Sunteți pe pagina 1din 227

EXCEL Cursul III-RPB-IT-051-03

Obiective
Cum s creezi legturi ntre foi de calcul i regitri de calcul Cum s creezi subtotaluri Cum s divizezi i s nghei foile de calcul Cum s validezi informaia Cum s protejezi regitri de lucru Cum s lucrezi cu funciile Excel Cum s creezi i s modifici diagrame Cum s creezi propriile bare de unelte Cum s verifici ortografia Descriere
Acesta este un curs mai amplu n care vei nva o mulime de noi cunotine care urmeaz s fie i aprofundate. Vei nva, spre exemplu, cum s creezi legturi ntre foile de calcul i s utilizezi aceste legturi, vei nva s apelezi i s utilizezi formulele importante din Excel cum ar fi SUM, AND, OR, LOOKUP, IF precum i funciile financiare FV i PMT, vei nva s creezi diagrame proprii, s le modifici i s le tipreti, vei nva s-i creezi propriile bare de unelte i s lucrezi cu bara Drawing, vei nva s-i creezi stiluri, s le aplici i s le modifici.

Cerine finale
La sfritul acestui curs va trebui s tii urmtoarele: S lucrezi cu funciile de baz din Excel; S creezi diagrame; S-i creezi propriile bare de instrumente; S tii s verifici ortografia foii de calcul;

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


S creezi i s aplici stiluri.

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Lecia 1
Obiective
S creezi legturi ntre foi de calcul i ntre foi de calcul i fiiere S creezi subtotaluri S divizezi i s nghei foi de calcul S validezi informaiile S protejezi regitri de calcul i foi de calcul S lucrezi cu funciile cele mai uzuale din Excel

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Modurile de vizualizare a foii de calcul pot fi controlate de ctre utilizator. Controlul asupra modurilor de vizualizare nseamn posibilitatea de a stabili ce anume s fie vizibil pe foaia de calcul la un moment dat i ce foaie de calcul s fie vizibil la un moment dat. Poi imobiliza pe ecran o linie de titluri de coloan pentru simplitatea introducerii datelor sau poi ascunde o coloan sau o linie de informatii confideniale. Poi comuta ntre ferestrele regitrilor de calcul prin plasarea lor alturat sau una n spatele celeilalte

COMUTAREA NTRE REGITRII DE CALCUL DESCHII


Pentru a comuta ntre ferestrele regitrilor de calcul activi utilizeaz una din metodele: Deschide meniul Windows i alege numele registrului din list; Execut click pe butonul aferent din bara de taskuri;

Apas combinaiile de taste CTRL+F6 sau CTRL+TAB ca s treci la urmtorul registru; Apas combinaiile de taste CTRL+SHIFT+F6 sau CTRL+SHIFT+TAB ca s revii la registrul anterior; Poi vizualiza, de asemenea, mai muli regitri de calcul simultan, fiecare n propria fereastr. Acest lucru l poi realiza dac execui secvena Windows\Arrange... i apoi, din caseta de dialog care se deschide, poi alege:

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Tiled va aranja i redimensiona ferestrele regitrilor de calcul deschii astfel nct acestea s fie aranjate alturat att pe orizontal ct i pe vertical.

Horizontal permite aranjarea ferestrelor alturat, pe orizontal.

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Vertical permite aranjarea alturat, pe vertical, a ferestrelor.

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Cascade permite aranjarea ferestrelor n cascad.

Windows of activ workbook permite numai afiarea ferestrei registrului activ. Obs. Este bine s utilizezi facilitatea de aranjare a ferestrelor de lucru pentru cel mult trei regitri de calcul deschii la un moment dat, pentru ca fiecare fereastr s ofere spaiu suficient de vizualizare.

IMOBILIZAREA COLOANELOR I A RNDURILOR


Partea cea mai des imobolizat a unei foi de calcul este linia cu titlurile de coloane din partea de sus a listei. Imobiliznd aceast linie poi vedea ce reprezint datele din celule atunci cnd derulezi lista. Imobilizarea pstreaz titlurile pe ecran indiferent cte nregistrri conine lista. Pentru a imobiliza linii i coloane ntr-o list trebuie s parcurgi paii: Execut click pe celula care se situeaz imediat sub rndul care se dorete imobilizat i la dreapta coloanei care se dorete imobilizat. Execut secvena Windows\Freeze Panes (Imobilizare panouri). Aceast secven are ca rezultat imobilizarea rndurilor de deasupra celulei selectate i a coloanelor din dreapta aceleiai celule. Dac doreti s renuni la imobilizare ntr-o foaie de calcul trebuie s execui secvena Windows\Unfreeze Panes (Anulare imobilizarea panouri).

Coloane imobilizate Rnd imobilizat

Celula selectat

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII MPRIREA ECRANULUI
mprirea ecranului Excel i permite s vezi simultan dou sau patru pri distincte ale aceleai foi de calcul. Aceast caracteristic este util la compararea datelor dintr-o foaie de calcul sau atunci cnd trebuie s mui sau s copiezi informaii n interiorul aceleiai foi de calcul. Prin mprirea ecranului pot apare dou sau patru zone de vizualizare. Pentru fiecare dintre aceste zone de vizualizare poi derula seciunea pe care o afieaz. Pentru a mpri o foaie de calcul n patru zone de vizualizare trebuie s parcurgi paii: Selecteaz celula deasupra i n stnga creia se va plasa marcajul de mprire a ecranului Execut secvena Windows\Split. Foaia de calcul are, acum, dou sau patru bare de derulare care i permit s parcurgi n sus, n jos sau spre dreapta fiecare seciune de ecran Obs. n cazul n care ecranul este mprit n patru, cele patru panouri vor fi derulate n pereche. Cnd foaia de calcul se deruleaz sus-jos cele dou panouri superioare se vor derula simultan. Cnd foaia de calcul se deruleaz stnga-dreapta cele dou panouri din stnga se deruleaz simultan.

Deplasarea barelor de mprire i permite s mreti sau s micorezi oricare dintre seciuni. Ca s mui o bar de derulare este suficient s te deplasezi deasupra ei cu cursoul mouse-ului i s atepi pn ce acesta se transform ntr-o sgeat cu dou capete pentru mprirea n dou seciunea i ntr-o cruce cu patru sgei n capete pentru mprirea ecranului n patru seciuni.

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Pentru a anula mprirea ecranului poi alege una din metodele: Execut secvena Windows\Remove Split. Execut dublu click pe o bar de mprire ca s o elimini. Trage una din barele de mprire n afara foii de calcul.

CREAREA AUTOMAT A SUBTOTALURILOR


De multe ori, atunci cnd creezi o list, este necesar s efectuezi subtotaluri pentru diferitele categorii de date coninute.Subtotalurile pot fi calculate folsind funciile SUM, COUNT, MIN, MAX i altele. Pentru a aduga subtotaluri unei liste trebuie s parcurgi paii: 1. Sorteaz lista (i, eventual, filtreaz-o) i apoi selecteaz nregistrrile. Cheia de sortare pe care o utilizezi trebuie s fie aceeai cu cea pe care intenionezi s o foloseti n cmpul At each change in (La fiecare modificare n) din caseta de dialog Subtotal. Not: Dac lista este nconjurat de linii i coloane goale, atunci Excel va selecta automat datele pentru subtotal n cazul n care celula activ este oriunde n interiorul listei 2. Execut secvena Data\Subtotals. 3. n caseta de dialog Subtotal trebuie s stabileti criteriul pentru crearea subtotalurilor, funcia folosit i ali parametri de care doreti s se in cont.

n cmpul At each change in trebuie s selectezi din list titlul care determin criteriul dup care vrei s efectuezi subtotalurile. n cmpul Use function trebuie s selectezi din list funcia cu care vrei ca aplicaia Excel s calculeze subtotalurile.

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

AVERAGE media valorilor COUNT numr valorile numerice COUNTA numr toate valorile MAX - ntoarce valoarea maxim MIN - ntoarce valoarea minim PRODUCT nmulete valorile i ntoarce produsul STDEV estimeaz abaterea standard pe baza unui eantion STDEVP calculeaz abaterea standard pe baza ntregii populaii date SUM adun valorile VAR calculeaz dispersia pe baza unui eantion VARP - calculeaz dispersia pe baza ntregii populaii n cmpul Add subtotal to trebuie s selectezi coloana sau coloanele pentru care vrei s se afieze subtotalurile. Coloana se selecteaz executnd click n csua din faa titlului de coloan. Opiunea Replace current subtotals (nlocuirea subtotalurilor existente) o foloseti atunci cnd doreti s nlocuieti subtotalurile existente folosind o nou funcie. Opiunea Page break between groups (Sfrit de pagin ntre grupuri) permite saltul la o pagin nou pentru fiecare subtotal, mpreun cu nregistrrile aferente. Opiunea Summary below data (nsumare sub date) i permite s plasezi subtotalurile deasupra domeniului, dac nu este selectat, sau sub domeniu dac este selectat.

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Obs. Poi crea mai multe subtotaluri aflate n raport de subordonare ntre ele folosind funcii diferite i aplicnd de mai multe ori funcia Subtotals dar deselectnd de fiecare dat opiunea Replace current subtotals. Pentru a renuna la subtotalurile create apas butonul Remove All.

FUNCII DE BAZ N PROGRAMUL EXCEL


Funciile sunt formule ncorporate care efectueaz anumite calcule matematice complexe. Utilizatorul introduce numele funciei i argumentele cerute de funcie iar programul Excel efectueaz calculele. Programul Excel pune la dispoziie o gam larg de funcii care au denumiri specifice, cum ar fi SUM, AVERAGE sau LOOKUP dar numele funciilor trebuie scrise corect, altfel programul Excel nu le recunoate. Pentru a uura munca utilizatorului Excel pune la dispoziie o caset de dialog care ajut la scrierea corect a numelor funciilor i la completarea argumentelor necesare efecturii acestora.

CASETA DE DIALOG PASTE FUNCTION


Cea mai uoar cale de a utiliza o funcie ntr-o formul este de a apela caseta Paste Function (Lipere funcie). Pentru a accesa aceast caset poi s apei butonul Paste Function din bara standard sau execut secvena Insert\Function. Se deschide caseta de dialog Paste Function care are urmtoarea componen:

10
Descriere funcie Buton de ajutor

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Function category (Categoria funciei) permite mprirea funciilor Excel n categorii pe care le gseti descrise n tabelul care urmeaz: Categorie Most Recently Used All Financial Date&Time Math&Trig Statistical Lookup&Reference Database Text Logical Information User Defined Descriere Lista funciilor pe care le-ai utilizat cel mai recent Lista tuturor funciilor recunoscute de programul Excel Lista funciilor financiare Lista funciilor care permit calculul valorilor de dat i or Lista cu toate funciile matematice i trigonometrice recunoscute de Excel Lista funciilor statistice care permit calculul mediilor aritmetice, calculul derivaiei standard, etc. Lista funciilor care caut valori Lista funciilor care caut sau calculeaz valori ntr-o list sau baz de date Lista funciilor care pot fi folosite cu text sau etichete Lista funciilor logice (IF, AND, OR, etc.) Lista funciilor care returneaz informaii despre valori i despre foaia de lucru Lista funciilor personalizate pe care tu le-ai creat

Function name (Numele funciei) conine listele cu funciile aferente fiecrei categorii. n partea de jos a casetei regseti o scurt descriere a funciei selectate.

Butonul i permite s apelezi la ajutor pentru a primi mai multe informaii despre funcia selectat. n momentul n care ai selectat o funcie din cmpul Function name se deschide o caset care se numete Formula Pallette (Paleta de formule) care permite introducerea argumentelor pentru funcia selectat.

11

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

argumente

butonul Collapse Dialog

butonul de ajutor

descrierea argumentului

Pentru a completa paleta de formule pentru o funcie trebuie s execui paii: 1. Execut click n caseta primului argument. 2. Dac argumentul cere referine de celul, execut click sau selecteaz celulele care conin argumentele din foaia de calcul. n caz contrar introdu valorile argumentului de la tastatur. 3. Dup ce ai adugat toate argumentele necesare execut click pe OK. Not: Paleta de formule caseta de dialog n care introduci argumentele funciei poate fi deplasat oriunde pe foaia de lucru astfel nct s nu te mpedice s vizualizezi cmpurile care conin argumentele. Obs. Pentru a reduce paleta de formule n aa fel nct s nu acopere celulele pe care vrei s le selectezi din foaia de calcul execut click pe butonul Collaps Dialog . Pentru a reafia paleta de formule i a continua construcia funciei execut click pe butonul Expand Dialog (aflat n captul din dreapta al casetei de argumente redus). Pentru a scrie o formul ntr-o celul trebuie s parcurgi paii: 1. Execut click n celula n care doreti s fie afiat rezultatul formulei.

2. n bara de instrumente, execut click pe butonul Paste Function . Va aprea caseta Paste Function. 3. Execut click pe categoria de funcii, din cmpul Function category, din care face parte funcia dorit i, apoi, execut dublu click pe funcie n cmpul din dreapta, Function name. Dac nu tii n ce categorie se afl funcia dorit execut click pe categoria All (Toate) i, din lista cu funciile ordonate alfabetic, alege funcia dorit. Se va deschide paleta de formule (Formula Pallette) care te ajut s completezi funcia. 4. Execut click n caseta primului argument. 5. Dac argumentul cere referine de celul, execut click sau trage peste celulele care conin argumentele din foaia de calcul. 6. Dup ce ai adugat toate argumentele necesare execut click pe OK. Funcia este construit.

12

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Obs. Dac introduci semnul egal ntr-o celul caseta Name din stnga barei de formule primete numele Function i devine o list derulant cu cele mai recent utilizate funcii. Dac execui click pe o funcie din aceast list va aprea paleta de formule pentru respectiva funcie. Dac funcia pe care o doreti nu este cuprins in aceast list execut click pe opiunea More Functions... pentru a deschide caseta Paste Function.

FUNCII UTILE
n acest capitol vor fi prezentate cteva dintre cele mai utilizate funcii Excel, i anume: MIN, MAX, AVERAGE, SUBTOTAL, COUNT, COUNTA, AND, OR, NOT, NOW, TODAY, DATE, SUM. Funcia MIN Funcia MIN(number1; number2;...) ntoarce valoarea cea mai mic, sau minimul, dintr-un domeniu de numere. Dac toate valorile se situeaz pe o coloan, cea mai simpl metod de aflare a minimului este de a sorta coloana. Dac este vorba de un domeniu, atunci funcia MIN este mai util. Pentru a afla valoarea minim de pe un domeniu trebuie s parcurgi paii: 1. Execut click n celula n care vrei s plasezi formula. 2. Activeaz caseta Paste Function. 3. Execut click pe categoria Statistical. 4. Din cmpul Function name alege funcia MIN. 5. Se deschide caseta aferent funciei selectate unde trebuie s completezi argumentele sau domeniul al cror minim vrei s-l gseti.

13

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

6. Execut click pe cmpul Number1, terge orice valoare care apare n acest cmp i selecteaz prin tragere sau prin selectare discontinu domeniul de celule sau celulele care conin argumentele. 7. Apas butonul OK. Funcia MAX Funcia MAX (number1; number2;) este opusul funciei MIN i lucreaz n acelai fel: descoper cea mai mare valoare dintrun domeniu selectat. Pentru a afla valoarea maxim a unui domeniu trebuie s parcurgi paii: 1. Execut click n celula n care doreti s introduci funcia. 2. Execut click pe butonul Paste Function de pe bara standard. 3. Execut click pe categoria Statistical. 4. Din cmpul Function name alege funcia Max. 5. Se deschide caseta aferent funciei selectate unde trebuie s completezi argumentele sau domeniul al cror maxim vrei s-l gseti.

14

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

6. Execut click pe cmpul Number1, terge orice valoare apare n acest cmp i selecteaz prin tragere sau prin selectare discontinu domeniul de celule sau celulele care conin argumentele. 7. Apas butonul OK. Funcia AVERAGE Funcia AVERAGE number1; number2;...) este o functie comun i uor de utilizat. Rezultatul acestei funcii este media aritmetic a argumentelor din domeniul selectat. Este bine de tiut c rezultatul returnat de aceast funcie este mult mai corect dect dac ai aduna argumentele respective i le-ai mpri la numrul lor deoarece dac, la un moment dat, o celul nu are valoare numeric, prin aceast metod se interpreteaz valoarea 0 pentru aceast celul. Funcia AVERAGE adun celulele din domeniul selectat i mparte valoarea la numrul de celule fr a lua n calcul celulele goale.
Celul fr coninut

15
Valoare corect calculat cu AVERAGE Valoare incorect calculat cu formula din bara de formule

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Pentru a scrie o formul care s conin funcia AVERAGE trebuie s parcurgi paii: 1. 2. 3. 4. Execut click n celula n care doreti s introduci funcia. Execut click pe butonul Paste Function de pe bara standard. Execut click pe categoria Statistical. Din cmpul Function name alege funcia Average.

Se deschide caseta aferent funciei selectate unde trebuie s completezi argumentele sau domeniul a cror medie vrei s o gseti. 5. Execut click pe cmpul Number1, terge orice valoare apare n acest cmp i selecteaz prin tragere sau prin selectare discontinu domeniul de celule sau celulele care conin argumentele. 6. Apas butonul OK. Funcia SUBTOTAL Funcia SUBTOTAL(function_num;ref1;...) este util, n special, pentru calcularea valorilor dintr-o list filtrat deoarece folosete numai celulele vizibile dintr-un domeniu. Dac foloseti funcia SUM sau AVERAGE, n calcul este utilizat ntregul tabel n loc de nregistrrile afiate cu un filtru. Funcia SUBTOTAL poate efectua mai multe operaii diferite, n funcie de argumentele introduse. Argumentul function_num este un numr care determin operaia specific ce va fi efectuat pentru funcia SUBTOTAL. n tabelul urmtor sunt specificate argumentele function_num posibile pentru funcia SUBTOTAL precum i operaiile lor corespunztoare.

Argument 1 2 3 4

Operaie executat AVERAGE media valorilor COUNT numr valorile numerice COUNTA numr toate valorile MAX - ntoarce valoarea maxim

16

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

5 6 7 8 9 10 11

MIN - ntoarce valoarea minim PRODUCT nmulete valorile i ntoarce produsul STDEV estimeaz abaterea standard pe baza unui eantion STDEVP calculeaz abaterea standard pe baza ntregii populaii date SUM adun valorile VAR calculeaz dispersia pe baza unui eantion VARP - calculeaz dispersia pe baza ntregii populaii

Pentru a utiliza funcia SUBTOTAL trebuie s parcurgi paii: 1. Execut click ntr-o celul de sub lista n care vrei s afiezi rezultatul formulei i apoi execut click pe butonul Paste Function. 2. n categoria All sau Math&Trig execut dublu click pe funcia SUBTOTAL. Va aprea caseta de dialog SUBTOTAL.

3. n cmpul Function_num introdu numrul funciei pe care doreti s o utilizezi, conform tabelului anterior. 4. n cmpul Ref1 introdu domeniul de calculat. 5. Execut click pe OK.

Domeniul selectat Argumentul funciei AVERAGE

Media vnzrilor pe anul 2001 calculat cu ajutorul funciei SUBTOTAL

17

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Funciile COUNT, COUNTA, COUNTBLANK Aceste funcii returneaz numrul de valori dintr-un domeniu care ndeplinesc toate criteriile ncorporate n funcie. Funcia COUNT (range) returneaz numrul de valori numerice dintr-un domeniu i ignor toate celelalte tipuri de valori i celulele goale. Funcia COUNTA (range) returneaz toate valorile nenule dintr-un domeniu (dac ai de numrat valori tip text poi folosi aceast funcie). Funcia COUNTBLANK (range) returneaz numrul tuturor celulelor goale dintr-un domeniu. Aceste funcii sunt cel mai des utilizate n combinaie cu alte funcii. Valoarea returnat de funcia imbricat1 devine argumentul celeilalte funcii. Ca s utilizezi aceste funcii n interiorul altora, introdu funcia n locul argumentului a crui valoare o furnizeaz. Procedura pentru introducerea unei astfel de funcii este cea standard prezentat n capitolul Caseta de dialog PASTE FUNCTION.

Funciile AND, OR, NOT

Funciile AND, OR, NOT sunt funcii logice i se utilizeaz mpreun cu alte funcii, incluse n alte formule. Fiecare dintre ele returneaz valorile True sau False iar formula care include funcia logic folosete aceast valoare pentru a-i continua calculul. Aceste funcii pot fi gsite n categoria Logical a casetei Paste Function. Funcia AND (logical1;logical2;...)

Combinarea mai multor funcii se numete imbricare.

18

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


verific dac toate argumentele sale au valoare True; n caz afirmativ funcia returneaz valoarea True. Este suficient ca una din condiii s nu fie ndeplinit i atunci funcia returneaz valoare False.

Funcia OR (logical1;logical2;...) verific dac oricare dintre argumentele sale are valoare True; n caz afirmativ funcia returneaz valoarea True. Dac nici una din condiii nu este ndeplinit atunci funcia returneaz valoarea False.

19

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Funcia NOT (logical) inverseaz rezultatul verificrii ndeplinirii unei condiii. Dac condiia nu este ndeplinit funcia ntoarce valoarea True; n caz contrar funcia returneaz valoarea False.

Funciile logice sunt puin folosite solitar. n cele mai multe cazuri fac parte dintr-o formul mai complex. Funciile NOW i TODAY Funcia NOW returneaz data i ora curent iar funcia TODAY returneaz numai data curent. Aceste funcii nu au argumente. Pentru a le utiliza selecteaz-le din caseta Paste Function din categoria Date&Time dup ce ai selectat, n prealabil celula n care doreti s regseti aceast informaie.

Funcia SUM Funcia SUM (number1,number2,...) Adun toate valorile dintr-o zon de celule sau/i valori neadiacente. Aceast funcie poate avea pn la 30 de argumente a cror valoare doreti s o totalizezi.

20

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Dac argumentele funciei conin numere, valori logice, reprezentri tip text ale unor numere, toate introduse direct n cmpul argument, atunci toate aceste argumente sunt adunate. Exemplu: SUM(3, 2) are ca rezultat valoarea 5. SUM(3, 2, TRUE) are ca rezultat valoarea 6 deoarece valoarea tip text este convertit n numr i valoarea logic TRUE este translatat n valoarea numeric 1. Dac argumentul funciei este un domeniu de celule, numai numerele din acest domeniu sunt adunate. Celulele goale, valorile logice sau tip text sau valorile de eroare sunt ignorate. Exemplu: Dac celula A1 conine 3 iar celula B1 conine TRUE atunci SUM(A1 ,B1, 2) are ca rezultat valoarea 2 deoarece referinele la valori nenumerice nu sunt transformate (se transform numai datele scrise direct n formul nu i coninutul referinelor din formul). Funcia DATE Funcia DATE (year,month,day) returneaz numrul serial ce reprezint o anumit dat calendaristic. Programul Excel stocheaz datele calendaristice ca i numere seriale. Acest program lucreaz cu dou sisteme de date, i anume: Sistemul de dat 1900 care ncepe calcularea datelor cu 1 ianuarie 1900 (primete valoarea serial 1) i termin cu 31 decembrie 9999 (primete valoarea serial 2958465). Sistemul de dat 1904 care ncepe calcularea datelor cu 2 ianuarie 1904 (primete valoarea serial 1) i i termin cu 31 decembrie 9999 (primete valoarea serial 2957003). Exemplu: pentru sistemul de dat 1900, data 1 ianuarie 1998 va fi stocat ca i numrul serial 35796 deoarece este a 35.795-a zi dup 1 ianuarie 1900. pentru sistemul de dat 1904, aceeai dat va fi stocat ca i numrul serial 34334.

Argumentul YEAR poate avea patru cifre. Excel interpreteaz argumentul YEAR n funcie de sistemul de dat utilizat. Implicit, Excel folosete sistemul 1900.

21

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Pentru sistemul 1900: Dac anul este ntre 0 i 1899, Excel adaug valoarea la 1900. Pentru DATE(1547, 1, 1) Excel ntoarce data 1 ianuarie 3447 (1900+1547) sau numrul serial 565.032. Dac anul este mai mic dect 0 sau 10.000 Excel returneaz valoarea de eroare #NUM. Argumentul MONTH este un numr care reprezint luna din an. Dac argumentul MONTH este mai mare dect 12, diferena de numr de luni este tre pentru anul urmtor. Pentru DATE(1998, 14, 2) numrul serial returnat va fi aferent datei de 2 februarie 1999. Argumentul DAY este un numr reprezentnd numrul de zi din lun. Dac argumentul DAY este mai mare dect numrul de zile specific lunii respective, diferena este tre pe luna urmtoare. Pentru DATE(1998, 1, 35) este returnat numrul serial reprezentnd data de 4 februarie 1998.

PROTEJAREA DATELOR
Pentru a preveni accidentele nedorite ntr-un registru de calcul este bine s l protejezi. Pot fi protejate att celulele singure ct i domeniile, formulele din foaia de calcul i chiar ntreg registrul de calcul. ATENIE: Cu toate c poi proteja celulele dintr-o foaie de calcul, dac exist informaii vitale ascunse sau protejate, utilizatorii avansai n Excel pot sparge protecia i expune datele ascunse. Singura modalitate de a-i proteja informaiile vitale este protejarea ntregului registru de calcul astfel nct s fie necesar o parol pentru a-l deschide.

PROTEJAREA CELULELOR SELECTATE DINTR-O FOAIE DE CALCUL


Cel mai obinuit motiv pentru protejarea celulelor este prevenirea tergerii sau alterrii accidentale a unor informaii cum ar fi formulele, care asigur calcule vitale pentru foaia sau registrul de calcul. Pentru protejarea celulelor unei foi de calcul trebuie s parcurgi paii: 1. Selecteaz ntreaga foaie de calcul. 2. Execut secvena Format\Cells. 3. Din caseta Format Cells execut click pe fia Protection i deselecteaz opiunea Locked. aceast opiune nu are efect dect dac este protejat ntreaga foaie de calcul. Deselectarea acestei opiuni i permite s blochezi acele celule sau domenii care te intereseaz. 4. Dac este necesar, ascunde coninutul celulei sau domeniului validnd i opiunea Hidden.

22

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

5. Execut OK. 6. Selecteaz domeniul pe care vrei s-l protejezi. 7. Execut secvena Format\Cells. 8. Selecteaz opiunea Locked de pe fia Protection pentru domeniul selectat. 9. Execut secvena Tools\Protection\Protect Sheet. Va aprea caseta Protect Sheet care i va permite s introduci o parol pentru protejarea foii de calcul. Pentru a ascunde formule ntr-o foaie de calcul trebuie s parcurgi paii anteriori dar n caseta Format Cells alege opiunea Hidden n loc de Locked.

PROTEJAREA CU PAROL A UNUI REGISTRU DE CALCUL


Protecia cu parol a unui registru de calcul este singura cale sigur de protejare a informaiei. Un registru de calcul cruia i s-a aplicat o parol va putea fi deschis numai de ctre un utilizator care cunoate parola. Pentru a proteja un registru de calcul cu o parol trebuie s parcurgi paii: 1. Cu registrul de calcul activ execut secvena File\Save As. 2. n caseta de dialog Save As execut click pe butonul Tools pentru a deschide meniul derulant de unde alegi General Options (Opiuni generale). 3. n caseta Save Options introdu parola n cmpul Password to open (Parol pentru deschidere). Nici un utilizator care nu cunoate parola nu poate deschide fiierul.

4. Dac doreti s creezi o parol diferit pentru editarea registrului de calcul, introdu parola respectiv n cmpul Password to modify. Cu aceast opiune utilizatorul va putea doar s deschid fiierul nu s-l i modifice. 5. Pe lng opiunile de parolare mai poi selecta i urmtoarele:

23

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Always create backup (Se creaz totdeauna o copie de rezerv) permite crearea unei copii de siguran ori de cte ori registrul de calcul este salvat. Read-only recommended (Acces recomandat doar pentru citire). La deschiderea registrului de calcul utilizatorul este ntrebat dac dorete deschiderea doar pentru citire. Dac se alege Yes modificrile efectuate n registrul de calcul trebuie salvate sub un alt nume. 6. Dup ce ai configurat parametrii execut click pe OK. 7. n caseta de dialog Confirm Password reintrodu parola pentru verificarea corectitudinii ei. 8. Execut click pe OK pentru a nchide caseta de dialog Confirm Password i a reveni la caseta Save As.

9. Dac este necesar, precizeaz numele registrului i calea, dup care execut click pe Save. 10. Execut click pe Yes pentru a nlocui vechea versiune a registrului cu cea nou, protejat cu parol. Not: Protejarea unui registru de calcul se mai poate realiza i executnd secvena Tools\Protection\Protect Workbook..., far a fi, ns posibil, parolarea la modificare a registrului de calcul, ci numai parolarea pentru deschidere.

VALIDAREA DATELOR
Pentru a preveni introducerea eronat a datelor, Excel pune la dispoziie facilitatea de validare a datelor. Validarea i permite s aplici parametri asupra domeniilor sau celulelor, pstrnd informaiile ntre anumite limite. Pentru a aplica parametrii de validare unei liste, celule sau domeniu trebuie s parcurgi paii: 1. 2. Selecteaz zona n care vrei s aplici validarea. Execut secvena Data\Validation. Excel afieaz caseta Data Validation.

24

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

3. Din caseta de dialog care se deschide selecteaz fia Settings. n seciunea Validation criteria specific parametrii pentru acceptarea datelor introduse de utilizator. Din cmpul Allow alege tipul de dat. Pentru numere alege Whole number sau Decimal. Pentru a specifica date calendaristice sau ore alege Date sau Time. Din cmpul Data stabileti limitele superioare i/sau inferioare pentru date, depinznd de operatorul ales. Poi introduce valori, referine de celule sau formule. Semnificatia operatorilor este urmtoarea: Operator between not between equal not equal greater than less than Semnificaie Argumentul s fie ntre anumite valori Argumentul s nu fie ntre anumite valori Argumentul s aib o anumit valoare specificat Argumentul s nu aib o anumit valoare specificat Argumentul s fie mai mare dect o anumit valoare Argumentul s fie mai mic dect o anumit valoare

greater than or equal Argumentul s fie mai mare sau egal cu o anumit valoare to less than or equal to Argumentul s fie mai mic sau egal cu anumit valoare

Opiunea Ignore blank i permite s lucrezi cu celulele goale sau s faci referin la o celul care, iniial, este goal. Dac aceast opiune nu este

25

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


activ atunci celulele goale sunt interpretate ca i cnd ar conine valoarea zero. 4. Pentru a furniza un mesaj ctre utilizator ca s introduc date corecte selecteaz fia Input Message.

Ceea ce vei specifica n cmpul Title va aprea n bara de titlu a mesajului de avertizare.

Ceea ce vei specifica n cmpul Input message va aprea n caseta de mesaj. 5. Pentru a afia un mesaj cnd sunt introduse date eronate execut click pe fia Error Alert.

26

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Trebuie s fii atent ca opiunea Show error alert after invalid data is entered s fie bifat. Din cmpul Style alege un stil de avertizare: Stop sau Information . ,

Warning

n cmpul Title trebuie s introduci denumirea care vrei s apar n bara de titlu a casetei de avertizare. n cmpul Error message trebuie s introduci mesajul care vrei s fie afiat n caseta de avertizare. Textul introdus n aceast caset poate s aib maxim 255 de caractere. 6. Execut click pe OK.

27

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL RESTRICIONAREA INTRODUCERII DATELOR NTR-O CELUL, LA CONINUTUL UNEI LISTE
Pentru a restriciona datele dintr-o celul relativ la coninutul unei liste trebuie s parcurgi paii: 1. n aceeai foaie de calcul creaz lista de intrri pe o singur coloan sau pe un singur rnd. N u i n c l u de c e l u l e f r c o n i n u t n l i s t . 2. Selecteaz celulele crora vrei s le aplici restricii. 3. Execut secvena Data\Validation i execut click pe fia Settings. 4. Din cmpul Allow alege opiunea List. 5. n caseta Source introdu referina la domeniul care conine restriciile. 6. Pentru a afia un mesaj de eroare trebuie s te poziionezi pe fia Input Message sau pe fia Error Alert i s execui paii respectivi prezentai n capitolul Validarea datelor.

LIMITAREA NUMRULUI DE CARACTERE DINTR-O CELUL


Pentru a limita numrul de caractere introduse ntr-o celul trebuie s parcurgi paii: 1. Selecteaz celulele crora vrei s le aplici restricii. 2. Execut secvena Data\Validation i selecteaz fia Settings. 3. n cmpul Allow alege Text Length. 4. Din cmpul Data alege operatorul dorit i apoi specific limita maxim sau minim, sau ambele depinznd de operatorul ales. Pentru limite poi introduce valori, referine sau formule.

ANULAREA RESTRICIILOR
Pentru a anula restriciile impuse datelor i mesajele de eroare trebuie s parcurgi paii: 1. 2. Selecteaz celulele a cror restricii vrei s le anulezi. Execut secvena Data\Validation i selecteaz fia Settings.

Execut click pe butonul Clear All.

28

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

LEGAREA DATELOR
Pn n acest moment al cursului s-a fcut referire la date ce existau n mai multe locaii dar care nu erau legate ntre ele prin nici o conexiune 2. Copierea unei ntregi foi de calcul sau a unei seciuni a acesteia nu realizeaz i conexiuni ntre materialul surs i cel destinaie. Dac trebuie s copiezi materialul surs la o alt locaie i s pstrezi legturi ntre surs i destinaie, atunci trebuie s creezi legturi ntre acestea.

