momentos cria-se uma dificuldade em fazer com que todos sigam o que foi estabelecido da forma como foi acordado, gerando uma dificuldade em se estabelecer mtodos de punio.
Portanto, pode-se considerar que a Cmara dos Deputados possui mais pontos fortes do que pontos fracos. Contudo, seus pontos fracos so crticos e dificilmente sero mudados, pois esto atrelados a questes legais, como por exemplo, a burocracia da contratao por meio das licitaes, um processo complexo e demorado e que por muitas vezes acaba acarretando a perda do interesse da administrao em realizar o contrato, indicaes polticas que colocam atores em posies de direo e que nem sempre possuem os conhecimentos, habilidades e atitudes necessrias e a estabilidade dos
servidores efetivos que em muitos casos constitui uma barreira concreta para o pleno andamento de algumas atividades. Para minimizar o fato poderiam haver modificaes nas leis, criando mtodos mais geis de compra e relativizando a estabilidade dos servidores.
Segundo Wright (2000), as organizaes so criadas com um propsito, mesmo que ele possa mudar no transcorrer do tempo; de suma importncia que os stakeholders envolvidos entendam o motivo de existncia da empresa: sua misso. Sendo assim, a misso da Cmara dos Deputados dar suporte atividade parlamentar com qualidade, tica, contribuindo para o seu contnuo fortalecimento, aperfeioamento e transparncia.
Complementando, Wright (2000) diz que os objetivos estratgicos devem ser determinados de modo a equilibrar as presses dos mltiplos atores envolvidos. Os objetivos organizacionais da APROGE so: ser referncia na administrao pblica no tocante rea de projetos, processos e gesto estratgica; promover a excelncia em gesto na Cmara dos Deputados; coordenar programas, projetos e processos estratgicos; prestar assessoria s unidades administrativas para o desenvolvimento de gesto estratgica, gesto de projetos e de processos; aprimorar os processos de trabalho e desenvolver parcerias estratgicas.
Para Morgan (1996), as explicaes acerca da vida organizacional so pautadas sob a forma de metforas, que levam a enxergar a organizao de maneira especfica, mas incompleta. Utilizar metforas consiste em utilizar uma forma de pensar e ver que permeia o modo como entende-se o mundo. A utilizao da metfora sempre acarreta um tipo de descoberta unilateral, realando determinadas interpretaes e colocando outras em papel secundrio. Utilizar diferentes metforas para desvendar o carter complexo e paradoxal da organizao, possibilita administrar e realizar o planejamento da instituio de uma maneira indita.
A Cmara dos Deputados pode ser relacionada com a metfora poltica. Segundo Morgan (1996), nas organizaes frequentemente fala-se em
autoridade, relaes superior-subordinado e poder. Sendo assim, os aspectos polticos atingem as atividades cotidianas que estabelecem as regras a serem seguidas e influenciam quem as segue. Devem ser encontradas maneiras de se estabelecer a ordem e a direo entre os atores que possuam interesses diferentes ou conflitantes; os problemas e a forma de legitimidade das regras geram aprendizado atravs do processo de governo. Existem vrias formas de governo poltico e a Cmara utiliza a democracia representativa, segundo a qual membros so eleitos para atuar em nome dos seus eleitores e ocupam um cargo durante um perodo determinado e podem se reeleger se continuarem sendo apoiados por seus eleitores, caracterizando um governo parlamentar. Todos os cargos de direo e de chefia, incluindo o da APROGE, tem origem na indicao parlamentar(poltica) dos deputados federais que ocupam posies de liderana dentre os demais.
