ROYAUME DU MAROC

OFPPT
Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION

RESUME THEORIQUE & GUIDE DE TRAVAUX PRATIQUES

LES ECRITS PROFESSIONNELS

SECTEUR : TERTIAIRE NIVEAU : TS & T

Conception : Mme HMIDI / CDC TERTIAIRE & TIC

Contribution attendue document

du

Amliorer la communication entre le lecteur et le rdacteur. S'entraner rdaction de diffrents types d'crits professionnels. Stagiaires niveau T et T.S. Identifier l'objectif d'un crit Caractriser l'intrt du lecteur. Inventorier les informations : disponibles, construire. Organiser les informations. Construire un plan adapt l'objectif de communication. Rdiger pour tre compris.

Public concern contenu

MODULE COMPLEMENTAIRE: REDACTION DU RAPPORT Connatre les diffrentes formes de rapport Identifier les diffrentes phases de l'laboration du rapport. Surmonter les aspects critiques. Dterminer le sujet. Collecter et traiter les informations. Elaborer le plan. Mettre en forme. Formaliser des notes, un glossaire, des annexes, une bibliographie. Connatre les principales rgles typographiques Organiser le rapport d'activit Prsenter l'crit.

Mthodes pdagogiques

Alternance d'apports thoriques et mthodologiques. Exercices pratiques. Entranements sous forme de travaux individuels et de groupe sur des cas concrets.

crire, cest toujours prendre le risque dune nonciation indite : inventer, transmettre son propre point de vue, laborer sa propre pense. Pourtant, nombreux sont ceux qui, dans la situation dcrire professionnellement, se trouvent en difficult, du fait des codes et des normes en vigueur, mais aussi de leur propre rapport lcriture. Ce document propose avant tout de retrouver le got de lcriture en situation professionnelle. Il permet de restituer cet acte sa richesse de sens et denjeux. crire dans le travail, cest souvent rendre compte de ralits diverses, les analyser, proposer amliorations et orientations nouvelles. Le document pose le problme de la notion dobjectivit et de subjectivit, redonne leur place aux dimensions narrative et descriptive de ces crits-types que sont les crits professionnels (lettres commerciales, rapports, notes, comptes-rendus etc....)

LES ECRITS PROFESSIONNELS

Objectif

A lissue de ce cours les apprenants seront capables de raliser des documents professionnels en respectant les rgles dcriture et de disposition des messages

Itinraire

Le langage professionnel Registre, vocabulaire, syntaxe, grammaire Les rgles de lisibilit Eviter les maladresses et les improprits Analyser un courrier pour rdiger une rponse Demander, rpondre, informer, relancer Analyser les diffrents aspects du sujet Observer les diffrents niveaux logiques du message Structurer ses crits Choisir un plan, logique et cohrence Construire des phrases

Les rgles fondamentales de prsentation et de mise en page :

Sentraner la rdaction des crits professionnels

Lettre, Notes Comptes-rendus Rapports

Mthode pdagogique Les apports thoriques du formateur sont mis en application par la ralisation de documents crits professionnels simuls ou sur des exemples concrets apports par les apprenants.

La rdaction commerciale : Gnralits

Les gens d'affaires, c'est connu, sont pratiques : le rendement, la productivit, l'efficacit, voil ce qui les proccupe avant tout. Ces proccupations se refltent dans leur style d'criture -- le style commercial --, qui se caractrise par sa simplicit et sa clart. Il est donc important de se conformer aux rgles dor du style commercial, que lon peut rsumer en quatre mots :

L'efficacit La concision : la construction de phrases claires La concision : la chasse aux rptitions et aux plonasmes La prcision : la confusion autour des complments d'objet La prcision : quivoque attribuable la place du pronom relatif La prcision : l'incohrence dans la construction des phrases La courtoisie

Ces rgles sappliquent toutes les communications daffaires : note de service, tlcopie, courriel, lettre ou document plus labor.

L'efficacit

Un bon moyen d'assurer lefficacit de nos communications crites consiste faire un plan de rdaction. Le plan permet en effet dviter les rptitions, les omissions, les longueurs et les ides dcousues. Il nous permet donc de gagner du temps (parce quun texte bien construit naura pas tre repris) et de lefficacit (parce que le destinataire pourra suivre aisment le fil de notre pense).

LE PLAN... Voici les principales tapes suivre pour laborer un plan :

a) Si vous avez de la difficult commencer, exprimez dabord vos ides oralement, comme si vous parliez votre correspondant. b) Notez ces ides spontanment sur papier en prenant soin de vous limiter lessentiel : le principe de concision et de clart, si important en correspondance commerciale, nous oblige liminer tout ce qui est superflu. c) Classez vos ides en suivant une progression logique (chronologique ou thmatique). d) Regroupez toutes les ides qui s'apparentent; vous aurez ainsi form diffrentes catgories dides. e) Slectionnez, pour chaque catgorie, une ide directrice et des ides secondaires. Dans une lettre, le groupe ide directrice/ides secondaires occupe gnralement un paragraphe, alors que dans un rapport, il peut occuper plusieurs paragraphes ou mme tout un chapitre. f) Intgrez ce schma aux trois parties qui caractrisent tout document crit : lintroduction, ou la prsentation du sujet trait; le dveloppement, ou lexposition des ides principales et secondaires; la conclusion, ou la synthse des ides analyses dans le dveloppement.

La concision : la construction de phrases claires

Le style commercial se caractrise par des phrases courtes et sobres. Les fioritures , c'est--dire les ornements syntaxiques et lexicaux, n'y ont pas leur place car elles peuvent nuire la comprhension du texte et, par consquent, l'efficacit de la communication. Voici quelques conseils pour rdiger des phrases claires et faciles lire 1. Construire des phrases simples, c'est--dire composes dun seul verbe. Dans ce cas, le verbe doit obligatoirement tre conjugu : un participe ou un infinitif employ seul ne peut former une phrase complte Il ne faut pas crire : Ayant reu notre commande en retard. Prire de confirmer votre prsence notre runion du 2 mars 1999. Il faut crire : Nous avons reu notre commande en retard. Nous vous prions de confirmer votre prsence notre runion du 2 mars 1999.

2. Juxtaposer deux phrases simples laide dun point-virgule (;), dun deux points (:) ou dune conjonction de coordination (et, ou, mais, car, donc, puis, ainsi, cependant) : Nous vous remercions de votre collaboration; elle nous a t trs utile. Nous vous remercions de votre collaboration : elle nous a t trs utile. Nous vous remercions de votre collaboration car elle nous a t trs utile. Attention ! Il faut viter de juxtaposer plus de deux phrases simples : une longue suite de juxtapositions rend la lecture et la comprhension difficiles. 3. Joindre deux propositions (une principale et une subordonne par une conjonction de subordination (que, parce que, puisque, pour que, bien que, quand, si) ou par un pronom relatif (qui, que, dont). Nous aimerions que vous collaboriez avec nous ce projet. Nous vous remercions de votre collaboration parce quelle nous a t trs utile. Nous vous remercions de votre collaboration, qui nous a t trs utile. Attention ! Il faut viter de joindre plusieurs propositions subordonnes une principale : une longue suite de subordonnes ne peut que nuire la comprhension du texte . 8

La concision : la chasse aux rptitions et aux plonasmes

1. LES RPTITIONS Dans le style littraire, la rptition des mots est utilise pour crer un effet particulier voulu par l'crivain. Ces effets n'ont pas leur place dans les communications d'affaires. Il faut donc viter les rptitions de mots, car elles dnotent un style nglig et un vocabulaire limit. Voici quelques techniques pour chasser les rptitions de nos textes : 1. Remplacer le mot rpt par un synonyme : croissance/augmentation; avantageux/profitable; embaucher/engager; etc. 2. Remplacer le mot rpt par : a) un pronom personnel (voir ce point de grammaire dans l'Index grammatical, rubrique Rfrences/Liens) : Vos enfants aiment le chocolat ? Nos biscuits ont encore plus de chocolat qu'avant. = Nos biscuits en ont encore plus qu'avant. b) un pronom dmonstratif ou l'expression ce dernier (cette dernire, ces derniers, ces dernires) : Vos enfants aiment le chocolat ? Mais ne savez-vous pas que le chocolat est l'ennemi no 1 de leurs dents ? = Mais ne savez-vous pas que celui-ci (ce dernier) est l'ennemi no 1 de leurs dents ? c) un pronom possessif : Tous les enfants aiment le chocolat et nous sommes certains que vos enfants en raffolent aussi! = ...nous sommes certains que les vtres en raffolent aussi.

3. Dans certains cas, on ne peut remplacer le mot rpt ni par un synonyme ni par un pronom. Il faut alors changer la construction de la phrase : Il faut que nous rduisions le prix de nos biscuits au chocolat, car seule une rduction du prix nous permettra d'liminer la concurrence. = ... car c'est la seule faon d'liminer la concurrence.

2. LES PLONASMES Un plonasme est l'utilisation de deux mots qui ont le mme sens. Il peut servir insister sur un lment important de la pense (ex. : je l'ai vu de mes propres yeux). Le plonasme constitue cependant une faute quand il n'ajoute rien l'ide exprime par le premier mot. Voici quelques exemples de plonasmes fautifs :

additionner ensemble ajouter en outre s'approcher plus prs de quelqu'un (ou de quelque chose) collaborer ensemble comparer entre eux descendre en bas s'entraider mutuellement un hasard imprvu

ils sont tous unanimes un monopole exclusif monter en haut la premire priorit prvoir l'avance puis ensuite recommencer de nouveau runir ensemble suivre derrire

La prcision : la confusion autour des complments d'objet

Un verbe transitif direct (cest--dire un verbe qui demande un objet direct) et un verbe transitif indirect (cest--dire un verbe qui demande un objet indirect) ne peuvent tre suivis dun seul et mme complment. Il faut dans ce cas : utiliser le complment avec le premier verbe; utiliser, pour accompagner le second verbe, un pronom personnel . Par exemple : Il ne faut pas crire : Il faut crire : Vous rencontrerez (transitif direct) et Vous rencontrerez le directeur parlerez (transitif indirect) au directeur (complment direct) et vous lui (pronom (complment unique). personnel; complment indirect) parlerez. (On rencontre quelqu'un, mais on parle quelqu'un.)

La prcision : quivoque attribuable la place du pronom relatif En rgle gnrale, le pronom relatif doit tre le plus prs possible de son antcdent, cest--dire du mot quil remplace. Sil est trop loign de ce mot, le sens de la phrase peut tre difficile comprendre. Voici un exemple d'quivoque due la place du pronom relatif : Voici le nouvel appareil invent par lingnieur Durocher qui sera bientt export au Japon. 10

(est-ce l'appareil ou lingnieur qui sera export au Japon ?) Pour viter ce problme, il faut dplacer les lments de la phrase de faon ce que le pronom relatif soit plac ct du mot qu'il remplace. Dans certains cas, il est ncessaire de couper la phrase en deux : L'ingnieur Durocher a invent ce nouvel appareil qui sera bientt export au Japon. (les lments de la phrase ont t dplacs) Voici le nouvel appareil qui sera bientt export au Japon. Il a t invent par l'ingnieur Durocher. (la phrase a t coupe) La courtoisie Comme nous aimons gnralement tre traits avec respect et politesse par nos correspondants, il est normal que nous agissions de mme envers eux. Voici donc quelques recettes qui peuvent donner nos lettres une agrable saveur de courtoisie. 1. EMPLOYER LE VOUS PLUTT QUE LE NOUS Ce qui intresse notre correspondant, ce nest pas notre opinion sur tel ou tel sujet, produit ou service, mais bien les avantages quil pourra, lui, retirer de notre lettre. Il est donc important de lui exposer ces avantages en essayant de nous mettre sa place et en adoptant son point de vue. Et cest prcisment l que le pronom vous et ladjectif possessif votre peuvent intervenir. Voici quelques exemples : Remplacer Nous estimons/croyons/pensons que par Vous conviendrez que ; Remplacer Nous savons que par Vous savez que ; Remplacer Nous vous assurons que par Soyez assur que .
2. UTILISER UN VOCABULAIRE OBJECTIF

