UN SISTEMA DE INFORMACIN LECCIN 1

Los sistemas estn compuestos por distintos Elementos que se relacionan Entre s y que generan actividades conjuntas, con el fin de posibilitar el logro de determinados objetivos. En los sistemas de informacin esos objetivos estn orientados, bsicamente, a atender las necesidades de informacin que tienen los usuarios.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN

Control Insumos
Unidad de Procesamiento

Productos

Retroalimentacin

Analoga entre los elementos de un sistema de informacin manual y un sistema de informacin computarizado Elementos 1. Entrada: son los datos y elementos que entran 2. 3. 4.
al sistema para ser procesados y convertidos en salidas. Proceso de datos: son las actividades de transformacin que permiten obtener un producto. Convierten las entradas en salidas. Almacenamiento: actividad que consiste en guardar datos e informacin de manera organizada. Salida: productos o resultados que el sistema brinda a travs del procesamiento de las entradas.

5. Control 6. Retroalimentacin

Sistema manual 1. Formularios de entrada con datos a ser procesados, Informacin verbal, informacin 2. 3. 4. 5. 6.
escrita Cerebro humano, habilidades mentales de clculo Archivadores, cuadernos, memoria humana, fichas, biblioratos Formularios de salida con datos procesados y con informacin Informes, Informacin verbal Comparacin manual de los hechos Reales con los esperados Ajustes manuales

elaborada,

Sistema Computarizado 1. Cinta magntica, diskettes, Formularios activos; escaneas, va red. 2. Unidad Central de Procesamiento electrnico con equipos informticos 3. Discos, diskettes, cintas magnticas. 4. Cintas magnticas, diskettes, formularios activos, monitores. 5. Comparacin que realiza el propio sistema en forma computarizada o mixta 1

6. Ajustes computarizados o mixtos

Razones que dan lugar a la necesidad de sistemas de informacin computarizados 1. La necesidad de procesar gran cantidad de datos o de informacin, 2. La rapidez con la cual se necesita, 3. La importancia de visualizar solamente la Informacin necesaria, 4. La necesidad de acceder directamente a la Informacin. 5. La necesidad de compartir informacin por parte de mltiples
usuarios.

Ventajas de los sistemas de informacin computarizados LECCIN 2

TEMA: LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS Destacar solo la informacin necesaria. Uniformizar la informacin facilitando la comunicacin con los dems ejecutivos. Reducir el tiempo requerido para convertir los datos en informacin til Permitir mayor confiabilidad Almacenar en forma compacta Manejar grandes volmenes de datos Brindar estilos alternativos de presentacin y en forma iterativa.

LAS ORGANIZACIONES: se consideran como sistemas diseados para cumplir metas y objetivos. predeterminados con la intervencin de la gente y otros recursos de que disponen. se componen de sistemas ms pequeos e interrelacionados que se encargan de funciones especializadas: 1. Departamentos 2. Unidades 3. Divisiones Entre las funciones comunes estn: 1. La contabilidad

2. 3. 4. 5.

El marketing La produccin El procesamiento de datos La administracin

Las funciones especializadas (sistemas ms pequeos) se reintegran a travs de diversos mecanismos para dar forma a un todo organizacional eficiente.

IMPORTANCIA?

Considerar a la organizacin como un todo, con el fin de averiguar

adecuadamente los requerimientos de informacin y de disear sistemas de informacin apropiados. Todos los sistemas se componen de subsistemas (que incluyen a los sistemas de informacin); por lo tanto, al estudiar una organizacin, tambin examinamos cmo influyen los sistemas ms pequeos y cmo funcionan. INTERRELACIN E INTERDEPENDENCIA DE LOS SISTEMAS Cuando se cambia o elimina un elemento de un sistema, el resto de los elementos y subsistemas del sistema tambin experimentan cambios importantes. Ejemplo Todos los sistemas procesan informacin proveniente de sus entornos. Por naturaleza, los procesos cambian o transforman esa informacin entrante en informacin de salida. Cuando examine un sistema, revise lo que se est cambiando o procesando. Si nada se est cambiando, quiz lo que est analizando no sea un proceso. Entre los procesos tpicos de un sistema estn la revisin, la actualizacin y la impresin. Otro aspecto que hace a las organizaciones parecidas a los sistemas es que todos los sistemas estn delimitados por fronteras que los separan de sus entornos La retroalimentacin constituye un mecanismo de control del sistema. Como sistemas, todas las organizaciones utilizan la planeacin y el control para administrar con eficacia sus recursos.

