UNIVERSITATEA FILIALA FACULTATEA DE TIINE ECONOMICE MASTERAT

Organizarea controlului intern n cadrul entit ii Raport de control la S.C.... S.R.L.

ndrumtor tiinific: Masterand:

Cuprins

1. Controlul funcie a managementului i gestiunii financiare............3 2. Controlul intern atribut al conducerii..............................................4 3. Formele controlului intern..................................................................6 4. Implementarea controlului intern.......................................................8 5. Organizarea controlului intern la SC...SRL.......................................14 Bibliografie............................................................................................18

Organizarea controlului intern n cadrul entit ii

1. Controlul func ie a managementului i gestiunii financiare
n societatea contemporan, economia de pia, ca form de organizare a vieii economice, n care raportul dintre cerere i ofert determin principiile de prioritate n organizarea produciei i realizarea bunurilor, are ca actor principal agentul economicfirma. n condiiile unor restricii obiective ca cele materiale, umane, financiare, sociale, informaionale, legislative etc., precum i ca urmare a unei intervenii mai mult sau mai puin ample a autoritilor publice, agentul economic are libertatea de decizie i de micare, hotrnd autonom ce, cum, ct i chiar pentru cine s produc, s consume, s investeasc, s economiseasc, urmrindu-i propriile interese de a obine profit sau cel mult de a supravieui. Plecnd de la faptul c scopul primar al oricrui agent economic este de a obine un profit corespunztor n raport cu resursele utilizate, n acest cadru, aspectul primar al managementului este administrarea resurselor, gestiunea economic i n spe, gestiunea financiar. n literatura economic managementul este frecvent asimilat dirijrii judicioase a resurselor umane, materiale i financiare n scopul funcionrii echilibrate a fiecrei subdiviziunii structurale i a unitii n ansamblu. Cunoaterea condiiilor economice i financiare, n raport cu cerinele i legitile pieei n care se deruleaz activitatea agenilor economici, previne situaiile de ncetare a plilor i de faliment, asigur profitul. Cunoaterea situaiei patrimoniului, a capacitii acestuia de a genera profit, a solvenei comerciale ori de faliment n care se pot afla agenii economici, la un moment dat, este asigurat cu ajutorul att al contabilitii reale, operative i tiinific organizate, ct i al controlului financiar, organizat i exercitat n mod exigent i competent. Prin control, conducerea i asigur informarea dinamic real, preventiv, care ridic valoarea concluziilor i calitatea deciziilor. Controlul ptrunde n esena fenomenelor i contribuie efectiv la conducerea tiinific i eficient, sesizeaz aspectele negative n momentul n care acestea se manifest ca tendin i intervine operativ pentru prevenirea i lichidarea cauzelor. Controlul nu se rezum s constate manifestarea neajunsurilor, nu este numai concomitent i ulterior, ci, n primul rnd, este bazat pe previziunea desfurrii activitii, a posibilitilor apariiei deficienelor i anomaliilor. Controlul asigur perfecionarea, creterea profitului n condiii de concuren liber i loial. Controlul, ca form de cunoatere este lipsit de sens dac nu se manifest i ca form de perfecionare a modului de gestionare a patrimoniului i de organizare i conducere a activitii agentului economic. Controlul este o necesitate obiectiv i subiectiv, dar nu este un scop, ci un mijloc de perfecionare a activitii executive, inclusiv a procesului de conducere a acesteia. Pe aceast linie controlul are ca direcii eseniale: organizarea mai bun a muncii; ntrirea ordinii i disciplinei n organizarea i desfurarea activitii economice, a disciplinei tehnologice; gospodrirea mai eficient a mijloacelor de munc, materiale i financiare; 3

 descoperirea operaiilor nereale, neeconomice i neegale; prentmpinarea apariiei deficienelor, neregulilor i pagubelor; evaluarea eficienei rezultatelor obinute; recuperarea abaterilor constatate i perfecionarea activitii viitoare .a. Prin control se acioneaz n direciile eseniale ale cerinelor sociale, se acord atenie deosebit problemelor economice i financiare concrete, trecerii de la faza de preocupri generale, de program, la asigurarea continuitii practice i eficiente. Controlul este un atribut al conducerii firmei, o funcie a conducerii i, n acelai timp, este o activitate independent. n aceast calitate, de funcie a conducerii, controlul vizeaz maximizarea parametrilor ce se refer la rezultatele obinute i la creterea vitezei de realizare a lor. Datorit importanei sale, sistemul de controlul financiar poate fi considerat ca instrument indispensabil managementului pentru supraveghere regulat a activitii firmei, cu scopul de a lua la timp deciziile ce se impun, privind fiecare funcie n parte dar i ansamblul firmei.

