Informe Consolidado Itrim2012 Final

VICERRECTORA GENERAL
PROYECTO: UN-SIMEGE III ETAPA MEJORAMIENTO Y SOSTENIBILIDAD INFORME DE AVANCE I TRIMESTRE DE 2012 (Diciembre 16 de 2011 a Marzo 16 de 2012)
Bogot, Abril 16 de 2012 Universidad Nacional de Colombia
Contenido PRESENTACIN ........................................................................................................................................................................ 4 1. AVANCES DE SUBPROYECTOS DEPENDIENTES DEL SISTEMA ....................................................................................... 4 1.1.1. Rgimen de Planeacin .............................................................................................................................................. 4 1.1.2. Planeacin Operativa ................................................................................................................................................. 4 1.2. GESTIN DEL MEJORAMIENTO .................................................................................................................................... 6 1.2.1. Simplificacin y/o Estandarizacin de Procedimientos- Nivel Nacional ............................................................................ 6 1.2.2. Herramienta para automatizacin de procedimientos ..................................................................................................... 7 1.2.3. Acciones Preventivas Correctivas y de Mejora ............................................................................................................ 10 1.2.4. Premio de Mejor Gestin 2012 .................................................................................................................................. 11 1.2.5. Alistamiento y realizacin de las auditoras ................................................................................................................. 12 1.2.6. Informe de Revisin por la Direccin 2011 .................................................................................................................. 14 1.2.7. Administracin del Riesgo ......................................................................................................................................... 15 1.2.9. UN-Centro de Informacin de Voz.............................................................................................................................. 16 1.2.10. Modelo de Buen Servicio .......................................................................................................................................... 17 1.2.11. Cuerpo de indicadores del UN-SIMEGE .................................................................................................................... 18 1.2.12. SIMEGE@ ............................................................................................................................................................... 19 1.3. BUEN GOBIERNO ....................................................................................................................................................... 33 1.3.1. Rendicin de Cuentas en el ao 2012 sobre el ao 2011: ............................................................................................ 33 1.3.2. Fortalecimiento del Entorno tico ............................................................................................................................... 34 1.4. MEJORAMIENTO DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ........................................................................... 41 1.4.1. Mejoramiento de los procesos y procedimientos del MP de Gestin Administrativa y Financiera (GNFA) ........................ 41 1.4.2. Rgimen Financiero y Administrativo para la Universidad ............................................................................................. 42 1.5. AJUSTE INSTITUCIONAL ............................................................................................................................................. 46 1.6. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO ...................................................................................................................... 47 1.7. RESPONSABILIDAD AMBIENTAL ................................................................................................................................. 51 1.8. EGRESADOS Y DONACIONES .................................................................................................................................... 55 a) INCLUSIN DE EGRESADOS ................................................................................................................................................ 55 b) SUBSISTEMA DE DONACIONES ........................................................................................................................................... 57 1.9. DESARROLLO INFORMTICO ..................................................................................................................................... 60 1.10. PLAN DE DESARROLLO TERRITORIAL ....................................................................................................................... 62 1.11. Avance general del Proyecto UN-SIMEGE III etapa Subproyectos Dependientes ............................................................. 63 2. AVANCES DE SUBPROYECTOS INDEPENDIENTES DEL SISTEMA .................................................................................. 64 2.1. INDICE DE EFECTIVIDAD DEL UN-SIMEGE.................................................................................................................. 64 2.2. GESTIN DOCUMENTAL ............................................................................................................................................. 67 2.3. EVALUACIN INSTITUCIONAL INTERNACIONAL ......................................................................................................... 70 2.4. ORDENAMIENTO JURDICO ........................................................................................................................................ 70 2.5. POLITICAS DE COMUNICACIN EN LA UN .................................................................................................................. 72 2.6. CONDICIONES DE TRABAJO ....................................................................................................................................... 72 2.7. SISTEMA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO .................................................................................................................. 79 2.8. TALENTO HUMANO, COMPONENTE ACTUALIZACIN MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS ...................... 79 2.9. Avance General de los Subproyectos Independientes UN-SIMEGE ................................................................................... 79 3. AVANCES EN LA DINMICA DE DESARROLLO Y COORDINACIN DEL NIVEL NACIONAL Y LAS SEDES......................... 80 3.1. CONFORMACIN Y DINMICA DE FUNCIONAMIENTO DE LOS NODOS GESTORES Y EQUIPOS TCNICOS ............... 80 3.2. ESTRATEGIAS DE COMUNICACIN UTILIZADAS PARA LA DIVULGACIN DEL UN-SIMEGE ........................................ 84 3.2.1. Orgullo UN .............................................................................................................................................................. 84 3.2.2. Estrategias de Comunicacin en las Sedes y Nivel Nacional ........................................................................................ 84 3.3. ACCIONES QUE EVIDENCIAN EL MEJORAMIENTO ..................................................................................................... 87 3.3.1. Boletn de Mejoramientos de la UN. ........................................................................................................................... 87 3.3.2. Certificacin en NTC GP 1000:2009 de la Universidad Nacional de Colombia. ............................................................... 88 3.3.2.1. Nivel Nacional: ......................................................................................................................................................... 89 3.3.2.2. Sede Bogot ............................................................................................................................................................ 92 3.3.2.3. Sede Manizales ....................................................................................................................................................... 95
UN SIMEGE- III Etapa, Informe de avance I TRIMESTRE 2012
3.3.2.4. Sede Medelln .......................................................................................................................................................... 96 3.3.2.5. Sede Caribe .......................................................................................................................................................... 101 3.3.2.6. Sede Palmira ......................................................................................................................................................... 102 3.3.2.7. Sede Orinoquia ...................................................................................................................................................... 102 3.3.2.8. Sede Amazona ..................................................................................................................................................... 103 4. SEGUIMIENTO Y AUTOEVALUACIN DEL SISTEMA ..................................................................................................... 106 4.1. SEGUIMIENTO Y EVALUACIN POR PARTE DE LA OFICINA NACIONAL DE CONTROL INTERNO Y EL COMIT NACIONAL DE CONTROL INTERNO ........................................................................................................................................ 106 4.2. REUNIN DE COORDINADORES DE SUBPROYECTOS ............................................................................................. 106 5. REPORTE DE EJECUCIN PRESUPUESTAL. ................................................................................................................ 107 5.1. Reporte de Ejecucin Presupuestal consolidado a Nivel Nacional y Sedes por rubros y por objetivos ................................. 107 5.2. Herramienta de control UN-SIMEGE............................................................................................................................. 108
PRESENTACIN En el marco del tercer ao de la III Etapa del Proyecto UN-SIMEGE, enfocada en el mejoramiento y la sostenibilidad del sistema, se presenta el informe del primer trimestre (16 de diciembre de 2011 a 16 de marzo de 2012) que recoge y articula los avances y resultados de los diferentes objetivos y/o Subproyectos tanto dependientes como independientes, en el siguiente orden: I. II. III. IV. V. Avances de Subproyectos dependientes del Sistema. Avances de Subproyectos independientes del Sistema. Avances en la dinmica de desarrollo del Nivel Nacional y las sedes. Seguimiento y Autoevaluacin del sistema. Reporte de ejecucin presupuestal.
1. AVANCES DE SUBPROYECTOS DEPENDIENTES DEL SISTEMA 1.1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Los avances presentados a continuacin responden a los objetivos especficos de la formulacin del proyecto en el Nivel Nacional y en las Sedes. En primer lugar se presenta el reporte de la Coordinacin General y/o Nivel Nacional como instancias que dan los lineamientos y luego, los avances respectivos y ms significativos en las Sedes, reflejndose as la transversalidad del proyecto. Para finalizar se incluye un anlisis conjunto. Lidera: Jos Vidal Betancur, Director Oficina Nacional de Planeacin (ONP) y Coordinacin General UN-SIMEGE. 1.1.1. Rgimen de Planeacin
Es de anotar que la propuesta de Rgimen de Planeacin y Evaluacin de Resultados, no puede ser aprobada en principio por el CSU, dado que algunos de los instrumentos all establecidos deben primero hacer parte del Estatuto General de la Universidad. No obstante, para el prximo trimestre se solicitar a la Secretaria General sea retomado el tema de la aprobacin del Estatuto General en el CSU. 1.1.2. Planeacin Operativa
Realizacin de ajustes al Sistema de Planeacin Operativa Durante este trimestre y previo acuerdo con la Oficina Nacional de Planeacin y la Sede Bogot, se han adelantado una serie de cambios encaminados a la evolucin del aplicativo SIPLO para convertirlo en SIPLO PLUS. Este cambio se da una vez evaluado el funcionamiento del SIPLO y acogiendo la metodologa de Planeacin Operativa que propuso la Oficina de Planeacin y el Equipo Tcnico de UN-SIMEGE de la Sede Bogot y que se aplic en un piloto que ha demostrado ser exitoso. Se integran as esfuerzos articulados entre el Cuerpo nico de Indicadores y la planeacin trianual. Ver ANEXO Presentacin SIPLO Plus, en la carpeta SIPLO. Capacitacin permanente para la realizacin de la Planeacin Operativa A partir del cierre de la Planeacin Operativa 2011, se encontraron falencias en la informacin suministrada por algunos EG, lo que llevo a la Coordinacin General de UN-SIMEGE a planificar una capacitacin en cuanto a conceptualizacin de la Planeacin Operativa, Creacin de Polticas de Operacin, Construccin de Actividades, Indicadores y Metas, la cual qued programada para el prximo 11 de Abril de 2011, dirigida a Analistas responsables de Planeacin Operativa y Coordinadores de todas las Sedes y el Nivel Nacional. Esta capacitacin responder adems a una observacin adelantada por la auditora del ICONTEC recientemente.
Por otro lado, adems de disponer de videos de Introduccin e Instructivo al SIPLO, como herramientas de capacitacin que le sirven a los usuarios en forma constante, se ha mantenido atencin permanente frente a las solicitudes de Tikets (nmeros asignados para atender inquietudes o sugerencias sobre el servicio), que ingresan a travs del Sistema de Planeacin Operativa SIPLO, y a las solicitudes que llegan a travs del correo siplo@unal.edu.co. Ver ANEXO Tickets I Trim de 2012, en la carpeta SIPLO. Realizacin y seguimiento semestral de la Planeacin Operativa Se llev a cabo el cierre de la Planeacin Operativa 2011, ver ANEXO Informe de la Alta Direccin, Numeral 6. Desempeo de los Macroprocesos en la Planeacin Operativa y Numeral 7. Cumplimiento de las metas de la planeacin operativa asociados a los Objetivos de Mejor Gestin, en la carpeta Informe Alta Direccin. El cierre a la Planeacin Operativa 2011, se extendi por solicitud de algunos equipos de gestin (EG) del 20 de Enero, al da 6 de Febrero de 2012, da en que se generaron todos los reportes necesarios para dar alcance a las necesidades del Informe de Revisin por la Direccin. El da 8 de Febrero de 2012 se le envo a todas las Sedes el reporte de cierre de su Planeacin Operativa, donde se le solicitaba hacer la respectiva revisin con el fin levantar los Planes de Mejoramiento que correspondieran en el Simege Electrnico (Simege@) A continuacin se presentan los avances respectivos por sedes y en el nivel nacional:
AVANCE El seguimiento a la planeacin integral del II semestre de 2011 en la Sede Bogot, se llev a cabo a mediados del mes de diciembre del ao 2011, este reporte fue realizado por 30 de los 33 EG (dejaron de hacer seguimiento la Facultad de Ciencias y dos Institutos IEPRI- IEU) a los cuales les aplica la planeacin integral (no se incluye Unisalud) Se llevaron a cabo las capacitaciones y asesoras relacionadas con la validacin de la planeacin operativa de cada dependencia, en lo relacionado con el ingreso del seguimiento de II Sem de 2011. Se envi un correo electrnico desde la Oficina de Planeacin Institucional y del Territorio, en el cual se abre la posibilidad de realizar ajustes a la planeacin del ao 2012, a los EG que as lo requieran, con fecha lmite del 28 de marzo de 2012.
BOGOT
MEDELLN
AVANCE El Equipo Operativo acompa a los Coordinadores de los EG para realizar el seguimiento de la Planeacin Operativa en el aplicativo SIPLO a travs de las reuniones del Nodo Coordinadores. Para el primer trimestre del ao 2012, los 28 EG de la Sede realizaron el seguimiento a la Planeacin Operativa de acuerdo a lo solicitado desde la Coordinacin General. El registro de la Planeacin operativa del ao 2012 esta en proceso de construccin, dado que aun no finalizan las fechas para el registro de dicha informacin.
AVANCE Se apoy en la realizacin del seguimiento a SIPLO II Semestre del ao 2011 en los siguientes equipos de gestin: Jurdica, ORI, Direccin Acadmica, Publicaciones Registro y Matrcula, Unidad de Archivo, Centro de Idiomas, Centro de Cmputo, Contratacin, Seccin Financiera, IDEA. La Sede Manizales cumpli en el 91% de las metas definidas en la planeacin operativa del ao 2011. En el mes de febrero se envi a la Coordinacin General la informacin de los procesos con los nombres y usuarios de los lderes y administradores de SIPLO. Se recibi la socializacin de la planeacin operativa del ao 2012 en la videoconferencia del 29 de febrero de 2012.
AVANCE A partir de la divulgacin de la circular 006 de marzo 9 de 2012, se inici la divulgacin para la inclusin de la planeacin operativa, con el apoyo de los videos publicados por la Coordinacin General. Hasta la fecha se ha realizado entrenamiento en aproximadamente el 30% de los EG de la Sede. Se sigue realizando la asesora IN SITU, divulgacin en pgina web de los videos y material de apoyo y acompaamiento a los Coordinadores de los Equipos de Gestin para la inclusin de la planeacin operativa de acuerdo con las fechas establecidas. En la Sede Palmira, se finalizaron las actividades de seguimiento de la planeacin operativa del II Sem de 2011, de acuerdo con el calendario aprobado por la Coordinacin General, en resumen, se realiz planeacin operativa en 65 equipos, con un total de 566 metas planteadas y un cumplimiento del 96% en las metas propuestas de acuerdo con la informacin consolidada y recibida desde la Coordinacin General. Hasta la fecha no se ha incluido la planeacin operativa de la vigencia 2012 en ningn equipo de gestin ya que el aplicativo ha presentado dificultades y hay algunos cambios en la metodologa que se estn divulgando mediante asesora y entrenamiento IN SITU.
PALMIRA
MANIZALES
AVANCE El informe de Alta Direccin de febrero 2012 realizado por la Coordinacin General concluye que para la Sede Orinoquia se obtuvo un porcentaje de cumplimiento de 92% , con 11 equipos con P.O con 214 metas asociadas de las cuales se cumplieron 197 y 17 metas no alcanzadas. Los equipos con Planeacin Operativa en la Sede corresponden a 1. DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL. 2. COMUNICACIONES 3. FORMACIN 4. EXTENSIN 5. BIENESTAR UNIVERSITARIO 6. GESTIN DE RECURSOS Y SERVICIOS BIBLIOTECARIOS 7. GESTIN DE LABORATORIOS 8. GESTIN DE INFORMACIN 9. GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 10. ADMISNITRACIN Y 11. MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN.
AVANCE Se acompa y asesor a cada equipo o dependencia (13) en el reporte del seguimiento de la planeacin operativa del II semestre de 2011. Adems se dio acompaamiento para la elaboracin de los planes de mejoramiento, a los siguientes Macroprocesos que presentaron incumplimiento en las metas de SIPLO del ao 2011: Bienestar Universitario, Formacin, Desarrollo Organizacional, Relaciones Interinstitucionales, Laboratorio, Gestin del Talento Humano en el proceso de Salud Ocupacional, Gestin de la Informacin y Gestin administrativa y Financiera en el proceso de tesorera. Estos Planes de Mejoramiento se encuentran incluidos en el SIMEGE electrnico. Se incorpor al aplicativo SIPLO, el seguimiento de la planeacin operativa del 100 % de los equipos o dependencias para el II semestre de 2011, Dentro de los resultados del informe de avance de la Revisin por la Direccin, la Sede Amazonia report un cumplimiento del 96% en las metas definidas de la Planeacin Operativa 2011.
AMAZONA
CARIBE
ORINOQUIA
AVANCE Con el nimo de realizar el seguimiento de la planeacin operativa correspondiente al II semestre de 2011, se llevaron a cabo capacitaciones In Situ con cada uno de los lderes de los procesos, de igual manera se realizaron las sincronizaciones en la herramienta dado el cambio de plataforma del correo institucional. Los procesos asesorados y capacitados para el I trimestre de 2012 fueron Tesorera y Formacin. Por otro lado, a partir del 12 de marzo se dio inicio a la Planeacin Operativa del ao 2012, en donde a travs de correo electrnico se invit a los lideres de los procesos para ingresar las actividades de este ao. As mismo con apoyo del video divulgado en la pgina de SIPLO se realiz capacitacin nuevamente, con el fin de dar a conocer los nuevos cambios en la plataforma. En el marco del informe de la alta direccin se realiz una evaluacin de SIPLO en los puntos de cumplimiento de los objetivos de mejor gestin y desempeo de procesos arrojando los siguientes resultados: Equipos con Planeacin Operativa:12, Metas totales: 186, Metas no alcanzadas: 9, Metas alcanzadas: 177, Porcentaje de cumplimiento de las metas definidas 95% , por otro lado, se dio inicio a la inclusin de la Planeacin Operativa 2012 para los equipos de SIMEGE y Direccionamiento Institucional.
AVANCE PORCENTUAL:
Total Subproyecto
64,87%
6
MANIZALES ORINOQUIA AMAZONA NACIONAL MEDELLN
PALMIRA
BOGOT
Objetivo
1. Contribuir a la construccin del subsistema de direccionamiento estratgico de la Univ ersidad Nacional.
55%
67%
61%
61%
81%
68%
62%
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Coordinacin General, corte a 16 de Marzo de 2012
1.2. GESTIN DEL MEJORAMIENTO Lidera: Vicerrectora General con el apoyo de los equipos tcnicos de la Coordinacin General y del Nivel Nacional. A continuacin se reportan las actividades ms significativas por parte de la Vicerrectora General (Coordinacin General y Nivel Nacional) en este Subproyecto que constituye uno de los de mayor dinamismo del sistema. Es importante anotar que aunque hay un buen nivel de articulacin entre la Coordinacin General y el Equipo Tcnico del Nivel Nacional, cada uno tiene sus responsabilidades en este Subproyecto y en el cumplimiento de este objetivo especfico. Desde la Direccin del Subproyecto se han generado lineamientos a las diferentes sedes. 1.2.1. Simplificacin y/o Estandarizacin de Procedimientos- Nivel Nacional
Definicin de metodologas simplificacin y/o estandarizacin de procedimientos. Los lderes de proceso en el Nivel Nacional, en su rol de coordinadores del proceso de estandarizacin, reportaron durante el 2011 la metodologa utilizada en la estandarizacin de procedimientos en los niveles correspondientes nacional, sede y/o
CARIBE
65%
NIVEL
facultad, las cuales han sido desarrolladas de manera particular por cada Macroproceso (MP) de acuerdo con su estructura, complejidad y dinmica. Durante el I trimestre del 2012 la aplicacin de metodologas estuvo presente en dos MPs Formacin y Desarrollo Organizacional, los dems procesos dieron prioridad a las auditoras realizadas con miras a la certificacin. A partir de las metodologas implementadas por cada MP, la Coordinacin de Nivel Nacional de UN-SIMEGE durante en el II trimestre del 2012 consolidar dichas metodologas y construir unos lineamientos bsicos que garanticen la consolidacin de este proceso al interior de la Universidad, siendo la simplificacin y/o estandarizacin de procedimientos una de las herramientas de mejoramiento continuo en la gestin acadmico - administrativa. Implementacin de las metodologas simplificacin y/o estandarizacin de procedimientos. Los dos MPs Formacin y Desarrollo Organizacional que avanzaron durante el I trimestre de 2012 continuaron de manera general las metodologas descritas durante el 2011, resumido en las siguientes actividades: 1. Convocatoria para la definicin del alcance de estandarizacin de procedimientos. 2. Recopilacin de informacin de todas las sedes. 3. Diseo de propuesta de procedimientos 4. Envo a las sedes par a su revisin y retroalimentacin 5. Ajuste de los procedimientos 6. Reunin de aprobacin de simplificacin y/o estandarizacin Validacin y aprobacin de los procedimientos simplificados y/o estandarizados Con corte al 16 de Marzo de 2012 la Universidad cuenta con 678 procedimientos un incremento de 2,4% con respecto al trimestre anterior, en particular porque algunos haban sido omitidos del levantamiento inicial. De estos, el 69% que corresponden a 469 procedimientos se encuentran estandarizados (incremento con respecto al trimestre anterior de 6,3%). Desde el Nivel Nacional se realiza continuamente la verificacin que los procedimientos estandarizados que se encuentren registrados en el Simege@ y en el ltimo reporte se observa el 71% de los procedimientos totales ya se encuentran publicados y controlados, incremento con respecto al trimestre anterior de 6%. Ver ANEXO Despliegue de procedimientos actualizado, en la carpeta estandarizacin. 1.2.2. Herramienta para automatizacin de procedimientos
A la fecha de corte del informe se reporta la automatizacin de los procedimientos Obligatorios en el Nivel Nacional y todas las Sedes: Auditoras Internas a UN-SIMEGE, Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Oportunidades de Mejora, Elaboracin y Control de Documentos y Registros, Administracin de Riesgos, los cuales ya se encuentran totalmente en lnea en la herramienta de Simege@, a partir de lo anterior dichos procedimientos se han venido implementando de manera sistemtica y eficiente. Adems a la fecha se cuenta con un total de 14 cadenas de valor modeladas listas en la herramienta de automatizacin, las cuales renen un total de 43 procedimientos automatizados. Ver ANEXO Reporte de Cadenas de Valor, en la carpeta automatizacin. En cuanto al procedimiento Elaboracin y desarrollo del Plan de Capacitacin, del MP de Talento Humano, se han venido automatizando en el respectivo mdulo de Simege@, las capacitaciones que dicta Talento Humano, este trimestre iniciaron la Sede Medelln y Palmira y se espera que a partir del prximo trimestre ingresen las dems Sedes.
Automatizacin a travs de otras herramientas: El MP de Talento Humano a la fecha cuenta con la automatizacin de la entrega de los recibos salariales y prestacionales y los desprendibles son enviados a los funcionarios va correo electrnico. Al igual forma, los procesos para diligenciar el plan de trabajo docente y las solicitudes y respuestas del Comit de puntaje fueron automatizados con un enlace directo al Sistema de Informacin SARA. En las Sedes Manizales y Bogot se tiene la automatizacin de la asignacin de bono alimentario con el mecanismo de huella registrada en una de las cafeteras que presta el servicio lo cual elimin los recibos, la posibilidad de suplantacin o riesgo de prdida y facilit la facturacin de manera automtica. En el caso del MP Gestin de Recursos y Servicios Bibliotecarios actualmente se efecta la ampliacin de prstamo bibliotecario por internet de manera que los estudiantes no tienen necesidad de ir a la biblioteca a prolongar el prstamo de un libro. De igual forma se consolid el servicio para personal directivo de prstamo electrnico con remisin de libros a su despacho. Sistema UN - POR EL BUENTRMITE
Consolidacin y clasificacin de las solicitudes y sugerencias. Solicitudes de Buentrmite I Trim de 2012:
Durante este trimestre ingresaron 7 solicitudes (234 a 240) de las cuales estn en proceso (Amarillo): 4 (234, 236, 238, 240)1 de Coordinacin General 234, 1 de Medelln 238 y 2 de Bogot 236 y 240) y cerradas (Verde): 3 (235, 237 y 239). 235: Transferencia de bienes de contratistas, Proceso de Inventarios (Nivel Nacional) 237: Actualizacin de la dependencia a la que pertenece la Vicerrectora, en la Herramienta de Buen Tramite. (Coordinacin General) 239: Prueba del sistema Adems se cerraron dos solicitudes de trimestres anteriores (225 y 231.) Estas solicitudes han sido ingresadas al sistema de Buentrmite por la Vicerrectora Beatriz Snchez Herrera, donde solicita mejoras a la herramienta Buentrmite, las cuales fueron cerradas teniendo en cuenta que ya est elaborado el aplicativo que reemplaza la presente herramienta:
En conjunto con Unimedios, la Secretaria General y la Coordinacin General de UN-SIMEGE, se ha diseado una nueva plataforma vinculada a Simege electrnico, para que los usuarios de la Universidad Nacional de Colombia ingresen sus solicitudes de Buentrmite , Quejas, Reclamos y Sugerencias, atendiendo el Decreto 1151 La Presidencia de la Repblica y el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones "Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en lnea de la Repblica de Colombia, se reglamenta parcialmente las leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011 y se dictan otras disposiciones. La nueva plataforma cuenta con un formulario de identificacin del usuario a travs de la pgina web de la Universidad en el icono Buentrmite que se encuentra en la seccin de Cara a la comunidad, la cual es direccionada a la plataforma de Simege@, est nueva versin cuenta con la vinculacin de Macroprocesos y procesos, que sern asignados por el analista encargado. Total Solicitudes en el Sistema Buentrmite clasificadas por Macroproceso
TOTAL SIN CLASIFICAR SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
DESARROLLO ORGANIZACIONAL EVALUACIN, MEDICIN, CONTROL Y 0 99
240 0 16 1 70 8 2
4 5
GESTIN JURDICA GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GESTIN DE INFORMACIN GESTIN DE LABORATORIOS GESTIN DE SERVICIOS Y RECURSOS GESTIN DEL TALENTO HUMANO BIENESTAR UNIVERSITARIO
EXTENSIN
2 1 24 3 2 0 3
0 50 100 150 200 250
FORMACIN INVESTIGACIN, CREACIN ARTSTICA E COMUNICACIN RELACIONES INTERINSTITUCIO NALES DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL
Conformacin de equipos de mejoramiento: Durante este trimestre se conformaron los siguientes equipos de mejoramiento: Trmite 234: COORDINACIN GENERALY UNIMEDIOS Trmite 236: DE BOGOT, EQUIPO DE MEJORAMIENTO NO CONFIRMADO Trmite 238: DE MEDELLN, EQUIPO DE MEJORAMIENTO NO CONFIRMADO Trmite 240: GERENCIA NAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
Seguimiento a la implementacin de los mejoramientos propuestos: Consolidado del Sistema Buentrmite desde 2007 a I Trim 2012.
Estado de las solicitudes Solicitudes recibidas Web SQRS Otros Total Buenostrmites recibidos Web No. Buenostrmites atendidos No. Buenostrmites en proceso No. Solicitudes 240 20 220 200 20
Actualmente, en el sistema UN-BUEN TRMITE se encuentran 20 trmites en proceso. El estado de avance de estos trmites se encuentra en el ANEXO Control de Buen trmite I Trim 2012.xls en la carpeta Buentrmite. 1.2.3. Acciones Preventivas Correctivas y de Mejora Construccin de los Planes de Mejoramiento Desde la Coordinacin General y el Nivel Nacional se reportan 30 planes de mejoramiento registrados en el Simege@ provenientes de auditora, revisin por la direccin, SIPLO y otras fuentes. Para que este nivel de registro se logre, se ha contado con la activa participacin de una analista dedicada a este tema. Se dieron los lineamientos para la construccin de planes de mejoramiento producto de Revisin por la Direccin, SIPLO, auditora documental y auditora del premio Mejor Gestin, a travs de videoconferencia con las Sedes y en la reunin del 25 y 26 de Enero con las Coordinaciones de Simege de las Sedes y Nivel Nacional. Se acompa a los analistas del Nivel Nacional en la documentacin de los planes de mejoramiento en el SIMEGE@ producto del anlisis de Revisin por la Direccin del Nivel Nacional. Se realizaron reuniones con la analista de auditora, la Coordinacin General y la del nivel nacional del SIMEGE, la analista de mejoramiento del nivel nacional y Sede Bogot con el fin de definir el proceso para generar las No Conformidades documentales del Premio de Mejor Gestin, se elabor una plantilla para la documentacin de estas en los EG que tuvieron una no conformidad en todas las Sedes de la Universidad. Se dio asesora y acompaamiento a las Sedes de Presencia Nacional (SPN) y a los EG del nivel nacional en la documentacin de planes de mejoramiento producto de la auditora del Premio de mejor gestin 2010-2011. Implementacin y seguimiento a los Planes de Mejoramiento Se consolid la informacin de Revisin por la Direccin, se evidenciaron y ajustaron los datos necesarios en las Sedes, generando la siguiente informacin:
Indicador eficacia de la gestin de acciones 2011 ( % de Cierre de Acciones Generadas 2011 ) Nivel Nacional y SPN (Orinoquia, Caribe, Amazonia) Sede Bogot Sede Medelln Sede Manizales Sede Palmira Total 53% 62% 42% 57% 75% 58%
10
Reporte de Acciones Correctivas preventivas y Oportunidades de Mejora a Febrero de 2012: Acciones correctivas, preventivas y oportunidades de Mejora a Febrero de 2012
Fuente En proceso 351 183 Cerradas 222 26 Total
Auditora Interna
Otras
573
209 782
Total planes
Se realiz seguimiento a los planes ingresados en el SIMEGE@ durante el segundo semestre del ao 2011 y se realiz seguimiento al cierre de los planes en fsico de todas las sedes y nivel nacional. El seguimiento a los planes de la Coordinacin General y Nivel Nacional se ha realizado a travs del SIMEGE@ con acompaamiento a los analistas responsables de las tareas pendientes en el mdulo de Accin. Atendiendo una sugerencia del ICONTEC, que la Universidad acept, se hizo un cambio de versin en el procedimiento de Acciones Correctivas Preventivas y Oportunidades de Mejora. 1.2.4. Premio de Mejor Gestin 2012
Diseo del Premio de Mejor Gestin 2012 Durante este trimestre se avanz en el diseo de la cuarta versin del Premio de Mejor Gestin, teniendo en cuenta la retroalimentacin del proceso de certificacin y la ltima definicin de los criterios de sostenibilidad con base en el resultado del ndice de efectividad que adelant la Oficina Nacional de Control Interno con apoyo del Centro de Investigaciones para el Desarrollo CID. Para ello la Coordinacin General avanz en una propuesta preliminar que fue socializada a travs de un encuentro presencial en la Sede Bogot los das 25 y 26 de enero donde participaron los Equipos Tcnicos de todas las Sedes, en esta reunin se defini que el objetivo del Premio para esta versin es estimular, reconocer y evaluar la consolidacin de una gestin por procesos dentro del Sistema de Mejor Gestin UN-SIMEGE de la Universidad Nacional de Colombia articulado con los requisitos de la NTCGP1000:2009. Esta versin har nfasis en el mejoramiento de los procesos para lo cual se incluir como un factor del concurso transversal a todos los componentes. Con base en las observaciones recibidas, se gener una nueva versin enriquecida de la propuesta que fue acogida por unanimidad y presentada nuevamente en videoconferencia en sesin del Grupo Asesor del da 15 de febrero. Se espera tener la versin definitiva con los ajustes previstos para la segunda semana de Abril. Asesora y acompaamiento El equipo tcnico del Nivel Nacional durante el I trimestre del 2012, enfoc su esfuerzo en el acompaamiento y asesora a los equipos del nivel nacional y a los 16 Macroprocesos, en algunos casos a Nivel de Sede y Facultad en la preparacin para la auditoria con objeto de la certificacin de la UN en la NTC GP 1000:2009 realizada por el ICONTEC. En el desarrollo del acompaamiento se realizaron las siguientes actividades: 1. Sensibilizacin y explicacin del proceso de auditorias a los Directivos, Jefes y en la mayora de casos a todo su equipo. 2. Construccin de listas de verificacin general y especfica para preparacin de los procesos para la auditora de otorgamiento de certificacin. 3. Trabajo por proceso en la revisin de las listas de verificacin, construidas para este fin.
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4. Reuniones de trabajo con los lderes de los macro procesos misionales y de apoyo para la definicin del plan de trabajo a realizar para la certificacin. 5. Participacin de reuniones de trabajo con los lderes de los Macroprocesos para el diligenciamiento de las matrices de requisitos del servicio y de fallas en la prestacin del Servicio. 6. Acompaamiento en las videoconferencias realizadas por los equipos para la socializacin del trabajo en pro de la Certificacin con las Sedes Andinas. 7. Acompaamiento a las auditoras del ICONTEC en la UN en la semana del 12 al 16 marzo de 2012. 1.2.5. Alistamiento y realizacin de las auditoras
Evaluacin Auditorias 2011 En el marco del Informe de Revisin por la Direccin Numeral 1. Resultados de las auditorias 2011, durante este trimestre se consolid la respectiva informacin: Ejecucin de las Auditorias Programadas 2011
NODOS TIPO INDICADOR: % de Auditorias realizadas en el ao actual No. de Auditorias Ejecutadas / No. de Auditorias Programadas 100% 67% 98% N.A 100% N.A 100% 100% 96% N.A
Auditoras de Gestin Nacional Auditoras Extraordinarias Auditoras de Gestin Bogot Auditoras Extraordinarias Auditoras de Gestin Medelln Auditoras Extraordinarias Auditoras de Gestin Manizales Auditoras Extraordinarias Auditoras de Gestin Palmira Auditoras Extraordinarias
TOTAL 94% Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Coordinacin General, Informe Alta Direccin 2011
Cada sede report ampliamente en sus informes de revisin por la direccin, el desarrollo en trminos de planeacin y ejecucin de las auditorias internas realizadas al Sistema de Mejor Gestin durante la vigencia del ao 2011, donde se puede evidenciar que se ejecut el 94% de las auditorias programadas, el 6% restante no se ejecut, debido a la no disponibilidad de los auditados en las fechas programadas.
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Formacin de Auditores Internos 2011

No. SENSIBILIZACIN No. NUEVOS AUDITORES AUDITORES (Nuevos - Antiguos)
NODOS
Nacional Bogot Medelln Manizales Palmira TOTAL
0 0 0 27 0 27
42 44 92 55 32 265
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Coordinacin General, Informe Alta Direccin 2011
Lo anterior evidencia en comparacin con el nmero de auditores del 2010(285), tiende a estabilizarse, teniendo en cuenta aquellos que despus de su primera experiencia decidieron continuar fortaleciendo sus competencias. Se resalta a la Sede Manizales quien form 27 nuevos auditores. Es importante considerar que para la vigencia 2012, se continuar reforzando aquellos aspectos dbiles que fueron evidenciados por los auditados y la Oficina Nacional de Control Interno a los auditores y su entrenamiento por especialidad. Hallazgos de las Auditorias Internas 2011
INDICADOR: No. de Hallazgos generados de la Auditoria en el ao actual No. de hallazgos generados de las auditorias realizadas en el actual FACTORES DEL PREMIO
Planes de mejoramiento
Nacional Bogot Medelln Manizales 7 3 6 9 3 4 0 9 3 7 0 1 5 3 28 0 0 2 0 0 16 6 31 0 15 21 0 1
Palmira 4 3 7 1 7 0 7 0
TOTAL 41 18 76 1 31 33 7 2
PORCENTAJE 20% 9% 36% 0% 15% 16% 3% 1%
Gestin del Gestin del riesgo Mejoramiento en los EG Mejoramiento efectivo del servicio
Planeacin operativa Compromiso de direccin
Cultura de Modelos mentales Mejor Gestin Olimpiadas de autocontrol