STABILIREA LEGTURILOR NTRE FOI SAU REGITRI DE LUCRU


Secvena Edit\Paste plaseaz coninutul copiat n zona de memorie Clipboard i, ulterior, ntre locaia surs i cea destinaie nu mai exist nici o legtur. Dac se execut secventa Edit\Paste Special se poate crea o legtur ntre regitrii surs i destinaie. Pentru a copia i a lega date ntre foile sau regitrii de calcul trebuie s parcurgi paii: 1. Atunci cnd copiezi ntre regitri trebuie s ai grij ca ambii regitri s fie deschii i salvai. 2. Selecteaz i copiaz coninutul surs din foaia de calcul surs. Acesta va deveni obiectul legat. 3. Treci n foaia de calcul destinaie, selecteaz celula din care vrei s nceap inserarea datelor legate i execut secvena Edit\Paste Special. 4. n caseta de dialog care se deschide selecteaz opiunile corespunztoare coninutului i formatrii pe care vrei s le incluzi n materialul de lipit. 5. Execut click pe butonul Paste Link (Lipire cu legtur). Dup ce ai efectuat o legtur, testeaz-o comutnd n celulele surs i modificnd coninutul lor. Verific apoi, destinaia i observ dac modificarea este reflectat. Cnd vizualizezi destinaia, n bara de formule poi observa legtura descriind locaia surs. Numele registrului de calcul apare n paranteze drepte, urmat de numele foii de calcul, iar toate aceste denumiri sunt nchise intre apostrofuri i urmate de semnul exclamrii (!) i de numele domeniului sau de referina de celul.

Numele registrului de calcul surs este vnzari 2001. Numele foii de calcul este ianuarie. Celula surs este G20.

O conexiune permite ca modificrile efectuate pe surs s fie reflectate i la destinaie.

29

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Actualizarea legturilor la un registru de calcul Atunci cnd deschizi un registru de calcul care conine legturi la ali regitri, i se va cere s actualizezi legturile adic s actualizezi destinaia astfel nct s reflecte orice modificare efectuat n surs

Pentru a actualiza o legtur ntre doi regitri de calcul trebuie s parcurgi paii: 1. n registrul destinaie execut secvena Edit\Links pentru a deschide caseta de dialog Links. Obs. Legturile pot fi editate doar din registrul destinaie. 2. n caseta de dialog Links execut click pe legtura pe care vrei s o actualizezi din lista Source file.

3. 4.

Execut click pe butonul Update Now. Execut click pe OK.

Redirecionarea legturilor Dac redenumeti un registru de calcul surs la care sunt legai ali regitri, legtura se ntrerupe. Pentru a repara legtura ntrerupt i a o redireciona trebuie s te situezi n registrul destinatie. Execut secvena Edit\Links Execut click pe butonul Change Source... (Modificare surs) i alege fiierul corespunztor din caseta Change Links. Prin definiie, se pstreaz adresele celulelor care au fost copiate. Dup ce ai selectat noul fiier surs execut click pe OK. ntreruperea legturilor Majoritatea legturilor ntrerupte apar n mod accidental utilizatorul schimb numele sursei, fie pe cel al destinaiei sau mut unul sau ambii regitri de calcul ntr-un folder nou. Pentru a ntrerupe intenionat o legtur selecteaz celulele destinaie i apas tasta Delete. Apoi poi introduce date noi n celulele respective sau le poi lsa goale.

30

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Referirea valorilor din alte foi i regitri de calcul Poi scrie formule care s calculeze valori din alte foi sau ali regitri de calcul. Aceasta este o cale obinuit de prelucrare i sintetizare a datelor din mai multe surse diferite. Atunci cnd scrii formula ce se refer la alte foi i ali regitri de calcul, creezi, de fapt, legturi la aceste foi i regitri. Referirea altor foi de calcul Dac ai un registru de calcul ce conine cte o foaie de calcul separat pentru fiecare departament poi combina datele din foaia de calcul a fiecrui departament ntr-o foaie de sintez din acelai registru pentru a compila i analiza datele pentru ntreaga companie. Formulele din foaia de sintez vor trebui s refere datele din foile de departamente (acestea sunt denumite referine externe). Poi crea referine externe comutnd n cealalt foaie, executnd click i trgnd indicatorul peste celulele dorite, la fel ca n cazul referinelor din aceeai foaie. Pentru a referi datele dintr-o foaie de calcul ntr-o formul trebuie s parcurgi paii: 1. ncepe s construieti formula (tastnd semnul =). 2. Cnd ai ajuns la momentul introducerii referinei dintr-o alt foaie trebuie s execui click pe eticheta acelei foi. 3. Localizeaz celula la care faci referirea i execut click pe ea. Dac trebuie s referi un domeniu trage indicatorul peste el pentru a-l selecta. n bara de formule vor aprea numele foii i referina de celul. Sugestie: Dac faci referire la o foaie de calcul pe care nu o poi vizualiza n bara cu etichete de foi de calcul este mai uor s lucrezi cu dou ferestre alturate pe ecran. Pentru a deschide o nou fereastr execut secvena Window\New Window. Pentru a aranja ferestrele alturat exeecvena Window\Arrange i alege optiunea Tiled din caseta de dialog care se deschide. 4. 5. Continu construirea formulei prin introducerea celorlali de operatori. Cnd formula este complet apas Enter.

Sintaxa pentru o referin extern la o foaie de calcul este nume_foaie!referina_celul. Obs. Dac schimbi numele foii referite dup ce ai scris formula nu este nici o problem, deoarece ele se gsesc n acelai registru i formulele se actualizeaz automat. Referirea altor regitri de calcul Dac trebuie s faci referire la date dintr-un alt registru de calcul poi scrie formule care s includ referine externe la acei regitri de calcul. Pentru a crea referine externe la un alt registru de calcul trebuie s parcurgi paii: 1. Deschide att registrele de calcul surs ct i cele destinaie i ncepe s construieti formula. 2. Execut click ntr-unul din registrele surs i apoi click n celula pe care vrei s o incluzi n formul. Referina la celul este adugat la formul, ns, pentru c este localizat ntr-un alt registru, ea va cuprinde i numele registrului referit i al foii de calcul. Numele registrului de calcul este cuprins ntre paranteze drepte i este urmat de numele foii de calcul; numele foii de calcul este separat de referina de celul prin semnul exclamrii astfel: [nume_registru]nume_foaie!referin_celul.

31

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


3. Continu construirea formulei introducnd operatorii i executnd click n ceilali regitri pentru a introduce referinele de celul. 4. Apas tasta Enter. Actualizarea valorilor din regitrii de calcul referii Registrul de calcul care conine formula este denumit registru dependent, iar cel care conine datele referite se numete registru surs. Dac valorile din registrul surs se modific formula care le folosete i poate actualiza automat datele. Dac registrul surs este deschis cnd deschizi registrul dependent, formula este automat actualizat fr ntrebri. Dac registrul surs este nchis cnd deschizi registrul dependent vei fi ntrebat dac doreti s actualizezi toate informaiile legate.

Dac execui click pe Yes (Da) formula este actualizat cu valorile curente din registrul surs, chiar dac au fost modificate. Dac execui click pe No (Nu) formula nu va fi actualizat i i pstreaz valorile anterioare. Dac registrul surs a fost ters, mutat sau i-ai schimbat numele, poi executa click pe No pentru a pstra valorile curente i a rescrie referinele sau click pe Yes dup care foloseti caseta File Not Found pentru a cuta noua localizare a registrului surs; pentru a rezolva permanent legtura trebuie s refaci formulele. Pentru a edita legturile dintr-un registru de calcul execut click pe Edit\Links. n caseta de dialog Change Links localizeaz i execut click pe numele registrului surs mutat sau redenumit, dup care execut click pe OK.

HIPERLEGTURI
O modalitate foarte important de legare a datelor este folosirea hiperlegturilor. O hiperlegtur este o selecie de text sau un element grafic care este asociat cu un alt fiiere sau cu o pagin Web din Internet sau din Intranet-ul companiei. Crearea hiperlegturilor Pentru a crea o hiperlegtur trebuie s parcurgi urmtorii pai: 1. n registrul de calcul deschis selecteaz datele dintr-o celul sau un element grafic pentru a le utiliza la crearea unei hiperlegturi. 2. Execut secvena Insert\Hyperlink sau execut click pe butonul Hyperlink din bara standard. 3. n caseta de dialog Insert Hyperlink (Inserare hiperlegtur) introdu un nume de folder i un nume de registru de calcul ctre care se va crea hiperlegtura.

32

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

4. Dac nu cunoti calea exact apas butonul File situat n partea dreapt a casetei de dialog. 5. Dup ce ai introdus sau selectat registrul de calcul pentru hiperlegtur insereaz OK. Dac doreti s verifici hiperlegtura creat deplaseaz-te cu cursorul mouse-ului deasupra acesteia. Cursorul ia forma unei mini i fiierul la care se face hiperlegtura apare ntr-o indicaie de ecran. Execut click pe hiperlegtur pentru a vedea dac se deschide registrul corespunztor. Obs. n registrul destinaie (cel la care conduce hiperlegtura) este bine s creezi o hiperlegtur care s conduc la registrul anterior (registrul care conine prima hiperligtur). Pentru aceasta se execut paii prezentai anterior. Folosirea hiperlegturilor pentru acces la domenii de celule Hiperlegturile pot fi folosite i n interiorul unui registru de calcul deschis, nu numai ntre regitri. Hiperlegturile dintr-o foaie de calcul indic alte celulele din cadrul aceluiai registru. Pentru a crea o hiperlegtur ctre un domeniu de celule trebuie s parcurgi paii: 1. n registrul de calcul deschis execut click n celula sau pe elementul grafic care va servi ca hiperlegtur. 2. Execut secvena Insert\Hyperlink i selecteaz butonul Place in This Document (Plasare n acest document).

33

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


3. Selecteaz numele foii de calcul i introdu adresa celulei n cmpul Type the cell reference. Poate fi o celul unic sau un domeniu.

4. Alege butonul ScreenTip(Sfat ecran) i introdu textul care vrei s apar n indicaia de ecran cnd vei indica hiperlegtura.

Actualizarea hiperlegturilor n timp hiperlegturile pot deveni invalide din diferite momente. Pentru a actualiza o hiperlegtur trebuie s execui paii: 1. Execut click dreapta pe hiperlegtura pe care doreti s o editezi. 2. Din meniul rapid execut secvena Hyperlink\Edit Hyperlink (Editare hiperlegtur). 3. Se deschide caseta Edit Hyperlink Execut click pe butonul Link to pentru a alege tipul de legtur.

34

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


tergerea hiperlegturilor Dac o hiperlegtur nu mai este folositoare o poi terge. tergerea unei hiperlegturi nu elimin textul sau elementul grafic ce servete n mod curent ca hiperlegtur ci doar elimin rolul de indicator ctre alt registru de calcul sau domeniu de celule. Pentru a terge o hiperelegtur trebuie s parcurgi paii: 1. 2. Execut click dreapta pe textul sau elementul grafic al hiperlegturii. Din meniul rapid execut secevna Hyperlink\Remove Hyperlink.

REZUMATUL LECIEI 1
Aceast lecie i-a adus, ca i cunotine noi, elemente foarte importante ale aplicaiei Excel i anume: Cum s creezi legturi i hiperlegturi ntre foi de calcul i ntre foi de calcul i ali regitri de calcul Cum s lucrezi cu cteva dintre cele mai importante funcii ale acestei aplicaii Cum s aplici automat subtotaluri Cum s validezi informaia dintr-o celul sau domeniu de celule Cum s protejezi informaia dintr-un registru de calcul

NTREBRI RECAPITULATIVE
ntrebri gril
Bifeaz care rspuns consideri c este corect. ntrebrile pot avea de la 1 la 3 rspunsuri corecte. Comutarea ntre diferii regitri de calcul deschii se face apsnd:

SHIFT+R. CTRL+F6. pe butoanele aferente din bara multitasking. altul. blocarea accesului ntr-o celul. restricionarea introducerii datelor n funcie de anumite valori impuse. atenionare utilizatorului la o introducere eronat de date altul

Validarea datelor permite :


35

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Hiperlegturile permit:

crearea de legturi ntre diferite date accesarea de la distan a unei foi de calcul sau a unui registru de calcul denumirea foilor de calcul altul

Completai
1. Cum poi s imobilizezi o zon dintr-o foaie de calcul:

2. Cum poi s protejezi o foaie de calcul i un registru de calcul:

3. Care este procedura de apelare i completare a unei funcii Excel:

Exerciii
.1 Deschide registrul Salarii2000.xls. .2 Imobilizeaz capul de tabel pe pe fiecare foaie de calcul. .3 Pentru luna februarie afl care a fost cel mai mic i cel mai mare salariu net n lei i n dolari. .4 Pentru luna martie s se calculeze cu ajutorul funciilor Excel numrul de angajai. .5 S se anuleze subtotalurile pe luna ianuarie. .6 S se calculeze pe fiecare lun suma i media aritmetic a salariului brut i a salariului net n lei i n dolari.

36

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

.7 S se protejeze cu parol toate celulele de pe fiecare foaie de calcul exceptnd coloanele Salariu brut i Deducere. .8 S se protejeze datele de pe coloana Salariu brut pe fiecare lun tiind c nu exist angajat cu salariu mai mare dect 10.000.000 i mai mic dect 2.000.000. Titlul casetei de mesaj s fie Avertizare iar mesajul de eroare s fie: Salariu incorect. .9 n faa foii Ianuarie s se insereze o foaie de calcul cu numele Centralizator.

37

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


.10 n foaia de calcul Centralizator din celula B4 s se creeze o serie care s cuprind toate lunile anului. .11 S se redimensioneze nlimea rndurilor acestei foi de calcul la 18,00 iar limea coloanelor C i D la 15,00. .12 n celula C3 s se insereze titlul Salariu net [lei] iar n celula D3 Salariu net [$]. .13 n celula C4 s apar valoarea sumei totale a salariului net n lei din foaia de calcul Ianuarie iar n celula D4 s apar valoarea sumei totale a salariului net n [$]. .14 Pe aceste valori s se creeze hiperlegturi spre foile de calcul care le conin. .15 S se aplice cele dou puncte anterioare pentru toate lunile. .16 S se linieze acest tabel.

.17 Pentru fiecare lun creaz subtotaluri pentru fiecare direcie pe Impozit, Salariu net[lei] i Salariu net[$]. S se refac linierea tabelului.

38

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

.18 S se creeze trei regitri de calcul Comercial.xls, Economic.xls i IT.xls. .19 n fiecare din aceste fiiere s se insereze din celula B4 o serie care s cuprind lunile anului. n celula C4 s apar titlul Salariu net[lei] i Salariu net[$]. .20 Pentru fiecare din cei trei regitri de calcul nou creai s se creeze hiperlegturi n registrul Salarii 2002.xls pe foaia aferent lunii i pe coloana aferent titlui de coloan din registrul care va conine hiperlegtura.

39

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Lecia 2
Obiective
Cum s utilizezi corect referinele de celul Cum s utilizezi funciile de cutare Cum s foloseti funcia logic IF Cum s foloseti funcii compuse
Pe parcursul acestei lecii vei nva despre referinele de celul, cum s le utilizezi corect n formule i vei nva, de asemenea, cteva funcii foarte importante i foarte utile cum ar fi funcia de cutare LOOKUP i funcia logic IF, vei nva cum s corectezi erorile care pot aprea atunci cnd creezi o formul i cum s afiezi i s tipreti formulele.

REFERINE DE CELUL
O referin identific o celul sau un domeniu de celule pe o foaie de calcul i i spune programului Excel de unde s citeasc valorile utilizate n formule. Cu ajutorul referinelor poi utiliza date coninute n prti diferite ale foii de lucru, ntr-o singur formul sau poi utiliza aceeai dat dintr-o celul n mai multe formule. Poi face referiri, de asemenea, la celule din alte foi de calcul sau din ali regitri de lucru. Referinele de celulele din ali regitri de lucru se numesc r e f e r i n e e x t e r ne ( External References) . Poi referi, de asemenea, datele din alte aplicaii. Aceste tipuri de referine se numesc r e f e r i n e l a di s t a n (Remote References). Exist dou stiluri de referine, i anume: Stilul de referine A1 - este stilul implicit de referine pe care le utilizeaz programul Excel. Acest stil refer coloanele cu litere (de la A la IV, pentru un numr total de 255 de coloane) i refer rndurile cu numere (de la 1 la 65536). Aceste litere i numere se numesc etichete. Combinaiile lor dau adrese de celule sau de domenii. n continuare sunt cteva exemple de referine stil A1: Se utilizeaz A1 A1:A10 A1:F1 5:5 5:7 A:A Se refer la Celula aflat la intersecia coloanei A cu rndul 1. Rangul de celule aflat pe coloana A ntre rndurile 1 i 10. Rangul de celule aflat pe rndul 1 ntre coloanele A i F. Toate celulele de pe rndul 5. Toate celulele aflate pe rndurile ntre 5 i 7 inclusiv. Toate celulele aflate pe coloana A.

40

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Se utilizeaz A:C A1:F15

Se refer la Toate celulele aflate n coloanele A pn la C inclusiv. Toate celulele aflate ntre coloanele A i F i rndurile 1 i 15. Stilul de referine R1C1 este utilizat atunci cnd ambele etichete, de coloan i de rnd, sunt numerice. Acest stil de referine este folosit, n special, pentru evidenierea poziiei rndurilor i coloanelor n interiorul macrocomenzilor. Excel indic locaia unei celule cu un R urmat de un numr de rnd i cu un C urmat de un numr de coloan.

Exist, de asemenea, mai multe tipuri de referine: Referine absolute i relative evideniate prin folosirea sau nefolosirea semnului $. Titluri i nume permit referirea domeniilor n formule folosind numele de domenii i titlurile de coloan (se va discuta ntr-un curs ulterior). Referine 3-D permit analizarea datelor din aceeai celul sau domeniu de celule de pe mai multe foi de lucru ale aceluiai registru de lucru. O referin 3-D include referine de celul sau domeniu de celule precedate de un domeniu de nume de foi de lucru (exemplu: =SUM(Sheet2:Sheet5!A7:A15)).

REFERINE RELATIVE, ABSOLUTE I MIXTE


Depinznd de ceea ce vrei s realizezi poi utiliza referine relative, care se refer la poziia relativ a celulelor n cadrul formulei, sau referine absolute, care sunt referine la celule ce se afl intr-o locaie specific ce nu se modific ca poziie n cadrul formulei. Dac semnul $ precede litera sau/i numrul, de exemplu $A$1, referinele de coloan sau/i rnd sunt absolute. Referinele relative se ajusteaz automat cnd se copiaz formula pe cnd referinele absolute nu se modific.

Referine relative. Atunci cnd creezi o formul referinele la celule sau domenii sunt, implicit,
bazate pe poziiile lor relative fa de celula care conine formula. Cnd copiezi o formul care conine referine relative Excel ajusteaz automat referinele atunci cnd se lipete formula astfel nct s se refere la celule diferite, relativ la poziia lor n formul. De exemplu, dac o referin relativ dintr-o formul se refer la celula din stnga ei, fiecare copie a formulei se va referi la celula din stnga acesteia, indiferent de locul n care o copiezi. n acest exemplu se observ c, prin copierea formulei din prima celul celelalte formule i-au modificat referinele astfel nct rezultatul formulei s fie corect. Prin definiie, programul Excel nu trateaz celulele pe care le incluzi ntr-o formul ca o locaie stabilit, ci ca o locaie relativ. Acest tip de referire te ajut s evii crearea repetat a aceleiai formule. Poi copia formula i referinele la celul se vor ajusta n mod automat. Cteodat este necesar ns s te referi la o aceeai celul din foaia de calcul, n fiecare copie a formulei. n acest caz trebuie s foloseti referine absolute.

41

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL Referine absolute. Dac nu doreti ca programul Excel s ajusteze automat referinele atunci cnd
copiezi o formul ntr-o alt celul, atunci trebuie s foloseti referine absolute. De exemplu, dac ai achiziionat cteva produse, cu preul n dolari, i vrei s transformi valoarea n lei la cursul zilei, referina la celula care conine valoarea dolarului la cursul zilei trebuie s fie o referin absolut.

Referine mixte. Este posibil ca, uneori, ntr-o formul s fie nevoie de r e f e r i n e m i x t e .
Referinele mixte conin adrese de celule absolute i relative (exemplu: A$1, $A1). De exemplu, cnd creezi o formul n care vrei s nmuleti valorile de pe o anumit coloan cu valorile aflate pe un anumit rnd vei utiliza referine mixt cu o coloan fix i un rnd relativ pentru denmulit i o coloan relativ i un rnd absolut pentru nmulitor.

Foprmul eronat. Nefolosind referine absolute, citete valoarea dolarului de la alt locaie.

Formul corect. Valoarea este citit tot timpul din celula A3.

n imaginea care urmeaz poi urmri modificarea formulelor ca urmare a copierii lor n alte locaii.

Pentru a schimba tipul de referin trebuie s parcurgi paii: Execut click pe celula care conine formula ale crei referine doreti s le modifici. n bara de formule, execut click pe referina de celul pe care doreti s o modifici.

42

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Apas tasta F4 succesiv pn cnd referina devine de tipul dorit. Apsarea repetat a taste F4 parcurge toate tipurile posibile de referine. Apas tasta Enter pentru a valida modificarea.

REFERINE 3 D
Pentru a utiliza referine 3 D trebuie ca registrul de calcul s conin mai mult de o foaie de calcul. Pentru a crea o formul care conine referine 3 D trebuie s parcurgi paii: 1. Execut click pe celula n care vrei s creezi formula. 2. Insereaz numele funciei. 3. Execut click pe eticheta primei foi de calcul la care se face referirea, ine tasta SHIFT apsat i execut click pe eticheta ultimei foi de calcul care se dorete a fi referit. 4. Selecteaz celula sau domeniul de celule care trebuie referite n formul. 5. Completeaz formula. 6. Execut Enter pentru finalizare. Obs. 1: Presupunnd c lucrezi cu o formul de tipul =SUM(Sheet2:Sheet6!A2:A5) dac copiezi sau inserezi foi de calcul ntre foile Sheet2 i Sheet 6 (capetele seleciei) Excel include n calcul toate valorile din celula A2 la A6 din noile foi adugate. Obs. 2: Dac tergi o foaie de calcul din cele selectate Excel retrage din calcul valorile aferente. Obs. 3: Dac mui foi de calcul dintre Sheet2 i Sheet 6 la o alt locaie n afara domeniului de foi de calcul referite Excel retrage din calcul valorile aferente. Obs. 4: Dac mui o foaie de calcul care reprezint un capt al domeniului de foi (Sheet2 sau Sheet6) la o alt locaie n acelai registru de calcul, Excel ajusteaz calculul la un nou domeniu de foi de calcul care s aib aceleai capete. Obs. 5: Dac tergi o foaie de calcul care reprezint un capt al domeniului de foi, Excel ajusteaz calculul schimbnd captul de domeniu ters cu foaia de calcul urmtoare, dac este vorba de Sheet2 sau anterioar, dac este vorba de Sheet6.

FUNCII DE CUTARE
Funciile de cutare sunt funcii care au ca aciune cutarea unei valori ntr-un domeniu de celule i returnarea unei valori corespondente dintr-un alt domeniu de celule. Domeniile de celule n care se efectueaz cutarea i din care se returneaz rezultatul pot fi de dou forme: vector i matrice. Pentru forma vector aciunea funciei de cutare este urmtoarea: caut argumentul (lookup_value) ntr-un domeniu specificat (format pe un singur rnd sau o singur coloan) i returneaz informaia de pe aceeai poziie dintr-un alt domeniu specificat de aceeai dimensiune. Pentru forma matricial aciunea ei este urmtoarea: caut un argument (lookup_value) n primul rnd sau coloan a unei matrici i returneaz o valoare cu aceeai poziie de pe ultimul rnd sau ultima coloan a matricei sau dintr-un rnd sau coloan specificate. Termeni de baz Civa dintre termenii de baz utilizai n construirea funciilor de cutare sunt urmtorii:

43

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


vector (vector)- este un domeniu situat pe un singur rnd sau o singur coloan. matricea (array) - este un domeniu de celule, care conine mai multe rnduri i coloane, i care poate conine text, numere, valori logice pe care vrei s le compari cu valoarea argumentului lookup_value. Atunci cnd lucrezi cu domenii matriciale, Excel insereaz automat formula ntre acolade { }. Atunci cnd creezi formula:

introdu valorile aferente matricei direct ntre acolade { }. separ valorile din coloane diferite cu virgul (,). separ valorile din rnduri diferite cu semnul punct i virgul (;).

Un domeniu matricial de constante poate conine: numere, text, valori logice ca TRUE sau FALSE, valori de eroare ca #N/A numerele pot fi ntregi, zecimale sau n format tiinific de valori n aceeai matrice de exemplu

poi utiliza diferite tipuri {1,3,4;TRUE,FALSE,TRUE}

textul trebuie s fie ntre ghilimele duble de exemplu Departamentul formule semnul dolar ($) sau procent (%) referine de celule coloane sau rnduri de lungimi diferite lookup_value este valoare care urmeaz a fi cutat ntr-un domeniu vector sau matrice lookup_vector este domeniul vector n care este cutat valoarea lookup_value result_vector este domeniul vector din care se returneaz valoarea echivalent valorii lookup_value table_array este un tabel cu informaii unde este cutat valoarea lookup_value row_index_num este numrul rndului din table_array de pe care se returneaz valoarea echivalent valorii lookup_value col_index_num este numrul coloanei din table_array de pe care se returneaz valoarea echivalent valorii lookup_value range_lookup este o valoare logic care specific dac vrei s gseti o valoare aproximativ sau exact a valorii lookup_value

Un domeniu matricial de constante nu poate conine:

44

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII FUNCIA LOOKUP
Pentru a utiliza o funcie de cutare trebuie s apelezi caseta Paste Function. Din lista cu categoriile de funcii alegi Lookup&Reference iar din cmpul Function Name alegi funcia LOOKUP. n momentul n care alegi functia LOOKUP din caseta Paste Function se deschide o caset care te ntreab ce tip de sintax alegi. Funcia LOOKUP are dou forme de sintax i anume forma vectorial i forma matricial.

Sintaxa 1: Se utilizeaz atunci cnd domeniul care conine valoarea pe care o caui este de form vectorial.. Forma vectorial a funciei este urmtoarea: LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)

lookup_value este valoare pe care funcia LOOKUP o caut n vectorul lookup_vector lookup_vector este domeniul format dintr-un singur rnd sau coloan i care conine valoarea cutat result_vector este un domeniu format dintr-un singur rnd sau coloan i care trebuie s aib aceeai dimensiune cu vectorul lookup_vector. A cesta este vectorul care furnizeaz rezultatul cutrii. Not: Valorile aferente vectorului lookup_value trebuie s fie sortate ascendent, altfel funcia nu returneaz valorile corect iar domeniul lookup_value i domeniul result_vector trebuie s aib dimensiuni identice. Nu face diferena ntre litere mari i litere mici. Pentru a utiliza funcia LOOKUP, forma vectorial, trebuie s parcurgi paii: 1. Deschide caseta Paste Function. 2. Din categoria Lookup&Reference alege funcia LOOKUP. 3. Din caseta care se deschide alege lookup_value,lookup_vector,result_vector. 4. n caseta Formula Pallette completeaz argumentele funciei:

opiunea

n cmpul lookup_value completeaz valoarea care urmeaz a fi cutat sau referina celulei care o conine. Valoarea trebuie scris identic cu forma ei din domeniul n care se face cutarea.

45

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


n cmpul lookup_vector selecteaz domeniul n care se efectueaz cutarea. n cmpul result_vector selecteaz domeniul din care se returneaz valoarea dorit.

Obs. 1 : Dac funcia LOOKUP nu gsete valoarea din cmpul lookup_value atunci marcheaz valoarea cea mai mare care este mai mic sau egal cu valoarea din cmpul lookup_value. Obs. 2: Dac valoarea din lookup_value este mai mic dect cea mai mic valoare din cmpul lookup_value funcia LOOKUP returneaz un mesaj de eroare (#N/A).

Exemplu:

1. LOOKUP(0,57;A2:A6;B2:B6) = izo-butan 2. LOOKUP(0,58;A2:A6;B2:B6) = izo-butan 3. LOOKUP(0,66;A2:A6;B2:B6) = pentan 4. LOOKUP(0,25;A2:A6;B2:B6) = #N/A deoarece valoarea 0,25 este mai mic dect orice valoare din domeniul lookup_vector A2:A6. Sintaxa 2. Aceast form a funciei LOOKUP face cutarea automat n primul rnd sau n prima coloan n funcie de mrimea domeniului matricial.

46

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Forma matricial a funciei este urmtoarea: LOOKUP(lookup_value,array)

lookup_value este valoare pe care funcia LOOKUP o caut n matrice array este un domeniu matricial de celule care conine text, numere, valori logice pe care vrei s le compari cu valoarea argumentului lookup_value (vezi capitolul Termeni de baz). Cutarea cu ajutorul formei matriciale se efectueaz n felul urmtor: Dac domeniul de cutare are mai multe coloane dect rnduri, funcia LOOKUP caut valoarea lookup_value n primul rnd al domeniului Dac domeniul de cutare are mai multe rnduri dect coloane, funcia LOOKUP caut valoarea lookup_value n prima coloan a domeniului

Obs. 1 Dac funcia LOOKUP nu gsete valoarea lookup_value, folosete cea mai mare valoare care este mai mic sau egal cu valoarea lookup_value. Obs. 2 Dac este mai mic dect cea mai mic valoare din primul rnd sau prima coloan (depinde de dimensiunea matricii) a domeniului de cutare, funcia LOOKUP returneaz valoarea de eroare #N/A. Exemplu: .1 .2 LOOKUP(C,{a, b, c d;1,2,3,4})=3 LOOKUP(BUMP,{a,1; b,2; c,3})=2

FUNCIA HLOOKUP
Funcia HLOOKUP caut o valoare n primul rnd al unui tabel sau al unei matrici de valori i returneaz o valoare de pe aceiai coloan, dintr-un rnd specificat. Este bine s foloseti funcia HLOOKUP cnd valoarea pe care o caui se situeaz n primul rnd al unui tabel i valoarea care trebuie returnat se afl cteva rnduri mai jos. Funia HLOOKUP are urmtoarea sintax: HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

lookup_value este valoare care urmeaz a fi gsit n primul rnd al tabelului. Poate fi o valoare, o referin sau un ir tip text. table_array este tabelul cu informaii n care se caut valoarea lookup_value. valoarea din primul rnd poate fi text, numr sau valoare logic

47

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


nu se face diferena ntre litere mari i litere mici

row_index_num este numrul rndului din tabel (table_array) de unde va fi returnat valoarea echivalent. range_lookup este o valoare logic care specific dac funcia HLOOKUP s caute o valoare exact sau aproximativ a valorii lookup_value dac range_lookup = TRUE se admite o aproximare a valorii lookup_value. Dac nu este gsit o valoare exact este returnat valoarea cea mai mare care este mai mic dect lookup_value. dac range_lookup = FALSE valoarea gsit n tabel trebuie s fie identic cu cea a argumentului lookup_value. Dac nu este gsit o valoarea identic atunci se returneaz mesajul de eroare #N/A.

Obs. 1: Dac range_lookup = TRUE valorile din primul rnd al tabelului trebuie s fie sortate n ordine ascendent; altfel funcia HLOOKUP nu va returna rezultatul corect. Dac range_lookup = FALSE tabelul nu trebuie sortat. Obs. 2: Poi pune n ordine ascendent valorile, de la stnga la dreapta, selectnd valorile, executnd secvena Data\Sort\Options i fcnd click pe opiunea Sort left to right. Apoi alege rndul din lista cmpului Sort by i opiunea Ascending. Obs. 3: row_index_num = 1 returneaz valoarea din primul rnd a tabelului. row_index_num = 2 returneaz valoarea din rndul doi al tabelului. row_index_num < 1 funcia returneaz valoarea de eroare #VALUE. row_index_num este mai mare dect numrul de rnduri din tabel funcia returneaz valoarea de eroare #REF. Exemplu:

48

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

1. HLOOKUP(carti,E1:H5,2,TRUE) = 50 2. HLOOKUP(penare, E1:H5,3,FALSE) = 8 3. HLOOKUP(penar, E1:H5,3,FALSE) = #N/A 4. HLOOKUP(stilouri,E1:H5,4) = 38 5. HLOOKUP(3,{1,2,3 ; a, b, c; d e f},2,TRUE) = c

FUNCIA VLOOKUP
Aceast funcie caut o valoare n coloana cea mai din stnga a unui tabel i returneaz valoarea din acelai rnd, dintr-o coloan pe care o specifici. Utilizeaz aceast funcie atunci cnd compari valori aflate pe coloan, spre deosebire de funcia HLOOKUP pe care o foloseti atunci cnd compari valori aflate pe rnd. Funcia are urmtoarea sintax: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

lookup_value este valoarea dup care se face cutarea n prima coloan din stnga a tabelului. Aceast valoare poate fi text, numr sau ir de caractere. table_array este tabelul n care se caut informaia. Pentru specificarea acestuia folosete referine de celule sau nume de domenii. col_index_num este numrul de coloan din tabel de unde se va returna valoarea echivalent valorii lookup_value. range_lookup este o valoare logic care specific funciei VLOOKUP dac s gseasc o valoare identic cu cea pe care o caut sau o valoare aproximativ. range_lookup = TRUE valoarea gsit poate s fie aproximativ cu valoarea lookup_value. range_lookup = FALSE valoarea gsit trebuie s fie identic cu valoarea cutat Obs. 1: col_index_num = 1 funcia returneaz valoarea din prima coloan din stnga a tabelului col_index_num = 2 funcia returneaz valoarea din coloana a doua din stnga a tabelului col_index_num<1 funcia returneaz valoarea de eroare #VALUE col_index_num este mai mare dect numrul de rnduri al tabelului, funcia returneaz valoarea de eroare #N/A

49

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Obs. 2: Dac funcia nu gsete valoarea lookup_value i range_lookup = TRUE atunci se folosete cea mai mare valoare care este mai mic sau egal cu valoarea lookup_value. Obs. 3: Dac funcia nu gsete valoarea lookup_value i range_lookup = FALSE atunci returneaz valoare de eroare #N/A. Obs. 4: Dac lookup_value este mai mare dect cea mai mare valoare din prima coloan a tabelului, atunci funcia returneaz valoarea de eroare #N/A.

Exemplu:

1. 2. 3. 4.

