Tecnicas Docum

TCNICAS DE DOCUMENTACIN
MDULO
DOCUMENTACIN DE SISTEMAS 1. PRESENTACIN DEL MDULO
La documentacin general y las tcnicas para obtener datos correctamente procesados, nos conllevan a mantener conocimientos tericos prcticos de cmo planificar, sistematizar y organizar la informacin. En el analista es esencial, para proporcionar entendimiento de un sistema, a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir su auditoria y para ensear a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos, como hacerlo funcionar. Determinar como un sistema de informacin ayudar a la competitividad dentro de una empresa es uno de los roles de un profesional informtico. 2. ORIENTACIONES PARA EL AUTOAPRENDIZAJE Recopilacin de datos a travs de Internet Realizar constantes lecturas acerca del material cientfico tratado Si se trabaja, aplicar los conocimientos adquiridos en el lugar de trabajo Utilizacin de organizadores grficos para simplificar ideas
3. PROPSITO Realizar la documentacin necesaria cuando se est involucrado dentro de un proyecto de software y el manejo correcto de un sistema de informacin. 4. OBJETIVOS Dominar conceptos generales sobre documentacin y tcnicas de recoleccin de datos. Elaborar manuales gerenciales y de usuario final. Manejar sistemas de informacin tratados automticamente y maximizar su accin
5. TABLA DE CONTENIDOS a. UNIDAD # 1 DOCUMENTACIN GENERAL Qu Es La Documentacin? .5 Datos - Informacin - Conocimiento Saber.. 6 b. UNIDAD # 2 SISTEMAS DE INFORMACIN Introduccin.10 Anlisis Y Sistemas.10 Definicin De Sistema De Informacin11 El Analista De Sistemas De Informacin.12 Caractersticas De Sistema De Informacin.13 Tipos Y Usos De Los Sistemas De Informacin..14 Evolucin De Los Sistemas De Informacin17 Ciclo De Vida De Un Sistema.21 El Desarrollo De Los Sistemas21 c. UNIDAD # 3 DOCUMENTACIN DE SISTEMAS Documentacin De Sistemas27 Importancia De La Documentacin De Sistemas..27 Estandarizacin Y Normalizacin...28 Estndares Bsicos De Documentacin..28 Normalizacin29 Teora General De Los Manuales De Documentacin..29 Manual Administrativo..30 Manual De Usuario.34 Manual De Referencia.38 Manual De Captacin.39 Manual De Operacin.43 d. UNIDAD # 4 RECOLECCIN DE DATOS Recoleccin De Datos...47 Tcnicas Para Hallar Datos..47 La Entrevista..47 La Encuesta52 Cuestionario...59 La Observacin..60 6. COMPETENCIAS a. Utilizacin de trminos especializados en el rea de documentacin. b. Reconocimiento y solucin de problemas que puedan existir dentro de un sistema de informacin c. Documentar correctamente los procesos que involucra un proyecto de software.
7. BIBLIOGRAFA RECOMENDADA www.monografias.com www.lafacu.com www.lawebdelprogramador.com
Nombre de la unidad: DOCUMENTACIN GENERAL
Objetivo: Dar conocer conceptos bsicos a cerca de documentacin y el proceso de cmo fluye la informacin en un sistema
automatizado.
ORGANIZADOR GRFICO:
DATOS
PROCESO DE INFORMACION
DOCUMENTACIN GENERAL
INFORMACIN
SABER
Desarrollo de contenidos:
UNIDAD # 1
DOCUMENTACIN GENERAL
EL CONCEPTO DE DOCUMENTACIN GENERAL QU ES LA DOCUMENTACIN? EMISOR - MENSAJE - RECEPTOR La mayora de los autores estn de acuerdo en que la comunicacin es la transmisin de un mensaje que va de un emisor a un receptor por medio de una seal que se da a travs de un canal. Es un proceso informativo en el que intervienen elementos bsicos como una fuente (emisor), un medio (canal) y un mensaje. La fuente, como iniciador del mensaje, puede desear impartir un conocimiento, una actitud o un hecho a un receptor. Para hacerlo, la fuente debe encontrar alguna forma de codificar ese mensaje para transmitirlo de forma exacta al destino. Para ello puede utilizar expresiones, palabras y algn otro tipo de cdigo siempre que sea familiar para el receptor. Se trata de que entienda el significado. A su vez la fuente debe encontrar un canal apropiado a travs del cual transmita el mensaje. Una vez que el receptor ha recibido el mensaje lo codifica dentro del alcance de su propia experiencia. El reconocimiento del mensaje por el receptor proporciona lo que denominamos retroalimentacin para el emisor en el sentido de que el mensaje ha sido recibido. En este punto consideramos que el modelo bsico de comunicacin se llega a invertir. La retroalimentacin da al emisor alguna indicacin de la forma en la que el receptor ha aceptado el mensaje y capacita al emisor para modificar, repetir o explicar el mensaje con mayor detalle. Como caractersticas generales podemos decir que el programa (disciplina que consta en un programa) es informacin; abierta, flexible, dinmica, y a dems se consolida en su andadura. ? DOCUMENTACIN COMO COMUNICACIN: (PROCESO INFORMATIVO) Es uno de los posibles objetos de la informacin. No podemos negar que la documentacin es informacin y que adems se acoplan entre ambas. El concepto informacin constituye la base de la documentacin. La
documentacin tiene como fin ltimo la noticia de los documentos, es decir, transmitir un mensaje, y su finalidad primordial es informar (LESANTES). La documentacin es informacin: potencia la informacin e informa acerca de la informacin. Pero la documentacin no es solamente informacin en el sentido superficial; es ms bien dar forma por parte de un sujeto emisor de un documento que contiene un mensaje para ser trasladado ese conocimiento a un sujeto receptor. El proceso documental descansa en el proceso informativo (ver fotocopia). Sin el proceso informativo, objeto de estudio de la ciencia de la informacin hemos visto que intervienen unos elementos bsicos de modo paralelo el proceso documental es una variedad del primero. En todo proceso documental se da un emisor: el documentalista, y un mensaje: el documento. A travs de un medio determinado para llegar a un receptor, que es el investigador o el usuario con carcter general la naturaleza de este proceso peculiar de informacin se deriva del objeto transmitido: el documento., pues en el proceso documental lo que se transmite a partir de emisor es precisamente un documento, que llamaremos documento secundario. Es el documentalista el que transforma el documento primario en secundario. DATOS - INFORMACIN - CONOCIMIENTO - SABER Datos: Smbolos (letras, nmeros...) que se usan para representar los hechos o acontecimientos. Informacin: Cuando los datos se almacenan en memoria o soporte fsico. Una vez entendidos tenemos la informacin. Conocimiento: Estado cognitivo por excelencia. Se retiene al registro organizado de la experiencia humana en una representacin fsica. Saber: Algo ms que el conocer. Requiere juicios de valor y supone la aplicacin del conocimiento contenido en el juicio humano en relacin con criterios o valores que son generalmente aceptados. Estos cuatro conceptos pueden ser considerados como parte de un todo. Uno nos lleva a otro y a su vez cada uno es el resultado de la accin del anterior. No hay lmites establecidos, son simplemente eslabones de una cadena. El espectro del conocimiento representado comienza en un hecho, es decir, un suceso, una condicin o cambio en el estado del ser humano. Este estado ha de estar representado en smbolos, nmeros, letras... convirtiendo la representacin de los hechos. Cuando organizamos estas representaciones usando reglas y convenciones generamos datos. Estos datos son percibidos cuando estimulan nuestro sentimiento y sentidos. Cuando llegamos a conocer
estos datos decimos con frecuencia que hemos adquirido informacin, lo que realmente significa es que hemos conocido un suceso, pero nada ms. Con estos datos podemos almacenarlos en nuestra mente o podemos registrarlos en un soporte. Esta representacin mental o fsica de los datos de los que estamos enterados es informacin. Cuando aplicamos un significado a esta informacin recibida, tienen lugar unos procesos cognitivos ms profundos.
AUTOEVALUACIN:
1. CON SU CRITERIO DEFINA COMUNICACIN
2. DOCUMENTACIN ES:...
3. DEFINA: DATO: INFORMACIN: CONOCIMIENTO SABER
4. EJEMPLIFIQUE
DATO: INFORMACIN: CONOCIMIENTO SABER
Nombre de la unidad: SISTEMAS DE INFORMACIN
Objetivo: reconocer un proceso de informacin dentro de cualquier dominio, como modificarlo o mejorarlo para un mejor funcionamiento.
ORGANIZADOR GRFICO:
DATOS
ANALISIS DE PROCESOS
SISTEMAS DE INFORMACIN
ETAPAS DE NOLAN
CICLO DE VIDA EN UN SISTEMA
UNIDAD # 2
SISTEMAS DE INFORMACION
INTRODUCCION. En una organizacin o empresa, el analista y diseo de sistemas es el proceso de estudiar su situacin con la finalidad de observar como trabaja y decir si es necesario realizar una mejora; el encargado de realizar estas tareas es el analista de sistemas. Antes de comenzar el desarrollo de cualquier proyecto, se conoce un estudio de sistemas para detectar todos los detalles de la situacin actual en la empresa. La informacin reunida con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de diseo. Los administradores deciden qu estrategia seguir. Los gerentes, empleados y otros usuarios finales que se familiarizan cada vez ms con el empleo de computadoras estn teniendo un papel muy importante en el desarrollo de sistemas. Todas las organizaciones son sistemas que actan recprocamente con su medio ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas. Los sistemas, que pueden estar formados por otros sistemas ms pequeos denominados subsistemas, funcionan para alcanzar fines especficos. Sin embargo, los propsitos o metas se alcanzan slo cuando se mantienen el control. ANALISIS Y SISTEMAS El anlisis y diseo de sistemas se refiere al proceso de examinar la situacin de una empresa con el propsito de mejorar con mtodos y procedimientos ms adecuados. El desarrollo de sistemas tiene dos componentes. Anlisis Es el proceso de clasificacin e interpretacin de hechos, diagnostico de problemas y empleo de la informacin para recomendar mejoras al sistemas. Diseo: Especifica las caractersticas del producto terminado. Anlisis: Especifica que es lo que el sistema debe hacer. Diseo: Establece como alcanzar el objetivo.
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DEFINICION DE SISTEMA DE INFORMACIN Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de informacin pueda operar. El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema. Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de informacin. Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfases automticas. Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnticas, las unidades de diskette, los cdigos de barras, los escners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras. Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM). Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base.
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Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una interfase automtica de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automtica de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las plizas contables de los movimientos procesales de los clientes. A continuacin se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Informacin de Control de Clientes: EL ANALISTA DE SISTEMAS DE INFORMACION En una empresa pequea, lo ms probable es que realice las actividades: 1.-ANALISIS DE SITEMAS (Analista de informacin): Es reunir informacin y determinar los requisitos. Los analistas no son responsables del diseo de sistema. 2.-ANALISIS Y DISEO DEL SISTEMA (Diseadores de sistemas, Diseadores de aplicaciones): El analista tiene la responsabilidad adicional de disear el nuevo sistema. 3.-ANALISIS, DISEO Y PROGRAMACIN DEL SISTEMA (Analista programador): Desarrolla las especificaciones de diseo y escribe el software necesario para implementar el diseo. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACION Software. Los programas de computadoras, as estructuras de datos y la documentacin asociada, que sirve para realizar el mtodo lgico. Hardware: Los dispositivos electrnicos que proporcionan la capacidad de computacin y que proporcionan las funciones del mundo exterior. Gente: Los individuos que son usuarios y operadores del software y del hardware. Bases de datos: Una coleccin grande y organizada de informacin a la que se accede mediante el software y que es una parte integral del funcionamiento del sistema.
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Documentacin: Los manuales, los impresos y otra informacin descriptiva que explica el uso y / o la operacin. Procesamientos: Los pasos que definen el uso especifico de cada elemento del sistema o el contexto procedimental en que reside el sistema. Control: Los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de niveles de control tolerables de rendimiento por ejemplo: el sistema de control de un calentador de agua. CARACTERISTICAS DE SISTEMA DE INFORMACION Sus principales caractersticas son:

Suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra. Son el primer tipo de sistemas de informacin que se implanta en las organizaciones. Son intensivos en entradas y salidas de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y sofisticados, requieren mucho manejo de datos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan tambin grandes volmenes de informacin. Tiene la propiedad de ser recolectores de informacin. Son adaptables de aplicacin que se encuentran en el mercado.
Ejemplos: facturacin, nminas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, contabilidad general. ACTIVIDADES QUE REALIZA UN SISTEMA DE INFORMACIN: Entradas: Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente, etc. Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago, etc. Facturas (interfase automtico). Pagos, depuraciones, etc.
Proceso: Clculo de antigedad de saldos. Clculo de intereses moratorios. Clculo del saldo de un cliente.
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Almacenamiento: Movimientos del mes (pagos, depuraciones). Catlogo de clientes. Facturas.
Salidas: Reporte de pagos. Estados de cuenta. Plizas contables (interfase automtica) Consultas de saldos en pantalla de una Terminal.
Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Informacin se pueden observar en el diseo conceptual ilustrado en la en la figura 1.2. TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Durante los prximos aos, los Sistemas de Informacin cumplirn tres objetivos bsicos dentro de las organizaciones: 1. Automatizacin de procesos operativos. 2. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. 3. Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.
Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de
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Decisin de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Informacin para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin. Los tipos y usos de los Sistemas de Informacin se muestran en la figura.
A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de Sistemas de Informacin.
SISTEMAS
caractersticas son:
TRANSACCIONALES.
Sus
principales
A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin. Son intensivos en entrada y salid de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de informacin para su explotacin posterior. Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.
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SISTEMAS DE APOYO DE LAS DECISIONES. Las

