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Tcnicas de Arquivamento, Coleta, Distribuio e Controle de Documentos

Arquivstica Arquivos Objetivos Qualidades Desejveis Num Arquivo Tcnicas De Arquivamento O Que No Arquivar e o Que no Arquivar Acondicionamento Definio do Mvel-Arquivo Tempo de Arquivamento Arquivo Morto Tabela de Temporalidade de Documentos Classificao Numrica, Alfabtica, Cor e Assunto O Uso de Pastas, Arquivos e Etiquetas de Identificao Arquivo Biblioteca Entrada e Sada de Documentos Coleta, Distribuio e Registro de Documentos

Fim

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INTRODUO
Quando ocorreu um fato, como aconteceu, quem o gerou, quem respondeu, onde esto os documentos e quando se deve gerar uma nova ao ou deciso, so respostas, normalmente, buscadas pelos funcionrios de qualquer empresa, em documentos de arquivo. Ocorre, porm, que o arquivo no tem recebido, por parte da maioria de seus dirigentes, o respeito que ele merece. Assim, com o tempo, ele se transforma num depsito de documentos, ou por que no dizer, num sumidouro de documentos... Tcnicas de arquivamento, tabela de temporalidade de documentos, exemplos prticos, ilustraes, diagramas, e uma metodologia de coleta, registro, distribuio e controle de documentos fsicos e virtuais - (em computador), tambm apresentada. Ainda, se apresenta um manual de arquivo contendo regras de funcionamento dirio para melhorar aprendizado de nossos caros estudantes.

Fim

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ARQUIVSTICA

Fim

uma tcnica administrativa de arquivamento, fundamental em qualquer empresa, independente de seu porte ou de sua simplificao.

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Fim

ARQUIVOS
o conjunto de documentos ou registros de informaes de uma empresa. Por arquivo, entende-se, ainda, o local onde se guardam esses registros ou documentos, mais o seu contedo. Em outras palavras, poderamos dizer que o arquivo constitui-se numa memria simplificada da empresa. Sob o ponto de vista da informtica, arquivo um conjunto de registros, entendidos como similares, armazenados em um computador.

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OBJETIVOS

Fim
A tcnica de arquivamento nem sempre respeitada nas empresas como deveria ser: muitos empresrios, gerentes e outros funcionrios vm o arquivamento como uma atividade secundria, que pode ser desempenhada por qualquer um, e pior, sem tcnica alguma. Para eles, arquivar inserir papis num plstico ou numa pasta, sem um critrio definido. Da as conseqncias: Perda tempo Desencontros administrativos Perda da imagem organizacional perante os empregados, clientes, e fornecedores Incertezas Atritos entre funcionrios Trabalhos em duplicidade Desgastes emocionais, e Perdas financeiras, seja pelo tempo perdido dos funcionrios, seja por outras razes

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Um arquivo bem feito pode revelar o que foi feito, o que est sendo feito, o que deve ser feito, e quando. Auxilia na tomada de decises empresariais e pode tornar-se uma fonte de pesquisa para a empresa. Um bom arquivo contm todos os comprovantes das definies estratgicas e aes operacionais vividas por uma empresa. Em organizaes bem constitudas h sempre um tcnico em arquivstica que planejar, orientar, implantar e supervisionar o mtodo de arquivamento da empresa, cuidando de todas as instalaes de arquivo, bem como do treinamento de seus usurios.

Fim

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Neste trabalho, buscamos desenvolver uma metodologia de arquivamento que fosse capaz de corresponder s seguintes expectativas:

Fim

Quando ocorreu um fato; Como aconteceu; Quem o gerou; Quem respondeu; Onde esto os documentos, e Quando se deve gerar uma nova ao ou deciso.

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Fim
QUALIDADES DESEJVEIS NUM ARQUIVO
So elas: Organizao Confiabilidade Localizao Metodologia de acesso Disponibilidade

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A. Organizao O arquivo deve estar disposto em partes lgicas, seqenciais, e em uma ordem pr-estabelecida.

Fim

B. Confiabilidade
Na medida em que procuramos, no arquivo, os documentos desejados, testamos a sua confiabilidade: se os encontramos, temos o indicador de que o mesmo confivel. Se no os encontramos, ele no confivel.

C. Localizao
Um arquivo deve ficar geogrfica e estrategicamente bem situado na empresa, permitindo a facilidade de manuseio para todos os seus usurios.

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Fim
D. Metodologia de Acesso Quando criamos um arquivo, devemos faze-lo com base numa metodologia prdefinida. O mtodo deve permitir a facilidade de arquivamento dos documentos, e tambm, da sua procura.

E. Disponibilidade De nada adiantam arquivos que estejam bem constitudos mas com documentos fora de lugar, como por exemplo, aqueles que ficam na mesa de funcionrios, dias seguidos, sem que sejam arquivados. Se isto acontecer, as informaes no estaro disponveis.

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TCNICAS DE ARQUIVAMENTO
Vamos citar alguns argumentos que nos levam a uma boa sistemtica de arquivo:

Fim

A. Documentos Legais X Documentos Comuns

Primeiramente, devemos separar o que se nos apresenta como documento legal (aqueles de interesse da legislao pblica, municipal, estadual ou federal), daquilo que no documento legal (exigncias da organizao interna da empresa).

B. O Que No Arquivar
Depois de definirmos o que documento, devemos definir o que no documento. Neste ltimo caso, propagandas, listas de preos e correspondncias que no sejam de interesse da empresa devem ser imediatamente lanados no lixo. Isto evita acmulo de papis inteis.