2. Controlul intern atribut al conducerii

Controlul intern este un atribut al conducerii de la toate nivelurile ierarhice. Toate persoanele care dein funcii de conducere, indiferent de nivelul lor ierarhic sau de domeniul de activitate, trebuie s planifice, organizeze i coordoneze aplicarea msurilor suficiente pentru a oferi o asigurare rezonabil asupra faptului c scopurile i obiectivele vor fi ndeplinite. Atributele (funciile) conducerii reprezint un tot unitar, ele se condiioneaz reciproc. Ca urmare, conducerea nu poate fi privit ca o trecere succesiva de la o funcie la alta, urmnd ca totul s se reia de la capt. Controlul reprezint att funcia finalizatoare a procesului de conducere, ct i funcia care furnizeaz elementele necesare pentru realizarea n condiii corespunztoare a celorlalte atribute ale conducerii. Fr informaiile colectate n urma controlului conducerea nu-i poate ndeplini n mod corespunztor celelalte atribute ale sale (previziunea, organizarea, coordonarea i antrenarea). Astfel, pe baza informaiilor obinute prin intermediul controlului, conducerea cunoate realitatea, modificrile intervenite n mediul intern i mediul extern al entitii i pe aceast baz: a) apreciaz calitatea deciziilor (politicilor) luate anterior i eficacitatea msurilor ntreprinse pentru realizarea lor. n urma acestei aprecieri conducerea ia noi decizii care modific previziunile, structurile organizatorice, procedurile de coordonare i de antrenare (stimulare sau sancionare) a personalului. b) analizeaz i evalueaz riscurile i abaterile care amenina atingerea obiectivelor fixate, pe domenii de activitate i pe responsabiliti. n acelai timp, controlul ca atribut distinct al conducerii de la diferite niveluri nu poate fi exercitat cu eficiena necesar fr ca n timpul exercitrii lui s fie luate msurile operative care se impun. Aceste msuri luate cu ocazia controlului in de celelalte atribute ale conducerii, ele modific unele din deciziile anterioare sau impun respectarea lor, n funcie de noile circumstane intervenite. 4

Indiferent de nivelul de la care se exercita, indiferent de activitile controlate i indiferent de obiectivele urmrite, controlul se deruleaz n trei etape succesive, crora le corespund trei componente distincte: a. Compararea situaiei care ar trebui s existe (ideale, dorite) cu situaia de fapt (reale); b. Analiza i evaluarea riscurilor care amenina activitatea verificat i a abaterilor de la parametrii stabilii; c. Valorificarea constatrilor. Intrrile n subsistemul de control se compun din informaiile necesare stabilirii celor doi termeni (situaia ideal i real). Situaia ideal (dorit) se stabilete pe baz: - deciziilor (politicilor) i msurilor hotrte de conducerea de la diferite niveluri; - prevederilor i restriciilor legislative; - existenelor scriptice din contabilitate (vezi inventarierea) - recomandrilor auditului intern; - programelor de activitate (de producie, de desfacere etc.); - procedurilor de lucru aprobate sau standardizate etc. Situaia ideal poate fi abordat sub forma unor obiective fixe (control de conformitate) sau sub forma unor obiective mobile (control al eficacitii), aa cum se va arta mai jos. Situaia real (de fapt) se stabilete de ctre conductorii din ierarhia entitii, de ctre auditorii interni i externi sau de ctre unele organe ale statului, cu ajutorul unor proceduri i tehnici specifice sau comune, cum sunt: - inspecia, const n examinarea documentelor i registrelor precum i a activelor corporale, inclusiv prin inventarierea fizic a acestora. Acestui procedeu i corespund verificrile documentare, verificrile faptice precum i utilizarea n control i audit a instrumentelor informatice; - observarea, const n urmrirea unui proces sau proceduri efectuate de alte persoane, precum i n utilizarea anumitor simuri (vz, miros, pipit, auz) pentru aprecierea anumitor situaii; - investigaia (interviul, interogarea), const n obinerea de informaii de la cei controlai sau auditai, ca rspuns la cererile (chestionarele) controlorilor sau auditorilor; - confirmarea, const n primirea de rspunsuri scrise sau orale din partea unei tere pri independente (confirmarea de ctre clieni, debitori, bnci a soldurilor conturilor respective); - calculul, const n reconstituirea unor calcule din documente i din registrele contabile pentru a testa corectitudinea lor (verificare aritmetic). Reconstituirea urmrete i corectitudinea transferurilor de informaii, a parcursului anumitor sume de la documentele de sintez i pn la sursele primare (vezi pista de audit); - procedurile analitice, constau n analiza tendinelor, fluctuaiilor, corelaiilor etc., cu ajutorul unui sistem de indicatori, etc. Asupra acestor proceduri (instrumente) folosite pentru stabilirea situaiei de fapt vom reveni pe parcursul prezenei lucrri. b) Pe baza rezultatelor la care s-a ajuns n urma comparrii, se trece la analiza i evaluarea rezultatelor sau a abaterilor, la stabilirea i delimitarea factorilor de influena i a

