Dashboard Kit

Gua de usuario Versin 1.3

Contenido
1.
2. 3.

Introduccin.
Creacin del Dashboard. Primeros pasos.

4.
5. 6.

Creacin de mtricas.
Insercin de elementos grficos. ltimos retoques.

1. INTRODUCCIN
1. Presentacin.

2. Objetivos.
3. A quien va dirigido.

1.1. Presentacin
El trmino Dashboard originalmente se refiere al Cuadro de instrumentos que tiene el conductor de un vehculo.
Siguiendo el smil, en BI, un Dashboard se refiere a un informe que propociona una visin precisa y concisa de la compaa o proceso sobre el que se han de tomar decisiones.

El Dashboard Kit es un complemento de la famlia de productos DataCycle Reporting.

Consiste en una plantilla Excel con asistentes para la creacin automatizada de informes con aspecto de cuadros de instrumentos que facilitan la toma de decisiones de negocio.

1.1. Ejemplos de Dashboards

1.2. Objetivos
Mostrar la importancia de los Dashboard en la toma de decisiones.
Identificar los diferentes elementos de un Dashboard. Determinar que elemento del Dashboard es ms adecuado para resolver cada necesidad de informacin. Mostrar el funcionamiento de los diferentes asistentes del Dashboard Kit. Definir los pasos necesarios para automatizar la generacin del Dashboard con DataCycle Reporting.

1.3. A quien va dirigido

Este manual va dirigido a:
- Todo aquel que desee aprender a crear Dashboards de una manera sencilla. - Aquellos que estn evaluando la posibilidad de implantar un sistema de reporting para la toma de decisiones.

Requerimientos:
- Si nuestro propsito es evaluar el Dashboard Kit no es necesario ningn conocimiento especial, salvo estar familiarizado con Excel. - Para aprender a crear Dashboards, a lo largo del manual, se asume que el lector tiene conocimientos sobre Excel, diseo de formularios y creacin de informes con DataCycle Reporting.

2. CREACIN DEL DASHBOARD

1. Elementos del Dashboard Kit.
2. Pasos a seguir. 3. Aspectos generales.

2.1. Elementos del Dashboard Kit (1)

Asistentes creacin interfaz

Cabecera

Panel selector de Parmetros

Panel de anlisis de informacin

Configuracin

2.1. Elementos del Dashboard Kit (2)

Elementos del Asistente
- Lists: Crea una lista de datos, un selector y un rango destino, de manera que el selector muestra los valores de la lista y la opcin elegida por el usuario se guarda en el rango destino. - Metrics: Crea un clculo parametrizado sobre la base de datos que se utilizar para representarlo grficamente. - Labels: Crea etiquetas para la identificacin del resto de componentes. - Block: Crea una imagen a partir de un rango de datos. - Thermo: Crea un grfico con forma de termmetro a partir de una mtrica. - Gauge: Crea un grfico con forma de velocmetro a partir de una mtrica. - Evol: Crea un grfico de barras a partir de un rango de mtricas.
Units evolution vs prev year Actual Year Previous Year
20 15 25 30 35

GAP
0 500
0 200 400 600

51

70 42

53

45

26

10

40

18

Aug

Sep

Oct

Nov

Dec

45

100%

50

Jan

Feb

Mar

Apr

May

Jun

Jul

Salesman/Model Contribution

2.1. Elementos del Dashboard Kit (3)

Hojas:
- Dashboard: Pestaa que contiene el panel de visualizacin. - Metrics: Contendr los clculos que definirn los valores que sern representados. - Tables: Pensada para disear los bloques de informacin que aparecern en el Dashboard. - Lists: Contendr las listas de valores necesarias para los selectores del Dashboard. - Data: Contiene los datos a partir de los cuales se calculan las mtricas. - Pestaas de grficos: Habr una pestaa para cada grfico y en ella acabaremos de personalizarlo. Hay de tres tipos: Accel(x), Evol(x), Thermo(x).