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Fim
C. Em Quantas Vias
Uma vez selecionado o que documento para a empresa, definimos em quantas vias dever, o mesmo, ser arquivado; se necessrio, mandamos fazer as respectivas cpias.

D. Acondicionamento
Definir em que tipo de embalagem ficaro os documentos: em pastas A-Z, pastas suspensas, pastas sanfona, caixas-arquivo, etc.

E. Definio do Mvel-Arquivo
Definir onde ficaro as pastas A-Z, pastas suspensas, etc.: em arquivos de ao, armrios de madeira, etc..

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Incio, Menu F. Tempo de Arquivamento

Normalmente, dividimos um arquivo em trs categorias, em conformidade com as exigncias de fiscalizao, auditorias, manipulao, consulta, etc.:

Fim

F.1 - Arquivo Temporrio

aquele que se constitui de documentos de uso relativamente curto (at 6 meses, por exemplo) - e que, depois, so definitivamente destrudos. Prospectos, folders, listas de preos, etc., quase sempre compe arquivos temporrios.

F.2 - Arquivo Definitivo

Constitui-se de documentos de uso mais prolongado, no que se refere a tempo: mais de um ano, por exemplo. Isto ocorre porque existem obrigaes legais por detrs desse procedimento (contabilidade, fiscalizao, auditoria, etc.), ou porque so comprovantes de operaes ocorridas entre a empresa e funcionrios, ou a empresa e outras empresas, com carncias de continuidade.

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Fim
F.3 - Arquivo Morto
Aps um determinado tempo de uso, muitos documentos do arquivo definitivo perdem sua utilidade dinmica, precisando, assim, serem retirados do arquivo. Uma parte desses documentos poder ser eliminada, definitivamente, por no servir mais para a empresa. Outra parte poder ser guardada, por um tempo determinado, a fim de atender posteriores consultas ou comprovaes legais. Neste ltimo caso, Cabe ao normal guardar-se tais documentos por um prazo mnimo de 5 anos.

arquivista estar atento a essas particularidades. Agora, veja a tabela, abaixo:

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TEMPORALIDADE DA GUARDA DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO TEMPO DE GUARDA CONSELHO

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GUA ALUGUEL COFINS CONDOMNIO DARF DUPLICATA, CARN, RECIBO ICMS IMPOSTO DE RENDA IMPOSTO TERRITORIAL INSS IPVA, MULTA DE TRNSITO LUZ NOTAS FISCAIS TELEFONE

INDETERMINAD O INDETERMINAD O 05 ANOS INDETERMINAD O 05 ANOS INDETERMINAD O 05 ANOS 05 ANOS INDETERMINAD O INDETERMINAD O 01 ANO INDETERMINAD O 05 anos INDETERMINAD O

Guarde apenas os ltimos 06 meses Guarde por 05 anos Cumpra esse prazo, Lei Guarde para sempre Cumpra esse prazo, Lei Guarde por 02 anos Cumpra esse prazo, Lei Cumpra esse prazo, Lei

Fim

Guarde por 01 ano a mais Guarde apenas os ltimos 06 meses Cumpra esse prazo, Lei Guarde apenas os ltimos 06 meses

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Trajetria dos Documentos:

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TEMPORRIO

Fim

DEFINITIVO

MORTO

DESTRUCO DEFINITIVA DE DOCUMENTOS

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Fim

G. Classificao
Tendo-se separado os documentos daquilo que no documento, definimos, ento, o que vai compor o nosso arquivo temporrio, o definitivo e o morto. Logo a seguir, dividimos nossos documentos em uma das seguintes classes: NUMRICA, ALFABTICA, ALFANUMRICA ou ASSUNTO:

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G.1 Classificao Numrica

G.1.1 Por Data
Aqui os documentos so classificados em conformidade com as datas de entrada, sada, ou feitura dos mesmos. Este mtodo largamente utilizado.

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26.05.98 25.05.98 22.05.98

Fim

G.1.2 Por Nmero

H empresas que preferem classificar alguns arquivos pela forma numrica propriamente dita: um exemplo dessa classificao o arquivo de Notas Fiscais. Outro exemplo a classificao por CEP. Outras empresas preferem numerar cada documento emitido ou recebido, e no momento de seu arquivamento segue-se essa numerao: um exemplo desse tipo de procedimento a feitura de duplicatas.

1003 1002 1001 DUPLICATAS

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Incio, G.2 Classificao Alfabtica

G.2.1 Por Nome, Sobrenome ou Endereo
Este mtodo tambm muito usado. H empresas que optam pela classificao por nome e outras por sobrenome. A classificao por sobrenome pode trazer a vantagem de diminuir o nmero de classificaes em relao de nome.

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Fim

FRANCISCO KRON CARLOS DA SILVA ANTONIO ANDRADE CLIENTES

Observao: A classificao por NOME, obviamente, subentende a classificao por CLIENTE, FORNECEDOR, etc.. A classificao por endereo tambm muito usada, pois facilita rotas de entrega, buscas e visitas.

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G.2.2 Cidade ou Estado

Por uma necessidade de classificao geogrfica, podemos querer classificar por Cidade ou Estado, onde uma pessoa reside, trabalha, nasceu, etc. Isto facilita roteiros de entrega, trabalhos de estatstica, etc.

Fim

G.3 Classificao Alfanumrica

uma classificao mista: numrica mais alfabtica ou alfabtica mais numrica. Um exemplo deste tipo de arquivo o de Duplicatas a Receber, que pode estar em ordem de DATA, e receber, dentro dessa mesma ordem, a classificao por NOME.