VLOOKUP(1,A2:C10,1,TRUE) = 0,946 VLOOKUP(1,A2:C10,2) = 2,17 VLOOKUP(1,A2:C10,3,TRUE) = 100 VLOOKUP(0,746,A2:C10,3,FALSE) = 200

5. VLOOKUP(0,1,A2:C10,2,TRUE) = #N/A deoarece valoarea 0,1 este mai mic dect orice valoare din prima coloan 6. VLOOKUP(2,A2:C10,2,TRUE) = 1,71

FUNCIA LOGIC IF
Funcia IF este o funcie care permite determinarea unei valori pe baza unui criteriu stabilit de utilizator. Funcia are urmtoarea sintax:

50

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

logical_test este orice valoare sau expresie care poate fi evaluat ca fiind adevrat (TRUE) sau fals (FALSE). Acest argument poate utiliza orice operator de comparaie. value_if_true este valoarea care se returneaz atunci cnd logical_test = TRUE. value_if_true poate fi o alt formul. value_if_false este valoarea care se returneaz atunci cnd logical_test = FALSE. value_if_false poate fi o alt formul. Pentru a construi o funcie IF trebuie s parcurgi paii: Execut click pe butonul Paste Function deschide caseta de dialog Paste Function. din bara standard. Se

Din cmpul cu categoriile funciilor alege categoria Logical iar din lista funciilor aferente alege funcia IF. Se deschide caseta Formula Pallette n care trebuie s completezi cele trei cmpuri explicate anterior n funcie de semnificaiile lor.

Execut click pe OK pentru a termina formula.

Obs. 1: Dac este ndeplinit condiia logical_test atunci expresia este evaluat ca fiind adevrat (TRUE). Altfel este evaluat ca fiind fals (FALSE). Obs. 2: Dac logical_test = TRUE i value_if_true este fr coninut, atunci este returnat valoarea zero. Obs. 3: Dac logical_test = FALSE i value_if_false este omis se returneaz valoarea logic FALSE. Dac logical_test = FALSE i value_if_false este fr coninut, atunci este returnat valoarea zero. Obs. 4: n nici un caz nu introdu funcii pe mai mult de apte nivele de subordonare (imbricare). Exemplu: calculul impozitului

51

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

1. IF(E5>=5.000.000;E5*25%;E5*15%) dac salariul brut este mai mare sau egal cu 5.000.000 atunci impozitul este 25% din salariu, altfel impozitul este 15% din salariu. 2. IF(E5>10.000.000,eroare, IF(E5>=5.000.000;E5*25%;E5*15%)) deoarece nu exist salariu mai mare de 10.000.000 n ntreprindere, atunci dac condiia este ndeplinit trebuie returnat un mesaj de eroare, altfel se verific condiiile de la punctul anterior. 3. IF(E5>=5.000.000;E5*25%;IF(AND(E5<5.000.000,E5>=2.500.000),E5*15%,300.000)) dac salariul este mai mare de 5.000.000 atunci impozitul este 25% din salariu. Dac nu, se verific dac salariul este ntre 2.500.000 i 4.999.999. Dac da, impozitul este de 15%, dac nu este ndeplinit nici aceast condiie impozitul este o sum fix i anume 300.000 (pentru un salariu mai mic strict de 2.500.000). 4.

IF(B15>=30, B15- C15,D15/2)

IF(AND(B16<=40;C16>25);B16*C16/100;"-")

IF(OR(B15>=45;C154<40);IF(D15>=500;D15/C15;"eroare");AVERAGE(B15:E15))

52

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

REMEDIEREA ERORILOR N CREAREA FORMULELOR


Programul Excel corecteaz, n general, erorile comune care apar atunci cnd creezi o formul. Atunci cnd introduci incorect o formul apare o caset care te atenioneaz c ai greit i i propune o modificare. Aceast facilitate se numete Formula AutoCorrect. Dac eti de acord cu propunerea este suficient s apei pe butonul Yes i corectura se face automat. Dac nu eti de acord cu propunerea programului atunci apei butonul No i corectura o realizezi manual. Dac optezi s corectezi singur formula atunci trebuie s verifici:

.1 Dac parantezele sunt pereche. Atunci cnd creezi o formul Excel afieaz parantezele n culori, dup cum sunt introduse. .2 Dac ai folosit semnul (:) pentru a separa referina de nceput de domeniu de cea de sfrit de domeniu (vezi subcapitolul Operatori n formule). .3 Dac ai introdus toate argumentele cerute de funcie sau dac ai introdus mai multe argumente dect era necesar. .4 Dac nu ai creat mai mult de apte nivele de imbricare a funciilor n interiorul unei formule (vezi capitolul Crearea funciilor imbricate. .5 Dac faci referire la alte nume de foi de calcul sau ali regitri de calcul care conin spaii i alte caractere speciale. n cazul n care exist astfel de caractere este necesar ca acestea s fie marcate de semne de apostrof (). .6 Dac, n cazul n care ai folosit referine externe, ai inclus numele i calea ctre registrul de calcul la care se face referirea (=AVERAGE('[2 III salarii 2002.xls]Februarie'!$H$5:$H$11). .7 Dac ai formatat numerele atunci cnd ai creat formula. n formule, numerele nu se formateaz (nu se folosesc separatorii de mii). Cele mai uzuale mesaje care pot aprea le gseti menionate n continuare.

EROAREA

#####
Aceast eroare apare atunci cnd celulele conin numere, date sau ore care depesc limea coloanei sau cnd celulele conin date i/sau ore care produc numere negative.

Cauze posibile

Sugestii de remediere Redimensioneaz coloana

Numrul depete limea coloanei

Schimb formatul numrului (spre exemplu decrementeaz numrul de zecimale)

53

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

S-a extras o dat sau or ulterioare dintr-o dat sau or anterioare

Dac formula este corect, schimb modul de afiare al rezultatului formatnd celula cu un format care nu este de tip dat sau or

EROAREA #VALUE!
Aceast eroare apare atunci cnd este folosit un tip greit de argument sau de operand sau facilitatea Formula AutoCorrect nu poate corecta formula. Cauze posibile Ai introdus text atunci cnd n formul trebuia introdus numr sau valoare logic. Excel nu poate translata textul n formatul corect de dat. Ai editat matrice. incorect un domeniu Sugestii de remediere Asigur-te c formula sau funcia folosete operanzii sau argumentele cerute i c celulele referite n formul conin date valide (dac celula A1 conine un numr iar celule A2 conine un text, prin nsumarea celor doi operanzi se va returna valoare de eroare #VALUE!). Selecteaz domeniul matricial de celule, apas tasta F2 pentru a edita formula i apas combinaia CTRL+SHIFT+ENTER.

Ai introdus un domeniu matricial ca Asigur-te c domeniul matricial nu este o referin, o i referin de celul, formul sau formul sau o funcie. Vezi capitolul Termeni de baz funcie. Ai introdus un domeniu de celulele Schimb domeniul cu o singur valoare. ntr-o formul care necesita o valoare, nu un domeniu. Ai rulat o macrocomand care Asigur-te c funcia nu folosete un argument incorect. introduce o funcie ce ntoarce ca rezultat #VALUE!.

EROAREA #DIV!
Aceast eroare apare atunci cnd formula conine o mprie la zero. Cauze posibile Sugestii de remediere

Ai folosit referine de celul care Schimb referina de celul sau introdu o alt valoare dect conine valoarea zero sau nu are zero n celula folosit ca divizor. Pentru a preveni coninut, ca divizor. mprirea la zero folosete funcia IF (IF(B1=0, ,A1/B1)). Ai introdus o formul care folosete explicit mprirea la zero (=5/0). Schimb divizorul cu alt numr dect zero.

54

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Ai rulat o macrocomand care Asigur-te c divizorul din formul nu este zero sau spaiu folosete o funcie sau o formul care liber. returneaz #DIV/0!.

EROAREA

#NAME
Aceast eroare apare atunci cnd programul Excel nu recunoate text ntr-o celul.

Cauze posibile Ai folosit un nume de domeniu sau de celul care nu exist sau care a fost ters. Nume incorect scris.

Sugestii de remediere Asigur-te c numele exist. Execut secvena Insert/Name/Define. Dac numele nu este n list, adaug-l. Verific ortografia sau insereaz numele corect executnd secvena Insert/Name/Paste; n caseta Paste Name execut click pe numele dorit i apas pe butonul OK. Execut secvena Tools/Options/Calculation. Selecteaz opiunea Accept labels in formula.

Ai folosit un titlu ntr-o formul.

Ai folosit incorect numele unei Corecteaz ortografia numelui funciei. funcii. Ai introdus text ntr-o formul fr nchide textul ntre ghilimele. a-l nchide ntre ghilimele ( ). Excel ncearc s interpreteze intrarea ca un nume chiar dac tu l-ai introdus ca text. Ai omis semnul (:) cnd ai fcut Asigur-te c toate referirile la domenii de celule conin (:). referire la un domeniu.

EROAREA #N/A
Aceast eroare apare atunci cnd o valoare nu este disponibil ntr-o funcie sau formul. Cauze posibile Sugestii de remediere

Ai folosit o form inadecvat a Asigur-te c argumentul are tipul corect de valoare. Spre argumentului lookup_value al exemplu, este o valoare sau o referin la o celul i nu o funciilor HLOOKUP, LOOKUP, referin de domeniu. VLOOKUP. Ai folosit funciile HLOOKUP, Pentru a gsi o valoare exact a argumentului poi s setezi LOOKUP, VLOOKUP fr s sortezi range_lookup = FALSE. Dac doreti o valoare apropiat tabelul iniial. trebuie s sortezi tabelul i apoi s creezi formula din nou.

55

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Ai omis unul sau mai multe argumente atunci cnd ai creat funcia.

Introdu toate argumentele.

Ai rulat o macrocomand care Asigur-te c argumentele funciei sunt corecte i la locul introduce o funcie ce are ca rezultat care trebuie. #N/A.

EROAREA #REF!
Aceast eroare apare atunci cnd o referin de celul nu este valid. Cauze posibile Ai ters sau ai mutat celulele la care se face referire n alte formule Sugestii de remediere Schimb formula sau restaureaz celulele executnd Undo

Ai rulat o macrocomand care Verific dac un argument al funciei se refer la o celul introduce o funcie care returnez sau un domeniu invalid. #REF! Ai folosit o referin la distan la o Pornete aplicaia. aplicaie care nu ruleaz.

EROAREA #NUM
Aceast eroare apare atunci cnd apare o problem cu un numr ntr-o formul sau funcie. Cauze posibile Sugestii de remediere

Ai folosit un argument neacceptat Asigur-te c argumentul folosit are tipul corect. ntr-o funcie care cere argument numeric. Ai folosit o funcie care itereaz, de Folosete o alt valoare de start pentru funcie. exemplu IRR sau RATE, i funcia nu poate s gseasc un rezultat. Ai introdus o formul care returneaz Schimb formula astfel nct rezultatul s fie ntre ..... i un numr care este prea mare sau prea ntre ....... . mic pentru a fi reprezentat de Excel.

EROAREA #NULL!
Aceast eroare apare atunci cnd specifici intersecia a dou arii care, de fapt, nu se intersecteaz. Cauze posibile Sugestii de remediere

56

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Ai folosit un domeniu incorect sau o referin incorect de celul.

Ca s te referi la dou arii care nu se intersecteaz folosete separatorul (,). De exemplu, ntr-o formul SUM(A1:A10,C1:C10) dac nu este pus operatorul (,) funcia ncearc s adune numai celulele pe care le au n comun cele dou domenii, acestea neexistnd rezultatuleste eroarea #NULL!

REFERINE CIRCULARE
Referine circulare este un mesaj de eroare care este returnat atunci cnd ntr-o formul se face referire, direct sau indirect, la celula care conine formula. Aplicaia Excel nu poate s rezolve referinele circulare prin calcule normale. Cnd ai o referin circular ntr-o formul apare un mesaj care te avertizeaz.

Pentru a corecta formula trebuie s o modifici n aa fel nct s nu mai apar n coninutul formulei adresa celulei care o conine. Pentru mai multe detalii urmrete cursul n care se va discuta despre bara Auditing.

AFIAREA I TIPRIREA FORMULELOR


Aplicaia Excel afieaz, n mod implicit rezultatele formulelor. Este posibil, atunci cnd este necesar, s se afieze i formulele n cadrul foii de calcul, nu numai in bara de formule. Pentru a afia i tipri formule trebuie s execui paii: 1. Execut secvena Tools/Options. 2. Execut click pe fia View. 3. n seciunea Window options execut click n caseta Formulas pentru a o selecta. 4. Execut click pe OK.

57

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

5. Deruleaz, dac este cazul, bara orizontal pn ajungi la celulele care conin formulele afiate. 6. Execut secvena File/Page Setup i execut click pe fia Sheet. Specific s fie tiprite etichetele de coloan i de rnd

7. Execut click pe butonul Print Preview pentru a previzualiza apariia etichetelor de coloan i de rnd.

58

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

8.

Execut click pe OK.

OPIUNEA AUTOFORMAT
Opiunea AutoFormat este o colecie de formate implicite de tabele, colecie care cuprinde mrimi de font-uri, fundaluri, alinieri, pe care le poi aplica rapid unui domeniu de celule sau ntregii pagini. Opiunea AutoFormat i propune 16 formate diferite, implicite. Te ajut foarte mult atunci cnd vrei s formatezi un tabel ntr-un mod deosebit dar nu ai timp s realizezi acest lucru. Pentru a aplica un format implicit trebuie s parcurgi paii: 1. Poziioneaz cursorul undeva n interiorul tabelului cruia vrei s-l aplici un AutoFormat. Excel va determina automat mrimea tabelului. Poi face selecia i manual. 2. Execut secvena Format/AutoFormat. Va aprea o caset de dialog care va prezenta cele 16 formate implicite. Alege formatul dorit.

3. Execut click pe butonul Options Caseta de dialog se va extinde astfel nct s poi vedea ase casete de verificare (check box). Astfel poi controla tipul formatului pe care vrei s-l aplici bifnd sau nebifnd casetele respective.

59

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Obs.1 Dac ai dimensionat coloanele i liniile nainte de a aplica AutoFormat, deselecteaz opiunea Width/Height (Lime/nlime) deoarece caracteristica AutoFormat dimensioneaz liniile i coloanele corespunztoare cu cea mai nalt, respectiv cea mai lat intrare. Obs. 2 Atunci cnd vrei s modici formatul ales selectezi sau deselectezi casetele din faa celor ase opiuni. Spre exemplu, dac vrei s anulezi bordura formatului implicit este suficient s debifezi caseta Border.

REZUMATUL LECIEI 2
n aceast lecie ai acumulat cunotine despre: Cum s creezi corect o formul utiliznd referinele de celul. Cum s foloseti funciile de cutare. Cum s foloseti funciile logice. Ce tipuri de mesaje de eroare exist. Cum s corectezi o formul. Cum s aplici un format implicit unui tabel.

Exerciii
Exerciiul 1 1. S se creeze un registru de calcul numit Produse rafinarie.xls. 2. S se denumeasc o foaie de calcul cu numele Date de intrare. 3. S se denumeasc o foaie de calcul cu numele Introducere date.

60

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

4. n foaia de calcul Date de intrare s se creeze urmtorul tabel, din celula A1:

5. Celulele n care se vor introduce date sunt cele marcate cu vernil. Coninutul celorlalte celule va rezulta n urma calculelor. n coloana COD PRODUS_IF s se verifice dac valoarea din coloana COD PRODUS este situat ntre 1 i 13 (sunt 13 produse). Dac nu s se returneze mesajul Cod incorect. Sa se corecteze valoare de intrare a codului.

61

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

1<=COD PRODUS<=13

DA COD PRODUS

NU

cod incorect

6. Pentru codul produsului corect atunci se caut valoarea de pe coloana COD PRODUS n vectorul A1:A13 din foaia de calcul Date de intrare i se returneaz valoarea aferent din vectorul C1:C13 din foaia de calcul Date de intrare. 7. Pe coloana NIVEL s se valideze datele astfel nct nivelul unei sfere s nu depeasc 1240 cm. dar nici s nu coboare sub zero. Mesajul care apare s fie NIVEL ERONAT!

8. Pe coloana TEMP. s se valideze datele astfel nct temperatura din interiorul sferelor s nu fie mai mic dect -500C i s nu depeasc 1000C. Mesajul care apare s fie TEMPERATUR ERONAT 9. S se introduc urmtorul set de valori pentru nivel i temperatur:

10. n foaia de calcul Date de intrare, din celula E1 s se insereze datele:

62

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

11. Pe coloana VOLUME, s se calculeze volumul aferent nivelului din coloana NIVEL, astfel: s se caute valoarea din coloana volum, n vectorul E1:E32 i s se returneze valoarea asociat din vectorul F1:F32. Valoarea obinut se mparte la 1000 pentru a obine rezultatul n mii litri. 12. Pe coloana Densitate s se introduc datele:
0,532152 0,534031 0,529175 0,534031 0,530985 0,535922 0,583484 0,583484 0,570061 0,583484 0,645876 0,649206 0,648376 0,648376 0,647545

13. Pentru a calcula SPAIU TOTAL DEP. dintr-un anumit produs trebuie s aplici formula 997.000*DENSITATEA/1000. 14. Creaz n celula M6 titlul SPAIU RMAS DISPONIBIL (TONE). Pentru a calcula spaiul rmas de depozitare se scade din Spaiul total de dep valoarea stocului real. 15. Blocheaz toate celulele din foaia de calcul Introducere date, exceptnd coloanele COD PRODUS, NIVEL i TEMP. 16. Protejeaz cu parol foaia de calcul Introducere date i ntregul registru de calcul. n final tabelul trebuie s arate aa:

63

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Formulele utilizate sunt urmtoarele: pentru COD PRODUS_IF =IF(AND(C7>=1;C7<=13);C7;"COD INCORECT") pentru PRODUS =LOOKUP(E7;'Date de intrare'!$A$1:$A$13;'Date de intrare'!$C$1:$C$13) pentru VOLUME =LOOKUP(G7;'Date de intrare'!$E$1:$E$32;'Date de intrare'!$F$1:$F$32)/1000 Exerciiul 2 1. S se creeze un registru de calcul Vnzari 2002.xls. 2. n interiorul noului registru s se denumeasc trei foi de calcul cu numele Vnzri pe produse, Vnzri pe lun i Date. 3. Coninutul foii Vnzri pe produse s fie urmtorul:

64

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

4. Coninutul foii Vnzri pe lun s fie urmtorul:

5. Coninutul foii Date s fie urmtorul: 6. S se

creeze formulele pe foile de calcul Vnzri pe produse i Vnzri pe lun astfel nct pe coloana Valoare s apar valorile aferente pe luna i produsul specificate. n final cele dou foi de calcul trebuie s arate astfel:

65

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Formulele folosite sunt urmtoarele: pentru Vnzri pe produse =VLOOKUP(B5;Date!$A$3:$F$15;3;FALSE) pentru Vnzri pe lun =HLOOKUP(B5;Date!$A$3:$F$15;5;FALSE)

66

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Lecia 3
Obiective
Studiul diagramelor Cum s creezi diagrame Cte tipuri de diagrame exist Cum s modifici diagrame Cum s formatezi diagrame Cum s tipreti diagrame
Aceast lecie este o lecie dedicat n exclusivitate diagramelor. Vei nva ce sunt diagramele, cum se creaz ele cu ajutorul aplicaiei Chart Wizard, cum pot fi formatate i modificate, cum pot fi mbuntite i cum pot fi tiprite.

CREAREA DIAGRAMELOR
n general, diagramele se creaz atunci cnd se dorete o reprezentare grafic (n imagini) a datelor cuprinse n tabele create. Pentru a crea diagrame trebuie apelat aplicaia Chart Wizard.

CREAREA DIAGRAMELOR UTILIZND APLICAIA CHART WIZARD


Aplicaia Chart Wizard (Expert diagram) i permite s creezi, pas cu pas, o diagram i ofer opiuni care s te ajute s modifici diagrama dup cerinele tale. Poi reveni oricnd s modifici diagrama, dup ce ai creat-o. Dup ce ai creat tabelul surs care conine informaia ce urmeaz a fi reprezentat grafic apeleaz aplicaia Chart Wizard pentru a crea diagrama dorit. Aplicaia are anumite tipuri prestabilite de diagrame din care poi alege acel tip care ofer o reprezentare ct mai apropiat de cerin. Pentru a crea o diagram trebuie s execui paii: 1. Creaz tabelul pe care doreti s-l reprezini grafic. 2. Selecteaz tabelul sau numai ceea ce vrei s reprezini din componena tabelului.

67

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

3.

Execut secvena Insert\Chart sau execut click pe butonul Chart Wizard de pe bara standard. Se deschide caseta de dialog Chart Wizard. Fia Standard Types (Modele standard) conine modele standard de diagrame crora este necesar s le aplici diferite formate i opiuni, cum ar fi: etichete sau culori care doreti s apar pe diagram. Fia Custom Types (Modele Personalizate) conine modele de diagrame personalizate care sunt similare cu un ablon sau un stil i conin formate adiionale i opiuni de diagram. Poi salva diagramele personalizate sau poi crea altele noi.

4. Trebuie s parcurgi paii din casetele de dialog ale aplicaiei Chart Wizard completnd orice detalii n funcie de cerine. Casetele de dialog ale aplicaiei Chart Wizard sunt prezentate n subcapitolele care urmeaz. PASUL 1 - Selectarea tipului de diagram Primul pas n crearea unei diagrame este alegerea tipului diagramei. Pentru a utiliza unul din tipurile predefinite de diagram trebuie s execui click pe unul din tipurile de diagrame (Chart Type) din seciunea din stnga a primei casete de dialog. Aplicaia Excel ofer o gam larg de tipuri de diagrame, tipuri pe care le gseti enumerate n continuare.

68

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Diagrame pe coloane (Column). O diagram pe coloan are bare verticale i este reprezentat fr continuitate n timp. Acest tip se utilizeaz, n general, pentru prezentarea comparativ a datelor.

Un tip important de diagram pe coloane este cel p e c o l o a n e s t r a t i f i c a t e . O astfel de diagram este potrivit atunci cnd doreti s tii ct mai este de realizat pn la un plafon maxim i ct s-a realizat pn la momentul crerii diagramei.

69

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Diagrame cu bare (Bar). O diagram cu bare este similar uneia pe coloane prin faptul c reprezint barele ca elemente separate, ns ea traseaz barele n format orizontal. Barele pot fi aezate alturat, n straturi sau 3D (viziune n spaiu). Diagramele cu bare sunt foarte utile pentru afiarea msurtorilor, ca de exemplu, procentul de finalizare a unui anumit proiect

Diagrame linie (Line). Acest tip de diagrame este foarte potrivit pentru msurarea sau reprezentarea datelor n timp, n mod continuu. Ele realizeaz combinaii bune cu diagramele pe coloan sau pe linii multiple. De asemenea, diagramele linie sunt excelente pentru prezentarea informaiei ce implic tendine sau modificri n timp cu unul sau dou seturi de date.

70

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Diagrame cu structur radial (Pie). Diagramele cu structur radial sunt folosite pentru prezentarea unui procent dintr-un ntreg. Tipurile de diagram cu structur radial disponibile sunt 2D standard, 2D descompus, 3D, 3D descompus, radial din radial care extrage un subset al unui sector i bar din structur radial care extrage un subset i l reprezint sub forma unei diagrame cu coloane suprapuse.

Diagrame de tip inelar (Doughnut). Diagramele de tip inelar sunt variaii ale diagramelor cu structur radial. Diferena const n faptul c diagramele inelare sunt pentru mai multe seturi de date oarecum asemntoare reprezentrii mai multor structuri radiale, una peste cealalt.

71

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Diagrame prin puncte (Scatter). Diagramele prin puncte sunt folosite pentru prezentarea datelor pe intervale inegale de timp. Acest tip de diagram este cel mai des ntlnit n activitile tiinifice i inginereti.

Diagrame stratificate (Area). Diagramele stratificate se utilizeaz asemntor diagramelor linie prin faptul c acestea reprezint datele n timp ntr-o manier continu. Singura diferen este c zona de sub linie este umplut.

72

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Diagrame radar (Radar). Diagramele radar prezint relaiile dintre seturi separate de date. Relaia este prezentat n raport cu o serie ntreag, similar modului n care diagramele de tip inelar reprezint datele dintr-o serie comparativ cu seria ntreag.

Diagrame suprafa (Surface). Diagramele suprafa msoar dou variabile sub forma unei hri topografice, oferind o reprezentare 3D a valorilor nalte i joase. Exist dou tipuri de diagram suprafa, cu dou variante pentru fiecare tip.

73

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Diagrame cu bule (Bubble). Diagramele cu bule compar valorile n seturi de cte trei. Primele dou seturi sunt folosite n diagram, al treilea determinnd dimensiunea bulelor.

Diagrame stoc (Stock). Diagramele stoc sunt create, prin definiie, pentru piaa bursier i au patru variante:

minim-maxim-nchidere deschidere-minim-maxim-nchidere volum-maxim-minim-nchidere volum-deschidere-maxim-minim-nchidere

74

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Diagrame cilindru, con i piramid. Diagramele cilindru, con i piramid sunt diagrame 3D cu form unic.

PASUL 2 - Stabilirea sursei de date Dup ce ai stabilit tipul de diagram apei butonul Next din caseta Chart Type i se va deschide a doua caset din succesiune, care se numete Chart Source Date.

Dei, n mod obinuit, selectezi datele care urmeaz a fi reprezentate grafic, nainte de lansarea aplicaiei Chart Wizard, este posibil ca, dup lansare, s hotrti c trebuie modificat domeniul de date. Pasul doi al aplicaiei Chart Wizard i permite s modifici domeniul de date ce va fi reprezentat ca diagram utiliznd butonul Collaps Dialog aferent cmpului Data Range. Prin definiie, o serie de date este o categorie din tabel. Prin selectarea uneia dintre coloanele din diagram, vei selecta o serie de date. Poi schimba orientarea datelor din linii (Rows) n coloane (Columns). n exemplul de mai sus poi vedea cum se modific aspectul unei diagrame atunci cnd se schimb orientarea datelor din linii pe coloane.

75

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Din fia Series (Serii) poi manevra seriile dintr-o diagram fie prin adugarea, fie prin eliminarea acestora. Dac ai selectat ntreg domeniul unui tabel i vrei, de fapt, s vezi o singur serie din tabel, poi elimina seriile de date selectndu-le i executnd click pe butonul Remove (Eliminare). De asemenea, poi aduga serii la o diagram executnd click pe butonul Add (Adugare), dup care trebuie s precizezi detaliile pentru noile serii folosind celelalte opiuni din aceast fi. Opiunile din aceast fi se modific n funcie de tipul diagramei i de seriile selectate n caseta Series. Lista urmtoare descrie opiunile disponibile: permite s adaugi sau s elimini serii din diagram. Name (Nume). Atunci cnd selectezi o serie n lista Series din partea stng a casetei de dialog, aceast intrare se modific pentru a afia adresa celulei (celulelor) ce conine titlul pentru respectiva serie. Value (Valoare) ofer adresa ce conine valorile pentru seria selectat. Valorile sunt datele folosite la construirea coloanelor. Pentru anumite tipuri de diagrame aplicaia Chart Wizard afieaz o caset X Values (valori pe axa X) i una Y Values (valori pe axa Y). Category (X) Axis Labels (Etichetele axei categoriilor). Aceast caset afieaz referina de celul pentru categoriile axei X. Second Category (X) Axis labels (Etichetele axei secundare a categoriilor) precizeaz locaia celulei (celulelor) ce conin etichetele ce vor fi utilizate pentru a doua ax X, de exemplu, n diagramele Stoc sau diagramele personalizate tip coloan-suprafa. Sizes (Dimensiuni). La diagramele cu bule, aceast opiune precizeaz celula ce conine o valoare care stabilete dimensiunea reperelor de bul. PASUL 3 - Alegerea opiunilor de diagram Alegerea opiunilor de diagram reprezint pasul al treilea al aplicaiei Chart Wizard. Aceste opiuni i permit s prelucrezi n mai multe moduri diagrama, s adaugi i s tergi caracteristici. De asemenea, aceast caset i permite s vizualizezi toate modificrile, pe msur ce le efectuezi, nainte de a crea diagrama pe foia de calcul. Series, Add sau Remove i

76

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Caseta Chart Options conine ase fie despre care se va discuta n continuare. Titlurile diagramelor (Title) i permite s introduci un titlu pentru diagram, pentru axa categoriilor i cea a valorilor. Este bine s completezi toate cmpurile acestei fie.

Axe (Ax) Afieaz automat datele ntr-un format de scar de timp dac acestea sunt formatate ca date de timp. Prin deselectarea opiunii Category (X) Axis poi elimina etichetele axei. Atunci cnd opiunea este selectat, butonul radio selectat sub opiune indic ce va afia axa.

77

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Obs. Atunci cnd este selectat opiunea Time-scale aplicaia Excel transform formatul text n format dat calendaristic. Dac data este formatat pentru a afia numele lunii ca text sau dac ai date care trec dintr-un an n altul, este mai bine s transformi categoria n format scar de timp pentru a reprezenta anii. Linii de gril (Gridlines) i permite s adaugi pe axe linii de gril majore sau minore. Ca s obi o diagram curat, neaglomerat, este mai bine s evii liniile de gril. n mod normal se pstraz liniile de gril majore pentru axa Y sau Z fr a aplica linii suplimentare de gril.

78

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Legenda (Legend) ofer o explicaie despre diferitele serii de date din diagram.Dac diagrama conine mai multe categorii este necesar o legend care s arate modelul sau culoarea fiecrei categorii.

Fia Legend i ofer urmtoarele faciliti: Show legend dac este bifat, i permite s afiezi legenda pentru o diagram. Placement i permite s stabileti locaia legendei, n cazul n care opiunea Show legend este bifat. n caz contrar, cmpurile din seciunea Placement sunt dezactivate. Bottom i permite afiarea legendei n partea de jos a diagramei Corner i permite afiarea legendei n colul din dreapta sus al diagramei Top i permite afiarea legendei deasupra diagramei

79

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Right i permite afiarea legendei n dreapta diagramei (implicit) Left i permite afiarea legendei n stnga diagramei

Legenda nu este obligatoriu s fie plasat pe perimetrul unei diagrame. Formatat corespunztor o diagram se poate situa i n interiorul zonei de reprezentare.

Etichetele de date (Data Labels) i ofer posibilitatea de a afia etichete sau valori n dreptul fiecrei serii de date din diagram.

None nu se afieaz nici o valoare sau etichet. Show value se afieaz valorile aferente seriei. Show percent se afieaz valoarea procentual. Show label se afieaz etichetele seriei.

Show label and percent se afieaz att etichetele ct i procentele seriei. Show bubble sizes se afieaz mrimea bulelor.

80

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Tabelul de date (Data Tabel) i permite s ataezi tabelul diagramei create. Aceast caracteristic aliniaz datele numerice sub seriile corespunztoare de date. Este o cale de a afia etichetele de date fr a aglomera zona de reprezentare i, de asemenea, o modalitate de combinare a unei diagrame cu datele sale ntr-o form compact, de exemplu pentru nglobarea datelor ntr-un diapozitiv PowerPoint.

PASUL 4 - Alegerea unei locaii pentru diagram Alegerea unei locaii pentru diagram reprezint pasul al patrulea al aplicaiei Chart Wizard. Din aceast caset poi alege urmtoarele opiuni, ca s specifici unde doreti s amplasezi noua diagram: As Object In (Ca obiect n) permite nglobarea diagramei n aceeai foaie de calcul cu datele surs. De asemenea, poi specifica i alt foaie de calcul ca locaie pentru aceast diagram, prin deschiderea listei derulante i selectarea foii dorite.

As New Sheet (Ca foaie nou) creaz n registrul de calcul o f o a i e d e d i a g r a m independent. n cazul acestei opiuni, aplicaia Chart Wizard insereaz automat o foaie denumit Chart 1, denumire care poate fi modificat n aa fel nct s fie ct mai intuitiv.

81

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

MODIFICAREA DIAGRAMELOR
Dup ce ai creat o diagram este foarte probabil s doreti s i mai adaugi informaie sau s-i modifici elementele. Programul Excel i permite s manevrezi orice parte component a unei diagrame, dar s i i adaugi elemente.

MODIFICAREA TIPULUI DE DIAGRAM


De multe ori, dup ce ai ales un tip de diagram i ai creat-o constai c nu corespunde cu ceea ce doreai s realizezi i atunci este necesar s modifici tipul de diagram ales. Pentru a modifica un tip de diagram, poi s alegi una din metodele urmtoare: Selecteaz diagrama al crei tip vrei s-l modifici i execut secvena Chart\Chart Type pentru a deschide caseta de dialog care conine tipurile de diagrame i apoi selecteaz tipul dorit. Execut click dreapta oriunde n interiorul diagramei, dac doreti s o modifici n ntregime, i selecteaz Chart Type. Dup ce se deschide caseta alege tipul dorit. Execut click pe butonul Chart Type din bara standard. Dac doreti s modifici numai tipul unei serii de date dintr-o diagram, fr s modifici ntreaga diagram, trebuie s selectezi seria respectiv, s execui click dreapta pe serie i, din meniul rapid, alegi Chart Type. Din caseta care se deschide alege tipul de diagram dorit pentru seria selectat.

Tip de diagram de serie modificat

MODIFICAREA UNEI SERII DE DATE


Dac ai reprezentat grafic mai multe serii de date printr-o diagram tip coloan, un anumit set de coloane care au aceeai culoare reprezint o anumit serie de date. Pe lng posibilitatea formatrii seriilor de date ntr-o diagram mai poi, de asemenea, aduga sau elimina serii de date dintr-o diagram.

82

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Selectarea unei serii sau a unui punct de date dintr-o diagram. Pentru a modifica sau formata o serie de date dintr-o diagram, mai nti trebie s selectezi seria executnd un click pe oricare din punctele de date.

Cnd indicatorul mouse-ului este plasat pe o serie de date, o sugestie de ecran va afia o descriere a seriei i a respectivului punct de date de sub indicator. Cnd execui click pe un punct de date, ntreaga serie va fi selectat, iar ghidajele de dimensionare vor aprea, sub form de ptrele, pe seria de date. Crnd este selectat o serie de date, datele corespunztoare din foaia de calcul sunt nconjurate de borduri colorate Range Finder. O bordur roie nconjoar etichetele de ax, una verde etichetele de serie (cele ce se gsesc de obicei n legenda diagramei), iar o bordur de culoare albastr nconjoar valorile din seria de date. De asemenea, poi modifica un singur punct de date dintr-o serie. Avnd seria selectat, execut click pe punctul pe care doreti s-l modifici. Ca s schimbi valoarea punctului i pe cea corespunztoare lui din foaia de calcul trebuie s reii c cele dou sunt legate selecteaz punctul din diagram i trage-l pn la valoarea dorit.

