SUPORT DE CURS

AUDIT PUBLIC

AUTOR : CONF.DR.EC. MARIA COSTACHE

CAPITOLUL 1. Introducere 1.1.Dimensiunea istorica si culturala a auditului Termenul de audit provine din limba latina de la cuvintul audit-auditare cu semnificatia ,,a asculta, dar despre audit se vorbeste de pe vremea asirienilor,egiptenilor, din timpul domniei lui Carol cel Mare sau a lui Eduard I al Angliei. Utilizarea termenului de audit in acceptiunea folosita in prezent este relativ recenta si se plaseaza in perioada crizei economice din 1929 din Statele Unite ale Americii, cind recesiunea economica afecta intreprinderile.Acestea trebuia sa plateasca sume considerabile pentru auditorii interni care efectuau certificarea conturilor tuturor intreprinderilor cotate la bursa. Marile intreprinderi americane foloseau serviciile oferite de cabinete de audit extern, organisme independente care aveau misiunea de a verifica conturile si bilanturile contabile si de a certifica situatiile financiare anuale.Pentru a-si indeplini atributiile, cabinetele de audit efectuau o serie de lucrari pregatitoare de spcialitate si anume: inventarierea patrimoniului, inspectia conturilor,verificarea soldurilor, diferite sondaje, etc, fapt ce a determinat cresterea semnificativa a costurilor auditarii. Intreprinderile au inceput sa-si organizeze propriile compartimente de audit intern, mai cu seama pentru reducerea cheltuielilor, prin preluarea efectuarii lucrarilor pregatitoare din interiorul entitatii, iar pentru realizarea activitatii de certificare au apelat in continuare la cabinete de audit extern, care aveau dreptul la o supervizare a activitatii intreprinderilor.Pentru a se face distinctie intre auditorii cabinetelor de audit extern si cei din cadrul intreprinderii supuse auditului, primii au fost numiti auditori externi iar cei din urma auditori interni. Schimbarile intervenite au fost benefice, deoarece auditorii externi nu isi mai incep activitatea de la zero ci pornesc de la rapoartele auditorilor interni, la care adauga constatari noi rezultate prin aplicarea procedurilor specifice, certificind apoi conturile organizatiei auditate. Cu timpul auditorii externi au renuntat sa mai efctueze actiuni de inventariere si de inspectare a conturilor clientilor si au inceput sa realizeze analize, comparatii si sa justifice cauzele esecurilor, sa dea consultatii si solutii pentru cei care erau responsabili de activitatea intreprinderii. Astfel s-au stabilit obiective, instrumente, tehnici si sisteme de raportare distincte pentru auditorii interni comparativ cu auditorii externi. Dupa trecerea crizei economice, auditorii au fost utilizati in continuare, ca urmare a faptului ca acestia dobindisera cunostintele necesare si foloseau tehnici si instrumente specifice domeniului financiar contabil.In timp ,ei au largit mereu domeniul de apicare a auditului si i-au modificat obiectivele ajungindu-se la ideea necesitatii existentei unei functii a activitatii de audit intern in interiorul organizatiilor. Necesitatea auditorilor interni si rolul acestora a crescut continuu si a fost unanim acceptate, motiv pentru care acestia au simtit nevoia de a se organiza si de a-si standardiza activitatile practice.Astfel, in anul 1941 s-a creat in Orlando-Florida SUA Institutul Auditorilor Interni care a fost recunoscut international.Ulterior a aderat Marea Britanie iar apoi Suedia , Norvegia, Danemarca si alte state.In Anglia si Franta , functia de audit intern s-a instituit la inceputul anilor 60 . In concluzie, se poate spune ca auditul a evoluat in timp de la o verificare exhaustiva a tranzactiilor in vederea detectarii fraudelor, catre o verificare prin sondaj, in scopul exprimarii de catre auditor a unei opinii potrivit careia situatiile financiare au fost 2

intocmite sub toate aspectele semnificative, in conformitate cu un cadru general de raporatre financiara identificat. 1.2.Contextul general privind reglementarea si coordonarea auditului intern in Romania. In Romania, introducerea auditului intern este de data relativ recenta, incadrindu-se in efortul general de modernizare a managementului financiar atit in sectorul privat, cit si in cel public. Romania s-a inscris in acest proces initial, prin elaborarea OG nr. 119/1999 privind auditul intern si controlul financiar preventiv. Cu toate ca aparitia OG nr. 119/1999 nu a corespuns pe deplin cerintelor noului concept de audit intern, aceasta a reprezentat un pas important. A urmat o perioada de studiu a modului de abordare a problematicii de celelalte tari candidate, de cerintele Comisiei Europene, de buna practica a unor tari membre si a evolutiei conceptului de audit intern pe plan international. Aparitia Legii 672/2002 privind auditul public intern si Ordonanta Guvernului nr. 37/2004 pentru modificarea si completarea reglementarilor privind auditul intern a reglementat auditul intern la entitatile publice cu privire la formarea si utilizarea fondurilor publice si administrarea patrimoniului public, ca activitate functional independenta si obiectiva.Legea include urmatoarele categorii de entitati publice: autoritatea publica, institutia publica, regia autonoma,compania sau societatea nationala, societatea comerciala la care statul sau o unitate administrativ teritoriala este actionar majoritar si care are personalitate juridica. Auditul public intern este definit ca fiind: activitatea functional independenta si obiectiva, care da asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice, perfectionind activitatile entitatii publice; ajuta entitatea publica sa isi indeplineasca obiectivele printr-o abordare sistematica si metodica, care evalueaza si imbunatateste eficienta si eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor de administrare. Auditul intern al entitatilor economice din domeniul privat este reglementat prin Legea nr. 672/2002 pentru aprobarea OUG nr. 75/1999, republicata, privind activitatea de audit financiar,OG nr.37/2004,OMFP NR.38/2003,OMFP nr.423/2004.. Romania are in acest moment un cadru normativ adecvat, acceptat de Comisia Europeana si armonizat cu sistemele similare din tarile candidate. 1.3. Obiectivele si sfera de activitate a auditului public intern Obiectivele auditului public intern, conform art. 3 din lege, sunt: -asigurarea obiectiva si consilierea, destinate sa imbunatateasca sistemele si activitatile entitatii publice -sprijinirea indeplinirii obiectivelor entitatii publice printr-o abordare sistematica si metodica, prin care se evalueaza si se imbunatateste eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor administrarii. Sfera auditului public intern cuprinde: -activitati financiare sau cu implicatii financiare desfasurate de entitatea publica din momentul constituirii angajamentelor pina la utilizarea fondurilor de catre beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din asistenta externa; -constituirea veniturilor publice, respectiv autorizarea si stabilirea titlurilor de creanta, precum si a facilitatilor acordate la incasarea acestora; 3

-administrarea patrimoniului public, precum si vinzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat sau public al statului ori al unitatilor administrativ-teritoriale; -sistemele de management financiar si control, inclusiv contabilitatea si sistemele informatice aferente. Obiectivele specifice ale auditului intern pentru entitatile economice din sectorul sau domeniul public vor avea la baza un cadru comun elaborat de Minoisterul Finantelor Publice si Camera Auditorilor Financiari din Romania.

CAPITOLUL 2. Consideratii asupra organizarii 2.1.Organizarea auditului intern Auditul intern este organizat din punct de vedere structural astfel: a) Comitetul pentru Audit Public Intern(CAPI) b) Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern(UCAAPI) c) compartimentele de audit public intern din entitatile publice. a) Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI) functioneaza pe linga Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI) si este un organism cu caracter consultativ, avind rolul de a actiona in vederea definirii strategiei si a imbunatatirii activitatii de audit intern in sectorul public. CAPI a fost constituit din 11 membrii alesi pe viata, in urma unui proces de selectie pe baza ordinului ministrului finantelor publice avind urmatoarea structura: presedintele Camerei Auditorilor Financiari din Romania; profesori universitari cu specialitate in domeniul auditului intern-doua persoane; specialisti cu inalta calificare in domeniul auditului intern-trei persoane; directorul general al UCAAPI; experti din alte domenii de activitate, respectiv contabilitate publica, juridic, sisteme informatice-patru persoane. Membrii CAPI, cu exceptia directorului general al UCAAPI nu pot face parte din structurile Ministerului Finantelor Publice. CAPI este condus de un presedinte ales cu majoritate simpla de voturi dintre membrii comitetului pentru o perioada de trei ani, care convoaca intilnirile CAPI. Regulamentul de organizare si functionare a CAPI a fost aprobat de plenul acestuia, cu o majoritate de jumatate plus unu din voturi.Secreteriatul tehnic al CAPI este asigurat de UCAAPI. Membrii CAPI primesc o indemnizatie de sedinta egala cu 20% din nivelul echivalent salariului brut al secretarilor de stat; indemizatia se suporta din bugetul statului prin bugetul Ministerului Finantelor Publice. Atributiile principale ale CAPI pentru realizarea obiectivelor prestabilite sunt urmatoarele: -dezbate planurile strategice de dezvoltare in domeniul auditului public intern si emite o opinie asupra directiilor de dezvoltare a acestuia; -dezbate si emite o opinie asupra actului normativ elaborat de UCAAPI in domeniul auditului public intern; -dezbate si avizeaza raportul anual privind activitatea de audit public intern si il prezinta guvernului; -avizeaza planul misiunilor de audit public intern de interes national cu implicatii multisectoriale; -deazbate si emite o opinie asupra rapoartelor de audit public intern de interes national cu implicatii multisectoriale; -analizeaza importanta recomandarilor formulate de auditorii interni in cazul divergentelor de opinie dintre conducatorul entitatii publice si auditorii interni, emitind o opinie asupra consecintelor neimplementarii recomandarilor formulate de acestia;

-analizeaza acordurile de cooperare intre auditul intern si cel extern referitoare la definirea conceptelor si la utilizarea standardelor in domeniu, schimbul de rezultate din activitatea propriu-zisa de audit, precum si pregatirea profesionala comuna a auditorilor; -avizeza numirea si revocarea directorului general al UCAAPI. b) Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI) s-a infiintat in cadrul Ministerului Finantelor Publice , in subordinea directa a ministrului si este structurata pe departamente de specialitate. UCAAPI este condusa de un director general, numit de ministrul finantelor publice cu avizul CAPI. Directorul general este functionar public si trebuie sa aiba o inalta calificare profesionala in domeniul financiar-contabil sau al auditului, o competenta profesionala corespunzatoare si sa indeplineasca cerintele Codului privind conduita etica a auditorului intern. Principalele atributii ale UCAAPI sunt urmatoarele: -elaboreaza, conduce si aplica o strategie unitara in domeniul auditului public intern si monitorizeaza la nivel national aceasta activitate; -dezvolta cadrul normativ in domeniul auditului public intern; -dezvolta si implementeaza proceduri si metodologii uniforme, bazate pe standardele internationale, inclusiv manualele de audit intern; -dezvolta metodologiile in domeniul riscului managerial; -elaboreaza Codul privind conduita etica a auditorului intern; -avizeaza normele metodologice specifice diferitelor sectoare de activitate in domeniul auditului public intern; -dezvolta sistemul de raportare a rezultatelor activitatii de audit public intern si elaboreaza raportul anual, precum si sinteze pe baza rapoartelor primite; -efectueaza misiuni de audit public intern de interes national cu implicatii multisectoriale; -verifica respectarea normelor, instructiunilor, precum si a Codului privind conduita etica a auditorului intern de catre compartimentele de audit public intern si poate initia masurile corective necesare, in colaborare cu conducatorul entitatii publice in cauza; -coordoneaza sistemul de recrutare si de pregatire profesionala in domeniul auditului public intern; -avizeaza numirea sau destituirea sefilor compartimentelor de audit public intern din entitatile publice; -coopereaza cu Curtea de Conturi si cu alte institutii si autoritati publice din Romania; -coopereaza cu autoritatile si organizatiile de control financiar public din alte state, inclusiv din Comisia Europeana. Exemplu: Biroul audit public intern constituit la nivelul Directiei Generale a Finantelor Publice Bistrita-Nasaud este reprezentant UCAAPI in judetul Bistrita-Nasaud.Prin atributiile delegate de aceasta ,biroul audit public intern a procedat la avizarea auditorilor interni pentru un numar de 4 entitati publice autonome- ordonatori de credite ai bugetelor locale de pe raza judetului Bistrita-Nasaud, precum si la avizarea normelor proprii de exercitare a auditului public intern.De asemenea Biroul audit public intern 6

efectueaza auditul de regularitate la ordonatorii de credite ai bugetelor locale care deruleaza un buget anual de pina la nivelul echivalentului in lei a 100.000 EURO pe o perioada de 3 ani consecutiv. a) Compartimentul de audit public intern se organizeaza astfel: conducatorul institutiei publice sau, in cazul altor entitati publice, organul de conducere colectiva are obligatia instituirii cadrului organizatoric si functional necesar desfasurarii activitatii de audit public intern; la institutiile publice mici care nu sunt subordonate altor entitati publice, auditul public intern se limiteaza la auditul de regularitate si se efectueaza de catre compartimentele de audit public intern ale Ministerului Finantelor Publice; conducatorul entitatii publice subordonate, respectiv aflate in coordonare sau sub autoritatea altei entitati publice, stabileste si mentine un compartiment functional de audit public intern cu acordul entitatii publice superioare; daca acest acord nu se da, auditul entitatii respective se efctueaza de catre compartimentul de audit public intern al entitatii publice care a decis aceasta. Compartimentul de audit public intern se constituie in subordinea directa a conducerii entitatii publice si, prin atributiile sale nu trebuie sa fie implicat in elaborarea procedurilor de control intern si in desfasurarea activitatilor supuse auditului public intern. Conducatorul compartimentului de audit public intern este functionar public din categoria II ,,functii publice de conducere ,clasa I studii superioare de lunga durata absolvite cu diploma de licenta. Numirea acestuia se face de catre top-managerul institutiei cu avizul UCAAPI; pentru entitatile publice subordonate, respectiv aflate in coordonare sau sub autoritatea altei entitati publice, numirea sau destituirea se face cu avizul organului ierarhic superior. Prin Ordinul nr. 769/2003 al ministrului finantelor publice a fost stabilita procedura de avizare a numirii/destituirii sefilor compartimentelor de audit public intern din entitatile publice. Pentru avizarea numirii sefilor compartimentelor de audit public intern din cadrul entitatilor publice, candidatii vor trimite in plic la Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern/organul ierarhic superior o documentatie care trebuie sa cuprinda urmatoarele documente: -curriculum vitae; -minim 2 scrisori de recomandare; -o lucrare de conceptie privind organizarea si exercitarea auditului public intern in entitatea respectiva; -o declaratie privind respectarea prevederilor art. 20. alin (1) din Legea auditului public intern,referitoare la incompatibilitatile auditorilor interni. Procedura de avizare a numirii sefilor compartimentelor de audit public intern din cadrul entitatilor publice cuprinde urmatoarele etape: -analiza documentatiei depuse; -organizarea unui interviu Membrii comisiei acorda pentru fiecare etapa, note de la 1 la 10 si in functie de nota medie obtinuta se stabileste un calificativ, astfel: -slab,pentru medii sub 7;

-bine/foarte bine, pentru medii peste 7, respectiv peste 9. Comisia acorda un aviz nefavorabil in cazul in care se obtine calificativul slab, respectiv favorabil pentru calificativele bine si foarte bine. Avizul comisiei se transmite conducerii entitatii publice in termen de 5 zile de la data sustinerii interviului. Dupa obtinerea avizului favorabil, numirea sefului compartimentului de audit public intern se face de catre conducatorul entitatii publice respective, in conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea si desfasurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor functii.In cazul in care avizul este nefavorabil, candidatul respectiv nu poate participa la concursul/examenul organizat pentru ocuparea acestei functii. Seful structurii de audit public intern este un manager din linia de mijlocMIDDLE MANAGER-avind rolul de informare a top-managerului despre rezultatele obtinute ca urmare a implementarii deciziilor anterioare si mai ales asupra modului de gestionare a riscurilor asociate activitatii desfasurate.El are si rolul de consiliere a topmanagerului si de a-i facilita acestuia tinerea,,under control a intregii activitati. Principalele atributii ale conducatorului compartimentului de audit public intern sunt: a) raspunde de activitatea structurii pe care o coordoneaza si asigura indeplinirea la timp si in bune conditii a obiectivelor activitatilor si operatiunilor care au fost cuprinse in planul structurii de audit public intern si a tematicilor elaborate si transmise de organul ierarhic superior; b) dispune masuri operative si raspunde in fata conducerii directiei generale pentru indeplinirea in bune conditii a sarcinilor de serviciu; c) organizeaza munca in cadrul structurii pentru asigurarea realizarii la termen a tuturor lucrarilor in conditiile prevazute de lege; d) raporteaza periodic conducerii organului ierarhic superior despre problemele deosebite si rezultatele activitatii si propune masurile necesare pentru imbunatatirea acesteia; e) stabileste masuri pentru perfectionarea pregatirii profesionale a auditorilor din subordine; f) evalueaza performantele individuale ale personalului; g) raspunde in fata conducerii organului ierarhic superior de indeplinirea atributiilor ce revin structurii de audit public intern. Deciziile necesita eforturi de gindire al managerilor de la orice nivel pentru a alege varianta cea mai buna prin care sa se atinga optimul obiectivelor entitatii.Pentru a putea opta pentru o decizie sau alta, managerul trebuie sa ia in considerare o serie de preconditii, si anume: -determinarea decalajului dintre obiectivele entitatii si starea de fapt; -evaluarea impactului pe care decalajul inregistrat il va avea asupra evolutiei viitoare a entitatii; -stabilirea gradului de vulnerabilitate pe care entitatea il are in fata decalajului; -motivarea inlaturarii decalajului cu efecte negative asupra situatiei entitatii si realizarea unei imagini pozitive a acesteia. Deciziile sefului structurii de audit public intern au efecte doar in interiorul structurii de audit, fiind decizii de natura interna.Acestea sunt:

-decizii de rutina-cind stabileste scopurile pentru care organizeaza misiunile de audit, formarea echipelor de auditori -decizii adaptive-presupun un anumit grad de incertitudine in privinta aparitiei unor fenomene sau stari preconizate-cind opteaza pentru anumite obiective ale tematicilor detaliate ale misiunilor de audit -decizii inovative-sunt mai putin frecvente, apar cel putin o data pe an la intocmirea planului de audit pentru anul urmator.La intocxmirea lui, seful structurii de audit efectueaza o analiza detaliata a riscurilor, caz in care stabileste criteriile de preciere a riscurilor. Exemplu: In cadrul Directiei Generale a Finantelor Publice Bistrita-Nasaud, structura de audit public intern este organizata sub forma de birou avind in schema de personal un numar de sase posturi,ocupate in totalitate ,din care un post de sef birou si cinci posturi de auditori. Biroul Audit Public Intern este structura independenta in directa subordonare a directorului executiv iar prin atributiile pe care le exercita nu este implicat in elaborarea procedurilor de control intern si in desfasurarea activitatilor pe care in mod potential le pate audita. La nivel ierarhic superior-Biroul audit public intern din cadrul Directiei Generale a Finantelor Publice Bistrita-Nasaud este subordonat metodologic Directiei de Audit Intern din cadrul Ministerului Finnantelor Publice. Seful Biroului audit public intern a fost numit de catre directorul executiv a Directiei Generale a Finantelor Publice Bistrita- Nasaud in conformitate cu procedura stabilita prin Ordinul nr.769/2003 al ministrului finantelor publice de avizare a numirii sefilor compartimentelor de audit public intern din entitatile publice si in conformitate cu prevederile legale referitare la organizarea si desfasurarea concursurilor pentru ocuparea acestei functii. Functia de auditor intern este incompatibila cu exercitarea acestei functii ca activitate profesionala orientata spre profit sau recompensa. Aributiile compartimentelor de audit public intern sunt urmatoarele: -elaboreaza norme metodologice specifice entitatii publice in care isi desfasoara activitatea, cu avizul UCAAPI, iar in cazul entitatilor publice subordonate, respectiv aflate in coordonarea sau sub autoritatea altei entitati publice, cu avizul acesteia; -elaboreaza proiectul planului anual de audit public intern; -efectueaza activitati de audit public intern pentru a evalua daca sistemele de management financiar si control ale entitatii publice sunt transparente si sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta si eficacitate; -informeaza UCAAPI despre recomandarile neinsusite de catre conducatorul entitatii publice auditate, precum si despre consecintele acestora; -raporteaza periodic asupra constatarilor, concluziilor si recomandarilor rezultate din activitatile sale de audit; -elaboreaza raportul anual al activitatii de audit public intern; -in cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, raporteaza imediat conducatorului entitatii publice si structurii de control intern abilitate;

-verifica respectarea normelor, instructiunilor, precum si a Codului privind conduita etica in cadrul compartimentelor de audit intern din entitatile publice subordonate, aflate in coordonare sau sub autoritate si poate initia masurile corective necesare, in cooperare cu conducatorul entitatii publice in cauza. 2.2.Tipurile de audit intern In Romania, legea prevede urmatoarele tipuri de audit public intern audit de regularitate, audit de sistem si auditul performantei. -auditul de regularitate-reprezinta examinarea actiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectarii anamblului principiilor,regulilor procedurale si metodologice care le sunt aplicabile. Se mai numeste si audit de conformitate pentru ca se observa atit regularitatea in raport cu regulile interne ale entitatii cit si conformitatea cu dispozitiile legale si reglementare. -auditul de sistem-reprezinta o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere si control intern, cu scopul de a stabili daca acestea functioneaza economic, eficace si eficient, pentru identificarea deficientelor si formularea de recomandari pentru corectarea acestora; -auditul performantei-examineaza daca criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor si sarcinilor entitatii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor si apreciaza daca rezultatele sunt conforme cu obiectivele. 2.3.Desfasurarea auditului intern Auditul intern la entitatile publice se efectueaza de catre compartimentul de audit public intern, care evalueaza daca sistemele de management si de control intern sunt transparente si conformecu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta si eficacitate. Auditul intern se exercita asupra tuturor activitatilor desfasurate intr-o entitate publica, inclusiv asupra activitatilor entitatilor subordonate, cu privire la formarea si utilizarea fondurilor publice, precum si la administrarea patrimoniului public. Compartimentul de audit public intern auditeaza cel putin o data la trei ani, fara a se limita la acestea, urmatoarele: -angajamente bugetare si legale din care deriva direct sau indirect obligatii de plata, inclusiv din fondurile comunitare; -platile asumate prin angajamente bugetare si legale, inclusiv din fondurile comunitare; -vinzarea, gajarea,concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat al statului ori al unitatilor administrativ-teritoriale; -concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul public al statului ori al unitatilor administrativ teritoriale; -constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare si stabilire a titlurilor de creanta, precum si a facilitatilor acordate la incasarea acestora; -alocarea creditelor bugetare; -sistemul contabil si fiabilitatea acestuia; -sistemul de luare a deciziilor; -sistemele de conducere si control, precum si riscurile asociate unor astfel de sisteme; 10