Cualquier cosa externa a las fronteras de la organizacin se considera como un entorno. Numerosos entornos, con diversos grados de estabilidad, constituyen el medio en el cual se desenvuelve la organizacin.

1. El entorno de la comunidad: Donde se localiza fsicamente la organizacin, conformado por el tamao de su poblacin y su perfil demogrfico, el cual incluye factores como la educacin y el ingreso promedio. 2. El entorno econmico: Influido por factores de mercado, como la competencia. 3. El entorno poltico: Controlado por los gobiernos estatales y locales

ORGANIZACIONES VIRTUALES Y EQUIPOS VIRTUALES a) No todas las organizaciones o partes de stas se encuentran visibles en una ubicacin fsica b) Las empresas virtuales utilizan redes de computadoras y tecnologa de telecomunicaciones para reunir, por medios electrnicos, a individuos con habilidades especficas con el propsito de que trabajen en proyectos que no se localizan fsicamente en el mismo lugar. BENEFICIOS POTENCIALES PARA LAS ORGANIZACIONES VIRTUALES 1) Posibilidad de reducir costos derivados de instalaciones fsicas. 2) Una respuesta ms rpida a las necesidades de sus clientes. 3) Contribuir a que sus empleados virtuales satisfagan sus compromisos familiares con sus hijos o sus padres. NIVELES DE LA ADMINISTRACIN

Niveles horizontales
Administracin estratgica

Operaciones Planeacin y control administrativo (gerencia de nivel medio)

Cada nivel implica sus propias responsabilidades y todos se enfocan a su manera, en conseguir las metas y objetivos de la organizacin.

Control de operaciones

EL CONTROL DE OPERACIONES Los gerentes de operaciones toman decisiones aplicando reglas predeterminadas que producen resultados predecibles cuando se implementan de manera adecuada. Estos gerentes toman decisiones que influyen en la implementacin de: 1) Calendarizacin del trabajo

2) Control de inventarios 3) Embarque y la recepcin de materiales 4) Control de procesos como la produccin Asimismo, supervisan los detalles de las operaciones de la organizacin .

LAGERENCIA DE NIVEL MEDIO 1) toman decisiones de planeacin y control a corto plazo respecto a cmo asignar, de la mejor manera, los recursos para cumplir los objetivos de la organizacin Los gerentes estratgicos tienen que tomar Los gerentes de operaciones se enfocan en uno decisiones sobre una gran cantidad de objetivos solo Los gerentes de alto nivel se les dificulta identificar problemas Los gerentes estratgicos se enfrentan a problemas semiestructurados Es difcil articular las soluciones alternativas a un problema que enfrentan los gerentes estratgicos Los gerentes estratgicos toman decisiones que se aplican slo una vez Los gerentes de operaciones los detectan con facilidad Los gerentes de nivel medio lidian en su mayor parte con problemas estructurados Es fcil enumerar las alternativas con las que trabajan los gerentes de operaciones Los gerentes de operaciones toman decisiones que se aplican de manera repetitiva

2) Sus decisiones van desde la elaboracin de pronsticos sobre requerimientos futuros de recursos hasta la solucin de problemas de los empleados que pongan en peligro la productividad El dominio de toma de decisiones reside parcialmente en el mbito de operaciones y parcialmente en el mbito estratgico.

LA ADMINISTRACIN ESTRATGICA Voltean hacia fuera de la organizacin para visualizar el futuro, tomando decisiones que conducirn a los gerentes de nivel medio y de operaciones en los meses y aos venideros. Se desenvuelven en un entorno de toma de decisiones sumamente incierto. Son quienes en realidad definen a la organizacin como un todo, mediante la formulacin de metas y el establecimiento de estrategias y polticas para alcanzar tales metas. La compaa se apoya en la amplia visin de estos gerentes para: decidir el desarrollo de nuevas lneas de productos, desprenderse de negocios poco redituables, adquirir otras

compaas afines o incluso permitir su propia venta.