Mme si lattitude de notre correspondant nous agace, mme sil a fait une erreur inexcusable, nous ne devons ni manifester notre mauvaise humeur ni porter des accusations. Il est certain que nous obtiendrons de meilleurs rsultats si nous agissons avec tact et diplomatie; pour cela, il faut utiliser un vocabulaire objectif. Par exemple : Il faut crire : Nous ne comprenons pas trs bien votre point de vue. Votre calcul est faux. Notre calcul ne correspond pas au vtre. Dans ces exemples, le pronom nous est utilis pour adoucir laccusation trop directe du vous . Il ne s'agit plus de se mettre la place de notre correspondant, mais plutt de lui montrer poliment que notre point de vue diffre du sien. La forme impersonnelle peut galement nous permettre de contourner laccusation puisque le pronom sujet nest dans ce cas ni vous ni nous , mais bien il : Il semble que votre calcul soit quelque peu diffrent du ntre. Il sagit sans doute dun oubli. Pour nuancer lexpression, il est aussi possible dintroduire un adverbe dapaisement (malheureusement, peut-tre...) ou de recourir des incidentes, cest--dire de courtes propositions insres dans une phrase. Par exemple : 11 Il ne faut pas crire : Vous avez tort.

 notre grand regret, notre surprise, Comme vous pourrez le constater, Comme vous le comprendrez, Comme vous en conviendrez, Nous en sommes certains,

3-ADOPTER UNE ATTITUDE POSITIVE

Quel que soit le type de lettre que nous crivons, il est toujours recommand dadopter une attitude positive lorsque nous parlons des services que nous offrons. En ce sens, la ngation et les formules connotation restrictive peuvent susciter chez notre correspondant une raction ngative; elles doivent donc tre remplaces par des tournures positives. Voici quelques exemples : Il ne faut pas crire : Il faut crire : Malheureusement, nous NE pourrons vous Nous nous ferons un plaisir de vous envoyer envoyer les documents demands QUE dans les documents demands ds que nous les une dizaine de jours. (neque marque une recevrons, soit dans une dizaine de jours.. restriction)

Le SEUL format que nous avons Nous vous offrons le format conomique; il prsentement est le format conomique. satisfera la fois vos besoins et votre budget.

Nous navons pas encore russi rgler ce Nous travaillons ce problme et comptons problme. le rgler dans les plus brefs dlais.

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13

Savoir rdiger correctement des messages simples

1. LE STYLE PROFESSIONNEL Il se distingue des autres catgories de langage par :

Sa simplicit Sa clart Son style direct Sa sobrit

Phrases courtes (sujet, verbe, complment) Mots justes, termes professionnels Utilisation de la premire personne du singulier ou du pluriel Pas de redondance, pas de mots superflus

Essayons donc de travailler notre style.

a) la simplicit
Les phrases suivantes sont trop longues : Nous avons test votre papier r KZO Et nous avons t satisfaits des rsultats qui ont t au-del de nos esprances car lencre est totalement absorbe sans aucune bavure et les couleurs obtenues sont bien celles souhaites. Soulignez les verbes que vous rencontrez Combien dides y a-t-il dans la phrase : ........................ (nombre) Peut-on raccourcir cette phrase. Si oui, comment ? .................................... .................................... ....................................

Nous fabriquons des cerfs-volants de toutes formes : ronds, carrs, rectangulaires, en forme danimaux comme le serpent ou le papillon, ou encore en forme danimaux.

Soulignez les verbes que vous rencontrez Combien dides y a-t-il dans la phrase : ........................ (nombre)

Peut-on raccourcir cette phrase. Si oui, comment ? .................................... .................................... ....................................

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b) Le mot juste

Remplacer les verbes FAIRE par des verbes daction.

.................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... .................................................................... ....................................................................

Cest Rachida qui fait le courrier sur micro et Fouad, le coursier qui fait les envois. Malika fait les factures aux clients et fait lenregistrement dans la comptabilit.

Expliquez chacun des mots suivants par une courte phrase montrant bien la diffrence entre ces meubles :
Un sige Un banc Une chaise Un fauteuil

Remplacez les mots souligns par les termes professionnels qui conviennent :
Je tape le numro du client sur lordinateur et aussitt apparat sur le micro la grille de saisie de la commande. Tape............................................ Sur lordinateur ............................ Sur le micro .................................

Recherchez la diffrence entre rabais , remise et ristourne et expliquez-la dans le tableau suivant :
Rabais Remise Ristourne

c) le style direct :

Transformez les phrases suivantes la forme active :

- les factures ont t assembles par Jamal mais vrifies par Fatima. ...................................................................................................................................... ......................................................................................................................................

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- On dmarre la saison un peu tard, il va falloir mettre les bouches doubles. ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... -

Rdigez les ides suivantes dans un style direct :

Avertir le client que le produit AB12 ne sera plus fabriqu. Il est de moins en moins demand.

...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... - Annoncer quune erreur a t commise dans la facture 517. ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... Souhaiter modifier le dlai de livraison pour pouvoir participer la quinzaine commerciale de la ville et demander la livraison dans 8 jours.

...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... Indiquer au personnel que lentreprise sera ferme du 1er novembre au 3 novembre en raison des ftes de fin danne et que, en contrepartie, le personnel devra travailler le 12 du mme mois. ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ......................................................................................................................................

d) la sobrit :
-

Refaites la rdaction de cette phrase du mieux que vous pouvez.

Nous vous proposons, pour complter votre bibliothque, la collection les petits hros (pour les petits de 8 10 ans). Les ouvrages de cette collection sont dun petit format et plairont aux enfants parce quils ne tiennent pas de place (12/15 cm seulement), ne sont pas trs pais et donc trs faciles emporter partout (en voiture, en camping...). Le texte est maill de dessins, schmas ou photos.

...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ......................................................................................................................................

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2. . LA PONCTUATION

Allgez la rdaction de ces phrases en supprimant le plus possible les pronoms relatifs et en les remplaant par des signes de ponctuation si possible.

Les piqres dabeilles, de gupes ou de frelons sont frquentes surtout en cette saison. Il faut que vous soyez vigilant si vous passez prs de leur habitat et il ne faut pas que vous laissiez de bouteilles ouvertes et il faut que vous vrifiiez que rien ny est entr avant de boire.

...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... -

Compltez le texte ci-dessous en ajoutant la ponctuation manquante :

En toile 100% nos chemises sont de qualit suprieure infroissables indmodables malgr tout leur prix reste le mme que lan dernier 120,- DH TTC. ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ......................................................................................................................................

Disposez du mieux possible la phrase suivante sur les lignes pointilles en ajoutant la ponctuation.

Les enfants devront dans leur valise prendre des vtements chauds deux chandails quatre paires de chaussettes un bonnet des lunettes de soleil une charpe et des gants. ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ......................................................................................................................................

3) -INTRODUCTION ET CONCLUSION : a) Introduction Nous avons bien reu votre commande n 54 du 12 mai et nous vous en remercions .
Etudiez cette phrase et relevez les diffrents lments qui la composent : ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... Analysez cette phrase maintenant du point de vue grammatical : ......................................................................................................................................

cependant nous avons constat une erreur. En effet vous avez omis la remise de 15% consentie habituellement
Rdigez 2 introductions possibles pour la phrase ci-dessus concernant la facture n 77 du 10 dernier : 1)................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ......................................................................................................................................

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2).................................................................................................................................. ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... Rdigez lintroduction de la lettre dont le plan ci-dessous concerne une invitation un salon :

Prsenter le salon de linformatique 2005 qui se tiendra au plais des expositions Marrakech du 5 au 9 mai 2005. - inviter le destinataire participer ; - demander au destinataire de retourner le coupon-rponse avant le 30 courant ; - formule de politesse. ..................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ......................................................................................................................................

b) conclusion dites dans quelles circonstances utiliseriez-vous les conclusions suivantes :

Nous vous assurons deffectuer la livraison dans les dlais impartis ...................................................................................................................................... Nous vous remercions de votre confiance. ...................................................................................................................................... Nous somme srs que vous serez satisfaits de notre nouveau produit. ...................................................................................................................................... Nous vous prions de bien vouloir accepter nos excuses pour cette erreur involontaire. ......................................................................................................................................

4) FORMULES DE POLITESSE
La formule de politesse doit toujours reprendre le titre de civilit. Il faut distinguer plusieurs formules de politesse.

Les formules administratives ou destines de hauts personnages :

Nous vous prions dagrer, M............., lexpression de notre haute considration. Je vous prie dagrer, M....., mes respectueuses salutations.

Les formules commerciales :

Nous vous prions dagrer, M....., lexpression de nos salutations distingues. Nous vous prions de recevoir, M....., nos salutations distingues. Vous voudrez bien accepter, M......, nos sincres salutations. Recevez, ..., mes meilleures salutations. Recevez, M ......, nos sentiments dvous.

Cependant, des formules commerciales moins rigides sont utilises ; surtout quand les deux parties se connaissent bien, ou ont lhabitude de travailler ensemble. Veuillez agrer, M......., nos sincres salutations. Recevez, M ......., nos cordiales salutations. Cordialement.

Remarque
Ladjectif dvou est utilis le plus souvent dans les formules de politesse dun fournisseur son client.

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Recherchez quels termes correspondent les dfinitions suivantes. Ces mots indiquent lutilit de la conclusion dans une lettre commerciale :

Exprimer sa gratitude quelquun pour quelque chose

.....................................................................................

Se disculper ; exprimer des regrets

......................................................................................

Dissiper les craintes de quelquun

......................................................................................

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PRESENTER SES MESSAGES

MARGES, INTERLIGNES, ALINEAS ...... QUE CHOISIR ?

1. ANALYSE DUNE LETTRE REUE Qui est lexpditeur de la lettre cidessous ?....................................................................................................... Qui en est le destinataire ? ...................................................................................................................... Entourez dans la lettre les lments ci-dessous puis donnez-en la signification.

-En-tte ou :.............................................................................................................................. -Suscription ou :......................................................................................................................... -Objet :..................................................................................................................................... -Titre de civilit :....................................................................................................................... -Corps de la lettre : ................................................................................................................... -Bloc signature :........................................................................................................................ -Pied de page ........................................................................................................................... -Essayez de trouver lutilit de chacun des lments prcits.

Elments
En-tte Suscription Objet Titre de civilit Corps de la lettre Bloc signature

Utilit

LA LETTRE FIGURE SUR LA PAGE SUIVANTE

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LHEBDOMADAIRE DU MAROC
OFFRE SPECIALE RESERVEE A NOS ANCIENS ABONNES

CASABLANCA

Madame malik Farida 25 , rue de la Loire

chre madame,
Toute lquipe du journal attache un tel prix votre retour que je me suis permis, ne men veuillez pas, de vous crire nouveau. Mes prcdentes lettres sont-elles arrives en votre absence ? Ou bien vous avez en ce moment beaucoup dautres proccupations et vous avez remis plus tard votre dcision ? Mais avez-vous pens tous les avantages que vous perdez ? jugez par vous-mme : Les 20 prochains numros de lhebdomadaire du Maroc , Les 20 tl hebdo, un vrai magazine de tlvision qui vous donne les programmes complets de toutes les chanes, Une montre chronographe de la marque lip avec bracelet cuir, LAtlas quotidien du Maroc, dition 2004, Pour 300,-DH seulement au lieu de 800,-DH soit une conomie de 500,-DH sur le montant total de loffre. Et si vous rpondez dans les 10 jours, vous recevez en plus en cadeau une parure de 3 stylos : bille, plume, mine. Mais votre avantage le plus prcieux sera, bien entendu, de retrouver dsormais, chaque semaine votre RECAPQUOTIDIEN , la fois fidle lui-mme et bien dcid mriter la confiance que vous lui renouvelez ainsi. Jespre trs bientt avoir de vos nouvelles. Trs sincrement.
le responsable des abonnements

LAHLOU PS Attention : pour profiter de cette offre exceptionnelle, vous devez nous retourner votre bulletin avant le 30 courant.
SERVICE DES ABONNEMENTS

REMARQUE : Il manque dans ce courrier publicitaire le lieu de cration et la date, ainsi que les rfrences.

