Sunteți pe pagina 1din 124

Capitolul 1 _______________________________________

GRAFICE

Crearea Graficelor
Graficele din Excel 2007 difera foarte mult de cele din versiunile anterioare de excel n primul rnd noul Ribbon va permite formatarea si personalizarea graficelor cu doar cteva apasari de mouse si cu cteva casete de dialog Deasemenea deoarece Excel 2007 utilizeaza n comun graficele cu celelalte aplicatii ale pachetului Office importul acestora in Microsoft Word 2007 sau Microsoft Power Point 2007 se poate face mult mai simplu.

Selectarea Datelor pentru Grafic


Primul pas n crearea unui grafic consta n selectarea datelor Daca doriti sa faceti un grafic folosind datele dintr-un tabel este suficient sa selectati doar o celula din tabelul respectiv dar daca doriti sa creati graficul folosind anumite rnduri sau coloane din tabelul de date atunci selectati zonele respective

Alegerea Tipului De Grafic


Dupa ce ati selectat datele trebuie sa alegeti tipul graficului Pentru a vedea modelele disponibile activati tab-ul Insert de pe ribbon Grupul ce contine tipurile de grafic se numeste Charts

Fiecare tip de grafic standard din grupul Charts are la rndul lui o galerie de subtipuri. Pentru a vizualiza o galerie a unui tip de grafic doar dati click pe modelul preferat si se va afisa lista de optiuni

Odata creat graficul pe Ribbon vor aparea nca trei tab-uri sub Chart Tools si anume Design Layout si Format

Daca doriti sa schimbati tipul graficului urmariti pasii Dati clic k n orice parte a graficului Apoi de pe tab-ul Design dati click pe butonulChange Chart Type din grupul Type

Caseta de dialog care apare include toate tipurile de grafice din Excel, inclusiv subtipurile acestora.

Schimbnd Rndurile si Coloanele

Ar fi foarte bine daca Excel ar sti ntotdeauna sa va creeze un grafic din prima ncercare care sa corespunda dorintelor dumneavoastra Din nefericire desi programul este inteligent nu este clarvazator Una din problemele pe care nu le prevede reprezinta seriile si datele De exemplu presupunem ca avem tabelul de valori din imagine

Folosind acest tabel de valori doriti sa creati un grafic de tip coloane n doua dimensiuni Daca urmati primii doi pasi descrisi mai sus pentru a crea acest grafic acesta o sa arate ca n imaginea de mai jos:

cest grafic reprezinta vnzarile celor trei ani pe cele doua orase Daca doreati de fapt sa reprezentati Vanzarile realizate de cele doua orase pe cei trei ani atunci Selectati graficul dnd click pe orice parte din grafic De pe tab-ul Design , din grupul Data dati click pe butonul Switch Row/Column

tunci graficul arata astfel

Alegerea formatului pentru grafic(Chart Layout)


Chart Layout se refera la combinatia de variante afectnd elemente ca titlul graficului (Chart Title), legenda (Legend), axele (Axes), titlul axelor(Axis Title) si grilele din spatele graficului(Gridlines) Fiecare tip de grafic ales contine cte un pachet de formaturi (Chart layouts).

vnd graficul selectat puteti vedea layout-urile accesibile dnd click pe butonul Design, sub tab-ul Cahat Tools de pe Ribbon si apoi deschiznd galeria Chart Layout. n imaginea de mai jos puteti vedea galeria de layout pentru tipul de grafic linie

Alegerea unui stil pentru grafic(Chart Style)


Stiulu unui grafic se ferera la combinatia dintre imaginea de prim plan si fondul de culori creat pentru a se asorta cu stilul celulelor al obiectelor grafice si al tabelelor pentru a da foii de calcul un aspect profesional. Pentru a aplica un stil nou unui grafic selectati graficul alegeti Design de sub tab-ul Chart Tools de pe Ribbon si apoi deschideti galeria Chart Styles.

Mutarea graficului pe o foaie separata


Daca nu aveti nevoie ca datele si graficul facut pe baza datelor sa fie pe aceeasi foaie de calcul mai aveti si varianta de a avea graficul pe o foaie de calcul separata ceasta foaie de calcul pentru grafic are un format special astfel nct tot spatiul foii este destinat doar graficului. Pentru a muta graficul pe o alta foaie de calcul Dati click-drepata pe grafic si alegeti optiunea MoveChart pare caseta de dialog de mai jos si alegeti optiunea New sheet

Sau Selectati graficul si dat click pe butonul Move Chart, de pe tab-ul Design

Apare aceeasi caseta de dialog de mai sus Move Chart Selectati optiunea NewSheet eventual schimbati numele foii si actionati butonul OK

Formatarea avansata a graficelor


Crearea unui grafic presupune alegerea datelor care vor fi reprezentate, tipul de grafic care va evidentia cel mai bine datele alese si nu n ultimul rnd personalizarea elementelor graficului (alegerea unui fundal, a elementelor grafice, axelor, liniilor de tendinta) n functie de preferintele utilizatorilor

Plot Area

Vertical (Value)
Axis

Horizontal
(Category) Axis

Pentru a deschide lista obiectelor graficului selectati mai nti un obiect al acestuia apoi dati clic n tab-ul Layout sau Format de pe Ribbon.Lista obiectelor graficului apare sub forma unei liste derulante imediat sub butonul Microsoft Office n coltul din stnga sus al ferestei Excel Initial apare numele obiectului pe care l-ati selectat initial Pentru a vedea ntreaga lista de obiecte dati clic pe sageata din dreptul casetei Puteti alege oricare element din lista pentru a-l formata.
Vertical (Value)
Axis

Dupa ce ati selectat un element din lista puteti deschide caseta de dialog pentru formatarea acestuia printr-un clic pe optiunea Format Selectionsituata imediat sub lista derulanta a obiectelor din partea stnga a Ribbon -ului.

Repozitionarea obiectelor cu ajutorul mouse-ului


Puteti muta titlul casetele cu numele axelor ale seriilor de date sau legenda doar tragndu-le cu mouse-ul Puteti utiliza mouse -ul pentru a exploda un sector al unui grafic de tip diagrama circulara Pentru a restaura pozitia initiala a elementelor imediat dupa ce le -ati mutat apasati Ctrl+Z

Formatarea liniilor, chenarelor si suprafetelor


Excel utilizeaza linii pentru axe grafice de tip liniar si linii de tendinta De asemenea pentru chenarele diferitelor obiecte grafice care compun reprezentarea: chenare pentru chart area plot area pentru legenda si chiar pentru barele sau coloanele din cadrul graficului Optiunile de formatare pentru linii sunt n general aceleasi pentru toate situatiile enumerate mai sus Puteti modifica grosim ea liniilor, culoarea, stilul (linie continua simpla dubla punctata) etc Formatarea liniilor se realizeaza astfel - selectati obiectul pentru care doriti sa schimbati aspectul liniei - alegeti optiunea Format Selection (spre exemplu Format xis) - din lista de optiuni alegeti Line Color sau Line Style n functie de ceea ce doriti sa modificati

n acelasi mod selectnd din lista puteti modifica fundalul diverselor obiecte aplicnd o culoare o combinatie de culori (gradient) o textura sau o imagine salvata ntr-un fisier alegnd optiunea Fill

Lucrul cu axele
Pe lnga aspectul liniilor puteti modifica n aceasta situatie si alte elemente componente ale axelor cum ar fi: - marcatorii de linie (liniile care mpart axele n intervale regulate si care pentru axa valorilor determina scala valorilor iar pentru axa categoriilor separa categoriile) - formatul numerelor (din fere astra Format xis alegeti optiunea Number) - scala (din fereastra Format xis alegeti xis Options si aveti posibilitatea de a seta valoarea minima maxima a scalei lungimea intervalelor n care va fi mpartita aceasta si tipul scalei liniar sau logaritmic)

Formatarea axei categoriilor

n cazul n care axa categoriilor se bazeaza pe celule ce contin date calend aristice, Excel utilizeaza scala de tip Date n mod implicit Daca optiunile dumneavoastra difera de cele continute n celulele utilizate pentru a denumi categoriile puteti sa le personalizati utiliznd Axis Options.

n cazul graficelor tridimensionale se utilizeaza o a treia axa numita axa de perspectiva (depth) care contine numele seriilor si care de asemenea poate fi formatata

Formatarea seriilor de date Asignarea axei secundare unei serii de date


Utilizarea axei secundare este necesara n cazul n care seriile de date contin date ce nu pot fi reprezentate cu aceelasi tip de date (de exemplu cantitate vnduta si valoarea vnzarilor) sau cnd valorile unei serii sunt foarte mari (tendinta vanzarilor anuale comparativ cu vnzarile lunare pe produse)

$100,000

Total Jan $10,000 $0 $20,000 $30,000 $40,000 $50,000 $60,000 $70,000 $80,000 $90,000 Prin introducerea axei secundare pentru seria Jan si alegerea unui alt tip de grafic se poate urmari mult mai usor variatia valorilor

Pentru introducerea axei secundare se selecteaza seria pentru care dorim sa aplicam formatarea fie din lista obiectelor graficului fie cu un clic pe una din coloanele (data point) corespunzatoare acestei serii Un al doilea clic va selecta numai un element al seriei de date Dupa selectarea ntregii serii (apare un mic punct n dreptul fiecarei coloane) si alegerea optiunii Format Selection apare fereastra format Data Series si din Series Options alegem optiunea Secondary xis

Daca schimbam si tipul graficului pentru una din serii (clic dreapta chart type si alegem un alt tip de grafic), graficul nostru va arata astfel

$1 00,0 00 $ 10,0 00 $ 12,0 00

Jan Total $10,000 $20,000 $0 $30,000 $40,000 $50,000 $60,000 $70,000 $80,000 $90,000

$0 $2 ,000 $4 ,000 $6 ,000 $8 ,000

Adaugarea unei linii de tendinta pentru o serie


Liniile de tendinta sunt utilizate pentru a afisa grafic tendintele n date si pentru a analiza probleme de prognoza stfel de analize sunt intitulate de asemenea si analize de regresie. Utiliznd analize de regresie, se poate extinde o linie de tendinta ntr-o diagrama peste datele actuale pentru a prognoza valori viitoare( prin utilizarea optiunii forward sau backward din sectiunea Forecast din fereastra Format Trendline Trendline Options). Pentru adaugarea unei linii de tendinta -selectati o serie de date - clic dreapta si selectati dd Trendline

-Se deschide fereastra Format Trendline n care se alege tipul liniei (exponential liniar, polinomial,logaritmic, polinomial, putere sau medie mobila) n functie de repartizarea datelor - se poate denumi linia de tendinta se poate prelungi pentru a prognoza valori viitoare - de asemenea prin alegerea optiunii de afisare a coeficientului de determinare (Rsquared) a abaterii medii patratice se poate gasi cea mai buna alegere a tipului de linie( cu ct valoarea acestuia este mai apropiata de 1 cu att aproximarea este mai exacta)

Exercitii

1) Deschideti foaia de calcul Departamente din fisierul ngajati

2) Realizati un grafic de tip column pe baza tabelului

Total salarii Resurse umane 15850 5 Marketing 118550 35 IT 149350 42 Contabilitate 87600 26

Nr. Angajati

3) Introduceti ca titlu Salarii pe numar de angajati deasupra graficului ( bove chart)

4) Formatati graficul astfel

Alegeti oimagine de fundal sau o textura pentru zona graficului (Chart area) Renuntati la fundalul pentru zona graficului (Plot area) Introduceti pentru seria Nr. angajati o axa secundara si schimbati tipul graficului pentru aceasta serie alegnd optiunea Line Mutati legenda n partea de jos a graficului Introduceti pentru axele verticale cte un titlu: pentru axa principala Lei iar pentru axa secundara Nr. Angajati

1) Deschideti foaia Total vanzari din fisierul Centralizator facturi

2) Realizati un grafic pe baza datelor din tabel si adaugati o linie de tendinta pentru a evidentia tendinta pentru anii urmatori 3) Pentru aceasta selectati datele cuprinznd n selectie si liniile incomplete corespunzatoare anilor 2009 si 2010 4) Clic pe seria de date si clic dreapta dd Trendline Selectati linia de tendinta care considerati ca aproximeaza cel mai bine modelul sugerat de repartitia datelor bifnd si optiunea de afisare a coeficientului de determinare (R-squared) a abaterii medii patratice 5) nalizati diversele tipuri de linii de tendinta si alegeti-o pe cea mai potrivita 6) Pentru a afisa pe axa orizontala valorile care reprezinta anul dati clic dreapta pe zona graficului si alegeti optiunea Select Data Source Se deschide fereastra cu acelasi nume si n zona Horizontal (Category) Axis Labels dati clic pe butonul Edit si alegeti apoi din table domeniul care contine anii

7) Mutati graficul pe o noua foaie de calcul de tip Chart pe care o denumiti Tendinte pe grafic 8) Pentru aceasta utilizati butonul Move Chart Location din partea dreapta a Ribbon-ului n fila Design

Capitolul 2 _______________________________________

BAZE DE DATE

Gestiunea informatiilor n tabele

n Excel 2007 s-au introdus o serie de facilitati pentru manipularea datelor cum ar fi :

- Organizarea datelor n tabele Spre deosebire de editiile anterioare Excel 2007 permite definirea unei liste ca tabel. n acest fel, organizarea datelor se apropie mult mai mult de organizarea specifica programelor de gestiune a bazelor de date (definirea coloanelor ca si cmp si a liniilor ca si nregistrari) cesta fiind de fapt unul din aspectele caracteristice acestei versiuni o mai buna organizare a datelor pentru export si import n/din alte surse - mbunatatirea posibilitatilor de sortare. Sortareadatelor nu se mai limiteaza la trei criterii Puteti realiza sortari dupa cte criterii doriti - Autoexpandarea Daca adaugati o linie sau o coloana formatarile conditionate formulele de calcul, regulile de validare se extind pentru linia sau coloana noua Graficele construite pe baza datelor din tabel sunt de asemenea actualizate - Referinte structurate. n formulele care adreseaza elemente ale unui tabel se pot folosi nume de coloane sau alte etichete n locul obisnuitei adresari de celule si domenii - mbunatatirea posibilitatilor de filtrare Filtrarea se poate face dupa criterii multiple dupa setul de culori al celulelor dupa un icon atasat acestora prin formatarea conditionata Se pot utiliza de asemenea filtre bazate pe definitia dinamica a datelor cum ar fi saptamna trecuta sau trimestrul curent - Replicarea formulelor. Daca adaugati o coloana n care se realizeaza un calcul bazat pe datele din tabel excel extinde metoda de calcul automat, pentru toata coloana. - Stergerea duplicatelor.Cu o simpla comanda se pot evidentia dublurile (liniile) sau se pot sterge - Stiluri de tabele. Introducerea unei biblioteci de stiluri ofera utilizatorului posibilitatea aplicarii unui format deosebit si consistent tabelului de date

Sortarea datelor
Pentru a sorta rndurile unui tabeldupa o coloana (Nume spre exemplu) se selecteaza o celula de pe acea coloana dupa care se da clic pe butonul Sort to Z din grupul Sort Filter din fila Data sau Sort Z To pentru ordine inversa Sortarea se poate realiza de asemenea cu clic dreapta n celula selectata si alegerea optiunii dorite din meniul Sort.

Puteti sorta dupa mai multe coloane utiliznd butonul dd Level dincaseta de dialog Sort pe care o deschideti apelnd comanda sort din grupul Sort Filter al filei Data.

Puteti sorta de asemenea si coloanele unui tabel dupa valorile unui rnd Pentru aceasta este necesara renuntarea la formatul de tip tabel altfel optiunile suplimentare din fereastra sort sunt inactive Dupa reconversie optiunea Sort left to right devine activa

- clic pe butonul Options... din fereastra Sort - selectati optiunea Sort left to right

- adaugati rndul dupa care doriti sa se faca sortarea si directia acesteia

Filtrarea datelor
Filtrele sunt extrem de utile cnd se lucreaza cu liste mari Filtrele permit sa se afiseze numai datele cu care se doreste sa se lucreze Cnd creati un tabel Excel adauga automat filtre pentru capul de tabel Pentru a activa sau pentru a renunta la aceste filtre dati clic ntr-o celula oarecarea tabelului si apoi pe butonul Filter din grupul Sort & Filter din fila Data. Cnd sunt active un clic pe sageata din dreptul numelui coloanei afiseaza o lista cu valorile acelei coloanescrise o singura data Se poate aplica astfel un filtru de afisare a tuturor nregistrarilor Aveti posibilitatea sa utilizati filtrarea dupa mai multe coloane Filtrele sunt aditive adica fiecare filtru suplimentar se bazeaza pe filtrul curent si restrnge mai departe subsetul de date.