-sistemele informatice. Misiunile de audit public intern se realizeaza pe baza de plan. Proiectul planului de audit public intern se elaboreaza de catre compartimentul de audit public intern, pe baza evaluarii riscului asociat diferitelor structuri, activitati, programe, proiecte sau operatiuni, precum si prin preluarea sugestiilor conducatorului entitatii publice, prin consultare cu entitatile publice ierarhic superioare, tinind seama de recomandarile Curtii de Conturi. Conducatorul entitatii publice aproba anual proiectul planului de audit public intern. Auditorii interni desfasoara audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter exceptional, necuprinse in planul anual de audit public intern. In realizarea misiunilor de audit, auditorii interni isi desfasoara activitatea pe baza de ordin de serviciu, emis de seful compartimentului de audit public intern , care prevede in mod explicit scopul, obiectivele, tipul si durata auditului public intern, precum si nominalizarea echipei de auditare. Principalele obiective ale misiunilor de audit public intern sunt: -asigurarea conformitatii procedurilor si a operatiunilor cu normele, regulamentele si legile-auditul de regularitate; -evaluarea de profunzime a sistemelor de conducere si de control intern in scopul inlaturarii eventualelor nereguli si deficiente din cadrul entitatii publice-auditul de sistem; -examinarea impactului efectiv al atingerii obiectivelor si calitatii dorite stabilite de entitatea publica in conditiile utilizarii criteriilor de economicitate, eficienta si eficacitate- auditul performantei. Obiectivele misiunii sunt enunturile elaborate de auditori prin care isi definesc ceea ce si-au prevazut a realiza in timpul misiunii. Compartimentul de audit public intern notifica structura care va fi auditata cu 15 zile inainte de declansarea misiunii de audit, iar notificarea va cuprinde scopul, principalele obiective si durata misiunii de audit. Compartimentul de audit public intern notifica de asemenea tematica in detaliu, programul comun de cooperare, precum si perioadele in care se realizeaza interventiile la fata locului, conform normelor metodologice. Auditorii interni au acces la toate datele si informatiile, inclusiv la cele existente in format electronic, pe care le considera relevante pentru scopul si obiectivele precizate in ordinul de serviciu. Personalul de conducere si de executie din structura auditata are obligatia sa ofere documentele si informatiile solicitate, in termenele stabilite precum si tot sprijinul necesar desfasurarii in bune conditii a auditului public intern. Auditorii interni pot solicita date, informatii si copii ale documentelor, certificate pentru conformitate de la persoanele fizice si juridice aflate in legatura cu structura auditata, iar acestea au obligatia de-a le pune la dispozitie la data solicitata.Auditorii interni pot efectua la aceste persoane fizice si juridice orice fel de reverificari financiare si contabile legate de activitatile de control intern la care acestea au fost supuse, care vor fi utilizate pentru constatarea legalitatii si a regularitatii activitatii respective. Reprezentantilor autorizati ai Comisiei Europene si ai Curtii Europene de Conturi li se asigura drepturi similare celor prevazute pentru auditorii interni, cu scopul protejarii intereselor financiare ale Uniunii Europene .Acestia trebuie sa fie imputerniciti in acest

11

sens printr-o autorizatie scrisa care sa le ateste identitatea si pozitia, precum si printr-un document care sa indice obiectul si scopul controlului sau al inspectiei la fata locului. Ori de cite ori in efectuarea auditului intern sunt necesare cunostinte de stricta specialitate, conducatorul compartimentului de audit public intern, poate decide asupra oportunitatii contractarii de servicii de expertiza sau consultanta din afara entitatii publice. La sfirsitul fiecarei misiuni de audit , auditorii interni elaboreaza un proiect al raportului de audit intern care va cuprinde cadrul general, obiectivele, constatarile, concluziile si recomandarile si va fi insotit de documente justificative. Proiectul raportului de audit public intern se inainteaza la structura auditata, care in maximum 15 zile de la primirea raportului, transmite punctele sale de vedere cu privire la constatarile si recomandarile auditorilor. Compartimentul de audit public intern, in termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, organizeaza reuniunea de conciliere cu structura auditata, in cadrul careia analizeaza constatarile si concluziile in vederea acceptarii recomandarilor formulate. Seful compartimentului de audit public intern transmite raportul de audit intern finalizat, impreuna cu rezultatele concilierii,conducatorului entitatii publice care a aprobat misiunea,pentru analiza si avizare.La institutia publica mica, raportul de audit intern este transmis spre avizare conducatorului acesteia.Dupa avizare, recomandarile cuprinse in raportul de audit intern vor fi communicate structurii auditate. Structura auditata informeaza compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandarilor si intocmeste un calendar al implementarii. Seful compartimentului de audit public intern informeaza UCAAPI sau organul ierarhic superior, dupa caz, despre recomandarile care nu au fost avizate si care trebuie sa fie insotite de documentatia de sustinere. Compartimentul de audit public intern verifica si raporteaza UCAAPI sau organului ierarhic superior, dupa caz asupra progreselor inregistrate in implementarea recomandarilor. 2.4.Statutul, numirea, obligatiile si interdictiile auditorilor interni Auditorii interni care sunt functionari publici au drepuri , obligatii si incompatibilitati prevazute de Statutul functionarilor publici. Numirea sau revocarea auditorilor interni se face de catre conducatorul entitatii publice, respectiv de catre organul colectiv de conducere, cu avizul conducatorului compartimentului de audit intern. Exemplu: In cadrul Directiei Generale a Finantelor Publice Bistrita-Nasaud numirea auditorilor interni dupa aparitia Legii 672/2002 privind auditul public intern, s-a facut in conformitate cu prevederile art.18 din Lege .Procedura s-a derulat astfel: Pentru acordarea avizului, in vederea numirii auditorilor interni, seful structurii de audit public intern a analizat dosarele de inscriere depuse de candidati si a avut consultari directe cu acestia cu 5 zile inainte de data sustinerii concursului.Totodata, candidatii au fost supusi unui test practic privind cunostinte de operare pe calculator.Dosarele de inscriere au fost analizate din punct de vedere a existentei tuturor elementelor necesare:declaratiile privind respectarea prevederilor art.20 alin (1) din 12

Legea privind auditul public intern referitare la incompatibilitatile auditorilor interni, precum si doua scrisori de recomandare. In urma acordarii avizului favorabil,de catre seful biroului audit public intern, numirea in functie a auditorilor interni s-a facut de catre conducatorul Directiei Generale aFinantelor Publice in urma participarii acestora la concursul organizat pentru ocuparea acestor functii. Pentru auditorii interni care nu sunt functionari publici, selectarea, stabilirea drepturilor si obligatiilor se fac in concordanta cu regulamentele proprii de functionare a entitatii publice, precum si cu prevederile legale in vigoare. Auditorii interni au un nivel de salarizare corespunzator ierarhiei acestei functii in cadrul sistemului de salarizare a functionarilor publici si totodata beneficiaza de un spor pentru complexitatea muncii de 25 %, aplicat la salariul de baza brut lunar. Auditorii interni trebuie sa-si indeplineasca atributiile in mod obiectiv si independent, cu profesionalism si integritate atit potrivit Statutului functionarilor publici cit si potrivit normelor si procedurilor specifice activitatii de audit public intern. Pentru actiunile lor intreprinse cu buna credinta in exercitarea atributiilor si in limita acestora, auditorii interni nu pot fi sanctionati sau trecuti in alta functie. Auditorii interni nu vor divulga nici un fel de date, fapte sau situatii pe care le-au constatat in cursul ori in legatura cu indeplinirea misiunilor de audit public intern. Auditorii interni sunt responsabili de protectia documentelor referitoare la auditul public intern desfasurat la o entitate publica. Raspunderea pentru masurile luate in urma analizei recomandarilor prezentate in rapoartele de audit apartine conducerii entitatii publice. Auditorii interni trebuie sa respecte prevederile Codului privind conduita etica a auditorului intern. Codul privind conduita etica a auditorului intern reprezinta un ansamblu de principii si reguli de conduita care guverneaza activitatea auditorilor interni.Are scopul de a crea cadrul etic necesar desfasurarii profesiei de auditor intern, astfel incit acesta sa-si indeplineasca cu profesionalism, loialitate, corectitudine si in mod constiincios indatoririle de serviciu si sa se abtina de la orice fapta care ar putea aduce prejudicii institutiei saub autoritatii publice in care isi desfasoara activitatea. Realizarea scopului mentionat presupune indeplinirea urmatoarelor obiective ale profesiei de auditor intern: performanta-presupune desfasurarea unei activitati la cei mai ridicati parametri, in scopul indeplinirii cerintelor interesului public,in conditii de economicitate, eficacitate si eficienta; profesionalismul-presupune existenta unor capacitati intelectuale si experiente dobindite prin pregatire si educatie si printr-un cod de valori si conduita comun tuturor auditorilor interni; calitatea serviciilor-presupune realizarea sarcinilor cu obiectivitate, siguranta si onestitate; increderea-in indepliniurea sarcinilor de serviciu auditorii interni trebuie sa promoveze cooperarea si bunele relatii cu ceilalti auditori interni si in cadrul profesiei, iar sprijinul si cooperarea profesionala, echilibrul si corectitudinea sunt elemente esentiale ale profesiei de auditor intern, deoarece increderea publica si

13

respectul de care se bucura un auditor intern reprezinta rezultatul realizarilor cumulative ale tuturor auditorilor interni; conduita-presupune ca auditorul intern sa aiba o conduita ireprosabila atit pe plan profesional cit si personal. credibilitatea-informatiile furnizate de opiniile si rapoartele auditorilor interni sa fie fidele realitatii si de incredere. In desfasurarea activitatii, auditorii interni au obligatia sa respecte urmatoarele principii fundamentale si reguli de conduita : 1.Integritatea- auditorul sa fie corect, onest, si incoruptibil, integritatea fiind suportul increderii si credibilitatii acordate rationamentului auditorului. Reguli de conduita: -exercitarea profesiei cu onestitate,buna credinta si responsabilitate; -respectarea legii si actionarea in conformitate cu cerintele profesiei; -respectarea si contributia la obiectivele etice legitime ale entitatii; -se interzice auditorilor interni sa ia parte cu buna stiinta la activitati ilegale si angajamente care discrediteaza profesia de auditor intern sau entitatea publica din care face parte. 2.Independenta si obiectivitatea-auditorii interni au obligatia: - sa depuna toate eforturile pentru a fi independenti in tratarea problemelor aflate in analiza; - sa fie independenti si impartiali in teorie si in practica; - sa nu se implice in acele activitati in care au un interes legitim/intemeiat; - sa manifeste obiectivitate si impartialitate in redactarea precisa si obiectiva a rapoartelor; - sa formuleze in rapoarte concluzii si opinii bazate exclusiv pe documentele obtinute si analizate conform standardelor de audit; - sa foloseasca toate informatiile utile primite de la entitatea auditata si din alte surse -sa analizeze punctele de vedere exprimate de entitatea auditata si, in functie de pertinenta acestora, sa formuleze opiniile si recomandarile proprii -sa faca o evaluare echitabila a tuturor circumstantelor relevante si sa nu fie influentati de propriile interese sau de interesele altora in formarea propriilor opinii. Reguli de conduita: Se interzice auditorilor interni: -sa se implice in activitati sau in relatii care ar putea sa fie in conflict cu interesele entitatii publice si care ar putea afecta si evaluarea obiectiva; -sa asigure unei entitati auditate alte servicii decit cele de audit si consultanta; -sa primeasca in timpul misiunii lor, din partea celui auditat, avantaje de natura materiala sau personala care ar putea sa afecteze obiectivitatea lor; -auditorii interni sunt obligati sa prezinte in rapoartele lor orice documente sau fapte cunoscute de ei, care in caz contrar ar afecta activitatea structurii auditate 3. Confidentialitatea. Auditorii interni sunt obligati sa pastreze confidentialitatea in legatura cu faptele, informatiile sau documentele despre care iau cunostinta in executarea atributiilor lor. Este interzis ca auditorii interni sa utilizeze in interes personal sau in beneficiul unui tert informatiile dobindite in exercitarea atributiilor de serviciu; in cazuri exceptionale

14

auditorii interni pot furniza aceste informatii numai in conditiile expres prevazute de normele legale in vigoare. Reguli de conduita: -Se interzice folosirea de catre auditorii interni a informatiilor obtinute in cursul activitatii lor in scop personal sau intr-o maniera care poate fi contrara legii ori in detrimentul obiectivelor legitime si etice ale entitatii auditate. 4.Competenta profesionala Auditorii interni sunt obligati sa isi indeplineasca atributile de serviciu cu profesionalism, competenta, impartialitate si la standardele internationale, aplicind cunostintele,aptitudinile si experienta dobindite. Reguli de conduita. Auditorii interni au obligatia: -sa se comporte intr-o maniera profesionala, in toate activitatile pe care le desfasoara, sa aplice standarde si norme profesionale si sa manifeste impartialitate in indeplinirea atributiilor de serviciu -sa se angajeze numai in acele misiuni in care au cunostintele, aptitudinile si experienta necesare; -sa utilizeze metode si practici de cea mai buna calitate in activitatile pe care le realizeaza. In desfasurarea auditului si in elaborarea rapoartelor auditorii interni au datoria de a adera la postulatele de baza si la standardele de audit general acceptate; -sa isi imbunatateasca in mod continuu cunostintele, eficienta si calitatea activitatii lor; -sa aiba un nivel corespunzator de studii de specialitate, pregatire si experienta profesionala elocvente; -sa cunoasca legislatia de specialitate si sa se preocupe in mod continuu de cresterea nivelului de pregatire, conform standardelor internationale. 5.Neutralitatea politica Auditorii interni trebuie sa fie neutri din punct de vedere politic, in scopul indeplinirii in mod impartial a activitatilor.In acest sens, ei trebuie sa isi mentina independenta fata de orice influente politice. Auditorii interni in au obligatia ca in exercitarea atributiilor cele revin sa se abtina de la exprimarea sau manifestarea convingerilor lor politice. Auditorii interni au obligatia perfectionarii cunostintelor profesionale.In acest sens,seful compartimentului de audit public intern, respectiv conducerea entitatii publice va asigura conditiile necesare pregatirii profesionale, perioada destinata in acest scop fiind de minimum 15 zile pe an. Exemplu: Pentru anul 2005, seful biroului audit public intern din cadrul DGFP BistritaNasaud a alocat un numar de 22 zile pregatirii profesionale pentru fiecare auditor intern, structurate dupa cum urmeaza: -12 zile pentru sustinerea de tot atitea teme de cite un auditor intern si participarea tuturor auditorilor la dezbateri pe marginea acestora; -10 zile pregatire profesionala individuala. Programul elaborat pentru anul 2005 a cautat sa contribuie la eliminarea slabiciunilor incepind cu contextul metodologic, sa asigure cunoasterea si intelegerea acestuia,continuind cu realizarea programelor individuale de pregatire profesionala a 15

auditorilor, in ideea cresterii de ansamblu a calitatii activitatii desfasurate in cadrul biroului. Programul a fost astfel conceput incit prin obiectivele continute sa ofere posibilitatea auditorilor interni de a-si consolida cunostintele teoretice si practice in domeniile in care s-a constatat ca exista carente. Evaluarea cunostintelor profesionale ale auditorilor in urma parcurgerii programelor de pregatire se va concretiza in efectuarea la sfirsitul anului a testarii cunostintelor ,precum si in evaluarea finala prin intocmirea raportului de evaluare pentru fecarei auditor intern. Persoanele care sunt soti, rude sau afini pina la gradul al patrulea inclusiv ai conducatorului entitatii publice nu pot fi auditori interni in cadrul aceleiasi entitaiti publice. Auditorii interni nu pot fi desemnati sa efectueze misiuni de audit public intern la o structura sau entitate publica daca sunt soti, rude sau afini pina la gradul al patrulea inclusiv ai conducatorului acesteia sau ai membrilor organului de conducere colectiva. Auditorii interni nu trebuie implicati in vreun fel in indeplinirea activitatilor pe care in mod potential le pot audita si nici in elaborarea si implementarea sistemelor de control intern ale entitatilor publice. Auditorii interni care au responsabilitati in derularea programelor si proiectelor finantate integral sau partial de Uniunea Europeana nu trebuie implicati in auditarea acestor programe. Auditorilor interni nu trebuie sa li se incredinteze misiuni de audit public intern in sectoarele de activitate in care acestia au detinut functii sau au fost implicati in alt mod, decit dupa trecerea unei perioade de trei ani.Auditorii interni care se gasesc in una din situatiile prevazute anterior au obligatia de a-i informa de indata, in scris, pe conducatorul entitatii publice si seful structurii de audit public intern.

16

CAPITOLUL 3. Organizarea muncii 3.1.Carta de audit Carta de audit este documentul constitutiv al functiei de audit intern destinat sa o prezinte si sa o faca cunoscuta personalului institutiei publice. Carta este considerat un document important drept pentru care obligativitatea existentei sale este stipulata de prima dintre Normele Profesionale. Conform Normei 1000,,misiunea, competenta si responsabilitatile Auditului intern trebuie sa fie definite formal intr-o carta.Norma 1001 precizeaza continutul minim al cartei care trebuie: -sa defineasca pozitia structurii de audit in cadrul institutiei publice; -sa autorizeze accesul la documentele, persoanele si bunurile necesare bunei executii a auditorilor; -sa defineasca sfera de acoperire a misiunilor de audit. Acest document poate avea continut si forme diferite dar trebuie sa furnizeze informatii despre minimul indispensabil astfel incit toata lumea sa fie in cunostinta de cauza. Cartele de audit pot contine si informatii suplimentare despre:controlul intern, recrutarea si pregatirea profesionala a auditorilor,precum si procesul metodologic al unei misiuni de audit. Trebuie sa existe un echilibru perfect intre un numar prea mare de informatii care ar descuraja lectura si un numar prea mic de informatii care nu ar furniza elementele necesare. Structura model privind elementele minime ce trebuie continute in Carta auditului intern este urmatoarea: . A.Rolul si obiectivele auditului public intern Rolul auditului intern Obiectivele auditului intern Obiectivele compartimentului misiunii de audit public intern Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul public intern Organizarea audit. public intern in Comitetul pentru Audit Public Intern Romania Compartiment de audit public intern B.Statutul compartimentului de audit public intern Atributiile compartimentului de audit public intern C. Principiile aplicabile compartimentului de audit public intern si auditorului intern Independenta si obiectivitate Competenta si consiinta profesionala Exercitarea unei activitati normate Programul de asigurara si imbunatatire a calitatii Evaluarea interna Evaluarea externa exercitata de catre UCAAPI

17

D.Metodologie Planul anual de audit public intern Conditiile necesare pentru realizarea misiunilor de audit public interen Accesul auditorilor interni la informatii si documente Relatiile cu entitatea auditata, obiectul auditului Contactarea responsabililor entitatii auditate Realizarea interventiei la fata locului Transmiterea rezultatelor Urmarirea misiunilor de audit E.Reguli de conduita Auditorul : are acces la toate datele in cadrul misiunii si respecta secretul profesional in ceea ce priveste informatiile colectate exercita o functie de evaluare independenta care se concretizeza in recomandari respecta codul privind conduita etica semnaleaza imediat , pe linie ierarhica, fraudele de orice tip si neregulile grave care fac obiectul auditului comunica rezultatele muncii sale (constatarile si recomandarile) responsabilului entitatii auditate raportul de audit se supervizeaza inainte de difuzare de catre responsabilul misiunii de audit are drept de raspuns la constatarile si recomandarile prezentate in raport. Carta de audit trebuie difuzata tuturor celor implicati in misiunea de audit.Acest lucru se poate realiza in cadrul reuniunilor de deschidere a misiunilor.Aceste reuniuni constituie ,fara indoiala cea mai buna formula, cu atit mai mult cu cit ea ofera ocazia de a raspunde la intrebari si deci de a evita inca de la inceput orice eroare de interpretare. 3.2.Manualul de audit. Spre deosebire de Carta de audit , manualul este destinat utilizarii pe plan intern, ca si documentatia ce se afla la dispozitia auditorilor interni si care trebuie imbogatita in mod constant cu ocazia fiecarei misiuni de audit. Ca si Carta de audit, Manualul de audit este un document a entitatii publice care reflecta organizarea si maniera de lucru ale structurii de audit public intern. Acest document trebiue sa indeplineasca 3 obiective: -definirea cadrului de lucru; -sprijinirea pregatirii profesionale a auditorului debutant; -utilizarea ca sistem de referinta. 3.2.1. Definirea cadrului de lucru Pentru a atinge acest scop,manualul cuprinde organigrama structurii de audit intern cu mentionarea pozitionarii sale.Cuprinde analizele de post ale tuturor membrilor auditului intern pentru ca toti sa cunoasca exact misiunea incredintata

18

fiecaruia.Manualul cuprinde, de asemenea, indicarea competentei si a libertatii de actiune corespunzind diferitilor membri ai compartimentului si de asemenea o copie a Cartei. Daca in cadrul compartimentului exista mai multe atributiuni se mai precizeaza si repartizarea sarcinilor, respectiv domeniul de aplicare corespunzator fiecarei responsabilitati. Manualul mentioneaza si conditiile generale de lucru ale auditorului: -orare -dispozitii referitoare la deplasarile profesionale si la rambursarea cheltuielilor -conditii materiale. 3.2.2.Sprijinirea pregatirii auditorului debutant La primul contact al auditorului debutant cu compartimentul de audit public intern, acestuia trebuie sa ii fie inminat un exemplar al manualului.Citind acest document, el va descoperi obiectivele si particularitatile de functionare ale compartimentului, adica procedurile de lucru ale auditului intern. 3.2.3.Utilizarea ca sistem de referinta In acest scop, manualul trebuie sa cuprinda o trecere in revista a normelor specifice compartimentului de audit intern respectiv: -trecerea in revista a regulilor de angajare si de gestionare a personalului,adica a auditorilor. La aceasta rubrica se indica nu doar competentele necesare, ci si regulile de respectat pentru pregatirea profesionala a auditorilor:pregatire generala si pregatire permanenta; -regulile aplicate pentru calatorii si deplasari-este un paragraf important deoarece deplasarile sunt numeroase pentru auditorii interni.Trebuie neaparat sa existe o regula pe care sa o cunoasca toata lumea.Auditul intern trebuie sa aplice el insusi transparenta pe care o pretinde de la altii.La aceasta rubrica sunt precizate dispozitiile privind mijloacele de transport cu care se calatoreste, etc. -elaborarea si revizuirea planului- se descrie metoda aplicata de compartimentul de audit intern pentru elaborarea planului de audit si pentru utilizarea acestuia.Daca se aplica o procedura formala de revizuire, aceasta trebuie mentionata. -metodologia. La acest capitol sunt descrise particularitatile metodologice aplicate de catre compartimentul de audit intern .Metodele aplicate trebuie sa fie alese tinind cont de particularitati si exigente, important este ca aceeasi metoda sa fie aplicata si cunoscuta de toti auditorii.Regulile astfel precizate se vor referi la: -ordinul de misiune -analiza riscurilor -definirea obiectivelor -realizarea observarilor -prezentarea, difuzarea rapoartelor de audit si monitorizarea recomandarilor -Reguli de pastrare a dosarelor de audit si documentelor de lucru Manualul de audit trebuie sa fie prezentat si redactat intr-o maniera pedagogica deoarece scopul sau este de a-i ajuta pe auditorii interni in munca lor si in acelasi timp de a-i determina sa procedeze in acelasi fel.