cauzelor, la determinarea consecinelor i a responsabilitilor. n cadrul acestei etape se evalueaz riscurile i msurile ce trebuie luate, se fixeaz concluziile controlului. c) Valorificarea constatrilor este etapa finalizatoarea procesului de control. n funcie de concluziile la care s-a ajuns n etapele precedente ale controlului i n funcie de toleranele admise (praguri de semnificaie), n cadrul acestei etape se definitiveaz i se declaneaz un ansamblu de msuri menite s duc att la influena activitilor controlate ct i la autoperfecionarea controlului. n interiorul subsistemului de control, ntre cele trei componente ale lui, trebuie s existe n primul rnd o legtur (conexiune) direct, n sensul c oricrei intrri n subsistem trebuie s-i corespund o ieire. Controlul nu se justific dac nu se declaneaz, prin intermediul ieirilor, ansamblul de msuri necesare pentru perfecionarea activitilor controlate, pentru prevenirea i eliminarea neajunsurilor, pentru sancionarea vinovailor. Ieirile din subsistemul de control sunt formate din: msuri operative luate n timpul controlului pentru redresarea situaiei, mbuntirea activitii i sancionarea vinovailor; dispoziii obligatorii date celor controlai; rapoarte i informri ctre organele de conducere care au dispus controlul sau care au competena i sarcina s ia msurile care se impun; propuneri pentru mai bun fundamentare a deciziilor conducerii la diferite niveluri, pentru perfecionarea procedurilor i normelor interne sau a sistemului legislativnormativ etc. Ieirile din subsistemul de control difer n funcie de subordonarea ierarhic a organelor de control i n funcie de obiectivele controlate, dar aceste ieiri, trebuie, n toate cazurile, s duc la reducerea riscurilor care pot afecta atingerea obiectivelor entitii sau activitii controlate, la ntrirea legalitii i mbuntirea activitilor respective i prin aceasta s contribuie la perfecionarea intrrilor n sistemul de control. ntre cele trei componente ale subsistemului de control, pe lng aceast legtur direct, ia natere i o conexiune invers menit s asigure stabilitatea i dezvoltarea subsistemului. Cu ocazia valorificrii concluziilor controlului, se pot constata unele confuzii i inexactiti strecurate n derularea controlului, ceea ce impune fie refacerea acestuia, fie luarea unor msuri menite s contribuie la perfecionarea muncii de control i a sistemului de control.

3. Formele controlului intern

Sporirea continu a complexitii tranzaciilor i operaiunilor care circumscriu n sfera de cuprindere a controlului impun structurarea controlului dup mai multe criterii, astfel: a) Dup timpul n care se exercit, raportat la momentul efecturii operaiunilor respective se delimiteaz: controlul preventiv, controlul concomitent i controlul ulterior. controlul preventiv (anticipat, prealabil) se exercit nainte de angajare sau efectuarea operaiunilor respective. Aceast form de control se exercit, de regul, cu ocazia autorizrii sau aprobrii tranzaciilor i a altor operaiuni. controlul comitent se exercita n acelai timp cu desfurarea operaiunilor controlate, sub forma controlului ierarhic, controlului recip [roc i a autocontrolului.

controlul ulterior se exercit dup ce aciunea a avut loc, prin intermediul unor organe specializate de control (control gestionar, control bugetar, audit intern i inspecii specializate ale statului). b) Din punct de vedere al obiectivelor controlate, se deosebesc: controlul economic, financiar, tehnic, etc. controlul economic urmrete planificarea i utilizarea eficient a resurselor materiale i de munc i ndeplinirea sarcinilor stabile. controlul economic utilizeaz toate etaloanele de msur: naturale, de munc i valorice. controlul financiar acioneaz, de regul, n sfera relaiilor financiare i de credit. se exercit, n primul rnd, cu ajutorul etalonului valoric. controlul tehnic urmrete respectarea tehnologiilor de fabricaie, calitatea produselor, caracteristicile mijloacelor fixe, etc. Un control eficient trebuie s fie un control multilateral, ceea ce impune c obiectivele controlate s fie abordate att din punct de vedere economic i financiar, ct i din punct de vedere tehnic. Soluiile tehnice adoptate au consecine economice i financiare i invers. ntre controlul economic i controlul financiar interferenele sunt foarte numeroase, majoritatea operaiunilor economice au i implicaii financiare i gestionare, motiv pentru care, n practic, se exercita un control economico-financiar sau un control financiar i gestiune. c) Dup sfera ce cuprindere controlului, se deosebesc: - controale complexe i controale pariale; - controale totale i controale prin sondaj; Controalele complexe presupun abordarea multilateral a activitilor controlate, cu participarea unor specialiti din domenii diferite, reunii n cadrul unor "brigzi mixate de control". Din aceste brigzi pot face parte specialiti n domeniul contabilitii, fiscalitii, sociologiei, juridicului, tehnic, marketingului, etc. Controale pariale se exercit numai asupra unui grup de obiective sau asupra unui sector de activitate, cum ar putea fi: respectarea disciplinei financiare i fiscale, legalitatea operaiunilor de comer exterior, salarizarea, gestionarea stocurilor, etc. O form a controalelor pariale o constituie controalele tematice, care se exercit de ctre organele de control ale statului asupra unui grup restrns de obiective, dar care cuprinde, de regul, n aceeai perioad, mai multe entiti. Att controalele complexe ct i cele pariale se exercita sub forma controalelor totale i sub forma controalelor prin sondaj. Controalele totale presupun verificarea tuturor operaiunilor, documentelor i perioadelor de gestiune din sectoarele sau referitoare la activitile controlate. Controalele prin sondaj se exercit numai asupra unor documente, operaiuni, categorii de bunuri, perioade de timp, etc. Considerate semnificative avnd o importan relativ pentru formularea concluziilor. De regul, controalele se exercit prin sondaj. Dac se constat nereguli importante (fraude, falsuri, omisiuni sau alte erori semnificative) controalele prin sondaj se transform n controale totale. d) Dup procedeele folosite, controalele sunt: documentar-contabile i faptice.