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2. PRESENTATION DUNE LETTRE

a) GENERALITES : Trouve-t-on dans les deux documents de la page ci-contre (Wanadoo et 3 Suisses page suivante) les lments cits dans ltude ? Si oui, soulignez-les. Quels sont les lments que lon retrouve placs aux mmes endroits ? Pourquoi ? ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... Quest-ce qui distingue ces deux lettres dans leur prsentation ? ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... b) Len-tte Voici trois diffrents exemples den-ttes de courrier :

Observez-les et reprez les diffrents lments en leur attribuant une lettre : a) le logo b) le nom commercial capital f) n immatriculation au RCS c) ladresse d) le statut juridique e) le montant du

Avez-vous retrouv tous ces lments sur chaque en-tte des lettres suivantes :

22

Ci-dessous la prsentation normalise dune lettre et les mentions qui y figurent.

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Socit CORAIL ZONE 1 Tour GAMMA 3 rue de la Piscine AIN SEBAA- CASABLANCA

LETTRE COMMERCIALE MODELE DE PRESENTATION

ZONE 3 ZONE 2 Socit CONSEIL PLUS 15 rue du March

ligne 4 : n de rue ligne 1 : raison sociale ou sigle ligne 2 : titre ou profession ligne 3 : btiment, tour, escalier ligne 5 : nom de quartier ligne 6 : code postal, ville, pays

97400 SAINT-DENIS Cdex ZONE 4 Nos rfrences : Casablanca 1212DR le 12 dcembre 2001 Vos rfrences : 1012DA Objet : demande de documentation Recommandations P.J : une documentation Attention

Messieurs, Titre de civilit (Madame, Monsieur, Mademoiselle) Nous accusons rception de votre demande. Nous avons le plaisir de vous envoyer une documentation concernant : - le matriel de classement, - le mobilier traditionnel de bureau, - le poste informatique, - les distributeurs de boissons ainsi que la brochure Conseil en amnagement de bureau . Nous restons votre entire disposition pour tout renseignement complmentaire que vous pourriez dsirer.
Ne pas isoler le texte qui suit sur la page suivante (en cas de deuxime page)

Nous vous prions dagrer, Messieurs, lexpression de nos salutations distingues. Mettre dans la formule de
politesse le mme titre de civilit que celui plac avant le premier paragraphe

Directeur de la Communication Signature Fin du texte

Marges

J.SERBATI Recommandations 24

ZONE 5

c) la suscription Comparez lexemple ci-dessous avec les 3 courriers prcdents (lhebdomadaire du Maroc, 3 suisses et Wanadoo).

La suscription est toujours place dans la partie suprieure droite du courrier.

Combien de lignes occupe-t-elle ? quoi correspond chacune ............................................................................................................................. .............................................................................................................................

de

ces

lignes ?

On peut donc dire que leur disposition est identique.

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26

1. 2. 3. 4.

MAROC-TELECOM Bd IBN TACHFINE Ain-borja CASABLANCA Mme OUAZZANI, btiment C, Rsidence le tilleuls, RABAT Matre GADOURI Mohamed, Notaire, 10 rue de longlois, FES Socit MOREAU lattention de M.Jacques DESCAMPS , route de Troyes, PARIS

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d) les rfrences et lobjet

Vos rfrences : ce sont les rfrences du destinataire (prises sur un prcdent courrier). Nos rfrences : ce sont celles de lexpditeur du courrier. Elles sont gnralement composes des initiales du rdacteur (qui nest pas forcment le signataire) et dun numro dordre chronologique. Lobjet : dit en 2 ou 3 mots le but de la lettre.

e) le titre de civilit
Il se dtermine en fonction du destinataire, quand on ne connat pas physiquement son correspondant. Si on crit : A Madame MEDIOUNI A Madame la Prsidente du club Mditerranen A M. SAMARI Au notaire M. COUROT Au Docteur LARABI A la socit ARC EN CIEL Madame Madame la Prsidente Monsieur Matre Monsieur ou Docteur Messieurs

LE TITRE DE CIVILITE SE RETROUVE DANS LA FORMULE DE POLITESSE.

F) LE CORPS DE LA LETTRE
Comment sont prsentes les informations dans le corps de la lettre de (hebdomadaire du MAROC) ?

............................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................... ............................................................. En effet, il est ncessaire de dissocier les diffrentes ides dun texte. Cest pourquoi vous aurez intrt crer des paragraphes et bien les sparer, cela facilite la lecture de votre correspondant. Pourquoi certains lments du texte sont-ils mis en caractre gras ?

............................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................... .............................................................

Application
Analyser le texte ci-dessous et indiquez par une barre oblique les diffrents paragraphes. Messieurs, Nous avons bien reu votre facture N 54O correspondant votre livraison du 10 courant. Cependant nous avons constat deux erreurs. En effet, vous avez compt 60 articles rf 66+6 au lieu de 45 livrs. Vous avez omis de soustraire la remise de 10% sur les articles rf 5486 ors Nous attendons une facture rectificative avant deffectuer notre rglement. Nous vous prions dagrer, Messieurs, nos salutations distingues.

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G) Le bloc signature
Il comprend gnralement 3 lments qui sont : la fonction, le nom, la signature. Comment sont disposs ces lments dans la lettre prcite ? ............................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................... .............................................................

III. PRESENTATION INFORMATIQUE

Afin dobtenir une prsentation esthtique des courriers, il est ncessaire de respecter certaines rgles. La normalisation du courrier nous les impose. (Voir lettre normalise).

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I-LA NOTE
Les diffrents types de notes Comparez les 3 notes suivantes rdiges aux tablissements LAHLOU S.A., fabricant deffets vestimentaires :

LAHLOU SA
LA DIRECTION
A tout le personnel Note de service n22 OBJET : vols Des vols ont t commis depuis quelques temps dans les vestiaires. Nous vous demandons donc tous dtre vigilants et de ne pas oublier de fermer vos placards cl. Si ces vols persistent, nous nous verrons dans lobligation dinstaller une camra de surveillance. Nous esprons ne pas en arriver l et renouvelons notre appel la vigilance. Le directeur A.LAHLOU

12 Mai 2004

LAHLOU SA
Fatiha Noublie pas de rappeler MAROC TISSUS, avant demain et de faxer le nouveau tarif a MUSTAPHA

Post-it
NE PAS OUBLIER LE RDV AVEC M. TAOUJNI A 15 HEURES

Quelles diffrences constatez-vous entre ces 3 documents ? Compltez le tableau ci-dessous.

ELEMENTS DE COMPARAISON Emetteur du message ? Rcepteur du message ?

DOC1

DOC2

DOC3

Date de cration ? Quelle est la longueur des diffrents messages ?

30

Quels sont le temps et le mode utiliss pour la rdaction ? Que pouvez-vous dire de la construction des : paragraphes ? phrases ? du style utilis ?

Conclusion :
Il y a donc diffrentes sortes de notes : Note personnelle : ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... Note informelles : ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... Note formelle : .......................................................................................................................................... ........................................................................................................................................

tudions de plus prs la note n 2. Elle ressemble beaucoup une lettre. Cependant, les diffrences existent. Les avez-vous remarques ? Quels sont les lments qui existent sur une lettre et sur la note, mais qui sont ici prsents dune faon diffrente ? ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... Quel est llment qui ne figure pas une lettre ? ..................................................................................................................................................................... Quels sont les lments qui existent sur une lettre et que vous ne retrouvez pas ici ?

ELEMENTS

RAISON DE LABSENCE Inutiles car il ny a pas de rponse attendue. Au sein dune mme entreprise, le personnel est amen se rencontrer et se saluer ; le titre de civilit est donc inutile. Mme remarque pour la formule de politesse.

31

II. LA NOTE DINFORMATION

Aux tablissements BECHCHAR et compagnie SA, la rduction du temps de travail a t vote au cours dune runion qui a eu lieu hier. Lentreprise va donc modifier ses horaires. Les ouvriers travailleront dsormais par quipes du lundi au vendredi. Equipe 1 : de 8h 15 h Equipe 2 : de 10 h 17h Equipe 3 : de 13 h 20h Les employs de bureau travailleront par roulement : Le matin : de 8h 14 h Laprs-midi : de 14h 20h.

La mise en place de ces nouveaux horaires se fera partir du mois prochain. Vous devez rdiger la note dinformation qui confirmera tout le personnel, les horaires vots au cours de la runion. Analyse du travail faire : qui va rdiger cette note ? .................................................................................................................... quand ?............................................................................................................................................... qui est-elle destine ?........................................................................................................................ Quel est lobjectif de cette note ?........................................................................................................... Quel en est lobjet ?.............................................................................................................................. Quelles en sont les ides ?....................................................................................................................

................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................................. - qui va signer cette note ?......................................................................................................................... Rdigez maintenant cette note :

32

III LA NOTE DE SERVICE

Aux Ets BECHCHAR et compagnie , la procdure de passation des commandes est la suivante : 1. appel dun client par tl ou fax au service commercial. 2. une secrtaire note la commande sur un bon 3. elle le transmet au service fabrication 4. M. CHEDDADI vrifie les stocks de matires premires. Cette procdure vient dtre simplifie par le chef du dpartement commercial Monsieur GERARD. Dornavant, la procdure sera la suivante : 1. appel du client au service commercial. 2. Saisie de la commande client directement sur micro par la secrtaire et transmission au service fabrication. 3. M. TALEB consulte sur micro ltat des stocks de matires premires et le planning de fabrication. 4. Il donne son visa sur lordre de fabrication. 5. Un double est adress au secrtariat.

6. La secrtaire envoie la confirmation de

commande au client.

M. GERARD vous demande de rdiger une note de service pour indiquer lensemble du personnel du dpartement comment il faudra procder partir de la semaine prochaine. Analyse du travail faire : - qui va rdiger cette note ? ..................................................................................................................... - quand ? ................................................................................................................................................ - qui est-elle destine ?.......................................................................................................................... - quel est lobjectif de cette note ? ............................................................................................................ - quel en est lobjet ?................................................................................................................................ - quelles en sont les ides ? ..................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... - qui va signer cette note ? .......................................................................................................................

CONCLUSION
La note peut tre rdige dans le but dinformer ou pour demander une action

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PRESENTATION DE LA NOTE
Il nexiste pas de prsentation normalise de la note dinformation ou de la note de service. Cest un crit interne lentreprise et le rdacteur de la note utilisera la charte graphique de lentreprise. Cependant, certaines mentions sont obligatoires. Pouvez-vous les citer ?

......................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................... Application 1: Vous travaillez au sige dun grand groupe publicitaire EXELPUB Rabat auprs du Directeur Commercial. Les ventes ayant baiss au cours de ces trois derniers mois, le directeur M. KADDOURI, dcide dorganiser un sminaire avec ses 3 vendeurs. Ce sminaire se tiendra MARRAKECH le mercredi 15 mai et un intervenant externe viendra exposer de nouvelles mthodes dapproche pour la vente despaces publicitaires. Le 2 mai, vous devez rdiger la note dinformation destine aux vendeurs(Malika, Fouad et Karim). Leur participation est obligatoire et les frais seront pris en charge par la socit. Vous devez rdiger cette note et ajouter en post-scriptum que lorganisation matrielle (heure du dpart, hbergement, etc.) leur sera indique ultrieurement. Analyse du travail faire : - qui va rdiger cette note ? ..................................................................................................................... - quand ? ................................................................................................................................................ - qui est-elle destine ?.......................................................................................................................... - quel est lobjectif de cette note ? ............................................................................................................ - quel en est lobjet ?................................................................................................................................ - quelles en sont les ides ? ..................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... - qui va signer cette note ? ....................................................................................................................... APPLICATION 2 : Au service du personnel de la socit KOUTOUBIA , Mohamed EL MANJRA, DRH, souhaite faire bnficier le personnel (chefs de services, secrtaires, assistantes, commerciaux) dun stage de formation sur Word, ax sur la cration dimprims, modles, lettres-types et publipostages. Cette formation doit avoir lieu le 12 mars de 9h 12h et de 13h 17h. Tous les intresss doivent rpondre avant le 28 fvrier.