Programa de reciclaje y disminucin del consumo de papel
TOTAL
19
33
38
90
29
209
100%
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Coordinacin General, Informe Alta Direccin 2011
De acuerdo con lo anterior los resultados de las auditorias realizadas del premio de mejor gestin enfocadas a Mejoramiento, se evidenci que el factor de mayor impacto es Mejoramiento Efectivo del Servicio, el cual tiene un total de 76 hallazgos, que representan un 36% del total 209, seguido por Planes de Mejoramiento con 41 hallazgos (20%) y Modelos Mentales con 33 Hallazgos (16%). A lo anterior se debe considerar que los Equipos de Gestin hicieron un gran esfuerzo en el proceso de diseo del Modelo del Mejoramiento Efectivo del Servicio, sin embargo un 30% de dichos Equipos no implementaron la totalidad de los
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elementos como: la medicin de la satisfaccin del usuario, el portafolio de servicios y los planes de mejoramiento para los atributos derivados de los resultados de las encuestas de satisfaccin realizadas con calificacin inferior a 4. En cuanto a los resultados de las Auditorias de Macroproceso, se generaron 34 no conformidades y 32 observaciones, en los cuales se pudo evidenciar que el elemento que present mayor nmero de hallazgos fue la Implementacin de los procedimientos estandarizados de Macroproceso, con un 23% sobre el nmero total de hallazgos, elemento que se debe reforzar a nivel de todos los Macroprocesos durante el 2012. Ver ANEXO: Informe Final de Revisin por la Direccin - Numeral 1.Resultados de las auditorias 2011 en la carpeta Informe Alta Direccin. Plan de Mejoramiento Auditorias 2011 Se elabor un plan de mejoramiento al procedimiento de auditoras internas a UN-SIMEGE a partir de las debilidades evidenciadas durante el ao 2011 por parte de la ONCI y la autoevaluacin realizada por el Equipo Tcnico UN-SIMEGE. Este plan esta referenciado con el cdigo 2905 en el mdulo de acciones de Simege@. Este plan actualmente est en ejecucin y algunas de sus actividades son: Se disear una estructura para las auditorias internas UN-SIMEGE de acuerdo a los estipulado en la convocatoria del Premio de Mejor Gestin para el ao 2012 Se disear un programa de capacitacin en cada sede. La Coordinacin General consolidar un programa general y verificar su implementacin. El programa de capacitacin debe contener como mnimo las recomendaciones del oficio ONCI-1050 (observacin-recomendacin 18) Se disear un protocolo para la solucin de conflictos que se puedan presentar al momento de la auditora en cada sede. La Coordinacin General consolidar un documento donde se incluyan todos los protocolos para los fines necesarios. La Coordinacin General realizar seguimiento permanente a la implementacin del procedimiento por medio del mdulo Auditora, as como la evidencia de la realizacin de todas las actividades. En el caso de encontrar alguna observacin se remitir un correo electrnico al responsable como evidencia del seguimiento. El procedimiento y sus documentos asociados se ajustaran de acuerdo a todas las observaciones planteadas en el oficio de la ONCI-1050 adems de otras identificadas.
Ver ANEXO Plan de Mejora 2985, en la carpeta Auditorias. 1.2.6. Informe de Revisin por la Direccin 2011
De acuerdo con lo establecido en el procedimiento de Revisin por la Direccin del Sistema de Mejor Gestin de la UN, las Sedes y el Nivel Nacional, enviaron a la Coordinacin General de UN-SIMEGE, los informes con su respectivo anexo de descripcin de datos teniendo en cuenta la actualizacin realizada en el procedimiento y el formato durante mes de Diciembre del 2011. A la vez se realiz mediante videoconferencia la socializacin de los resultados reportados y la aclaracin de los mismos, para poder dar inicio al proceso de consolidacin. Se realiz el proceso de consolidacin de cada una de las entradas determinadas para la revisin por la direccin con base en los indicadores definidos, teniendo en cuenta el requisito de las normas aplicables (NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008), con los datos reportados por las sedes, tomando como referencia de su anlisis la informacin sustentada en cada uno de los informes entregados de las Sedes y el Nivel Nacional.
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De otro lado, se realiz el anlisis del cumplimiento de las metas de la Planeacin Operativa del 2011 asociados a los procesos institucionales a nivel de Equipo de Gestin y de sede, donde se concretaron las tendencias de los procesos de acuerdo al porcentaje de cumplimiento de los mismos. El informe se realiz con base en lo siguientes aspectos: 1. Resultados de las Auditorias del 2011. 2. Retroalimentacin con los usuarios (Sugerencias, Quejas, Reclamos y Buen trmite) 3. Estado de las acciones correctivas y preventivas 4. Gestin del Riesgo 5. Fallas en la prestacin del servicio 6. Desempeo de los Macroprocesos y procesos 7. Cumplimiento de metas de la planeacin operativa asociadas al los Objetivos de Mejor Gestin. 8. Acciones de seguimiento 9. Cambios y Recomendaciones 10. Acciones para el 2012. Despus de pasar por varias revisiones por parte de la Coordinadora General de UN-SIMEGE, se divulgaron los resultados en videoconferencia con todas las sedes, y se realiz su entrega formal a la Vicerrectora General para su revisin y aprobacin, generando el acta de revisin por la direccin, posteriormente se public el informe en la pagina web de UNSIMEGE: http://www.simege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=470&Itemid=167 Como conclusiones del informe institucional generado, se plantearon diferentes acciones que requieren realizar su respectivo seguimiento para el prximo informe de la vigencia 2012. Ver ANEXOS Informe de Revisin por la Direccin consolidado 2011, Presentacin del Informe de Revisin por la Direccin 2011, Acta del Informe de Revisin por la Direccin 2011 y Soportes de consolidacin del informe de Revisin por la Direccin 2011, en la carpeta Informe Alta Direccin. 1.2.7. Administracin del Riesgo
Durante este trimestre se finaliz la consolidacin por parte de todas las sedes de la evaluacin de la Gestin del Riesgo, a travs del informe de revisin por la direccin, realizando los ajustes correspondientes a los datos obtenidos del mdulo de riesgos del Simege electrnico. En dicho informe se plasmaron como acciones para el 2012: La actualizacin de la gua y procedimiento de administracin del riesgo acorde a los nuevos lineamientos del DAFP. La formulacin inicial del Factor de Gestin del Riesgo para el Premio de Mejor Gestin el cual incluye: o La construccin del nuevo mapa de riesgos y plan de tratamiento por proceso en sede. o La construccin del mapa de riesgos estratgico por proceso desde el Nivel Nacional. o La evaluacin IN SITU de la efectividad de los controles definidos en los mapas de riesgo.
Ver ANEXO: Informe Final de Revisin por la Direccin - Numeral 4. Gestin del Riesgo, en la carpeta Informe Alta Direccin. La Coordinacin General brind acompaamiento a los Equipos de Gestin del Nivel Nacional para realizar el registro de seguimiento y/o cumplimiento de las actividades de los planes de tratamiento que construyeron para el 2011.
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Avance de las actividades de los planes de tratamiento del Simege electrnico del Mdulo de acciones por sede.
Sede Nmero total de acciones establecidas en los planes de tratamiento 2011-2012 365 74 57 17 216 447 332 1156 2217 Nmero de Acciones que no se han ejecutado 223 12 57 8 83 166 105 822 1310 Nmero de Acciones ejecutadas Porcentaje de acciones ejecutadas a Marzo del 2012 61% 84% 0% 53% 62% 63% 68% 29% 52,5%
Nivel Nacional Amazonia Orinoquia Caribe Palmira Manizales Medelln Bogot Total
142 62 0 9 133 281 227 334 907
Acorde con lo anterior, el 52,5 % del total de las actividades programadas en los planes de tratamiento del 2011 ya se ejecutaron, el 47,5% estn sin ejecutar teniendo en cuenta que la mayora de estas se encuentran con fecha de cierre al 2012. Todos los Equipos de Gestin de las diferentes sedes deben continuar realizando el reporte del cumplimiento de las actividades acorde a las fechas establecidas. Para el siguiente trimestre se contempla avanzar en la preparacin y actualizacin del mdulo de riesgos del Simege electrnico para la respectiva inclusin de los mapas de riesgos. Ver ANEXOS reporte del estado de las acciones de los planes de tratamiento por Sede, en la carpeta Riesgos. 1.2.8. Construccin y/o Actualizacin de Polticas Operativas
En el mes de febrero se solicit a la coordinacin de UN-SIMEGE del Nivel Nacional, la revisin, cambio y/o creacin de las Polticas de Operacin incluidas en el sistema de planeacin operativa SIPLO. Se hizo la inclusin de cinco nuevas polticas, para ser aplicadas a Nivel Nacional para el Macroproceso DESARROLLO ORGANIZACIONAL al proceso GESTIN AMBIENTAL. Ver formato creacin de polticas operativas SGA, en la carpeta polticas. 1.2.9. UN-Centro de Informacin de Voz
Durante este trimestre se adelantaron las siguientes actividades: Actualizacin del portafolio de servicios de oferta de pregrado y posgrado de todas las sedes. Seguimiento al Centro de informacin de voz para verificar la oportuna y adecuada entrega de la informacin, su correcta tipificacin, tiempo y calidad. Actualizacin del portafolio de servicios de la oferta de Educacin Continua para el I semestre de 2012 en toda la Universidad.
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Actualizacin de la informacin sobre los costos de servicios de laboratorios y clnicas para el periodo 2012.
Ver ANEXO: Reporte detallado Centro de Inf de Voz I Trim 2012, en la carpeta centro de Informacin de voz. 1.2.10. Modelo de Buen Servicio Consolidacin del Modelo de Buen Servicio 2011.
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En el marco del Premio 2010-2011, como elemento del mejoramiento efectivo del servicio, los Equipos de Gestin construyeron sus encuestas de satisfaccin a las cuales se establecieron atributos o caractersticas de los servicios a evaluar. Durante este trimestre se consolidaron los resultados, donde se obtuvo que el 80% de los 135 Equipos que aplicaron la encuesta, obtuvieron resultados satisfactorios de 4 a 5 en la escala definida, lo cual indica como primera medicin base que el nivel de satisfaccin de los usuarios encuestados es bueno, es importante resaltar que a la vez se generaron los planes de mejoramiento asociados a aquellos atributos calificados como inferiores. Consolidacin de los resultados de las encuestas de satisfaccin 2011
N o No. EQUIPOS DE . GESTIN QUE E OBTUVIERON Q RESULTADO U SATISFACTORIOS I EN LAS P ENCUESTAS O REALIZADAS S D 19 23 15 25 26
NODOS
INDICADOR: % EG que aplicaron encuestas con resultados satisfactorios
Nacional +SPN Bogot Medelln Manizales Palmira
83% 72% 54% 96% 100%
TOTAL
108
80%
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Coordinacin General, Informe Alta Direccin 2011.
Ver ANEXO Informe Final de Revisin por la Direccin - Numeral 2. Retroalimentacin de los Usuarios, en la carpeta Informe Alta Direccin. Diseo del Modelo de Buen Servicio 2012. En el marco del Premio de Mejor Gestin 2012, durante este trimestre se ha venido diseando la metodologa del Modelo de Buen servicio por Macroprocesos-Procesos, dicha metodologa cuenta con los siguientes componentes principales: Seleccin de un servicio por cada uno de los procesos, con el fin de estructurar el Modelo de Buen Servicio para cada uno, incluyendo la construccin de los protocolos de atencin y la respectiva encuesta de medicin de la satisfaccin del usuario. Verificacin de la realizacin de planes de mejoramiento en el Simege electrnico con el respectivo anlisis de causa y las acciones que eliminen la causa raz, asociados a los resultados de la Construccin del Modelo de Buen Servicio y a la aplicacin de la encuesta del ao 2011 y 2012.
1.2.11. Cuerpo de indicadores del UN-SIMEGE La Coordinacin General realiz el acompaamiento a para la construccin de indicadores de los procesos de Unimedios y la Oficina de Relaciones Interinstitucionales que estaban pendientes de revisin y ajuste.
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De otra parte, se realiz el anlisis del cumplimiento de las metas del Nivel nacional y cada una de las Sedes en los procesos de la Planeacin Operativa del 2011, junto con el anlisis de tendencias acorde a los rangos establecidos para el informe de revisin por la direccin, en conjunto con el de las metas asociadas a los objetivos de mejor gestin, teniendo como base los indicadores que los equipos de gestin formularon en la planeacin del 2011. 1.2.12. SIMEGE@ Mdulo de Acciones: Se realiz un plan de capacitacin junto con el Nivel Nacional para que la Analista de Mejoramiento de Acciones de la Coordinacin General y el Analista de cada Equipo de Gestin del Nivel Nacional, visitaran a los diferentes EG y los capacitaran, revisaran y adelantaran las tareas de Acciones en el Mdulo de Accin del SIMEGE@. Esta actividad sirvi de manera simultnea como una revisin previa al proceso de la auditora del ICONTEC. Se capacitaron los analistas del Nivel nacional en el manejo del Mdulo de Acciones tomando como referencia la inclusin de los planes generados por el Nivel Nacional a partir de la Revisin por la Direccin. A la vez, se homolog el procedimiento de Acciones con el mdulo de Acciones del SIMEGE@ elaborando los ajustes en la parametrizacin de la clasificacin de dicho mdulo y se verific que solo quedaran las carpetas vigentes. Atendiendo el ajuste definido para el procedimiento de Acciones, se cambio la palabra observacin por accin preventiva y el trmino no conformidad por accin correctiva. Por ltimo, se actualizaron las caracterizaciones de los procesos para el mdulo de Acciones. Actualmente la coordinacin general realiza seguimiento permanente a los avances de inclusin, estado de los planes, etapas en las que se encuentran, tareas pendientes de vencimiento a los planes ingresados por el Nivel Nacional y cada una de las Sedes en el Mdulo de Acciones del SIMEGE@. Mdulo de Documentos: La Coordinacin General capacit en este mdulo a las Sedes de Presencia Nacional, con lo cual finaliz las capacitaciones pendientes. A la fecha se han registrado los siguientes documentos: Nivel Sede Bogot Sede Medelln Sede Palmira Sede Manizales Nivel Nacional Amazonia, Orinoquia, Caribe Total No de documentos registrados en el mdulo 281 277 257 150 791 107 1863
Se ha realizado seguimiento a los documentos por sede as: documentos vigentes, en elaboracin o en revisin. Ver ANEXO Seguimiento Mdulo de Documentos, en la carpeta de Simege Electrnico.
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Mdulo de Riesgos: Durante el primer trimestre se realiz reentrenamiento a los Coordinadores de los Equipos de Gestin del Nivel Nacional para ejecutar las tareas pendientes asociadas a la ejecucin de las actividades de los planes de tratamiento generados durante el 2011 en el mdulo. Los diferentes Equipos de Gestin de todas las sedes avanzaron en la ejecucin de las tareas pendientes asociadas a las actividades definidas en los planes de tratamiento del 2011. Se dio inicio al proceso de depuracin de los riesgos y controles incluidos durante la vigencia 2011, con el fin de incluirlos predeterminados por proceso con el fin de facilitar al usuario su inclusin y bsqueda para la construccin de su respectivo mapa de riesgos para la vigencia 2012. Mdulo de Capacitaciones: En este primer trimestre se capacit al rea de Recursos Humanos de las sedes Andinas y de presencia Nacional en el manejo del mdulo de capacitacin en el Simege@.
Nombre de la capacitacin Manejo del mdulo de capacitacin en el SIMEGE@ Nivel Nivel Nacional Sede Bogot Sede Medelln Sede Manizales Sede Palmira Sede Orinoquia Sede Amazonia Sede Caribe No. de personas capacitadas 1 1 3 2 3 2 2 2
Fuente: Universidad Nacional, Coordinacin General UN-SIMEGE, I Trim 2012.
El mdulo de capacitacin en el Simege@ est siendo implementado de la siguiente manera: En el caso de las capacitaciones dictadas por Simege las alimentan los coordinadores del Simege, en cada una de las sedes. A nivel de las capacitaciones de Simege las sedes de Medelln, Palmira, Bogot, Orinoquia, Amazonas y Caribe ya han ingresado las capacitaciones correspondientes al ao 2011, la sede Manizales aun no ha iniciado la implementacin del mdulo por lo cual se har un llamado para lo pertinente. En el caso de las capacitaciones dictadas por Talento humano las alimenta la persona asignada por la Direccin Nacional de Personal (DNP) en el Nivel nacional y en cada Sede. La implementacin del mdulo en el caso de la DNP en este primer trimestre la han iniciado las sedes de Medelln y Palmira. A continuacin se presentan los avances respectivos por Sedes:
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AVANCE La implementacin de los procedimientos misionales se encuentra enmarcada en el trabajo por Macroprocesos, realizado desde el ao 2011. Teniendo en cuenta que dicho trabajo se retomar en el marco de la cuarta versin del Premio de Mejor Gestin, dicha implementacin se evaluar como uno de los factores en el mencionado premio. No obstante es necesario, partir de la consolidacin de informacin generada al respecto, durante el ao 2011, la cual se enmarca en el trabajo conjunto realizado en los tres niveles de la universidad a travs de los equipos de Macroprocesos. A partir de dicho trabajo, la Universidad cuenta con 662 procedimientos a la fecha, de los cuales se encuentran 411 procedimientos estandarizados, correspondientes al 66% y referente a su implementacin se ha logrado el 57% lo que corresponde a 377 procedimientos. Con respecto a la estandarizacin de los procedimientos misionales, se mantienen 34 estandarizados de los 126 existentes, lo que representa el 27% . De los procedimientos relacionados a los Macroprocesos estratgicos se encuentran estandarizados 56 y de los 383 procedimientos relacionados con los Macroprocesos de apoyo, se encuentran estandarizados 319. Durante el periodo a reportar, se evidenci el avance de la solicitud No.236 sobre el trmite para la devolucin de carnets que son retenidos en las porteras de la Universidad. Se realiz la identificacin de los procedimiento asociados a dicho trmite y se tiene proyectada una reunin en el mes de abril de 2012 con la Jefatura de Vigilancia y de la Divisin de Registro y Matrcula para analizar los posibles mejoramientos que se puedan dar en torno a la solicitud. De acuerdo con las solicitudes de Buentrmite que se reportan con avance dentro del periodo a reportar, se encuentra que si bien las solicitudes no han obtenido la solucin definitiva, si se encuentra un avance significativo en la puesta en marcha de las soluciones, que debido a su complejidad, presentan trmites ante diferentes dependencias, incluso implican cambios en la normatividad de la Universidad, lo que genera a nivel general un trabajo adicional que requiere tiempos superiores a los posiblemente contemplados inicialmente. Se finaliz la preparacin de la I Feria de Gestin Universitaria, con el fin de acercar a los estudiantes a los proyectos dirigidos por UN- SIMEGE Bogot. La Feria se defini realizarla el 22 de marzo en el edificio de posgrados de la Facultad de Ciencias Humanas. Paralelamente a este trabajo, se realiz asesora constante con los coordinadores de UN-SIMEGE del Nivel central, que como lderes de los Macroprocesos en la Sede, tienen la responsabilidad de guiar el mejoramiento realizado en el Macroproceso durante la Feria de Gestin Universitaria. A partir de dichas asesoras, se logr obtener el diseo y material de comunicacin que van a utilizar los diferentes Macroprocesos para el stand de la mencionada feria (este trabajo consisti en ayudar a cada equipo, a idear el material de apoyo que requieren para la exposicin adecuada de su servicio mejorado, a travs del estudio de las ideas y el lenguaje que se va a utilizar para la exposicin, el presupuesto necesario y la materializacin y creacin de las piezas que se van a utilizar en la feria). Durante el trimestre reportado se llevaron a cabo reuniones de acompaamiento con los 34 EG para la construccin de planes de mejoramiento a partir de los hallazgos de auditora interna y para el seguimiento de los planes de mejora ya construidos. A la fecha se han construido 25 acciones correctivas de los 35 hallazgos evidenciados en la Sede. Tambin se apoy el ingreso al sistema de 15 planes de mejoramiento provenientes de la evaluacin de satisfaccin de usuarios (Modelo de Servicio) y se incluyeron 4 planes a partir de los resultados de revisin por la Direccin del ao 2011. Los EG de la Sede ha realizado la implementacin y seguimiento de los planes de mejoramiento construidos, para lo cual se brind asesora y acompaamiento logrando que a la fecha se hayan cerrado 21 (16% ) planes de mejoramiento de los construidos e ingresados al sistema y otros 13 (10% ) ya se encuentran en etapa de verificacin de la eficacia. Algunos de los planes que se encuentran abiertos tienen fechas de cierre posteriores por lo cual no aplica que ya estn cerrados. Durante el ltimo trimestre del 2011, la Sede Bogot realiz una nueva propuesta para el premio de mejor gestin 2012, la cual se puso a consideracin de todas las Sedes y la Vicerrectora General, llegando a un acuerdo para la puesta en marcha del mismo, a partir de la propuesta de la Sede Bogot. Durante el I trimestre del 2012, la Coordinacin General de UN SIMEGE ha trabajado en la consolidacin de la propuesta de la Sede Bogot con las observaciones realizadas por las otras sedes y por la Coordinacin General, por lo cual se espera estar validando la ltima versin consolidada del premio durante la ltima semana de marzo del 2012. A partir de la propuesta de la Sede Bogot, se llev a cabo un encuentro presencial en la Sede Bogot, el 25 y 26 de Enero, con todas las Sedes y la Coordinacin General de UN-SIMEGE, con el fin de unificar criterios para la puesta en marcha del premio de mejor gestin 2012. A partir de dicho encuentro, la Coordinacin General ha trabajado en la consolidacin de la cuarta versin del premio a partir de la propuesta de la Sede Bogot y las observaciones realizadas por las otras sedes y por la Coordinacin General, presentando un borrador de la propuesta mediante videoconferencia tcnica y de grupo asesor. No obstante, la Sede se encuentra a la espera de la versin final con el fin de llevar a cabo la revisin y validacin pertinentes para la puesta en marcha de la cuarta versin del premio. De las capacitaciones realizadas a los auditores para el premio de mejor gestin 2010-2011 se encontr que en el informe de Control Interno se presenta como recomendacin ampliar la cantidad de horas capacitadas para verificar que los temas sean interiorizados. Adicionalmente es necesario verificar la cantidad de auditores de la sede disponibles para la nueva versin del premio y dependiendo de esta cifra determinar si es indispensable generar una capacitacin para auditores nuevos. En el marco del Premio de Mejor Gestin 2010-2011 se ejecutaron las auditorias a travs de Simege electrnico, la aplicacin de este sistema present inconvenientes en el momento de configuracin pero tuvo gran acogida entre los auditores ya que facilit la elaboracin de los informes de auditora y consolid los resultados de la universidad. Para realizar la evaluacin y el seguimiento de las auditorias se tuvo en cuenta las evaluaciones realizadas a los auditores y los comentarios hechos por los auditados en el Comit de nodo de la sede.
BOGOT
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AVANCE El 16 de diciembre fue entregado el informe para la revisin de la Alta Direccin, correspondiente a la vigencia 2011, solicitado por la Coordinacin General del Proyecto en los formatos establecidos para ese fin. Para el primer trimestre de 2012 se reporta un 82 % de cumplimiento de las actividades de los planes de tratamiento que se levantaron el ao inmediatamente anterior, para los equipos de gestin de la Sede Bogot. Por otro lado para reforzar el tema de seguimiento y monitoreo a planes de tratamiento, se realizaron 33 sesiones de capacitacin para el modulo de riesgos a 36 participantes; con el nimo de volver a recordar la aplicacin de las guas e instructivos para realizar seguimiento a las actividades planteadas planes de tratamiento realizados en el marco del Premio de Mejor Gestin 2011. La matriz de portafolio de servicios consolidada en la Sede Bogot, est en el portal del conocimiento de la Sede, el cual es utilizado para la administracin de la informacin de los servicios de la Sede, a travs del sistema de informacin de voz, el cual tiene como puntos de atencin: el Contac Center, Conmutador, Admisiones, Registro y Lenguas Extranjeras. Este portafolio de servicios, a travs del Portal, organiz la informacin en: Programas Acadmicos; Investigacin; Servicios de extensin; Otros servicios (Bienestar ORI, Bibliotecas, Cultura y Museos, Divulgacin Cultural y Auditorios); Servicios administrativos y Directorios. A partir de esta organizacin, durante el Primer semestre de 2012 se actualizaron los servicios de: Oferta de Pregrado, Oferta Posgrado, Procesos de admisin, Oferta de Educacin Continua y Permanente, Servicios de Laboratorio, Servicios de extensin solidaria, Servicios del las clnicas de pequeos y grandes animales, Servicios del laboratorio de Gentica. En este momento, semanalmente se actualiza la informacin de divulgacin Cultural, Museos y eventos. Los EG de la Sede dieron cumplimiento a la implementacin de modelo de Buen Servicio, que a finales de 2011 se encontraba en un cumplimiento general del 98,87% . Como acciones adicionales, la Sede culmin la preparacin de la Feria de Gestin Universitaria, la cual se realizar el 22 de marzo y contar con la participacin de las dependencias que expondrn las mejoras en los servicios seleccionados, enmarcados en su Macroproceso respectivo. Se continu la revisin, anlisis y clasificacin de los indicadores establecidos en la matriz de planeacin de acuerdo al tipo: eficacia, eficiencia o efectividad, como forma de articulacin al Plan nico de indicadores propuesto por la Coordinacin General de SIMEGE. Durante el periodo a reportar, se realizaron 33 capacitaciones en los mdulos de acciones y de riesgos, con el fin de asesorar a las dependencias en el proceso de cargue de planes de mejoramiento y de riesgos, en aras de asegurar el cumplimiento de los requerimientos de la auditora de certificacin del ICONTEC. Las capacitaciones se efectuaron desde el mes de enero y culminaron en el mes de marzo, previo a la auditora. En el mdulo de acciones actualmente se encuentran registrados 130 planes de mejoramiento de todos los EG de la Sede, a partir de diferentes fuentes ( Sin contar con aquellos que han sido cancelados por errores en el ingreso o porque han sido de prueba). Durante este trimestre se realiz la identificacin de 25 (19% ) planes de mejora a partir de los resultados de la planeacin operativa y 4 planes a partir de los resultados del informe de revisin por la direccin. Los Macroprocesos con mayor cantidad de planes asociados son Formacin (18% ), Gestin de Laboratorios (15% ) y Gestin Administrativa y Financiera (11% ). Las fuentes del procedimiento ms utilizadas para la construccin de planes son: auditoras internas de calidad (19% ), Bogot Planeacin Operativa (15% ), seguidos por Evaluaciones de satisfaccin de usuarios (10% ). en cuanto al mdulo de documentos, a marzo de 2012 la Sede Bogot cuenta con 283 documentos publicados en el mdulo de documentos de Simege Electrnico, discriminados as: 117 formatos, 104 procedimientos, 12 guas, 45 instructivos y 5 protocolos. Durante el primer trimestre del ao se recibieron 13 solicitudes de elaboracin de documentos, 7 solicitudes de eliminacin y 12 solicitudes de modificacin, para un total de 32 solicitudes. El seguimiento al Simege Electrnico ha sido efectuado desde el Comit Asesor que se realiza por videoconferencia y es organizado por las diferentes sedes y el nivel nacional. Durante el periodo a reportar, los informes fueron suministrados desde la Coordinacin del sistema. Se socializaron las 14 cadenas de valor registradas en la herramienta, luego del periodo de capacitacin que se efectu durante el ao 2011. La Sede particip en el proceso de automatizacin de los procedimientos Obligatorios: Auditorias Internas a UN-SIMEGE, Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Oportunidades de Mejora. Elaboracin y Control de Documentos y Registros, Administracin de Riesgos, los cuales ya se encuentran totalmente en lnea en la herramienta de Simege@, a partir de lo anterior la sede a la fecha ha venido implementando de manera sistemtica y eficiente de forma automatizada dichos procedimientos. Adems a la fecha se cuenta a Nivel Nacional con un total de 14 cadenas de valor modeladas listas en la herramienta de automatizacin, las cuales renen un total de 43 procedimientos automatizados. En cuanto al procedimiento Elaboracin y desarrollo del Plan de Capacitacin, del MP de Talento Humano, se han venido automatizando en el respectivo mdulo de Simege Electrnico, las capacitaciones que dicta directamente Talento Humano. Automatizacin a travs de otras herramientas: El MP de Talento Humano tambin adelanto la automatizacin de la entrega de los Recibos salariales y prestacionales, ahora los desprendibles son enviados a los funcionarios automticamente va correo electrnico, directamente a travs del Sistema de Informacin SARA. Automatizacin en la asignacin de bono alimentario, el mtodo diseado asigna al estudiante una de las cafeteras donde est registrada su huella y cuando va a almorzar no debe llevar recibos, no tiene riesgo de prdida y el sistema controla la facturacin de manera automtica. Ampliacin de prstamo bibliotecario por internet. No es necesario ir a la biblioteca a prolongar un prstamo de un libro, el Buen trmite ha permitido que ahora se pueda solicitar la ampliacin va internet.
BOGOTA
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AVANCE En la Sede los Macroprocesos siguen manteniendo el mismo esquema de estandarizacin de procedimientos en la Sede, a travs de videoconferencia y correo electrnico. En las etapas de estandarizacin, se contempla adems, la revisin de las propuestas de procedimientos en diferentes etapas, al final, se valida la versin final del documento y es publicado en el nivel respectivo. Fueron estandarizados procedimientos de Gestin Ambiental y Gestin de la Actividad Acadmica (procedimiento de control operacional asociado al control de plagas y vectores, Solicitud de creacin o modificacin de asignaturas o actividades acadmicas, Cancelacin de asignaturas posterior al 50% del periodo, Doble titulacin, Homologacin y convalidacin de asignaturas, entre otros). En total: 17 procedimientos. Nota: estos procedimientos fueron estandarizados pero aun no se han ingresado a SIMEGE electrnico Fueron aprobados los procedimientos de los procesos mencionados. La Sede particip en el proceso de automatizacin de los procedimientos Obligatorios: Auditorias Internas a UN-SIMEGE, Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Oportunidades de Mejora. Elaboracin y Control de Documentos y Registros, Administracin de Riesgos, los cuales ya se encuentran totalmente en lnea en la herramienta de Simege@, a partir de lo anterior la sede a la fecha ha venido implementando de manera sistemtica y eficiente de forma automatizada dichos procedimientos. Adems a la fecha se cuenta a Nivel Nacional con un total de 14 cadenas de valor modeladas listas en la herramienta de automatizacin, las cuales renen un total de 43 procedimientos automatizados. En cuanto al procedimiento Elaboracin y desarrollo del Plan de Capacitacin, del MP de Talento Humano, en este trimestre se inicio la automatizacin en el respectivo modulo de Simege Electrnico, de las capacitaciones que dicta directamente Talento Humano A la fecha se encuentran reportadas en el sistema de Buen Trmite, para la Sede, 6 solicitudes. En el presente trimestre solo se report 1 solicitud de Buen tramite referente a desinformacin de las cuentas bancarias. Actualmente la solicitud se encuentra en proceso de ser atendida, para la conformacin del equipo de mejoramiento. Fueron conformados los equipos de mejoramiento para las siguientes solicitudes: solicitud 182, equipo de mejoramiento conformado por 2 dependencias solicitud 186, equipo de mejoramiento conformado por 3 dependencias solicitud 198, equipo de mejoramiento conformado por 2 dependencias solicitud 219, equipo de mejoramiento conformado por 2 dependencias solicitud 220, equipo de mejoramiento conformado por 2 dependencias A la fecha se encuentran reportadas en el sistema de Buen Trmite, para la Sede, 6 solicitudes, de las cuales se ha podido dar solucin a 5 de ellas: solicitud 182, ingresada el 29/12/10 y cerrada el 15/02/2012 solicitud 186,ingresada el 29/12/10 y cerrada el 15/02/2012 solicitud 198, ingresada el 29/12/10 y cerrada el 15/02/2012 solicitud 219, ingresada el 14/09/11 y cerrada el 15/02/2012 solicitud 220, ingresada el 14/09/11 y cerrada el 15/02/2012 En general, los mejoramientos logrados a las solicitudes recibidas tienen que ver con la expedicin de los certificados de contrapartida, el pago de los servicios de salud oral, tramite de uso de los laboratorios, entre otros. De acuerdo al ejercicio realizado en la Sede, para evaluar la conformidad del Sistema de Mejor Gestin respecto a la norma de calidad, se pudieron identificar los siguientes planes de mejoramiento: 1. Acciones correctivas abiertas : 258, 2. Acciones correctivas cerradas: 18, 3. Acciones preventivas abiertas: 140 Dado que el ejercicio de auditoria recin termin, la implementacin de las mismas se dar a partir del trimestre II De otro lado, producto de la Revisin por la Direccin, se han emprendido las siguientes acciones: En el Mdulo Acciones de SIMEGE Electrnico se realiz el anlisis de causas y se defini el plan de accin para las siguientes acciones: Asegurar que se toman acciones correctivas para eliminar las causas de las QRyS de los usuarios y evitar que vuelvan a ocurrir (Ocurrencia 3669) Realizar un programa anual de capacitaciones permanentes en las metodologas y aplicativos de UN-SIMEGE, que permita mayor participacin de servidores pblicos (Ocurrencia 3699). Identificar las dependencias involucradas para la solucin de los Buentrmites que llegan a la Sede y realizarle seguimiento (Ocurrencia 3671). La Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica (NTCGP 1000:2009) en el numeral 8.2.2 establece que la entidad debe llevar a cabo auditoras internas para determinar si el Sistema de Gestin de Calidad es conforme con los requisitos de la norma. Si bien la Auditora del Premio evala a todos los Equipos de Gestin de la Sede, el criterio de auditora que se utiliza no es la NTCGP 1000:2009 (Ocurrencia 3673).
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AVANCE A la fecha, la Sede reporta el siguiente numero de acciones y el estado actual como parte del seguimiento: Auditorias Internas un total de 416 distribuidas de la siguiente manera: 1. Acciones correctivas abiertas : 258, 2. Acciones correctivas cerradas: 18. 3. Acciones preventivas abiertas: 140 Planes de Mejoramiento otras fuentes, un total de 128 distribuidas de la siguiente manera: 1. Acciones correctivas abiertas : 32, 2. Acciones correctivas cerradas: 1, 3. Acciones preventivas abiertas: 18, 4. Acciones preventivas cerradas: 10, 5. Oportunidades de Mejora abiertas: 37, 6. Oportunidades de Mejora abiertas: 30 Se particip de la primera etapa de construccin del premio de mejor gestin para el ao 2012 en la ciudad de Bogot, mediante reunin presencial los das 25 y 26 de enero. En esta reunin se presentaron las diferentes modalidades de participacin del concurso, as como los componentes del concurso. La reunin que fue liderada por la Coordinacin General, cont con la participacin de delegados de los Equipos Tcnicos de las Sedes andinas y de presencia Nacional. Por parte de la Sede, asistieron la Coordinadora del Equipo Operativo y el Analista Lder. El da 15/02/2012 se valid la cuarta versin del premio en reunin del Grupo Asesor por videoconferencia. En esta reunin fueron presentados los cambios que traer la nueva versin del premio y lo preparado en la Sesin presencial, mencionada anteriormente. Se program la capacitacin de habilidades para auditorias internas, dirigido a los auditores internos en su segunda etapa, distribuidos en 4 sesiones realizadas los das 18 de enero (de 8-12 mm y 2-6pm), 19 enero (de 2-6pm) y 20 de enero (de 8-12) . En las sesiones de capacitacin mencionadas en el punto anterior, se desarrollaron temas que pretendan fortalecer las competencias del auditor interno en el contexto misional, dado la naturaleza de la Universidad. Se fortalecieron las entrevistas como mtodo de auditora, la redaccin de hallazgos y los tipos de preguntas, entre otros. Fueron capacitados 82 auditores de los 90 convocados. Complementario a esta capacitacin, para apoyar el diligenciamiento del informe de auditoras, se capacitaron a todos los auditores en el manejo del modulo de auditoras internas de SIMEGE electrnico. Esta actividad fue realizada por el Equipo Operativo. El Subcomit de Control Interno, a travs de reunin virtual aprob la modificacin del Programa de auditorias internas de gestin, que se realizaran en el mes de febrero de 2012. Como evidencia de la aprobacin, se dejo constancia por medio del Acta 1 de 2012 Subcomit Control Interno Sede Medelln. Se llev a cabo el programa de auditoras internas de gestin para el ao 2012, dirigida a los 16 Macroprocesos del sistema de mejor gestin y sus pares respectivos en el nivel de Facultad de acuerdo a lo planeado. Al respecto, se realizaron 57 auditoras lideradas en su mayora por un auditor y un auditor acompaante. El Equipo Operativo acompa en calidad de observador la mayora de las auditoras. Aquellas auditoras en cuya fecha se cruzaba con otra, no fue posible realizar el acompaamiento. Por medio del mdulo de auditoras de SIMEGE electrnico, se esta haciendo el seguimiento para el cierre definitivo de las auditoras, en este caso, de las 57 auditorias programadas se han finalizado 39 auditoras (informes aprobados por los auditados). De otra parte, el grupo Asesor de la Sede, para apoyar el correcto desarrollo de las mismas, nombr una comisin conformada por la Coordinadora del Equipo Operativo y la Oficina de Control Interno con el fin de facilitar el desarrollo de las auditoras que presentaban dificultad en su cierre. A la fecha no se ha presentado ninguna. El informe de revisin por la direccin fue elaborado en el mes de diciembre de 2011. Actualmente se encuentran documentados los planes de mejoramiento derivados del informe. Los planes de mejoramiento (4) fueron incluidos en el mdulo de acciones de SIMEGE electrnico En el marco del Premio de Mejor Gestin se lograron incluir en el SIMEGE Electrnico los riesgos mas significativos de los 28 Equipos de Gestin, con un resultado de 67 mapas de riesgos, 176 riesgos identificados y 205 planes de tratamiento con 332 actividades para la mitigacin de los mismos. En la reunin de Revisin por la Direccin realizada en el pasado 5 de diciembre de 2011, se presentaron los informes de la gestin del riesgo en cada uno de los Macroprocesos. Los resultados, se pueden consultar en el acta de la reunin. El resultado arrojado en el seguimiento a la implementacin de las actividades descritas en los planes de tratamiento de los riesgos son los siguientes: - 227 actividades de los planes de tratamiento se encuentran cerradas. - 97 actividades tienen fecha de finalizacin a Diciembre de 2012 - 8 actividades han incumplido la fecha de implementacin y seguimiento. (Se han tomado acciones correctivas para el desarrollo de las actividades anteriormente mencionadas) Se apoy a la Coordinacin General con la remisin de informacin y validacin de la informacin de la Sede. Adicionalmente, fueron entregados los portafolios actualizados de los diferentes servicios para la vigencia 2012. Para este trimestre se report el cumplimiento en la medicin de la percepcin del usuario para todos los equipos de gestin. De los 28 Equipos de Gestin, solo 15 han logrado registrar el indicador de los resultados de la medicin y cuatro equipos han llevado a cabo acciones de mejoramiento de acuerdo con los resultados. Para apoyar las auditoras internas realizadas en el mes de febrero de 2012, se capacitaron 90 auditores en el manejo y forma de diligenciar el informe de auditora, en sesiones individuales y personalizadas. Esta actividad fue llevada a cabo por los Analistas del Equipo Operativo entre 19 de enero a 20 marzo. Para el manejo del modulo de documentos, fueron capacitados 9 personas el da 20 de enero por el Analista Javier Salgado y 15 personas, con el apoyo de la Analista Yudy Bustamante. Por su parte, el Analista James Snchez, capacit 7 personas en generalidades de consulta en SIMEGE electrnico el da 23 de enero. Para este trimestre, solo se incorpor informacin en el mdulo de auditora fueron incorporados los 57 planes de auditora del programa de auditora interna aprobado en sesin virtual en el mes de enero de 2012. Producto de las auditoras internas, se han incorporado los informes de auditoras (39 finalizados) y los respectivos planes de mejoramiento que se describe en la actividad de "planes de mejoramiento" El seguimiento al Simege electrnico en la Sede es permanente. En su utilizacin, cada vez que es requerido, se informa a la Coordinacin General la no disponibilidad del mismo para que sea corregido. De otro lado, desde el Grupo Asesor, se participa en las videoconferencias de seguimiento del mismo: 1, Planes de Accin: presentado el da 15 de febrero
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AVANCE Se ajusta el avance de la meta ya que la actividad estaba definida para desarrollar en dos aos y para el ao 2011 se realizaron todas las actividades requeridas desde la coordinacin del Subproyecto. Se actualiz la informacin de los programas de extensin de la Facultad de Administracin que se realizarn en el mes de febrero de 2012. Se actualiz el portafolio de servicios con la informacin de los servicios que realiza la Secretara de Sede. Esta informacin se subi en la pgweb del Simege en la sede y en el portal del conocimiento. Se actualiz la oferta de pregrado y posgrado para lo cual la sede Manizales envi la informacin. Se realiz el seguimiento a la informacin de la sede que est subida en el sistema de informacin-Contac Center para verificar la informacin correcta de esta informacin. *Se realiz la actualizacin de los costos de servicios de laboratorios de la sede Se efectu la revisin y verificacin de la implementacin de las caracterizaciones de procesos a auditar, fichas de servicio, matrices de diseo y desarrollo, matrices de fallas en el servicio y formato de registro de las fallas de los Macroprocesos misionales, as: Formacin: Facultad de Ciencias Exactas y Naturales: 1, 9, 23 de febrero de 2012, Facultad de Administracin: 10 de febrero de 2012., Coordinacin de programa curricular de fsica y matemticas: 13 de febrero de 2012. Direccin de Departamento de Matemticas y fsica: 27 de febrero de 2012. Direccin de Departamento y Coordinacin de programa curricular de qumica: 21, 27, 29 de febrero de 2012. Coordinacin de programa curricular de Arquitectura: 24 de febrero 2012. Coordinacin de programa curricular de Ingeniera Industrial: 27 de febrero de 2012. Secretaria Acadmica de las Facultades de Ingeniera y Arquitectura y Ciencias: 27 de febrero de 2012. Direccin Acadmica de Sede: 27 de febrero de 2012. Registro y Matricula de Sede: 27 de febrero de 2012. Secretarios acadmicos, Secretario de Sede, Vicedecanos de las Facultades, Director acadmico y Jefe de Registro y Matrcula: 28 de febrero de 2012. Extensin: Director de investigacin y extensin de la FIA: 23 de febrero 2012. Coordinador de proyectos especiales: 23 de febrero 2012. Director de extensin de la FCEN:29 de febrero de 2012. Director de Extensin de la Sede: 16 de marzo de 2012. Director de Extensin, Coordinadores de extensin de la Facultad de Administracin, IBA, IDEA, Director Acadmico: 28 de febrero. Investigacin: Director de investigacin y extensin de la FIA: 23 de febrero 2012. Director de Investigacin de la sede, coordinadores de investigacin de las Facultades e Institutos de IBA, IDEA: 16 de febrero de 2012. Se efectu la revisin de las caracterizaciones de los procesos a auditar en los Macroprocesos de apoyo, as: BIENESTAR UNIVERSITARIO: Lideres de Macroproceso y procesos de Bienestar Universitario: 7 de febrero de 2012. rea de Salud: Se levant ficha de servicio del rea de salud, 13 y 14 de febrero de 2012. GESTIN DE RECURSOS BIBLIOTECARIOS: Lder e integrantes del Macroproceso de gestin de Recursos Bibliotecarios el 7 y 15 de febrero de 2012. Reunin de certificacin con la Direccin de laboratorios el 8 de febrero de 2012. GESTION HUMANA: Lder y personal de la Oficina de Personal el 9 y 21 de febrero de 2012. GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: Lder y personal del rea financiera el 15 de febrero de 2012. GESTION DE LABORATORIOS: Lder, asistente y personal de apoyo direccin de laboratorios el 15 de febrero de 2012. Se particip en la mejora de los procedimientos de: Elaboracin y control de documentos y registros, acciones correctivas, acciones preventivas y oportunidades de mejora, tratamiento de fallas en la prestacin del servicio, auditoras internas al UN SIMEGE, Revisin por la direccin y sus respectivos formatos asociados donde fue pertinente ajustarlos. Se particip en la validacin de los procedimientos de: Elaboracin y control de documentos y registros, acciones correctivas, acciones preventivas y oportunidades de mejora, tratamiento de fallas en la prestacin del servicio, auditoras internas al UN SIMEGE, Revisin por la direccin y sus respectivos formatos asociados donde fue pertinente ajustarlos. La Sede particip con los aportes al diseo del Premio ao 2012, de acuerdo a la experiencia del premio anterior. Esta reunin se realiz en la ciudad de Bogot durante los das 25 y 26 de enero de 2012. La sede Manizales recibi la informacin preliminar del premio, se hizo recomendacin para fortalecer el criterio de mejoramiento. Videoconferencia 15 de febrero de 2012. Se realiz seguimiento a las acciones preventivas en los equipos de gestin de la sede, as: IDEA: 2102 (Cerrado) , 1626 (Cerrado) , 2114 (Cerrado) , 1688 (Cerrado) , 1431 (Cerrado). FACULTAD DE INGENERA Y ARQUITECTURA, as: -111, 113, 183, 303,1194, 1260, 1261, 1262, 1263 (2 acciones), 1320, 1321, 1311 . BIBLIOTECAS, as: 613, 628, 630, 636. INSTITUTO DE BIOTECNOLOGA Y AGROINDUSTRIA: 2836, 2387. SALUD OCUPACIONAL: 1054, 1347, 1439, 1447,1449, 1450, 1460, 1461, 1471, 1488 ,1691. PLANEACIN: 1320, 1347, 1647 INVESTIGACIN: (planes 365, 375, 414, 415, 417, 419, 422, 425, 426, 427, 428, 429, 430) . EXTENSIN: (planes 265, 274, 275, 323, 337, 338, 339, 340, 341, 342, 343, 344, 345, 346, 347, 1353, 1354) Se realizaron los seguimientos a los siguientes planes de tratamiento: AP-1502, 1511 y 1506 de la ODFS AP- 2456, 2875 de la Facultad de Ciencias Exactas y Naturales. Seguimiento a las acciones de riesgos Biblioteca: 352 (Cerrada) 354 (Cerrada) 357 (Cerrada) 359 (Cerrada) 361 (Cerrada) 363 (Cerrada) 371 (Cerrada) 372 (Cerrada) 374 (Cerrada) 376 (Cerrada) 380 (Cerrada) 381 (Cerrada) 382 (Cerrada) 383 (Cerrada) 626 (Cerrada) 628 (Cerrada)
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AVANCE ORI 1807 ( Cerrada) Se subieron los planes de tratamiento de la matriz de riesgos de Biblioteca: Ocurrencias : 350, 373. Se realiz el seguimiento a los planes de tratamiento 3653 y 3655 del Macroproceso de Bienestar Universitario. Se realiz seguimiento a las siguientes actividades definidas en los planes de tratamiento 1349 (2), 1378, 1380, 1381, 1382 (2), 1383 (2), 1385, 2388 (2), 2390, 3650, 3653. Se realiz el cierre de las siguientes acciones: 122, 299, 352, 363, 376, 382, 409, 588, 1305, 1332, 1336, 1352, 1355, 1384, 1431, 1455, 1502, 1506, 1511, 1772, 2477. Se subieron los planes de tratamiento de la matriz de riesgos de Investigacin, IDEA, en el Simege Electrnico adems se realiz su seguimiento y cierre de las acciones: No. De ocurrencias: 2451, 2452, 2453, 2454, 2455. Se identificaron 3 riesgos derivados del hallazgo 141 de la Contralora, por parte del decano de la Facultad de ciencias Exactas y naturales y la Coordinadora del equipo de apoyo al UN SIMEGE, los cuales estn en proceso de revisin por los dos decanos de las otras facultades. Se realiz la revisin de los riesgos de alta significancia que se tienen registrados en el ao 2011, para verificar si cambian de valoracin o continan igual, en DIMA, EXTENSIN, DAMA, GESTIN HUMANA, BIBLIOTECAS, UNIDAD DE ARCHIVO, CENTRO DE IDIOMAS, FACULTAD DE ADMINISTRACIN, CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES, IGENIERA Y ARQUITECTURA. En el Macroproceso de Bienestar Universitario se subieron los planes de tratamiento 3425 y 3427 asociados a la matriz de riesgos del proceso de cultura y los planes de tratamiento 3653 y 3655 asociados a la matriz de riesgos del proceso Atencin en salud estudiantil. Revaloracin de los riesgos de alto nivel de significancia. Se revisaron los riesgos de alta significancia de las reas de: IDEA, Servicios Generales y el Centro de Idiomas, Bibliotecas, ORI, Unidad de Archivo, Gestin Humana,. En el mes de se enero se realizaron 11 planes de accin de Auditoria (1776, 2522, 2523, 2524, 2526, 2724, 2734, 2735 2736, 2831)correspondientes a los siguientes equipos de gestin: Centro de idiomas, Gabinete de fotogrametra, Lab. De materiales nanoestructurados funcionales, Of. Relac. Internacionales e interinstitucionales, Oficina asesora jurdica, Seccin de bienes y suministros, Unidad de archivo se prest apoyo para levantar 13 planes de accin, as: 1. Publicaciones: 2947, 2948 2. Instituto de Biotecnologa: 2972 3. Facultad de Administracin: 2946 4. Biblioteca: 2716. 5. Gestin Ambiental: 2924, 2931, 2935, 2936, 2937, 2938, 2939, 2940. En el mes de febrero: Se analizaron las causas de las ocurrencias 1683 2839 y 2696. Se levantaron planes de mejoramiento en: Extensin e Investigacin, Instituto de Biotecnologa: 2988, 2994, 2995, 3004, 3080, 3152, 3155, 3156, 3182, 3199, Salud Ocupacional No. 3103, Personal. 3080, Archivo: 3182, Facultad de Ciencias exactas y naturales: 2879, 2858, 2859. Facultad de Ingeniera y Arquitectura: 3009, 3006, 3137, 3139, 3140. Facultad de Administracin: Se levant la NC- 3093 como producto del incumplimiento de las metas de Siplo. Gestin Ambiental: 2935, 2936, 2937, 2938, 2939, 2940 y 2941 Direccin Acadmica OM 750-2853 (cerrado) ORI NC 2724 (Cerrado) BIBLIOTECAS: 350, 373 ODFS: Se redefini la NC-2654 , por ser una ocurrencia reincidente, se levant en plan 3004. En el mes de marzo: Se construy el plan de mejoramiento en la Facultad de Ciencias Exactas y naturales: 3622. Bienestar Universitario (Atencin en Salud) 3655 y 3684. Se han realizado 86 seguimientos a planes de accin 614, 1237,2260,1136,1395,2246,2260,2059,1680,1523,1522,1263,1261,2826,1234,1488,1475,1234,1138,1138,1137,1234,1415,1136,1240,1237,1136,1240,2055,1249,1318, 1054,1320,1347,1054,1347,1054, 1906, 1967,1054,1447,1450,1478,1248,1248,1243,2054,2078,2328,325,328, 342, 275, 340, 341, 346, 1518, 1522, 1524, 1525, 1526, 1549, 1552, 394, 401,1471, 1686, 1691 2901, 1137, 1478, 1906, 1971, 1976, 2055, 1478, 1475, 1507, 1554, 1686 611, 1243, 1211, 1137, 1246, 1244, 1245, 2527, 2540, 2541, 2542, 2543, 2544, 2628, 2655, 2836, 2386, 2837, 2716, 2832, 2831, 2400, 2599, 2833, 751, 753, 604 ; de los siguientes equipos de gestin: Extensin, Nomina, Gestin Humana, Laboratorio de Materiales, Facultad de Administracin, Salud Ocupacional, Bienes y suministros, Museo Interactivo SAMOGA, Planeacin, Unisalud, Sistema de Mejor Gestin, Facultad de Ingeniera y Arquitectura, Instituto de Biotecnologa, Biblioteca de Sede, Laboratorio de Hidrulica, Gabinete de fotogrametra, Gabinete de Topografa, Jurdica, direccin Acadmica , ORI, Servicios Generales, Bienestar universitario Se realiz anlisis de causas de las ocurrencias: Plan 547 ocurrencia 1666 Plan 548 ocurrencia 2094 Se verific la eficacia de las ocurrencias: 1919, 1920, 1923, 1927, 1906 AUDITORAS Se ingresaron los planes producto de las NC de auditora al Simege Electrnico: Jurdica : Ocurrencia 2526 y 2736. ORI: Ocurrencia 2724 Se realiz seguimiento a los siguientes planes de tratamiento 3363, 2988 (4), 2877 (2), 2514, 2816, 2801. Seguimiento a los planes de mejoramiento de Servicios Generales 2514, 2938, 2939, 2941. PROYECTO PLANTEAMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIN DE APOYO A LOS PROCESOS ACADMICO-ADMINISTRATIVOS DE LOS LABORATORIOS DE LA SEDE. ETAPA DE RECOPILACIN ANALISIS Y DISEO Mes de enero: 1.Apoyo en la revisin, construccin y ajuste de los documentos de Especificacin de Requisitos de software de los mdulos de gestin de inventarios, Manejo de residuos peligrosos y mantenimiento, con el equipo de apoyo. Cumplimiento 100% . 2. Apoyo en la depuracin de la informacin del mdulo de gestin de inventarios, para lo cual se requiere aprobacin final por parte de las personas involucradas en el proyecto. 3. Construccin de la primera versin de la estructura de base de datos utilizando los estndares para desarrollo de sistemas de informacin web definidos por el centro de computo sede Manizales.4. Elaboracin de los documentos CSS para el manejo de las interfaces del sistema, sus funcionalidades y la experiencia de usuario. Mes de Febrero 1. Apoyo en la Construccin del Mdulo de Gestin de Inventarios del SILAB V.1.0 con base en el documento de especificacin de requerimientos de software IEEE 830-SRS, para lo cual se han ejecutado las siguientes actividades: a)Estructura de base de datos.b)Diagrama entidad relacin c)Diccionario de datos Estructura de directorios del proyecto.d)Hojas de estilo del sistema CSS e)Estructura de clases del sistema. f)Avance de interfaces del sistema. 2. Apoyo en la depuracin de la informacin del Mdulo de Manejo de Residuos Peligrosos, para avanzar en la construccin de dicho Mdulo, del SILAB V.1.0 con base en el documento de especificacin de requerimientos de software IEEE 830-SRS.3. Apoyo en la depuracin de la informacin del Mdulo de Manejo de Residuos Peligrosos, para avanzar en la construccin de dicho Mdulo, del SILAB V.1.0 con base en el documento de especificacin de requerimientos de software IEEE 830-SRS. En el mes de Marzo: PROYECTO PLANTEAMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIN DE APOYO A LOS PROCESOS ACADMICO-ADMINISTRATIVOS DE LOS LABORATORIOS DE LA SEDE. ETAPA DE RECOPILACIN ANALISIS Y DISEO. 1. Avance en la construccin del Mdulo de Gestin de Inventarios. 2. Avance en la construccin del Mdulo Manejo de Residuos Peligrosos del SILAB V.1.0 con base en el documento de especificacin de requerimientos de software IEEE 830-SRS, para lo cual se han ejecutado las siguientes actividades: a)Estructura de base de datos. b)Diagrama entidad relacin c)Diccionario de datos Estructura de directorios del proyecto. d)Hojas de estilo del sistema CSS e)Estructura de clases del sistema f)Avance de interfaces del sistema. 3. Apoyo en la depuracin de la informacin del Mdulo de Mantenimiento, para avanzar en la construccin de dicho Mdulo, del SILAB V.1.0 con base en el documento de especificacin de requerimientos de software IEEE 830-SRS. Se validaron los documentos de requerimientos especificacin de requisitos de software del proyecto SILAB V 1.0 para los mdulos de: Gestin de inventarios , mdulo para el manejo de residuos peligrosos, y mdulo de mantenimiento. Se automatizaron los procedimientos del proceso de contratacin por medio del Flujo de trabajo de contratacin, adems de los procedimientos del procesos de cuentas por pagar con el flujo de trabajo de cuentas por pagar.
MANIZALES