Para Morgan (1996), a utilizao da metfora poltica possui limitaes e foras. Toda atividade da organizao baseada em interesses. Os objetivos organizacionais, tecnologia, estilo de liderana e estruturao de cargos tm um vis poltico. Uma das foras dessa metfora derruba o conceito de racionalidade da organizao pois demonstra que algo pode ser racional para uma pessoa e no para outras, deixando claro como a poltica e o jogo de interesses afetam o cotidiano da instituio. Outra questo o abandono da viso de sistema integrado pois a diversidade de interesses cria vrias tenses conflituosas que geram desintegrao entre os atores envolvidos. O servidor se descobre um ator poltico que atua seguindo modelos que compe a cultura e as subculturas da organizao. Quanto s limitaes, h um risco potencial: comear a enxergar motivao poltica em todo lugar, mesmo quando ela no est presente. Isso pode comprometer a organizao e envolv-la em um total descrdito, permitindo que a desconfiana prevalea sempre; nas organizaes polticas, alguns indivduos possuem muito mais poder do que outros, eles detm a capacidade da mudana estrutural, enquanto os outros atores ficam restritos assuntos secundrios e superficiais, privilegiando o poder em detrimento dinmica do sistema como um todo.
Robbins (2005), cita que existem duas dimenses por trs da cultura
organizacional: sociabilidade e a solidariedade; e complementa dizendo que existem quatro tipos possveis de cultura: trabalho em rede (elevada sociabilidade e baixa solidariedade), fragmentada (baixa sociabilidade e baixa solidariedade), mercenria (baixa sociabilidade e elevada solidariedade) e comunidade (elevada sociabilidade e elevada solidariedade).
A APROGE adota a cultura organizacional de comunidade. Essa caracterizao ocorre pelo fato de que os membros contribuem uns com os outros, ou seja, h a interao pacfica entre os portflios, com trocas de idias e participao mtua e bom relacionamento e, paralelamente, a busca implacvel pelos objetivos traados. A APROGE concentra vrios projetos considerados estruturantes pela Casa e que formam os pilares da gesto estratgica. Dessa forma, h sempre uma expectativa considervel em relao qualidade das entregas efetuadas pela assessoria. Um fator negativo desse tipo de cultura que a constante exposio e convvio com projetos to importantes pode levar a um desgaste excessivo da vida de seus membros. 5 A Gesto de Processos e os Problemas da APROGE A APROGE (Assessoria de Projetos e Gesto), rgo de assessoria da Diretoria-Geral possui 04 portflios (Planejamento Estratgico e Projetos, Governana Legislativa, Qualidade e Melhoria de Processos e Projetos Especiais). Cada um funciona como uma espcie de seo, com um responsvel direto (gerente), que responde diretamente perante a chefe da assessoria. Os portflios so compostos tambm de outros servidores (tcnicos e analistas legislativos), funcionrios terceirizados e estagirios.
Atravs da Portaria n 233 de 28/12/2009 da Cmara dos Deputados, houve a implantao do modelo de gesto estratgica na Casa, estruturando o modelo de governana corporativa, criando as seguintes instncias: Comit de Gesto Estratgica CGE; Comits Setoriais de Gesto CSG; Escritrio Corporativo de Gesto Estratgica ECGE e os Escritrios Setoriais de Gesto Estratgica ESGE.