19

Exemplu: Prezentei lucrari s-a anexat Manualul de audit elaborat la nivelul Biroului Audit Public Intern din cadrul Directiei Generale a Finantelor Publice Bistrita-Nasaud 3.3 Dosarele de audit si documentele de lucru Dupa fiecare misiune de audit se intocmeste un dosar alcatuit , printre altele din cele mai semnificative documente de lucru.Acesta este dosarul documentelor de lucru. Dosarul documentelor de lucru are o tripla justificare: 1.Obligativitatea existentei unei probe-permite justificarea si probarea pentru cei auditati si evental pentru terti a tuturor afirmatiilor din raportul de audit intern .Aceste justificari pot fi solicitate si produse fie in timpul misiunii de audit, fie dupa audit cind o informatie suplimentara este solicitata in timpul implementarii recomandarilor.Atit intrun caz cit si in altul, a dispune de un dosar complet si ordonat este o necesitate absoluta. 2.Obligativitatea eficacitatii-in cazul auditurilor recurente, acesta permite sa se actioneze cu eficacitate, facindu-se referire la auditul anterior:se evita pierderea timpului cu cautarea informatiilor, acestea figurind in dosar; se pot gasi explicatii si justificari cu ajutorul raportului precedent; se dispune de o baza de plecare pebntru o misiune noua.Auditorul utilizeaza aceasta mina de informatii pentru a avansa mai repede si a actiona mai bine. 3.Obligativitatea pregatirii profesionale Consultarea unui bun dosar de audit , este pentru auditorul debutant un instrument de pregatire profesionala exceptional. Auditorul poate gasi in acest dosar intrebarile pe care predecesorii sai si le-au pus, mijloacele utilizate pentru a raspunde la aceste intrebari si concluziile pe care le-au tras In acest sens, dosarul de audit bine conceput si bine documentat este ca un exemplu practic al ,,ghidului de audit. Dosarele de audit reprezinta un fel de istorie a entitatii publice insa ele nu pot fi considerate ca atare la infinit. Mediul se schimba, structurile se modifica, vocabularul evolueaza.Astfel, dupa citiva ani, dosarul devine depasit si , cu exceptia unei obligativitati prevazute de lege nu este necesar sa se pastreze dosarele ,ci doar rapoartele de audit. Continutul dosarului de audit cuprinde doua categorii de documente : -documente descriptive: analize de posturi , organigrame, diagrame de circulatie a documentelor ,etc. -documente explicative: teste, rezultatul testelor, interviuri, chestionare, fise de identificare si analiza a problemelor,etc. La toate acestea se adauga documentele de organizare. Organizarea dosarelor de audit: Indiferent cit este de simplu sau de complex dosarul de audit nu este organizat conform unei norme universale. Fiecare entitate publica are propria sa norma.Unele preconizeaza o ordonare in functie de importanta documentelor ,altele in functie de cronologie.Nu exista o metoda preferabila alteia, insa este important sa se ramina la metoda care a fost aleasa si deci este important sa existe o metoda. In cazul primului model, continutul acestor dosare este urmatorul: a) Dosarul de analiza-se constituie pe masura ce se desfasoara misiunea de audit si cuprinde documentele de lucru explicative elaborate in cursul auditului si considerate utile pentru a fi pastrate: FIAP, foi de interviuri, foi de lucru,stenograme ale sedintelor de deschidere si de inchidere ale misiunii.Aceste documente trebuie sa fie prezentate intr-o 20

anumita ordine.Un criteriu simplu de ordonare ar putea fi programul misiunii care figureaza la inceputul dosarului, urmat imediat de ordinul de misiune. Acest dosar de analiza este distrus si inlocuit de urmatorul dosar din momentul in care se realizeaza o noua misiune pe aceeasi tema. b) Dosarul de sinteza-contine ultimele doua rapoarte de audit pe acelasi subiect, notele referitoare la monitorizarea si implementarea recomandarilor, toate informatiile generale referitoare la tema in discutie( organigrame, fisele postului etc.) Dosarul de sinteza face obiectul unei actualizari permanente inainte si dupa misiune, pentru a include intotdeauna informatii utile si exacte.Acest lucru inseamna ca actualizarea nu trebuie sa reprezinte doar adaugarea de documente noi, dar si inlaturarea de documente depasite si inutile. Al doilea model, este un model de dosar,,general in sapte parti: 1.trecerea in revista si monitorizarea punctelor slabe importante constatate in cursul misiunii 2.un exemplar complet al Raportului de audit 3.tabelul riscurilor 4.indicatii de urmat pentru auditurile ce se vor efectua pe aceeasi tema 5.programarea si planificarea misiunii realizate 6.informatii generale de baza:-note de serviciu -organigrame si fise post -extrase din rapoarte de audit anterioare 7.documente de lucru Acest tip de dosar este mai complet decit precedentul in sensul ca acesta cuprinde elemente de sinteza dar nu se impune o actualizare permanenta, singura actualizare fiind realizata cu ocazia auditului urmator.In plus ar fi necesara adaugarea unui criteriu de ordonare a documentelor de lucru pentru a facilita eventualele cercetari. Oricare ar fi modelul folosit, dosarele vor fi apreciate in functie de 6 criterii calitative: -trebuie sa fie standardizate -trebuie sa permita vizualizarea ordonarii documentelor din interior -trebuie sa poata fi utilizate de catre terti -trebiue sa cuprinda totalitatea documentatiei indispensabile -trebuie sa cuprinda toate explicatiile necesare intelegerii -trebuie sa faca obiectul planului de arhivare Nici unul dintre aceste criterii nu trebuie sa fie subestimat; este esentiala realizarea dosarelor sub toate aspectele pe care le presupune.In realitate misiunea de audit nu se incheie decit atunci cind intreg dosarul de audit este in ordine si pregatit pentru ordonare. Documentele de lucru Documentul de lucru este suportul obligatoriu al oricarei constatari, al oricarei observatii:auditorul nu trebuie sa se bazeze pe memorie, el este acela care noteaza tot. La fel ca si rapoartele de audit, fiecare document de lucru trebuie sa aiba un numar de referinta care coincide cu documentele corespunzatoare dosarului de audit. De asemenea, fiecare document de lucru trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu urmatoarele indicatii:-numele entitatii publice, denumirea structurii auditate, numele auditorului si data.

21

Daca documentul de lucru se concretizeaza intr-un test, el trebuie sa indice: obiectivul testului, obiectul testului, constatarile, concluziile, referina documentului, data si numele auditorului care a realizat testul. In concluzie, documentele de lucru de calitate trebuie intotdeauna sa fie:datate si semnate, inteligibile, adecvate ,complete. Exemplu: Dosarele de audit din cadrul biroului audit public intern al DGFP BistritaNasaud- prin informatiile continute asigura legatura intre sarcina de audit, interventia la fata locului si raportul de audit public intern.Dosarele stau la baza formularii concluziilor auditorilor interni. Continutul dosarelor de audit este stabilit prin Normele proprii de exercitare a auditului public intern in cadrul Ministerului Finantelor Publice aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 445/2003. Tipurile de dosare sunt urmatoarele: a)Dosarul permanent-cuprinde urmatoarele sectiuni: Sectiunea A-Raportul de audit public intern si anexele acestuia: -ordinul de serviciu -declaratia de independenta -rapoarte de audit public intern(intermediar, final, sinteza raportului de audit ) -teste -fise de identificare si analiza a problemelor(FIAP) -formularele de constatare a iregularitatilor -programul interventiei la fata locului Sectiunea B-Administrativa: -notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern -minuta sedintei de deschidere -minuta sedintei de inchidere -minuta reuniunii de conciliere -corespondenta cu entitatea/structura auditata Sectiunea C-Documentatia misiunii de audit public intern: -strategii interne -reguli, regulamente si legi aplicabile -proceduri de lucru -materiale despre structura auditata(indatoriri ,responsabilitati, numar de angajati, fisele posturilor,etc.) -informatii financiare -rapoarte de audit intern anterioare si rapoarte de audit externe -informatii privind posturile cheie/fluxuri de operatii -documentatia analizei riscului -documentatia privind sistemul de control intern Sectiunea D-Supervizarea si revizuirea desfasurarii misiunii de audit public intern si a rezultatelor acesteia -lista de supervizare a documentelor -fisa de evaluare a misiunii de audit public intern b)Dosarul documentelor de lucru-cuprinde copii xerox a documentelor justificative, extrase din acestea care trebuie sa confirme si sa sprijine concluziile 22

auditorilor interni.Dosarul este indexat prin atribuirea de litere si cifre pentru fiecare sectiune/obiectiv de audit din cadrul Programului de audit public intern. 3.4.Documentatia si alte mijloace Documentatia Spre deosebire de manualul de audit-instrument de consultare permanenta, documentatia nu se consulta decit intr-o maniera aleatorie, atunci cind apare necesitatea clarificarii in legatura cu o problema sau alta. Distingem documentatie externa si documentatie interna. Documentatia externa cuprinde in principal lucrari si reviste specializate de audit intern.Cuprinde de asemenea documentele si revistele obisnuite din domeniul fiscal, contabil ,juridic, etc. Documentatia interna este aceea elaborata sau colectata de compartimentul de audit intern, componenta principala a documentatiei interne reprezentind-o ghidurile de audit.Ele trebuie sa existe pentru fiecare tema traditionala importanta a misiunii de audit.Un compartiment de audit intern debutant isi formeaza ghidurile de audit pe masura ce misiunile de audit se succed.Ghidul de audit este intocmit pe baza chestionarului de control intern si a programului de audit: pentru fiecare punct de control intern inventariat in chestionar,se mentioneaza instrumentele si mijloacele care ar trebui sa fie utilizate si pentru fiecare din aceste intrebari se indica riscul antrenat.Ghidurile de audit astfel concepute constituie: -un ajutor apreciabil pentru auditori si reprezinta punctul forte al serviciilor implementate de mult timp, acela de a dispune de aceste documente operationale; -un mijloc de formare si de informare pentru auditorii debutanti. Documentatia interna mai cuprinde de asemenea: metodele si procedurile in vigoare,organigrame, etc. Mijloacele materiale se refera in special la utilizarea informaticii ca instrument de audit.Aceste mijloace sunt mult mai utilizate in tarile dezvoltate , la noi in tara existind doar niste inceputuri timide.Astfel,in Franta calculatorul a devenit rapid instrumentul de baza al auditorului , care il utilizeaza in principal in trei scopuri si anume: -asistenta acordata metodologiei -gestionarea serviciului de audit -utilizarea de programe informatice de audit. Recurgera la un centru informatic n-a fost niciodata foarte dezvoltat in cadrul auditului intern din tarile occidentale, si asta din doua motive: Primul este dificultatea de ,,a patrunde intr-un centru informatic pentru a efectua sau pentru a dispune efectuarea operatiunilor in marja, deci neprogramate, neobisnuite si suspecte in ochii unora. Al doilea este necesitatea de a subcontracta munca, fie unui auditor informatician competent, fie, in lipsa competentelor necesare in compartimentul de audit, chiar informaticienilor. De aici rezulta dificultati de intelegere si termene de realizare putin compatibile cu derularea planificata a unei misiuni.Totusi, un numar destul de mare de auditori au acceptat aceasta idee pentru a realiza sau pentru a incerca sa realizeze doua lucruri in principal: -sa incerce sa emita un rationament asupra bunei functionari a programelor construind variante de incercari si utilizindu-le pentru a efectua teste.Auditorii interni au utilizat foarte putin aceasta metoda.In schimb,auditorii externi care dispun uneori de 23

propriul lor centru de calcul si se intereseaza de programele traditionale de contabilitate sau de gestiune financiara folosesc mai mult aceasta metoda.In schimb auditorii interni au utilizat si utilizeaza din ce in ce mai mult programe informatice specifice cumparate.Datorita utilizarii directe sau indirecte a acestor programe informatice, auditorul va putea, in functie de competentele sale, sa efectueze teste si sa identifice erorile sau disfunctiile. Mijloacele financiare. Fondurile necesare compartimentului de audit intern se determina plecind de la planul de audit aprobat de conducerea entitatii publice.Din acest plan rezulta intradevar: -efectivele de salariati si natura posturilor pe care sunt incadrati,deci bugetul pentru remunerarea lor; -pregatirea profesionala care trebuie sa se acorde auditorilor,pregatire profesionala identificata prin compararea exigentelor solicitate de misiunile prevazute cu profilul auditorilor prezenti sau viitori; -cheltuielile de deplasare al caror nivel va fi in functie de locurile unde se vor desfasura auditurile prevazute in plan si de durata acestora; -cheltuieli pentru materiale de birou si alte documente; -cheltuieli pentru cumpararea unor lucrari sau pentru abonamente; -cheltuieli privind achizitionarea de tehnica de calcul, programe informatice, etc.

24

CAPITOLUL 4. Planificarea auditului intern 4.1.Conceptul de planificare a auditului Activitatea de audit intern este o activitate planificata, proces care se realizeaza pe baza analizei riscurilor asociate activitatilor si este menit sa adauge valoare entitatii auditate. Auditorul trebuie sa planifice auditul intr-o maniera care sa asigure ca misiunea va fi indeplinita in conditii de economicitate, eficienta, eficacitate si la termenul stabilit. Planificarea auditului consta in construirea unei strategii generale, dar si a unor abordari detaliate cu privire la natura, durata si gradul preconizat de cuprindere a auditului. Activitatea de planificare a auditului comporta urmatoarele caracteristici: rationalitatea-procesul de planificare si rezultatele acestuia permit auditorului evaluarea logica a indeplinirii sarcinilor, precum si stabilirea de obiective clare; anticiparea-procesul de planificare permite dimensionarea sarcinilor in timp, astfel incit prioritatile sa fie mai clar scoase in evidenta; coordonarea-planificarea permite coordonarea de catre institutiile de audit, atit a politicilor de audit cu auditurile realizate efectiv, cit si a activitatilor desfasurate de alti auditori sau experti.Activitatea de planificare depinde de marimea entitatii auditate, complexitatea auditului, experienta auditorului si gradul de cunoastere a activitatii entitatii. 4.2.Sistemul de planificare a activitatii de audit intern Planificarea activitatii de audit intern se realizeaza pe 3 nivele: -planificarea strategica pe termen lung-are in vedere activitatea de evaluare a functiei auditului intern a structurilor din subordine care si-au organizat compartimente de audit intern, odata la 5 ani, conform cadrului normativ al auditului intern; -planificare strategica pe termen mediu-are in vedere faptul ca,in conformitate cu legea ,toate activitatile auditabile trebuie sa fie auditate cel putin o data la 3 ani.In functie de importanta unei activitati in cadrul entitatii, de pericolul producerii unor evenimente sau chiar pagube, ca si de gradul de aparitie si importanta a riscului, aceasta poate fi cuprinsa in auditare; -planificare anuala-cuprinde misiunile ce se vor realiza pe parcursul anului viitor tinind cont de bugetul de timp disponibil in cadrul planului si de resursele alocate anual.Fiecare misiune de audit va cuprinde obiectivele,identificarea activitatilor adiacente, orele lucrate, personalul si planificarea orara pentru activitatile si structurile entitatii publice supuse examinarii. Realizarea activitatii de planificare presupune determinarea domeniilor majore ale auditului.O planificare incorecta sau incompleta conduce la pierderea unor activitati purtatoare de riscuri.Practica impune selectarea cu atentie a activitatilor din domeniile auditabile cu risc crescut pe baza analizei riscurilor asociate acestor activitati. Tipologia riscurilor si criteriile de evaluare a riscurilor trebuie sa fie reprezentativa si sa asigure pastrarea unei viziuni generale asupra ansamblului. Riscurile majore, de regula se concentreaza spre virful organizatiei, motiv pentru care este recomandat sa se inceapa activitatea de planificare de sus in jos.Pornind

25

de jos in sus, vom constata ca unele activitati se vor repeta de mai multe ori.Totusi nu se da o solutie garantata.Un element cu pondere in activitatea de planificare este intuitia auditorilor interni. Este esential sa se planifice auditurile pentru riscurile majore, iar cele minore intro mai mica masura sau deloc. In orice planificare nu trebuie evitate structurile de IT si achizitii publice care sunt in general purtatoare de riscuri. Standardele de audit intern recomanda ca, pentru realizarea planificarii trebuie sa se discute cu managerul. Managerul entitatii publice este responsabil de planificarea activitatii de audit intern si trebuie sa aprobe planul de audit intern,fara insa a-l putea influenta pe auditorul intern in vederea necuprinderii in plan a unui domeniu de activitate sau structura organizatorica. In practica auditului intern se recomanda auditorilor sa-i consulte si pe oamenii din organizatie care au o viziune globala asupra activitatilor si pot sesiza riscuri care altfel ar scapa. Dupa stabilirea riscurilor se procedeaza la ierarhizarea lor pe nevoile de sarcini si pentru aceasta se pleaca de la obiectivele entitatii spre a se ajunge la tintele ce trebuie atinse. Daca volumul activitatilor auditabile pentru un an este foarte mare, se face o selectie pentru a pastra in plan pentru auditare acele acivitati despre care putem obtine informatii relevante. In acest caz se va intocmi o lista noua cu activitatile auditabile in functie de informatiile disponibile si de cei mai buni indicatori pe domenii de activitate. In anul urmator insa , la planificarea activitatilor auditabile se va acorda prioritate activitatilor cu valoare adaugata mare, ale caror rezultate vor fi relevante pentru cei auditati. In cursul exercitiului, ori de cite ori se modifica riscurile din cadrul entitatii, planurile anuale de audit intern trebuie sa fie adaptate si de asemenea se pastreaza o rezerva pentru evenimente deosebite sau neprevazute cum ar fi concedii de studii, etc.precum si efectuarea de misiuni de audit ad-hoc. In acest sens se prevede o perioada diosponibila pentru auditurile neprevazute, deci neplanificate si care sunt solicitate de conducatorul entitatii publice . In practica se remarca de altfel ca aceste tipuri de audit tind sa ia amploare deoarece noutatea situatiilor, rapiditatea evolutiilor, modificarile spectrului legislativ duc la cresterea numarului auditurilor nerecurente si deci neplanificate. Planificarea activitatii de audit intern trebuie sa aiba in vedere si zilele de pregatire profesionala ale auditorilor stabilite conform legii si zilele de concediu de odihna.Apoi, in afara obiectivelor obligatorii se stabilesc bugetul de timp al auditorilor si bugetul financiar aferent activitatilor planificate. Un plan de audit intern se considera bun atunci cind acesta este testat in situatii critice ,cind intervine o criza deoarece in conditii normale totul decurge bine. Un plan de audit intern este apreciat corespunzator cind 70% din bugetul de timp este destinat activitatilor de audit intern.Metoda de elaborare a bugetului este ca pentru fiecare obiectiv sa calculam elementele de care avem nevoie si apoi, prin insumare si cu serviciile aferente sa stabilim valoarea noastra.Raportarea trebuie sa se faca avind in vedere scopurile stabilite, modalitatile utilizate si rezultatele asteptate. In activitatea de planificare tot ce se omite ramine pentru o perioada ulterioara in cadrul celor trei ani stabiliti prin lege.

26

Conform standardelor II A (2000,2010), seful compartimentului de audit public intern trebuie sa realizeze o planificare bazata pe analiza riscurilor pentru a stabili prioritatile in acord cu obiectivele entitatii publice. Programul misiunilor de audit intern trebuie, la rindul sau sa se bazeze pe o evaluare a riscurilor realizata cel putin o data pe an si sa tina cont de punctul de vedere al conducatorului entitatii publice. Exista posibilitatea unor propuneri de realizare a misiunilor de consiliere.In acest caz, seful structurii de audit public intern inainte de a o accepta trebuie sa ia in calcul in ce masura acesta poate aduce un plus de valoare si contribuie la imbunatatirea managementului riscurilor in functionarea organizatiei.Misiunile de consiliere acceptate trebuie integrate in planul de audit intern anual, care va fi transmis apoi conducatorului entitatii publice pentru aprobare. 4.3.Abordari ale continutului unui plan de audit public intern S-a constatat in practica ca nu toate entitatile utilizeaza planul de audit intern, intilnindu-se astfel situatii diversificate care reflecta nivelul evolutiei si al implementarii auditului intern in cadrul entitatii publice. -Intr-o prima faza, nu exista nici o planificare iar ordinele de misiune sunt acordate progresiv:structura de audit intern lucreaza in acest caz ,,la cerere fara programarea prealabila a timpului si fara a fi asigurati ca ceea ce se face corespunde cu ceea ce ar trebui sa se faca daca ar exista o planificare. Aceasta situatie se intilneste atunci cind auditul intern tocmai a fost implementat in cadrul entitatii publice iar conducerea entitatii utilizeaza structura de audit ,,la discretie pentru a ajuta la rezolvarea problemelor punctuale, adesea urgente si neprevazute, ale entitatii. -Intr-o a doua faza, se aduna ordinele de misiune aferente unui an calendaristic, iar compartimentul de audit intern este in masura sa le planifice, repartizindu-le in timp.In acest caz exista un inceput de organizare a muncii, insa lista astfel stabilita ramine ilogica in continutul ei. Planul de audit necesita intradevar: un continut exhaustiv planificare pe mai multi ani( de la 3 la 5 ani) analiza globala a riscurilor pentru a respecta aceasta planificare o structura predeterminata Intrucit planul de audit al unei entitati publice cuprinde toate domeniile care pot fi auditate si care trebuie sa fie auditate la un moment dat, rezulta 3 consecinte: Prima consecinta:Un plan de audit integral nu va fi elaborat o singura data.Finalizarea sa necesita mai multi ani in cursul carora va fi imbogatit, va fi completat ,va fi actualizat. Planul finalizat al unei entitati publice este in general un document destul de voluminos(mai multe zeci de pagini). A doua consecinta: Se poate spune ca in mod paradoxal, planul nu va fi niciodata finalizat. Fiecare an va aduce partea sa de rectificari, de modificari , de anulari corespunzind unor schimbari de structuri, unor modificari de procese sau de mediu. A treia consecinta:Exhaustivitatea va necesita o abordare in multe feluri a temelor de audit pentru a acoperi toate activitatile entitatii publice si pentru a nu omite nici o interfata.

27

In concluzie, continutul unui plan prezinta, in general trei abordari ce corespund celor trei grupuri potentiale ale misiunilor de audit. 4.3.1.Abordarea in functie de teme. Prin definitie tema reprezinta ceea ce nu corespunde nici doar unui singur serviciu, nici doar unei singure functii si a carei naturi merita totusi sa fie luata in considerare ca subiect al unei misiuni de audit specific.In cadrul acestei categorii se poate gasi: auditul arhivarii, auditul contractelor, auditul securitatii, auditul comunicarii, auditul informaticii ,etc. Aceasta abordare este deosebit de complexa deoarece auditul unei teme specifice permite uneori descoperirea unui punct slab al controlului intern propriu ansamblului serviciilor sau ansamblului functiilor, pe cind in cazul unui audit efectuat la nivelul fiecarei unitati, subiectul nu prezinta suficienta importanta pentru a se insista asupra lui.

Exemplu: O abordare a auditului in functie de teme ce se regaseste in planul de audit pe anul 2005 al biroului audit public intern din cadrul Directiei Generale aFinantelor Publice Bistrita-Nasaud si acesta a vizat sistemele IT de la nivelul intregii Directii. Sistemele informatice au aplicabilitate la toate nivelele si in cadrul tuturor serviciilor, birourilor si compartimentelor functionale ale DGFP si ale structurilor teritoriale. Activitatea de audit in ceea ce priveste evaluarea sistemului informatic urmareste in principal daca: -sistemul informatic indeplineste nevoile pentru programul de evidenta ,urmarire si colectare a creantelor fiscale -sistemul de control si de intretinere functioneaza -sistemul de recuperare(back-up) exista -prevenirea si detectarea schimbarilor neautorizate in sistem sau in programe este tratata corespunzator -inregistrarile in sistemul contabil sunt controlate corespunzator Prin aceasta abordare s-a urmarit obtinerea unei asigurari rezonabile asupra functionarii normale a sistemului IT in general si a celui contabil in particular. 4.3.2. Abordarea in functie de procese Un proces se defineste ca fiind,,un ansamblu de activitati legate intre ele in vederea obtinerii unui obiectiv comun.Abordarea in functie de proces reprezinta un progres important deoarece aceasta permite o prezentare mai coerenta si mai logica. Abordarea planificarii auditului pe baza proceselor este o solutie buna, deoarece se poate observa ce se intimpla de la inceputul pina la sfirsitul respectivului proces.Aceasta abordare implica auditarea compartimentelor de resurse umane, financiar-contabilitate, achizitii, evidenta, urmarire si colectare a creantelor fiscale,etc. si in consecinta presupune utilizarea unui timp mai mare si prin urmare realizarea unor audituri complexe.

28

Exemplu: In cadrul Directiei Generale a Finantelor Publice Bistrita-Nasaud s-a efectuat un astfel de audit, care a vizat procesul de evidenta, urmarire si colectare a creantelor fiscale datorate de agentii economici de pe raza judetului.In cadrul acestei entitati publice, procesul de evidenta, urmarire si colectare a creantelor bugetare datorate de aceasta categorie de contribuabili are loc in cadrul tuturor administratiilor orasenesti si comunale, respectiv intr-un numar de 8 astfel de structuri subordonate DGFP judeteana. Prin auditul efectuat a rezultat o cunoastere a situatiei la nivel de judet a contribuabililor cu probleme privind plata creantelor datorate si in acelasi timp modalitatile concrete de urmarire si incasare a debitelor restante,vechimea acestora, debite intrate in perioada de prescriptie , etc. Un astfel de audit a permis constientizarea acestui fenomen, masurarea lui, identificarea cauzelor acestuia si formularea de recomandari concrete pentru remedierea disfunctiilor. 4.3.4.Abordarea in functie de meserii Este intilnita cu precadere in cazul entitatilor publice aflate in coordonare si in care statul detine o pondere importanta privind fondurile publice (ex. Regiile) Aceasta abordare imparte subiectele de audit in functie de mseriile importante ale entitatii publice.:cumpararea, vinzarea, angajarea, decizia ,gestionarea etc. Fiecare meserie corespunde unuia sau mai multor servicii.Se gasesc aici diferite departamente ,servicii ale entitatii publice.Este o abordare in functie de structuri. Este partea din plan care se elaboreaza cel mai usor in sensul ca ea corespunde foarte exact organigramei in cadrul careia fiecare comnpartiment trebuie auditat, fara a se ajunge la nivelele cele mai detaliate. 4.4.Evaluarea riscurilor in vederea elaborarii planului strategic si anual de audit public intern . In vederea evaluarii riscurilor pentru procedura de intocmire a planului strategic si anual de audit public intern se parcurg urmatorii pasi: identificarea activitatilor auditabile identificarea riscurilor inerente asociate activitatilor stabilirea factorilor de analiza a riscurilor si a nivelelor de apreciere a acestora stabilirea nivelului riscului pe criterii de apreciere determinarea punctajului total al riscului clasarea activitatilor in functie de analiza riscurilor ierarhizarea activitatilor care urmeaza a fi auditate elaborarea tematicii in detaliu a activitatilor auditabile elaborarea planului strategic si anual de audit public intern Identificarea activitatilor auditabile se realizeaza in urma analizei actului dfe infiintare, organigramei, ROF-ului, deciziilor de organizare a eventualelor noi activitati,etc. Aceasta etapa se concretizeaza in intocmirea de catre auditori a listei activitatilor auditabile din cadrul entitatii.