controalele documentar-contabile se exercit pe baza documentelor primare, a evidenelor operative i a registrelor contabilitii analitice i sintetice. controalele faptice se realizeaz sub forma inspeciei n faa locului, observaiei fizice, inventarierii de control, analizelor de laborator i a expertizelor. e) Dup gradul de apropiere a controlului de activitile controlate, deosebim: controale directe, controale indirecte, controale reciproce i autocontroale. Controalele directe constau n urmrirea nemijlocit (personal) de ctre organele de conducere su control a activitii subalternilor sau a celor controlai. Controalele indirecte constau n urmrirea activitilor controlate pe baz: rapoartelor i informrilor primite, a drilor de seam, a declaraiilor fiscale, a edinelor de lucru, a notelor explicative date de cei controlai, etc. Controalele reciproce se realizeaz ntre membrii formaiilor de munc, ntre compartimente, ntre ntreprinderi, etc. Pe baza fluxurilor materiale i informaionale stabilite n urma diviziunii muncii, specializrii i separrii sarcinilor. Controlul reciproc se exercit i ntre documente diferite care conin indicatori similari, aa cum se va arta n continuare. Autocontrolul presupune verificarea propriei activiti, cu scopul de a putea stabili dac obiectivele propuse au fost realizate, dac activitatea desfurat este la nivelul cerinelor. f) Din punct de vedere al intereselor economico-financiare pe care le reprezint i din punct de vedere al nivelului de la care se exercit, deosebim: controale economicofinanciare, controlul intern al entitilor i auditul legal sau statuar. Controalele exercitate de stat prin intermediul organelor Curii de Conturi, Ministerul Finanelor Publice, Ministerul de Interne, Ministerul Muncii i Solidaritii Sociale, etc. urmresc, n primul rnd, respectarea actelor normative specifice domeniului controlat. Controalele exercitate la nivelul entitilor sub forma controalelor preventive, concomitente i ulterioare urmresc, de regul, gestionarea corect i eficient a patrimoniului, stpnirea riscurilor care pot amenina atingerea obiectivelor. Controlul legal sau statutar se exercit de ctre profesionitii independeni membri ai Camerei Auditorilor Financiari din Romnia (CAFR) sau ai Corpului Experilor Contabili Autorizai din Romnia (CECCAR).

4. Implementarea controlului intern

Orice entitate funcioneaz prin desfurarea unor funcii/activiti corelate si conexe care vizeaz atingerea obiectivelor fixate de managementul entitii. Controlul asupra fiecrei funcii/activiti/subactiviti/operaii este parte integrant din sistemul de control al entitii. Dac acesta din urm este evaluat intr-o manier global, primul este apreciat intr-o manier specific in sensul c elementele controlului intern al entitii au efect asupra fiecrei activiti, dar ntr-un grad diferit. Implementarea activitilor de control intern, oricare ar fi ele impun definirea misiunii i cunoaterea regulilor ce trebuiesc respectate.