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AVANCE Se realiz seguimiento a la ejecucin de las auditoras ambientales para la recoleccin de los soportes de la auditora y el acompaamiento de la subida de los informes de auditoras. Se enviaron dos posmaster y un popup para la convocatoria al curso de auditores en la norma GP-1000:2009 para docentes y personal de planta. As mismo el oficio VR 302 invitando a los lderes a motivar a sus colaboradores. Para que se inscriban el curso. Se realiz el plan de formacin para los auditores durante el ao 2012, teniendo en cuenta los resultados de la evaluacin de auditores del periodo del ao 2011 y las recomendaciones realizadas por la ONCI. Se decidi ajustar el link de Buen trmite en el sistema de quejas, reclamos y sugerencias, para cumplir con el procedimiento de Buen trmite estandarizado, de acuerdo a reunin realizada con el secretario de sede, el da 30 de enero de 2012. Se efectu la consolidacin de las solicitudes de Buen Trmite del mes de enero, febrero y marzo de 2012. Se gener la propuesta de la campaa de Buen Tramite para la Sede Manizales, de acuerdo a los cambios dados por el procedimiento de Buen Tramite establecido desde el nivel nacional. Se solicit a Publicaciones el ajuste a los pendones y separadores de libros. Se efectu reunin con el encargado del Sistema de Quejas y Reclamos de Sede y su resultado fue la adecuacin de la pagina web de la Sede de acuerdo al procedimiento de Buen Tramite establecido desde el nivel nacional. Se efectu reunin con Mara Liliana Cardona encargada del sitio web del Sistema de Quejas y Reclamos de Sede para efectuar las adecuaciones al ingreso de Buen Tramite con base en lo autorizado por el secretario de Sede, el link se encuentra actualizado en la pgina web. Se realiza el ajuste del avance de la actividad ya que no se inform el avance de la ejecucin de estas actividades en el mes de enero de 2012. Durante los meses de enero, febrero y al corte de marzo no se presentaron en los sistemas de quejas y reclamos y de Buen tramite solicitudes que requirieran conformacin de equipos de mejoramiento, de igual forma se incluye el avance dado que se cuenta con la disposicin del equipo tcnico para apoyar esta actividad en el momento que se requiera, es importante mencionar que esta actividad depende directamente de las gestiones de los usuarios y que si estos no presentan solicitudes, el proyecto no puede dejar de presentar avance. En el mes de enero: Se efectu seguimiento y cierre a las Quejas y Reclamos No. 113 de la Facultad de Ingeniera y Arquitectura, No.119 de la ODFS, No. 146 de la ODFS, No. 250 Servicios generales., No. 265 del UN-SIMEGE. En el mes de febrero: Durante los meses de febrero y al corte a marzo no haban planes de mejoramiento resultado de las solicitudes de Buen tramite a los cuales se les hiciera seguimiento; es importante mencionar que esta actividad depende directamente de las fechas establecidas en los planes de mejoramiento por parte de los lderes de los procesos y si no hay acciones pendientes durante cualquier mes el proyecto no puede dejar de presentar avance dado que se cuenta con la disposicin del equipo tcnico para apoyar esta actividad en el momento que se requiera. En la induccin a los estudiantes del primer semestre del ao 2012 se promovi el uso del sistema de Quejas , Reclamos y sugerencias. Las quejas, reclamos y sugerencias recibidas durante el mes de enero, febrero y al corte del mes marzo se respondieron oportunamente. Se consolidaron las quejas, reclamos y sugerencias recibidas en el mes de enero, febrero y al corte del mes de marzo 2012. De acuerdo al consolidado entregado por la Secretara de sede, las respuestas a las quejas, reclamos y sugerencias fueron con respuesta oportuna. Durante los meses de enero, febrero y a corte de marzo no haban planes de mejoramiento resultado de las solicitudes del sistema de quejas y reclamos a los cuales se les hiciera seguimiento; es importante mencionar que esta actividad depende directamente de las fechas establecidas en los planes de mejoramiento por parte de los lderes de los procesos y si no hay acciones pendientes durante cualquier mes el proyecto no puede dejar de presentar avance dado que se cuenta con la disposicin del equipo tcnico para apoyar esta actividad en el momento que se requiera. En el mes de enero: Tabulacin de encuestas de satisfaccin y entrega de los resultados a las siguientes dependencias: Bienes y suministros, Bienestar y Suministros, DIMA- Extensin, Seccin Financiera, Facultad de Administracin, Publicaciones, Contratacin, IDEA, ODFS. En el mes de febrero: Se enviaron dos posmaster donde se realiz la difusin del registro de las encuestas de satisfaccin para docentes y administrativos. Se realiz la tabulacin de encuestas de satisfaccin y entrega de los resultados a las siguientes dependencias: Bienes y suministros, Gestin Humana, DIMA- Extensin, Seccin Financiera, IDEA, Direccin Acadmica, Centro de Idiomas, Jurdica, Direccin de Laboratorios. Revisin de las fichas de servicio de los procesos de Formacin, Investigacin, Extensin, Bienestar, Bibliotecas, Jurdica, con los responsables de los servicios y actividades mencionadas en tales fichas. Revisin de las fichas de servicio de los procesos de Formacin, Investigacin, Extensin, Bienestar, Bibliotecas, Jurdica, con los responsables de los servicios y actividades mencionadas en tales fichas.
MANIZALES
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AVANCE Los Macroprocesos continan trabajando mediante videoconferencias y reuniones presenciales con participacin de todas las Sedes en el tema de estandarizacin. Se est finalizando la validacin de esta metodologa y contina el uso formato definido. Esta actividad est coordinada desde el Nivel Nacional. Se ha participado en las videoconferencias y actividades de estandarizacin en los procesos Sistema de Gestin Ambiental y Egresados. Adicionalmente se valid la caracterizacin del proceso Gestin de la Actividad Acadmica. El programa de egresados particip en las discusiones de estandarizacin y present las particularidades de la Sede para el tema, mientras que el SGA ha participado y liderado el proceso de estandarizacin, de acuerdo con su rol. De acuerdo con la informacin suministrada por el Nivel Nacional aproximadamente el 70% de los procedimientos estandarizados estn aprobados y validados. Sin embargo, se plante la inquietud sobre la gestin de aquellos documentos que mantienen particularidades y dificultan su estandarizacin. Para el Sistema de Gestin Ambiental SGA se aprobaron los documentos estandarizados Gestin Integral del agua, Control de plagas y vectores, Preparacin y respuesta ante emergencias ambientales. La Sede particip en el proceso de automatizacin de los procedimientos Obligatorios: Auditorias Internas a UN-SIMEGE, Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Oportunidades de Mejora. Elaboracin y Control de Documentos y Registros, Administracin de Riesgos, los cuales ya se encuentran totalmente en lnea en la herramienta de Simege electrnico, a partir de lo anterior la sede a la fecha ha venido implementando de manera sistemtica y eficiente de forma automatizada dichos procedimientos. Adems a la fecha se cuenta a Nivel Nacional con un total de 14 cadenas de valor modeladas listas en la herramienta de automatizacin, las cuales renen un total de 43 procedimientos automatizados. En cuanto al procedimiento Elaboracin y desarrollo del Plan de Capacitacin, del MP de Talento Humano, la Sede Palmira ha ingresado las capacitaciones en el respectivo modulo de Simege Electrnico. El MP de Talento Humano tambin adelanto la automatizacin de la entrega de los Recibos salariales y prestacionales, ahora los desprendibles son enviados a los funcionarios automticamente va correo electrnico, directamente a travs del Sistema de Informacin SARA. Ampliacin de prstamo bibliotecario por internet. No es necesario ir a la biblioteca a prolongar un prstamo de un libro, el Buen trmite ha permitido que ahora se pueda solicitar la ampliacin va internet. Se publicaron los pendones de la campaa de Buentrmite en los edificios de la Sede para fortalecer la divulgacin del sistema entre la comunidad universitaria de la Sede. Adicionalmente se trabaj en los vnculos de acceso al Sistema ubicados en el sitio web del proyecto en la Sede. Se continu con la actividad de sensibilizacin por parte de la Direccin Administrativa para el uso de la informacin divulgada en la pgina web de la Gerencia, con el fin de fortalecer la solicitud 216 gestionada desde el ao anterior Se incluyeron 10 acciones correctivas que tienen como fuente las auditoras documentales del premio de mejor gestin 2010-2011 y 5 por el incumplimiento de metas de la Planeacin Operativa, siguiendo los lineamientos de la Coordinacin General. Adicionalmente se han incluido las oportunidades de mejora que las dependencias han identificado. Estn en desarrollo 43 planes de mejoramiento, mientras otros 11 ya estn finalizados y cerrados de acuerdo con la informacin proveniente de SIMEGE electrnico. De los 43 planes en ejecucin 9 se encuentran en etapa de verificacin. Mediante el apoyo del aplicativo SIMEGE electrnico se dispone del informe consolidado de la Sede, con 43 acciones abiertas y 11 cerradas, entre oportunidades de mejora y acciones correctivas. Adicionalmente se realiz entrega a la contralora del avance del primer trimestre en el plan de mejoramiento de la auditora vigencia 2011. El Equipo tcnico SIMEGE de la Sede Palmira particip activamente en la reunin para la construccin del Premio de Mejor Gestin 2012, realizada de manera presencial en Bogot el pasado 25 de enero, con la participacin de todos los Nodos. Adems se particip en la videoconferencia del grupo asesor el 15 de febrero de 2012 donde se present la 4ta versin del Premio. Se realiz contacto con el ICONTEC para realizar la actividad de formacin de auditores y se dispone de la cotizacin. Se estn implementando los planes de tratamiento de riesgos incluidos durante la vigencia 2011. Actualmente se esperan los lineamientos de la Coordinacin General para elaborar los nuevos planes de acuerdo con los ajustes que se incluyan a la metodologa por los cambios en la gua del DAFP. La Coordinacin General est trabajando en la armonizacin de los riesgos a nivel nacional, de manera que se puedan unificar de acuerdo con la afinidad. La Sede realiz la revisin pertinente para aportar a la estrategia diseada. En reunin del Nodo se revis la informacin publicada en el "portal del conocimiento" y se identificaron algunos elementos que deben modificarse. Se inform al responsable del aplicativo el diagnstico realizado para los fines pertinentes. Se reforz el entrenamiento del equipo tcnico en el mdulo de riesgos y acciones dada la importancia de los mismos en la gestin del mejoramiento en la Sede. Tambin se realiz entrenamiento a la oficina de personal para el uso del mdulo de capacitacin y se fortaleci en los equipos de Gestin el entrenamiento para la consulta. Los mdulos de SIMEGE electrnico se siguen alimentando permanentemente de acuerdo con los requerimientos de los usuarios. Se han incluido nuevas ocurrencias en el mdulo de acciones, se ingresan permanentemente las actividades de entrenamiento en el mdulo de acciones y se alimenta el mdulo de documentos. El aplicativo cada vez es ms utilizado como herramienta de consulta y de gestin. En el se estn realizando los seguimientos a los planes de mejoramiento y de tratamiento. Adicionalmente las consultas documentales se realizan desde el mdulo de documentos.
PALMIRA
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AVANCE La Sede ha participado en los diferentes procesos de estandarizacin y acogido las metodologas propuestas por los Macroprocesos aplicables a la Sede. La adopcin del enfoque de trabajo por procesos ha permitido estandarizar la metodologa en forma transversal. Los procesos en los cuales participa en estandarizacin en el trimestre son: GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA y GESTIN AMBIENTAL. En el marco del premio Mejor Gestin 2010-2011 los Macroprocesos definieron la metodologa de estandarizacin, con la cual se sigue aplicando la misma metodologa hasta la actualidad. "De acuerdo a la informacin reportada por la Coordinacin del Nivel Nacional sobre el avance en la estandarizacin de los procedimientos, se tiene: -El despliegue general de procedimientos de la Universidad es de 662 procedimientos incluyendo procedimientos susceptibles y no susceptibles de estandarizacin. El avance de estandarizacin de procedimientos logrado a la fecha es del 47% , esto corresponde a 316 procedimientos. Para el caso especfico de la Sede Orinoquia, en el trimestre la Sede particip en las siguientes sesiones de socializacin y/o estandarizacin de procedimientos de los siguientes Macroprocesos: Gestin Ambiental: El 1 y 2 de marzo en reunin presencial del Comit Tcnico Nacional de Gestin Ambiental, se aprobaron dos (2) procedimientos denominados; 1) Control de plagas y vectores, 2) Uso eficiente de energa, 3) Gestin integral del agua. Previamente se presentaron observaciones previas a la reunin. Para el trimestre se continua con la metodologa utilizada para la aprobacin de procedimientos mediante videoconferencia en donde se establecen las caractersticas mnimas de los mismos, se discuten las particularidades y se remiten para su ajuste y validacin, adems se realiza retroalimentacin de las propuestas va e-mail y el lder de Macroproceso recopila la informacin, se discute y aprueba. En la Sede los Macroprocesos que se encuentran implementando esta metodologa son: DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL, EXTENSIN, BIENESTAR UNIVERSITARIO, GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, GESTIN DE LABORATORIOS, GESTIN DE LA INFORMACIN, GESTIN DE RECURSOS Y SERVICIOS BIBLIOTECARIOS. Como resultado de la metodologa utilizada se tiene: A la fecha el despliegue general de procedimientos de la UN cuenta con 662 procedimientos. Del total de procedimientos (662) de la UN 47% se encuentran estandarizados. El total de procedimientos (662) incluyen procedimientos susceptibles de estandarizacin y NO susceptibles de estandarizacin de la UN. Por ltimo para el trimestre se pueden generar avances especficos en la validacin y aprobacin para el proceso de Gestin ambiental con dos (2) nuevos procedimientos estandarizados y diecisiete (17) para el Macroproceso de Formacin La Sede particip en el proceso de automatizacin de los procedimientos Obligatorios: Auditorias Internas a UN-SIMEGE, Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Oportunidades de Mejora. Elaboracin y Control de Documentos y Registros, Administracin de Riesgos, los cuales ya se encuentran totalmente en lnea en la herramienta de Simege@, a partir de lo anterior la sede a la fecha ha venido implementando de manera sistemtica y eficiente de forma automatizada dichos procedimientos. Adems a la fecha se cuenta a Nivel Nacional con un total de 14 cadenas de valor modeladas listas en la herramienta de automatizacin, las cuales renen un total de 43 procedimientos automatizados. El MP de Talento Humano tambin adelanto la automatizacin de la entrega de los Recibos salariales y prestacionales, ahora los desprendibles son enviados a los funcionarios automticamente va correo electrnico, directamente a travs del Sistema de Informacin SARA. Ampliacin de prstamo bibliotecario por internet. No es necesario ir a la biblioteca a prolongar un prstamo de un libro, el Buen trmite ha permitido que ahora se pueda solicitar la ampliacin va internet.
ORINOQUA
Aunque para el trimestre no surgieron solicitudes de Buen Tramite, se encuentra en proceso de desarrollo la solicitud N 235.Esta se clasific como un requerimiento para el proceso de Gestin de Bienes, para el caso de asignacin de los contratistas bajo vinculacin por ODS. Para el trimestre el equipo tcnico revis la propuesta del al GNAF para tramitar de solicitud, sin embargo se encuentra en proceso ajustar en plan con miras a cambiar las actividades del plan o incluir nuevas. Para la solicitud existente de Tramite N 235, la Gerencia Nacional Administrativa y Financiera se contacto con la Jefe de Unidad para dar respuesta a esta solicitud perteneciente al proceso Gestin de Bienes. Las acciones planteadas por la GNAF no fueron las esperadas, ya que no brindaban una respuesta formal a la solicitud. Se formularan acciones por parte del Equipo tcnico para enviar a la GNAF y sean analizadas. A razn de la pre auditoria realizada por las analistas del nivel nacional en la Sede, los das 27, 28 y 29 de febrero, se construyeron palanes de mejoramiento con miras a evidenciar las acciones generadas para atender las debilidades encontradas. Los PM se relacionan a continuacin: Ocurrencia N 3187 Incumplimiento en las metas de SIPLO del ao 2011 del proceso de gestin Ambiental Ocurrencia N 3192 Fortalecimiento de la Planeacin Operativa de la Sede Orinoquia Ocurrencia N 3404 Parcial cumplimiento del numeral 4.2.1 literal d, de la NTC GP1000 Ocurrencia N 3406 Deficiente aplicacin en el seguimiento, medicin y anlisis de la gestin de los procesos Ocurrencia N 3475 Incumplimiento de metas de la planeacin operativa vigencia 2011 Proceso Gestin Ambiental Para el periodo se realizo seguimiento a los planes de Mejoramiento referentes a los convenios 418 y 897 del Instituto de estudios de la Orinoquia. As mismo se envi el 13 de enero Avance del Plan de Mejoramiento cuarto trimestre de 2011 a la Oficina Nacional de Control Interno, concerniente a la auditoria realizada por la Contralora General de la Republica. En reunin presencial los das 25 y 26 de enero se inici la construccin del premio Mejor Gestin 2012, en donde se discuti entre las Sedes la propuesta de la Coordinacin General. Se establecieron los componentes de los factores que deba tener el premio. En videoconferencia del 15 de febrero se valido la 4 versin del premio Mejor Gestin 2012. Para el acompaamiento al EG de la Sede Orinoquia se cuenta con la asesora permanente al Equipo de Gestin por parte del nivel nacional a travs de un (1) analista, de la Coordinadora del Nivel Nacional, la coordinadora del EG. As mismo, se cuenta con la presencia de un analista en la Sede vinculado por el proyecto que brinda asesora a todos los componentes del sistema. Para el trimestre se asesor al EG en la preparacin de la auditoria de Certificacin NTC GP 1000, en cuanto a la estructura, requisitos a evaluar, elementos constitutivos etc. Durante el proceso se presto acompaamiento permanente a los lideres de proceso a evaluar: (formacin con los procesos de gestin de la actividad acadmica y registro y matricula, extensin con el proceso de desarrollo a las modalidades de extensin. Investigacin, con el proceso de promocin y fomento a la investigacin. Bienestar universitario, con el proceso de acompaamiento integral y Gestin administrativa y financiera, con el proceso de servicios generales. Con la informacin remitida a la Coordinacin General concerniente al sistema en los factores como, Gestin de Riesgos, Planes de Mejoramiento y Servicios, se construy por parte de la coordinacin el informe consolidado de revisin por la direccin 2011 para el Sistema de Mejor Gestin un SIMEGE en el mes de febrero. En el marco de la auditoria de Certificacin NTC GP 1000 se realizo seguimiento a los riesgos de los procesos de Gestin del Mejoramiento, Formacin, Bienestar Universitario. Los planes de tratamiento fueron monitoreados e ingresados los soportes que evidencia su gestin. Para el trimestre se verific la implementacin de doce (12) planes de mejoramiento para los procesos de Desarrollo as: (3) planes tratamiento para Desarrollo Organizacional, (4) Formacin, (3) Bienestar Universitario y (3) Gestin Ambiental.
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AVANCE Adems de la propuesta de la Coordinacin General en cuanto al cuerpo nico de indicadores, la Sede se encuentra en proceso de construccin de indicadores propios. En este ejercicio se han construido ocho (8) indicadores, consolidando la informacin de las vigencias 2008 a 2011. Este ejercicio es presidido por la Coordinacin General, la Sede reporta la informacin, ingresndola en una hoja electrnica la cual consolidad y genera el reporte de gestin. Adems La Coordinacin General realiz el acompaamiento a para la construccin de indicadores de los procesos de Unimedios y la Oficina de Relaciones Interinstitucionales. En el marco del informe de revisin por la direccin, se realiz el anlisis del cumplimiento de las metas de todas las sedes y procesos de la Planeacin Operativa del 2011, junto con el anlisis de tendencias acorde a los rangos establecidos en conjunto con el de las metas asociadas a los objetivos de mejor gestin. Para el trimestre el equipo tcnico recibi capacitacin en el modulo de documentos el da 28 de febrero, con miras de proceso de auditora de otorgamiento en la NTC GP1000, en esta capacitacin se ingresaron los 27 documentos propios de Sede, adems en reunin del EG del 2 de marzo se realizo ejercicio de consulta de DOCUMENTOS del SIMEGE electrnico. MODULO DE DOCUMENTOS: Para el trimestre se continu con la puesta en marcha del modulo de documentos, se incorporaron procedimientos y formatos asociados a los Macroprocesos de: Comunicaciones (3 procedimientos), Investigacin (3 procedimientos), Formacin (3 procedimientos y 3 formatos), Extensin (6 procedimientos), Bienestar Universitario (2 formatos) y Gestin Documental (5 formatos). MODULO DE RIESGOS: Se realizo seguimiento a los riesgos asociados al Macroproceso de Formacin y Bienestar Universitario. MODULO DE ACCIONES: se ingresaron 5 N 3187, 3192,3404, 3406 y 3475 Para el semestre se realiz seguimiento a los diferentes mdulos del SIMEGE electrnico, con el ingreso de 5 planes de mejoramiento, seguimiento a los planes de tratamiento de los Macroprocesos de Formacin y Bienestar Universitario, a los alimentacin del modulo de documentos con 23 documentos, como parte de la preparacin a la auditoria de certificacin NTC GP 1000.
ORINOQUIA AMAZONIA
AVANCE Los Macroprocesos definieron la metodologa de estandarizacin de procedimientos, mediante la programacin de reuniones presenciales y por videoconferencia, en las cuales se revisan, mejoran y estandarizan procedimientos. Este mismo mecanismo se utiliz para la revisin de procedimientos propios en la Sede, acordando citas de reunin para la revisin y ajuste de los mismos, logrando la actualizacin de 51 procedimientos. Se particip en las siguientes reuniones de estandarizacin e implementacin de procedimientos: - Macroproceso Bienestar Universitario: 21/02/2012, seguimiento al plan de trabajo establecido el 5 y 6 de diciembre de 2011 y plan de transicin de BU; el 24/02/2012 se socializ el nivel de avance sobre la implementacin de los procedimientos estandarizados con el Nivel Nacional; 5/03/2012 revisin de cinco (5) procedimientos ajustados y aprobados del proceso "Planeacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin" de bienestar Universitario. - Macroproceso Desarrollo Organizacional en el proceso de Gestin Ambiental: se realizaron reuniones presenciales (1 Y 2 de Marzo de 2012), y por videoconferencia (30/01/2012); aprobacin por correo electrnico del procedimiento "Preparacin y respuesta ante emergencias ambientales" versin final el 27/02/2012, con sus formatos de Ficha de emergencia ambiental y listado de condiciones de riesgo ambiental. - Macroproceso Formacin: se socializ a las Sedes de Presencia el despliegue de procedimientos, caracterizaciones y procedimientos aprobados entre las Sedes Andinas, con cdigo U. Participacin en reuniones, revisiones para la Validacin y estandarizacin de procedimientos por videoconferencia - Macroproceso Bienestar Universitario: el 24/02/2012 se socializ el nivel de avance sobre la implementacin de los cuarenta y dos (42) procedimientos estandarizados con el Nivel Nacional. - Macroproceso Desarrollo Organizacional en el proceso de Gestin Ambiental: se realizaron reuniones presenciales el 1 Y 2 de Marzo de 2012, en la cual se realizaron ajustes al procedimiento " Preparacin y respuesta ante emergencias ambientales" , y ser reviso el procedimiento "Gestin integral del agua"; aprobacin por correo electrnico del procedimiento "Preparacin y respuesta ante emergencias ambientales" versin final el 27/02/2012, con sus formatos de Ficha de emergencia ambiental y listado de condiciones de riesgo ambiental. Se ajustaron y aprobaron los siguientes procedimientos propios de la Sede Amazonia, de los siguientes Macroprocesos: - Direccionamiento Institucional, dos (2) procedimientos con fecha de aprobacin 27/01/2012 - Relaciones Interinstitucionales, un (1) procedimiento con fecha de aprobacin 27/01/2012 - Comunicacin, cinco (5) procedimiento con fecha de aprobacin 27/01/2012 - Investigacin, creacin artstica e innovacin, diez (10) procedimientos con fecha de aprobacin 16/02/2012 - Formacin, dieciocho (18) procedimientos con fecha de aprobacin 17/02/2012 - Extensin, seis (6) procedimientos con fecha de aprobacin 27/01/2012 - Bienestar Universitario, cuatro (4) procedimiento del proceso "Planeacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin" con fecha de aprobacin 27/01/2012 - Gestin de laboratorios, tres (3) procedimientos con fecha de aprobacin 16/02/2012 - Gestin de la informacin, dos (2) procedimientos con fecha de aprobacin 16/02/2012 La Sede Amazonia particip en la automatizacin de los procedimientos Obligatorios: Auditorias Internas a UN-SIMEGE, Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Oportunidades de Mejora. Elaboracin y Control de Documentos y Registros, Administracin de Riesgos, los cuales ya se encuentran totalmente en lnea en la herramienta de Simege Electrnico, a partir de lo anterior la sede a la fecha ha venido implementando de manera sistemtica y eficiente de forma automatizada dichos procedimientos. Adems se cuenta a Nivel Nacional con un total de 14 cadenas de valor modeladas listas en la herramienta de automatizacin, las cuales renen un total de 43 procedimientos automatizados. Se realizaron tres (3) talleres de sensibilizacin del UN-SIMEGE, en los cuales se mostr la herramienta de Buen trmite de la pgina UN-SIMEGE y la forma como se accede para realizar una solicitud del mal tramite, queja, sugerencia y/o reclamo. El da 16 de Marzo del ao en curso, la Secretaria de Sede redireccion una sugerencia a la persona competente de Gestin de Espacios Fsicos, para dar respuesta a una solicitud recibida de un estudiante, acerca de la deficiencia de iluminacin del parqueadero de la Sede. Se rediseo la seccin de quejas y reclamos de la Sede, de tal forma que el resumen de la notificacin de las quejas, reclamos y sugerencias de los usuarios le lleguen directamente al correo de la Secretaria de Sede. El resumen cuenta con la siguiente informacin: fecha/hora; qu es el comentario? una queja, reclamo, sugerencia o solicitud de informacin; quin es usted) estudiante, docente, administrativo, egresado o particular; comentario; informacin del solicitante (nombre y apellidos, correo electrnico, y nmero de contacto).
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AVANCE La persona encargada de la gestin de espacios fsicos en la Sede, respondi de forma inmediata a la solicitud realizada por el estudiante el 16 de Marzo, aclarando que el problema de falta de iluminacin en el parqueadero obedeci a un corto elctrico en la acometida de la iluminacin exterior de la Sede, Pero que dicho problema se solucion desde el 15 de marzo, mediante el arreglo de las luminarias exteriores del parqueadero, cancha y zona de acceso principal. Con relacin a la solicitud que se paso por buen tramite en el ao 2011, acerca de la aplicacin del Articulo 173 de la ley 1450 de 2011 sobre la retencin en la fuente, hasta la fecha se ha realizado el reintegro de un 40% de los pagos realizados por retencin en la fuente. El 3 de Febrero de 2012, la Dra. Gladys Santacruz confirma la actualizacin de la informacin en el portal del conocimiento, por solicitudes realizadas de la Sede con relacin a: contenidos educacin continua y permanente, contenidos de investigacin. Se elaboraron ocho (8) planes de mejoramiento por incumplimiento en algunas de las metas de la planeacin operativa del ao 2011 para los Macroprocesos Bienestar Universitario, Desarrollo Organizacional, Formacin, Gestin de Laboratorios, Relaciones Interinstitucionales, Gestin del Talento Humano en el proceso de salud ocupacional, Tesorera, Gestin de la informacin. De los veinticinco (25) planes de mejoramiento creados, trece (13) se han cerrado y doce (12) en ejecucin y seguimiento. El 25 de enero de 2012 se realiz una reunin presencial en la Sede Bogot con los Coordinadores UN - SIMEGE, esto con el fin de socializarles la IV versin del Premio de Mejor Gestin 2011 - 2012. As mismo el 15 de febrero de 2012, se realiz la presentacin y validacin del IV premio UN - SIMEGE en reunin por videoconferencia del grupo asesor con todas las sedes. Acompaamiento a los responsables de los Macroprocesos, en los siguientes aspectos: - Reuniones por videoconferencia para la implementacin de procedimientos de Bienestar Universitario y Formacin, aprobacin de procedimientos de Gestin Ambiental. Acompaamiento para la revisin y validacin de las fichas de servicios de los Macroprocesos de Extensin, Investigacin, Formacin y Bienestar Universitario. - Asesora y acompaamiento a los procesos seleccionados para recibir la auditora de certificacin (Gestin de la actividad acadmica, Fomento y promocin de la extensin, Desarrollo de las modalidades de extensin, Planeacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin de Bienestar Universitario, y Adquisicin de bienes y servicios del Macroproceso Gestin administrativa y Financiera) en los requisitos aplicables de la norma NTC GP 1000:2009 - Asesora y acompaamiento para el ingreso de los procedimientos en el modulo de documentos del SIMEGE Electrnico. - Asesora y acompaamiento a las dependencias de extensin y formacin, para el ingreso de planes de tratamiento de riesgos en el modulo de riesgos de SIMEGE electrnico. - Asesora y acompaamiento para el ingreso de Planes de mejoramiento del SIPLO a los Macroprocesos (Relaciones interinstitucionales, formacin, extensin, gestin de la informacin, tesorera en el Macroproceso gestin administrativa y financiera, salud ocupacional en el Macroproceso gestin del talento humano, Bienestar Universitario, gestin de laboratorios) en el modulo de acciones de SIMEGE electrnico. Para dar continuidad con la capacitacin del personal en las normas ISO 90001, ISO 17025 en los laboratorios de la Sede Amazonia, se esta programando una capacitacin en manejo de elementos qumicos, almacenamiento y transporte, con fecha tentativa para el mes de septiembre del ao en curso. Adicional se realizar una capacitacin para socializar las hojas de seguridad de los materiales peligrosos ubicados en las reas de laboratorio, planta elctrica y almacn, para realizarse entre los meses de junio Noviembre El 7 de Marzo de 2012 por videoconferencia la Coordinacin General del UN - SIMEGE present el informe de revisin por la Direccin, el cual de forma consolidada contempla los avances y beneficios reportados por la Sede en: planes de mejoramiento, gestin del riesgo, acciones de mejoramiento, compromiso de la Direccin, modelos mentales, olimpiadas de autocontrol, programa de reciclaje y disminucin del consumo de papel, mejoramiento de la gestin por Macroproceso, del sistema de mejor gestin y del premio de mejor gestin. El informe consolidado fue compartido por la Coordinacin General el 9 de marzo para la gestin y conocimiento de la Sede. Se inici el proceso de identificacin de riesgos, ajuste de la matriz de adopcin, adaptacin e identificacin de nuevos riesgos, hasta la fecha se estn elaborando las matrices de los riesgos de Formacin y Extensin, los cuales ya se encuentran en el modulo de riesgos de SIMEGE electrnico. Se realizo el monitoreo a los 32 planes de tratamiento de riesgos que se ingresaron en el SIMEGE electrnico para cumplir entre el mes de Agosto y diciembre del ao 2011, de los siguientes Macroprocesos: Gestin Administrativa y financiera, Extensin, Investigacin, Gestin de la informacin, Bienestar Universitario, comunicacin, Gestin del Talento Humano, Relaciones Interinstitucionales. Cada uno de los responsables de estos Macroprocesos se encargo de subir los soportes que evidencian el cumplimiento de las actividades propuestas dentro de los planes de tratamiento. Se inicia la etapa de verificacin de eficacia para estos planes de tratamiento, con esta etapa se concluyen y se cierran completamente los planes de tratamiento 2011. El 3 de Febrero de 2012, la Dra. Gladys Santacruz confirma la actualizacin de la informacin en el portal del conocimiento, por solicitudes realizadas de la Sede con relacin a: contenidos educacin continua y permanente, contenidos de investigacin. Se actualiz la informacin del nicho UN - SIMEGE de la Sede Amazonia, informacin general del Equipo de Gestin, los talleres y actividades que promueven la gestin tica, talleres de aprendizaje en equipo y modelos mentales dentro del componente organizaciones abiertas al aprendizaje, actas y manual de servicio Macroproceso de Formacin y Macroproceso Gestin de recursos y servicios bibliotecarios en el servicio de prstamo externo. Se realiz seguimiento al cumplimiento de los compromisos y actividades de los planes de mejoramiento del proceso de matrcula y prstamo externo el 2 de Marzo del ao en curso, incorporando las evidencias en el modulo de acciones del SIMEGE electrnico, queda faltando las evidencias de tres actividades del Plan de Mejoramiento "servicio de Prstamo Externo de la Sede Amazonia", las cuales se cumplen el 30 de Marzo de 2012. En concertacin con la analista Diana Dvila, se estableci como primera instancia revisar la matriz de indicadores que ser suministrada por la Coordinacin General de SIMEGE en el mes de abril, adoptando los indicadores que nos generen valor, en segundo lugar se debe solicitar capacitacin para la definicin de los indicadores propios de la Sede Amazonia. Cabe resaltar el trabajo que se ha venido consolidando con el profesor Corzo de la Sede Bogot, por medio del cual se han definido indicadores para las reas de formacin, investigacin, extensin, bienestar, y egresados. Avances de planes de mejoramiento: 1. Modulo de Acciones. Realizada (Febrero 24 de 2012). Un (1) participante. Realizado por la Analista Adriana Rodrguez. -Modulo de acciones; se incorporaron ocho (8) planes de mejoramiento de la Sede Amazonia, por cumplimiento de la planeacin operativa en los siguientes Macroprocesos:-Bienestar Universitario, Formacin, Desarrollo Organizacional, Relaciones Interinstitucionales, Laboratorio, Gestin del Talento Humano en el proceso de Salud Ocupacional, Gestin de la Informacin y Gestin administrativa y Financiera en el proceso de tesorera. - Modulo de documentos; se publicaron los siguientes procedimientos propios de la sede amazonia: Direccionamiento Institucional (2) , Relaciones Interinstitucionales (1), comunicacin (5), Investigacin, creacin artstica e innovacin (10), Formacin (18), Extensin (6), Bienestar universitario del proceso "Planeacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin" (4), Gestin de laboratorios (3), Gestin de la informacin (2). - Modulo de Riesgos: se incorporaron 2 planes de tratamiento para el Macroproceso de Formacin, 3 planes de tratamiento para el Macroproceso de Extensin. El 2 de marzo se realiz seguimiento a los planes de mejoramiento de los servicios: -Macroproceso de Formacin - Macroproceso Gestin de recursos bibliotecarios, servicio prstamo externo, este plan de mejoramiento cuenta con tres actividades que se cumplen el 30 de marzo del ao en curso.
AMAZONIA
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AVANCE Dadas las actividades adelantadas para el proceso de Auditoria de Certificacin que se han venido desarrollando en el ltimo trimestre, los Macroprocesos han enfocado sus actividades en el alistamiento y preparacin para la presentacin de la misma. An as los procesos de Egresados y Gestin Ambiental dieron continuidad a las actividades de estandarizacin a travs de videoconferencia los das Enero 30 y Febrero 20 y en la reunin presencial la cual se desarroll en la sede Caribe los pasados 1 y 2 de marzo para el caso de Gestin Ambiental y para Egresados a travs de videoconferencia. La validacin y aprobacin de los procedimientos en lo referente al proceso de Gestin Ambiental se llev a cabo a travs de las Actas No. 1, 2 y 3 en las cuales se evidencia la participacin de las sedes es dicho proceso. La Sede particip en el proceso de automatizacin de los procedimientos Obligatorios: Auditorias Internas a UN-SIMEGE, Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Oportunidades de Mejora. Elaboracin y Control de Documentos y Registros, Administracin de Riesgos, los cuales ya se encuentran totalmente en lnea en la herramienta de Simege@, a partir de lo anterior la sede a la fecha ha venido implementando de manera sistemtica y eficiente de forma automatizada dichos procedimientos. Adems a la fecha se cuenta a Nivel Nacional con un total de 14 cadenas de valor modeladas listas en la herramienta de automatizacin, las cuales renen un total de 43 procedimientos automatizados. (Ver Reporte de cadenas de valor) Ampliacin de prstamo bibliotecario por internet. No es necesario ir a la biblioteca a prolongar un prstamo de un libro, el Buen trmite ha permitido que ahora se pueda solicitar la ampliacin va internet. Con el nimo de fomentar el uso del Sistema de Buen trmite, en la sede Caribe se tiene previsto para este semestre disear un campaa de reforzamiento orientada a dar a conocer las diferencias entre queja, reclamo, sugerencia y el sistema de buen trmite como tal, para tal efecto se han realizado actualizaciones en la red en el trascurso del actual trimestre. Dicha campaa ser divulgada al interior de la Comunidad Universitaria a travs de poster informativos, el boletn semanal y la pgina de la Sede. Por otro lado, a la Sede Caribe no han llegado durante el trimestre actual ninguna solicitud ni sugerencia al link de Buen Trmite. Pero es necesario precisar que si se han recibido comentarios, preguntas y quejas, los primeros al link de la pgina web los cuales se han redireccionado y tramitado de acuerdo con la competencia por temas; y las quejas se han recibido en fsico del buzn ubicado en la sede: COMENTARIOS A SITIO WEB DE SEDE # tramites 13, cerrados10, en proceso 3, sin cerrar 3. DERECHOS DE PETICION # tramites 1, cerrados 1, en proceso 0, sin cerrar 0. Para dar respuesta a los comentarios que llegaron al sitio web de la sede y al derecho de peticin no fue necesario conformar ningn equipo de mejoramiento, pues las respuestas se dieron directamente desde la Secretaria de Sede. En cuanto al derecho de peticin instaurado por parte de una estudiante fue solicitando la siguiente informacin la cual es del resorte exclusivo de esta dependencia: 1. La solicitud de cancelacin de reserva de cupo, 2. Solicita se informe que asignaturas puede inscribir en virtud de un tema de 4 crditos pendientes Como parte del seguimiento al Derecho de Peticin desde la coordinacin de posgrado, se envi al estudiante el formato para inscripcin de asignaturas, el cual ya fue diligenciado y se encuentra actualmente el trmite el Secretaria de Sede. Por otro lado, producto de una solicitud hecha al link de Buen trmite en el ao 2010 se dise el formato "presentacin de los datos de publicaciones de la Sede" al cual se le han hecho unas modificaciones y se pusieron en consideracin del Comit Acadmico Administrativo, el cual fue aprobado y en la actualidad se encuentra en proceso de documentacin a travs del mdulo de documentos de SIMEGE Electrnico con el fin de poner en conocimiento de los usuarios, y as llevar a cabo su respectiva implementacin. Para el primer trimestre de 2012 se construyeron 5 planes de mejoramiento, los cuales fueron documentados por los lderes de los procesos en la herramienta de SIMEGE Electrnico as: PROCESO FUENTE Gestin de la Actividad Acadmica Mejoramiento del proceso Gestin de la Actividad Acadmica Mejoramiento del proceso Gestin estratgica de la Investigacin SIPLO Desarrollo de las Modalidades SIPLO Proyectos de Investigacin SIPLO En el marco del informe de la alta direccin se present el avance a la Implementacin y seguimiento a los Planes de Mejoramiento construidos por la Sede los cuales fueron documentados a travs de la herramienta de SE y a los que se les ha realizado seguimiento al plan de trabajo planteado: PROCESO Gestin de la Actividad Acadmica: Gestionar adecuadamente las historias acadmicas de los estudiantes y proporcionarles durante el proceso de formacin las herramientas necesarias para lograr una estancia exitosa en la Sede y consecuencialmente una finalizacin exitosa del programa acadmico escogido tanto en pregrado como es posgrado Gestin de la Actividad Acadmica: Minimizar el impacto de prdida y desercin en el programa PEAMA a travs del fortalecimiento de los programas de acompaamiento integral a los estudiantes Gestin estratgica de la Investigacin: Identificar las debilidades del programa de pasantas y evidenciar los aspectos positivos y negativos de la experiencia de los estudiantes pasantes en la sede Caribe Desarrollo de las Modalidades: Mejorar las estrategias comunicativas que permitan dar a conocer a la comunidad interna y externa todas las acciones que ha venido desarrollando la Sede Caribe con el objetivo de fortalecer alianzas interinstitucionales en el mbito local, nacional e internacional Proyectos de Investigacin: Garantizar que todos los estudiantes de posgrado de la sede Caribe tengan conocimiento de las convocatorias a ellos dirigidas. A travs de la reunin presencial que se llev a cabo los das 25 y 26 de enero, la sede Caribe particip en la construccin de la nueva versin del premio para ser implementado en el 2012, cuya propuesta fue divulgada y socializada al interior del Equipo de Gestin con el fin de consolidar las observaciones y darlas a conocer en las reuniones tcnicas y as realizar los ajustes pertinentes. As mismo, se particip en las reuniones programadas a travs de videoconferencia los das 16 y 22 de diciembre, febrero 8, 9, 15, 22, 29 y Marzo 7; en donde se analizaron diferentes temas relativos a la implementacin del Sistema de Mejor Gestin. El informe de revisin de la alta direccin en lo que corresponde a la Sede Caribe, es consolidado por la Coordinacin de Nivel Nacional a partir de los datos enviados por la sede, como identificacin de riesgos, creacin y seguimiento de sus planes de tratamiento, seguimiento de quejas y reclamos, etc.
CARIBE
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AVANCE A travs del informe de la alta direccin se presentaron los avances de las matrices de riesgos construidas por lo lideres de los procesos para el periodo de 2011, en donde se identificaron riesgos para 7 de los 10 de los Macroprocesos aplicables a la sede Caribe, all se plantearon en total 17 acciones las cuales se incluyeron en el mdulo de Simege electrnico, de igual manera se llev a cabo el monitoreo permanente de las actividades planteadas para mitigar o controlar el riesgo identificado. Para los 13 planes de tratamiento construidos en el periodo de 2011, se plantearon 22 actividades de las cuales 20 se encuentran implementadas, 1 no implementadas y 1 en proceso de implementacin. En el marco del informe de la alta direccin se realizo la evaluacin de la implementacin de los planes de tratamiento dando cumplimiento de los objetivos de mejor gestin y al mejoramiento de la gestin por procesos A travs de correo electrnico enviado el pasado 9 de febrero, en el cual se remita informacin actualizada sobre los servicios de formacin en posgrados y maestras ofertados en la sede Caribe, se llev a cabo la actualizacin del "Portal de Servicios" del Contac Center al cual se puede acceder en el enlace: http://190.242.54.244:8050/PEOPLE/PEOPLE_UNAL/ Los avances del Plan de Mejoramiento construido de la Medicin de la Satisfaccin asociado al proceso de Inscripcin de Asignaturas se presentaron en el marco del Informe de la Alta Direccin, as: 1. Se encuentra la programacin acadmica en el Sistema a disposicin de la inscripcin de asignatura. 2. Se crearon dos asignaturas de libre eleccin promovidas por la Coordinacin de pregrado, buceo en apnea y diseo grafico, cumpliendo el compromiso de ofertar mas asignaturas que sirvan para ampliar la oferta de asignaturas para los estudiantes de pregrado. 3.Se hicieron volantes informativos para presentar los programas acadmicos ofertados en la Sede. 4. Se public el plan curricular de los programas de maestra y doctorado en ciencias biologa estando en tramite el programa y en cuanto a la Maestra en estudios del Caribe, se encuentra en proceso de publicacin. La Coordinacin General realiz el acompaamiento a para la construccin de indicadores de los procesos de Unimedios y la Oficina de Relaciones Interinstitucionales. En el marco del informe de revisin por la direccin, se realiz el anlisis del cumplimiento de las metas de todas las sedes y procesos de la Planeacin Operativa del 2011, junto con el anlisis de tendencias acorde a los rangos establecidos en conjunto con el de las metas asociadas a los objetivos de mejor gestin. El pasado 23 de febrero se llev a cabo la capacitacin en el mdulo de documentos, en donde se recibi instruccin por parte de la analista del mdulo sobre la documentacin de los procedimientos, formatos y guas; en donde se realiz un ejercicio prctico de subir al mdulo los procedimientos propios de la sede para los Macroprocesos misionales. Dicha capacitacin fue replicada a los lideres de los procesos y sus asistentes sobre la forma de consultar los documentos pertinentes a los procesos que lideran. Por otro lado, se recibi entrenamientos sobre la forma de acceder a los procedimientos obligatorios, su aplicacin y alcance. A travs del mdulo de acciones se documentaron 5 Oportunidades de Mejora y se realiz el seguimiento a las creadas a partir de la Medicin de Clima Laboral realizado el ao anterior y como iniciativa de la sede. En el mdulo de documentos se llev a cabo la inclusin de los procedimientos estandarizados entre las Sedes de Presencia Nacional para el Macroproceso de Extensin y los procedimientos aplicables para los Macroprocesos Misionales. Por otro lado, se realiz el seguimiento en el mdulo de riesgos de los planes de tratamiento elaborados para los riesgos identificados para la vigencia 2011. As mismo, se documentaron en este mismo mdulo los riesgos y sus respectivos planes de tratamiento para el proceso de Gestin Ambiental. En el mdulo de riesgos se generaron los reportes del cumplimiento de los planes de tratamiento 2011 documentados en la herramienta; as mismo el reporte correspondiente a la identificacin de riesgos y los planes de tratamiento documentados de Gestin Ambiental. Por otra parte, a travs de las reuniones programadas con el grupo asesor de SIMEGE en las cuales la sede Caribe participa por videoconferencia se ha realizado el seguimiento a la informacin que se ha alimentado en los diferentes mdulos.
AVANCE PORCENTUAL:
Total Subproyecto
75,44%
33
CARIBE
PALMIRA
BOGOT
Objetivo
2. Consolidacin de la gestin del mejoramiento.
80%
68%
77%
80%
70%
76%
77%
1.3. BUEN GOBIERNO 1.3.1. Rendicin de Cuentas en el ao 2012 sobre el ao 2011:
Para el primer trimestre de 2012 a cada una de las dependencias directivas se le solicit informe de gestin del ao inmediatamente anterior y sobre la revisin de los mismos se realizaron las siguientes actividades relacionadas con la estrategia de comunicacin para la jornada institucional de rendicin pblica de cuentas en 2012 sobre la vigencia 2011: a) Revisin y evaluacin del proceso de 2011 sobre la rendicin de cuentas del ao 2010. b) Definicin de cronograma de actividades de alistamiento
CARIBE
75%
NIVEL
c) Convocatoria y divulgacin de la jornada con el apoyo y soporte de UNIMEDIOS a travs de la pgina web institucional, agencia de noticias UN, UN radio y canal Prisma TV. d) Propuesta, definicin y remisin a directivas de la Universidad de un esquema para la transmisin de la jornada en el canal Prisma TV y el canal Seal Institucional, mediante la realizacin de dos videos, un primer bloque a manera de magazn y un segundo bloque a manera de panel los cuales se presentarn en forma oficial al pblico el 27 de Abril de 2012. e) Ajuste en el diseo e implementacin de la pgina web exclusiva para la jornada de rendicin de cuenta, disponible a partir del 20 de marzo de 2011. f) Preparacin y divulgacin del informe de gestin institucional vigencia 2011, disponible para consulta y descarga a travs de la pgina web de la jornada. g) Diseo y habilitacin de banner sobre la jornada de rendicin de cuenta en la pgina web principal de la universidad para facilitar la divulgacin de la jornada y el acceso directo a la pgina de la misma. h) Preparacin y remisin de invitaciones para participar en la jornada dirigida a entidades del sector de educacin superior, entes de control y diversos grupos de inters de la sociedad en general. i) Habilitacin de formulario para preguntas y observaciones a travs de pgina web. j) Grabacin de video entrevista a vicerrectores y directores de sede, el cual se presentar al pblico el 27 de abril de 2012 a travs de los canales citados y la emisora UN radio. Los productos son: Esquema, cronograma, pgina web: www.unal.edu.co/rendicion_de_cuentas/2011, informe de gestin institucional 2011 (188 pginas), banner, 50 invitaciones, formulario para preguntas) Para el segundo trimestre de 2012 se tiene proyectado el diseo y publicacin de avisos de prensa de convocatoria a la jornada para ser publicados a partir del 08 de abril y una convocatoria y divulgacin por otros medios audiovisuales y escritos, actividad que ser coordinada con las instancias pertinentes. 1.3.2. Fortalecimiento del Entorno tico
Lidera: Profesora Mara del Pilar Rodrguez, Grupo Ethos. Sede Manizales Realizacin de una campaa anual de comunicacin e interiorizacin del Compromiso tico. Despus de una cuidadosa revisin por pares, se entreg a la Coordinacin General el diseo de la segunda cartilla que contiene cada uno de los componentes del SEG con el fin de que sea impresa y divulgada al interior de la Universidad. Ver ANEXO Diseo preliminar de la segunda cartilla. De otra parte se realiz el diseo preliminar de un sistema de comunicacin del Compromiso tico, con una metodologa aplicable a todas las Sedes y el Nivel Nacional, a partir de una investigacin producto de una tesis de maestra. Disear y apoyar a la Direccin Nacional de Bienestar Universitario en la ejecucin de un Programa de induccin que incorpore el compromiso tico. A manera de piloto, se realiz en la Sede Manizales y como parte de la induccin, el abordaje del tema tico y se present el compromiso tico de la Universidad, durante la jornada de induccin que actualmente es responsabilidad de la Direccin de Bienestar Universitario. Para tal fin, se dict capacitacin y se envi material al responsable del subproyecto en la Sede Manizales acerca de los procesos de induccin. A partir de esta experiencia se har a la coordinacin del subproyecto un llamado para extender la capacitacin a la Universidad. Ver ANEXO Presentacin de induccin.
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Disear y apoyar la ejecucin de un programa de formacin en tica. Se avanz en la participacin en la segunda seccin de la Ctedra Ethos con el tema tica en las organizaciones. Ver ANEXO Presentacin Catedra Ethos. Asesorar a los aspirantes y titulares de cargos directivos o de representacin en el diseo y ejecucin de estrategias para el fortalecimiento del entorno tico. Con el respaldo de la Vicerrectora general y la Direccin Nacional de Bienestar Universitario, se logr la aprobacin del Acuerdo 35 de 2012 por el cual se establece una poltica de equidad de gnero en la Universidad Nacional de Colombia y se radic el Proyecto de Acuerdo para la inclusin de personas en situacin de discapacidad al interior de la Universidad. Adicionalmente, el Grupo Ethos prepar y envi de material referente a la equidad a los responsables del proyecto de equidad de gnero del Nivel Nacional y dio asesora acerca de la elaboracin del plan de accin 2012 para la Sede Manizales. A su vez, revis las propuestas y atendi el debate pblico con los candidatos a la rectora de la UN, a fin de visualizar las propuestas su articulacin con el desarrollo del Subproyecto. Disear y apoyar a Bienestar Universitario en la implementacin de un programa de voluntariado. Interaccin con Bienestar Universitario de la Sede Manizales acerca de la vinculacin de un practicante que apoye el programa de voluntariado. Elaboracin de la propuesta de sostenibilidad del Subproyecto, para encaminar acciones desde Bienestar Universitario hacia la consolidacin del subproyecto. Ver ANEXO Propuesta de Sostenibilidad entregada a la Vicerrectora General. Coordinar una vez al ao las actividades del Observatorio del Entorno tico (OEE) Recoleccin y anlisis de la informacin de encuestas y entrevistas para la realizacin de los informes del Observatorio del Entorno tico OEE 2011. Entrega de informe preliminar y anlisis del proceso de encuestas de cada Sede y el Nivel Nacional entre la coordinacin del Subproyecto y la Vicerrectora General durante visita realizada a la Sede Manizales. Realizacin de las primeras versiones de los informes de los informes OEE 2011 de todas las Sedes, el Nivel Nacional y el global, para ser entregados a la interventora. Realizacin de los informes definitivos de las Sedes Amazona y Orinoqua para ser enviados a las Sedes y a la Coordinacin Nacional del Subproyecto. Los dems informes OEE 2011 de las Sedes se encuentran en proceso de revisin y anlisis detallado. Gestin para participar en el curso- taller sobre Formulacin de proyectos internacionales promovido por la ORI a fin de articular el Subproyecto mediante cooperacin internacional. Ver ANEXOS Informe entregado a la Vicerrectora General, Informes OEE 2011 Amazona y Orinoqua y solicitud de cupos para participacin y formatos de participacin.
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Promover procesos de dilogo en torno a los resultados del observatorio del entorno tico. Solicitud de gestin ante la Vicerrectora General a fin de lograr una mayor difusin de los resultados del OEE 2011 en la pgina principal de la UN, que viene siendo atendida por esta instancia. ANEXO Mail de gestin para la disposicin de informes. Los anexos se encuentran en la carpeta Subproyectos, Entorno tico. A continuacin se presentan los avances respectivos por Sedes:
AVANCE A travs de entrevistas efectuadas a los vicerrectores de Sede, incluyendo a Bogot, se tiene como fecha el 27 de abril de 2012, para la presentacin al pblico de la rendicin de cuentas a travs de los canales de comunicacin de la Universidad, entre ellos, la emisora UN radio. A pesar de que en el periodo no se realizaron actividades directas con la Sede, desde el Subproyecto se realiz la entrega a la Coordinacin General de la segunda cartilla que contiene cada uno de los componentes del SEG . Por otro lado, se present el diseo preliminar de un sistema de comunicacin del Compromiso tico como tesis de maestra investigativa, aplicable a todas las Sedes y el Nivel Nacional. Se hizo entrega del informe preliminar de encuestas para la Sede y se redactaron las primeras versiones del informe del Observatorio del Entorno tico de la vigencia 2011 de la Sede.
AVANCE Se realiz la preproduccin y produccin de la entrevista al Seor Vicerrector de la Sede para apoyar la estrategia de comunicacin en la realizacin de la rendicin de cuentas. Adems se entreg oportunamente la informacin relacionada con esta actividad. Se particip en la actividad de induccin de nuevos estudiantes y se divulg el compromiso tico de la Universidad, fortaleciendo el concepto con la entrega del material divulgativo (pulseras) diseado en la vigencia anterior. De acuerdo con el oficio OPA-282, de marzo 20 de 2012 la oficina de personal informa que se particip en la jornada de induccin y reinduccin del 01 de febrero y en ella se incluy el tema de tica y convivencia, abordando los componentes y elementos del Entorno tico y se realiz el taller participativo de Interiorizacin de Valores ticos En la induccin a estudiantes de primer semestre que se realizo desde 23 de enero hasta 03 de febrero del presente ao, los siclogos de Acompaamiento Integral en compaa con Direccin acadmica, desarrollaron talleres de preparacin para el cambio a la vida universitaria, logrando la participacin de 466 estudiantes de las siete carreras de la universidad. Uno de los temas constitutivos de estos talleres es el fortalecimiento del entorno tico. Sin embargo se sigue proyectando desde las facultades la inclusin de una ctedra de formacin en tica. En la ejecucin del programa Gestin de Proyectos del rea de Acompaamiento Integral de Bienestar Universitario, se encuentra integrados 6 grupos estudiantiles que realizan actividades de voluntariado en la Sede y comunidades aledaas a ciudad de Palmira. Ellos son UN-Emergencias, Grupo Agrotnico, Grupo de Estudios Ambientales Locales, Colectivo de Investigacin en problemas socio ambientales, Grupo MAYO y Grupo VIDA.
PALMIRA
BOGOT
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AVANCE Se particip en la realizacin de una grabacin para la trasmisin de la jornada de rendicin de cuentas de la Universidad con el apoyo de unimedios, para ser presentado a la comunidad por el canal prisma, seal institucional y la emisora UN el da 27 de abril de 2012. Se presentaron los informes respectivos que dan cuenta de la gestin institucional en la Sede, se diligenciaron los formatos y se remitieron a la Oficina Nacional de Planeacin para la consolidacin y posterior presentacin. De acuerdo a los lineamientos de UNIMEDIOS, se logr la grabacin del video que ser presentado el prximo 27 de abril de 2012 a travs del canal prisma y seal institucional. El informe de la Sede, fue remitido mediante oficio VR-055 Medelln, 25 de enero de 2012. 1.- Bienestar Universitario realiza una campaa permanente de comunicacin e interiorizacin del Compromiso tico en lo que aplica a la sede. Dicha campaa se denomina "Nuestro compromiso tico por una Universidad Saludable". 2.- El 16 de diciembre finaliz la 5a. Jornada "Nuestro Compromiso tico por una Universidad Saludable", con amplia participacin de la comunidad universitaria. 3.- Se prepar y realiz el 9 de marzo la 6 Jornada "Nuestro Compromiso tico por una Universidad Saludable "con participacin significativa de la comunidad Universitaria y entidades externas. 4- En todas las piezas de promocin, comunicacin y difusin de Bienestar Universitario, se enfatizan los valores que soportan el Compromiso tico. 5. En todos los eventos convocados por Bienestar Universitario, tanto en su instalacin como en su contenido, se enfatizan los valores del Compromiso tico. 6.- Se continu con los encuentros de padres de familia de los recin admitidos (en esta caso con las Facultades de Minas y Ciencias Agropecuarias), en cada encuentro se desarrollo un Modulo sobre los valores en la familia y su relacin con los valores del compromiso tico que est proponiendo la Universidad. 1.- Se realiz la semana de induccin entre el 20 y el 24 de febrero para los estudiantes admitidos de pregrado al semestre 01/2012. En dicha induccin se desarrollo un modulo especial sobre el Compromiso tico. 2.- Se realiz en las cinco facultades de la Sede la induccin a los estudiantes nuevos de Posgrado al semestre 01-2012. En esta induccin se desarrolla un Mdulo Especial sobre el Compromiso tico. 3.- Se realiz la induccin al nuevo personal de trabajadores y empleados de la Sede, donde se trabaj con ellos un Mdulo Especial sobre el Compromiso tico. 1.- EDUCACIN FORMAL: - Se termin de manera exitosa la Ctedra Piloto "Induccin y preparacin para el cambio": Los resultados fueron presentados por los estudiantes a la comunidad universitaria y en la semana de Induccin a los estudiantes de pregrado: En dicha Ctedra hay un Mdulo Especial sobre el Compromiso tico. - Se inici el semestre 01-2012 con dos nuevas Ctedras sobre "Induccin y preparacin para el cambio" en la cual hay un Mdulo especfico sobre Compromiso tico. - Continua el diseo de la Ctedra Virtual en Induccin a la vida universitaria en la cual hay un modulo particular sobre Compromiso tico. - Se termin la asignatura " Desplazamiento Forzado en Colombia" con nfasis en valores de la Solidaridad, equidad, responsabilidad y pertenencia. Esta asignatura contina en el semestre 01-2012 a cargo del profesor Rafael Rueda Bedoya. - Se termin la asignatura "tica y Ciudad" que desarrolla un fuerte contenido en torno al Compromiso tico. Esta asignatura continua en el semestre 01-2012 bajo la responsabilidad del Profesor Jhon Muoz. - Ctedra Virtual: Continuamos esperando esta ctedra ofrecida por el Grupo Ethos de la Sede Manizales sobre formacin en tica. 2.- EDUCACIN NO FORMAL: - Continan los talleres de apoyo al fortalecimiento de los Grupos estudiantiles. Aqu se desarrollan mdulos en nfasis en el trabajo en equipo y el Compromiso tico. - Continua el trabajo del Grupo de Estudio de los estudiantes "Promotores de Convivencia" con nfasis en: Compromiso tico, Programas de Voluntariado y Universidad Saludable. Este Grupo de Estudio es coordinador por el Profesor Rafael Rueda Bedoya. 1.- Se continua fomentando en los Comits Primario y en los equipos de Gestin, la importancia de promover el Compromiso tico como servidores pblicos. 2.- Por las dificultades del paro fue necesario reprogramar los talleres con la representacin Profesoral y estudiantil donde hay un mdulo especial sobre Compromiso tico. 3.- Se prepar el 4 Encuentro de Bienestar Universitario que se realizar el prximo 24 de marzo. El componente central de la capacitacin ser el trabajo en equipo y la importancia del Compromiso tico. 1.- Conjuntamente entre Bienestar Universitario, la Escuela del Hbitat - Cehap, los Grupos Estudiantiles GRAECO, GEZ, ARBORETUN, JARDIN CAPILLA y la Comunidad desplazada de "Pinares de Oriente" se formul un proyecto de Extensin Solidaria para participar en la convocatoria de la Direccin Nacional de Extensin. El Proyecto fue seleccionado y se va a realizar durante el ao 2012 bajo la Direccin del Profesor Rafael Rueda Bedoya con la participacin del Programa del "Voluntariado Universitario y Social-UN. 2.- Se contina ampliando la cobertura del programa del "Voluntariado Acadmico PLAN PAR". 3.- Se crea el "Voluntariado UNID: Inclusin-Discapacidad", cuyo objetivo es apoyar a las personas integrantes de la Comunidad Universitaria en situacin de Discapacidad. 4.- Se contina fomentando la participacin de estudiantes que deben hacer corresponsabilidad para que los realicen en actividades de voluntariado. 5.- Se continan las actividades del Programa "Voluntariado Ambiental". CAMPAAS: 1.- Toda actividad de promocin y difusin de los diferentes procesos que realiza Bienestar Universitario, son campaas relacionadas con el compromiso tico. 2. Se realiz un video Institucional de Bienestar Universitario titulado "Nuestro Compromiso tico por Una Universidad Saludable". JORNADAS: 1.- Se realizaron la 5 y 6 Jornada "Nuestro Compromiso tico por Una Universidad Saludable" (Ver numeral 3.1). 2.- Se defini que la Ctedra de Cine "Ciudad Abierta" tenga como tema central los Derechos y los Valores. Por Bienestar Universitario participa el rea de Cultura y el Subproyecto Compromiso tico. Es un ciclo de Cine-Foro con 21 pelculas que se presentan en diferentes escenarios de la ciudad: Universidad Nacional, Biblioteca Pblica Piloto, Comfama, Comuna N8 y Universidad San Buenaventura. 3.- Se contina presentando la propuesta cultural y artstica del Grupo de Teatro de la Universidad sobre cada uno de los valores que comprenden el Compromiso tico de la Universidad.