29

In practica, in unele situatii se intilnesc activitati necuprinse in organigrama sau in ROF si in aceste cazuri auditorii interni trebuie sa le aiba in vedere la intocmirea listei activitatilor auditabile. )Identificarea riscurilor inerente asociate activitatilor Evaluarea riscurilor trebuie sa aiba in vedere gestionarea schimbarii:oamenii se schimba, metodele se schimba, organizarile si politicile se schimba si ca atare si riscurile se schimba. Evaluarea riscului inseamna identificarea si analiza riscurilor relevante in indeplinirea obiectivelor, pentru a cunoaste modul in care acestea trebuie sa fie administrate. Evaluarea riscului este o parte a procesului operational si trebuie sa identifice si sa evalueze factorii interni si externi care ar putea afecta obiectivele organizatiei. Factorii interni si externi trebuie sa fie luati in considerare intr-o abordare a evaluarii riscului.Factorii interni sunt, de exemplu, natura activitatilor entitatii, calificarea personalului, schimbarile majore in organizare sau randamentul angajatilor.Factorii externi pot fi variatia conditiilor economice, schimbarea cadrului legislativ, factorul politic sau schimbarile intervenite in tehnologie. Identificarea riscurilor asociate activitatilor trebuie sa tina seama de formele de control intern, respectiv de existenta si functionalitatea procedurilor.Stiind ca pentru orice activitate se elaboreaza o procedura de lucru care va contine si controalele interne, daca aceasta lipseste, activitatea prezinta riscuri potential mai mari decit cele pentru care sunt elaborate proceduri. Aceasta se bazeaza pe faptul ca personalul de executie, neavind o procedura unitara, va intelege foarte greu activitatea si implicit realizarea ei in practica. Aceasta etapa se concretizeaza in intocmirea tabelului Identificarea riscurilor asociate activitatilor auditabile. c) Stabilirea factorilor de analiza a riscurilor si a nivelelor de apreciere a acestora-se realizeaza tinind cont de recomandarile din Normele generale de exercitare a auditului public intern aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 38/2003.Se utilizeaza factorii privind aprecierea controluli intern, aprecierea cantitativa si aprecierea calitativa, la care se mai pot adauga si alti factori specifici activitatii. Pentru stabilirea ponderii riscului se au in vedere importanta si greutatea factorului de risc in cadrul activitatii respective si de asemenea, faptul ca suma ponderilor factorilor de risc trebuie sa fie100. In functie de criteriile alese pot fi stabilite spre exemplu urmatoarele ponderi: -aprecierea controlului intern ........40% -aprecierea cantitativa................... 25% -aprecierea calitativa..................... 20% -modificari legislative................... 10% -vechimea personalului.................. 5% Factorul de risc este elementul utilizat pentru a identifica probabilitatea ca evenimentele sa aiba un efect negativ asupra unei activitati auditabile. Nivelul factorului de apreciere a riscului reprezinta modificarea produsa de efectul riscului asupra domeniului auditabil. Aceasta etapa se concretizeaza in intocmirea tabelului Situatia privind factorii de analiza a riscurilor si nivelele de apreciere a acestora. d) Stabilirea nivelului riscului pe criteriile de apreciere- se realizeaza prin aplicarea la fiecare factor de analiza a riscurilor a unui nivel de apreciere. 30

Aprecierea controlului intern; la finele fiecarei misiuni auditorii formuleaza un rationament, o apreciere despre calitatea controlului intern al unitatii sau al structurii auditate. Pentru a stabili acest criteriu, se cifreaza aceasta apreciere plasind-o pe o scara de valori pe trei nivele: 1.control intern corespunzator 2.control intern insuficient 3.control intern cu lipsuri grave Aceasta reflectie facuta la finele fiecarui audit ia putin timp, se aplica pe masura ce se realizeaza planul, fara a astepta actualizarea de la finele anului: este aprecierea privind calitatea controlului asupra activitatii in cauza. Aceasta reflectie se face intr-o maniera subiectiva sau obiectiva. A doua apreciere luata in considerare este cea cantitativa:este menita sa masoare importanta mizelor. Pentru a o cifra, auditorul evalueaza , la finele auditului bugetul anual al entitatii publice sau poate lua in calcul alte elemente relevante. Daca entitatea publica poate fi apreciata cu doua sau trei din aceste elemente, va fi retinut acela a carui valoare este cea mai importanta. Valoarea retinuta odata identificata sau calculata ,se pot identifica doua praguri cantitative.Cifrele sunt determinate astfel incit: -dincolo de primul prag se poate spune ca miza este de importanta scazuta -dincolo de cel de-al doilea prag miza este mare -intre cele doua praguri miza are o importanta medie Aceste aprecieri conduc la stabilirea a trei nivele: 1.miza slaba 2.miza medie 3.miza importanta Cea de-a treia apreciere este mai dificil de realizat deoarece aceasta este doar calitativa:este o apreciere asupra vulnerabilitatii unitatii auditate. Pentru a o cifra vor fi examinati toti factorii care ar putea avea o anume incidenta asupra vulnerabilitatii subiectului auditat: -structura se afla la sediul social, intr-un mediu de lucru de buna calitate sau este la o distanta considerabila? -beneficiaza de o conducere de calitate sau de un singur responsabil de nivel mediu? -personalul are o calificare buna sau are nevoie de pregatiri profesionale complementare? -mediul social este linistit sau este supus riscurilor? -activitatile care trebuie sa se realizeze sunt simple sau foarte complexe? In functie de raspunsul la aceste intrebari, auditorul decide-in mod subiectiv, binenteles, sa afecteze structurii auditate unul dintre cei trei coeficienti: 1.vulnerabilitate scazuta 2.vulnerabilitate medie 3.vulnerabilitate mare Vulnerabilitatea va fi intotdeauna mare in prezenta unor zone considerate, ca prezentind riscuri potentiale ridicate. Aceasta etapa se concretizeaza in intocmirea situatiei Stabilirea nivelului riscului. e) Determinarea punctajului total se realizeaza prin aplicarea ponderii 31

nivelului de apreciere fiecarui factor de risc pe nivele de risc in vederea stabilirii punctajului total, pe baza formulei P= Px N unde: P punctaj total P ponderea riscurilor pentru fiecare factor N nivelul riscului pentru fiecare factor utilizat La stabilirea ponderii riscului se au in vedere importanta si greutatea factorilor de risc in cadrul domeniului respectiv. De asemenea, suma ponderilor factorilor de risc trebuie sa fie de 100% pe fiecare activitate. Etapa se concretizeaza in intocmirea situatiei Determinarea punctajului total. f) Clasarea activitatilor pe baza analizei riscurilor se realizeaza pe baza punctajelor totale obtinute anterior, stabilite in ordinea efectului produs asupra domeniului auditabil si departajate pe o scara cu trei nivele: mari ,medii si mici. Fiecarei misiuni de audit ce va figura in plan i se va acorda o pozitie de ordonare in functie de risc, pozitie care permite determinarea frecventei care trebuie sa se aplice in cadrul misiunilor. Etapa se concretizeaza in intocmirea situatiei Clasarea activitatilor. Auditorii vor prelua din lista de clasare a activitatilor si riscurilor, activitatile care prezinta risc mare si pe cit posibil, pe cele cu risc mediu, in functie de importanta lor. Activitatile cu riscuri mici se tin in supraveghere si vor fi prinse in plan, obligatoriu, cel putin o data la trei ani. g) Elaborarea tematicii in detaliu a activitatilor auditabile. Tematica in detaliu cuprinde misiunile de audit intern ce vor face parte din planul strategic si anual. Etapa se concretizeaza in intocmirea situatiei Tematica in detaliu a activitatilor auditabile. h) Elaborarea planului strategic si anual de audit public intern Pentru elaborarea planului de audit intern este necesar sa se determine pentru fiecare obiectiv perioada auditata, fondul de timp necesar pentru realizarea misiunilor si numarul auditorilor implicati. Etapa se concretizeaza in elaborarea Planului strategic si anual de audit public intern. In concluzie, elaborarea planului va cupride deci ,cinci etape: 1.Realizarea( sau actualizarea) unei liste complete a misiunilor de audit 2.Calcularea( sau actualizarea) coeficientului de risc al fiecarei misiuni si deci stabilirea periodicitatii 3.Redactarea proiectului de plan dupa consultarea principalilor responsabili si exprimarea sa in timp/auditor 4.Ajustarea in functie de propunerile conducatorului entitatii publice 5.Aprobarea planului de catre conducerea entitatii publice. Ulterior intocmirii planului, in functie de necesitati ,acesta poate fi actualizat, dar tot pe baza analizei riscurilor si cu aprobarea conducerii entitatii publice. Planificarea nu reprezinta planul in sine, dar ea este elaborata incepind cu primul an al planului ale carui elemente acesta le contine.Planificarea traduce planul de audit in unitati de alocare a timpului de lucru pe fiecare auditor in parte.In acest scop trebuie sa fie respectate urmatoarele patru etape: -cunoasterea perioadelor de indisponibilitate a fiecarui auditor:concedii, perioada de pregatire profesionala, etc. 32

-plecind de la aceste date, crearea echipelor de audit, desemnind auditorii pentru misiunile care le sunt rezervate si luind in considerare succesiunea misiunilor. -obtinerea acordului celor auditati cu privire la perioadele fixate pentru misiunile de audit -planificarea timpului de lucru al fiecaruia In acest mod se obtine un document care va permite: -fiecarui auditor sa-si planifice si sa-si organizeze munca si deplasarile -sefului structurii de audit intern sa-si integreze activitatea in aceasta planificare si sa monitorizeze evolutia lucrarilor. Planificarea trebuie monitorizata si actualizata datorita fapului ca exista modificari permanente sau din alte motive cum ar fi: -o estimare proasta a timpului de lucru necesar; -pregatiri profesionale efectuate mai devreme sau decalate; -boli sau alte absente neprevazute; -audituri ad hoc, etc. Monitorizarea timpului de lucru se efectueaza plecind de la listele de prezenta realizate de auditori sau de seful structurii de audit intern.Aceste liste trebuie sa permita ajustarea permenenta a planificarii: este unul din rolurile principale ale sefilor structurilor de audit public intern. Cel putin o data pe trimestru se compara timpul efectiv cu timpul prevazut in plan.Aceasta comparare este utila din mai multe puncte de vedere si anume: -permite calcularea gradului de avansare a misiunii in raport cu planul. -permite ajustarea bugetelor de cheltuieli (cu precadere cheltuielile de deplasare si pregatire). -permite detalierea elaborarii planurilor activitatilor viitoare printr-o mai buna abordare a estimarii timpului. Din punct de vedere practic, aceasta comparare ce trebuie realizata pentru fiecare tema de misiune prevazuta pentru anul respectiv, se poate efectua simplu, pe un calculator. Plecind de la aceasta informatie de baza, seful compartimentului de audit public intern va calcula indicatori la finele anului calendaristic, indicatori care sunt foarte importanti pentru gestionarea structurii de audit public intern: Timpul consacrat auditurilor Timpul total Este un indicator care permite compararea activitatii auditorilor si o mai buna definire a cifrei forfetare de 40 saptamini de audit pe auditor. Daca aceasta cifra este considerata drept norma, este important sa putem masura abaterile de la norma. Indicatorul Timpul de pregatire Timpul total este un indicator ce permite masurarea efortului global de pregatire si repartizarea pe fiecare auditor.Plecind de la aceste elemente, seful structurii de audit intern stabileste un program de pregatire pentru auditori. Daca datele mentionate de auditor sunt exacte, se poate calcula,controla si compara urmatoarele: -timpul petrecut pentru fiecare etapa de audit in raportcu timpul total consacrat misiunii.Cumularea timpilor de lucru ofera o idee generala asupra timpului de pregatire, 33

asupra timpului destinat rapoartelor de audit, etc. Detalierea permite masurarea si explicarea variatiilor de la o misiune la alta, de la un auditor la altul. -timpul neproductiv:deplasari, etapa de pregatire a misiunii, constituirea dosarelor, etc., dar important este sa se inregistreze in contabilitatea unei misiuni tot timpul de lucru de la ordinul misiunii si pina la difuzarea raportului. -masurarea termenelor de timp este un alt element important si este necesara urmarirea: termenului de timp intre sfirsitul muncii pe teren si redactarea proiectului de raport, termenul de timp intre redactarea proiectului de raport si primirea raspunsurilor la recomandari, termenul de timp intre sosirea acestor raspunsuri si trimiterea raportului definitiv. -analizarea si monitorizarea timpului destinat auditurilor neplanificate in raport cu timpul total precum si numarul de misiuni planificate si nerealizate in raport cu numarul total de misiuni. Planul de audit elaborat astfel-sau prin alta metoda-este un instrument de lucru indispensabil: -el defineste cadrul in care vor lucra auditorii -permite o estimare rationala a necesarului de auditori -ofera structurii de audit intern o idee pentru definirea politicii care trebuie dusa in cadrul unui audit intern

34

CAPITOLUL 6.Metodologia de stabilire a planului strategic si anual de audit public intern-studiu de caz Pentru a demonstra modul de stabilire a planului strategic si anual de audit public intern intr-o entitate publica, voi prezenta in cele ce urmeaza funamentarea planului strategic pe anii 2005-2007 si a planului anual de audit public intern pe anul 2005, efectuata de Biroul Audit Public Intern al Directiei Generale a Finantelor Publice Bistrita-Nasaud. In fundamentarea planului s-a avut in vedere parcurgerea urmatoarelor etape: identificarea activitatilor auditabile.S-a realizat pe baza analizei Organigramei institutiei, a Regulamentului de organizare si functionare a Directiilor Generale a Finantelor publice judetene si a statelor de functii; stabilirea unui numar de sapte factori de risc cu trei nivele de apreciere si intocmirea situatiei ,,Factorii de analiza a riscurilor si nivelele de apreciere a acestora determinarea punctajului total. S-a realizat prin aplicarea ponderii nivelului de apreciere fiecarui factor de risc pe baza formulei P = PxN . clasarea activitatilor pe baza analizei riscurilor-prin intocmirea situatiei,,Gestiunea globala a riscurilor ierarhizarea activitatilor ce urmeaza a fi auditate elaborarea planului strategic si anual de audit public intern Anexa nr. 1 IDENTIFICAREA activitatilor desfasurate in cadrul DGFP Bistrita-Nasaud si a structurilor subordonate I Activitatea Trezorerie si contabilitate publica 1.Compartiment Buget si contabilitate publica 2.Serv. Administrarea si contabilitatea contului curent al trezoreriei 3.Serv. Indrumarea si verificarea activitatii trezoreriilor locale 4.Compartim. Urmarirea activitatii de vinzare si gestiune a titlurilor de stat II.5.Birou resurse umane, salarizare si pregatire profesionala 6.Serv. Financiar, contabilitate, investitii si buget propriu 7. Serv. Administrativ, arhiva si gestiune a formularelor 8. Compart. de presa 9. Compart. de relatii publice 10.Birou Juridic 11.Birou Solutionare contestatii 12.Serv. Tehnologia informatiei Compart. Administrare baze ce date Compart. Exploatare echipamente si comunicatii 13.Compart.Solutionare contestatii pentru inspectii 14. Compart. Inspectie 15.Compart. de contabilitate a creantelor bugetare 16.Compart. ajutor de stat, practici neloiale si preturi reglementate

35

III.AFP municipiu Bistrita.trezorerie si contabilitate publica 17.Serv. Incasarea si evidenta veniturilor bugetare 18.Serv. Verificarea si decontarea cheltuielilor publice 19. Compart. Administrarea conturilor agentilor economici 20.Serv.Contabilitatea trezoreriei statului 21.Serv. Casierie, tezaur, vinzare si gestionare a titlurilor de stat si certificate de trezorerie 22.Serv. Tehnologia informatiei Compart. Administrare baze de date Compart. exploatare echipamente si comunicatii 23.Compart. Juridic IV AFP oras Beclean 24.Serv.Trezorerie si contabilitate publica 25.Compart. Servicii interne V. AFP oras Nasaud 26.Serv.Trezorerie si contabilitate publica 27.Compart. Servicii interne VI. AFP oras Singeorz- Bai 28.Birou Trezorerie si contabilitate publica 29.Compart. Servicii interne VII ANAF Bistrita-Nasaud Activitatea de metodologie si administrarea veniturilor statului 30.Birou Metdologie si asistenta contribuabili 31.Compart. de apicare a conventiilor privind evitarea dublei impuneri 32.Compart. Mtodologie bilanturi 33.Compart. pentru gestionarea cazierului fiscal Activitatea de metodologie si administrarea veniturilor statului 34.Birou gestiune registru contribuabili si declaratii fiscale 35.Birou Autorizatii 36.Birou administrare contribuabili mari 37. Birou Indrumare colectare venituri 38. Compart. valorificare bunuri VIII Activitatea de Control fiscal 39.Serv. de Investigatii fiscale 40.Serv. Control fiscal I 41.Serv.Control fiscal II 42.Serv. Control al gestionarii si administrarii partimoniului public si privat al statului Activitatea de Cntrol fiscal 43.Compart. programare, coordonare, sinteza, indrumare a activitatii de control fiscal 44.Serv.Control fiscal la mari contribuabili 45.Serv. Informatii si monitorizare fiscala 46.Birou de conformitate fiscala 36

IX .AFP municipiu Bistrita 47.Birou Gestiune registru contribuabili si declaratii fiscale pers. juridice 48.Compart.Gestiune dosare fiscale 49.Serv. Gestiune registru contribuabili si declaratii fiscale persoane fizice 50.Serv.Colectare,executare silita pers. juridice 51.Compart. analiza deconturi cu sume negative de TVA cu optiune de rambursare 52.Serv. Colectare ,executare silita pers. fizice 53.Compart. Asistenta contribuabili pers. juridice 54.Birou Asistenta contribuabili pers. fizice 55.Compart Aplicare acorduri fiscale internationale 56.Compart. Bilanturi 57.Serv. Control fiscal pers. fizice X.AFP oras Beclean 58.Compart. Administrarea veniturilor statului 59.Compart. Control fiscalpers. fizice XI .AFP oras Nasaud 60.Compart. AVS 61.Compart.Control fiscal pers. fizice XII.AFP oras Singeorz-Bai 62.Compart. Administrarea veniturilor statului 63.Compart. Control fiscal pers. fizice XIII.AFP comuna Ilva Mica 64.Compart.AVS XIV. AFP comuna Uriu 65.Compart. AVS XV. AFP Lechinta 66.Compart. AVS XVI.AFP Prundu Birgaului 67.Compart. AVS

37

MINISTERUL FINANTELOR PUBLICE DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE A JUDETULUI BISTRITA-NASAUD BIROUL AUDIT PUBLIC INTERN

Anexa nr.2

FACTORII DE ANALIZA A RISCURILOR SI NIVELELE DE APRECIERE A ACESTORA Nr. crt. 1. FACTORI DE RISC CALITATEA SI NIVELUL CONTROLULUI INTERN Nr. fact. F1 NIVEL MARE 3 MEDIU 2 -control intern cu lacune si greseli -control insuficient pe grave si repetate anumite operatiuni -organizarea prezinta lacune -se intilnesc erori putine cu -supervizarea este inexistenta impact financiar mic -nu exista o segregare a -desi exista indatoririlor proceduri,acestea nu sunt formalizate in totalitate si actualizate -supervizarea nu se realizeaza eficient

MIC 1 -control intern corespunzator -sunt proceduri formalizate,actualizate,cu noscute si aplicate -politica promoveaza integritatea operatiunilor si utilizarea constructiva a resurselor prin segregarea sarcinilor -supervizarea functioneaza bine -operatiuni de complexitate redusa si volum redus

2.

VULNERABILITATEACOMPLEXITATEA SI MARIMEA OPERATIUNILOR

F2

-operatiuni de complexitate foarte mare si volum mare

-operatiuni de complexitate mare si volum mediu

39

3.

IMPACT FINANCIAR BUGETAR POSIBILITATE DE FRAUDA DETURNARI DE FONDURI

F3

4. 5.

TIMPUL SCURS DE LA ULTIMUL PROCES DE AUDIT INFLUENTA SOFTURILOR ASUPRA ACTIVITATII DESFASURATE

F4 F5

Restituiri,rambursari,compensari,e xecutari silite neconforme cu prevederile legale -prejudiciu bugetar -operatiuni si activitati bugetare cu probabilitate mare de aparitie a fraudei >= 100 mil lei peste 18 luni -softuri neadecvate gradului de complexitate a operatiunilor -erori frecvente -softuri neadaptate la tehnica de calcul din dotare -greu de utilizat,existenta unor controale neadecvate in acestea

restituiri,rambursari,compe nsari,executari silite efectuate conf.prevederilor legale,dar cu anumite interpretari eronate ale acestora >10< 100 mil.lei > 6 luni < 18 luni -softuri adecvate gradului de complexitate al operatiunilor doar pentru unele din acestea -produc erori rare -softuri care functioneaza pe tehnica de calcul dar exista o greutate in exploatarea lor, -nu intotdeauna exista controale adecvate in acestea -sunt reorganizari rare,modificarile de legislatie sunt mai rare >= 1 an < 2 ani -pregatire si competenta inferioara gradului de complexitate a operatiunilor -experienta mare in activitate;fluctuatie person.

-restituiri, rambursari,compensari,ex ecutari silite conform cu prevederile legale

<= 6 luni -softuri adecvate gradului de complexitate al operatiunilor -nu produc erori -softuri adaptate la tehnica de calcul din dotare -simplitate in utilizare si existenta controalelor adecvate in acestea

6.

MODIFICARI RECENTE IN ACTIVITATE SI IN LEGISLATIE GRADUL DE PREGATIRE PROFESIONALA SI COMPETENTA PERSONALULUI

F6

-sunt reorganizari frecvente,legislatia se schimba foarte des anual -pregatirea necorespunzatoare gradului de complexitate a operatiunilor -experienta mica in desfasurarea operatiunilor -fluctuatia mare a personalului

-sunt reorganizari foarte rare, iar legislatia are un anumit grad de stabilitate -pregatirea si competenta corespunzatoare operatiunilor executate -experienta mare in activitate -stabilitatea personalului

7.

F7

40

MINISTERUL FINANTELOR PUBLICE D.G.F.P.BISTRITA-NASAUD BIROUL AUDIT PUBLIC INTERN Determinarea punctajului total Nr . Crt. Denumirea Obiectelor auditabile Factori % F1 Calitatea si nivelul controlul ui intern F2 Vulnerabi litatea, complexi tatea si marimea operatiuni Lor F3 Impact financiar bugetar,po sibilitatea de frauda,de turnare de fonduri 20 F4 Timpul scurs de la ultimul proces de audit F5 Influenta softurilor asupra actiunilor desfasura te F6 Modificari recente in activitate si in legislatie

Anexa nr. 3

30

20

10

F7 Total Gradul scor de pregatire profesion ala si compete nta personal ului 10

Ordi nea impor tantei

1.

ACTIVITATEA TREZORERIE SI CONTABILITATE PUBLICA Compart.Buget si contabilitate publica 2 3 2 3 Serv.Administrarea si contabilitatea contului current al trezoreriei

215

2.

175

41

4.

Serv.Indrumarea si verificarea activitatii trezoreriilor locale Compart. urmarirea activitatii de vinzare si gestiune a titlurilor de stat Birou Resurse umane,salarizare si pregatire profesionala Serv.Financiar,conta bilitate, investiti si buget propriu Serv.Administrativ, arhiva si gestiune a formularelor Compart. de presa

220

210

5.

170

6.

190

7.

2 2

2 1

3 1

3 3

1 1

2 3

1 1

210 150

8.

9.

Compart. de relatii publice Birou juridic

2 2

1 3

1 2

3 3

1 1

2 3

1 1

145 210

10.

42

11.

