Manual de Operaciones, Facultad de Ingeniera, Universidad del Valle de Guatemala Procesos Actuales Nombre del Proceso Descripcin del

proceso Solicitud de compras y reparaciones

Este proceso puede ser realizado por cualquier persona del departamento que requiera la compra de algn insumo para desarrollar su trabajo o bien la reparacin de algn material que este daado o requiera actualizacin.

Departamento

Ingeniera Industrial Ingeniera en Ciencias de la Administracin

Versin Fecha de Edicin Realizado por 18/04/2012 Nombre Encargado Puesto Raquel Morales Ing. Sierra Ing. Celso Cerezo Revisado por

1 Aprobado por

Asistente Departamento

Director Departamento

Director Departamento

Firma

I.

OBJETIVO:

Presentar el procedimiento actual que se ejecuta para realizacin de una compra o reparacin de equipo y material requerido para desarrollar adecuadamente los cursos del departamento de Ingeniera en Ciencias de la Administracin e Ingeniera Industrial.

II.

ALCANCE:

Este procedimiento aplica para la solicitud de compras y reparacin de material respecto a los cursos del departamento de Ingeniera en Ciencias de la Administracin o Ingeniera Industrial. El proceso inicia cuando alguna persona del departamento requiere de la compra o reparacin del algn equipo o material para el desarrollo de su trabajo y abarca hasta el punto en que se recibe el material nuevo o equipo reparado.

III.

ACTORES INVOLUCRADOS EN EL PROCESO: 1. Departamento de Ingeniera en Ciencias de la Administracin o Ingeniera Industrial. a. Departamento de compras b. Departamento de contabilidad c. Director de departamento d. Personal Administrativo e. Asistente de director. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:

IV.

No. 1.

Responsable Personal

Actividad Se solicita al departamento la compra de material Se analiza el presupuesto del departamento y dependiendo a que cuenta de gastos afecta se carga. Los mismos pasos (1 y 2) se realizan si se requiere una reparacin de material. El directo, basado en las necesidades del departamento y el presupuesto decide si se hace o no la compra o reparacin. En dado caso el director si autoriza, se procede a la evaluacin de proveedores en donde se pueden tener tres opciones:

2.

Asistente de Director

3.

Director de departamento

4.

Personal

utilizar los proveedores ya autorizados por la universidad, buscar nuevos proveedores o referir un proveedor especfico para la compra. Se deben de realizar tres cotizaciones Se envan las cotizaciones al director del departamento El director revisa las cotizaciones y da el visto bueno o solicita una nueva cotizacin Se indica cual cotizacin es la que se quiere y se dan las razones El director del departamento enva la cotizacin e informacin al departamento de compras. La persona responsable debe de buscar a los proveedores Realizar las cotizaciones respectivas Enviar las cotizaciones e informacin de los proveedores y justificacin al director del departamento El director revisa las cotizaciones y las enva al departamento de compras. Si se quiere realizar con un proveedor en especfico Se especifica el proveedor y la cotizacin Se realiza una justificacin de las razones por las que se elije dicho proveedor y se enva al director de la

5.

Personal

Si es con proveedores autorizados por la universidad

6.

Personal

Si se quiere hacer con nuevos proveedores

7.

Personal

carrera

El director de la carrera revisa la cotizacin y las justificaciones y las enva al departamento de compras. El departamento de compras ingresa al proveedor al sistema de la Universidad y negocia con el proveedor la forma de pago y entrega. Recoge el producto enviado por el proveedor y lo entrega al departamento.

8.

Departamento de compras

9.

Departamento de Compras

V.

DIAGRAMA DE FLUJO

1. Solicitud de compras de material

2. Solicitud de reparaciones

3. Cargar cuenta a suministros de laboratorio u otra cuetna

4. Cargar a cuenta

6. No se hace compra

No Vo.Bo.

5. Verificar solicitud

7.Verificar solicitud

No Vo.Bo.

8. No se hace reparacin

Si Vo.Bo.

10. Realizar 3 cotizaciones

Sin Porveedor

9. Verificar proveedor

Proveedor especifico

14. Se justifica porque ese proveedor

Proveedor Nuevo 11. Enviar cotizaciones a Director Dep. 15. Enviar a Dep. de Compras 16. Crear cuenta con proveedor

12. Director Revisa y da el visto bueno a las cotizaciones

13. Director enva cotizaciones a Dep. Compras

17. Proveedor Ingresa a la cuenta de la Universidad

18. Negociacin departamento compras y proveedor

19. Se recoge el producto enviado por el proveedor

VI.

Anexos