Utiliznd Filtrare automata aveti posibilitatea sa creati trei tipuri de filtre dupa o lista de valori dupa format sau dupa criterii Fiecare dintre aceste tipuri de filtre le exclude pe celelalte pentru fiecare zona de celule sau eticheta de coloana De exemplu aveti posibilitatea sa filtrati dupa o culoare de celula sau dupa o lista de numere dar nu dupa ambele aveti posibilitatea sa filtrati dupa pictograme sau dupa un filtru particularizat dar nu dupa ambele

Toate aceste optiuni pe care le ofera filtrarea automata se aplica datelor de pe coloana pe care se selecteaza filtrul n cazul n care datele dintr-o coloana trebuie sa ndeplineasca o conditie care sa tina cont si de valorile dintr-o alta coloana exista posibilitatea utilizarii unui filtru avansat Pentru aceasta activati comanda Advanced din grupul Sort & Filter al filei Data.

n urma actionarii acestei comenzi apare fereastra:

Se stabileste o zona separata pentru definirea criteriilor de selectie - Criteria Range. Lista (baza de date) va fi aleasa ca domeniu - List Range. n mod normal zona criteriilor de selectie va fi compusa dintr-o serie de linii sub baza de date (lista) n zona de criterii denumirile coloanelor trebuie sa fie aceleasi (nu toate si nu neaparat n aceeasi ordine) ca si cele din lista initiala (baza de date); pentru aceasta se recomanda ca acestea sa fie copiate Se introduc criteriile de selectie
Pentru a afisa nregistrarile care raspund unui numar de posibilitati pentru acelasi

cmp, acestea se introduc pe linii separate de ex se introduc C* si B*" pe linii separate n aceeasi coloana pentru a se afisa nregistrarile care pentru acest cmp ncep cu secventele de mai sus
Cnd se utilizeaza criterii multiple

Criteriile introduse pe aceeasi linie nseamna ca trebuie satisfacute n totalitate Pentru a afisa nregistrarile care raspund oricaruia dintre anumite criterii,

acestea se introduc pe linii separate.

Sa nu se introduca rnduri goale (blank rows) n domeniul - criteriu, aceasta va deruta Excel-ul n cautarea criteriilor!

Rezultatul cautarii poate ramne n acelasi loc ca si n cazul AutoFilter, sau se poate copia n alta zona Daca se doreste copierea n alta zona va fi usor daca se vor defini cmpurile exact ca cele din lista initiala ( tentie sa nu se suprapuna datele) Se apasa butonul OK pentru efectuarea operatiei Exempl e de criterii:

1. Pentru a gasi rndurile care satisfac unul din doua seturi de conditii unde fiecare set include conditii pentru mai mult de o coloana tastati criteriile n rnduri separate De exemplu urmatoarea zona de criterii afiseaza rndurile care contin si Popescu Ioana si valorile vnzarilor mai mari de 3 000 LEI si afiseaza de asemenea rndurile pentru vnzatorul Goga David cu valorile vnzarilor mai mari de 1 500 LEI

Nume Prenume Vanzari


Popescu Ioana >3000 Goga David >1500

ntre valorile scrise pe rnd se subntelege existenta operatorului logic ND (si logic) iar ntre cele scrise pe aceeasi coloana operatorul logic OR (sau logic) n interpretarea unui astfel de criteriu se tine cont de precedenta operatorilor (conjunctia logica are ntietate fata de disjunctie) astfel ca putem interpreta criteriul de mai sus dupa urmatoarea formula

(Nume=Popescu AND Prenume=Ioana AND Vanzari>3000) OR (Nume=Goga AND Prenume=David AND Vanzari>1500)

1) Daca dorim pentru un anumit cmp sa afisam valori dintr -un interval numeric (de exemplu sa se afiseze vnzarile cuprinse n intervalul 1500 -2500) se mai scrie odata numele coloanei careia i aplicam o a doua limita si criteriul nostru va arata astfel

Vanzari Vanzari
>1500 <2500

2) Se poate utiliza drept criteriu o valoare calculata ca rezultat al unei formule . Retineti urmatoarele aspecte importante:

Formula trebuie evaluata ca TRUE sau F LSE Deoarece utilizati o formula introduceti formula ca de obicei si nu tastati expresia ca mai jos: =''=intrare''

Nu utilizati etichete de coloana drept etichete de criterii fie lasati etichetele de criterii necompletate, fie utilizati o eticheta care nu este o eticheta de coloana din zona Daca utilizati n formula o eticheta de coloana n locul referintei relative la celule sau n locul numelui unei zone, Excel afiseaza n celula care contine criteriul o valoare de eroare cum ar fi #N ME? sau #V LUE! ceasta eroare se poate ignora deoarece nu afecteaza modul de filtrare a zonei. Formula utilizata pentru criterii trebuie sa utilizeze o referinta relativapentru a face referire la celula corespunzatoare din primul rnd (n exemplele de mai jos, C7 si A7). Toate celelalte referinte din formula trebuie sa fie referinte absolute. La introducerea(selectarea) zonei de criterii se precizeaza si celula vida de deasupra formulelor din criterii (face parte din logica realizarii conditiilor din criterii). Exemplu: Sa se afiseze lista angajatilor care si sarbatoresc ziua de nastere n luna curenta
Vom utiliza urmatorul criteriu

=MONTH(tabel_angajati!C2)=MONTH(TODAY())

n zona Criteria Range se va trece domeniul A1:A2. Daca dorim ca la afisarea rezultatelor sa nu se treaca toate datele din tabel copiem numele cmpurilor care ne intereseaza( n cazul nostru Nume Prenume Vrsta) si n zona Copy to se mentioneaza domeniul format din celulele care contin numele coloanelor pentru care dorim rezultatul.

n cazul nostru vom obtine

Nume Prenume Varsta Achim Madalina 52 Alexandru Benjamin 44 Chiroiu Gelu Dinu Raluca 57 Goga David Oprea Tudor 57 Pana Andrei 40 Popescu Catalina 39 Rosca Mihai Stan Alin 31 32 42 38

Orice modificare adusa tabelului sursa nu se va reflecta si n tabelul rezultat n urma interogarii Pentru a se vedea modificarile facute n tabelul de baza si n tabelul rezultat trebuie sa refaceti filtrarea

Eliminarea nregistrarilor duplicate


n versiunile anterioare o modalitate de eliminare a nregistrarilor duble era utilizarea optiunii Unique Records Only din fereastra Advanced Filter.

Acum este mult mai usor de realizat acest lucru prin actionarea unei simple comenzi din grupul Data tools a filei Data.

Pentru a sterge complet duplicatele, selectati o celula din lista sau din tabel si apoi actionati comanda Remove Duplicates. n caseta de dialog car e apare lasati bifate toate casetele corespunzatoare coloanelor.

Excel va va afisa cte duplicate a gasit si cte rnduri au ramas.

Pentrua sterge dublurile partiale se recomanda salvarea unei copii a tabelului (daca este cazul) apoi se sorteaza coloanele n care nu doriti valori duble. Sortarea dupa coloanele care contin dubluri permite ca dupa eliminarea duplicatelor sa se pastreze prima nregistrare din lista dublurilor.

Spre exemplu, doriti sa afisati decanul de vrsta pentru fiecare nivel de salarizare. Sortati nti cmpul salariu descrescator si apoi Vrsta descrescator. n fereastra Remove Duplicates clic pe butonul Unselect All, apoi selectati coloana pentru care doriti sa eliminati duplicatele, n cazul nostru, Salariul. Vor fi eliminate rndurile cu nregistrarile care au aceeasi valoare pe cmpul Salariul si ramn doar primele din fiecare grup.

Organizarea ierarhica a foii de calcul Daca aveti o lista de date pe care doriti sa o grupati si sa o rezumati, aveti posibilitatea sa creati o schita cu pna la opt nivele ierarhice, cu un nivel pentru fiecare grup. Fiecare nivel interior, reprezentat de un numar mai mar e n simbolurile ierarhice (simboluri care se utilizeaza pentru a modifica aspectul unei foi de lucru. Se pot arata sau ascunde datele de detaliu apasnd pe semnul plus, semnul minus si pe numerele 1, 2, 3 sau 4, indicnd nivelul de detaliere) afiseaza datele de detalii . Pentru subtotaluri automate si schite dintr o foaie de lucru, rndurile sau coloanele subtotal care sunt totalizate de datele rezumat. Datele detaliu sunt n mod tipic adiacente datelor rezumat si sunt situate deasupra sau la stnga lor. Utilizati o schita pentru a afis a rapid r ezumate de rnduri sau coloane ori pentru a afisa datele de detalii pentru fiecare grup. Aveti posibilitatea sa creati o schita de rnduri, o schita de coloane sau o schita de rnduri si coloane. Comenzile de grupare pe nivele ierarhice sunt disponibile n grupul Outline din fila Data.

Pentru gruparea manuala a liniilor sau coloanelor se sorteaza linia (coloana) dupa care doriti sa se faca gruparea se selecteaza cele care formeaza un grup dupa care apasati butonul Group Degruparea se realizeaza cu butonul Ungroup

Din caseta de dialogcare apare selectati rnduri sau coloane n functie de ce anume doriti sa grupati (daca selectati un rnd sau o coloana ntreaga nu va apare aceasta caseta de dialog)

Daca sintetizarea dumneavoastra arata altfel dect se asteapta Excel utilizati comanda Settings pentru a comunica programului Excel cum sunt organizate datele si sa creati sintetizarea.

Selectati directia n care sunt organizate datele daca doriti sa aplicati stiluri validati caseta alegeti . Subtotaluri Excel poate foarte usor sa genereze subtotaluri dintr-o lista numerica de date (de ex.Coloana Quantity din fisierul ExExcel2007 , foaia de calcul Comenzi)

Pentru a genera subtotaluri: o o o o nti se sorteaza dupa categoria dupa care sa se faca acestea Se selecteeaza orice celula n lista Se selecteaza Subtotal din grupul Outline al filei Data Va aparea dialogul urmator

o n t Each Change in se specifica pentru ce se doreste sa se faca subtotaluri cesta este motivul pentru care lista trebuie nti sortata

o Se poate stabili ce functie sa se utilizeze n optiunea Use Function

o Dupa ce se fac subtotalurile se poate utiliza utoFormat pentru a modifica nfatisarea listei finale o Optiunea dd Subtotal to permite definirea cmpurilor numerice pentru care se fac subtotaluri

o Daca se selecteaza optiunea Replace Current Subtotals vor fi afisate numele noii linii de subtotaluri Pentru a le adauga la liniile existente (de ex se doreste afisarea sumei si numarului de nregistrari) se dezactiveaza aceasta optiune o Se selecteaza optiunea Check the Page Break Between Groups daca se doreste ca fiecare grup sa fie afisat la imprimanta pe o pagina noua o Daca se selecteaza Summary Below Data (optiune implicita) liniile de totaluri apar sub liniile de detaliu.

Subtotalurile nu se recalculeaza cnd se filtreza o lista De aceea se recomanda sa se faca filtrarea naintea subtotalurilor

Simbolurile de evid entiere (outline) a subtotalurilor Dupa generarea subtotalurilor Excel afiseaza o serie de simboluri sau butoane n partea stnga a foi de calcul ceste butoane se pot folosi pentru a ascunde sau a afisa diferitele nivele de detaliu n foaia de calcul. Butoanele de nivel indica diferite valori de detaliu Nivelul 1- afiseaza numai totalul general (grand total) Nivelul 2 - afiseaza subtotalurile Nivelul 3 - afiseaza ntraga lista

La nivelul 2 ecranul poate arata astfel

Butonul de Expandare indica existenta unor detalii si apasndu -l ramura corespunzatoare se va detalia (expanda)

Butonul de Collapse poate fi utilizat pentru a ascunde liniile marcate din dreptul liniei corespunzatoare n exemplul de mai sus va ramne numai totalul general

Pentru a renunta la subtotaluri folositi butonul Remove ll al ferestrei Subtotals

Sintetizarea foii de calcul pe rnduri (Outline) Sintetizarea va ofera posibilitatea sa extindeti sau sa micsorati foile de calcul sau rapoartele astfel nct sa le vedeti mai mult sau mai putin detaliat n functie de persoana careia i este adresat raportul este nevoie sa aveti nevoie doar de 2 niveluri de detaliu sau de mai multe detalii.

Figura de mai jos arata un raport cu vnzari de produse pe tip de produs si pe luni Acestui raport i s-a aplicat o sintetizare automata Raportul necesita un efort de derulare pentru a vedea cumulul pe rnduri pentru fiecare regiune sau cumulul pe coloane pentru fiecare trimestru.

Sintetizarea automata poate fi facuta daca formulele de cumulare sunt consecvente n directia catre care indica Toate formulele de cumulare din rnduri ar trebui sa cumuleze celulele de deasupra si toate totalurile din coloane ar trebui sa cumuleze celulele din stnga Sintetizarea automata functioneaza pe cumularile care se refera la celulele de dedesubt sau de la dreapta daca toate cumulurile sunt consecvente n directia catre care indica Puteti schimba configurarea automata sau puteti grupa manual rndurile sau coloanele. Pentru a aplica pe aceeasi foaie de calcul un subtotal si o grupare uto Outline ordinea este urmatoarea nti aplicati subtotalurile si apoi alegeti optiunea Auto Outline din lista Group din grupul Outline al filei Data.

Pentru eliminarea subtotalurilor si a gruparii coloanelor ordinea este aceeasi (nti subtotalurile si apoi daca este cazuloptiunea Clear Outline din lista Ungroup din grupul Outline al filei Data.
Exercitii

1. Deschideti foaia de calcul Facturi din fisierul ExExcel2007 Sortati tabelul dupa coloana Produs daugati subtotaluri pentru Valoare vnzari pe produse fisati doar nivelul 2 al structurii ierarhice Utiliznd comanda Select Visible Cells (Alt + ; ) copiati tabelul n alta locatie si reprezentati grafic totalul vnzarilor pe produse Renuntati la subtotaluri 2. Deschideti foaia de calcul Outline Sortati tabelul dupa coloana Categoria Introduceti subtotaluri pentru fiecare cmp ce reprezinta date ce pot fi nsumate (pe luni trimestre anualsi valoare totala) pe categorii de produse

Creati o sintetizare a coloanelor cu comanda uto Outline fisati nivelul 2 al structurii ierarhice pentru subtotaluri si nivelul 3 pentru Outline Copiati tabelul rezultat pe o noua foaie de calcul si creati un grafic cu vnzarile pe trimestre si categorii de produse 3. n foaia de calcul Outline sa se afiseze produsele din categoria Condimente si categoria Dulciuri cu vnzari pe trimestrul 1 mai mari dect 100 (Utilizati filtre automate) 4. n foaia de calcul Outline sa se afiseze produsele din categoria Condimente cu vnzari pe trimestrul 1 mai mari dect 100 si cele din categoria Dulciuri cu vnzari pe trimestrul 1 mai mici dect 100. Pentru aceasta utilizati filtrarea avansata cu urmatorul criteriu
Categoria Trim1 Condimente >100 Dulciuri <100

Copiati rezultatul filtrarii ntr-o alta locatie pe foaia Outline 5. n aceeasi foaie de calcul eliminati nregistrarile duplicate 6. Sa se afiseze numele prenumele si vrsta angajatilor care sunt nascuti n luna urmatoare celei curente Se foloseste criteriul tip formula si optiunea Copy to another location. Se va

utiliza formula=MONTH(tabel_angajati!D2)=MONTH(TODAY())+1

Capitolul 3 _________________________________________

FORMULE SI FUNCTII

Utilizarea referintelor structuraten tabele

Formulele n Excel sunt extrem de folositoare dar nu deputine ori si greu de decriptat. Spre exemplu o formula de genul =TODAY()-D2 nu putem spune ntotdeauna la ce anume se refera dar o formula de genul = TODAY()-[Data nasterii] putem spune ca returneaza vrsta evident exprimata n zile ca orice alta diferenta de date calendaristice .

Referinta structurata usureaza si face mai intuitiv lucrul cu datele d in tabel atunci cnd utilizati formule care fac referire la un tabel fie ca este vorba de o parte dintr-un tabel sau de un tabel ntreg. Referin a structurata este utila mai ales deoarece zonele de date dintr-un tabel se modifica deseori iar referin ele la celule pentru referin ele structurate se modifica automat stfel se minimizeaza nevoia de a rescrie formulele atunci cnd se adauga sau se sterg rnduri si coloane ntr-un tabel sau cnd sunt remprospatate datele externe

Pentru a lucra eficient cu tabele s i referinte structurate trebuie sa ntelegeti modul n care se creeaza sintaxa referintelor structurate atunci cnd creati formule.

De fiecare data cnd inserati un tabel Microsoft Office Excel creeaza un nume implicit de tabel (Tabel1, Tabel2, etc.) la nivelul sau domeniul global al registrului de lucru. Numele poate fi modificat cu usurinta pentru a fi mai semnificativ pentru dumneavoastra. De exemplu, pentru a modifica Table1 la ngajati, utilizati caseta de dialog Table name. (n fila Design, n grupul Properties, editati numele tabelului n caseta Table name).

Un nume de tabel se refera la toata zona de date din tabel cu exceptia rndurilor de anteturi si totaluri. n exemplul tabelului ngajati numele tabelului se refera la zona de celule 2 G109.

n mod similar cu numele de tabel specificatorii de coloana reprezinta referinte la toate coloanele de date, cu exceptia coloanei de anteturi si de totaluri. n exemplul tabelului ngajati specificatorul de coloana [Nume] se refera la zona A2:A109, iar specificatorul de coloana [Data nasterii] se refera la zona D2 D109.

Angajati[[#This Row],[Data nasterii]]reprezinta celula de pe rndul curent si coloana Data nasterii din tabelul Angajati Pentru mai multa flexibilitate n specificarea zonelor de ce lule, aveti posibilitatea sa utilizati urmatorii operatori de referinte pentru a-i combina cu specificatorii de coloana

ceasta referinta structurata Se refera la Utiliznd: Se refera =Angajati[[Salariul]:[Varsta]] Toate celulele din doua sau mai multe coloane adiacente =Angajati[Salariul],Angajati[Nume] O combinatie de doua sau mai multe coloane neadiacente =Angajati[[Nume]:[Data Intersectia a angajarii]]Angajati[[Prenume]:[Data doua domenii n nasterii]] cazul nostru A2:C109 cu Domeniul B2:D109 operatorul de zona (doua puncte)

la: F2:G109

operatorul de uniune (virgula)

A2:A109, F2:F109

Operatorul de uniune estepauza (Space)

B2:C109

veti de asemenea posibilitatea sa utilizati elemente speciale pentru a va referi la diferite portiuni dintr-un tabel, cum ar fi doar rndul de totaluri, pentru a face mai usoara referirea la aceste portiuni din formula Mai jos se afla specificatori de elemente speciale, care pot fi utilizati ntr-o referinta structurata Specificatori speciali # Data #Totals Semnificatie Zona de date a tabelului cu exceptia antetului si rndului de totaluri Rndul de totaluri (daca exista)

#Headers Linia de antet (daca exista) #All ntregul tabel, inclusiv linia de antet, de total si zona de date Doar portiunea coloanelor din rndul curent. #This Row nu poate fi combinat cu niciun alt specificator de element special. Utilizati-l pentru a impune un comportament implicit de intersectie pentru referinta sau pentru a nlocui comportamentul implicit de intersectie si a face referire la valori individuale pentru o coloana.