Toate funciile/activitile din cadrul unei entiti au la baz o politic general si fiecare responsabil trebuie s defineasc si s cunoasc aceast politic. Astfel, exist o politic pentru funcia financiar-contabil i o alt politic pentru funcia de resurse umane. Fiecare politic va defini misiunea responsabilului, stabilind aciunile ce trebuie s le ntreprind, scopul si domeniul de aplicare. Pentru aceeai funcie/activitate este posibil s existe o politic general si una sau mai multe politici specifice funciei, iar responsabilului ii revine datoria s stabileasc activitile de control intern pentru a-si atinge obiectivele fixate, innd cont de toate aceste politici. In acelai timp, responsabilul va avea in vedere c are oameni cu pregtiri diferite, mijloace limitate, sisteme informatice care nu pot oferi orice informaii etc. n consecin, implementarea unui control adecvat presupune cunoaterea in prealabil a misiunii pe care o are funcia respectiv. Auditorul intern cnd va trebui s aprecieze actele activitilor de control nu va putea s fac acest lucru dac nu va cunoate bine misiunea ncredinat responsabilului funciei/activitii. Astfel prima sa ntrebare va fi: care este misiunea dumneavoastr?, pentru a nelege misiunea ncredinat responsabilului. Responsabilul funciei/activitii pentru ndeplinirea misiunii trebuie s se asigure de existena mijloacelor si resurselor necesare, pe care trebuie s le identifice i s stabileasc modul cum le va utiliza sau dac nu reuete este de datoria lui s modifice coninutul misiunii in situaia in care nu se poate ndeplini. Evoluia riscurilor care planeaz asupra funciilor/activitilor/ subactivitilor/operaiilor i stabilirea activitilor de control aferente acestora este o preocupare major a managementului. Managerii ca i auditorii trebuie s dispun de cunoaterea exact a funciilor de care sunt responsabili, pentru a putea stabili activitile de control care sunt necesare a fi implementate in vederea asigurrii funcionrii eficiente. Activitile de control intern stabilite in vederea implementrii, care vor fi identificate prin utilizarea Chestionarelor de control intern (CCI), dau coeren sistemului de control intern i pot fi grupate in urmtoarele ase categorii : obiectivele; mijloacele; sistemele de informare; organizarea; procedurile; supervizarea. n cadrul misiunilor de audit intern cnd se constat puncte slabe, disfunciuni sau erori, auditorii vor gsi ntotdeauna cauza primar in inexistena sau nefuncionalitatea unei activiti de control intern, dintre cele ase prezentate mai sus, din lanul procedural implementat de ctre responsabilul funciei. a) Obiectivele reprezint pentru responsabilul functiei/activittii prima indatorire pe care trebuie s o ndeplineasc, dup precizarea obiectului misiunii sale, ceea ce nseamn fixarea unei politici de aciune. nelepciunea popular spune cel care nu are obiective nu risc s le ating, de aceea stabilirea obiectivelor trebuie s fie o motivaie primordial a responsabilului funciei. 9

Obiectivele stabilite trebuie s se ncadreze in obiectivele generale ale controlului intern care sunt unanim recunoscute, i anume: securitatea activelor; calitatea informaiilor; respectarea directivelor; optimizarea resurselor. Responsabilii funciilor le revine sarcina respectrii obiectivelor generale de control intern si pe lng acestea ei vor defini obiectivele specifice misiunii lor, care ulterior vor fi apreciate de auditorii interni, avnd in vedere urmtoarele criterii pe care trebuie s le ndeplineasc: s participe la realizarea misiunii ncredinate responsabililor; s fie repartizate in interiorul funciei, avnd in vedere o construcie piramidal a obiectivelor a cror totalitate concureaz la realizarea obiectivului general; s fie msurabile, exprimate in valori reale, posibil de atins, indicatori de activitate cantitativi sau calitativi s.a; s poat fi monitorizate prin sistemul de informare al managementului; s se ncadreze in timp; s fie concrete, clare s nu dea natere la confuzii. Abaterile reieite, fat de aceste principii, constituie puncte slabe, disfuncionaliti sau erori ale sistemului de control intern, instituit si aprobat de responsabilul funciei, tot aa cum absenta obiectivelor activitii este un punct slab la nivelul ntregii entitii; b) Mijloacele permit responsabilului realizarea obiectivelor. O problem care trebuie s fie in permanent in atenia managerilor este aceea a adaptrii mijloacelor la obiectivele fixate. In multe situaii analiza acestor probleme a scos la iveal grave nereguli, surse inevitabile de eecuri i de ineficacitate. Din practic a rezultat c verificarea existenei mijloacelor i a compatibilizrii acestora pentru atingerea obiectivelor sunt activiti de control foarte importante n lanul procedural stabilit de responsabil. c) Sistemele de informare pe care le gsim in cadrul tuturor activitilor ca un sistem integrat al ntreprinderii constituite att din sisteme informaionale, ct i din sisteme informatice. Sistemele informaionale vizeaz toate activitile i trebuie s fie constituite pentru a permite un control eficient al acestora i includ i sistemele de informare financiarcontabile. Sistemele informatice reprezint partea automatizat din cadrul sistemului informaional, iar n activitatea auditorilor obiective de sine stttoare. Sistemele de informare trebuie s ntruneasc o serie de condiii pentru a rspunde cerinelor controlului intern, i anume: s fie fiabile (credibile); s fie uor de verificat; s fie exhaustive; s fie disponibile n timp util;