Birou solutionare contestatii Serv. Tehnologia informatiei Compart.administra re baze de date Compart.exploatare echipamente si comunicatii Compart.solutionare contestatii pentru inspectii Compartim. inspectie Compart. de contabilitate a creantelor bugetare

205

12.

220

13.

170

14.

190

15.

220

16.

Compart.Ajutor de stat, practici neloiale si preturi reglementate 2

185

17.

A.F.P.MUNICIPIU BISTRITA-TREZORERIE SI CONTABILITATE PUBLICA Serv. Incasarea si evidenta veniturilor bugetare 2 3 2 1 2

205

43

18.

19.

20. 21.

22.

Serv.verificarea si decontarea cheltuielilor publice Compart. administrarea conturilor agentilor economici Serv.contabilitatea trezoreriei statului Serv.Casierie, tezaur, vinzare si gestionare a titlurilor de stat si certificate de trezorerie Serv.Tehnologia informatiei Compart. administrare baze de date Compart.exploatare echipamente si comunicatii Compartiment juridic A.F.P.ORAS BECLEAN Serv.trezorerie si contabilitate publica

210

2 2

2 2

2 3

3 1

1 1

3 2

1 1

190 195

1 .

190

220

23.

190

24.

185

44

25.

Compart. servicii interne

140

26. 27

A.F.P.ORAS NASAUD Serv.trezorerie si contabilitate publica Compart.servicii interne A.F.P.ORAS SINGEORZ-BAI Birou trezorerie si contabilitate publica Compart.servicii interne

1 2

3 1

3 1

1 3

1 1

2 1

1 1

185 140

28.

185

29.

140

ANAF BISTRITA-NASAUD ACTIVITATEA DE METODOLOGIE SI ADMINISTRAREA VENITURILOR STATULUI Birou metodologie si asistenta contribuabili

30.

170

45

31.

32.

33.

Compartim. de aplicare a conventiilor privind evitarea dublei impuneri Compart. metodologie bilanturi Compart. pentru gestionarea cazierului fiscal

170

220

160

34.

ACTIVITATEA DE METODOLOGIE SI ADMINISTRAREA VENITURILOR STATULUI Birou gestiune registru contribuabili si declaratii fiscale 2 2 1 3 1 2 Birou autorizatii 2 2 2 3 1 2

1 1

165 185

35.

36.

Birou administrare contribuabili mari

185

37.

Birou Indrumare colectare venituri

170

38.

Compart.valorificare bunuri 2

205

46

ACTIVITATEA DE CONTROL FISCAL Serv. de investigatii fiscale

39.

2.

185

40.

Serv.control fiscal I

205

41.

Serv. control fiscal II Serv.control al gestionarii si administrarii patrimoniului public si privat al stat

205

42.

210

ACTIVITATEA DE CONTROL FISCAL Compart.programare ,coordonare,sinteza ,indrumare,a 2 activitatii de control fiscal Serv.control fiscal la mari contribuabili 2

43.

210

44.

210

47

45.

Serv. informatii si monitorizare fiscala

180

46.

Birou de conformitate fiscala

210

A.F.P.MUNICIPIU BISTRITA 47. Birou gestiune registru contribuabili si declaratii fiscale pers.juridice Compart.gestiune dosare fiscale Serv.gestiune registru contribuabili si declaratii fiscale pers.fizice Serv.colectare executare silita persoane juridice

2 2

3 2

1 1

1 2

1 1

2 2

1 2

175 170

48.

49.

155

50.

210

48

51.

52.

53.

54.

Compart.analiza deconturi cu sume negative de TVA cu optiune de rambursare Serv. colectare, executare silita pers. Fizice Compart.asistenta contribuabili pers. juridice Birou asistenta contribuabili pers. fizice Compart.aplicare acorduri fiscale internationale Compart. bilanturi Serv. control fiscal pers. fizice

210

210

170

170

55.

56.

2 2

2 3

1 2

3 3

2 2

3 3

1 1

180 220

57.

210

58.

59.

A.F.P. ORAS BECLEAN Compart. administrarea veniturilor statului 2 Compart.control fiscal pers. fizice 2 A.F.P.NASAUD

2 3

2 2

1 3

2 1

2 3

1 1

185 210

49

60.

61.

Compart.administrar ea veniturilor statului 2 Compart.control fiscal pers.fizice 2 A.F.P.ORAS SINGEORZ-BAI Compart.administrar ea veniturilor statului 2 Compart.control fiscal pers. fizice 2 A.F.P. COMUNA ILVA-MICA

2 3

2 2

3 3

2 1

2 3

1 1

195 210

62. 63.

2 3

2 2

1 3

2 1

2 3

1 1

185 210

64.

Compart. administrarea veniturilor statului

200

A.F.P.COMUNA URIU 65. Compart. administrarea veniturilor statului A.F.P.LECHINTA 66. Compart.administrar ea veniturilor statului 2

200

200

50

A.F.P. PRUNDU -BARGAULUI 67. Compart.administrar ea veniturilor statului

200

51

MINISTERUL FINANTELOR PUBLICE DGFP BISTRITA-NASAUD BIROUL AUDIT PUBLIC INTERN GESTIUNEA GLOBALA A RISCURILOR-AN 2005 Criterii de apreciere a riscurilor: 1.Calitatea si nivelul controlului intern nivel 1 control intern corespunzator nivel 2 -control intern insuficient nivel 3-control intern cu lipsuri grave 2.Vulnerabilitatea-la aprecierea acestui criteriu s-a tinut cont de complexitatea si volumul operatiunilor desfasurate. Nivelele de apreciere sunt urmatoarele: nivel 1-vulnerabilitate scazuta nivel 2-vulnerabilitate medie nevel 3-vulnerabilitate mare 3.Impactul financiar bugetar asupra operatiunilor-la aprecierea acestui criteriu s-a tinut cont de posibilitatea de frauda nivel 1-operatiuni efectuate in conformitate cu prevederile legale nivel 2-restituiri, rambursari, compensari,executari silite efectuate conform prevederilor legale dar cu anumite interpretari eronate ale acestora nivel 3- operatiuni efectuate neconforme cu prevederile legale conducind la prejudiciu bugetar, operatiuni cu probabilitate mare de aparitie a fraudei 4.Timpul scurs de la ultimul audit nivel 1<= 6 luni nivel 2 > 6 luni < 18 luni nivel 3- peste 18 luni 5.Influenta softurilor asupra activitatii desfasurate-la aprecierea acestui criteriu s-a tinut cont de posibilitatea de adecvare a softurilor gradului de complexitate a operatiunilor, de frecventa producerii erorilor si de modul de adaptare a acestora la tehnica de calcul nivel 1-softuri care nu produc erori,adecvate gradului de complexitate a operatiunilor nivel 2-softuri care produc erori rare,fiind adecvate gradului de complexitate a operatiunilor doar pentru unele dintre acestea nivel 3-softuri care produc erori frecvente, neadecvate gradului de complexitate a operatiunilor 6.Modificari recente in activitate si in legislatie-la aprecierea acestui criteriu s-a avut in vedere frecventa reorganizarilor si a schimbarilor legislative nivel 1-reorganizari foarte rare,legislatie stabila nivel 2-reorganizari rare,modificari rare ale legislatiei nivel 3-reorganizari frecvente,schimbari legislative dese

52

7.Gradul de pregatire profesionala si competenta personalului nivel 1-pregatire corespunzatoare operatiunilor executate nivel 2-pregatire si competenta inferioare gradului de complexitate a operatiunilor nivel 3-pregatire necorespunzatoare gradului de complexitate a operatiunilor. Evaluare risc R= factor de greutate x nivel de risc
Nr. crt. Locul Compartimentul Activitatea Calit si niv contr. intern Vulne rabilit com plexit si mari mea opera tiuni lor 20 Im pact finan ciar buge tar. timp scurs de la ultim proc. de audit Influe nta softu rilor asupr activi tatii desf. Modi ficari recen te in activi tate si in legis latie. 5 Grad de prega tire profe siona la Evalu are risc R

30 1. DGFP-Act de trezorerie si contabilit. publica DGFP AFP Bistrita DGFP DGFPAMAVS AFP Bistrita DGFP-Act.de trezorerie si contabilit. publica AFP Bistrita Serv indrumarea activitatii trezoreriilor locale 2 Serv.tehnologia informatiei Serv.tehnologia informatiei Compartim.de contabilitate a creantelor bugetare Compartim metodologie bilanturi Compart. bilanturi Compart.buget si contabilitate publica 2 2 2 2 2 2

20

10

10

2 3 3 3 3 3 3

3 1 1 2 2 2 2

3 3 3 3 3 3 3

2 3 3 2 2 2 2

3 3 3 3 3 3 2

1 2 2 1 1 1 1

220 220 220 220 220 220 215

2. 3. 4. 5. 6. 7.

8.

9. 10.

AFP Bistrita DGFP-Act de trezorerie si contabilit. publica DGFP AFP BistritaTrezorerie Act. de control fiscal

11. 12.

13.

Compart. analiza deconturi cu sume negative de TVA cu optiune de rambursare Serv.control fiscal persoane fizice Compartim.urmarirea activit.de vinzare si gestionare a titlurilor de stat Serv.Administrativ, arhiva si gestiune a formularelor Serv.verificarea si decontarea cheltuielilor publice control al gestionarii si administrarii patrimoniului public si privat al statului Compart. Programare

2 2

2 3

3 2

3 3

1 1

3 3

1 1

210 210

2 2

2 2

3 3

3 3

1 1

3 3

1 1

210 210

210

2 14. -,,-

210

53

15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34.

-,,-,,DGFP AFP Bistrita AFP Bistrita AFP Beclean AFP Nasaud AFP SingeorzBai DGFP AFP Bistritatrezorerie DGFPAMAVS Act. de Control fiscal -,,AFP Ilva Mica AFP Uriu AFP Lechinta AFP Prundu Bargaului AFP Nasaud AFP BistritaTrezorerie DGFP

,coordonare, sinteza. indrumare a activit. de control fiscal Serv. control fiscal la mari contribuabili Birou de conformitate fiscala Birou juridic Serviciul Colectare ,exec. silita pers.juridice Serv.colectare execut.silita pers fizice Compart.control fiscal pers.fizice Compart. control fiscal pers fizice Compart.control fiscal pers.fizice Birou solutionare contestatii Serv. Incasarea si evidenta veniturilor bugetare Compartim.valorificare bunuri Serv. Control fiscal I Serv. Control fiscal II Compart.AVS Compart AVS Compart.AVS Compart.AVS Compart.AVS Serv. contabilitatea trezoreriei statului Serv. financiar, contabilitate,investitii si buget propriu Compart.Inspectie Compart.Administrarea conturilor agentilor economici Serv.casierie,tezaur,vinz. si gestionare a titlurilor de stat si certificate de trezorerie Compart. juridic Compart. ajutor de stat, practici neloiale si preturi reglementate Serv. Trezorerie si contabilitate publica Serv. trezorerie si contabilitate publica

2 2 2 2

2 2 2 3

3 3 3 2

3 3 3 3

1 1 1 1

3 3 3 3

1 1 1 1

210 210 210 210

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

2 2 3 3 3 2 3 2 2 2 2 2 2 2 2 2

3 3 2 2 2 3 2 3 3 3 2 2 2 2 2 3

2 2 3 3 3 2 1 3 3 3 2 2 2 2 3 1

1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 2 2 2 2 2 1

2 2 3 3 3 3 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 1 1

210 210 210 210 210 205 205 205 205 205 200 200 200 200 195 195

35. 36.

DGFP AFP Bistrita Trezirerie -,,-

2 2

2 2

2 2

1 3

2 1

3 3

1 1

190 190

190

37.

38. 39.

AFP Bistrita DGFP

2 2

2 2

3 2

1 3

1 1

1 3

1 1

190 190

2 1 1

2 3 3

2 3 3

3 1 1

1 1 1

2 2 2

1 1 1

185 185 185

40. 41.

AFP Beclean trezorerie AFP Nasaudtrezorerie

54

42. 43. 44. 45. 46. 47. 48.

AFP SingeorzBai DGFPAMAVS -,,Act. de control fiscal AFP Beclean AFP SingeorzBai AFP Bistrita

Birou Trezorerie si contabilitate publica Birou autorizatii Birou Administrare contribuabili mari Serv. de investigatii fiscale Compart AVS Compart. AVS Compart.aplicare acorduri fiscale internationale Serv. Informatii si monitorizare fiscala Serv. Administrarea si contabilitatea contului curent al trezoreriei Birou gestiune registru contribuabili si declaratii fiscale Birou Resurse umane, salarizare si pregatire profesionala Compart. solutionare contestatii pentru inspectii Birou metodologie si asistenta contribuabili Compart de aplicare a conventiilor privind evitarea dublei impuneri Birou Indrumare colectare venituri Compart. gestiune dosare fiscale Compart. asistenta contribuabili pers. juridice Birou asistenta contrib pers. fizice Birou gestiune registru contribuabili si declaratii fiscale Compart. pentr gestionarea cazierului fiscal Serv. gestiune registru contribuabili si declaratii fiscale pers. fizice Compart. de presa Compart de relatii publice Compart serv. interne Compart.serv. interne Compart. serv. interne

1 2 2 2 2 2 2

3 2 2 2 2 2 2

3 2 2 2 2 2 1

1 3 3 3 1 1 3

1 1 1 1 2 2 2

2 2 2 2 2 2 3

1 1 1 1 1 1 1

185 185 185 185 185 185 180

49. 50.

51.

Act. de Control fiscal Act.de trezorerie si contabilitate publica AFP Bistrita

180

175

175

52.

DGFP

2 2 2

2 1 2

1 2 1

1 3 3

2 1 1

3 3 3

1 1 1

170 170 170

53. 54. 55.

DGFP AMAVS -,,-

2 2 2 2 2 2

2 1 2 2 2 2

1 2 1 1 1 1

3 3 2 3 3 3

1 1 1 1 1 1

3 3 2 3 3 2

1 1 2 1 1 1

170 170 170 170 170 165

56. 57. 58. 59. 60.

-,,AFP Bistrita -,,AFP Bistrita AMAVS

61. 62.

-,,AFP Bistrita

160

63. 64. 65. 66. 67.

DGFP -,,AFP Beclean AFP Nasaud AFP SingeorzBai

2 2 2 2 2 2

2 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1

1 3 3 3 3 3

1 1 1 1 1 1

2 3 2 1 1 1

1 1 1 1 1 1

155 150 145 140 140 140

55

MINISTERUL FINANTELOR PUBLICE DGFP BISTRITA-NASAUD BIROUL AUDIT PUBLIC INTERN

Anexa nr. 5

Structurile organizatorice/activitatile la care se vor desfasura misiuni de audit public intern in anul 2005

Total scor 1.Serv.Administrativ, arhiva si de gestionare a formularelor 210 2.Compartim. de contabilitate a creantelor bugetare 220 3.Compart. buget si contabilitate publica 215 4.Serv indrumarea si verificarea activitatii trezoreriilor locale 220 5.Serv.verificarea si decontarea cheltuielilor publice-AFP Bistrita;AFP Singeorz Bai; AFP Nasaud ;AFP Beclean 210 6.Compart. urmarirea activitatii de vinzare si gestiune a titlurilor de stat si certifi cate de trezorerie 210 7.Compart metodologie bilanturi-DGFP si Compart bilanturi AFP Bistrita 220 8.Serv control fiscal pers. fizice-AFP Bistrita 210 9.Compart. analiza deconturi cu sume negative de TVA cu optiune de rambursare Birou gestiune contribuabili si declaratii fiscale pers.juridice;Serv.colectare executare silita pers juridice 210 10.Serv . de control al gestionarii si administrarii patrimoniului public si privat al statului 210 11.Serv tehnologia informatiei-DGFP;serv tehnologia informatiei AFP Bistrita 220 12.Activitatea de elaborare si implementare a procedurilor scrise la nivelul DGFP 13.Evaluarea activitatii de audit intern la Primaria Bistrita.

56

MINISTERUL FINANTELOR PUBLICE DIRECTIA GENERALA A FINANTELOR PUBLICE A JUDETULUI BISTRITA-NASAUD BIROUL AUDIT PUBLIC INTERN

REFERAT DE JUSTIFICARE privind fundamentarea planului de audit public intern pe anul 2005

Potrivit normelor de functionare a auditului public intern si a Standardelor Internationale, activitatea de audit public intern in cadrul institutiei,este una planificata. Elaborarea anuala a planului de audit se bazeaza pe analiza riscurilor asociate activitatilor/actiunilor/operatiunilor din cadrul institutiei asa cum prevede art.6.1.1. din Normele specifice de exercitare a activitatii de audit public intern ,aprobate prin OMFP .nr.445/2004. Selectarea misiunilor de audit pentru anul 2005 s-a facut in functie de urmatoarele elemente de fundamentare: 1) Identificarea tuturor activitatilor desfasurate in cadrul DGFP BistritaNasaud si a structurilor subordonate 2) Identificarea si evaluarea riscului asociat diferitelor structuri,activitati,sau operatiuni 3) Teme transmise de DAPI din MFP 4) Stabilirea fondului de timp necesar efectuarii misiunilor de audit intern. 1). Anexa nr. 1 la prezentul referat prezinta inventarul activitatilor desfasurate in cadrul DGFP Bistrita- Nasaud si a structurilor sale subordonate rezultind un numar de 67 activitati care se desfasoara in cadrul directiilor, serviciilor, birourilor si compartimentelor functionale 2). Analiza riscurilor asociate acestor activitati s-a efectuat luind in considerare ca si criterii de evaluare a riscurilor urmatoarele: -calitatea si nivelul controlului intern-cu o scara de valori pe 3 nivele : nivel 1-control intern corespunzator - sunt proceduri formalizate,actualizate,cunoscute si aplicate -politica promoveaza integritatea operatiunilor si utilizarea constructiva a resurselor prin segregarea sarcinilor -supervizarea functioneaza bine nivel 2-control insuficient pe anumite operatiuni -se intilnesc erori putine cu impact financiar mic -desi exista proceduri,acestea nu sunt formalizate in totalitate si actualizate -supervizarea nu se realizeaza eficient nivel 3-control intern cu lacune si greseli grave si repetate 57

-organizarea prezinta lacune -supervizarea este inexistenta -nu exista o segregare a indatoririlor -vulnerabilitatea-complexitatea si marimea operatiunilor: -factorii cu incidenta asupra acestui criteriu de evaluare a riscurilor s-au considerat a fi:complexitatea si volumul operatiunilor desfasurate. Scara de valori cuprinde de asemenea 3 nivele si anume: nivel 1-operatiuni de complexitate redusa si volum redus nivel 2 operatiuni de complexitate mare si volum mediu nivel 3-operatiuni de complexitate foarte mare si volum mare -impact financiar bugetarla aprecierea acestui criteriu s-a tinut cont de posibilitatea de frauda si deturnari de fonduri. Cele 3 nivele pe scara de valori sunt: nivel 1-restituiri, rambursari,compensari,executari silite conforme cu prevederile legale nivel 2-restituiri, rambursari,compensari,executari silite efectuate conf. prevederilor legale dar cu anumite interpretari eronate ale acestora nivel 3-restituiri,rambursari,compensari,executari silite neconforme cu prevederile legale -prejudiciu bugetar -operatiuni si activitati bugetare cu probabilitate mare de aparitie a fraudei -timpul scurs de la ultimul proces de audit - nivel 1-<= 6 luni - nivel 2> 6 luni< 18 luni -nivel 3-peste 18 luni -influenta softurilor asupra activitatii desfasurate: factorii cu incidenta asupra acestui criteriu de evaluare a riscurilor s-au apreciat a fi: - pentru primul nivel softuri adecvate gradului de complexitate al operatiunilor care nu produc erori si sunt adaptate la tehnica de calcul din dotare. - pentru nivelul 2 softuri adecvate gradului de complexitate al operatiunilor doar pentru unele din acestea, ele producand erori rare. Aceste softuri functioneaza pe tehnici de calcul dar exista un anumit grad de dificultate in exploatarea lor. - pe cel de-al treilea nivel se situeaza softurile neadecvate gradului de complexitate a operatiunilor producandu-se erori frecvente. Aceste softuri nu sunt adaptate la tehnica de calcul din dotare fiind greu de utilizat. - modificari recente in activitate si in legislatie: la aprecierea acestui criteriu s-au avut in vedere frecventa reorganizarilor si a schimbarilor legislative astfel incat scara valorica a fost structurata pe: - nivel 1 reorganizari foarte rare iar legislatia are un anumit grad de stabilitate. - nivel 2 reorganizari rare, exista modificari de legislatie rare. - nivel 3 reorganizarile sunt frecvente iar legislatia se schimba foarte des. - gradul de pregatire profesionala si competenta personalului: cu o scara de valori deasemenea pe trei nivele: 58

- nivel 1 pregatire si competenta corespunzatoare operatiunilor executate, experienta mare in activitate, stabilitatea personalului. - nivel 2 pregatirea si competenta este inferioara gradului de complexitate a operatiunilor, experienta mare in activitate, fluctuatie mare de personal. - nivel 3 pregatirea este necorespunzatoare gradului de complexitate a operatiunilor, experienta in desfasurarea operatiunilor este mica si exista fluctuatie mare de personal. Pentru aprecierea activitatii in functie de riscurile la care este expusa s-a calculat un scor total de risc, astfel: fiecariu criteriu de evaluare a riscului i-a fost atribuit cate un factor de greutate si asa cum s-a aratat anterior nivele de risc pe o scara de la 1 la 3. Din produsul celor 2 factori ( factor de greutate si nivelul de risc ) a rezultat punctajul pentru criteriul respectiv, iar suma punctajelor pentru o anumita activitate a condus la determinarea punctajului total al riscului activitatii respective ( total scor ). In anexele nr.2 si 3 la prezentul referat de justificare sunt prezentati factorii de analiza a riscurilor ,nivelele de apreciere a acestora si modul de determinare a punctajului total pentru un numar total de 67 activitati. 3). DAPI din MFP a transmis prin adresa nr.410920/16.11.2004 recomandarea includerii in planul de audit a misiunilor privind: -evaluarea functiei de control a Trezoreriei Statului privind utilizarea creditelor bugetare de catre institutiile publice -auditare procesului de elaborare, aprobare si implementare a procedurilor scrise privind activitatile desfasurate de catre DGFP. 4).Timpul alocat desfasurarii unei misiuni de audit public intern conform prevederilor normelor de audit si a fondului total de timp pentru anul 2005 s-a considerat a fi 40 zile om, respectiv 32 zile-om. Tinand cont de fondul total de timp disponibil, de faptul ca auditarea se va efectua cu echipe formate din 2 si echipe formate din 3 auditori precum si de timpul alocat pentru o misiune si o persoana de 40 zile -om, respectiv 32 zile-om a rezultat un numar de 13 misiuni posibil de realizat in anul 2005 ( conform anexelor nr. 4 si 5 ). Activitatile selectate pentru a fi auditate se datoreaza faptului ca prezinta nivele de risc ridicat, respectiv un scor cuprins intre 210 si 220 puncte. La recomandarea UCAAPI, in vederea asigurarii unei abordari unitare,in planificarea misiunilor de audit s-a tinut cont ,in limita posibilitatii ,de efectuarea acolo unde a fost posibil a misiunilor orientate catre principalele activitati si in cadrul acestora , pe procese si subsisteme, acest fapt putind sa conduca la formularea unor concluzii si recomandari la nivelul intregului lant operational prin identificarea aspectelor de neconformitate si care sa conduca la imbunatatirea sistemului in ansamblul sau. In urma evaluarii efectuate de UCAAPI privind activitatea de audit la MFP, s-a recomandat cuprinderea in planul de audit de catre structurile descentralizate ale MFP a evaluarii activitatii de audit intern desfasurate la nivelul ordonatorilor de credite ai bugetelor locale.Astfel, pe linga auditarea structurilor proprii ale DGFP a fost planificata o misiune de evaluare a activitatii serviciului Audit intern din cadrul Primariei municipiului Bistrita. Din numarul total de 13 activitati propuse a fi auditate, pana in momentul de fata, un nr. de 9 activitati nu au fost supuse unei misiuni de audit intern. 59

Acestea sunt: -activitatea desfasurata de serv. Administrativ, arhiva si de gestionare a formularelor -activitatea desfasurata in compartimentul de contabilitate a creantelor bugetare -activitatea compart. buget si contabilitate publica -activitatea privind indrumarea si verificarea activitatii trezoreriilor locale -serv. Verificarea si decontarea cheltuielilor publice din cadrul Trezoreriei municipiului Bistrita -compart. urmarirea activitatii de vinzare si gestiune a titlurilor de stat -activitatea de preluare a bilanturilor de la nivelul DGFP Bistrita- Nasaud activitatea compart. analiza deconturi cu sume negative de TVA, cu optiune de rambursare din cadrul AFP municipiu Bistrita. -activitatea functiei IT In afara celor 13 activitati selectate pentru a fi auditate in anul 2005 exista spatiu rezervat pentru efectuarea de misiuni de audit ad-hoc la solicitarea conducerii DGFP Bistrita- Nasaud.