#This Row

Functii uzuale
Functii logice
AND Returneaza TRUE daca argumentele sunt toate adevarate FALSE Returneaza valoarea logica FALSE IF Specifica un test logic ce trebuie executat IFERROR Returneaza o valoare specificata de dvs. daca o formula are ca rezultat o eroare; altfel, returneaza rezultatul formulei. NOT Inverseaza valoarea logica a ar gumentului OR Returneaza TRUE daca unul dintre argumente este adevar at TRUE Returneaza valoarea logica TRUE

IF
Functia IF ntoarce o valoare specificata daca testul logic este adevarat - TRUE si alta daca testul este fals - FALSE.

Sintaxa functiei este:

IF (logical_test, value_if_true, value_ if_false)

logical_test testul logic value_if_true valoarea daca testul este adevarat value_if_false valoarea daca testul este fals

este o expresie care poate fi evaluata cu adevarat - TRUE sau fals FALSE. este o valoare obtinuta daca testul logic este adevarat - logical_test is TRUE. Daca value_if_true este omisa si logical_test este TRUE,rezultatul este TRUE

este o valoare obtinuta daca testul logic este fals - logical_test is FALSE. Daca value_if_false este omisa si logical_test este FALSE,rezultatul este - FALSE

o Pot fi imbricate pna la 64 de functii IF ca argumente value_if_true si value_if_false pentru a construi teste mai elaborate. o Cnd sunt evaluate ar gumentele value_if_true si value_if_false, IF ntoarce valoarea returnata de acele instructiuni. o Daca un argument pentru IF este matrice, fiecare element al matricei este evaluat n timpul executarii instructiunii IF.

Microsoft Excel furnizeaza functii suplimentare care pot fi utilizate pentru a analiza datele pe baza unei conditii. De exemplu, pentru a contoriza numarul de aparitii pentru un sir de text sau pentru un numar dintr-o zona de celule, se utilizeaza functiile foii de lucru COUNTIF si COUNTIFS. Pentru a calcula o suma pe baza unui sir de text sau a unui numar dintr-o zona, se utilizeaza functiile foii de lucru SUMIF si SUMIFS.

ntr-o macroinstructiune valoarea daca testul este adevarat sau fals poate fi nlocuita de o instructiune GOTO sau alta functie activa.

AND
ntoarce TRUE daca toate argumentele sale sunt TRUE; ntoarce FALSE daca unul sau mai multe argumente sunt FALSE.

Sintaxa functiei este:

AND(logical1;logical2; ...) Logical1, logical2, ... sunt de la 1 pna la 255 de conditii pe care le testati si care pot fi TRUE sau FALSE. o Argumentele trebuie sa poata fi evaluate la valori logice cum ar fi TRUE sau FALSE, sau argumentele trebuie sa fie matrice sau referinte care contin valori logice. o Daca un argument matrice sau referinta contine text sau celule goale, acele valori sunt ignorate. o Daca zona specificata nu contine nicio valoare logica, AND ntoarce valoar ea de eroare #VALUE!.

OR
ntoarce TRUE daca cel putin un argument este TRUE; ntoarce FALSE daca toate argumentele sunt FALSE.

Sintaxa functiei este:

OR(logical1;logical2; ...) Logical1, logical2, ... sunt de la 1 pna la 255 de conditii pe care le testati si care pot fi TRUE sau FALSE. o Argumentele trebuie sa poata fi evaluate la valori logice cum ar fi TRUE sau FALSE, sau argumentele trebuie sa fie matrice sau referinte care contin valori logice. o Daca un argument matr ice sau referinta contine text sau celule goale, acele valori sunt ignorate. o Daca zona specificata nu contine nicio valoare logica, OR ntoarce valoarea de eroare #VALUE!.

NOT

Schimba valoarea argumentului ntr-o valoare opusa. Utilizati NOT atunci cnd vreti sa va asigurati ca o valoare nu este egala cu o valoare particulara.

Sintaxa functiei este:

NOT(logical)
Logical este o valoare sau o expresie care poate fi evaluata ca TRUE sau FALSE.

o Daca logical este FALSE, NOT ntoarce TRUE; daca logical este TRUE, NOT ntoarce FALSE.

IFERROR

Returneaza o valoare specificata de dvs. daca o formula are ca rezultat o eroare; altfel, returneaza rezultatul formulei. Utilizati functia IFERROR pentru a gasi si gestiona erorile ntr-o formula.

Sintaxa functiei es te:

IFERROR(value,value_if_error)

Value este argumentul care este verificat pentru a gasi erorile.

Value_if_error este valoarea de returnat daca formula are ca rezultat o eroare. Se

evalueaza urmatoarele tipuri de erori: #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME? sau #NULL!. o Daca argumentele value sau value_if_error sunt o celula goala, IFERROR le trateaza ca o valoare de sir necompletat ("").
o Daca valoarea este o formula matrice, IFERROR returneaza o matrice de rezultate
pentru fiecare celula din intervalul specificat n valoare.

Functii de cautare
VLOOKUP - cautare verticala

Functia VLOOKUPcauta cea mai la stnga coloana a unui tabel pentru o valoare particulara, ntorcnd valoarea ntr-o celula specificata.

Sintaxa functiei este:

VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

lookup_value valoarea cautata table_array tabela col_index_num numar coloana range_lookup tipul coincidentei

este valoarea de cautat n prima coloana a tabelei. Aceasta poate fi valoare, ref erinta sau sir de text

este tabela ce contine inf ormatiile n care se cauta coincidenta. Se recomanda sa se utilizeze un nume de tabel. este numarul, n tabela, de unde se va ntoarce valoarea corespunzatoare estimarii coincidentei. este o valoare logica. Daca este adevar - TRUE sau omisa, VLOOKUP va ntoarce cu aproximatie valoarea cea mai mare apropiata care este mai mica dect lookup_value. Daca este fals -FALSE, VLOOKUP va cauta o coincidenta exacta. Daca nu va gasi va da mesajul N/A.

n exemplul de mai josfunctia VLOOKUP determina daca cifra de afaceri este mare, medie sau mica. n aceasta situatie argumentul range_lookup este setat pe optiunea true astfel nct functia VLOOKUP sa returneze aceeasi valoare (Small) pentru toate valorile argumentului lookup_value cuprinse n intervalul [100 000, 250 000)

HLOOKUP - cautare orizontala


Functia HLOOKUP este echivalenta cu functia VLOOKUP s i cauta prima linie dintr-un tabel pentru o valoare par ticulara, ntorcnd valoarea n celula indicata.

Sintaxa functiei este:

HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)

LOOKUP
Aceasta functie a fost inclusa n Excel numai pentru compatibilitate cu alte programe de foi de calcul. Posibilitatea de eroare este mai mare dect la VLOOKUP sau HLOOKUP, drept pentru care se recomanda utilizarea ultimelor functii.

MATCH
ntoarce pozitia relativa a unui element dintr-o matrice care corespunde unei valori specificate ntr-o ordine specificata. Utilizati functia MATCH n locul uneia din functiile LOOKUP atunci cnd aveti nevoie de pozitia unui element dintr-o zona si nu de elementul nsusi.

Sintaxa functiei este: MATCH(lookup_value;lookup_array;match_type) Lookup_value este valoarea utilizata pentru a gasi valoarea dorita ntr -un tabel.

Lookup_value este valoarea care vreti sa se potriveasca n matricea lookup_array. De exemplu, atunci cnd cautati numarul de telefon al unei persoane n cartea de telefon,

utilizati numele persoanei ca valoare de cautare (lookup_value), dar numarul de telefon este valoarea pe care o doriti. Lookup_value poate fi o valoare (numar, text, valoare logica) sau o referinta de celula spre un numar, text sau valoare logica.

Lookup_array este o zona de celule care contin valori posibil de cautat. Lookup_array

trebuie sa fie o matrice sau o referinta de matrice. Match_type este numarul -1, 0 sau 1. Match_typespecifica modul n care Microsoft Excel va potrivi valoarea din lookup_value cu valorile din matricea lookup_array. Daca match_typeeste 1, MATCH gaseste cea mai mare valoare care este mai mica sau egala cu lookup_value. Lookup_array trebuie asezata n ordine crescatoare: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSE, TRUE. Daca match_typeeste 0, MATCH gaseste prima valoare care este egala cu lookup_value. Lookup_array poate fi n orice ordine.

Daca match_typeeste -1, MATCH gaseste cea mai mica valoare care este mai mare sau egala cu lookup_value. Lookup_array trebuie asezata n ordine descrescatoare: TRUE, FALSE, Z-A,...2, 1, 0, -1, -2,... si as a mai departe. Daca match_type este omis, se considera egal cu 1.

o MATCH ntoarce pozitia valorii care se potriveste n matricea lookup_array si nu valoarea nsasi. De exemplu, MATCH("b";{"a";"b";"c"};0) ntoarce 2, pozitia relativa a lui b n matricea {"a";"b";"c"}. o MATCH nu face deosebire ntre litere mari si litere mici atunci cnd potriveste valori text. o Daca MATCH este nu gaseste o potrivire, atunci ntoarce valoarea de eroare #N/A. o Daca match_type este 0 si lookup_valuea este text, aveti posibilitatea sa utilizati
metacaracterele, cum ar fi semnul de ntrebare (?) si asteriscul (*) n lookup_value. Un semn de ntrebare se potriveste cu orice caracter unic, asteriscul se potrives te cu orice secventa de caractere. Daca doriti sa gasiti un semn de ntrebare sau asterisc n sine, tastati tilda (~) nainte de caracter.

INDEX
Returneaza continutul unei celule dintr -un domeniu. Se utilizeaza frecvent n combinatie cu functia MATCH.

Sintaxa functiei este: INDEX(array;row_num;column_num) Arrayreprezinta domeniul de date

Row_numnumarul liniei din domeniul de date de pe care vrem sa fie returnat raspunsul.

Column_numnumarul coloanei din domeniul de date de pe care vrem sa fie returnat raspunsul.

Att row_num ct si column_num pot fi rezultatul functiei MATCH.

Functii pentru baze de date si liste

DAVERAGE - media n baze da date


Functia DAVERAGE calculeaza mediile valorilor pentru un cmp - coloana (care respecta criteriile) dintr-o baza de date. Este identica cu functia AVERAGE, dar n plus trebuie tinut cont de criteriile specificate.

Modul de construire al criteriilor pentru functiile din aceasta categorie este acelasi cu cel de la filtrarea avansata. Deosebirea consta n f aptul ca o functie si schimba valoarea n momentul modificarii unuia dintre argumente.

Astfel, n cazul functiilor din categoria Database, la modificarea datelor nscrise n domeniul care reprezinta criteriul se actualizeaza si valoarea rezultatului.

Daca initial am calculat media vnzarilor pentru produsul Printer, la introducerea n criteriu a unui alt produs, functia va afisa media vnzarilor de computere, spre exemplu.

n cazul filtrarii avansate nsa, rezultatul filtrarii nu se modifica la schimbarea valorilor din zona de criterii.

Sintaxa functiei este:

DAVERAGE (database, field, criteria)

database = baza de date, field = cmp, criteria = criteriu

Deschideti fisierul ExExcel2007.xls, foaia de calcul DAVERAGE si studiati functia

DAVERAGE. n exemplul de mai joscu functia DAVERAGE se calculeaza media numarului de vnzari (No of Sales) de imprimante - Printer (Product).

Pentru aceasta se construieste criteriul n domeniul B3:B4. Pentruargumentul field puteti introduce fie adresa celulei care contine numele cmpului fie numarul acestuia (a cta coloana din tabel este cea asupra careia doriti sa aplicati calculul) numar care ar putea fi si rezultatul unei functii MATCH (cautarea numelui cmpului n antetultabelului)

Astfel cele trei variante ar fi urmatoarele:

Alte functii uzuale pentru baze de date si liste

Functia Descriere DCOUNT() ntoarce numarul de nregistrari a caror cmpuri numerice coincid cu un criteriu DCOUNTA() ntoarce numarul nregistrarilor nevide a caror cmpuri numerice coincid cu un criteriu DGET() ntoarce valoarea unui cmp specificat pentru o singura coincidenta de nregistrare cu un criteriu DMAX ntoarce valoarea maxima a unui cmp specificat pentru nregistrari care coincid cu un criteriu DMIN() ntoarce valoarea minima a unui cmp specificat pentru nregistrari care coincid cu un criteriu DPRODUCT() ntoarce produsul valorilor unui cmp specificat pentru nregistrari care coincid cu un criteriu DSUM() ntoarce suma valorilor unui cmp specificat pentru nregistrari care coincid cu un criteriu

Toate functiile de mai sus au aceleasi argumente ca si DAVERAGE:

Dxxxxxxx (database, field, criteria)

database baza de date field cmp criteria criteriu

este domeniul ce contine baza de date sau lista

este cmpul utilizat n functie

este domeniul ce contine criteriile

Functii de analiza statistica


n practica, de multe ori, aveti nevoie n analiza unui sir de valori de stabilirea tendintei centrale a unui grup de numer e ntr -o distributie statistica.

Cele mai comune marimi ale tendintei centr ale sunt:

o Medie(functia AVERAGE) care este media aritmetica si se calculeaza prin adunarea unui grup de numere si mpartirea la numarul de elemente al grupului. De exemplu, media numerelor 2, 3, 3, 5, 7 si 10 este 30 mpartit la 6, adica 5. o Median (functia MEDIAN)care este numarul din mijloc al unui grup de numere; adica jumatate dintre numere au valori mai mari dect medianul si jumatate au valori mai mici. De exemplu, medianul pentru 2, 3, 3, 5, 7 s i 10 este 4. o Mod(functia MODE) care este cel mai ntlnit numar dintr-un grup de numere. De exemplu, mod pentru 2, 3, 3, 5, 7 si 10 este 3. n cazul unei distributii simetrice a unui grup de numere, aceste trei masuri de tendinta centrala sunt identice. n cazul unei distributii asimetrice a unui grup de numere, pot fi
diferite.

Median

Returneaza numarul median al numerelor date. Prin median se n-elege numarul din mijlocul unui set de numere.

Sintaxa functiei este:

MEDIAN(number1;number2;...)

Number1, number2, ... sunt de la 1 pna la 255 de numere pentru care calculati medianul.

o Daca n set este un numar par de numere, atunci MEDIAN calculeaza media a doua numere din mijlocul setului. Vezi a doua valoare din exemplu. o Argumentele pot sa fie numere sau nume, matrice sau referinte care contin numere. o Valorile logice si reprezentarile text ale numerelor pe care le tastati direct n lista de argumente sunt numarate. o Daca un argument matrice sau referinta contine text, valori logice sau celule goale, acele valori sunt ignorate; oricum, celulele cu valori zero sunt incluse n calcule. o Argumentele care sunt valori de erori sau texte ce nu pot fi interpretate ca numere cauzeaza erori.

Mode
Returneaza valoarea car e apare cel mai frecvent sau se repeta, ntr -o matrice sau ntr-un interval de date.

Sintaxa functiei este:

MODE(number1;number2;...)

Number1, number2, ... sunt de la 1 pna la 255 de argumente pentru care vreti sa calculati valoarea mode. Aveti posibilitatea de asemenea sa utilizati o singura matrice sau o referinta a unei matrice n locul argumentelor separate prin virgula.

o Argumentele pot sa fie numere sau nume, matrice sau referinte care contin numere. o Daca un argument matrice sau referinta contine text, valori logice sau celule goale, acele valori sunt ignorate; oricum, celulele cu valori zero sunt incluse n calcule. o Argumentele care sunt valori de erori sau texte ce nu pot fi interpretate ca numere cauzeaza erori. o Daca setul de date nu contine nicio valoare duplicata, MODE returneaza valoarea de eroare #N/A.

Forecast functie de estimare liniara


Functia Forecast calculeaza, estimeaza o valoare viitoare plecnd de la un esantion de date cunsocute, avnd la baza regresia liniara. Esantionul de date cunoscute este reprezentat n doua siruri de numere cunoscute x si y, associate astfel: La valoarea X1 a corespuns valoarea Y1 La valoarea X2 a corespuns valoarea Y2. La valoarea Xn a corespuns valoarea Yn Avnd n vedere corespondentele de mai sus, care va fi valoarea estimata pentru Xn+1?

Sintaxa functiei este:

FORECAST(x, known ys, known xs)

Sfera de aplicabilitate este mare, deoarece se pot modela scenarii din lumea reala n domenii diverse. Functia Forecastestimeaza valorile viitoare bazndu-se pe o relatie liniara ntre cele doua siruri de date X si Y. Prin urmare, daca observati ca un model de crestere liniara se potriveste cu datele dumneavoastra reale, utilizati aceasta functie. De exemplu,: pentru lunile ianuarie mai 2005( reprezentate n tabel la adresele B3:B8) vnzarile realizate apar trecute n tabelul de mai jos (C3:C8):

Plecnd de la aceste date concrete, se pot estima vnzarile pe urmatoarea luna utiliznd functia forecast ca n imaginea de mai sus.