Eliminarea unei serii de date. Pentru realizarea acestei opiuni, trebuie s selectezi seria pe care doreti s o elimini astfel nct s apar ghidajele i apoi apas tasta Delete sau execut secvena Edit\Clear\Series. Adugarea sau ajustarea sursei de date.

Adugarea punctelor sau a seriilor de date Selecteaz diagrama i execut secvena Chart\Add Data. Precizeaz domeniul de date pe care doreti s-l adaugi. Poi folosi butonul Collaps Dialog pentru a reduce dimensiunea casetei de dialog i a selecta domeniul.

83

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Copiaz datele din foaia de calcul, selecteaz diagrama i lipete datele n ea. Dac doreti mai mult control asupra datelor pe care doreti s le introduci, alege Edit\Paste Special pentru a stabili modul n care doreti s apar noile date.

New Series (Serie nou) adaug n diagram datele selectate ca o serie nou de date.

New Points ( Puncte noi) adaug datele copiate ca o serie suplimentar de date pe aceeai ax din diagram.

Serie nou inserat

84

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Rows sau Columns creaz o serie adiional de date din coninutul fiecrei linii sau coloane din selecia copiat. Series Names in First Row (Numele seriilor (etichetele axei Y) pe prima coloan) permite folosirea primei linii sau coloane din datele copiate pentru seria de date selectat. Categories (X labels) in First Column (Etichetele axei X (a categoriilor) pe primul rnd) permite folosirea primei linii sau coloane din datele copiate ca etichete de categorii pe axa X. Replace Existing Categories (Se nlocuiesc categoriile existente) permite nlocuirea etichetelor de categorii existente cu etichetele de categorii pe care vrei s le lipeti. De exemplu, poi modifica etichetele de lun de la ianuarie pn la decembrie cu numere de la 1 la 12. Obs. 1 Dac datele care urmeaz a fi lipite nu sunt pe aceeai foaie de calcul cu diagrama, ine apsat tasta Alt i trage-le peste eticheta foii ce conine diagrama. Dup ce apare foaia de calcul destinaie elibereaz tasta Alt i trage datele n foaie. Obs.2 Dac datele care urmeaz a fi lipite nu sunt n acelai registru de calcul cu diagrama, deschide registrul surs, execut secvena Window\Arrange pentru a afia ambele registre pe ecran. Apoi afieaz foile cu datele i cu diagrama. Selecteaz i trage datele dorite din fereastra foii surs n diagram. Datele adugate dintr-un registru de calcul creeaz n diagrama destinaie legturi la respectivul registru.

Modificarea datelor surs Avnd foaia de date vizibil pe ecran, execut click pe diagrama nglobat. Apoi trage de ghidajele colorate care nconjoar datele surs, anteturile i etichetele. Dac indicatorul mouse-ului este o sgeat, prin tragere vei deplasa dreptunghiul. Dac indicatorul mouse-ului este o cruce neagr, prin tragere vei extinde sau contracta selecia. Pe msur ce ajustezi liniile colorate, diagrama se va modifica astfel nct s reflecte modificrile pe care le efectuezi.

85

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Selecteaz diagrama, lanseaz aplicaia Chart Wizard i execut click pe Next n pasul 1 din caseta de dialog Chart Wizard. n pasul 2 modific datele surs i execut click pe Finish. Selecteaz diagrama i execut secvena Chart\Source Data sau execut click dreapta i alege Source Data din meniul rapid. n caseta de dialog Source Data selecteaz fia Data Range. De aici poi modifica adresa absolut a datelor pe baza crora s-a creat diagrama.

ADUGAREA UNEI AXE SECUNDARE NTR-O DIAGRAM


De multe ori te poi afla n situaia n care este necesar s compari dou seturi de date cu valori extrem de diferite, ca de exemplu numrul de produse realizate i soldul lor. O modalitate de a afia acest tip de informaie este prin intermediul unei a x e s e c u n d a r e . Pentru a realiza o diagram cu dou axe de acelai fel, trebuie s parcurgi paii: 1. Selecteaz, pe diagrama creat deja, seria pe care doreti s o reprezini pe axa secundar. 2. Execut secvena Format\Selected Data Series (Serie de date selectat) pentru a deschide caseta de dialog Format Data Series (Formatare serie de date). 3. Selecteaz fia Axis (Axe). 4. n seciunea Plot series on (Serie reprezentat grafic pe), alege Secondary Axis (Ax secundar). 5. Execut click pe OK.

Obs. Este bine s foloseti axe secundare atunci cnd ai dou seturi de date ale cror valori mici i mari sunt foarte diferite. Dac ar fi reprezentate pe o singur ax este posibil ca setul de valori mici s nu fie vizibil.

86

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

SCALAREA AXEI VALORILOR


Scalarea axelor ntr-o diagram poate controla caracteristicile vizuale ale diagramei.Axele X i Y au opiuni de scalare diferite deoarece reprezint lucruri diferite; de obicei pe axa X sunt reprezentate categoriile de date iar pe axa Y valorile corespunztoare acestor categorii. Modificarea valorilor minime, maxime i de reper n diagrama reprezentat mai jos, dac se dorete reprezentarea axei Y pn la 100% trebuie crescut valoarea maxim pe axa Y.

Dac doreti modificarea valorilor minime, maxime sau de reper ale unei diagrame atunci, executnd click dreapta pe axa Y, alege din meniul rapid comanda Format Axis. n caseta de dialog care se deschide selecteaz fia Scale.

87

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Minimum i permite s modifici valoarea din originea axe Y. Implicit aceast valoare este zero. n diagrama prezentat anterior, dac doreti ca axa Y s plece din 5%, n cmpul minim trebuie s setezi 0,05. Maximum i permite s modifici valoarea maxim care s fie vizualizat pe axa Y. n diagrama prezentat anterior, dac doreti ca axa Y s fie reprezentat printr-un maxim de 100% trebuie s atribui numrul 1 acestui cmp. Atenie: Dac stabileti o anumit valoare maxim, axa Y devine static, reprezentnd seriile de date doar pn la acea valoare. Dac se accept valoarea implicit, atunci orice modificare a valorii maxime din tabelul de date, n sensul creterii ei, va modifica automat i valoarea maxim de pe axa Y. Major unit permite ajustarea unitilor majore de pe axa Y. Dac pe axa Y unitile sunt reprezentate din 10% n 10% i le doreti din 20% n 20% atunci trebuie s modifici valoarea din cmpul aferent din 0,1 n 0,2. Minor unit - acest parametru controleaz intervalul dintre reperele mici de pe grila minor (Minor Gridlines). Ca s afiezi liniile de gril minore din 3 n 3 repere mici, stabilete la 3 valoarea parametrului acesta. Category (X) axis este util atunci cnd doreti s modifici locul de intersectare al axei Y cu axa X. Acest lucru l poi realiza indicnd valoarea de intersectare n cmpul Crossess at. Dac doreti, spre exemplu, ca intersecia s aib loc pe axa Y la 70%, trebuie s atribui valoarea 0,7 acestui cmp. Display units i permite s alegi modul de reprezentare a valorilor pe axa Y (spre exemplu: n mii, n milioane de uniti). Acest mod de reprezentare se poate alege din lista derulant aferent.

88

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Logarithmic scale i permite s setezi originea diagramei la valoarea 1 iar parametrii Minimum, Maximum, Major unit i Minor unit sunt calculate ca 10 la puterea valorii reprezentate pe ax, n funcie de domeniul de date ilustrat n diagram. Value in reverse order reprezint diagrama n form inversat, i anume valoarea 0% este n partea de sus a axei i coboar spre valoarea maxim, care se afl n partea de jos a diagramei.

Category (X) Axis at Maximum Value permite intersectarea axei Y cu axa X la valoarea maxim.

89

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

SCALAREA AXEI CATEGORIILOR


Opiunile de scalare a axei categoriilor funcioneaz aproximativ la fel cu cele ale axei valorilor descrise n seciunea precedent. Ca s ai acces la parametrii axei X trebuie s execui click dreapta pe ax. Din meniul rapid alege opiunea Format Axis, iar dup ce se deschide caseta de dialog selecteaz fia Scale.

Value (Y) axis crosses at category number i permite s stabileti intersecia cu axa Y ntre categoriile de pe axa X. Dac setezi acest parametru cu valoarea 2 atunci intersecia va fi nainte de categoria a doua. Number of categories between tick-mark labels stabilete frecvena cu care vor aprea etichetele de categorie pe axa X. Number of categories between tick-marks: stabilete numrul de gradaii ce doreti s apar ntre fiecare dou repere. Ca s plasezi un reper minor la fiecare categorie de pe axa X introdu 1 ca valoare pentru aceast opiune.

90

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Value (Y) axis crosses between categories permite ca punctele de date s fie reprezentate ntre repere mici; n caz contrar, punctele de date vor fi reprezentate la poziiile corespunztoare reperelor mici. Categories in reverse order permite inversarea ordinii de reprezentare a categoriilor pe axa X.

Value (Y) axis crosses at maximum categories plaseaz axa Y dup ultima categorie de pe axa X

MODIFICAREA ORDINII SERIILOR


Prin modificarea ordinii seriilor poi manipula setul de date pe care cititorii l pot vedea n primul rnd. Inversarea seriilor de date este un lucru util atunci cnd lucrezi cu diagrame tip bar sau coloan. Acest lucru se realizeaz prin selectarea opiunii Categories in reverse order din caseta Format Axis. Dac doreti s modifici locaia ntr-o diagram numai pentru o anumit categorie de date este necesar s selectezi categoria respectiv pe diagram, execut click dreapta i, din meniul rapid alege opiunea Format Data Series. n caseta de dialog care se deschide selecteaz fia Series Order.

91

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

n cmpul Series order execut click pe categoria a crei poziie doreti s o modifici i apoi folosete-te de butoanele Move Up sau Move Down pentru a ajunge in poziia dorit.

ADUGAREA UNEI LINII DE EVOLUIE LA O SERIE DE DATE


Adugarea liniilor de evoluie (trendlines) n Excel te ajut s nelegi de unde ai plecat i ncotro este posibil s te ndrepi. Liniile de evoluie pot fi adugate doar la urmtoarele tipuri de diagrame: pe zone, pe coloane, linie, cu bare i prin puncte. Pentru a aduga o linie de evoluie la o diagram trebuie s parcurgi paii: 1. Selecteaz diagrama sau seriile de date la care vrei s adaugi linia de evoluie. 2. Execut secvena Chart\Add Trendline (Adugare linie de evoluie) pentru a afia caseta de dialog Add Trendline. 3. Din fia Type selecteaz tipul de linie de evoluie pe care doreti s-l adaugi. 4. Execut click pe OK. Caseta Add Trendline are urmtorul coninut:

92

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Tip

Opiune

Rezultat

Linear (Liniar) Logarithmic (Logaritmic) Polynomial (Polinomial) Power (Putere) Exponential (Exponenial)

Insereaz o tendin liniar.

Insereaz o tendin logaritmic.

Insereaz o tendin polinomial sau curb.

Insereaz o tendin folosind funcia putere.

Insereaz o tendin exponenial. Insereaz o tendin cu o medie mobil. Numrul de puncte de pe o linie de evoluue n medie mobil este egal cu numrul total de puncte din serie minus numrul pe care l stabileti pentru perioad. Prin introducerea unui numr n caseta Order stabileti cel mai mare grad polinomial. Valoarea este exprimat ca un ntreg ntre 2 i 6. Prin introducerea unui numr n caseta Period stabileti numrul de perioade pe care doreti s le utilizezi n calcularea mediei mobile.

Moving Average (Medie mobil)

Order (Ordonare)

Period (Perioad)

93

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Based on Series (Bazat pe serie)

Selectezi seriile pentru care va fi afiat linia de evoluie.

Formatarea liniei de evoluie Pentru a formata o linie de evoluie trebuie s parcurgi paii: 1. Selecteaz sau activeaz linia de evoluie. 2. Execut secvena Format\Selected Trendline care deschide caseta de dialog Format trendline. 3. Din fia Patterns a casetei de dialog selecteaz opiunile de formatare necesare pentru a crea efectul vizual dorit.

4.

Execut click pe OK.

Lista de mai jos descrie opiunile de formatare disponibile pentru liniile de evoluie:

Automatic (Automat) aplic parametrii prestabilii Excel asupra liniei sau


obiectului selectat.

Custom (Particularizat) i permite s personalizezi stilul, culoarea i


grosimea liniei de evoluie selectat.

Style (Stil) stabilete un stil pentru linie sau bordur. Color (Culoarea) desemneaz culoarea pentru linia sau bordura selectat. Weight (Greutate) indic grosimea liniei sau a bordurii selectate.
Pe msur ce realizezi seleciile, urmrete caseta Sample pentru a vedea modul n care este afectat linia sau bordura respectiv. Opiuni pentru liniile de evoluie Parametrii din fia Options (Opiuni) a casetei Format Trendline i permit s continui personalizarea liniei de evoluie.

94

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Opiunile sunt descrise n urmtoarea list:

Trendline Name (Nume linie de evoluie) i permite s stabileti dac numele liniei

va fi furnizat de Excel pe baza tendinei alese (Automatic) sau s selectezi opiunea Custom i s introduci tu numele. stabili numrul de perioade ce vor fi reprezentate progresiv sau regresiv. De exemplu, pe baza informaiei curente sau anterioare din seriile de pe diagram, programul Excel poate reprezenta tendina n perioadele viitoare. doreti ca liniile de evoluie s intersecteze axa Y.

Forecast (Prognoz) i permite s foloseti opiunile din aceast seciune pentru a

Set Intercept = (Setare intersecie=) prin stabilirea interseciei, precizezi unde Display Equation on Chart (Afiare ecuaie n diagram) i Display R-Squared
Value on Chart (Afiare abatere medie ptratic n diagram) te ajut s afiezi ecuaiile regresive sau valorile radicalilor n diagram. Dac ai mai multe scenarii de evoluie, poi, de exemplu, s afiezi aceste valori pentru fiecare linie de evoluie n parte.

FORMATAREA DIAGRAMELOR.
Formatarea unei diagrame este la fel de important ca i datele ce stau la baza ei. Este important s nelegi att caracteristicile i funciile elementelor de diagram, ct i modul n care le poi accentua prezena vizual n diagram.

FORMATAREA LINIILOR
Programul Excel i permite s formatezi aproape orice tip de linii ntr-o diagram. Formatarea axelor Y, Y secundar i Z. Formatarea axelor de valori n moduri diferite poate s atrag sau s ndeprteze atenia de la acestea. Formatele predefinite ale aplicaiei Excel sunt bune, ns, la afiarea

95

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


informaiei, vei dori s ajustezi aceste formate prestabilite pentru a obine o prezentare curat i eficient. Pentru a conferi axei Y un format profesionist, trebuie s parcurgi paii: 1. 2. 3. 4. Selecteaz axa Y astfel nct s apar ghidajele de selecie. Execut secvena Format\Selected Axis pentru a afia caseta Format Axis. Selecteaz fia Patterns. Selecteaz grosimea liniei.

5. n seciunea Major Tick Mark Type (Tip gradaie major), alege Inside. 6. Selecteaz fia Font. 7. n caseta Font, alege Arial. (Dac Arial este fontul prestabilit pentru Excel, acest pas poate fi srit). 8. n caseta Font Style selecteaz Bold. 9. n caseta Size alege 10 (aceast dimensiune depinde de dimensiunile diagramei). 10. Deselecteaz opiunea Auto Scale(Scalare automat). 11. Execut click pe OK.

96

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Formatarea axei X Similar formatrii axei valorilor, formatarea axei categoriilor (X) poate atrage sau ndeprta atenia de la aceast ax. De exemplu, dac ai mai multe date calendaristice pe axa categoriilor, este bine s foloseti alinierea vertical, astfel nct programul Excel s treac automat textul pe rndul urmtor sau s schimbe numrul de etichete afiate. Pentru a realiza acest tip de modificare, folosete parametrii din seciunea Orientation din fia Alignment a casetei de dialog Format Axis. Prin alinierea corect a informaiilor i formatarea dimensiunii textului, poi face vizibile n diagrame toate etichetele.

Opiunea Offset (Deplasare) i permite s modifici distana la care vor fi plasate etichetele de categorie pe ax sau linie. Ca s elimini axa X sau reperele de pe axa X alege din caseta Format Axis, din fia Patterns opiunea None (Nici una).

97
Diagram predefinit Diagram cu axe formatate

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Formatarea etichetelor de ax Pe lng modificarea fontului etichetelor de pe ax, mai poi modifica i stilul lor de numr i aliniere. Pentru a formata etichetele de ax trebuie s parcurgi secvena: 1. Click dreapta pe axa cu etichetele ce urmeaz a fi modificate. 2. Din meniul rapid care se deschide alege opiunea Format Axis. 3. Execut click pe fia Font i modific fontul, stilul de font i nlimea fontului, dac vrei ca textul s fie subliniat (Underline) sau s aib o culoare de fundal (Background). 4. Execut click pe fia Alignment i stabilete nclinarea textului fa de ax. 5. Execut click pe OK pentru a valida modifictile.

FORMATAREA TEXTULUI
Poi schimba fontul, stilul fontului i culoarea fontului la fel ca la orice alt text din Excel. n continuarea vei nva cteva dintre opiunile suplimentare de formatare a textului dintr-o diagram. Adugarea i formatarea etichetelor de date Programul Excel i permite s adaugi date ntr-o diagram i dup ce ai creat-o. Pentru a aduga etichete de date la o diagram trebuie s parcurgi paii: 1. Selecteaz seria de date. 2. Execut click dreapta pe serie i alege Format Data Series (Formatare serie de date) (sau execut secvena Format\Selected Data Series). 3. n caseta de dialog care se deschide execut click pe fia Data Labels (Etichete de date). 4. n seciunea Data Labels selecteaz opiunea Show Label (Afieaz etichete). 5. Execut click pe OK.

98

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Dup crearea etichetelor de date este posibil s doreti s le modifici fie aspectul, fie amplasarea astfel nct s corespund restului diagramei. Pentru a le formata trebuie s le selectezi i apoi alege Format Data Labels din meniul Format i, din caseta care se dechide, modific fontul, nlimea fontului, stilul fontului, culoarea fontului .a.m.d. Alinierea etichetelor n interiorul seriei de date i ofer mai mult spaiu pe diagram pentru a explica alte puncte de interes. Atunci cnd o etichet este plasat n interiorul seriei de date, dac fundalul seriei este nchis la culoare, pentru etichet creaz un font cu un fundal transparent pentru a evidenia eticheta.

Adugarea i formatarea titlurilor de diagram Din titlurile de diagram fac parte: titlul diagramei, cel al axei X, al axei Y i al axei Z. Poi intra ntr-o diagram pentru a aduga titluri i elemente folosind comanda Chart Options din meniul Chart. Cnd ai toate titlurile de diagram, vei dori, probabil, s modifici dimensiunea, fontul, stilul sau alte caracteristici astfel nct titlurile s corespund aspectului general al diagramei. Mai nti selectezi elementul titlu i apoi execui secvena Format\Selected Chart Title sau execui click dreapta pe titlu i alegi Format Chart Title (Formatare titlu de diagram). Se deschide caseta de dialog cu acelai nume de unde selectezi fontul, efectele, alinierea dorit, dup care execui click pe OK.

99

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Formatarea legendei Legenda este doar o descriere a seriilor de date dintr-o diagram. n majoritatea cazurilor i se poate micora importana reducnd dimensiunea fontului sau mutnd-o ntr-un loc mai retras din diagram. Dac o legend ocup prea mult spaiu ntr-o diagram, o selectezi i, fie o mui n alt parte a diagramei, fie o redimensionezi trgnd de unul din ghidaje. Pentru a aplica formate unei legende o selectezi, execui click dreapta pe legend i alegi Format Legend din meniul rapid care apare. Inserarea i formatarea textului dintr-o diagram Adugarea de text ntr-o diagram este necesar atunci cnd vrei s explici anumite aspecte ale prezentrii. Pentru a aduga text ntr-o diagram trebuie s parcurgi paii: 1. 2. 3. Selecteaz diagrama astfel nct s apar ghidajele de selecie. n bara de formule, introdu textul pe care doreti s-l afiezi. Apas tasta Exter.

Vei formata textul ca pe orice alt element al diagramei. Selecteaz caseta de text i apoi execut secvena Format\Selected Object. Va aprea caseta de dialog Format Text Box care i va pune la dispoziie opiunile pentru formatarea fontului. Obs. Poi aduga text ntr-o diagram i prin utilizarea instrumentului Text Box (Caset de text) din bara de instrumente Drawing (Desenare) (vezi lecia urmtoare). nainte de folosirea casetei de text, asigur-te c diagrama a fost selectat, altfel textul nu va fi ataat acesteia adic la deplasarea diagramei, textul nu o va nsoi dect dac au fost selectate toate obiectele.

MBUNTIREA DIAGRAMELOR CU OBIECTE DESENATE


Adugarea obiectelor desenate (n general numite forme) ntr-o diagram i permite s obii puncte suplimentare de interes i s clarifici datele din diagram.

100

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Obiectele desenate se gsesc n bara Drawing, prezentate ca forme i forme automate (AutoShape). Pentru aceasta vezi lecia urmtoare, capitolul Bara Drawing. Introducerea formelor ntr-o diagram i permite s explici anumite elemente din diagram pentru a crea puncte directe de concentrare a ateniei. Mai poi aplica forme (din bara Drawing) i pentru a prezenta, direct pe diagram, date suplimentare. Dup ce ai creat diagrama, selecteaz-o i apoi selecteaz obiectul desenat pe care doreti s-l adaugi diagramei. Obiectele desenate se formateaz la fel ca i celelalte elemente din diagram le selectezi i apoi alegi opiunile de formatare.

FORMATAREA SERIILOR DE DATE


Probabil cel mai important aspect al formatrii unei diagrame este formatarea seriilor de date. Pe lng utilizarea opiunilor oferite special pentru formatarea seriilor de date, mai poi aduga culori, efecte de umplere, modele i chiar imagini. Pentru diagrame tip coloan dac vrei s modifici distana dintre coloane sau limea coloanelor atunci trebuie s parcurgi paii: 1. Selecteaz seria de date creia vrei s-i aplici modificri. 2. Execut click dreapta pe seria selectat i alege opiunea Format Data Series din meniul rapid care se deschide. 3. Din caseta de dialog care se deschide, execut click pe fia Options.

Overlap (Suprapunere) are ca rezultat suprapunerea seriilor de date, respectiv a coloanelor. Poti aeza uor coloanele una peste alta reducnd spaiul dintre coloane.
Implicit

Gap width (Limea spaiului liber) = are ca efect modificarea Gap width 10 spaiului liber dintre diferitele categorii de date.

101

Overlap = -20

Overlap = 40

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Modificarea ordinii seriilor Poi modifica ordinea seriilor astfel: 1. 2. 3. Execut click dreapta pe o serie de date. Alege opiunea Format Data Series din meniul rapid care se deschide. Din caseta de dialog care se deschide execut click pe fia Series Order.

4. Pentru a stabili ordinea in care vor apare seriile de date n diagram, execut click pe numele seriei din caseta Series order i apoi, cu ajutorul butoanele Move Up si Move Down mut seria selectat n poziia dorit. 5. Execut click pe OK. Modificarea formatrii unui obiect de diagram Poi formata fundalul pentru serii individuale de date, pentru puncte individuale, pentru zone de reprezentare, pentru zona diagramei, prin adugarea, schimbarea sau eliminarea bordurilor i prin modificarea culorii sau a efectului de umplere folosit pentru respectivul obiect. Pentru a modifca bordura sau fundalul oricrui element de diagram, selecteaz obiectul i folosete meniul Format pentru a deschide caseta de dialog Format a

102

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


respectivului obiect. Opiunile din fia Patterns (Modele) i ofer posibilitatea de a alege borduri, culori, efecte de umplere i altele. Efecte de umplere Efectele de umplere i permit s utilizezi culori, modele, umpleri gradate i imagini n interiorul seriilor de date, al zonei de reprezentare al obiectelor desenate i aa mai departe. Fia Patterns i ofer o multitudine de posibiliti pentru selectarea bordurii, a culorii, a modelului i altele.

Pentru a aplica un efect de umplere execut click pe butonul Fill Effects (Efecte de umplere) din seciunea Area a fiei Patterns. Ai la dispoziie patru tipuri de efecte de umplere, i anume: umpleri gradate (Gradient), texturi (Texture), modele (Pattern) i imagini (Picture). Pentru mai multe amnunte vezi capitolul Bara Drawing din lecia urmtoare. Folosirea imaginilor drept fundal Fia Picture (Imagine) din caseta de dialog Fill Effects i permite s aplici o imagine de fundal. Execut click pe butonul Select Picture din fia Picture, selecteaz imaginea dorit i apoi ajusteaz-o dup necesiti, folosind urmtoarele opiuni:

103

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Stretch (Lrgire) aplic imaginea peste tot obiectul de diagram selectat.

Stack (Stiv) aeaz copii ale imaginii pe vertical i pe orizontal, pentru a umple obiectul diagram. Stack and Scale to (Stiv i scalare la) i permite s aezi i s scalezi imaginea i s o ajustezi la dimensiunea sau unitile slectate n caseta Units\Picture (Uniti\Imagine). Sides (n lateral) utilizat pentru diagrame 3D, aplic imaginea pe feele laterale ale seriei de date. Front (n fa) - utilizat pentru diagrame 3D, aplic imaginea pe faa frontal a seriei de date. End (Sfrit) - utilizat pentru diagrame 3D, aplic imaginea pe faa superioar a seriei de date.

FORMATAREA DIAGRAMELOR 3D
Formatarea diagramelor 3D ofer cteva opiuni diferite de cele 2D. De exemplu, la o diagram 3D poi formata feele laterale, faa frontal sau cea superioar ale unei coloane, deoarece programul Excel i permite s umpli suprafeele plane. Diagrama urmtoare va fi folosit ca i punct de pornire i, n continuare, vor fi prezentate cteva dintre cele mai importante elemente de formatare a unei diagrame 3D.

104

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Formatarea pereilor unei diagrame Pereii unei diagrame 3D pot fi formatai pe mai multe ci, de la tergerea lor complet pn la aplicarea efectelor de umplere. Pentru a formata pereii unei diagrame 3D trebuie s parcurgi paii: 1. Selecteaz pereii diagramei 3D astfel nct s apar ghidajele de selecie n fiecare col al lor. 2. Execut click dreapta i alege Format Walls (Formatare perei) sau execut Format\Selected Walls. 3. Din caseta de dialog care se deschide execut click pe fia Patterns pentru a aplica modele de umplere asupra zonei respective i pentru a nconjura pereii cu diferite stiluri de borduri. Pentru a terge pereii alege opiunea None (Nici unul) la seciunea Area. 4. Ca s scapi de liniile de gril rmase, execut click dreapta pe ele i alege opiunea Clear din meniul rapid, sau selecteaz-le i apas tasta Delete.

Formatarea podelei unei diagrame 3D Podeaua unei diagrame 3D se formateaz similar. 1. 2. 3. 4. 5. Selecteaz podeaua. Click dreapta pe selecie i alege Format Floor din meniul rapid care apare. Execut click pe fia Patterns. Aplic formatele pe care le doreti. Execut click pe OK.
fr perei

cu perei formatai

105

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Formatarea seriilor de date dintr-o diagram 3D Pentru a utiliza caracteristicile de formatare 3D pentru serii de date, trebuie s parcurgi paii: 1. Selecteaz seria de date. 2. Execut click dreapta pe selecie i alege Format Data Series din meniul rapid sau execut secvena Format\Selected Data Series. 3. n caseta de dialog care se deschide execut click pe fia Shapes (Forme). 4. Selecteaz forma dorit de coloan.

Din fia Options a casetei Format Data Series stabileti adncimea spaiului (Gap Depth), limea spaiului (Gap Width) i adncimea diagramei (Chart Depth).

106

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Formatarea vederii tridimensionale Poate fi modificat i unghiul de vedere al diagramei. Prin selectarea peretelui unei diagrame 3D poi executa click dreapta pentru a avea acces la vederea 3D (3-D View) sau poi executa secvena Chart\View pentru a deschide caseta de dialog 3-D View. Opiunile din aceast caset depind de tipul de diagram i de obiectele din aceasta. Lista urmtoare prezint opiunile principale:

Elevation (Elevarea) i permite s vezi o diagram de sus in jos privind-o de deasupra. Rotation (Rotaie) rotete (n grade) diagrama n jurul axei Z.

Obs. Sgeile pentru elevaie i rotaie modific vederea diagramei de sus n jos i de la stnga la dreapat. Execut click pe sgeata dorit i observ n fereastra de previzualizarea cum se modific unghiul de vedere a diagramei.

Auto Scaling (Scalare automat) este disponibil doar dac este valiadat opiunea Right Angle Axes (Axe n unghi drept). Aceast opiune creaz o proporie dreapt. Right Angle Axes (Axe n unghi drept) stabilete unghiuri drepte n loc de o vedere n perspectiv a diagramei, indiferent de rotirea diagramei. Validarea acestei opiuni creaz un aspect mai uniform al diagramei, deoarece liniile vor fi afiate doar vertical. Height % of base (nlimea funcie de lungimea axei X. la % din baz) controleaz nlimea axei Z n

Default (Implicit) cnd nu ai ajuns la un format mulumitor apas acest buton pentru a reveni la forma implicit. Perspective (Perspectiv) opiunea este disponibil doar atunci cnd diagrama include dou sau mai multe seturi de date care compar valori dintre categorii i serii. Perspectiva modific vederea orizontal a diagramei fcnd-o s par mai apropiat sau mai ndeprtat. Poi stabili un anumit tip de perspectiv sau poi utiliza butoanele cu sgei de deasupra opiunii pentru a realiza ajustri cu pas fix. Dac este validat opiunea Right Angle Axes, perspectiva devine indisponibil deoarece sunt permise doar linii perpendiculare i unghiuri drepte.

107

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Mutarea i redimensionarea diagramelor n general, atunci cnd creezi o diagram aceasta nu are dimensiunea dorit. Pentru a redimensiona o diagram trebuie s parcurgi paii: 1. Selecteaz diagrama.

2. Execut click stnga pe diagram, ine butonul mouse-ului apsat i trage diagrama n poziia dorit. Cursorul este urmat de un dreptunghi punctat care arat poziia de mutare a adiagramei la momentul respectiv. 3. Cnd diagrama a ajuns n poziia dorit elibereaz butonul mouse-ului. Pentru a redimensiona o diagram trebuie s execui paii: 1. Selecteaz diagrama. 2. Poziioneaz cursorul mouse-ului pe unul din colurile diagramei pn cnd cursorul se transform n i trage pe diagonal spre exterior sau spre interior pn cnd diagrama ajunge la dimensiunea dorit. 3. Cnd diagrama a ajuns la mrimea dorit elibereaz butonul mouse-ului.

108

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

DIAGRAME PERSONALIZATE
Programul Excel cuprinde multe tipuri de diagrame personalizate bazate pe tipurile standard de diagrame. Pentru a vedea cum ar arta diagrama creat de tine ntr-un tip de diagram personalizatselecteaz fia Custom Types (Tipuri personalizate) din pasul 1 al aplicaiei Chart Wizard din meniul Chart.

CREAREA UNEI DIAGRAME PERSONALIZATE


Dup ce ai formatat o diagram, o poi salva ca tip personalizat. Pentru a salva o diagram ca tip personalizat trebuie s parcurgi paii: 1. Selecteaz diagrama pe care vrei s o salvezi ca tip personalizat. 2. Execut secvena Chart\Chart Type pentru a deschide caseta de dialog Chart Type. 3. Execut click pe fia Custom Types. 4. Selecteaz opiunea User Defined (Definit de utilizator) din seciunea Select From (Selectare din).

5. Execut click pe butonul Add (Adugare) ca s deschizi caseta de dialog Add Custom Chart Type.

109

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

6. Introdu un nume pentru noul tip de diagram n cmpul Name i, dac vrei, introdu i o descriere a acestuia n cmpul Description. 7. Execut click pe OK. Tipul personalizat va aprea acum n lista Chart Type. Dac doreti ca acest tip de diagram s fie prestabilit utilizat de programul Excel, execut click pe butonul Set as default chart i rspunde Yes la mesajul care apare. Pentru a terge un tip personalizat de diagram, selecteaz-l din lista Chart Type, execut click pe butonul Delete i apoi pe butonul OK atunci cnd se cere confirmarea.

TIPRIREA DIAGRAMELOR
nainte de a tipri o diagram este bine s o previzualizezi. Poi previzualiza o diagram prin una din urmtoarele ci: Dac ai creat o diagram pe o foaie separat, activeaz sau selecteaz respectiva foaie. Selecteaz Print Preview (Examinare nainte de tiprire) din meniul File. Pe ecran va aprea o previzualizare a diagramei nainte de tiprire. Dac diagrama este nglobat ntr-o foaie de calcul, selecteaz Print Preview pentru a previzualiza ntraga foaie pe care se afl diagrama. Dac diagrama este ngobat i doreti s o tipreti doar pe ea, selecteaz diagrama i execut File\Print Preview. Excel afieaz diagrama selectat i o poi tipri ca i cum s-ar afla pe foaie separat. Atunci cnd tipreti o diagram de pe o foaie separat sau o diagram nglobat ntr-o foaie de calcul, poi executa click pe butonul Print din bara standard pentru a trimite diagrama direct la imprimant folosind parametrii prestabilii de tiprire.

REZUMATUL LECIEI 3
Scopul acestei lecii a fost s te nvee: Ce este o diagram Cum se creaz o diagram Cum modifici o diagram

110

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Cum formatezi o diagram Cum adaugi o linie de tendin unei diagrame Cum s creezi diagrame personalizate Cum s tipreti diagramele

111

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

NTREBRI RECAPITULATIVE
ntrebri gril
Bifeaz care rspuns consideri c este corect. ntrebrile pot avea de la 1 la 4 rspunsuri corecte. 1. Vrei s trasezi evoluia vnzrii unui anumit produs ntr-o sptmn. Ce tip de diagram alegi:

Coloan Linie Plcint Con

2. Ca s formatezi o diagram trebuie s:

Selectezi obiectul din lista Chart Object din bara Chart i s execui click pe butonul Format Object. Execui dublu click pe diagram. Execui click dreapta pe diagram i selectezi Format din meniul rapid Execui secvena Chart\Format.