Adems de las hojas predeterminadas se pueden crear nuevas para contener informacin adicional necesaria para el anlisis de datos.

2.2. Pasos a seguir

Planificacion
Copiar la plantilla pDashKit75.xls. Copiar Datos. Planificar el resultado Final. Redimensionar el panel de trabajo y dar formato.

Construccin
Creacin de selectores. Creacin de mtricas. Parametrizacin de las mtricas. Creacin de elementos grficos.

Mejora
Mejoras en la presentacin. Automatizacin de la generacin.

La mejor forma de crear el Dashboard es realizar aproximaciones al resultado final, de manera que iremos definiendo los elementos de manera progresiva, eso s, despus de haber planificado el contenido y su distribucin dentro del panel .

2.3. Aspectos generales

Los elementos del dashboard son objetos que pueden ser manipulados para conseguir el efecto deseado.
Algunas acciones posibles son:
- Bloquear un elemento. - Agrupar y Desagrupar. - Cambiar el formato. - Cambio de posicin:
- Moverlo por el tapiz. - Traer al frente / Enviar al fondo.

3. PRIMEROS PASOS
1. Planificacin de los elementos. 2. Definicin de la base de datos. 3. Creacin de listas de valores. 4. Creacin de selectores. 5. Creacin de etiquetas.

3.1. Planificacin de los elementos

Determinar los conceptos que actuarn como parmetros.
- Usar listas desplegables (Combo Box) para pocos valores. - Usar listas fijas (List Box) para muchos valores. - Plantear la necesidad de aadir el valor <Todos>.

Elementos de anlisis:
Grficos de barra para evoluciones. Termmetros para valores unitarios comparados con sus objetivos. Aceleradores para porcentajes unitarios mostrados dentro de un rango de valores. Bloques para tablas de datos.

Las evoluciones pueden mostrar conjuntamente valores reales y objetivos (ltimo mes, mismo mes del ao anterior, budget, etc.). Los bloques pueden tener formato condicional para resaltar valores.
GAP
0 500
0 200 400 600

Units evolution vs prev year

Actual Year

Previous Year
20 15

25 30 35

51

70 42

53

45

26

10

40

18

Aug

Sep

Oct

Nov

Dec

45

100%

50

Jan

Feb

Mar

Apr

May

Jun

Jul

Salesman/Model Contribution

3.2. Definicin de la base de datos

El rango de base de datos para la generacin de mtricas se llama db y es dinmico.
Pueden haber tantos rangos de base de datos como necesitemos para la generacin. Para crear un rango utilizaremos la opcin de men Insertar Nombre Definir. (En Excel 2007: Administrador de Nombres) Para que el rango sea dinmico utilizaremos la funcin de excel: DESREF. Es necesario que el rango utilizado como base de datos incluya los datos de cabecera. =DESREF(Data!$A$1;0;0;CONTARA(Data!A:A);CONTARA(Data!1:1))

3.3. Creacin de listas de valores

En la hoja Lists podemos crear listas de valores para utilizar en los selectores del dashboard.
La creacin puede ser manual:
- Seleccionar una celda. - Escribir el nombre de la lista. - Escribir los valores uno debajo de otro.

automtica (a partir de un rango de datos):

Pulsar el botn Lists. Indicar un nombre para la lista en List name. Seleccionar el rango de datos en Database Range. Seleccionar el campo de donde obtener los valores en List Fields. - Indicar la celda de destino en Dest. Range (en la pestaa List).

La opcin automtica buscar en el campo indicado del rango de datos y generar una lista con los valores diferentes de dicho campo.