GROWTH- estimare exponentiala

Functia Growth calculeaza, estimeaza mai multe valori viitoare avnd la baza un esantion de valori cunoscute, pe modelul unei cresteri exponentiale. Daca functia Forecast modela o crestere liniara, n cazul Functiei Growth avem cu un ritm de crestere mult mai rapid, cel exponential. Daca acest model se potriveste cu datele dumneavostra reale, utilizarea lui este similara cu functia Forecast.

Sintaxa functiei Growth:

GROWTH(known_y's,known_x's,new_x's,const)

Functii conditionale
n functie de tipul operatiei efectuate, aceste functii sunt cuprinse n categorii diferite (AVERAGEIF, AVERAGEIFS,SUMIF si SUMIFS n categoria functiilor matematice, COUNTIF si COUNTIFS n categoria functiilor statistice) nsa toate returneaza rezultatul operatiei respective doar pentru nregistrarile cor espunzatoare unui criteriu. Va prezentam mai jos functiile COUNTIF si COUNTIFS, pentru toate celelalte metoda de lucru este similara.

COUNTIF
Functia COUNTIFsocotes te numarul celulelor nevide dintr-un domeniu, care respecta un criteriu dat.

Sintaxa functiei este: COUNTIF (range, criteria)

range domeniu criteria criteriu

este domeniul pentru car e se calculeaza celulele nevide

este un criteriu sub forma numerica, expresie sau text de ex.: 100, >100, "Loan accounts"

Deschideti fisierul ExExcel2007.xls, foaia de calcul COUNTIF si studiati functia

COUNTIF.

n exemplul de mai jos functia COUNTIF este utilizata pentru numararea celulelor nevide care ndeplinesc criteriul ca cifra de afaceri sa fie >300,000.

COUNTIFS

Contorizeaza numarul de celule dintr -un interval care ntrunesc mai multe criterii. Sintaxa functiei este:
COUNTIFS (interval1, criterii1,interval2, criterii2)

Interval1, interval2, sunt intervale de la la 1 la 127 n care se evalueaza criteriile asociate. Celulele din fiecare interval trebuie sa fie numere, matrice sau referinte care contin numere. Se ignora valorile text si valorile necompletate. Criterii1, criterii2, sunt criterii de la 1 la 127 sub forma de numar, expresie, referinta n celula sau text care defineste car e celule vor fi contorizate. De exemplu, criteriile se pot exprima ca 32, "32", ">32", "mere" sau B4.

o Fiecare celula din interval este contorizata numai daca toate criteriile corespunzatoare specificate pentru celula sunt adevarate. o Daca criteriul este o celula necompletata, COUNTIFS o trateaza ca pe o valoare 0. o Aveti posibilitatea sa utilizati metacaractere n criterii, cum ar fi semnul de ntrebare (?) s i asteriscul (*). Un semn de ntrebare se potriveste cu orice caracter unic, asteriscul se potrives te cu orice secventa de caractere. Daca doriti sa gasiti un semn de ntrebare sau asterisc, tastati tilda (~) nainte de caracter.

Functii financiare
Functiile financiare pe baza de anuitati opereaza cu o investitie sau un depozit la care toate platile sunt egale si efectuate la intervale regulate de timp. La introducerea argumentelor trebuie sa tineti cont de urmatoarele reguli: Platile pe care le efectuati (de exemplu depozite de economii) vor fi reprezentate prin numere negative Sumele pe care le primiti (de exemplu dobnzi din economii, credite) vor fi reprezentate prin numere pozitive.

PV, Present Value - valoare prezenta


Functia PV, calculeaza o valoare a unei investitii (anuitate). Valoarea prezenta este suma veniturile viitoare discountate referitoare la prezent. Sintaxa:

PV(rate, nper, pmt, [fv],[type])


rate rata dobnzii nper numar de perioade pmt marimea platii fv valoare viitoare type tip dobnda sau rata de discount pe perioada. Daca se utilizeaza perioade lunare si rata anuala, rata se mparte la 12; numarul de perioade de plata de ex. daca platile sunt lunare pe o perioada de 2 ani, numarul de perioade este 24;

plata periodica. Aceasta trebuie sa ramna constanta pe perioada platii. n mod normal aceasta suma include capitalul principal, fara cheltuieli sau taxe. valoarea viitoare este o valoare care ramne dupa ultima plata. Acest cmp este optional, iar daca este omis, va considerat zero. este 0 daca plata se face la sfrs itul perioadei si 1 daca plata se face la nceputul fiecarei perioade

Exemplu:O persoana fizica doreste sa economiseasca 500000 pe o durata de 20 ani cu o plata lunara fixa n valoare de 150 . Care este avansul pe care trebuie sa-l depuna stiind ca banca percepe o dobnda anuala de 15% ?

Deschideti fisierul ExExcel2007.xls, foaia de calcul PV si studiati functia Present

Value.

FV, FutureValue - valoare viitoare

Sintaxa:

FV(rate, nper, pmt,[pv],[type])


Functia FV calculeaza valoarea finala a unei investitii. Valoarea finala se obtine prin adaugarea dobnzii. Exemplu: O persoana fizica doreste efectuarea unui plasament de 25 000 pe o perioada de 9 ani la o banca ce ofera o dobnda anuala de 8 %. Persoana urmeaza sa depuna la banca lunar, alaturi de depozitul initial cte 500 pe aceeasi perioada. Cu ajutorul functiei FV se calculeaza valoarea viitoare a sumei depuse.

Deschideti fisierul ExExcel2007.xls, foaia de calcul FV si studiati functia Future

Value.

PMT, Payment - plata pe baza de anuitati


Functia PMT calculeaza valoarea platilor periodice pentru o investitie sau un mprumut.

Sintaxa:

PMT(rate, nper, pv, [fv], [type])


Pentru o descriere mai completa a argumentelor din PMT vezi functia PV. Rate este rata dobnzii pentru mprumut. Nper este numarul total de plati pentru mprumut. Pv este valoarea actualizata sau suma totala pe care o valoreaza n prezent o serie de plati viitoare denumita si capital de baza Fv este valoarea viitoare sau balanta n numerar la care vreti sa ajungeti dupa efectuarea ultimei plati Daca fv este omis se presupune a fi 0 (zero) ceea ce nseamna ca valoarea viitoare a mprumutului este 0. Type este numarul 0 (zero) sau 1 si indica momentul cnd sunt datorate platile.

Exemplu: Doriti sa depuneti anual o suma constanta ntr-un cont de economii cu o rata a dobnzii de 12% pe an si dupa 15 ani sa aveti economisita suma de 80 000 EUR. Care trebuie sa fie suma pe care trebuie sa o economisiti anual:

a) la plata anuala a dobnzii; b) cu dobnda pe mai putin de un an (de exemplu , 2 termene de plata pe an) c) la pv ramne necompletat deoarece Argumentul plata lunara a dobnziise porneste fara depunere initiala.

=PMT(B1;B2;0;B3) =PMT(B1/2;B2*2;0;B3) =PMT(B1/12;B2*12;0;B3)

Deschideti fisierul ExExcel2007.xls, foaia de calcul PMT si studiati functia PMT.

Exercitii

Deschideti foaia de calcul tabel _angajati din fisierul angajati . Introduceti un nou cmp numit Vechime si calculati vechimea n ani a fiecarui angajat daugati un cmp numit Spor Vechime care sa contina valoarea sporului de vechime n functie de grila de vechime urmatoare pentru vechime <= 3 ani - nu se acorda spor de vechime (adica este zero) pentru vechime cuprinsa ntre (3 si 5+ ani - spor de vechime 5% din salariu de ncadrare pentru vechime cuprinsa ntre *5 si 10) ani - spor de vechime 10% din salariu de ncadrare pentru vechime cuprinsa ntre *10 si 15) ani - spor de vechime 15% din salariu de ncadrare pentru vechime cuprinsa ntre *15 si 20) ani - spor de vechime 20% din salariu de ncadrare pentru vechime de peste 20 ani - spor de vechime 25% din salariu de ncadrare Rezolvati problema cu ajutorul functiei IF. Rezolvati cerinta de mai sus folosind functia VLOOKUP cu argumentul true.

Introduceti un nou cmp Salariu Brut n care adunati salariul de ncadrare cu sporul de vechime, un cmp Impozit n care calculati 16% din salariul brut si un cmp Salariu net ca diferenta ntre salariul brut si impozit Care este numarul angajatilor de la departamentul Contabilitate? Sa se determine numarul de angajati cu peste 10 ani vechime Sa se afiseze media de vrsta a angajatilor din societate si cea mai frecventa vrsta (functiile VER GE si MODE) Sa se calculeze suma salariilor nete pentru angajatii cu vechime de peste 15 ani

Deschideti foaia de calcul D VER GE Presupunnd ca n urmatorul tabelcoloana No of Sales contine valoarea vnzarilor pe fiecare produs din fiecare sucursala calculati pentru produsul PRINTER urmatoarele valori:

Product Branch No of Sales Printer Cluj 25 Printer Craiova 17 Printer Bucuresti 120 Printer Timisoara 64 Printer Botosani 33 LAN_Interface Bucuresti 1200 LAN_Interface Craiova 876 LAN_Interface Cluj 834 Computer Bucuresti 300 Computer Craiova 512 Computer Cluj 245

Valoarea totala a vnzarilor Media vnzarilor pe fiecare sucursala Valoarea maxima a vnzarilor Valoarea minima a vnzarilor Introducetin lista din foaia de calcul Forecast valori si pentru celelalte luni pna la sfrsitul anului Calculati folosind estimarea liniara tendinta pna la sfrsit ul anului. luna vanzari 2005 1 2,500.00 2 3,450.00 3 1,567.00 4 2,234.00 5 1,623.00 6 1,835.00 7 1,387.60 8 9 10

11 12 13 ceeasi cerinta pentru foaia de calcul Growth utiliznd estimarea exponentiala n foaia de calcul Vlookup2 introduceti n celulele B26 E26 formulele potrivite astfel ca la introducerea numarului de telefon n celula 26 sa fie afisate pe aceeasi linie datele corespunzatoare din tabel (Indicatie utilizati functia VLOOKUP cu argumentul false) Introduceti numarul de telefon First Name Last Name Address City 2124094378

Capitolul 4 _________________________________________

UTILITARE AVANSATE DE ANALIZA D TELOR

Utilizarea tabelelor de ipoteze (Data Table)


Un tabel de ipoteze analizeaza impactul generat de o variabila sau de doua variabile asupra rezultatului unei formule care utilizeaza aceste variabile. Pentru a crea asemenea tabele:

Clic pe butonul What-If Analysis din grupul Data Tools al filei Data

Clic pe Data Table pentru a crea un tabel de ipoteze fie bazat pe diverse valori ale unei singure variabile fie pe un set de valoripentru fiecare din cele doua variabile pe care se bazeaza un tabel bidimensional.

Tabele de ipoteze bazate pe o variabila

Sa presupunem ca avem de realizat o situatie statistica la nivel de societate si vrem sa calculam media salariilor pe departamente. Acest lucru se realizeaza cu ajutorul functiei DAVERAGE aplicata tabelului Angajati pe cmpul Salariul folosind criter iul:

Departament IT

Daca dorim nsa sa afisam media salariilor pentru toate departamentele ar trebui sa folosim cte un criteriu pentru fiecare departament. ntruct criteriul reprezinta un argument pentru functia DAVERAGE putem sa-l consideram variabila si folosind tabelele de ipoteze sa afisam valoarea functiei pentrru diverse valori ale acestei variabile astfel:

- se aplica functia DAVERAGE pentru o valoare a variabilei (n cazul nostr u IT)

- scrieti valorile cu care doriti sa nlocuiti variabila IT n formulape rndul de deasupra celui n care ati scris formula, ncepnd cu coloana urmatoare, ca n figura:
IT Contabilitate Marketing Resurse umane 3555.952381

- selectati tabelul de doua linii astfel format si selectati Data Table n modul prezentat mai sus - n caseta de dialog Data Table alegeti pentru Row Input Cell celula care contine valoarea IT din zona n care ati scris criteriul corespunzator celui de-al treilea argument al functiei si apasati OK

Veti obtine urmatorul rezultat:

IT Contabilitate Marketing Resurse umane Media salariilor 3555.952381 3369.230769 3387.142857 3170

n cazul n care doriti sa scrieti pe coloana valorile pe care trebuie sa le ia variabila aleasa, pozitia acestora fata de celula n car e este scrisa functia trebuie sa fie urmatoarea: Formula
IT 3555.952381 Valori cu care se nlocuieste variabila aleasa Contabilitate Marketing Resurse umane

si n caseta de dialog Data Table alegeti optiunea Column input cell.

Tabele de ipoteze bazate pe doua variabile

n cazul n care dorim sa realizam o situatie statistica la nivel de sociatate si trebuie sa calculam suma salariilor pe departamente si functii.

Construim un criteriu:

Departament Functie IT analist

si utiliznd functia DSUM pe tabelul Angajati pe coloana Salariul avnd ca si criteriu domeniul de mai sus vom determina suma salariilor analistilor din departamentul IT.

Numarul total de aplicari ale functiei DSUM este egala cu cardinalulprodusului cartezian dintre departamente si functii, n total 24 de operatii. Pentru a evita o asemenea situatie putem folosi tabelele de ipoteze n doua variabile: una reprezentata celula care contine numele departamentului n criteriu iar cealalta, celula care contine numele functiei angajatului.

Datele cu care va fi nlocuita functia angajatului le vom scrie pe linie (cap de tabel), cele care vor nlocui numele departamentului pe coloana (cap de rnd), iar n celula aflata la intersec-ia celor doua domenii se scrie formula (n cazul nostru functia DSUM) ca n figura urmatoare:

39650 analist contabil economist merceolog operator programator IT Contabilitate Marketing Resurse umane

Selectati acest tabel si n caseta Data Table pentru Row input cell selectati celula ce contine n cadrul criteriului functia angajatului iarn Column input cell celula ce contine numele departamentului n criteriul utilizat n definitia functiei.

Se obtine urmatorul rezultat:

39650 analist contabil economist merceolog operator programator IT 39650 0 33200 0 21150 55350 Contabilitate 0 35950 33900 17750 0 0 Marketing 0 0 45550 73000 0 0 Resurse umane 0 15850 0 0 0 0

ntr-un tabel de date puteti modifica formula initiala, datele care sunt introduse ca si cap de rnd si/sau cap de coloana dar nu puteti modifica datele obtinute ca si rezultat al tabelului de ipoteze.

Functii obiectiv (Goal seek)


n mod tipic n Excel se introduc date n anumite celule, se fac calcule, iar rezultatul se pune n alta celula Goal seek inverseaza procesul si determina ce valoare este necesara n datele initiale pentru a ajunge la rezultatul dorit

Fara a utiliza Goal seek se calculeaza platile pe care trebuie sa le faceti daca mprumutati o valoare de 20000$ pe care o napoiati n 4 ani la o rata a dobnzii de 12%.

Calculele pot consta n mai multe variabile, dar Goal seek permite manipularea unei singure variabile Goal seek utilizeaza o metoda iterativa pentru a gasi solutia ncercndu-se diferite serii de valori pna ce se determina o convergenta catre solutie

Pentru a utiliza Goal seek:

Pe foaia de calcul se completeaza datele de intrare formulele si rezultatul de iesire Selectati optiunea Goal Seek din lista What-If Analysis din grupul Data Tools al filei Data

Va aparea fereastra de dialog Goal Seek

n optiunea Set cell: se introduce referinta celulei care contine formula Goal seek poate actiona numai ntr-o celula unde se da o formula n zona To value:, se introduce rezultatul asteptat n zona By changing cell:, se introduce referinta celulei (variabile) ce se doreste sa se modifice pentru a ajunge la rezultatul dorit

n exemplul de mai sus se doreste sa se raspunda la ntrebarea Ce valoare voi putea mprumuta daca as plati $300 pe luna?

Se apasa butonul OK pentru a definitiva oparatia Dupa aparitia rezultatului se poate mentine acesta apasnd butonul OK sau se poate renunta revenind la valorile originale apasnd butonul Cancel. Goal seek utilizeaza un proces iterativ iar pentru operatii complexe poate dura mult timp Pentru a opri Goal seek se selecteaza butonul Pause din dialogul starii Goal Seek Status Se poate opera procesul executnd cte o operatie o data utiliznd butonul Step Se apasa butonul Continue pentru a reporni Goal seek.

Scenarii
n afaceri se opereaza cu diferite variante de supozitii presupuneri si estimari Fiecare dintre acestea se pot schimba si se doreste sa se poata vizualiza rezultatele lund n consideratie diferite seturi de date sau scenarii n exemplul de mai jos se pot modela efectele schimbarilor n valoarea mprumutului rata procentuala sau perioadele de plata

Valorile diferite pentru fiecare celula de intrare pot fi reprezentate ntr-un scenariu specific cu un anumit nume. Aceste scenarii pot fi vizualizate separat.

Stabilirea scenariilor

Se decide ce celule vor fi folosite continnd valori ce se vor schimba Excel denumeste aceste celule Changing Cells (32 maximum)

Aceste celule nu trebuie sa fie formule

n acest exemplu, B1 pna la B3 reprezinta celulele care se schimba Changing cells Daca se lucreaza cu foi de calcul complexe fiecare celula trebuie definita indiv idual. Se pot utiliza nume pentru definirea de referinte n formule Introduceti scenariul n foaia de calcul Scenario Manager din lista What-If Analysis a grupului Dta Tools din fila Data Se va afisa dialogul Scenario Manager .