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G.4 Classificao por Assunto

Esta uma classificao que exige um bom discernimento administrativo do responsvel pela arquivstica da empresa, pois esta diviso deve ser suficientemente abrangente no tocante ao assunto propriamente dito e, ao mesmo tempo, deve ter um componente limitador de onde comea e onde termina o assunto classificado.

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Fim

Para ns, a classificao por assunto englobar os seguintes referenciais: a) REA da empresa a que pertence o arquivo: COMERCIAL, TCNICA, ADMINISTRATIVA, etc; b) SETOR da rea empresarial a que pertence o arquivo: Dentro da rea comercial: VENDAS, MARKETING, RELAES PBLICAS, etc; Dentro da rea administrativa: PESSOAL, SERVIOS GERAIS, etc; c) REFERNCIA simplificada do assunto: Como exemplo, poderamos citar, na rea administrativa e no setor de pessoal, as seguintes referncias:
INSTRUES, CONTRATAO,

TREINAMENTO, ADMINISTRAO DE PESSOAL,

e assim por diante.

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Fim
Aps essa classificao inicial, por assunto - (rea, setor e referncia), passamos a outras classificaes que venham a ser necessrias: data, cidade, estado, nome, sobrenome; e numa ordem crescente ou decrescente: alfabtica, numrica, alfanumrica, cdigo, cor, etc.

Essa classificao, quando bem feita, torna-se uma das melhores, pois dentro dela podemos ter subdivises de classes, como as que vimos anteriormente: por cliente, fornecedor, etc.

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Como exemplo, vamos classificar os arquivos de uma empresa de gases do ar, por assunto: Comercial, Administrativo e Tcnico. Dentro da classificao Comercial, poderamos encontrar outras classes, como a de Servios e a de Produtos. A de Produtos poderia sofrer novas segmentaes: a diviso de Oxignio (O2) poderia subdividir-se em classes de 1,0 m3, 7,5 m3 e 10 m3, e assim por diante.

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Fim

Exemplo de um Arquivo Comercial de uma empresa de gases do ar - Diagrama

Servios Comercial Classificao de Arquivo O2 1 m3 Produtos O2

7,5 m3

Tcnico

Administrativo
Rel.Pblicas

O2

10 m3

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Fim
O uso de Pastas, Arquivos e Etiquetas de Identificao Uma vez definida a classificao de um arquivo devemos comear a nos preocupar em qual tipo de acondicionamento iremos deixar aqueles documentos: se em pastas suspensas, pastas Z ou caixas de arquivo? E ainda, que tipo de armrio usaremos? A resposta para estas e outras perguntas pode estar vinculada a alguns fatores que precisam ser pensados com antecipao. H quem no goste de usar pastas Z porque elas deixam os documentos em p, permitindo que os mesmos fiquem retorcidos com o passar do tempo. Outros acham que as pastas suspensas acondicionam menos documentos. Eu, particularmente, tenho preferncia pelo uso das pastas suspensas.

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Uma vez escolhido o tipo de acondicionamento para nossos documentos, devemos decidir se as etiquetas de contedo sero descritivas ou indicaes numricas. Exemplo: se tivssemos de indicar que uma pasta teria o contedo: COMERCIAL, OXIGNIO 1m3, talvez no tivssemos dificuldades em escrev-lo na etiqueta de uma pasta de arquivo:

Fim

COMERCIAL OXIGNIO

1m

COMERCIAL OXIGNIO

1m3

Pasta Z

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Mas tivssemos que escrever na mesma etiqueta: COMERCIAL, OXIGNIO, 1 m3, INSTRUES PARA VENDAS DE BALCO, talvez comessemos a ter dificuldades de espao para essas escritas, alm de uma possvel poluio visual que poderia formar-se no armrio em funo de muitas pastas escritas:

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Fim
COMERCIA L OXIGNIO

1m
COMERCIAL OXIGNIO

INSTRUE S PARA VENDAS DE BALCO

1m3
INSTRUE S

Outro problema decorrente dessa situao que ficaria difcil ordenar alfabeticamente todas as pastas de arquivo, pois, quando tivssemos atingido esse intento poderia surgir nova pasta de arquivo criando o deslocamento das pastas j existentes.

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Fim

Para solucionar este problema, sugerimos fazer um misto de siglas e nmeros, ou somente de nmeros, que resulte num cdigo do contedo de cada pasta de arquivo, que depois, devemos transcrever na etiqueta de cada pasta. Finalmente, devemos fazer uma lista contendo o cdigo dado a cada pasta, seguido da descrio de seu contedo.