34

LE 15 fvrier, le DRH vous demande de rdiger la note dinformation en mettant en vidence le contenu de la formation et en insistant sur le besoin de chacun de matriser son outil de travail. Chaque personne intresse devra sinscrire au service du personnel.
Remarque : Avant de rdiger cette note, posez-vous les questions habituelles et faites un plan.

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EXERCICES POUR SE FAMILIARISER AVEC LE STYLE COMMERCIAL

36

FRANAIS COMMERCIAL

Compltez par les mots ou groupes de mots qui manquent : Envoi de Madame, Monsieur, Dans le courant de la semaine vous rece quil notre nouveau catalogue pour lt 200. . Nous esprons . marocain, partir dune .

votre attention, vu la qualit de nos articles et nos prix trs tu

nets, sans escompte, franco vos magasins sur tout le Ces prix s' commande de 2.500 DH (deux mille cinq cents dirhams). Nous vous garant nos soins. une livraison dans la quinzaine qui

votre commande. Nous y apporterons

En esprant recevoir votre ordre dans les nos distingues. ventes

jours, nous vous prions d'agrer,

, Monsieur,

D. LAHLOU Directeur

Compltez par les mots ou groupes de mots qui manquent

Demande de catalogue Messieurs, Veuillez nous faire nous intresss par vos par retour votre dernier articles, que vous puis illustr de matriel de bureau, en . Nous sommes trs les immdiatement.

(=stipuler) vos prix et vos conditions les plus salutations.

Agrez, Messieurs, nos

37

Compltez par les mots ou groupes de mots qui manquent

Demande de catalogue illustr Messieurs, J' ai l' intention d' ouvrir salle -vous Veuillez mindiquer les , Messieurs, RABAT un de menvoyer d' appareils sanitaires et d' accessoires pour bain. votre catalogue que revendeur. ?

que vous me consentiriez en

salutations distingues.

Demande de catalogue Messieurs, Les l' un dans Agrez, catalogues dont nous nous pour tablir nos (ordres) remontent

1995. Pour orienter notre clientle dans vos nouveaux articles, nous avons urgent de catalogues rcents. Cest le dlai, , nos remerciements 10 . de nous vous demandons de votre dernire envoyer, dition.

Catalogue

Messieurs, Vous verbe jardin. conditions Nous Veuillez dans le numro de mars de la "paratre") de que recevoir votre nouveau un consentez votre catalogue par en rponse meilleurs. de nous en faire vous (= magazine) "JARDINO" la les articles et du courrier. Veuillez de commande trs (> du de les importante. rapidement.

accessoires

, Messieurs, en nos sentiments

Demande de prix courant 38

Messieurs, Prochainement, j' dernier me faire commande Dans l' prix MEKNES un ainsi que de fournitures votre bureau. Veuillez m' catalogue actuellement en votre illustr. de importante.

galement les meilleures conditions que vous dagrer, Messieurs,

de votre rponse, je vous

salutations distingues.

Demande de prix courant Messieurs, Votre ma recommande par la maison DUFOUR de TANGER d' affaires je vous prie de m' concernant aussi me renseigner avantageuses, je Agrez, Messieurs, lexpression de Prix courant et conditions revendeur Messieurs, L'extension prise par nos affaires et les nous dcids tablir dans nos spcialement Vous nous souvent exprims par notre fidle clientle, magasins de nouveaux rayons de vente de vos vous , dans le plus ces passer meilleurs sentiments. des j' ai un votre socit. dlai, votre dernier articles. importantes.

dbit important de charcuterie fine, j' aimerais entrer en Cest prix

de livraison et de paiement. Si celles-ci sont

au domaine de la radio et de la tlvision. donc de nous conditions bien . nous dans le dlai votre

dernier prix courant, Nous vu la esprons que

vous joindrez vous

revendeurs. favoriser de vos offres,

tablie de notre

croire,

, nos sentiments les plus

Photocopieur CONAN RX-707 39

, Nous recevoir sans la de de votre notre reprsentant part, du pour cit une en

dmonstration, rfrence. L'essai semaine Veuillez pourrait

avoir

dans

nos

bureaux,

n'

quel

jour

de

la

, entre 9 heures et 11 heures. , Messieurs, l' de nos distingus.

Le Directeur d'achat Votre collection t 200. Messieurs, Nous Il nous d'ouvrir un agrable de vtements de sport FES. de un de vos reprsentants d'avoir un

aperu de votre Veuillez la date le mieux. Si Dans vos l' donc de sa

collection. contacter visite. La dans du le 15 dlai au 30 et nous novembre faire nous

prix

et de .

vos votre

conditions d' courrier,

sont nous

nous

pourrons

des durables.

relations nos salutations Pour xxxxx Grant

vous

d'agrer,

Messieurs,

SPORCONFOR,

40

chantillons "LINOPLAST" Messieurs, Ayez l'obligeance de nous faire parvenir par retour du courrier votre collection 200. d' "LINOPLAST" ainsi que le Nous suivant correspondant. dans la quinzaine de

sommes intresss que par les articles que vous pourriez ordre. vous nous garantissiez fournis, particulirement en ce qui , nos remerciements la . S.A.

Nous aimerions qu'en cas de marchandise avec les Veuillez recevoir, Pour Le Chef magasinier, Demande d' Messieurs, .

facture la

de la

la gamme de couleurs.

SONOPLAST,

L'volution des conditions conomiques ma C'est de votre Une Avec mes des produits de je vous prie de me suprieure des

(=d'aujourd'hui) m'incite rechercher pour abordables. conditions, des chantillons formats. mon approvisionnement. salutations.

parvenir, avec vos

"Eau de toilette" livrable en flacons de rapide de part orienterait favor

anticips, je vous

d'agrer, Messieurs, mes

Demande de renseignements. Messieurs, Nous avons l' M. ZAIRI, (= de confier la reprsentation de notre qui habite) , en rue de la votre maison comme rfrence. Avant de dans votre ville mosque N42.

Il nous a

le contrat de travail, nous

tre informs au mieux son

(= spcialement) sur sa rputation, son ardeur une clientle parfois trs

au travail et son caractre en gnral, car nous avons pointilleuse.

41

Vous

de notre entire discrtion, nous nous mettons votre service et vous d'agrer, Messieurs, nos

pour vous rendre distingus.

ventuellement le

Importation de produits de parfumerie. Monsieur le Secrtaire Gnral, Notre firme envisage la vente de nous pays de solliciter de parfumerie marocaine en Amrique du Sud. Aussi nous renseignements d' financier et commercial sur le si, au Venezuela, nous avons

vous reprsentez le MAROC. Veuillez nous faire

un march exploitable pour les Pourriez-vous solide, Nous formalits exiges pour l' nous

dont vous trouverez une liste complte ci-jointe. rputation et de crdit exclusive de nos ?

nous indiquer quelques maisons, de pourrions offrir la reprsentation

recevoir en mme temps tous au Venezuela. , nous vous prions d'

utiles concernant les tarifs douaniers et les

Avec nos remerciements l'expression de Pour les Parfums AIDA Le Dlgu du

, Monsieur le Secrtaire Gnral,

considration.

"tranger"

42

Quest-ce que le compte-rendu ?

Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune runion ou dune activit . Exemples : 1 M. KOUKI tait absent la runion des copropritaires du 13 dcembre dernier. Il dsire donc recevoir le compte rendu de la sance.

2
chaque runion du Conseil Municipal, cest Mme. DIMITRI qui rdige le compte rendu de la sance, le fait signer par le Chef du Dpartement et laffiche sur le panneau.

3
Une rception sera offerte par la Maison LUCAFE pour fter le 10me anniversaire de sa cration. Elle se droulera dans la salle de runion du pavillon A. Rdiger quelques lignes ce propos pour le journal de lentreprise.

4 la runion du lundi des chefs de service o lon indique les objectifs atteindre, cest Maria qui prend des notes et tablit le Compte rendu quelle distribue ensuite chacun.

1 Pourquoi M. KOUKI dsire-t-il recevoir le compte-rendu ? ................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................ Rle du compte rendu : ............................................................................................................................................................................... ......................................................................................................... 2 Pourquoi le compte rendu de la runion du Conseil Municipal est-il affich sur le panneau ? ............................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................... ...................................................................... Rle du compte rendu : ............................................................................................................................................................................... ......................................................................................................... 3 Pourquoi est-il ncessaire de raconter la fte dans le journal de lentreprise ? ............................................................................................................................................................................... ......................................................................................................... Rle du compte rendu : ............................................................................................................................................................................... ......................................................................................................... 4- pourquoi le compte rendu de la runion hebdomadaire est-il important pour celui qui na pas assist la runion ?

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............................................................................................................................................................................... ......................................................................................................... Rle du compte rendu : ............................................................................................................................................................................... ......................................................................................................... Exemple de compte rendu : (4) maria tablit le compte rendu de la runions avec les chefs de services. Analyser le compte-rendu : Qui sont les participants cette runion ? ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... .......................................................... Socit XXXXX le 17 .06.04.

Compte rendu de la runion du 16 juin

La runion commence 9 heures. Monsieur LAGHRISSI accueille les commerciaux. Chacun annonce le bilan de la semaine coule. JAMAL annonce : 6 nouvelles commandes ; Le client HUGIER souhaite une brillance plus soutenue pour ses meubles.

Voir avec latelier vernissage .

FADILA na rien signaler de particulier ; les commandes sont les mmes que dhabitude. Mais il a dmarch un nouveau prospect M. KALAMI qui semble intress par notre nouvelle gamme.

lui envoyer une lettre de rappel dici un mois.

KHALDI na pu voir la client DALALI qui tait malade. M. et Mme TAOUSSI nont pas pass une commande trs importante ; ils semblent avoir des difficults de trsorerie.

des facilits de paiement peuvent peut-tre les inciter le faire . Il faut en parler avec le service comptabilit .
Le compte rendu est-il long ? ................................................................................................................................ Tous les propos sont-ils rapports ? ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................

Quels sont ceux qui sont rapports ? Pourquoi ? ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................

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Pourquoi la fin de chaque intervention, y a-t-il une phrase mise en vidence (en italique) ? ................................................................................................................................ ................................................................................................................................

CONCLUSION : Le compte rendu est slectif et pose 3 questions : Quelles informations retenir ? Comment classer ces informations ? Comment les prsenter ?

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LE RAPPORT

Comment prsenter son rapport ? Comment prsenter votre rapport ? Comment situer vos ides et celles des autres ? Comment structurer votre rapport ? Comment faire pour qu'un texte soit cohrent et dynamique ?

Le rapport est un peu le rcit d'une exprience. Il n'est pas entirement chronologique comme le serait une prise de notes. Bien qu'il doive tre structur en parties (trois de prfrence), il laisse place la crativit, l'engagement personnel. Mais sa fonction utilitaire implique l'absence de tout enjolivement superflu. De mme le ton doit tre le plus impersonnel possible.

Les formules de politesse sont inutiles quoiqu'il soit bien venu, d'y remercier les personnes ou institutions qui ont permis l'exprience, commandit le rapport ou apport un soutien direct.

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1 -COMMENT PRESENTER SON RAPPORT

gnralits

Les points qui suivent correspondent ce que l'on devrait prvoir dans l'aspect extrieur d'un rapport. On s'attend ce que le texte d'un rapport soit court (entre 10 et 60 pages), mais qu'il ne renonce jamais certaines informations. Les premires pages rpondent aux questions classiques de la communication : Qui parle ? A qui ? De quoi ? Comment ? (Contenu du discours ?) Avec quelle intention ou en escomptant quels rsultats ? La mise en page (ou le format) doit tre uniforme et consquente d'un bout l'autre du texte. Il convient donc d'ouvrir la premire page comme feuille de style (en Word, voir sous le menu format, la rubrique style). Par exemple, vous pouvez choisir une grandeur de caractres police 28 pour tous les titres, 20 pour tous les sous-titres, 14 pour les ttes de paragraphes et 12 pour le texte lui-mme. Les citations et les exemples doivent tre mis en italique. Les espacements entre les paragraphes ( dterminer dans la feuille de style partir du point format/paragraphe/espacement) ainsi que les caractres gras, les soulignements ou la mise en couleur, les alignements droite, gauche ou au centre doivent eux-mmes suivre une logique constante du dbut la fin du document. Chaque variation de mise en page doit venir d'une modification de la feuille de style et non d'une action sur les icnes de la barre du menu affich.

la page du titre

Elle reproduit la page de couverture o doivent figurer le titre, l'auteur et la date du document - en ajoutant des prcisions : la page de titre doit spcifier non seulement le contenu mais aussi la nature du rapport. Le nom de l'auteur devrait tre accompagn de ses coordonnes (adresse personnelle ou professionnelle et, le cas chant, adresse lectronique), la date est celle de la rdaction du document. On ajoute le nom des destinataires ou commanditaires explicites du rapport, ceux qui sont viss par l'auteur ou l'institution commanditaire ainsi que leurs coordonnes.

