PRESUPUESTOS Definicin

Un presupuesto es la expresin en trminos monetarios a lo largo de un periodo de tiempo, de las decisiones o planes de accin que se tomen para la consecucin de uno o varios objetivos Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por trmino de un ao. Los presupuestos representan la expresin monetaria de las decisiones gerenciales.

Sistema Presupuestal
Permite planear y controlar las operaciones para proporcionar un cuadro integral de la empresa. Como una gua que nos indica en qu direccin deseamos dirigirnos financieramente. Nos ayuda a controlar nuestro dinero en lugar que permitir que nuestro dinero nos controle a nosotros. Sirve como mecanismo para el ahorro de una fuente de inversin. Sirve de alarma cuando se est gastando ms de lo previsto y nos dice en que actividades se est dando el gasto.

Funciones y Principios
Planeacin: Un presupuesto necesariamente obliga a plasmar los proyectos y planes futuros en estimaciones concretas. Organizacin: Implica establecer una estructura para la asignacin de los planes en actividades especficas. Direccin: Alcanzar una cooperacin armnica entre los miembros involucrados en el proceso y lograr que el presupuesto sea un proceso participativo de los miembros involucrados. Control: Nos muestra que tan eficientemente se estn logrando las metas, que es lo que se est haciendo y que tan acertados o alejados estamos comparados con el objetivo deseado. Comunicacin: Implica tener una comunicacin vertical con los directivos y horizontal con los departamentos, ya que son ellos los que formarn parte activa en la elaboracin de un presupuesto a travs de sus estimaciones iniciales, para luego recibir retroalimentacin de lo ejecutado versus lo presupuestado.

Objetivo
El principal objetivo de los presupuestos es servir como herramienta de previsin y control para ayudar a la administracin de una organizacin o empresa a alcanzar las metas deseadas.

Clasificacin
Los presupuestos se clasifican segn: El Sector de la Economa: Del sector pblico, privado o del tercer sector.

 El Tipo de Empresa: Para una empresa comercial, de servicios o de manufactura. El Plazo: A corto o largo plazo. La Frecuencia del Control: Mensual, Trimestral, Semestral, Anual. Su Forma: Fijo o Flexible

Tipos de Presupuestos:
Por la labor que desempean dentro de la planeacin los presupuestos generalmente se ubican dentro de las siguientes categoras: Presupuestos de Operacin: Presupuestos de Ingresos y Gastos: Se efectan en trminos monetarios: o Presupuesto de Ventas o Presupuesto de Gastos. Presupuestos de Tiempo, Espacio y Materiales: Se calculan en unidades, horas o personas, para luego traducir esas necesidades a valores monetarios. o Presupuesto de Produccin o Requerimientos de Materiales y Compras o Presupuesto de Mano de Obra Directa

Presupuestos Financieros: Se Realizan en dinero.

 Presupuesto de inversiones de capital Flujos de efectivo Balance General Presupuestado Presupuesto de Operacin Presupuesto de Ventas Presupuesto de Produccin Presupuesto de Materiales y Compras Presupuesto de Mano de Obra Costo de Ventas Gastos de Venta y Administracin Estado de Resultados Presupuesto Financiero Presupuesto de Inversionistas Presupuesto de Efectivo Balance General Presupuestado Tercer Sector Empresa de Servicios Empresa Comercial Empresa Manufactura

X X

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

PRESUPUESTO MAESTRO

PRESUPUESTO DE OPERACION

PRESUPUESTO FINANCIERO

ESTADO DE RESULTADOS

INVERSIONES

Ventas (Ingresos)

Balance General

Costo de Ventas

Presupuesto de Efectivo

Gastos

Diferentes Enfoques de la Presupuestacin

Enfoque Tradicional: Generalmente se utiliza en negocios de la iniciativa privada. Conveniente para pequeas empresas que se encuentran en su fase inicial y que tienen pocos productos. Se enfoca en los productos y no en las reas de responsabilidad. Equivale a un presupuesto global de la empresa. Por Centros de Responsabilidad: Muchos autores le llaman: Presupuesto por reas y Niveles de Responsabilidad. Un centro de responsabilidad se refiere a un segmento, rea o actividad especfica de la cual es responsable un gerente. Se definen responsabilidades para cada rea y nivel organizacional.