10

 s fie utile i pertinente. Sistemele de informare se ncadreaz n sistemul de comunicare al entitii pentru informarea ntregului personal, n funcie de necesiti i cuprinde: sistemul de control al gestiunii; sistemul de control bugetar; sistemul statistic de raportare .a. Auditorilor le revine sarcina aprecierii sistemelor de informare ale entitii, att din punct de vedere al costurilor, ct i din punct de vedere al utilitii i eficienei lor; d) Organizarea este o problem fundamental a managementului, iar practica demonstreaz c nu exist modele care pot fi aplicate, datorit diversitii mari a entitilor, naturii activitii desfurate, structurii juridice etc. i nu n ultimul rnd datorit culturii organizaionale. Auditorii trebuie s urmreasc respectarea unor principii de organizare recunoscute, i anume: adaptarea care este o preocupare a managerului general pentru realizarea unei organizaii eficiente, corespunztoare specificului entitii pentru a evita o descentralizare/centralizare excesiv sau o organizare imobil fa de schimbare; obiectivitatea n organizare se refer la faptul c nu trebuie construite structuri organizatorice n funcie de oameni pentru a evita dezorganizarea activitii la plecarea/dispariia unui salariat; separarea/segregarea sarcinilor este un principiu care o dat respectat ne asigur o mai mare securitate i nseamn c, anumite sarcini, care sunt incompatibile, s nu poat fi executate de aceeai persoan. n practic, sunt impuse unele separri de sarcini recunoscute n unanimitate de manageri i care, cteodat, mai produc efecte nedorite, din lipsa vigilenei, i anume: funcia de autorizare/decizie i funcia de nregistrare contabil de funcia financiar de plat; funcia de deinere de mijloace sau bunuri de funcia de control. Realizarea unei separri reale ale sarcinilor, poate pune unele probleme deosebite, mai ales la ntreprinderile unde se lucreaz cu personal mai redus. Pentru construirea unei organizri eficiente se impune s fie avute n vedere existena urmatoarelor: organigrama, pentru a tii cine conduce i cine este condus; fia postului, pentru ca fiecare angajat s i cunoasc atribuiile i sarcinile ce-i revin i limitele competenei de aciune; cadrul material de creare a mediului propice desfurrii activitii i care asigur totodat i protecia fizic a bunurilor i persoanelor, dar i suportul culturii instituionale ale organizaiei. e) Procedurile i modalitile de lucru ale entitii trebuie s fie definite i formalizate pentru toate procesele i activitile care se desfoar n organizaie. Inexistena procedurilor sau a formalizrii acestora cu privire la modalitile de lucru, nseamn: a se condamna la un slab control asupra activitilor efectuate; 11

 a lipsi organizaia de acea indispensabil memorie fr de care nu mai poate funciona; a priva auditorul de indispensabilul sistem de referin, pe care se bazeaz atunci cnd procedurile sunt formalizate, n vederea evalurii diferenelor, pentru a evalua i a formula recomandri i concluzii. Managementului i revine sarcina definirii propriilor modaliti de lucru, care trebuie formalizate n proceduri simple i eficiente de realizare a atribuiilor i actualizate permanent. De asemenea, managementul are datoria de a pune la ndemna tuturor salariailor aceste instrumente de lucru i a-i obliga s le respecte. n acest sens, o preocupare major a fiecrui responsabil al funciei o reprezint ntocmirea i actualizarea permanent a procedurilor i instrumentelor de lucru specifice funciei pe care o coordoneaz. n organizaiile moderne, aceste documente sunt informatizate i fiecare poate consulta pe computer/Internet tot ceea ce se raporteaz la activitatea sa. Acestea se constituie in importante faciliti pentru actualizarea sistematic a procedurilor care reprezint un instrument util n activitatea cotidian. Responsabilii funciilor, cu ocazia realizrii procedurilor, nu trebuie s omit activitile de control care trebuie s fie incluse pe fluxul procedurii i n funcie de evoluia riscurilor, acestea s fie diminuate sau extinse pentru a genera ndeplinirea obiectivelor funciei. f) Supervizarea este o activitate de control intern, adesea omis chiar de ctre cei n responsabilitatea crora se gsete. Muli manageri evalueaz subordonaii pe baza ncrederii pe care o au n acetia, neinnd cont c supervizarea nu se opune lipsei de ncredere i adesea contribuie la creterea acesteia. Din practic s-a dovedit c efectuarea supervizrii aleatoare de ctre responsabili i manageri are efecte deosebit de benefice. Pentru a fi eficient, activitatea de supervizare trebuie s ndeplineasc o serie de condiii, astfel: s lase o dovad a trecerii sale, respectiv o not, o viz, un raport pentru aprecierea calitii managementului i a evalua frecvena actelor de supervizare; s fie universal, n sensul c trebuie s aib n vedere orice sarcin, oricare ar fi aceasta i de oricine a fost efectuat. Actul de supervizare nu trebuie s fac diferene ntre sarcinile eseniale i sarcinile mai puin eseniale. Adesea se constat c cei care nu respect activitatea de supervizare sunt tocmai nivelele ierarhice cele mai nalte; s msoare progresele realizate n urmrirea ndeplinirii obiectivelor, asigurnd obinerea unor elemente reale i exacte, prin sistemul de informare i comunicare al entitii. Prezentm, n continuare, schema unui sistem de control intern pentru misiunea: Auditul sistemelor IT Misiunea compartimentului stabilit de conducerea general este: Adoptarea unei politici preventive pentru evitarea oricrei ncetri a activitii. n aceast perspectiv, sistemul de control intern implementat, va cuprinde urmtoarele elemente: 12