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Remerciements et/ou ddicace

Il convient de remercier en particulier ceux qui ont apport des informations essentielles pour le document ou qui ont soutenu personnellement l'entreprise en dispensant temps et conseils l'auteur.

Rsums

Ils sont, longs d'une demi page chacun (au moins une dizaine de lignes). Ajoutez une liste des mots cls d'une quatre lignes environ.

Table des matires (ou sommaire)

Elle comporte un renvoi une numrotation continue des pages (annexes comprises). Il y a quelques hsitations sur le terme : lorsque le document ne comporte que quelques pages, on prfre l'appellation "Sommaire". Ce terme est donc un choix possible pour un rapport. Mais sachez que sommaire est aussi le terme donn un rsum de la table des matires quand celle-ci est trs lourde et doit tre place la fin du document (c'est ce qui a lieu dans le cas d'un texte de plusieurs centaines de pages). Ceci n'est pas le cas pour un rapport. Dsormais la table des matires d'un document de moins d'une centaine de pages se trouve en tte de document. Le programme Word sous le menu " Insertion" offre une table des matires automatiques.

Corps du rapport

C'est la partie substantielle de votre document. Il faut le diviser en plusieurs parties prcdes d'une introduction et termines par une conclusion bien formule. L'ensemble du document ne devrait pas dpasser une soixantaine de pages comprenant des annexes d'un maximum de 1/6me (15 pages environ).

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Bibliographie

Nom de l'auteur en majuscules, titre de l'uvre en italique, lieu et maison d'dition, anne, nombre de pages, voil les 5 lments d'une notice bibliographique. Notez parfaitement ces indications dans leurs moindres dtails ds le premier contact avec l'ouvrage. Les vrifications postrieures sont une immense perte de temps.

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2 -COMMENT SITUER VOS IDEES ET CELLES DES AUTRES.

GENERALITES

Quel que soit le type de rapport rdiger, le rdacteur doit tre conscient du fait

qu'il cherche tablir une relation avec ses destinataires et obtenir leur adhsion, qu'une bonne partie de son information vient des autres, que, par consquent, il lui faut matriser la faon dont il garde les traces de ses lectures, ds le dpart. Il lui faut relever dans le texte consult des citations potentielles et les conserver pour enrichir son texte ou pour des notes en bas de pages. Cela demande une discipline minutieuse. Dans tous les cas, le rdacteur devra suivre rigoureusement d'un bout l'autre du document, le mme procd de prsentation des rfrences. La collecte de citations apporte, double titre, un fort enrichissement du discours. D'une part les passages relevs renforcent l'auteur dans sa conviction, d'autre part ils sont l'occasion de dvelopper la pense dans des directions imprvues partir du point de vue d'un autre auteur mais pas toujours dans la mme direction que lui. Par ailleurs, pour souligner la cohrence de son discours et produire une forte cohsion du texte, le rdacteur s'appuiera sur des connecteurs. Enfin un travail de rcriture l'attend. C'est une phase imprative de la rdaction.

La relation entre auteur et destinataires du texte

Comme tout document rdig, un rapport prsuppose un lien entre rdacteur et lecteur

La premire intention de l'auteur d'un rapport est prcisment de rapporter une entreprise un destinataire spcifique, de rendre compte de ce qui a eu lieu (ou aura lieu dans le cas d'un projet de recherche).

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Contrairement la dissertation ou l'essai qui visent une rflexion gnrale, le rapport est un instrument de travail destin un lecteur identifi qui peut l'avoir sollicit ou command et s'en servira pour tirer des conclusions pratiques et prendre une dcision. Le rapport doit de ce fait : dcrire, expliquer, justifier des choix et prsenter des rsultats, faire progresser la rflexion sur l'activit en question et faciliter la formation d'opinion chez le lecteur.

Vous exposez quelqu'un ce que vous avez fait (pour un rapport d'activit, de stage, de recherches en cours). C'est donc en partie un compte rendu au sens propre du terme : vous rendez des comptes du temps (et parfois de l'argent) que vous avez employ une certaine activit qui a pu tre dcide en accord avec le mandataire. Qu'ils soient prpars pour le monde du travail ou pour celui de l'universit, le rapport, le mmoire, la thse, le projet, la prsentation de recherches en cours appartiennent la catgorie des textes argumentatifs.

D'o viennent nos ides ?

Toute production crite prsuppose des textes pralables, des rfrents, des modles ou des antimodles. Aucun texte ne part de zro. L'nonciation se fait toujours plusieurs, dans un contexte polyphonique qui suppose plusieurs agents. Mme l'arrire plan ou sans rfrence explicite, ces textes pralables font partie de nos productions crites. Le rdacteur d'un rapport doit en tre conscient et rendre compte de ce qu'il emprunte. C'est une probit intellectuelle indispensable et un fil rouge qui permet de jalonner l'avance des connaissances.

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Exemples de polyphonie entre l'auteur et ses prdcesseurs

(nom du lieu pour dsigner une organisation), on comprend que ce sont des responsables de la politique europenne qui ont pris cette dcision, par exemple les ministres de l'agriculture. Nous trouvons cela dans la bulle 2 comme nonciateur 2. C'est l'nonciateur 2 qui permet l'nonciation 3. Cependant les ministres de l'agriculture leur tour se sont prononcs aprs avoir entendu les experts vtrinaires (nonciateur 1). Pensez aux nombreuses fois o vos affirmations ne sont possibles qu'en vous appuyant sur la voix d'autres auteurs ou experts. Les citations : une expression de la polyphonie et d'une filiation scientifique Les citations sont les fragments des textes des auteurs consults que vous utilisez (parfois textuellement, parfois en discours indirect) pour illustrer votre discours et lui donner force aux yeux du lecteur mais aussi pour vous aider dans la construction de votre texte. Elles peuvent apparatre en 5 positions diffrentes : en avant texte (en exergue autonome), en position initiale dans votre texte (avec une fonction d'annonce ou de prparation), l'intrieur d'un texte, insres plutt comme illustrations mais non intgres, ou bien intgres l'intrieur du texte (ce qui est la fonction la plus lgante), ou encore en position finale non autonome (avec une fonction conclusive).

Dans le schma ci-dessus, l'nonc numro 3 : "Bruxelles dcide d'arrter l'exportation de viande de bovins" (El Pais, 12/3/01), on comprend que le locuteur est un journaliste du journal El Pais. C'est lui qui a affirm cet nonc. Mais Bruxelles ne parle pas, c'est une ville. Par mtonymie

Dans votre faon de citer, il est ncessaire qu'il y ait correspondance systmique entre citation, mention du nom de l'auteur aprs la citation et bibliographie proprement dite.

Tout tudiant auteur doit apprendre citer le discours d'autrui. Dans un premier temps, la voix des auteurs cits domine pour disparatre progressivement au profit d'un dveloppement personnel. Cette transition marque l'appropriation progressive par l'tudiant d'un discours qui lui devient de plus en plus propre. En conclusion, les citations dans un travail de recherche reprsentent un moment

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toujours trs important de votre criture. Elles demandent souvent une rlaboration au moment de la relecture.

Comment positionner votre propre discours ?

Les trois modalits fondamentales Il y a plusieurs faons de prsenter son discours. Si l'on est certain de ce que l'on avance, on peut affirmer, manifester une attitude affirmative. Si l'on est hsitant, on peut poser des questions, chercher une rponse, prendre une attitude interrogative. On peut galement choisir de prsenter les choses ou de rsoudre les problmes sous forme d'injonction (ordre, demande, souhait). On a l trois attitudes fondamentales : constater (asserter), questionner (poser ou se poser des questions) ou encore donner des ordres de manire plus ou moins forte. Ces diffrentes attitudes sont nommes "modalits" par les linguistes. Voici quelques exemples simples pour illustrer ces trois modalits : 1. assertion : La date limite de 2. interrogation : Est-ce que tu 3. injonction : J'aimerais qu'elle finisse son stage. candidature est penses qu'elle dans 20 jours. se prsentera ?

Les textes et les discours utilisent ces diverses modalits de faon variable selon les circonstances et les intentions. Les textes de rapport abondent en assertions : on affirme des faits, on rapporte des observations, on donne un avis assur. Mais il arrive aussi que l'on pose des questions (auxquelles on rpondra plus loin.) Il arrive enfin que l'on formule des souhaits ou que l'on suggre des solutions. Voici quelques exemples pris dans des rapports : 1. Une succession d'assertions releves dans un rapport sur le financement des infrastructures de transport :

"Plusieurs annes s'coulent entre la dcision de lancer un projet et sa mise en service effective. A titre d'exemple, l'inauguration du TGV Paris Lyon, en 1981, a eu lieu dix ans aprs la dcision de construction. Entre la concession et la mise en service d'une autoroute s'coulent en moyenne sept ans. Encore ces dlais ne prennent-ils pas en compte le temps ncessaire aux tudes et consultations pralables. Cette longue phase prliminaire, consacre aux procdures administratives ou judiciaires (tude d'impact, enqute d'utilit publique, expropriation) et aux travaux de construction, constitue une lourde charge financire".
2. Un passage pris dans un rapport concernant la communication publique qui comporte une srie d'interrogations :

"Quelle doit tre la place de la communication dans l'institution publique ? Quelles sont les finalits et les diffrents registres ? Qui assume les tches de communication ? Quel partage et quelle cohrence entre interne et externe ? Quelle est la mission du service ? Quelles sont les relations avec son environnement institutionnel ? La dmarche du projet de service formalise par le "groupe de modernisation" de la direction gnrale de l'administration et de la fonction publique mrite d'tre, cette occasion, rappele dans ses principales tapes."... (Suivent les
principales tapes en question.) Cette faon de prsenter les choses est parfois utilise dans les rapports pour annoncer une srie de questionnements auxquels on tentera de rpondre dans les passages qui suivent. C'est galement une manire pratique de dcomposer en plusieurs parties une question gnrale pour ensuite ordonner les lments de rponse. 3. Des injonctions, toujours propos du financement des infrastructures de transport :

"L'Etat doit donc conduire une rflexion approfondie sur les besoins rels du pays en matire d'infrastructures, sur les choix qui doivent tre retenus, sur l'harmonisation ncessaire pour

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l'instant insuffisante entre projets autoroutiers et ferroviaires. Au-del de la sophistication des montages qui peuvent tre proposs et retenus, les solutions adoptes en matire de financement des infrastructures de transport requirent des dcisions d'investissement claires et cohrentes. Cette rflexion sur les besoins et sur les choix d'investissement, qui n'entrait pas dans le cadre de notre mission, apparat aujourd'hui plus que jamais ncessaire."
Ce type de formulation convient gnralement bien aux conclusions, lorsqu'il s'agit de faire des propositions, des suggestions. Les procds linguistiques que l'on peut mobiliser cette fin sont varis : on notera l'utilisation du verbe "devoir", du verbe "requrir", de l'adjectif "ncessaire". Les modalits secondaires Se superposant aux modalits fondamentales que l'on vient de voir, il existe des modalits supplmentaires, qui affectent plus directement le contenu de ce qui est nonc. Il en existe deux grandes catgories. Les premires portent sur la plus ou moins grande vrit que l'on attribue ce que l'on dit : elles rassemblent un ensemble de formulations qui permettent de prsenter un fait comme tant plus ou moins vrai ou vraisemblable, plus ou moins plausible, plus ou moins probable ou possible, plus ou moins certain. Les secondes constituent des apprciations ou des valuations plus ou moins positives que l'on attache ce que l'on nonce : tel fait peut tre jug bon ou mauvais, important ou mineur, intressant ou sans intrt, juste ou injuste, agrable ou dsagrable. Voici quelques exemples pris dans la langue courante :

Il ne devrait pas Il y a de fortes chances Je suis heureux que tu Tu ne trouves pas bizarre que l'on puisse Cette personne est franchement antipathique.
Et des exemples pris dans des rapports : 1 - Hypothses et probabilits :

tarder venir. que ce soit lui. aies pu venir. dire des choses pareilles ?