 Muestra quien es el responsable de los gastos incurridos.

Presupuesto Base Cero: a) Presupuesto Base Cero Tradicional: Como su nombre lo dice, se parte de cero. Se aplica solo a los gastos. Se parte de que no existen antecedentes para los gastos por lo que cada actividad debe ser evaluada y su gasto debe ser justificado, como si fuera la primera vez que la empresa inicia operaciones. Su aplicacin es comn en el sector pblico.

Diferencias en el Enfoque de un Presupuesto para los Diferentes Sectores:

Sector Pblico: Primero se efecta la estimacin de los gastos que se originan de las necesidades pblicas y se asignan en las diferentes actividades, proyectos y programas, y Segundo, se ve cmo se van a cubrir dichos gastos o de dnde provendrn los fondos, los cuales pueden provenir de la recaudacin fiscal o sea del pago de impuestos de todos los contribuyentes o de financiamiento mediante deuda pblica. Sector Privado: Primero, se estiman los ingresos y sus proveniencia, que ser de las ventas o ingresos por prestacin de servicios, y

 Segundo, se estiman los gastos y su distribucin para terminar con una utilidad.

Tercer Sector: Operan de manera similar a la del sector privado, con algunas excepciones, ya que las necesidades de recursos son similares y deben de operar con criterios de empresa para lograr buenos resultados que les generen suficientes recursos.

La Planeacin y los Presupuestos

Enfoques tradicionales sostenan que un presupuesto deba ser un trabajo de oficina preparado por un contador. Sin embargo, la planeacin es un proceso que involucra desde la alta direccin hasta las esferas ms bajas de una organizacin. Por esta razn el presupuesto debe ser un proceso participativo que involucre a la alta gerencia y a todos los niveles de la organizacin.

Proceso de Planeacin: Anlisis del ambiente externo: Condiciones del entorno, tasas de inters, inflacin, polticas tributarias, salariales, etc. Objetivos Generales: Donde se quiere estar. Metas y estrategias: Objetivos concretos y como lograrlos. Planes Tcticos: Clculos operacionales para lograr los objetivos a corto plazo.

Niveles de Responsabilidad en la Planeacin: Niveles Primero Responsable Planeacin

Alta Administracin y Gerencia Objetivos, Premisas de General Planeacin, Metas y Estrategias de la Empresa. Gerencias Departamentales o Planes Estratgicos y Gerentes Funcionales Objetivos Departamentales Jefes Departamentos Planes Tcticos para el Cumplimiento de los Objetivos Departamentales Cumplimiento de Labores y Tareas Especificas

Segundo

Tercero

Cuarto

Supervisores

El Comit de Presupuestos:
Gerente General: Sirve de enlace entre el Consejo Directivo (Junta de Accionistas) y el Comit. o Presenta Resultados Finales Director de Presupuestos: Responsable por la organizacin y coordinacin del sistema. o Desarrolla manuales, formas e instructivos. o Consolida presupuestos parciales o Elabora y entrega Informes de Desempeo o Realiza Anlisis de desviaciones o Presenta el presupuesto general para aprobacin

 Integrantes del Comit: Definen el plazo en concordancia con los objetivos generales y metas fijadas por la alta gerencia. o Coordinan y supervisan la elaboracin del presupuesto parcial de cada una de sus reas. o Verifican y ajustan los clculos operacionales efectuados en sus reas. o Presentan sus presupuestos parciales finales al Director de Presupuestos.

SISTEMAS DE COSTOS
Los sistemas de costos son un conjunto de mtodos, normas y procedimientos, que rigen la planificacin, determinacin y anlisis del costo, as como el proceso de registro de los gastos de una o varias actividades productivas en una empresa, de forma interrelacionada con los subsistemas que garantizan el control de la produccin y/o servicios y de los recursos materiales, laborables y financieros. Dentro de los objetivos de un sistema de costos se encuentran:

Fijar pautas a las que se someten los procedimientos de asignacin de costos.

