La Interventora - Modelo de Control

Para garantizar el cumplimiento de los principios de la CONTRATACION en trminos de calidad, cantidad y oportunidad es necesario adoptar mecanismos de control y seguimiento a travs de la figura de la interventora o supervisin, que asegure y garantice a la entidad como a sus responsables el cumplimiento del objeto contractual, mediante el examen sobre las exigencias legales, financieras (en lo contable, Presupuestal y tesorera), misional y tcnico, de manera PREVENTIVA.

Con la Constitucin Poltica de 1991 se cambi la figura del control previo, perceptivo y posterior ejercida por los organismos de control, propiciando la figura del control interno como sistema implcito sustentado en el Autocontrol, sin embargo la experiencia ha demostrado que sta prctica obedece a una cultura arraigada en principios morales y ticos de quienes manejan y deciden sobre la utilizacin de los recursos pblicos, los cuales estn lejos de interiorizarse dada la experiencia y resultado en los ltimos aos.

En la actualidad el nuevo estatuto anticorrupcin (Ley 1474 de 2011) en sus artculos del 82 al 85 se refiere a la responsabilidad, facultades y deberes y continuidad de los supervisores o interventores de la Contratacin estatal. La ejecucin idnea del presupuesto de las Entidades Pblicas exige dentro de otros aspectos un proceso contractual gil, eficiente y desarrollado dentro de los principios de economa, transparencia y objetividad consagrados en la Constitucin Poltica, la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios.

De esa circunstancia nace el hecho, que para garantizar el cumplimiento del objeto contractual en trminos de eficiencia, eficacia y economa se requiere ejercer un control permanente sobre el proceso contractual a travs de un interventor o supervisor para cada contrato, que ejerza el control previo, perceptivo y posterior a todo el proceso, pero sin despojar de la responsabilidad que se le endilga al dueo del proceso.

La experiencia ha demostrado que la figura del interventor/ supervisor no cumple con las exigencias y rigor que requiere la responsabilidad atribuida, y por el contrario es cubierta por funcionarios carentes de experiencia, independencia y buen juicio y en otros casos atiborrados por cargas de trabajo diversas, que distraen y minimizan la atencin sobre la ejecucin de los contratos que garanticen el cumplimiento de los objetivos pactados.

Para que ste encargo sea efectivo, el perfil del interventor o supervisor debe corresponder a un profesional con experiencia en el objeto contratado y en temas administrativos y financieros, con criterios claros y soportados y con amplio sentido de independencia, es decir, para cumplir con los propsitos de su misin, un interventor debe cumplir funciones tcnicas, funciones administrativas y funciones contables.

Las funciones tcnicas son las que se refieren al objeto del contrato Las funciones administrativas son las acciones que debe adelantar el interventor para garantizar cumplimiento de las clusulas el del contrato que

controla y de la normatividad referente a los contratos Las funciones contables son las relativas al manejo de cuentas del contrato.

Por todo esto existe la necesidad de propiciar la creacin de unidades de Interventora en las entidades, donde exista alto volumen de presupuesto ejecutado a travs de la figura de la contratacin, que contribuya a buscar la armona en un proceso de manera planificada, a blindar a la organizacin permanentemente a travs de un grupo calificado, especializado y organizado, como Unidad de apoyo y control.

Dicha

Unidad

deber

contar acto

con

un

manual que

formalizado

mediante

administrativo,

contenga los procedimientos detallados que debe seguir la entidad para realizar labores de interventora de contratos de consultora, suministros, servicios y obra pblica, para cumplir con la normatividad vigente en lo referente a control de contratos. De la misma manera llevara un archivo de todos y cada uno de los contratos, informes y actas propias de las intervenciones de Interventora. Adems de un

compendi de normas relacionadas con el objeto de la Unidad, categorizada como el NORMOGRAMA de la Unidad.

Objetivos de la interventora:

- Asegurar el cumplimiento de las obligaciones contractuales logrando que se desarrollen los objetos de los contratos dentro de los presupuestos de tiempo e inversin previstos originalmente. - Verificar que para el contrato se hayan cumplido en su totalidad los requisitos de perfeccionamiento y legalizacin antes de la iniciar la ejecucin del mismo.

- Suscribir el acta de iniciacin de los contratos, para formalizar el inicio de las labores. - Vigilar el cumplimiento de los plazos contractuales, la vigencia del contrato y de los amparos de la garanta nica. Hacer seguimiento al cumplimiento de las

obligaciones a cargo del contratista, para suscribir el acta de cumplimiento de las obligaciones. Presentar por escrito al contratista las

observaciones o las recomendaciones que estime

oportunas para el mejor cumplimiento del servicio. - Servir de enlace entre el contratista y la Entidad. - Supervisar la ejecucin de los recursos entregados por la entidad al contratista para el desarrollo del contrato. - Avisar oportunamente a las reas correspondientes, sobre cualquier retraso, incumplimiento parcial o total de obligaciones durante la ejecucin del contrato, oportunas. para que se adopten las medidas

- Elaborar el proyecto de la liquidacin definitiva a la terminacin del contrato dentro de los plazos establecidos.

Responsabilidades Del Interventor

El interventor responder civil y penalmente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventora , como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen dao o perjuicio, derivados de la celebracin y ejecucin del contrato respecto del cual haya ejercido o ejerza las funciones de Interventora.