a) Obiective: numrul de intervenii anuale cu ncetarea total a activitii; numrul de intervenii anuale fr ncetarea total a activitii; media anual interveniilor;

b) Mijloace:

specialiti pregtii pentru depanarea sistemelor IT; existena n magazie n totalitate a componentelor de schimb; bugete adecvate pentru achiziii directe de urgen; buget pentru lucrrile de ntreinere tehnice preventive anuale; pregtirea profesional n domeniul securitii informaiilor; c) Sisteme de informare: informri tehnice periodice preventive de ntreinere; informri statistice despre numrul interveniilor i duratele acestora; informaii financiare privind cheltuielile i ncadrarea lor n bugete; informri calitative despre pregtirea profesional acordat de specialiti n IT i n depanare; situaia statistic anual privind evenimentele deosebite; d) Organizare: compartimentul este format, spre exemplu, din n persoane, pentru fiecare din cele trei schimburi de lucru; situaia amplasrii sistemelor computerizate; fia postului cu echipamentele care trebuie monitorizate permanent; materiale de securitate aflate la dispoziie; manual de operare; manual de utilizare manual de securitate;

e) Proceduri:

f) Supervizare:

permanent de eful de departament; zilnic de eful de tur; dezbateri sptmnale cu tot colectivul. Activitile de control prevzute sub coordonarea managerului general pentru misiunea Auditul sistemelor IT se constituie ntr-un sistem ce control intern al Departamentului funciei IT din cadrul entitii i vor fi evaluate, conform metodologiei specifice, de auditorii interni.

5. Organizarea controlului intern la SC ...SRL

5.1. Scurt istoric al firmei SC ...SRL 5.2. Organizarea controlului intern la SC ...SRL

13

Date de identificare ale firmei: Activit ile supuse controlului intern au fost urmtoarele: 1. Domeniul de control intern: Primirea, pstrarea i eliberarea valorilor materiale i bneti: - ncadrarea, drepturile, obligaiile i rspunderea gestionarilor aferente perioadei supus controlului; - operaiunile de ncasri i pli n numerar aferente perioadei supus controlului; - depozitarea, pstrarea i manipularea valorilor materiale la data controlului; - recepia mijoacelor fixe n perioada supus contrrolului; - recepia obiectelor de inventar n perioada supus controlului; - recepia materialelor n perioada supus controlului; - eliberarea mijloacelor fixe n perioada supus controlului; - eliberarea obiectelor de inventar n perioada supus controlului; - eliberarea materialelor n perioada supus controlului; - micarea mijloacelor fixe n perioada supus controlului; - micarea obiectelor de inventar n perioada supus controlului; - micarea materialelor n perioada supus controlului. Stabilirea obiectivelor: Respectarea dispoziiilor legale cu privire la ncadrarea, drepturile, obligaiile i rspunderile gestionarilor stabilite n perioada supus controlului intern; Legalitatea i realitatea ncasrilor i plilor efectuate n numerar n perioada supus controlului; Respectarea normelor legale referitoare la depozitarea, pstrarea i manipularea valorilor materiale i bneti la data controlului; Legalitatea i realitatea recepiilor valorilor materiale n perioada supus controlului; Legalitatea i realitatea eliberrii valorilor materiale n perioada supus controlului; Legalitatea i realitatea micrilor valorilor materiale efectuate n perioada supus controlului. 2. Domeniul de control intern: Formulare cu regim special - procurarea, evidenierea i pstrarea formularelor cu regim special n perioada supus controlului; - ntocmirea i justificarea existenei sau folosirii fiecrui exemplar din formularele cu regim special n perioada supus controlului; - predarea formularelor cu regim special persoanelor care le utilizeaz n perioada supus controlului; - evidena formularelor cu regim special restituite, greit tiprite sau eronat completate n perioada supus controlului. S-au verificat exhaustiv elementele probante care justific sumele i informaiile referitoare la activitile sus enumerate coninute n evidene, folosind ca tehnici: verificarea i observarea fizic, ca instrumente de control chestionarul-lista de verificare. 14