A APROGE realiza o papel de Escritrio Corporativo de Gesto Estratgica na Cmara dos Deputados. A assessoria integra o Comit de Gesto Estratgica que tambm formado pela Diretoria-Geral, SecretariaGeral da Mesa, Diretoria de Recursos Humanos, Diretoria Administrativa, Diretoria Legislativa, Secretaria de Comunicao Social e a Secretaria de Controle Interno. As reunies so feitas atravs das Reunies de Avaliao Estratgica RAEs, que ocorrem trs vezes por ano e que sempre so precedidas das RAEs setoriais. O Comit tem como funo basilar, orientar e acompanhar o processo de Gesto Estratgica na Casa, garantindo a perpetuao administrativa dos processos, programas e projetos estratgicos, estabelecendo prioridades na alocao de recursos, orientando as reas envolvidas no alinhamento aos objetivos estratgicos corporativos;
acompanhar os indicadores de resultado; determinar os processos estratgicos da Casa e priorizar aqueles que sero includos no Ciclo de Gesto de Processos da Cmara dos Deputados. Os projetos iniciais foram o de Aquisies e o de Realizao de Eventos. Para Sordi (2008), a denominao processo de negcio pode ser interpretada de diversas maneiras, como por exemplo, em uma comparao com os processos tangveis realizados em uma linha de produo em que um trabalho realizado atravs de vrias atividades em seqncia e que contribuem para a elaborao de um produto final. Vrios conceitos e tcnicas da gesto por processos vieram foram constitudos em disciplinas externas administrao como a Engenharia da Produo em suas prticas de gerenciamento operacional. Complementando, Sordi apud Smith (2002), diz que os processos de negcio possuem caractersticas prprias: so extensos e complexos, pois envolvem grande quantidade de informaes; muito dinmicos, pois exigem rpida adaptao s demandas do mercado; distribudos e segmentados, pois envolvem vrios setores de uma ou mais empresas; automatizados, pois atividades rotineiras geralmente so realizadas por computadores, obtendo-se confiabilidade; dependentes de pessoas, j que muitos processos exigem a capacidade de anlise e julgamento e de difcil compreenso, pois na maioria
das vezes os processos no esto registrados como um conhecimento explcito na organizao. Introduzindo o conceito de Gesto por Processos, Sordi apud Lee e Dale (1998), menciona que se trata de uma tcnica para realizar um gerenciamento, de maneira sistemtica, focado no cliente e que objetiva medir e otimizar os processos da instituio atravs de equipes multifuncionais e que exista a delegao de autonomia (empowerment). De acordo com Maximiano (2009), Ciclo de Gesto de processos um conjunto de atividades que busca identificar, priorizar, mapear, modelar e implantar as melhorias propostas e monitorar os processos de trabalho com vistas ao seu aperfeioamento e deve contar com o apoio da chefia imediata e da alta administrao. Um processo, isoladamente, consiste em um conjunto de atividades ordenadas e interativas, realizadas de modo sistemtico e que fazem uso dos recursos da organizao, definindo responsabilidades dos agentes. Os processos so constitudos de entradas, agregam valor na execuo de suas atividades e geram, na sada, um resultado concreto (produto ou servio) para um cliente interno ou externo. Os projetos e processos tm como objetivo principal criar, otimizar ou maximizar um produto ou servio. Alguns servem aos clientes internos servidores, terceirizados, parlamentares ou estagirios; e outros diretamente sociedade. Considerando a misso, viso, valores e objetivos estratgicos da Cmara dos Deputados, possvel perceber um claro alinhamento entre a parte majoritria dos projetos e processos desenvolvidos, de maneira geral, e uma melhora direta ou indireta da qualidade, agilidade e efetividade dos servios prestados pela Casa para a populao. Para a consultoria especializada Elo Group (2009), a repetio de uma determinada tarefa gera uma celeridade maior na curva de aprendizado do funcionrio, tornando-o um especialista. O agrupamento de profissionais que realizem uma mesma tarefa faz com que compartilhem experincias, instrumentos e assim melhorem cada vez mais a execuo da tarefa. Garantir que uma tarefa comea quando a anterior termina e que o material produzido em cada etapa consistente passa a ser uma preocupao dos gerentes.