3.4. Creacin de selectores

El selector permite recoger la opcin seleccionada por el usuario en una celda de nuestro Dashboard. El valor seleccionado podr ser utilizado en el clculo de mtrics. Existen dos tipos de selectores: List Box y Combo Box. Para definir un selector seguiremos los siguientes pasos:
- Pulsar el botn Lista. - Indicar el nombre para la lista. - Seleccionar el rango de valores que formarn la lista de opciones en List Range. - Marcar si fuese necesario la opcin Aadir item <ALL>. - Indicar la celda donde se depositar el valor elegido por el usuario en Interface Cell (Pestaa Metrics).

Como resultado el asistente:

Crear un control del tipo seleccionado. Asignar un nombre al rango de datos. Aadir la opcin <ALL> a la lista. Crear una estructura de datos en la celda indicada en el parmetro Interface Cell donde:
- Pondr el valor seleccionado por el usuario. - Asignar un nombre a la celda que contiene el valor. - Pondr la posicin que ocupa el valor seleccionado por el usuario.

4. CREACIN DE MTRICAS
1. Definicin de mtrica. 2. Creacin de mtricas unitarias. 3. Mtricas parametrizadas. 4. Mtricas evolutivas.

4.1 Definicin de mtrica

Una mtrica es un clculo sobre un campo de una base de datos.
Para el clculo de la mtrica se pueden utilizar parmetros. Podemos crear varias mtricas de forma simultnea asignando diferentes valores a uno de los parmetros (Mtricas evolutivas).

Existen tres operaciones bsicas:

- Sum - Count - Average

Para definir la mtrica deberemos especificar:

- Nombre de la mtrica. - Base de datos y campo de clculo. - Ubicacin de la mtrica. - Operacin.

- Campos que actuarn de parmetros.

4.2. Creacin de mtricas unitarias

Pulsar el botn Metrics. Indicar el nombre de la mtrica en Metric Name. Seleccionar la ubicacin de la mtrica en Interface Cell.
pestaa Metrics.

En la posicin indicada en Interface Cell se crear una tabla con la configuracin de la mtrica. La tabla de configuracin contiene:
Una columna para cada uno de los parmetros. Una columna adicional para el tipo de operacin seleccionada. El clculo de la mtrica mediante la funcin DB que hayamos seleccionado.

Indicar el nombre del rango que contiene la base de datos en Database Name.
por defecto db.

Los parmetros de clculo se indicarn debajo de la columna correspondiente.

Seleccionar el campo sobre el que querremos realizar el clculo en Metric Field.

Indicar la operacin que deseamos realizar en Operation. Seleccionar los campos que actuarn como parmetros.
El asistente nos permite seleccionar un mximo de 5 parmetros. El nmero de parmetros se puede modificar una vez definida la mtrica con el asistente. Normalmente se utilizarn como parmetros los campos para los cuales se ha definido un selector.

En caso de querer indicar mltiples valores como parmetros, se puede ampliar el rango de la frmula DB con las lneas inferiores.

4.3. Mtricas parametrizadas

Podemos hacer que las mtricas se calculen en funcin de los valores que el usuario haya seleccionado en el dashboard.
Para parametrizar una mtrica realizaremos el siguiente procedimiento:
- Situarse en la celda de parmetro de una mtrica. - Insertar una frmula que haga referencia a uno de los parmetros seleccionados.

Ejemplos de parametrizacin:
Valor a obtener Empleado actual Columna Salesperson Frmula =Salesperson Comentario Busca todo lo que comience con el valor del rango Salesperson

Empleado actual
Ao anterior YTD

Salesperson
ShipDateYear ShipDateMonth ShipDateYear

== & Salesperson
=Year - 1 =<= & Month =Year

Busca exactamente el valor del rango Salesperson

Busca el resultado de restar 1 al va Busca lo que sea menor o igual que el valor del rango Month e igual que el valor del rango Year

4.2. Mtricas Evolutivas

Muestran la evolucin en el tiempo de una mtrica.
El procedimiento para crearlas es idntico a la creacin de una mtrica unitaria pero adems:
- Marcaremos la casilla: Metric Multiple. - Indicaremos el nmero de repeticiones que deseamos en Repetitions (12 si queremos 12 meses, 4 si queremos trimestral, ). - Para el parmetro que determina la evolucin (ShipDateMon en el ejemplo) .
- Indicaremos en Values el valor inicial. - Indicaremos en Growth el incremento sobre el valor inicial.

