PROPUESTA DE CONSULTORIA EN LOGSTICA Y TRANSPORTE PARA EMPRESA LITOGRFICA

MERYS EDITH BERRIO ESPITIA CESAR ALEXANDER CAICEDO PULIDO MAURICIO ALEXANDER CAICEDO MORA DIEGO ANDRES GALVIS GOMEZ HERNAN DARIO SOLANO

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA ADMINSITRACIN DE EMPRESAS CHIA 2012

PROPUESTA DE CONSULTORIA EN LOGSTICA Y TRANSPORTE PARA EMPRESA LITOGRFICA

MERYS EDITH BERRIO ESPITIA CESAR ALEXANDER CAICEDO PULIDO MAURICIO ALEXANDER CAICEDO MORA DIEGO ANDRES GALVIS GOMEZ HERNAN DARIO SOLANO

Trabajo escrito sobre implementacin de consultora para el rea de logstica y transporte de empresa litogrfica.

Tutor Camilo Jimnez; Economista

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA ADMINISTRACION DE EMPRESAS CHA 2012.

Tabla de contenido
1. 2. a. 3. a. 4. 5. 6. 7. Justificacin. ...............................................................................................................................4 Objetivos. ....................................................................................................................................4 Antecedentes .............................................................................................................................5 Metodologa. ..............................................................................................................................5 Proceso de calificacin de las operaciones. .........................................................................5 Cronograma. ..............................................................................................................................6 Informes o productos a entregar. ............................................................................................8 Estructura organizacional propuesta para el rea de Logstica y transporte. .................9 Hallazgos. .................................................................................................................................10

1. Justificacin.

Con esta consultora se pretende dar pautas y sugerencias para mejorar de manera eficiente y efectiva en el rea de logstica en la empresa a asesorar apropiando esta a la actividad comercial que se desarrolla ms exactamente el negocio litogrfico. Como prembulo antes de entrar en el tema que nos atae quisiramos hacer el siguiente comentario, como resultado de la implementacin de una Consultora en logstica y transportes se obtiene como valor agregado a los servicios contratados a la organizacin que trabaje esta metodologa oportunidades de ser ms eficientes, productivas y por consiguiente rentables, no slo por el control y mejor manejo sobre los costos derivados de este tipo de actividades sino porque se prepara para operar en un entorno globalizado.

2. Objetivos. Evaluar revisar y calificar las operaciones logsticas del centro de produccin desde el producto terminado por medio de las siguientes actividades:

Diagnostico integral de logstica para empresa Verificacin de distribucin fsica Estrategias de transporte y distribucin Inventarios - control - gestin de almacenes Logstica de centros de distribucin (diseo y operacin)

a. Antecedentes La empresa litogrfica que requiere los servicios de asesora busca al implementar una estrategia logstica mejorar su productividad y sobresalir de entre su competencia. Teniendo en cuenta que para desenvolverse dentro de este tipo de actividad generalmente se requiere redisear o cambiar algunos aspectos del producto final, ajustes de ltima hora que pueden retrasar los procesos de productivos, lo cual hace que el pilar principal para competir sea la agilidad y adecuacin a los diferentes tipos de frentes de negocio, los diferentes tipos de mercados, no siendo la excepcin a esto las demandas de los clientes sus diferentes tipos de requerimientos los cuales deben entregarse de una manera rpida y con menores tiempos de entrega y mayor agilidad. Para lograr esto se deben analizar cada uno de los componentes de la cadena logstica, desde los proveedores hasta los clientes finales, pasando por los procesos de manufactura, almacenamiento, transporte, etc. por ello se debe contratar profesionales con experiencia destacada en estos campos con el fin de estar al da en lo concerniente a las reas a potenciar en cada caso. 3. Metodologa.

a. Proceso de calificacin de las operaciones.

Inspeccin Tcnica
Recorrido por las instalaciones de produccin observando los procesos vinculados a la actividad logstica.

Capacitacin
Formacion en mejora de las practicas logisticas en cuanto a almacenaje manejo de centros de distibucion y personal operativo.

Retroalimentacin
Desarrollado por el grupo de trabajo asesores y jefe de departamento logstico.

Informe de resultados.
Entrega de los resultados de la evaluacin, plan de accin y mejoramiento.