principales caractersticas de estos son: Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas Transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, genera poca informacin como resultado, pero puede realizar muchos clculos durante su proceso. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversin. Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cundo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de Negocios que apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de informtica.
Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios, etc.
SISTEMAS ESTRATGICOS.
son:
Sus principales caractersticas
Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado. Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a travs de su evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van agregando nuevas funciones o procesos. Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratgicos son creadores de barreras de entrada
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al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automticos en los bancos en un Sistema Estratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al pblico, tendr que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. Apoyan el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.
Un ejemplo de estos Sistemas de Informacin dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Informacin que proporcione todo tipo de informacin; como situacin de crditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Informacin Estratgico si y slo s, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa. Por ltimo, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de informacin denominado Sistemas Personales de Informacin, el cual est enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios. EVOLUCIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN De la seccin anterior se desprende la evolucin que tienen los Sistemas de Informacin en las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por ltimo, se desarrollan los Sistemas Estratgicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa. En la dcada de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarroll una teora que impact el proceso de planeacin de los recursos y las actividades de la informtica. Segn Nolan, la funcin de la Informtica en las organizaciones evoluciona a travs de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuacin: ETAPA DE INCIACIN Comienza con la adquisicin de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles. Las aplicaciones tpicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nminas o contabilidad. El pequeo Departamento de Sistemas depende en la mayora de los casos del rea de contabilidad.
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El tipo de administracin empleada es escaso y la funcin de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparacin formal en el rea de computacin. El personal que labora en este pequeo departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este ltimo podr estar bajo el rgimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algn fabricante local de programas de aplicacin. En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que estn involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra. Esta etapa termina con la implantacin exitosa del primer Sistema de Informacin. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la empresa. ETAPA DE CONTAGIO O EXPANSIN.
Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rpido que una empresa se encuentra en esta etapa son: Se inicia con la implantacin exitosa del primer Sistema de Informacin en la organizacin. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habr que imitar. Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturacin, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc. El pequeo departamento es promovido a una categora superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o Contralora. El tipo de administracin empleado est orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organizacin; en este punto suele contratarse a un especialista de la funcin con preparacin acadmica en el rea de sistemas. Se inicia la contratacin de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte tcnico, etc. Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritacin de los usuarios. Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalizacin en el uso de los recursos
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computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solucin marcan el paso a la siguiente etapa. ETAPA DE CONTROL O FORMALIZACIN Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos: Esta etapa de evolucin de la Informtica dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a travs de las tcnicas de presupuestacin base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantacin de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta). Las aplicaciones estn orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas ms eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de rdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc. El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posicin gerencial, dependiendo del organigrama de la Direccin de Administracin o Finanzas. El tipo de administracin empleado dentro del rea de Informtica se orienta al control administrativo y a la justificacin econmica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer. En esta etapa se inician el desarrollo y la implantacin de estndares de trabajo dentro del departamento, tales como: estndares de documentacin, control de proyectos, desarrollo y diseo de sistemas, auditora de sistemas y programacin. Se integra a la organizacin del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y preparadas tcnicamente. Se inicia el desarrollo de interfases automticas entre los diferentes sistemas.
ETAPA DE INTEGRACIN Las caractersticas de esta etapa son las siguientes: La integracin de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralizacin del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa. Las nuevas tecnologas relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generacin, hicieron posible la integracin. En esta etapa surge la primera hoja electrnica de clculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayud
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mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas. El costo del equipo y del software disminuy por lo cual estuvo al alcance de ms usuarios. En forma paralela a los cambios tecnolgicos, cambi el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Informacin. El departamento de sistemas evolucion hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas. Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organizacin. ETAPA DE ADMINISTRACIN DE DATOS
Entre las caractersticas que destacan en esta etapa estn las siguientes: El departamento de Sistemas de Informacin reconoce que la informacin es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios. Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso. El usuario de la informacin adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.
ETAPA DE MADUREZ Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes: Al llegar a esta etapa, la Informtica dentro de la organizacin se encuentra definida como una funcin bsica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (direccin). Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratgicos y, en general, aplicaciones que proporcionan informacin para las decisiones de alta administracin y aplicaciones de carcter estratgico. En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnologa de base de datos y se logra la integracin de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a travs del uso de recursos computacionales.
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CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA Los Sistemas tienen ciclos de vida, al igual que las personas, este ciclo tiene 4 etapas: Nacimiento: Es cuando se tiene la idea sobre como puede ayudar un sistema. Desarrollo: Es cuando las ideas se hacen realidad. Produccin: Es cuando se instala el sistema y empieza a cubrir las necesidades de la empresa, en esta etapa se modifica continuamente. Muerte: Es cuando el sistema acumula muchas modificaciones y su mantenimiento se hace muy costo, y se tiene que eliminar. Y empieza otra vez el ciclo. EL DESARROLLO DE LOS SISTEMAS Los sistemas debe ser una interaccin entre el usuario y el programador, debe ser una cooperacin entre ambos. Lo primero se tiene que hacer es un prototipo del sistema, esto es algo as como una maqueta para los arquitectos, y sirve a la empresa para ver como es que trabajara el sistema, o si hay que hacer algn cambio antes de ser instalado. Para esto se siguen las siguientes fases:
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I.- Se tiene que definir claramente lo que el usuario necesita que el sistema le reporte. II.- Se crea un sistema prototipo, este sistema funciona como el final pero como en todo se tiene que hacer pruebas antes de implantarse, por ejemplo si un sistema requiere realizar 1,000 transacciones por minuto, en el sistema prototipo solo se realizan 10, la palabra prototipo lo dice claramente. III.- En esta fase se tienen dos caminos: Si y No. Si: si el usuario acepta el prototipo, se desarrolla el sistema final No: si el usuario no acepta el prototipo, es por que tiene algunas sugerencias para incluir en el sistema. Se hacen las modificaciones y se vuelve a probar el prototipo. IV.- Se desarrolla el sistema final. Algo que est entre la definicin de necesidades y la creacin del sistema, esta una de las cosas, tambin muy importantes, que es la eleccin del Software y Hardware adecuados para el buen funcionamiento del sistema. Conclusin Para que un sistema de informacin computarizado funcione lo mejor posible, primero que nada es necesario que se combinen el Hardware y Software adecuados para el desempeo de la tarea requerida, es muy importante que se realicen estudios sobre los diferentes programas (Software) y los dispositivos (Hardware) que existen para elegir el que mejor convenga. Despus debe de haber una buena comunicacin entre el usuario y el programador para especificar claramente lo que se requiere. Y como final para que un sistema funcione adecuadamente, deben de existir documentacin del mismo, los procedimientos para cada funcin del sistema, ya que el mal uso de ste puede ocasionar que no sea ptimo en su funcionamiento.
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En al siguiente figura se puede englobar lo que es el desarrollo de un sistema y los elementos que interactan en el.
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SISTEMA DE INFORMACIN BSICO DE UN HIPERMERCADO Cada sector empresarial o incluso cada empresa tiene su propio sistema de informacin.
Algunos procesos de informacin en un hipermercado Las entradas de informacin del sistema son varias: los datos de salida de mercanca por las cajas, las entradas de artculos por el almacn, los datos facilitados por las balanzas de la seccin de perecederos, las fechas de caducidad de ciertos productos y la fecha del da. Como salida se desea obtener los pedidos automticos a proveedores para poder reponer lo que se va vendiendo y mantener un stock de seguridad, las rdenes para que el almacn expida determinados artculos y los reponga en su correspondiente lineal, (sin que el encargado vaya a ver "como va la cosa"), la informacin bancaria para realizar los pagos en la fecha que corresponda y, desde luego, los datos para el programa de contabilidad y las estadsticas, de vital importancia para la direccin de operaciones y el departamento de mrketing. Entre las entradas y las salidas, existe todo un proceso de validacin de entradas, valoracin de mercaderas, control del rendimiento de las cajeras, generacin de listados paramtricos e informes de gestin, etc. Mediante el anlisis de las salidas obtenidas es posible modificar las entradas para mejorar el resultado final.
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AUTOEVALUACIN:
1. DEFINA SEGN SU CRITERIO SISTEMA DE INFORMACIN:
2. GRFIQUE UN SISTEMA DE INFORMACIN:
3. ENLISTE LAS ETAPAS DE NOLAN:
4. EJEMPLIFIQUE CORRECTAMENTE UN SISTEMA DE INFORMACIN.
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Nombre de la unidad: DOCUMENTACIN DE SISTEMAS
Objetivo: Realizar correctamente los manuales respectivos cuando se cumpla el desarrollo de cualquier tipo d software por parte del analista de sistemas.
ORGANIZADOR GRFICO:
MANUAL DE USUARIO
MANUAL ADMNISTRATIVO
DOCUMENTACIN DE SISTEMAS
NORMALIZACIN
DIAGRAMAS
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UNIDAD # 3
DOCUMENTACIN DE SISTEMAS Introduccin La documentacin de sistemas es el conjunto de informacin que nos dice qu hacen los sistemas, cmo lo hacen y para quin lo hacen. La documentacin consiste en material que explica las caractersticas tcnicas y la operacin de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para ensear a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar. Existen varios tipos de documentacin. La de programas, que explica la lgica de un programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros documentos; la del usuarios en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cmo usarlo. Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de documentacin", el cual consiste en una poltica formal cuya documentacin se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cmputo, archivo y nuevos sistemas. Otra definicin sera la de registro fsico, generalmente por escrito que contiene los siguientes elementos: Polticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantacin, operacin y mantenimiento. IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIN DE SISTEMAS La importancia de la documentacin bien podra ser comparada con la importancia de la existencia de una Pliza de Seguro; mientras todo va bien no existe la precaucin de confirmar si nuestra Pliza de Seguros est o no vigente. La documentacin adecuada y completa, de una aplicacin que se desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier Sistema de Informacin, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se dedica el menor tiempo y se le presta menos atencin.
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Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de irse a Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si la documentacin del sistema es incompleta el diseador continuamente estar involucrado y no podr moverse a otra asignacin. ESTANDARIZACION Y NORMALIZACION Estandarizacin Significa que los smbolos convencionales se usan en todos los diagramas de flujo para prescribir el sistema y que en la documentacin se usen formas estandarizadas. An cuando las normas de documentacin varan de una instalacin a otra, es esencial que dentro de una organizacin, se utilice un solo mtodo. El uso de procedimientos y documentacin estandarizada proporciona la base de una comunicacin clara y rpida, adiestramiento menos costoso del personal de sistemas, reduccin de costos de almacenamiento, y otros. Ventajas De La Estandarizacin Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organizacin de Sistemas. Es til para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas. Ayuda a los analistas y diseadores de sistemas en el trabajo de integracin de sistemas. Asegura que el sistema opere correctamente. Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan. ESTANDARES BSICOS DE DOCUMENTACIN Toda documentacin que se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos bsicos: Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente indicadas, almacenarlas en carpetas e ndice. Los diagramas debern ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita deber ser legible. La documentacin deber ser completa. Se incluir una leyenda o explicacin de los trminos utilizados. La documentacin siempre se conserva actualizada.
