Sunteți pe pagina 1din 7

Clasarea si arhivarea documentelor

Clasarea documentelor
Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntrun birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete, i alte documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente. n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfanumerice, zecimale. Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activitii, de volumul documentelor manipulate. n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis: Numele organizaiei emitente Nume de persoane i funcii responsabile Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar) Localitatea (emitentului sau destinatarului)

Denumirea documentului sau genul (chitana, proces verbal, decizie etc.) Probleme sau subiecte (coninut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor. Exemple: dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologica;

dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de persoane evideniate n documente, clasarea va fi alfabetica etc. Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate n funcie de cerine practice, specifice unui compartiment. De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc. Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu. Clasarea cronologic Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura ce intr n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche. Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ieire. Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia ca solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat. Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc. n cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentele fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i expediate viznd aceeai problem, s fie desprite prin repartizarea cronologica. (vezi i Constituirea dosarelor*) Clasarea alfabetic Aceast metod de clasare se practic, n special, n instituiile de administraie public cum ar fi primriile, n firme de export, organizaii cu sucursale, filiale, uniti comerciale care au relaii cu furnizori, clieni, servicii de personal, organizaii de asistenta sociala etc. De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica.

Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente comune, precum: denumirile organizaiilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau denumiri geografice. Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului director pentru ordonare. Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al dicionarelor. Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde internaionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale. Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem. Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organizaie, este indicat s existe la dispoziie aceste Standarde.

Clasare numeric Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent, departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat. n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document. Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe cldiri sau n cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie. Exemplu:

De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii -5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc.

Repartiia se face, desigur, n funcie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui compartiment sau sediu. In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i ordoneaz numeric. Avantajele sistemului: - dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele, numai la vederea numrului de nregistrare. - Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari. Dezavantaje: - documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe compartimente. - exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare. Clasarea zecimal Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mprirea lucrrilor tiinifice n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n funcie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuineaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o notaie zecimala, prin mprirea totalitii cunotinelor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, att n privina coninutului (cuprinde totalitatea cunotinelor omeneti) ct i n privina notaiei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctuaie, a cror nelegere i semnificaie este internaional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cunotinele omeneti, se prezint astfel:

0. 1. 2. 3. 4.

Generaliti Filozofie Religie tiine sociale Filologie

5. 6. 7. 8. 9.

tiine naturale Tehnic Arte Literatur Istorie

Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta determina ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la general la particular. Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung. Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile: 331 Munca. Relaii de munc 331.1. Teoria i organizarea muncii 331.101. Teoria muncii, tiina muncii 331.101.1 Ergonomie 331.2. Rolul muncii 331.101. 21 Dreptul la munc Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate cunosc o diviziune pronunat. In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod de clasare prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii. Exemplu: 0 Conducere 1 Serviciul aprovizionare 2 Resurse Umane 3 Serviciu aprovizionare

Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc. Clasarea combinat Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate. Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi. Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu coninut similar inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale privind pstrarea lor ulterioar n arhive.

Arhivarea documentelor

Pastrarea se face in dosarele intocmite in urma operatiei de clasare. Documentele intocmite pt anul curent se pastreaza in compartimentul in care au fost intocmite, acest lucru numindu-se arhiva curenta. Arhivarea este operatia de pastrare a documentelor din anii anteriori.

Procesul de arhivare: 1. Fondarea arhivei: a. Ordonarea dosarelor si a bibliorafturilor pe problematica si compartimente, iar in cadrul acestora, cronologic. b. Analiza continutului dosarelor, stabilirea indicativului dupa nomenclator si a termenului de pastrare, retinerea perioadei de timp cand au fost create documentele. 2. Intocmirea nomenclatorului arhivei create de societetea comerciala si stabilirea termenelor de pastrare pentru dosare (documentatia tehnica). 3. Ordonarea si gruparea documentelor conform criteriilor stabilite impreuna cu beneficiarul, indepartarea capselor si constituirea/legarea unitatiilor arhivistice.

4. Completare coperti fata (etichete) cu inscrisurile necesare identificarii dosarelor. 5. Completare manseta cotor dosare/cutie arhivare cu inscrisurile necesare identificarii dosarelor (etichete). 6. Numerotarea filelor din dosare. 7. Completarea foii titlu fata (eticheta) cu inscrisurile necesare identificarii dosarelor si a foii spate cu numarului de pagini din dosar. 8. Sigilarea (parafarea) unitatilor arhivistice. 9. Inventarierea unitatilor arhivistice constituite. 10. Opisarea dosarelor deosebite. 11. Ordonarea Depozitului de Arhiva pe ani si compartimente,depozitarea dosarelor/balotilor/cutiilor colectoare. 12. Organizarea evidentelor specifice Depozitului de Arhiva (registre,fise) si completarea acestora. 13. Selectionarea dosarelor, documentelor, registrelor cu termene de pastrare expirate si considerate ca nefolositoare. Intocmirea procesului - verbal de selectionare si a listelor inventar cu documentele/dosarele ce se elimina ca nefolositoare.