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Agora, vamos ilustrar melhor este pensamento usando a classificao alfabtica, j vista anteriormente, a fim de transforma-la em numrica, ou seja, para cada mdulo explicativo de contedo (Comercial, Administrativo, Tcnico, Oxignio, etc.) vamos dar uma classificao de dois dgitos numricos - (isto vai nos permitir at 99 classes para cada mdulo de classificao). Veja como ficaria o nosso exemplo: COMERCIAL TCNICO ADMINISTRATIVO 01 02 03

Fim

Dentro do mdulo Comercial temos a classificao por Servios, Produtos e Marketing. Veja como ficaria: SERVIOS PRODUTOS MARKETING 01 02 03

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Dentro do mdulo titulado Produtos, temos outras trs classificaes (poderiam ser menos, ou mais classes): 1 m3
3

Fim

01 02 03

7,5 m

10 m3

Para completar o nosso pensamento, vamos imaginar, ainda, que teramos a seguinte sub-diviso: Instrues para vendas de balco Instrues para vendas porta-a-porta 01 02

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Veja, agora, como ficaria a etiqueta daquele arquivo tomando por base o quadro, abaixo:

rea Comercial 01

Setor Produtos 02

1a. Referncia Oxignio 10m3 03

2a. Referncia Instrues-Vendas de Balco 04

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Fim

01.02.03.01

01.02.03.01

Pasta Z
1.02.03

Ou,

01.021.013.01
A-F

Pasta Suspensa

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Veja, tambm, como ficaria o esquema de classificao, j visto anteriormente:

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Fim
Servios Comercial
Classificao de Arquivo
01 01

O2 1 m3 Produtos
02

01

Tcnico

02

O2
7,5 m3

02

Administrativo 03 Rel.Pblicas
03

O2

10 m3

03

Agora basta voc fazer uma lista dos arquivos que queira criar, cuidando apenas para colocar, ao lado de cada descrio de contedo, o cdigo numrico desses mesmos arquivos.

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OBSERVAES: 1 No incio da implantao de um sistema de arquivo alguns de seus usurios podero estranhar e, infelizmente, vo ter que se acostumar nova sistemtica. Poder haver reclamaes dizendo que este mtodo moroso e outras coisas mais, porm, depois de alguns dias, aqueles usurios iro se acostumar e at elogiar a nova sistemtica. Hbitos antigos, s vezes, so difceis de serem quebrados ou esquecidos... 2 Quando houver mais de um mvel-arquivo, suas gavetas podero ser codificadas com as letras do alfabeto, em ordem crescente, iniciando-se com a letra A, no lado esquerdo do arquivo, em sua parte alta, para facilitar futuras localizaes.

Fim

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Ilustrao - Arquivo de Ao com Trs Gavetas

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Fim
Identificao da Gaveta N. incio e fim das pastas contidas na gaveta
o

1.01.01 1.01.02

ARQUIVO 1 B 1.01.03 1.01.04

C
1.02.01 1.02.03

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Fim
3 Em cada gaveta de arquivo poder ser colocado, na parte alta do mesmo, lado direito frontal, o nmero da pasta que inicia a numerao de arquivamento - (por exemplo, 1.01.01) e o ltimo nmero que pretendemos para aquela gaveta - (por exemplo, 1.02.03). Isto significa dizer que cada gaveta conter um nmero limitado de pastas, e uma vez identificadas (gavetas e pastas), facilitaro as futuras buscas.

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4 Lembre-se, sempre, que o contedo de cada pasta contm, primeiramente, o nmero que o documento recebeu aps sua classificao por ASSUNTO: 1.01.01; 1.01.02; 1.01.03.... etc. Depois dessa indicao, classificamos novamente aqueles documentos, porm, em ordem alfabtica (de nome, por exemplo), numrica, ou cor, em conformidade com o interesse do arquivista. A esse tipo de arquivo chamamos de Arquivo Biblioteca.

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Fim

Arquivo tipo Biblioteca (Vista Frontal - Fechado)

1 .0 1 2 .0 2

2 .0 3 4 .0 2

4 .0 3 5 .0 1

5 .0 2 5 .0 3

Arquivo tipo Biblioteca (Vista Frontal - Aberto)

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Fim

LEMBRE-SE: As codificaes sugeridas no precisam ser adotadas tais quais foram descritas . Voc pode cri-las, a seu gosto.

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Fim
H Coleta, Registro, Distribuio e Controle de Documentos De nada adianta voc fazer um arquivo com todos os detalhes indicados se seus usurios (colegas de trabalho) no estiverem seguindo as regras aplicadas ao novo ARQUIVO. E mais: se no houver um critrio bem definido de coleta, distribuio e controle de documentos voc ser vencido pelos maus hbitos, porventura, existentes. Para ultrapassar esses detalhes, vamos criar alguns critrios que ajudaro voc, em muito, nessa caminhada:

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H1 Registro de Documentos

Fim
H.1.1 - Entrada de Documentos

Um prdio pode ser horizontal ou vertical e, ainda, conter vrios andares. Uma empresa cujos departamentos estejam distribudos verticalmente pode ter seu departamento de recepo no andar trreo. Desta forma, todos os documentos que entram na empresa - (para serem entregues a outros setores) podem estar passando por este setor. Sendo assim, h necessidade de se criar um critrio de entrada e distribuio de documentos. O primeiro critrio determinar uma escala de horrios para distribuio dos documentos que entram como, por exemplo, distribu-los de duas em duas horas, ou algo parecido. Isto evita acmulos ou atrasos de documentos.

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Fim

Uma vez tenham sido distribudos aqueles documentos, os setores que os receberam devem registra-los, de imediato, e se for o caso, faze-los circular entre os demais funcionrios da empresa para que tomem conhecimento do assunto, apondo-lhes um visto e passando adiante. Uma vez terminado o circuito de distribuio, aqueles documentos devem retornar para o arquivista a fim de sofrer o critrio de classificao de arquivamento implantado pela empresa.