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NORMALIZACIN Asegrese de que los estndares sean completos, actualizados, documentados y legibles. Auditar permanentemente para que se cumplan los estndares. Evaluar si los estndares establecidos son los requeridos y hacer los cambios necesarios para que dichos estndares sean los apropiados. TEORA GENERAL DE LOS MANUALES DE DOCUMENTACIN Durante el desarrollo de un sistema, desde su concepcin hasta su puesta en marcha se ha generado gran cantidad de documentos, que en muchas ocasiones se han visto modificados por documentos posteriores debido a cambios en el sistema. Para evitar confusiones en las revisiones de la documentacin se desarrollan diferentes tipos de documentos dirigidos a las personas que trabajarn con el sistema y para facilitar el mantenimiento del mismo. La documentacin de un sistema debe ser marcada adecuadamente, bien organizada actualizada y completa; todos los trminos utilizados deben explicarse. La documentacin se har disponible a todos los usuarios de acuerdo a sus necesidades. El estilo de redaccin de los manuales de documentacin debe ser: Concreto. Ser preciso y definir los trminos utilizados. Utilizar prrafos cortos. Utilizar ttulos y subttulos. No emplear frases largas que presenten hechos distintos. No hacer referencia a una informacin solamente con el nmero de referencia
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MANUAL ADMINISTRATIVO
Sirve como punto de partida al Sistema propuesto, ya que ser funcin de la gerencia, de acuerdo con los usuarios de dicho Sistema, determinar silo expuesto en l satisface los requerimientos del propio sistema. Una vez lograda la aprobacin, se estar en condiciones de iniciar el desarrollo del Sistema propuesto e ir integrando el resto de la documentacin. El manual tiene como finalidad el permitir a la alta gerencia tener la informacin necesaria y suficiente sobre un sistema en particular y servir como fuente documental de| consulta una vez que el Sistema ha sido implantado. CONTENIDO Nombre del sistema Describir el nombre del sistema a implantar en la empresa. Equipo Encargado Del Sistema Nombre del personal encargado del anlisis y diseo del sistema. Resumen Administrativo Compendio de los puntos que se describen en el manual, el cual tiene como propsito permitir a los altos ejecutivos enterarse en forma correcta de la propuesta del sistema. En este punto aparece por primera vez el nombre del sistema, el cual debe ser nico, este deber conservarse invariable en todos los documentos referentes a ese sistema. Planteamiento Este punto tiene como finalidad registrar los antecedentes que servirn de partida al desarrollo del anlisis del sistema. Se debe mencionar: Dependencia que requiri el trabajo. Personas y / o puestos ocupados por estas al momento de requerirse el trabajo (acuerdos, disposiciones legales, memorandos, y otros) Condiciones y criterios que normaron el desarrollo del trabajo. Fechas correspondientes. Objetivos Del Sistema
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Aqu se dejarn establecidos los objetivos que debe cubrir el sistema, en forma clara y precisa para evitar errores de interpretacin. Entradas Del Sistema (Informacin A Captar) Debe quedar especificado en este punto, los documentos fuentes que inician las operaciones del sistema as como la informacin detallada de aquellos conceptos que sern los datos a captar por el sistema. Se debern mencionar todos los datos que en forma secundaria originan una entrada importante al sistema. Ejemplo: Nombre del Documento Fuente Mdulo o Procedimiento donde entra el documento Usuarios que manejan el documento Origen del documento Salidas Del Sistema (Resultados A Obtener) En este punto, solamente se describirn los resultados de mayor importancia obtenidos a travs de todo el proceso. En esta seccin se debe dar mayor nfasis a la informacin que el sistema proporciona cuidando de no hacer tan slo mencin de los resultados a obtener. Ejemplo: Nombre de la salida Destino Periodicidad en que se genera Usuarios que lo requieren DIAGRAMACION GENERAL DEL SISTEMA Es la representacin grfica de las fases del Sistema y su flujo a travs de las dependencias que intervienen en el mismo, aunque en forma generalizada. La tcnica a utilizar y la simbologa debe ser seleccionada por los interesados. EXPLICACIONES DE LAS FASES DEL SISTEMA Este punto se encuentra relacionado con el anterior ya que lo que se muestra grficamente, ahora se describe en forma genrica, explicando los procesos que se llevan a cabo en cada dependencia sin profundizar en detalles tcnicos o especficos. Se deber resaltar aquellas fases del proceso en las cules se obtengan resultados de importancia as como aquellas que requieran una supervisin especial.
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REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA Se establecen los recursos, tanto humanos como materiales que son necesarios para poder llevar a cabo el sistema. Presentar costos y descripcin, adems de las cantidades que se requieran. ESTIMACIN DE LA FECHA PROBABLE DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA Es necesario que exista una fecha probable de implantacin cuya base ser la terminacin de todas las actividades para la creacin del sistema, tales como: anlisis, programacin, elaboracin de formas, y otros. Se recomienda utilizar diagrama de Gantt o de Pert para establecer el perodo de las actividades requeridas para el desarrollo del sistema. Ejemplo: Escala del tiempo en semanas Actividades a realizar 1 2 3 4 Presentacin de la Propuesta ***** Anlisis Costo / Beneficio ***** Adquisicin del Equipo ***** Entrenamiento *****
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CONSIDERACIONES GENERALES DEL NUEVO SISTEMA En este punto se deber sealar las ventajas, desventajas, y principales diferencias del nuevo sistema con el anterior, tales cmo seguridad, disminucin de costo, ahorro de tiempo, flexibilidad, confiabilidad y otros. Adems, desarrollar en cualquier aspecto de la propuesta del sistema que no file considerado en el desarrollo de los puntos antes mencionados.
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MANUAL DE USUARIO
Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema implantado. Para lograr esto, es necesario que se detallen todas y cada una de las caractersticas que tienen los programas y la forma de acceder e introducir informacin. Permite a los usuarios conocer el detalle de qu actividades ellos debern desarrollar para la consecucin de los objetivos del sistema. Rene la informacin, normas y documentacin necesaria para que el usuario conozca y utilice adecuadamente la aplicacin desarrollada. Objetivos Que el usuario conozca cmo preparar los datos de entrada. Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida. Servir como manual de aprendizaje. Servir como manual de referencia. Definir las funciones que debe realizar el usuario. Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.
PASOS A SEGUIR PARA DEFINIR COMO DESARROLLAR EL MANUAL DE USUARIO. Identificar los usuarios del sistema: personal que se relacionar con el sistema. Definir los diferentes tipos de usuarios: se presentan los diferentes tipos de usuarios que usaran el sistema. Ejemplo: usuarios directos, indirectos. Definir los mdulos en que cada usuario participar: Se describen los mdulos o procesos que se ejecutarn por cada usuario en forma narrativa breve y clara.
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IMPORTANCIA DEL MANUAL DE USUARIO El Manual de Usuario facilita el conocimiento de: Los documentos a los que se pueden dar entrada por computadora. Los formatos de los documentos. Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos. El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos. El momento en que se debe solicitar una operacin deseada. Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos introducidos.
Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quin va dirigido es decir, el manual puede ser manejado desde el director de la empresa hasta el introductor de datos. Por consiguiente, debe redactarse de forma clara y sencilla para que lo entienda cualquier tipo de usuario. CONTENIDO DIAGRAMA GENERAL DEL SISTEMA Muestra en forma condensada el flujo general de la informacin y de las actividades que se realizan en el sistema. Proporciona una visin general del sistema. EJEMPLO MDULO: FACTURACIN / VENTAS
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DIAGRAMA PARTICULAR DETALLADO. Presentar grficamente todos los pasos que se efecten dentro del departamento usuario a quien est dirigido este manual. Deben especificarse los archivos de entrada, salida, los resultados, revisiones y procesos manuales. EJEMPLO: Mdulo Facturacin Ventas
EXPLICACIN GENRICA DE LAS FASES DEL SISTEMA En este punto se explica en forma especfica y detallada todas las operaciones que aparecen representadas en forma grfica en el diagrama particular. Se analizan cada una de las fases sealando: El proceso principal que se desarrolla. La entrada de la informacin. La obtencin de un resultado parcial. El envo de informacin a otra dependencia.
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EJEMPLO: Mdulo Facturacin Ventas
INSTALACIN DEL SISTEMA La instalacin del sistema proporciona detalles completos sobre la forma de instalar el sistema en un ambiente particular. INICIACIN AL USO DEL SISTEMA En este punto se explica cmo iniciarse en el sistema y cmo se pueden utilizar sus cualidades comunes. Esta documentacin debe decir al usuario cmo salir de un problema cuando las cosas funcionan mal.
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MANUAL DE REFERENCIA
Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser completo. Describe con detalle las cualidades del sistema y su uso, los informes de error generados y las situaciones en que surgen esos errores. Dependiendo del sistema, los documentos al usuario se pueden proporcionar por separado o reunidos en varios volmenes. Los sistemas de ayuda en lnea evitan que el usuario pierda tiempo en consultas manuales. CADUCIDAD DE DOCUMENTO FUENTE Y DESTINO FINAL Como el usuario trabajar con documentos fuentes, stos podrn tener un perodo de retencin y un destino especificado.
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MANUAL DE CAPTACION Permite tener una clara visin del proceso de Captacin de los datos fuentes previo al procesamiento electrnico de los mismos. Objetivos Documentar al usuario a cerca del recorrido a travs de las pantallas del sistema. Conocer la forma cmo el usuario puede utilizar el equipo necesario para la ejecucin del sistema. CONTENIDO DIAGRAMA GENERAL DEL SISTEMA Este diagrama debe ser presentado grficamente y en forma sencilla. (es el mismo diagrama que se presenta en el Manual Administrativo).
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DIAGRAMAS DE PANTALLA
SISTEMA INTEGRADO MAESTRO VERSIN 1.0 Para:
Pgina 1 de 1
Fecha/Diseo: 31/08/2002 Fecha/Actualizacin: 31/08/2002
Autores:
NIGENSA S.A.
Nombre Fsico:
Principal.frm
Descripcin:
Men Mantenimientos
DISEO DE FORMATO DE PANTALLAS
Observaciones :
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SISTEMA INTEGRADO MAESTRO VERSIN 1.0 Para:
Pgina 1 de 1
Fecha/Diseo: 31/08/2002 Fecha/Actualizacin: 31/08/2002
Autores:
NIGENSA S.A.
Nombre Fsico:
Frm_contrato.frm
Descripcin:
Registro de Contratos
DISEO DE FORMATO DE PANTALLAS
Observaciones :
Presentar en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada mdulo.
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Puntos a documentar en una pantalla: Explicacin del recorrido para llegar a la pantalla. Formato de los datos a captar. Formato en que son captados los datos. EXPLICACIN GENRICA DE LAS FASES DEL SISTEMA Es una explicacin clara, breve de todos los mdulos que se presentan en el diagrama general. EQUIPO UTILIZADO PARA LA CAPTACIN Se debe crear un instructivo que permita al usuario el entrenamiento del sistema. Debe contener los siguientes puntos: Uso del equipo: Describir detalladamente el uso correcto del equipo utilizado para la captacin de la informacin, dando una explicacin del encendido, manejo, control y del material que se usa como medio de captacin de los datos. ENTRENAMIENTO DEL SOFTWARE DE LA APLICACIN: Explicacin del software utilizado en complemento al sistema. Ejemplo: como entrar y salir del sistema. Situaciones Anormales Se presentan mensajes que se emiten al momento de la captura de los datos o cualquier condicin fuera dc lo normal. Ejemplo: Situacin anormal Mensaje Causas Soluciones
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MANUAL DE OPERACIN
Objetivo Contiene la informacin que permite al personal de operacin utilizar en forma eficiente la operacin de los sistemas de procesamiento electrnico. CONTENIDO DIAGRAMA GENERAL DEL SISTEMA Este diagrama debe ser presentado grficamente y en forma sencilla. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques (es el mismo diagrama que se presenta en el Manual Administrativo). DIAGRAMA GENERAL DEL FLUJO DEL PROCESO ELECTRNICO.
Grfico - Microsoft Visio Se representa en este diagrama todo el ambiente perifrico que interacta en el sistema en cuanto a: entradas manuales, medios magnticos y dispositivos de salida, etc. La simbologa a utilizar debe ser establecida como estndar. (Ejemplos: cintas, discos, disquetes). EXPLICACIN GENRICA DE LAS FASES DEL SISTEMA Es una explicacin clara, breve de todos los mdulos que se presentan en el Diagrama general descrito anteriormente.
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DIAGRAMA DE PANTALLAS DEL SISTEMA Se presenta en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada mdulo. Puntos a documentar en una pantalla: Explicacin del recorrido en pantalla. Formato en que son captados los datos. Instructivo De Operacin Por Programa Se debe desarrollar por cada programa del sistema. Incluye: Diagrama electrnico del programa.
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AUTOEVALUACIN
1. DEFINA SEGN SU CRITERIO DOCUMENTACIN DE SISTEMAS.
2. ENLISTE 5 VENTAJAS DE LA ESTANDARIACIN
3. EXPLIQUE BREVEMENTE LOS TIPOS DE MANUALES DE SISTEMAS.
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Nombre de la unidad: RECOLECCIN DE DATOS
Objetivo: Utilizar correctamente las tcnicas y herramientas de recoleccin de datos que servirn para el desarrollo de un proyecto de software.
ORGANIZADOR GRFICO:
INFORMACIN
ENTREVISTA
RECOLECCIN DE DATOS
ENCUESTA
OBSERVACIN
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UNIDAD # 4
RECOLECCIN DE DATOS La recoleccin de datos se refiere al uso de una gran diversidad de tcnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de informacin, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observacin, el diagrama de flujo y el diccionario de datos. Todos estos instrumentos se aplicarn en un momento en particular, con la finalidad de buscar informacin que ser til a una investigacin en comn. En la presente investigacin trata con detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recoleccin de datos, con las tcnicas ya antes nombradas. TCNICAS PARA HALLAR DATOS Los analistas utilizan una variedad de mtodos a fin de recopilar los datos sobre una situacin existente, como entrevistas, cuestionarios, inspeccin de registros (revisin en el sitio) y observacin. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigacin completa. LA ENTREVISTA Las entrevistas se utilizan para recabar informacin en forma verbal, a travs de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarn datos o sern afectados por la aplicacin propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este mtodo a las otras tcnicas que se estudiarn ms adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicacin. Dentro de una organizacin, la entrevista es la tcnica ms significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevista es un intercambio de informacin que se efecta cara a cara. Es un canal de comunicacin entre el analista y la organizacin; sirve para obtener informacin acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, as como concejo y comprensin por parte del usuario para toda idea o mtodo nuevos. Por otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para
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establecer una corriente de simpata con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del estudio. PREPARACIN DE LA ENTREVISTA Determinar la posicin que ocupa de la organizacin el futuro entrevistado, sus responsabilidades bsicas, actividades, etc. (Investigacin). Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organizacin). Fijar un lmite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Psicologa). Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Psicologa). Hacer la cita con la debida anticipacin (Planeacin). CONDUCCIN DE LA ENTREVISTA Explicar con toda amplitud el propsito y alcance del estudio (Honestidad). Explicar la funcin propietaria como analista y la funcin que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad). Hacer preguntas especficas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos). Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad). Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad). Ser corts y comedio, abstenindose de emitir juicios de valores. (Objetividad). Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestin. Escuchar atentamente lo que se dice, guardndose de anticiparse a las respuestas (Comunicacin). SECUELA DE LA ENTREVISTA Escribir los resultados (Documentacin). Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformacin, correcciones o adiciones. (Profesionalismo). Archivar los resultados de la entrevista para referencia y anlisis posteriores (Documentacin). RECABAR DATOS MEDIANTE LA ENTREVISTA