Se apasa butonul Add... Aceasta va antrena dialogul Add Scenario

Se da un nume scenariului n Scenario Name: box n optiunea Changing Cells box se introduc ireferintele la celulele care se vor schimba Acestea pot fi introduse ca domeniu Celulele ne-adiacente pot fi separate prin virgule Celulele se pot selecta si cu ajutorul mouse -ului. n optiunea Comment:, se introduce descrierea scenariului. Se selecteaza butonul OK pentru executie Se va afisa dialogul Scenario Values

Se introduc valorile schimbate Daca s-au specificat mai multe celula pentru a fi modificate apar mai multe optiuni pentru a fi completate. Pentru a adauga mai multe scenarii se apasa butonul Addsi se revine la dialogulAdd Scenario.

Generarea unui sumar de scenarii

Se poate genera un raport sumar al scenariilor n care se afiseaza efectul pentru diferitele valori ale variabilelor

Pentru generarea unui sumar de scenarii

Se activeaza Scenario Manager Se apasa butonul Summary Se va afisa dialogul Scenario Summary:

Se alege Scenario Summary Celulele rezultante Result Cells este optional pentru raportul sumar cesta este folosit pentru a include acele celule care detin formule ce depind de celulele are se schimba Se selecteaza butonul OK pentru a realiza operatia Se va genera un sumar al scenariilor:

Raportul sumarului scenariilor va contine butoane de analiza/sinteza care pot ascunde sau afisa diferite nivele de subtotaluri

Aplicatia Solver
Solver este un add-in al programului Excel ce trebuie instalat si adaugat filei Data. Pentru a-l instala dati clic pe Microsoft Office Button Excel options categoria dd-Ins si clic pe butonul Go Bifati caseta din dreptul Solver dd-in si clic pe butonul OK

cest utilitar identifica valoarea optima a unei formule dintr-o celula (celula tinta) modificnd valoarea mai multor parametri implicati n formula respectiva Solver lucreaza cu mai multe celule Excel (celule ajustabile) relationate direct sau indirect cu celula tinta, modificnd valoarea lor conform cu constrngerile si specificatiile utilizatorului. Puteti utiliza Solver pentru a afla valoarea maxima si minima a unei formule schimbnd valorile celulelor ajustabile.

Sa luam ca exemplu figura de mai jos

n obtinerea profitului(celula B15) intra urmatorii factori

Factorul sezonier- celulele B3:E3 Numarul de produse vndute - celulele B5:E5 Costuri associate cu vnzarea produselor - celulele B7:E7 Cheltuieli cu personalul de la vnzari - celulele B10:E10 Cheltuieli cu publicitatea produselor vndute- celulele B11:E11 Cheltuieli administrative- celulele B12:E12 Profitul final din celula B15 depinde de toti factorii mentionati mai sus prin urmare de celulele aferente din tabel Conducerea companiei doreste maximizarea profitului final(B15) stiind ca se pot modifica cheltuielile cu publicitatea (B11 E11) avnd nsa constrngerea ca bugetul de publicitate total(F11) nu poate depasi 40 000 $ Pe ntru aceasta apelam la plicatia Solver ca n figura urmatoare avnd grija sa introducem corespunzator celulele corespunzatoare astfel: Celula tinta B15 deoarece se doreste maximizarea profitului Se selecteaza functia Max corespunzator cerintei problemei Celulele ajustabile sunt B11 E11 deoarece reprezinta cheltuielile cu publicitatea. Constrngerea se aplica pe celula F11 deoarece reprezinta totalul cheltuielilor cu publicitatea.

Se apasa butonul Solve pentru aflarea raspunsului optim Odata ce Solver a identificat o solutiesunteti ntrebat daca doriti pastrareavalorilornoi obtinute

Rezultatul va apa rea scris in tabelul initial

Exercitii

Deschideti fisierul Angajati foaia de calcul tabel_angajati. 1. Introduceti o noua foaie de calcul numita rapoarte 2. Sa se afiseze suma salariilor nete pe departamente (utilizati functia DSUM si un tabel de ipoteze cu o variabila) 3. Sa se afiseze salariul maxim pe functii (DM X) 4. Sa se calculeze media salariilor pe filiale si departamente (D VER GE si un tabel de ipoteze cu doua variabile) 5. Sa se calculeze marimea platilor lunare aferente unui credit de 120 milioane lei contractat pe 5 ani, pentru mai multe variante de rata a dobnzii (4%-12%) si de perioade de rambursare (1-5 ani):

6. Deschideti foaia de calcul goalseek. Ce salariu de ncadrare ar trebui sa aiba un angajat daca la angajare negociaza un salariu net n valoare de 3000 lei?

7. Deschideti fisierul ExExcel2007, foaia de calcul vanzari.

8. Clic pe butonul What-If Analysis din grupul Data Tools al filei Data si alegeti Scenario Manager. Apare fereastra Scenario Manager. Dati clic pe butonul Add. 9. n fereastra Add Scenario, n caseta Scenario Name introduceti textul Cele mai bune vnzari si apasati tasta Tab. n casetaChanging Cells specificati adresele celulelor pe care doriti sa le schimbati adica domeniulC5:C8 10. Dati click pe butonul OK din caseta de dialog Add Scenario. Apare caseta Scenario Values in care se introduc valoricare reprezinta numarul posibil de vanzari: pentru C5 introduceti valoarea 1 500 000 pentru C6 introduceti valoarea 1 800 000 pentru C7 introduceti valoarea 1 500 000 pentru C8 introduceti valoarea 1 600 000

11. Click pe butonul Add pentru ava reintoarce in caseta Add Scenario.
12. Urmati aceiasi pasi ca mai sus pentru a crea un nou scenariu numit Cele mai scazute vnzari . Pentruultimul pasintroduceti valorile: pentru C5 introduceti valoarea800 000 pentru C6 introduceti valoarea900 000 pentru C7 introduceti valoarea700 000 pentru C8 introduceti valoarea600 000 13. Pentru a vedea modificarile n foaia de calculselectati mai nti scenariul Cele mai bune vnzari, apoi apasati butonul Show din caseta Scenario Manager. 14. Selectati apoi scenariul Cele mai slabe vnzari apasati butonul Show si vizualizati schimbarile. 15. Pentru a vedea sumarul acestor scenarii (Summary Scenario) n aceeasi caseta de dialog Scenario Manager apasati butonul Summary. Se obtine:

Capitolul 5________________________________________

TABELE PIVOT

Tabele Pivot
Tabelele pivot reprezinta o facilitate puternica a Excelului ce permite nsumarea si analiza datelor n maniere diferite. Pe scurt, acestea permit nsumarea datelor ntr -un cmp (denumit cmp de tip date - Data Field) si organizarea acestora corespunzator datelor n al doilea cmp (denumit cmp de tip linie -Row Field). Avantajul tabelelor pivot este ca ele permit diferitelor cmpuri si categorii sa fie aranjate si manipulate usor prin pivotare.
Deschideti fisierul ExExcel2003.xls foaia de calcul Filtrare, copiati-o ntr-un alt

fisier, schimbati-i numele n Tabele Pivot si studiati modul de creare a unui tabel pivot. n exemplul urmator:

datele pot fi nsumate pe sucursale - Branch

Pentru a crea o tabela pivot

Selectati o singura celula a sursei de date si aplicati una din urmatoarele metode: Clic pe fila Insert si apoi Pivot Table din grupul Tables Daca sursa de date e formatata ca tabel, n fila Design, n grupul Tools sub TableTools selectati Summarize With Pivot Table Dupa ce ati aplicat oricare din cele doua metode apare fereastra Create Pivot Table.

n mod implicit tabelul pivot va fi plasat ntr-un nou worksheet dar daca doriti sa-l plasati ntr -o locatie anume alegeti locatia dupa ce bifati optiunea Existing Worksheet. Excel genereaza un format de tabel necompletat n zona din stnga foii de calcul. Se deschide automat n dreapta fereastra PivotTable Field List.

Dupa ce creati un raport PivotTable sau PivotChart, utilizati Lista de cmpuri PivotTable pentru a adauga cmpuri. Daca doriti sa modificati un raport PivotTable sau PivotChart, utilizati Lista de cmpuri pentru a rearanja si elimina cmpuri. n mod implicit, Lista de cmpuri PivotTable afiseaza doua sectiuni: o sectiune n partea de sus pentru adaugarea si eliminarea cmpurilor si o sectiune de aspect n partea de jos pentru rearanjarea si repozitionarea lor. Aveti posibilitatea sa fixati Lista de cmpuri PivotTable n oricare parte a ferestrei si sa o redimensionati orizontal. De asemenea, aveti posibilitatea sa deblocati Lista de cmpuri PivotTable, caz n care se poate redimensiona att vertical, ct si orizontal. Daca nu vedeti Lista de cmpuri PivotTable, asigurati-va ca faceti clic pe raportul PivotTable sau PivotChart. Daca tot nu vedeti Lista de cmpuri PivotTable, pentru un raport PivotTable, n fila Options, n grupul Show/Hide, faceti clic pe Field list, iar pentru un raport PivotChart, n fila Analyze, n grupul Show/Hide, faceti clic pe Field list. Pentru stabilirea pozitiei cmpurilor n tabelul pivot trageti numele cmpului n zona Report Filter, Column Labels, Row Labels sau Values n functie de modul n care doriti ca datele sa fie prelucrate n r aport. n zona Values se introduc de obicei date carora li se poate aplica o operatie aritmetica (date numerice), situatie n care Excel introduce implicit suma valorilor (subtotaluri) pentru fiecare schimbare n fiecare cmp din zona de tip linie Row. n momentul n care dati clic pe tabelul pivot se activeaza doua file: Options si Design n fila Options aveti urmatoarele grupuri: Pivot Table: aici puteti denumi tabelul n caseta Pivot Table Name sau puteti stabili

proprietatile generale ale tabelului pivot, proprietati pe care le puteti activa din fereastra PivotTable Options

Active Fieldn care puteti denumi cmpul activ.

n cazul n care cmpul activ esteValues (n care functia implicita pentru cmpuri numerice este SUM iar pentru celelalte COUNT) puteti modifica metoda de calcul prin selectar ea optiunii Field Settings. Apare urmatoarea caseta de dialog:

n fila Summarize byputeti alege o alta functie dupa care se va face calculul, iar n fila Show values as puteti personaliza metoda de calcul pentru a calcula procente din totalul general, din totalul pe rnd sau coloana, pentru determinarea diferentei fata de un item, etc. Pentru a realiza un calcul corect functia de baza trebuie sa fie SUM si o selectati initial n fila Summarize by.

Daca niciuna din optiunile din lista propusa nu satisface cerintele de analiza pe care doriti sa le aplicati asupra datelor, Excel ofera posibilitatea adaugarii unor cmpuri calculate. Pentru aceasta, selectati o celula oarecare din tabelul pivot pentru a activa fila Options. n grupul Tools clic pe butonul Formulas. Apare urmatoarea fereastra:

n caseta Name completati numele cmpului calculat iar n caseta Formula scrieti formula de calcul pe baza careia se vor completa datele din acest cmp. Spre exemplu, n tabelulcomenzi din foaia de calcul Lista?comenzi a fisierului Comenzi introducem n tabelul pivot un nou cmp calculat Valoare obtinut prin nmultirea cantitatii comandate cu pretul unitar. Pentru aceasta, n caseta formula introducem numele cmpului Quantity selectnd-ul din lista Fields si apasnd butonul Insert Field. Scriem apoi de la tastatura operatorul * si introducem apoi numele celui de-al doilea cmp prin aceeasi metoda.

n tabelul pivot va aparea noul cmp calculat, Sum of Valoar e:

Pentru a afisa lista cmpurilor calculate mpreuna cu formula utilizatadati clic pe butonul Formulas din grupul Tools al filei Options. n meniul care se afiseaza alegeti List Formulas. Excel va afisa lista ntr-un nou worksheet astfel:

Group. Tabelul pivot grupeaza valorile cmpurilor n functie de ordinea n care acestea au fost introduse n zona de cmpuri. Daca doriti sa realizati o grupare personalizata selectati itemii pe care doriti sa-i includeti ntr-un grup si apoi actionati butonul Group selection din sectiunea Group a filei Options. Degruparea se realizeaza prin actionarea butonului Ungroup. n cazul n care doriti o grupare semiautomata a datelor (spre exemplu grupare pe trimestre a datelor calendaristice) utilizati optiunea Group Field care permite gruparea unui numar exact de itemi, gruparea datelor calendaristice pe anumite intervale, etc. n functie de tipul de date continute de cmpul pe care se realizeaza gruparea. De exemplu, n foaia de calcul detalii_comenzi daca realizam un tabel pivot cu produsele comandate pe date calendaristice, putem grupa aceste date trimestre.

Prin colapsare (butonul din grupul Active field al filei Options) obtinem urmatorul rezultat:

Prin dublu clic pe orice valoare de sumarizare din tabelul pivot Excel afiseaza ntr -un nou worksheet datele din tabelul initial pe baza carora s-a facut subtotalul respectiv. Puteti de asemenea sorta datele din tabelul pivot utiliznd optiunile de sortare din grupul Sort al filei Options. n grupul data aveti optiunile de actualizare a datelor din tabelul pivot cnd datele din tabelul sursa sunt modificate sau de a modifica proprietatile conexiunii n situatia n care tabelul pivot a fost generat pe baza datelor din surse externe. Puteti de asemenea renunta la afisarea antetului de cmp sau la butoanele de structura ierarhica (+ sau -). n fila Design aveti la dispozitie cteva optiuni de afisare a datelor din tabelul pivot din punctul de vedere al aspectului raportului n vederea tiparirii.

Grafice pivot (Pivot Charts)


n grupul Tools al filei Options, prin actionarea butonului PivotChart se deschide fereastra Insert Chart prin intermediul careia puteti alege tipul de grafic pe care doriti sa-l utilizati n reprezentarea datelor din tabelul pivot

pare fereastra PivotChart Filter Pane care va prezinta informatii despre cmpurile active din grafic Puteti oricnd modifica modul de vizualizare care sa fie datele pe care doriti sa le evidentiati grafic si puteti modifica absolut toate cmpurile sau modul de calcul ca si n cazul tabelelor pivot

Graficul pivot poate fi formatat n acelasi mod n care se formateaza graficele obisnuite dupa cum ati vazut n Capitolul 1 La un clic pe zona graficului pivot se activeaza filele Design Layout Format nalyze prin intermediul carora se poate interveni asupra elementelor graficului: Titlu, axe, linii de tendinta etc

Exercitii

Deschideti foaia de calcul Subtotaluri .

Creati un tabel pivot ce are ca sursa tabelul existent n aceasta foaie cu urmatoarea structura :

Coloana Product cmp de tip column; Coloana Branch cmp de tip row; Coloana No of Sales cmp de tip Value;

Cu ajutorul tabelului pivot vizualizati subtotalurile pe produse apoi pe sucursala .

daugati functiile Min, Max, Avarage pentru a vizualiza valoarea maxima minima si
media vnzarilor pe sucursale.

Scoateti functiile Min, Max si Avarage adaugate la punctul 4.

fisati urmatoarele informatii de analiza a vnzarilorsucursalelor din provincie fata de Bucuresti

Cu ct a vndut fiecare sucursala mai mult sau mai putin fata de Bucuresti; Cu ct la suta avndut fiecare sucursala mai mult sau mai putin fata de Bucuresti Care este contributia fiecarui produs la total vnzari pe societate? Care este contributia fiecarei sucursale la total vnzari pe societate? Care este contributia fiecarui produs din cadrul fiecarei sucursale la total vnzari pe societate?

Creati un grafic avnd ca sursa un tabel pivotce afiseaza vnzarile produselorpefiecare sucursala

Creati un grafic avnd ca sursa un tabel pivotce afiseaza vnzarile sucursalelorpe fiecare produs.

Capitolul 6________________________________________

M CROINSTRUCTIUNI

MACROINSTRUCTIUNI MACROS
Macroinstructiunile pot fi gndite ca mici programe ce contin o lista de instructiuni Ele combina un numar de comenzi functii si instructiuni ntr-o singura procedura ce poate fi apelata usor

O macroinstructiune Excel poate executa tot ce poate executa Excel n forma sa simpla ea poate automatiza mici sarcini repetitive n mna unui expert se pot crea aplicatii foarte elaborate.