S-au verificat contracte, extrase de cont, dispoziii de ncasare/plat, cecuri, chitane, facturi, referate de necesitate, propuneri de angajare a unei cheltuieli, angajamente de plat, ordonanri la plat, calculul disponibilului, registrul de cas, decizii interne, note de recepie i constatare de diferen, fiele mijloacelor fixe, fie de magazie, fie analitice, bonuri de micare, balane de verificare. Stabilirea obiectivelor: Respectarea prevederilor legale referitoare la evidena, pstrarea, circulaia i utilizarea formularelor cu regim special n perioada supus controlului. Stabilirea metodologiei: Pentru a ndeplini obiectivele controlului intern, s-au folosit ca tehnici verificarea i observarea fizic. Dintre tehnicile de verificare s-au aplicat: comparaia, examinarea, recalcularea, confirmarea, garantarea i urmrirea. Referitor la locul pe care l ocup firma n sectorul privat, funcionarea acesteia, s-a ntocmit chestionarul de luare la cunotin. Pe fiecare obiectiv n parte s-a construit cte un chestionar list de verificare pentru stabilirea condiiilor pe care trebuie s ndeplineasc fiecare activitate controlat. Cu ajutorul tablourilor de prezentare a circuitului controlului elaborate pe obiective, s-au analizat fluxurile de informaii, atribuiile i responsabilitile referitoare la acestea, s-a stabilit documentaia justificativ complet. Constatrile controlorului: n urma verificrii documentelor i materialelor puse la dispoziie de ctre unitatea controlat care i asum responsanilitatea cu privire la coninutul, legalitatea i forma de prezentare a acestora, s-au constatat urmtoarele: Obiectivul: Respectarea dispoziiilor legale cu privire la ncadrarea , drepturile, obligaiile i rspunderile gestionarilor stabilite n perioada supus controlului n unitate este organizat o singur gestiune, gestionarul are studii superioare, nu a fost condamnat pentru svrire de infraciune, nu se afl n curs de urmrire penal. Garania a fost constituit prin contract scris, depus la CEC pe numele gestionarului i recalculat n funcie de schimbrile intervenite n salariul tarifar al gestionarului. Obiectivul: Legalitatea i realitatea ncasrilor i plilor efectuate n numerar n perioada supus controlului Au fost ncasate n cuantumul legal tarifele privind activitile administrative specifice pe baza dispoziiei de ncasare care este certificat prin semntur i tampil de ctre administratorul firmei. Bunurile materiale cumprate i pltite n numerar au fost cuprinse n referate de necesitate, aprobate de ordonatorul de credite, au fost ntocmite propunerile de angajare a unei cheltuieli, angajamentele bugetare individuale, ordonanrile la plat i calculul disponibilului din contul de angajamente.

15

Obiectivul: Respectarea normelor legale referitoare la depozitarea, pstrarea i manipularea valorilor materiale i bneti la data controlului Numerarul se pstreaz n casa de fier, sunt luate msurile de protecie necesare pentru transportul numerarului la/de la instituie la/de la banc. Sunt desemnate persoane rspunztoare pentru mijloace fixe, obiecte de inventar i materiale pe locuri de folosin. Obiectivul: Legalitatea i realitatea recepiilor valorilor materiale n perioada supus controlului Evidena mijloacelor fixe, obiectelor de inventar i a materialelor este inut pe locuri de folosin i persoane rspunztoare. Exist documente justificative note de recepie i constatare de diferne privind intrrile de obiecte de inventar i materiale n perioada supus controlului intern neavnd loc intrri de mijloace fixe -, semnate de comisia de recepie numit prin decizie a ordonatorului de credite. Evidena contabil i cea tehnic-operativ sunt n concordan. Obiectivul: Legalitatea i realitatea eliberrii valorilor materiale n perioada supus controlului n perioada supus controlului nu s-au nregistrat ieiri de mijloace fixe sau obiecte de inventar, iar n cazul eliberrilor de materiale au fost ntocmite bonurile de consum. Obiectivul: Legalitatea i realitatea micrilor valorilor materiale efectuate n perioada supus controlului Au fost ntocmite bonurile de micare cu privire la micrile valorilor materiale ntre locurile de folosin n cadrul instituiei. Obiectivul: Respectarea prevederilor legale referitoare la evidena, pstrarea, circulaia i utilizarea formularelor cu regim special n perioada supus controlului Exist documente justificative pentru intrrile de formulare cu regim special: facturile furnizorului, not de recepie i constatare de diferen. Notele de recepie i constatare de diferen conin toate elementele necesare, inclusiv seriile i numerele formularelor intrate. Datele din factura furnizorului i notele de recepie sunt n concordan. Este condus fia de magazie a formularelor cu regim special, evideniind i formularele restituite, greit tiprite sau eronat completate. Concluzii: n urma desfurrii activitii de control intern putem trage urmtoarele concluzii mai semnificative: Activitatea financiar contabil, evidenele sunt inute la zi, neexistnd probleme deosebite n acest sens; Activitatea firmei n perioada controlat a crescut n volum, au fost efectuate o serie de investiii, mai ales din surse proprii, mai exact profitul realizat a fost reinvestit pentru dotarea tehnic a morii i brutriei;

16

n form actualizat, resursele financiare alocate au fost recuperate din profitul realizat.

Bibliografie

17

Ion Pere, Ovidiu Bunget, Cristian Pere, Control financiar i expertiz contabil, Editura Mirton, Timioara, 2004 Dr. Scholtz Bela, Auditul afacerii, 2009 Ministerul Finanelor Publice - Codul controlului intern cuprinznd Standardele de Management/Control Intern la entitile publice, 2005 Ordonana Guvernului nr.119/1999 privind auditul public intern i controlul financiar preventiv, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr.430 din 31 august 1999, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr.301/2002

18