necessrio pensar na seqncia de atividades necessrias quele processo, desde a atividade que o inicia at a que o conclua. Ao entender a mecnica da seqncia, possvel notar que a forma como a empresa produz os seus resultados no se d apenas pela forma como ela se estrutura, mas principalmente pela seqncia de atividades que perpassam os vrios departamentos especializados. Sendo assim, a coordenao dos processos tarefa essencial a empresa que deseje melhorar os servios fornecidos ao seu cliente final. Destarte, um projeto de modernizao administrativa e legislativa est em curso. Informatizar procedimentos, processos de trabalho e comunicao faz parte dos objetivos estratgicos da Cmara dos Deputados. Os avanos tecnolgicos realizam mudanas em vrias reas: na parte de gesto administrativa, com integrao e aperfeioamento do planejamento
oramentrio, de aquisio de bens e gesto de contratos; nas informaes gerenciais, consolidando informaes operacionais em bancos de dados e que subsidiam as tomadas de decises gerenciais e estratgicas; na gesto de projetos, implementando uma metodologia de gerenciamento que utiliza tecnologia de ponta como o Microsoft Project Server, garantindo a efetividade das aes administrativas e promovendo a gesto estratgica; na gesto de processos adotando a metodologia BPMN (Business Process Modeling Notation) e softwares como o BizAgi Process Modeler e o IBM Websphere, visando a melhoria constante dos processos estratgicos, automao dos fluxos de trabalho e aumento da eficcia da organizao; plano diretor do uso de espaos informatizado visando a reorganizao e racionalizao dos espaos disponveis, integrando os conceitos de acessibilidade e
sustentabilidade e proporcionar condies mais adequadas de trabalho, conforto e segurana; na educao continuada, elaborando e capacitando servidores de maneira regular. A consultoria Elo Group (2009) menciona que a incluso da Gesto de Processos nos planos dos gestores das empresas pblicas e privadas um produto da grande demanda pela desburocratizao e modernizao dos processos de trabalho e melhora na qualidade dos servios que so prestados. Ela deve ser feita de maneira top-down. Uniformizar e simplificar rotinas e
oferecer um servio mais vantajoso para o cliente, reduzir custos, mitigar erros e retrabalhos e gerar a automao de processos manuais, vm se tornando uma meta obrigatria para as empresas, visando gerar processos de trabalho transparentes, eficazes e eficientes. As prticas de motivao no devem ser esquecidas, bem como o vnculo com profissionais com excelente disposio tcnica. Na Cmara dos Deputados, a utilizao da metodologia de Gesto de Processos ainda recente e requer amadurecimento. O projeto-piloto para promover e divulgar a implantao desse mtodo foi o Processo de Aquisies uma grande ousadia, j que no setor pblico esse um ponto muito crtico devido aos vrios interesses envolvidos. Apesar de o processo perpassar vrias reas, o DEMAP Departamento de Material e Patrimnio , foi identificado como o dono do processo. Seguindo a metodologia predominante, a APROGE inicia o trabalho primeiramente se reunindo com uma equipe de trabalho do DEMAP e identificando os processos de trabalho; depois priorizando os mais importantes e que devem ser mapeados; aps isso realizado o mapeamento em si que transfere para o software com linguagem em BPMN os processos descritos, formando o chamado AS IS (como atualmente); depois do mapeamento a equipe tem condies de ter uma viso holstica e identificar os gargalos e propor melhorias, gerando a modelagem do processo e formando o TO BE (como ser o processo melhorado) e por fim o novo processo implantado na rea. O ltimo passo seria a automatizao do processo, porm nessa primeira fase da implantao da Gesto de Processos na Cmara dos Deputados, a sute de BPM adquirida da IBM no incluiu a parte de automao de processos, mas somente a parte de modelagem. Dessa forma, um grande problema foi encontrado: ao iniciar a identificao dos processos de trabalho, convencer alguns membros, detentores de poder e autonomia, sobre a importncia do trabalho que estava sendo realizado e a relevncia dos resultados que poderiam ser gerados, de fato, para a organizao. A falta de conhecimento da metodologia BPMN (Business Process Modeling Notation), a ausncia de motivao de alguns