Crearea si modificarea unei macroinstructiuni


Primul pas n crearea unei macroinstructiuni este planificarea procesului pe care doriti sa -l automatizati Calculatoarele actuale sunt destul de rapide astfel ca nregistrarea unui pas n plus nu produce ntrzieri semnificative n schimb lipsa unuia poate afecta ntregul proces si sunteti nevoiti sa renregistrati macroinstructiunea Dupa planificarea procesului puteti crea o macroinstructiune utiliznd butonul Record Macro din lista Macros a grupului cu acelasi nume din fila View n caseta de dialog care apare:

Se poate completa numele macroinstructiunii si descrierea sa n Macro Name si Description Se poate completa o litera n Shortcut Key daca se doreste ca macroinstructinuea definita sa poata fi invocata si prin apasarea tastei Ctrl si litera specificata Folosind sectiunea Store macro in se poate alege locul de memorare a macroinstructiunii curente care poate fi

Personal Macro Workbook - daca se foloseste pentru uz personal ceasta

macroinstructiune personala este memorata ntr-o carte de lucru (Personal Macro Workbook) separata numita PE RSONAL.xlsb si care trebuie sa fie nregistrata n subcatalogul C:\Program Files \Microsoft Office \Office \XLStart" Cnd se lanseaza Excelul aceasta macroinstructiune va fi ncarcata automat n memorie.
This Workbook - daca macro este necesara numai n fisierul actual New Workbook - daca macro este creata pentru toate fisierele noi

Se selecteaza butonul OK. Se executa toti pasii care se doresc sa se nregistreze n macroinstructiune pentru a fi executati la lansarea acesteia Cnd se considera ca s -a terminat se actioneaza butonul de Stop Recording care apare n locul butonului Record Macro din grupul Macros al filei View. ctiunile executate au fost nregistrate n Visual Basic nregistrarea poate fi gasita ntr-un modul n functie de optiunea indicata n Store macro in. Pentru modificarea unei macroinstructiuni nregistrate puteti sterge si reedita macroinstructiunea sau puteti face o modificare rapida n editorul Visual Basic adaugnd sau modificnd o instructiune a sa

Sa nregistram o macroinstructiune care sa formateze titlul si sa nregistreze textul Raport Vnzari

Pentru acesta :

- ntr-un nou worksheet selectati celula B4

- Utilizati comanda Record Macro

n fereastra care apare completati cmpurile ca n figura

- pasati butonul OK Din acest moment ncepe nregistrarea tuturor actiunilor pe care le executati inclusiv a greselilor

- Efectuati urmatoarele actiuni

a) Selectati domeniul B4:H4 b) Schimbati tipul fontului n Arial c) Schimbati dimensiunea fontului la 12 d) Selectati Bold e) Selectati Merge& Center f) Selectati chenarul Top&Bottom Borders g) Selectati fundalul albastru deschis

- Scrieti textul Raport vanzari - pasati Enter

- ctionati comanda Stop Recording din fila View lista Macros

Utilizarea adreselor relative n macroinstructiuni


dresele relative si absolute determina modul n care o macroinstructiune va nregistra locatia unei celule Macroinstructiunea Titlu nregistrata mai sus utilizeaza adrese absolute astfel ca indiferent de celula selectata nainte de rularea macroinstructiunii se va crea un titlu n domeniul B4:H4. dresele absolute utilizeaza locatia exacta nregistrata n macroinstructiune ceasta modalitate de nregistrare a locatiilor celulelor este implicita Cnd se utilizeaza adrese relative se nregistreaza doar pozitia domeniului destinatie (n care se va depune rezultatul macroinstructiunii) fata de celula selectata nainte de rularea macroinstructiunii Spre exemplu selectam celula B2 nainte de nregistrare dar rezultatul va fi trecut n domeniulB4 H4 cu doua rnduri mai jos stfel ca daca selectam celula 4 si rulammacroinstructiunea pe care am nregistrat-o folosind adrese relative, rezultatul va fi trecut n domeniul aflat cu doua rnduri mai jos ncepnd cu celula 4

Sa nregistram o macroinstructiune care va insera data curenta folosind functia TODAY().

Pentru a nu genera o modificare dinamica a datei dupa inserare, vom copia rezultatul ntr-o alta celula folosind optiunea Values and number formats a comenzii Paste Special. ceasta macroinstructiune o salvam n Personal macro workbook pentru a putea fi utilizata si n alte fisiere Excel

Pentru aceasta, ntr-un nou workbook: - Selectati celula B4 - Clic pe butonul Record Macro din fila View, lista Macros - n casuta de dialog Record Macro introduceti datele ca n figura de mai jos

Prin aceasta asignati macroinstructiunii o combinatie de taste care va permite apelarea mai rapida a macroinstructiunii - Clic OK pentru a ncepe nregistrarea - Clic pe butonul din fila View lista Macros. Acest buton este activ cnd apare o caseta de accent n jurul butonului - n celula B4 scrieti = TOD Y() si apasati ENTER - Cu celula B4 selectata formatati celula ( clic dreapta Format Cells n tab-ul Number selectati Date apoi costom si scrieti formatul dd-mmm-yyyy)

- Copiati celula B4
- Clic dreapta n celula B6 si alegeti Paste Special Values and number formats

- Stergeti celula B4 - Clic pe butonul Stop Recording - Salvati si nchideti fisierul Excel Dupa ce ati salvat un macro n Personal macro workbook la parasirea Excel -ului sunteti ntrebati daca doriti sa salvati modificarile

pasati butonul Yes

Nota Pentru a accesa mai rapid optiunile de nregistrare ale unei macroinstructiuni aveti nevoie de o fila suplimentara pe Ribbon numita Developer Pentru a afisa aceasta fila clic pe Microsoft Office Button si apoi pe Excel Options n categoria Popular selectati Show Developer Tab In The Ribbon si dati OK Pentru a nregistra o macroinstructiune dati clic pe Record macro din grupul Code al filei Developer.

Rularea uneimacroinstructiuni
Daca ati asignat o combinati de taste unei macroinstructiuni rularea acesteia se face imediat dupa tastarea combinatiei respective n exemplul anterior am stocat o macroinstructiune n Personal macro workbook la deschiderea unui nou Workbook si tastarea combinatiei CTRL+d n celula situata cu doua rnduri mai jos fata de celula curenta va fi afisata data curenta (datorita faptului ca la nregistrare s-au folosit adrese relative). Un alt mod de a rula o macroinstructiune este de a apela comanda Run din fereastra Macro pe care o deschideti utiliznd butonul Macros din grupul Code al filei Developer sau din fila View, lista Macros.

Este destul de incomod sa activati o macroinstructiune n acest mod de aceea Excel ofera cteva posibilitati de a reduce timpul necesar activarii unui macro prin atasarea acestuia unui buton prin a carui simpla apasare rulam macroinstructiunea Pentru aceasta deschideti fereastra Excel Options(fie cu Microsoft Office Button Excel Options fie cu clic pe sageata din dreapta barei de acces rapid si apoi clic pe optiunea More Comands) Din fereastra Excel Options, Customize clic pe sageata din dreptul casetei Choose Commands From si alegeti optiunea Macros Dati clic pe numele macroinstructiunii pe care vreti sa o asignati unui buton clic pe dd si apoi OK

Rularea macroinstructiunii se face automat la apasarea butonului corespunzator de pe bara de acces rapid.
Buton asociat macroinstructiunii

Puteti schimba imaginea asociata butonului din fereastra Excel Options clic pe butonul asociat macrocomenzii si apoi apasati butonul Modify Se va deschide fereastra Modify Button n care puteti selecta o optiune din cele 160 disponibile

De asemenea puteti asocia o macroinstructiune unui buton de actiune sau unui controldin lista Insert a grupului Controls din fila Developer.

n grupul Form Controls, primul control, Button poate fi asociat unei macoinstructiuni astfel selectati butonul si pe foaia de calcul desenati controlul tinnd apasat butonul stnga al mouse-ului. La eliberarea butonului stnga al mouse-ului se deschide fereastra:

Se alege din lista numele macroinstructiunii ce va fi asignata butonului si se apasa OK Din acest moment orice apasarea butonul va rula macroinstrucsunea atasata Pentru a edita proprietatile acestui control dati clic dreapta pe buton si din meniul care apare alegeti optiunea de formatare dorita - editarea textului de pe buton (Edit Text) - formatarea fontului (Format Control) etc.

Exercitii

ntruct prin aplicarea unui filtru avansat rezultatul filtrari este obtinut doar pentru o singura aplicare a acestui mecanism (la modificarea criteriului nu se modifica si rezultatul filtrarii asrfel ca pentru a filtra datele dupa un alt criteriu trebuie sa aplicati din nou filtrarea avansata) putem automatiza acest proces prin nregistrarea unei macroinstructiuni de filtrare si asignarea acesteia unui buton de actiune Deoarece n urma aplicarii unui filtru rezultatul primei filtrari ar putea cuprinde un numar mai mare de nregistrari dect cele care urmeaza e necesar sa nregistram o alta macroinstructiune care sa readuca froaia de calcul n starea initiala

1. Deschideti fisierul ngajati Vom nregistra o macroinstructiune care sa filtreze angajatii dupa departament si functie

ntr-un nou worksheet copiati antetul coloanelor Departament si Functie n domeniul A1:B1 Vom utiliza domeniul A1 B2 ca si criteriu Zona n care vom copia rezultatele va ncepe cu celula A5

ncepeti nregistrarea macroinstructiunii activnd comanda Record Macro din grupul Macros al filei View Denumiti macroinstructiunea filtrare si alegeti ca locatie This Workbook Urmati pasii de aplicare a filtrarii avansate si actionati butonul Stop Recording ntr-un nou worksheet copiati antetul coloanelor Departament si Functie n domeniul A1:B1 Vom utiliza domeniul 1 B2 ca si criteriu Zona n care vom copia rezultatele va ncepe cu celula A5 ncepeti nregistrarea macroinstructiunii activnd comanda Record Macro din grupul Macros al filei View Denumiti macroinstructiunea filtrare si alegeti ca locatie This Workbook Urmati pasii de aplicare a filtrarii avansate si actionati butonul Stop Recording 2. nregistram o macroinstructiune pe care o denumim revenire care va sterge rezultatul filtrarii de la exercitiul 1

ncepeti nregistrarea macroinstructiunii activnd comanda Record Macro din grupul Macros al filei View. Denumiti macroinstructiunea revenire si alegeti ca locatie This Workbook Selectati liniile care contin rezultatul de la exercitiul 1 (liniile de la 5 la 113 inclusiv) Dati un clic n afara selectiei si apoi actionati butonul Stop Recording 3.Introduceti pe foaia de calcul n dreptul zonei n care ati nregistrat criteriile doua butoane de actiune Unuia i asociati macroinstructiunea filtrare iar celuilalt macroinstructiunea revenire ca n figura

4. signati cele doua macroinstructiuni unor butoane pe bara de acces rapid


schimbnd imaginea asociata butonului pentrufiltrare cu si butonului pentru revenire cu .

5. Verificati functionalitatea celor doua comenzi afisnd pe rnd urmatoarele date

- Care sunt programatorii din departamentul IT? - Care sunt operatorii din departamentul IT? - Care sunt economistii de la departamentul Marketing? - Care sunt economistii de la Resurse Umane ? - Dar cei de la IT?

Capitolul 7_________________________________________

TEHNICI V NS TE DE EDIT RE SI DE FORMATARE A FOILOR DE CALCUL

Tehnici de editare.
Optiunea Autofill
Exista o serie de comenzi prescurtate (shortcuts) pentru a completarea unui domeniu cu date.

Umplerea domeniului n mod automat


Exista doua comenzi prescurtate simple pentru a realiza aceasta.

Metoda Ctrl & Enter

Se selecteaza un domeniu cu ajutorul mouseului Se introduce o anumita data (de ex. 1300) Aceasta data apare n prima celula a domeniului Se tin apasate tastele Ctrlsi Enter Data introdusa va aparea n tot domeniul Metoda indicatorului de umplere - Fill handle

Se introduce data ntr-o celula Se muta cursorul n coltul din dreapta jos a celulei Cursorul se va transforma ntr-o cruciulita; aceasta este indicatorul de umplere - Fill Handle Se pastreaza apasat butonul stng al mouse-ului si se trage cruciulita de-a lungul domeniului destinatie alaturat din dreapta sau n jos Toate celulele domeniului destinatie vor avea aceeasi data copiata n ele.

n cazul n care doriti sa introduceti ntr-un domeniu o serie liniara (de exemplu 2001 2002 2003 ) introduceti primele doua elemente ale seriei aritmetice n primele doua celule le selectati si folosind aceiasi pasi ca mai sus trageti cursorul pna la valoarea dorita

La fiecare actionare a acestei comenzi de umplere automata apare un smart tag .Un clic pe sageata atasata va deschide un meniu cu patru optiuni ca n imaginea de mai sus.

n cazul n care se copiaza o singura valoare, optiunea Copy Cells este implicita, la fel ca n cazul al doilea cnd se selecteaza doua valori ale seriei si optiunea Fill Series este implicita. Puteti folosi acest meniu n situatia n care doriti sa copiati cele doua valori din

serie ntr-un domeniu sau sa copiati doar formatul celulelor respective. Puteti realiza copierea celulelor care compun o serie folosind tasta CTRL cnd trageti cursorul.

Meniul prescurtat de umplere automata - AutoFill

Pentru utilizarea mai sofisticata a facilitatii AutoFill, se poate utiliza meniul prescurtat.. Pentru utilizarea meniului: Se pozitioneaza cursorul n coltul din stnga jos a celulei pentru a identifica indicatorul de umplere Se apasa butonul din dreapta al mouse-ului si se trage indicatorul n lungul domeniului unde se doreste sa se faca extinderea Va apare meniul prescurtat AutoFill cu mai multe optiuni. n cazul n care datele sunt de tipul data calendaristica aveti posibilitatea de umplere a celulelor cu date avnd zile, luni diferite (n ordine crescatoare) sau ani diferiti. Optiunea Linear Trendutilizeaza metoda lineara a celor mai mici patrate pentru a extinde tendinta Optiunea Growth Trend utilizeaza o metoda similara pentru a crea o tendinta de crestere bazata pe produse. Optiunea Series deschide o fereastra cu acelasi nume n care puteti crea serii numerice personalizate stabilind pasul de crestere n caseta Step value (ratia, n limbaj matematic, pentru progresia aritmetica ce cor espunde tipului Linear sau pentru cea geometrica Growth) si limita maxima pna la care va creste seria n caseta Stop value (n cazul n care domeniul selectat are mai multe celule dect numarul de termeni al seriei acestia se vor repeta).

ceasta optiune mai poate fi activata si din meniul Fill din grupul Editing al filei Home

Tot n acest meniu aveti pe lnga optiunile pe care le cunoasteti deja si comanda Justify ceasta comanda este utila n situatia n care doriti ca un text pe care l -ati scris ntr-o singura celula sa fie mpartit n mai multe celule n cazul n care ati scris un text mai lung ntr-o celula selectati un domeniu n care doriti sa fie returnat rezultatul si apoi utilizati comanda justify

Crearea seriior de text

Excel este capabil sa completeze serii de text, daca acestea se includ n facilitatea AutoFill..

Pentru a extinde seriile de date:

Se selecteaza celulele de unde se doreste sa se nceapa seriile

Se pozitioneaza cursorul mouseului n coltul din dreapta jos a ultimei celule din domeniu pna se obtine cruciulita - fill handle Se apasa butonul stng al mouseului si se trage peste celulele unde se doreste sa se extinda seria AutoFill va umple seria text n exemplul de mai sus, daca s-a introdus Jan, Feb, Excel va sti sa continue sa completeze cu seria July, September, etc. Acest lucru este posibil deoarece Excel contine o serie de liste predefinite. n cazul n care folositi n mod repetat o anumita lista cum ar fi lista functiilor sau lista produselor puteti salva aceasta lista personalizata si o puteti folosi cu metoda AutoFill.

Pentru a crea o lista personalizata va trebui sa efectuati urmatorii pasi:

1. Clic pe Microsoft Office Button si apoi pe Excel Options


2. Selectati categoria Popular. n zona Top Options For Working With Excel Area dati clic pe butonul Edit Custom List

3. Se deschide fereastra Options

4. Avnd selectata optiunea NEW LIST n zona Custom lists scrieti n zona List Entriestoate elementele pe care vreti sa le includeti n lista 5. Clic pe butonul Add si apoi OK. Puteti de asemenea sa importati o lista pe care o aveti scrisa ntr -o foaie de calcultot n fereastra Optionsintroducnd n zona Import list from cells adresa domeniului n care aveti lista si apasnd apoi butonul Import.

Tehnici de formatare Formatarea conditionata


Utiliza i un format condi ional pentru a va ajuta sa explora i vizual i sa analiza i date, sa detecta i probleme critice i sa identifica i modele i tendin e.

Despre formatarea condi ionala


Cnd analiza i date, va pune i ntrebari precum:
Care sunt excep iile n sinteza de profituri pentru ultimii cinci ani? Care sunt tendin ele ntr -un sondaj de opinie de marketing pentru ultimii doi ani? Cine a vndut de mai mult de 50.000 de lei n aceasta luna? Care este distribu ia generala de vrsta a angaja ilor? Care produse au cre teri n vnzari mai mari de 10% din an n an? Care sunt cei mai buni i cei mai slabi studen i dintr-o clasa de boboci?

Formatarea condi ionala ofera raspunsuri la aceste ntrebari u urnd eviden ierea celulelor interesante sau a zonelor de celule, punerea accentului pe valori neobi nuite i vizualizarea datelor utiliznd bare de date, scale de culori i seturi de pictograme. Un format condi ional modifica aspectul unei zone de celule pe baza unei condi ii (sau criteriu). n cazul n care condi ia este adevarata, zona de celule este formatata pe baza acelei condi ii; n cazul n care condi ia este falsa, zona de celule nu este formatata pe baza acelei condi ii. NOTA Cnd se creeaza un format condi ional, ave i posibilitatea sa face i referire la alte celule din foaia de lucru, cum ar fi =FY2006!A5, dar nu ave i posibilitatea sa utiliza i referin e externe n alt registru de lucru.

Formatarea tuturor celulelor utiliznd o scala n doua culori


Scalele n culori sunt ghizi vizuali care ajuta la n elegerea distribu iei i varia iei datelor. O scala de doua culori permite compararea unei zone de celule utiliznd o grada ie de doua culori. Umbra culorii reprezinta valori mai mari sau mai mici. De exemplu, ntr-o scala care con ine culorile verde i ro u, ave i posibilitatea sa specifica i ca celulele cu valori mai mari au o culoare mai verde iar cele cu valori mai mici au o culoare mai ro ie.

Formatare rapida
1. Selecta i o zona de celule sau asigura i-va ca celula activa este ntr-un tabel sau ntr-un raport PivotTable. 2. n fila Pagina de pornire, n grupul Stiluri, face i clic pe sageata de lnga Formatare condi ionala, apoi pe Scara culori.