4. Cronograma. El perodo de desarrollo de la presente consultora ser de 3 meses desde el mes de julio a septiembre de 2012 . Las actividades especficas asociadas a la consultora se realizarn durante las fechas que se muestran en el siguiente cuadro.
Actividad Ejecucin de la consultora- Diagnstico Entrega del informe parcial Actividad 1 segn metodologa Revisin del informe parcial Actividades 2 y 3 segn metodologa Entrega del informe final Revisin del informe final Tercera semana de septiembre Primera semana de octubre Segunda quincena de agosto Fecha Julio a Septiembre 2012. Primera quincena de agosto

La ejecucin de la consultora se realizar conforme al siguiente cronograma de actividades. Las semanas estn comprendidas por una jornada laborar de lunes a viernes de 8 am a 4 pm estas labores se realizarn con los consultores simultneamente combinando las especialidades de anlisis de procesos.
Director del proyecto Ingeniero industrial o administrador de empresas con especializacin en procesos logsticos. Consultor especialista 1 ingeniero especialista en Grupos logsticos Consultor 2 Ingeniero Consultor 3 ingeniero administrador Consultor 4 Administrador de empresas Valor Hora por cada consultor $ 180.000- Valor Hora director $ 250.000 Gastos administrativos $ 1.100.000 por mes IVA incluido. Ya que es una empresa que est en el rango de entre 100 y 5000 trabajadores

CRONOGRAMA de actividades Area de logstica y transporte

SEMANAS a

MES 1 b c

MES 2 MES 3 b Informe Mes b c c d a

No. A. Situacin actual 1 Conocer tiempos de fabricacin del producto 2 4

Ubicacin de mercancas en bodega Establecer el parking list para el envi de la mercanca 5 Establecer una rutas ptimas 6 Establecer tipo de transporte a usar para la distribucin.
7 Estudio del producto: Embalaje y empaque B. Actividades de anlisis 8 9

Informe Mes

Manejo de mercanca en mal estado-Infraestructura Volmenes de mercanca- condiciones de almacenaje 10 Entregas fuera de tiempo 11 Errores en los pedidos- producto disponible
D. Informacin y Regulacin de la informacion 12 Determinar un mecanismo de procesamiento de informacin 13 Propuesta Estructura organizacional del Dto 14 Propuesta de metodologa para la gestin de informacin 15 Anlisis y retroalimentacin sobre la informacin

5. Informes o productos a entregar. La presente consultora tendr los siguientes informes o productos: Un informe donde se identifique la informacin que brindan las diferentes instancias internas o puestos de trabajo del rea involucrada sobre los 4 productos principales que sern la muestra objeto de la consultora, y su evolucin mensual durante los ltimos 2 aos, con el correspondiente anlisis, permitiendo que los consumidores vean la repercusin acordes a sus intereses y necesidades, tambin de ser el caso determinar, cules son las inconformidades existentes. Un informe que presente cuadros comparativos de los 4 productos materia de la consultora, mostrando el costo financiero total mensual y anual de los ltimos dos aos por concepto de manejo y su afectacin a nivel financiero, mostrando su composicin por centro de costo. Un informe que presente una propuesta sobre la obtencin de informacin, procesamiento y difusin de la informacin relevante al cliente, el producto que solicit y la gestin interna que se le da a esa orden de pedido, incluyendo los costos asociados de cada una de las etapas pertinentes al departamento, as como los departamentos o secciones responsables e involucradas. Sensibilizacin y capacitacin personal almacenes sesin de sensibilizacin y capacitacin al personal involucrado en la administracin y operacin del centro de distribucin y almacenes aplicando las mejores prcticas logsticas acordes con las normas tcnicas en almacenamiento de estndar mundial dirigida al personal operativo , administrativo y comercial. Con base en la informacin previa suministrada por la empresa sobre el perfil logstico y diagnstico de la infraestructura fsica y de su instalaciones. Informe ejecutivo final Entrega a la Gerencia y presentacin de un informe ejecutivo con las recomendaciones y un plan de accin de acuerdo con los resultados obtenidos en la evaluacin del centro de distribucin, y los riesgos logsticos encontrados con el

fin que la empresa inicie un proceso de mejoramiento continuo basado en las mejores prcticas del sector. Entrega de Matriz grafica con la Calificacin del Cuestionario Check list de evaluacin Logstica validado y debatido con el Director del Centro de distribucin y su personal operativo en sesin especial

6. Estructura organizacional propuesta para el rea de Logstica y transporte.

Recibo y Almacenamiento Sistemas de informacion y tecnologias de soporte

Separacin aislamiento y despacho

Recurso Humano

Equipos de manejo de materiales y medios de almacenamiento

Centro de distribucin principal Departamento de Logstica y Transporte

Sistema de aseguramiento de la calidad Distribucion fsica de espacios y Lay out

Seguridad industrial y salud ocupacional

Gestion de inventarios

Indicadores de gestin

7. Hallazgos.
En la empresa de artes graficas de acuerdo con la inspeccin tcnica que se propuso en la metodologa se encontraron las siguientes inconformidades:

Falta un sistema de transporte y distribucin interno:

El sistema existente de distribucin no es acorde a las necesidades del producto en cuestin ya que nuestro cliente por escatimar en costos de transporte tanto interno como externo, no verifico como estaba funcionando el flujo ptimo de materiales internamente lo que retrasa los procesos productivos y deterioro de materia prima sin procesar.