servidores das reas envolvidas em integrar o projeto, tambm dificultou o andamento, assim como a falta do efetivo patrocnio poltico dentro da Casa. Vrias reunies foram desmarcadas e atritos gerados entre a APROGE e o DEMAP acerca de divergncias sobre o tema. O projeto-piloto possua a inteno de mostrar seus resultados e com isso conseguir entrada em outras reas da Cmara dos Deputados. Sendo assim, um macro-objetivo pode ser gerado com o intuito de sanar esse problema. Disseminar a cultura da Gesto de Processos na Cmara dos Deputados, tornando-a um conhecimento explcito e reconhecido por todo o corpo de servidores e pela alta direo da Casa. Para que esse objetivo seja atingido, outros objetivos especficos serviro de ponte para que essa cultura seja implantada. Primeiramente, a alta direo da Casa tem que ser, realmente, sensibilizada sobre a importncia do tema e isso poderia ser feito trazendo-se para a Casa palestrantes de renome internacional e com muita experincia no tema para gerar mais credibilidade nas explanaes. Essa cultura teria que ser implantada de maneira top-down. Um segundo ponto seria a completa capacitao dos servidores acerca da metodologia BPMN, que segue padro mundial, pois todos os processos de identificao, priorizao, mapeamento, modelagem e automao dos processos de trabalho seguem uma metodologia que deve ser respeitada e dominada pelos atores envolvidos e que poderia ser realizada utilizando toda a estrutura do CEFOR Centro de Formao, Treinamento e Aperfeioamento da Cmara dos Deputados. O terceiro ponto seria realizar o benchmarking com outros parlamentos do mundo acerca do tema - j bem mais desenvolvido do que no Brasil e com outros rgos do servio pblico brasileiro que j tenham implantado a Gesto de Processos para troca de informaes e experincias que possam acelerar esse amadurecimento e a qualidade do trabalho. Outro ponto primordial envolver no projeto somente pessoas com o perfil para tal, ou seja, pessoas capacitadas, pr-ativas e que tenham disposio e interesse para realizar uma mudana estratgica na Casa e reconheam a importncia desse resultado no longo prazo. Mais um item importante seria gerar um sistema de bnus ou premiaes por reconhecimento para motivar os servidores. Grandes projetos, como o de Qualidade e Melhoria de Processos, que tero grande impacto na
Casa, se implementados da forma correta e surtindo os efeitos positivos esperados, poderiam brindar seus integrantes com bnus em dinheiro, viagens para o exterior ou ento simplesmente o reconhecimento pblico, em cerimnias solenes onde houvesse a entrega de uma medalha ou diploma de agradecimento pelo servio prestado, fato que poderia contribuir para a adeso de pessoas capazes de realizar mudanas necessrias. Seguindo esses pontos, o Projeto de Qualidade e Melhoria de Processos ter maximizadas as suas chances de sucesso, prosperidade e vitalidade na Cmara dos Deputados, tornando o trabalho referncia para a projeo do servio pblico brasileiro, nacional e internacionalmente.
6 Consideraes Finais
O objetivo do estgio supervisionado fornecer ao estudante, uma oportunidade de vivenciar na prtica do dia-a-dia o que lido na bibliografia e o que aprendido em sala de aula. O estgio foi realizado em uma grande e importante instituio do servio pblico brasileiro, a Cmara dos Deputados. O setor de atuao foi a APROGE, que lida diretamente com o planejamento estratgico da Casa. A experincia foi bastante positiva, pois o trabalho realizado na rea de grande valia e de grandes propores, pois a Cmara possui mais de 12.000 funcionrios e as aes do planejamento estratgico acabam envolvendo, direta ou indiretamente, todos os servidores, terceirizados, estagirios e CNEs. O portflio de atuao, de uma maneira especfica, foi o de Qualidade e Melhoria de Processos, um tema sobre o qual tinha pouco conhecimento antes de integrar a equipe. Porm, a vontade de aprender coisas novas sempre existiu. Com pouco tempo de trabalho, j foi possvel perceber o quanto a gesto de processos era um tema importante e como ele impactaria a organizao, gerando economia e celeridade. Minha equipe de trabalho, composta por cinco pessoas foi dividida em dois grupos: eu e mais uma servidora cuidaramos do projeto-piloto de Realizao de Eventos na Cmara dos Deputados e o outro grupo ficaria responsvel pelo outro piloto de Aquisies. No perodo de um ano de estgio, acabei tendo contato com os dois projetos onde aprendi muito sobre a tcnica
