MANAGEMENTUL TIMPULUI

Oamenii sunt consumatori de timp, insa majoritatea sunt ineficienti in organizarea timpului TIMP considerente generale Timpul este cea mai preioas resurs a noastr, este cel mai valoros lucru pe care l avem. Este persisabil, nu poate fi nlocuit i nu poate fi salvat. Putem doar s-l realocm de la activiti de o mai mic importan ctre activitile mai importante.Orice lucru dorii s realizai necesit timp. De-a lungul timpului s-au conturat anumite mituri legate de timp: pierdem timp din cauza celorlali; cu ct lucrm mai mult cu att facem mai multe lucruri; cu c tsuntem mai ncrcai, cu att suntem mai indispensabili; judecile ndelungate conduc la decizii mai bune; cu ct delegm mai mult cu att nfptuim mai multe; timpul este dumanul nr. 1. (De fapt timpul este totdeauna neutru dar gestiunea s poate fi eficace sau dezastruas.) Managamentul timpului Managementul timpului are ca scop dezvoltarea i mbuntirea abilitilor

demanagement al timpului

pentru fiecare membru al unei

organizaii. Managementultimpului

reprezint una din marile probleme organizaionale, o problem care poate firezolvat numai prin dezvoltarea abilitilor necesare. Managementul timpului permite deinerea controlul asupra sarcinilor i activitilor zilnice, s avem performane ridicate utiliznd un minim de resurse, s ne petrecem momente relaxate mpreun cu familia sau s ne ocupm de hobby-urile noastre. La nivel organizaional, un management eficient al timpului poate duce la obinerea unor performane ridicate, la creterea profitului i la echilibrarea fluxului deactiviti. Totodat, poate reduce conflictele organizaionale i poate deveni un performanelor. Managementul timpului nseamn, de fapt, auto-management. mbuntirea abilitilor pe care le avem pentru a ne ajuta s ne planificm mai bine sarcinile la job i s delegm factor motivator pentru angajai. Abilitatea de a controla timpul avut la dispoziie, de arezolva toate sarcinile la termen are un efect pozitiv puternic asupra

responsabilitile mai eficient este cheia gestionrii optime a timpului. Managementul timpului este o ablilitate strict personal pentru ca numai fiecaredintre noi, singuri, ne cunoatem orele de capacitate maxim, orele de somn i mas. Managementul timpului se bazeaz pe trei piloni: planificarea, organizarea i controlul timpului. Noiunea de eficacitate cere ca, pentru fiecare individ, timpul s fie utilizatn mod raional i productiv, n conformitate cu ritmul personal i cu resursele de care dispune fiecare individ, cu scopul de a asigura ndeplinirea unor activiti precise ntr-un interval de timp dat. Managementul timpului pornete de la un aspect paradoxal: dei, n mod real,dispunem astzi de mult mai mult timp dect altdat, avem sentimentul c el nu neajunge. n realitate orice individ dispune de 168 ore pe sptmn pe care le repartizeaz, aproximativ, n felul urmtor: 40 ore pentru activiti profesionale; 56 ore pentru somn; 72 ore pentru diverse activiti personale; "Niciodat nu vei avea suficient timp s faci toate lucrurile pe care le ai de facut, nsa ntotdeauna este timp pentru lucrurile cuadevrat importante" Organizarea timpului n condiiile unor probleme din ce in ce mai complexe, aflate sub presiunea timpului, ce apar n activitatea oricrei organizaii, toi angajaii dar, mai ales, managerii i manifest interesul pentru modalitile de utilizare eficient i eficace a timpului lor. Managementul timpului prezint numeroase avantaje pentru managerii timpului. Acesta i favorizeaz: s ating scopul urmrit; s stabileasc prioritile; s obin o vedere de ansamblu asupra sarcinilor de realizat; s comunice mai bine; s obin mai multe rezultate pe unitatea de timp;

 s delege sarcini; s pstreze echilibrul n viaa profesional i personal; s-i dezvolte creativitatea; s reziste i s se adapteze mai bine schimbrilor; s participe la mbuntirea calitii vieii tuturor membrilor organizaiei. Managementul timpului n concepia managerial actual se refer n primul rnd la optimizarea proiectrii i planificrii activitii manageriale i se concentreaz asupra stabilirii obiectivelor, asupra planificrii zilnice i asupra stabilirii prioritilor organizaionale. Dar acest lucru nu trebuie absolutizat ntruct o planificare foarte riguroas i rigid este, adesea, contraproductiv (datorit evenimentelor i problemelor neateptate care sunt inerente), poate distruge climatul organizaional i poate deteriora relaiile interpersonale.