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Veja, abaixo, uma sugesto de registro de entrada de documentos para adotar em sua empresa:

Fim
Entrada de Documentos rgo: COMERCIAL Filial 4 Folha 01

Data

N.o
Origem

Orgo Origem
COM-M

Refernc ia INS

Pasta Destino 01.02.01

LIVRO DE REGISTRO

070198

005

070198

006 113

COM-F3 FIN-M

INS COB

01.02.01 02.02.03

070198

Entrada de Documentos DE DOCUMENTOS

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H.1.2 - Sada de Documentos

De

forma

anloga

ao

critrio

de

entrada

de

documentos, tambm deve existir um registro para a sada de documentos. Este registro poder ser feito, separadamente, por departamento, seo, diviso empresarial, ou ainda, atravs de um registro geral onde todos os rgos da empresa usufruem desse registro. Veja, abaixo, a nossa sugesto:

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Fim
Sada de Documentos rgo: COMERCIAL Filial 4 Folha 04

Data

N.o

Destino

Refernc ia INS

Pasta

LIVRO DE REGISTRO

040498

001 002 003

Matriz

1.01.01

SADA DE DOCUMENTOS

004 005 006

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Fim
Onde: . rgo Origem indica donde veio aquele documento. No caso, COM-M significa: rgo COMERCIAL DA MATRIZ; . N de Origem indica o nmero que cada documento recebeu quando foi feito; . Referncia indica a que se refere o documento. Exemplo: INS = Instrues, COB = Cobrana, FIN-M = Financeiro da Matriz, etc.); . Pasta Destino: nmero da pasta na qual sero arquivados os documentos..

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Observaes

Fim
a) Tanto o registro de entrada de documentos como o de sada, acima sugeridos, servem apenas de referncia e, portanto, podem ser modificados em conformidade com os interesses individuais de cada empresa. b) Qualquer um desses registros deve permitir voltarmos ao passado e encontrarmos para quem seguiu uma correspondncia ou de quem veio, em qualquer data. c) O Livro de Sada de Documentos registra apenas os dados referentes s correspondncias que saem do rgo comercial, da filial 4.

d) Tendo sido feita a classificao inicial de algum documento (por rea, setor e referncia), o passo seguinte ser o arquivamento, propriamente dito. Veja, agora, o que pode acontecer:

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Incio,

Ao encontrarmos a pasta de arquivo de nosso interesse, no setor comercial, ela pode conter diversos clientes. O bom senso deve prevalecer: uma ordem alfabtica crescente deve facilitar nossas futuras procuras. Portanto, cada cliente, deve ter sua prpria diviso dentro de sua pasta. Se for necessrio, dentro dessa mesma diviso, por cliente, devemos buscar uma outra ordem de arquivamento. Como exemplo, poderamos citar a ordem de data de origem de cada documento. Veja, abaixo, uma sntese de classificao de documentos para arquivo, ajustada em 4 itens:

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Fim

CLASSIFICAO FINAL DE UM ARQUIVO

1. 2. Arquivo Destino (rea, setor, departamento, etc.); Diviso interna de cada referncia: diviso alfabtica (por nome ou sobrenome, endereo ou cidade, etc.); ou diviso numrica (por o data, nmero de correspondncia, cep, n. do estabelecimento, etc.);

3. Ordem do arquivamento: crescente ou decrescente; 4. Outras classificaes: cor, cdigo, etc.

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a) e) A criao, no computador, de um livro de registro, tanto de entrada como de sada de documentos facilita, em muito, futuras buscas de correspondncias. natural as empresas adotarem diariamente horrios para arquivamento, devoluo e circulao de suas correspondncias. Se uma empresa tiver poucos documentos para arquivo, ser natural termos apenas um livro de entrada e outro de sada de documentos, e ainda, apenas um arquivista responsvel pela documentao. Se, no entanto, a empresa tiver um grande volume de documentos para arquivar, pode ser conveniente para cada departamento, diviso, setor ou seo adotar os seus prprios livros de entrada e sada de documentos. Neste caso, costuma-se fazer toda correspondncia passar por uma triagem inicial para depois, ento, seguir ao seu destino final. No entanto, toda a responsabilidade de arquivamento continuar pertencendo aos arquivistas.

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Fim

SECRETARIA GERAL

COMERCIAL

ADMINISTRAO

TCNICA

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Fim
H.1.3 Retirada de Documentos de um Arquivo

Como foi dito, anteriormente, um sistema de arquivo no poder ter sucesso se os funcionrios de uma empresa no seguirem algumas regras de procedimento. Alm daquelas citadas, anteriormente, citaremos outra: qualquer documento a arquivar ou a retirar do arquivo deve obrigatoriamente passar pelo arquivista pelo menos no incio da implantao do referido arquivo, a fim de criar bons hbitos entre todos os funcionrios. Como fazer:

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Como fazer:
1 Crie uma ficha de controle de retirada de documentos de um arquivo, semelhana da ficha desenhada na pgina seguinte; 2 Deixe esta ficha permanecer na contracapa da pasta de arquivo a que a mesma se refere; 3 - O controle de retirada de documentos duma pasta de arquivo no pode ser feito por pessoas no autorizadas. Somente o arquivista pode guardar ou retirar correspondncias de um arquivo. Se, assim, no for feito, o arquivo estar CONDENADO ineficincia. Para sempre.

Fim

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CONTROLE DE RETIRADA DE DOCUMENTOS DO ARQUIVO

Fim
Pasta n.o 1.01.01 REF. e No / DOC RETIRADO POR DATA SADA VISTO1 DATA RETORNO VISTO2

Referncia e Nmero de Origem de um Documento Nome do Solicitante da Retirada do Documento Visto de quem Solicitou a Retirada do Documento Visto do Arquivista quando houver a Devoluo do Documento para o Arquivo

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I A CRIAO DE ARQUIVOS E PASTAS EM COMPUTADORES

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1) ARQUIVOS, em computador, so conjuntos de registros de informaes semelhantes, normalmente classificados sob o critrio assunto.