Para efectos penales, el interventor, cuando es contratado, se considera un particular que cumple funciones pblicas en todo lo concerniente a la celebracin, ejecucin y liquidacin de los contratos que celebre con la Entidad, y por lo tanto, estar sujeto a la responsabilidad que en esta materia seala la ley para los servidores pblicos. Adems de las anteriores responsabilidades, deber tener en cuenta las sealadas por las disposiciones legales vigentes y las que se adicionen para el buen desarrollo de la Interventora, o las que le sean

asignadas por el jefe inmediato en caso de ser funcionario de la entidad.

FUNCIONES DEL INTERVENTOR

Tcnicas:

Conocer los pliegos de condiciones, bases del concurso o trminos de referencia, y el contrato motivo de la interventora, as como las normas internas y externas de la entidad sobre contratacin e interventora de contratos. Informarse, previamente a la iniciacin de los trabajos, sobre los estudios, informes y circunstancias relativas al contrato motivo de la interventora, o que

dieron origen al mismo. Solicitar al contratista, la presentacin de un informe de iniciacin en donde se presente en forma detallada, el programa de trabajo para la realizacin del contrato. Comprobar que el contratista cuenta con los recursos humanos, tcnicos y financieros requeridos, de acuerdo con los trminos del contrato, antes de la iniciacin del mismo, y la correcta utilizacin de tales recursos, durante la fase de ejecucin del contrato.

 Verificar que los informes, estudios, conceptos y resultados del contrato, se adapten a las normas, estndares y especificaciones que forman parte del contrato, as como a los parmetros de calidad establecidos para la profesin o especialidad a la que pertenezca el proyecto. Evaluar el avance y resultados del contrato, en comparacin con el cronograma y plan previstos, y exigir que se tomen las medidas correctivas necesarias en caso de que se prevean atrasos en el programa.

 Someter a consideracin del Comit Tcnico, a travs del director o Jefe el rea respectiva los siguientes soporte concepto de adicin temas, y en adjuntando as como los su documentos evaluacin, escrito: contrato. por al requeridos,

recomendaciones plazo y/o valor

Modificaciones al alcance del contrato. Solicitudes Reclamaciones presentadas por el contratista Tomar las medidas necesarias en caso de que se presenten incumplimientos del contratista.

 Consignar en el acta de terminacin del contrato, el estado del estudio o proyecto a la fecha de tal acta, y requerir al contratista para que realice las correcciones necesarias en caso de precisarse. Evaluar los informes administrativos y tcnicos presentados por el contratista como soporte de sus respectivas cuentas de cobro, y aprobar o rechazar tales informes. Programar y realizar las reuniones de

interventora previstas con el contratista, y redactar

las actas de dichas reuniones. Atender los requerimientos de las entidades de fiscalizacin y control disciplinario, y de la rama jurisdiccional.

Administrativas: Ejecutar un control administrativo sobre el

contratista, con amplio espritu de colaboracin y apoyo, sin inferir en sus procedimientos privados, y sin llegar a extremar su intervencin a tal punto que sea contraproducente para el desarrollo normal de los trabajos. Presentar informes sobre aspectos especficos, ya sean tcnicos, financieros o administrativos, cuando las condiciones del contrato lo ameriten, o su superior jerrquico lo exija.

 Atender las reclamaciones del contratista, dando respuesta directa si es del caso, o trasladando a las instancias correspondientes aquellas que no pueda resolver directamente. Informar a su superior jerrquico sobre el desarrollo del contrato, mediante la presentacin de informes peridicos y de un informe final de interventora. Suscribir con el contratista las siguientes actas: Acta de iniciacin del contrato. Actas de reuniones de interventora, Actas de suspensin del contrato,

cuando se presenten las causales correspondientes previstas en el contrato respectivo, Actas de reanudacin del contrato Actas de adicin o modificacin del contrato, Acta de terminacin del contrato. Acta de liquidacin del contrato. Controlar la inversin del anticipo entregado al contratista. Estudiar y responder las consultas o reclamaciones presentadas por el contratista, con la diligencia requerida, evitando que se aplique el silencio

administrativo

positivo

contemplado

en

las

disposiciones legales. - Exigir al contratista tomar las medidas para solucionar problemas especficos referentes al contrato, entre ellos los siguientes: Retrasos en el cronograma de ejecucin del contrato. Incumplimiento del objeto y/o alcance del contrato. Calidad insatisfactoria de los productos entregados. Solicitar la aplicacin de las sanciones previstas en el contrato, cuando ellas sean requeridas y

justificadas. La aplicacin de sanciones requiere siempre de un anlisis y documentacin cuidadosos, y de la asesora Subdireccin Jurdica de la entidad. Establecer un archivo sistematizado con toda la informacin tcnica utilizada y producida durante la ejecucin del contrato. Este archivo ser entregado al Centro de Documentacin al finalizar el contrato. Estudiar las necesidades dichas de adiciones adiciones o o

modificaciones al contrato, y en caso de que sea pertinente, tramitar

modificaciones dentro de la entidad. Controlar la vigencia de las plizas que respalden el contrato, y requerir al contratista para la ampliacin de las mismas que estn prximas a vencerse. Tramitar la expedicin de los certificados de disponibilidad y reserva presupuestal del contrato, y asegurarse de que en los presupuestos de los aos siguientes, se prevean las partidas requeridas para la financiacin del contrato.

Contables: Aprobar o rechazar las rdenes de pago

presentadas por el contratista, y darles trmite dentro de la entidad en caso de aprobarlas. Mantener al da la contabilidad del contrato en trminos de recursos invertidos, recursos por invertir, y comparacin con el presupuesto del contrato. Vigilar el mantenimiento de la ecuacin contractual, y en caso de que se altere, proponer y tramitar las medidas requeridas para su restablecimiento.