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La entrevista es una forma de conversacin, no de interrogacin, al analizar las caractersticas de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no estn disponibles en ningn otra forma. En las investigaciones de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la informacin importante. La informacin cualitativa est relacionada con opinin, poltica y descripciones narrativas de actividades o problemas, mientras que las descripciones cuantitativas tratan con nmeros frecuencia, o cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente de informacin cualitativas, los otros mtodos tiende a ser ms tiles en la recabacin de datos cuantitativos. Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relacin a como se podra hacer el trabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer las actividades de las empresas. La entrevista pueden descubrir rpidamente malos entendidos, falsa expectativa o incluso resistencia potencial para las aplicaciones de desarrollo; ms an, a menudo es ms fcil calendarizar una entrevista con los gerentes de alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario. DETERMINACIN DEL TIPO DE ENTREVISTA La estructura de la entrevista vara. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir informacin general, es conveniente elaborar una serie de pregunta sin estructura, con una sesin de preguntas y respuesta libres Las entrevistas estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de respuestas para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias palabras. Con las preguntas para respuesta cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de respuesta que se pueda seleccionar. Todas las personas que respondes se basan en un mismo conjunto de posibles respuestas. Los analistas tambin deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar respuesta. La entrevista no estructurada no requiere menos tiempos de preparacin, porque no necesita tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas. Analizar las respuestas despus de la entrevista lleva ms tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayor costo radica en la preparacin, administracin y anlisis de las entrevistas estructuradas para pregunta cerradas.
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Ejemplos de las preguntas abiertas y cerradas en la entrevista estructurada FORMA DE PREGUNTA ABIERTA FORMA CERRADA DE PREGUNTA
Ejemplo: obtener la informacin Ejemplo: obtener la informacin sobre las caractersticas de diseos sobre las caractersticas de diseo crticas para los empleados. crticas para los empleados. algunos empleados han sugerido que la mejor forma para hacer eficiente el procesamiento de pedidos es instalar un sistema de computadora que maneje todos los clculos..." La experiencia le ha proporcionado una amplia visin en cuanto a la forma en la que la empresa maneja los pedidos..." Me gustara que usted contestara algunas preguntas especficas en relacin en lo anterior:
Bajo estas circunstancias apoyara -Qu etapas trabajas bien?cules usted el desarrollo de un sistema de no? este tipo? -En donde se presenta la mayor parte del problema? - Cundo ocurre un atraso, cmo se maneja? Entre otros SELECCIN DE ENTREVISTADOS Realizar entrevistas toma tiempo; por lo tanto no es posible utilizar este mtodo para recopilar toda la informacin que se necesite en la investigacin; incluso el analista debe verificar los datos recopilados utilizando unos de los otros mtodos de recabacin de datos. La entrevista se aplican en todos los niveles gerencial y de empleados y dependa de quien pueda proporcionar la mayor parte de la informacin til para el estudio los analistas que estudian la administracin de inventarios pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepcin, al personal de almacn y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir. Aquellas personas que realmente trabajan en el almacn, tambin entrevistarn al gerente ms importante.
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REALIZACIN DE ENTREVISTA La habilidad del entrevistador es vital para el xito en la bsqueda de hecho por medio de la entrevista. La buena entrevista depende del conocimiento del analista tanto de la preparacin del objetivo de una entrevista especfica como de las preguntas por realizar a una persona determinada. El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de xito. Por ejemplo, analista que trabaja en la aplicacin enfocada a la reduccin de errores (captado por la gerencia de alto nivel) probablemente no tendra xito si llegara a una oficina de gerencia de nivel medio con la presentacin equivocada, ejemplo "Estamos aqu para resolver su problema". A travs de la entrevista, los analistas deben preguntarse a s mismo las siguientes preguntas:
o o o o
Qu es lo que me est diciendo la persona? Por qu me lo est diciendo a m? Qu est olvidando? Qu espera est persona que haga yo? Entrevista estructurada -Asegura la elaboracin uniforme de las preguntas para todos los que van a responder. Entrevista no estructurada -El entrevistador tiene mayor flexibilidad al realizar las preguntas adecuadas a quien responde.
VENTAJAS
-Fcil de administrar y evaluar. -El entrevistador puede explotar reas que surgen -Evaluacin ms objetiva espontneamente durante tanto de quienes la entrevista. responden como de las respuestas a las -Puede producir preguntas. informacin sobre rea que se minimizaron o en las que -Se necesita un limitado no se pens que fueran entrenamiento del importantes. entrevistador. -Resulta en entrevistas ms pequeas.
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-Alto costo preparacin.
DESVENTAJAS
de -Puede utilizarse negativamente el tiempo, tanto de quien responde -Los que responden como del entrevistador. pueden no aceptar un alto nivel en la estructura y -Los entrevistadores carcter mecnico de las pueden introducir sus preguntas. sesgos en las preguntas o al informar de los resultados. -Un alto nivel en la estructura puede no ser -Puede recopilarse adecuado para todas las informacin extraa situaciones. -El anlisis y la -El alto nivel en las interpretacin de los estructuras reduce resultados pueden ser responder en forma largos. espontnea, as como la habilidad del -Toma tiempo extra recabar entrevistador para los hechos esenciales. continuar con comentarios hacia el entrevistado. LA ENCUESTA
Se ha dicho que Estados Unidos ya no es una "sociedad industrial", sino una "sociedad de informacin". Esto es, nuestros mayores problemas y tareas ya no giran principalmente en la produccin de bienes y servicios necesarios para nuestra supervivencia y comodidad. Nuestra "sociedad", requiere un rpido y preciso flujo de informacin sobre las preferencias, necesidades y comportamiento de sus miembros. Es en respuesta a esta necesidad crtica de informacin por el gobierno, el comercio y las instituciones sociales que tanta confianza se pone en las encuestas. Hoy en da la palabra "encuesta" se usa ms frecuentemente para describir un mtodo de obtener informacin de una muestra de individuos. Esta "muestra" es usualmente slo una fraccin de la poblacin bajo estudio. Por ejemplo, antes de una eleccin, una muestra de electores es interrogada para determinar cmo los candidatos y los asuntos son percibidos por el pblico un fabricante hace una encuesta al mercado potencial antes de introducir un nuevo producto una entidad del gobierno comisiona una
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encuesta para obtener informacin para evaluar legislacin existente o para preparar y proponer nueva legislacin. No tan slo las encuestas tienen una gran variedad de propsitos, sino que tambin pueden conducirse de muchas maneras, incluyendo por telfono, por correo o en persona. An as, todas las encuestas tienen algunas caractersticas en comn. A diferencia de un censo, donde todos los miembros de la poblacin son estudiados, las encuestas recogen informacin de una porcin de la poblacin de inters, dependiendo el tamao de la muestra en el propsito del estudio. En una encuesta bona fide, la muestra no es seleccionada caprichosamente o slo de personas que se ofrecen como voluntarios para participar. La muestra es seleccionada cientficamente de manera que cada persona en la poblacin tenga una oportunidad medible de ser seleccionada. De esta manera los resultados pueden ser proyectados con seguridad de la muestra a la poblacin mayor. La informacin es recogida usando procedimientos estandarizados de manera que a cada individuo se le hacen las mismas preguntas en mas o menos la misma manera. La intencin de la encuesta no es describir los individuos particulares quienes, por azar, son parte de la muestra sino obtener un perfil compuesto de la poblacin. Una "encuesta" recoge informacin de una "muestra." Una "muestra" es usualmente slo una porcin de la poblacin bajo estudio. El estndar de la industria para todas las organizaciones respetables que hacen encuestas es que los participantes individuales nunca puedan ser identificados al reportar los hallazgos. Todos los resultados de la encuesta deben presentarse en resmenes completamente annimos, tal como tablas y grficas estadsticas. CUN GRANDE DEBE SER LA MUESTRA? El tamao de muestra requerido en una encuesta depende en parte de la calidad estadstica necesaria para los establecer los hallazgos; esto a su vez, est relacionado en cmo esos hallazgos sern usados. An as, no hay una regla simple para el tamao de muestra que pueda ser usada en todas las encuestas. Mucho de esto depende de los recursos profesionales y fiscales disponibles. Los analistas frecuentemente encuentran que una muestra de tamao moderado es suficiente estadstica y operacionalmente. Por ejemplo, las muy conocidas encuestas nacionales frecuentemente usan cerca de 1,000 personas para obtener informacin razonable sobre actitudes y opiniones nacionales.
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Cuando nos damos cuenta que una muestra apropiadamente seleccionada de slo 1,000 individuos puede reflejar varias caractersticas de la poblacin total, es fcil apreciar el valor de usar encuestas para tomar decisiones informadas en una sociedad compleja como la nuestra. Las encuestas proveen medios rpidos y econmicos de determinar la realidad de nuestra economa y sobre los conocimientos, actitudes, creencias, expectativas y comportamientos de las personas. QUIN LLEVA A CABO LAS ENCUESTAS? Todos conocemos sobre las encuestas de opinin pblica que son reportadas por los medios informativos. Por ejemplo, la Encuesta Gallup y la Encuesta Harris emiten informes peridicos describiendo la opinin pblica nacional sobre una amplia gama de asuntos corrientes. Encuestas estatales y en las reas metropolitanas, frecuentemente con el apoyo econmico de algn peridico o estacin de televisin local, se reportan regularmente en muchos lugares. Las cadenas mayores de radio y televisin, as como revistas nacionales de noticias tambin llevan a cabo encuestas e informan sus resultados A pesar de esto, la gran mayora de las encuestas no son de opinin pblica. La mayora estn dirigidas a un propsito administrativo, comercial o cientfico. La gran variedad de asuntos con los que tratan las encuestas se puede ilustrar con la siguiente lista de usos reales: Las cadenas mayores de televisin confan en encuestas que le dicen cuntas y qu tipo de personas ven sus programas. Statistics Canad lleva a cabo encuestas continuas de panel sobre nios (y sus familias) para estudiar sus necesidades educativas y otras. Es una buena prctica nunca identificar los participantes individuales. El tamao de la muestra depende de las metas estadsticas y de los recursos disponibles para la encuesta. Los fabricantes de automviles usan encuestas para determinar cun satisfechos estn las personas con sus autos. El Negociado del Censo de los Estados Unidos lleva a cabo encuestas cada mes para obtener informacin sobre empleo y desempleo en la nacin. La Agencia para la Poltica e Investigacin sobre Cuidado de Salud de los Estados Unidos auspicia una encuesta peridica para determinar cuanto dinero est gastando la gente en los distintos tipos de cuidado mdico. Las autoridades de transportacin local conducen encuestas para obtener informacin sobre los hbitos de viaje y transportacin de las personas. Las revistas y revistas profesionales usan encuestas para conocer qu leen sus suscriptores. Se llevan a cabo encuestas para conocer quien usa nuestros parques nacionales y otras facilidades recreativas.
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Las encuestas proveen una fuente importante de conocimiento cientfico bsico. Economistas, siclogos, profesionales de la salud y socilogos llevan a cabo encuestas para estudiar materias tales como los patrones de ingreso y gastos en los hogares, las races del prejuicio tnico o racial, las implicaciones de los problemas de salud en la vida de las personas, comparando el comportamiento electoral y los efectos sobre la vida familiar de mujeres que trabajan fuera del hogar. CULES SON ALGUNOS MTODOS COMUNES DE ENCUESTAS? Las encuestas pueden ser clasificadas en muchas maneras. Una dimensin es por tamao y tipo de muestra. Las encuestas pueden ser usadas para estudiar poblaciones humanas o no humanas (por ejemplo, objetos animados o inanimados, animales, terrenos, viviendas). Mientras que muchos de los principios son los mismos para todas las encuestas, el foco aqu ser en mtodos para hacer encuestas a individuos. Muchas encuestas estudian todas las personas que residen en un rea definida, pero otras pueden enfocar en grupos particulares de la poblacin -nios, mdicos, lderes de la comunidad, los desempleados, o usuarios de un producto o servicio particular. Las encuestas tambin pueden ser conducidas con muestras locales, estatales o nacionales. Las encuestas pueden ser clasificadas por su mtodo de recoleccin de datos. Las encuestas por correo, telefnicas y entrevistas en persona son las ms comunes. Extraer datos de rcords mdicos y otros se hace tambin con frecuencia. En los mtodos ms nuevos de recoger datos, la informacin se entra directamente a la computadora ya sea por un entrevistador adiestrado o an por la misma persona entrevistada. Un ejemplo bien conocido es la medicin de audiencias de televisin usando aparatos conectados a una muestra de televisores que graban automticamente los canales que se observan. Las encuestas son una fuente importante de conocimiento cientfico bsico. Las encuestas por correo, a travs de entrevistas telefnicas o en persona son las ms comunes. Las encuestas por correo pueden ser de costo relativamente bajo. Como con cualquier otra encuesta, existen problemas en usar este mtodo si no se presta suficiente atencin a obtener niveles altos de cooperacin. Estas encuestas pueden ser ms efectivas cuando se dirigen a grupos particulares, tal como suscriptores a una revista especializada o a miembros de una organizacin profesional.