Fim

2) PASTAS, em computador, so segmentos de arquivos. Portanto, um arquivo pode conter diversas pastas; 3) Existem alguns sistemas de arquivo que aceitam at 8 letras na primeira parte do nome do arquivo, mais ponto, e mais trs letras que identificam o tipo de arquivo. Exemplo: COBRANA.DBF 4) Outros sistemas de arquivo aceitam mais que oito letras e so mais fceis de manipular; 5) Para os arquivos de at 8 letras, mais a identificao das 3 letras do arquivo, devemos ter maiores cuidados na classificao. Exemplo: CAD_CLI . BDF
At 8 dgitos 3 dgitos

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a) Classificaes normalmente aceitas: Trs letras iniciais para identificar o nome principal, mais < _ > que ser o elo de ligao com as letras seguintes, antes do <.> . Exemplo: CAD_ (de cadastro); At quatro letras, seguindo as 3 iniciais, para identificar melhor de que se trata o arquivo. Exemplo: CLI, de clientes (ainda sobra uma letra); e DBF que identifica o tipo de arquivo: file data bank (arquivo banco de dados); Logo, podemos compor o nome do nosso arquivo de cadastro de clientes, tipo DBF:

Fim

CAD_CLI.DBF

b) Algumas idias para codificao: CADASTRO CLIENTES FINANCEIRO COBRANA CAD CLI FIN COB

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1) 6) Quanto maior a diviso dos assuntos de um arquivo, maior a complexidade para se montar o seu nome numa limitao de 8 letras; 2) 7) Outra sada a CRIAO DE ARQUIVOS NUMRICOS, seguidos do tipo de arquivo a que pertencem. Exemplo: 1_1.DBF 2_1.DBF 2_2.DBF 3_1.DBF e assim por diante.

Fim

Logo aps a criao de arquivos numricos, deve-se criar um arquivo de descrio de arquivos, ou seja, uma relao de nomes de arquivos, seguida da descrio de seu contedo, mais o significado da respectiva numerao.

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Veja o exemplo, abaixo:

ARQUIVOS NUMRICOS PARA COMPUTADOR

IDENTIFICAO DO ARQUIVO NO COMPUTADOR DESCRIO DO ARQUIVO SIGNIFICADO DO PRIMEIRO NMERO IDENTIFICADOR SIGNIFICADO DO SEGUNDO NMERO IDENTIFICADOR

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1_1.DBF

Vendas-Cadastro de Clientes Vendas-Relao de Produtos Vendidos Vendas-Relao de Comisso de Vendas por Vendedor ComprasCadastro de Fornecedores

(1)Significa VENDAS (1)Significa VENDAS (1)Significa VENDAS

(1) Cadastro de Clientes (2) Relao de Produtos Vendidos (3) Relao de Comisso, por Vendedor (1) Cadastro de Fornecedores

Fim

1_2 DBF

1_3.DBF

2_1.DBF

(2)Significa COMPRAS

Tambm possvel identificar o arquivo, primeiramente, pelo nome, e depois pelo nmero e vice-versa: VEN_1.DBF VENDASCADASTRO DE CLIENTES Onde (1) CLIENTES significa CADASTRO DE

VEN_1.DBF

Onde VEM significa VENDAS

Em outras palavras, voc precisa montar uma rvore de arquivos.

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Se, no entanto, voc dispe de arquivos mais flexveis, ou seja, admitem mais dgitos em suas identificaes, ento voc pode seguir o pensamento descrito na tabela, abaixo:

Incio,
ARQUIVOS ALFANUMRICOS POR COMPUTADOR

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(Um simples modelo de referncia)

Fim
REA SETOR REFERNCIA

1 COMERCIAL

01 VENDAS

Instrues Governo Empresas Pessoas Fsicas

01 02 03 04

02 MARKETING

Instrues Divulgao Promoo

01 02 03

Uma vez feita a classificao de seu arquivo, voc pode criar nova classificao para suas pastas: alfabtica, numrica, alfanumrica, etc., em ordem crescente ou decrescente. Exemplo: COMERCIAL-VENDAS-EMPRESAS-001 1 01 03 -002 1 01 03 -003 1 01 03 -004 Onde 001 pode significar o cliente de nmero 001; 002 o cliente nmero 002, e assim por diante.

54

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Fim

DIAGRAMAS

55

J1 - Processo de Arquivamento - Diagrama

Incio,
ELIMINAO DO QUE NO DOCUMENTO ENTRADA DOCUMENTOS SADA DOCUMENTOS

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COMERCIAL O QUE , O QUE NO DOC. TCNICO

Fim

ADMINISTRATIVO

REGISTRO DE ENTRADA CIRCULAO

REGISTRO DE SAIDA

DISTRIBUIO E COLETA DOC. ARQUIVO DEFINITIVO CONSULTAS DE ARQUIVO

CONTROLE RETIRADA DOC.