3. Care din enunurile urmtoare este fals:

Multe casete de dialog Excel conin butoane Collapse Dialog care permit reducerea temporar a dimensiunii casetei. Poi schimba perspectiva unei diagrame 3D executnd secvena Chart\3-D View din bara de meniuri. Ca s tergi o diagram apas butonul Delete Chart de pe bara standard.. Pentru a aduga sau a anula o legend dintr-o diagram, execut click pe butonul Legend din bara Chart.

Completai
1. Cum poi s adaugi o linie de evoluie unei diagrame?

2. Cum poi s modifici tipul de diagram pentru o serie de date?

3. Cum poi s creezi o diagram personalizat?

112

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII Exerciii


Exerciiul 1 1. Deschide un nou registru de calcul Excel pe care denumete-l Diagrame.xls. 2. n interiorul acestui nou registru creaz tabelul urmtor:

3. Ce tip de diagram crezi c se potrivete cel mai bine pentru a prezenta informaia din acest tabel? 4. Selecteaz ntregul tabel i aplic tipul de diagram cu bare.

5. Pentru categoria Calculatoare schimb tipul de grafic coloan cu cel serie. ngroa linia de diagram. 6. Insereaz o ax secund Y pentru categoria Calculatore. 7. Schimb nlimea fontului legendei, mut locaia acesteia n partea de sus a graficului, s se anuleze linia de contur i s nu aib fundal. 8. Adaug titlul diagramei Evoluia vnzrilor n anul 2001 9. Titlul axei X s fie Trimestrul iar titlul axei Y s fie Valoarea vnzrilor. 10. Sa se nlocuiasc etichetele de pe axa X cu 1, 2, 3, 4 fr s se modifice capul de tabel. 11. S se insereze ntre axa X i etichetele axei numele Semestrul 1 i Semestrul 2. 12. Pe axa Y valoarile s se msoare n mii lei (thousands). 13. Zona de diagram (Plot Area) s nu aib fundal. 14. Zona Chart Area s aib fundalul gradat. 15. ngroa liniile de ax i textul aferent axelor.

113

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


n final diagrama trebuie s arate astfel:

Exerciiul 2 1. Pentru categoriile Imprimant i Software s se creeze o diagram 3D cu cilindri. 2. Titlul diagramei s fie Evoluia vnzrilor pe anul 2001, titlul pentru axa X s fie Trimestrul i pentru axa Y Valoarea vnzrilor. 3. Pentru seria de date schimb tipul de diagram existent cu tipul trunchi de piramid. 4. Etichetele seriilor de date s fie vizibile pe diagram i situate n interiorul cilindrilor i trunchiurilor de piramid. Modific etichetele de pe axa X astfel nct s apar cu numele: trim. 1, trim. 2, trim. 3, trim. 4 fr s se modifice capul de tabel. 5. S se anuleze pereii diagramei i liniile de gril. 6. Fundalul zonei Chart Area s fie tip Texture. 7. Fundalul podelei s fie de tip gradient. 8. nlimea fontului etichetele pe cele dou axe s fie de 9 pct. i fontul s fie ngroat. 9. Schimb locat. n final, diagrama trebuie s arate aa:

114

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Exerciiul 3 7. Pentru categoria de date Consultan creaz o diagram tip plcint expandat 3D, pe o foaie de tip diagram. 8. Diagrama s aib evideniate att etichete ct i procente. 9. S se nale plcinta fa de planul orizontal cu 30. 10. S se roteasc diagrama astfel nct eticheta Trimestrul 1 s fie n fa. 11. S se micoreze grosimea feliilor la 50%. 12. S se renune la linia care nconjoar fiecare felie. 13. Felia cu eticheta Trimestrul 4 s fie detaat de restul diagramei. 14. Diagrama s nu aib legend. 15. Titlul diagramei s fie Consultan, s fie ngroat i s aib nlimea de 18 pct. 16. Toate etichetele s fie ngroate, s aib o nlime de 10 pct. i s se afle n interiorul diagramei. 17. Zonei Chart Area s i se aplice un fundal de tip gradient de la albastru la bleu din colul dreapta sus. n final, diagrama trebuie s arate aa:

115

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

116

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Lecia 4
Obiective
Cum s lucrezi cu bara Drawing Cum s-i creezi propriile bare de instrumente Cum s inserezi i s tergi imagini Ce sunt stilurile Cum se aplic i cum se renun la stiluri Cum se consolideaz datele Funciile financiare PMT i FV Cum verifici ortografia
Aceast lecie va puncta cteva dintre cunotinele care au rmas neaprofundate pn acum, i anume: elementele caracteristice barei Drawing, cum s personalizezi barele de instrumente, ce sunt stilurile i cum se lucreaz cu ele, cum se consolideaz datele cu ajutorul referinelor 3D, cum poi verifica ortografia i cum poi utiliza funciile financiare PMT i FV.

BARA DRAWING
Bara de instrumente Drawing (Desenare) este disponibil att n Excel ct i n Word i PowerPoint i ofer acelai set de instrumente n fiecare aplicaie. Instrumentele acestei bare i permit s adaugi forme, linii, casete de text, text artistic i imagini clipart (miniaturi) n registrul tu de calcul. De asemenea, multe din instrumentele barei Drawing pot fi folosite pentru a plasa i a modifica aspectul unor astfel de obiecte. Bara de instrumente Drawing are urmtoarea componen:

Buton

Nume
Draw (Desen) Select Objects (Selectare obiect) Free Rotate (Rotire liber)

Descriere
Execut click pe acest buton ca s afiezi un meniu de comenzi ce i va permite s gestionezi amplasarea i relaiile dintre obiectele desenate. Foloseti butonul atunci cnd doreti s lucrezi cu obiecte desenate, nu cu text. Execui click pe acest buton i apoi click pe obiectul dorit. Execut click pe acest instrument, apoi pe obiect, dup care trage punctele de manevr ale obiectului n direcia n care doreti s-l roteti.

117

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL Buton Nume


AutoShapes (Forme automate) Line (Linie) Arrow (Sgeat) Rectangle (Dreptunghi) Oval (Oval) Text Box (Caset text) Insert WordArt (Inserare WordArt) Insert Clip Art (Inserare miniatur) Fill Color (Culoare de umplere) Line Color (Culoare de linie) Font Color (Culoare font) Line Style (Stil linie) Dash Style (Stil linie ntrerupt) Arrow Style (Stil sgeat) Shadow (Umbr)

Descriere
Execut click pe acest buton pentru a afia o list de categorii de forme automate. Din aceste categorii alege formele dorite. i permite s desenezi linii drepte, de orice lungime. Aceste linii pot fi formatate ulterior. i permite s desenezi sgeti, ulterior putnd stabili tipul de vrf de sgeat la unul sau la ambele capete. l poi folosi pentru trasarea de dreptunghiuri i ptrate. i permite s desenezi cercuri i elipse. Atunci cnd ai nevoie de un obiect text care s fie plasat deasupra oricrei celule din foaie, folosete acest instrument pentru a crea caseta i a introduce textul. Cu acest instrument poi crea titluri artistice. Se va deschide programul WordArt care are propriile sale meniuri i bare de instrumente i care i ofer posibilitatea de a crea obiecte text ntr-o gam larg de culori, forme i umpleri. Execut click pe acest buton pentru a vizualiza i introduce obiectulintr-o list cu imagini clipart organizate pe categorii, care au fost instalate mpreun cu Office 2000. Dac nu le ai, acestea trebuie instalate de pe CD. Alege o culoare uniform din aceast palet pentru a umple forma desenat. Execut click pe acest buton ca s afieze o palet de culori pe care le poi utiliza pentru a colora liniile, sgeile sau contururile. Aplic o culoare textului din casetele de text sau din celulele foii de calcul. Poi alege diferite grosimi de linie i stiluri pentru linii duble sau triple. Dac doreti ca linia s fie ntrerupt, punctat sau o combinaie a acestora, execut click pe acest buton i selecteaz un stil din palet. Transform o linie simpl ntr-o sgeat i schimb vrful sgeii pentru o sgeat existent. Poi alege din 20 de umbre, fiecare cu sursa ei de lumin i unghi diferit. Aplicarea unei umbre ofer adncime obiectului i poate fi folosit la forme sau linii. Poi aplica pn la 20 de efecte 3D asupra formelor. Spre deosebire de umbr, care doar repet obiectul n stare 2D, n spatele originalului, parametrii 3D adaug obiectului laturi i adncimi i coloreaz laturile pentru a obine un adevrat efect 3D.

3D (3D)

Bara de instrumente Drawing poate fi afiat prin executarea unui click dreapta pe orice bar de instrumente existent i selectarea comenzii Drawing din lista care apare sau prin alegerea opiunii View\Toolbars\Drawing. Atunci cnd foloseti bara Drawing trebuie s ii cont de urmtoarele concepte:

118

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Instrumentele de desenare funcioneaz prin executarea unui click pe butonul corespunztor i apoi se traseaz forma sau linia respectiv. De fiecare dat cnd execui click i apoi foloseti un instrument de desen, acesta se dezactiveaz imediat ce a fost creat obiectul. Pentru a crea din nou acelai obiect trebuie s reselectezi instrumentul. Butoanele care au o n jos vor afia o palet sau un atunci cnd execui click pe sgeat. sgeat meniu

n cazul instrumentelor Fill Color, Line Color i Font Color executarea unui click pe buton duce la aplicarea culorii de pe buton pe obiectul selectat. Aspectul butonului se modific pentru a afia orice nou culoare selectat din palet. Instrumentele Line, Dash Style i Arrow afieaz cte o palet de stiluri, dei nu exist un triunghi, o sgeat n dreptul lor sau pe buton. Butoanele Draw i AutoShapes afieaz un meniu cu submeniuri sau palete n loc de a executa o sarcin sau aplica un format.

CREAREA FORMELOR I A LINIILOR

Desenarea unei forme sau a unei linii este un proces simplu execut click pe instrument i apoi plaseaz indicatorul mouse-ului n foaia de calcul. Vei observa c indicatorul mouse-ului se transform ntr-o cruce.

Pentru a desena un obiect plaseaz indicatorul mouse-ului, execut click i trage pe diagonal fa de

119

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


punctul de plecare. Cu ct distana de tragere este mai mare, cu att mai mare va fi obiectul (sau mai lung linia). Unghiul sub care tragi va determina dimensiunile formei desenate, respectiv limea i nlimea acesteia.

Sugestie: Dac doreti ca forma s aib limea egal cu nlimea (pentru a obine cercuri sau ptrate), ine tasta Shift apsat n timp ce o desenezi. Nu uita s eliberezi butorul mouse-ului naintea tastei, altfel vei pierde forma cu dimensiuni egale. De ndat ce eliberezi butonul mouse-ului pe ecran va aprea forma avnd puncte de manevrare pe laturi i n coluri, aa cum se observ n figura urmtoare.

Pe msur ce desenezi forme i linii, programul Excel le denumete i le numeroteaz, iar aceste denumiri i numere apar n caseta Name din extremitatea stng a barei de formule. Poi redenumi obiectele selectnd i nlocuind denumirea automat cu orice text doreti. Sugestie: O cale rapid de a crea ptrate sau cercuri este urmtoarea: 1. Execut click pe instrumentul Rectangle sau Oval din bara Drawing. 2. Execut click oriunde n foaia de calcul. Se va insera automat un ptrat sau un cerc umplut cu un alb uniform. 3. Continu s execui click i s plasezi forme dup necestiti.

CREAREA FORMELOR PREDEFINITE (AUT OS HAPES )


Exist apte categorii AutoShapes care pot fi apelate prin executarea unui click pe butonul AutoShapes din bara de instrumente Drawing: Lines (Linii). Exist ase tipuri de linie: line (linie) arrow (sgeat) double arrow (sgeat dubl) curve (curb)

freeform (form liber)

Conector selectat

120

scribble (mzgleal)

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Basic Shapes (Forme de baz). Exist 32 de forme, de la triunghiuri la inim sau de la fulger la semilun. Ultimele apte forme reprezint o serie de paranteze drepte sau rotunde. Block Arrow (Sgei bloc). Exist 28 de sgei: drepte, curbe, bidirecionale i unele ce conin o caset cu o sgeat de o anumit form. Acestea din urm sunt potrivite pentru diagrame de tip flux sau orice reprezentare grafic a unui proces sau a ordinii unor operaii. Flowchart (Schem logic). Dac eti familiarizat cu acest tip de diagrame i cu formele ce trebuie folosite pentru a indica un anume moment din cursul unui proces, vei gsi foarte utile aceste simboluri. De asemenea, pot fi utilizate i ca forme geometrice simple. Stars and Banners (Stele i forme ondulate). Exist 16 stiluri de stele, sori, explozii i forme ondulate. Callouts (Explicaii) o combinaie ntre un text i o linie ce leag aceast caset cu un alt obiect (date din foaia de calcul sau un alt obiect desenat). Exist 20 de stiluri de explicaii. More AutoShapes (Mai multe forme automate). Execut click pe aceast opiune pentru a deschide o nou fereastr ce va afia o list cu 55 de forme i linii desenate. Dup selectarea formei dorite trebuie s parcurgi paii urmtori pentru a crea o form automat: 1. Deplaseaz indicatorul mouse-ului n foaia de calcul (observ c acesta s-a transformat ntr-o cruce). 2. Execut click i ine apsat butonul mouse-ului pentru a stabili punctul de plecare al formei. 3. Trage n diagonal de la punctul de plecare pn cnd forma atinge dimensiunile dorite. Dup ce ai desenat forma, o poi redimensiona sau muta dup necesiti. Dac doreti s o tergi, execut click pe form pentru a o selecta, dup care apas tasta Delete. Utilizarea instrumentelor Line pentru forme automate Acest instrument conine trei instrumente pentru linii drepte i trei pentru linii curbe. Instrumentul pentru trasarea liniilor curbe l poi utiliza dac doreti s nconjori diferite seciuni ale unei foi de calcul sau pentru a obine forme ce nu se gsesc n celelalte categorii AutoShapes. Instrumentul CURVE (Curb)

121

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Pentru a crea o linie cu instrumentul Curve (Curb) trebuie s parcurgi paii: 1. Execut click pe intrumentul Curve i deplaseaz cursorul n foaia de calcul la locul de inserare. 2. Execut click pentru a stabili locul de plecare. 3. Execut din nou click pentru a obine linia curb, deplasnd cursorul pentru a stabili amplitudinea curbei. 4. Pentru o curb simpl, execut dublu click la sfritul liniei. 5. Dac vei continua s execui click i s deplasezi mouse-ul, vei obine mai multe curbe sau bucle.

Al doilea click

Primul click

Dublu click pentru a termina

Instrumentul FREEFORM (Form liber) Acest instrument poate fi folosit n una din urmtoarele modaliti: Execut click i trage mouse-ul, innd butonul apsat, n timp ce desenezi o form liber, fr laturi drepte. Revino la punctul de plecare pentru a obine o form nchis. Prin definiie, formele nchise vor fi umplute cu alb. Creaz un poligon cu laturi drepte executnd click i deplasnd mouse-ul. pentru a crea o a doua latur. Continu acest proces pn cnd revii la punctul de plecare, obinnd o form nchis ce poate fi umplut cu culoare.

Obs. Prin definiie, toate formele nchise sunt umplute cu alb. Aleg No Fill (Fr umplere) de la butonul Fill Color de pe bara de instrumente Drawing pentru a evita ca forma desenat s acopere coninutul foii. Instrumentul SCRIBBLE (Mzgleal) Acest instrument i permite s desenezi efectiv pe foaia de calcul. Utilizarea acestui instrunmet necesit un grad mare de control asupra mouse-ului pentru a crea forme clare. Forma nu trebuie neaprat s fie nchis, ca la instrumentul FreeForm. Ca s utilizezi acest instrument execut click pe numele instrumentului, apoi, n foaia de calcul, execut click i ine apsat butonul mouse-ului, dup care trage pentru a crea forma dorit.

122

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Comanda Edit Points (Editare puncte) transform una din formele libere create cu unul din instrumentele Curve, FreeForm sau Scribble ntr-o serie de puncte de care poi trage pentru a modifica forma obiectului. Ca s ajustezi forma unei linii sau a unui poligon liber execut paii: 1. 2. 3. Selecteaz obiectul. Alege Draw\Edit Points. Punctele de editare ale obiectului devin vizibile. Trage de puncte pentru a ajusta forma.

Exist patru tipuri de puncte: Auto Point (Punct automat). Singurul lucru pe care l poi face cu un punct automat este s-l tragi ntr-o nou poziie. Punctele de pe curbe sunt automate, prin definiie. Orice punct poate fi transformat ntr-un punct automat executnd click dreapta pe el i alegnd AutoPoint din meniul care apare. Straight Point (Punct de netezire). Nu este niciodat creat automat. Poi transforma un punct n punct de netezire executnd click dreapta pe el i alegnd Straight Point din meniul rapid. Smooth Point (Punct de ndreptare). Nu este niciodat creat automat. Poi transforma un punct n punct de ndreptare executnd click dreapta pe el i alegnd Smooth Point din meniul rapid. Determin o schimbare gradat a liniei care trece prin el. Corner Point (Punct de cotire). Determin o schimbare abrupt a liniei care trece prin el. Instrumentul Scribble creaz ntotdeauna puncte de cotire. Poi transforma un punct n punct de cotire executnd click dreapta pe el i alegnd Corner Point din meniul rapid. Toate punctele, n afar de cele automate, afieaz puncte de manevr a semitangentelor atunci cnd le selectezi. Execut click i trage de aceste puncte pentru a ajusta modul n care linia trece prin punct.

123

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Crearea explicaiilor O e x p l i c a i e este o combinatie ntre o caset desenat i o linie ce merge de la caset la un alt obiect, fie la o parte component a foii de calcul, fie chiar la un alt obiect desenat. Caseta unei explicaii este o caset de text un dreptunghi cu un cursor activ. n caseta de text poi introduce orict de mult text i apoi poi muta explicaia ca grup sau fiecare element independent.

Pentru a crea o explicaie trebuie s parcurgi paii: 1. Afieaz foaia n care vrei s afiezi explicaia. 2. Execut click pe butonul AutoShapes i alege Callouts. 3. Alege stilul, executnd click pe una din explicaiile din palet. Cnd vei muta indicatorul mouse-ului n foaia de calcul, acesta se transform n cruce. 4. ncepnd de lng obiectul care necesit explicaia, trage pe diagonal pn cnd obii dimensiunile dorite. 5. Imediat dup ce apare cursorul n caseta de text a explicaiei, poi introduce textul aferent.

ORDONAREA, GRUPAREA, MUTAREA I REDIMENSIONAREA DESENELOR


Pentru a muta, redimensiona i grupa obiecte i stau la dispoziie mai multe tehnici. Schimbarea ordinii de suprapunere a obiectelor desenate Dac obiectele pe care le desenezi vor fi suprapuse, ele se vor aeza n ordinea n care au fost desenate. Ca s reorganizezi obiectele suprapuse trebuie s parcurgi paii: 1. Execut deplasezi n sus click pe obiectul pe care vrei s-l sau n jos n stiva de obiecte desenate.

124

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

2. Execut Draw\Order i selecteaz comanda corespunztoare mutarea obiectului n prim plan sau n ultimul plan sau deplasarea n sus sau n jos n stiv cu cte un start. Opiunile sunt: Bring to Front (Aducere n prim plan). Ia obiectul din poziia sa din stiv i l plaseaz deasupra tuturor celorlalte obiecte de pe foaie.

Send to Back (Trimitere n ultimul plan). Plaseaz obiectul selectat pe ultimul strat al tuturor obiectelor desenate, ns deasupra stratului cu coninutul foii.

Bring Forward (Aducere n plan apropiat). Ca s mui obiectele cte un strat o dat (de exemplu, din poziia trei n poziia unu), alege aceast comand (urmrete cercul din exemplul de mai jos). Send Backward (Trimitere n plan secundar). Deplaseaz obiectul selectat n adncime, cte un strat o dat (urmrete elipsa din exemplul urmtor). Gruparea formelor i a liniilor desenate Dac, dup ce ai creat mai multe obiecte n relaie unul cu cellalt i nu doreti ca unul din ele s fie mutat din greeal, sau vrei ca toate s fie mutate o dat, atunci trebuie s grupezi obiectele, astfel nct poziiile lor relative unele fa de altele s rmn neschimbate.

125

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Pentru a grupa dou sau mai multe obiecte trebuie s parcurgi paii: 1. Execut click pe primul obiect din grup. 2. Apas i ine apsat tasta Shift. 3. Execut click pe rnd, pe celelalte obiecte pe care doreti s le incluzi n grup. Cnd ntregul grup de obiecte este selectat (n jurul fiecrui obiect apar punctele de manevr) execut Draw\Group.

Dup grupare, Selecie n de obiecte nu mai areSelectarea singur set de puncte de tot grupul dect un manevrare. vederea gruprii obiectelor grupate Pentru a renuna la gruparea obiectelor trebuie s selectezi grupul i s alegi Draw\Ungroup. Folosete comanda Regroup (Regrupare) pentru a plasa orice obiect selectat ntr-un grup cu obiectele cu care fusese anterior grupat. Mutarea i redimensioanarea liniilor i a formelor desenate nainte de a efectua modificri asupra liniilor i a formelor acestea trebuie selectate (dac sunt nconjurate de puncte de manevrare). Mutarea unei forme sau linii 1. Selecteaz obiectul. 2. Indic orice punct de pe linie sau form, exceptnd punctele de manevrare. Indicatorul se va transforma ntr-o sgeat cu patru capete. 3. Execut click i trage obiectul n noua poziie. Deplasarea mouse-ului este nsoit de o umbr punctat a obiectului.

4. Atunci cnd obiectul se gsete n poziia dorit elibereaz butonul mouseului. Redimenisonarea unei forme sau a unei linii Mrirea sau micorarea unei forme sau ajustarea lungimii unei linii necesit tragerea punctelor de manevrare ale obiectului. n privina formelor, punctul de manevrare de care vei trage va determina modul n care este redimensionat forma.

126

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Trage un punct de manevr de pe latura superioar sau inferioar pentru a mri sau micora nlimea obiectului.

Trage un punct de manevrare de pe latura din stnga sau cea din dreapta pentru a mri sau micora limea obiectului.

Trage un punct de manevr de col pentru a ajusta limea i nlimea obiectului n acelai timp.

Trage spre exteriorul obiectului pentru a-l mri i spre interiorul lui pentru a-l micora.

Not: Dac doreti s pstrezi raportul curent ntre limea i nlimea obiectului apas i ine apsat tasta Shift n timp ce efectuezi redimensionarea. Cnd ai obinut dimensiunea dorit, elibereaz mai nti butonul mouse-ului i dup aceea tasta Shift. Redimensionarea liniilor i a sgeilor necesit tragerea de unul din cele dou puncte de manevrare care apar atunci cnd obiectul este selectat. Pentru a lungi linia trage n direcia opus fa de centru, iar pentru a o scurta trage spre centru.

127

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Deplasarea fin a obiectelor Pentru deplasarea fin a obiectelor trebuie s parcurgi paii: 1. Selecteaz obiectele pe care doreti s le deplasezi. 2. Execut secvena Draw\Nudge (Deplasare fin) i apoi alege direcia n care vrei s deplasezi obiectul: Up (n sus), Down (n jos), Left (La stnga), Right (La dreapta). 3. Continu deplasarea pn cnd obiectele ajung la locaia dorit. Obs. dac intenionezi s execui multe deplasri fine, desprinde submeniul Nudge i pstreaz-l flotant pe ecran.

Interseciile marginilor celulelor din foaia de calcul formeaz o reea la care Excel poate alinia obiectele desenate. Poi activa opiunea Snap to Grid (Fixare la gril) care i permite s mui i s redimensionezi obiectele astfel nct ele s fie ntotdeauna fixate la gril. De asemenea, poti activa opiunea Snap to Shape (Fixare la form) care i permite s mui i s redimensionezi un obiect astfel nct, dac un alt obiect se gsete n apropiere, primul s fie fixat de ultimul. Pentru a activa aceste dou opiuni execut secvena Draw\Snap dup care alege To Grid sau To Snap n funcie de necesitate. Rsturnarea i rotirea obiectelor desenate Poi rsturna sau roti elementele desenate folosind meniul detaabil care apare cnd execui secvena Draw\Rotate or Flip. Comenzile aferente le gseti n tabelul care urmeaz: Buton Nume Free Rotate (Rotire liber) Rotate Left (Rotire la stnga) Rotate Right (Rotire la dreapta) Flip Horizontal (Rsturnare orizontal) Flip Vertical (Rsturnare vertical) Funcia butonului Execut click pe acest instrument, apoi pe obiect i trage punctele de manevrare ale obiectului n direcia n care vrei s roteti obiectul. Rotete obiectul selectat cu 900 n sens trigonometric. Rotete obiectul selectat cu 900 n sens orar. Rstoarn obiectul selectat de-a lungul axei sale orizontale. Rstoarn obiectul selectat de-a lungul axei sale verticale.

128

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

FORMATAREA OBIECTELOR DESENATE


Dup ce ai creat o form sau o linie i poi modifica aproape orice atribut culoarea, dimensiunea i relaia ei cu foaia de calcul pe care se gsete. De asemenea, o poi proteja mpotriva modificrilor i poi stabili cum va fi prezentat pe o pagin Web n timp ce pagina se ncarc. Pentru a avea acces la aceste instrumente de formatare ntr-o singur caset de dialog, selecteaz obiectul i execut secvena Format\AutoShapes.

Caseta de dialog este format din urmtoarele cinci fie: Colors and Lines (Culori i linii). Alege culoarea de umplere i de linie (contur) pentru forme sau aplic doar formate de linie asupra liniilor i sgeilor. Sunt disponibile aceleai stiluri de linie i sgei ca i n bara de nstrumente Drawing. Not: Pentru ca orice s-ar gsi n spatele formei date din celule sau alte forme s se vad prin aceasta, execut click pe opiunea Semitransparent .

129

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Size (Dimensiune). Poi regla parametrii Height (nlime), Width (Lime) i Rotation (Rotaie) pentru form sau linie i scara acesteia. Poi mri dimensiunile obiectului cu orice procent; valorile mai mici dect 100% l vor micora, iar cele mai mari de 100% l vor mri.

Not: Execut click pe opiunea Lock Aspect Ratio (Blocare raport aspect) pentru a fi siguri c, dac modifici nlimea, limea se ajusteaz automat pentru a pstra proporiile obiectului. Protection (Protecie). Dac foaia de calcul este protejat, poi bloca forma selectat, prevenind astfel mutarea, redimensionarea sau reformatarea ei n orice fel. Properties (Proprieti). Aceast fi i permite s controlezi modul n care programul Excel deplaseaz i redimensioneaz obiectele n timp ce ajustezi celulele. Execut click pe opiunea corespunztoare modificrilor intenionate sau poteniale din foaia de calcul. De asemenea, valideaz sau invalideaz caseta Print Object (Imprimare obiect) pentru a controla dac obiectul va aprea sau nu la tiprirea foii de calcul.

130

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Web. Dac intenionezi s publici foaia de calcul ca pagin Web, introdu textul care va aprea pe pagina Web n locul formei automate. Acest text apare n timp ce pagina se ncarc n browser ori n cazul n care forma automat lipsete sau utilizatorul a dezactivat afiarea imaginilor browser. Aplicarea culorilor uniforme i a efectelor de umplere Avnd forma selectat, execut click pe instrumentul Fill Color de pe bara Drawing i alege dintr-o palet larg de culori. Acest instrument nu asigur numai accesul la un spectru mare de culori uniforme cu care s umpli o form ci i la o multitudine de efecte de umplere (Fill Effects), cum ar fi: Gradient. Alege One (O culoare) sau Two Colors (Dou culori) pentru a aplica un gradient formei selectate. Din seciunea Shading Style (Stiluri de umplere) alege una din cele patru variante de personalizare a modului n care gradientul va fi aplicat asupra formei. Dac doreti un model implicit de gradient, este suficient s selectezi opiunea Preset din seciunea Colors, pentru care poi, de asemenea, alege una din cele patru variante de personalizare.

131

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Texture (Textur). Poi alege din cele 24 de modele de texturi care merg de la White Marble (Marmur alb) pn la Paper Bag (Sac de hrtie).

Pattern (Model). Poi selecta unul din cele 42 de modele n culori i poi alege o culoare de prim plan i una de fundal pentru model. Observ fereastra Sample (Eantion) ca s fi sigur c ai ales culori complemetare.

132

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Picture (Imagine). Poi folosi orice fotografii sau imagini clipart existente n calculator, efectund click pe butonul Select Picture (Selectare imagine). Navigheaz pn la fiierul grafic cu care vrei s lucrezi i folosete-l ca umplere pentru forma automat.

Aplicarea culorilor asupra liniilor i sgeilor Pentru a aplica rapid o culoare liniilor i sgeilor sau contururilor unor forme, execut click pe butonul Line Color (Culoare linie) de pe bara Drawing. Asupra liniei sau formei selectate va fi aplicat culoarea afiat n acel moment pe buton. Dac doreti s aplici una din cele 40 de culori din palet, execut click pe sgeata din dreapta butonului. Obs. 1 Ca s alegi de pe o roat a culorilor cu sute de nuane, execut click pe comanda More Line Colors (Mai multe culori).

133

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Obs. 2 Dac doreti s aplici un stil cu model asupra unei linii, execut click pe comanda Patterned Lines (Linii modelate) din meniul Line Color. Poi alege din 42 de modele n dou culori i poi selecta culorile de prim plan i de fundal ale modelului.

Aplicarea stilurilor de linie i de sgeat Indiferent de modul n care a fost creat linia linie, sgeat, curb i poi modifica aspectul. De asemenea, poi folosi instrumentele de formatare a liniei din programul Excel i asupra liniilor de contur ale formelor, folosind liniue, puncte i diferite grosimi de linii pentru a schimba aspectul formelor automate. Ca s formatezi o linie trebuie s o selectezi i s utilizezi unul din urmtoarele instrumente: Line Style (Stil de linie) o linie dubl sau tripl. . Alege diferite grosimi de linie sau folosete

Dash Style (Stil de linie ntrerupt) . Poi alege unul din modelele de linii ntrerupte din meniul care se desfoar cnd efectuezi click pe acest buton. Arrow Style (Stil de sgeat) . Poi alege vrfuri de sgeat, cercuri, romburi sau o combinaie a acestora pentru unul sau ambele capete ale unei linii. Lucrul cu umbre i efecte 3D Aplicarea unei umbre sau a unui efect 3D asupra formelor automate le va face s par ridicate deasupra foii de calcul, indiferent dac sunt vzute pe ecran sau pe hrtie. Folosete aceste efecte pentru a crea senzaia de adncime i grosime. Ai la dispoziie urmtoarele opiuni: Shadow (Umbr). Execut click pe acest instrument i poi alege dintre 20 de stiluri de umbr pentru obiectul selecta. Stilul de umbr implic o surs de lumin i o direcie din care lumina cade pe obiectul desenat.

Shadow Settings (Setri pentru umbre). Execut click pe aceast opiune pentru a putea activa sau dezactiva umbra sau pentru a o deplasa fin n sus sau n jos, la stnga sau la dreapta i a alege o culoare pentru umbra formei.

134

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


3D (3-D). Acest instrument transform obiectul ntr-o form 3D cu laturi i umbre gradate n partea superioar i pe cele laterale (care sugereaz o surs de lumin). Sunt disponibile 20 de efecte.

3D Settings (Setri 3-D). Execut click pe acest buton ca s afiezi o bar de instrumente ce i permite s ajustezi parametrii 3D n funcie de necesitile specifice.

CREAREA CASETELOR DE TEXT


Casetele de text sunt dreptunghiuri n care se introduce text textul i caseta i pot modifica poziia pe suprafaa foii de calcul i pot fi plasate n aa fel nct s nu ascund coninutul foii de calcul. Ca s creezi o caset de text, execut click pe instrumentul Text Box (Caset text) i deseneaz un dreptunghi la dimensiunea necesar pentru textul pe care l vei introduce. Dac nu eti sigur ct de mare trebuie s fie, deseneaz caseta i redimensioneaz-o dup ce ai nceput introducerea textului.

135

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Obs. Pentru a crea rapid o caset text ntro diagram, selecteaz diagrama i ncepe introducerea textului. Cnd ai terminat, apas tasta Enter. Programul Excel va crea textul ntr-o caset de text pe care o va afia pe diagram. Poi redimensiona i formata caseta de text i textul dup necesiti. Introducerea textului De ndat ce ai eliberat butonul mouse-ului dup trasarea dreptunghiului, n aceasta apare un cursor. Poi ncepe s introduci textul imediat. Permite textului s treac n mod natural de pe un rnd pe altul folosind laturile casetei pentru a redimensiona caseta n aa fel nct textul s ocupe numrul de rnduri dorit.

Not: n timpul introducerii textului, poate vei observa c acesta nu este lizibil. Dac se ntmpl acest lucru, mrete caseta de text trgnd de punctele de manevr de pe laturile verticale, spre exterior. Trage pe distane scurte, verificnd rezultatul dup fiecare operaie. Formatarea textului Textul dintr-o caset de text poate fi formatat cu ajutorul instrumentelor Font i Size din bara de instrumente Formatting sau cu ajutorul casetei de dialog Format AutoShapes. Ca s deschizi aceast caset de dialog, selecteaz caseta de text i alege Format\Text Box. Apare o caset de dialog cu opt fie care i permit personalizarea aspectului textului i relaia dintre text i caset. Fiele Protection, Properties, Web, Colors and Lines, Size sunt prezentate i n cadrul casetei de dialog Format AutoShapes. Restul de trei sunt prezentate n continuare:

136

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Font. Alege un font, un stil de font, o dimensiune i o culoare pentru text. O caset Preview i permite s examinezi o mostr a formatrii nainte de a o aplica ntregului text din caset. Alignment (Aliniere). Selecteaz alinierea pe vertical sau pe orizontal a textului. De asemenea, poi alege o orientare a textului, modificnd astfel direcia n care acesta va fi tiprit.

Margins (Margini). Dac doreti s pstrezi o anumit distan ntre conturul casetei i textul coninut, mrete marginile. Introdu valori n cmpurile Left (Stnga), Right (Dreapt), Top (Sus), Bottom (Jos) i execut click pe OK pentru a le accepta. Valorile pot fi n centrimetri sau n inch, n funcie de setrile calculatorului din Regional Settings.