"La matrise d'ouvrage serait confie une structure ad hoc, dont la mission serait : la construction de l'infrastructure ; la location de l'ouvrage la socit qui assurerait l'exploitation ; la vente terme la socit, Cette structure, qui pourrait associer lONI et des organismes financiers, assurerait le financement de l'opration." "A brve chance, la Communaut ne devrait donc pas jouer un rle prdominant en matire de financement des infrastructures. En revanche, elle pourrait favoriser le lancement de projets d'intrt commun en recourant des instruments varis."

On peut noter l'utilisation du conditionnel comme l'une des formes verbales permettant d'exprimer l'hypothse. Et parmi ces verbes, on retiendra l'usage des verbes devoir et pouvoir, au conditionnel galement. 2 - Apprciations diverses :

"L'importance dterminante du point prcdent tient ce qu'il est essentiel de communiquer ce que l'on est plus que ce que l'on voudrait tre. La communication ne peut porter ses fruits que si elle est, entre autres choses, un rvlateur de la ralit des situations. Il n'y a de communication durablement bonne qu'authentique. purement "Mme si l'objet du prsent rapport n'est videmment pas de prsenter les voies et moyens de rgler les problmes du civisme,il est possible d'indiquer quelques pistes de rflexions quant la recherche du ncessaire traitement de ces problmes qui passe vraisemblablement par des actions en profondeur : "Les meilleurs instruments n'ont jamais rendu meilleure une communication fondamentalement mauvaise en ce qu'elle serait infidle la vocation et la politique d'une institution. "

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On voit apparatre dans ces exemples de nombreux adjectifs valeur apprciative, parfois renforcs par des adverbes,; quelques noms " ; des expressions , et des mots ou expressions qui en eux-mmes sont porteurs de valeurs positives "civisme,

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Les notes, leur relation aux citations, comment les rdiger et o les mettre ?

Comme pour les notices bibliographiques et les rfrences des citations, mieux vaut tre minutieux et systmatique ds le dpart. Cette discipline est du temps de gagn pour la suite. A quoi servent les notes ? Les notes sont un appoint, un supplment d'information, une prcision supplmentaire qu'on ne fait pas figurer dans le texte sous peine de l'alourdir. Elle permettent aussi d'viter les longueurs, les listes interminables de noms et de rfrences mme si elles sont acceptes dans certaines thses. Que faire figurer en note ? Des rfrences ou des sources bibliographiques des citations et leurs sources la traduction d'une citation en langue trangre la citation en langue trangre d'un concept, d'une expression utilise dans le texte des exemples secondaires ou complmentaires des donnes chiffres fournies titre d'information des ides connexes celles que l'on dveloppe dans le corps du texte des renvois internes

Le niveau de langue : La note est une sorte d'apart. Le style y est moins contrl que dans le texte mais les familiarits n'y sont pas non plus admises. On vitera l'abus des "a" au lieu de "cela". On n'omettra aucune des deux parties de la ngation, on n'exagrera pas dans l'usage de la ponctuation valeur affective : pas de multiplication des points d'interrogation, d'exclamation, de suspension La numrotation : Il est prfrable d'adopter la numrotation continue, plus simple pour qui crit mme si le lecteur finit par se trouver devant des notes portant le numro 1000 ou plus. Pour viter un tel inconvnient, on recommence chaque partie ou chaque section. Leur place : Le bas de page est la place la plus commode pour le lecteur. Elles peuvent aussi figurer : en fin de chapitre, c'est l'usage international

ou en fin d'ouvrage, ce qui en rend la lecture pnible. Dans le programme Word, cliquez sur la barre de menu "Insertion", puis sur "Note de bas de page". Choisissez ensuite : "Note de bas de page" ou "Note de fin de texte." Tapez votre note dans l'espace rserv cet effet puis cliquez sur le texte du document pour reprendre votre rdaction. Dans le texte, si la note figure la fin de la phrase, la prsentation est la suivante :

Le point se place aprs le numro de la note et non avant. Attention : une note est une phrase ou un court paragraphe. Elle commence donc par une majuscule et finit par un point. Ne l'oubliez pas.

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Les notes ne sont pas : un texte parallle celui du rapport une illustration de ce qu'on est en train de dire (pour cela il y a les exemples) une glose redondante une rectification de ce que l'on a dit : cette dmarche fait partie de l'argumentation une annonce de ce que l'on va dire : on n'y prsente donc pas son plan et on ne renvoie pas le lecteur une lecture ultrieure avec des : " nous le verrons plus loin ", " comme nous le verrons "

Renvois internes : Ils figurent en note mais exigent des mentions et des indications prcises quant aux chapitre(s), paragraphe(s), page(s) du texte. Il faut viter les "Voir la premire partie" ou "cf. chapitre II", trop vagues. N'abusez pas des notes de renvoi qui perdent le lecteur dans un labyrinthe de rfrences ou tablissent une autre logique que celle du dveloppement annonc. Selon les usages internationaux, on ne cite dans le texte, en matire de rfrence bibliographique, que le nom de l'auteur et le millsime de la publication originale entre parenthses : ex : Ducrot (1998). On ajoute une lettre aprs l'anne quand on cite plusieurs publications d'un mme auteur parues la mme anne : ex : Ducrot (1997 a). Quand le nombre des coauteurs est suprieur trois, on mentionne le premier suivi de et alii

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3 - COMMENT STRUCTURER VOTRE RAPPORT

Gnralits :
Un rapport rdig en franais doit imprativement avoir un plan visible : On doit en feuilletant le texte y voir : une introduction et une conclusion d'au moins une demi page et des parties qui forment des paragraphes d'une dizaine de lignes minimum, sans phrases dcousues et non intgres ces paragraphes. Si vous avez une certaine anxit devant la page blanche, vous pouvez commencer par l'exercice de mise en train suivant : partez d'un terme qui est important pour votre rapport et associez librement en remplissant les bulles vides. Puis, retracez le chemin qui va logiquement d'une bulle l'autre. Cela peut constituer un embryon de plan pour votre rapport.

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Comment bien formuler le titre?

Quoiqu'il apparaisse en premier, le titre est le rsultat de plusieurs oprations successives. C'est pourquoi on pourrait mettre ce chapitre en dernier lieu de la structuration du rapport. Donner un titre est un travail dlicat et parfois difficile pour un tudiant puisqu'il faut russir canaliser les associations du lecteur vers ce que contient vraiment le document. C'est un micro-texte d'ouverture, le premier contact entre auteur et lecteur, c'est comme la porte d'entre de la recherche. Il est normal qu'il y ait des ttonnements. Pour singulariser votre travail et attirer l'attention des lecteurs spcialistes vous aurez besoin de trouver une bonne synthse entre substance et originalit. Ce n'est que dans de rares cas que le titrage se fait du premier coup, dans une illumination cratrice instantane. Dans les exemples et exercices qui suivent, notez en particulier la fonction restrictive des articles dfinis et des adjectifs et celle de la mise en rapport (d'opposition, de cause, ou d'addition) par la coordination " et ".

Les procds dclencheurs d'ides

Au del de la recherche des ides par simple association et toujours parmi les techniques qui font natre des ides, voici 5 procds utiles pour traiter un sujet sous ses diffrents aspects et mettre un ordre dans nos associations d'ides. Il est frquent que l'on trouve des ides suite une conversation, une rencontre, une lecture fortuites. Mais on peut aussi procder avec systme. Outre les cinq questions classiques dclenches par les interrogatifs (Qui parle ? De Quoi ? O ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?), voici d'autres mthodes pour faire natre des ides :

Mthodes 1. Problmatisation posant des questions

Explications en Chercher la dfinition du mot ou de la notion prsenter. Du mot, passer aux questions que l'on peut poser son propos, comme si l'on devait soumettre les donnes quelqu'un.

2. Association automatique "Remue-mninges" ou brainstorming : propos d'un mot, d'une d'ides notion, crire tout ce qui vient l'esprit. Ne rien censurer : le tri viendra plus tard. 3. Association d'ides raisonne Recherche de :- synonymes- ides proches ou qui s'enchanentrapports lment/ensemble : partie/totalit, contenant/contenu (cf. mtonymie, synecdoque)- contraires, antithses.

4. Approche polysmique Dfinir une notion, l'clairer, l'expliciter l'aide d'exemples tirs d'une notion en fonction des de diffrents domaines :- exprience personnelle et celle d'autres secteurs de la connaissance chercheurs- ides philosophiques- mdias- secteurs artistique, conomique, juridique, littraire, politique, scientifique, social, technique 5. Recherche d'approches Montrer que telle notion, tel problme sont valuables en termes mthodologiques et/ou de dogmatisme, d'thique, d'empirisme, d'esthtique, d'idologie, idologiques diffrentes de politique, de thorie de la connaissance

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Le plan: introduction, corps du texte en plusieurs parties et conclusion

L'introduction

Quelle que soit votre style, captiver l'intrt du lecteur dans les cinq premires lignes garantit qu'il aura envie de poursuivre. L'introduction prsente le sujet en rpondant deux questions : quoi ? et comment ? Elle constitue une sorte de carte indiquant votre lecteur le problme abord et l'itinraire choisi. Elle prsente votre champ de recherche, le cadre de votre rflexion, la faon dont vous procderez et les diffrents points que vous envisagerez. Ayant fix les limites de votre rflexion, vous tes protg des critiques ventuelles pour ne pas avoir trait tel ou tel aspect du problme. L'introduction produit un "effet de loupe" ou de zoom sur la question traite et son contexte . Comme vous ne pouvez annoncer ce dont vous allez parler qu'au terme de votre rflexion et aprs travail sur les sources et documents, vous constaterez que votre premire introduction doit en fin de compte tre rcrite. La vritable introduction est en gnral rdige la fin du travail, le premier jet n'tant que provisoire. Ni trop longue ni trop courte (un peu moins d'un dixime de l'ensemble), l'introduction ne doit pas empiter sur le dveloppement qu'elle ne fait qu'annoncer. Il n'y a pas de recette pour une introduction mais on peut, pour lancer le sujet, commencer par une citation ou par une question ou encore par une ide paradoxale qui attirera l'attention du lecteur. On doit ensuite 1 - exposer le sujet (ou le thme, la matire prise en considration) en faisant valoir son importance et son originalit 2 - articuler la problmatique souleve 3 - annoncer le plan Cela revient annoncer les diffrentes parties du document dans l'ordre selon lequel elles seront abordes ( travers la problmatique souleve et ses solutions).

Premire partie du rapport

Pour viter toute ambigut, prcisons que le terme "partie" dsigne les diffrentes tapes de l'argumentation et non l'ensemble du texte qui, lui, en comprendrait CINQ si l'on comptait l'introduction et la conclusion en plus des trois parties canoniques. On appelle "parties" ce qui se trouve entre l'introduction et la conclusion. Dans la premire, on tablit la situation gnrale : elle doit prsenter l'entreprise (le stage, la recherche, etc.) dans son contexte

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et son originalit, poser les problmes et expliciter la mthode qui sera suivie mais cette fois de faon dtaille. Elle expose donc la situation, informe le lecteur des vnements de l'exprience vcue. Elle dcrit les problmes rencontrs et leur contexte. Elle va du gnral au particulier et analyse les causes et, le cas chant, les responsabilits des intervenants.

Deuxime partie

La seconde partie aborde l'analyse et examine ce qui a t effectu. On peut en bonne rhtorique commencer par la critique des activits que l'on aurait pu envisager mais qui n'ont pas t retenues. Dans ce cas l, il faut indiquer pour quel motif elles ont t dlaisses. Il s'agit de devancer les objections, de suggrer une rfutation des positions adverses et de souligner les avantages de la solution que l'on a retenue. Ensuite, on dcrit le contenu de l'exprience effective de faon dtaille en prcisant les moyens, les conditions. (Si vous dcidez de ne faire que deux parties, il faudra noncer dans cette seconde partie les rsultats de l'analyse).