Determinar los criterios a aplicar en la distribucin y prorrateo de los gastos. Establecer la oportunidad o fecha en que deben ser calculados los costos, las modalidades de clculo, las bases que se pueden utilizar, como tienen que ser tratados ciertos costos, forma de determinar los costos totales y unitarios, as como la metodologa para la presupuestaran de costos y determinacin de estndares.

Con el fin de calcular el costo de las unidades producidas o el servicio prestado, es necesario definir un sistema para aplicarlos a la actividad. En general se pueden aplicar dos sistemas de Contabilidad de Costo segn la concentracin de los mismos:

Sistema de Costo por Proceso. Sistema de Costo por rdenes de Trabajo.

Sistema de Costo por Proceso: Se aplica en las empresas o en las industrias de elaboracin continua o en masa, donde se producen unidades iguales sometidas a los mismos procesos de produccin. El mismo constituye un costo promedio, donde a cada unidad fsica de produccin se le asigna una parte alcuota del todo que representa el costo de produccin. Se utiliza cuando los productos se hacen mediante tcnicas de produccin en gran volumen (procesamiento continuo). El costeo por procesos es adecuado cuando se producen artculos homogneos en gran volumen as como en las refineras de petrleo, en una fbrica de azcar o en una fbrica de acero. Bajo un sistema de costo por proceso, los tres elementos bsicos del costo de un producto (materiales directo, mano de obra directa y costos indirectos de fabricacin) se acumulan de acuerdo con los departamentos o centros de costos. Sistema de Costo por rdenes de Trabajo: Es el conjunto de principios y procedimientos para el registro de los gastos identificados con rdenes de produccin especificas, lo que permite hallar un costo unitario para cada orden y determinar los diferentes niveles del costo en relacin con la produccin total, en las empresas donde la produccin se hace por pedidos. Un sistema de acumulacin de Costos por rdenes de Trabajo es ms adecuado donde un solo producto o un grupo de productos se hacen de acuerdo con las especificaciones de los clientes, es decir, que cada trabajo es hecho a la medida. Objetivo del Sistema de Costo por rdenes de Trabajo

Responder rdenes segn la solicitud de los clientes sobre la base de las especificaciones previamente establecidas.

Bajo un Sistema de Costos por rdenes de Trabajo, los tres elementos bsicos del costo de un producto, es decir, materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de produccin, se acumulan de acuerdo con su identificacin con cada orden. En este sistema la incorporacin de los gastos a la orden se realiza teniendo en cuenta la Hoja de Costo, documento principal en el sistema y que se emitir una por cada orden de trabajo que se ha enviado a los talleres productivos. Esta hoja de costos comienza desde que se ejecuta el trabajo, y constituye el libro auxiliar de la cuenta Produccin en Proceso y es diligenciada detalladamente y archivada al terminar las rdenes de trabajo. Para agregar los materiales directos a esta hoja de costos se dispone de un documento primario denominado Vale de Entrega o Devolucin, el cual reflejar el nmero de la orden para la cual es asignado y contabilidad por su parte procede al registro del consumo de los materiales de cada orden en la cuenta Produccin en Proceso. Respecto a la mano de obra directa, esta se determina segn el resumen de tiempo y trabajo donde se detallan las horas trabajadas por los obreros en cada orden, lo cual permitir identificar el costo por concepto de salario directo incurrido en las rdenes y reflejado contablemente en la cuenta Produccin en Proceso. Los otros gastos que no se identifican con una orden y se consideran indirectos, en la medida en que se incurren, se registran contablemente en la cuenta Costos Indirectos de Fabricacin. Para su prorrateo entre las rdenes resulta conveniente determinar una tasa de aplicacin la cual puede ser Real o Predeterminada. Si la tasa de aplicacin es Real parte de los datos histricos utilizndose el Mtodo de Costeo Real y si la tasa de aplicacin es predeterminada se toman los datos provenientes del presupuesto, utilizndose el Mtodo de Costeo Normal.