MEDELLN
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AVANCE Se consolid la informacin de las actividades realizadas en el proyecto UN SIMEGE III ETAPA, durante el ao 2011 con los respectivos porcentajes de avance, grficos y registro fotogrfico. Esta informacin fue enviada a la Oficina de Planeacin para realizar el informe de gestin de la sede. Se envi comunicado a los secretarios acadmicos de las 3 Facultades para conocer el cronograma de la rendicin de cuentas, y poder realizar el apoyo logstico requerido, se cuenta con el formato para registrar las preguntas que realicen los participantes. As mismo se concert con la Oficina de Planeacin utilizar el diseo de la portada del informe para realizar la comunicacin de las invitaciones por posmaster y tambin dar a conocer el link de la publicacin de este. Para la difusin de la rendicin de cuentas de la Facultad de Ingeniera y Arquitectura, se enviaron 2 postmaster los das 2 y 7 de marzo de 2012, se sacaron afiches e invitaciones para convocar. Para la difusin de la rendicin de cuentas de la Facultad de Administracin se envi 2 postmaster los das 12 y 14 de marzo de 2012, se sacaron afiches e invitaciones para convocar. Para la difusin de la rendicin de cuentas de la Facultad de Ciencias Exactas y Naturales se envi 1 postmaster el da 12 de marzo de 2012 y se sac afiches para convocar. Desde el Simege se envi un postmaster el da 12 de marzo indicando el cronograma y el link donde se public el informe de gestin 2011 en la pgina web de la Sede. Se realizaron tres sesiones, una por facultad, en donde intervinieron en cada sesin el Decano y el Vicerrector. La Facultad de Ingeniera y Arquitectura realiz la rendicin el 14 de marzo a las 10:00 am. en el Auditorio Principal del campus Palo grande. La Facultad de Administracin hizo la rendicin el 15 de marzo a las 5:00 pm. en el Auditorio Juan Hurtado del campus Palo grande. La Facultad de Ciencias Exactas y Naturales hizo la rendicin el 16 de marzo a las 10:00 a.m. en el Auditorio de la Biblioteca Carlos Enrique Ruiz del campus La Nubia. En el mes de febrero: Se realizaron reuniones de sensibilizacin e interiorizacin del Compromiso tico con la BIBLIOTECA, DIRECCION LABORATORIOS, CONTRATACIONES, DIMA Y EXTENSION , OFICINA DE PERSONAL Y NOMINA, FINANCIERA Y TESORERIA, REGISTRO, DIRECCION ACADEMICA, PROFESORES DE PLANTA Y OCASIONALES GESTION CULTURAL, BIENES Y SUMINISTROS, ALMACEN, MANTENIMIENTO, POSGRADO DE ADMINISTRACIN, DIM, CEUNAL Y CMPUTO. Como resultado de estas reuniones se recolectaron observaciones de los funcionarios que servir de insumo para el observatorio del entorno tico. En el mes de marzo: Se realiz una estrategia de comunicacin ldica, semanalmente se envi a travs del pop up y el posmaster los concursos enfocados a la difusin, fortalecimiento y conocimiento de los valores del compromiso tico. Es as como: En el mes de enero se realiz el plan de actividades del Subproyecto del entorno tico a desarrollar en el ao 2012, se realiz la presentacin para la induccin a los estudiantes en el compromiso tico. En el mes de febrero se realizaron 4 sesiones de induccin con los estudiantes de: pregrado y posgrado. Durante los das 13 y 17 de febrero de 2012. Durante el mes de marzo se realizaron los siguientes talleres sobre induccin en el compromiso tico en las dependencias Oficina de investigaciones Coordinacin de practicas Facultad de Administracin, Oficina de Extensin-Facultad de administracin, Direccin acadmica, Ceunal y Computo. Se realiz la proyeccin de 3 pelculas en el Ciclo de cine foros sobre tica cinticos. Marzo 7 de 2012 El viaje de Chihiro, marzo 14 de 2012 Avatar, y marzo xx Perspolis. En el mes de febrero se realizaron varios concursos sobre los valores y el compromiso tico por posmaster a travs de crucigrama, sopa de letras, prrafo para completar palabras claves sobre los valores. La semana del 29 de Febrero se promovi la reflexindel observatoriosla solidaridadtico a travs deltomadode posmaster. adjunt el link y las personas deban escribir dos En el mes de enero se apoy la difusin de la encuesta del video sobre del entorno y la compasin envo de internet, se En el mes de febrero el Observatorio del Entorno tico OEE 2011, cont con una participacin de la comunidad universitaria en la sede Manizales, as: 478 encuestas de 3.349 encuestas a nivel nacional y 13 personas entrevistadas. Por estamentos las encuestas en la sede Manizales estn repartidas as: 61 docentes, 347 estudiantes y 70 administrativos. Realizacin de talleres sobre el conocimiento y manejo que se tiene de los 7 valores y sus componentes, adems de la tabulacin de los resultados en las dependencias de: BIBLIOTECA, DIRECCION LABORATORIOS, CONTRATACIONES, DIMA Y EXTENSION , OFICINA DE PERSONAL Y NOMINA, FINANCIERA Y TESORERIA, REGISTRO, DIRECCION ACADEMICA, PROFESORES DE PLANTA Y OCASIONALES GESTION CULTURAL, BIENES Y SUMINISTROS, ALMACEN, MANTENIMIENTO, POSGRADO DE ADMINISTRACIN, DIM, CEUNAL Y CMPUTO.
MANIZALES
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AVANCE Para el trimestre se construyo un documento, en donde se consigna la gestin de la Sede para la vigencia 2011. En este documento se contemplan los trece (13) proyectos de inversin de la Sede, as como los once (11) Macroprocesos que se desarrollan en al Sede. Los elementos y/o insumos corresponden a los informes de gestin de los procesos y/o dependencias. Este documento se convierte en la base de la rendicin de cuentas de la Sede, consolidando la Gestin desarrollada durante la vigencia 2011. En conjunto con la ONP, el UN SIMEGE y Unimedios se establecieron los lineamientos y condiciones para la rendicin de cuentas en la etapa final de rectora, se estableci cronograma para la entrevista a la Direccin de Sede. Esta entrevista consta de seis (6) preguntas basadas en las lneas del Plan Global de Desarrollo 210-2012, como parte de las gestiones realizadas por la direccin para dar cumplimiento a las lneas de desarrollo en la que se enmarco el plan. Con los resultados del Observatorio del Entorno tico 2011, se estableci plan de trabajo para fortalecer el valor identificado como DEBIL EL RESPETO. Este plan tiene como objetivo realizar la campaa de comunicacin e inteorizacin del Compromiso tico enfocado interiorizar los siete (7) valores, pero con especial atencin al valor del Respeto. En el marco de la semana universitaria (13 al 18 de febrero) se realizo proceso de induccin a los nuevos estudiantes. Dentro de la agenda se programo para el 17 de febrero induccin en los valores que componen el Compromiso tico de la Universidad, de este ejercicio participaron 33 nuevos estudiantes en los cuales por medio de dinmica de grupo se les dio a conocer e identificar los valores pertenecientes a la Universidad Nacional de Colombia. Para el trimestre se realizo capacitacin a dos (2) docentes en los aspectos generales del Sistema de Mejor gestin y Subproyecto gestin del Entorno tico, dndoles a conocer los valores en los que se enmarca la Universidad Nacional de Colombia, adems de entregar material informativo del Compromiso tico, razn de ser, origen y contextualizacin de cada uno de los valores. Se convoc a los integrantes del programa de voluntariado en la Sede a fin de establecer espacios de reunin para estructurar el plan de accin del semestre. Dicha convocatoria se realiz a travs de los correos electrnicos, identificando que la gran mayora de los integrantes pasaron a movilidad y se fij una reunin para el da 29 de marzo en medio de una actividad cultural de integracin donde se redefinirn los integrantes del grupo. Con las campaas de inteorizacin de Compromiso tico y su aplicabilidad en la Gestin tico de lo Publico se da por terminada esta actividad, las campaas se denominaron en su orden UN Expreso UNETE A LOS MEJORES y UN SIMEGE Somos Todos Soy mas tico. En estas se enmarcaron los Valores que identifican a la Universidad Nacional de Colombia. Adicionalmente se fortaleci la campaa nacional ORGULLO UN, por medio de la campaa TU SIENTES ORGULLO UN
ORINOQUIA
AVANCE A travs de correo electrnico recibido el 01 de marzo por parte de la Sra. ALEXANDRA REYES VALENTINO, Jefe de Unimedios Televisin, se hizo saber que este ao la entrevista al Director de la Sede Jos Ernesto Mancera seria realizada por parte de la Coordinadora de SIMEGE de la Sede, destacando el reconocimiento del premio ORO ganado en la implementacin del UN-SIMEGE el ao inmediatamente anterior, as mismo se dio a conocer el prrafo introductorio el cual fue puesto en consideracin y las preguntas a realizarse, finalmente se estableci que la fecha para la realizacin de la Rendicin de Cuentas seria el prximo 22 de marzo. Teniendo en cuenta los lineamientos establecidos para la realizacin de la Redicin de Cuentas en la Sede Caribe, se llev a cabo la preparacin de los espacios en los cuales se realizaran las tomas, las correcciones al guin enviado por parte de UNIMEDIOS y la socializacin con el Director de la Sede de las preguntas a responder en dicha actividad. Durante el primer trimestre de 2012 se desarroll una Campaa sobre el valor de la Solidaridad "LEER NOS HACE LIBRES", la cual const de donar libros en buen estado los cuales fueron donados a la biblioteca de la Crcel Nueva Esperanza de la Isla de San Andrs. A dicha campaa se vincul la biblioteca de la sede Caribe, docentes que quienes de su coleccin personal donaron libros en buen estado, estudiantes y personas de la comunidad en general. Se llev a cabo la semana de induccin con 33 estudiantes de pregrado y 8 estudiantes de posgrado, en dnde se realiz una actividad de Introduccin al Entorno tico, donde se proyect un Video preparado por la Sede sobre los valores que fundamentan el Entorno tico de la Universidad Nacional de Colombia se abri un espacio de reflexin dirigido a promover el Compromiso tico a los estudiantes que se vinculan a la comunidad Universitaria. 1. Se realiz un taller ldico reflexivo con padres de familia de estudiantes de primer semestre al cual asistieron 18 participantes. El objetivo de este taller iba dirigido a vincular a los padres de familia al proceso de inicio de la vida universitaria de sus hijos, y con ello que conozcan y se articulen activamente con el Compromiso tico de la Universidad. 2. Desde el rea de Acompaamiento Integral, a la fecha, se han desarrollado 3 talleres (24 participantes) del Programa de Desarrollo de Habilidades Sociales Y Acadmicas, a travs de las cuales se busca promover en los estudiantes de la Sede Caribe, no solo el desarrollo de estas habilidades, sino tambin, la promocin de la responsabilidad, el respeto hacia s mismos y los dems, la comunicacin, la pertenencia, etc. 3. El rea de Bienestar Universitario particip activamente en las 2 reuniones (Participantes: 4 estudiantes, 4 administrativos). Realizadas en la Sede, de socializacin de la etapa de trabajo de campo del Diagnstico para el Proyecto Inclusin Social de una Universidad Accesible, el cual hace parte del Macroproyecto Inclusin Social para la Poblacin Vulnerable, de la Universidad Nacional de Colombia y que est directamente relacionado con los valores de respeto, responsabilidad y equidad. Durante el I trimestre de 2012 se impuls el voluntariado Ambiental, a travs de la induccin realizada con los estudiantes tanto de PEAMA como los de posgrado, quienes se han vinculado apoyando las actividades desarrolladas por Gestin Ambiental de la Sede en cuanto recoleccin de la informacin para la implementacin de los procedimientos y formatos estandarizados, como en las actividades desarrolladas de la Campaa de Reciclaje "3 R reduce, reutiliza y recicla" y dems actividades adelantadas por este proceso. Por otro lado el programa de voluntariado se ha evidenciado a travs de la iniciativa de algunos integrantes de la Sede en el apoyo de la recoleccin de los libros de la Campaa "Leer te hace libre", quienes han pasado dependencia por dependencia realizando la recoleccin de dicho material, clasificndolo y apoyando la entrega del mismo en la Crcel Nueva Esperanza. A travs de correo electrnico enviado por parte del Grupo ETHOS el pasado 23 de febrero, se dio a conocer los avances en la consolidacin del informe del Observatorio realizado a finales de 2011, as mismo se plantearon las fechas para hacer entrega oficial del mismo a las sedes, informacin con la cual se articular el plan de accin de la sede y se generarn espacios de dialogo frente a los resultados arrojados.
CARIBE
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AVANCE El 27 de Abril del ao en curso, se realizar la transmisin de rendicin de cuentas por el canal prisma TV y canal institucional de 2:00 - 4:00 pm; dividido en dos bloques 1) presentacin del logro mas significativo de la Universidad en el 2011 y el 2) respuestas a preguntas que fueron enviadas a travs de la pgina de rendicin de cuentas. Se ajusto la pgina web, exclusivamente para la jornada de rendicin de cuentas a partir del 20 de marzo y se habilito el formulario para las preguntas y observaciones a travs de la pgina. En la Sede Amazonia, la Direccin de Sede presentar el logro ms significativo de cada una de las seis (6) lneas del plan global de desarrollo. La grabacin con el Director de la Sede esta programada para el 21 de Marzo de 2012. Se realizaron dos (2) talleres en la semana de induccin para los estudiantes de pregrado, los das 13/02/2012 y el 15/02/2012 del presente ao, con una participacin de 75 estudiantes respectivamente. Se dio inicio a la asignatura "preparacin e induccin para la vida universitaria" el 20 de febrero del ao en curso, con los siguientes componente: *Compromiso tico, *Proyecto de vida, *Hbitos de estudio. Esta asignatura se ofert para los estudiantes de pregrado. Por iniciativa de la persona que lidera el Subproyecto de interiorizacin del compromiso tico en la sede y con el apoyo de las directivas se dio inicio a la implementacin de un sistema que fomenta los valores ticos al interior de la Sede mediante la puesta en marcha de la asignatura "preparacin e induccin para la vida universitaria" el 20 de febrero del presente ao. Se realizaron dos (2) talleres de buenas prcticas acadmicas con los tutores y docentes de la sede, los das 14/02/2012 del presente ao, con una participacin de 5 tutores respectivamente. As mismo se dict un taller a los docentes y personal de apoyo a proyectos el 18 de febrero, contando con una participacin de 15 asistentes. Se esta trabajando en la definicin de los lineamientos que brindarn asesora a los jefes y directivos, para el diseo de ejecucin de estrategias que fortalecen el entorno tico, este documento estar listo en el mes de junio del presente ao. El grupo de voluntariado estudiantil de la Sede realiz las siguientes actividades: - integracin la lunada realizada el 9 de marzo, con el fin de realizar actividades de integracin entre los estudiantes y resaltar las habilidades y talentos culturales. - El programa de voluntariado de responsabilidad ambiental apoyado por la Coordinacin de Bienestar universitario y los estudiantes auxiliares del proyecto SIMEGE, han venido trabajando en la campaa Una hoja reutilizada, un rbol que no morir, con el slogan Haz el mejor papel de tu vida, reduce, reutiliza y recicla. Han transformado el papel para reciclar en las instalaciones de la Escuela Normal Superior Seccin E de nios con discapacidad cognitiva, donde se llev el papel triturado recogido semanalmente de cada una de las dependencias, se remoj, se licuo y se dispuso en bandejas para su prensado y secado - Se interlocutor con la Coordinacin del Subproyecto para retomar las iniciativas de voluntariado del crculo de la palabra que se desarrolla en la sede, se han desarrollado las siguientes actividades: - Cuatro crculos de la palabra 2 , 9 , y 24 de marzo -Una minga para definir los materiales para adecuar la Maloca 16 de marzo. - Una minga de limpieza a la chagra. 17 de marzo Se realizaron 12 entrevistas a los administrativos y 5 a docentes 10 conversatorios de entorno tico liderado por los estudiantes. Segn el informe enviado por el grupo ethos de la Sede Manizales, se obtuvieron los siguientes resultados: -La Sede Amazonia participo en el diligenciamiento de la encuesta virtual ETHOS, sobre la percepcin de la comunidad universitaria en torno al compromiso tico, obteniendo la participacin de 5 docentes, 16 estudiantes, y 24 administrativos, para un total de 45 personas que diligenciaron la encuesta. -se realizaron 13 entrevistas del observatorio del entorno tico. Se interlocutor con la Coordinacin del Subproyecto para retomar las iniciativas de voluntariado del crculo de la palabra que se desarrolla en la sede, se han desarrollado las siguientes actividades: - Cuatro crculos de la palabra 2 , 9 , y 24 de marzo -Una minga para definir los materiales para adecuar la Maloca 16 de marzo. - Una minga de limpieza a la chagra. 17 de marzo Segn el informe enviado por el grupo ethos de la Sede Manizales, se obtuvieron los siguientes resultados: -La Sede Amazonia participo en el diligenciamiento de la encuesta virtual ETHOS, sobre la percepcin de la comunidad universitaria en torno al compromiso tico, obteniendo la participacin de 5 docentes, 16 estudiantes, y 24 administrativos, para un total de 45 personas que diligenciaron la encuesta. -se realizaron 13 entrevistas del observatorio del entorno tico.
AVANCE PORCENTUAL:
Total Subproyecto
84,25%
40
AMAZONIA
PALMIRA
BOGOT
Objetivo
3. Implementacin de un subsistema de buen gobierno para la comunidad.
78%
80%
89%
95%
79%
79%
87%
CARIBE
87%
NIVEL
1.4. MEJORAMIENTO DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Lderes: Dra. ngela Mara Gonzlez hasta el 20 de febrero y a partir de esa fecha, Profesor ngel Mnera, GNFA. 1.4.1. Mejoramiento de los procesos y procedimientos del MP de Gestin Administrativa y Financiera (GNFA)
Al interior del MP Gestin Administrativa y Financiera se ha mejorado, socializado y estandarizado la documentacin (procedimientos, instructivos, guas y formatos) de sus procesos asociados (excepto Servicios Generales y de apoyo administrativo y Gestin de Espacios Fsicos). A continuacin se presentan las cifras generales del MP y luego desglosadas por proceso. Elemento trabajado dentro del proceso de GAF Procedimientos Instructivos Formatos Situacin Estandarizados 96 115 185 Codificados 76 101 185 Porcentaje de avance en codificacin 79% 88% 100%
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, GNFA, corte a 16 de Marzo de 2012
Reporte de estado de avances en estandarizacin o socializacin del MP de GAF por proceso: Proceso de GAF Coordinacin y gestin Presupuesto Adquisicin de bienes y servicios Gestin de bienes Tesorera Contable Servicios generales y de apoyo administrativo Gestin de espacios fsicos Procedimientos 7 23 12 14 15 12 Pendiente Pendiente Instructivos 24 24 5 4 44 9 Pendiente Pendiente Formatos 16 43 29 25 49 23 Pendiente Pendiente
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, GNFA, corte a 16 de Marzo de 2012
Todos los documentos asociados al MP GAF se encuentran publicados en la pgina web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa para el acceso de los servidores, adicionalmente se cuenta con un tablero de control con el avance en la estandarizacin e implementacin que es publicado en la misma pgina web. La estandarizacin y/o socializacin de los documentos se hace por medio videoconferencia y/o reunin de los lderes del proceso y ejecutores de los procedimientos e instructivos. En estos espacios cada asistente presenta sus observaciones, inquietudes o aportes para mejorar y estandarizar los mismos. Adicionalmente los lderes de proceso y/o jefes se renen para ver los adelantos del proceso, en temas documentales, riesgos, etc.
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Con el fin de reforzar la preparacin para la auditora de certificacin, las Direcciones Administrativas y reas de Contratacin de la Sede Amazona y de la Sede Bogot participaron de reuniones de preparacin y en una simulacin del proceso que evaluaron positivamente. Con base en las reuniones de preparacin se detectaron y mejoraron algunos asuntos en las caracterizaciones. 1.4.2. Rgimen Financiero y Administrativo para la Universidad
Con las principales lneas estratgicas definidas, a partir de los insumos recolectados con la revisin de la documentacin, la realizacin de entrevistas a los lderes de procesos financieros y del taller llevado a cabo con los responsables de la gestin financiera de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativas, las sedes Medelln, Bogot, Manizales y Palmira, y la Oficina Nacional de Planeacin; se cuenta con un documento borrador de propuesta del rgimen financiero, esta propuesta se revis y se entregaron los ajustes pertinentes, actualmente la firma consultora y la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa se encuentran en algunos ajustes finales de la propuesta que espera ser socializada en el prximo Consejo Acadmico. A continuacin se presentan los avances respectivos por Sedes:
AVANCE Participacin en la revisin de la caracterizacin del proceso, de tal forma que refleje adecuadamente los diferentes elementos que la componen, as como los indicadores que efectivamente deben calcularse para hacer seguimiento al cumplimiento del objetivo del proceso. Se realiz la contratacin de la persona que apoyar el seguimiento a la verificacin de la implementacin de los procedimientos correspondientes al proceso de adquisicin de bienes y servicios, quien tambin se encargar de disear estrategias, conjuntamente con la Coordinadora de Mejor Gestin de la Direccin de Gestin, orientadas a la identificacin de aspectos a mejorar Participacin en la revisin de las caracterizaciones de los procesos asociados al Macroproceso de gestin administrativa y financiera, as como de los indicadores incluidos en ella, de tal forma que se incluyan los que se calculan realmente y que permiten hacer seguimiento al cumplimiento del objetivo de cada proceso. Se realiz la contratacin de la persona que apoyar el seguimiento a la verificacin de la implementacin de los procedimientos asociados al Macroproceso de gestin administrativa y financiera, quien tambin se encargar de disear estrategias, conjuntamente con la Coordinadora de Mejor Gestin de la Direccin de Gestin, orientadas a la identificacin de aspectos a mejorar en el proceso de tesorera especficamente, teniendo en cuenta su impacto en el usuario.
AVANCE Se contina con la revisin permanente del proceso y su interaccin con el proceso de Gestin de Bienes. Los procedimientos estandarizados pueden ser consultados en la pagina de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa en el link: www.gerencia.unal.edu.co Se programaron sesiones de trabajo para afianzar el conocimiento e implementacin de los procedimientos del proceso por parte de las personas que intervienen en l, para el mes de junio (por confirmar da), desde las Facultades o las dependencias adscritas al Nivel Central y al Fondo Especial de Sede. El Macroproceso document acciones correctivas, preventivas y oportunidades de mejora producto de la autogestin y de la auditora interna practicada en el trimestre para el mejoramiento de los procesos. Adicionalmente los procedimientos estandarizados pueden ser consultados en la pagina de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa en el link: www.gerencia.unal.edu.co Se documentaron planes de accin y tratamiento de acuerdo a las acciones correctivas, preventivas y oportunidades de mejora producto de la autogestin y de la auditora interna practicada en el trimestre. Los procedimientos se encuentran implementados, para el segundo trimestre del ao, de acuerdo a las indicaciones de la Gerencia se espera adelantar la revisin y validacin de la propuesta de rgimen financiero de la entidad. La Direccin Administrativa y los jefes de presupuesto, contabilidad y tesorera participaron en el trimestre en reuniones de validacin del estatuto financiero conjuntamente con las otras Sedes. Este proceso fue liderado por la GNFA. Las reuniones se hicieron en las siguientes fechas: Jefe Contabilidad: del 31 de enero a 1 de febrero Jefe Financiero y de Presupuesto: 6 de febrero Jefe Pagadura: del 2 al 3 de febrero El Director Administrativo: el 13 y 14 de febrero Revisin del rgimen financiero.
MEDELLN
BOGOT
42
AVANCE De acuerdo con el oficio DA-070 del 21 de marzo de 2012 el Proceso Adquisicin de bienes y servicios cuenta con 18 procedimientos, 2 instructivos, 3 guas y 29 formatos. A la fecha se encuentran estandarizados 13 procedimientos y 12 de ellos ya estn codificados y en implementacin. Los instructivos ya se encuentran estandarizados en su totalidad, al igual que los formatos y las guas, los cuales se encuentran codificados en su totalidad. Se han realizado reuniones para revisar la caracterizacin del proceso y se propuso un plan de trabajo para actualizarla y mejorarla, mostrando la realidad de los procedimientos en puntos como los indicadores. Todos los documentos asociados al proceso Adquisicin de bienes y servicios se encuentran publicados en la pgina web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa para el acceso de los servidores, adicionalmente se tiene un tablero de control con el avance en la estandarizacin que es publicado en la misma pgina web para conocimiento de los servidores De acuerdo con el oficio DA-070 del 21 de marzo de 2012, la pgina web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa ha sido la herramienta clave para dar a conocer los documentos asociados al Proceso Adquisicin de bienes y servicios, all adems de publicarlos en el espacio del Macroproceso Gestin Administrativa y Financiera, se cuenta con un espacio de trmites y preguntas frecuentes para orientar a los usuarios a los servicios prestados. Igualmente, adicional a los talleres que fueron realizados a finales de la vigencia 2011, en la Sede Palmira se ha aplicado como metodologa la explicacin personalizada con cada uno de los usuarios en la consulta y diligenciamiento de la informacin estandarizada que se encuentra publicada en la pgina web (consulta de informacin, formatos, instructivos, guas). De acuerdo con el oficio DA-070 del 21 de marzo de 2012 al interior del Macroproceso Gestin Administrativa y Financiera se ha mejorado, socializado y estandarizado la documentacin (procedimientos, instructivos, guas y formatos) de sus procesos asociados (excepto Servicios Generales y de apoyo administrativo y Gestin de Espacios Fsicos). A continuacin se presentan las cifras generales del Macroproceso y luego desglosadas por proceso. * Procedimientos: 96 estandarizados y 76 codificados, es decir el 79% . * Instructivos: 115 estandarizados y 101 codificados, es decir el 88% * Formatos: 185 estandarizados y codificados, lo que da un 100% PROCESOS * Coordinacin y gestin: 7 procedimientos, 24 instructivos y 16 formatos. * Presupuesto: 23 procedimientos, 24 instructivos y 43 formatos. * Adquisicin de bienes y servicios: 12 procedimientos, 5 instructivos y 29 formatos. * Gestin de bienes: 14 procedimientos, 4 instructivos y 25 formatos. * Tesorera: 15 procedimientos, 44 instructivos y 49 formatos. * Contable: 12 procedimientos, 9 instructivos y 23 formatos. Todos los documentos asociados al Macroproceso Gestin Administrativa y Financiera se encuentran publicados en la pgina web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa para el acceso de los servidores, adicionalmente se cuenta con un tablero de control con el avance en la estandarizacin e implementacin que es publicado en la misma pgina web. De acuerdo con el oficio DA-070 del 21 de marzo de 2012 la pgina web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa ha sido la herramienta clave para dar a conocer los documentos asociados al Proceso Adquisicin de bienes y servicios, all adems de publicarlos en el espacio del Macroproceso Gestin Administrativa y Financiera, se cuenta con un espacio de trmites y preguntas frecuentes para orientar a los usuarios a los servicios prestados. Igualmente, adicional a los talleres que fueron realizados a finales de la vigencia 2011, en la Sede Palmira se ha aplicado como metodologa la explicacin personalizada con cada uno de los usuarios en la consulta y diligenciamiento de la informacin estandarizada que se encuentra publicada en la pgina web (consulta de informacin, formatos, instructivos, guas) De acuerdo con el oficio DA-070 del 21 de marzo de 2012 la firma consultora contratada entreg un documento borrador de propuesta del rgimen financiero. Esta propuesta se revis por medio de talleres realizados los das 30 y 31 de enero y 2, 3, 6, 13 y 14 de febrero de 2012, en el cual se cont con la participacin de los pares de las sedes, participndose activamente con la presentacin de propuestas de mejora por parte de la Direccin Administrativa de la Sede Palmira. Actualmente la firma consultora y la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa se encuentran en algunos ajustes de la versin N5 de la propuesta.
PALMIRA
43
AVANCE En el mes de febrero se realiz la estructura del documento y presentacin de la nueva propuesta para la mejora en la prestacin del servicio de la Seccin de Contratacin, teniendo en cuenta aspectos como: Diseo de Servicio, Diagnostico de la distribucin de actividades, Propuesta de estructura organizacional, Propuesta automatizacin, Propuesta de distribucin y seal tica del espacio fsico y Liderazgo. 1. Anlisis por flujos de trabajo mes de diciembre y consolidacin de la informacin por todo el ao 2011 , de acuerdo a la informacin generada por el flujo de contratacin, teniendo en cuenta los reportes mes a mes, construccin de grficos comparativos por actividad y por mes de las ordenes mnimas y menores. 2. Apoyo en la nueva propuesta para la mejora de la prestacin del servicio de la Seccin de Contratacin. 3. Apoyo funcional en la implementacin de Flujo de Trabajo de Contratacin V.2.0. y acompaamiento en los siguientes aspectos de su implementacin: a) Se realiz la parametrizacin y configuracin del sistema Se crearon de forma controlada los usuarios iniciales del sistema. b) Se ingresaron en modalidad de prueba 42 solicitudes de rdenes contractuales correspondientes a las cinco dependencias seleccionadas para la prueba piloto. c) Se detectaron fallos y ajustes pertinentes, los cuales ya fueron desarrollados y puestos a punto para iniciar capacitacin, operaciones y mediciones con las dependencias seleccionadas. d) Implementacin de los documentos PDF. e) Parametrizacin del sistema con datos reales f) Acoplamiento con la identidad grfica institucional para 2012 g) Polticas de seguridad informtica implementadas En el mes de febrero se realiz la implementacin de Flujo de Trabajo de Contratacin V.2.0. en los siguientes aspectos de su implementacin: a) Gestionar la capacitacin para los usuarios de la oficina de contratacin y cinco dependencias de la Sede que iniciaron prueba piloto del flujo. b) Apoyo en el establecimiento de los puntos de acceso directo al flujo de contratacin en las dependencias que iniciaron prueba piloto. Acompaamiento en las capacitacin en la prueba inicial. Actualmente se cuenta 17 usuarios de las 5 dependencias que han comenzado operaciones, y con base en dichas operaciones se detectaron ajustes para fortalecer el sistema. Entre los principales resultados de esta fase, se encuentran: 50 puntos de ajuste encontrados y corregidos. Generacin de las solicitudes de orden contractual en el nuevo formato requerido por la Universidad. Seguimiento y control al proceso de elaboracin y perfeccionamiento de rdenes contractuales. Revisin de la informacin contenida en los diferentes formatos estandarizados para su parametrizacin en el flujo de trabajo. En el mes de enero se realizaron las siguientes actividades en el flujo de trabajo de Cuentas por pagar: 1. Ejecucin de la aplicacin del Flujo de Trabajo de cuentas por Pagar. 2. Finalizacin de la etapa de desarrollo. 3. Ejecucin de las actividades de configuracin, creacin de usuarios y parametrizacin de tablas bsicas. 4. Desarrollo de la prueba piloto. 5. Seguimiento continuo a las actividades desarrolladas en el flujo de cuentas por pagar. 6. Soporte tcnico. En el mes de febrero se realiz prueba piloto el flujo de trabajo de de cuentas por pagar, actualmente lo operan los actores involucrados en el proceso: Radicadores (Cuentas por Pagar), Seccin Financiera, Direccin Administrativa y Tesorera. En el mes de marzo: FLUJO DE TRABAJO DE CUENTAS POR PAGAR Se realizaron las siguientes actividades: Ejecucin de la actividad de concepcin de la aplicacin. Finalizacin de la etapa de desarrollo. Ejecucin de las actividades de configuracin, creacin de usuarios y parametrizacin de tablas bsicas. La prueba piloto que se realiz muestra que no se han presentando inconvenientes crticos que afecten el trmite de las cuentas. Se realiz seguimiento continuo a las actividades desarrolladas, lo cual se evidencia en las actas de soporte tcnico. Parametrizacin de flujos de trabajo. Se realiz permanente comunicacin entre los lderes de proceso del Nivel Nacional y la seccin financiera de la sede para suministrar informacin relacionada con la implementacin y uso de la documentacin estandarizada. En el flujo de trabajo de Cuentas por pagar se aplic la prueba piloto de la aplicacin y se realiz seguimiento al funcionamiento del flujo de trabajo.
MANIZALES
44
ORINOQUIA
AMAZONIA
AVANCE Con la puesta en funcionamiento de la pgina web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, se dise al interior de sta un mdulo para dar a conocer a los usuarios los pasos a seguir para la realizacin de trmites, dentro de los que se encuentran los de adquisicin de bienes y servicios, de modo que se pueda facilitar la consulta de las actividades a realizar. De otra parte, se incluy un mdulo de preguntas frecuentes, donde se relacionan aquellas inquietudes ms recurrentes asociados al proceso de adquisicin de bienes y servicios. Los procesos de implementacin se vienen desarrollando de acuerdo a la dinmica de estandarizacin y publicacin de documentos en el CUADRO DE CONTROL de acuerdo al desarrollo y tramite de las solicitudes por parte de los diferentes usuarios, es as como se hizo revisaron por parte de la jefe de unidad el 15 de septiembre de los doce (12) procedimientos con codificacin entre estos se encuentran. SELECCIONAR PROVEEDORES Y FORMALIZAR RDENES CONTRACTUALES MNIMAS DE CORTA DURACIN,SELECCIONAR PROVEEDORES Y FORMALIZAR RDENES CONTRACTUALES MENORES, SELECCIONAR PROVEEDORES Y FORMALIZAR RDENES CONTRACTUALES SUPERIORES, SELECCIONAR PROVEEDORES Y FORMALIZAR CONTRATOS, REALIZAR SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA EJECUCIN CONTRACTUAL, SOLICITAR Y FORMALIZAR MODIFICACIN Y/O ADICIN Y/O PRRROGA, SOLICITAR Y FORMALIZAR SUSPENSIN DE ORDEN CONTRACTUAL O CONTRATO, APLICAR ACCIONES SANCIONATORIAS Y FORMALIZAR AUTORIZACIONES PARA AVANCES La pgina web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa ha sido la herramienta clave para dar a conocer los documentos asociados al Macroproceso Gestin Administrativa y Financiera, all adems de publicarlos en el espacio destinado para su consulta, se cuenta con un espacio de trmites y preguntas frecuentes para orientar a los usuarios a los servicios prestados. Cabe resaltar que los lderes de proceso en todos los niveles aclaran dudas constantemente a los usuarios y guan a sus equipos en la implementacin de los procedimientos. Adicionalmente y aprovechando la Auditora Externa para el otorgamiento de la certificacin de la Universidad, se realizaron reuniones para revisar las caracterizaciones de proceso. Existe permanente comunicacin entre los lderes de proceso del Nivel Nacional y sus pares en las sedes para suministrar informacin relacionada con la implementacin y uso de la documentacin estandarizada, as como para asesoras y retroalimentacin. Muchas veces es en las sedes donde se encuentran inconsistencias en formatos o dems documentacin y proponen los respectivos cambios.
AVANCE El Proceso Adquisicin de bienes y servicios a la fecha cuenta con 18 procedimientos, 2 instructivos, 3 guas y 29 formatos. Se encuentran estandarizados 13 procedimientos y 12 de ellos ya estn codificados y en implementacin. Las guas, instructivos y formatos se encuentran estandarizados y codificados en su totalidad. Todos los documentos del proceso Adquisicin de bienes y servicios se encuentran publicados en la pgina web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa para el acceso de los servidores, adicionalmente se tiene un tablero de control con el avance en la estandarizacin que es publicado en la misma pgina web para conocimiento de los servidores. Esta establecido que la estandarizacin y socializacin de los procedimientos se realice por videoconferencia, mediantes reuniones con los lideres de los procesos, teniendo en cuenta las observaciones de cada una de las sedes. Gracias a todo el trabajo realizado por cada uno de los Lideres de Nivel Nacional en el Macroproceso Gestin Administrativa y Financiera, se cuenta con un link (www.gerencia.unal.edu.co) en el cual se encuentran publicados cada uno de los procedimientos que dan respuesta a los trmites que se deben realizar dentro de la adquisicin de bienes y servicios, y un men de preguntas frecuentes que sirve para la aclaracin de las dudas que presenten los servidores. Adicional y por motivo de la auditora se particip en las reuniones por videoconferencia los das 1 y 9 de marzo, con el fin de verificar el cumplimiento de los procedimientos, y dems numerales de la norma NTC GP 1000:2009. Se han estandarizado y socializado los siguientes documentos en cada uno de los procesos: * Coordinacin y gestin: 7 procedimientos, 24 instructivos y 16 formatos. * Presupuesto: 23 procedimientos, 24 instructivos y 43 formatos. * Adquisicin de bienes y servicios: 12 procedimientos, 5 instructivos y 29 formatos. * Gestin de bienes: 14 procedimientos, 4 instructivos y 25 formatos. * Tesorera: 15 procedimientos, 44 instructivos y 49 formatos. * Contable: 12 procedimientos, 9 instructivos y 23 formatos. Para un total de 96 procedimientos estandarizados y 76 codificados, es decir el 79% ; 115 instructivos estandarizados y 101 codificados, es decir el 88% ; y 185 formatos estandarizados y codificados, lo que da un 100% . Toda esta documentacin se encuentra publicada en el link www.gerencia.unal.edu.co En caso de encontrar inconsistencias en formatos, procedimientos, guas e instructivos, y en general para aclaracin de dudas, existe permite comunicacin entre los lderes de proceso del Nivel Nacional y sus pares en las sedes suministrando informacin relacionada con la implementacin y uso de la documentacin estandarizada.
AVANCE A la fecha en la sede Caribe se han venido implementando los procedimientos que fueron estandarizados y mejorados, de manera permanente se instruye en el uso de la pgina de la gerencia, como herramienta para acceder a dichos documentos. Desde la Unidad Administrativa se ha liderado un ejercicio de divulgacin e implementacin de los procedimientos estandarizados, en donde los lideres de los procesos realizan asesora y acompaamiento a los diferentes usuarios.
CARIBE
45
AVANCE PORCENTUAL:
Total Subproyecto
79,33%
46
PALMIRA
BOGOT
Objetivo
4. Mejoramiento de la gestin financiera y administrativ a.
75%
79%
83%
80%
81%
80%
78%
1.5. AJUSTE INSTITUCIONAL Lidera: Dra. Gladys Mora, Asesora de Rectora. Se aprobaron en el Consejo Superior Universitario las estructuras ajustadas de las Sedes Amazonia, Orinoquia, Caribe, Tumaco, Medelln, Palmira y Manizales. Se Avalaron en el Consejo Acadmico las Propuestas de estructura revisada del Nivel Nacional y la Sede Bogot. Se adelanta una publicacin que recoge todo el alcance del proceso desarrollado. Se tiene proyectado para el segundo trimestre avanzar en las resoluciones complementarias de las Funciones que deben ser expedidas por parte del Seor Rector y se avanza con la Direccin Nacional de Personal para preparar los ajustes a la distribucin de Plantas de Personal. Ver ANEXO control de Reuniones I Trimestre 2012, en la carpeta Subproyectos, Ajuste Institucional. A continuacin se presentan los avances respectivos por Sedes:
AVANCE Segn la OPIT, como par del Subproyecto en la Sede, se efectuaron las siguientes actividades: presentacin de la propuesta para aprobacin del Consejo de Sede: 1 Sesin Enero 30 de 2012; 2 Sesin Febrero 10 de 2012 (Mesa de Trabajo); y 3 Sesin Marzo 16 de 2012. Adicionalmente, se continu trabajando directamente con los Vicerrectores de Sede, entre ellos Bogot y con los Comits Acadmico Administrativos. Presentacin de propuesta para aprobacin del Consejo Acadmico: Sesin de 26 de marzo de 2012. Para avanzar en las presentaciones para la aprobacin de la propuesta ante las diferentes instancias requeridas se adelantaron las siguientes actividades: Envo diagnstico estructura organizacional UN y resumen ejecutivo a integrantes del Consejo de Sede; 2) Reuniones con la Direccin Nacional de Personal, Asesora de Rectora y directivos de varias reas; 3) Anlisis presupuestal de la planta de personal, dependencias, niveles organizacionales e instancias de articulacin; 4) Consulta sobre las denominaciones de las dependencias; 5) Recopilacin de observaciones, comentarios y sugerencias; 6) Aclaracin de inquietudes sobre la propuesta; 7) Ajustes en la propuesta y en el proyecto de acuerdo.
AVANCE Luego de la presentacin ante el Consejo Superior Universitario el 13 de diciembre por parte de la Vicerrectora de Sede, el proyecto de acuerdo esta en proceso de verificacin por parte del Secretario General. El da 14 de marzo se inform de la Secretaria General, que esta para firma de la Ministra de Educacin. La Vicerrectora sostuvo 3 reuniones los das enero 26, febrero 15 y febrero 22 con la Direccin Administrativa, Planeacin, Servicios Generales, Extensin con el fin de definir una nueva estructura que de respuesta a la planta global y flexible de la Universidad, Se ha analizado los cambios que trae consigo el Ajuste Institucional. Desde la Divisin de Personal se est realizando un estudio sobre los ajustes pertinentes que se deben implementar en el personal de planta administrativo obedeciendo al Acuerdo del Ajuste Institucional, de esta actividad tenemos como soporte los oficios VR-039 del 19 enero de 2012 en la cual se solicita al Rector modificacin de la planta, la Resolucin 0119 24 de enero de 2012 por la cual se contrata la Asistente Administrativa 30403 Comunicadora Liliana Gmez para ejercer las funciones de la Oficina de Relaciones Interinstitucionales y por medio de la ODS 056 se contrat como apoyo a la tcnico profesional en comercio internacional Julia Isabel Cifuentes.
MEDELLN
BOGOTA
AVANCE La Vicerrectora de la Sede Palmira particip en el ajuste a la propuesta de Acuerdo por el cual se establece la estructura Interna de las Sedes, mediante reuniones con la Dra. Gladys Mora. Adicionalmente ya haba sido presentada la propuesta inicial ante el Consejo de Sede. Se particip en la propuesta de Acuerdo por el cual se establece la estructura interna de la Sede. Se estableci contacto con la Direccin Nacional de Personal para preparar los ajustes a la planta de personal, sin embargo esta actividad solo se consolida cuando se apruebe la propuesta de estructura interna.
PALMIRA
CARIBE
79%
NIVEL
MANIZALES
ORINOQUIA
AVANCE La Coordinadora del proyecto de ajuste institucional present ante el Consejo Superior Universitario, las propuestas de estructura Interna de las Sedes de Manizales, Palmira y las cuatro Sedes de Presencia Nacional (Se aprobaron las propuestas). El 21 de febrero de 2012.
AVANCE El pasado 21 de febrero, fue aprobada por parte del CSU la estructura interna definida para la Sede Orinoquia. En esta misma sesin el director presento los logros de la Sede, tendientes a justificar la aprobacin y resalto la importancia de contar con una estructura interna definida para fortalecer el desarrollo de los procesos misionales en la regin.
AMAZONIA
CARIBE
AVANCE Se expidi el correspondiente acuerdo, que determina la estructura interna de la Sede Amazonia. Se ajusto el proyecto de estructura de la Sede Amazonia, el cual fue aprobado junto con los proyectos de las otras sedes por Comit Superior Universitario.
AVANCE El pasado 02 de marzo el Director de la sede Caribe particip en reunin en la Rectora y la Directora del Proyecto de Ajuste Institucional con el fin de ajustar la versin final del Proyecto de Acuerdo por el cual se establece la estructura interna de la sede Caribe. El Proyecto de Ajuste Institucional fue aprobado por parte del Consejo Acadmico y Consejo Superior Universitario, expidindose as el correspondiente Acuerdo. Por otro lado, se present al Consejo Acadmico la propuesta de la sede logrando el correspondiente aval. Desde la Secretaria de sede y la Divisin Nacional de Personal se adelantaron las gestiones ante la Oficina de la OCCRE con el fin de que dicha dependencia indicara los tramites pertinentes para poder posesionar al ganador del concurso, con la lista de los requerimientos la Oficina de Personal se comprometi a realizar el recurso legal correspondiente para poder concluir dicho proceso.
AVANCE PORCENTUAL:
Total Subproyecto
82,35%
47
PALMIRA
BOGOT
Objetivo
5. Definir una estructura organizacional moderna y funcional para la Univ ersidad.
83%
80%
82%
82%
83%
78%
85%
1.6. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Lidera: Dra. Alba Esther Villamil, Directora Nacional de Personal Estmulos e incentivos al personal administrativo. Se encuentra en proceso de revisin el proyecto de Acuerdo que reglamentar la poltica de incentivos a los servidores administrativos de la Universidad, con el apoyo de las Oficinas de Personal se efectuarn los ajustes para la expedicin del acto administrativo de reglamentacin. Clima Laboral. Se present la ponencia "Diseo, Validacin y Aplicacin de la Escala Multidimensional para la Medicin de Clima Organizacional en la Universidad Nacional de Colombia" en las Jornadas de Gestin Universitaria en la Pontificia Universidad Catlica de Chile en la primera semana del mes de enero de 2012. Ver ANEXO Presentacin Ponencia, en la carpeta Subproyectos, Clima Laboral.
CARIBE
87%
NIVEL
La Pontificia Universidad Catlica de Chile ha venido realizando las Jornadas de Gestin Universitaria, espacio de encuentro anual de directivos universitarios en la cual se discuten propuestas y experiencias exitosas desarrolladas por universidades chilenas y extranjeras en los distintos mbitos de la gestin universitaria, con el objeto de generar un efectivo intercambio de conocimientos y prcticas entre los participantes, adems de aportar al directivas de las universidades, los elementos estratgicos necesarios para alcanzar altos niveles de excelencia acadmica. Este ao las VIII Jornadas de Gestin Acadmica se llevaron a cabo los das 11,12 y 13 de enero de 2012. Durante estos das se desarroll el programa que contempl diversos temas que comprendieron ente otros modelos de planificacin estratgica, modalidades de compensacin, gestin de la innovacin y cambio, liderazgo, polticas de administracin de personal, tecnologas de informacin y comunicacin, educacin continua y extensin, manejo de recursos financieros, entre otros. Al respecto, la Universidad particip en el evento con la ponencia "Diseo, validacin y aplicacin de la escala multidimensional para la medicin del clima organizacional en la Universidad". Esta ponencia es el resultado del estudio de Clima Organizacional que adelant la Direccin Nacional de Personal con el apoyo de la Vicerrectora General y la Coordinacin Nacional de SIMEGE. La ponencia fue seleccionada de 132 postulaciones enviadas por diferentes instituciones acadmicas de latinoamericana. El quehacer acadmico y de innovacin de la Universidad, as como su enfoque autocrtico de mejoramiento continuo determinaron la necesidad de disear un instrumento de medicin del Clima. El da jueves 12 de enero de 2012 se present la ponencia Diseo, validacin y aplicacin de la escala multidimensional para la medicin del clima organizacional en la Universidad". Asistieron representantes de las Universidades de Chile, Mxico y Colombia Los temas tratados en la ponencia se refirieron a los siguientes aspectos: 1. Objetivo: Disear, validar e implementar un instrumento para medir el Clima Organizacional en la Universidad Nacional de Colombia. 2. Justificacin 3. Fases Del Estudio 4. Variables Evaluadas 5. Resultados 6. Conclusiones 7. Plan de Mejoramiento Al final de la presentacin, en la ronda de preguntas los participantes mostraron inters por la Escala multidimensional para la medicin del clima organizacional en la Universidad al igual que por las variables analizadas, los rangos de calificacin y los planes de mejoramiento producto del estudio, as mismo fue la oportunidad para intercambiar experiencias relacionadas con la aplicacin de encuestas dirigidas a funcionarios para evaluar diferentes percepciones sobre diferentes aspectos de gestin de talento humano. Fue tambin una oportunidad para crear posibilidades de comunicacin con las personas encargadas del rea de talento humano en otras universidades a fin de intercambiar informacin, estudios y documentos relacionados con el tema. Al respecto es importante destacar la participacin del Jefe de Desarrollo Organizacional de la Universidad Catlica de Chile con quien, despus de la ponencia, se revis el tema de organizacin administrativa de las Universidades, la importancia de la participacin de los funcionarios administrativos en la Direccin de las entidades y en la toma de decisiones que inciden en su administracin.
48
A partir de la participacin en el evento se puede concluir: 1. La oportunidad de compartir experiencias en temas acadmicos y administrativos con diferentes instancias universitarias de Latinoamrica. 2. La importancia de la medicin de clima organizacional en busca del mejoramiento del desempeo laboral de los funcionarios. Con base en la experiencia de la Universidad de Concepcin del Chile y la Universidad Nacional de Colombia se observa la necesidad de alinear la labor de los funcionarios hacia los planes de desarrollo establecidos por cada institucin. 3. La implementacin de los modelos de mejor gestin en el caso particular de la Universidad SIMEGE, as como el modelo de la Universidad de Guanajuato (Mxico) (Sistema de Gestin de Calidad) son determinantes para el fortalecimiento de la gestin administrativa, impulsados por el enfoque por procesos y dirigidos hacia el logro de la excelencia respondiendo a la misin de las universidades. 4. Desde la perspectiva de gestin del talento humano, el modelo por competencias se constituye en el eje central sobre el cual se alinean los procesos de evaluacin, capacitacin, manual de funciones. En este sentido la Universidad Nacional de Colombia al igual que la Universidad Antofagasta de Chile trabajan por la implementacin de ste modelo en el mbito de los recursos humanos. 5. La Universidad Nacional de Colombia viene desarrollando una gestin acadmica y administrativa acorde con el devenir de los procesos, procedimientos y modernizacin de las instituciones acadmicas de Latinoamrica. Como funcionarias de la Universidad nos complace ver los avances y logros en los temas que son de gran impacto para su afianzamiento como la primera institucin acadmica del pas. 6. Es necesario resaltar la importancia de compartir experiencias y buenas prcticas en la aplicabilidad de las herramientas de gestin de talento humano para el fortalecimiento y cualificacin de la planta administrativa de la Universidad. Se elabor y envo el artculo cientfico "Diseo, Validacin y Aplicacin de la Escala Multidimensional para la Medicin de Clima Organizacional en la Universidad Nacional de Colombia" a la Revista de Salud Pblica de la Universidad Nacional de Colombia y actualmente se encuentra en espera de asignacin para iniciar el proceso de revisin. Ver ANEXO borrador del Artculo Cientfico en la carpeta Subproyectos, Clima Laboral. Para la medicin de la percepcin del Clima Organizacional en la Universidad Nacional de Colombia por parte de los funcionarios administrativos, la Direccin Nacional de Personal desarroll un instrumento de evaluacin propio, ajustado a las condiciones especficas de la Universidad y basado en la revisin exhaustiva de la literatura sobre el particular. Tomando en cuenta la importancia de este proceso y la rigurosidad metodolgica con que se llev a cabo el diseo y elaboracin del instrumento en mencin, la Direccin Nacional de Personal consider de gran importancia elaborar un artculo cientfico por medio del cual se pudiera divulgar el proceso realizado. Para tal fin, se seleccion la Revista de Salud Pblica de la Universidad por ser una de las tres publicaciones cientficas ms prestigiosas del pas.
PLAN DE MEJORAMIENTO CLIMA ORGANIZACIONAL UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA VARIABLE O ITEM ACTIVIDADES O PLANES DE ACCIN PARA EL MEJORAMIENTO IDENTIFICACIN Y COMPROMISO Fortalecer los procesos de induccin y reinduccin reforzando conocimiento de misin, visin y valores de la INSTITUCIONAL Universidad. Programa formativo de liderazgo para desarrollar capacidad de solucin de problemas, desarrollo de equipos y IMAGEN GERENCIAL de personas y dems habilidades de liderazgo. Talleres formativos para el desarrollo de habilidades de interaccin al interior de los equipos de trabajo y en la RELACIONES INTERPERSONALES relacin entre estos. Sensibilizacin del equipo de jefes acerca de: valoracin de los compaeros, anlisis de interaccin (como interactuamos y como nos afecta), compromisos de fortalecimiento como equipo. Realizacin de reuniones peridicas de los lderes con su equipo de trabajo con el objetivo de generar COMUNICACIN acercamiento y mejorar la relacin existente entre ellos. Incluir en induccin y reinduccin un espacio de difusin y clarificacin del sistema institucional de comunicacin en cuanto a: Medios y Caractersticas (claridad, oportunidad, precisin, relevancia y cobertura). Coordinar con las reas de Salud Ocupacional e Informtica la evaluacin de la suficiencia y adecuacin de CONDICIONES DE TRABAJO equipos y herramientas asignados a los funcionarios y la realizacin de los correctivos correspondientes.
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RECONOCIMIENTO
CAPACITACIN Y DESARROLLO SERVICIO PARTICIPACIN
Coordinar con el rea de Salud Ocupacional la realizacin de anlisis de puestos en las sedes para optimizar el nivel de confort de los funcionarios en su rea de trabajo. Revisar el cronograma de mantenimiento y soporte a los equipos y suministros a fin de establecer acciones de mejora para garantizar oportunidad y eficiencia Objetivo N 4 del proyecto de Modelo de Competencias para la planta administrativa de la Universidad Nacional de Colombia: Proponer un documento de conceptualizacin de una estrategia de estmulos e incentivos al personal de la Universidad con base en el modelo de competencias. Objetivo N 3 del proyecto de Modelo de Competencias para la planta administrativa de la Universidad Nacional de Colombia: Redisear el proceso de capacitacin de los empleados administrativos de la Universidad, con base en el modelo de competencias para los diferentes cargos de la planta de personal administrativo de la Universidad. Implementar talleres para el desarrollo de habilidades de servicio al cliente, tomando en cuenta los estndares y acuerdos de servio de la Universidad, especialmente en las Sedes Bogot y Palmira. Programa de Estmulos e Incentivos para empleados administrativos de la Universidad Nacional de Colombia.
A continuacin se presentan los avances respectivos por Sedes:

BOGOT
MEDELLN
AVANCE La DNP inform sobre la construccin de planes de mejoramiento para la Sede acorde a las debilidades que arroj la medicin del Clima Laboral realizada anteriormente, los cuales sern entregados durante el segundo trimestre de 2012 a todas las Sedes, para que sean implementados.
AVANCE Se dio inicio el plan de mejoramiento para la intervencin del clima laboral en la Escuela y Guardera, el cual se finalizar en el mes de mayo de 2012, de acuerdo con el diagnstico realizado en el 2011. Se inici la intervencin de clima laboral en la Vicerrectora, Seccin de Nmina y Biblioteca con la realizacin de una sesin de sensibilizacin y diagnstico. A partir de la actividad realizada, los psiclogos propusieron estrategias de mejoramiento en lo referente a los procesos de formacin del personal y sugirieron un plan de formacin basado en competencias que incluya la formacin en temas de crecimiento y desarrollo personal.
PALMIRA
MANIZALES
AVANCE Se fortaleci el entrenamiento de gestores en temas como el control documental y la gestin del mejoramiento, todo ello en el marco de la preparacin para la auditora de otorgamiento de certificacin de la Universidad. Adems de las actividades de entrenamiento grupales se realiz asesora in situ en otros temas como uso de SIMEGE electrnico y Planeacin operativa, entre otros.
AVANCE En el mes de enero: Se realiz induccin de responsabilidad ambiental a los nuevos contratistas de mantenimiento. Se efectu la capacitacin al personal de la Oficina de contratacin relacionada con los requerimientos normativos ambientales que regula el manejo adecuado de los residuos no peligrosos. Otros temas: 1. Tema: Requerimientos normativos ambientales, Fecha: Enero 11 de 2012, No. Asistentes: 5 2. Tema: socializacin del programa de reciclaje, Fecha: Enero 19 de 2012, No. Asistentes: 85 En el mes de febrero: Se realiz capacitacin en el manejo de la Tabla de Retencin Documental de los documentos del sistema de mejora gestin con los funcionarios que manejan los documentos en los procesos que van a ser auditados. 27 y 29 de febrero de 2012. Se realiz capacitacin en el manejo de la Tabla de Retencin Documental de los documentos del sistema de mejor gestin con los funcionarios de los procesos que fueron auditados. 27 y 29 de febrero de 2012. Otros temas ambientales 1. Tema: Induccin estudiantes nuevos en gestin ambiental, Fecha: Febrero 14 de 2012, No. Asistentes: 197 Se realiz capacitacin a los funcionarios de Bioservicios en dos sesiones: 1. Tema: Adecuado manejo de los residuos slidos, Fecha: Febrero 23 de 2012, No. Asistentes: 30 2. Tema: Adecuado manejo de los residuos slidos, Fecha: Febrero 28 de 2012, No. Asistentes: 23
AVANCE
ORINOQUIA
No registra avance en este periodo.
50
AVANCE
AMAZONIA
La DNP realiz la construccin de unos planes de mejoramiento para todas las sedes, de acuerdo a las debilidades que arrojo la medicin del clima laboral y que sern entregados a las sedes en el segundo trimestre del presente ao, para su respectiva implementacin.
AVANCE
CARIBE
No registra avance en este periodo.
AVANCE PORCENTUAL:
Total Subproyecto
81,99%
51
PALMIRA
BOGOT
Objetivo
7.Estructuracin e implantacin de un subsistema de desarrollo y estmulos de talento humano de la UNAL.
89%
78%
81%
88%
86%
72%
79%
1.7. RESPONSABILIDAD AMBIENTAL Lidera: Carlos Humberto Mora. Prof. Sede Palmira. Se realiz ajuste a las actividades propuestas en el plan de trabajo del Sistema de gestin ambiental (SGA) para el ao 2012. Ver ANEXO Plan de Trabajo 2012. Se present una propuesta para incluir en el PREMIO UN-SIMEGE 2012 el tema ambiental, con el fin de promover la divulgacin de la Poltica ambiental UN. Esta propuesta fue revisada, ajustada y aprobada por la Coordinacin General y se incluy como parte del premio. Ver ANEXO Propuesta Premio Se aprob que el 25 de abril de 2012 se realizar en todos las sedes un evento simultaneo de divulgacin de la dicha poltica. Se disearon poster, plegables y separador para la divulgacin. Tambin se diseo y aprob un logo del SGA. Ver ANEXO Diseo Pendn. Desde la Coordinacin General de UN-SIMEGE se incluyeron en el mdulo de riesgos, los componentes necesarios y se cre la matriz de riesgos para el proceso Gestin Ambiental, de manera que cada sede pueda crear sus planes de tratamiento. De igual forma se subieron los procedimientos estandarizados, para que cada sede pueda incluir sus respectivos protocolos. Se habilitaron en estos mdulos todos los usuarios de las diferentes sedes con el fin de que puedan ingresar los respectivos documentos. Se ingres en el mdulo de acciones como una oportunidad de mejora el diseo de un Sistema de Informacin Ambiental y la pagina web del SGA Nacional. Se revisaron, aprobaron y estandarizaron dos procedimientos de control operacional 1. Control de plagas y vectores y 2. Gestin integral del agua. Quedando pendiente por revisar los procedimientos de Uso eficiente de energa y manejo y conservacin de los ecosistemas. De igual manera se termin la revisin y se aprob el procedimiento de Preparacin y respuesta ante emergencias ambientales. Este procedimiento se incluy en el SIMEGE@ la primera versin 0,0, posteriormente se realizaron algunos cambios y esta pendiente por incluir la versin aprobada con el nmero 1,0. Se realizaron dos reuniones por videoconferencia en los meses de enero y febrero de 2012, y una reunin presencial en la sede de Caribe en Marzo de 2012, con el Comit tcnico nacional de gestin ambiental. De igual manera se hace
CARIBE
82%
NIVEL
retroalimentacin permanentemente con los representantes de Gestin ambiental en todas las sedes a travs de correos electrnicos y comunicacin telefnica. Se realiz induccin con la sede de Amazonia a travs de videoconferencia. Ver ANEXO Acta 01, 02 y 03 del Comit Tcnico Nacional de Gestin Ambiental (CTNGA). Se present ante la Rectora un proyecto de Resolucin para la conformacin del Comit tcnico nacional de gestin ambiental, como una necesidad sentida de tener un acto administrativo que constituya este organismo oficialmente, dicho documento se encuentra en revisin final por parte de la Oficina Jurdica Nacional. Ver ANEXO Proyecto de Resolucin. Se dise la metodologa para realizar la autoevaluacin de Gestin ambiental y se elabor el cronograma de autoevaluaciones. Se revis la propuesta de Lineamientos de Desarrollo Territorial y se consolidaron las observaciones para proponer los respectivos ajustes al documento en lo que respecta a temas ambientales. Se avanz en la propuesta de directrices generales con respecto a los procesos financieros y administrativos en el tema ambiental. Se construy la versin preliminar del sistema de informacin ambiental. Se diligenciaron los formatos recibidos por parte de la Contralora General de la Republica, relacionados con la gestin ambiental vigencia 2011 en cada una de las sedes. Por ltimo cada sede y el nivel nacional hicieron seguimiento a la planeacin operativa de 2011. Los anexos se encuentran en la carpeta Subproyectos, Ambiental. A continuacin se presentan los avances respectivos por Sedes:
AVANCE El 20 de febrero se present el documento preliminar de resolucin ante la Rectora para la conformacin del COMITE TECNICO NACIONAL DE GESTION AMBIENTAL. Por otro lado, se elaboraron las listas de verificacin para validar los avances en el cumplimiento de los requisitos expuestos en la NTC ISO 14001, las cuales sern revisadas y diligenciadas a final del segundo semestre del ao 2012. La Sede Bogot, present la propuesta de inclusin del tema de Gestin Ambiental en el Premio de mejor Gestin para el ao 2012, orientado a la divulgacin de la poltica y estrategias ambientales, la cual har parte del factor de Fortalecimiento de la Cultura de Mejor Gestin. Participacin en la videoconferencia del 30 de enero de 2012, en donde se defini la fecha para la entrega de protocolos en cada sede y la construccin de los planes de tratamiento a los riesgos ya definidos, adicionalmente se hizo la presentacin de la propuesta construida por la Sede Bogot, para la inclusin de los puntos de Gestin Ambiental en el Premio de Mejor Gestin 2012. por otra parte se acord la revisin de los procedimientos de control de plagas, teniendo en cuenta los procedimientos relacionados, existentes en el Macroproceso de gestin administrativa y financiera. Participacin en la reunin presencial del Sistema de Gestin Ambiental, realizada el 1 y 2 de marzo en la Sede Caribe, en la cual se abordaron los siguientes temas: campaa de divulgacin de la poltica ambiental metodologa y cronograma de autoevaluacin del sistema, revisin de procedimientos a estandarizar, ajustes al lineamiento de desarrollo territorial y sistema de informacin ambiental Los encargados de la Sede, recibieron los formatos para ser diligenciados, provenientes de la CGR, relacionados con la gestin ambiental vigencia 2011.
BOGOT
MEDELLN
AVANCE 1. Revisin y propuesta de ajuste para aprobacin del procedimiento de control operacional asociado al control de plagas y vectores. 2. Participacin en la primera reunin de 2012 (enero 30), con los siguientes avances: Revisin y propuesta de ajuste para aprobacin, del plan de trabajo del SGA 2012, aporte para la validacin de la propuesta del componente ambiental para el premio Mejor Gestin UN SIMEGE 2012, 3. Participacin en la reunin del 20 de febrero de 2012, con los siguientes avances: Revisin y propuesta de ajuste para aprobacin, del procedimiento de direccionamiento ambiental Preparacin y Respuesta ante Emergencias Ambientales. Revisin y propuesta de ajuste al proyecto de resolucin para la reglamentacin del Comit Tcnico Nacional de Gestin Ambiental. 4. Elaboracin de la propuesta para la autoevaluacin del SGA. 5. Participacin en la reunin del 1 y 2 de marzo de 2012, con los siguientes avances: Revisin y propuesta de ajuste para aprobacin, del manual de seguridad, salud ocupacional y ambiente para contratistas, y lineamientos de desarrollo territorial, socializacin de la propuesta para el Sistema de Informacin Ambiental, que finalmente se adopta como una oportunidad de mejora para el SGA y discusin de las estrategias para la divulgacin de la Poltica Ambiental. 6. Revisin para la aprobacin de la propuesta de poster para la divulgacin de la poltica ambiental, elaboracin de dos piezas grficas (separador y plegable) como estrategias de divulgacin de la poltica. 7. Recibo de capacitacin en SIMEGE electrnico, sobre el mdulo de acciones y montaje del plan de mejora para el SGA, correspondiente al Sistema de Informacin Ambiental. 1. Elaboracin de la presentacin del informe de gestin 2011, y socializacin del Subproyecto de Responsabilidad Ambiental. 2. Coordinacin de la implementacin del estudio ambiental en la chimenea del laboratorio de alimentos (monitoreo de campo). Revisin y ajuste al informe de resultados. 3. Recopilacin de documentos para la solicitud de permiso de emisiones de la chimenea del laboratorio de alimentos, ante el AMVA . 4. Solicitud de informacin a los laboratorios, para establecer la aplicacin de la Resolucin 909 de 2008, de calidad del aire. 5. Formulacin del proyecto "Construccin sostenible". 6. Construccin del Captulo II., del Plan Integral de Gestin Ambiental PIGA-. 7. Participacin en la induccin a estudiantes nuevos sobre el SGA. 8. Participacin en la socializacin de la Fase I del PIGA. 9. Seguimiento de los registros de papel reciclado dentro de la Campaa 3R's. 10. Diligenciamiento y envo del Formato F8. para la Contralora. 11. Recopilacin del marco legal ambiental vigente aplicable a la Sede y envo a la Secretara General y Oficina de Planeacin de la Sede Bogot.
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PALMIRA
MANIZALES
AVANCE Mediante correo electrnico del 20 de marzo de 2012, el SGA informa que se defini la fecha de evento simultaneo de divulgacin de Poltica Ambiental. Se disearon logos, poster, plegable y separador para la campaa de divulgacin de Poltica. Se implementan seis procedimientosde marzo dede la NTCSGA 14001 y que se diligencian y de control acciones de responsabilidad ambiental, solicitados pordel Simege Mediante correo electrnico del 20 obligatorios 2012, el ISO informa seis procedimientos reportan operacional. Se ingresaron al modulo de documentos la Contralora General. Se elabora programacin de capacitaciones para personal docente, administrativos y estudiantes. Se realiza induccin sobre el funcionamiento del SGA a estudiantes en mdulos de introduccin de los siete programas acadmicos y se participa en la induccin a docentes y administrativos nuevos. Se programa el segundo
AVANCE En el mes de enero: Se socializ el programa de reciclaje y disminucin del consumo del papel al personal administrativo y docente de la Sede y se realiz la entrega de las cajas grises para depositar papel para reciclar y las cajas amarillas para depositar papel para reutilizar a los lderes ambientales de cada dependencia para el uso y consumo adecuado del papel. Se realiz la medicin, compilacin y presentacin de los indicadores de gestin ambiental en el ao 2011: consumo de agua en m3, consumo de energa Elctrica en kWh, revisin de la normatividad ambiental, reciclaje de materiales, disminucin de residuos no reciclables, manejo de residuos peligrosos, optimizacin del consumo del papel en la Universidad Nacional de Colombia Sede Manizales. Se realiz la campaa de refuerzo para los puntos ecolgicos publicada a travs del correo masivo de la Universidad (postmaster). Se ubicaron los residuos peligrosos en el centro de acopio para disposicin final, debidamente pesados, etiquetados y con sus respectivas fichas de seguridad. Se dise la ruta de recoleccin de residuos peligrosos del campus palogrande y la Nubia. Se present al Consejo de Sede el proyecto de acuerdo de las responsabilidades ambientales, el cual fue aprobado mediante el acta 001 del 25 de enero de 2012. Se realiz induccin de responsabilidad ambiental a los nuevos contratistas de mantenimiento. Se efectu la capacitacin al personal de la Oficina de contratacin relacionada con los requerimientos normativos ambientales que regula el manejo adecuado de los residuos no peligrosos.
AVANCE Se particip en la reunin del 30 de enero de 2012, en el cual se ajusto el plan de trabajo 2012, se presento la propuesta de factores del componente ambiental para el premio 2011 - 2012, se discuti sobre los procedimientos que se tenan que haber entregado para su revisin (Control de Plagas y Vectores; Gestin Integral del Agua; Uso Eficiente y Ahorro de Energa, Manejo y Conservacin de los Ecosistemas). Se particip por videoconferencia en la reunin del 1 y 2 de marzo programada en Caribe, dando continuidad al plan de trabajo 2012 establecido por el Comit de Gestin Ambiental, se elaboro conjuntamente un plan de mejoramiento (Formato oportunidad de mejora firmado por el profesor Carlos Mora, elaborado y aprobado por el Comit Tcnico Nacional), se recomend la incorporacin de los planes de tratamiento en el modulo de riesgos, se realizaron ajustes al procedimiento "Preparacin y respuesta ante Emergencias ambientales", se revisan y aprueban los procedimientos 1. Control de Plagas y Vectores y 2, Gestin Integral del Agua. As mismo se establecieron unos compromisos en unos determinados tiempos acordados por todas las sedes en la reunin presencial, se acord la presentacin de las piezas graficas para la divulgacin de la poltica ambiental. Se publicaron 12 procedimientos y 6 formatos en el mdulo de documentos estandarizados asociados al proceso Gestin Ambiental. Revisin hoja de vida Dra. Margarita Mara Andrade quien ha desarrollado importantes proyectos de implementacin de NTC ISO 14001, con el fin de avanzar en una de las tareas que estaba programada en el plan de trabajo 2012 - Identificacin, evaluacin y consolidacin de requisitos legales en materia ambiental. Se consult con el rea administrativa y financiera, sobre el procedimiento relacionado con el manejo de plagas y vectores, el cual en este momento se encuentra en revisin y aprobacin, quedando dentro del Macroproceso Gestin Administrativa y Financiera. Se aprob que el 25 de abril de 2012 se realizar en todos las sedes un evento simultaneo de divulgacin de la POLITICA AMBIENTAL. Se disearon poster, plegables y separador para la divulgacin. Tambin se diseo y aprob un LOGO SGA. Desde finales del mes de febrero, la Sede Orinoquia, a travs de la Coordinacin de Gestin Ambiental est trabajando en la organizacin de la celebracin del Da Mundial del Agua, en conjunto con las entidades y dependencias: 1) Gobernacin de Arauca, 2) Secretara de Desarrollo Agropecuario y Sostenible del departamento de Arauca, 3) Alcalda de Arauca, 4) Secretara de Agricultura, Ganadera y Medio Ambiente del municipio de Arauca, 5) Corporacin Autnoma Regional de la Orinoquia CorporinoquiaSubsede Arauca, 6) Empresa Municipal de Servicios Pblicos de Arauca Emserpa E.S.P. y 7) Polica Ambiental Arauca. Esta celebracin se llevar a cabo el da jueves 22 de marzo y para ello se tienen preparados actos acadmicos, ldicos y culturales. Entre otras actividades, se tienen organizadas: 1) conferencia sobre el tema Agua y Seguridad Alimentaria, 2) Conferencia Gestin del Agua, 3) Obra de teatro sobre el agua, 4) Presentacin de Danza Contempornea. 5) Mimos, videos y msica alusiva al tema. Estas actividades estn dirigidas a la comunidad universitaria y a la comunidad local.
AMAZONIA
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AVANCE 1. VALIDAR E IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL Se realizaron dos (2) reuniones por videoconferencia y una (1) reunin presencial. La primera reunin realizada fue el da 30 de enero de 2012, donde se trataron los siguientes temas: - Se acord la fecha para la primera revisin de protocolos asociados a los procedimientos estandarizados, elaborados por cada Sede. Este compromiso est dado para el mes de junio. - Se realiz la revisin de la propuesta del punto ambiental a evaluar en el prximo premio de Mejor Gestin. Se enviaron comentarios y observaciones sobre la propuesta. - Se estableci el compromiso de la elaboracin de los planes de tratamiento de los riesgos establecidos para el ao 2011. Este compromiso fue establecido para cumplir el 30 de marzo de 2012. Dado que la Sede ya haba elaborado los planes de tratamiento de dichos riesgos, se realiz el ingreso de los avances de las actividades planteadas y sus respectivos soportes. - Se revis el procedimiento control de plagas y vectores y se realizaron las observaciones y comentarios teniendo como base las acciones desarrolladas en la Sede, enmarcadas en este procedimiento. La segunda reunin se realiz el 20 de febrero de 2012. Los temas tratados fueron los siguientes: - Se realiz la revisin de los cambios sugeridos por la Oficina Jurdica Nacional al proyecto de Resolucin de Creacin del Comit Tcnico Nacional de Gestin Ambiental. Se presentaron ante la Coordinacin del Subproyecto observaciones y comentarios sobre el punto 3, pargrafo 2, relacionado con los requisitos y caractersticas de los responsables de la Gestin Ambiental en cada Sede, dadas las particularidades de las Sedes de Presencia Nacional. - Se discuti acerca de la posibilidad de fusionar el SGA con el IDEA (en aquellas sedes donde los hay), pero se propuso evitar esta fusin dado que son dos rganos con diferentes funciones y visiones. - Se recibi capacitacin en el mdulo de riesgos del Simege Electrnico, por parte de la analista Diana Dvila, para la introduccin de los planes de tratamiento de los riesgos del proceso Gestin Ambiental para el ao 2012. - Se estableci como compromiso dar una nueva revisin al procedimiento Preparacin y Respuesta Ante Emergencias Ambientales. Pese a que previamente se haban generado y enviado observaciones, comentarios y propuestas de cambio en dicho procedimiento, se realiz una nueva revisin y se envi un comentario final. - Finalmente, se nos informa que se incluir en el Premio de Mejor Gestin el punto de evaluacin de divulgacin de la Poltica Ambiental. La reunin presencial se realiz en los das 1 y 2 de marzo, en la Sede Caribe. Se trataron los siguientes temas: - Se revisaron, corrigieron y aprobaron los procedimientos: 1) Control de plagas y vectores, 2) Uso eficiente de energa, 3) Gestin integral del agua. Previamente se presentaron observaciones previas a la reunin. - Se revis la metodologa para realizar autoevaluacin y se determin aplicar el procedimiento establecido por UN-SIMEGE, dada la similitud de actividades a desarrollar. - Se propuso hacer la primera auditora ambiental a finales de octubre. - Se revis la propuesta de lineamientos de desarrollo territorial sobre la cual se hicieron observaciones como: 1) Deja de lado la integralidad del ecosistema natural frente al construido, enfocndose slo en lo natural como lo verde. 2) el diagnstico hecho es muy superficial y hay que profundizar en las particularidades de cada sede. 3) Hay que estructurar mejor el documento de tal manera que permita ver con claridad la intencin del mismo. - Se recibi una introduccin al Simege Electrnico para el proceso de Gestin Ambiental. - Se definieron algunas estrategias para la divulgacin y socializacin de la Poltica Ambiental de la Universidad. Estas son: 1) Desarrollar un foro en cada sede de la Universidad, el 25 de abril, cuyo tema principal es la Poltica Ambiental. 2) Diseo, impresin e instalacin de pendn de la Poltica. 3) Implementacin de estrategias locales (cada sede). 4) Lanzamiento institucional en cada Sede. - Se defini finalmente el componente ambiental que se evaluar en el Premio de Mejor Gestin 2012. Este consiste en la divulgacin de la Poltica y sus mecanismos empleados. - Se construy como oportunidad de mejora la socializacin de la Gestin Ambiental a travs de dos estrategias puntuales: 1) La creacin de una pgina Web para el proceso de Gestin Ambiental donde se encontrar informacin de cada Sede, anidada en la pgina Web de la Universidad. 2) Diseo, construccin e implementacin del Sistema de Informacin Ambiental. 3) Realizar el diagnstico por sede de lo que se ha divulgado a travs de pginas Web institucionales a nivel de cada sede de la Universidad. - Se hizo una sesin de lluvia de ideas con el fin de dar aportes para generar una propuesta para mejorar el tema de contratacin de servicios o productos que estn relacionados con la gestin ambiental en la Universidad. - Se gener el compromiso de hacer los planes de tratamiento de los riesgos del 2011 y 2012, e incluir los avances de los planes de tratamiento del 2011.
ORINOQUIA
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AVANCE Durante este periodo se continuo con la revisin y aprobacin de la estructura de procesos y procedimientos del Sistema de Gestin Ambiental Nacional a travs de diversas reuniones una por videoconferencia en febrero 20 de 2012 y otra presencial en la Sede Caribe el 1 y 2 de marzo de 2012. Los principales resultados obtenidos son: se analizaron y aprobaron modificaciones al documento de creacin del Comit Tcnico Nacional de Gestin Ambiental, el cual recibi algunas sugerencias por parte de la Oficina Nacional Jurdica. Se particip en la capacitacin general sobre el modulo de riesgos, la cual estuvo a cargo de la Analista de la Coordinacin General de UNSIMEGE Diana Dvila, quien explic cada uno de los componentes de este modulo, con el apoyo de la coordinacin general de SIMEGE se logro subir en el modulo de riesgos del Simege electrnico, la matriz de riesgos del SGA con todos sus componentes y se ingres el plan de tratamiento respectivo para la Sede Caribe. Se realizaron dos presentaciones del Sistema de Gestin Ambiental a pregrado y posgrado respectivamente, en esta actividad se entregaron materas fomentando la agricultura urbana y un plegable divulgando la poltica ambiental de la Universidad Nacional de Colombia. Se realizo la consecucin de informacin de lnea base para el documento de diagnostico ambiental como: consumo de agua potable y por carro tanque, consumo de energa y aseo, compra de resmas de papel y requerimientos por mes, descripcin de la planta de tratamiento de aguas residuales de la Sede Caribe y se formul un documento preliminar del diagnostico ambiental. Se diligencio el informe ambiental SIRECI de la contralora y se cargo al programa STORM con apoyo de la asistente de direccin. Se elaboraron 18 protocolos ambientales para ser socializados y posteriormente construidos con el personal involucrado en las tareas especficas de cada uno y finalmente se prepar la informacin y la caracterizacin del proceso de Gestin Ambiental para la auditoria ICONTEC. Por ultimo se defini la campaa de divulgacin de la poltica ambiental y elaboraron unas directrices generales para integrar el componente ambiental en el manual de convenios y contratos, se revis la propuesta de ajustes al lineamiento de desarrollo territorial. Durante este periodo en la Sede Caribe se desarrollaron una serie de actividades de Responsabilidad Ambiental, las cuales se ejecutaron en su mayora en el Jardn Botnico y estn orientadas a generar impacto tanto en la Comunidad Universitaria como en la Comunidad en general: se realizaron dos convenios relevantes para desarrollar actividades de investigacin de controladores biolgicos de la cochinilla y fomento de la agricultura orgnica y urbana en las islas. Se celebr el da de la educacin ambiental el 3 de febrero de 2012 en donde se present al Jardn Botnico como un lugar para la conservacin, investigacin, educacin y sano esparcimiento, haciendo nfasis en las potencialidades del espacio para la educacin ambiental. La segunda actividad fue el taller de Tcnicas Alternativas para la Educacin Ambiental con las madres comunitarias del Instituto Colombiano del Bienestar Familiar ICBF, Regional San Andrs, en el cual se brindaron elementos para la integracin de tcnicas alternativas de formacin aplicables a su exitosa labor en los Hogares Comunitarios liderados por cada una de ellas. La universidad particip activamente en la vitrina turstica de ANATO para presentar la propuesta eco cultural del Jardn Botnico; se entregaron mas de 500 folletos y 100 revistas de promocin de las actividades ambientales. Finalmente como todos los meses se realiz la medicin del papel reciclado para los meses de enero, febrero y marzo.
AVANCE PORCENTUAL:
Total Subproyecto
80,61%
55
CARIBE
PALMIRA
BOGOT
Objetivo
6. Construccin de un subsistema de responsabilidad ambiental.
80%
88%
76%
82%
85%
77%
82%
1.8. EGRESADOS Y DONACIONES a) INCLUSIN DE EGRESADOS Lidera: Csar Moreno, Coordinador del Programa Nacional de Egresados con apoyo de la VRG, la Secretara Gral. y la Direccin Nacional de Bienestar Universitario. Apoyar el diseo e implantacin de un subsistema de inclusin de egresados Activacin en el Sistema de Informacin de Egresados-SIE de Egresados verificados. Peridicamente y/o mediante solicitud de las Sedes, son activados a travs del SIE los Egresados graduados antes del ao 2003 cuya solicitud de registro es certificada mediante verificacin en las unidades acadmicas respectivas. Los egresados a partir del ao 2003 son certificados por el SIA como Egresados de la Universidad Nacional de Colombia, luego de lo cual sus datos migran al SIE con la subsecuente activacin en dicho sistema. Publicacin y difusin de contenidos de inters a la comunidad de egresados. En 43 ediciones de un boletn electrnico enviado desde Octubre de 2010 a la fecha de corte de este reporte, se transmiten las novedades de la universidad a los egresados a travs del respectivo mecanismo de mensajera del SIE.
CARIBE
76%
NIVEL
Tambin se realizan las acciones que permitan mantener actualizado el portal web del Programa Nacional de Egresados (www.portalegresados.unal.edu.co). Este portal recibe en promedio 12.000 visitas desde ms de 45 pases al mes. Atencin y gestin de requerimientos para el SIE. Se atendieron todos los requerimientos tcnicos y funcionales que comprometen la vinculacin de Egresados al SIE segn lo dispuesto en SIPLO para la vigencia 2011. Estableciendo como lnea base los 50.930 registros de egresados presentados en el SIE en la fecha en la que inici el periodo de cumplimiento (01 de Abril de 2010), la meta a cumplir seran 5.093 nuevos registros de egresados (10% de 50.930). A 16 de marzo de 2012 el SIE cuenta con un total de 67,400 registros de Egresados con lo cual se tienen 16,470 nuevos registros de egresados, cifra con la cual se cumple e incluso se supera la meta establecida para el 30 de Noviembre de 2012. El Administrador del SIE, ingeniero del Programa Nacional de Egresados ha mantenido continua interaccin con las Sedes en el afrontar eventualidades y en el dilogo con instancias tcnicas a las cuales es necesario acudir en la gestin de soluciones: Direccin Nacional de Informtica y Comunicaciones (DNIC), el Sistema de informacin acadmica (SIA) y la Secretara General, entre otras. Apoyar la medicin de la percepcin de la gestin acadmico - administrativa a los egresados de la Sede. Se avanz en el diligenciamiento de Encuestas de seguimiento de graduandos de pregrado, completando el proceso de aplicacin de esta encuesta de seguimiento correspondiente al cuarto grupo de graduacin de 2011 y est en curso la aplicacin de encuestas correspondientes al primer grupo de graduacin de 2012 de acuerdo con un plan debidamente establecido y socializado con las Coordinaciones del Programa en las Sedes. Atencin y gestin de requerimientos para el sistema de aplicacin de encuestas. Se gestion con el rea de soporte para el Sistema de aplicacin de encuesta, instancia de la DNIC, la activacin de la misma, a la vez que se atienden y gestionan requerimientos tcnicos que comprometen la aplicacin satisfactoria de las encuestas. Durante el periodo de aplicacin de encuestas se generan peridicamente reportes que permiten realimentar y fortalecer este proceso. Se encuentra en proceso de desarrollo un aplicativo informtico que permitir armonizar las lneas de seguimiento a egresados de pregrado y posgrado, lo cual permitir dar continuidad a los esfuerzos institucionales que se adelantaron en 2010 y 2011 en el marco de un proyecto dirigido por la Direccin Nacional de Bienestar Universitario relacionado con el seguimiento a egresados de posgrado. Se adelantan esfuerzos junto con la DNIC relacionados con la armonizacin informtica, estadstica y conceptual del seguimiento a egresados de pregrado y de posgrado, los cuales se han de consolidar en el siguiente trimestre. En sesiones de Equipo de Proceso "Programa de Egresados" se socializan avances al respecto con los responsables del Programa de Egresados en las sedes. A continuacin se presentan los avances respectivos por Sedes:
AVANCE En este momento se encuentra pendiente por el diligenciamiento de la encuesta, el sexto grupo de graduandos, de igual forma, hasta el momento se han reportado cinco grupos que han realizado la encuesta, generando u porcentaje de avance significativo, segn reporta la direccin del Subproyecto.
BOGOT
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AVANCE Se socializa e invita a los graduandos de pregrado, de la cohorte de marzo de 2012, a realizar la encuesta. La invitacin se enva a 548 graduandos, que representa el nmero de graduandos reportados al Programa de Egresados por la Oficina de Registro y Matrcula. La invitacin se realiza por correo electrnico. Teniendo en cuenta que: * cada cohorte encuestada representa un 10% de avance * la fecha de corte del presente informe es el 16 de marzo, segn oficio 23 del 14 de marzo 2012 de la Coordinacin UN-SIMEGE, y a que * an se encuentra en proceso de diligenciamiento la encuesta se reporta un avance del 5% pendiente del anterior reporte (trimestre IV 2011) y un 5% de cumplimiento del actual trimestre, para un total de 10% .
AVANCE De acuerdo con el oficio PE-016-12 de 26 de marzo, se realiz la encuesta para la medicin de la percepcin de la gestin acadmico-administrativa de la sede por parte de los egresados, con la participacin de los graduandos de pregrado de la cohorte del 30 de marzo de 2012, con un ndice de satisfaccin del 80% .
PALMIRA
MANIZALES
ORINOQUIA
MEDELLN
AVANCE En el periodo de enero a febrero del ao 2012 se inscribieron y se verificaron en el sistema SIE 32 profesionales, igualmente se solicitaron 32 carnets de egresados a Bogot. Se encuentra en proceso de desarrollo un aplicativo informtico que permitir armonizar las lneas de seguimiento a egresados de pregrado y posgrado, lo cual permitir dar continuidad a los esfuerzos institucionales que se adelantaron en 2010 y 2011 en el marco de un proyecto dirigido por la Direccin Nacional de Bienestar Universitario relacionado con el seguimiento a egresados de posgrado. Para este desarrollo la sede ha participado con informacin para este aplicativo.
AVANCE En este aspecto se dise como estrategia la distribucin mediante correo electrnico de la encuesta de percepcin acadmica para que los egresados la diligencien. Adems, se incorporaran elementos de motivacin en aras de que los egresados participen de esta para el segundo semestre del ao.
AVANCE Se aplicaron encuestas de satisfaccin en las redes sociales como facebook, obteniendo un gran aceptacin por parte de los seguidores, es decir, sobre los 358 seguidores de la red diligenciaron la encuesta 15 egresados que presentaron una respuesta muy positiva y de aceptacin con las redes sociales. El programa de Egresados de la Sede Amazonia, esta en progreso de firmar un convenio entre la Universidad y la Gobernacin, con el fin de que los egresados de la universidad puedan brindar apoyo a los estudiantes de grado 11 en las pruebas del ICFES, estamos a la espera del Vo Bo de la Secretara Departamental. Se postularon dos (2) egresados de la Sede, para que establecieran contacto con el programa de egresados del Nivel Nacional, se esta a la espera de los resultados y avances con relacin a la consolidacin de la Asociacin de egresados. La persona que coordina el programa de egresados en la Sede, esta organizando y gestionando recursos para la implementacin del encuentro de egresados que tiene fecha prevista para el II semestre del presente ao.
AVANCE Actualmente la Coordinacin de egresados se encuentra adelantando el aplicativo Seguimiento primer ao de los Programas de Pregrado a los 17 egresados de pregrado, con el propsito de realizar el seguimiento a los egresados durante su trayectoria profesional que le permita a la sede conocer el desempeo y los aportes en beneficios a la comunidad islea.
CARIBE
AMAZONIA
b) SUBSISTEMA DE DONACIONES Divulgacin y promocin del Subsistema de donaciones econmicas Se socializaron a travs de varios medios (capacitacin, correo electrnico y conversaciones telefnicas) la pgina web de donaciones y el aplicativo con los coordinadores de las sedes. Se socializaron con los coordinadores el proyecto de reforma de la Resolucin de donaciones (va correo electrnico) y se plantearon en las respuestas algunas observaciones y sugerencias. Se apoy la formulacin de proyectos de otras sedes (Manizales, Bogot, Medelln, Palmira y Caribe) para incluir en el aplicativo web. Se socializaron las iniciativas (formulacin y medios de divulgacin) del proyecto del PEAMA, esperando retroalimentacin. Se realiz la formulacin y planteamiento de la campaa del PEAMA para el 2012. Se socializaron lo procedimientos con los coordinadores de donaciones de las sedes.
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Se agend el lanzamiento del programa de donaciones para el da lunes 26 de marzo de 2012, en el que participar el Consejo Superior, Consejo Acadmico y Secretarios Acadmicos. Se disea la campaa de divulgacin del programa de donaciones.
Puesta en marcha del Subsistema de donaciones econmicas: Se realiz la capacitacin del aplicativo de donaciones a los coordinadores y contadores de las sedes de la Universidad. Se reportan los incidentes del aplicativo, en colaboracin con los coordinadores de las sedes. Se tramitaron las solicitudes de cotizaciones de nuevas implementaciones al aplicativo de donaciones que solicitaron la Oficina Jurdica Nacional y la Direccin Nacional de Informtica y Comunicaciones (Sincronizacin con Quipu y verificacin de identidad en listas cautelares). Se adelantan trmites de donaciones para la sede Bogot y el nivel nacional. Se realizan donaciones a modo de prueba para probar el aplicativo y la verificacin del xito de los procedimientos en el aplicativo. Se comprueba que es viable realizar donaciones en lnea. A continuacin se presentan los avances respectivos por Sedes:
BOGOT
AVANCE Se recibi el apoyo en la formulacin del proyecto de la Sede, para incluir en el aplicativo web del Subproyecto La coordinacin del Subproyecto en la Sede recibi la capacitacin del aplicativo de donaciones. Por otro lado, se adelant la gestin en los trmites requeridos para recibir donaciones para la Sede.
AVANCE La Coordinacin del Programa de Egresados participa en los tres de mdulos de capacitacin del uso del portal y el aplicativo web de donaciones. Tambin participan de algunos mdulos la Asesora de la Vicerrectora, la Contadora de la Universidad y una abogada de la Oficina Jurdica. Con el ejercicio de las video conferencias se hacen observaciones y aportes sobre el funcionamiento del subsistema, que tienen impacto sobre la resolucin 1522 de 2010 Por la cual se establecen las normas generales para la aceptacin, recepcin y legalizacin de las donaciones que recibe la Universidad Nacional de Colombia. Producto de lo anterior la Coordinacin General del Donaciones hace llegar para revisin un proyecto de resolucin de Donaciones. Se ingresa y navega por el aplicativo para donaciones. Segn acuerdo con la Coordinacin General de Donaciones el avance en el presente perodo corresponde a un 25% La Asistencia de Vicerrectora y la Coordinacin del Programa de Egresado coordinan la construccin de tres borradores de campaas, en coordinacin el Jefe Seccin Planeacin Administrativa y Financiera (campaas 1 y 2) y la Jefe del rea de Gestin y Fomento Socioeconmico (campaa 3). El producto de ese trabajo son tres borradores de campaas que se encuentran en revisin por la Vicerrectora de Sede. Los borradores son 1.- Dotacin del teatro de Sede 2.- Dotacin Integral de la Cafetera Central 3.- Bienestar Universitario (Poblacin con alta vulnerabilidad (Apoyo alimentario, Apoyo para el alojamiento y Promotores de Convivencia) Los temas desarrollados en los borradores son: Identificacin(Nombre de la campaa, Tipo de Campaa, Nombre del Director de la Campaa, Dependencia Responsable) Descripcin (Situacin a transformar, Justificacin, Duracin, Objetivo General, Objetivos Especficos, Meta, Resultado General, Antecedentes, Poblacin Beneficiada) y Ejecucin de los recursos (Acciones para mitigar riesgos, Plan de ejecucin de los recursos y Cronograma de ejecucin). Segn acuerdo con al Coordinacin General de Donaciones, el avance en el presente perodo en este tem a un 48% , pera llegar a un acumulado del 50% . Para este periodo se ha puesto en marcha el sistema de donaciones.
MEDELLN
58
AVANCE Se realizaron actividades de socializacin del subsistema de donaciones por diferentes medios tales como entrenamientos, correo electrnico y asesora telefnica. El da 5 de marzo el nivel nacional socializ mediante correo electrnico el proyecto de resolucin por el cual se deroga la resolucin 1522 del 10 de noviembre de 2010 y se establecen las normas generales para la aceptacin, recepcin y legalizacin de las donaciones que recibe la Universidad Nacional de Colombia. Con base en la socializacin de la campaa del PEAMA desde el nivel nacional, la sede inicio su proceso en la construccin de la maqueta para la campaa, para lo cual esta en contacto con 3 estudiantes PEAMA activos en la sede. Socializacin de procedimientos con los coordinadores de donaciones de las sedes. Se particip en la capacitacin del uso del portal y aplicativo web del programa de donaciones que constaba de 3 mdulos, realizada a travs de video conferencia los das 6 y 7 de febrero con los coordinadores del programa y el da 8 de febrero se invit al contador de la sede. Formulacin de campaas de donaciones: La sede ha estado trabajando en la campaa de bono alimentario y auxilio de transporte para estudiantes vulnerables de la sede. Se han realizado diversas consultas a la coordinadora nacional del programa de donaciones y a la Oficina Jurdica Nacional sobre el tema de donaciones, cooperacin interinstitucional y certificacin por inversin de cooperativas de acuerdo al decreto 2880 del 2004. Actualmente y en conjunto con los estudiantes en practica de comunicacin social, se esta desarrollando la propuesta de edicin del video de Bienestar Universitario que muestre la vulnerabilidad de los estudiantes, los avances de los proyectos socioeconmicos y la invitacin a los empresarios a que se unan al fortalecimiento de los programas para la poblacin vulnerable de pregrado. Se ha realizado gestin con instituciones as: el da 13 de febrero se realiz visita a la asociacin mutua Apoyo Social, quien se encuentra interesada en apoyar los proyectos de Bienestar. Se propuso un desayuno de trabajo con las dems cooperativas de la ciudad de Palmira, para trabajar en conjunto el mismo proyecto ante la secretaria de educacin. Se agend reunin con la gerente de la cooperativa de Caficultores del Centro del Valle en Tulu para tratar el tema de apoyo a proyectos de bienestar. El da
PALMIRA
AVANCE Se recibi invitacin a la capacitacin sobre el aplicativo de donaciones , por parte de la coordinacin del programa de donaciones , con motivo de la puesta en marcha del Programa y Consecucin de Recursos de la Universidad Nacional de Colombia. Esta capacitacin se realizar : Fecha: Lunes 06 y martes 07 de febrero del 2012. Hora: 02:00 - 04:00 pm La sede Manizales particip en la sesiones con la Coordinacin del Programa de Donaciones en las cuales se recibi informacin general sobre lo que es y lo que no es donacin para la Universidad, segn lo establecido en las normas legales. Videoconferencias 6 y 7 de febrero de2012. En estas sesiones se recibi la informacin sobre el diseo preliminar y el contenido especfico de la pgina de donaciones. Se inform a modo de capacitacin, la forma como el donante puede acceder a la pgina y hacer la donacin de dinero, que tiene un monto mnimo a donar de 10.000 pesos. Se inform a modo de capacitacin como se acceda al aplicativo por parte de los coordinadores de sede y los roles que ellos van a cumplir dentro del programa. Se inform sobre la forma que las sedes pueden acceder a las campaas, esto se hace a travs de proyectos estructurados que son revisados y aprobados por la coordinacin general antes de incluirlos en el aplicativo de donaciones. La Coordinadora del Programa de donaciones envi los oficios BYS 33,34 y 35 a los decanos invitndolos a formular proyectos en la campaa de donaciones y el instructivo para formular campaas.
MANIZALES
En el mes de marzo: 1. Se socializ, a travs de varios medios (capacitacin, correo electrnico y conversaciones telefnicas) la pgina web de donaciones y el aplicativo con los coordinadores de las sedes. 2. Se socializ con los coordinadores el proyecto de reforma de la Resolucin de donaciones (va correo electrnico) y se plantearon en las respuestas algunas observaciones y sugerencias, en los cuales la sede Manizales particip. 3. Se apoya la formulacin de proyectos de otras sedes (Manizales, Bogot, Medelln, Palmira y Caribe) para incluir en el aplicativo web. 4. Se socializan las iniciativas (formulacin y medios de divulgacin) del proyecto del Peama, esperando retroalimentacin. 5. Se realiza la formulacin y planteamiento de la campaa del Peama para el 2012. 6. Socializacin de procedimientos con los coordinadores de donaciones de las sedes. 7. Se agend el lanzamiento del programa de donaciones para el da lunes 26 de marzo de 2012, en el que participar el Consejo Superior, Consejo Acadmico y Secretarios Acadmicos. La sede particip en la capacitacin del aplicativo de donaciones a los coordinadores y contadores de las sedes de la Universidad. Se recibi por parte de la sede Manizales el reporte de los incidentes del aplicativo. Se particip en la socializacin de la solicitud de cotizaciones de nuevas implementaciones al aplicativo de donaciones que hicieron a la Oficina Jurdica Nacional y la Direccin Nacional de Informtica y Comunicaciones (Sincronizacin con Quipu y Verificacin de identidad en listas cautelares). Se recibi la socializacin de las donaciones a modo de prueba para probar el aplicativo y la verificacin del xito de los procedimientos en el aplicativo y de las donaciones en lnea.
AVANCE Se particip en las reuniones por videoconferencia los das 6, 7 y 8 de febrero del presente ao, en las cuales se socializaron: -los procedimientos de donaciones - El uso del aplicativo y portal web. En la sede se delego una persona como responsable y autorizada para la realizacin de los procedimientos y el manejo del aplicativo. Se tiene previsto realizar el lanzamiento del programa de donaciones el da lunes 26 de marzo. Se socializ la maqueta de la campaa PEAMA, con el fin de recaudar fondos para los estudiantes del Programa Especial de Admisin y Movilidad Acadmica que se encuentran en movilidad. Se tiene como fecha tentativa para el desarrollo de la campaa entre los meses de abril y mayo. Se recibi capacitacin sobre el manejo y uso del portal y aplicativo web los das 6, 7 y 8 de febrero, la profesional Natalia Cadavid presento el programa de donaciones de la Universidad, cuales son los bienes sujetos de donacin, cual es el proceso establecido para una donacin (manifestacin de la donacin, aceptacin o no de la donacin, y certificacin de la donacin), y los procedimientos relacionados. El aplicativo ya esta en funcionamiento y se encuentra habilitado para hacer donaciones.
AMAZONIA
59
CARIBE
AVANCE En febrero 7 se recibi capacitacin en el uso del portal y del aplicativo web para su debido registro, seguimiento y certificacin teniendo en cuenta las diferentes modalidades de donaciones que se podran recibir en la sede; dicha capacitacin estuvo dirigida al coordinador delegado por parte de la sede. Se explic la forma de revisin de las donaciones a travs del aplicativo, cuales de las donaciones han sido certificadas y cuales no con el fin de suministrar informacin precisa a los donantes y a los encargados del proceso. Se envi correo reportando incidente en el momento de acceso del coordinador con fecha 14 de marzo. Se recibi socializacin del proyecto de resolucin la cual fue retroalimentada. Se ha recibido asesora sobre cuales son los lineamientos que se deben tener encuenta para la toma de la decisin de la campaa de donacin basado en las necesidades de la poblacin estudiantil en la sede y de la comunidad en la Isla definiendo los medios para su divulgacin y promocin. Con el fin de dar inicio al proceso de donaciones en la sede, recibieron capacitacin en el uso del aplicativo la coordinadora de educacin ambiental, la contadora y la asistente de Simege en las siguientes fechas: Febrero 6 induccin al programa de donaciones, objetivos, normatividad, planeamiento y procedimientos del programa. Febrero 8 capacitacin para contador. Por otro lado se adelanta gestiones de donacin basados en la resolucin 1522.
AVANCE PORCENTUAL:
Total Subproyecto
77,85%
60
PALMIRA
BOGOT
Objetivo
8. Diseo e implantacion de un subsistema de inclusin de egresados (incluy e donaciones).
78%
71%
75%
78%
76%
74%
91%
1.9. DESARROLLO INFORMTICO Lidera: Profesor John William Branch de la Facultad de Minas, Sede Medelln, con el apoyo del Profesor Pedro Agustn Prez, Director Nacional de Informtica y Comunicaciones. Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones PETI La Oficina Jurdica Nacional envi las observaciones a la Coordinacin General sobre el proyecto de Acuerdo del CSU "Por el cual se aprueba el Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones PETI de la Universidad Nacional de Colombia, a partir de las cuales se le realizaron los respectivos ajustes y fue radicado en la Secretaria General junto con los soportes que hacen parte integral de este Acuerdo, para que fuera agendado para su aprobacin en la prxima sesin del CSU. Se divulgaron los productos de este Subproyecto en la Pgina Web de UN-SIMEGE. Ver http://168.176.5.156/paginas/subproyectos.html Desarrollo Informticos Exitosos - Se recibi la retroalimentacin de las Sedes, sobre los ajustes a implementar en los aplicativos presentados. - Se envi va correo electrnico a las Sedes el 27 de febrero, la documentacin de los aplicativos. -Mediante oficio DNIC-722-12 se solicit el 14 de marzo a la Decanatura de la Facultad de Ciencias Econmicas, la entrega del aplicativo WEBSIU para ser instalado en las Sedes. Para el prximo trimestre se tiene proyectado terminar las adecuaciones en la infraestructura de las Sedes, de las condiciones requeridas para instalar los aplicativos, tambin recibir de la Facultad de Ciencias Econmicas el aplicativo WEBSIU para gestin de unidades de informtica y probar e instalar el aplicativo de gestin de unidades de informtica, en las Sedes de la Universidad. A continuacin se presentan los avances respectivos por Sedes:
CARIBE
80%
NIVEL
AVANCE El Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones PETI fue avalado por el Consejo Superior Universitario el 13 de diciembre de 2011 en el acta 11. Se esta a la espera de la consecucin de recursos para implementar los proyectos que all se proponen. Esta informacin se ha socializado con los responsables de este proceso en las facultades a travs de una reunin convocada por la DNIC (lunes 5 de marzo de 2011 de 2pm - 5pm). Se encuentra pendiente para su aprobacin en la prxima sesin del CSU, la cual esta programada para el prximo 29 de marzo. El comit de la DNIC el cual esta conformado por representantes de todas las sedes, esta evaluando los desarrollos informticos inventariados para escoger uno de estos y llevarlo a la aplicacin en la Universidad.
BOGOT
MEDELLN
PALMIRA
AVANCE De acuerdo a los desarrollos reportados anteriormente, se ha dado continuidad a la aplicacin de los siguientes desarrollos informticos: SERGEN: soporta los servicios de mantenimiento y Servicios Generales. Actualmente este sistema se ha venido utilizando normalmente y no se han realizado modificaciones. HELPDESK: da apoyo a la mesa de ayuda del centro de computo para atencin de solicitudes. Se han realizado algunas modificaciones tendientes al reporte estadstico de la herramienta, actualmente se esta adecuando el aplicativo para atender todas las solicitudes que ingresan al Centro de Computo, incluyendo las solicitudes de sistemas de informacin. En una etapa posterior se incluirn las solicitudes de telefona, redes, soporte Web, servidores y correo electrnico.
AVANCE De acuerdo con el correo electrnico enviado el 26 de marzo por el Jefe del Centro de Informtica y Comunicaciones CIC no se ha participado en actividades de validacin del plan durante este trimestre. Sin embargo, la Coordinacin General informa que recibi las observaciones de la Oficina Jurdica Nacional sobre el Proyecto de Acuerdo "por el cual se aprueba el Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones PETI de la Universidad Nacional de Colombia, posteriormente se realizaron los respectivos ajustes y fue radicado en la Secretaria General junto con los soportes que hacen parte integral de este acuerdo, para que fuera agendada su aprobacin en la prxima sesin del CSU, la cual esta programada para el prximo 29 de marzo. De acuerdo con el correo electrnico enviado el 26 de marzo por el Jefe del Centro de Informtica y Comunicaciones, se inici la implementacin del software para control de salas de micros, pero se interrumpi el trabajo por elementos tcnicos y dificultades de licenciamiento. No se han podido implementar los dems desarrollos informticos exitosos por circunstancias tcnicas.
MANIZALES
AVANCE Se recibi la informacin referente al avance de este Subproyecto lo cual dice que durante este trimestre la Coordinacin General recibi las observaciones de la Oficina Jurdica Nacional sobre el Proyecto de Acuerdo "por el cual se aprueba el Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones PETI de la Universidad Nacional de Colombia, posteriormente se realizaron los respectivos ajustes y fue radicado en la Secretaria General junto con los soportes que hacen parte integral de este acuerdo, para que fuera agendada su aprobacin en la prxima sesin del CSU, la cual esta programada para el prximo 29 de marzo.
AVANCE
ORINOQUIA
La Sede Orinoquia a travs de la Oficina de Informtica y Comunicaciones participo en la validacin del proyecto de acuerdo por el cual se aprueba el Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones PETI de la Universidad Nacional de Colombia Como desarrollo informtico a implementar la Sede identifico el WEBSIUI desarrollado por la facultad de economa de la sede Bogot, para la gestin de unidades de informtica. Como parte de las actividades de implementacin del desarrollo informtico seleccionado ha sido el envi del manual de usuario del aplicativo por parte de la DNIC y este a su vez se socializo al personal de apoyo quienes operacionalmente harn mayor uso del sistema.
AMAZONIA
CARIBE
AVANCE La Oficina Jurdica Nacional envo las observaciones a la Coordinacin General sobre el Proyecto "por el cual se aprueba el Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones PETI de la Universidad Nacional de Colombia, se le realizaron los respectivos ajustes y fue radicado en la Secretaria General junto con los soportes que hacen parte integral de este acuerdo, para que fuera agendada su aprobacin en la prxima sesin del CSU, la cual esta programada para el prximo 29 de marzo. En respuesta a la solicitud realizada por el Ingeniero Jos Alfonso el 20/02/2012, sobre el avance de los proyectos exitosos, se mencion que el ltimo avance reportado por las sedes fue la eleccin de las aplicaciones que se iban a implementar, la cual estaba a cargo de la Ingeniera Fanny. A partir de esta aclaracin y despus de participar el 22/02/2012 en una videoconferencia con la DNIC, en la cual se trato como tema el "Informe de avance de proyectos como parte de los desarrollos compartidos", se recibi el manual y la documentacin tcnica del aplicativo el 27 de febrero del ao en curso.
AVANCE Durante este trimestre la Coordinacin General recibi las observaciones de la Oficina Jurdica Nacional sobre el Proyecto de Acuerdo "por el cual se aprueba el Plan Estratgico de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones PETI de la Universidad Nacional de Colombia, posteriormente se realizaron los respectivos ajustes y fue radicado en la Secretaria General junto con los soportes que hacen parte integral de este acuerdo, para que fuera agendada su aprobacin en la prxima sesin del CSU, la cual esta programada para el prximo 29 de marzo. En la Sede Caribe continua bajo un esquema de prueba el sistema de gestin de salas a fin de evaluar la funcionalidad del sistema y su impacto sobre la comunidad universitaria, en este momento se realiza la evaluacin de cada uno de los aspectos tanto tcnicos como de interfaz para el usuario antes de su entrada en produccin.
61
AVANCE PORCENTUAL:
Total Subproyecto
82,31% 100,00%
PALMIRA
BOGOT
Objetivo
9. Construccin de un subsistema estratgico de desarrollo informtico de la Univ ersidad Nacional
81%
85%
92%
80%
76%
80%
84%
1.10.
PLAN DE DESARROLLO TERRITORIAL
Lidera: Profesor Pedro Pablo Pelez, Sede Medelln con apoyo de la Oficina Nacional de Planeacin. Este Subproyecto ya se encuentra implementado en un 100%, de acuerdo con la formulacin de UN-SIMEGE III Etapa, no obstante, se tiene proyectado para el prximo trimestre iniciar la presentacin del documento de los Lineamientos de Desarrollo Territorial en reunin de Grupo de Rectora, Consejo Acadmico y CSU.
Total Subproyecto
62
PALMIRA
BOGOT
Objetivo
10. Diseo de lineamientos para el desarrollo territorial de la Univ ersidad.
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
CARIBE
100%
NIVEL
CARIBE
80%
NIVEL
1.11.
Avance general del Proyecto UN-SIMEGE III etapa Subproyectos Dependientes Avance general del Proyecto UN-SIMEGE III Etapa con corte a 16 de Marzo de 2012
Objetivo
1. Contribuir a la construccin del subsistema de direccionamiento estratgico de la Univ ersidad Nacional. 2. Consolidacin de la gestin del mejoramiento. 3. Implementacin de un subsistema de buen gobierno para la comunidad. 4. Mejoramiento de la gestin financiera y administrativ a. 5. Definir una estructura organizacional moderna y funcional para la Univ ersidad. 6. Construccin de un subsistema de responsabilidad ambiental. 7.Estructuracin e implantacin de un subsistema de desarrollo y estmulos de talento humano de la UNAL. 8. Diseo e implantacion de un subsistema de inclusin de egresados (incluy e donaciones). 9. Construccin de un subsistema estratgico de desarrollo informtico de la Univ ersidad Nacional 10. Diseo de lineamientos para el desarrollo territorial de la Univ ersidad.
55% 80% 78% 75% 83% 80% 89% 78% 81% 100%
67% 68% 80% 79% 80% 88% 78% 71% 85% 100%
61% 77% 89% 83% 82% 76% 81% 75% 92% 100%
61% 80% 95% 80% 82% 82% 88% 78% 80% 100%
81% 70% 79% 81% 83% 85% 86% 76% 76% 100%
68% 76% 79% 80% 78% 77% 72% 74% 80% 100%
62% 77% 87% 78% 85% 82% 79% 91% 84% 100%
65% 75% 87% 79% 87% 76% 82% 80% 80% 100%
100,00%
79,84% 79,67% 81,60% 82,47% 81,60% 78,35% 82,53% 81,13% 80,90%