3. Selecta i o scala din doua culori. SFAT ine i cursorul peste pictogramele scalele de culori pentru a vedea care dintre ele este o scala de doua culori. Culoarea de sus reprezinta valorile mai mari iar culoarea de jos reprezinta valorile mai mici. Formatare complexa 1. Selecta i o zona de celule sau asigura i-va ca celula activa se afla ntr-un tabel sau ntr-un raport PivotTable. 2. n fila Pagina de pornire, n grupul Stiluri, face i clic pe sageata de lnga Formatare condi ionala, apoi pe Gestionare reguli. Se afi eaza caseta de dialog Gestionar reguli formatare condi ionala . 3. Variante disponibile:
Pentru a adauga o formatare condi ionala, face i clic pe Regula noua.

Se afi eaza caseta de dialog Regula noua de formatare .


Pentru a modifica o formatare condi ionala, proceda i astfel:

1. Asigura i-va ca este selectata foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta lista Afi are reguli formatare pentru. 2. Op ional, modifica i zona de celule facnd clic pe Restrngere dialog n caseta Se aplica la pentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona noua de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog . 3. Selecta i regula, apoi face i clic pe Editare regula . Se afi eaza caseta de dialog Editare regula de formatare .

4. Sub Se selecteaza un tip de regula, face i clic pe Se formateaza toate celulele pe baza valorilor lor. 5. Sub Se editeaza descrierea regulii:, n caseta lista Stil format, selecta i Scala 2-culori. 6. Selecta i un Tip pentru Minim i Maxim. Efectua i una din urmatoarele:
Formatarea celor mai mici i a celor mai mari valori Selecta i Cea mai mica valoare i

Cea mai mare valoare.

n acest caz, nu introduce i o Valoare pentru Minim i Maxim.


Formatarea unei valori de numar, data sau ora Selecta i Numar, apoi introduce i o Valoare

pentru Minim i Maxim. Maxim.

Formatarea unui procentaj Selecta i Procent, apoi introduce i o Valoare pentru Minim i

Valorile valide sunt ntre 0 i 100. Nu introduce i semnul procent.

Utiliza i semnul procent atunci cnd dori i sa vizualiza i toate valorile propor ional din cauza ca distribu ia valorilor este propor ionala.
Formatarea unui procentaj Selecta i Procent, apoi introduce i o Valoare pentru Minim i

Maxim.

Valorile procentuale valide sunt ntre 0 i 100. Nu este posibila utilizarea unei valori procentuale daca zona de celule con ine mai mult de 8.191 puncte de date. Utiliza i un procentaj atunci cnd dori i sa vizualiza i un grup de valori mari (cum ar fi primele douazeci de procente) ntr -o culoare i valorile mici (cum ar fi ultimele douazeci de procente) n alta culoare, deoarece ele reprezinta valorile extreme care pot determina o vizualizare asimetrica a datelor dvs.
Formatarea rezultatului unei formule Selecta i Formula, apoi introduce i o Valoare pentru

Minim i Maxim.

Formula trebuie sa returneze o valoare de numar, data sau ora. ncepe i formula cu semnul egal (=). Nu se aplica niciun format pentru formulele nevalide. Se recomanda sa testa i formula n foaia de lucru pentru a va asigura ca nu returneaza o valoare de eroare.
Valorile Minim i Maxim sunt valorile minime i maxime pentru zona de celule. Asigura i-

va ca valoarea Minim este mai mica dect valoarea Maxim. Numar Minim i un Procent Maxim.

Ave i posibilitatea sa alege i un alt Tip pentru Minim i Maxim. De exemplu, alege i un

7. Pentru a alege o scala de culori Minim i Maxim, face i clic pe Culoare pentru fiecare, apoi selecta i o culoare. Daca dori i sa alege i culori suplimentare sau sa crea i o culoare particularizata, face i clic pe Mai multe culori. Scala de culori pe care a i selectat-o se afi eaza n caseta Examinare.

Formatarea celulelor utiliznd o scala de trei culori


Scalele n culori sunt ghizi vizuali care ajuta la n elegerea distribu iei i varia iei datelor. O scala de trei culori permite compararea unei zone de celule utiliznd o grada ie de trei culori. Umbra culorii reprezinta valori mai mari, medii sau mai mici. De exemplu, ntr-o scala care con ine culorile verde, galben i ro u, ave i posibilitatea sa specifica i ca celulele cu valori mai mari au culoarea verde, cele cu valori mijlocii au culoarea galbena iar cele cu valori mai mici au culoarea ro ie.

Formatare rapida
1. Selecta i o zona de celule sau asigura i-va ca celula activa se afla ntr-un tabel sau ntr-un raport PivotTable. 2. n fila Pagina de pornire, n grupul Stiluri, face i clic pe sageata de lnga Formatare condi ionala, apoi pe Scara culori.

3. Selecta i o scala din trei culori. Culoarea de sus reprezinta valorile mai mari, culoarea din centru reprezinta valorile din mijloc, iar culoarea de jos reprezinta valorile inferioare. SFAT ine i cursorul peste pictogramele scalele de culori pentru a vedea care dintre ele este o scala de trei culori.

Formatare complexa
1. Selecta i o zona de celule sau asigura i-va ca celula activa se afla ntr-un tabel sau ntr-un raport PivotTable. 2. n fila Pagina de pornire, n grupul Stiluri, face i clic pe sageata de lnga Formatare condi ionala, apoi pe Gestionare reguli. Se afi eaza caseta de dialog Gestionar reguli formatare condi ionala . 3. Variante disponibile:
Pentru a adauga o formatare condi ionala, face i clic pe Regula noua.

Se afi eaza caseta de dialog Regula noua de formatare .


Pentru a modifica o formatare condi ionala, proceda i astfel:

1. Asigura i-va ca este selectata foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta lista Afi are reguli formatare pentru. 2. Op ional, modifica i zona de celule facnd clic pe Restrngere dialog n caseta Se aplica la pentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona noua de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog . 3. Selecta i regula, apoi face i clic pe Editare regula . Se afi eaza caseta de dialog Editare regula de formatare .

4. Sub Se selecteaza un tip de regula, face i clic pe Se formateaza toate celulele pe baza valorilor lor. 5. Sub Se editeaza descrierea regulii, n caseta lista Stil format, selecta i Scala 3-culori. 6. Selecta i un Tip pentru Minim, Punct median i Maxim. Efectua i urmatoarele:
Formatarea valorilor minime i maxime Selecta i un Punct median.

n acest caz, nu introduce i o Valoare pentru Minim i Maxim.


Formatarea unei valori de numar, data sau ora Selecta i Numar, apoi introduce i o Valoare

pentru Minim, Punct median i Maxim. Punct median i Maxim.

Formatarea unui procentaj Selecta i Procent, apoi introduce i o Valoare pentru Minim,

Valorile valide sunt ntre 0 i 100. Nu introduce i semnul procent.

Utiliza i semnul procent atunci cnd dori i sa vizualiza i toate valorile propor ional din cauza ca distribu ia valorilor este propor ionala.
Formatarea unui procentaj Selecta i Procent, apoi introduce i o Valoare pentru Minim,

Punct median i Maxim.

Valorile procentuale valide sunt ntre 0 i 100. Nu este posibila utilizarea unei valori procentuale daca zona de celule con ine mai mult de 8.191 puncte de date. Utiliza i un procentaj atunci cnd dori i sa vizualiza i un grup de valori mari (cum ar fi primele douazeci de procente) ntr -o culoare i valorile mici (cum ar fi ultimele douazeci de procente) n alta culoare, deoarece ele reprezinta valorile extreme care pot determina o vizualizare asimetrica a datelor dvs.
Formatarea rezultat de formula Selecta i Formula, apoi introduce i o Valoare pentru Minim,

Punct median i Maxim.

Formula trebuie sa returneze o valoare de numar, data sau ora. ncepe i formula cu semnul egal (=). Nu se aplica niciun format pentru formulele nevalide. Se recomanda sa testa i formula n foaia de lucru pentru a va asigura ca nu returneaza o valoare de eroare. 7.
Valorile Minim, Punct median i Maxim sunt valorile minime, punct median i maxime Ave i posibilitatea sa alege i un alt Tip pentru Minim, Punct median i Maxim. De n multe cazuri, valoarea pentru Punct median de 50 este cea mai buna, dar ave i

pentru zona de celule. Asigura i-va ca valoarea Minim este mai mica dect valoarea Punct median i ca aceasta este, la rndul ei, mai mica dect valoarea Maxim.

exemplu, alege i un Numar Minim, un Procentaj Punct median i un Procent Maxim. posibilitatea sa regla i aceasta valoare pentru a se potrivi cu cerin ele dvs.

8. Pentru a alege o scala de culori Minim, Punct median i Maxim, face i clic pe Culoare pentru fiecare, apoi selecta i o culoare. Daca dori i sa alege i culori suplimentare sau sa crea i o culoare particularizata, face i clic pe Mai multe culori. Scala de culori pe care a i selectat-o se afi eaza n caseta Examinare.

Formatarea celulelor utiliznd barele de date


O bara de date permite vizualizarea valorii unei celule relativ la alte celule. Lungimea barei de date reprezinta valoarea din celula. O bara mai lunga reprezinta o valoare mai mare, n timp ce o bara ma i scurta reprezinta o valoare mai mica. Barele de date sunt utile pentru a observa numerele mai mari sau mai mici, mai ales atunci cnd sunt prezente cantita i mari de date, cum ar fi jucariile vndute cel mai bine i cel mai slab ntr -un raport de vnzari de sarbatori.

Formatare rapida
1. Selecta i o zona de celule sau asigura i-va ca celula activa se afla ntr-un tabel sau ntr-un raport PivotTable. 2. n fila Pornire, n grupul Stil, face i clic pe sageata de lnga Formate condi ionale, pe Bare de date, apoi selecta i o pictograma de bara de date.

Formatare complexa
1. Selecta i o zona de celule sau asigura i-va ca celula activa se afla ntr-un tabel sau ntr-un raport PivotTable. 2. n fila Pagina de pornire, n grupul Stiluri, face i clic pe sageata de lnga Formatare condi ionala, apoi pe Gestionare reguli. Se afi eaza caseta de dialog Gestionare reguli formatare condi ionala. 3. Alege i una dintre urmatoarele:
Pentru a adauga o formatare condi ionala, face i clic pe Regula noua.

Se afi eaza caseta de dialog Regula noua de formatare .


Pentru a modifica o formatare condi ionala, proceda i astfel:

1. Asigura i-va ca este selectata foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta lista Afi are reguli formatare pentru. 2. Op ional, modifica i zona de celule facnd clic pe Restrngere dialog n caseta Se aplica la pentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona noua de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog . 3. Selecta i regula, apoi face i clic pe Editare regula . Se afi eaza caseta de dialog Editare regula de formatare .

4. Sub Se selecteaza un tip de regula, face i clic pe Se formateaza toate celulele pe baza valorilor lor. 5. Sub Se editeaza descrierea regulii, n caseta lista Stil format, selecta i Bara de date . 6. Selecta i un Tip pentru Cea mai scurta bara i Cea mai lunga bara. Efectua i una din urmatoarele:
Formatarea valorilor minime i maxime Selecta i Cea mai mica valoare i Cea mai mare

valoare. n acest caz, nu introduce i o Valoare pentru Cea mai scurta bara i Cea mai lunga bara.
Formatarea unei valori de numar, data sau ora Selecta i Numar, apoi introduce i o Valoare

pentru Cea mai scurta bara i Cea mai lunga bara. bara i Cea mai lunga bara.

Formatarea unui procent Selecta i Procent, apoi introduce i o Valoare pentru Cea mai scurta

Valorile valide sunt ntre 0 i 100. Nu introduce i semnul procent. Utiliza i semnul procent atunci cnd dori i sa vizualiza i toate valorile propor ional din cauza ca distribu ia valorilor este propor ionala.
Formatarea unui procentaj Selecta i Procentaj, apoi introduce i o Valoare pentru Cea mai

scurta bara i Cea mai lunga bara.

Valorile procentuale valide sunt ntre 0 i 100. Nu este posibila utilizarea unei valori procentuale daca zona de celule con ine mai mult de 8.191 puncte de date. Utiliza i un procentaj atunci cnd dori i sa vizualiza i un grup de valori mari (cum ar fi primele douazeci de procente) ntr -o culoare i valorile mici (cum ar fi ultimele douazeci de procente) n alta culoare, deoarece ele reprezinta valorile extreme care pot determina o vizualizare asimetrica a datelor dvs.
Formatarea unui rezultat de formula Selecta i Formula, apoi introduce i o Valoare pentru

Cea mai scurta bara i Cea mai lunga bara.

Formula trebuie sa returneze o valoare de numar, data sau ora. ncepe i formula cu semnul egal (=). Nu se aplica niciun format pentru formulele nevalide. Se recomanda sa testa i formula n foaia de lucru pentru a va asigura ca nu returneaza o valoare de eroare. 7.
Asigura i-va ca valoarea pentru Cea mai scurta bara este mai mica dect valoare pentru Cea

mai lunga bara.

Ave i posibilitatea sa alege i un alt Tip pentru Cea mai scurta bara i Cea mai lunga bara.

De exemplu, alege i un Numar pentru Cea mai scurta bara i un Procent pentru Cea mai lunga bara.

8. Pentru a alege o scala de culori pentru Cea mai scurta bara i Cea mai lunga bara, face i clic pe Culoare bara. Daca dori i sa alege i culori suplimentare sau sa crea i o culoare particularizata, face i clic pe Mai multe culori. Culoarea barei pe care a i selectat-o se afi eaza n caseta Examinare. 9. Pentru a afi a numai bara de date, fara valoarea celulei, selecta i Se afi eaza doar bara.

Formatarea tuturor celulelor utiliznd un set de pictog rame


Utiliza i un set de pictograme pentru a adnota i clasifica datele n trei pna la cinci categorii separate de o valoare prag. Fiecare pictograma reprezinta o zona de valori. De exemplu, n setul de pictograme 3 sage i, sageata ro ie n sus reprezinta valori mai mari, sageata laterala galbena reprezinta valorii medii iar sageata verde n jos reprezinta valorile mai mici.

Formatare rapida
1. Selecta i o zona de celule sau asigura i-va ca celula activa se afla ntr-un tabel sau ntr-un raport PivotTable. 2. n fila Pornire, n grupul Stil, face i clic pe sageata de lnga Formate condi ionale, pe Set pictograme, apoi selecta i un set de pictograme.

Formatare complexa
1. Selecta i o zona de celule sau asigura i-va ca celula activa se afla ntr-un tabel sau ntr-un raport PivotTable. 2. n fila Pagina de pornire, n grupul Stiluri, face i clic pe sageata de lnga Formatare condi ionala, apoi pe Gestionare reguli. Se afi eaza caseta de dialog Gestionar reguli formatare condi ionala . 3. Alege i una dintre urmatoarele:
Pentru a adauga o formatare condi ionala, face i clic pe Regula noua.

Se afi eaza caseta de dialog Regula noua de formatare.


Pentru a modifica o formatare condi ionala, proceda i astfel:

1. Asigura i-va ca este selectata foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta lista Afi are reguli formatare pentru. 2. Op ional, modifica i zona de celule facnd clic pe Restrngere dialog n caseta Se aplica la pentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona noua de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog . 3. Selecta i regula, apoi face i clic pe Editare regula . Se afi eaza caseta de dialog Editare regula de formatare.

4. Sub Se selecteaza un tip de regula, face i clic pe Se formateaza toate celulele pe baza valorilor lor. 5. Sub Se editeaza descrierea regulii, n caseta lista Stil format, selecta i Set de pictograme. 1. Selecta i un set de pictograme. Setul implicit este 3 Lumini de semafor (nencadrate). Numarul de pictograme, operatorii implici i de compara ie i valorile prag pentru fiecare pictograma pot varia pentru fiecare set de pictograme. 2. Daca dori i, ave i posibilitatea sa regla i operatorii de compara ie i valorile prag. Zonele implicite de valori pentru fiecare pictograma sunt egale n dimensiuni, ar ave i posibilitatea sa le regla i pentru a se potrivi cerin elor dvs. Asigura i-va ca pragurile se afla n secven a logica de la cele mai mari la cele mai mici, de sus n jos. 3. Alege i una dintre urmatoarele:
Formatarea unei valori numar, data sau ora Selecta i Numar . Formatarea unui procent Selecta i Procent.

Valorile valide sunt ntre 0 i 100. Nu introduce i semnul procent. Utiliza i semnul procent atunci cnd dori i sa vizualiza i toate valorile propor ional din cauza ca distribu ia valorilor este propor ionala.
Formatarea unui procent Selecta i Procent.

Valorile procentuale valide sunt ntre 0 i 100. Nu este posibila utilizarea unei valori procentuale daca zona de celule con ine mai mult de 8.191 puncte de date. Utiliza i un procentaj atunci cnd dori i sa vizualiza i un grup de valori mari (cum ar fi primele douazeci de procente) ntr-o culoare i valorile mici (cum ar fi ultimele

douazeci de procente) n alta culoare, deoarece ele reprezinta valorile extreme care pot determina o vizualizare asimetrica a datelor dvs.
Formatarea rezultatului unei formule Selecta i Formula, apoi introduce i o formula n

fiecare caseta Valoare.

Formula trebuie sa returneze o valoare de numar, data sau ora. ncepe i formula cu semnul egal (=). Nu se aplica niciun format pentru formulele nevalide. Se recomanda sa testa i formula n foaia de lucru pentru a va asigura ca nu returneaza o valoare de eroare. 4. Pentru a plasa pictograma n cealalta parte a celulei, selecta i Ordine pictograme inversata. 5. Pentru a afi a numai pictograma, fara valoarea celulei, selecta i Se afi eaza doar pictograma. NOTE
Este posibil sa fie necesar sa regla i la imea coloanei pentru a se potrivi cu dimensiunile

pictogramei.