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Las entrevistas telefnicas son una forma eficiente de recoger ciertos tipos de datos y se estn usando con cada vez mayor frecuencia. Se prestan particularmente bien a situaciones donde es necesario obtener resultados oportunos y cuando el largo de la encuesta es limitado. Las entrevistas en persona en el hogar u oficina de un participante son mucho ms caras que las encuestas telefnicas o por correo. Estas pueden ser necesarias especialmente cuando se debe recoger informacin compleja. Algunas encuestas combinan varios mtodos. Por ejemplo, una encuestadora puede usar el telfono para identificar participantes elegibles (tal como localizar individuos mayores elegibles para Medicare) y luego hacer cita para una entrevista en persona. QU PREGUNTAS HACEMOS EN UNA ENCUESTA? Podemos clasificar las encuestas tambin por su contenido. Algunas encuestas enfocan en las opiniones y actitudes (tal como las encuestas pre-eleccionarias), mientras que otras se preocupan por caractersticas o comportamiento reales (tal como la salud de las personas, vivienda, gastos del consumidor o hbitos de transportacin). Muchas encuestas combinan preguntas de ambos tipos. Los participantes pueden ser preguntados si han odo ledo sobre algn asunto qu saben sobre l su opinin con cuanta firmeza sienten y por qu su experiencia sobre el asunto y ciertos datos personales que ayudar al analista a clasificar sus respuestas (tal como edad, gnero, estado civil, ocupacin y lugar de residencia). Las preguntas pueden ser abiertas ("Por qu siente as?"), o cerradas ("Aprueba usted o desaprueba?"). Los entrevistadores pueden solicitar al participante que evale un candidato poltico o un producto usando alguna escala, o pueden solicitarle que ordene varias alternativas. Algunas encuestas enfocan sobre opiniones otras sobre hechos. La forma en que se hace una pregunta puede afectar mucho los resultados de una encuesta. Por ejemplo, una reciente encuesta de NBC/Wall Street Journal hizo dos preguntas muy similares obteniendo resultados muy diferentes: (1) "Favorece recortar programas tales como el seguro social, medicare, medicad y subsidios a agricultores con el fin de reducir el dficit presupuestario?" Los resultados: a favor 23%, opuestos 66%, no opinaron 11%. (2) Favorece recortar las autorizaciones fiscales del gobierno para reducir el dficit presupuestario? Los resultados: a favor 61%, opuestos 25%, no opinaron 14%. El cuestionario puede ser muy breve -unas pocas preguntas, tomando cinco minutos o menos -
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o puede ser bastante extenso - requiriendo una hora o ms de tiempo al participante. Como es ineficiente identificar y acercarse a una muestra nacional grande para preguntar unos pocos tems de informacin, existen encuestas colectivas que combinan los intereses de varios clientes en una sola entrevista. En estas encuestas, a los participantes se les preguntar sobre una docena de preguntas sobre un tema, una media docena sobre otro tema y as sucesivamente. Como los cambios en actitudes o comportamiento no pueden establecerse confiablemente con una sola entrevista, algunas encuestas usan un diseo de panel, en el cual los mismos participantes son entrevistados en dos ocasiones o ms. Tales encuestas son usadas comnmente durante una campaa electoral o para trazar la salud de una familia o su patrn de compras durante un perodo de tiempo. QUIN TRABAJA EN LAS ENCUESTAS? El trabajador de encuestas mas conocido por el pblico es el entrevistador que llama por telfono, el que aparece en la puerta del hogar o el que detiene a personas en un centro comercial. Tradicionalmente, las entrevistas para encuestas, aunque requieren ocasionalmente largos das de trabajo en el campo, eran hechas principalmente por personas empleadas a tiempo parciales. Por lo tanto este tipo de empleo era particularmente adecuado para personas que no deseaban empleo a tiempo completo o que queran suplementar su ingreso regular. Cambios en el mercado de trabajo y en el nivel de automatizacin de las encuestas han comenzado a alterar este patrn -aumentando el nmero de encuestadores que buscan trabajar a tiempo completo. La experiencia no es usualmente requerida para un empleo de entrevistador, aunque las destrezas bsicas en el uso de computadoras adquieren cada da ms importancia. La mayora de las organizaciones que hacen investigacin proveen su propio adiestramiento para la labor del entrevistador. Los requisitos principales para entrevistar estn la habilidad para acercarse a personas extraas (en persona o por telfono), para El trabajador de encuestas mejor conocido por el pblico es el entrevistador pero hay muchos otros. Persuadirles a participar y para recoger los datos necesarios siguiendo las instrucciones al pie de la letra. Menos visible, pero de igual importancia es el personal de la oficina, quienes entre otras cosas- planifican la encuesta, seleccionan la muestra, supervisan las
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entrevistas, procesan los datos recogidos, analizan los datos e informan los hallazgos de la encuesta. En la mayora de las organizaciones de investigacin por encuestas, el personal gerencial habr tomado cursos graduados de mtodos de encuestas y poseen grados universitarios avanzados en estadsticas, sociologa, psicologa, mercadeo, alguna materia afn poseern experiencia equivalente. Los supervisores de nivel intermedio y los asociados de investigacin frecuentemente tendrn trasfondos acadmicos similares a los gerentes o habrn avanzado desde las filas de los entrevistadores, oficinistas o codificadores sobre la base de su competencia y experiencia. QU SOBRE LA CONFIDENCIALIDAD E INTEGRIDAD? La confidencialidad de los datos suministrados por los participantes es una preocupacin primordial de todas las organizaciones respetables que hacen encuestas. En el Negociado del Censo de los Estados Unidos, por ejemplo, los datos recogidos estn protegidos por ley (Ttulo 13 del Cdigo Legal de Estados Unidos). En Canad, la Ley de Estadsticas garantiza la confidencialidad de los datos recogidos por Statistics Canad, y otros pases tienen salvaguardas similares. Varias organizaciones profesionales que tienen que ver con mtodos de encuestas tienen un cdigo de tica (como la Asociacin Estadstica Americana) que establecen reglas para mantener la confidencialidad de las respuestas en encuestas. La poltica recomendada para que las organizaciones de encuestas salvaguarden la confidencialidad incluye: Usar cdigos numricos para vincular al participante con su cuestionario y guardar la informacin sobre el vnculo nombre-cdigo en un lugar aparte. Negarse a proveer los nombres y direcciones de los participantes en la encuesta a cualquier persona fuera de la organizacin de encuestas, incluyendo a sus clientes. Destruir cuestionarios e informacin que pueda servir para identificar los participantes luego que sus respuestas se hayan entrado a la computadora. Omitir los nombres y direcciones de los participantes en la encuesta de los archivos de computadora usados para anlisis. Presentar tabulaciones estadsticas usando categoras amplias para que los participantes individuales no puedan ser identificados. La confidencialidad de los datos suministrados por los participantes es una preocupacin primordial de todas las organizaciones de encuesta respetables.
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CUESTIONARIO Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy til para la entrevista; si embargo, existen ciertas caractersticas que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben disearse cuidadosamente para una mxima efectividad. RECABACIN DE DATOS MEDIANTE CUESTIONARIOS Para los analistas los cuestionarios pueden ser la nica forma posible de relacionarse con un gran nmero de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamentos, se puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar hechos en relacin al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no ver a los que responde; no obstante, tambin esto es una ventaja porque aplican muchas entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor anonimato y puedan darse respuestas mas honesta ( y menos respuestas pre hechas o estereotipadas). Tambin las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos ms confiables. SELECCIN DE FORMAS PARA CUESTIONARIOS El desarrollo y distribucin de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. Tambin es importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilacin de hechos significativos. Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas. CUESTIONARIO ABIERTO Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; tambin son tiles al explorar el problema bsico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los mtodos de verificacin de crdito, es un medio. El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran ms fcil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por s mismas.
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CUESTIONARIO CERRADO El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el mtodo para obtener informacin sobre los hechos. Tambin fuerza a los individuos para que tomen una posicin y forma su opinin sobre los aspectos importantes.
LA OBSERVACIN Otra tcnica til para el analista en su progreso de investigacin, consiste en observar a las personas cuando efectan su trabajo. Como tcnica de investigacin, la observacin tiene amplia aceptacin cientfica. Los socilogos, siclogos e ingenieros industriales utilizan extensamente sta tcnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organizacin. El propsito de la organizacin es mltiple: permite al analista determinar que se est haciendo, como se est haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dnde se hace y por que se hace. "Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que no podra obtener de otra forma. TIPOS DE OBSERVACIN El analista de sistemas puede observar de tres maneras bsicas. Primero, puede observar a una persona o actitud sin que el observado se d cuenta y su interaccin por aparte del propio analista. Quiz esta alternativa tenga poca importancia para el anlisis de sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir las condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una operacin sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente consciente de la observacin. Por ltimo, puede observar y a la vez estar en contacto con las personas observas. La interaccin puede consistir simplemente en preguntar respecto a una tarea especfica, pedir una explicacin, etc. PREPARACIN PARA LA OBSERVACIN 1. 2. 3. 4. Determinar y definir aquella que va a observarse. Estimular el tiempo necesario de observacin. Obtener la autorizacin de la gerencia para llevar a cabo la observacin. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las razones para ello.
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CONDUCCIN DE LA OBSERVACIN 1. Familiarizarse con los componentes fsicos del rea inmediata de observacin. 2. Mientras se observa, medir el tiempo en forma peridica. 3. Anotar lo que se observa lo ms especficamente posible, evitando las generalidades y las descripciones vagas. 4. Si se est en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de valores. 5. Observar las reglas de cortesa y seguridad. SECUELA DE LA OBSERVACIN 1. Documentar y organizar formalmente las notas, impresionistas, etc. 2. Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas. DIAGRAMA DE FLUJO Es una representacin pictrica de los pasos en proceso. til para determinar cmo funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio, informacin o una combinacin de los tres. Al examinar cmo los diferentes pasos es un proceso se relacionan entre s, se puede descubrir con frecuencia las fuentes de problemas potenciales. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto. Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajos ms pequeos puede agregar niveles segn sea necesario durante el proyecto. CUNDO SE UTILIZA UN DIAGRAMA DE FLUJO? Cuando un equipo necesita ver cmo funciona realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y crculos de duplicacin de trabajo. Algunas aplicaciones comunes son: DEFINICIN DE PROYECTOS: Identificar oportunidades de cambios en el proceso. Desarrollar estimados de costos de mala calidad. Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo.
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Desarrollar una base comn de conocimiento para los nuevos miembros del equipo. Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolucin de problemas para reducir las resistencias futuras al cambio. IDENTIFICACIN DE LAS CAUSAS PRINCIPALES:
Desarrollar planes para reunir datos. Generar teoras sobre las causas principales. Discutir las formas de estratificar los datos para el anlisis para identificar las causas principales. Examinar el tiempo requerido para las diferentes vas del proceso.
Diseo de soluciones Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales. Identificar las organizaciones que ser afectadas por los cambios propuestos.
Aplicaciones de soluciones: Explicar otros el proceso actual y la solucin propuesta. Superar la resistencia al cambio demostrando cmo los cambios propuestos simplificarn el proceso.
Control (retener las Ganancias): Revisar y establecer controles y monitoras al proceso. Auditar el proceso peridicamente para asegurar que estn siguiendo los nuevos procedimientos. Entrenar a nuevos empleados.
Cmo se Utiliza? La metodologa para prepara un Diagrama de Flujo es; PROPSITO: analizar como se pretende utilizar el Diagrama de Flujo. Exhibir esta hoja en el pared y consultarla en cualquier momento para verificar que se Diagrama de Flujo es apropiado para las aplicaciones que se pretende. DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE REQUERIDO. DEFINIR LOS LIMITES: despus de establecer los lmites del proceso, enumerar los resultados y los clientes en el extremo derecho del diagrama.
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UTILIZAR SMBOLOS APROPIADOS: utilizando los smbolos apropiados para el Diagrama de Flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en el diagrama. HACER PREGUNTAS CONSEJOS PARA LA CONSTRUCCIN / INTERPRETACIN:
Si un Diagrama de Flujo se construye de forma apropiada y refleja el proceso de la forma que realmente opera, todos los miembros del equipo poseern un conocimiento comn, exacto del funcionamiento del proceso. Adicionalmente, el equipo no necesita invertir el tiempo y la energa en observar el proceso fsicamente cada vez que se quiera identificar problemas para trabajar, discutir teoras sobre las causas principales, examinar el impacto de las soluciones propuestas o discutir las formas para mantener las mejoras. Los Diagramas de Flujo pueden ayudar a un equipo en su tarea de diagnstico para lograr mejoras. Uno de sus usos es el de ayudar a un equipo a generar teoras sobre las posibles causas principales de un problema. El Diagrama de Flujo se dibuja en una pared de la sala de reuniones. El equipo que investiga un problema redacta una descripcin del problema en un pedazo pequeo del papel y lo pega en el Diagramas de Flujo en el punto, en el proceso donde el problema se ha detectado. El equipo luego discute cada uno de los pasos en el proceso antes del punto donde el problema se ha detectado, y produce teoras sobre las cosas que podran salir mal en el paso del proceso de forma sistemtica a medida que producen teoras sobre las posibles causas principales del problema. Otro uso de un Diagramas de Flujo es el de ayudar a un equipo a identificar las formas apropiadas para separar los datos para su anlisis. Por ejemplo, considrese el problema de analizar los tiempos de reparacin. Una rpida revisin de los Diagramas de Flujo puede sugerir un nmero de grupos posibles que pueden explicar el tiempo que se necesita para hacer reparacin. CONCLUSIN La Recoleccin de Datos, consiste en la recopilacin de informacin; se lleva a cabo por medio de entrevistas, cuestionarios y observacin; donde el analista obtiene y desarrolla los sistemas de informacin logrando sus metas y objetivos. El analista debe de demostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control, comunicacin, comprensin y cortesa para lograr la bsqueda de informacin a travs de las herramientas antes mencionada.
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La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de operacin desde el Presidente o el Jefe de Operaciones. Utilizando procedimientos que pueden varar desde muy formales hasta los casuales. El cuestionario, es otra de las utensilios que usa el analista con el fin de lograr un consenso, siendo un canal de comunicacin poco limitado, el analista debe determinar lo que desea saber, estructurar preguntas que pueden dar las respuestas y formular el cuestionario. La observacin, se emplea para verificar los resultados de una entrevista y tiene una aceptacin cientfica. El diagrama de flujo, es el proceso para plantear un problema y determinar un resultado en una empresa.
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AUTOEVALUACIN:
1. DEFINA RECOLECCIN DE DATOS:
2. ENLISTE LAS TCNICAS DE RECOLECCIN DE DATOS
3. EJEMPLIFIQUE UNA ENCUESTA DENTRO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
DE
UN
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ACTIVIDADES DE AUTOAPRENDIZAJE. TALLER # 1 Enumerar 10 caractersticas del Analista de Sistemas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
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TALLER # 2 Elaborar correctamente una carta de presentacin. Siga el siguiente ejemplo.