Como resultado obtendremos una tabla con tantas mtricas como repeticiones hayamos indicado y parametrizada con los valores definidos.

5. INSERCIN DE ELEMENTOS GRFICOS

1. Grfico de evolucin. 2. Acelerador. 3. Termmetro.

4. Insercin de un bloque.

5.1. Grfico de evolucin

Pulsar el botn Evol para ejecutar el asistente de creacin de un grfico de evolucin. Seleccionar el rango de valores de la primera serie. Seleccionar el rango de valores de la segunda serie. Seleccionar el rango de valores que determinan las etiquetas. Indicar el ttulo de la primera serie. Indicar el ttulo de la segunda serie. Copiar el grfico al panel de anlisis del Dashboard. El asistente crea una nueva hoja llamada Evol(n).

En esta hoja insertar los valores que parametrizarn el grfico.

Podemos modificar el grfico antes de copiarlo al panel de anlisis (formato de las series, escala de ejes, ).

5.2. Acelerador
Pulsar el botn Gauge para ejecutar el asistente de creacin de un grfico acelerador. Indicar el nombre del grfico. Seleccionar la mtrica que determinar el valor del gauge. El asistente crea una hoja llamada Accel(n). En esta hoja insertar los valores que parametrizan el grfico. Podemos modificar los valores para una mejor visin, o para condicionar los niveles de tolerancia en funcin de los parmetros seleccionados.

Indicar los parmetros de tolerancia.

- El valor mximo del acelerador ser la suma de los tres valores de tolerancia.

5.3. Termmetro
Pulsar el botn Thermo para ejecutar el asistente de creacin de un grfico termmetro. Indicar el nombre del grfico. Seleccionar la mtrica que determinar el valor del gauge. Indicar los parmetros de tolerancia.
- El valor mximo del Thermo ser la suma de los tres valores de tolerancia.

El asistente crea una hoja llamada Thermo(n). En esta hoja insertar los valores que parametrizan el grfico. Podemos modificar los valores para una mejor visin, o para condicionar los niveles de tolerancia en funcin de los parmetros seleccionados.

Modificar la escala de las unidades en la configuracin del Dashboard.

5.4. Insercin de un bloque

Pulsar el botn Block para crear un bloque grfico en el dashboard. Seleccionar el rango de datos que se han de mostrar.

El asistente crea una una imagen dinmica del rango seleccionado que cambia (valores y formato) cuando cambie el rango original.

6. LTIMOS RETOQUES

1. Automatizacin con DataCycle Reporting.

2. Otras mejoras.

6.1. Automatizacin con DC Reporting

Deberemos crear tareas de insercin de datos para:
- Cada uno de los rangos de listas. - Cada uno de los rangos de bases de datos.

Definiremos Rangos fijos para que DataCycle pueda insertar valores. Estos rangos sern los que utilizaremos como orgenes de datos para lista o Bases de datos para el clculo de mtricas.
- Se han de crear rangos fijos para DataCycle y dinmicos para el clculo de mtricas. - Para crear un rango dinmico a partir de uno fijo: =DESREF(DatosDetalle;-1;0;Filas(DatosDetalle)+1) - Los rangos de las mtricas han de incluir las cabeceras con los nombres de campo.

Si hemos creado una tabla dinmica podremos regenerarla utilizando la macro CrearMetaCubo2. Podemos ejecutar macros que acaben de dar formato o calcular datos de nuestro Dashboard con la accin Ejecutar Macro.

6.2. Otras mejoras

Creacin de Tablas dinmicas.
Insercin de Hipervnculos. Ocultacin de las pestaas y cabeceras de fila y columna.

Proteger la hoja.
Ocultar el asistente.