137

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

UTILIZAREA WORD ART


Vei folosi WordArt pentru a crea text artistic pentru titlul foii de calcul, o etichet dinamic sau pur i simplu un text deosebit, oriunde ntr-o foaie de calcul. Pentru a crea un element WordArt trebuie s parcurgi paii: 1. Execut click pe butonul WordArt ca s afiezi galeria WordArt.

2. 3.

Alege un stil WordArt executnd dublu click pe unul din eantioane. Introdu textul n caseta de dialog Edit WordArt Text.

138

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

4. 5.

Alege un font, o dimensiune sau aplic o formatare cu aldine sau cursive. Execut click pe OK.

Obiectul WordArt este creat i va aprea pe ecran avnd puncte de manevrare de-a lungul perimetrului su. n acelai timp apare i bara de instrumente WordArt, care i pune la dispoziie instrumentele descrise n tabelul care urmeaz:

Buton

Nume Insert WordArt (Inserare WordArt) Edit Text (Editare text) WordArt Gallery (Galerie de WordArt-uri) Format WordArt (Formatare WordArt) WordArt Shape (Form WordArt) Free Rotate (Rotire liber) WordArt Same Letter Heights (Aceeai nlime de liter WordArt) WordArt Vertical Text

Funcie Creaz un nou obiect WordArt lansnd din nou procesul de creare. Acest buton nu afecteaz obiectul WordArt selectat. Permite redeschiderea casetei de dialog Edit WordArt Text. Editeaz textul n caset i execut click pe OK pentru a aplica modificrile. Ca s alegi un alt stil de WordArt execut click pe acest buton pentru a deschide galeria WordArt. Deschide o caset de dialog cu patru pagini care i permite s stabileti umplerea i dimensiunea obiectului WordArt. Fiecare stil WordArt aplic o form asupra textului arce, curbe i altele. Execut click pe acest buton ca s alegi o nou form pentru text. Permite rotirea obiectului WordArt n sens orar sau trigonometric, modificndu-i gradul de rotaie pe ecran. Dac n text exist majuscule i litere mici, cu acest buton le poi face pe toate de aceeai nlime. Modific orientarea textului WordArt, aezndu-l vertical.

139

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


(Aliniere WordArt) WordArt Alignment (Aliniere WordArt) WordArt Characte Spacing (Spaiere caractere WordArt) Poi alinia textul WordArt la stnga, la dreapta, pe centru, dup cuvnt sau liter. De asemenea, poi lrgi textul n stnga i n dreapta astfel nct s ocupe ntreaga lime a zonei obiectului. Distaneaz caracterele fiecrui cuvnt din obiectul WordArt sau apropie-le. Ai la dispoziie cinci opiuni de spaiere plus un parametru procentual personalizat.

Ca s elimini un obiect WordArt selecteaz-l i apas tasta Delete. Ca s schimbi nclinarea textului trage de punctul de manevr de culoare galben.

INTRODUCEREA IMAGINILOR CL I PART


Introducerea imaginilor ClipArt se face cu ajutorul butonului ClipArt Drawing sau executnd secvena Insert\Picture\ClipArt. Ca s introduci o miniatur din bara de instrumente trebuie s parcurgi paii: 1. Execut click pe butonul Insert ClipArt. 2. Din caseta de dialog Insert ClipArt selecteaz unul dintre cele 58 de butoane de categorii de pe fia Pictures. de pe bara

Obs. Dac nu eti sigur de categoria pe care vrei s o selectezi, introdu cteva cuvinte cheie n caseta Search for Clips i apas tasta Enter. Cuvintele introduse vor fi comparate cu cele stocate mpreun cu fiecare imagine clipart. Vor fi afiate imaginile ce corespund cuvintelor introduse. 3. Va aprea o colecie de imagini clipart pentru categoria selectat. Execut click pe imaginea pe care vrei s o foloseti sau, dac nu gseti ceva s-i convin apas combinaia Alt+Home ca s revii la lista de categorii.

140

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

4.

n bara rapid de instrumente execut click pe butonul Insert Clip.

Dup ce ai inserat o miniatur o poi redimensiona trgnd de punctele sale de manevrare sau o poi muta indicnd-o i trgnd-o ntr-o nou poziie pe foaia de calcul.

ADUGAREA IMAGINILOR
Introducerea imaginilor (Pictures) se realizeaz executnd secvena Insert\Picture\From File. Se deschide o caset de dialog care i permite s ajungi la fiierul care conine imaginea dorit a fi inserat dup care finalizezi apsnd butonul Insert.

141

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Dup ce ai inserat o imagine ntr-o foaie de calcul, aceasta poate fi redimensionat cu ajutorul punctelor de manevrare, mutat, formatat sau tears. Pentru a efectua modificri asupra unei imagini inserate poi utiliza facilitile barei de instrumente Picture. Orice imagine, o dat inserat, apare o dat cu bara Picture. Aceast bar i permite s controlezi luminozitatea imaginii, culorile, contrastul i altele pe care le vei gsi n tabelul care urmeaz:

Buton

Funcie Insert Picture from File (Inserare imagini) Image Control (Controlul imaginii) More Contrast (Mai mult constrast) Less Control (Mai puin contrast) More Brightness (Mai mult luminozitate) Less Brightness (Mai puin luminozitate) Crop (Trunchiere) Line style (Stil de linie) Format Object (Formatare obiect) Set Transparent Color (Stabilire culoare transparent)

Descriere Afieaz caseta de dialog Insert Picture. Permite afiarea imaginii n nuane de gri, alb i negru sau ca filigran. Mrete diferena ntre zonele deschise i nchise ale imaginii, sporind claritatea. Micoreaz diferena dintre zonele deschise i nchise ale imaginii, reducnd claritatea imaginii. Lumineaz imaginea. ntunec imaginea. Ascunde marginile imaginii selectate (dar nu le elimin). Modific stilul liniilor sau al bordurilor pentru a le face mai groase, mai subiri sau altfel. Afieaz caseta de dialog Format Picture. Stabilete drept transparent culoarea unui pixel dintr-o imagine inserat.

142

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Reset Picture (Reiniializare imagine)

Readuce imaginea la starea iniial.

BARE DE INSTRUMENTE PERSONALIZATE


Barele de instrumente implicite puse la dispoziie de aplicaia Excel pot fi modificate ca i structur, pot fi anulate sau pot fi create bare de instrumente personale n funcie de necesitile utilizatorului.

MODIFICAREA BARELOR DE INSTRUMENTE


O bar de instrumente poate fi vizualizat executnd secvena View\Toolbars i din meniul derulant care se desfoar execut click pe numele barei pe care vrei s o afiezi. Aplicaia Excel afieaz automat anumite bare atunci cnd lucrezi n anumite moduri bara de instrumente Chart apare atunci cnd creezi diagrame. Excel i permite, de asemenea, s adaugi i s elimini butoane de pe orice bar predefinit, s mui butoanele de la o bar la alta i s creezi bare n scopuri personale. Pentru a personaliza o bar de instrumente predefinit trebuie s parcurgi paii: 1. Execut secvena View\Toolbars\Customize (sau execut click dreapta pe orice bar de instrumente i alege Customize din meniul rapid care apare). 2. Execut click pe fia Commands. 3. Cu aceast caset de dialog deschis execut click dreapta pe orice buton dintr-o bar de instrumente afiat i, cu ajutorul meniului rapid pop-up destinat personalizrii respectivului meniu, poi efectua diferite modificri.

Not: Pentru majoritatea operaiilor, caseta de dialog Customize trebuie s fie activ. Totui, poi muta, copia i terge meniuri i butoane fr ca aceasta s fie

143

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


vizibil, innd apsat tasta Alt la mutare (sau combinaia Alt+Shift la copiere) n timp ce tragi de meniu sau buton. tergerea butoanelor din barele de instrumente Pentru a terge un buton existent pe o bar de instrumente deschide caseta de dialog Customize i apoi trage butonul n afara barei fiind atent s nu-l plasezi, ns, pe un alt meniu sau n alt bar de instrumente, caz n care Excel va muta butonul selectat n meniul sau bara respectiv. Cel mai sigur este s eliberezi butonul mouse-ului cnd lng indicator apare un X mare negru. O alt metod este executarea unui click dreapta pe buton i selectarea comenzii Delete.

Afiarea unui text pe butoane Implicit, pe butoanele din barele de instrumente nu se afieaz text. Dac i se pare util sau necesar s afiezi i text alturi de pictograma comenzii, atunci trebuie s afiezi caseta Customize, apoi execut click dreapta pe butonul cruia doreti s-i adaugi text i selecteaz opiunea Text Only (Always). Opiunile care i permit s afiezi text pe butoane sunt:

Imagine

Text

Imagine i text

Text personalizat

Default Style stilul implicit, se vizualizeaz numai pictograma.

144

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Text Only (Always) afieaz numai textul comenzii aferente butonului.

Text Only (In Menius) afieaz textul numai n meniul din bara de meniuri i pictograma pe buton. Image and Text afieaz att pictograma ct i textul aferent. Name: permite personalizarea numelui butonului.

Modificarea imaginilor de pe butoane Pentru a modifica imaginea de pe buton poi s adaugi text, s nlocuieti imaginea cu un text sau poi modifica imaginea de pe buton. Avnd deschis caseta Customize execut click dreapta pe butonul a crui imagine doreti s o modifici, pentru a afia meniul de personalizare. i stau la dispoziie urmtoarele posibiliti de schimbare a imaginii butonului: Copy Button Image (Copiere imagine buton) dac o imagine de pe un buton existent pe o bar de instrumente este apropiat de ceea ce doreti, copiaz imaginea, lipete-o pe un alt buton i apoi editeaz-o. Secvena de copiere este urmtoarea: Afieaz caseta Customize. Execut click dreapta pe butonul a crui pictogram doreti s o copiezi. Alege Copy Button Image. Execut click dreapta pe butonul destinaie i alege Paste Button Image. Editeaz pictograma n funcie de necesiti. Paste Button Image permite lipirea copiei unei pictograme (vezi puctul anterior). Edit Button Image... selectarea acestui buton permite afiarea casetei Button Editor. Acest buton i permite s modifici pictograma de pe butonul selectat, dup dorin i s creezi o imagine personal.

Permite modificarea pixelilor

Permite aplicarea culorilor

Previzualizarea modificrilor efectuate

145

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Obs. Butoanele Move ajusteaz localizarea imaginii pe suprafaa butonului, n sus, n jos, la stnga sau la dreapta. Caracteristica Erase (tergere) stabilete imaginea pentru culoarea fundalului. Change Button Image (Modificare imagine buton) nlocuiete imaginea cu una din setul de imagini suplimentare furnizat de Excel.

Obs. Poi s aplici pe un buton i o imagine copiat dintr-un program de prelucrare de imagini. Deschide, spre exemplu, Microsoft Photo Editor, copiaz imaginea i revino n Excel. Execut click dreapta pe butonul a crui pictogram vrei s o schimbi i alege Paste Button Image. Excel nlocuiete pictograma original cu cea copiat. Atribuirea de hiperlegturi Pe lng posibilitatea de inserare direct a hiperlegturilor n foile de calcul, poi crea butoane n barele de instrumente care s i permit s treci direct la alte locuri din foaia de calcul curent, la alte foi de calcul sau la site-urile Web utilizate frecvent. Avnd caseta Customize deschis execut click dreapta pe butonul cruia doreti s-i atribui o hiperlegtur. Selecteaz Assign Hyperlink (Asociere hiperlegtur), Open (Deschide) pentru a afia caseta de dialog Assign Hyperlink: Open.

146

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Aceast caset de dialog i permite s asociezi o hiperlegtur cu o adres Excel mail, un document nou, un fiier existent sau o pagin. Selecteaz unul din butoanele din lista Link to pentru a indica destinaia noii legturi. Caseta de dialog se schimb, afind opiuni asociate cu destinaia aleas. Apoi, poi introduce calea ctre fiier sau site-ul Web folosind caseta de text, sau execut click pe butonul adecvat pentru selectarea cii dintr-o list Inserted Hyperlink, Browsed Pages sau Recent Files. De asemenea, poi naviga ctre un fiier sau pagin Web.

CREAREA BARELOR DE INSTRUMENTE PERSONALIZATE


Poi construi bare personalizate de instrumente care s ofere combinaia exact de butoane necesare. Pentru a crea o bar personalizat trebuie s parcurgi paii: 1. Deschide caseta de dialog Customize i execut click pe butonul New pentru a afia caseta de dialog New Toolbar.

2. Introdu un nume pentru noua bar n cmpul Toolbar Name. Acest nume va aprea n lista de bare de instrumente din caseta Customize.

147

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

3. Bara apare fr nici un buton. Pentru a-i aduga butoane, folosete una din urmtoarele metode: Copiaz butoanele din alte bare. Bara surs trebuie s fie afiat pentru a utiliza aceast metod. Pentru a copia un buton dintr-o bar deschis, ine apsat combinatia de taste Ctrl+Alt i trage butonul din bara sa original n bara personalizat. Dac este deschis caseta Customize este suficient s ii apsat doar tasta Ctrl. Adaug butoane din fia Commands a casetei de dialog Customize. Execut click pe o categorie n lista Categories i apoi deruleaz lista Commands pn cnd gseti comanda, macrocomanda, forma pentru care doreti s adaugi un buton. Trage obiectul din lista Commands pe bara personalizat i plaseaz-l n poziia dorit.

La oricare dintre metode, Excel va afia un indicator n form de bar se va insera butonul.

care arat unde

Obs. Barele de instrumente sunt, n general, separate de nite marcaje verticale (denumite bare separatoare sau doar separatori) care grupeaz butoanele similare de pe o bar. Pentru a aduga bare separatoare execut click dreapta pe butonul care doreti a fi primul din grup (de la stnga la dreapta) i selecteaz comanda Begin a Group (nceperea unui grup) din meniul rapid de personalizare. Excel va afia o bar separatoare la stnga acestui buton. Pentru a crea separatori cu ajutorul mouse-ului, execut click pe buton i trage uor spre dreapta. Pentru a ataa barele personalizate la diferii regitri de calcul ncepe prin a deschide registrul de calcul respectiv. Deschide caseta Customize i execut click pe butonul Attach (Ataare) din fia Toolbars. n caseta de dialog Attach Toolbars selecteaz bara n lista Custom Toolbars i execut click pe butonul Copy pentru a copia numele barei n lista Toolbars in Workbook

148

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

tergerea i restabilirea barelor de instrumente i a butoanelor Deschide caseta Customize, apoi folosete urmtoarele opiuni: Pentru a terge un buton personalizat trage butonul n afara barei sau execut click dreapta pe el i selecteaz Delete. Pentru a terge o bar personalizat selecteaz-o n lista Toolbars din fia Toolbars a casetei de dialog Customize i execut click pe butonul Delete. Cnd Excel i cere s confirmi aceast aciune, execut click pe OK. Pentru a reface forma original a unei bare predefinite selecteaz-o din lista Toolbars i execut click pe butonul Reset. Cnd Excel i cere s confirmi aceast aciune, execut click pe OK. Pentru a reface forma original a unui buton predefinit execut click dreapta pe el i selecteaz Reset. Asigur-te c doreti acest lucru pentru c Excel nu i cere confirmarea.

LUCRUL CU STILURI
S t i l u r i l e sunt colecii de formatri destinate efecturii mai multor modificri de formatare n acelai timp, prin aplicarea stilului asupra unei celule sau unui domeniu de celule. Spre exemplu, stilul Normal stilul predefinit, este compus dintr-un anumit font, aliniere, bordur, model i ali parametri. Ca s lucrezi cu stiluri, execut secvena Format\Style.

149

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Normal este singurul stil predefinit care include toi aceti parametri. Celelalte stiluri predefinite precizeaz doar formatul numerelor, alinierea i plasarea caracterelor suplimentare cum ar fi simbolul $, separatorul zecimal, aa cum se arat n lista de mai jos: Comma (Virgul) i Comma (0) (Virgul [0]). Aceste dou stiluri adaug virgule la numerele mai mari de 999.99. Stilul Comma afieaz numrul cu dou zecimale, iar stilul Comma 0 afieaz numrul fr nici o zecimal. Currency (Simbol monetar) i Currency(0) (Simbol monetar[0]). Aceste dou stiluri introduc punctuaie i simbolurile monetare corespunztoare cu parametrii de regiune de pe calculatorul pe care lucrezi. Procent (Procent). Afieaz numrul mpreun cu un simbol de procent (%). Procentele trebuie introduse ca zecimale (de exemplu: .15 (,15) este afiat 15%).

EDITAREA STILURILOR PREDEFINITE


Modificrile stilurilor se aplic doar n registrul curent de calcul. Pentru a edita un stil trebuie s parcurgi paii: 1. Execut secvena Format\Style. Va aprea caseta de dialog Style. 2. n lista Style Name (Nume stil) alege stilul pe care doreti s-l editezi. 3. n seciunea Style Includes (Stilul include) a casetei de dialog, activeaz sau dezactiveaz oricare dintre elemente executnd click pe casetele lor de validare. 4. Execut click pe butonul Modify pentru a stabili parametrii opiunilor selectate. Aceast aciune deschide caseta de dialog Format Cells. 5. Utiliznd cele ase fie din caseta de dialog Format Cells, selecteaz noii parametrii ai stilului. 6. Execut click pe OK pentru a nchide caseta de dialog Format Cells i a reveni la caseta de dialog Style. 7. Execut click pe OK. Excel actualizeaz imediat orice celul n care a fost aplicat stilul respectiv, astfel nct s se in cont de noile modificri.

150

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII CREAREA I APLICAREA STILURILOR PERSONALIZATE
Stilurile din Excel sunt comparabile cu cele din Word. Pentru a crea stiluri personalizate trebuie s foloseti una din metodele: Construiete stilul de la zero cu ajutorul casetelor de dialog Style i Format Cells. Selecteaz o celul ce conine deja formatrile pe care doreti s le incluzi n acest stil i utilizeaz-o ca un exemplu la stabilirea parametrilor pentru noul stil. Pentru a crea stiluri personalizate trebuie s parcurgi paii: 1. Dac vei crea un stil pe baza unui exemplu, selecteaz celula care conine formatrile dorite. n caz contrar, treci peste acest pas sau selecteaz orice celul n care vrei s apar noul stil. 2. Execut secvena Format\Style. Va aprea caseta de dialog Style. 3. n caseta Style Name introdu un nume pentru noul stil. 4. Selecteaz parametrii dorii n seciunea Style Includes. 5. Execut click pe butonul Modify pentru a deschide caseta de dialog Format Cells i efectueaz orice modificri necesare. Apoi execut click pe OK pentru a reveni la caseta de dialog Style. 6. Dac doreti s aplici imediat stilul asupra celulelor selectate, execut click pe OK. Dac doreti doar s adaugi stilul n list, fr a-l aplica, execut click pe Add. Apoi nchide caseta de dialog cu butonul Close sau poi continua s adaugi stiluri.

COMBINAREA STILURILOR NTRE DIFERII REGITRI DE CALCUL


Butonul Merge (mbinarea) din caset i permite s selectezi un alt registru de calcul deschis i s combini orice stiluri din acel registru cu cele din registrul activ. Combinarea stilurilor ntre mai muli regitri rescrie stilurile existente cu acelai nume. Pentru a combina stilurile trebuie s parcurgi paii: 1. Deschide registrul de calcul surs ce conine stilurile pe care doreti s le combini. 2. Deschide sau creaz registrul de calcul destinaie. 3. n registrul de calcul destinaie execut secvena Format\Style. 4. Execut click pe butonul Merge pentru a deschide caseta de dialog Merge Styles.

151

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


5. Execut click pe OK. Programul Excel i cere s confirmi c doreti s combini stilurile care au acelai nume. Acest proces va rescrie toate stilurile existente care au nume identice. 6. Execut click pe Yes dac doreti s rescrii toate stilurile existente cu cele din registrul de calcul surs. 7. Execut click pe OK sau pe Close. Obs. Combinarea stilurilor nu poate fi anulat cu comanda Undo.

CONSOLIDAREA DATELOR
Dac ai construit mai multe liste sau tabele cu configuraii similare, este posibil s doreti s combini anumite seturi de date din acestea ntr-o singur list sau tabel centralizator. Excel i permite s centralizezi tabele cu ajutorul comenzii Consolidate (Centralizare) din meniul Data. Centralizarea i permite analiza tabelelor sau a listelor cu funciile oferite n caseta de dialog Consolidate. Cea mai bun cale de centralizare a datelor unui tabel sau a unei liste este s configurezi tabelul care s aib formatul tabelelor originale. Centralizarea nu este limitat la o singur foaie sau un singur registru de calcul; poi centraliza date de pe aceeai foaie de calcul, de pe o alt foaie de calcul, dintr-un alt registru de calcul sau chiar din fiiere Lotus. Pentru a crea un tabel centralizator trebuie s parcurgi paii: 1. Selecteaz destinaia datelor centralizate. 2. Execut secvena Data\Consolidate pentru a deschide caseta de dialog Consolidate. 3. Din meniul Function selecteaz tipul de analiz pe care doreti s o efectuezi.

4. n caseta Reference: (Referine) selecteaz primul document pe care doreti s-l incluzi n centralizare. Pentru a selecta domeniul direct din foaia de calcul, folosete butonul Collaps Dialog sau mut caseta i execut click n foaia de calcul. Dac foaia utilizeaz domenii denumite, poi introduce n aceast caset numele de domeniu. 5. Dup ce ai stabilit domeniu, execut click pe butonul Add pentru a-l aduga n caseta All References.

152

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


6. Dac doreti ca tabelul centralizator s fie automat actualizat atunci cnd se modific datele sale surs, selecteaz opiunea Create Links to Source Data (creare legturi la datele surs). Obs. Consolidarea datelor ntre diferite foi de calcul se poate face n dou moduri: Dup poziie: datele sunt grupate i adunate din aceeai locaie n fiecare foaie de calcul. Dup categorie: datele sunt grupate i adunate dup titlul lor de coloan sau rnd. Spre exemplu, dac titlul de coloan cu numele Salariu brut este n coloana B n foaia de calcul Ianuarie i n coloana F n foaia de calcul Februarie poi consolida datele dup categorie dac este bifat caseta Use labels in Top row din caseta de dialog Consolidate. Dac tilturile sunt pe coloan, bifeaz caseta Use labels in Left Column.

Consol i dar ea dat el or nt r e f oi de cal cul s e nume t e consol i da r ea dat el or fol osi nd r ef er in e 3D .

7.

Execut click pe OK.

153

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Rezultatul centralizrii este dat de adunarea tabelelor, deoarece n analiz a fost folosit funcia Sum.

Programul Excel i permite s schimbi funcia cu care se analizeaz datele. Deschide din nou caseta Consolidate, modific opiunea din caseta Function i execut click pe OK.

154

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

FUNCII FINANCIARE
FUNCIA PMT
Funcia PMT este o funcie valoroas dac lucrezi cu investiii sau dac apelezi la mprumuturi. Aceast funcie calculeaz rapid rata dac i furnizezi dobnda anual, numrul de luni i valoarea total a mprumutului. Funcia PMT calculeaz plata pentru un mprumut bazat pe pli constante i o rat constant a dobnzii. Funcia PMT are sintaxa: PMT(rate;nper;pv;fv;type)

rate (rat) este rata dobnzii pentru banii mprumutai. Reprezint rata procentual pe perioada de plat. nper este numrul total de pli pentru mprumut. pv este valoarea mprumutului. fv este valoarea care definete restul de valoare rmas de plat la sfrtul mprumutului. Poate fi utilizat pentru o plat global la sfritul mprumutului. Acest argument este opional, dac argumentul fv lipsete, i se atribuie valoarea zero. type este un numr care arat cnd se face plata.

type =
0 sau lipsete 1

plata se face
la sfritul perioadei la nceputul perioadei

La utilizarea acestei funcii trebuie s ii cont de urmtoarele dou lucruri: corespondena dintre rate i termene. funcia calculeaz o plat negativ.

Dac dobnda este anual, iar plile se vor face lunar, va trebui s mpari dobnda la 12 pentru a echivala rata i termenele. Este mai uor s mpari argumentul funciei la 12, astfel nct n celula corespunztoare s poi introduce dobnda anual. Funcia PMT calculeaz o dobnd negativ pentru un volum pozitiv sau un volum negativ pentru o plat pozitiv. Pentru ca cifrele din foaia de calcul s fie pozitive, trebuie s faci argumentul pv negativ n formul.

Pentru a utiliza funcia PMT trebuie s apelezi caseta de dialog Paste Function. Alege Financial din cmpul Function category i PMT din cmpul Function name.

155

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Dup selectarea funciei completeaz n caseta Formula Palette argumentele funciei.

Obs. 1. Pentru a calcula plata lunar trebuie s mpari rata dobnzii anuale la 12. Obs. 2. Pentru a calcula numrul de rate trebuie s nmuleti numrul de ani n care se va plti mprumutul cu numrul de luni pe care le are un an. Obs. 3. Editeaz semnul minus (-) n cmpul argumentului pv sau n faa funciei pentru ca aceasta s returneze o valoare pozitiv de plat lunar. Not: pli. 1. Plata returnat de funcia PMT include dobnzi dar nu i taxe, rezerve de

Not: 2. Dac foloseti pli lunare pe o perioad de 4 ani, pentru o rat anual a dobnzii de 12%, folosete pentru rate 12%/12 i pentru nper 4*12. Dac faci pli anual, atunci folosete pentru rate 12% i pentru nper 4. Obs. Pentru a afla valoarea total de plat pe durata mprumutului nmulete valoarea returnat de funcia PMT cu valoarea argumentului nper.

156

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII FUNCIA F V


Funcia FV calculeaz valoarea viitoare a unei investiii bazate pe pli periodice i constante i o rat a dobnzii constant. Funcia FV are urmtoarea sintax: FV(rate;nper;pmt;pv;type)

rate (rat) este rata dobnzii pe perioad, spre exemplu, dac faci un mprumut pentru main i ai o rat a dobnzii de 10% anual iar plile le efectuezi lunar, atunci rata dobnzii pe lun este 10%/12 sau 0,83%. n formul trebuie s introduci , ca rat lunar, 10%/12 sau 0,83%sau 0,0083. nper este numrul total de pli. Spre exemplu, dac faci un mprumut pltibil n patru ani, cu o rat lunar, numrul total de pli este 4*12 (48). n formul se atribuie valoarea 48 argumentului nper. pmt este plata care se efectueaz la fiecare perioad. Nu poate fi schimbat pe perioada plii mprumutului. Nu conine taxe. Dac lipsete este obligatorie prezena argumentului pv. pv este valoarea actual. Dac lipsete i se atribuie valoarea zero i este obligatorie prezena argumentului pmt. type este un numr care arat cnd se face plata. Dac lipsete i se atribuie valoarea zero.

type =
0 sau lipsete 1

plata se face
la sfritul perioadei la nceputul perioadei

VERIFICAREA ORTOGRAFIEI
Spre deosebire de programul Word, Excel nu subliniaz automat greelile de liter n timp ce introduci textul. Se recomand verificarea ortografiei n orice foaie de calcul pe care o creezi, de ndat ce ai terminat de introdus datele. Pentru a executa o verificare a ortografiei trebuie s parcurgi paii: 1. Ca s verifici ntraga foaie de calcul apas combinaia Ctrl+Home pentru a te muta n prima celul a foii de calcul.

157

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


2. Execut secvena Tools\Spelling (Corectare ortografic) sau execut click

pe butonul Spelling din bara de instrumente. 3. Dac Excel ntlnete o greeal de liter, va deschide o caset de dialog Spelling n care va afia primul cuvnt pe care nu-l gsete n dicionar.

4. Dac exist sugestii n lista Suggestions alege una dintre ele executnd dublu click pe ea sau un click pe ea i un click pe butonul Change (Modificare). 5. Pe msur ce sunt gsite cuvinte greite execut dublu click pe sugestia cu care vei nlocui respectivul cuvnt. Poi executa click pe Ignore pentru a-l sri sau Add pentru a-l aduga la dicionarul personalizat. 6. Dup ce Excel verific ortografia din ntreaga foaie de calcul, caseta de dialog Spelling dispare i apare un mesaj. Execut click pe OK. Dac ai date i n alte foi de calcul, fiecare foaie trebuie verificat individual din punct de vedere al ortografiei. Not: n cazul n care consideri c un cuvnt este scris greit de mai multe ori n ntreaga foaie, execut click pe butonul Change All ca s nlocuieti simultan toate apariiile greite. Dac ai decis s sari peste un cuvnt deoarece el este scris corect dar nu apare n dicionar, execut click pe butonul Ignore All pentru a ignora toate apariiile din foaie.

REZUMATUL LECIEI 4
Scopul acestei lecii a fost s te nvee: S lucrezi cu bara Drawing i s-i foloseti facilitile. S-i creezi propriile bare de instrumente. Ce sunt stilurile i cum s le utilizezi.

Cum s centralizezi datele n cadrul unei foi de calcul, ntre mai multe foi de calcul sau chiar ntre mai muli regitri de calcul. FV. Cum s utilizezi unele dintre cele mai folosite funcii financiare, PMT i Cum s verifici ortografia unei foi de calcul sau a unui registru de calcul.

158

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

NTREBRI RECAPITULATIVE
ntrebri gril
Bifeaz care rspuns consideri c este corect. ntrebrile pot avea de la 1 la 4 rspunsuri corecte. 1. Vrei s verifici ortografia. Deschizi meniul Tools i nu gseti comanda Spelling . Ce s-a ntmplat:

Comanda Spelling este n meniul Edit Trebuie s afiezi toate comanzile executnd click pe sgeata dubl aferent meniului Nu exist o comand Spelling n meniul Tools Este nevoie s afiezi toate comenzile aferente meniului apsnd tasta F2

2. Pentru a crea o bar personalizat trebuie s:


Execui secvena Tools\Customize Nu poi crea bare personalizate Execui secvena View\Tolbars\Customize Execui click dreapta pe orice bar de instrumente afiat i alegi Customize Ca s centralizezi datele dintr-un registru de calcul: Foloseti funcia Sum Foloseti AutoCalculate Execui secvena Data\Consolidate Foloseti legturi ntre foi de calcul

1.

Completai
1. Cum poi s creezi o bar personalizat? Prezint paii:

2. Cum poi s modifici i s ascunzi bare de instrumente?

3. Care sunt cele mai uzuale funcii financiare i care sunt sintaxele lor?

159

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL Exerciii


Exerciiul 1 1. Deschide un nou registru de calcul Excel pe care denumete-l Forme.xls. 2. Insereaz un dreptunghi pe care umple-l cu culoarea galben i atribuie-i o linie de contur portocalie cu grosimea de 2 . 3. Deseneaz alturat un poligon pe care umple-l cu culoarea bleu i atribuie-i o linie de contur albastr cu grosimea de 1 . 4. Deseneaz o elips pe care umple-o cu culoarea roz i atribuie-i o linie de contur albastr cu grosimea de 3.

5. Suprapune poligonul peste dreptunghi i elipsa peste poligon.

6. Adu dreptunghiul direct n prim plan.

160

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

7. Adu paralelogramul pe poziia a doua i apoi pe prima poziie.

8. Selecteaz poligonul i trage-l n exteriorul grupului. Modific forma poligonului.

9. Grupeaz cele trei forme. 10. Creaz urmtoarea form:

Caseta de text s fie fr fundal i fr linie de contur iar scrisul s aib nltimea de 12 pct.

161

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


11. Creaz un hexagon i rotete-l astfel nct s fie cu unul din vrfuri n sus. Aplic-i o culoare tip gradient i o umbr. Transform forma ntr-o form 3D cu adncimea de 144 pct. cu aspect metalic i lumina s vin de sus..

12. Insereaz un WordArt pentru textul Obiecte desenate i atribuie-i fontul Lucinda Console cu nlimea de 28 pct.

13. Schimb textul Obiecte desenate cu Text artistic i modelul WordArt iar fontul s fie Comic Sans MS ngroat. Mrete inlimea obiectului WordArt i scrisul s apar vlurit.

14. Schimb direcia scrisului astfel nct s apar pe vertical.

162

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Exerciiul 2 1. Creaz o bar proprie de instrumente cu numele Control care s conin butoanele: Save, Save As Web Page, Page Setup, Print Preview, Send to mail Recepient (as Attachment), Paste Values, Fiind, Header&Footer, Insert WorkSheet.

2. 3.

Bara s fie prezent permanent pe ecran. Modific butoanele astfel nct s apar i text pe ele.

4.

Modific aspectul barei aa cum se prezint n continuare:

5. 6.

Afieaz bara Clipboard. Ascunde bara de formate i reafieaz-o.

163

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Exerciiul 3 1. Creaz un stil cu numele ROL cu urmtoarele caracteristici:

2.

Editeaz cteva celule folosind acest stil. Stilul nou creat trebuie s arate aa:

3. Modific stilul astfel nct fontul s fie Batang de 16 pct. ngroat i cursiv de culoare albastr i cu fundal bleu deschis iar celula s fie nconjurat de o linie dubl albastr.

Exerciiul 4 1. Creaz urmtoarele tabele:

2.

Creaz un tabel identic dar fr date numit Consolidarea datelor.

164

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

3. S se consolideze datele din cele dou tabele create la punctul anterior realiznd adunarea lor. 4. S se creze un tabel identic cu cel de la punctul anterior numit Consolidarea datelor medie aritmetic care s realizeze media aritmetic datelor din cele dou tabele de la punctul 1.

Rezultatul final este urmtorul:

165

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Exerciiul 5 1. Calculeaz plata lunar pentru mprumuturile din tabelul urmtor:

2.