NOTA: El avance esperado para la fecha es de 75%

Avance Subproyectos UN-SIMEGE Corte a Marzo 16 de 2012
100,00% 84,25%
75%
75,44% 64,87%
79,33% 82,35% 80,61% 81,99% 77,85% 82,31%
80,90%
Total Subproyecto
MANIZALES
ORINOQUIA
AMAZONA
NACIONAL
MEDELLN
PALMIRA
BOGOT
CARIBE
NIVEL
64,87% 75,44% 84,25% 79,33% 82,35% 80,61% 81,99% 77,85% 82,31%
63
Avance Sedes UN-SIMEGE Corte a a Marzo 16 de 2012

79,84%
75%
79,67%
81,60%
82,47%
81,60%
78,35%
82,53%
81,13%
80,90%
NIVEL NACIONAL
BOGOT
MEDELLN MANIZALES PALMIRA AMAZONA ORINOQUIA
CARIBE
Total Subproyecto
2. AVANCES DE SUBPROYECTOS INDEPENDIENTES DEL SISTEMA A continuacin, se presentan los avances en los diferentes Subproyectos, que de manera explcita se han definido como parte del Sistema de Mejor Gestin, contribuyendo al desarrollo integral del mismo: 2.1. INDICE DE EFECTIVIDAD DEL UN-SIMEGE Lidera: Dra. Mara Ins Granados con el apoyo del CID El avance general del proyecto a la fecha es del 88.66%. A continuacin se reportan en detalle el avance de cada una de las actividades:
Meta segn BPUN Actividad segn BPUN Porcentaje de Fecha ejecucin en Inicial BPUN 100% 100% 01/03/2010 01/06/2010 Fecha Final Observaciones 30/06/2010 31/03/2011
Meta1.1: Diagnstico, caracterizacin de la necesidad y alcance para la construccin del ndice de efectividad de evaluacin del Sistema de Control Interno Meta2.1: Modelo conceptual y metodolgico para la construccin del ndice de efectividad de evaluacin del Sistema de Control Interno Actividad 2.2.1: Diseo de requerimientos funcionales a partir de la metodologa (16,65%) Actividad 2.2.2: Elaboracin de protocolos de construccin del ndice y de los indicadores (16,67%) Actividad 2.2.3: Desarrollo del Software (Herramienta Meta2.2: Herramienta informtica) (16,67%) informtica para la Actividad 2.2.4: Elaboracin captura y de protocolos de cargue de procesamiento de informacin (16,67%) informacin
100%
01/06/2010
31/03/2011
100%
01/06/2010
28/02/2011
100% 100%
28/08/2010 28/08/2010
31/05/2011 31/05/2011 El cumplimiento que se presenta hace referencia a lo siguiente: i) se parametrizaron los indicadores en la herramienta de clculo; ii) se finaliz la aplicacin de la encuesta y se carg la base de datos; iii) se finaliz el trabajo de campo y se carg la base de datos y iv) se generaron las vistas definitivas de la herramienta de recoleccin de informacin de encuestas requeridas por la herramienta de clculo. Esta actividad fue reportada con cumplimiento del 100% en el informe anterior, correspondiente al ltimo trimestre de 2011.
Actividad 2.2.5: Cargue de 100% Informacin (16,67%)
02/08/2010
:29/02/2012
Actividad 2.2.6: Pruebas de consistencia de la informacin 100% (16,67%)
02/08/2010
30/01/2012
64
Meta segn BPUN
Actividad segn BPUN
Porcentaje de Fecha ejecucin en Inicial BPUN 01/07/2010 01/07/2010 01/07/2010
Fecha Final Observaciones 30/01/2012 30/01/2012 30/01/2012 Esta actividad fue reportada con cumplimiento del 100% en el informe anterior, correspondiente al ltimo trimestre de 2011. Esta actividad fue reportada con cumplimiento del 100% en el informe anterior, correspondiente al ltimo trimestre de 2011. Esta actividad fue reportada con cumplimiento del 100% en el informe anterior, correspondiente al ltimo trimestre de 2011. Se realiz la programacin de los indicadores con la informacin capturada en la encuesta y en el trabajo de campo, y la construccin de la herramienta de pruebas de consistencia del software de clculo. En el desarrollo de esta actividad se realiz: 1) La revisin de cada vista de las encuestas con sus respectivas bases de datos y la correspondencia con el cdigo de tipo de respuesta, para realizar el clculo del indicador. Adicionalmente la descripcin detallada de la estructura y desagregacin que lleva cada indicador e insumo, a partir de la Matriz General de indicadores. 2) Se realizaron pruebas de clculo para un indicador especfico y un insumo especfico, para organizar la estructura de programacin de todos los indicadores. Posteriormente, a partir de dicha estructura de programacin se realizaron las pruebas para los dems indicadores. 3) Se realiz el procesamiento de datos y resultados requeridos para efectos del control de calidad del clculo del ndice (Pruebas de escritorio). 4) Se generaron los resultados del clculo de indicadores. La herramienta informtica para captura de informacin ya se encuentra ajustada y se elaboraron las guas de trabajo que orientan el levantamiento y verificacin documental (trabajo de campo de la ONCI). Actualmente estas guas son revisadas por la ONCI para llevar a cabo el ajuste metodolgico final. Los indicadores se encuentran todos definidos y se entregaron para el cargue en la herramienta informtica de clculo. Se finaliz la documentacin de las fichas de cada indicador. El modelo de estimacin para el ndice de efectividad y los subndices de desarrollo e impacto ya se encuentran terminados: Los resultados del anlisis multivariado se presentan en el informe final del proyecto el cual se encuentra en elaboracin. Los ajustes a la herramienta de captura de informacin a travs de encuestas se realizaron antes de la aplicacin de encuestas. Se ajust la herramienta de clculo con base en los resultados de las pruebas de consistencia que se realizaron con la informacin recolectada. Esta actividad fue reportada con cumplimiento del 100% en el informe anterior, correspondiente al ltimo trimestre de 2011. Se realizaron ajustes al Modelo Conceptual y Metodolgico, el cual se incluye como uno de los captulos del informe de sostenibilidad Se realiz la versin preliminar del informe ejecutivo de presentacin de resultados, el cual fue construido con los resultados de los indicadores generados con base en los datos recolectados en las encuestas y el trabajo de campo. El informe final de resultados y sostenibilidad del ndice se encuentra elaboracin. Ya se han realizado los anlisis por Sede y por MP, los cuales han sido presentados en el Grupo de Rectora y en los Subcomits de Coordinacin del Sistema de Control Interno de las Sedes de Medelln, Bogot y Palmira. Se encuentra en elaboracin el informe final de resultados y sostenibilidad del ndice. En este informe se detallan los aspectos metodolgicos y operativos, y las lecciones
Actividad 3.1.1: Aplicacin de instrumentos de recoleccin 100% de informacin (25%) Actividad 3.1.2: Digitacin de 100% la informacin (25%) Actividad 3.1.3: Crtica y depuracin de la informacin 100% (25%)
Meta 3.1: Procesamiento de informacin y clculo de los indicadores y del ndice de efectividad
Actividad 3.1.4: Clculo de indicadores y pruebas de 100% consistencia (25%)
01/07/2010
29/02/2012
Actividad 3.2.1: Ajuste de instrumentos de recoleccin 90% de informacin (12.5%) Actividad 3.2.2: Ajuste de Indicadores con sus fichas 100% (12.5%) Actividad 3.2.3: Ajuste del 100% ndice de efectividad (12.5%)
01/10/2010
30/11/2011
01/10/2010
30/11/2011
01/10/2010
14/03/2012
Meta 3.2: Mecanismos e instrumentos ajustados (Indicadores, ndice, Herramienta informtica, Modelo Conceptual y Metodolgico)
Actividad 3.2.4: Ajuste en el 100% Software (12.5%)
03/01/2011
30/12/2011
Actividad 3.2.5: Ajuste en el cargue de informacin. (12.5%) Actividad 3.2.6: Ajustes y Elaboracin del documento final de modelo conceptual y metodolgico (12.5%) Actividad 3.2.7: Elaboracin del documento preliminar de anlisis y evaluacin del ndice de efectividad y los resultados de los indicadores aplicados (12.5%) Actividad 3.2.8: Elaboracin del documento de caracterizacin y diagnstico con los indicadores aplicados (12.5%) Meta 4.1: Apropiacin Actividad 4.1.1: Elaboracin del Modelo Conceptual de un documento de diseo y Metodolgico en las de las estrategias para la
100%
03/01/2011
29/04/2011
100%
03/01/2011
16/04/2012
100%
03/01/2011
15/03/2012
25%
03/01/2011
16/04/2012
25%
02/05/2011
16/04/2012
65
Meta segn BPUN Sedes y Nacional el
Actividad segn BPUN
Porcentaje de Fecha ejecucin en Inicial BPUN
Fecha Final Observaciones aprendidas que se deban tener en cuenta a futuro, por parte de la ONCI, para la aplicacin del ndice de efectividad.
Nivel implementacin y apropiacin del modelo por parte de los funcionarios de la ONCI (marco analtico, formatos de presentacin de resultados y de produccin de informes peridicos, entre otros). (25%) Actividad 4.1.2: Realizacin de talleres de discusin de resultados con la ONCI y con 85% las Sedes y el Nivel Nacional. (25%)
10/01/2012
16/04/2012
Actividad 4.1.3: Realizacin de un proceso de capacitacin 10% con personal de las distintas Sedes y Nivel Nacional. (25%)
02/05/2011
16/04/2012
Actividad 4.1.4: Visitas de acompaamiento y 85% supervisin. (25%) Actividad 4.2.1: Elaboracin de un Manual de usuario del 80% Software desarrollado para la Meta 4.2: Apropiacin ONCI (50%) de la Herramienta Informtica por parte Actividad 4.2.2: Capacitacin de la ONCI sobre el Software desarrollado 80% para la ONCI (50%)
02/05/2011
16/04/2012
Se presentaron los resultados del ndice de efectividad en el Grupo de Rectora y en los Subcomits de Coordinacin del Sistema de Control Interno de las Sedes de Medelln, Bogot y Palmira. Adicionalmente, estos resultados tambin se presentaron en la Videoconferencia de la ONCI realizada el 1 de marzo de 2012. Los comentarios y observaciones recogidos de estas presentaciones ayudan a cualificar el informe final de resultados y sostenibilidad, que se encuentra en proceso de elaboracin. Se realiz una jornada de capacitacin para los funcionarios de la ONCI, con el fin de aplicar las encuestas a funcionarios Directivos, Docentes, Administrativos y a Estudiantes. Sin embargo, teniendo en cuenta el cronograma previsto para la generacin de los resultados del ndice de efectividad, esta actividad finalizar con una jornada de capacitacin prevista para abril de 2012. Se presentaron los resultados del ndice de efectividad en el Grupo de Rectora y en los Subcomits de Coordinacin del Sistema de Control Interno de las Sedes de Medelln, Bogot y Palmira. Los comentarios y observaciones recogidos de estas presentaciones ayudan a cualificar el informe final de resultados y sostenibilidad, que se encuentra en proceso de elaboracin. Los manuales de usuario estn elaborados, sin embargo, se estn realizando algunos ajustes que surgieron de las pruebas de escritorio realizadas a la herramienta de clculo.
01/04/2011
30/11/2011
La capacitacin se ha realizado contra la entrega de los manuales de usuario de los aplicativos de captura y clculo de informacin. Sin embargo, dado que el objeto de esta 01/06/2011 16/04/2012 capacitacin es garantizar a futuro el soporte y manejo de las herramientas informticas, se tiene previsto realizar una capacitacin final el 11 de abril de 2012. Fuente: Universidad Nacional de Colombia, ONCI, corte a 16 de Marzo de 2012
Listado de Anexos
Actividad Documentos/ Archivos Soportes Actividad 2.2.1: Diseo de requerimientos funcionales a partir Tipos_de_preguntas_Lymesuvery.pdf de la metodologa (16,65%) 20110429 Informe de avance prueba piloto.pdf Actividad 2.2.2: Elaboracin de protocolos de construccin del Desarrollo del ndice de efectividad.pdf ndice y de los indicadores (16,67%) Actividad 2.2.3: Desarrollo del Software (Herramienta Links herramientas desarrolladas por la ONCI.pdf informtica) (16,67%) 20110217 Protocolo de carga masiva de usuarios encuestados.pdf Actividad 2.2.4: Elaboracin de protocolos de cargue de 20110705 Procedimiento de generacin de vistas ONCI.pdf informacin (16,67%) Actividad 2.2.5: Cargue de Informacin (16,67%) Parametrizacin de los indicadores en la herramienta de clculo (Matriz_principal_Indice_Efectividad_V_Feb_21_2012.xls) Bases de datos trabajo de campo (CD Carpeta Bases de datos trabajo de campo) Vistas definitivas de la herramienta de recoleccin requeridas por la herramienta de clculo (Vistas.zip) ONCI_INDICE_CONSOLIDADO AJUSTES AGOSTO_REVISION REVERON_230811.doc 20110429 Informe de avance prueba piloto.pdf ONCI_INDICE_COMENTARIOS POST CAPACITACIN_310811.docx Inf Revisin Trabajo de Campo DIC 28.xls Pruebas Consistencia Insumos con cdigo de vista no coincidente al tipo de respuesta.xls Pruebas Consistencia Insumos con varias preguntas de una fuente.xls
Actividad 2.2.6: Pruebas de consistencia de la informacin (16,67%)
66
Actividad
Documentos/ Archivos Soportes 20111111 ndice ONCI - Avance por Sede y Dependencia-Cierre.xls Estadsticas de acceso: www.onci.unal.edu.co_encuestas_20110825-20111115 Colombia.pdf www.onci.unal.edu.co_encuestas_20110825-20111115).pdf Aplicacin de Guas de verificacin. Base de datos de trabajo de campo (CD Carpeta Bases de datos trabajo de campo) 20111111 ndice ONCI - Avance por Sede y Dependencia-Cierre.xls Base de datos de trabajo de campo (CD Carpeta Bases de datos trabajo de campo) Inf Revisin Trabajo de Campo DIC 28.xls Revisin Coherencia Indicadores formulas estructura clculos.zip Programa Calculo de Indicadores.sas Ultimas versiones de los cuestionarios (CD Carpeta Cuestionarios). Hojas de vida de los indicadores (CD Carpeta HDV Indicadores) Detalle_cambios_matriz_indicadores_Enero_12_2012.xls Vistas definitivas de la herramienta de recoleccin requeridas por la herramienta de clculo (Vistas.zip) Modelo Conceptual Capitulo 1 del documento Informe de Sostenibilidad (Ver Archivo Tabla de contenido Informe de SostenibilidadVersin 1) RESUMEN EJECUTIVO_VERSIN 8_130312.doc RESUMEN EJECUTIVO_VERSIN 8_130312.doc Acta videoconferencia 21 de julio de 2011 (6_Memoria_julio_21_2011.doc) Estructura general para aplicacin del ndice.ppt Tabla de contenido Informe de SostenibilidadVersin 1.doc ONCI_INDICE_PRESENTACIN MEDELLN_080312.ppt ONCI_INDICE_PRESENTACIN BOGOT_130312.ppt ONCI_INDICE_PRESENTACIN PALMIRA_130312.ppt ONCI_INDICE_PRESENTACION_CAPACITACIN2011.ppt Control_de_asistencia_Capacitacion.pdf ONCI_INDICE_PRESENTACIN MEDELLN_080312.ppt ONCI_INDICE_PRESENTACIN BOGOT_130312.ppt ONCI_INDICE_PRESENTACIN PALMIRA_130312.ppt 20111115_Gua_de_administracin_de_encuestas CD Carpeta Manuales Herramienta ONCI_INDICE_PRESENTACION_CAPACITACIN2011.ppt
Actividad 3.1.1: Aplicacin de instrumentos de recoleccin de informacin (25%)
Actividad 3.1.2: Digitacin de la informacin (25%) Actividad 3.1.3: Crtica y depuracin de la informacin (25%) Actividad 3.1.4: Clculo de indicadores y pruebas de consistencia (25%) Actividad 3.2.1: Ajuste de instrumentos de recoleccin de informacin (12.5%) Actividad 3.2.2: Ajuste de Indicadores con sus fichas (12.5%) Actividad 3.2.4: Ajuste en el Software (12.5%) Actividad 3.2.5: Ajuste en el cargue de informacin. (12.5%) Actividad 3.2.6: Ajustes y Elaboracin del documento final de modelo conceptual y metodolgico (12.5%) Actividad 3.2.7: Elaboracin del documento preliminar de anlisis y evaluacin del ndice de efectividad y los resultados de los indicadores aplicados (12.5%) Actividad 3.2.8: Elaboracin del documento de caracterizacin y diagnstico con los indicadores aplicados (12.5%) Actividad 4.1.1: Elaboracin de un documento de diseo de las estrategias para la implementacin y apropiacin del modelo por parte de los funcionarios de la ONCI (marco analtico, formatos de presentacin de resultados y de produccin de informes peridicos, entre otros). (25%) Actividad 4.1.2: Realizacin de talleres de discusin de resultados con la ONCI y con las Sedes y el Nivel Nacional. (25%) Actividad 4.1.3: Realizacin de un proceso de capacitacin con personal de las distintas Sedes y Nivel Nacional. (25%) Actividad 4.1.4: Visitas de acompaamiento y supervisin. (25%)
Actividad 4.2.1: Elaboracin de un Manual de usuario del Software desarrollado para la ONCI (50%) Actividad 4.2.2: Capacitacin sobre el Software desarrollado para la ONCI (50%) Fuente: Universidad Nacional de Colombia, ONCI, corte a 16 de Marzo de 2012
2.2. GESTIN DOCUMENTAL Lideran: Dr. Jorge Durn, Secretario General y Sara Luca Amaya, Jefe de la Divisin Nacional de Archivo. A continuacin se presenta el informe de los avances del Proyecto "Modernizacin y Consolidacin de la Gestin Documental y Establecimiento de los Archivos Histricos de la Universidad Nacional de Colombia 2010 - 2012" Nivel Nacional, correspondientes al primer trimestre de 2012 (16 de diciembre de 2011 a 16 de marzo de 2012). La articulacin con las sedes se describe en cada actividad, y en trminos generales ha consistido en la socializacin de los avances y productos, asesora y comunicacin permanente por diferentes medios, concertacin y aprobacin de productos de mejoramiento mediante videoconferencias. El historial de asesoras y conceptos se conserva en medio fsico y digital en esta Unidad. Los porcentajes de avance tienen corte a 31 de diciembre de 2011, de acuerdo con la metodologa del Banco de Proyectos, para un promedio de 48,07% de avance del proyecto, teniendo en cuenta que debido al recorte presupuestal de la vigencia 2011, las metas 1.1 y 1.2 relacionadas con la adquisicin e implantacin de un Sistema de Informacin de Gestin Documental (SIGD) tuvieron que ser aplazadas hasta 2012.
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Metas y avances del trimestre

META RELACIONADA CON EL AVANCE EN EL TRIMESTRE TRIMESTRE Meta 1.1: Adquisicin de un Sistema Pliego de Condiciones del Sistema de Informacin de Gestin Documental: El de Informacin de Gestin Documental Comit de Contratacin del Nivel Nacional aprob en sesin ordinaria del 8 de (SIGD) a noviembre de 2012. febrero de 2012 (Memorando No. 10) el Pliego de Condiciones para la adquisicin Fecha de Inicio: 22/02/2010 Fecha de del Sistema de Informacin. Fin: 30/11/2012 Ejecutado: 60.05% El Pliego de Condiciones se public el 10 de Febrero de 2012 (http://www.unal.edu.co/contratacion/). Se han respondido 82 preguntas de los posibles oferentes con la colaboracin de la Direccin Nacional de Informtica y Comunicaciones y Divisin Nacional de Servicios Administrativos. Meta 1.2: Implantacin del Sistema de Plan de implantacin Sistema de Informacin de Gestin Documental Informacin de Gestin Documental en aprobado: El Comit de Archivo de la Universidad aprob el esquema general de la su primera etapa (500 mil folios 1ra etapa de implantacin del Sistema de Informacin con cobertura para Bogot, gestionados a noviembre 30 de 2012) y Medelln, Manizales y Nivel Nacional. Total 18 oficinas para la primera etapa diseo de la segunda etapa de (Informe del 4to trimestre de 2011). El cronograma especfico del plan se definir implantacin. con el proveedor que resulte favorecido del proceso de invitacin pblica. Fecha de Inicio: 01/04/2011 Fecha de Fin: 30/11/2012 Ejecutado: 15% Meta 2.1: Contar a noviembre de 2012 Asesora tcnica: Se brind orient tcnica a las sedes Manizales, Palmira, Caribe con el 100% de las sedes con y Amazonia en temas como puesta a punto, codificacin y 1ra etapa de aplicacin orientacin tcnica para el tratamiento de las Tablas de Valoracin Documental y levantamiento de Inventarios de los Fondos Documentales Documentales. Acumulados y de los procedimientos de 14 Reuniones tcnicas: dos con el Archivo General de la Nacin (AGN enero 25 y seleccin y eliminacin documental. febrero 6) y 12 con la Divisin de Archivo y Correspondencia de la Sede Bogot. Fecha de Inicio: 22/02/2010 Fecha de Capacitacin mediante videoconferencia a la Sede Manizales sobre codificacin Fin: 30/11/2012 Ejecutado: 46.5% de TVD. Evaluacin tcnica de las Tablas de Valoracin Documental (TVD): Concepto previo de los Inventarios Documentales por Serie de los periodos comprendidos entre 1980-1997 de la Sede Manizales. Versin final de los Cuadros de Clasificacin Documental y de los Inventarios Documentales por Serie y por Unidad Documental y versin para codificacin de las TVD de la Sede Caribe (1994-1997). Revisin tcnica y avance en la elaboracin de concepto sobre TVD, Cuadros de Clasificacin e Inventarios por Serie de la Sede Medelln (1888 y 1997). Concepto previo de las TVD, Cuadros de Clasificacin e Inventarios por Serie de las Facultades de Ciencias Econmicas, Ingeniera, Medicina, Veterinaria y Odontologa. Actualizacin de instrumentos tcnicos: Cuadro General de Homologacin de Series y Subseries de las Fondos Documentales Acumulados de la Universidad 1826-1997 (Nivel Central, Sedes Medelln, Manizales, Palmira, Bogot, Caribe y Amazonia). Cuadro Estadstico y de control de avances de TVD elaboradas, en revisin y con concepto tcnico (1707 Tablas). Estructuras evolutivas de la Universidad: Ajuste a las estructuras de las sedes Palmira (1912-1997), Manizales (1948-1997), Caribe (1994-1997) y Amazonia (1972-1997). Revisin de la periodizacin de las Facultades de Agronoma, Medicina, Ingeniera, Artes y Ciencias Econmicas. Modelo de Codificacin para TVD. Validacin con el Archivo General de la Nacin. Avance en codificacin en Manizales, Caribe y Amazonia.
68
META RELACIONADA TRIMESTRE
CON
EL
AVANCE EN EL TRIMESTRE Asesoras y conceptos en el perodo: 23 Consolidado asesoras 2010-212: 192 Consolidado de TVD elaboradas: 1.707 TVD Consolidado de TVD evaluadas por la Unidad Nal. de Archivo: 1.504 TVD (Incluye anlisis de soportes: Historias Institucionales, Cuadros de Clasificacin, Inventarios Documentales, Fuentes). Asesora tcnica por diferentes medios a las oficinas del Nivel Nacional y a las unidades de archivo y secretaras de sede de Caribe, Amazona, Orinoquia, Palmira y Manizales, sobre organizacin, eliminacin, depuracin, estandarizacin de series, seguimiento, foliacin, actualizacin de TRD y Firma de TRD y auditora ICONTEC. Acompaamiento tcnico a las oficinas del Nivel Nacional: Asesora, capacitacin y/o acompaamiento a 20 oficinas del Nivel Nacional: 1. Direccin Nacional de Admisiones 2. Direccin Nacional de Personal 3. Direccin Nacional de Informtica y Comunicaciones 4. Unisalud - Oficina de Contratacin 5. Unisalud - Gerencia Nacional 6. Rectora 7. Direccin Nacional de Bienestar 8. Direccin Nacional de Salud Ocupacional 9. Oficina Jurdica Nacional 10. Programa de Egresados 11. Direccin Nacional de Laboratorios 12. Unimedios - Oficina de Radio 13. Unimedios - Direccin 14. Divisin Nacional de Presupuesto 15. Vicerrectora General 16. Oficina Nacional de Planeacin 17. Direccin Nacional de Bibliotecas 18. Vicerrectora General - Coordinacin Nodo SIMEGE 19. ORI 20. Vicerrectora de Investigacin Estandarizacin de series: Estandarizacin y socializacin para el nivel nacional y las 7 sedes de la serie Programa de Egresados, con los responsables del programa. Estandarizacin y socializacin de la TRD de Salud Ocupacional para Nivel Nacional/ Bogot y las Sedes Medelln, Manizales y Palmira, con los responsables de las dependencias. Crecimiento Archivos: Consolidacin de la informacin sobre el crecimiento de los Archivos de Gestin 2008-2010. Asesoras en el perodo: 32 Consolidado asesoras 2010-2012: 189 Consolidado Conceptos Tcnicos 2010-2012: 33 Capacitacin en el perodo: 12 personas Consolidado de capacitaciones Nivel Nal 2010-2012: 56 personas. Ejecucin de Proyectos: Asesora, seguimiento y acompaamiento a la ejecucin de los proyectos de inversin de Gestin Documental de las sedes y del Nivel Nacional, en particular sobre: Informe de Avance Tcnico 2011-II, Circular 006 de 2011 (Firma de TRD), Reporte de Metas Plan de Desarrollo (Eliminaciones Documentales), Implementacin de la serie del SIMEGE, Auditora ICONTEC, Plan de Accin TRD, SIPLO. 3 Conceptos tcnicos sobre ejecucin de proyectos de inversin de las sedes: Bogot: UNA-014-12 y UNA-032-12
Meta 2.2: Contar a noviembre de 2012 con el 100% de las sedes con orientacin tcnica para el tratamiento de los archivos activos. Fecha de Inicio: 15/04/2010 Fecha de Fin: 30/11/2012 Ejecutado: 67%
Meta 3.1: A noviembre de 2012 las sedes y el Nivel Nacional contarn, por parte de la Unidad Nacional de Archivo, con el 100% de seguimiento y evaluacin de la implementacin de la Gestin Documental. Fecha de Inicio: 22/02/2010 Fecha de Fin: 30/11/2012 Ejecutado: 51.8%
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META RELACIONADA TRIMESTRE
CON
EL
AVANCE EN EL TRIMESTRE Todas las sedes: UNA-009-12 Mejoramiento y Auditora: Asesora y apoyo a las Sedes y Oficinas del Nivel Nacional sobre el control de registros, un plan de accin correctiva (ocurrencia 3457), un plan de mejoramiento (3493), compilacin de evidencias y recibimiento de la auditora sobre el control de registros. Directrices: Proyecto de Acuerdo del CSU para la creacin y reglamentacin del Sistema de Gestin Documental de la Universidad Nacional de Colombia (Modificatoria de las Resoluciones de Rectora 385 y 386 2003). Asesoras y conceptos en el perodo: 20 Consolidado asesoras y conceptos 2010-2012: 156
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, Secretaria General, corte a 16 de Marzo de 2012
2.3. EVALUACIN INSTITUCIONAL INTERNACIONAL Lidera: Profesor Alfonso Correa, Vicerrector Acadmico. A continuacin se reportan las actividades realizadas en el marco del Programa de Evaluacin Internacional con la European University Association EUA, el cual es uno de los objetivos propuestos en el proyecto de inversin Sistema de autoevaluacin y seguimiento a la calidad acadmica de la Universidad Nacional de Colombia El porcentaje de avance acumulado a la fecha de este Subproyecto es del 100%:
Fecha Enero 23 de 2012 Enero 24 a Febrero 10 de 2012 Febrero 15 de 2012 Marzo 7 de 2012 Marzo 12- 15 de 2012 Encargado VRA VRA VRA VRA Unimedios Unimedios Actividad Recepcin del reporte de evaluacin traducido oficialmente Revisin del reporte de evaluacin traducido. Publicacin de la versin traducida del reporte de evaluacin en la pgina web de la VRA. Ver en http://www.viceacademica.unal.edu.co/noticias.html Entrevista al Vicerrector Acadmico sobre la totalidad del proceso. Divulgacin de los aspectos ms importantes del proceso, haciendo nfasis en las fortalezas y recomendaciones resaltadas por el equipo de evaluacin de la EUA. Publicacin de la entrevista en la Agencia de Noticias. Ver en http://www.agenciadenoticias.unal.edu.co/detalle/article/europeos-destacan-a-laun/index.html
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, Vicerrectora Acadmica, corte a 16 de Marzo de 2012
2.4. ORDENAMIENTO JURDICO Lidera: Dr. Jorge Durn, Secretario General. A continuacin se presenta el informe de avance del perodo comprendido entre el 16 de diciembre de 2011 al 21 de marzo de 2012 con respecto a la ejecucin del Proyecto Instalacin y Consolidacin del Sistema de Informacin Normativa, Jurisprudencial y de conceptos Rgimen Legal de la Universidad Nacional de Colombia: Avances en el cumplimiento de los objetivos: 1. Establecer el universo normativo de la Universidad Nacional de Colombia. En relacin con el establecimiento del universo normativo de la Universidad, se ejecutaron las siguientes acciones: Se actualizaron las bases de datos de conceptos jurdicos, actos acadmico administrativos de carcter general y jurisprudencia, identificando y recopilando los mismos. Al respecto, cabe resaltar que esta actividad se viene ejecutando
UN SIMEGE- III Etapa, Informe de avance I TRIMESTRE 2012 70
con respecto a los actos acadmico administrativos expedidos por las autoridades del nivel nacional, los niveles centrales de las Sedes y en el nivel de facultades. En este sentido, debe tenerse en cuenta que se est realizando un arduo trabajo con otras dependencias, para lograr incluir en el aplicativo normas anteriores a 1993, en especial las relacionadas con la estructura acadmico- administrativa de la Universidad, las cuales son de vital importancia para ir conformando el componente histrico del sistema. Se continu con la formulacin de requerimientos a las autoridades universitarias con el fin de que se remitieran los documentos producidos actos acadmicos administrativos y conceptos jurdicos-. A la fecha, en el inventario de la Secretara General se cuentan con 5199 documentos, as:
TIPO DE DOCUMENTO Acuerdos Resoluciones Conceptos Circulares Circular conjunta Convenciones colectivas Instructivos Decretos Lyes Sentencias Notas No. 2099 2717 237 72 1 4 4 3 8 47 7
2. Determinar la vigencia de la normatividad de la Universidad Nacional de Colombia. Se continu con el establecimiento de la fuerza ejecutoria de los actos acadmico administrativos de carcter general incluidos en las bases de datos. A la fecha, se ha establecido la vigencia de alrededor de 4793 documentos. 3. Sistematizar la normatividad Se sigui con la digitacin y ajuste de textos en formato Word 97 y HTML para ser insertados en el aplicativo. Se continu con la tematizacin de actos acadmico administrativos de carcter general, conceptos y jurisprudencia relacionada. Se insert en el Sistema la tematizacin formulada y se continu con el establecimiento de vnculos entre normas. Se siguieron insertando documentos en el aplicativo. A la fecha, se cuentan con 5199 documentos insertados.
4. Armonizar la normatividad de la Universidad Nacional con la doctrina y la jurisprudencia. A la fecha, todos los Estatutos de la Universidad y sus normas reglamentarias se encuentran debidamente vinculados con los conceptos jurdicos y fallos o sentencias de las Altas Cortes. Ver ANEXO tablas de datos numricos referidos a la ejecucin del proyecto en el primer trimestre de 2012, en la carpeta Subproyectos, Ordenamiento Jurdico. Para finalizar, se resaltan algunos datos relevantes en relacin con la aceptacin y uso del Sistema desde su lanzamiento a la fecha:
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Elemento evaluado Documentos insertados Visitas
Nmero 5199 745.193
2.5. POLITICAS DE COMUNICACIN EN LA UN Lidera: Carlos Alberto Patio Villa, Director de Unimedios Se desarroll el primer borrador de la Poltica de Comunicacin. Ver ANEXO Versin Preliminar Poltica de Comunicaciones, en la carpeta Subproyectos, Comunicacin. 2.6. CONDICIONES DE TRABAJO Lidera: Dra. Alba Esther Villamil, Directora de la DNP y Martha Lucia Valencia, Jefe de la Divisin Nacional de Salud Ocupacional. A continuacin se presenta el estado de avance de los proyectos de cada una de las Sedes para el primer trimestre del ao 2012, correspondiente al periodo comprendido entre el 16 de diciembre de 2011 al 15 de marzo de 2012. SEDE BOGOT - MEJORAMIENTO DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO DEL PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DE LA SEDE BOGOT Y NIVEL NACIONAL EN LA SEDE BOGOT Objetivo: Preservar y fomentar la salud individual y colectiva de la poblacin laboral de la Universidad Nacional de Colombia, mediante la planeacin ejecucin y evaluacin de acciones tendientes a prevenir y controlar accidentes de trabajo, enfermedades profesionales y enfermedades comunes agravadas por el trabajo
META AVANCE EN EL I TRIMESTRE PORCENTAJE (Descripcin) AVANCE * Actualizacin de las bases de datos de los funcionarios expuestos a ruido, revisin de las diferentes fuentes de informacin *Depuracin de la Base de datos de SIVIGOTOM desde el ao 2001 al 2011. Revisin de las 92 pruebas de laboratorio realizadas a los funcionarios expuestos a Radiacin ionizante, formol y mercurio. DE
Intervenir los factores de riesgo asociados a trastornos osteomusculares (aseo interno, bibliotecas, secretarias y Seccin de Mantenimiento), ruido (100% de los expuestos) y radiacin ionizante (100% de los expuestos a travs de los Sistemas de vigilancia Epidemiolgica.
Realizacin de 36 audiometras a los funcionarios de la Seccin de 9 Mantenimiento, Seccin Transportes, Facultad de Ciencias, Facultad de Ingeniera, Facultad de Odontologa y Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, que estn o estuvieron expuestos a ruido. Se realizaron consultas mdicas y exmenes de laboratorio para los funcionarios Docentes y Administrativos expuesto a SIVGFORMOL, se citaron 116 personas de las cuales solo 89 funcionarios realizaron todo el proceso esta actividad se desarrollo entre los meses de Diciembre de 2011 a Febrero de 2012. * Se realizo la presentacin del Programa Intervencin de Factores de Riesgo Psicosocial y el plan de trabajo a desarrollarse en Unisalud y al GAESO de la Facultad de Ciencias Humanas. 2 Implantar el Programa de Intervencin de Factores Se realiz la aplicacin de pruebas diagnosticas de factores de Riesgo de Riesgo Psicosocial en 9 dependencias de la psicosocial a 144 funcionarios y contratistas de Unisalud los das 8 y 9 de 8 Universidad del Nivel Nacional y Sede Bogot Marzo de 2012. * El 10 de febrero de 2012 se realizo taller de Convivencia desde la diversidad dirigido a los Docentes de la Facultad de Agronoma, a la cual asistieron 23 Docentes.
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META 3 Acompaar y verificar la aplicacin de normas, guas y protocolos de bioseguridad establecidos para cada laboratorio con exposicin a factores de riesgo biolgico, en el 100% de las reas identificadas (Facultades de Medicina, Medicina Veterinaria y Zootecnia, Odontologa, Enfermera. Ingeniera, Agronoma, Ciencias Humanas, Institutos de Biotecnologa, Gentica, Ciencia y Tecnologa de Alimentos)
4. Generar polticas y lineamientos para el control del riesgo qumico en la Universidad
AVANCE EN EL I TRIMESTRE PORCENTAJE (Descripcin) AVANCE En Febrero 16, 23 Marzo 1, 8 y 15, se realizaron las reuniones con la Direccin Nacional de Laboratorios y el Doctor Santiago Buenda para definir las fechas y plan de trabajo para el desarrollo del Taller en Bioseguridad, dirigido a coordinadores y personal tcnico de los laboratorios: Se coordino la realizacin de capacitaciones en Riesgo Biolgico dirigido a funcionarios Docentes y Administrativos, contratistas afiliados a la ARP. 15 de Febrero: se realizo visita de seguimiento Facultad de Enfermera: Laboratorio de Simulacin Clnica 23 de Febrero: se realizo visita de seguimiento a las siguientes reas de la 4 Facultad de Odontologa: Esterilizacin Atencin Prioritaria Clnica de Ciruga de Postgrados Ortodoncia Postgrado Facultad de Odontologa 16 de marzo: Clnica 1-2-3 Se est revisando con el Profesor Luis H. Blanco del Sistema de Gestin Ambiental el plan de accin para el control del riesgo qumico en la Universidad para ser presentado en el segundo Consejo de Sede del ao 2012. 5 Ajustes del manual general de lineamientos para el diseo y construccin de laboratorios por parte de la Divisin Nacional de Salud Ocupacional y Planeacin Institucional y del Territorio. Se realiz la revisin y ajuste del Manual de Lineamientos Generales para el diseo y construccin de laboratorios con Riesgo Biolgico. * El 8 de Marzo se realizo la asesora y entrega de etiquetas para rotular sustancias qumicas en el ICTA 200 grandes y 50 pequeas.
DE
5 Desarrollar el Programa de Inmunizacin para * Se coordinaron las fechas para la realizacin de titulaciones para controlar los factores de riesgo de enfermedades determinar anticuerpos de rabia el 21 de marzo de 2012. inmunoprevenibles en el 80% de la poblacin expuesta (Hepatitis B, Ttanos, Antirrbica e Influenza) Se desarrollo el primer festival de la Salud el 8 de Marzo de 2012 en la Plaza Santander en conmemoracin del da de la Mujer, con la participacin de 2 6 Desarrollar actividades de promocin y prevencin funcionarios administrativos, 5 contratistas, 19 estudiantes y 1 visitante de la salud laboral en 27 edificios de la Universidad *Se revis el plan de trabajo para el ao 2012 con la Seccin de Transportes del Nivel Nacional y Sede incluyendo funcionarios para dar continuidad con el Programa de prevencin de consumo de alcohol de la Divisin de Vigilancia y Seguridad, Seccin de en el trabajo. Mantenimiento y Aseo y Seccin de Transportes *Esta en revisin por parte de la Divisin Nacional de Salud Ocupacional el Protocolo de accin en caso de consumo de alcohol en espacios laborales. * Se realiz seguimiento para los estndares que va realizar la ARP en la Estacin de Biologa Tropical. * Se realiz seguimiento a las actividades realizadas por parte de la ARP y a las de la Divisin Nacional de Salud Ocupacional del 2011 * Se realizaron 12 Tarjetas de Observacin de los estndares de seguridad de la Seccin de Mantenimiento y Aseo y Estacin de Biologa Tropical Roberto Franco. * Se realiz contacto con la Divisin de Recursos Fsicos para dar a conocer el plan de trabajo para el ao 2012. * El 16 de Diciembre de 2011 se realiz la presentacin de los resultados de la implementacin del Programa de Orden y Aseo en la Divisin de Vigilancia y Seguridad. (11 personas). * Se envi al SENA la inscripcin de 35 funcionarios Docentes, Administrativos y contratistas que realizan interventora y supervisin de actividades que implican trabajo en alturas, al curso Bsico Operativo. Se actualizo base de datos de funcionarios que realizan trabajo en alturas, segn concepto medico ocupacional. A la fecha se tienen los siguientes datos de las personas que realizan actividades que implican trabajo en alturas por concepto mdico: 55 aptos, 34 no aptos y 52 aplazados. Se Elaboro y envi de oficio con su respectiva orden para prueba de coordinacin motora y examen mdico ocupacional a los jefes inmediatos de los funcionarios pendientes (Ao 2011) por finalizar el procedimiento de verificacin de aptitud fsica y metal para trabajo en alturas. 6 personas. Se elaboro y envi oficio a los funcionarios aplazados que tienen pendiente presentar concepto actualizado de su mdico tratante, para concertar cita en la IPS Salud ocupacional de los Andes y actualizar el concepto medico de
7 Implementar un Programa de Cultura en Salud y Seguridad en el Trabajo, como estrategia para el Control de la Accidentalidad en la Seccin de Mantenimiento, Estacin de Biologa Tropical Roberto Franco, Divisin de Vigilancia y Seguridad y Grupo de Aseo con actividades con alto potencial de riesgo
8 Implementar el Programa de Trabajo seguro en Alturas en el 100% de las dependencias que lo requieran
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AVANCE EN EL I TRIMESTRE PORCENTAJE DE (Descripcin) AVANCE aptitud para trabajo en alturas. 11 funcionarios * El 30 de Enero de 2012, el 6 y 13 de Febrero de 2012 y el 7 de Marzo se realiz acompaamiento y verificacin del permiso de trabajo de la Seccin de Mantenimiento Grupo construccin, para la pintura interna de uno de laboratorio del Dpto. de Qumica y la revisin externa de una columna del Edificio de Enfermera. * Los das 5 y 6 de enero de 2012 se realiz la asesora para la realizacin de actividades que implican trabajo en alturas a los funcionarios de la Comisin de Recursos Fsicos de la Facultad de Artes. * El 2 de se realiz la entrega del andamio estructural por parte de la empresa GLEASSON a la Estacin de Biologa Tropical Roberto Franco, la capacitacin en el armado esta pendiente para realizarse el 28 de Marzo de 2012. *Taller para el conocimiento de los equipos para rescate vertical organizada por el CPRAE, esta actividad se desarrollo con el apoyo del proveedor y contribuye a las actividades a desarrollarse en el Programa de Proteccin Contra Cadas. Asistieron 9 Brigadistas, 2 contratistas de la Divisin Nacional de Salud Ocupacional y 3 integrantes del CPRAE. Se apoyaron las reuniones del Grupo de Gestin Ambiental, Emergencias y Salud Ocupacional Durante los mese de Enero a Marzo de 2012 los siguientes GAESOS Enfermera 1 de marzo el cual ya tiene plan de trabajo IBUN 2 de marzo Medicina 5 de Marzo ya tiene plan de trabajo 45 Medicina veterinaria y de zootecnia 6 Marzo ya tiene plan de trabajo rea de la salud 6 de Marzo ya tiene Plan de trabajo Nota: se conformaron Odontologa 7 de Marzo ya tiene Plan de trabajo 9 Conformar 3 nuevos grupos, acompaar y mas de los planeados ICTA 20 de febrero ya tiene Plan de trabajo asesorar 15 grupos de Gestin Ambiental, Agronoma 23 de febrero ya tiene Plan de trabajo emergencias y salud ocupacional (GAESO) Artes 14 de febrero y 7 de marzo ya tiene plan de trabajo Ciencias econmicas 18 febrero y 13 de Marzo. Ciencias humanas 18 enero, 15 de febrero, ya tiene Plan de trabajo Marengo 29 de Febrero, ya tiene Plan de trabajo Jardn infantil 23 de febrero Divisin de archivo y correspondencia .9 de Marzo. Ingeniera se realiz contacto con el Decano pero no se ha tenido respuesta para la fecha de reunin del GAESO. META Fuente: Universidad Nacional de Colombia, DNSO, corte a 16 de Marzo de 2012
INFORME DE AVANCE DEL I TRIMESTRE DEL 2012- SEDE MEDELLN

METAS Implementar acciones de autocuidado y autogestin en la Sede dando cobertura por primera vez durante el trienio en la entrega de elementos de proteccin personal al menos a 350 funcionarios expuestos a diferentes factores de riesgo previamente identificados y que lo requieran. Ampliar la dotacin de elementos (y/o equipos) de seguridad y para la atencin de la emergencia en un 80% en el periodo 2010 - 2012, tales como: camillas, botiquines, alarmas, radios de comunicacin, sealizacin, entre otros; a los edificios o infraestructura que no lo tienen o nunca se les ha suministrado. Intervenir los factores de riesgo de carga fsica de trabajo, asociados al Sistemas de Vigilancia Epidemiolgica para la deteccin de trastornos osteomusculares (SIVIGOTOM) en el 50% de los funcionarios, durante el periodo 2010 - 2012. AVANCE EN EL PERIODO (Descripcin) PORCENTAJE AVANCE DE
Para realizar las actividades que surgen de sta meta y otras del proyecto, se contrat dos (2) ingenieros en higiene y seguridad ocupacional para el primer semestre de 2012. 10 A partir del mes de mayo se comenzar con la recoleccin de informacin para actualizar las bases de datos de EPP y dotacin de seguridad.
A la fecha se estn identificando los elementos que se requieren para atender emergencias como dotacin de botiquines y sealizacin. Se prev comprar los 30 elementos identificados antes de finalizar el primer semestre.
A travs de la ODS 52 del 03 de febrero de 2012 se contrat a Consultora en Gestin del Riesgo para los servicios profesionales de 2 Fisioterapeutas, con el propsito de continuar la implementacin del SIVIGOTOM e inspeccin a los puestos de trabajo asociados a video terminales.
20 NA
Instalacin de sistemas para trabajo seguro en alturas Actividad que no incluida en el presente ao. Se aboli del proyecto. en al menos 7 de los bloques ms crticos.
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METAS
AVANCE EN EL PERIODO (Descripcin)
PORCENTAJE AVANCE
DE
A la fecha se estn finiquitando los ltimos detalles para la publicacin de la Informar sobre temas de Salud Ocupacional al 100% pgina web de la seccin. Se prev que en los prximos das comience su de la poblacin trabajadora mediante el desarrollo de funcionamiento. Otras actividades que se prev desarrollar son: plegables, un plan de medios en el segundo semestre de cada laboratorio virtual, difusin de informacin en las jornadas de Universidad 10 ao en el periodo 2010 Saludable con actividades ldicas, entrega de suvenires, plegable, entre otros. A la fecha se estn adelantando actividades con los GAESOS de la facultad de Ciencias y Ciencias Humanas y Econmicas. Conformar, acompaar y asesorar 5 Grupos de Con la facultad de Arquitectura, Minas, y Ciencias agropecuarias no se han Gestin Ambiental emergencias y salud ocupacional. comenzado actividades a pesar de los llamados de la seccin de Salud 10 Ocupacional. Para este ao se prev que se capaciten 2 personas en el nivel avanzado con el SENA. Se est a la espera de la disponibilidad de cupos con la entidad en Implementar el Programa de Trabajo seguro en Alturas mencin. 10 en el 100% de las dependencias que lo requieran De la misma manera se har re induccin en alturas y la realizacin de los respectivos exmenes al personal que ya cuenta con la certificacin. Fuente: Universidad Nacional de Colombia, DNSO, corte a 16 de Marzo de 2012
INFORME DE AVANCE DEL I TRIMESTRE DEL 2012- SEDE PALMIRA

METAS Realizar los diagnsticos de las condiciones de ambiente de trabajo (seguridad instalaciones locativas, contaminantes qumicos, fsicos y biolgicos), aplicando visitas planeadas en cada uno de los 36 laboratorios, 4 centros y 9 edificios de la Sede Realizar los diagnsticos de las condiciones de salud y trabajo relacionadas con carga fsica, mental y psicolaboral para los 120 docentes de planta y 180 empleados administrativos de la poblacin laboral de la sede. Implementar el programa de manejo y conservacin de la voz en los docentes de planta de la poblacin laboral de la sede durante el primer ao del proyecto. Implementar y desarrollar programas de inmunizacin para controlar los factores de riesgo de enfermedades inmunoprevenibles, mediante vacunaciones y refuerzos en ttanos, titulaciones de hepatitis B, y otras medidas necesarias para el 100% de la poblacin expuesta. AVANCE EN EL PERIODO (Descripcin) PORCENTAJE AVANCE DE
Mediante ODS-189, asignada a la Asociacin Colombiana de Higienistas ocupacionales ACHO ---se realizaron inspecciones a 27 puestos de trabajo de 100 personal administrativo, 7 docentes, 18 laboratorios y 3 centros, lo cual culmin con la socializacin del da 24 de Febrero de 2012
Pendiente para realizar durante el segundo y tercer trimestre del presente ao
Se contrat con la firma TIAN IPS, mediante la ODS-188 con cobertura para 100 190 docentes de planta y ocasionales de la Sede, se culmin con la socializacin del da 26 de Enero de 2012 Se contrat con la caja de compensacin COMFANDI, mediante ODS - 87 para la aplicacin de 124 titulaciones, refuerzo con vacuna Hepatitis B, y 40 Antitetnica, se encuentra en ejecucin para terminar el da 30 de Marzo de 2012
Se encuentra en la fase de cotizacin, para terminar durante el segundo Instalar seales preventivas, informativas y prohibitivas trimestre as como la demarcacin del 30% de las reas 0 identificadas en la sede. Implementar el programa de capacitacin y certificacin en el manejo de plaguicidas y pesticidas, La fase de actualizacin y recertificacin, se ejecutar durante el (IV) para el personal que por sus condiciones laborales se CUARTO trimestre encuentre expuesto, durante el primer ao del periodo. Implementar el Programa de Trabajo Seguro en Alturas en el 100% de las reas de la sede en las que Se encuentra en la fase de contratacin, para culminar durante el (II) trimestre. se realice trabajo en alturas. Implementar el programa de capacitacin y certificacin en entrenamiento en trauma pre hospitalario al personal mdico, paramdicos Esta actividad se encuentra prevista para desarrollar durante el (I) periodo enfermeros y auxiliares del rea de la salud para el intersemestral manejo de emergencias, durante el primer ao del periodo. Adecuar el 100% de los puestos de trabajo de funcionarios docentes y administrativos de los grupos Esta actividad se encuentra prevista para dar inicio a partir del segundo ocupacionales seleccionados que lo requieran segn trimestre hasta el final del periodo el resultado del diagnstico de condiciones de trabajo, incluyendo el suministro de elementos de adecuacin postural. Fuente: Universidad Nacional de Colombia, DNSO, corte a 16 de Marzo de 2012
10
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INFORME DE AVANCE DEL I TRIMESTRE DEL 2012- SEDE MANIZALES

METAS Realizar diagnstico integral de las condiciones de trabajo de 487 funcionarios docentes y administrativos de la Sede Manizales Desarrollar programas de prevencin y promocin comprendidos en 5 Campaas Preventivas (2011-3, 2012-2) y 4 Festivales de la Salud (2011-3, 2012-1) dirigido al Personal docente y administrativo de la Sede AVANCE EN EL PERIODO (Descripcin) PORCENTAJE AVANCE DE
Se est adelantando el proceso de contratacin de la fisioterapeuta, para continuar con la evaluacin y diagnstico de 197 puestos de trabajo de 0 funcionarios docentes y administrativos de la Sede Manizales. Diseo de campaas promocin y prevencin en conservacin de la Voz y 3.2 estilos de vida saludables, inicio de proceso contractual con el proveedor. Gestin para certificacin de funcionarios en trabajo en alturas (avanzado), con el Sena Regional Caldas. Se asesoraron las dependencias en cuanto al diligenciamiento de formatos de trabajo en alturas, Interventora de las actividades y se realiz capacitacin con entrenador certificado sobre verificacin de equipos. Reuniones con los funcionarios que realizan actividades de trabajo en alturas, para definir descripcin de la actividad y documentacin del anlisis de riesgo por las tareas en altura que desarrollan. Pendiente 7.57 nueva reunin para revisin y ajuste de borradores y generar AROS definitivos (Se prev culminar la actividad a marzo 30). Visitas de inspeccin en las actividades que involucran trabajo en altura en la Sede, en especial el bloque QIQ. Retroalimentacin sobre el cumplimiento de la resolucin 3673 de 2008 (Febrero 6 y 15 de 2012). Socializacin y entrega de formatos de la DNSO
Implementar el Programa de Trabajo Seguro en Alturas de acuerdo a los lineamientos de la Divisin Nacional de Salud Ocupacional
Dotar de elementos de adecuacin postural a los puestos de trabajo segn resultados de los diagnsticos de 2010 al 2011. Hasta agotar los recursos asignados con este fin. Fortalecer la brigada de emergencias entrenando el grupo actual y vincular al menos treinta (30) personas ms con el fin de apoyar los planes correspondientes Apoyar la creacin de 3 grupos de Gestin Ambiental, Emergencias y Salud ocupacional (GAESO) uno por cada facultad; acompaar y asesorar su implementacin en el periodo 2010 - 2012.
Contratacin de una profesional (Fisioterapeuta) para la realizacin de la evaluacin de puestos de trabajo. Realizacin de la Evaluacin de doscientos 4.45 (200) puestos de trabajo. Contratacin de una profesional (Fisioterapeuta) para la realizacin de la evaluacin de puestos de trabajo. Realizacin de la Evaluacin de doscientos 0 (200) puestos de trabajo. Contratacin de una profesional (Fisioterapeuta) para la realizacin de la evaluacin de puestos de trabajo. Realizacin de la Evaluacin de doscientos (200) puestos de trabajo. 0
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, DNSO, corte a 16 de Marzo de 2012
INFORME DE AVANCE DEL I TRIMESTRE DEL 2012- SEDE CARIBE

METAS AVANCE EN EL PERIODO (Descripcin) PORCENTAJE AVANCE DE
Se realizaron capacitaciones en ejercicios aplicados a las pausas activas como son de: movilizacin, relajacin visual, fortalecimiento y estiramiento de cuello, miembros inferiores y superiores, dirigida a profesores y funcionarios (con un promedio de 12 funcionarios por actividad). Durante la ltima semana del mes de diciembre, se realiz un seguimiento a los funcionarios para determinar el nivel de aprendizaje y de concientizacin frente al tema y de la importancia de la utilizacin del software de pausas activas. Se hace entrega del folleto de pausas activas a cada funcionario. Durante la ltima semana del mes de diciembre, se inicia con la implementacin Intervenir los factores de riesgo asociados al Sistema de los formatos estandarizados tales como: entrega de elementos de proteccin 25 de Vigilancia Epidemiolgica en Deteccin de personal, formato de evaluacin de capacitaciones, formatos de constancias de Trastornos Osteomusculares SIVIGOTOM visitas, para de esta manera buscar un mejor control e intervenir los factores de riesgo de carga fsica a los cuales se encuentra expuesto el personal de la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de contribuir al mejoramiento de las condiciones de trabajo mediante acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento en la persona y medios de trabajo. A partir del 15 de diciembre de 2011 se realiza la adecuacin y dotacin de elementos ergonmicos tales y adecuacin de puesto de trabajo a 5 funcionarios de la Sede. Desde el 2 de marzo de 2012 se hace entrega de sillas ergonmicas al puesto
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METAS
AVANCE EN EL PERIODO (Descripcin)
PORCENTAJE AVANCE
DE
Implementar el Programa de Intervencin de Factores de Riesgo Psicosocial en la Sede Caribe
Desarrollar actividades de promocin y prevencin de la salud laboral en docentes, administrativos y contratistas de la Sede Caribe
Implementar el Programa de Trabajo seguro en Alturas en el 100% de las dependencias que lo requieran.
de trabajo a 8 funcionarios de la Sede. Durante el mes de marzo se contina con el manejo, control y custodia de historias laborales y ocupacionales. Se ha identifica los factores de riesgos a los que se ven expuestos los funcionarios de las reas administrativas tales como Secretaria de sede, unidad administrativa y Biblioteca De acuerdo al cronograma interno establecido, los das viernes se hicieron evaluaciones de las recomendaciones de ergonoma dadas por UNISALUD a los funcionarios y se dan recomendaciones saludables que puedan realizar en casa, en lo que se ha denominado plan casero. Teniendo en cuenta el programa de intervencin que se adelant el ao anterior en cuanto a Clima Organizacional; en el mes de diciembre se aplic una encuesta de medicin de satisfaccin dirigida solo para el personal administrativo con el fin de evaluar la percepcin en la eficacia de las 25 actividades adelantadas e identificar las necesidades particulares para este segmento de poblacin y as poder redisear las estrategias de intervencin a travs de un plan de mejoramiento el cual ser construido con la asesora de la Direccin Nacional de Personal. Teniendo en cuenta que el Festival de la salud se tiene proyectado para el mes de mayo, se han ido adelantando las gestiones para realizar actividades de promocin de la salud y prevencin de la enfermedad dirigidas a toda la comunidad universitaria con el apoyo de entidades externas, como la Secretaria de Salud, el Hospital Departamental y Liga contra el Cncer, para lo cual se han enviado oficios relacionando las actividades de capacitacin, vacunacin y 25 atencin primaria en salud. Por otro lado, teniendo en cuenta que la ARP no hizo entrega del panorama de Riesgos que se realiz el ao anterior, pues hubo cambio de asesor en la sucursal San Andrs, se hizo necesario llevar a cabo nuevamente el levantamiento de la informacin. De manera permanente se lleva a cabo la actualizacin de la base de datos personal que realiza trabajo en alturas en la sede Caribe, con el fin de realizar el entrenamiento en la implementacin del procedimiento asociado a esta actividad. De igual manera se lleva a cabo Asesora y verificacin del uso de permisos de trabajo en alturas en las personas expuestas. Por otro lado, a travs del correo electrnico enviado el pasado 13 de enero de 25 2012, dirigido al SENA seccional Bogot se solicit formalmente el apoyo en la realizacin del entrenamiento. A travs del oficio DIR 028 del 06 de febrero de 2012 se envi a la Directora Regional de San Andrs nuevamente la solicitud para el desarrollo del programa de capacitaciones para dar cumplimiento a lo contemplado en la norma; a la fecha an no se recibe respuesta frente al tema. Como parte del plan de trabajo del GAESO se tiene previsto para este ao publicar los planos de las rutas de evacuacin tipo cartelera en material acrlico en un sitio accesible a toda la comunidad universitaria, por lo tanto estos planos ya fueron actualizados y enviados a UNIMEDIOS para su respectiva aprobacin y as poderlos pasar a impresin. Hasta el momento se tiene previsto publicar el 25 de la sede principal, y los dos del jardn botnico, pues no se cuenta con el diseo de las rutas de evacuacin de las nuevas aulas. Por otro lado, tanto el COPASO como el GAESO articulando esfuerzos llevarn a cabo una jornada de orden y aseo, la cual se encuentra pendiente por definir la fecha. Teniendo en cuenta que en la sede Caribe se est llevando a cabo la construccin de las nuevas aulas, se hace necesario dotar esta infraestructura de la sealizacin contemplada en el plan de emergencias, para lo cual se tiene previsto solicitar a la ARP la asesora y acompaamiento en la realizacin de 25 esta actividad. As mismo, ya se adquirieron los extintores y se encuentra en proceso de contratacin la camilla y botiqun para estas dependencias, las cueles entraran en funcionamiento en el mes de Abril.
Acompaar y asesorar al grupo de Gestin Ambiental, emergencias y salud ocupacional (GAESO).
Definir estrategias para asegurar la atencin oportuna de emergencias en caso de desastre o amenaza colectiva y desarrollar destrezas en las personas que permita responder rpida y oportunamente.
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INFORME DE AVANCE DEL I TRIMESTRE DEL 2012- SEDE AMAZONIA

METAS AVANCE EN EL PERIODO (Descripcin) PORCENTAJE AVANCE DE
Actualizar el 100% de los diagnsticos de las condiciones fsicas, qumicas, biolgicas y de seguridad Se inicia la visita tcnica a los edificios de la sede, Iniciando por las nuevas en los ambientes de trabajo del 100 % de los edificios aulas Tic, se encuentra en elaboracin de la Sede, iniciando por las nuevas aulas TIC y las 10 adecuaciones en la infraestructura general de la sede. Realizar dos (2) diagnsticos de las condiciones de salud y trabajo (factores de riesgo de carga fsica, carga SIN AVANCE. mental y psicosocial) cubriendo el 100 % del personal docente y administrativo 0 Implementacin del programa de prevencin de A la fecha no se han reportado accidentes o incidentes con potencial de riesgo accidentalidad laboral y enfermedad profesional alto, se estn realizando visitas al Almacn y laboratorios para motivar el reporte de incidentes de riesgo, se refuerza la sealizacin preventiva 20 Implementacin del Sistema de Vigilancia Actualizacin las bases de datos del personal expuesto. Epidemiolgica para el control de Lesiones Osteomosculares (SIVIGOTOM) al 100% de los funcionarios administrativos y docentes expuestos Implementacin del Sistema de Vigilancia Epidemiolgica para la Conservacin Auditiva Actualizacin de la base de datos del personal expuesto. Se ha planeado hacer (SIVIGOIR) al 100 % de los funcionarios administrativos seguimiento a los funcionarios identificados que tienen recomendaciones y docentes expuestos
5 Implementacin del programa de control del riesgo SIN AVANCE 0 psicosocial y mejoramiento del clima organizacional SIN AVANCE. Est pendiente realizar las capacitaciones en manejo de Implementacin del programa de control del riesgo por materiales peligrosos e identificacin de riesgos utilizando las hojas de 0 seguridad para el segundo semestre de 2012 materiales Peligrosos Gestin para la contratacin de Bilogo que deber realizar las actividades de Fortalecimiento del programa de vigilancia entomolgica colocacin de larvitrampas e informe y socializacin correspondiente. Se realiz reunin con el profesional de apoyo de gestin ambiental para la programacin de jornadas de ordenamiento. 10 Participar en el diseo e implementacin del programa Se realizo entrega de un (1) arns de seguridad, un (1) conector de de trabajo seguro en alturas posicionamiento, un (1) conector para detencin de cadas, un (1) mosquetn, una (1) lnea de vida vertical y cuatro (4) cinturones portaherramientas que cumplen los requerimientos establecidos en la resolucin 3673 de 2008 que adopta el Reglamento Tcnico de Trabajo Seguro en Alturas. Se realizo nuevamente solicitud al SENA, para La capacitacin de Trabajo 10 seguro en Alturas, ya que el curso fue cancelado en Enero por el SENA. Adecuar el 100 % de los puestos de trabajo de acuerdo a las recomendaciones realizadas priorizadas en los diagnsticos de ambientes de trabajo y condiciones de salud. Se entregaron once (11) descansa pes, diecisiete (17) apoya muecas, dos (2) teclados ergonmicos y cuatro (4) atriles de soporte de documentacin, dando prioridad a las recomendaciones segn las visitas de verificacin realizadas en el IV trimestre 2012. Igualmente se realiza acompaamiento en el uso adecuado de los implementos de confort a los funcionarios beneficiados. 20
Desarrollo de Planes de Capacitacin y Entrenamiento Se coordin con UNISALUD BOGOT, la realizacin del V Encuentro en Salud a travs de actividades de prevencin de la Saludable para la sede Amazonas para los das 26, 27, 28 de Abril 2012, enfermedad y promocin de la salud. Se contina reforzando el programa de pausa activa. 20 Participacin y apoyo al Comit de Prevencin y SIN AVANCE Atencin de Emergencias de la Sede. 0
Conformacin, acompaamiento y asesora a GAESOS En el momento se han realizado dos (2) reuniones donde se estn revisando (Grupos de Gestin Ambiental, Emergencias y Salud las actividades pendientes y se Elabora plan de trabajo para el ao. Ocupacional. 10 Fuente: Universidad Nacional de Colombia, DNSO, corte a 16 de Marzo de 2012
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INFORME DE AVANCE DEL I TRIMESTRE DEL 2012- SEDE ORINOQUIA