EXISTEN CONTRASTES BIEN DEFINIDOS EN DIVERSOS ASPECTOS ENTRELOS ENCARGADOS DE LA TOMA DE DECISIONES CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL Si la Direccin decide no volver a contratar nuevas secretarias asignadas de manera personal, y en vez de ello, remplazan sus funciones mediante el uso de Computadoras, ni las secretarias ni la Direccin sern las nicas afectadas. La decisin puede llegar a impactar a todos los miembros de la organizacin que hayan establecido una red de enlace con las secretarias cuyos puestos se hayan eliminado; as tambin, se afectarn aquellas secretarias que permanezcan en otros puestos de la organizacin y a los empleados que ya estn utilizando las computadoras para manejar sus funciones secretariales. Un ejemplo es una compaa que fabrica trajes deportivos con franjas rojas, blancas y azules, al igual que trajes en un solo color, gris metlico. La compaa se percata de que un ao despus de las olimpiadas se venden muy pocos trajes de franjas. Los gerentes de produccin utilizan esta informacin como retroalimentacin para decidir la cantidad que deben producir de cada color. En este ejemplo la retroalimentacin es til en la planeacin y el control. Sin embargo, el sistema ideal es aquel que se corrige y regula por s mismo de tal manera que no es necesario tomar decisiones sobre situaciones comunes. Un ejemplo lo constituye un sistema de informacin computarizado para planear la produccin que toma en cuenta la demanda actual y la proyectada y propone una solucin como salida. Un fabricante de ropa italiano que vende sus productos en Estados Unidos tiene un sistema similar a ste. La compaa fabrica la mayora de sus suteres en color blanco; averigua, mediante su sistema de informacin de inventarios computarizado, qu colores se venden ms, y a continuacin tie los suteres en estos colores inmediatamente antes de embarcarlos.

LECCIN 3 LA NECESIDAD DEL ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS

Tiene el propsito de: Analizar sistemticamente la entrada o el flujo de datos, procesar o transformar datos. El almacenamiento de datos.

 La salida de informacin en el contexto de una empresa en particular

Ms an,el anlisis de sistemas se emplea para analizar, disear e implementar mejoras en el funcionamiento de las empresas, a travs de sistemas de informacin computarizados. La instalacin de un sistema sin una planeacin adecuada conduce a una gran decepcin y con frecuencia provoca que el sistema deje de utilizarse. Se le puede considerar como una serie de procesos sistemticamente emprendidos con el propsito de mejorar un negocio con ayuda de sistemas de informacin computarizados. Gran parte del anlisis y diseo de sistemas implica trabajar con usuarios actuales y ocasionales de los sistemas de informacin Es importante que los usuarios intervengan de alguna manera durante el proyecto para completar con xito los sistemas de informacin computarizados. Los analistas de sistemas, constituyen el otro componente esencial en el desarrollo de sistemas de informacin tiles. ROLES DEL ANALISTA DE SISTEMAS

El analista de sistemas evala de manera sistemtica el funcionamiento de un negocio mediante: Examen de la entrada El procesamiento de datos Produccin de informacin con el propsito de mejorar los procesos de una organizacin. Muchas mejoras incluyen un mayor apoyo a las funciones de negocios a travs del uso de sistemas de informacin computarizados. Con nfasis en un enfoque sistemtico y metdico para analizar y en consecuencia mejorarlo que sucede en el contexto especfico creado por un negocio El analista debe tener la capacidad de trabajar con todo tipo de gente y contar con suficiente experiencia en computadoras El analista desempea diversos roles, en ocasiones varios de ellos al mismo tiempo.

EL ROL DE CONSULTOR DEL ANALISTA DE SISTEMAS Podra ser contratado de manera especfica para enfrentar los problemas de sistemas de informacin de una empresa. Ventaja: 1. Los consultores externos tienen una perspectiva fresca de la cual carecen los dems miembros de una organizacin. Desventaja: 1. Porque alguien externo nunca conocer la verdadera cultura organizacional.