e a metodologia de gesto de processos, como desenhar fluxos utilizando a linguagem BPMN, como identificar os processos, mape-los e gerar melhorias. Tive participao em inmeras reunies setoriais da Casa, o que agrega muito ao amadurecimento profissional do estudante, conciliando a capacidade de ouvir, interpretar e gerar um posicionamento acerca do tema discutido. Depois do rduo trabalho realizado, os dois projetos-pilotos foram aprovados pela diretoria da Casa e conseguiram gerar melhorias sensveis nos processos desses dois projetos da Cmara dos Deputados. Foi importante perceber que o setor pblico brasileiro est em intensa transformao, mesmo que ela ocorra de forma lenta. A Cmara j adapta sua realidade vrias prticas das empresas privadas, especialmente as ligadas medio de desempenho e otimizao. Foi constatado tambm que, a varivel custo ainda no um fator de grande preocupao na Cmara dos Deputados. Enquanto na iniciativa privada esse um dos mais importantes pontos a serem considerados, na Casa ele ainda permanecesse sendo relegado. O patrocnio poltico tambm foi identificado com um dos principais combustveis que movem a promoo de projetos na Cmara. Mesmo que se trate de um tema pertinente e que v gerar melhorias, se no houver alianas dentro da hierarquia, provavelmente o mesmo ser engavetado e estar fadado ao insucesso. Uma grande dificuldade encontrada por todo o meu portflio foi quando imaturidade do tema acerca da Gesto de Processos no servio pblico, especialmente do Brasil. Isso criou vrias barreiras para a aceitao do projeto por muitos dos stakeholders envolvidos. Quase no havia benchmarking para ser realizado, era uma realidade ainda inexplorada. Tudo foi contornado com muita conversa, longas reunies e muita persistncia de toda a equipe envolvida. Como profissional, pude perceber as dificuldades e exigncias impostas pelo mercado de trabalho e consegui amadurecer, entendendo como seria a maneira correta de proceder depois de cada passo dado. Quanto aos comportamentos, tive que exercitar muito a capacidade de ensinar, fato com o qual no estava acostumado. Isso ocorreu pois durante os vrios encontros realizados, tivemos que, antes de coletar as informaes, ensinar o que significava cada conceito bsico da metodologia para que a pessoa pudesse
compreender e repassar as informaes corretas. Obtive tambm uma melhora significativa na capacidade de concentrao e ateno, devido ao fato de estar em contato com um tema com o qual no possua nenhuma familiaridade anterior. Quanto s competncias tcnicas, aprendi muito em relao tcnica de projetos no contexto de uma organizao e como eles so realizados. A Qualidade e Melhoria de Processos foi implementada sob a forma de um projeto administrativo estratgico. Sendo assim, recebi capacitao acerca da Gesto de Projetos e pude observar de perto sua construo, vivenciar cada fase e contribuir um pouco com a sua construo. Em relao Gesto de Processos, igualmente, recebi capacitao e experimentei na prtica todas as etapas e dificuldades encontradas. O servio prestado pela Gesto de Processos ainda colher seus frutos dentro da Casa em um mdio prazo. O trabalho realizado ser crucial para que a Cmara dos Deputados economize milhes de reais, pagos em impostos pelos contribuintes e gere uma otimizao da qualidade dos servios prestados aos cidados brasileiros. Acredito que tive a oportunidade de atuar em uma rea mpar, a de Gesto Estratgica, dentro de uma grande organizao. Cada vez mais, as mudanas so implementadas de forma projetizada e deter esse conhecimento ser muito importante para minha carreira profissional. A Gesto de Processos tambm j uma realidade e aliar essas duas competncias ser, com certeza, um grande diferencial para o meu currculo no mercado de trabalho. Um ponto futuro para ser abordado na disciplina de Estgio Supervisionado: Desenvolvimento e Defesa o problema acerca do fluxo de comunicao entre a APROGE e as demais reas e seu impacto na Gesto de Processos dentro da Cmara dos Deputados.
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