ARQUIVO MORTO

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J2 - Check-List de Atividades para Voc Criar um Sistema de Arquivo

Fim

A lista, a seguir, contm a descrio resumida dos passos a serem dados durante a elaborao e implantao de um arquivo: A. Documentos Legais x Documentos Comuns B. O que no Arquivar C. Em quantas Vias D. Onde Arquivar E. Em que Tipo de Instalao (Mvel) Ficaro os Arquivos F. Tempo de Arquivamento F.1 - Arquivo Temporrio F.2 - Arquivo Definitivo F.3 - Arquivo Morto

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A. G. Classificao G1 Classificao Numrica G.1.1 Por Data G.1.2 Por Nmero G2 Classificao Alfabtica G.2.1 Por Nome ou Sobrenome G.2.2 Cidade ou Estado G3 - Classificao Alfanumrica G4 - Classificao por Assunto H Coleta, Registro, Distribuio e Controle de Documentos H1 Registro de Documentos H.1.1 - Entrada de Documentos H.1.2 - Sada de Documentos H.1.3 Retirada de Documentos de um Arquivo I A Criao de Arquivos e Pastas em Computadores

Fim

58

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J3 - Sntese de uma Classificao de Arquivo

Fim

Servios Comercial
01

01

O2 1 m3 Produtos
02

01

Arquivo

Tcnico

02

O2
7,5 m

02

Administrativo

03

O2
Rel.Pblicas
03

10 m

03

59

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Fim

ANEXOS

60

Anexo I

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1 - Armrio de Ao para Arquivos

Fim
1

2 - Armrio para Arquivo Morto

61

Anexo II
1 - Arquivos em Computador 2 - Arquivo Kardex

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Fim
:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::

3- Impressora de Formulrios e Documentos

4 - Disquete: Arquivo Magntico Onde se Armazenam Informaes, Formulrios e Documentos

62

Anexo III
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GUIA DE ARQUIVO (MODELO-EXEMPLO)

Fim

O Guia de Arquivo que veremos, a seguir, um exemplo e uma simplificao de um manual de arquivo. Constitui-se da sistemtica de procedimentos, escritos, adotados para o sistema de arquivo existente num setor, seo, diviso ou departamento de uma empresa. O Guia de Arquivo deve ser dinmico, isto , sujeito a revises, correes e aditamentos que venham a se tornar necessrios, sempre sob a superviso de um arquivista. Para que as coisas fiquem mais claras, vamos usar, como exemplo, um Guia de Arquivo para uma Seo Comercial de uma empresa revendedora de gases do ar onde um de seus produtos seria a venda de oxignio.

63

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Fim

Guia de Arquivo Comercial

Exem plo

G-ARQ-COM

Instrues de Procedimento

O XY-AIR, LTDA
64

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NDICE

Fim

Se voc acha que o modelo, a seguir, serve para sua empresa, ento, acrescente as alteraes que achar necessrias e crie, aqui, seu respectivo ndice.

- 01-

65

G U IA D E A R Q U IV O S E T O R C O M E R C IA L
a ) N o h a ve r a rq u ivo d e co rre sp o n d n cia co m o ttu lo d e C o rre sp o n d n cia s n e m re ce b id a s, n e m e xp e d id a s e n e m g e ra l. Q u a n d o e n tra r o u sa ir u m a co rre sp o n d n cia (ca rta , e tc.), e la d e ve r se r cla ssifica d a em

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m e m o ra n d o ,

co n fo rm id a d e co m a ta b e la d e cla ssifica o a d o ta d a p e la e m p re sa :
Servio s Co m ercial
01 01

O2 1 m3 Pro d uto s
02

01

C lassific ao de

T cnico

02

O2

7,5 m 3

02

A dm inistrativo

03

O2
Produ tosRel.P blicas 10 m
03

Fim

03

C lic para v er C LA CLASSIFICAO S S IF IC A O

b ) T o d a co rre sp o n d n cia e m itid a p e lo D e p a rta m e n to C o m e rcia l d e ve se r re g istra d a no L IV R O um DE S A D A em de

co rre sp o n d n cia s,

re ce b e n d o

n m e ro ,

o rd e m

cre sce n te (3 d g ito s), m a is a sig la d o rg o (C O M ), m a is o a n o d e su a e m iss o , in te rva la d o p o r u m a b a rra (/). E xe m p lo : 0 0 1 /C O M /9 8 . C lic p a ra V e r L IV R O D E S A D A ; LIVRO DE SADA c) T o d a co rre sp o n d n cia q u e e n tra n o rg o co m e rcia l d e ve p rim e ira m e n te so fre r u m re g istro d e su a e n tra d a . C lic p a ra ve r L IV R O DDE ENTRADA LIVRO E E N T R A D A ; d ) T o d a co rre sp o n d n cia q u e ve n h a e n tra r n e ste d e p a rta m e n to d e ve se r re g istra d a a t s 9 h o ra s d e ca d a d ia e d istrib u d a p a ra se u s d e stin a t rio s a t s 1 0 h o ra s d e sse m e sm o d ia ; e ) O s d o cu m e n to s d e ve m p re via m e n te , d e sig n a d a s; f) D o cu m e n to s q u e co n te n h a m in stru e s d e ve m se r lid o s e ru b rica d o s p o r to d o s o s e n vo lvid o s; - 02 se r a rq u iva d o s p e la s p e sso a s,

66

Incio,
g ) To d o s o s d o cu m e n to s e m itidos p e lo C o m e rcia l d e ve m se r n u m e ra d o s e m o rd e m cro n o l g ica cre sce n te e d e p o is, su a s crit rio s de

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c p ia s d eve m se r a rq u iva d a s o b e d e ce n d o -se a rq u iva m e n to j e sta b e le cid o s p e la

e m p re sa .