Exista trei dimensiuni de pictograme. Dimensiunea afi ata depinde de dimensiunea fontului care

este utilizat n acea celula.

Formatarea numai a celulelor care con in valori text, numar sau data i ora
Pentru a gasi mai u or anumite celule ntr-o zona de celule, ave i posibilitatea sa formata i acele celule pe baza unui operator de compara ie. De exemplu, ntr -o foaie de lucru de inventar sortata pe categorii, ave i posibilitatea sa eviden ia i produsele cu mai pu in de 10 elemente disponibile cu culoarea galbena. Sau, ntr-o foaie de lucru de sinteza a unui magazin, ave i posibilitatea sa identifica i toate magazinele cu profituri mai mari de 10%, cu volume de vnzari mai mici de 100.000 de lei i cu regiunea egala cu "SudEst".

Formatare rapida
1. Selecta i o zona de celule sau asigura i-va ca celula activa se afla ntr-un tabel sau ntr-un raport PivotTable. 2. n fila Pornire, n grupul Stil, face i clic pe sageata de lnga Formate condi ionale, apoi pe Eviden iere reguli celule .

3. Selecta i comanda dorita, cum ar fi ntre, Egal cu textul care con ine sau O data anume. 4. Introduce i valorile pe care dori i sa le utiliza i, apoi selecta i formatul.

Formatare complexa
1. Selecta i o zona de celule sau asigura i-va ca celula activa este n tabel sau n raportul PivotTable. 2. n fila Pagina de pornire, n grupul Stiluri, face i clic pe sageata de lnga Formatare condi ionala, apoi pe Gestionare reguli.

Se afi eaza caseta de dialog Gestionar reguli formatare condi ionala . 3. Alege i una dintre urmatoarele:
Pentru a adauga o formatare condi ionala, face i clic pe Regula noua.

Se afi eaza caseta de dialog Regula noua de formatare .


Pentru a modifica o formatare condi ionala, proceda i astfel:

1. Asigura i-va ca este selectata foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta lista Afi are reguli formatare pentru. 2. Op ional, modifica i zona de celule facnd clic pe Restrngere dialog n caseta Se aplica la pentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona noua de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog . 3. Selecta i regula, apoi face i clic pe Editare regula . Se afi eaza caseta de dialog Editare regula de formatare .

4. Sub Se selecteaza un tip de regula, face i clic pe Se formateaza toate celulele pe baza valorilor lor. 5. Sub Se editeaza descrierea regulii, n caseta lista Se formateaza numai celulele cu, efectua i una din urmatoarele:
Formatarea dupa numar, data sau ora Selecta i Valoare celula, un operator de

compara ie, apoi introduce i un numar, o data sau o ora.

De exemplu, selecta i ntre, apoi introduce i 100 i 200 sau selecta i Egal cu i introduce i1.1.2006. De asemenea, ave i posibilitatea sa introduce i o formula care returneaza o valoare de numar, data sau ora. Daca introduce i formula, ncepe i cu semnul egal (=). Nu se aplica niciun format pentru formulele nevalide. Se recomanda sa testa i formula n foaia de lucru pentru a va asigura ca nu returneaza o valoare de eroare.
Formatare dupa text Selecta i Text specific, selecta i un operator de compara ie, apoi

introduce i text.

De exemplu, selecta i Con ine, apoi introduce i Argintiu sau selecta i ncepe cu, apoi introduce i Tri. Ghilimelele sunt incluse n irul de cautare i se pot utiliza metacaracterele. Lungimea maxima a unui ir este de 255 de caractere. De asemenea, ave i posibilitatea sa introduce i o formula care returneaza text. Daca introduce i formula, ncepe i cu semnul egal (=). Nu se aplica niciun format pentru formulele nevalide. Se recomanda sa testa i formula n foaia de lucru pentru a va asigura ca nu returneaza o valoare de eroare.
Formatare dupa data Selecta i Date care reapar, apoi un operator de compara ie a datei.

De exemplu, selecta i Ieri sau Saptamna urmatoare.


Formatarea celulelor cu spa ii necompletate sau a celulelor nevide Selecta i Celule libere

sau Nevide.

NOTA O celula libera este o celula care nu con ine date i este diferita de o celula care con ine un spa iu sau mai multe spa ii (care sunt considerate text).
Formatarea celulelor cu valori de eroare sau fara valori de eroare Selecta i Erori sau Nicio

eroare.

Valorile de eroare includ: #####, #VALUE!, #DIV/0!, #NAME?, #N/A, #REF!, #NUM!, i #NULL!. 6. Pentru a aplica o formatare, face i clic pe Format. Se afi eaza caseta de dialog Formatare celule. 7. Selecta i formatul de numar, font, bordura sau umplere pe care dori i sa-l aplica i atunci cnd valoarea celulei ntlne te condi ia, apoi face i clic pe OK. Ave i posibilitatea sa alege i mai mult de un format. Formatele pe care le selecta i se afi eaza n caseta Examinare.

Formatarea numai a valorilor de rang superior sau de rang inferior


Ave i posibilitatea sa gasi i valorile maxime i minime dintr-o zona de celule pe baza unei valori de separare. De exemplu, ave i posibilitatea sa gasi i cele mai bine vndute cinci produse dintr -un raport regional, ultimele 15% de produse dintr-un sondaj de pia a sau primele 25 de salarii dintr-o analiza a angaja ilor dintr -un departament.

Formatare rapida
1. Selecta i o zona de celule sau asigura i-va ca celula activa este n tabel sau n raportul PivotTable. 2. n fila Pornire, n grupul Stil, face i clic pe sageata de lnga Formate condi ionale, apoi pe Reguli primii/ultimii.

3. Selecta i comanda dorita, cum ar fi Primele 10 elemente sau Partea de jos 10 %. 4. Introduce i valorile pe care dori i sa le utiliza i, apoi selecta i formatu l.

Formatare complexa
1. Selecta i o zona de celule sau asigura i-va ca celula activa este n tabel sau n raportul PivotTable. 2. n fila Pagina de pornire, n grupul Stiluri, face i clic pe sageata de lnga Formatare condi ionala, apoi pe Gestionare reguli. Se afi eaza caseta de dialog Gestionar reguli formatare condi ionala . 3. Alege i una dintre urmatoarele:
Pentru a adauga o formatare condi ionala, face i clic pe Regula noua.

Se afi eaza caseta de dialog Regula noua de formatare .


Pentru a modifica o formatare condi ionala, proceda i astfel:

1. Asigura i-va ca este selectata foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta lista Afi are reguli formatare pentru. 2. Op ional, modifica i zona de celule facnd clic pe Restrngere dialog n caseta Se aplica la pentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona noua de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog . 3. Selecta i regula, apoi face i clic pe Editare regula . Se afi eaza caseta de dialog Editare regula de formatare .

4. Sub Se selecteaza un tip de regula, face i clic pe Se formateaza numai valorile de rang superior sau de rang inferior. 5. Sub Se editeaza descrierea regulii, n caseta lista Se formateaza valorile care se afla n, selecta i Sus sau Jos. 6. Variante disponibile:
Pentru a specifica un numar superior sau inferior, introduce i un numar, apoi debifa i caseta

de selectare % din intervalul selectat. Valorile valide sunt de la 1 la 1000.

Pentru a specifica un procentaj superior sau inferior, introduce i un numar, apoi bifa i caseta

de selectare % din intervalul selectat. Valorile valide sunt de la 1 la 100. 7. Pentru a specifica o formatare, face i clic pe Format. Se afi eaza caseta de dialog Formatare celule. 8. Selecta i formatul de numar, font, bordura sau umplere pe care dori i sa-l aplica i atunci cnd valoarea celulei ntlne te condi ia, apoi face i clic pe OK. Ave i posibilitatea sa alege i mai mult de un format. Formatele pe care le selecta i se afi eaza n caseta Examinare.

Formatarea numai a valorilor care sunt deasupra mediei sau sub medie
Ave i posibilitatea sa gasi i valorile care sunt deasupra sau dedesubtul unei devia ii standard dintr -o zona de celule. De exemplu, gasi i n raportul anual de performan e persoanele cu performan e peste medie sau gasi i materialele produse care sunt sub devia ia standard n ceea ce prive te nivelul calita ii.

Formatare rapida
1. Selecta i o zona de celule sau asigura i-va ca celula activa este n tabel sau n raportul PivotTable. 2. n fila Pornire, n grupul Stil, face i clic pe sageata de lnga Formate condi ionale, apoi pe Reguli primii/ultimii.

3. Selecta i comanda dorita, cum ar fi Primele 10 elemente sau Partea de jos 10 %. 4. Introduce i valorile pe care dori i sa le utiliza i, apoi selecta i formatul.

Formatare complexa
1. Selecta i o zona de celule sau asigura i-va ca celula activa este n tabel sau n raportul PivotTable. 2. n fila Pagina de pornire, n grupul Stiluri, face i clic pe sageata de lnga Formatare condi ionala, apoi pe Gestionare reguli. Se afi eaza caseta de dialog Gestionar reguli formatare condi ionala. 3. Alege i una dintre urmatoarele:
Pentru a adauga o formatare condi ionala, face i clic pe Regula noua.

Se afi eaza caseta de dialog Regula noua de formatare .


Pentru a modifica o formatare condi ionala, proceda i astfel:

1. Asigura i-va ca este selectata foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta lista Afi are reguli formatare pentru. 2. Op ional, modifica i zona de celule facnd clic pe Restrngere dialog n caseta Se aplica la pentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona noua de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog . 3. Selecta i regula, apoi face i clic pe Editare regula . Se afi eaza caseta de dialog Editare regula de formatare .

4. Sub Se selecteaza un tip de regula, face i clic pe Formatarea numai a valorilor care sunt deasupra mediei sau sub medie. 5. Sub Se editeaza descrierea regulii, n caseta lista Se formateaza numai valorile care sunt, efectua i una din urmatoarele:
Pentru a formata celule care sunt peste sau sub media tuturor celulelor din zona, selecta i

Deasupra sau Dedesubt. toate celulele din zona, selecta i o devia ie standard. 6. Face i clic pe Format pentru a afi a caseta de dialog Formatare celule. 7. Selecta i formatul de numar, font, bordura sau umplere pe care dori i sa-l aplica i atunci cnd valoarea celulei ntlne te condi ia, apoi face i clic pe OK. Ave i posibilitatea sa alege i mai mult de un format. Formatele pe care le selecta i se afi eaza n caseta Examinare.
Pentru a formata celule care sunt peste sau sub una, doua sau trei devia ii standard pentru

Formatarea numai a valorilor unice sau a valorilor duble

Formatare rapida
1. Selecta i o zona de celule sau asigura i-va ca celula activa este n tabel sau n raportul PivotTable. 2. n fila Pornire, n grupul Stil, face i clic pe sageata de lnga Formate condi ionale, apoi pe Eviden iere reguli celule .

3. Select Valori dublate. 4. Introduce i valorile pe care dori i sa le utiliza i, apoi selecta i un format.

Formatare complexa
1. Selecta i o zona de celule sau asigura i-va ca celula activa este n tabel sau n raportul PivotTable. 2. n fila Pagina de pornire, n grupul Stiluri, face i clic pe sageata de lnga Formatare condi ionala, apoi pe Gestionare reguli. Se afi eaza caseta de dialog Gestionar reguli formatare condi ionala . 3. Alege i una dintre urmatoarele:
Pentru a adauga o formatare condi ionala, face i clic pe Regula noua.

Se afi eaza caseta de dialog Regula noua de formatare .


Pentru a modifica o formatare condi ionala, proceda i astfel:

1. Asigura i-va ca este selectata foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta lista Afi are reguli formatare pentru. 2. Op ional, modifica i zona de celule facnd clic pe Restrngere dialog n caseta Se aplica la pentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona noua de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog . 3. Selecta i regula, apoi face i clic pe Editare regula . Se afi eaza caseta de dialog Editare regula de formatare . 4. Sub Se selecteaza un tip de regula, face i clic pe Se formateaza numai valorile unice sau valorile duble. 5. Sub Se editeaza descrierea regulii, n caseta lista Formatare totala, selecta i unic sau dublare. 6. Face i clic pe Format pentru a afi a caseta de dialog Formatare celule. 7. Selecta i formatul de numar, font, bordura sau umplere pe care dori i sa-l aplica i atunci cnd valoarea celulei ntlne te condi ia, apoi face i clic pe OK. Ave i posibilitatea sa alege i mai mult de un format. Formatele pe care le selecta i se afi eaza n caseta Examinare.

Utilizarea unei formule pentru a determina care celule sa fie formatate


Daca formatarea dvs. condi ionala are cerin e mai complexe, ave i posibilitatea sa utiliza i o formula logica pentru a specifica criteriile de formatare. De exemplu, este posibil sa dori i sa compara i valorile cu un rezultat returnat de o func ie sau sa evalua i date din celule aflate n afara zonei selectate. 1. Selecta i o zona de celule sau asigura i-va ca celula activa este n tabel sau n raportul PivotTable. 2. n fila Pagina de pornire, n grupul Stiluri, face i clic pe sageata de lnga Formatare condi ionala, apoi pe Gestionare reguli.

Se afi eaza caseta de dialog Gestionar reguli formatare condi ionala . 3. Alege i una dintre urmatoarele:
Pentru a adauga o formatare condi ionala, face i clic pe Regula noua.

Se afi eaza caseta de dialog Regula noua de formatare .


Pentru a modifica o formatare condi ionala, proceda i astfel:

1. Asigura i-va ca este selectata foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta lista Afi are reguli formatare pentru. 2. Op ional, modifica i zona de celule facnd clic pe Restrngere dialog n caseta Se aplica la pentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona noua de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog . 3. Selecta i regula, apoi face i clic pe Editare regula . Se afi eaza caseta de dialog Editare regula de formatare .

4. Sub Se selecteaza un tip de regula, face i clic pe Se utilizeaza o formula pentru a determina care celule sa fie formatate . 1. Sub Se editeaza descrierea regulii, n caseta lista Se formateaza valorile unde formula este adevarata, introduce i o formula. Trebuie sa ncepe i formula cu semnul egal (=), iar formula trebuie sa returneze o valoare logica de ADEVARAT (1) sau FALS (0). Exemplul 1: Utilizarea unei formatari condi ionale cu mai multe criterii i referin e de celule n afara zonei de celule n aceasta formula, o formatare condi ionala cu mai multe criterii aplicata zonei A1:A5 formateaza celulele cu culoarea verde daca valoarea medie pentru toate celulele din zona este mai mare dect valoarea din celula F1 i oricare dintre celulele din zona are o valoare minima mai mare sau egala dect valoarea din G1. Celulele F1 sau G1 sunt n afara zonei de celule pentru care se aplica formatarea condi ionala. Func ia AND combina mai multe criterii, iar func iile AVERAGE i MIN calculeaza valorile. FORMULA FORMAT

=AND(AVERAGE($A$1:$A$5)>$F$1, MIN($A$1:$A$5)>=$G$1) Culoare verde Exemplu 2: Umbrirea fiecarui al doilea rnd utiliznd func iile MOD i ROW Aceasta formula umbre te fiecare al doilea din zona de celule cu culoarea albastru. Func ia MOD returneaza restul ob inut de la mpar irea unui numar (primul argument) la mpar itorul sau (al doilea argument). Func ia ROW returneaza numarul rndului curent. Cnd mpar i i numarul rndului curent la 2, ve i ob ine ntotdeauna restul 0 pentru numere pare i 1 pentru numere impare. Deoarece 0 este FALS i 1 este ADEVARAT, se va formata fiecare rnd cu numar impar.

2. Sa se formateze conditional numele salariatilor de gen masculin angajati la Contabilitate, FORMULA FORMAT nascuti nainte de 1980 3. Sa se evidentieze printr-un format conditional numele angajatilor de la departamentul IT cu Culoare albastra =MOD(ROW(),2)=1 salariul mai maredecat media salariilor pe societate. 2. Face i clic pe Format pentru a afi a caseta de dialog Formatare celule. 3. Selecta i formatul de numar, font, bordura sau umplere pe care dori i sa -l aplica i atunci cnd valoarea celulei ntlne te condi ia, apoi face i clic pe OK. Ave i posibilitatea sa alege i mai mult de un format. Formatele pe care le selecta i se afi eaza n caseta Examinare. NOTA Ave i posibilitatea sa introduce i referin e la celula ntr-o formula selectnd celule direct dintr-o foaie de lucru. Selectarea celulelor din foaie insereaza referin e absolute la celula. Daca inten iona i ca Microsoft Office Excel sa adapteze referin ele pentru fiecare celula din zona selectata, utiliza i referin e relative la celula.

Golirea formatarilor condi ionale


Alege i una dintre urmatoarele:

Foaie de lucru
1. n fila Pagina de pornire, n grupul Stiluri, face i clic pe sageata de lnga Formatare condi ionala, apoi pe Golire reguli.

2. Face i clic pe ntreaga foaie.

O zona de celule, un tabel sau un raport PivotTable


1. Selecta i zona de celule, tabelul sau raportul PivotTable pentru care dori i sa goli i formatarile condi ionale. 2. n fila Pagina de pornire , n grupul Stiluri, face i clic pe sageata de lnga Formatare condi ionala, apoi pe Golire reguli. 3. n func ie de ce a i selectat, face i clic pe Celulele selectate, Acest tabel sau pe Acest PivotTable.

Exercitii: Deschideti fisierul Angajati.


1. Sa se formateze conditional data angajarii pentru luna n care s-au facut cele mai multe angajari n anul precedent.