60

Anexa nr.4 FUNDAMENTAREA TIMPULUI DE MUNCA DISPONIBIL PENTRU ACTIVITATEA DE AUDIT PUBLIC INTERN PE ANUL 2005

Total zile calendaristice=365 Duminici,simbete si sarbatori legale=108 zile Total zile lucratoare=257 Total timp de munca disponibil=258 zile x 6 oameni =1542zile-om Timp de munca necesar pentru pregatirea profesionala=22 zilex6 oameni = 132 zileom Timp necesar pentru concedii de odihna= 150 zile/om Timp necesar pentru concedii de studii 60 zile-om Timp de munca sef birou = 257 zile-om 25 zile-om concediu odihna= 232 zile-om Timp de munca necesar pentru intocmirea tematicilor de audit si a altor lucrari de analiza si sinteza = 60 zile-om Timp de munca disponibil pentru efectuarea misiunilor de audit =1542 zile-om 132 zile-om-150 zile-om-232 zile-om-60 zile-om 60 zile-om=908 zile-om Timp de munca necesar unei persoane pentru desfasurarea unei misiuni de audit(echipa de 2 auditori)=40 zile-om (10 zile preaudit + 20 zile interventia la fata locului + 5 zile centralizarea rezultatelor si reconcilierea si intocmirea raportului final de audit + 1 zi monitorizarea implementarii recomandarilor si intocmirea fisei de urmarire a acestora.) Timp de munca necesar unei persoane pentru desfasurarea unei misiuni de audit(echipa de 3 auditori)= 32 zile-om(10 zile preaudit +15 zile interventia la fata locului + 2 zile centralizarea rezultatelor si intocmirea proiectului de raport de audit + 4 zile reconcilierea si intocmirea raportului final de audit + 1 zi monitorizarea implementarii recomandarilor si intocmirea fisei de urmarire a acestora.) Timp de munca necesar unei echipe de 2 auditori pentru desfasurarea unei misiuni de audit= 40 zile-omx 2= 80 zile-om. Timp de munca necesar unei echipe de 3 auditori pentru desfasurarea unei misiuni de audit= 80 zile-om x 2/3= 53 zile-om. Numarul misiunilor de audit care se pot efectua in anul 2005 in cadrul timpului de munca disponibil= 908 zile-om: 80+53 = 13 misiuni.

61

MINISTERUL FINANTELOR PUBLICE DGFP BISTRITA-NASAUD BIROUL AUDIT PUBLIC INTERN

Anexa nr. 5

Structurile organizatorice/activitatile la care se vor desfasura misiuni de audit public intern in anul 2005

Total scor 1.Serv.Administrativ, arhiva si de gestionare a formularelor 210 2.Compartim. de contabilitate a creantelor bugetare 220 3.Compart. buget si contabilitate publica 215 4.Serv indrumarea si verificarea activitatii trezoreriilor locale 220 5.Serv.verificarea si decontarea cheltuielilor publice-AFP Bistrita;AFP Singeorz Bai; AFP Nasaud ;AFP Beclean 210 6.Compart. urmarirea activitatii de vinzare si gestiune a titlurilor de stat si certifi cate de trezorerie 210 7.Compart metodologie bilanturi-DGFP si Compart bilanturi AFP Bistrita 220 8.Serv control fiscal pers. fizice-AFP Bistrita 210 9.Compart. analiza deconturi cu sume negative de TVA cu optiune de rambursare Birou gestiune contribuabili si declaratii fiscale pers.juridice;Serv.colectare executare silita pers juridice 210 10.Serv . de control al gestionarii si administrarii patrimoniului public si privat al statului 210 11.Serv tehnologia informatiei-DGFP;serv tehnologia informatiei AFP Bistrita 220 12.Activitatea de elaborare si implementare a procedurilor scrise la nivelul DGFP 13.Evaluarea activitatii de audit intern la Primaria Bistrita.

62

MINISTERUL FINANTELOR PUBLICE DGFP BISTRITA- NASAUD BIROUL AUDIT PUBLIC INTERN Nr 24737/26.11.2005

Aprobat, Director executiv

PLANUL DE AUDIT PUBLIC INTERN PE AN 2005

Nr. Crt. DOMENIUL MISIUNII DE AUDIT OBIECTIVELE MISIUNII DE AUDIT IDENTIFICAREA/DESCRIEREA OBIECTELOR AUDITABILE SUPUSE AUDITULUI PUBLIC INTERN IDENTIFICAREA ENTITATII SAU A STRUCT. ORGANIZATORICE LA CARE SE VA DESFASURA MISIUNIEA DE AUDIT PUBLIC INTERN DURATA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN PERIOADA SUPUSA AUDITARII NR. AUDITORI PROPRII ANTRENATI IN MISIUNEA DE AUDIT ELEMENTE CE PRESUPUN UTILIZAREA UNOR CUNOSTINTE DE SPECIALITATE NR. SPECIALISTI CU CARE URMEAZA SA SE INCHEIE CONTRACTE EXTERNE DE SERVICII DE EXPERTIZA

OBS.

1.

Oganizarea si desfasurarea activitatii serviciului Administrativ, arhiva si gestionare a formularelor

evaluarea controlului intern -organizarea activitatii de secretariat si registratura -organizarea activitatii de gstionare a formularelor -exploatarea eficienta a parcului auto

-existenta procedurilor de lucru scrise si aprobate -existenta diagramei de circulatie a documentelor -modul de declarare in proceduri a responsabilitatilor -concordanta atributiunilor stabilite prin fisa postului cu cele din ROF si cele exercitate efectiv -asigurarea aprobarii si efectuarii operatiunilor de catre persoanele special imputernicite in acest sens -actualizarea permanenta a procedurilor -modul de exercitare faptica a controlului asupra activitatii desfasurate

DGFP Serv. Administrativ, arhiva si de gestionare a formularelor.

10.0116.02. 2005

10.01.31.12. 2004

63

-verificarea modului de primire, inregistrare si predare a corespondentei ,precum si expedierea acesteia la destinatari -modul cum se saigura dactilografierea lucrarilor elaborate de salariatii directiei -modul cum se saigura multiplicarea actelor normative ce privesc activitatea directiei -modul de organizare a activitatii de valorificaresi/sau scoatere din folosinta a bunurilor din dotarea DGFP -modul de pastrare a documentelor in arhiva institutiei -analiza modului de efectuare a propunerilor pentru planul de aprovizionare cu materiale de intretinere si inventar gospodaresc si gestionarea acestora. -examinarea modului de primire a notelor de comanda privind documentele specifice cu regim special utilizate de biroul Autorizatii -primirea documentelor fiscale speciale de la CNIN, inregistrarea lor in gestiune si distribuirea lor agentilor economici -modul de stabilire a necesarului formularelor tipizate -modul de evidentiere a formularelor tipizate cu regim special -modul de asigurare a permanentei la magaziile de materiale in caz de concediu a referentului care le gestioneaza -modul de efectuare a reviziilor periodice si reparatiile necesare parcului auto -modul de conducere a evidentei consumurilor de carburanti, lubrefianti si piese de schimb -modul de calcul al foilor de parcurs

64

ACTIVITATEA DE CONTABILITATE A CREANTELOR BUGETARE

2. Evaluarea conformitatii cu prevederile legale a modului privind organizarea si conducerea contabilitatii operatiunilor privind constatarea si incasarea veniturilor bugetare.

-evaluarea controlului intern -analiza modului de conducere a contabilitatii pe categorii de venituri bugetare -examinarea modului de conducere a contabilitatii analitice

-organizarea controlului intern conform prevederilor OG 119/1999,vizind proceduri scrise, asigurarea aprobarii si efectuarii operatiunilor -separarea atibutiunilor salariatilor prin fisa postului -concordanta dintre atributiunile cuprinse in fisa post cu cele din ROF si cele exercitate efectiv -existenta diagramei de circulatie a documentelor -conducerea pe categorii de venituri a contabilitatii veniturilor bugetare potrivit anexelor la Clasificarea indicatorilor privind finantele publice. -modul de conducere a contabilitatii operatiunilor privind constatarea si incasarea veniturilor bugetului de stat -modul de organizare si conducere a contabilitaii analitice pe fiecare contribuabil si pe categorii de venituri -modul de indeplinire a balantelor lunare de verificare sintetice pentru conturile in care se inregistreaza operatiunile privind constatarea si incasarea veniturilor bugetare -modul de colaborare cu alte compartimente de specialitate din cadrul DGFP

DGFP

Compartime 2005 nt de contabilitate a creantelor bugetare.

10.0125.02

01.0131.12. 2004

3.

ACTIVITATEA DE TREZORERIE SI CONTABILITATE PUBLICA Auditul de -evaluarea -modul de comunicare a limitelor sumelor sistem si eficientei si defalcate din unele venituri ale bugetului de regularitate eficacitatii stat transmise de MFP in vederea elaborarii privind controlului intern de catre ordonatorii principali de credite a activitatea de -evaluarea proiectelor bugetelor locale buget si conformitatii cu -analiza modului de transmitere la MFP a

Compartime 17.02- 01.01nt Buget si 28.03 31.12. 2004 contabilitate publica

65

contabilitate publica

prevederile legale privind organizarea si coordonarea activitatii de elaborare a proiectelor bugetare de catre ordonatorii de credite

propunerilor ordonatorilor principali de credite ai bugetelor locale centralizate pe ansamblul judetului privind repartizarea pe trimestre a sumelor defalcate din unele venituri ale bugetului de stat -modul de asigurare a centralizarii bugetelor rectificate de catre consiliile locale si judetene pe parcursul exercitiului bugetar -modul de verificare si centralizare de la toate institutiile publice din judet a informatiilor privind realizarea numarului de salariati si a fondului de salarii aferent la termenele prevazute. -modul in care se verifica si avizeaza cererile de deschidere de credite bugetare solicitate de catre ordonatorii principali de credite

-modul de verificare a notelor justificative depuse de ordonatorii principali de credite

4. ACTIVITATEA DE ELABORARE SI IMPLEMENTARE A PROCEDURILOR SCRISE LA NIVELUL DGFP Auditarea procesului de elaborare, aprobare si implementare a procedurilor scrise privind activitatea desfasurata de catre DGFP -evaluarea sistemelor de conducere si de control intern examinarea existentei procedurilor scrise -asigurarea aprobarii si efectuarii operatiunilor -evaluarea controlului intern -existenta procedurilor de lucru scrise si aprobate -asigurarea ca procedurile sunt clare, concise si aduse la cunostinta celor interesati -existenta diagramei de circulatie a documentelor la nivelul tuturor directiilor din cadrul DGFP -modul de declarare in proceduri a responsabilitatilor si delegarea competentelor -modul in care procedurile asigura separarea sarcinilor -asigurarea aprobarii si efectuarii operatiunilor de catre persoanele special

Activitatea de
Trezorerie si contabilitate publica DMAVS Activitatea controlului fiscal Servicii independente de la nivelul DGFP.

28.0215.04 2005

01.01. 200428.02 .2005

66

5.

-emiterea unei imputernicite in acest sens opinii -actualizarea permanenta a procedurilor fundamentate -modul de exercitare faptica a controalelor asupra gradului de asupra activitatii desfasurate implementare a procedurilor scrise la nivelul DGFP ACTIVITATEA SERVICIULUI DE INDRUMARE A ACTIVITATII TREZORERIILOR LOCALE Organizarea si desfasurarea activitatii privind indrumarea si verificarea activitatii trezoreriilor locale --analiza modului de indrumare si verificare a activitatii trezoreriilor locale -modul de verificare a documentelor privind operatiunile de incasari si plati in numerar de catre trezoreriile locale -urmarirea verificarii efectuate de trezoreriile locale privind cheltuielile,deschiderea creditelor bugetare -modul de urmarire a legalitatii constituirii fondurilor ,respectarea destinatiei acestora si utilizarea lor -modul de analiza a functionarii sistemului informational al trezoreriei statului -urmarirea incadrarii in plafonul de casa aprobat de BNR - modul de efectuare a indrumarilor metodologice a trezoreriilor locale -modul de intocmire a raportarilor periodice la MFP

Serv Indrumarea si verificarea activitatii trezoreriilor locale

29.0304.05. 2005

01.01. 200428.02. 2005

6 ACTIVITATEA TREZORERIILOR LOCALE . Evaluarea -evaluarea -organizarea controlului intern conform functiei de controlului intern prevederilor OG 119/1999 vizind control -analiza modului procedurile scrise,asigurarea aprobarii si aTrezoreriei de exercitare a efectuarii operatiunilor statului controlului -segregarea sarcinilor salariatilor privind privind -existenta diagramei de circulatie a utilizarea respectarea documentelor

A.F.P.Bistrita Serv.verificare si decontarea cheltuielilor publice AFP SingeorzBai

18.0410.06. 2005

01.01. 200431.03. 2005

67

creditelor bugetare de catre institutiile publice

incadrarii plafonului in limita creditelor bugetare aprobate

-modul cum se exercita controlul asupra documentelor de plati prezentate de ordonatorii de credite -urmarirea incadrarii platilor in limita creditelor bugetare repartizate pe subdiviziunile clasificatiei bugetare -modul de verificare a documentelor justificative si deschiderea pe seama ordonatorilor de credite a conturilor de cheltuieli si de disponibilitati -modul de verificare a a documentelor privind repartizarea creditelor din bugetul de stat, bugetul asigurarilor sociale de stat si bugetele locale -modul in care se conduce evidenta analitica a conturilor de cheltuieli si disponibilitati -stabilirea plafoanelor de casa pe institutii si intocmirea graficului lunar de plati in numerar

Birou trezorerie si contabilitate publica AFP Nasaud Serv trezorerie si contabilitate publica AFP Beclean Serv.trezorerie si contabilitate publica

7.

ACTIVITATEA DE TREZORERIE SI CONTABILITATE PUBLICA Auditul de regularitate privind modul de urmarire a activitatii de vinzare si gestiune a titlurilor de stat si certificate de trezorerie -analiza modului de organizare a operatiunilor privind vinzarea certificatelor de trezorerie -examinarea modului de supraveghere a activitatii de vinzare a certificatelor de trezorerie -verificarea modului de --modul in care se asigura instruirea personalului trezoreriei in legatura cu operatiunile cu privire la completarea, verificarea si gestionarea certificatelor de trezorerie -modul de supraveghere a activitatii de vinzare a certificatelor de trezorerie pentru populatie precum si modul de incasare a contravalorii acestora, rascumpararea,calculul si plata dobinzilor -modul de verificare a operatiunilor de transformare in depozite a certificatelor de trezorerie pentru populatie -modul de elaborare a rapoartelor cu privire la derularea operatiunilor legate de 05.05.Compart. 10.06. Urmarirea 2005 activitatii de vinzare si gestiune a titlurilor de stat si certificate de trezorerie 01.01. 200430.04. 2005 3 -

68

raportare a activitatii desfasurate.

emisiunea si rascumpararea certificatelor -modul de raporatare la MFP a operatiunilor supuse prevederilor legii privind prevenirea si sanctionarea spalarii banilor

8.

ACTIVITATEA DE PRELUARE A BILANTURILOR Evaluarea conformitatii cu prevederile legale privind activitatea de preluare a bilanturilor -analiza metodologiei de verificare si centralizare a bilanturilor contabile anuale -modul de primire,verificare si centralizare a bilanturilor contabile anuale, a raportarilor contabile semestriale ale agentilor economici -aplicarea sanctiunilor contraventionale in situatia nedepunerii la termen a bilanturilor contabile anuale si raportarile semestriale -modul cum se asigura aplicarea in teritoriu a metodologiei privind intocmirea, verificarea si centralizarea bilanturilor contabile si raportarile semestriale -intocmirea raportului si a informarilor catre MFP pe baza centralizarii bilanturilor contabile si a raportarilor semestriale -modul de participare la actiuni de control si de asigurare a indrumarii metodologice cu privire la aplicarea reglementarilor din domeniul contabilitatii -stabilirea necesarului de formulare de raportare semestriala si anuala pe judet -modul de colaborare cu alte compartimente din cadrul DGFP -modul de infiintare a structurii de audit intern si de organizare a activitatii acesteia -existenta procedurilor de lucru si de control intern -modul cum se efectueaza supervizarrea de cattre seful structurii de audit in toate fazele auditului -modul de efectuare a planificarii activitatii de audit intern 13.06DGFP Compartim. 29.07. 2005 metodologie bilanturi AFP Bistrita Compart. bilanturi 01.01 200430.05. 2005 2 -

9.

Evaluarea activitatii de audit intern la Primaria Bistrita

-modul de organizare a structurii de audit intern -evaluarea functiei de supervizare a activitatii de audit -emiterea unei

Primaria municipiulu i Bistrita Serv. audit intern

13.06 20.07. 2005

01.01 200430.05. 2005

69

opinii fundamentate asupra gradului de functionalitate a activitatii de audit intern

-modul de respectare a metodologiei si procedurilor in derularea misiunilor de audit intern precum si a Codului de conduita etica a auditorilor interni -calitatea rapoartelor de audit -urmarirea implementarii recomandarilor formulate in rapoartele de audit -modul de efectuare a raportarilor catre UCAAPI.

10.

ACTIVITATEA A.F.P. BISTRITA Organizarea si desfasurarea activitatii privind controlul fiscal al persoanelor fizice -evaluarea aficientei si eficacitatii controlului intern -analiza modului de efectuare a verificarilor asupra pers.fizice privind stabilirea impozitelor si taxelor datorate -organizarea controlului intern in conformitate cu OG 119/1999, respectiv: reflectarea in documente scrise a tuturor operatiunilor structurii auditate -asigurarea aprobarii si efectuarii operatiunilor -separarea atributiunilor privind efectuarea de operatiuni intre persoane -asigurarea unei coordonari competente -existenta diagramei de circulatie a documentelor -analiza modului de indeplinire a programului de control -asigurarea cuprinderii in programul de control a persoanelor fizice autorizate,asociatii familiale si a persoanelor independente din zona de competenta --verificarea evidentei contabile a persoanelor fizice autorizate -stabilirea diferentelor de impozite si taxe ca urmare a nerespectarii legislatiei fiscale -aplicarea de penalitati pentru nedepunerea declaratiilor in termenul stabilit -identificarea persoanelor ce desfasoara AFP municipiu Bistrita Serv. control fiscal persoane fizice 05.09 -11.10. 2005

01.01.2004 31.08. 2005

70

activitati clandestine -constatarea incalcarii legislatiei fiscale,aplicarea sanctiunilor -verificarea modului de aducere la indeplinire a masurilor dispuse prin actele de control intocmite -verificarea respectarii obiectului de activitate conform autorizatiei de functionare -organizarea privind evidenta,clasarea, indosarierea in conditii de siguranta a actelor de control

11.

Evaluarea activitatii privind depunerea,ana liza deconturilor cu sume negative de TVA cu optiune de rambursare si modul de solutionare a acestora

-modul de depunere a deconturilor de TVA -modul de respectare a fluxurilor operatiunilor privind analiza de risc a rambursarilor de TVA -fluxul operatiunilor legate de rambursare in cadrul serv. de colectare

-modul de inregistrare in evidenta pe platitor a deconturilor cu sume negative cu optiune de rambursare -modul de transmitere a deconturilor la compartim . de analiza -inregistrarea deconturilor in evidenta speciala -modul de efectuare a analizei de risc -solutionarea solicitarii de rambursare in termenul legal -modul de completare a fisei de analiza de risc -transmiterea dosarului solicitarii la serv. de control fiscal -modul cum se transmit deciziile de rambursare la serv. colectare in vederea compensarii si /sau rambursarii -modul de intocmire a notei de compensare/rambursare de catre serv. colectare -modul de transmitere in termen a notei la trezorerie -transmiterea dosarului solicitarii compart. de gestionare a dosarului fiscal pentru

AFP municipiu Bistrita Compart.anali za deconturi cu sume negative de TVA cu optiune de rambursare Birou gestiune registru contribuabili si declaratii fiscale pers. juridice Serv.colectare exexecutare silita pers. juridice

05.09.21.10. 2005

01.01 2004 31.08 2004

71

12.

arhivare si instiintarea contribuabilului despre modul de solutionare ACTIVITATEA DE CONTROL FISCAL Organizarea si analiza modului -verificarea angajamentelor si creantelor desfasurarea cum se efectueaza interne si externe ale statului activitatii serv verificarea -verificarea angajamentelor si derularea Control al modului de imprumuturilor externe garantate de stat la gestionarii si administrare si regii autonome,societati si companii administrarii gestionare a nationale si alte persoane juridice partimoniului mijloacelor -modul de urmarire a rambursarii public si privat materiale si imprumuturilor externe garantate, al statului. financiare ale -modul de verificare a respectarii regiilor prevederilor legale referitoare la constituirea autonome,societati si companii nationale,institutii publice si utilizarea fondurilor speciale si a subventiilor -modul cum se verifica respectarea reglementarilor financiar valutare si bugetare -modul de stabilire in sarcina regiilor autonome, companiilor si societatilor nationale a diferentelor de impozite si taxe si calcularea dobinzilor si penalitatilor de intirziere -modul de vrificare a utilizarii fondurilor acordate de stat pentru realizarea de investitii de interes general si a altor activitati economice -modul de informare a conducerii activitatii de control fiscal privind actiunile de control desfasurate

Serv. de control al gestionarii si administrarii patrimoniului public si privat al statului

12.10.08.11 2005

01.012004 30.09 2005

13.

AUDITAREA FUNCTIEI IT

72

Operarea sistemului informatic

-calitatea si nivelul controlului intern -analiza procedurii privind sistemul informatic implementarea aplicatiilor specifice fiecarei activitati desfasurate in cadrul DGFP

organizarea controlului intern in conformitate cu prevederile legale in sensul exercitarii efective a acestuia si a existenteinprocedurilor formalizate -asigurarea aprobarii si efectuarii operatiunilor, segregarea atributiunilor salariatilor prin fisa postului, asigurarea unei coordonari competente -implementarea la nivelul DGFP si a unitatilor subordonate a Proiectului director de informatizare a MFP -instalarea software-ului de baza si aplicativ pe servere si statii de lucru -implementarea normelor si normativelor specifice domeniului IT pentru sistemul financiar fiscal

DGFP Serv.tehnologi a informatiei AFP Bistrita Serv. tehnolgia informatiei

24.109.12. 2005

01.01. 200430.09 2005

73

-implementarea unitara la nivelul tuturor structurilor din DGFP a programului informatizat de evidenta pe platitor -modul de colasborare cu celelalte compartimente functionale din cadrul institutiei si cu serviciile de specialitate din MFP -modul de efectuare a cursurilor ,instructajelor pentru insusirea elementelor specifice utilizarii instrumentelor informatice puse la dispozitie -modul de asigurare a administrarii la nivelul AFP Bistrita a bazelor de date pe servere -coordonarea metodologica si tehnica a personalului de specialitate -modul de rezolvare a sesizarilor legate de exploatarea produselor informatice

74

MINISTERUL FINANTELOR PUBLICE DGFP BISTRITA- NASAUD BI ROUL AUDIT PUBLIC INTERN Nr. 24737/26.11.2004 PROIECTUL PLANULUI STRATEGIC DE AUDIT PUBLIC INTERN PE ANII 2005-2007
Nr. Crt. DOMENIUL MISIUNII DE AUDIT OBIECTIVELE MISIUNII DE AUDIT IDENTIFICAREA/DESCRIEREA OBIECTELOR AUDITABILE SUPUSE AUDITULUI PUBLIC INTERN IDENTIFICAREA ENTITATII SAU A STRUCT. ORGANIZATORICE LA CARE SE VA DESFASURA MISIUNIEA DE AUDIT PUBLIC INTERN DURA-TA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN PERIOADA SUPUSA AUDITARII NR. AUDITORI PROPRII ANTRENATI IN MISIUNEA DE AUDIT

Aprobat, Director ex ecutiv

ELEMENTE CE PRESUPUN UTILIZAREA UNOR CUNOSTINTE DE SPECIALITATE

NR. SPECIALISTI CU CARE URMEAZA SA SE INCHEIE CONTRACTE EXTERNE DE SERVICII DE EXPERTIZA

OBS.