La tasa de aplicacin se calcula dividiendo el total de costos indirectos de fabricacin entre el total de una base, la cual puede ser el gasto de material directo, horas de mano de obra directa, horas mquinas, unidades de produccin y costo de mano de obra directa. Una vez concluida la orden de produccin, esta ser transferida al almacn de produccin terminada y contabilidad proceder a contabilizar dicha produccin en la cuenta Produccin Terminada, para su posterior venta al cliente. Ya facturada y en poder del cliente se procede a registrar el costo de venta. Los gastos de administracin y ventas no se consideran parte del costo de produccin de la orden de trabajo y se muestra separadamente en el estado de resultado. A continuacin se muestra para mejor comprensin un esquema de acumulacin de costos por rdenes de trabajo.

Premisas para la Implantacin de los Sistemas de Costos

Para que las empresas logren implantar un Sistema de Costos, deben crear determinadas condiciones mnimas, para que los resultados sean slidos y

permanentes, dado que la contabilidad de costos tiene como finalidad el costo por producto, mediante un control adecuado de los elementos del costo y esto se logra adems de una contabilidad analtica con la creacin de una base organizativa que garantice su implantacin, como sera:

Asignar la tarea para la adecuacin e implantacin del Sistema de Costos a una persona que sirva como instrumento de direccin.

Asignar la tarea al personal que se dedicar al control, registro y anlisis de los gastos con los planificados, costos estimados etc. para determinar su eficiencia y aplicar sus resultados oportunos y adecuadamente.

Instrumentar perodos de anlisis que hagan obligatorio su realizacin para la evaluacin de la gestin econmica administrativa a varios niveles.

Estimular los resultados, los cumplimientos en la etapa de implantacin y su posterior seguimiento de explotacin y utilidad.

Deben registrarse los gastos uniformemente y en el momento en que ocurren para que sean confiables y efectivos cuando se comparen con los costos normados. Para la eficaz implantacin de este sistema hay que empezar por la base, en la unidad de produccin para consolidar un buen flujo informativo, para que sean confiables y exactos los datos que se controlan, para el registro y posterior anlisis de los resultados reales y estimados. El sistema informativo debe establecerse en los talleres, organizando la base, sistematizando, estableciendo los mtodos de trabajo a travs de creacin de condiciones o implantando previamente un modelaje para recoger la informacin, estableciendo hbitos de trabajo que hagan funcionar el sistema de costos en cada una de las reas de cada taller como almacenes, transporte, departamentos de servicios, etc. En resumen, se considera necesario tener en cuenta los aspectos que se detallan a continuacin para una adecuada implantacin de un Sistema de Costos por rdenes.

Determinar las reas de responsabilidad. Determinar el personal directo e indirecto a la produccin. Reporte de labor diaria. Control del consumo de materiales por rdenes de trabajo. Devoluciones de materiales al almacn. Reporte de produccin terminada. Implantacin de la orden de trabajo. Traspaso de las rdenes de trabajo entre reas. Control de los desperdicios para la venta.

Estos aspectos se pueden agrupar en tres grandes grupos: Aspectos organizativos: Desarrollar un plan de organizacin de las distintas reas para la elaboracin e implantacin de las bases normativas de consumo para los recursos que as lo requieran. Aspectos metodolgicos: Establecimiento de un adecuado sistema de control de inventario para el registro y anlisis de los costos materiales, establecimiento de un mtodo de control de los gastos indirectos y del tiempo real trabajado, elaboracin de las normas metodolgicas y especficas para la planificacin y control de los trabajos de mantenimiento. Aspectos relacionados con la operacin del sistema: Organizacin del flujo de informacin a suministrar al rea de contabilidad. Elaboracin de los presupuestos de gastos. Determinacin de los informes de gastos reales comparados con los presupuestos aprobados y el anlisis de las variaciones.