Elementele eseniale ale acestei concepii sunt prezentate n diagrama de mai jos:

n mod ideal ar trebui s ne facem n fiecare sear lista cu ce avem de fcut n ziua urmtoare. Pur si simplu scriem tot ce avem de facut, indiferent de importan. Am putea s ne scriem sarcinile pe 5-7 zile nainte. Pentru c ne vor permite imperfeciuni. Pentru c vor exista zile n care nu poi sau nu vrei s faci tot. Daca neoferim mai mult flexibilitate vom avea mai mult timp (i mai mult spaiu pentruerori!).Dupa ce am ntocmit aceast list, stabilim prioritile aplicnd metoda ABCDE recomandat de Brian Tracy n toate programele sale de management al timpului. Ce presupune de fapt aceasta metod? n dreptul fiecrei activiti punem una din literele A, B, C, D sau E, n funcie de importana activitii, astfel: A - activitile notate cu A sunt foarte importante, pe care trebuie neaprat s le facem. Un astfel de exemplu ar putea fi o ntlnire cu un client foarte important al afacerii noastre; B - notm cu B activitile care sunt importante, nsa nu la fel de importante cacele notate cu A. Acestea sunt lucruri pe care ar fi bine s le facem.Consecinele nendeplinirii unei astfel de activiti nu sunt chiar att de grave. C - activitile notate cu C nu sunt deloc importante, sunt lucruri pe care ar fi plcut s le facem, nsa care nu au niciun impact, pozitiv sau negativ, asupracarierei noastre. Un astfel de exemplu ar fi s ieim cu un coleg la o cafea. D - activitile notate cu D sunt activiti pe care le putem delega altor persoanes se ocupe de ele pentru noi. De exemplu, daca avem de printat nitedocumente, putem pune secretara s se ocupe de asta, astfel rmnndu-ne timps ne ocupm de alte activiti mai importante. E - notm cu E activitile pe care le putem elimina din list, fr a avea nicioconsecin asupra lucrurilor cu adevarat importante pentru noi. O astfel deactivitate ar putea fi s jucm un joc sau s urmarim un meci de fotbal(exceptnd cazul unor activiti n domeniul sportiv).Brian Tracy recomand aceast metod ca fiind una dintre cele mai bune metode pentru managementul timpului. Planificarea timpului Planificarea este procesul n care evalum ct timp avem la dispoziie i planificm cum s-l folosim pentru a ne atinge scopurile identificate anterior. Folosind planificarea, putem:

 s nelegem ce putem face la modul realist n timpul disponibil s planificm o folosire ideal a timpului disponibi S ne lsm suficient timp pentru lucrurile care trebuie fcute neaprat S lsm timp de rezerv pentru lucrurile neateptate S minimalizm stresul prin evitarea implicrii prea mari n problemele altor

Principiile managementului eficient al timpului. Pentru o organizare eficienta a timpului trebuie s se in cont de prioritile, obiectivele i planurile stabilite, de modul de implementare i de evaluare a acestora etc. Putem realiza un management eficient al timpului nu rezolvnd sarcinile la ntmplare sau n ordinea n care apar, ci raportndu-ne la obiective i prioriti. Trebuie s ne planificm foarte atent i riguros: ce sarcini vrem s ndeplinim; care este ordinea de prioriti; n ct timp; n ce relaie se gsesc obiectivele fixate pe termen scurt, cu cele pe termen mediu i lung i rezultatele pe care ni le-am propus; rezistena la evenimentele perturbatoare i la tendinele de irosire a timpului; instrumentul prin care monitorizm realizarea sarcinilor i modul n care ne-am planificat activitatea.

Managementul timpului inseamna de fapt, auto management. Imbunatatirea abilitatilor pe care le ai pentru a te ajuta sa planifici mai bine sarcinile la locul de munca si sa delegi responsabilitatile mai eficient este cheia gestionarii optime a timpului. Lipsa timpului este una dintre

cele mai des invocate probleme ale societatii incare traim. Se intampla adesea sa muncesti mult la locul de munca si sa nu reusesti sa termini intr-o zi nici sarcinile cele mai importante, asta datorita hotilor de timp. HOTII DE TIMP sau cauze ale managementului ineficient al timpului

Intreruperi din cauza telefonului sau colegilor Sedinte si intalniri in timpul programului de munca Sarcini care nu sunt in fisa postului Amanarea si lipsa puterii de decizie Lipsa de comunicare la locul de munca Obiective neclare Lipsa planficarii Stresul si oboseala Incapacitatea de a refuza Stil de lucru dezorganizat