ANUL 2005
1.

Oganizarea si desfasurarea activitatii serviciului Administrativ, arhiva si gestionare a formularelor

evaluarea controlului intern -organizarea activitatii de secretariat si registratura -organizarea activitatii de gstionare a formularelor -exploatarea eficienta a parcului auto

-existenta procedurilor de lucru scrise si aprobate -existenta diagramei de circulatie a documentelor -modul de declarare in proceduri a responsabilitatilor -concordanta atributiunilor stabilite prin fisa postului cu cele din ROF si cele exercitate efectiv -asigurarea aprobarii si efectuarii operatiunilor de catre persoanele special imputernicite in acest sens -actualizarea permanenta a procedurilor -modul de exercitare faptica a controlului asupra activitatii desfasurate

DGFP Serv. Administrativ, arhiva si de gestionare a formularelor.

10.0116.02. 2005

10.01.31.12. 2004

75

-verificarea modului de primire, inregistrare si predare a corespondentei ,precum si expedierea acesteia la destinatari -modul cum se saigura dactilografierea lucrarilor elaborate de salariatii directiei -modul cum se saigura multiplicarea actelor normative ce privesc activitatea directiei -modul de organizare a activitatii de valorificaresi/sau scoatere din folosinta a bunurilor din dotarea DGFP -modul de pastrare a documentelor in arhiva institutiei -analiza modului de efectuare a propunerilor pentru planul de aprovizionare cu materiale de intretinere si inventar gospodaresc si gestionarea acestora. -examinarea modului de primire a notelor de comanda privind documentele specifice cu regim special utilizate de biroul Autorizatii -primirea documentelor fiscale speciale de la CNIN, inregistrarea lor in gestiune si distribuirea lor agentilor economici -modul de stabilire a necesarului formularelor tipizate -modul de evidentiere a formularelor tipizate cu regim special -modul de asigurare a permanentei la magaziile de materiale in caz de concediu a referentului care le gestioneaza -modul de efectuare a reviziilor periodice si reparatiile necesare parcului auto -modul de conducere a evidentei consumurilor de carburanti, lubrefianti si piese de schimb -modul de calcul al foilor de parcurs

76

ACTIVITATEA DE CONTABILITATE A CREANTELOR BUGETARE

2. Evaluarea conformitatii cu prevederile legale a modului privind organizarea si conducerea contabilitatii operatiunilor privind constatarea si incasarea veniturilor bugetare.

-evaluarea controlului intern -analiza modului de conducere a contabilitatii pe categorii de venituri bugetare -examinarea modului de conducere a contabilitatii analitice

-organizarea controlului intern conform prevederilor OG 119/1999,vizind proceduri scrise, asigurarea aprobarii si efectuarii operatiunilor -separarea atibutiunilor salariatilor prin fisa postului -concordanta dintre atributiunile cuprinse in fisa post cu cele din ROF si cele exercitate efectiv -existenta diagramei de circulatie a documentelor -conducerea pe categorii de venituri a contabilitatii veniturilor bugetare potrivit anexelor la Clasificarea indicatorilor privind finantele publice. -modul de conducere a contabilitatii operatiunilor privind constatarea si incasarea veniturilor bugetului de stat -modul de organizare si conducere a contabilitaii analitice pe fiecare contribuabil si pe categorii de venituri -modul de indeplinire a balantelor lunare de verificare sintetice pentru conturile in care se inregistreaza operatiunile privind constatarea si incasarea veniturilor bugetare -modul de colaborare cu alte compartimente de specialitate din cadrul DGFP

DGFP

Compartime 2005 nt de contabilitate a creantelor bugetare.

10.0125.02

01.0131.12. 2004

3.

ACTIVITATEA DE TREZORERIE SI CONTABILITATE PUBLICA

77

Auditul de regularitate privind activitatea de buget si contabilitate publica

-evaluarea eficientei si eficacitatii controlului intern -evaluarea conformitatii cu prevederile legale privind organizarea si coordonarea activitatii de elaborare a proiectelor bugetare de catre ordonatorii de credite

-modul de comunicare a limitelor sumelor defalcate din unele venituri ale bugetului de stat transmise de MFP in vederea elaborarii de catre ordonatorii principali de credite a proiectelor bugetelor locale -analiza modului de transmitere la MFP a propunerilor ordonatorilor principali de credite ai bugetelor locale centralizate pe ansamblul judetului privind repartizarea pe trimestre a sumelor defalcate din unele venituri ale bugetului de stat -modul de asigurare a centralizarii bugetelor rectificate de catre consiliile locale si judetene pe parcursul exercitiului bugetar -modul de verificare si centralizare de la toate institutiile publice din judet a informatiilor privind realizarea numarului de salariati si a fondului de salarii aferent la termenele prevazute. -modul in care se verifica si avizeaza cererile de deschidere de credite bugetare solicitate de catre ordonatorii principali de credite

Compartime 17.02- 01.01nt Buget si 28.03 31.12. 2004 contabilitate publica

-modul de verificare a notelor justificative depuse de ordonatorii principali de credite

4. ACTIVITATEA DE ELABORARE SI IMPLEMENTARE A PROCEDURILOR SCRISE LA NIVELUL DGFP

78

Auditarea procesului de elaborare, aprobare si implementare a procedurilor scrise privind activitatea desfasurata de catre DGFP

5.

-evaluarea -existenta procedurilor de lucru scrise si sistemelor de aprobate conducere si de -asigurarea ca procedurile sunt clare, concise control intern si aduse la cunostinta celor interesati examinarea -existenta diagramei de circulatie a existentei documentelor la nivelul tuturor directiilor din procedurilor scrise cadrul DGFP -asigurarea -modul de declarare in proceduri a aprobarii si responsabilitatilor si delegarea competentelor efectuarii -modul in care procedurile asigura separarea operatiunilor sarcinilor -evaluarea -asigurarea aprobarii si efectuarii controlului intern operatiunilor de catre persoanele special -emiterea unei imputernicite in acest sens opinii -actualizarea permanenta a procedurilor fundamentate -modul de exercitare faptica a controalelor asupra gradului de asupra activitatii desfasurate implementare a procedurilor scrise la nivelul DGFP ACTIVITATEA DE TREZORERIE SI CONTABILITATE PUBLICA

Activitatea de
Trezorerie si contabilitate publica AMAVS Activitatea controlului fiscal

28.0215.04 2005

01.01. 200428.02 .2005

79

Organizarea si desfasurarea activitatii privind indrumarea si verificarea activitatii trezoreriilor locale

--analiza modului de indrumare si verificare a activitatii trezoreriilor locale

-modul de verificare a documentelor privind operatiunile de incasari si plati in numerar de catre trezoreriile locale -urmarirea verificarii efectuate de trezoreriile locale privind cheltuielile,deschiderea creditelor bugetare -modul de urmarire a legalitatii constituirii fondurilor ,respectarea destinatiei acestora si utilizarea lor -modul de analiza a functionarii sistemului informational al trezoreriei statului -urmarirea incadrarii in plafonul de casa aprobat de BNR - modul de efectuare a indrumarilor metodologice a trezoreriilor locale -modul de intocmire a raportarilor periodice la MFP

29.03Serv Indrumarea 04.05. 2005 si verificarea activitatii trezoreriilor locale

01.01. 200428.02. 2005

80

6 ACTIVITATEA TREZORERIILOR LOCALE . Evaluarea -evaluarea -organizarea controlului intern conform functiei de controlului intern prevederilor OG 119/1999 vizind procedurile control -analiza modului de scrise,asigurarea aprobarii si efectuarii aTrezoreriei exercitare a operatiunilor statului privind controlului privind -segregarea sarcinilor salariatilor utilizarea respectarea -existenta diagramei de circulatie a creditelor incadrarii documentelor bugetare de plafonului in limita -modul cum se exercita controlul asupra catre institutiile creditelor bugetare documentelor de plati prezentate de publice aprobate ordonatorii de credite -urmarirea incadrarii platilor in limita creditelor bugetare repartizate pe subdiviziunile clasificatiei bugetare -modul de verificare a documentelor justificative si deschiderea pe seama ordonatorilor de credite a conturilor de cheltuieli si de disponibilitati -modul de verificare a a documentelor privind repartizarea creditelor din bugetul de stat, bugetul asigurarilor sociale de stat si bugetele locale -modul in care se conduce evidenta analitica a conturilor de cheltuieli si disponibilitati -stabilirea plafoanelor de casa pe institutii si intocmirea graficului lunar de plati in numerar
7.

A.F.P.Bistrita Serv.verificare si decontarea cheltuielilor publice AFP SingeorzBai Birou trezorerie si contabilitate publica AFP Nasaud Serv trezorerie si contabilitate publica AFP Beclean Serv.trezorerie si contabilitate publica

18.0410.06. 2005

01.01. 200431.03. 2005

ACTIVITATEA DE TREZORERIE SI CONTABILITATE PUBLICA

81

Auditul de regularitate privind modul de urmarire a activitatii de vinzare si gestiune a titlurilor de stat si certificate de trezorerie

-analiza modului de organizare a operatiunilor privind vinzarea certificatelor de trezorerie -examinarea modului de supraveghere a activitatii de vinzare a certificatelor de trezorerie -verificarea modului de raportare a activitatii desfasurate.

--modul in care se asigura instruirea personalului trezoreriei in legatura cu operatiunile cu privire la completarea, verificarea si gestionarea certificatelor de trezorerie -modul de supraveghere a activitatii de vinzare a certificatelor de trezorerie pentru populatie precum si modul de incasare a contravalorii acestora, rascumpararea,calculul si plata dobinzilor -modul de verificare a operatiunilor de transformare in depozite a certificatelor de trezorerie pentru populatie -modul de elaborare a rapoartelor cu privire la derularea operatiunilor legate de emisiunea si rascumpararea certificatelor -modul de raporatare la MFP a operatiunilor supuse prevederilor legii privind prevenirea si sanctionarea spalarii banilor

05.05.Compart. 10.06. Urmarirea 2005 activitatii de vinzare si gestiune a titlurilor de stat si certificate de trezorerie

01.01. 200430.04. 2005

8.

ACTIVITATEA DE PRELUARE A BILANTURILOR

82

Evaluarea conformitatii cu prevederile legale privind activitatea de preluare a bilanturilor

-analiza metodologiei de verificare si centralizare a bilanturilor contabile anuale

-modul de primire,verificare si centralizare a bilanturilor contabile anuale, a raportarilor contabile semestriale ale agentilor economici -aplicarea sanctiunilor contraventionale in situatia nedepunerii la termen a bilanturilor contabile anuale si raportarile semestriale -modul cum se asigura aplicarea in teritoriu a metodologiei privind intocmirea, verificarea si centralizarea bilanturilor contabile si raportarile semestriale -intocmirea raportului si a informarilor catre MFP pe baza centralizarii bilanturilor contabile si a raportarilor semestriale -modul de participare la actiuni de control si de asigurare a indrumarii metodologice cu privire la aplicarea reglementarilor din domeniul contabilitatii -stabilirea necesarului de formulare de raportare semestriala si anuala pe judet -modul de colaborare cu alte compartimente din cadrul DGFP

13.06DGFP Compartim. 29.07. 2005 metodologie bilanturi AFP Bistrita Compart. bilanturi

01.01 200430.05. 2005

83

9.

Evaluarea activitatii de audit intern la Primaria Bistrita

-modul de organizare a structurii de audit intern -evaluarea functiei de supervizare a activitatii de audit -emiterea unei opinii fundamentate asupra gradului de functionalitate a activitatii de audit intern

-modul de infiintare a structurii de audit intern si de organizare a activitatii acesteia -existenta procedurilor de lucru si de control intern -modul cum se efectueaza supervizarrea de cattre seful structurii de audit in toate fazele auditului -modul de efectuare a planificarii activitatii de audit intern -modul de respectare a metodologiei si procedurilor in derularea misiunilor de audit intern precum si a Codului de conduita etica a auditorilor interni -calitatea rapoartelor de audit -urmarirea implementarii recomandarilor formulate in rapoartele de audit -modul de efectuare a raportarilor catre UCAAPI.

13.06 Primaria municipiului 20.07. 2005 Bistrita Serv. audit intern

01.01 200430.05. 2005

10. ACTIVITATEA A.F.P. BISTRITA

84

Organizarea si desfasurarea activitatii privind controlul fiscal al persoanelor fizice

-evaluarea aficientei si eficacitatii controlului intern -analiza modului de efectuare a verificarilor asupra pers.fizice privind stabilirea impozitelor si taxelor datorate

-organizarea controlului intern in conformitate cu OG 119/1999, respectiv: reflectarea in documente scrise a tuturor operatiunilor structurii auditate -asigurarea aprobarii si efectuarii operatiunilor -separarea atributiunilor privind efectuarea de operatiuni intre persoane -asigurarea unei coordonari competente -existenta diagramei de circulatie a documentelor -analiza modului de indeplinire a programului de control -asigurarea cuprinderii in programul de control a persoanelor fizice autorizate,asociatii familiale si a persoanelor independente din zona de competenta --verificarea evidentei contabile a persoanelor fizice autorizate -stabilirea diferentelor de impozite si taxe ca urmare a nerespectarii legislatiei fiscale -aplicarea de penalitati pentru nedepunerea declaratiilor in termenul stabilit -identificarea persoanelor ce desfasoara activitati clandestine -constatarea incalcarii legislatiei fiscale,aplicarea sanctiunilor -verificarea modului de aducere la indeplinire a masurilor dispuse prin actele de control intocmite -verificarea respectarii obiectului de activitate conform autorizatiei de functionare -organizarea privind evidenta,clasarea, indosarierea in conditii de siguranta a actelor de control

AFP municipiu Bistrita Serv. control fiscal persoane fizice

05.09 -11.10. 2005

01.01.2004 31.08. 2005

85

11. Evaluarea activitatii privind depunerea,anali za deconturilor cu sume negative de TVA cu optiune de rambursare si modul de solutionare a acestora

12.

-modul de inregistrare in evidenta pe platitor a deconturilor cu sume negative cu optiune de rambursare -modul de transmitere a deconturilor la compartim . de analiza -inregistrarea deconturilor in evidenta speciala -modul de efectuare a analizei de risc -solutionarea solicitarii de rambursare in termenul legal -modul de completare a fisei de analiza de risc -transmiterea dosarului solicitarii la serv. de control fiscal -modul cum se transmit deciziile de rambursare la serv. colectare in vederea compensarii si /sau rambursarii -modul de intocmire a notei de compensare/rambursare de catre serv. colectare -modul de transmitere in termen a notei la trezorerie -transmiterea dosarului solicitarii compart. de gestionare a dosarului fiscal pentru arhivare si instiintarea contribuabilului despre modul de solutionare ACTIVITATEA DE CONTROL FISCAL Organizarea si analiza modului -verificarea angajamentelor si creantelor desfasurarea cum se efectueaza interne si externe ale statului activitatii serv verificarea modului -verificarea angajamentelor si derularea Control al de administrare si imprumuturilor externe garantate de stat la gestionarii si gestionare a regii autonome,societati si companii nationale administrarii mijloacelor si alte persoane juridice partimoniului materiale si -modul de urmarire a rambursarii public si privat financiare ale imprumuturilor externe garantate, al statului. regiilor -modul de verificare a respectarii prevederilor legale referitoare la constituirea

-modul de depunere a deconturilor de TVA -modul de respectare a fluxurilor operatiunilor privind analiza de risc a rambursarilor de TVA -fluxul operatiunilor legate de rambursare in cadrul serv. de colectare

AFP municipiu 05.09.Bistrita 21.10. Compart.analiz 2005 a deconturi cu sume negative de TVA cu optiune de rambursare Birou gestiune registru contribuabili si declaratii fiscale pers. juridice Serv.colectare exexecutare silita pers. juridice

01.01 2004 31.08 2004

Serv. de control 12.10.al gestionarii si 08.11 administrarii 2005 patrimoniului public si privat al statului

01.012004 30.09 2005

86

autonome,socie-tati si companii nationale,institutii publice

si utilizarea fondurilor speciale si a subventiilor -modul cum se verifica respectarea reglementarilor financiar valutare si bugetare -modul de stabilire in sarcina regiilor autonome, companiilor si societatilor nationale a diferentelor de impozite si taxe si calcularea dobinzilor si penalitatilor de intirziere -modul de vrificare a utilizarii fondurilor acordate de stat pentru realizarea de investitii de interes general si a altor activitati economice -modul de informare a conducerii activitatii de control fiscal privind actiunile de control desfasurate

87

13

Operarea sistemului informatic

calitatea si nivelul controlului intern -analiza procedurii privind sistemul informatic

-implementarea aplicatiilor specifice fiecarei activitati desfasurate in cadrul DGFP

organizarea controlului intern in conformitate cu prevederile legale in sensul exercitarii efective a acestuia si a existenteinprocedurilor formalizate -asigurarea aprobarii si efectuarii operatiunilor, segregarea atributiunilor salariatilor prin fisa postului, asigurarea unei coordonari competente -implementarea la nivelul DGFP si a unitatilor subordonate a Proiectului director de informatizare a MFP -instalarea software-ului de baza si aplicativ pe servere si statii de lucru -implementarea normelor si normativelor specifice domeniului IT pentru sistemul financiar fiscal implementarea unitara la nivelul tuturor structurilor din DGFP a programului informatizat de evidenta pe platitor -modul de colaborare cu celelalte compartimente functionale din cadrul institutiei si cu serviciile de specialitate din MFP -modul de efectuare a cursurilor ,instructajelor pentru insusirea elementelor specifice utilizarii instrumentelor informatice puse la dispozitie -modul de asigurare a administrarii la nivelul AFP Bistrita a bazelor de date pe servere -coordonarea metodologica si tehnica a personalului de specialitate -modul de rezolvare a sesizarilor legate de exploatarea produselor informatice

DGFP 24.10Serv.tehnologia 9.12. informatiei 2005 AFP Bistrita Serv. tehnolgia informatiei

01.01. 200430.09 2005

88

14

Evaluarea activitatii privind programarea, coordonarea, sinteza si indrumarea activitatii de control fiscal -Evaluarea modului de efectuare a controlului fiscal la mari contribuabili

-evaluarea eficientei si eficacitatii controalelor interne -modul de urmarire a indeplinirii programelor de activitate de catre personalul activitatii de control fiscal din aparatul propriu si cel de control fiscal persoane fizice ale unitatilor fiscale teritoriale -modul de verificarea contribuabililor in ce priveste respectarea dispozitiilor de organizare si desfasurare a activitatilor economice producatoare de venituri impozabile sau pentru identificarea bunurilor sau surselor impozabile verificarea privind ramb. de TVA

existenta procedurilor de lucru scrise si aprobate -existenta diagramei de circulatie a documentelor -modul de declarare in proceduri a responsabilitatilor -modul de exercitare faptica a controlului asupra activitatilor desfasurate -modul de urmarire a stadiului executarii sarcinilor din programele trimestriale si lunare de activitate -modul de analiza si propunerile privind solutionarea solicitarilor altor institutii de a efectua unele verificari privind abateri de la legislatia fiscala modul de intocmire a rapoartelor periodice privind activitatea controlului fiscal -modul de indrumare a activitatii desfasurate de aparatul de control fiscal la persoane fizice si juridice -modul cum se verifica contribuabilii privind modul de respectare a prevederilor legislatiei contabile si fiscale. -modul de constatare a contraventiilor si modul de aplicare a amenzilor si penalitatilor prevazute de legislatia fiscala -modul de verificare a solicitarilor contribuabililor privind rambursarile de TVA -modul cum este organizata si condusa evidenta rezultatelor actiunilor de control si urmarirea modului de realizare la termen a masurilor stabilite prin actele de control

ACF ian-febr. Comp.programa 2006 re,coordonare,si nteza, ndrumare a activitatii de control fiscal Serv.control fiscal la marii contribuabili

an 2005

89

15. Organizarea si desfasurarea activitatii de control fiscal la pers. fizice din raza de activitate a AFP orasenesti

-evaluarea eficientei si eficacitatii controlului intern -analiza modului de efectuare a verificarilor asupra persoanelor fizice privind stabilirea impozitelor si taxelor datorate

-organizarea controlului intern in conformitate cu OG 119/1999, respectiv: reflectarea in documente scrise a tuturor operatiunilor structurii auditate -asigurarea aprobarii si efectuarii operatiunilor -separarea atributiunilor privind efectuarea de operatiuni intre persoane -asigurarea unei coordonari competente -analiza modului de indeplinire a programului de control -asigurarea cuprinderii in programul de control a persoanelor fizice autorizate, asociatii familiale si a persoanelor independente din zona de competenta -stabilirea diferentelor de impozite si taxe ca urmare a nerespectarii legislatiei fiscale -aplicarea de penalitati pentru nedepunerea declaratiilor in termenul stabilit -identificarea persoanelor ce desfasoara activitati clandestine -verificarea modului de aducere la indeplinire a masurilor dispuse prin actele de control

AFP Nasaud AFP Beclean AFP SingeorzBai Compart.control fiscal persoane fizice

ian-febr. 2006

an 2005

16

Evaluarea -modul de activitatii reprezentare a functiei juridice DGFP si a MFP in instantele judecatoresti -modul de conducere a evidentelor cauzelor in care statul reprezentat prin MFP este parte civila

-modul cum este reprezentata DGFP in instantele judecatoresti -intocmirea actelor procedurale necesare apararii intereselor DGFP si MFPin vederea depunerii in fata instantelor -exercitarea cailor de atac ordinare si extraordinare pentru indreptarea hotaririlor netemeinice si nelegale pronuntate de instantele judecatoresti -modul de evidentiere a cauzelor in care DGFP, MFP este parte -intocmirea lucrarilor de sinteza si a rapoartelor privind activitatea proprie

DGFP febr.Biroul juridic martie AFP Bistrita 2006 Compart. juridic

an 2005 an 2006 pina la zi

90

17

Organizarea si desfasurarea activitatii privind administrarea conturilor agentilor economici.