Francisco Lpez Gonzlez C/ San Cristbal, 24 22520 Fraga (Huesca) Fono.: 042-202020 FRAGA, S.A. (Dpto. Personal) C/ Mayor, 25 22520 Fraga (Huesca) Fraga, 25 de junio de 2003
Con referencia a su anuncio solicitando Auxiliares de Administracin (con referencia A-2325), publicado en el peridico Bajo Cinca el da 24 de junio, les envo mi currculo, junto con la fotografa tipo carn que indicaban en el mismo. Por la informacin de que dispongo, creo que mi perfil profesional responde a las caractersticas del puesto que ustedes ofrecen. Cuento con formacin y experiencia laboral en trabajos de tipo administrativo, como podrn comprobar en el currculo que adjunto; por ello deseara participar en el proceso de seleccin que se realice para cubrir esta plaza. En espera de sus noticias, les saluda atentamente,
Fdo.: Francisco Lpez Gonzlez
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TALLER # 3 Elaborar correctamente un currculo vitae. Siga el siguiente ejemplo.

MODELO DE
CURRICULUM VITAE EUROPEO
INFORMACIN PERSONAL
Nombre Direccin Telfono Fax Correo electrnico Nacionalidad Fecha de nacimiento [ Da, mes, ao ]
[ APELLIDOS, Nombre ] [ Nmero, calle, cdigo postal, localidad, pas ]
EXPERIENCIA LABORAL
Fechas (de a) Nombre y direccin del empleador Tipo de empresa o sector Puesto o cargo ocupados Principales actividades y responsabilidades
[Empezar por el ms reciente e ir aadiendo aparte la misma informacin para cada puesto ocupado.]
EDUCACIN Y FORMACIN
Fechas (de a) Nombre y tipo de organizacin que ha impartido la educacin o la formacin Principales materias o capacidades ocupacionales tratadas Ttulo de la calificacin obtenida (Si procede) Nivel alcanzado en la clasificacin nacional [Empezar por el ms reciente e ir aadiendo aparte la misma informacin para cada curso realizado.]
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CAPACIDADES Y APTITUDES
PERSONALES
Adquiridas a lo largo de la vida y la carrera educativa y profesional, pero no necesariamente avaladas por certificados y diplomas oficiales.
LENGUA MATERNA
OTROS IDIOMAS
[ESCRIBIR la lengua materna.]
Lectura Escritura Expresin oral
[Escribir idioma ] [Indicar el nivel: excelente, bueno, bsico.] [Indicar el nivel: excelente, bueno, bsico.] [Indicar el nivel: excelente, bueno, bsico.] [DESCRIBIRLAS e indicar dnde se adquirieron. ]
SOCIALES
Vivir y trabajar con otras personas, en entornos multiculturales, en puestos donde la comunicacin es importante y en situaciones donde el trabajo en equipo resulta esencial (por ejemplo, cultura y deportes), etc.
ORGANIZATIVAS
Por ejemplo, coordinacin y administracin de personas, proyectos, presupuestos; en el trabajo, en labores de voluntariado (por ejemplo, cultura y deportes), en el hogar, etc.
[DESCRIBIRLAS e indicar dnde se adquirieron.]
TCNICAS
Con ordenadores, tipos especficos de equipos, maquinaria, etc.
ARTSTICAS
Msica, escritura, diseo, etc.
OTRAS CAPACIDADES Y
APTITUDES
Que no se hayan nombrado anteriormente.
PERMISO(S) DE CONDUCCIN INFORMACIN ADICIONAL ANEXOS