Calculeaz valoarea final a investiiei pentru datele din tabelul urmtor:

166

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

n final cele dou tabele trebuie s arate aa:

167

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Lecia 5
Obiective
Lucrul cu domeniile denumite Formatele condiionale Crearea i utilizarea macrocomenzilor Lucrul cu tabele pivot

UTILIZAREA DOMENIILOR DENUMITE


De multe ori este foarte probabil s constai n timpul lucrului c este mai uor s lucrezi cu nume de domenii n loc de adrese. Programul Excel ofer posibilitatea denumirii celulelor individuale sau domeniilor astfel nct s poi gsi uor datele dup un nume i s te referi la domeniile de celule din formule. Atribuirea de nume descriptive celulelor i permite s construieti mai uor formule i funcii. n timp ce modifici sau actualizezi foile de calcul trebuie, ocazional, s redenumeti, tergi sau editezi nume de domenii. nainte de a folosi nume de domenii ntr-o formul este bine s fii sigur c acestea sunt de actualitate. n acest scop trebuie desfurate activiti simple de ntreinere a foii de calcul. Programul Excel pune la dispoziie o serie de instrumente care s-i permit s lucrezi cu i s gestionezi domeniile denumite din foile tale de calcul. Obs. Este bine s parcurgi foile mari de calcul i s denumeti celulele cheie sau domeniile la care crezi c vei apela mai des.

DENUMIREA DOMENIILOR
Pentru a denumi un domeniu de celule trebuie s parcurgi paii: 7. Selecteaz domeniul de celule. 8. Execut secvena Insert\Name\Define. Se deschide caseta de dialog Define Name.

168

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

9. n caseta de text Names in workbook (Nume n registru de lucru) introdu un nume pentru domeniul selectat. 10. Apas butonul Add pentru a mai insera nume i pentru alte domenii. 11. n caseta de text Names in workbook (Nume in registru de lucru) introdu noul nume de domeniul. 12. n caseta Refers to introduci domeniul la care se refer noul nume. 13. Execut click pe OK dac ai terminat de introdus toate numele de domenii. Not: Delete. Dac vrei s tergi un nume de domeniu l selectezi i apei butonul

Obs. 1 O metod rapid de creare a numelor de domenii este selectarea domeniului n foaia de calcul i, folosind caseta Name, din bara de formule evideniaz adresa de celule afiat pe care o nlocuieti introducnd numele dorit. Finalizeaz apsnd Enter. Obs. 2 Numele de domenii nu pot ncepe cu un numr, nu pot semna cu o adres de celul (ex: AB2001) i nu conine spaii libere sau semne de punctuaie. n locul spaiilor poi folosi linia de subliniere (underscore ), ca n exemplul angajati_firma.

169

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Obs. 3 Atunci cnd selectezi celule ce urmeaz a fi denumite i ele nu sunt contigue, folosete tasta Ctrl pentru a selecta celulele neadiacente i apoi atribuie un nume grupului de celulele selectat. Dup ce ai denumit un domeniu, l poi apela deschiznd caseta Name din bara de formule sau apsnd tasta F3 pentru a deschide caseta de dialog Paste Name (Lipire nume). O dat ales un nume domeniul aferent este imediat selectat.

REDENUMIREA DOMENIILOR
Pe msur ce utilizezi foaia de calcul este posibil s constai c numele domeniilor fie sunt prea vagi, fie prea scurte, fie prea lungi. Pentru a modifica numele unui domeniu trebuie s parcurgi paii: 1. Execut secvena Insert\Name\Define. Se deschide caseta de dialog Define Name. 2. n lista casetei Names in workbook execut click pe numele pe care doreti s-l modifici. Numele selectat va aprea n cmpul de text. 3. n caseta Names in workbook selecteaz ntregul nume i apoi introdu numele nou pentru referina aleas, dup care execut click pe Add. 4. n lista caseta Names in workbook excut click pe numele original i apoi apas Delete. 5. Execut click pe OK.

REDEFINIREA UNUI NUME DE DOMENIU DEJA EXISTENT


Dac numele de domeniu este bun dar domeniul i-a modificat limitele atunci trebuie s extinzi domeniul astfel nct s cuprind i noile modificri. Pentru a redefini limitele unui domeniu denumit trebuie s parcurgi paii: 1. Execut secvena Insert\Name\Define. Se deschide caseta de dialog Define Name. 2. Execut click pe numele pe care doreti s-l redenumeti. 3. n caseta Refers to editeaz adresele celulelor sau utilizeaz butonul Collaps Dialog pentru a selecta domeniul direct din foaia de calcul. 4. Execut click pe OK. Obs. Toate domeniile pe care le-ai denumit ntr-o foaie de calcul sunt disponibile n toate foile de calcul ale registrului respectiv. Ca urmare, ntr-un registru de calcul nu poi s ai mai multe domenii cu acelai nume pe foi diferite chiar dac datele se refer la informaii similare. Sugestie: La crearea numelor de domenii dintr-o singur foaie de calcul nu uita s adaugi numele foii de calcul urmat de semnul exclamrii acesta este singurul element cheie dup care Excel interpreteaz numele de domeniu dintr-o singur foaie de calcul.

170

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII UTILIZAREA NUMELOR DE DOMENIU N FORMULE
Poi denumi toate celulele sau domeniile pe care trebuie s le utilizezi ntr-o formul realizarea unei formule devenind astfel mult mai uoar. Pentru a crea o formul utiliznd nume de domenii trebuie s parcurgi paii: 1. Execut click n celula care va conine formula. 2. Introdu semnul egal (dac este cazul) sau alege funcia din caseta Paste Function. 3. Execut secvena Insert\Name\Paste. Se deschide caseta de dialog Paste Name. 4. Execut click pe numele domeniului care va fi utilizat n crearea funciei. 5. Execut click pe OK. 6. Dac este necesar, introdu operatorul aritmetic. 7. n funcie de formul se repet paii 3 5. 8. Completeaz formula i apas Enter.

Nume de domenii

Formul calculat cu ajutorul numelor de domenii PRET_lei*NR_buc

Formul calculat clasic F4*G4

Lipirea numelor de domenii n formulele existente n cazul n care ntr-o foaie de calcul ai creat formule utiliznd adrese de celule i, ulterior, ai denumit acele celule sau domenii, poi modifica formulele executnd Insert\Name\Paste. Aceast comand este util, de asemenea, i la corectarea numelor scrise greit ntr-o formul. Pentru a lipi un nume de domeniu ntr-o formul trebuie s parcurgi paii: 1. Execut click n celula ce conine formula. 2. n bara de formule selecteaz adresa de celul ce va fi nlocuit de un nume de domeniu.

171

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Adresa ce va fi nlocuit cu nume de domeniu

3. Execut secvena Insert\Name\Paste. 4. Execut click pe numele dorit i apoi pe OK. 5. Apas tasta Enter pentru a finaliza formula.

FORMATUL NUMERELOR
Dac formatele ncorporate n Excel nu corespund cu cerinele tale poi crea un format personalizat. Pentru a crea un format personalizat trebuie s introduci un ir de coduri de formatare pe care programul Excel s le interpreteze: 1. Selecteaz celula sau celulele pe care urmeaz s o / le formatezi. 2. Execut secvena Format\Cells, execut click pe fia Number i selecteaz categoria Custom (Particularizare).

172

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

3. n cmpul Type (Tip) introdu formatul personalizat. Din caseta list de sub cmpul Type poi alege un format personalizat ca baz a celui pe care doreti s-l construieti. 4. Execut click pe butonul OK. Programul Excel va formata celula (celulele) utiliznd formatul personalizat i adaug acest format la lista de formate personalizate disponibile. Not: Partea dificil a acestei sarcini este cunoaterea codurilor ce trebuie introduse la pasul 3. Codurile pot fi mprite n dou grupuri: coduri de d a t e i coduri de n u m e r e i t e x t , acestea vor fi prezentate n continuare.

CREAREA I APLICAREA FORMATELOR PERSONALIZATE PENTRU DAT I OR


Pentru a crea formate personalizate de date i ore te poi folosi de codurile din tabelul urmtor: Cod d dd ddd dddd m mm mmm mmmm yy yyyy h Semnificaie Zile de la 1 la 31 Zile de la 01 la 31 Ziua sptmnii n forma sa prescurtat Ziua sptmnii Luna de la 1 la 12 sau minutul de la 1 la 60 Luna de la 01 la 12 sau minutul de la 01 la 60 Luna, forma prescurtat cu trei litere (de ex.: aug.) Luna, denumire complet Anul, cu dou cifre (ex.: 01) Anul, cu patru cifre, de exemplu 2001 Ora de la 0 la 23

173

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


hh s ss AM/PM am/pm A/P a/p Ora de la 00 la 23 Secunde de la 0 la 59. Pot fi urmate de ,0 sau ,00 pentru a aduga zecimi, respectiv sutimi de secund Secunde de la 00 la 59. Pot fi urmate de ,0 sau ,00 pentru a aduga zecimi, respectiv sutimi de secund Antemeridian sau Postmeridian dup necesiti antemeridian sau postmeridian dup necesiti A sau P dup necesiti a sau p dup necesiti Exemplu: Imaginea care urmeaz prezint un format de dat calendaristic de forma an n ntregime, ziua n format de la 01 la 31 i luna n ntregime.

CREAREA I APLICAREA FORMATELOR PERSONALIZATE PENTRU NUMERE I TEXT


Crearea formatelor personalizate de numere poate fi ceva mai dificil deoarece programul Excel este foarte flexibil n aceast privin. Vei gsi n tabelul urmtor codurile disponibile pentru formatarea numerelor i a textului. Cod 0 ? # . Semnificaie nlocuitor de cifr. (Dac numrului 15,28 i se aplic formatul 0.000 atunci el va arta aa: 15.280. Dac numrului 15.2458 i se aplic formatul 0.000 atunci el va arta aa: 15.246) nlocuitor de cifr. Introduce spaii n loc de zerouri n dreapta separatorului zecimal (Exemplu: numrul ,8500 cruia i se aplic formatul 0.?? se va transforma n 0,85) nlocuitor de cifr. Este utilizat n special pentru a specifica unde apar separatorii de ordine. (Exemplu: numrul12850042 cruia i se aplic formatul #.### se va transforma n 12.850.042) Separator zecimal. Folosit n conjucie cu alte coduri pentru a stabili amplasarea separatorului zecimal. Pentru limba romn separatorul este virgula (,)

174

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Simbol de procent. Acest simbol nmulete valoarea cu 100 i adaug simbolul de procent. (Exemplu: numrul 12 cruia i se aplic % se va transforma n 1200%) Format de fracie. Folosete acest cod mpreun cu ? pentru a afia numerele n format de fracie. (Exemplu: numrul 12,75 cruia i se aplic ?/? se va transforma n 90/7, dac se aplic formatul ??/?? se transform n 257/20). Separator de ordin, ct i agent de rotunjire i scalare. Dac nconjori virgula cu #, 0 sau ? ea va separa sutele de mii, miile de milioane i aa mai departe. Formatul #,### plaseaz virgula dup fiecare a treia cifr. Dac plasezi o virgul la sfritul unui format Excel rotunjete numrul i-l afieaz n mii. Dac plasezi dou virgule la sfritul formatului Excel rotunjete numrul i-l afieaz n milioane.(De exemplu numrul 123456789 cu formatul #,###,###, devine 123,457 iar cu formatul #,###,###,, devine 123. Pentru versiunea n limba romn virgula este nlocuit cu punct. Notaie tiinific. Acest format se folosete mpreun cu ?, # sau 0 pentru a afia numerele n notaie tiinific. Numrul 123456789 cruia i se aplic formatul #,## e-## devine 1,23 e8. De asemenea, E- i e- afieaz semnul - naintea exponenilor negativi i nici un semn n faa celor pozitivi. E+ i e+ afieaz semnul - naintea exponenilor negativi i semnul + n faa celor pozitivi Se folosesc ca atare. Interpretor literar. Orice caracter precedat de simbolul \ va fi introdus direct n valoare. Introduce un spaiu. Acest caracter pstreaz un spaiu echivalent cu limea urmtorului caracter pentru a te ajuta s aliniezi elementele.De exemplu _m pstraz un spaiu egal cu cel al literei m. ir de litere. Introduce n celul textul respectiv. Repetitor. Repet urmtorul caracter pn cnd este completat o coloan ntreag. utilizeaz un singur asterisc pe format. nlocuitor de text. Dac o celul conine o valoare text, acest caracter spune programului Excel unde s-l afieze. Culoare. Aplic o culoare specific asupra textului. De exemplu, [red]#,###.## aplicat unei celule ce conine 43567.4 duce la afiarea, cu rou, a valorii 43,567.4.

% /

E+,E-,e+,e( ) $ - + / spaiu \ _ text * @ [culoare]

Dac o celul poate conine o valoare pozitiv, una negativ, 0 i/sau text, poi aplica pentru fiecare cte un format diferit. Introdu pur i simplu mai multe formate separndu-le prin (;). Dac scrii dou formate, primul se aplic valorilor pozitive i nule, al doilea se aplic valorilor negative. Dac scrii trei formate, primul se aplic valorilor pozitive, al doilea se aplic valorilor negative, iar al treilea se aplic valorilor nule. Dac scrii patru formate, ele se aplic respectiv asupra numerelor pozitive, negative, nule i text. De exemplu, poi scrie urmtorul format: Exemplu: #.###; [rou]#.333; Bilan nul; Not: @. 1. Dac celula conine valoare 2340, ea va afia 2.340. 2. Dac celula conine valoare -4211, ea va afia 4.211 cu rou. 3. Dac celula conine valoare 0, ea va afia Bilan nul. 4. Dac celula conine textul Nu se negociaz , ea va afia Not: Nu se negociaz.

175

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL FORMATAREA CONDIIONAT


Formatarea condiionat necesit crearea unor seturi de criterii, similar introducerii criteriilor de cutare ntr-o baz de date. Folosind expresii cum ar fi egal cu sau mai mare dect vei alege formatele ce se vor aplica asupra celulelor ce conin text sau numere care corespund criteriului. Ca s aplici formatarea condiionat asupra datelor tale trebuie s parcurgi paii: 1. Selecteaz domeniul de celulele pe care doreti s l incluzi n formatarea condiionat. 2. Execut secvena Format/Conditional Formatting (Formate condiionate). 3. n caseta de dialog care apare alege ntre Cell Value Is (Valoarea este) i Formula Is (Formula este). Valorile celulei pot fi text sau numere introduse n celule sau rezultatele unor formule. 4. Selecteaz un operator sau o expresie, cum ar fi e g a l sau m a i m a r e d e c t (ai la dispoziie opt opiuni). 5. Execut click pe butonul Compress Dialog (butonul de comprimare a casetei de dialog) pentru a avea acces la foaia de calcul i execut click n celula care conine valoarea pe care vrei s o caute i s o formateze programul Excel. Adresa celulei va aprea n caseta de dialog. 6. Execut click pe butonul Format pentru a stabili formatarea vizual pentru celulele ce ndeplinesc criteriul. Se va deschide caseta de dialog Format Cells de unde poi stabili un stil de font, o culoare sau un fundal oricrei celule care ndeplinete condiiile stabilite. Execut click pe OK pentru a reveni la caseta de dialog Conditional Formatting.
Butoane Compress Dialog

7. Dac doreti s stabileti un al doilea sau un al treilea set de condiii, execut click pe butonul Add. 8. Dup ce ai stabilit toate condiiile i formatele execut click pe OK. 9. Dup ce ai stabilit formatele condiionate ntr-o foaie de calcul, orice celul n care introduci coninutul ce ndeplinete condiiile stabilite va fi formatat n

176

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


conformitate cu instruciunile de formatare condiional.. Acest lucru va continua pn cnd vei terge instruciunile.

Pentru a terge condiiile dintr-o foaie de calcul trebuie s parcurgi paii: 10. 11. 12. 13. Selecteaz ntreaga foaie de calcul executnd click pe butonul Select All. Execut secvena Format\Conditional Formatting. Execut apoi click pe butonul Delete. n caseta de dialog Delete Conditional Formatting care apare plaseaz un semn de validare n dreptul condiiilor pe care doreti s le tergi.

14. Execut click pe OK pentru a reveni la caseta de dialog Conditional Formatting. Execut click pe OK pentru a elimina formatarea aplicat prin condiia tears i pentru a nchide caseta de dialog.

MACROCOMENZI
O macrocomand este alctuit din mai multe comenzi i instruciuni Excel care sunt grupate i executate mpreun ca una singur. Macrocomenzile sunt scrise ntr-un limbaj de programare denumit Visual Basic for Applications sau VBA. Programul Excel i pune la dispoziie aplicaia Macro Recorder (nregistrare macrocomand). Aceast aplicaie funcioneaz ca un videorecorder care n loc s nregistreze imagini nregistreaz comenzi. Atenie! nregistreaz chiar i greelile pe care le faci! De aceea este bine ca nainte de-a nregistra macrocomanda s scrii toi paii pe

177

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


care-i vei nregistra i chiar s execui de cteva ori comenzile ca s te convingi c execut ceea ce vrei s nregistrezi. O macrocomand este de fapt o procedur VBA. O procedur este un grup de instruiuni VBA care fie efectueaz o sarcin specific, fie returneaz un rezultat. Exist dou tipuri de proceduri care pot fi create: Subrutinele sunt proceduri care efectueaz o anumit sarcin. Acestea ncep cu SUB i se termin cu END SUB. Funciile sunt proceduri care returneaz un rezultat. Acestea ncep cu FUNCTION i se termin cu END FUNCTION. O macrocomand te poate ajuta s automatizezi urmtoarele sarcini: S formatezi i s tipreti un raport; S-i centralizezi datele din mai multe registre de calcul ntr-un registru master; S impori i s reprezini datele ntr-o diagram; S atribui o tast unei comenzi pe care o utilizezi frecvent; S aplici automat formatarea pe un domeniu de celule; S dimensionezi automat toate coloanele din foaia curent de calcul; S creezi o aplicaie personalizat de calcul tabelar.

nainte de-a ncepe nregistrarea va trebui s stabileti locul unde vei stoca macrocomanda. Aplicaia Excel i ofer trei opiuni de stocare a macrocomenzilor: Registrul de calcul curent stocheaz macrocomanda n registrul de calcul activ sau curent. n acest caz vei putea executa macrocomanda doar cnd vei deschide registrul de calcul n care ai nregistrat-o. Personal Macro Workbook aici se stocheaz macrocomanda pe care vrei s-o execui n orice registru de calcul Excel. Un alt registru de calcul macrocomanda stocat aici o vei putea executa doar n momentul n care vei deschide registrul de calcul respectiv. Aceast opiune o vei utiliza atunci cnd doreti s ncepi nregistrarea fr nici un registru de calcul deschis, de exemplu atunci cnd doreti s nregistrezi crearea unui nou registru de calcul ca i macrocomand. Orice macrocomand poate fi nregistrat relativ sau absolut. Dac dorei s-o nregistrezi relativ, ntotdeauna macrocomanda se va executa de la poziia curent a indicatorului de celul. Dac doreti s-o nregistrezi absolut, atunci macrocomanda se va executa pe domeniul folosit la nregistrarea ei. De obicei, vei nregistra relativ o macrocomand cnd doreti s-o execui de fiecare dat pe alt domeniu de celule i o vei nregistra absolut cnd doreti s-o execui de fiecare dat pe acelai domeniu de celule.

NREGISTRAREA UNEI MACROCOMENZI


Dup ce ai hotrt ce vrei s nregistrezi, cum faci nregistrarea i unde stochezi macrocomanda vei putea ncepe procesul de nregistrare. Pentru a nregistra o macrocomand trebuie s parcurgi urmtorii pai:

178

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


1. Alege Tools\Macro\Record New Macro. Aceast opiune va deschide caseta de dialog Record Macro.

n aceast caset vei introduce denumirea macrocomenzii, locul unde o vei stoca, o scurt descriere a macrocomenzii, precum i tasta rapid asociat acestei macrocomenzi.
Aici introduci numele macrocomenzii Aici atribui o tast rapid macrocomenzii

Aici specifici unde stochezi macrocomanda

Aici vei introduce o scurt descriere a macrocomenzii

2.

n caseta de text Macro Name (Nume macrocomand) vei introduce un nume ct mai sugestiv pentru ceea ce execut macrocomanda. Numele poate fi alctuit din litere, cifre, caractere de subliniere, dar nu poate conine spaii. Obligatoriu numele unei macrocomenzi ncepe cu o liter. 3. n caseta Store Macro In ( Memorare macrocomand n ) vei selecta locul n care se stocheaz macrocomanda. n mod implicit apare opiunea This Workbook (Acest registru ). Dac doreti s stochezi macrocomanda n alt loc vei desfura lista ascuns care-i permite s-o stochezi fie n Personal Macro Workbook (registru personal de macrocomenzi ), fie n alt registru de calcul. 4. n caseta Shortcut Key (Taste de comenzi rapide) vei introduce litera pe care o vei folosi ca parte a comenzii rapide. Pentru a fi sigur c nu folosei o combinaie de taste care lanseaz o comand incorporat n Excel folosete combinaia de litere CTRL + SHIFT + Liter. 5. n caseta de text Description (Descriere) vei introduce o scurt descriere a aciunilor executate de macrocomand. Aceast descriere o vei vedea n timpul executrii macrocomenzii n caseta de dialog Macros.

179

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Cnd ai terminat de completat caseta de dialog Record Macro aceasta trebuie s s arate ca n figura de mai jos:

6.

Alege butonul OK pentru a nchide caseta de dialog Record Macro. Bara de stare o s-i afieze cuvntul Recording (Se nregistreaz) i o s-i apar bara de unelte Stop Recording (Oprire nregistrare).

Dac vrei s nregistrezi relativ macrocomanda apas butonul Relative Reference pe bara de de unelte Stop Recording 7. 8. Execut fiecare pas component al sarcinii pe care o nregistrezi.

de

Execut click pe butonul Stop Recording (Oprire nregistrare ) din bara de instrumente Stop Recording cnd doreti s opreti nregistrarea.

O macrocomand simplu de nregistrat este cea care dimensioneaz adecvat fiecare coloan dintr-o foaie de calcul. Aceast macrocomand va selecta toate coloanele din foaia curent de calcul, le va dimensiona automat i apoi va selecta celula A1. Pentru a nregistra aceast macrocomand vei urma paii: Deschide un nou registru de calcul i verific dac pe ecran este vizibil celula A1.

180

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Alege Tools\Macro\Record New Macro. Stocheaz macrocomanda n Personal Macro Workbook pentru a fi disponibil n orice registru de calcul. Denumete macrocomanda Fitcell i atribuie combinaia de taste CTRL+SHIFT+C acestei macrocomenzi. n caseta de text Description editeaz : Dimensionare automat coloane.

Execut click pe OK pentru a ncepe nregistrarea.

Execut combinaia de taste CTRL + A pentru a selecta toate celulele din foaia curent.

Alege Format\ Column\AutoFit Selection.

181

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Selecteaz celula A1 de pe foaia curent.

Apas butonul Stop

pentru a opri nregistrarea.

Deoarece ai stocat macrocomanda n Personal Macro Workbook aceasta va rula n orice registru de calcul nou creat.

RULAREA UNEI MACROCOMENZI


Aplicaia Excel i ofer mai multe soluii pentru rularea unei macrocomenzi:

182

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Selecteaz macrocomanda din lista afiat de caseta de dialog Macro; Atribuie macrocomenzii taste de comenzi rapide; Ataeaz-o la un buton de pe o bar de instrumente; Atribui-o unui meniu; Atribui-o unui buton.

n continuare vei nva s rulezi o macrocomand utiliznd caseta de dialog Macro. Aceast metod necesit efort minim, dar este cea mai lung metod de rulare a unei macrocomenzi. O vei utiliza mai ales n faza de testare a unei macrocomenzi. Urmeaz paii de mai jos pentru a rula macrocomanda: Alege Tools\Macro\Macros sau execut combinaia de taste ALT +F8 pentru a deschide caseta de dialog Macro. Aceast caset de dialog i va afia o list a macrocomenzilor din toate registrele de calcul deschise pentru a le putea rula sau edita.

Execut click pe numele macrocomenzii din lista Macro Name pentru a o selecta. n partea de jos a casetei de dialog apare descrierea macrocomenzii pe care ai selectat-o. Execut click pe butonul Run rula macrocomanda. sau apas tasta Enter pentru a

Aceast caset de dialog i mai pune la dispoziie urmtoarele butoane : - acest buton anuleaz rularea macrocomenzii i nchide caseta de dialog Macro. selectat. - acest buton va deschide aplicaia Visual Basic. - acest buton i va permite s editezi macrocomanda. - acest buton i va permite s tergi macrocomanda

- acest buton va deschide caseta de dialog Macro Options n care vei atribui o combinaie de taste rapide macrocomenzii dac nu ai fcut-o atuci cnd ai creat macrocomanda, sau vei putea modifica litera care intr n alctuirea combinaiei.

183

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Dac doreti s execui macrocomanda fr s deschizi caseta de dialog Macros este suficient s execui combinaia de taste rapide. Dac vrei s modifici sau s adaugi descrierea macrocomenzii deschide caseta de dialog Macros, execut click pe butonul Options, modific combinaia de taste rapide sau descrierea macrocomenzii, alege OK i nchide caseta de dialog Macros.

EDITAREA UNEI MACROCOMENZI


Macrocomenzile sunt un grup de instruciuni editate n limbajul Visual Basic for Applications. Acest program conine mai multe ferestre i te va ajuta s faci modificri minore asupra unei macrocomenzi pe care ai nregistrat-o. Pentru a edita o macrocomand deschide caseta de dialog Macros i urmeaz paii: Tools\Macro\Macros. Din caseta de dialog Macros execut click pe butonul Edit . n acest moment se deschide editorul Visual Basic.

Fereastra Code

n partea dreapt a casetei este afiat fereastra Code. Aici editezi macrocomenzile. Cele mai simple modificri pe care le poi face fr s ai cunotine superioare de Visual Basic sunt: S schimbi ortografia textului introdus macrocomenzii; greit n timpul nregistrrii

S elimini o comand ce a fost nregistrat accidental;

184

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


S corectezi un numr incorect nregistrat;

S modifici adresele cnd mreti sau micorezi numrul de coloane sau de rnduri nregistrate iniial n macrocomand. Pentru a edita o macrocomand urmeaz paii: Dac macrocomanda ai nregistrat-o n Personal Macro Workbook trebuie s faci vizibil acest registru nainte de-a edita macrocomanda. Aceasta o faci astfel: Alege Window\Unhide. Se deschide caseta de dialog Hide, alege Personal.xls i execut click pe OK.

Alege Tools\Macro\Macros sau execut combinaia de taste SHIFT F8 pentru a deschide caseta de dialog Macros. Din lista Macro Name, selecteaz macrocomanda pe care vrei s-o editezi.

Alege Edit. Macrocomanda pe care ai selectat-o se deschide n Visual Basic Editor.

185

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Editeaz macrocomanda n fereastra Code. Schimb adresa celulei din A1 n A3 la instruciunea Range ( domeniu ). nchide Visual Basic Editor din meniul File opiunea Close and Return to Microsoft Excel sau execut combinaia de taste ALT + Q. Aceasta va avea ca efect nchiderea aplicaiei Visual Basic i ntoarcerea n registrul de calcul.

Salveaz registrul de calcul.

ASIGNAREA UNEI MACROCOMENZI UNUI BUTON


Pentru a ataa o macrocomand unui buton dintr-o bar de instrumente sau unei comenzi din meniu parcurge paii urmtori: Alege Tools\Customize. Aceasta va avea ca efect deschiderea casetei de dialog Customize. Caseta de dialog are trei fie: Toolbars, Commands i Options.

186

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Alege fia Commands (Comenzi).

Execut click pe opiunea Macros din lista desfurat Categories (Categorii). Pentru a aduga un buton nou apeleaz la procedeul drag and drop (trage i plaseaz). Trage Custom Button din lista Commands n locaia dorit pe o bar de instrumente i elibereaz butonul mouse-ului. Ex: pe bara Standard.

Execut click pe noul buton. Se va deschide caseta de dialog Assign Macro (Asociere macrocomand).

Din lista Macro name (nume macrocomand) a casetei de dialog alege macrocomanda pe care vrei s o atribui butonului. Alege OK. nchide caseta de dialog Customize.

Butoanelor de pe barele de instrumente le poi atribui sugestii de ecran. Poi s afiezi i textul dac atribui un nume butonului.

187

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Alege meniul Tools\Customize. Cu caseta de dialog Customize deschis execut click dreapta pe butonul cruia i-ai asignat macrocomanda.

n meniul rapid desfurat introdu un nume pentru buton n caseta Name. Folosete un nume scurt i sugestiv.

Apas tasta Enter pentru a stabili noul nume. nchide caseta de dialog Customize.

Meniul rapid care se desfoar i ofer i alte faciliti cum ar fi opiunile de afiare pentru butoane: Default Style Stilul prestabilit va afia doar imagine; Text Only (Alwais) Va afia doar nume; Text Only (in Menus) Va afia doar imagine; Image and Text- Va afia imagine i nume.

Dac doreti s modifici imaginea unui buton urmeaz paii:

188

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Alege Tools\Customize;

Cu caseta de dialog Customize deschis execut click dreapta pe buton i din meniul desfurat alege opiunea Change Button Image; Din sub-meniul desfurat alege o nou imagine pentru buton;

n momentul n care ai ales noua imagine aceasta va fi evideniat pe bara de unelte.

nchide caseta de dialog Customize.

Dac doreti s modifici opiunile de afiare pentru un buton dintr-o bar de unelte execut paii: Alege Tools\Customize; Cu caseta de dialog Customize deschis execut click dreapta pe buton; Alege una din opiunile de afiare din meniul rapid;

189

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Comenzi de afiare pentru buton

Default Style Stilul prestabilit va afia doar imagine; Text Only (Alwais) Va afia doar nume; Text Only (in Menus) Va afia doar imagine Image and Text- Va afia imagine i nume

nchide caseta de dialog Customize.

UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)


Un tabel pivot utilizeaz date pe dou dimensiuni pentru a crea un tabel n trei dimensiuni. Sunt o cale foarte bun pentru a concentra mult informaie ntr-un spaiu restrns.Tabelele pivot i permit i s faci auditul datelor. Caracteristica unic a tabelelor pivot este capacitatea lor de a muta cmpurile prin tragere i plasare. Excel recalculeaz instantaneu datele n noua rearanjare. Nu trebuie s scrii noi formule sau s refiltrezi datele deoarece tabelul pivot se recalculeaz automat atunci cnd se recalculeaz cmpurile.

190

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII APLICAIA PIVOT TABLE WIZARD
Aplicaia Pivot Table Wizard poate fi folosit pentru a crea un nou tabel pivot sau pentru a edita un tabel pivot deja existent. Pentru a crea un tabel pivot trebuie s parcurgi paii: 1. Execut secvena Data\PivotTable and PivotChart Report (Raport tabel pivot i diagram pivot).

2. n pasul 1 al aplicaiei PivotTable Wizard trebuie indicat sursa de date pe care doreti s le utilizezi pentru tabelul pivot. Pentru sursa de date ce trebuie analizat i stau la dispoziie urmtoarele patru opiuni: Microsoft Excel List or Database (List sau baz de date Microsoft Excel) utilizeaz date organizate cu etichete de linie i coloan pe o foaie de calcul. Este parametru predefinit. External Data source (Surs extern de date) utilizeaz un fiier sau o baz de date din afara registrului de calcul curent. Multiple Consolidation Ranges (Zone multiple de centralizare) creaz un tabel sau o diagram pivot din mai multe foi de calcul Excel. Another PivotTable or PivotChart (Alt tabel pivot sau diagram pivot) creaz un tabel sau o diagram pivot dintr-un alt raport pivot din acelai registru de calcul. 3. Stabilete tipul de raport pivot pe care vrei s-l creezi: un tabel sau o diagram. Apoi selecteaz butonul Next. 4. n pasul numrul 2 al aplicaiei Pivot Table Wizard selecteaz o surs de date dac aceasta nu este selectat sau dac datele se gsesc ntr-un alt registru de calcul sau domeniu dect cel prezent n caseta de dialog.

191

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

5. Pasul 3 al aplicaiei PivotTable Wizard i ofer mai multe opiuni de plasare i formatare a tebelului pivot. Tabelul pivot poate fi plasat pe o nou foaie de calcul sau pe foaia curent. Dac optezi pentru foaia de calcul existent trebuie s precizezi localizarea tabelului pivot. De asemenea, poi folosi butoanele Layout (Aspect) i Options(Opiuni) pentru a continua precizarea parametrilor dorii pentru noul tabel pivot.. Aceti parametri pot fi modificai i ulterior, dup crearea tabelului sau diagramei pivot.

6. Cnd ai terminat de selectat opiunile dorite, execut click pe Finish (Terminare) pentru a crea tabelul.

192

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

MACHETA UNUI TABEL PIVOT


Executarea unui click pe butonul Layout din pasul 3 duce la afiarea casetei de dialog Pivot Table Wizard-Layout.

Poi utiliza aceast caset de dialog pentru a controla modul de afiare a datelor ntr-un tabel pivot. Cmpurile datelor selectate apar n partea dreapt a casetei de dialog.

193

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Selecteaz i trage cmpurile dorite n zona din centrul casetei de dialog i plaseaz-le n seciunile Row (Rnd), Column (Coloan), Page (Pagin) i Data (Date) pentru a obine aspectul dorit. Lista de mai jos descrie cele patru zone n care pot fi introduse cmpurile: Page creeaz un meniu derulant deasupra tabelului, care i permite s extragi o anumit opiune cum ar fi un departament sau o ar. Row aplic un format vertical tabelului, rezumnd datele de sus n jos reprezint fiecare obiect din cmpurile din partea stng a tabelului pivot. Column aplic un format orizontal tabelului, rezumnd datele de la stnga la dreapta prezint fiecare obiect din cmpurile din partea de sus a tabelului pivot. Data aceast zon este rezumatul valorilor. Aici poi aduna, numra sau crea alte funcii de analiz pentru datele introduse. Execut dublu click pe cmp pentru a obine acces la funcia sau tipul de rezumat dorit.

194

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Funciile alese de Excel, care sunt la dispoziie n cmpul Data, depind de natura cmpului plasat. Poi s aplici i alte funcii, cum ar fi medie, maxim, minim. Pentru a schimba funcia pe care Excel o utilizeaz la rezumarea datelor, n seciunea Data a casetei de dialog Pivot Table and PivotChart Wizard-Layout execut dublu click pe

195

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


cmpul a crui funcie vrei s o modifici. Se deschide caseta de dialog Pivot Table Field, de unde poi selecta funcia dorit.

Poi personaliza funciile de rezumare executnd click pe butonul Options (Opiuni) ca s extinzi caseta de dialog PivotTable Field. Opiunile suplimentare i permit s analizezi datele ca procentaje din total, n funcie de cmpurile i obiectele de baz. C m p u l d e b a z este cmpul de comparaie din analiza personalizat, iar o b i e c t u l d e b a z este obiectul de cmp din aceeai analiz.