METAS Implementacin del Sistema de Vigilancia Epidemiolgica para la Conservacin Auditiva (SIVIGOR) al 100% de los funcionarios administrativos y docentes expuestos. Desarrollo de planes de capacitacin y entrenamiento en salud a travs de actividades de prevencin de la enfermedad y promocin de la salud, a travs de dos (2) festivales de la salud y el programa de pausas activas. (100%). AVANCE EN EL PERIODO (Descripcin) PORCENTAJE DE AVANCE Actualizar las bases de datos del personal expuesto para el ao 2012. Se realizo una visita de inspeccin y se actualizo la base de datos del personal expuesto a ruido en la Sede, esta actividad fue ejecutada por la contratista del 25 proyecto de inversin. Realizar un programa de pausa activa, higiene postural y estilo de vida saludable para el ao 2012. (25%). Se dio inicio a la realizacin de las pausas activas donde se realiza un recorrido por todas las reas de la sede una vez a 5 la semana haciendo los ejercicios de estiramiento a cargo de la contratista del proyecto de inversin.
Conformacin, acompaamiento y asesora al GAESO Realizar un plan de trabajo de las actividades a desarrollar en el ao 2012. Se (Grupo de Gestin Ambiental, Emergencias y Salud elaboro el plan de trabajo para el rea de salud ocupacional y el de 12,5 Ocupacional). emergencias. Actualizar el 100% de los diagnsticos de las condiciones fsicas, qumicas, biolgicas y de seguridad en los ambientes de trabajo del 100% de los edificios de la sede, iniciando por las nuevas aulas TIC y las adecuaciones en la infraestructura general de la sede para el ao 2010. Socializar el plan de mejoramiento y el informe de diagnstico realizado en al ao 2011 con las reas responsables y avalarlo mediante acta por el COPASO. Se realizo la socializacin del diagnostico de las condiciones fsicas de la sede 25 con los coordinadores de las reas responsables, a los cuales les corresponda algunas actividades de mejoramiento de los hallazgos encontrados.
2.7. SISTEMA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO Lidera: Profesor Juan Camilo Restrepo, Direccin Nacional de Bienestar Este Subproyecto ya se encuentra implementado en un 100% y en tal sentido en adelante NO slo se presenta como MP. 2.8. TALENTO HUMANO, COMPONENTE ACTUALIZACIN MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS Lidera: Dra. Alba Esther Villamil, Directora Nacional de Personal. Este Subproyecto ya se encuentra implementado en un 100% y en tal sentido slo se presenta como MP. 2.9. Avance General de los Subproyectos Independientes UN-SIMEGE
Avance Subproyectos Independientes UN-SIMEGE a Marzo 16 de 2012
100% 100%
87% 79%
75%
100%
65% 48%
70%
62%
15%
79
NOTA: El avance de los Subproyectos de Ordenamiento Jurdico, Plan Maestro de SO y Gestin Documental estn a 31 de Diciembre de 2011 dado que solo manejan reportes semestrales en BPUN. 3. AVANCES EN LA DINMICA DE DESARROLLO Y COORDINACIN DEL NIVEL NACIONAL Y LAS SEDES 3.1. CONFORMACIN Y DINMICA DE FUNCIONAMIENTO DE LOS NODOS GESTORES Y EQUIPOS TCNICOS A continuacin se presenta la dinmica de los diferentes comits y grupos de trabajo conformados en las sedes:
CONFORMACIN DEL GRUPO REUNIONES Nodo de Niv el Nacional: La dinmica de funcionamiento del Nodo de Niv el Nacional durante el primer trimestre del 2012 se desarroll en pro de la preparacin para la auditora de certificacin del ICONTEC en la NTCGP1000:2009. Nodo Gestor del Niv el Nacional: el trabajo del Nodo Gestor del Niv el Nacional contina orientado al seguimiento de la implementacin del Sistema de Mejor Gestin para la Univ ersidad y durante el trimestre se enfoc en la preparacin para la auditora de otorgamiento de la certificacin en calidad de la gestin pblica. Durante el primer trimestre de 2012 se realizaron 2 reuniones donde se abordaron diferentes temas estratgicos. Coordinacin del Nodo de Niv el Nacional: conformado por el equipo tcnico de analistas, El Nodo de Niv el Nacional est conformado por 30 equipos de gestin. En este que en su dinmica de funcionamiento contempla activ idades de asesora, asistencia Nodo se incluy en tambin las Sedes de Presencia Nacional. (Ver anex o 1. Base de profesional y tcnica a cada uno de los Macroprocesos y equipos de gestin, a trav s de
NODO NIVEL NACIONAL
Datos Nodo Niv el Nacional EG, Jefes y Coordinadores marzo 2012)
reuniones presenciales, v ideoconferencias, atencin telefnica y correo electrnico. Durante el trimestre se desarroll un plan de trabajo orientado a las siguientes acciones:
Con respecto al Nodo Gestor del Niv el Nacional est conformado por los miembros Participacin en la propuesta de diseo de los factores a incluirse en la v ersin para 2012 del Grupo Directiv o de UN-SIMEGE, como se establece en la Resolucin de del Premio de Mejor Gestin. Rectora 505 de 10 de may o de 2010. Apoy o y preparacin a los procesos para recibir la auditoria de otorgamiento de la certificacin en calidad. As mismo, la Coordinacin del Nodo de Niv el Nacional est conformada por el Seguimiento a las acciones orientadas a mitigar los riesgos identificados en la primera etapa de la auditora del ICONTEC, realizada en 2011. equipo tcnico. Preparacin de comunicaciones escritas dirigidas a los lderes de los Macroprocesos, con el fin de informar el estado de los mismos en cuanto a implementacin del Sistema de Mejor Gestin y las recomendaciones para el plan de trabajo 2012, lo anterior basado en los resultados de la Auditora Interna al Macroproceso llev ada a cabo en el mes Octubre del ao 2011. As mismo, el av ance en el cumplimiento de los requisitos para el proceso de Auditoria de Certificacin en la Norma Tcnica de Calidad NTCGP1000:2009. Se realizaron los ajustes y modificaciones al Informe de Rev isin por la Direccin del niv el nacional, de acuerdo con las recomendaciones de la Coordinacin General UN-SIMEGE. (Ver Anex o 2. Actas Equipo Tcnico Nodo Nacional)
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Nivel Nacional, corte a 16 de Marzo de 2012
CONFORMACIN DEL GRUPO El equipo de trabajo del Nodo Bogot est conformado por la Asesora de la Vicerrectora de Sede, quien ejerce activ idades de coordinacin del Equipo Tcnico; El Nodo Gestor efectu la primera reunin del ao, el da 24 de febrero, la cual cont con la un grupo de siete analistas, que desarrollan diferentes activ idades de apoy o tcnico participacin de los miembros del Nodo y los integrantes del equipo tcnico UN SIMEGE en la implementacin del Sistema de Mejor Gestin, un Asistente Administrativ o, Nodo Bogot. quien desarrolla las activ idades de apoy o de contratacin, manejo del archiv o, administracin del correo institucional y la elaboracin de oficios, informes y dems Los principales temas tratados fueron los av ances en la preparacin del proceso de documentos que permitan el desarrollo de la gestin del Equipo Tcnico en la Sede Certificacin en la Norma NTCGP 1000:2009, el cual incluy la ex posicin del plan de y una Secretaria que apoy a las activ idades operativ as del Equipo. Adicionalmente, auditora a los procesos a efectuarse la segunda semana de marzo y el reporte de av ance durante el primer trimestre, se ha reforzado el tema de comunicacin a trav s del sobre la planeacin integral, en el cual se ev idenci informacin relev ante para demostrar la ingreso al equipo de un maestro en artes v isuales, quien inicialmente ha trabajado efectiv idad de los procesos (Ver anex o 2: Acta 1 Comit de Nodo Gestor, febrero 24 de en las propuestas v isuales para la I Feria de Gestin Univ ersitaria. (Ver anex o 1: 2012, Informe Sede Bogot) Conformacin del equipo de trabajo). REUNIONES
BOGOT
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Bogot, corte a 16 de Marzo de 2012
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CONFORMACIN DEL GRUPO
REUNIONES
La Sede Medelln comprometida con la implementacin del Sistema de Mejor Gestin, ha conformado los siguientes grupos de trabajo para la direccin y operacin del mismo bajo el siguiente esquema: Nodo Gestor Grupo Asesor Equipo Operativ o Nodo Coordinadores Grupo Directiv o responsable de planificar, liderar, armonizar, socializar y ev aluar el desarrollo del UN-SIMEGE en la Sede, en concordancia con las funciones ex presadas en el Art. 3 de la Resolucin de Rectora nmero 12 del 03 de enero de 2008. En la Sede, el Nodo Gestor est conformado de la siguiente forma, segn la Resolucin de Vicerrectora V 336 del 4 de marzo de 2011: Vicerrectora de Sede, quien lo coordina Director Acadmico Director de Inv estigaciones Director de Ex tensin Univ ersitaria Director de Bienestar Univ ersitario Director Administrativ o Director de Planeacin Director de UNISALUD en la Sede Director del Departamento de Biblioteca Secretario de Sede Jefe de Div isin de Personal Jefe de la Oficina Jurdica Durante el trimestre I se llev aron a cabo dos reuniones correspondientes a los das 6 de febrero y 5 de marzo. De esta manera se han presentado los av ances ms significativ os y las perspectiv as futuras de los Macroprocesos que se mencionan a continuacin, Subproy ectos y otros temas de inters: Macroproceso de Ex tensin Macroproceso Gestin Administrativ a Financiera Macroproceso Gestin del Talento Humano Macroproceso Gestin de Informacin : Gestin Documental y Gestin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones Av ances ms significativ os Macroproceso Comunicacin Av ances ms significativ os Subproy ecto Desarrollo Informtico Av ances ms significativ os Subproy ecto Desarrollo Territorial Subproy ecto Responsabilidad Ambiental Subproy ecto Consolidacin de la Gestin del Mejoramiento Ver Actas del Nodo Gestor (anex o 1 Informe de la Sede Medelln)
MEDELLN
Jefe de UNIMEDIOS Medelln Un Decano de Facultad. Como inv itados permanentes a la reunin del Nodo Gestor, con v oz pero sin v oto, participan los Decanos de las cuatro Facultades restantes de la Sede, la Oficina de Control Interno y representantes del Equipo Operativ o UN SIMEGE. Grupo Directiv o responsable de proponer las estrategias necesarias que permitan la adecuada implementacin, mejoramiento y funcionamiento del proy ecto en la Sede
as como procesos de diseo, apoy o y coordinacin para lograr una ptima Durante el trimestre I de 2012, se han llev ado a cabo tres reuniones correspondientes a los consolidacin y sostenibilidad del UN-SIMEGE. Resolucin de Vicerrectora de Sede V-336 del 4 de marzo de 2011 de la siguiente manera: Vicerrector de Sede, quien lo Coordinar Director Administrativ o Director Acadmico Director de Planeacin Jefe de Div isin de Personal Como inv itados permanentes, asisten a la reunin del Grupo Asesor: Secretario de Sede Un Decano de Facultad, en representacin de los dems Decanos de la Sede Funcionarios de la Oficina Nacional de Control Interno, para cumplir con la funcin de ev aluadores independientes. Representantes del Equipo Operativ o, para asesorar tcnicamente. Ver Actas Grupo Asesor (Anex o 2) Buen Trmite Seguimiento auditoras internas UN SIMEGE Nombramiento Comisin Tcnica de Auditoras Induccin Personal Administrativ o y Estudiantes Plan de auditoras de ICONTEC Preparacin para la Certificacin Lev antamiento de hallazgos prev io a la auditoria de certificacin das 15 de febrero, 7 y 9 de marzo respectiv amente, en las cuales se han tratado los La conformacin del Grupo Asesor para la Sede se estableci mediante la siguientes temas:
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Medelln, corte a 16 de Marzo de 2012
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Equipo Operativ o:
Durante el trimestre I de 2012 se han llev ado a cabo 4 reuniones en los das 20 de enero, 03
Equipo de asesora tcnica que apoy a la implementacin, funcionamiento y de febrero, 2 y 16 de marzo respectiv amente. Los temas tratados han sido los siguientes: sostenibilidad del proy ecto, dando cumplimiento a las activ idades establecidas en el Definicin de responsabilidades en el acompaamiento a los auditores internos de acuerdo Plan de Accin y las metodologas y directrices propuestas por la Coordinacin al programa de auditoria, Apoy o en el diligenciamiento del informe de auditoria, General del UN-SIMEGE. Fortalecimiento a los auditores en la redaccin de hallazgos, Capacitacin a los auditores en el manejo del mdulo de auditoria de SIMEGE electrnico, Seguimiento al diligenciamiento de los informes de auditoria, Activ idades importantes del ao 2012, Apoy o al San Alejo de serv icios de la Sede como apoy o a la induccin de los estudiantes nuev os, Temas a tratar en el Nodo Coordinadores, Distribucin de material promocional del proy ecto, Acompaamiento del Equipo en la auditoria de certificacin, Redistribucin
MEDELLIN
de responsabilidades, Resultados de la auditoria de certificacin, Mdulo de acciones de SIMEGE electrnico, Premio de Mejor Gestin 2012, Planeacin Operativ a 2012 Informe de la ONCI, Ver Bitcoras del Equipo Operativ o (Anex o 3 Informe Sede Medelln) Nodo Coordinadores: Durante el trimestre I de 2012 el Nodo Coordinadores se ha reunido dos v eces, los das 6 de
Con el nimo de mejorar la comunicacin con los Equipos de Gestin, la Sede febrero y 5 de marzo respectiv amente. Medelln ha creado el Nodo Coordinadores; espacio que permite div ulgar En las reuniones realizadas durante este trimestre se han tratado los siguientes temas: informacin relacionada con la implementacin del Proy ecto UN-SIMEGE en la Gestin documental - Tablas de retencin documental Sede, realizar sensibilizaciones y /o capacitaciones en temas afines al Proy ecto UN- Inclusin de la planeacin operativ a SIMEGE y presentar los av ances y /o dificultades que se presentan en los Equipos Acciones de mejoramiento y su documentacin de Gestin. Est conformado por todos los Coordinadores de los Equipos de Gestin Auditoria interna y el Equipo Operativ o UN-SIMEGE. Auditoria de certificacin Buen trmite y SQRS Ver Bitcoras del Nodo Coordinadores (Anex o 4 Informe Sede Medelln)
CONFORMACIN DEL GRUPO (Coordinador Funcional UN-SIMEGE)* Ing. Gloria Ins Cardona REUNIONES Giraldo Dr. Alberto Antonio Agudelo, de manera peridica para programar activ idades, rev isar los detallado de las activ idades y tomando acciones para mantener el buen rumbo del proy ecto. Se anex an las actas de las reuniones del equipo tcnico, durante el periodo del 16 de diciembre de 2011 al 16 de marzo de 2012, as: No. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7. Equipo de Mejora de Procesos: * ALBERTO ANTONIO AGUDELO)Director El coordinador de la mejora focalizada de procesos se reuni con el coordinador funcional, Administrativ o y Financiero) * MARCELO ALZATE FLREZ (Profesional Mejora de para rev isar los av ances y ajustes a las activ idades planeadas. Procesos) Av ances del proy ecto. Se anex a acta de Mejora focalizada de procesos rea de mantenimiento No. 1, realizada el 7 de febrero de 2012. Mensualmente se entrega al coordinador funcional y al Sr. Vicerrector los av ances del proy ecto del UN SIMEGE III ETAPA. Lo cual permite conocer oportunamente el av ance y tomar las acciones inmediatas para el logro de los resultados. El Equipo Nodo esta conformado por: Coordinador funcional del proy ecto Dr.* Alberto Durante este trimestre se realizaron dos reuniones de nodo. Antonio Agudelo (Director Administrativ o y Financiero)*Andrs Rosales Riv era Se anex a actas de Nodo el acta No. 1 y 2 correspondientes a febrero 6 y marzo 5 de (Decano Facultad de Ciencias Ex actas y Naturales), el Director Acadmico, Jefe de 2012. Personal, Asesor Oficina de Control Interno, Coordinadora Equipo de trabajo UNSIMEGE, Secretario Tcnico Nodo UN-SIMEGE y 3 profesionales de Apoy o. Reuniones de Gestin ambiental. Peridicamente se realiza la reunin del equipo de gestin ambiental con el Director
El Equipo Tcnico est conformado por:* Dr. Alberto Antonio Agudelo Aguirre El equipo tcnico UN SIMEGE se reuni durante el I trimestre con el coordinador funcional, (Coordinadora Equipo Tcnico UN-SIMEGE)* 4 Profesionales de Apoy o y 1 av ances del proy ecto y tareas pendientes a realizar. Esto permite ir haciendo el seguimiento Tcnico de apoy o
MANIZALES
Peridicamente se realiza la reunin del equipo de gestin ambiental con el Director Administrativ o y financiero, para la rev isin de los av ances de las activ idades y el Administrativ o y financiero, para la rev isin de los av ances de las activ idades y el seguimiento al cumplimiento de las metas. seguimiento al cumplimiento de las metas. Reuniones de seguimiento a propuestas de mejora. Se anex a el acta realizada del Sistema de Gestin Ambiental No. 12 del 26 de diciembre de 2011 y No. 13 del 24 de febrero de 2012. Se rev is el av ance de las siguientes mejoras que se encuentran en desarrollo en la sede: 1. Presentacin del ajuste al flujo de trabajo de contratacin durante las reuniones de nodo del 6 de febrero y del 5 de marzo de 2012. 2. Presentacin del plan de auditora para la auditora de otorgamiento de la certificacin. Reunin de nodo del 6 de febrero de 2012. 3. Presentacin de los av ances de las activ idades preparatorias para la recibir la auditora de otorgamiento. Reunin de nodo del 5 de marzo de 2012.
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Manizales, corte a 16 de Marzo de 2012
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CONFORMACIN DEL GRUPO GRUPO NODO
REUNIONES
PALMIRA
Mediante Resolucin No.0230 de Marzo 03 de 2011 el grupo nodo est conformado Anex o se remite el acta No. 001 del Grupo Nodo.(Informe Sede Palmira) as: Ver tabla Anex a en informe EQUIPO TECNICO Est conformado por un Coordinador de Nodo, cuatro (4) analistas de calidad y 5 estudiantes aux iliares v inculados al proy ecto. Anex o se remite el acta No. 001, 002, 003 y 004 del Equipo Tcnico.(Informe Sede Palmira)
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Palmira, corte a 16 de Marzo de 2012
CONFORMACIN DEL GRUPO El Sistema de Mejor Gestin en la Sede Orinoquia se ha v enido implementado con la v inculacin de los Coordinadores de dependencias, quienes lideran los procesos misionales y de apoy o. REUNIONES En el trimestre, el Equipo de Gestin, realiz dos (2) reuniones de Equipo de Gestin en la cuales se han desarrollado los temas a continuacin mencionados: Acta No. 1 06 febrero 2012 av ances y tareas pendientes 3. Informe SIRECI Contralora Acta No. 2 24 de febrero 2012 Temas 1.Presentacin Matriz requisitos por Proceso 2.Socializacin Pagina Web UN SIMEGE 3.Socializacin Consulta de Documentos SIMEGE electrnico
ORINOQUA
La implementacin del sistema se materializa con la participacin del Coordinador de Temas: 1. Cambios Equipo de Gestin Sede Orinoquia 2. Certificacin NTC GP 1000 Nodo, a cargo del Director de la Sede, el coordinador del Equipo de Gestin, el Comit de Mejor Gestin con el apoy o de un Analista.
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Orinoquia, corte a 16 de Marzo de 2012
CONFORMACIN DEL GRUPO REUNIONES A. Acta No. 38 Comit Mejor Gestin Sede Amazonia: Av ance en las activ idades de preparacin para la auditora de certificacin en la NTC GP 1000:2009. (13/01/2012) (Anex o 1, Informe Sede Amazonia). B. Acta No. 39 Comit Mejor Gestin Sede Amazonia: Seguimiento a las activ idades realizadas para la auditora de certificacin en la NTC GP 1000:2009. (08/02/2012) (Anex o 2, Informe Sede Amazonia). C. Acta No. 40 Comit Mejor Gestin Sede Amazonia: Av ance de los procesos a auditar por el ICONTEC, segn los requerimientos de la NTC GP 1000:2009. (27/02/2012) (Anex o 3, El Equipo de Gestin del UN SIMEGE en la Sede Amazona cumple las mismas Informe Sede Amazonia). funciones del nodo asesor de la sede; en cumplimiento a la Oportunidad de Mejora Las reuniones de trabajo se han orientado a hacer seguimiento a la ejecucin del Sistema a registrada en nuestro Plan de Mejoramiento como resultado de la auditora del mes trav s del proceso de certificacin en la NTC GP1000 que v iene adelantando la Univ ersidad de Abril del ao 2009, que recomend Realizar activ idades de acompaamiento y Nacional de Colombia e implementacin de los componentes del Sistema de Mejor Gestin seguimiento que contribuy an al proceso de implementacin del sistema de mejor UN SIMEGE en la Sede Orinoquia. Se destaco en el trimestre la auditoria de otorgamiento en gestin, la NTC GP1000 por parte del Instituto Colombia de Normas Tcnicas (ICONTEC), los das doce (12) y trece (13) de marzo, as como el inicio de la Planeacin Operativ a SIPLO 2012, con un mejoramiento significativ o del aplicativ o, la construccin de Fichas de Serv icio, Diseo y Desarrollo y Ficha de Serv icio de producto No Conforme para los Macroprocesos misionales, la alimentacin del Modulo de Documentos de la Sede en el aplicativ o SIMEGE Electrnico, la implementacin de los Planes de Mejoramiento de las auditorias realizadas por la Contralora General de la Republica y la Oficina Nacional de Control Interno (ONCI). (Ver actas de reunin del Equipo de Gestin como anex o No. 1 del informe Sede Orinoquia).
AMAZONIA
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Amazonia, corte a 16 de Marzo de 2012
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CONFORMACIN DEL GRUPO
REUNIONES Para el trimestre actual se llev aron a cabo reuniones tanto de anlisis de implementacin del Sistema, como preparacin para presentar la Auditoria de Certificacin por parte del ICONTEC. Los temas principales de las reuniones que se llev aron a cabo en el trimestre se pueden resumir as: Enero 17 de 2012: Verificar los av ances en la implementacin del UN-SIMEGE en los diferentes factores. Temas: a. Migracin de cuentas de docentes para poder hacer seguimiento a la Planeacin Operativ a de 2011 b. Socializacin de logros de la sede 2011 y plan de trabajo 2012 por parte del Director c. Socializacin de av ances en la implementacin de OM por parte de la Coordinacin de Informtica Febrero 02 de 2012: Div ulgacin y socializacin de la IV v ersin del Premio UN-SIMEGE 2011-2012 Temas: a. Socializacin de propuesta para IV v ersin del Premio b. Elaboracin de plan de trabajo con los lideres de los procesos que sern auditados en el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-GP1000-2009. Febrero 15 de 2012: Ev idenciar la participacin del EG en la realizacin del seguimiento a los Planes de Tratamiento diseados para el 2011 Temas: a. Dar constancia de que los lderes de los procesos de la Sede realizaron el seguimiento a los Planes de Tratamiento diseados para el 2011. b. Que as mismo fueron documentados a trav s del mdulo de riesgos de SIMEGE Electrnico Marzo 09 de 2012: Realizar seguimiento, acompaamiento y v erificacin en el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC-GP1000-2009 para los procesos que sern objeto de Auditoria por parte del ICONTEC Temas: a. Socializar con la Direccin de la sede los hallazgos de la pre-auditoria y las reuniones por procesos.
CARIBE
La Sede Caribe funciona como un solo Equipo de Gestin por lo tanto a trav s del Acta No. 03 de 2009 se constituy el Comit del Equipo de Gestin el cual se rene peridicamente para analizar las diferentes estrategias de implementacin del Sistema en la Sede.
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Caribe, corte a 16 de Marzo de 2012
3.2. ESTRATEGIAS DE COMUNICACIN UTILIZADAS PARA LA DIVULGACIN DEL UN-SIMEGE 3.2.1. Orgullo UN
Se implement la ampliacin de la campaa Orgullo UN a los docentes, la evidencia se encuentra en la pgina principal de la Universidad Nacional de Colombia (www.unal.edu.co) y en la pgina Web de Orgullo UN, en el componente de Historias se dividi en Docentes y Estudiantes (www.orgulloun.unal.edu.co ). 3.2.2. Estrategias de Comunicacin en las Sedes y Nivel Nacional
A continuacin se muestran las estrategias de comunicacin utilizadas en cada una de las Sedes y el Nivel Nacional:
ACTIVIDAD DESARROLLADA Durante el I trimestre del 2012 el Niv el Nacional concentr sus esfuerzos en la preparacin para la auditora de otorgamiento de certificacin en la NTCGP1000:2009, donde se continuo y se hizo nfasis en la consolidacin de los Macroprocesos-procesos orientados a los requerimientos de los numerales que ex igen la norma para un obligatorio cumplimiento. As con el trabajo directo y personalizado para cumplir este propsito en un trabajo permanente con directiv os, jefes, coordinadores, equipos de Macroproceso, equipos de gestin, grupo asesor y equipos tcnicos UN-SIMEGE se fortaleci la comunicacin del Sistema de Mejor Gestin.
NIVEL NACIONAL
Para el desarrollo de estas reuniones y trabajo permanente se realizaron v arias activ idades que permitieron ser tomadas como estrategias de comunicacin, puesto que se difunde y fortalece de mejor manera el Sistema de Mejor Gestin UN-SIMEGE: Reuniones Tcnicas con equipos de Macroprocesos-procesos y equipos de gestin: Se realizaron reuniones con los equipos que conforman cada uno de los Macroprocesos en los diferentes niv eles para prepararse en cada uno de los numerales de obligatorio cumplimiento en la NTCGP1000:2009. Coordinacin de Equipos Tcnicos de UN-SIMEGE: En el marco del Sistema de Mejor Gestin 2010-2011 UN-SIMEGE, y como se ha establecido en la implementacin y sostenibilidad del mismo, se hace necesario la articulacin y coordinacin de los equipos tcnicos de UN-SIMEGE del Niv el Nacional y de las Sedes; para este propsito se ha realizado un trabajo conjunto entre los analistas de la Coordinacin General, el niv el Nacional y la Sede Bogot en la realizacin de los planes de trabajo y ejecucin de las activ idades asociadas a las activ idades requeridas para la Certificacin de la Univ ersidad, con especial nfasis en los Macroprocesos Misionales (Ex tensin, Formacin e Inv estigacin) y los de apoy o como son Bienestar Univ ersitario, Gestin de Laboratorios y el SINAB.
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Nivel Nacional, corte a 16 de Marzo de 2012
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ACTIVIDAD DESARROLLADA Dentro de las activ idades que se promov ieron durante el primer trimestre en materia de comunicacin se encuentran: Circular informativ a Con el objetiv o de hacer una div ulgacin a los administrativ os sobre el proceso de certificacin que adelanta la Univ ersidad, se diseo una circular informativ a con la temtica de la certificacin, donde se incluy eron contenidos relacionados con qu es la certificacin, qu objetiv os persigue, cules son sus beneficios y usos de la misma. Adicionalmente se tuv o la oportunidad de entrev istar a un funcionario del ICONTEC quien accedi a responder preguntas relacionadas con este proceso que inicio la univ ersidad para la certificacin, que etapas sigue una institucin que busca la certificacin y recomendaciones que les puede dar a las instituciones que inician este proceso, entre otras. Dicha circular se env i el 9 de marzo, en formato digital y de manera masiv a a los administrativ os de la sede mediante pos mster.
BOGOT
Comit de nodo Durante el primer trimestre se organiz el primer comit de nodo, que se llev a cabo el 24 de febrero de 10 a.m. a 12 m., en el que se les dio a conocer a los directiv os de la Sede, el plan de auditoras y los diferentes procesos que se auditaron por parte del ICONTEC, a su v ez se les ex puso, como se encuentra el desempeo de los procesos que tienen a cargo a partir del cumplimiento de las metas que se trazaron en la planeacin integral. Feria de serv icios para estudiantes nuev os Dentro de las activ idades de div ulgacin que ha empleado l UN SIMEGE en la sede, se encuentra la participacin en la feria de serv icios para estudiantes nuev os que adelanta Bienestar univ ersitario y que se desarroll el 15 y 16 de febrero en el edificio de posgrados de Ciencias Humanas. Esta feria cuenta con la participacin de alrededor de 1000 estudiantes nuev os a los que se les hace una brev e ex posicin de lo que es el UN SIMEGE, el proceso de certificacin que adelanta la univ ersidad y se les da a conocer el compromiso tico. Como material de apoy o que se les entrego un folleto informativ o acerca del sistema, manillas del compromiso tico y algunas agendas facilitadas por la Coordinacin general del proy ecto.
Primer Feria de Gestin Univ ersitaria La Sede Bogot, con la participacin de las facultades, institutos y dems unidades de gestin, adelanta una intensificacin de acciones orientadas al mejoramiento efectiv o de los serv icios, cuy os resultados ms v aliosos se harn v isibles en la primera Feria de Gestin Univ ersitaria, que tendr lugar el 22 de Marzo de 2012. En el edificio de posgrados de la facultad de ciencias humanas, de 8:00 am 5:00 pm. Esta iniciativ a surge con el propsito de promocionar el mejoramiento de los diferentes serv icios y el reconocimiento de los esfuerzos a incrementar el grado de satisfaccin de los sujetos sociales a quienes se prestan, utilizando las herramientas que brinda el sistema de mejor gestin La I feria de gestin univ ersitaria, contar con 17 stands, en los cuales, cada dependencia, que representa a un Macroproceso, ex pondr a toda la comunidad univ ersitaria (alumnos, profesores, administrativ os), los procedimientos y las mejoras en los serv icios en las que han estado trabajando en el ltimo ao. Cada dependencia, tiene la tarea de manejar una imagen de acuerdo al concepto y al serv icio que se quiere comunicar; complementndolo con material grfico, audio, v ideo, artculos promocionales, etc. Para esto se ha realizado un trabajo de asesora constante con los coordinadores de niv el central que tienen a su cargo el Macroproceso, para analizar de acuerdo al presupuesto con el que se cuenta y a los serv icios que se v an a presentar, cual es la mejor forma de ex ponerlos a toda la comunidad. Este trabajo ha consistido en ay udar a cada equipo, a idear el material de apoy o que requieran para la ex posicin adecuada de su serv icio o mejora. Esta labor se ha div idido en 3 etapas, la primera, consistente en asesorar a cada equipo de trabajo a escoger el serv icio o la mejora a presentar, estudiando ideas y el lenguaje ms adecuado para ex ponerlo. La segunda etapa, radica en analizar con que presupuesto cuentan, de acuerdo a esto se ha escogido el material de apoy o necesario para la ex posicin. La tercera y ltima,
BOGOT
consiste en la materializacin y creacin de las piezas de comunicacin que se utilizarn en la feria. Adicionalmente se contar con la participacin del Sistema de Patrimonio y Museos, en el que se presentarn todos los serv icios ofrecidos, y el av ance en la gestin interna de los museos de la univ ersidad. Para la etapa de div ulgacin de la feria, se ha empleado el diseo que se presenta a continuacin para todas las piezas de comunicacin diseadas para este fin (Pendones, afiches, postales, postmaster). En total se imprimieron 1000 postales, que se repartieron como inv itacin en las 4 entradas de la univ ersidad, y por todo el campus univ ersitario, paralelamente, se pegaron 500 afiches, en todas las dependencias administrativ as, facultades e institutos de la univ ersidad. Por ltimo, se env i un postmaster a toda la comunidad univ ersitaria inv itndolos a participar en el ev ento (v er figura 3,4 y 5). Con la finalidad que el personal administrativ o de la univ ersidad, pudiera participar de este ev ento, se tramit el permiso con la Vicerrectora de Sede, pidiendo que se les conceda una hora de su jornada laboral, para asistir al ev ento. Adicionalmente se produjo una cua en radio para apoy ar la conv ocatoria de la I FERIA DE GESTIN UNIVERSITARIA. La promocin fue emitida desde el martes 13 de marzo e ir hasta el mircoles 21 de marzo, con una frecuencia de tres emisiones diarias. Se hizo una inv itacin a trav s del programa radial La nacin cultural, en donde se habl sobre los objetiv os de la feria y los participantes, entre otros. Complementario a la feria, se contar con una activ idad ldica, a cargo del Instituto de Estudios polticos y Relaciones Internacionales, con el objetiv o de fortalecer la memoria Institucional, el sentido de pertenencia y del concepto de identidad con respecto a los v alores socializados en el Ideario tico de la Univ ersidad y el sistema de Mejor Gestin. Dicha activ idad se trabajar a partir de talleres de sensibilizacin con las personas que participen en la feria en los que se desarrollarn temas como: historia del campus de la UN, democratizacin de las relaciones interpersonales dentro del campus desde una perspectiv a de gnero, entre otros.
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ACTIVIDAD DESARROLLADA Desde la Oficina de Medios y Comunicaciones de la Sede, permanentemente se div ulgan las activ idades desarrolladas y por desarrollar en el marco del Sistema de Mejor Gestin. Para este trimestre, se reportaron las siguientes estrategias: Estrategia: Emisin de notas informativ as en boletn interno Bitcora Descripcin: Emisin de cuatro notas informativ as sobre el inicio de las auditorias y v isita del ente certificador ICONTEC Objetiv os: Informar a la comunidad de la Sede en los av ances del SIMEGE Resultados: Publicacin de 4 notas los das 9 de febrero, 23 de febrero, 8 de marzo y 15 de marzo
MEDELLIN
ACTIVIDAD DESARROLLADA Se mantienen las dos estrategias de comunicacin definidas en la Sede, es decir el contacto personal y los canales de comunicacin controlados. Contacto Personal Objetiv os. - Div ulgar oportuna y eficientemente las estrategias de implementacin del Sistema de Mejor Gestin, mediante el acompaamiento y asesora de los analistas a los equipos, reas o dependencias de la Univ ersidad. - Retroalimentar al equipo tcnico sobre las activ idades desarrolladas por los equipos, reas o dependencias, en los temas del Sistema de Mejor Gestin, asegurando la toma de decisiones oportunas. - Orientar, entrenar o aclarar conceptos requeridos por los usuarios del Sistema de acuerdo con los lineamientos institucionales. - Apoy ar la ejecucin de las activ idades de implementacin, seguimiento y mejoramiento del Sistema de Mejor Gestin. Descripcin. Los analistas de calidad v inculados al proy ecto apoy an a todos los equipos/reas de la Sede de manera constante en las activ idades de estandarizacin, seguimiento y mejoramiento del sistema a trav s de la participacin en reuniones establecidas por los EG y orientacin personalizada con los interesados, lo cual permite un flujo de informacin coherente y adecuada. Igualmente, se brinda apoy o en el uso de herramientas informticas (SIPLO, Simege Electrnico) y se realizan activ idades de entrenamiento permanente en los conceptos del Sistema requeridos por los usuarios. Resultados. En el primer trimestre de 2012 se continu con el entrenamiento de los equipos en la estrategia de preparacin para la certificacin de la Univ ersidad Nacional; se realiz entrenamiento y acompaamiento IN SITU, para elaborar la Planeacin operativ a de la v igencia 2012 y finalizar el seguimiento de la v igencia 2011. Se div ulgaron las actualizaciones de la pgina w eb del proy ecto UN-SIMEGE de la Coordinacin General y de la Sede, adems de realizar nuev as activ idades de entrenamiento en los mdulos de SIMEGE electrnico. Se acompa la ejecucin de tareas pendientes en cada mdulo de SIMEGE electrnico y se fortaleci el trabajo correspondiente al control documental. Canales de comunicacin controlados Objetiv os. - Mantener un proceso de comunicacin eficiente y permanente que cumpla con los lineamientos institucionales. - Optimizar el uso de las herramientas disponibles para lograr may or cobertura en la entrega de la informacin relacionada con la implementacin del Sistema de Mejor Gestin de la Univ ersidad. Descripcin. Son todas las comunicaciones oficiales que se emiten desde la Coordinacin del nodo SIMEGE y que utilizan los medios formales de la institucin para la div ulgacin de la informacin y posterior seguimiento a las activ idades. Especficamente se utilizaron los oficios, la pgina w eb, los mensajes electrnicos masiv os y los elementos div ulgativ os diseados en conjunto con la oficina de div ulgacin estratgica y cultural. Resultados. En el presente trimestre se realizaron las siguientes activ idades: - Actualizacin del nicho de la Sede en la pgina w eb SIMEGE de la Coordinacin General y actualizacin de la pgina w eb del proy ecto SIMEGE en la Sede Palmira. - Div ulgacin del plazo establecido para realizar la Planeacin Operativ a de la v igencia 2012, mediante correo masiv o y publicacin en la pgina w eb del proy ecto en la Sede. - Div ulgacin de la informe de rev isin por la Direccin del ao 2011, mediante publicacin en la pgina w eb del proy ecto. - Inv itacin a talleres y activ idades de entrenamiento en conceptos relacionados con la implementacin del Sistema de Mejor Gestin y estrategia de preparacin de la Sede Palmira para la certificacin, mediante oficios y correos electrnicos. - Env o de informacin generada por la Coordinacin General para la preparacin de la auditora de certificacin de la Univ ersidad Nacional de Colombia. - Entrega de material div ulgativ o consistente en programador 2012 como apoy o a la estrategia de preparacin para la certificacin, calendarios de pared UN-SIMEGE, Boletn Mejorando No. 01 y pulseras de apoy o al compromiso tico con los v alores institucionales.
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Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Palmira, corte a 16 de Marzo de 2012
ACTIVIDAD DESARROLLADA En esta dinmica la Sede Orinoquia, a trav s del Sistema de Mejor Gestin v iene desarrollando estrategias de comunicacin que para el trimestre tuv o como objetiv o dar a
ORINOQUIA
conocer a la comunidad univ ersitaria el proceso de certificacin en el que encuentra la Univ ersidad Nacional de Colombia, su razn de ser, importancia y beneficios de acceder a dicha certificacin. Como resultado de esta estrategia, se obtuv o un reconocimiento del 100% de la comunidad univ ersitaria del proceso que v iene desarrollando la Univ ersidad Nacional de Colombia concerniente en la certificacin en la Norma Tcnica Colombiana de la Gestin Pblica NTC GP1000.
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Orinoquia, corte a 16 de Marzo de 2012
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ACTIVIDAD DESARROLLADA CRCULO DE LA PALABRA DE VIDA El Grupo Hijos del Tabaco, la Coca y la y uca dulce nace en la Sede Amazona en el segundo semestre de 2010 por iniciativ a de 5 estudiantes pertenecientes a Asociaciones indgenas. Desde el principio de ste semestre, los estudiantes se han reunido en la maloca del sendero de la univ ersidad en lo que ellos denominaron: Crculo de la Palabra de Vida. Las malocas, para las culturas indgenas se consolidan como templos de conocimiento y espacios de construccin espiritual; lugares en los que se forman espiritual y culturalmente los miembros de una comunidad, en la bsqueda de la armona y el equilibrio social. Tradicionalmente la maloca est asociada a la chagra en la que se cultiv an entre otros, tabaco, coca y y uca dulce como elementos bsicos de tipo cultural. Los objetiv os son: Fomentar e incentiv ar la cultura de los pueblos indgenas miembros de la comunidad univ ersitaria. Mejorar la calidad de v ida de los estudiantes y v isitantes de la univ ersidad que comparten la cultura ancestral, crendose la oportunidad de alejar a los jv enes del consumo de licor. Construir conocimiento intercultural a partir del encuentro y socializacin de los diferentes miembros de la comunidad univ ersitaria. Propiciar espacios de dilogo de saberes en la comunidad univ ersitaria. En el 2012 se han realizado cuatro encuentros: presentar el espacio y los nuev os integrantes, adecuacin de la maloca estableciendo los materiales que se requieren para mejorarla, se contaron historias de sus etnias: creacin del mundo en ticuna y se compartieron v arias historias, asisti adems un abuelo de la etnia huitoto y un profesor de El Encanto a darles indicaciones a los muchachos sobre el uso del mambe. ENCUENTRO CON DOCENTES Se realiz el 18 de febrero en los alojamientos de la univ ersidad. Cartografa social es un taller de auto reconocimiento de los miembros de la sede. En un mapa, el participante debe relacionar las sensaciones y percepciones que le ofrece cada lugar, igualmente, se solicita que se realice una asociacin con los nombres de cada persona que componen la comunidad univ ersitaria. Tringulo sin salida: es un taller que desarrolla la temtica del trabajo en equipo. Permite fortalecer la comprensin de las situaciones que no permiten la efectiv a realizacin del trabajo en las diferentes reas. As como plantear mecanismos de resolucin a estas situaciones. Se realiza un taller v iv encial en el que se establecen luego de un ejercicio, las conceptualizaciones para la optimizacin del trabajo en equipo (tringulo sin salida). Adicionalmente, se realizaron tres conv ersatorios de entorno tico, los cuales se llev aron a cabo en las siguientes fechas: 28/02/2012, 6/03/2012 y 13/03/2012. JORNADA DE INDUCCIN: Se realizaron los siguientes talleres: Taller de padres: realizado el 15 de febrero, tuv o como fin fomentar el v alor de la corresponsabilidad y cont con una participacin de 27 personas Taller de Buenas prcticas acadmicas: realizado el 13 de febrero, contando con una participacin de 35 estudiantes y 6 docentes.
AMAZONIA
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Amazonia, corte a 16 de Marzo de 2012
ACTIVIDAD DESARROLLADA Con el nimo de llev ar a cabo la div ulgacin de los productos y la planeacin para la implementacin del Sistema de Mejor Gestin la sede Caribe han llev ado a cabo las siguientes activ idades: 1. Reunin general de personal: la cual fue liderada por el Director de la Sede, en la cual l present los logros de la sede en temas de SIMEGE y dio a conocer las activ idades planeadas para este ao. 2. SIPLO: Se llev a cabo el seguimiento de la Planeacin Operativ a correspondiente al II semestre de 2012 por parte del 100% de los lderes de los procesos. As mismo, se crearon y documentaron oportunidades de mejora para dar respuesta a los incumplimientos en las metas de SIPLO. 3. Rendicin de Cuentas: Con el apoy o de UNIMEDIOS el Director de la sede llev a cabo el proceso de Rendicin de Cuentas en las diferentes lneas estrategias del Plan Global de Desarrollo. 4. Jornadas de trabajo: se llev aron reuniones especficas con los lderes de los procesos que serian objeto de Auditoria por parte del ICONTEC y se realiz pre auditoria para identificar aspectos a mejorar. 5. Planes de tratamiento: se realizo el seguimiento a los planes de tratamiento de los riesgos identificados para la v igencia 2011 y se documentaron en el mdulo de SE. 6. Gestin Ambiental: se llev a cabo la reunin presencial del Comit de Gestin Ambiental en la sede Caribe los das 1 y 2 de marzo, y durante el trimestre se aplicaron los formatos estandarizados y se construy eron los protocolos. 7. Campaa de Solidaridad: se diseo una campaa de solidaridad con impacto en los reclusos de la crcel nuev a esperanza, la cual constaba de recolectar en la comunidad univ ersitaria libros de cualquier tema de inters en buen estado, clasificarlos y donarlos a la biblioteca de la crcel. 8. Semana de Induccin: durante la semana de induccin de los estudiantes nuev os tanto de pregrado como de posgrado, se apoy a bienestar univ ersitario en la div ulgacin de los componentes y v alores del Entorno tico y se promov i la participacin en las diferentes formas de v oluntariado que ex isten en la sede.
CARIBE
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Caribe, corte a 16 de Marzo de 2012
3.3. ACCIONES QUE EVIDENCIAN EL MEJORAMIENTO 3.3.1. Boletn de Mejoramientos de la UN.
En la edicin del mes de febrero fue publicada la nota UN-SIMEGE Cmo puedo hacerlo mejor? en Carta Universitaria a partir de los mejoramientos reportados por todos los EG de las Sedes y el Nivel Nacional
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Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UNIMEDIOS.
Adems se cre un espacio en la pagina web de UN-SIMEGE denominado Mejoramientos Efectivos, all se estan publicando los mejoramientos mas destacados.
3.3.2.
Certificacin en NTC GP 1000:2009 de la Universidad Nacional de Colombia.
En este trimestre la Universidad se estuvo preparando para el recibimiento de la segunda etapa de la auditoria de otorgamiento de la certificacin, la cual se llevo a cabo en la semana del 12 al 16 de marzo del presente ao, donde se auditaron todos los procesos y todas las Sedes de la Universidad. Ver ANEXO Plan de Auditoria Marzo.
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En este momento la Universidad esta adelantando, los respectivos Planes de Mejora, para atender los hallazgos que se presentaron. Durante el mes de mayo el ICONTEC realizar una tercera visita para verificar los avances en estos Planes de Mejora y as poder iniciar el proceso decisorio de otorgamiento de la Certificacin del Sistema de Gestin de Calidad bajo la Norma NTC GP 1000:2009. A continuacin se relacionan las actividades que se llevaron a cabo en el Nivel Nacional y las 7 Sedes de la Universidad, con fin de prepararse para el recibimiento de la auditoria en mencin: 3.3.2.1. Nivel Nacional: Sensibilizacin y explicacin de la auditora a los lderes de procesos y sus equipos Durante el trimestre la coordinacin del Nivel Nacional, realiz reuniones con los equipos que conforman cada uno de los Macroprocesos con el fin de avanzar en la consolidacin de los procesos y el mejoramiento de sus servicios. De esta manera se realiz acompaamiento y asistencia profesional y tcnica a cada equipo. En dichas reuniones se ampli informacin sobre la auditora de otorgamiento de certificacin en calidad por parte del ICONTEC y se socializ el plan de auditora correspondiente a cada proceso. Se realizaron recomendaciones para la preparacin y recepcin de la auditora de ICONTEC con los siguientes parmetros generales y especficos: a. b. c. d. Conformar el equipo de servidores pblicos que recibir la auditora, constituido por los responsables de los procesos que desarrolla su dependencia. Ubicacin exacta y disponibilidad del manejo de documentos y registros (Mdulo de documentos del SIMEGE electrnico, pgina oficial de UN-SIMEGE link www.simege.unal.edu.co, tablas de retencin documental, entre otros). Conocimiento general del Sistema de Mejor Gestin (Misin y Visin de la Universidad, poltica y objetivos de Mejor Gestin, los cuales se encuentran en pgina oficial de UN-SIMEGE link www.simege.unal.edu.co) El Directivo o lderes de proceso, deben garantizar la disponibilidad de una persona que pueda guiar al auditor y a usted en todo el proceso de auditora, sta persona debe conocer la implementacin de cada uno de los procesos que usted coordina o lidera, adems debe facilitar el acceso a las reas fsicas o dependencias que sean necesarias visitar. Esta persona ser la encargada de apoyar y ser el puente de comunicacin con la auditora. Garantizar un espacio (sala de reuniones) para atender al auditor, de igual manera, debe designar quien(es) de su equipo de trabajo lo acompaar para recibir la auditoria. Disponer de los equipos fsicos que sean necesarios (Computador con acceso a internet, archivo fsico, etc.)
e. f.
Para el momento de la auditora les recomendamos tener en cuenta: a. El Lder del equipo de gestin deber recibir al auditor con su equipo de mejor gestin (responsables de los procesos). Puede ser importante hacer una presentacin de su proceso y dependencia, la cual no debe exceder ms de 8 minutos. b. El auditado debe entender muy bien y clarificar la pregunta realizada por el auditor, con el fin de contestar con seguridad, sin dar ms informacin de la que se solicita. c. Los procesos sern auditados en los numerales de la norma que responden a los procedimientos obligatorios y transversales del Sistema de Mejor Gestin UN-SIMEGE, los cuales corresponden a: Gestin Documental: evidenciarn el control y los registros contenidos en las tablas de retencin documental. Mejoramiento: evidenciando planes de mejoramiento, medicin de la satisfaccin del usuario y riesgos del proceso auditado. En el caso de los procesos misionales evidenciarn Control de fallas en la prestacin del servicio.
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Balance de la sensibilizacin y explicacin de la auditora a los lderes de procesos y sus equipos El balance de las reuniones fue positivo teniendo en cuenta que los integrantes de cada proceso se concientizaron de la necesidad de conocer los requisitos de la norma NTCGP1000-2009 y la forma en que se da cumplimiento desde su objetivo misional. As mismo los lderes de los procesos definieron el plan de trabajo de sus equipos orientado a consolidar las evidencias del cumplimiento de requisitos objeto de la auditora. De igual manera se fortaleci el rol de nivel nacional de cada proceso, realizando un trabajo articulado con los pares en las Sedes, mediante videoconferencias y reuniones presenciales. Visitas y Preauditoras realizadas al Nivel Nacional, Sede Bogot y Facultades La Coordinacin del Nivel Nacional de UN-Simege defini como ejercicio preparatorio para la Auditoria de ICONTEC la realizacin de preauditoras para los procesos de la Universidad. En este ejercicio no se incluy el Macroproceso de Seguridad Social en Salud debido a que no fue contemplado en el Plan de Auditora de ICONTEC. Para los Macroprocesos en general, la Coordinacin del Nivel Nacional de UN SIMEGE dise una lista de verificacin que contena preguntas asociadas a los requisitos de la NTC GP 1000:2009. Esta lista fue adaptada para ser presentada a los Macroprocesos de Direccionamiento Institucional, Gestin Administrativa y Financiera y Evaluacin, Medicin, Control y Seguimiento, teniendo en cuenta los requisitos de la norma aplicables a cada uno. En el caso de los procesos de Direccionamiento Institucional, se realizaron varias reuniones con el lder y su equipo de trabajo con el fin de resolver la lista de verificacin propuesta, recordar dnde se ubica la informacin del Sistema de Mejor Gestin de la Universidad y aclarar dudas o inquietudes al respecto. Para los procesos de Gestin Administrativa y Financiera se desarrollaron reuniones con cada lder de proceso y sus equipos de trabajo, y en los casos que el proceso estaba incluido en el Plan de Auditora de ICONTEC y el alcance del proceso contemplaba el nivel Sede, se programaron reuniones por videoconferencia. En estas reuniones, los Analistas de Simege designados del Nivel Nacional y de la Sede Bogot, realizaron una presentacin sobre el alcance de la auditora de otorgamiento de la certificacin y la socializacin de las listas de verificacin adaptadas. Para los procesos de Evaluacin, Medicin, Control y Seguimiento se programaron reuniones con los lderes de los mismos y sus equipos de trabajo con el fin de presentar la informacin general de la Auditora de ICONTEC y las posibles preguntas a resolver en la visita; de igual manera, se brind una capacitacin en el manejo de Simege Electrnico con la asesora de la Coordinacin General del Simege. Para el caso del proceso de Evaluacin Independiente se desarroll una videoconferencia con los delegados de las Sedes. En el caso de los procesos de los Macroprocesos de Comunicacin, Relaciones Interinstitucionales y Gestin de Recursos y Servicios Bibliotecarios incluidos en el Plan de Auditora del ICONTEC, se realiz la revisin de las preguntas de la lista de verificacin general en reunin con los coordinadores de los equipos de los procesos de Divulgacin de Informacin General, Divulgacin de Informacin Oficial y Agenciar las Relaciones Interinstitucionales. Este ejercicio permiti identificar que los temas ms rezagados eran el control de documentos, acciones correctivas y preventivas e indicadores y riesgos. A partir de lo anterior se elabor un plan de trabajo inmediato. Se establecieron reuniones con los Macroprocesos Gestin de la Informacin (Proceso Gestin de Tecnologa de Informacin y Gestin Documental) y Gestin del Talento Humano, con el fin de presentar el Plan de Auditora de ICONTEC y revisar la lista de verificacin general. As mismo, se hizo verificacin del cumplimiento de los requisitos de la NTCGP1000 aplicados segn cada proceso en su parte misional. En las reuniones en mencin se reforz el conocimiento general del Simege en cuanto a la poltica de calidad, los objetivos de calidad y los procedimientos obligatorios. De igual manera se indic acerca de la consulta de los planes de mejoramiento y los riesgos en el Simege Electrnico, y las guas existentes al respecto.
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En el caso de los Macroprocesos de Bienestar Universitario, Gestin de Laboratorios y Gestin Jurdica se realiz la revisin de la lista de verificacin general y se identific que se deban ajustar los registros de acuerdo a la TRD especficamente la subserie de SIMEGE; adicionalmente, se encontraba pendiente concluir el seguimiento de planes de mejoramiento y adjuntar las evidencias de cumplimiento de los mismos en el mdulo de acciones de Simege Electrnico. Para los Macroprocesos misionales Formacin, Extensin e Investigacin, Creacin Artstica e Innovacin, las visitas de preauditora se llevaron a cabo partiendo de la reunin de sensibilizacin con el lder del nivel nacional. En conjunto con la Coordinacin de UN Simege de la Sede Bogot, se disearon las listas de verificacin de prueba adaptadas a los requisitos de la NTCGP1000:2009 que seran objeto de auditora en cada proceso (Ver ANEXO. Listas de Verificacin NTCGP1000 Macroprocesos Misionales). Cada Macroproceso estableci un plan de trabajo en el que se definieron los mecanismos para socializar las listas de verificacin de prueba con los niveles sede y facultad, segn correspondiera. Se defini un cronograma de visitas de seguimiento a las facultades, las cuales fueron realizadas con el acompaamiento de los Analistas de Nivel Nacional y Sede Bogot y los coordinadores de Simege de Macroproceso de la Sede Bogot. Macroproceso Formacin: se trabajo desde la Vicerrectora Acadmica como lder del Macroproceso junto con las dependencias adscritas correspondientes al Nivel Nacional y Nivel de Sede, con quienes se prepar y construy la presentacin de los procesos que les corresponde. As mismo, fue fundamental en esta coordinacin de la Vicerrectora Acadmica poder llegar al trabajo de preparacin con las facultades donde junto con la Asesora de la VRA la Profesora Luisa Fernanda Jimnez y la Coordinadora del Nivel Nacional se establecieron visitas a todas las Facultades donde se trabajo directamente con el Vicedecano Acadmico y el Secretario Acadmico, con quienes se realiz la preparacin de la auditora en 10 facultades excepto la Facultad de Ciencias Econmicas por la falta de disponibilidad de la misma. Macroproceso de Extensin: Se visitaron 10 de las 11 facultades de la sede Bogot, faltando la facultad de Medicina que por cierre no se pudo realizar. De las 10 facultades visitadas se vio claramente que hay muchas diferencias de estructura y funcionamiento de los centros de extensin, puesto que las facultades ms pequeas (Derecho, Enfermera, Veterinaria, Agronoma, ciencias, Ciencias Humanas y Odontologa) no cuentan con una estructura funcional de la Extensin clara, mientras que las facultades mas grandes (Artes, Ingeniera, Ciencias Econmicas) tienen una estructura que hace que tengan muchos proyectos de Extensin. De acuerdo con lo anterior y al verificar la lista de verificacin para el macroproceso de Extensin se hizo evidente que los registros y el procedimiento para desarrollar las modalidades de extensin en las facultades grandes era ms fcil evidenciar que en las facultades pequeas. La recomendacin de las facultades en general fue establecer un canal de comunicacin ms efectivo entre el nivel Nacional y las Facultades ya que estas son las que desarrollan las modalidades de Extensin y por esto deben tener en cuenta las particularidades de cada facultad para poder establecer procedimientos estandarizados para las sedes y las facultades. En general se evidenciaron los registros que exige la norma NTCGP 1000-2009 y quedaron preparados para recibir la auditoria del ICONTEC. Macroproceso de Investigacin Creacin Artstica E Innovacin: Se realizaron las visitas a las Facultades de Agronoma, Artes, Ciencias, Ciencias Econmicas, Ciencias Humanas, Derecho, Ingeniera, Medicina, Medicina Veterinaria, Odontologa, excepto a la Facultad de Enfermera dadas las circunstancias de la torre de Enfermera. Estas visitas fueron muy importantes para el macroproceso porque le permitieron darse cuenta de que la mayora de las facultades conocen el proceso misional, pero tienen poca informacin del Sistema de Mejor Gestin y otra debilidad encontrada es que no todas las facultades utilizan el aplicativo Hermes para registrar sus proyectos de investigacin.
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Dentro de los Institutos de Investigacin visitados (participaron cuatro institutos), se encontr que conocen el proceso misional, pero tienen poca informacin del Sistema de Mejor Gestin, la mayora no utilizan el sistema HERMES y muchos no tienen perfil de consulta. Los Institutos solicitan mejorar canales de comunicacin con la Direccin de Investigacin de Bogot - DIB, en cuanto a seguimiento de proyectos, dado que solo se enteran de los proyectos internos cuando existen inconvenientes. Ver ANEXO Visitas a las Facultades y Macroprocesos En general las visitas a los procesos y los ejercicios de preauditora fueron tiles como mecanismo para la divulgacin del Sistema de Mejor Gestin. De esta manera se logr un nivel de sensibilizacin de los equipos de los procesos frente a la importancia de mantener un mejoramiento continuo y la importancia de la conservacin de las evidencias del mismo. Asimismo las visitas le permitieron a los procesos darse cuenta de sus fortalezas y debilidades y tomar medidas al respecto para continuar con su consolidacin y estar mejor preparados para la auditora de otorgamiento de la certificacin en calidad. Ver ANEXO Visitas a las Facultades y Macroprocesos. Seguimiento a las Sedes en el Proceso de Preparacin para la Auditora de ICONTEC La Coordinacin del Nivel Nacional de UN Simege particip en la reunin tcnica convocada por la Coordinacin General el 15 de febrero de 2012, donde se presentaron avances en el tratamiento de los riesgos identificados en la primera etapa de la Auditora de ICONTEC, relacionados con la gestin documental, revisin por la direccin, producto o servicio no conforme, anlisis de datos y acciones correctivas, preventivas y de mejora (Ver ANEXO Presentacin de Avance Tratamiento de Riesgos de la Auditoria de ICONTEC). La Coordinacin del Nivel Nacional de UN Simege, program y lider una reunin de seguimiento a la preparacin para la Auditora de ICONTEC el 29 de febrero de 2012, en la cual participaron las Coordinaciones de Simege de las Sedes mediante videoconferencia (Ver ANEXO Acta de Reunin Tcnica del Nivel Nacional). Se inici la verificacin de los avances logrados con respecto a la preparacin de los procesos misionales y posteriormente se abordaron otros procesos. En general, el balance de la reunin fue positivo puesto que todos los procesos haban sido abordados y visitados por las Coordinaciones de Simege en las distintas Sedes, y ya haban sido identificadas las debilidades existentes y las acciones al respecto (Ver ANEXO Presentacin de Avance Preparacin para recibir la Auditoria de ICONTEC). Durante el mes de febrero de 2012, la Coordinacin General program y realiz visitas presenciales a cada una de las Sedes de Presencia Nacional, con el fin de acompaar la preparacin de las mismas para la Auditora de ICONTEC, identificar las falencias y asesorar la realizacin de acciones encaminadas a resolverlas. Los anexos se encuentran en la carpeta Certificacin. 3.3.2.2. Sede Bogot El equipo tcnico de UN SIMEGE de la Sede Bogot, se enfoc en la generacin de espacios de discusin y toma de decisiones con los diferentes actores del Sistema de Mejor Gestin, con el fin de coordinar las actividades que permitieran llevar a buen trmino el proceso de certificacin en la Norma NTCGP 1000:2009, iniciando esta preparacin por parte de la Sede desde el cuarto trimestre del ao 2011. La metodologa para llevar a cabo la preparacin indicada, se enmarc en la verificacin del cumplimiento de los requisitos de la norma, en los cuales se encontraron riesgos de no conformidades, durante la primera etapa de la auditora realizada por ICONTEC, durante el mes de noviembre del 2011. Esta etapa de la auditora se realiz a travs de una revisin documental del cumplimiento de los requisitos de la norma por parte del Sistema de Mejor Gestin de la Universidad, desde la Coordinacin General de UN SIMEGE. Los riesgos de no conformidad detectados, se enmarcaron en: 1. Control de documentos y registros; 2. Revisin por la Direccin; 3. Diseo y desarrollo del producto/servicio no conforme; 4. Acciones correctivas y preventivas y 5. Control de dispositivos de seguimiento y medicin.
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A partir de este resultado en la primera etapa de la auditora, la Sede Bogot, gener espacios de discusin y toma de decisiones como se mencion inicialmente, los cuales se enfocaron en la verificacin del cumplimiento de los requisitos de la norma asociados a los riesgos de no conformidades identificados; llevndose a cabo un seguimiento a los documentos y registros de dichos requisitos, junto con los coordinadores de los Equipos de Gestin correspondientes. Para mitigar el riesgo No. 1. Control de documentos y registros, la Sede se enfoc en verificar 1. El cumplimiento de la serie de implementacin de UN SIMEGE, segn las TRD, a partir de reuniones con las 11 Facultades y con 6 de los 7 Institutos, en donde se confirm la organizacin de la serie Implementacin de UN SIMEGE (se constituye por: anexo 3 y anexo 2 del procedimiento de control de documentos; planes de mejora, riesgos y ambiente de control hasta 2010). Durante esta actividad, no fue posible articular la verificacin con la Facultad de Ciencias y Ciencias Econmicas, a pesar del seguimiento realizado con ellos. En el caso de los Institutos, no se logr realizar la actividad con el IEU. La otra actividad realizada fue 2. La Verificacin de los documentos incluidos en simege electrnico. Durante esta actividad se llev a cabo la revisin de los documentos en el aplicativo por proceso, obteniendo el diagnstico de los documentos de la Sede; generndose al necesidad de un plan de mejoramiento orientado a realizar el trmite de modificacin de los documentos que sean necesarios, en el aplicativo por parte de los lderes de los procesos en la Sede y su respectivo ajuste en el Simege electrnico. En relacin con el riesgo No. 2. Revisin por la Direccin, se llevo a cabo la complementacin de la informacin solicitada por la Coordinacin General asociada a la Revisin por la Direccin, entregada en Diciembre de 2011. Para esta complementacin se report 1. El porcentaje de eficacia de los planes de mejoramiento de la Sede; 2. Se aclar que en la Sede no se reportaron los hallazgos encontrados en la auditora por macroproceso, ya que esta informacin corresponde a la consolidacin que se deba realizar desde el Nodo del Nivel Nacional; 3. Se construyeron los planes de mejoramiento correspondientes a: - La no ejecucin de la totalidad de las auditorias programadas para EG, en el 2011. - La ineficacia de los planes de mejoramiento del 2010 y 2011 - Los planes de tratamiento que no se cumplieron del 2010 - Los equipos de gestin y/o procesos que no cumplieron o alcanzaron las metas de los indicadores de la Matriz de Planeacin Integral u otra fuente de informacin. 4. Se report el cumplimiento de las metas de planeacin por proceso, a partir de las matrices de seguimiento a la planeacin integral de la Sede para los aos 2010 - 2011, realizando un anlisis completo del desempeo de los procesos, en el cual se encontr que de los 56 procesos que le aplican a los 33 EG de la Sede Bogot que diligencian la matriz de planeacin integral, 9 tuvieron un no cumplimiento, debido a que el porcentaje estuvo inferior al 75%. A este respecto se aclara que para la Sede Bogot la condicin del cumplimiento vara con respecto a SIPLO por cuanto la matriz de planeacin que se trabaja en la Sede maneja una estructura en cascada, con metas trianuales que pueden ser constantes o acumulativas (se cumplen solo al finalizar el trienio), por lo cual el no cumplimiento o bajo cumplimiento en un periodo no quiere decir que el EG no se encuentre cumpliendo con la meta. En resumen, se estableci un cumplimiento promedio para las 974 metas formuladas por los 30 EG que realizaron seguimiento a la planeacin, del 84% en el ao 2010 y del 85% en el ao 2011. A partir de la entrega de la informacin relacionada anteriormente, se dio cumplimiento a cabalidad con el procedimiento de Revisin por la Direccin del 2011, por parte de la Sede Bogot. El riesgo No. 3. Diseo y desarrollo del producto/servicio no conforme se trabaj junto con el Nodo Nivel Nacional y la Coordinacin General. Este trabajo consisti en el diseo y divulgacin de los formatos que soportaran el cumplimiento de este requisito de la norma en los macroprocesos definidos. Estos formatos se disearon y posteriormente se validaron con los lderes de los diferentes macroprocesos tanto en nivel nacional como en sede y facultad. Una vez validados se llev a cabo una labor de divulgacin de los mismos en los tres niveles de la universidad. Los formatos mencionados consisten en
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una Ficha de servicio en la cual se caracteriza de forma general el servicio prestado en los macroprocesos definidos; la ficha de Diseo y Desarrollo en la cual se diligenciaron y posteriormente se revisaron los registros soporte del Diseo y Desarrollo de los principales servicios de los macroprocesos definidos, y el Formato de identificacin y control de fallas en la prestacin del servicio, en el cual se diligenciaron y posteriormente se revisaron los registros soporte de las acciones realizadas por las reas de la universidad, en los casos en que se genera un servicio o producto no conforme, as como las acciones que se realizan para que ste no se entregue mal al usuario. Los macroprocesos definidos para la implementacin de los formatos mencionados anteriormente fueron los 3 misionales y 4 macroprocesos de apoyo (Bienestar, Gestin de Recursos y Servicios Bibliotecarios, Gestin de Laboratorios y Gestin de Informacin). Con el fin de verificar la implementacin de estos formatos, as como la organizacin de los registros que evidencian el cumplimiento de estos requisitos, se llevaron a cabo visitas de seguimiento a las Facultades e Institutos, as como a las dependencias del nivel central de sede y nacional, durante los meses de Enero y Febrero de 2012. Nota: para los macroprocesos de apoyo no aplica la Ficha de servicio. En relacin con el riesgo No. 4. Acciones correctivas y preventivas, se realizaron 33 sesiones de capacitacin para los mdulos de acciones y riesgos a 36 participantes; con el nimo de volver a recordar la aplicacin de las guas e instructivos para realizar seguimiento a las actividades planteadas en los planes de mejoramiento y planes de tratamiento realizados en el marco del Premio de Mejor Gestin 2011. Por otra parte se llev a cabo una revisin de los planes de mejoramiento y de tratamiento planteados por los EG de la Sede con el fin de verificar el cumplimiento de las actividades propuestas a travs de la incorporacin de las evidencias en Simege electrnico. Finalmente, en relacin con el riesgo No. 5. Control de dispositivos de seguimiento y medicin, el trabajo realizado con el macroproceso de Gestin de laboratorios estuvo orientado a programar una serie de reuniones que permitieran acordar aspectos relacionados con el control de documentos y su codificacin para los laboratorios de la sede, con el fin de evidenciar el seguimiento y control de los dispositivos de medicin de dichos laboratorios. Sin embargo, teniendo en cuenta la complejidad de este macroproceso se defini que la auditora se enfocara nicamente hacia los laboratorios que prestan servicios de extensin. Durante esta labor se realiz la elaboracin de la ficha de producto/servicio y se continu con el trabajo de estandarizacin de procedimientos, entre otros. Adicionalmente se programaron dos sesiones a manera de taller, con un grupo de Laboratoristas con el fin de dar a conocer el proceso de certificacin que adelanta la universidad y los requisitos de la norma que se auditaran, con el fin de preparar la informacin que se podra solicitar durante este proceso. Durante las dos primeras semanas de marzo, se realizaron actividades de organizacin de la logstica para recibir la auditora en la Sede y el Nivel Nacional, lo cual se llev a cabo junto con la Coordinacin General de UN SIMEGE, el Nodo Nivel Nacional, el Equipo Tcnico de la Sede Bogot y la Vicerrectora de Sede. En la semana del 12 al 16 de marzo, se recibi la auditora del ICONTEC la cual fue acompaada por cada uno de los analistas del equipo tcnico de la Sede, participando en cada una de las actividades generadas por la dicha auditora. Una vez realizado el cierre de la auditora, el equipo tcnico de la Sede ha participado junto con la Coordinacin General y el Nodo Nacional, en la elaboracin de los planes de mejora y plan de accin generados por las No Conformidades mayores y menores, detectadas por el equipo auditor. Actualmente, la Sede Bogot se encuentra realizando las correcciones enmarcadas en los planes de mejora mencionados, junto con los EG responsables, y realizando los aportes pertinentes al plan de accin necesario para dar cumplimiento a los requisitos que se encontraron como no conformes menores en la Sede y la Universidad.
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3.3.2.3. Sede Manizales Se efectu la revisin y verificacin de la implementacin de las caracterizaciones de procesos a auditar, fichas de servicio, matrices de diseo y desarrollo, matrices de fallas en el servicio y formato de registro de las fallas de los macroprocesos misionales, as: Formacin: Facultad de Ciencias Exactas y Naturales: 1, 9, 23 de febrero de 2012 Facultad de Administracin: 10 de febrero de 2012. Coordinacin de programa curricular de fsica y matemticas: 13 de febrero de 2012. Direccin de Departamento de Matemticas y fsica: 27 de febrero de 2012 Direccin de Departamento y Coordinacin de programa curricular de qumica: 21, 27, 29 de febrero de 2012. Coordinacin de programa curricular de Arquitectura: 24 de febrero 2012. Coordinacin de programa curricular de Ingeniera Industrial: 27 de febrero de 2012 Secretaria Acadmica de las Facultades de Ingeniera y Arquitectura y Ciencias: 27 de febrero de 2012 Direccin Acadmica de Sede: 27 de febrero de 2012 Registro y Matricula de Sede: 27 de febrero de 2012 Secretarios acadmicos, Secretario de Sede, Vicedecanos de las Facultades, Director acadmico y Jefe de Registro y Matrcula: 28 de febrero de 2012. Extensin Director de investigacin y extensin de la FIA: 23 de febrero 2012 Coordinador de proyectos especiales: 23 de febrero 2012 Director de extensin de la FCEN: 29 de febrero de 2012 Director de Extensin de la Sede: 16 de marzo de 2012 Director de Extensin, Coordinadores de extensin de la Facultad de Administracin, IBA, IDEA, Director Acadmico: 28 de febrero. Investigacin Director de investigacin y extensin de la FIA: 23 de febrero 2012 Director de Investigacin de la sede, coordinadores de investigacin de las Facultades e Institutos de IBA, IDEA: 16 de febrero de 2012. Se efectu la revisin de las caracterizaciones de los procesos a auditar en los macroprocesos de apoyo, as: Bienestar universitario: Lderes de macroproceso y procesos de Bienestar Universitario: 7 de febrero de 2012. rea de Salud: Se levant ficha de servicio del rea de salud, 13 y 14 de febrero de 2012. Gestin de recursos bibliotecarios Lder e integrantes del Macroproceso de gestin de Recursos Bibliotecarios el 7 y 15 de febrero de 2012. Gestin humana Lder y personal de la Oficina de Personal el 9 y 21 de febrero de 2012. Gestin administrativa y financiera Lder y personal del rea financiera el 15 de febrero de 2012. Gestin de laboratorios Reunin de certificacin con la Direccin de laboratorios el 8 de febrero de 2012. Lder, asistente y personal de apoyo direccin de laboratorios el 15 de febrero de 2012.
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Todos los Macroprocesos Reuniones con los macroprocesos de apoyo en los cuales se dieron a conocer los requisitos a auditar, se revisaron las caracterizaciones de los procesos, procedimientos y formatos aplicables. Se socializaron las listas de verificacin de cada uno de los requisitos a auditar de la NTC GP 1000:2009 En cada uno de los equipos de gestin se dio apoyo para realizar el seguimiento a los planes de accin, planes de tratamiento, levantamiento de planes de mejora derivados de diferentes fuentes, medicin y anlisis de los indicadores, medicin y anlisis de las encuestas de satisfaccin. Se revis en control de documentos en cada uno de los macroprocesos. Se dio apoyo en la identificacin de los registros y procedimientos de cada uno de los procesos, consulta de los mdulos del Simege electrnico. 3.3.2.4. Sede Medelln Reporte de las actividades realizadas durante el trimestre en el marco de la certificacin ICONTEC Como preparacin frente a la auditora de certificacin en la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica, se han realizado varias actividades. Para facilitar el entendimiento, a continuacin se presenta de manera consolidada las actividades realizadas por la Sede: Estudio de la norma NTC GP 1000:2009 Sensibilizacin masiva para recibir la auditora de certificacin Organizacin de la documentacin Actualizacin del portal UN-SIMEGE Auditora de Gestin Revisin de los procedimientos obligatorios y atencin a las directrices de la Coordinacin General Apoyo a los Procesos pasibles de Auditora, de acuerdo con el Plan de auditoria del Instituto Colombiano de Normas Tcnicas ICONTEC.
A continuacin se detallan cada una de estas actividades, explicando su objetivo, los elementos necesarios para la preparacin, la ejecucin y los resultados alcanzados. ESTUDIO DE LA NORMA NTC GP 1000:2009
Objetivo Analizar con los servidores pblicos los requisitos que debemos cumplir como institucin para lograr la certificacin frente a la NTC GP 1000:2009 y conocer cmo debemos prepararnos para recibir la auditora. Preparacin Para el desarrollo de esta actividad se identificaron los servidores pblicos y contratistas que deban asistir al taller de estudio de la NTC GP 1000:2009. En el nivel Facultad se invit a 57 servidores pblicos, incluyendo Decanos, Vicedecanos Acadmicos, Vicedecanos de Investigacin y Extensin, Vicedecanos de Bienestar, Asistentes Administrativos, Secretarios de Facultad, Coordinadores de Equipos de Gestin y Auditores Internos. En el nivel Sede se invit a 36 servidores pblicos, incluyendo Lderes de Macroprocesos en la Sede, Jefes y Coordinadores de Equipos de Gestin. Con el nimo de facilitar el desarrollo de la actividad y motivar a los invitados a estudiar en profundidad la norma, la Coordinacin UN-SIMEGE entreg un ejemplar de la norma y un cuaderno UN-SIMEGE (donado por el Ministerio de Educacin) a cada uno de los invitados.
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Asimismo, la Coordinacin UN-SIMEGE contrat los servicios profesionales de la Ingeniera Ibet Bustamante, Coordinadora de Calidad de la Universidad Pontificia Bolivariana y Supervisora de Auditores del ICONTEC para dictar un taller de preparacin para recibir las auditoras. Ejecucin El 20 de octubre en los espacios del Hotel Tryp, se realiz durante 8 horas, el taller de estudio de la NTC GP 1000:2009, para el nivel Facultad. Dicho evento cont con la participacin de 47 servidores pblicos (82%). Para el nivel Sede se realiz el taller durante 6 horas el da 24 de octubre y se cont con la participacin de 29 asistentes (81%). Resultados Gracias al taller se logr la comprensin por parte de los asistentes de los requisitos exigidos por la norma, se identificaron los elementos ausentes o susceptibles de mejoras de UN-SIMEGE frente a la NTC GP 1000:2009 y se explic cmo debemos prepararnos para recibir la auditora. SENSIBILIZACIN MASIVA PARA LA RECEPCIN DE LA AUDITORA DE CERTIFICACIN
Objetivo Recordar los principales elementos del Sistema de Mejor Gestin: Misin, Visin, Valores, Mapa de Macroprocesos, Poltica y Objetivos de Mejor Gestin y las actitudes y comportamientos que debemos tener durante la auditora. Preparacin Para el desarrollo de esta actividad se inici con la invitacin masiva a los servidores pblicos de la Universidad Nacional de Colombia Sede Medelln, a participar de las Jornadas de Certificacin y se dise la presentacin que permita cumplir el objetivo previsto durante una sensibilizacin de 40 minutos, que inclua al final de la misma una pequea prueba de conocimientos. Adicionalmente se elaboraron, adquirieron y entregaron 1500 llaveros con informacin ms relevante. Ejecucin El 25 de octubre en el ncleo El Volador, se realizaron 12 sesiones que contaron con la participacin de 390 asistentes y el 26 de octubre en el ncleo Robledo, se realizaron 6 sesiones con una asistencia de 77 servidores pblicos. Resultados Con las Jornadas para la Certificacin se logr recordar los elementos principales de Sistema de Mejor Gestin y conocer el comportamiento y la actitud que debemos tener durante la auditora a 467 servidores pblicos y se reforz esta actividad, a la vez que se logr mayor cobertura con la entrega de los 1500 llaveros. ORGANIZACIN DE LA DOCUMENTACIN
Objetivo Organizar la documentacin fsica y digital de UN-SIMEGE desde el ao 2008 a la fecha en cada Equipo de Gestin con el apoyo de la Seccin Archivo y Correspondencia. Preparacin El 10 de Noviembre de 2011, el Comit de Archivo de la Sede aprob la actualizacin de las Tablas de Retencin Documental TRD para los Equipos de Gestin, incluyendo la serie IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE MEJOR GESTIN, que permite organizar la documentacin fsica y digital relacionada con UN-SIMEGE desde el ao 2008. De acuerdo con los lineamientos establecidos, este archivo debe reposar en la dependencia del Coordinador del Equipo de Gestin, para los equipos de Sede y en las decanaturas para los equipos de Facultad y Laboratorios. Con el nimo de dar a conocer la nueva TRD y colaborar en su organizacin, la Seccin Archivo y Correspondencia y el Equipo Operativo UNSIMEGE elaboraron un plan de trabajo conjunto para definir criterios de ordenacin y cronograma de trabajo para reunirse con cada Equipo de Gestin.
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Ejecucin Se asesoraron los 28 Equipos de Gestin de la Sede en el uso de la nueva serie de TRD y se clasificaron y entregaron los documentos que reposaban en el Equipo Operativo desde 2008 a los Equipos de Gestin correspondientes, para su conservacin de acuerdo a la tabla. Resultados La actividad permiti organizar los documentos del Sistema de Mejor Gestin, eliminando los documentos innecesarios y levantando un inventario de la documentacin fsica y digital de cada Equipo Gestin. ACTUALIZACIN DEL PORTAL UN-SIMEGE
Objetivo Migrar y actualizar la documentacin alojada en el portal UN-SIMEGE de la Sede a SIMEGE Electrnico, previa revisin de la misma por parte de los Equipos de Gestin para el cierre del portal de Sede y uso del portal Nacional. Ejecucin El Equipo Operativo realiz la migracin de la documentacin albergada en el portal UN-SIMEGE de la Sede a SIMEGE Electrnico. Adicionalmente se atendieron 340 solicitudes de elaboracin, modificacin o eliminacin de documentos, segn el detalle que se muestra en la Tabla : Resultados Tabla Solicitudes Documentales Sede Medelln (Noviembre 2011 - marzo 2012)
MACROPROCESO 01DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL 04 INVESTIGACIN, CREACIN ARTSTICA E INNOVACIN 05 FORMACIN 06 EXTENSIN 07 BIENESTAR UNIVERSITARIO 08 TALENTO HUMANO 09 GESTION DE RECURSOS BIBLIOTECARIOS 10 GESTIN DE LABORATORIOS 11 GESTION DE INFORMACIN 13 GESTION JURIDICA Total Y SERVICIOS N Solicitudes por Macroproceso 1 1 3 4 16 2 4 18 4 1 54 N Documentos Tramitados en SE 11 10 27 46 69 64 21 62 29 1 340
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, Sede Medelln, UN-SIMEGE, corte a 16 de Marzo de 2012
AUDITORA DE GESTIN
Objetivo Evaluar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma NTCGP 1000:2009 en la Universidad Nacional de Colombia Sede Medelln.
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Preparacin De acuerdo con el Procedimiento para Auditoras Internas al Sistema de Mejor Gestin, la Coordinacin UN-SIMEGE de la Sede, solicit al Sub-Comit de Control Interno la aprobacin del programa de auditora que contemplaba auditar a los 16 Macroprocesos en los niveles Sede y Facultad, alcanzando as un total de 57 auditoras, las cuales se deban realizarse del 13 al 29 de febrero. Posteriormente, el Equipo Operativo UN-SIMEGE de la Sede recibi capacitacin para configurar el Mdulo Auditoras de SIMEGE Electrnico, por parte de la Coordinacin General para la configuracin y elaboracin de los 57 planes de auditora en SIMEGE Electrnico, los cuales fueron aprobados por los auditores y auditados correspondientes. Considerando que haba transcurrido mucho tiempo desde la formacin y certificacin de los Auditores Internos y que no haban tenido oportunidad de realizar auditoras cuyo criterio sea la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica, el Grupo Asesor de la Sede aprob la entrega a los Auditores Internos del Manual de Habilidades para la Auditora y la realizacin del Taller Fortalecimiento de las Habilidades del Auditor, el cual tuvo una duracin de 8 horas y permiti que los Auditores recuerden los requisitos de la norma, la construccin de las listas de verificacin y la redaccin de los hallazgos de auditora. Asimismo, se les brind capacitacin para el ingreso de los informes de auditoras en SIMEGE Electrnico Mdulo Auditoras. De otro lado, con el nimo de facilitar el ejercicio de las auditoras, el Equipo Operativo UN-SIMEGE de la Sede, elabor y difundi la matriz de correspondencia entre los requisitos de la NTC GP 1000:2009 y cada Macroproceso, para verificar su aplicacin y cumplimiento, tanto en el nivel Sede como en el nivel Facultad. Ejecucin Las Auditoras Internas de la Sede se llevaron a cabo de acuerdo con el Plan de Auditora aprobado y con el acompaamiento de los Analistas UN-SIMEGE de la Sede. Posteriormente se elaboraron los Informes de Auditora en SIMEGE Electrnico y estn en proceso de aprobacin por parte de los auditados. Se tiene previsto la participacin de la Comisin Tcnica de Auditoras, conformada por los profesionales de Control Interno y la Coordinadora del Equipo Operativo, en caso de existir alguna desavenencia durante el ejercicio. Resultados Las Auditoras Internas permitieron identificar las debilidades que tiene el Sistema de Mejor Gestin en la Sede, las cuales sern subsanadas a travs de acciones correctivas y preventivas, segn corresponda. Sin embargo, este ejercicio tuvo dos externalidades positivas adicionales. La primera externalidad radica en la sensibilizacin, el conocimiento y la comprensin por parte de auditores y auditados de los requisitos que como institucin debemos cumplir. La segunda externalidad se debi a la prevencin de la Sede, frente a posibles hallazgos de la auditoria de certificacin, puesto que no es posible levantar dos hallazgos al mismo requisito en el mismo proceso, cuando ste se encuentra documentado. REVISIN DE LOS PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS Y ATENCIN A LAS DIRECTRICES DE LA COORDINACIN GENERAL
Objetivo Revisar los seis procedimientos obligatorios de la Norma de Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica y atender las directrices recibidas de la Coordinacin General correspondientes a la preparacin frente a la auditora de certificacin. Preparacin y ejecucin A travs de diversas videoconferencias se recibieron las instrucciones desde la Coordinacin General correspondientes a la preparacin frente a la auditora de certificacin, las cuales fueron atendidas por el Equipo Operativo UN-SIMEGE de la Sede. Asimismo, a travs de SIMEGE Electrnico se realiz la revisin y aprobacin de los procedimientos obligatorios del Sistema.
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Resultados Se alcanz satisfactoriamente los objetivos planteados en la actividad. APOYO A LOS PROCESOS A AUDITAR, DE ACUERDO CON EL PLAN DE ICONTEC.
Objetivo Preparar a los responsables de los procesos a ser auditados por el ICONTEC, en los requisitos estipulados en el Plan de Auditora. Preparacin De acuerdo con el Plan de Auditora del ICONTEC, la Sede Medelln deba ser auditada en los siguientes seis procesos: Agenciar relaciones internacionales Requisitos: 7.1 y 7.2 Gestin y fomento socioeconmico Requisitos: 7.1, 7.2 y 7.5 Egresados Requisitos: 7.1, 7.2 y 7.5 Seguridad y salud ocupacional Requisito: 6.4 Gestin Tecnologas de la informacin Requisitos: 5.5.3 y 6.3 Gestin de bienes Requisito: 6.3 Considerando que el requisito 6.3 corresponde a Infraestructura y que en la Sede Medelln la gestin e informacin para responder este requisito no se encuentra centralizada, fue necesario que desde varias dependencias de la Sede se reciba esta auditora, de tal manera que se informe y evidencie la planeacin, ejecucin, verificacin y mejora de los espacios fsicos de la Sede, incluyendo aulas, bibliotecas, laboratorios, espacios deportivos, cafeteras, entre otros. De esta manera se convoc adicionalmente a las siguientes dependencias de la Sede: Planeacin Fsica, Servicios Generales, Departamento Bibliotecas, Bienestar Universitario, Unisalud, Direccin de Laboratorios, Direccin Acadmica, Centros Agropecuarios y Centro de Cmputo. Ejecucin Del 14 de febrero al 12 de marzo de 2012, durante 280 horas, el Equipo Operativo UN-SIMEGE de la Sede asesor a los procesos pasibles de recibir la auditora de otorgamiento de acuerdo con el Plan de Auditora del ICONTEC y a las dependencias convocadas a responder por el requisito 6.3, para lograr los siguientes aspectos: 1. 2. 3. 4. Preparacin de presentacin a partir del ciclo PHVA. Manejo del Portal de UN-SIMEGE, SIMEGE Electrnico y SIPLO. Revisin del cumplimiento de los requisitos establecidos en el Plan de Auditora del ICONTEC. Incorporacin de los hallazgos identificados en la revisin en el Informe de Auditora Interna 2012, por parte de los Auditores UN-SIMEGE. 5. Documentacin de las acciones (correctivas o preventivas) producto de los hallazgos de la Auditora Interna 2012, en SIMEGE Electrnico, por parte de los auditados. Resultados Se cumpli satisfactoriamente el objetivo propuesto, el cual se vio reflejado en las 16 presentaciones que se elaboraron siguiendo el ciclo PHVA, incluyendo la evidencia de los requisitos a ser auditados y cumpliendo las exigencias de imagen institucional establecida; las cuales fueron muy apreciadas por la Auditora Lder del ICONTEC en la reunin de cierre que se realiz en la Sede en presencia de la Coordinadora y del Equipo Operativo UN-SIMEGE de la Sede.
3.3.2.5. Sede Caribe Se realizaron una serie de actividades generales con los lderes de los procesos que serian objeto de auditoria as: 1. Acompaamiento y seguimiento: Febrero 16 Extensin Febrero 20 Investigacin Febrero 21 Formacin Febrero 6, 21, 28 SGA 2. Participacin en videoconferencias: Febrero 14 Investigacin Febrero 20 SGA Febrero 22 Extensin 3. Seguimiento a los Planes de Tratamiento del 2011 4. Pre auditoria con Analistas de la Coordinacin General de SIMEGE los das 23 y 24 de febrero. 5. Reunin general con los lderes de los procesos auditados liderada por el Director de la Sede, para establecer la estrategia para la atencin de la auditoria. 6. Socializacin de las Caracterizaciones de los Macroprocesos Auditados Se desarrollaron unas actividades especficas as: DESARROLLO DE LAS MODALIDADES DE EXTENSION Control de registros: Revisin de la Tabla de Retencin Documental Se incorporaron en el mdulo de documentos: * 003 Desarrollo de las Modalidades: 5 procedimientos propios de la Sede Caribe * 004 Fomento y Promocin: 3 procedimientos de Nivel Nacional 2 procedimientos estandarizados entre las SPN Divulgacin de las Fichas de servicio, diseo y desarrollo y tratamiento de las fallas en la prestacin del servicio. Articulacin con el Plan de mejoramiento construido desde el Nivel Nacional. Documentacin del Plan de Mejoramiento producto del incumplimiento en las metas de SIPLO. GESTION AMBIENTAL Elaboracin de protocolos: 2 protocolos del procedimiento Gestin Integral de Residuos No Peligrosos y 7 protocolos del procedimiento Limpieza y Desinfeccin de reas Diligenciada de manera preliminar la Matriz de identificacin y evaluacin de requisitos legales aplicables y otros en materia ambiental Tres encuestas aplicadas a los diferentes lideres de Macroprocesos: formato entrevista para la identificacin de aspectos e impactos ambientales, formato identificacin de necesidades de capacitacin y sensibilizacin de la comunidad universitaria, listado de condiciones de riesgo ambiental Elaboracin del Diagnostico de residuos peligrosos en la Sede Caribe Elaboracin de los Planes de Tratamiento de acuerdo a los Riesgos identificados para el proceso Revisin de la Tabla de Retencin Documental Acciones varias de gestin ambiental en la sede Caribe que mejoran el ambiente de trabajo. GESTION ESTRATEGICA DELA INVESTIGACION Control de registros: Revisin de la Tabla de Retencin Documental
Se incorporaron en el mdulo de documentos: * 001 Gestin Estratgica: 5 procedimientos estandarizados Nivel Nacional * 002 Promocin, Fomento y Desarrollo: 4 procedimientos estandarizados por las SPN Divulgacin de las Fichas de servicio, diseo y desarrollo y tratamiento de las fallas en la prestacin del servicio Documentacin de los Planes de Mejoramiento: producto del incumplimiento en las metas de SIPLO y el asociado a la medicin de la satisfaccin del usuario iniciativa del Macro en la Sede Seguimiento a los planes de tratamiento de 2011 y verificacin de las evidencias de las acciones planteadas. GESTION DE LA ACTIVIDAD ACADEMICA Control de registros: Revisin de la Tabla de Retencin Documental Se incorporaron en el mdulo de documentos: *003 Registro y Matricula: 8 procedimientos estandarizados SPN *004 Gestin de la Actividad Acadmica: 3 procedimientos estandarizados por las SPN (pregrado) 3 procedimientos propios de la Sede (posgrado) Divulgacin de las Fichas de servicio, diseo y desarrollo y tratamiento de las fallas en la prestacin del servicio Documentacin de los Planes de Mejoramiento iniciativa de la Sede: 1. Dirigido a minimizar el impacto de prdida y desercin en el programa PEAMA y 2. registro de novedades de los estudiantes en el SIA Seguimiento a los planes de tratamiento de 2011 y verificacin de las evidencias de las acciones planteadas. 3.3.2.6. Sede Palmira La Sede Palmira realiz diferentes actividades relacionadas con la preparacin para atender la auditora de otorgamiento en el marco de la Certificacin de la Universidad Nacional de Colombia: - Divulgacin de los documentos enviados por la Coordinacin General del Proyecto para la preparacin de los equipos auditados. - Realizacin de aproximadamente 32 sesiones de entrenamiento en temas tales como gestin documental, presentacin de evidencia objetiva, manejo de la pgina web SIMEGE, manejo de SIMEGE electrnico, uso del aplicativo Marco Legal de la UN, entre otros. - Ejecucin de 2 reuniones presenciales con el equipo directivo de la Sede para la preparacin de la estrategia. - Acompaamiento en la ejecucin y seguimiento de las tareas pendientes en SIMEGE electrnico en lo correspondiente a la Administracin del Riesgo, Gestin del mejoramiento y Gestin documental. - Actualizacin del nicho de la Sede en la pgina web SIMEGE de la Coordinacin General. - Actualizacin de la pgina web del proyecto SIMEGE de la Sede Palmira. - Participacin en videoconferencias y reuniones presenciales solicitadas por la Coordinacin General, los Macroprocesos o los equipos de trabajo en la Sede. - Realizacin de auditoras de entrenamiento con los equipos auditados - Divulgacin del programa de auditoras. - Participacin en las reuniones de apertura y cierre de la auditora y acompaamiento durante las sesiones realizadas en la Sede correspondientes a la auditora de otorgamiento. 3.3.2.7. Sede Orinoquia Seis (6) Procesos a Auditar: Desarrollo de modalidades de extensin, Promocin, fomento y desarrollo de la investigacin, Gestin de la actividad acadmica, Registro y matrcula, Acompaamiento integral, Servicios generales. Generalidades Dos (2) Reuniones EG (6 y 24 febrero)
Revisin y Anlisis Listas de verificacin Lderes de proceso y Docentes Traduccin de la Norma 3 Planes de Mejora Pre auditoria 27 y 28 Febrero por parte de la Coordinacin General
Macroproceso Extensin Proceso Desarrollo de modalidades de extensin Documentacin: Caracterizaciones, Fichas Servicio, Ficha fallas prestacin de Servicio, ficha Diseo y Desarrollo, 7 Procedimientos Propios Planes de Mejoramiento: 2 (IEO y ONCI) Gestin de Riesgos: 2 Riesgos Asociados Indicadores: Informes de Gestin y Planeacin Operativa Macroproceso Investigacin Creacin Artstica e Innovacin Proceso Promocin, fomento y desarrollo de la investigacin Documentacin: Caracterizaciones, Fichas Servicio, Ficha fallas prestacin de Servicio, ficha Diseo y Desarrollo y 3 Procedimientos Propios Planes de Mejoramiento: uno (1) Contralora General de la Republica Gestin de Riesgos: 3 asociados Indicadores: Informes de Gestin Macroproceso Formacin Procesos Gestin de la Actividad Acadmica y Registro y Matricula Documentacin: Caracterizaciones, Fichas Servicio, Ficha fallas prestacin de Servicio, ficha Diseo y Desarrollo, 3 Procedimientos Propios y 11 estandarizados entre las SPN Planes de Mejoramiento: N/A Gestin de Riesgos: 5 Riesgos Asociados Indicadores: Informes de Gestin y Planeacin Operativa Macroproceso Bienestar Universitario Proceso Acompaamiento Integral Documentacin: Caracterizaciones, Fichas Servicio Planes de Mejoramiento: N/A Gestin de Riesgos: 2 Riesgos Asociados Indicadores: Informes de Gestin y Planeacin Operativa Macroproceso Gestin Administrativa y Financiera Proceso Servicios Generales Documentacin: Caracterizaciones Planes de Mejoramiento: N/A Gestin de Riesgos: 2 Riesgos Asociados Indicadores: Planeacin Operativa Fuente: Universidad Nacional de Colombia, Sede Orinoquia, UN-SIMEGE, corte a 16 de Marzo de 2012
3.3.2.8. Sede Amazona Con el fin de realizar un efectivo acompaamiento a cada una de las dependencias de la Sede en forma general, se realizaron las siguientes capacitaciones: Talleres personalizados: Entre el 9 y 17 de Diciembre de 2011 se realizaron talleres personalizados a los Macroprocesos de Comunicacin; Gestin de laboratorios; Gestin de la informacin en los procesos de Gestin documental y Gestin de tecnologas de la informacin y las comunicaciones; Bienestar Universitario; Investigacin, creacin artstica e innovacin; Extensin; Formacin; Direccionamiento institucional; Relaciones interinstitucionales y Gestin administrativa y financiera a los procesos de Tesorera y Adquisicin de Bienes y servicios. En este taller se les presento cada uno de los componentes del SIMEGE, en cuanto a la administracin de riesgos, administracin documental, mecanismo para la formulacin de planes de mejoramiento, y su automatizacin en los respectivos mdulos de SIMEGE electrnico; se hizo referencia sobre manejo y uso del sistema de buen trmite y quejas y reclamos, se realiz una sensibilizacin sobre el manejo del aplicativo SIPLO, los talleres y campaas internos, la presentacin de los procedimientos obligatorios, el manual de mejor gestin, y la normatividad interna y externa asociada al Sistema de Mejor Gestin.
Adicional, se les entrego un tutorial y un informe que resume cada uno de los componentes del SIMEGE, y un video sobre la forma de consulta de documentacin por el SIMEGE electrnico suministrado por la Coordinacin General de UN SIMEGE. Talleres de refuerzo dirigidos a docentes: El 27 de enero del ao en curso, se dicto un taller a los docentes de la Sede con el fin de prepararlos para la auditora de certificacin de la Universidad en la NTC GP 1000:2009, en el cual participaron 11 docentes. El 13 de febrero del presente ao, se realiz una capacitacin dirigida a los docentes de planta y docentes ocasionales, en la cual se reviso cada uno de los numerales de la norma mediante una lista de verificacin suministrada por la Coordinacin General, con el fin de reforzar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la NTC GP 1000:2009, contando con una participacin de 5 docentes. Taller de refuerzo dirigido al personal administrativo y contratista: As mismo se realiz un taller de capacitacin el 14 de Febrero, dirigida al personal administrativo y contratista de la Sede, para reforzar cada uno de los puntos de la norma NTC GP 1000:2009, utilizando la lista de verificacin general con el fin de identificar en cada uno de los numerales el documento que evidenciara el cumplimiento, en este taller contamos con la participacin de 14 funcionarios. Pre-auditora: Los das 20 y 21 de febrero, se recibi la visita de las analistas de Nivel Nacional, Lauren Gmez Analista encargada del Modulo de documentos, Maritza Torres Analista encargada del Modulo de Acciones; que tuvo como fin realizar una pre-auditora a la Sede y ultimar detalles para la preparacin de la auditora. Para la recepcin de la auditora de certificacin, se particip en las siguientes reuniones por videoconferencia con el Nivel Nacional:
FECHA 22/12/2011 8/02/2012 TEMA Seguimiento a los avances en la auditora de certificacin asociados a los riesgos identificados y el plan de trabajo definido. Presentacin del plan de auditora de certificacin, avance en la implementacin de los riesgos de auditora de certificacin y revisin de los procedimientos obligatorios (auditoras y fallas en la prestacin del servicio). Revisin del plan de auditora y aclaracin de dudas Presentacin de los avances de los planes de mejoramiento de los riesgos presentados por los riesgos de auditoras (primera etapa). Validacin y aprobacin de los procedimientos obligatorios. Aclaracin de dudas para la auditora de certificacin. Revisin tareas pendientes en el mdulo de acciones Verificar avances en cada uno de los numerales de la norma para cada Macroproceso establecido en el plan de auditora del ICONTEC. taller de refuerzo para la recepcin de la auditoria por parte del proceso adquisicin de bienes y servicios Aclaracin de dudas sobre proceso Planeacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin de Bienestar Universitario, para la recepcin de la auditora. Estado de preparacin en la que se encuentra cada una de las sedes para la Auditoria, en segunda etapa a realizarse a partir del 12 de marzo. Presentacin y apertura auditora Macroproceso Extensin en el Nivel Nacional RESPONSABLE Coordinacin General UN SIMEGE Coordinacin General UN SIMEGE
14/02/2012 15/02/2012 15/02/2012 22/02/2012 22/02/2012 29/02/2012 1/03/2012 9/03/2012 5/03/2012 7/03/2012 12/03/2012
Alba Esther Villamil Directora Nacional de Personal Coordinacin General UN SIMEGE Coordinacin General UN SIMEGE Direccin Nacional de Extensin Adriana Rodrguez Analista Coordinacin General UN - SIMEGE Yully Quiroga Coordinadora General Un SIMEGE Liliana Daz Poveda Asesora GNFA Karol Colmenares Direccin Nacional de Bienestar Coordinacin General UN SIMEGE Direccin Nacional de Extensin
Fuente: Universidad Nacional de Colombia, Sede Amazona, UN-SIMEGE, corte a 16 de Marzo de 2012
Se incorpor en el SIMEGE electrnico la documentacin propia de cada uno de los Macroprocesos en la sede amazonia, la cual fue aprobada en las siguientes fechas:
Direccionamiento Institucional, dos (2) procedimientos con fecha de aprobacin 27/01/2012 Relaciones Interinstitucionales, un (1) procedimiento con fecha de aprobacin 27/01/2012 Comunicacin, cinco (5) procedimiento con fecha de aprobacin 27/01/2012 Investigacin, creacin artstica e innovacin, diez (10) procedimientos con fecha de aprobacin 16/02/2012 Formacin, dieciocho (18) procedimientos con fecha de aprobacin 17/02/2012 Extensin, seis (6) procedimientos con fecha de aprobacin 27/01/2012 Bienestar Universitario, cuatro (4) procedimiento del proceso "Planeacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin" con fecha de aprobacin 27/01/2012 Gestin de laboratorios, tres (3) procedimientos con fecha de aprobacin 16/02/2012 Gestin de la informacin, dos (2) procedimientos con fecha de aprobacin 16/02/2012 Avance en los cinco (5) procesos que recibieron la auditora de certificacin:
4. SEGUIMIENTO Y AUTOEVALUACIN DEL SISTEMA 4.1. SEGUIMIENTO Y EVALUACIN POR PARTE DE LA OFICINA NACIONAL DE CONTROL INTERNO Y EL COMIT NACIONAL DE CONTROL INTERNO Presentacin al Comit Nacional de Control Interno. Como parte del seguimiento y evaluacin trimestral realizada al Proyecto de Inversin UN-SIMEGE III Etapa, la profesora Beatriz Snchez Vicerrectora General de la Universidad, realiz la presentacin del primer informe trimestral consolidado del ao 2012, ante el Comit Nacional de Control Interno el da 27 de enero. Ver ANEXO Presentacin Comit Nal de C. Interno, en la carpeta evaluacin sobre la marcha. 4.2. REUNIN DE COORDINADORES DE SUBPROYECTOS Se llev a cabo una videoconferencia con los Delegados BPUN de todas las Sedes el da mircoles 21 de Marzo, con el fin de presentar un balance general del reporte del IV trimestre de 2011, los lineamientos BPUN para el reporte I Trim 2012 y aclaracin de dudas u observaciones para el reporte I Trim de 2012. Adems se realizaron dos reuniones por videoconferencia en los meses de enero y febrero de 2012, y una reunin presencial en la sede de Caribe en Marzo de 2012, con el Comit tcnico nacional de gestin ambiental, en el marco del Subproyecto UN-SIMEGE Responsabilidad Ambiental.
5. REPORTE DE EJECUCIN PRESUPUESTAL. 5.1. Reporte de Ejecucin Presupuestal consolidado a Nivel Nacional y Sedes por rubros y por objetivos A continuacin se presenta el consolidado de ejecucin presupuestal a nivel general del proyecto, donde se presenta tanto la ejecucin por rubros presupuestales como por Subproyecto a I Trimestre del 2012. (Para mayor detalle ver ANEXO Reporte de Ejecucin Presupuestal consolidado a Nivel Nacional y Sedes por rubros y por objetivos en digital, en la carpeta Ejecucin Presupuestal).
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA VICERRECTORIA GENERAL PROYECTO SISTEMA DE MEJOR GESTIN - UN SIMEGE III ETAPA
INFORME CONSOLIDADO EJECUCION GASTOS DE INVERSION 1er. Trimestre 2012 y EXCEDENTES FINANCIEROS- RECURSOS NACION
BPUN 2012
APROPIACIN Y EJECUCIN GASTOS DE INVERSION - APORTES DE LA NACIN SEDES APROPIACION TOTAL % SALDO X % NO INICIAL 2012 EJECUTADO A EJECUTADO EJECUTAR DE EJECUTADO A MARZO 16 DE 2012 2012 2012 2012 C D E B
NIVEL NACIONAL BOGOTA