-evaluarea activitatii in ce priveste modul de deschidere a conturilor pe seama agentilor economci, a exercitarii controlului asupra documentelor de plati ale agentilor economici

-verificarea documentelor prezentate si modul de deschidere a conturilor -modul cum se exercita controlul asupra documentelor de plati prezentate de agentii economici -respectarea incadrarii platilor in limitele disponibilitatilor aflate in cont -urmarirea executarii creantelor bugetare in conformitate cu legislatia in vigoare prin infiintarea de popriri asupra disponibilitatilor agentilor economici indosarierea si arhivarea documentelor

AFP Bistrita TrezorerieCompartim. administrarea conturilor agentilor economici

febr.martie 2006

an 2005 an 2006 pina la zi

18

Modul de organizare si desfasurare a activitatii privind ajutorul de stat, a practicilor neloiale si preturilor reglementate

evaluarea sistemelor de control intern -evaluarea activitatii privind ajutorul de stat, a acelei privind combaterea concurentei neloiale si a regimului preturilor si tarifelor reglementate

existenta procedurilor de lucru scrise si aprobate -existenta diagramei de circulatie a documentelor -modul de declarare in proceduri a responsabilitatilor -modul de exercitare faptica a controlului asupra activitatii desfasurate -procedura de monitorizare a ajutoarelor de stat -modul de acordare a sprijinului de catre DGFP din resursele de stat -scheme de ajutor de stat si ajutor individual -monitorizarea ajutoarelor de stat in sensul verificarii respectarii actelor normative si a deciziilor de autorizare emise de catre Consiliul Concurentei -procedura de raportare catre Oficiul concurentei a ajutoarelor de stat -modul de constatare a contraventiilor privind concurenta neloiala, stabilire si aplicarea sanctiunilor

DGFP martComp.Ajutor de aprilie stat,practici 2006 neloiale si preturi reglementate

an 2005 an 2006 pina la zi

91

-urmarirea practicarii de catre producatori, prestatori si importatori a altor preturi sau tarife decit cele avizate 19 20 Evaluarea procesului de evidenta, colectare si executare silita a creantelor bugetare a ag. economici din raza de activitate a AFP comunale -stabilirea sarcinilor pe salariati modul de indeplinire a prevederilor legale privind evidenta, colectarea si gestionarea veniturilor bugetului de stat de pe raza teritoriala de activitate -modul de efectuare a inspectiilor la ordonatorii principali de credite ai bugetelor locale si la compartimentele din structura organizatorica a DGFP -modul de implementare a procedurilor scrise si aprobate -urmarirea si colectarea obligatiilor fiscale la persoanele juridice -executarea silita in conformitate cu prevederile legale -modul de efectuare a raportarilor periodice -modul de colaborare cu alte structuri organizatorice din cadrul DGFP AFP Ilva Mica AFP Lechinta AFP PrunduBirgaului AFP Uriu apriliemai 2006 an 2005 an 2006 pina la zi 5

21

Evaluarea functiei de control a Compartim. inspectie de la nivelul DGFP

22

-solutionarea in termenele legale a contestatiilor formulate impotriva proceselor verbale Auditul privind ale inspectiilor -modul cum se asigura si raspunde de modul de -intocmirea de incadrarea in prevederile legale a deciziilor solutionare a raportari periodice pronuntate cu ocazia solutionarii contestatiilor contestatiilor -modul de intocmire a informarilor cu privire pentru inspectii la activitatea de solutionare a contestatiilor -modul cum se conduce evidenta stabilita pentru contestatii -intocmirea raportului anual cu privire la activitatea compartimentului 92

-efectuarea inspectiilor ca urmare a sesizarilor, DGFP autosesizarilor Compart. -modul de incheiere a actelor de inspectie si a inspectie raportului de prezentare a rezultatelor inspectiei -colaborarea cu compart. Contestatii pentru solutionarea in termen contestatiilor -modul cum se asigura valorificarea actelor de inspectie -modul de efectuare a sistemului de raportare

iunie 2006

an 2005 an 2006 pina la zi

DGFP Compart. Solutionare contestatii pentru inspectii

iunie 2006

an 2005 an 2006 pina la zi

23

Desfasurarea activitatii privind autorizatiile

evaluarea activitatii de autorizare si supraveghere -evaluarea activitatii privind eliberarea avizelor pentru spatii rezervate jocurilor de noroc -modul de desfasurare a activit . privind casele de marcat

-indeplinirea atributiilor ce decurg din aplicarea AMAVS iulie regimului de supraveghere fiscala a productiei Birou autorizatii 2006 ,importului si circulatiei produselor supuse accizelor -modul de urmarire a tuturor producatorilor de alcool,bauturi alcoolice -intocmirea documentelor privind vinzarea si cumpararea alcoolului de catre stat -centralizarea declaratiilor date de producatorii de alcool si bauturi alcoolice naturale in legatura cu capacitatile de productie -verificarea documentatiei privind eliberarea avizelor de functionare pentru spatiile rezervate jocurilor de noroc colaborarea cu organele MI in vederea identificarii cazurilor de agenti ec. neautorizati ce desfasoara ilegal activitati de jocuri de noroc. -evidenta in registru special a numerelor de ordine pentru aparatele de marcat electronice fiscale -modul cum este organizata la nivel de judet activitatea de asistenta, informare si educare in domeniul fiscal al contribuabililor pers. fizice si juridice -modul de informare a MFP in legatura cu modul de desfasurare a act. de asistenta si informare a contribuabililor si a masurilor intreprinse pe aceasta linie -modul cum se colaboreaza cu organele de control in domeniul aplicarii corecte a prevederilor legale -modul de monitorizare a intregii activitati de asistenta a contribuabililor din cadrul structurilor subordonate DGFP AMAVS Birou metodologie si asistenta contribuabili

an 2005 an 2006 pina la zi

24

Organizarea si desfasurarea activitatii de metodologie si asistenta contribuabili

-modul de organizare, conducere si coordonare la nivelul judetului a activitatii de asistenta si informare in domeniul fiscal a contribuabililor

iulie 2006

an 2005 an 2006 pina la zi

93

25

Organizarea si desfasurarea activitatii privind aplicarea conventiilor de evitare a dublei impuneri

-organizarea primirii declaratiilor anuale de impunere dela reprezentantele firmelor straine cu activitate in Romania -organizarea activitatii privind identificarea si verificarea persoanelorpentru care s-aq primit corespondenta de la autoritati competente din alte state cu care avem conventii incheiate -auditarea modului in care s-a efectuat indrumarea privind colectarea la unitatile fiscale si in special la AFP comunale a artibutiunilor cu privire la urmarirea si incasarea veniturilor statului

-modul de primire a cererilor de eliberare a certificatelor de rezidenta fiscala -valorificarea datelor primite de la autoritatile competente din tarile cu care exista incheiate conventii de evitare a dublei impuneri -verificarea datelor declarate de persoanele fizice rezidente si nerezidente privind imnpozitul platit in Romania -evidentierea in registru special a declaratiilor depuse de agentii economici -modul de coordonare a compartimentelor similare din cadrul AFP Bistita -modul de primire a certificatelor de rezidenta fiscala si a certificatelor privind atestarea impozitelor platite de catre nerezidenti in Romania pentru pers. fizice si juridice

AMAVS sept.Comp.de aplicare oct. a conventiilor 2006 privind evitarea dublei impuneri

an 2005 an 2006 pina la zi

26

Evaluarea activitatii de indrumare privind colectarea veniturilor

AMAVS -organizarea si indrumarea in teritoriu a Birou indrumare septactivitatii de executare silita colectare venituri oct. -modul in care se indruma si coordoneaza 2006 activitatea de colectare a venitului bugetului de stat in cadrul structurilor subordonate -modul in care se efectueaza stingerea obligatiilor fiscale in conformitate cu prevederile legale

an 2005 an 2006 pina la zi

27

-modul de organizare a structurii de audit Evaluarea intern activitatii de -evaluarea functiei audit intern la de supervizare a Primaria activitatii de audit Nasaud

-modul de infiintare a structurii de audit intern si de organizare a activitatii acesteia -existenta procedurilor de lucru si de control intern -modul cum se efectueaza supervizarea de catre seful structurii de audit in toate fazele auditului 94

Primaria Nasaud Compart. Audit intern

an 2005 an 2006 oct-. nov. pina la zi 2006

-emiterea unei opinii fundamentate asupra gradului de functionalitate a activitatii de audit intern

-modul de efectuare a planificarii activitatii de audit intern -modul de respectare a metodologiei si procedurilor in derularea misiunilor de audit precum si a codului de conduita etica a auditorilor interni -calitatea rapoartelor de audit -urmarirea implementarii recomandarilor formulate in rapoartele de audit -modul de efectuare a raportarilor -actualizarea periodica a bazelor de date privind evidenta contribuabililor pe baza datelor primite si a procedurilor privind gestionarea Registrului contribuabililor -modul de indeplinire a procedurilor de atribuire a codului de inregistrare fiscala si de emitere a certificatului de inregistrare fiscala -indrumarea activit. desfasurate de compart. corespondente din unitatile fiscale subordonate -realizarea de statistici privind numarul de platitori de impozit pe venit pe feluri, etc. -indeplinirea procedurilor de emitere a certificatului de inregistrare fiscala -primirea si verificarea documentelor de infiintare a societatilor comerciale,asociatii familiale,fundatii,etc. AMAVS Birou gestiune registru contribuabili si declaratii fiscale noi.-dec. an 2005 2006 an 2006 pina la zi 2

Auditatea activitatii de gestiune registru contribuabili si declaratii fiscale

-modul de gestionare a evidentei persoanelor la nivelul judetului -modul de administrare a registrului contribuabilului -organizarea activitatii de inregistrare fiscala si evidenta a platitorilor de obligatii fiscale -efectuarea onformarilor periodica catre MFP

95

29

Evaluarea activitatii desfa surate privind prelucrarea informatiilor la nivelul DGFP

-analiza si prelucrarea informatiilor -furnizarea de informatii prin mass-media -asigurarea monitorizarii informatiilor aparute pe canalele mass-media locale cu privire la activitatea si problematica MFP -participarea la actiuni organizate pentru dezbaterea legislatiei financiar-fiscale -stabilirea srelatiilor cu redactiile publicatiilor si posturilor massmedia -aplicarea legislatiei privind impoz. pe veniturile nerezidentilor si a conventiilor de evitare a dublei impuneri

-modul de centralizare a informatiilor si situatiilor statistice de la unitatile componente ale DGFP -intocmirea materialelor de sinteza necesare -furnizarea prin mass-media de informatii privind responsabilitati si consecinte ce revin contribuabililor pe linie fiscala -asigurara monitorizarii de informatii aparute pe canalele mass media locale cu privire la activitatea DGFP. -modul de elaborare si supunere spre aprobare directorului executiv, a raspunsurilor la articolele din presa locala

DGFP Comp. de presa

ian- febr. an 2006 2007

30

Evaluarea activitatii privind relatiile publice la nivelul DGFP

-organizarea de seminarii,simpozioane pentru DGFP clarificarea si transmiterea de informatii utile Comp. de relatii privind schimbari legislative publice -modul de colaborare cu subunitatile, directiile si compartimentele din cadrul DGFP -participarea la conferintele de presa organizate de alte institutii locale ale statului -asigurarea accesului jurnalistilor la realizarea unor interviuri cu pers. abilitate in acest sens

ianfebr. 2007

an 2006

31

Organizarea si desfasurarea activitatii privind aplicarea aordurilor fiscale internationa le

-eliberarea formularisticii privind aplicarea conventiilor de evitare a dublei impuneri -modulcum se raspunde la solicitarile MFP pentr realizarea schimbului de informatii cu autoritatile competente din tarile cu care Romania a incheiat acorduri -modul de indeplinire a atributiilor pe linia aplicarii impoz. pe venitul pers.fizice straine ce realizeaza venituri in strainatate

martieAFP Bistrita aprilie Compart. aplicare 2007 acorduri fiscale internationale

an 2006 an 2007 pina la zi

96

32

-asigurarea asistentei contribuabililor pers. juridice si fizice -colaborarea cu serviciile din cadrul AFP si DGFP pentru a analiza si imbunatatii proiectele si materialelr informative elaborate de MFP -examinarea 33. Organizarea modului de activitatii administrare a privind cheltuielilor administrarea publice su aspectul cheltuielilor conformitatii cu publice sub principiile, regulile aspectul si normele conformitatii aplicabile cu principiile, regulile si normele aplicabile Audit de -examinarea 34 regularitate modului de privind administrare a executia cheltuielilor sub bugetului de aspectul venituri si conformitatii cu cheltuieli al principiile, regulile trezoreriei si normele statului aplicabile

Organizarea activitatii de asistenta conrtibuabili pers. fizice si juridice

-asigurarea informarii si educarii contribuabililor prin elaborarea de ghiduri , brosuri si pliante -publicarea comunicatelor de presa si a articolelor in cotidianele locale in vederea informarii populatiei asupra aspectelor de larg interes privind reglementarile fiscale -modul de participare la organizarea campaniilor de informare a contribuabililor -aplicarea de programe de asistenta a contribuabililor elaborate de MFP -monitorizarea si evaluarea activitatii de asistenta si educare a contribuabililor in vederea informarii informarii periodice a DGFP.

AFP Bistrita Comp.asistenta contribuabili pers. juridice Birou asistenta contribuabili pers. fizice

martaprilie 2007

an 2006 an 2007 pina la zi

-executia de casa a bugetului aparatului propriu -respectarea limitelor creditelor bugetare deschise -incheierea si derularea contractelor de achizitie publica -exercitarea vizei CFP propriu -elaborarea darilor de seama contabile.

DGFP Serv. Financiarcontabilitate, investiti si buget propriu

apriliemai 2007

an 2006 an 2007 pina la zi

-executia de casa a bugetului trezoreriei statului -respectarea limitelor creditelor bugetare deschise -respectarea destinatiei creditelor bugetare -elaborarea bilantului trezoreriei -exercitarea CFP propriu asupra operatiunilor specifice -modulde efectuare a heltuielilor din bugetul trezoreriei.

Activitatea aprilietrezorerie si mai contabilitate 2007 publica Serv. administrarea si contabilitatea contului curent al trezoreriei

an 2006 an 2007 pina la zi

97

35

Evaluarea activitatii de audit desfasurata in cadrul Primariei Singeorz-Bai

-modul de organizare a structurii de audit intern -evaluarea functiei de supervizare a activit de audit -emiterea unei opinii fundamentate asupra gradului de functionalitate a activitatii de audit

-modul de infiintare a structurii de audit intern Primaria oras si de organizare a activitatii acesteia Singeorz- Bai -existenta procedurilor de lucru si de control Comp.audit intern intern -modul cum se efectueaza supervizarea de catre seful structurii de audit in toate fazele auditului -modul de efectuare a planificarii activitatii de audit intern -modul de respectare a metodologiei si procedurilor in derularrea misiunilor de audit intern precum si a codului de conduita etica a auditorilor interni -calitatea rapoartelor de audit -urmarirea implementarii recomandarilor formulate in rapoartele de audit -modul de efectuare a raportarilor -organizarea controlului intern cf. preved. art 3 si 4 din OG 119/1999 -organizarea act. de evidenta analitica pe platitori pers. juridice -organiz.evidentei debitorilor restanti invederea urmaririi si executarii silite -modul de operare in evidenta sintetica si analitica a borderourilor de debite si scaderi -organizarea si desfasurarea act. de executare silita

maiiunie 2007

an 2006 an 2007 pina la zi

36

Modul de colectare si incasare a creantelor fiscale datorate de pers .juridice

-evaluarea eficientei controalelor interne -analizaodului de evidenta, colectare si executare silita a creantelor bugetatre cf. prevederilor legale -evaluarea eficientei si eficacitatii controalelor interne -analiza modului de evidenta , colectare si executare silita a creantelor fiscale cf. prevederilor legale

AFP Bistrita mai Serv.colectare iunie executare silita pers 2007 juridice

an 2006 an 2007 pina la zi

37

Modul de colectare si incasare a creantelor fiscale datorate de pers. fizice

-organizarea controlului intern in conformitate cu prevederile legale -organizarea act. de evidenta analitica pe platitori pers. fizice -organizarea si desfasurarea act.agentilor fiscali -intocmirea dosarelor de executare -aplicarea masurilor de executare silita -

AFP Bistrita Serv. colecate,executare silita pers.fizice

iunieiulie 2007

an 2006 an 2007 pina la zi

98

38

Modul de gestionare a cazierului fiscal

-evaluarea controlului intern -gestionarea informatiilor de catre administrator si utilizatori -analiza politicilor de parole,salvare etc.

-implementarea controlului intern in conformitate cu prevederile legale. -gestionarrea informatiilor bazelor locale -verificarea inscrierii faptelor in cazierul fiscal -urmarirea corectitudinii informatiei -eliberarea certificatului cazierului fiscal si rectificarea datelor -gestionarea parolei de catre utilizatorul cazierului fiscal -modul de conducere a evidentei veniturilor incasate pe surse cf..subdiviziunilor clasificatiei bugetare -intocmirea jurnalului privind incasarea veniturilor,inregistrarea in ordine cronologica a operatiunilor -verificarea documentelor privind compensarea intre unele impozite si taxe -verificarea documentelor privind restituiri de sume catre pers.fizice si juridice

AMAVS sept Cmpart. pentr 2007 gestionarrea cazierului fiscal

an 2006 an 2007 pina la zi

39.

Organizarea activitatii trezoreriilor locale

-analiza modului de incasare si evidenta a veniturilor -evaluarea conformitatii cu prevederile legale a operatiunilor din contabilitatea sintetica si analitica privind executia de casa a bugetului

AFP Bistrita Serv. incasarea si evidenta veniturilor bugatare Sev. contabilitatea trezoreriei statului

sept 2007

an 2006 an 2007 pina la zi

40.

Organizarea si desfasurarea activitatii trezoreriilor locale

-analiza modului de incasare si evidenta a veniturilor -verificarea si decontarea cheltuielilor publice -administrarea conturilor ag. economici

41

Evaliuarea ctivitatii privind contolul fiscal al pers. juridice

-modul de intocmire si ACF realizare a planului de Serv. de control oct-noi. control si de indeplinire -verificarea modului de respectare a prevederilor fiscal 2007 a tematicilor transmise legislatiei contabile si fiscale de MFP -verificarea documentelor si evidentelor contabile ale unitatilor controlate -constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor

-conducerea evidentei veniturilor incasate pe surse cf. subdiviziunilor clasificatiei bugetare -intocmirea jurnalului privind incasarea veniturilor, inregistrarea in ordine cronologica a operatiunilor -verificarea documentelor privind compensarea intre unele impozite si taxe -verificarea documentatiei privind restituiri de sume catre pers. fizice si juridice transmise de organele fiscale

AFP Singeorz- oct-noi. Bai 2007 Birou trezorerie si contabilitate publica AFP Beclean Serv trezorerie si contabilitate publica

an 2006 an 2007 pina la zi

an 2006 an 2007 pina la zi

99

de MFP -modul de intocmire si valorificare a actelor de control -modul de intocmire a actelor de control si a documentatiei privin rambursarile de TVA 42 Organizarea si desfasurarea activitatii compartimentulu i servicii interne -analiza implementarii la nivelul AFP orasenesti a proiectului director de informatizare a MFPPDMF -exploatarea sistemului de informatii la nivel de AFP oraseneasca

sanctiunilor -verificarea solicitarilor contribuabililor privind rambursarea de TVA -organizarea si conducerea evidentei rezultatelor actiunilor de control si urmarirea modului de realizare la termen a masurilor stabilite prin acte de control -predarea actelor de control la arhiva DGFP -modul de asigurare a administrarii la nivel de unitate a bazelor de date pe serverele situate in unitate -administrarea retelelor locale de calculatoare -asigurarea primului nivel de interventie de asistare a achipamentelor de calcul din unitate -oferirea de informatii DGFP-serv. tehnologia informatiei pentru estimarea necesarului de investitii in elemente de Hardware, software pentru structurile din subordinea DGFP

AFP Beclean AFP Nasaud AFP Singeorz-Bai Comp. servicii interne

-dec. 2007

an 2006 5 an 2007 pina la zi

100

FUNDAMENTAREA TIMPULUI DE MUNCA DISPONIBIL PENTRU ACTIVITATEA DE AUDIT PUBLIC INTERN INTR-UN ORIZONT DE TIMP DE 3 ANI (2005-2007)

Total zile calendaristice=1095 Duminici,simbete si sarbatori legale=324 zile Total zile lucratoare=771 Total timp de munca disponibil=771 zile x 6 oameni =4626 zile-om Timp de munca necesar pentru pregatirea profesionala=82 zile x 6 oameni = 492 zile-om Timp necesar pentru concedii de odihna= 450 zile/om Timp de munca sef birou = 771 zile-om 75 zile-om concediu odihna= 696 zile-om Timp de munca necesar pentru intocmirea tematicilor de audit ,a altor lucrari de analiza si sinteza si a misiunilor ad-hoc= 180 zile-om Timp de munca disponibil pentru efectuarea misiunilor de audit =4626 zile-om 492 zile-om-450 zile-om-696 zile-om-60 zile-om 180 zile-om=2808 zile-om Timp de munca necesar unei persoane pentru desfasurarea unei misiuni de audit(echipa de 2 auditori)=40 zile-om (10 zile preaudit + 20 zile interventia la fata locului + 5 zile centralizarea rezultatelor si intocmirea proiectului de raport + 4 zile reconcilierea si intocmirea raportului final de audit + 1 zi monitorizarea implementarii recomandarilor si intocmirea fisei de urmarire a acestora.) Timp de munca necesar unei persoane pentru desfasurarea unei misiuni de audit(echipa de 3 auditori)= 32 zile-om(10 zile preaudit +15 zile interventia la fata locului + 2 zile centralizarea rezultatelor si intocmirea proiectului de raport de audit + 4 zile reconcilierea si intocmirea raportului final de audit + 1 zi monitorizarea implementarii recomandarilor si intocmirea fisei de urmarire a acestora.) Timp de munca necesar unei echipe de 2 auditori pentru desfasurarea unei misiuni de audit= 40 zile-omx 2= 80 zile-om. Timp de munca necesar unei echipe de 3 auditori pentru desfasurarea unei misiuni de audit= 80 zile-om x 2/3= 53 zile-om. Numarul misiunilor de audit care se pot efectua in anii 2005-2007 in cadrul timpului de munca disponibil= 2808 zile-om: 80+53 = 42 misiuni. 2

101

CAPITOLUL 7.Concluzii Institutiile publice au, prin organizarea si functionarea compartimentelor de audit intern, un instrument util pe care il pot utiliza in vederea cresterii eficientei si economicitatii utilizarii resurselor puse la dispozitie de catre societate. Cadrul legal existent in prezent in Romania asigura exercitarea in conditii corespunzatoare a activitatii de audit intern.El stabileste regulile de organizare, obiectivele si modul de exercitare a auditului intern si de semenea anumite proceduri de valorificare a constatatrilor. Este evidenta existenta unei independente de natura organizatorica si functionala a auditului intern si din acest punct de vedere, el poate fi considerat ca fiind compatibil cu ceea ce exista in acest domeniu in alte tari din Europa.Depinde de modul in care managerii institutiilor publice precum si alte persoane implicate in procesul managerial vor sti sa utilizeze acest instrument in directia cresterii performantei utilizarii resurselor publice. Practica aplicarii reglementarilor legale referitoare la organizarea si desfasurarea activitatii de audit intern pune in evidenta uneori imperfectiuni si iregularitati, precum si necesitatea de a aduce unelecorecturi prevederilor legale existente in domeniu. Constatarile auditului extern care are ca una din atributiile principale pe aceea de a verifica organizarea si functionarea auditului intern, au scos in evidenta exemple de abateri de la reglementarile legale cum ar fi: -nu toate institutiile publice au organizat activitatea de audit intern, desi aveau obligatia legala sa o faca; -in unele situatii, chiar daca au fost organizate compartimente de audit intern, acestea nu sunt inca beneficiarele unui numar suficient de personal sau personaull incadrat nu are calificarea si experienta profesionala corespunzatoare; -auditul se exercita uneori deficitar, in sensul ca nu exista un program aprobat de organele competente;nu se auditeaza toate obiectivele prevazute; -recomandarile cuprinse in rapoartele de audit nu sunt insusite sau chiar daca sunt insusite cu ocazia prezentarii rapoartelor, ulterior nu sunt implementate. Abaterile constatate in practica functionarii auditului public intern, sunt de natura sa conduca la o serie de propuneri care vizeaza perfectionarea cadrului legislativ in scopul cresterii calitatii acestei activitati si implicit a performantei actului managerial in domeniul utilizarii resurselor publice: -completarea cadrului normativ cu prevederi care sa creasca responsabilitatea auditorilor interni in ce priveste planificarea activitatii de audit,exercitarea corespunzatoare cu respectarea normelor in domeniul auditului, precum si in ce priveste exprimarea opiniilor; -cresterea responsabilitatii managerilor in ce priveste organizarea activitatii de audit intern,si mai ales in ce priveste implementarea recomandarilor cuprinse in rapoartele de audit intocmite de catre auditori. -in ce priveste cresterea aportului auditului intern la obtinerea unei performante ridicate a actului managerial opinez ca si auditul public intern ar putea fi perfectionat in sensul dezvoltarii domeniilor in care este solicitat sa se pronunte. Astfel, daca in prezent vorbim despre un audit al performantei utilizarii fondurilor publice si avem in vedere asa-zisii ,,cei trei e, adica eficienta, eficacitatea si

102

economicitatea utilizarii lor, am putea avea in vedere in viitor si alte criterii care sa defineasca performanta utilizarii resurselor publice. Ma refer la faptul ca auditul public intern organizat la nuvelul ordonatorilor de credite atit la nivel central cit si la nivelul unitatilor administrativ-teritoriale ar putea avea in vedere, pe linga ,,cei trei e,inca doi asa-zisi ,,e si anume:etica utilizarii resurselor publice si eficienta utilizarii resurselor de mediu. Aceste doua criteii pot fi aplicate cu rezultate mai bune de care auditul extern, dar avind in vedere impactul lor asupra cresterii performantei utilizarii fondurilor publice cred ca si auditul intern le-ar putea avea in vedere, mai ales cel organizat la nivelul unitatilor administrativ teritoriale. Avind in vedere faptul ca activitatea de audit are rolul de a adauga valoare entitatii publice, de a contribui la indeplinirea obiectivelor in conditii de economicitate, eficacitate,si eficienta, aceasta depinde de calitatea comunicarii cu mediul auditat si de modul de intelegere si percepere a activitatii de audit. Consider ca fiecare manager public din Romania trebuie sa consientizeze care este menirea reala a activitatii de audit si astfel sa se acorde locul si rolul de care trebuie sa se bucure activitatea de audit public intern.

103