Autres parties

La troisime partie, dans le cas d'une structure classique en 3 parties, prsente les rsultats, les solutions trouves aux problmes. Dans la mesure o ces points ne sont pas intgrs dans la seconde partie, la troisime partie prcise, au del des rsultats eux-mmes, leurs implications, les rserves qu'ils peuvent susciter. Elle doit aussi souligner les surprises rencontres Elle peut suggrer une dfinition des problmes subsistants, des domaines encore explorer, des voies alternatives pour arriver une solution et des parcours exclure.

La conclusion
C'est le rsum de ce qui a t fait et une ouverture sur des prolongements d'activits. Vous devez tirer vos conclusions uniquement des observations et expriences dcrites dans le texte. La conclusion joue deux rles : 1) Elle sert dresser le bilan de ce que l'on a dvelopp. Elle rappelle brivement l'itinraire parcouru, elle justifie donc le travail que l'on a fourni. C'est le C.Q.F.D. des dmonstrations mathmatiques. Dans sa premire phase, la conclusion semble rpter l'introduction ; c'est un peu vrai. L'une et l'autre sont en position de miroir, servent de cadre l'ensemble du texte. Mais l'introduction prsente le sujet sous une forme problmatique (que rvle la prsence de phrases interrogatives ou de formules d'attnuation comme "on peut", "on pourrait", "il semble que", etc.) alors que la conclusion tire les leons de ce qui a t dit : c'est le temps du "donc", du "ainsi", du "c'est pourquoi". Les phrases y sont gnralement assertives; on dcle la prsence de formules de soulignement, de dmonstratifs renvoyant aux expressions ou aux concepts qu'on a analyss ou dont on est "l'inventeur".

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2) Elle doit ouvrir sur d'autres questions en rapport avec le sujet, largir le champ de recherche, ventuellement soulever de nouveaux problmes. Dans cette phase, essentielle, il est bon de montrer que l'on n'est pas enferm dans son domaine mais que l'on est conscient des prolongements interdisciplinaires de ce que l'on a cherch, des applications possibles dans d'autres branches ou dans des branches voisines de la sienne. Le sujet envisag reprend alors une forme problmatique. On se pose et on pose nouveau des questions, ainsi la rflexion adopte une progression de type dialectique. Ainsi la conclusion fait la synthse des points examins, montre l'enrichissement d l'activit, porte un jugement final, toujours en respectant le principe de non-contradiction et de cohrence. On peut aussi suggrer des recommandations aux chercheurs qui prolongeront cette exprience.

Les formules pour conclure Pour vous aider conclure, voici une liste non exhaustive d'expressions et de formules que l'on peut trouver dans des conclusions ou dans les passages conclusifs des diffrentes parties d'un texte. Vous pourrez la complter au gr de vos lectures.

Au terme de cette tude / de ce travail.. Ainsi Donc... Tout cela montre... En consquence, par consquent... Nous avons vu que... et que... mais que... Nous touchons la fin / au terme de notre rflexion Nous retiendrons que... En guise de conclusion... Je conclurai en rappelant que...

Pour rsumer et conclure :

Serions-nous en prsence d'une volution, d'un changement ? Allons-nous vers un dveloppement... ? Faut-il croire que... ? Doit-on en conclure que ? Ce que confirme... Comme dirait... Ainsi que le disait...

Pour formuler un espoir de type social, moral ou de justice, de rtablissement des valeurs vous pouvez choisir une de ces expressions.

Nous formulons le vu que... Nous souhaiterions en appeler ... C'est ce que peut souhaiter tout esprit clair / tout tre de

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COMMENT FAIRE POUR QUUN TEXTE SOIT COHERENT ET DYNAMIQUE

La cohsion du texte : reprises, connecteurs, constructeurs d'espace et commentaires mta textuels

Ce passage peut sembler trs thorique pour un non linguiste. Mais il donne les outils pour dconstruire les discours de pouvoir. La plupart des argumentations qui visent convaincre et emporter l'adhsion de l'autre utilisent ces outils. C'est pourquoi nous vous invitons en prendre connaissance, quitte passer rapidement l'observation des exemples et aux listes des anaphores et des connecteurs.

La cohsion se ralise par des liens linguistiques explicitement marqus. Ces liens peuvent revtir diffrentes formes et remplir diffrentes fonctions. Il y en a qui assurent une cohsion rfrentielle, thmatique : on fait comprendre que c'est bien de la mme chose que l'on parle que prcdemment. Plusieurs mots (ou syntagmes nominaux) renvoient des thmes ou des entits dj introduits dans le texte. Ce sont les anaphores. D'autres liens sont exprims par les connecteurs, qui, comme le nom l'indique, explicitent la connexion smantique qu'il faut tablir entre deux phrases. Ces connexions sont souvent argumentatives, du type : cause, consquence, concession, opposition, conclusion. Elles explicitent la structure fondamentale qui se trouve dans toute argumentation. Comme dans un texte, argumentatif ou autre, on peut changer de point de vue et de cadre, un troisime lien important est celui qui consiste changer de "cadre de discours" l'aide de ce qu'on appelle les constructeurs d'espaces (espace concret ou espace de temps). Enfin, et en quatrime lieu, il faut mentionner les commentaires mta textuels par lesquels l'auteur peut se rfrer son propre texte, en permettant au lecteur de s'y retrouver.

Les reprises ou anaphores Une anaphore est une expression linguistique qui reprend ou renvoie une entit dj introduite dans une phrase antrieure. Cette entit (mot, ide, etc.) s'appelle l'antcdent. L'anaphore pronominale est constitue du pronom personnel il (elle, ils, elles) qui peut, selon les contextes linguistiques, varier avec des pronoms dmonstratifs : celuici/l, celle-ci/l, ceux/celles-ci/l. On peut galement "anaphoriser" ou reprendre un antcdent au moyen d'une variation lexicale. On introduit un nom par un article dfini (qui indique qu'il s'agit d'un lment dj connu). Cela peut se faire par une simple rptition lexicale comme dans l'exemple : pauvret lexicale en franais et les traits de stylistique recommandent de prfrer la variation anaphorique. Celle-ci permet d'ajouter de nouvelles informations ou des informations connues mais nouvelles dans le discours. Dans les deux exemples qui suivent, on observe un procd extrmement courant en franais consistant co-rfrer un antcdent tout en variant la dnomination. Ce type d'anaphore est appel "anaphore infidle" parce que l'on ne peut pas tre certain qu'elle renvoie "fidlement" au mme rfrent que le nom antcdent ou un autre. (Un synonyme est toujours un peu diffrent du premier mot propos)

Le leader du parti National a vaincu au premier tour. Il est douteux que le leader du parti National puisse gagner le 2e tour. Mais il vaut mieux l'viter: les rptitions sont signe de

Dans les quatre exemples cits, les anaphores sont corfrentielles, c'est--dire qu'elles renvoient exactement au mme rfrent que l'antcdent. 63

5 - Dans d'autres cas, on trouvera des anaphores de type associatif o les phrases sont relies par notre savoir des proprits stro typiques des choses et des phnomnes. Dans les exemples suivants, nous savons qu'il y a (normalement) une mosque (et une seule) dans un village et qu'un tilleul a un tronc (et normalement un seul). Ex 5 : Nous arrivmes dans un village. La mosque tait situe sur une hauteur. Ex 6 : Il s'abrita sous un vieux tilleul. Le tronc tait tout craquel. Ces anaphores associatives sont extrmement importantes dans le discours parce qu'elles permettent la fois de continuer sur un thme et de faire progresser ce thme en focalisant sur une partie, un aspect particulier. Il y a un dernier type d'anaphore qui peut assurer la cohsion textuelle, c'est l'anaphore qui rsume (anaphore rsomptive ou synthtisante) du genre : Tout, cela, cette question, ce problme, ces prliminaires, ces suggestions, etc. Ce type d'anaphore rsume ou synthtise le contenu de ce qui vient d'tre dit, que ce soit une phrase entire ou le contenu de tout un passage ou de toute une partie.

Exemples d'anaphores couramment utilises dans les textes formels

Anaphores lexicales simples Ce dossier Ce rapport Cette tude Ce projet Cette recherche Ce travail La question ici traite Notre rflexion La problmatique qui nous occupe Anaphores rsomptives : forme Le point prcdent Ces quelques lignes Dans le paragraphe / chapitre / passage prcdent / qui prcde Dans les pages voques / dj cites Dans cet exemple Ce rappel Cette prsentation Ce retour en arrire Cette parenthse Cette digression Ce rsum

Anaphores rsomptives : contenu Ces propos Ce point de vue Cette position Cette analyse Cette optique Ce constat Cet clairage Une telle approche La discussion (dont il a t question / voque) La controverse Le dbat La procdure La problmatique, L'enjeu La dmarche Le dfi

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Comment une argumentation est-elle structure ? Six lments ou blocs argumentatifs peuvent la composer 1. En gnral, on part d'une assertion, par exemple :

Il faut liminer toutes les oliennes.

2. Puis l'assertion est renforce par un argument :

Elles font un bruit infernal.

Entre l'assertion et l'argument on sous-entend que le destinataire souscrit l'ide implicite qu'on pourrait formuler ainsi : Il faut liminer ce qui est dsagrable. 3. On peut renforcer l'argument par des donnes concrtes, en se rfrant par exemple des autorits, des documents ou statistiques, etc. :

On a mesur que, dans l'entourage immdiat des oliennes il y a une mesure de dcibels excdant 60.
4. On peut modifier son argumentation en l'attnuant ou en la renforant au moyen d'expressions modlisatrices :

Ce serait bien d'liminer une bonne partie des oliennes. Elles font souvent du bruit.
5. On peut concder l'adversaire ventuel que son argumentation lui a du vrai, mais que, nanmoins, c'est l'argumentation de l'auteur qui avance l'argument le plus convaincant :

Les oliennes permettent d'conomiser beaucoup d'argent en nergie.

6. Ces blocs argumentatifs peuvent tre relis entre eux par des connecteurs:

Je pense que/je suis d'avis qu'il faut liminer toutes les/une partie des/oliennes parce que/tant donn qu'elles font un bruit infernal et qu'il faut liminer ce qui est dsagrable En fait, on a mesur que dans l'entourage immdiat des oliennes il y a un nombre de dcibels excdant 60. Bien que/quoiqu'/il faille avouer que/Il est vrai que/certes/elles permettent d'conomiser beaucoup d'argent en nergie, il n'empche qu'il faut s'en dbarrasser.
Dans le texte, les blocs argumentatifs peuvent tres organiss de diffrentes manires, en omettant certains connecteurs et/ou en renversant l'ordre de l'argumentation :

Comme on a mesur dans l'entourage immdiat des oliennes un nombre de dcibels excdant 60, je pense qu'il faut les liminer, malgr les avantages conomiques vidents qu'elles prsentent. (argument - assertion - concession).

Ou: 65

Malgr les avantages conomiques vidents qu'elles prsentent, je suis d'avis qu'il faut liminer les oliennes; en effet, on a mesur un nombre de dcibels excdant 60 dans leur entourage. (concession - assertion - argument).

Constructeurs d'espaces et de temps, de perspectives et de polyphonie Un rapport parle d'un sujet qui peut tre divis en sous thmes. L'auteur peut aussi les envisager sous diffrents angles, en spcifiant dans quel cadre il se place (dans quel "espace mental") ou encore en disant ce qu'en pensent d'autres auteurs. Nous disposons de diffrents moyens linguistiques pour introduire ou "construire" ces diffrents types d'espaces mentaux ou cadres de discours. Dans la plupart des cas, il s'agit d'indications places en tte de phrase. Elles sont mises au dbut pour signaler au lecteur dans quelle optique il faut se situer : un moment donn, dans un lieu particulier, dans certaines circonstances, sous un clairage donn, dans une perspective particulire ou sous un certain angle, ou encore du point de vue d'autres personnes (polyphonie). Temps

En septembre 2001, le monde changea. Aprs la Rvolution de 1848, la France...