196

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

CONFIGURAREA OPIUNILOR PENTRU UN TABEL PIVOT


Executarea unui click pe butonul Options din pasul 3 al casetei de dialog Pivot Table Wizard deschide caseta de dialog Pivot Table Options, n care poi continua precizarea opiunilor de formatare i surse de date.

Poi apela aceast caset de dialog i dup ce ai terminat crearea tebelului pivot, fie prin executarea unui click pe butonul Pivot Table din bara de instrumente Pivot Table i selectarea opiunii Table Options (Opiuni tabel) din lista derulant, fie prin executarea unui click dreapta pe tabelul pivot i selectarea comenzii Table Options din meniul rapid. Numirea tabelului pivot Opiunea Name (Nume) din caseta Pivot Table Options i permite s stabileti un nume pentru tabelul pivot. n mod prestabilit, Excel numete noile tabele Pivot Table 1, Pivot Table 2..., dar poi introduce oricnd alt nume. Adugarea totalurilor Opiunea Grand Totals for Columns (Totaluri generale pentru coloane) execut funciile de analiz i asigur totaluri generale pentru fiecare coloan din tabelul pivot. Opiunea Grand Totals for Rows (Totaluri generale pentru rnduri) face acelai lucru pentru fiecare linie din tabelul pivot. Aceste opiuni sunt selectate implicit, ns este bine s le deselectezi pentru a nu aglomera tabelele pivot cu prea multe totaluri. Dac tabelul pivot conine cmpuri ascunse, vei dori, probabil, s obii un subtotal pentru aceste cmpuri, ns fr s afiezi coninutul cmpurilor. n astfel de cazuri, selecteaz opiunea Subtotal Hidden Page Itema (Subtotal elemente pagin ascuns).

197

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Aplicarea formatrilor automate Excel aplic automat un a u t o f o r m a t prestabilit noilor tabele pivot. Dac preferi s selectezi un alt format, poi dezactiva opiunea AutoFormat Table din caseta de dialog Pivot Table Options sau poi modifica formatarea dup crearea tabelului pivot. Pentru a schimba formatarea automat aplicat alege Format\AutoFormat sau execut click pe pe butonul Pivot Table. Format Report (Formatarea raport) din bara de instrumente

tabel neformatat

198

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

acelai tabel formatat cu AutoFormat

O important caracteristic a aplicaiei Excel 2000 este capacitatea de pstrare a formatrii unui tabel pivot atunci cnd actualizezi datele sau i modifici aspectul. Opiunea Preserve Formatting (Pstrare formatare) este selectat implicit ns o poi dezactiva dac preferi s revii la formatul original. Afiarea etichetelor Opiunea Merge Labels (mbinare etichete) i permite s combini celulele din coloanele i liniile perimetrului exterior al tabelului pivot. Aceasta este o caracteristic de formatare. Un tabel pivot poate ocupa mai multe pagini. Pentru a afia etichetele pentru coloane i linii se bifeaz opiunea Repeat Items Labels on Each Pronted Page (Se repet etichetele elementelor pe fiecare pagin imprimat). Opiunea Set Print Titles (Stabilire titluri de imprimare) este prin definiie dezactivat. Selecteaz aceast opiune n cazul n care doreti ca la imprimare s utilizezi etichetele de cmp i obiect n titlurile tabelului pivot. Not: Dac foloseti etichetele de pe foaia de calcul ca i titluri i obiect dintr-un tabel pivot de tiprit, asigur-te c nu vei repeta alte coloane i linii. Alege File\Page Setup, execut click pe fia Sheet i anuleaz orice parametru din seciunea Print Titles. Controlarea machetei Prin definiie, ordinea cmpurilor n machet este de sus n jos i apoi n lateral. Dac preferi ca ordinea s fie de la stnga la dreapta i apoi n jos, schimb parametrul Page Layout (Aspect pagin) din caseta de de dialog PivotTable Options. n machet poi modifica numrul de cmpuri pe coloan sau linie preciznd numrul respectiv n caseta Fields per Columns (Cmpuri pe coloan). Prin definiie, numrul este zero. Gestiunea erorilor i a celulelor goale n caseta Pivot Table Options exist dou opiuni care i permit s controlezi ce va afia Excel n celulele n care nu apar datele ateptate. Opiunea For Error Values, Show_

199

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


(Pentru valori de eroare, se afieaz_) i permite s nlocuieti valorile eronate cu un caracter sau un loc gol; opiunea For Empty Cells, Show_ (Pentru celule goale, se afieaz_) i permite s stabileti un caracter sau un spaiu pentru celulele goale. De exemplu, dac ai un raport care conine un mesaj #ERR, vei gsi c este util s atragi atenia asupra erorilor introducnd cuvintele nume lips n caseta corespunztoare opiunii For Error Values, Show_. Aceast configuraie va duce la afiarea respectivelor cuvinte n orice celul ce conine o eroare. n plus, poi aplica formatri condiionate pentru a folosi i culori. Opiuni referitoare la sursa de date Seciunea Data Options (Opiuni date) din caseta de dialog Pivot Table Options i ofer cteva caracteristici utile. Lista de mai jos descrie aceste opiuni: Save Data With Table Layout (Salvare date i aspect tabel) salveaz o copie a datelor provenite dintr-o surs extern de date. Este selectat n mod prestabilit. Deselectarea ei reduce dimensiunea registrului de calcul, dar te oblig s actualizezi manual tabelul pivot atunci cnd deschizi registrul cu excepia cazului cnd este activat opiunea Refresh on Open (Remprosptare la deschidere). Dac aceast opiune este dezactivat nu poi lucra cu tabele pivot pn nu le reactualizezi. Enable Drilldown (Activare selecie dinm list) prezint detalii cnd execui dublu click pe un cmp; selectat n mod prestabilit. Refresh on Open (Remprosptare la deschidere) actualizeaz tabelul pivot la deschiderea registrului de calcul. Nu este selectat n mod prestabilit. Refresh Every _ Minutes (Remprosptare la fiecare _ minute) permite actualizarea automat dup intervalul de minute stabilit. Nu este selectat n mod prestabilit. Aceast opiune este disponibil doar pentru tabelele pivot bazate pe surse externe de date. Save Password (Salvare parol) salveaz parola asociat sursei externe de date din care provine informaia. Nu este selectat n mod prestabilit; activarea ei poate compromite securitatea bazei de date. Background Query (Interogare n fundal) ruleaz interogarea n fundal, permind utilizatorului sa continue lucrul. Nu este selectat n mod prestabilit. Optimiza Memory (Optimizare memorie) optimizeaz i gestioneaz memoria cnd se folosesc tabele pivot; reduce performanele. Nu este selectat n mod prestabilit.

200

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

CREAREA DIAGRAMELOR PIVOT


Atunci cnd creezi o diagram pivot, Excel creeaz n interiorul registrului de calcul o foaie de diagram i o foaie pentru tabelul pivot. Deoarece informaia din diagram trebuie s provin dintr-un tabel Excel creaz automat tabelul. Atunci cnd doreti s creezi o diagram pivot trebuie s parcurgi paii: 1. Selecteaz tabelul pivot pentru care doreti s creezi diagrama. 2. Din bara Pivot Table apas butonul Chart Wizard. 3. Diagrama este creat automat pe o alt foaie de calcul.

4. Dac doreti s modifici tipul de diagram execui click dreapta pe diagram i alegi un alt tip.

201

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Diagramele pivot pot fi formatate pe foi de calcul separate pentru reprezentarea i afiarea datelor n format de diagram i pot fi combinate cu datele din alte foi de calcul, transformndu-se ntr-un instrument flexibil i foarte puternic.

MODIFICAREA TABELELOR I A DIAGRAMELOR PIVOT


Dup ce ai creat un tabel sau o diagram pivot le poi modifica aspectul trgnd i plasnd cmpuri sau utiliznd opiunile din meniurile barei Pivot Table. Utilizarea barei de instrumente Pivot Table Bara de instrumente Pivot Table i permite s creezi macheta unui tabel pivot prin tragerea cmpurilor din bara de instrumente n zonele din tabelul pivot.

Buton

Nume
PivotTable Format Report (Formatare raport) Chart Wizard (Expert diagram) PivotTable Wizard (Expert PivotTable)

Descriere
Meniu derulant cu opiuni pentru mbuntirea suplimentar a tabelelor i diagramelor pivot, Deschide caseta de dialogt AutoFormat pe care o utilizezi la formatarea tabelelor pivot. Deschide caseta de dialogt Chart Wizard pe care o utilizezi la formatarea diagramelor pivot. Activeaz aplicaiile PivotTable Wizard i PivotChart Wizard.

202

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Hide Detail (Ascundere detaliu) Show Detail (Afiare detaliu) Refresh Data (Remprosptare date) Field Settings (Setri pentru cmp) Hide Fields/Display Fields (Ascundere/Afiare cmpuri) Ascunde detaliile unui domeniu grupat dintr-un table pivot. Afieaz detaliile din spatele domeniilor grupate dintr-un table pivot. Remprospteaz datele din tabelul pivot selectat. Permite ajustarea rezumatului datelor din cmpul selectat. Ascunde sau afieaz butoanele de cmp din bara de instrumente sau structurile i etichetele din macheta tabelului pivot.

Tragerea cmpurilor ntr-o diagram pivot Diagramele pivot i ofer fora tabelelor pivot i a diagramelor combinat ntr-o singur suprafa interactiv. Poi selecta i trage cmpurile n noi poziii pe diagram iar programul Excel va pivota diagrama pentru a corespunde cu noua amplasare a cmpului.

cmp mutat

203

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Eliminarea datelor din cmpuri Executarea unui click pe butonul cu sgeat de pe un cmp dintr-o diagram sau un tabel pivot afieaz o list derulant din care poi selecta sau deselecta obiecte. Informaia va fi eliminat din sau adugat la tabelul sau diagrama pivot.

204

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

obiecte rmase selectate

205

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Afiarea i ascunderea liniilor Poi afia detaliile din spatele unui cmp executnd dublu click pe datele din acesta. Daca exist informaie de nivel inferior n spatele cmpului, butonul Show Detail din bara de instrumente PivotTable este activat. Selecteaz categoria pentru care vrei s afiezi detalii. Excel va activa seleciile din list (pentru a afia detaliile ce compun valoarea total).

Dup ce ai afiat detaliile, execut un nou dublu click pe acelai cmp pentru a ascunde detaliile i un alt dublu click pentru a le afia din nou (fr a mai fi afiat caseta de dialog). Gruparea nivelurilor unui tabel pivot Poi gestiona informaia dintr-un tabel pivot similar unei liste prin g r u p a r e (Group&Outline) ca s rulezi diferite niveluri ale tabelului pivot pentru diferite rapoarte i moduri de afiare. Aceast strategie este util dac ai cantiti de materiale grupate, de exemplu, pe sptmn i apoi pe lun. Poi restrnge sau extinde grupurile la fel ca la listele dintr-o foaie de calcul.

206

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Efectuarea calculelor ntr-un tabel pivot Poi efectua calcule cu unul sau mai multe cmpuri dintr-un tabel pivot. Execut click pe butonul Pivot Table din bara de instrumente PivotTable, apoi din meniul derulant alege Formulas, Calculated Fields (Cmp calculat).

n figura urmtoare se observ rezultatele din noul cmp calculat n tabelul pivot.

Calcule efectuate n cmp

Prin adugarea unui cmp calculat n tabelul pivot, Excel l transform n parte component a tabelului. De fiecare dat cnd datele sunt remprosptate se actualizeaz automat i calculele.

207

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Not: Aceste calcule le poi crea i n foaia de calcul, dup care trebuie s faci referire la ele n celulele din tabelul pivot. Este suficient s ceezi o funcie simpl care refer coloana i linia cmpului. Aceste calcule nu pot aprea n afara acestuia. Activarea seleciilor ntr-un cmp 3D al tabelelor pivot. n tabelul pivot urmtor toat informaia este restrns la nivelul superior, fr a se utiliza grupuri sau linii ascunse. Aceasta reprezint elementul 3D al tabelelor pivot. Pentru a activa sau dezactiva selecii, alege un cmp ce posed un subset i execut dublu click pe cmpul produsului.

Not: n situaia n care nu poi activa seleciile cu dublu click trebuie s selectezi opiunile Enable Drilldown (Activarea seleciei din list) din seciunea Data Options (Opiuni date) a casetei de dialog Pivot Table Options. Tragerea unui cmp pentru afiarea pe pagin Capacitatea de tragere a cmpurilor n tabelele pivot i permite s preiei cmpurile i s le plasezi n afara tabelului obinnd astfel ceea ce se numete o afiare pe pagin. Selecteaz cmpul din tabelul pivot i trage-l deasupra tabelului apare bara de inserie. Plaseaz cmpul i acesta devine o list derulant pentru gestionarea informaiei.

208

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Rezultatul este urmtorul:

Crearea unui rezumat rapid Dac doreti s obii un rezumat rapid al unui set de date, execut dublu click pe totalul general iar Excel creaz un extras independent pe o foaie separat.

rezultatul executrii unui dublu clic pe total Petrochimie trimestrul I

LUCRUL CU DATE CALENDARISTICE N TABELE PIVOT


Este posibil ca, uneori, s ai informaii ce provin din liste care conin date calendaristice. Pentru a le transpune ntr-un tabel pivot uor de neles, va trebui s parcurgi civa pai simpli i vei obine un rezumat eficient al informaiei

209

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

La lucrul cu date calendaristice este uor s vezi informaia de la stnga la dreapta n loc de sus n jos. Pentru aceasta asigur-te c ai stabilit valoarea parametrui Page Layout din caseta de dialog Pivot Table Options la opiunea Over, Then Down.

Pentru a grupa datele la un loc, selecteaz primul cmp de date calendaristice din tabelul pivot i alege Data\Group&Outline\Group. Va aprea caseta de dialog Grouping care i permite s stabileti parametrii datelor calendaristice ce vor fi grupate.

210

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII


Excel i permite s creezi tabele pivot pe baza mai multor domenii de centralizare dac selectezi controlul pentru zone multiple de centralizare din pasul 1 al aplicaiei Pivot Table Wizard. De exemplu, dac ai vnzrile de produse pe dou companii sau dou departamente, poi stabili foi de calcul sau baze de date separate pentru liste, pe care apoi s le combini ntr-un singur tabel pivot centralizator. Pentru aceasta n primul pas al aplicaiei Pivot Table Wizard trebuie s selectezi opiunea Multiple consolidation ranges.

n pasul 2b din 3 trebuie s specifici domeniile de date.

Trage indicatorul peste domeniul de date i apas butonul Add pentru a-l aduga la seciunea All ranges. Dac domeniile centralizate provin din mai multe fiiere poi folosi butonul Browse pentru a selecta fiierele nchise.

211

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL


Not: Este mai bine s deschizi fiierele din care preiei date nainte de a apela aplicaia Pivot Table Wizard.

SALVAREA I EDITAREA TABELELOR PIVOT N FORMAT H T M L


Pentru a salva un tabel pivot ca pagin Web trebuie s parcurgi paii: 1. Execut secvena File\Save as Web Page. 2. Precizeaz dac salvezi ntregul registru sau doar foaia de calcul selectat.

Dac ai ales Selection: Sheet se activeaz opiunea Add Interactivity (Adugare interactivitate). Selecteaz aceast opiune i apas butonul Publish (Publicare). 3. n caseta de dialog Publish as Web Page selecteaz foaia din lista Choose (Alegere). Apoi selecteaz ntreaga foaie sau doar regiunea tabelului pivot.

212

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

4. Opiunea Add Interactivity With (Se adaug interaciune cu) i permite s creezi o funcionare similar foilor de calcul sau o funcionare similar tabelelor pivot (care i permit s mui cmpuri). Selecteaz opiunea Pivot Table Functionality (Funcionalitate tip Pivot Table). 5. Stabilete un nume de fier pentru pagina Web i execut click pe Publish. 6. Selecteaz i deschide documentul HTML din dosarul n care a fost salvat. Poi deselecta obiectele de cmp din lista derulant a cmpului, la fel ca ntr-un tabel pivot normal. De asemenea, poi s extinzi i s restrngi cmpurile, s tragi i s plasezi cmpurile s adaugi i s elimini cmpurile. Utilizarea casetei Property Toolbox i a listei de cmpuri Atunci cnd lucrezi cu tabele pivot n Internet Explorer i stau la dispoziie dou instrumente speciale. Pivot Table Property Toolbox din bara de instrumente Pivot Table i ofer mai mult flexibilitate n manipularea i controlul datelor n timp ce te afli ntr-un site internet sau ntr-un intranet. Coninutul casetei Pivot Table Property Toolbox variaz n functie de selecia curent la executarea unui click pe buton.

213

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

De aici, poi s modifici textul, s afiezi i s ascunzi bara de titlu sau de instrumente, s extinzi i s restrngi indicatorii i zonele de plasare, etc. Cea mai util opiune aici este posibilitatea de a schimba lista de cmpuri. Executnd click pe butonul Field List din bara de instrumente PivotTable poi afia Pivot Table Field List care i permite s adaugi date ntr-un tabel pivot, dintr-un document surs.

214

Formatele i adugirile la tabelul pivot Web sunt interactive doar atta timp ct acesta este deschis modificrile n documente pot fi salvate doar n format HTML. Cu toate acestea capacitatea de a schimba, muta, formata i tipri date n timp de tabelul pivot este afiat n Web rmne o caracteristic puternic. Cea mai important caracteristic dintre toate este faptul c utilizatorul nu trebuie s aib Excel pentru a beneficia de aceste instrumente de manipulare.

REZUMATUL LECIEI 5
n aceast lecie ai acumulat cunotine despre: Cum s creezi i s lucrezi cu domenii denumite Cum s foloseti macrocomenzi. Cum s creezi i s lucrezi cu tabele pivot . Cum s creezi i s lucrezi cu diagrame pivot

ntrebri gril
Bifeaz variantele de rspuns care consideri c sunt corecte. ntrebrile pot avea de la 1 la 3 rspunsuri corecte. 1. Care din urmtoarele nu sunt adevrate? Poi specifica cum trebuie grupate datele ntr-un tabel pivot selectnd cmpul care conine informaii selectnd butonul Group din bara de instrumente PivotTable i specificnd cum vrei s fie sumarizat informaia (zi, lun, trimestru, an). Poi modifica structura unui tabel pivot executnd click pe butonul Pivot Table Wizard de pe bara de instrumente Pivot Table. Tabelele pivot sunt actualizate automat oricnd efectuezi modificri n sursa de date.

Nici unul. 2. Care din urmtoarele variante nu este adevrat?

Butonul Paste Function de pe bara standard te ajut s selectezi, s introduci i s editezi formule. Numele de domenii pot conine maxim 255 caractere incluznd spaii Poi crea un nume de domeniu selectnd un domeniu de celule i introducnd numele domeniului n caseta Name n bara de formule. Poi s te foloseti nume de domenii cnd faci referiri la celulele n formule. 3. Care din urmtoarele variante nu este adevrat? Numele de domenii pot nlocui referinele de celule. Spre exemplu, avnd referina (A1:B10), poi face referire la aceasta i folosind numele ei, Cheltuieli. Poi crea un nume de domeniu selectnd celulele i introducnd, apoi, numele dorit n caseta Name n bara de formule.

REZUMATUL LECIEI 5

Nu poi utiliza nume de domenii ntr-o formul.

Poi folosi etichete de coloane i rnduri ntr-o foaie de calcul pentru a referi datele ntr-o formul. 4. De ce este util formatarea condiionat? Permite identificarea informaiei care trebuie s ndeplineasc anumite condiii. Permite crearea formatelor numerice personalizate. Permite utilizarea unor formate speciale de numere. Nici unul.

Completai

1. Cum poi nregistra o macrocomand:

216

REZUMATUL LECIEI 5 Exerciii


Exerciiul 1 1. S se creeze urmtorul tabel:

2. S se creeze un tabel pivot plecnd de la tabelul creat anterior, astfel: n cmpul Page s apar departamentul n cmpul Row s apar produsul n cmpul Column s apar numele personalului n cmpul Data s apar preul total.

3. S se trag titlul Departament n cmpul Page. 4. S se aplice tabelului pivot obinut un format automat Table 4. n final tabelul pivot obinut trebuie s arate astfel:

217

REZUMATUL LECIEI 5

5. S se creeze o diagram plecnd de la tabelul pivot rezultat. 6. S se schimbe tipul de diagrama obinut cu tipul 3-D Area Chart. n final diagrama trebuie s arate astfel:

Exerciiul 2 18. S se creeze registrul de calcul Cotaii.xls. Primul sheet se va denumi Introd_Date. 19. Vei nregistra o macrocomand denumit Up-Date. Aceasta va nregistra cotaiile corespunztoare zilei de ieri n dou coloane, le va ascunde i va proteja sheet-ul, apoi va zeroriza datele din sheet-ul Introd_Date pentru a putea introduce noile valori ale cotaiilor. Aa va arta sheet-ul Introd_Date nainte de crearea i executarea macrocomenzii Up_Date. Datele pentru cotaiile minime i maxime sunt corespunztoare zilei curente-1.

218

REZUMATUL LECIEI 5
COTATII
cf PLATT'S 20-Sep-02 valabile pentru 23-Sep-02 1 USD = 31,799 1 DEM = 0 1 EURO = 27,482

DENUMIRE
Brent Greu Iranian Usor Iranian Ural Kirkuk Azeri Light Motorina FOB MED Motorina CIF MED Mot EN 590 FOB MED Mot EN 590 CIF MED Benzina FP FOB MED Benzina FP CIF MED Benzina Premium Benzina Regular Benzina Nafta Petrol reactor Pacura 1% Sulf Pac 3.5% Sulf FOB Pac 3.5% Sulf CIF Pac M 40 MTBE Butan Propan

Cotatia minima
19.73 19.03 19.33 17.53 16.91 19.48 168.50 179.50 171.50 182.50 175.00 184.50 181.00 169.50 153.50 170.75 111.00 95.00 106.00 110.00 260.00 219.00 282.00

Cotatia maxima
19.76 19.10 19.40 17.61 16.98 19.48 175.50 186.50 175.50 186.50 179.00 188.50 185.00 173.50 157.50 171.75 115.00 97.00 108.00 113.00 265.00 226.00 290.00

Cotatia medie
19.75 19.07 19.37 17.57 16.95 19.48 172.00 183.00 173.50 184.50 177.00 186.50 183.00 171.50 155.50 171.25 113.00 96.00 107.00 111.50 262.50 222.50 286.00

20. Pentru ieiuri vei crea dou sheet-uri iei_B i itei_MT. 21. Pentru produsele petroliere vei crea sheet-ul Petrol. 22. Denumirile de produse i ieiuri le vei citi din Sheet-ul Introd_Date. 23. Se va nregistra macrocomanda Up-date. Aceasta va trebui s execute urmtoarele: S deprotejeze fiecare sheet n parte, s copieze valorile corespunztoare cotaiilor minime i maxime pentru ieiuri i produse petroliere n sheet-urile corespunztoare ncepnd din coloanele J2 i K2 pe vertical pentru ieiuri i ncepnd din coloanele K3 respectiv L3, s ascund coloanele respective i s protejeze fiecare sheet n parte. 24. Dup ce vei executa macrocomanda sheet-ul Introd_Date va arta astfel:

219

REZUMATUL LECIEI 5
COTATII
Buna dimineata !
Introduceti datele ! cf PLATT'S 20-Sep-02 valabile pentru 23-Sep-02 1 USD = 0 1 DEM = 0 1 EURO = 0

DENUMIRE
Brent Greu Iranian Usor Iranian Ural Kirkuk Azeri Light Motorina FOB MED Motorina CIF MED Mot EN 590 FOB MED Mot EN 590 CIF MED Benzina FP FOB MED Benzina FP CIF MED Benzina Premium Benzina Regular Benzina Nafta Petrol reactor Pacura 1% Sulf Pac 3.5% Sulf FOB Pac 3.5% Sulf CIF Pac M 40 MTBE Butan Propan

Cotatia minima
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Cotatia maxima
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Cotatia medie
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

25. n acest program de calcul al cotaiilor mai intervin urmtoarele formule 26. n sheet-ul iei_MT vei introduce formula corespunztoare cotaiilor exprimate n $/ton: Vei nmuli valorile cotaiilor din Introd_Date cu urmtoarele valori ale densitilor: Brent 7.598 Greu iranian 7.352 Uor iranian 7.232 Ural 7.308 Kirkuk 7.46 Azeri 7.399

27. n cmpul de diferen vei introduce formula: cotaia azi cotaia ieri. Cotaia ieri se afl n coloana ascuns. 28. Cotaiile minime i maxime corespunztoare zilei curente se vor tasta, iar n cmpurile corespunztoare din sheet-uri acestea vor fi aduse din Introd_Date. 29. Pentru a completa exerciiul vei introduce urmtoarele date pentru cotaii:

220

REZUMATUL LECIEI 5
COTATII
cf PLATT'S 20-Sep-02 valabile pentru 23-Sep-02 1 USD = 31,799 1 DEM = 0 1 EURO = 27,482

DENUMIRE
Brent Greu Iranian Usor Iranian Ural Kirkuk Azeri Light Motorina FOB MED Motorina CIF MED Mot EN 590 FOB MED Mot EN 590 CIF MED Benzina FP FOB MED Benzina FP CIF MED Benzina Premium Benzina Regular Benzina Nafta Petrol reactor Pacura 1% Sulf Pac 3.5% Sulf FOB Pac 3.5% Sulf CIF Pac M 40 MTBE Butan Propan

Cotatia minima
19.80 19.02 19.30 17.60 16.95 19.48 167.85 179.65 171.30 182.30 175.02 184.70 181.25 169.80 153.60 170.85 113.00 95.50 106.05 110.20 260.00 219.15 282.50

Cotatia maxima
19.82 19.70 19.38 17.65 16.98 19.48 174.95 186.20 175.55 186.65 179.20 188.60 185.32 173.85 157.55 171.65 115.10 96.50 108.05 113.50 265.00 226.05 290.05

Cotatia medie
19.81 19.36 19.34 17.63 16.97 19.48 171.40 182.93 173.43 184.48 177.11 186.65 183.29 171.83 155.58 171.25 114.05 96.00 107.05 111.85 262.50 222.60 286.28

30. La sfrit asigneaz un buton pentru macrocomanda creat precum i o combinaie de taste rapide. Exerciiul 3 31. S se creeze un fiier numit Magazin universal.xls care s conin 7 foi de calcul i anume: Magazin, Papetrie, Calculatoare, mbrcminte, nclminte, Alimente, Bijuterii. 32. Aceste foi de calcul trebuie s aib urmtoarea componen:

Magazin

Benguiat BK BT de 16

AvantGard Md BT de 10

221

REZUMATUL LECIEI 5
Papetrie

Calculatoare

222

REZUMATUL LECIEI 5
mbrcminte

nclminte

223

REZUMATUL LECIEI 5
Alimente

Bijuterii

33. Pe fiecare foaie de calcul data se insereaz folosind funcia Now(). 34. Pe foaia de calcul Magazin pe coloana Vnzri ziua curent se vor prelua datele corespunztoare fiecrui deparatment de pe foile cu acelai nume, din celula B14. 35. Pe foaia de calcul Magazin pe coloana Vnzri cumulat lun se vor prelua datele corespunztoare fiecrui deparatment de pe foile cu acelai nume, din celula B15. 36. S se blocheze toate celulele acestei foi de calcul i s se paroleze foaia de calcul. 37. S se introduc urmtoarele date, ncepnd din celula B8, pentru fiecare foaie de calcul n parte, dup cum se specific:

224

REZUMATUL LECIEI 5
Papetrie Calculatoare mbrcminte

nclminte

Alimente

Bijuterii

38. S se creeze o macrocomand care s ascund toate foile de calcul exceptnd foaia Magazin. Aceast macrocomand s se numeasc Hide i s aib asignat combinaia de taste CTRL+SHIFT+H. 39. n foaia de calcul Magazin s se creeze cu ajutorul WordArt un buton cu textul Hide cruia s i se asigneze macrocomanda Hide. 40. S se creeze o macrocomand care s afieze foile de calcul ascunse, s adune valorile de pe coloana Vnzri ziua curent peste valorile din coloana Vnzri cumulat lun, pe toate foile de calcul, exceptnd foaia Magazin. Macrocomanda s se numeasc Sum i s aib asignat combinatia de taste CTRL+SHIFT+S. 41. n foaia de calcul Magazin s se creeze cu ajutorul WordArt un buton cu textul Sum cruia s i se asigneze macrocomanda Sum. 42. S se simuleze o introducere nou de date pe toate foile de calcul execeptnd foaia Magazin, dup care s se apese butonul Sum i s se urmreasc efectul. Exerciiul 4 .1 Creaz tabelul urmtor din celula A3:

225

REZUMATUL LECIEI 5
.2
N R.
CRT. 13 15 17 8 10 12 2 4 6 14 16 18 7 9 11 1 3 5

N UME
CH IVU CH IVU CH IVU CON STAN TIN CON STAN TIN CON STAN TIN IO ESCU N IO ESCU N IO ESCU N LEO N LEO N LEO N M AI IH M AI IH M AI IH PO PESCU PO PESCU PO PESCU

R AION
PAPETAR IE PAPETAR IE PAPETAR IE PAR M IE FU ER PAR M IE FU ER PAR M IE FU ER INCALTAM TE IN INCALTAM TE IN INCALTAM TE IN PAPETAR IE PAPETAR IE PAPETAR IE PAR M IE FU ER PAR M IE FU ER PAR M IE FU ER INCALTAM TE IN INCALTAM TE IN INCALTAM TE IN

P RODUS
CAIETE CAR TI PIX. DEO R T DO AN PAR M FU SAPU N PAN FI TO SAN DALE PAPU CI CAIETE CAR TI PIX. DEO R T DO AN PAR M FU SAPU N PAN FI TO SAN DALE PAPU CI

P RET PE
B UC. 5,000 25,000 30,000 75,000 700,000 15,000 10,000 250,000 80,000 6,500 15,000 25,000 100,000 500,000 10,000 500,000 500,000 100,000

N R. B UC.
42 99 43 88 100 82 8 4 30 59 5 200 47 90 56 5 1 69

P RET

.3 Atribuie urmtoarele nume domeniilor specificate: NR_buc PRET_lei PRET_TOTAL pentru domeniul F4:F21 pentru domeniul E4:E21 pentru domeniul G4:G21 .4 Pe coloana Pre calculeaz pentru fiecare nregistrare preul total folosind n formul numele de domenii. .5 n celula G22 calculeaz preul total (suma valorilor de pe coloana Pre) folosind numele de domeniu creat la punctul anterior. .6 Pe coloana Pre pe buc., folosind formatele condiionate, evideniaz cu rou pe fundal roz valorile cuprinse ntre 5.000 i 100.000, cu verde pe fundal galben valorile cuprinse ntre 150.000 i 500.000 i cu albastru pe fundal bleu valorile mai mari de 550.000. .7 n celula A24 creaz i aplic un format numeric personalizat astfel:

226

pentru valori pozitive, acestea s fie afiate cu culoarea albastr, n format cu separatori de mii i cu dou zecimale pentru valori negative, acestea s fie afiate cu culoarea roie, n format cu separatori de mii i dou zecimale pentru valoarea zero s se afieze mesajul valoare nul pentru date tip text, s apar mesajul introdu o valoare numeric

REZUMATUL LECIEI 5
.8 Selecteaz tabelul creat anterior i export-l n Word ca i registru de calcul. n final tabelul trebuie s apar aa:
NR .
C T R. 1 3 1 5 1 7 8 1 0 1 2 2 4 6 1 4 1 6 1 8 7 9 1 1 1 3 5

NU E M
CI U HV CI U HV CI U HV C N T NI O S A TN C N T NI O S A TN C N T NI O S A TN I NS U OE C I NS U OE C I NS U OE C L O E N L O E N L O E N M A I I H M A I I H M A I I H P P S U OE C P P S U OE C P P S U OE C

RA N IO
P P T RE A EA I P P T RE A EA I P P T RE A EA I P RU E I A F M RE P RU E I A F M RE P RU E I A F M RE I CLA I T N A T MN E I CLA I T N A T MN E I CLA I T N A T MN E P P T RE A EA I P P T RE A EA I P P T RE A EA I P RU E I A F M RE P RU E I A F M RE P RU E I A F M RE I CLA I T N A T MN E I CLA I T N A T MN E I CLA I T N A T MN E

PR D S OU
CI T AE E C RI A T PX I . DOOA T E D RN P RU A F M S P N A U P NOI A T F S N AE A DL P P C A UI CI T AE E C RI A T PX I . DOOA T E D RN P RU A F M S P N A U P NOI A T F S N AE A DL P P C A UI

P R TP E E
BC U . 5 0 ,0 0 2 ,0 0 5 0 3 ,0 0 0 0 7 ,0 0 5 0 70 0 0 ,0 0 1 ,0 0 5 0 1 ,0 0 0 0 20 0 5 ,0 0 8 ,0 0 0 0 6 0 ,5 0 1 ,0 0 5 0 2 ,0 0 5 0 10 0 0 ,0 0 50 0 0 ,0 0 1 ,0 0 0 0 50 0 0 ,0 0 50 0 0 ,0 0 10 0 0 ,0 0

NR . BC U .
4 2 9 9 4 3 8 8 10 0 8 2 8 4 3 0 5 9 5 20 0 4 7 9 0 5 6 5 1 6 9

PRT E
20 0 1 ,0 0 2 7 ,0 0 ,4 5 0 1 9 ,0 0 ,2 0 0 6 0 ,0 0 ,6 0 0 7 ,0 0 0 0 0 ,0 0 1 3 ,0 0 ,2 0 0 8 ,0 0 0 0 1 0 ,0 0 ,0 0 0 2 0 ,0 0 ,4 0 0 33 0 8 ,5 0 7 ,0 0 5 0 5 0 ,0 0 ,0 0 0 4 0 ,0 0 ,7 0 0 4 ,0 0 0 5 0 ,0 0 50 0 6 ,0 0 2 0 ,0 0 ,5 0 0 50 0 0 ,0 0 6 0 ,0 0 ,9 0 0
1 0 0 ,5 0 5 ,9 3 0

In d o v lo re n m rica g g tro u a a u e : g

227