EL ROL DE EXPERTO EN SOPORTE TCNICO DEL ANALISTA DE SISTEMAS o o El analista recurre a su experiencia profesional con el hardware y software de cmputo y al uso que se le da en el negocio. Este trabajo no implica un proyecto completo de sistemas, sino ms bien la realizacin de pequeas modificaciones o la toma de decisiones que se circunscriben a un solo departamento.

EL ROL DE AGENTE DE CAMBIO DEL ANALISTA DE SISTEMAS Se define como alguien que sirve de catalizador para el cambio, desarrolla un plan para el cambio y coopera con los dems para facilitar el cambio. Tiene que interactuar con los usuarios y la administracin (si no son uno solo y el mismo) desde el principio de su proyecto. Sin su colaboracin usted no podra entender lo que ocurre en una organizacin y el cambio real nunca se dara. La funcin de agente de cambio debe promover un cambio que involucre el uso de los sistemas de informacin. Tambin es parte de su tarea ensear a los usuarios el proceso del cambio, ya que las modificaciones a un sistema de informacin no slo afectan a ste sino que provocan cambios en el resto de la organizacin. CUALIDADES DEL ANALISTA DE SISTEMAS 1. El analista es un solucionador de problemas. 2. Es una persona que aborda como un reto el anlisis de problemas y que disfruta al disear soluciones factibles. 3. El analista tambin debe ser un comunicador con capacidad para relacionarse con los dems durante extensos periodos. 4. Debe tener una tica personal y profesional firme que le ayude a moldear las relaciones con sus clientes. 5. El analista de sistemas debe ser una persona auto disciplinada y auto motivada, con la capacidad de administrar y coordinar los innumerables recursos de un proyecto. 6. La profesin de analista de sistemas es muy exigente; pero es una profesin en constante evolucin que siempre trae nuevos retos.

CLASE 4.. EL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS o El SDLC es un enfoque por fases para el anlisis y el diseo cuya
premisa principal consiste en que los sistemas se desarrollan mejor utilizando un ciclo especfico de actividades del analista y el usuario.

FASE.1. IDENTIFICACIN DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS

En esta primera fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista se ocupa de identificar problemas, oportunidades y objetivos. Esta etapa es crtica para el xito del resto del proyecto, pues a nadie le agrada desperdiciar tiempo trabajando en un problema que no era el que se deba resolver. La primera fase requiere que el analista observe objetivamente lo que sucede en un negocio. En conjunto con otros miembros de la organizacin, el analista determina con precisin cules son los problemas. Con frecuencia los problemas son detectado por alguien ms, y sta es la razn de la llamada inicial al analista. Se determina si algunas funciones de las aplicaciones de los sistemas de informacin pueden contribuir a que el negocio alcance sus objetivos aplicndolas a problemas u oportunidades especficos. Los usuarios, los analistas y los administradores de sistemas que coordinan el proyecto son los involucrados. Las actividades de esta fase consisten en: 1. Entrevistar a los encargados de coordinar a los usuarios. 2. Sintetizar el conocimiento obtenido. 3. Estimar el alcance del proyecto y documentar los resultados. El resultado de esta fase es un informe de viabilidad que incluye una definicin de problema y un resumen de los objetivos. La administracin debe decidir si se sigue adelante con el proyecto propuesto.

FASE.2. DETERMINACIN DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN.

Entre las herramientas que se utilizan para determinar los requerimientos de informacin de un negocio se encuentran mtodos interactivos como: 1. Las entrevistas.

2. Los muestreos. 3. La investigacin de datos impresos. 4. La aplicacin de cuestionarios. Mtodos que no interfieren con el usuario: 1. La observacin del comportamiento de los encargados de tomar las decisiones y sus entornos de oficina. Mtodos de amplio alcance como la elaboracin de prototipos. El analista se esfuerza por comprender la informacin que necesitan los usuarios para llevar a cabo sus actividades. Esta fase es til para que el analista confirme la idea que tiene de la organizacin y sus objetivos. Los implicados en esta fase son el analista y los usuarios, por lo general trabajadores y gerentes del rea de operaciones. El analista de sistemas necesita conocer los detalles de las funciones del sistema: a) El quin (la gente involucrada) b) El qu (la actividad del negocio) c) El dnde (el entorno donde se desarrollan las actividades) d) El cundo (el momento oportuno) e) El cmo (la manera en que se realizan los procedimientos actuales) Al trmino de esta fase, el analista debe: a) Conocer el funcionamiento del negocio b) Poseer informacin muy completa acerca de: 1. la gente 2. Los objetivos. 3. Los datos. 4. Los procedimientos implicados.