El rea de Logstica es pequea para los empleados:

Infraestructura insuficiente ya que la capacidad instalada del rea de trabajo est saturada en estos momentos, la solucin se plante con tres lneas bsicas de trabajo. Partiendo de la estrategia y del posicionamiento deseado y teniendo el rea de procesos como el eje central se disearon soluciones tal y como se muestra en la siguiente figura:

Reingeniera de procesos En este caso se redefini todo el proceso logstico desde el aprovisionamiento hasta la expedicin, eliminando todas las ineficiencias que se producan cuando el proceso "cruzaba" a travs de los distintos departamentos e implantando una gestin por procesos en lugar de una organizacin departamental pura. A partir del proceso logstico se redefinieron los siguientes subprocesos:

Gestin de compras

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Gestin de almacenes y stock. Gestin de expediciones Gestin de la produccin

Almacn fsico
Para este asunto referido mas directamente al sistema de almacenaje se plante la necesidad de reestructurar los almacenes y as alcanzar los siguientes objetivos: Racionalizar el nmero de personas destinadas en el almacn debido a la disminucin drstica del tiempo de operaciones de almacenaje. Mejorando la rotacin y reduciendo el nivel de stocks y de obsoletos. Disminucin en el nmero de mermas. Permitir la aplicacin de procedimientos que aseguraran una gestin adecuada del almacn. Para ello, a nivel fsico, hubo dos grandes lneas de trabajo: 1. Sistemas de almacenaje 2. Distribucin fsica

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Sugerencias 1. Mercanca: La empresa debe manejar el embalaje adecuado para el transporte de los libros y material litogrfico en general, este debe ser cajas en cartn con las especificaciones tcnicas requeridas para tal fin, que sean de poca capacidad para que faciliten su acopio y movilizacin en especial en los mostradores a los que tendr acceso el consumidor final ya que los almacenes de exhibicin no son tan grandes como las bodegas o centros de acopio, los libros deben estar protegidos por un empaque o envoltura plstica independiente de los otros, y los sitios de almacenamiento deben presentar buenas condiciones ambientales no deben tener humedad, buena ventilacin, poca luz.

2. Entregas fuera de tiempo: Para el caso especifico de esta empresa no es recomendable manejar transporte propio y de acuerdo a esto tienen es mas conveniente tercerizar el transporte y distribucin tanto de los materiales semi elaborados como los terminados, contratando una empresa especializada en transportar mercanca de este tipo ya que es importante entregar el producto sin deterioros y en perfectas condiciones de manera segura y confiable.

Lo anterior hace que se puedan cubrir entregas a nivel nacional pas y dems sin necesidad de invertir en parque automotor y lo ms costoso de esto el mantenimiento de los mismos. Tambin se sugiere que la programacin de los pedidos se haga sobre producto disponible para no retrasar los tiempos de entrega tambin que estos se hagan con das de antelacin suficientes en caso de trabajar sobre pedido, lo ideal es que si tienen el producto dependiendo de la cantidad o del tipo de orden este terminado en 5 das si la distancia del punto de acopio supera los 5.000 kilmetros se entregue en mximo 2 das despus de estar disponible para un total de 7, para no crear falsas expectativas a los clientes y forzar ms de lo necesario los procesos de produccin propiciando la elaboracin de defectos.

3. Errores en los pedidos: La sugerencia es tener un soporte documentado de estos bien sea implementar estas solicitudes por medios de electrnicos con el fin de verificar los requerimientos solicitados, hacer las verificaciones

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del caso con el cliente principalmente para evitar inconformidades con el departamento de diseo, departamento de produccin antes de ordenar su fabricacin estos departamentos no deben actuar aisladamente bajo ningn argumento.

4. Centros de acopio ms pequeos con distribuidores autorizados. Con el fin de mejorar la cobertura y niveles de ventas. Para los cual se debe plantear y estructurar tanto la estrategia como las polticas pertinentes desde la propia gerencia, haciendo primero los estudios pertinentes de factibilidad.

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