A ssim ,

fu tu ra m e n te , q u a lq u e r b u sca d e d o cu m e n to s n o lo ca liza d o s d e ve r se r fe ita a tra v s d e sse livro re g istro . S S IFIC A O ; C lic, n o va m e n te , ve r C L ACLASSIFICAO

Fim

h ) A e m p re sa n o te m a rq u ivo te m p o r rio , so m e n te d e fin itivo e m o rto ;

i) P a ra o a rq u ivo m o rto se g u ir o to d o s a q u e le s d o cu m e n to s e m d e su so e co m n o m n im o u m a n o d e e xist n cia . E sta siste m tica se r re a liza d a a ca d a fin a l d e a n o , d u ra n te o m s d e D e ze m b ro ;

j) A n te s d e se a rq u iva r u m d o cu m e n to , o re sp o n s ve l d e ve r a p o r so b re o ca n to d ire ito d e ca d a d o cu m e n to , o n m e ro d a p a sta e m q u e o m e sm o fica r , d e fin itiva m e n te ;

k) N e n h u m d o cu m e n to p o d e r se r re tira d o d a su a p a sta e se g u ir p a ra u m d e stin a t rio se m so fre r re g istro p r vio . N TR O L E D DE RETIRADA DE DOCUMENTOS C lic ve r C OCONTROLE E R E TIR A D A D E D O C U ME N TO S ..

- 03 -

67

l) F ic a p ro ib id a a p e rm a n n c ia d e d o c u m e n to s , j c o n s id e ra d o s a rq u iv a d o s , e m g a v e ta s o u o u tro a m b ie n te q u a lq u e r a l m d e tr s d ia s d a s u a re tira d a d e a rq u iv o ;

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m ) Todo

f u n c io n rio , a n te s d e s a ir d e f ria s d e v e r d e v o lv e r

a o a rq u iv o q u a is q u e r d o c u m e n to s q u e , e v e n tu a lm e n te ,e s te ja m e m sua posse; n ) U m d o c u m e n to d e in s tru e s , a p s s e u re g is tro d e e n tra d a , d e v e c irc u la r e m 4 8 h o ra s , n o m x im o , c a s o o m e s m o n o s e ja d e c la s s ific a o p rio rit ria ;

Fim

o ) P rio rid a d e d e c irc u la o s e r d a d a a q u a lq u e r d o c u m e n to q u e e x ija m u d a n a s o p e ra c io n a is im e d ia ta s d a e m p re s a , s e m a s q u a is h a v e ria p re ju z o s p a ra a m e s m a ; p ) A o re to rn a r d e f ria s , to d o fu n c io n rio d e v e r c h e c a r n o L IV R O DE ENTRADA e L IV R O DE S A D A , q u a is o

d o c u m e n to s q u e c irc u la ra m n a s u a a u s n c ia e a fe ta ra m seu d ia -a -d ia . Em s e g u id a , deve p ro c u ra r c o n h e c im e n to d o c o n te d o d o s m e s m o s ; q ) E s te G -A R Q -C O M (G u ia de A rq u iv o

to m a r

C o m e rc ia l) d e v e r

p e rm a n e c e r, s e m p re , n o a rq u iv o d e a o , g a v e ta le tra A , a fim d e q u e s e u s u s u rio s p o s s a m a c e s s -lo c o m fa c ilid a d e a b s o lu ta ; - 04 -

68

Incio,
r) C ada resp onsvel p elo arq uivo dever ter em seu p oder um G uia G -AR Q -C O M , q ue ficar em corresp ondente; s) O m vel-arq uivo dos rg os com erciais dever ser o de ao, de 3 g avetas, com p astas suspensas; t) As p astas suspensas, q ue se refiram a C LIEN TES, tero em suas faces, p rim eiram ente, o nm ero cdig o (p or assunto), a q ue pertencem . Exem plo: 1.01.04. E log o, ab aixo, devem estar as letras do alfab eto q ue p rincip iam os nom es dos clientes. Exem plo: A-F , q ue sig nifica clientes de A at F . sua m esa ou arm rio

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Fim

u)

A num erao dever

estar

centralizada

em cada um das

etiq uetas identificadoras das p astas corresp ondentes. v) C onsultas a arq uivos p or p essoas de um m esm o setor, p odem ser feitas livrem ente. N o entanto, consultas de arq uivo entre setores diferentes devem ser solicitadas ao arq uivista de cada setor a fim de q ue o m esm o procure o docum ento e reg istre aq uela consulta. w) D ocum entos q ue p ertenam a um setor no p odem ser levados p ara outro setor, a m enos q ue seja um a fotocp ia.

x)

D vida s d ever o se r tira da s co m a ch efia im e dia ta q ue , ca so n o as re so lva, co nsulta r o rg o ou p e sso a

re sp on s ve l, o u se ja , o A R Q U IV IS T A .

- 05 -

69

Incio, Menu

Fim AVALIAO 6o. MDULO

Se sua empresa tivesse trs setores: Comercial, Tcnico e Administrativo e, dentro do setor Administrativo houvesse uma segunda classificao, como por exemplo, mdulo FINANCEIRO e ADMINISTRATIVO, e ainda, dentro do mdulo Financeiro houvesse uma terceira diviso, como por exemplo, CAIXA, CONTAS A PAGAR e CONTAS A RECEBER, e finalmente, dentro do mdulo Administrativo houvesse tambm uma terceira diviso, como a de ALMOXARIFADO, COMPRAS e CONTROLE DE ESTOQUE, perguntamos: Qual a classificao numrica que voc adotaria para aqueles setores, para arquivamento de seus documentos?

70