FASE 3.. ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA

Una de estas herramientas es el uso de diagramas de flujo de datos para graficar las entradas, los procesos y las salidas de las funciones del negocio en una forma grfica estructurada A partir de los diagramas de flujo de datos se desarrolla un diccionario de datos que enlista todos los datos utilizados en el sistema, as como sus respectivas especificaciones. En este punto del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista prepara una propuesta de sistemas que sintetiza sus hallazgos, proporciona un anlisis de costo/beneficio de las alternativas y ofrece, en su caso, recomendaciones sobre lo que se debe hacer. Cada problema de sistemas es nico, y nunca existe slo una solucin correcta. La manera de formular una recomendacin o solucin depende de las cualidades y la preparacin profesional de cada analista.

FASE.4. DISEO DEL SISTEMA RECOMENDADO

El analista utiliza la informacin recopilada en las primeras fases para realizar el diseo lgico del sistema de informacin.

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 El analista disea procedimientos precisos para la captura de datos que aseguran que los datos que ingresen al sistema de informacin sean correctos. el analista facilita la entrada eficiente de datos al sistema de informacin mediante tcnicas adecuadas de diseo de formularios y pantallas. La interfaz conecta al usuario con el sistema y por tanto es sumamente importante. La fase de diseo tambin incluye el diseo de archivos o bases de datos que almacenarn gran parte de los datos indispensables para los encargados de tomar las decisiones en la organizacin. Una base de datos bien organizada es el cimiento de cualquier sistema de informacin. En esta fase el analista tambin interacta con los usuarios para disear la salida (en pantalla o impresa) que satisfaga las necesidades de informacin de estos ltimos. Finalmente, el analista debe disear controles y procedimientos de respaldo que protejan al sistema y a los datos, y producir paquetes de especificaciones de programa para los programadores. Cada paquete debe contener: 1. Esquemas para la entrada y la salida. 2. Especificaciones de archivos 3. Detalles del procesamiento; 4. Arboles o tablas de decisin, 5. Diagramas de flujo de datos 6. Diagrama de flujo de sistema, 7. Los nombres y funciones de cualquier rutina de cdigo previamente escrita.

FASE.5. DESARROLLO Y DOCUMENTACIN DEL SOFTWARE

a. El analista trabaja de manera conjunta con los programadores para desarrollar cualquier software original necesario. b. Durante esta fase el analista tambin trabaja con los usuarios para desarrollar documentacin efectiva para el software: Manuales de procedimientos Ayuda en lnea Sitios Web que incluyan respuestas a preguntas frecuentes (FAQ, Frequently AskedQuestions) c. Los programadores desempean un rol clave en esta fase porque disean, codifican y eliminan errores sintcticos de los programas de cmputo. d. Para garantizar la calidad, un programador podra efectuar un repaso estructurado del diseo o del cdigo con el propsito de explicar las partes complejas del programa a otro equipo de programadores.

FASE.6 PRUEBA Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA

Antes de poner el sistema en funcionamiento es necesario probarlo

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 Es mucho menos costoso encontrar los problemas antes que el sistema se entregue a los usuarios. Primero se realiza una serie de pruebas con datos de muestra para determinar con precisin cules son los problemas y posteriormente se realiza otra con datos reales del sistema actual. El mantenimiento del sistema de informacin y su documentacin empiezan en esta fase y se llevan a cabo de manera rutinaria durante toda su vida til. Gran parte del trabajo habitual del programador consiste en el mantenimiento, y las empresas invierten enormes sumas de dinero en esta actividad.

FASE.7.. IMPLEMENTACION Y EVALUACION DEL SISTEMA

En esta fase se capacita a los usuarios en el manejo del sistema. El analista tiene que planear una conversin gradual del sistema anterior al actual. III. Este proceso incluye la conversin de archivos de formatos anteriores a los nuevos, o la construccin de una base de datos, la instalacin de equipo y la puesta en produccin del nuevo sistema I. II.

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