Espace

En Amrique, la raction fut hystrique. En Europe, elle fut plus modre.

Perspective

propos d'altruisme, cet homme n'a pas son pareil. Du point de vue de l'altruisme, cet homme n'a pas son pareil. Pour ce qui est de l'altruisme, cet homme n'a pas son pareil. En ce qui concerne l'altruisme, cet homme n'a pas son pareil.

Polyphonie

Dans la thorie de FREUD ...... Selon Bourdieu, le capital culturel est Du point de vue de TAYLOR, le travail est... Dans la thorie de Bourdieu, le capital culturel est

Pour aider le lecteur s'orienter dans un rapport ou dans tout autre texte, il est important de signaler o on en est. Au dbut, on annonce le plan en numrant les diffrents points (premirement/en premier lieu/d'abord, je vous prsenterai, deuximement/en second lieu/ensuite, je parlerai de, et troisimement/en troisime lieu/finalement je conclurai que). En cours de route, on peut rfrer ce que l'on a dj dit : comme dit plus haut, comme dj dit, comme dit au paragraphe prcdent, etc. On peut marquer le passage un nouveau thme/paragraphe : J'en viens / Je passe maintenant , etc. Enfin on peut employer des expressions mta textuelles du genre : Pour rsumer, pour conclure, j'en arrive la conclusion, etc. Ces commentaires mta textuels sont de premire importance surtout dans un rapport o un plan explicite et une cohsion marque entre les diffrentes parties du plan sont ncessaires. 66

Connecteurs
Les connecteurs ont une double fonction : 1. Ils servent l'articulation logique d'un texte pris dans son ensemble et portent alors sur l'expression de la cause, de la consquence, de l'opposition, de la condition, du temps. 2. Au niveau des phrases composant le texte, ils apportent des indications chronologiques, spatiales, des prcisions numriques. Les lments anaphoriques dont le fonctionnement est dcrit la page Reprises ou anaphores et qui servent aussi la cohsion sont reprsents par des dmonstratifs (ceux-l, ces... mmes, etc.), des possessifs, des indfinis, des pronoms complments (le, la, les, lui, eux) et par l'expression du comparatif (ex. : tout aussi, plus important, etc.). Connecteurs et anaphores oprent donc dans le texte plusieurs niveaux : celui de la macrostructure, du plan, de l'argumentation gnrale, des parties et des sections qui composent le document mais aussi au niveau des microstructures : paragraphes, noncs, phrases.

Tableau des connecteurs

Catgories grammaticales Conjonctions Adverbes Locutions adverbiales Pour commencer Premirement D'abord Si En premier lieu Voici Au dbut Autrefois Jadis Rcemment Dernirement Parmi Pour indiquer une addition ou une numration Et Puis En outre De plus Egalement Certes Surtout Par ailleurs Encore En premier lieu..., en second lieu..., enfin D'abord..., ensuite Pour relier Rapport de cause et de consquence Car En effet Parce que Puisque Comme Vu que Etant donn que C'est pourquoi D'ailleurs En sorte que De sorte que Si bien que Tellement (tant)...que Ainsi Donc Rapport de temps Quand Lorsque Au moment o A ce moment Avant que + subjonctif Aprs que + indicatif Pour opposer Mais Or Cependant Toutefois En revanche Nanmoins En ralit Au contraire Contrairement ... Bien que Quoique + subjonctif Pour indiquer une alternative Tantt... tantt Ou... ou Soit... soit D'une part... d'autre part D'un ct... de l'autre Si... si Non seulement... mais (encore, aussi) Pour terminer Ainsi Donc (aprs le verbe) Enfin En dernier lieu Maintenant Actuellement Aujourd'hui A prsent A ce jour

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La cohrence du texte Bien que la distinction entre cohsion et cohrence soit un peu artificielle et pas toujours facile oprer, on peut dire que la cohrence quivaut la reprsentation mentale que se construit le lecteur partir du texte et qui doit, de prfrence, tre logique et sans contradiction. La simple juxtaposition des faits, mme sans liens explicites, permet d'infrer une cohrence logique.
MALIKA s'approcha du four. (1) Il faisait froid.

MALIKA s'approcha du four. (2) Il faisait chaud. MALIKA s'loigna du four. (3 ) Il faisait chaud. +-MALIKA s'loigna du four. (4) Il faisait froid.

Dans ces quatre "textes" il n'y a aucun lien manifeste entre les phrases. Pourtant, on peut infrer une cohrence logique. Dans l'exemple (1), la deuxime phrase peut se concevoir comme une raison, une explication de l'action raconte dans la premire. En (2), la seconde phrase se prsente comme une consquence de la premire. En (3), la deuxime phrase constitue galement, comme en (1), une raison, une explication, tandis qu'en (4), elle prsente, comme en (2), une consquence. Ainsi, le texte d'un rapport doit-il correspondre aux attentes cognitives du lecteur, respecter ses connaissances antrieures tout en y apportant des informations nouvelles. La prsentation de ces informations tiendra compte du modle mental antrieur du lecteur sur le domaine trait par l'auteur et lui permettra d'largir ce modle en construisant, sur la base du texte, une reprsentation mentale cohrente de son contenu. Les expressions utiles pour se situer par rapport son propre discours et au discours d'autrui

Pour prsenter sa pense, les ides ou les propos d'autrui, les expressions suivantes vous seront utiles
Les verbes servant dire "que l'on dit" L'auteur, le spcialiste, annonce que dit que dclare que explique que prcise que rpond que indique que fait remarquer que rapporte que demande si + indicatif ou conditionnel observe que fait observer que tablit que expose que signale que constate que reconnat que rappelle que considre que ajoute que raconte que commente montre que fait tat de + substantif dcrit + substantif Les verbes servant dire "que l'on pense" L'auteur, le spcialiste pense que estime que accepte que + subj. considre que recommande que + subj. admet que rappelle que montre que affirme que souligne que a l'impression que juge que reconnat que suggre que + subj. propose que + subj. rtorque que loue + substantif dfend + substantif espre que + indicatif futur dsapprouve que + subj. craint que penche pour + subst. est partisan de + subst. prvoit que Les verbes servant dire que l'on dsapprouve ce que quelqu'un a dit L'auteur, le spcialiste s'tonne que + subj. s'interroge sur met en doute + substantif conteste que + subj. ne croit pas que + subj. ne pense pas que + subj. exprime son dsaccord sur s'oppose critique le fait que + subj. s'inscrit en faux par rapport objecte que se demande si + indicatif ou conditionnel combat + substantif s'lve contre le fait que doute que + subj. Les verbes servant dire que l'on approuve L'auteur, le spcialiste approuve que accepte que est d'accord avec le fait que admet que

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formule + substantif

envisage insiste sur souhaite que + substantif prfre que + subj. approuve que + subj. recommande que se prononce pour croit que + indicatif prconise

acquiesce le fait que agre le fait que consent au fait que confirme que souscrit + substantif

Travail de rcriture

Reformuler, raccourcir, amplifier

Le texte final conserve toujours trace des phrases ou des paragraphes formuls dans un premier jet. Mais lors de ce processus d'ajustement, les ides bauches dans la premire version seront reformules en fonction de l'enchanement logique adopt pour mieux guider le lecteur et le mener reconnatre la validit d'un raisonnement univoque et convaincant. C'est vrai pour le titre et surtout pour l'introduction qui est la partie la plus souvent rcrite. C'est vrai pour le corps du texte. Les grands crivains se sont tous appliqus un travail de rcriture.

La bibliographie La bibliographie recense la liste des ouvrages ou publications que vous aurez lus ou consults. Elle peut s'appeler "Orientation bibliographique", "Indications ou Rfrences bibliographiques" selon la longueur et l'ampleur des documents cits. Elle comprend une liste de notices bibliographiques ranges par ordre alphabtique et reflte votre travail, ses orientations, son organisation. C'est un outil prcieux pour d'autres chercheurs ou pour vos nouvelles recherches. Rdigez-la avec soin car elle sera lue trs attentivement

LA TABLE DES MATIERES Les documents placs en annexes doivent avoir un rapport direct avec le texte du rapport. On peut y mettre : un texte complmentaire, une illustration, un tableau explicatif, un schma etc. si ces documents sont trop longs ou bien s'ils n'ont pas une importance telle qu'ils mritent de figurer dans le corps du texte lui-mme o la fonction de preuve est plus apprcie. Dans tous les cas, n'oubliez pas de mettre une lgende qui renvoie au texte et justifie l'utilit de ce document illustratif.

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70

Prnom et NOM de lauteur

Titre du document

Date de rdaction

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Auteur :

Adresse ou coordonnes professionnelles

Type de rapport :

Destinataire ou commanditaires :

A qui sadresse ce document ? Prsident de jury ? Matre de stage ? Bailleurs de fonds ?

Employeur potentiel ? avec leurs coordonnes.

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 Remerciements et/ou ddicace

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Rsum

Mots cls

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Sommaire
Titre du document ............................................... Auteur : ...................................................... Type de rapport : ............................................. Destinataire ou commanditaires : .............................. Remerciements et/ou ddicace .................................. Rsum ........................................................ Mots cls ..................................................... Sommaire ........................................................ Introduction .................................................... Premire partie ................................................. Deuxime partie ................................................. Troisime partie ................................................ Conclusion ...................................................... Bibliographie ................................................... Annexes et/ou illustrations et leurs lgendes ................... Index ........................................................... 71 72 72 72 73 74 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83

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Introduction
Voici quelques expressions utilisables dans une introduction pour - situer la recherche et annoncer les diffrentes phases : Cest dans le cadre de A loccasion de Dans le but de Au cours de la priode Le sujet de notre projet de recherche touche Nous aborderons ici La prsentation de

- annoncer les 2 ou 3 parties du texte : Ceci nous permettra dans un premier/deuxime moment/temps daborder ce que nous entendons par... de prciser dans quelles conditions nous avons ralis dexposer les critres qui ont permis de slectionner de prsenter les sources que nous avons consultes/que nous voulons consulter dnoncer les mthodes danalyse que nous avons appliques/voulons appliquer avant de dcrire d'analyser les rsultats que nous avons obtenus

- d'exposer la thse que nous pensons vrifier

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Premire partie

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Deuxime partie

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Troisime partie

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Conclusion
La page de conclusion comporte deux parties : elle rsume lensemble de ce qui a t dit et ouvre vers dautres tudes et expriences qui vous ont t suggres par cette entreprise.

Voici quelques expressions utilisables dans une conclusion pour prsenter la synthse des ides et exposer ce sur quoi le travail peut ouvrir : Au terme de ce travail, nous pouvons donc dire que Par ailleurs, nous avons vu lintrt de Il reste que Le domaine qui reste explorer serait

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Bibliographie

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Annexes et/ou illustrations et leurs lgendes

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Index
Dans l'index, on indique les mots cls et les termes les plus intressants du texte et le lieu (les pages) o ils figurent. Lindex est prsent par ordre alphabtique et comprend aussi les notes et les annexes. Il peut y avoir plusieurs index, par exemple, un index des noms propres, un index des concepts, etc.

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CDC TERTIAIRE Mme HMIDI

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BIBLIOGRAPHIE

Bien crire en affaires : savoir rdiger pour tre lu et convaincre 1991, Paris, Dunod, 199 p. BERROU, Jean-Paul. Pratique des affaires et correspondance commerciale en franais 1990, Toronto, Canadian Scholars Press Inc. BESNARD, C. et C. ELKABAS Le procs-verbal, un outil de travail efficace 1989, Montral, les ditions Agence DARC Inc. BOISVERT, Daniel. Le rsum, le compte rendu, la synthse 1995, Paris, Cl International, 159 p. COTENTIN-REY, Ghislaine. Comment rdiger vos rapports 1982, 11e d. Paris, Entreprise moderne ddition. BOUSQU, Georges. La rdaction de rapports : structures des textes et stratgies de communication 1993, Qubec, Les Presses de lUniversit du Qubec. LAROSE, Robert.

DIVERS SITES INTERNET

CDC TERTIAIRE -1-