[Introducir aqu cualquier informacin que se considere importante, como personas de contacto, referencias, etc.] [ENUMERAR los documentos anexos.]
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TALLER # 4 Realizar el anlisis de factibilidad tcnico y econmico de un centro de cmputo con acceso a Internet. (25 pcs)
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TALLER # 5 Realizar la distribucin grfica de una red dentro del departamento de contabilidad, sistemas, gerencia de la Empresa a,b,c.
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GUIA PARA EL TRABAJO DE INVESTIGACIN o Tema dispuesto con anticipacin, con relacin a la materia tratada.
o Utilizar Internet o material bibliogrfico para las consultas
cientficas.
o Al momento de la sustentacin, ser directos en la exposicin
grupal.
o Ejemplificar los casos tratados en la investigacin.
o Utilizar medios escritos y multimedia en el momento de la
exposicin.
o Entrega de material en diskette o CD, e impreso.
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TCNICAS DE DOCUMENTACIN

7. BIBLIOGRAFA RECOMENDADA www.monografias.com www.lafacu.com www.lawebdelprogramador.com

Nombre de la unidad: DOCUMENTACIN GENERAL

1. CON SU CRITERIO DEFINA COMUNICACIN

3. DEFINA: DATO: INFORMACIN: CONOCIMIENTO SABER

DATO: INFORMACIN: CONOCIMIENTO SABER

Nombre de la unidad: SISTEMAS DE INFORMACIN

CICLO DE VIDA EN UN SISTEMA

Almacenamiento: Movimientos del mes (pagos, depuraciones). Catlogo de clientes. Facturas.

A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de Sistemas de Informacin.

SISTEMAS DE APOYO DE LAS DECISIONES. Las

Sus principales caractersticas

2. GRFIQUE UN SISTEMA DE INFORMACIN:

3. ENLISTE LAS ETAPAS DE NOLAN:

4. EJEMPLIFIQUE CORRECTAMENTE UN SISTEMA DE INFORMACIN.

Nombre de la unidad: DOCUMENTACIN DE SISTEMAS

EJEMPLO: Mdulo Facturacin Ventas

SISTEMA INTEGRADO MAESTRO VERSIN 1.0 Para:

DISEO DE FORMATO DE PANTALLAS

SISTEMA INTEGRADO MAESTRO VERSIN 1.0 Para:

DISEO DE FORMATO DE PANTALLAS

1. DEFINA SEGN SU CRITERIO DOCUMENTACIN DE SISTEMAS.

2. ENLISTE 5 VENTAJAS DE LA ESTANDARIACIN

3. EXPLIQUE BREVEMENTE LOS TIPOS DE MANUALES DE SISTEMAS.

Nombre de la unidad: RECOLECCIN DE DATOS

-Alto costo preparacin.

1. DEFINA RECOLECCIN DE DATOS:

2. ENLISTE LAS TCNICAS DE RECOLECCIN DE DATOS

3. EJEMPLIFIQUE UNA ENCUESTA DENTRO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

ACTIVIDADES DE AUTOAPRENDIZAJE. TALLER # 1 Enumerar 10 caractersticas del Analista de Sistemas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

TALLER # 2 Elaborar correctamente una carta de presentacin. Siga el siguiente ejemplo.

Fdo.: Francisco Lpez Gonzlez

TALLER # 3 Elaborar correctamente un currculo vitae. Siga el siguiente ejemplo.

[ APELLIDOS, Nombre ] [ Nmero, calle, cdigo postal, localidad, pas ]

[ESCRIBIR la lengua materna.]

Lectura Escritura Expresin oral

[DESCRIBIRLAS e indicar dnde se adquirieron.]

[DESCRIBIRLAS e indicar dnde se adquirieron.]

[DESCRIBIRLAS e indicar dnde se adquirieron.]

[DESCRIBIRLAS e indicar dnde se adquirieron.]

PERMISO(S) DE CONDUCCIN INFORMACIN ADICIONAL ANEXOS

o Utilizar Internet o material bibliogrfico para las consultas

o Al momento de la sustentacin, ser directos en la exposicin

o Ejemplificar los casos tratados en la investigacin.

o Utilizar medios escritos y multimedia en el momento de la

o Entrega de material en diskette o CD, e impreso.

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