MEDELLIN MANIZALES PALMIRA CARIBE AMAZONIA ORINOQUIA TOTAL
1.434.620.694 633.515.105 364.330.400 268.383.970 155.488.623 65.350.420 78.828.000 64.100.000 3.064.617.212
527.862.068 239.824.402 69.379.773 127.175.000 0 32.414.499 23.617.808 14.328.000 1.034.601.550
37% 38% 19% 47% 0% 50% 30% 22% 34%
906.758.626 393.690.703 294.950.627 141.208.970 155.488.623 32.935.921 55.210.192 49.772.000 2.030.015.662
63% 62% 81% 53% 100% 50% 70% 78% 66%
Elabor: Nelson Rodrguez - UN SIMEGE/ Vicerrectoria general Fuente: Ficha QUIPU a Marzo 16 de 2012
50% 45%
40%
47%
50%
37%
38% 34% 30% 22%
35% 30%
25%
25%
19%
20% 15% 10% 5%

0%
NIVEL NACIONAL BOGOTA MEDELLIN MANIZALES PALMIRA CARIBE AMAZONIA ORINOQUIA TOTAL
0%
NIVEL NACIONAL CARIBE
BOGOTA AMAZONIA
MEDELLIN ORINOQUIA
MANIZALES
PALMIRA TOTAL
El proyecto a Marzo 16 de 2012, tiene una ejecucin de $ 1.034.601.550 correspondiente a un 34% del ao 2012. El Nivel Nacional y las Sedes Bogot, Manizales, Caribe y Amazona reportaron una ejecucin superior al 25% y las Sedes Medelln, Palmira y Orinoquia presentaron una ejecucin menor al 25%. 5.2. Herramienta de control UN-SIMEGE. En el marco del Plan de Mejoramiento de la Contralora vigencia 2010, se postul una actividad para realizar control de las ODC y ODS de UN-SIMEGE. Accin de Mejoramiento: Establecer herramientas de control, para los interventores del Proyecto UN-SIMEGE tanto a Nivel Nacional como a las diferentes Sedes, en las ODS y ODC, con el fin de mitigar la ocurrencia de errores en los informes y facilitarle al interventor de los contratos bajo su supervisin, una herramienta de fcil consulta, referente a las fechas de legalizacin de los contratos, as como su inicio y ejecucin en las contrataciones vigentes. Propsito de la Accin de Mejora: Generar alertas para el seguimiento de las Ordenes contractuales de Servicio y Compra, que indiquen fechas de legalizacin de las rdenes y su finalizacin. Se elabor e implement un cuadro de control al seguimiento de rdenes contractuales de Servicio y Compra, tanto en el Nivel Nacional como en todas las Sedes. A travs del presente informe se realiz el segundo seguimiento a esta herramienta. ANEXO Control ODS y ODC Mar. 2012 Sedes en la carpeta Ejecucin Presupuestal.

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VICERRECTORA GENERAL

Bogot, Abril 16 de 2012 Universidad Nacional de Colombia

UN SIMEGE- III Etapa, Informe de avance I TRIMESTRE 2012

UN SIMEGE- III Etapa, Informe de avance I TRIMESTRE 2012

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UN SIMEGE- III Etapa, Informe de avance I TRIMESTRE 2012

1. Contribuir a la construccin del subsistema de direccionamiento estratgico de la Univ ersidad Nacional.

UN SIMEGE- III Etapa, Informe de avance I TRIMESTRE 2012

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Consolidacin y clasificacin de las solicitudes y sugerencias. Solicitudes de Buentrmite I Trim de 2012:

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Formacin de Auditores Internos 2011

Nacional Bogot Medelln Manizales Palmira TOTAL

Nacional Bogot Medelln Manizales 7 3 6 9 3 4 0 9 3 7 0 1 5 3 28 0 0 2 0 0 16 6 31 0 15 21 0 1

PORCENTAJE 20% 9% 36% 0% 15% 16% 3% 1%

Cultura de Modelos mentales Mejor Gestin Olimpiadas de autocontrol

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142 62 0 9 133 281 227 334 907

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INDICADOR: % EG que aplicaron encuestas con resultados satisfactorios

Nacional +SPN Bogot Medelln Manizales Palmira

83% 72% 54% 96% 100%

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Fuente: Universidad Nacional, Coordinacin General UN-SIMEGE, I Trim 2012.

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2. Consolidacin de la gestin del mejoramiento.

1.3. BUEN GOBIERNO 1.3.1. Rendicin de Cuentas en el ao 2012 sobre el ao 2011:

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3. Implementacin de un subsistema de buen gobierno para la comunidad.

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Fuente: Universidad Nacional de Colombia, GNFA, corte a 16 de Marzo de 2012

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, GNFA, corte a 16 de Marzo de 2012

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4. Mejoramiento de la gestin financiera y administrativ a.