Sunteți pe pagina 1din 40

- UNIVERSITATEA SPIRU HARET FACULTATEA DE MANAGEMENT FINANCIAR CONTABIL BUCURESTI Programul de studii postuniversitare de masterat - Audit Financiar Contabil

,,Realizarea misiunii de audit intern, entitati economice (identificarea, analiza, evaluarea si documentarea informatiilor, reguli privind dosarele de lucru, accesul si pastrarea dosarelor misiunii de audit intern)" Autor : Indrumator stiintific - Bucuresti 2009 - CUPRINS pag INTRODUCERE.............................................................................................. 3 CAPITOLUL I Audit intern notiuni generale, metodologie si reglementari...................... 4 1.1 Aparitia si evolutia auditului intern................................................................................... 4 1.2 Auditul intern concepte si trasaturi............. ......................................................................... 5 1.3 Functia de audit intern locul in entitate................................................................................... 6 1.3.1 Control intern versus audit intern.............................................................................. 6 1.3.2 Prezentarea, in paralel, a conceptelor de audit intern si control financiar de gestiune forma a controlului financiar propriu al agentilor economici......................................................................................................... 7 1.4 Obiectivele si sfera de activitate a auditului intern. Tipuri de audit intern ............................. 9 1.5 Planificarea auditului intern............................................................................................ 9 1.6 Carta auditului intern si codul privind conduita etica a auditorului intern ............................... 10 1.7 Organizarea si desfasurarea auditului intern in Romania........................................................... 11 1.8 Reglementari in domeniul audit intern...............................................................................

12 CAPITOLUL II Misiunea de audit intern etape, proceduri si documente................... 13 2.1 Pregatirea misiunii de audit intern............. .......................................................................... 15 2.2 Interventia la fata locului................................................................................. 18 2.3 Raportul de audit intern................................................................................... 21 2.4 Urmarirea recomandarilor................................................................................. 23 CAPITOLUL III Studiu de caz privind realizarea misiunii de audit intern cu tema ,,De a da asigurari privind respectarea procedurilor de calcul al salariilor conform dispozitiilor interne si a legislatiei in vigoare" .......................................................................... 24 CONCLUZII FINALE ALE LUCRARII ....................................................................................... 36 BIBLIOGRAFIE............................................................................................................... ............... 40 ANEXE............................................................................................................................... .............. 41 2 - INTRODUCERE Intreprinderile si organizatiile sunt in permanenta confruntate cu imbunatatirea performantelor lor, managerul intreprinderii punandu-si in mod normal intrebari privind bunul control asupra functionarii organizatiei. Din acest punct de vedere, functia de audit intern ofera fie siguranta rezonabila ca operatiunile desfasurate si deciziile luate sunt sub control si ca in acest fel contribuie la realizarea obiectivelor intreprinderii, fie ofera recomandari pentru a remedia situatia. Asadar, este o functie deosebit de utila pentru responsabili, oricare ar fi nivelul lor de responsabilitate, ceea ce explica dezvoltarea sa pe parcursul ultimelor doua decenii, inclusiv extinderea domeniului de actiune asupra eficacitatii si performantei dincolo de simpla conformitate. Prin structurarea acestei lucrari s-a urmarit acoperirea atat a planului teoretic notiuni generale, reglementare si standardizare, cat si al practicii profesiunii de auditor intern metodele si instrumentele utilizate in activitatea de audit; realizarea misiunii de audit intern - etapele, procedurile si documentele

utilizate. Drept studiu de caz, lucrarea analizeaza realizarea misiunii de audit intern cu tema ,,De a da asigurari privind respectarea procedurilor de calcul al salariilor conform dispozitiilor interne si a legislatiei in vigoare" la o societate. 3 CAPITOLUL I AUDIT INTERN NOTIUNI GENERALE, REGLEMENTARE SI STANDARDIZARE 1.1. Aparitia si evolutia auditului intern Termenul de ,,audit" provine din latinescul "audire", care nseamn "a asculta". Utilizarea acestui termen n accepiunea folosit n prezent este relativ recent i s-a folosit pentru prima dat n Statele Unite ale Americii, cnd ntreprinderile erau afectate de recesiunea economic i trebuia s plteasc sume importante pentru auditorii externi care efectuau certificarea conturilor ntreprinderilor cotate la Burs. ntreprinderile au nceput s-i organizeze compartimente de audit intern proprii, n special pentru reducerea cheltuielilor, prin preluarea efecturii lucrrilor pregtitoare din interiorul entitii, iar pentru realizarea activitii de certificare au apelat n continuare la cabinete de audit extern, care aveau dreptul la o supervizare a activitii ntreprinderilor. n evoluia auditului intern putem marca urmtoare puncte importante: Auditul conturilor a fost atestat pentru prima dat ca practic curent pe continentul european n Grecia Antic i apoi n Imperiul Roman. Sistemul atenian de finane publice prevedea i auditori guvernamentali care examinau evidenele tuturor celor care erau responsabili cu administrarea banilor publici, n special la expirarea mandatului lor. Dup cderea imperiului roman, perioada de invazii barbare a determinat un regres al vieii economice i sociale n Europa. Oraele italiene au fost primele care i-au revenit din punct de vedere economic, prelund auditul ca o practic curent. Obiectivul auditului rmne ns neschimbat, urmrindu-se prevenirea fraudelor. Pn n secolul XVI, practicile de audit aveau ca scop principal verificarea integritii administratorilor, nu calitatea nregistrrilor. Auditul nu se baza pe controlul intern i nici nu avea ca scop, fie i secundar, verificarea contabilitii n sine (ca mod de nregistrare a tranzaciilor). Dup declanarea Revoluiei Industriale, datorit dezvoltrii afacerilor s-a schimbat radical atitudinea vizavi de sistemul contabil. Contabilitatea ncepe s fie standardizat ntr-o oarecare msur, iar rezultatele controlului intern ncep s fie utilizate n cadrul procedurilor de audit, ns

auditul continua s se bazeze pe o verificare exhaustiv a tranzaciilor n scopul detectrii fraudelor. Dup mijlocul secolului XIX, proprietarii ncearc s verifice ei nsii corectitudinea managerilor, dar i dau seama c verificarea conturilor necesit un personal calificat, care, n acelai timp, s fie independent fa de conducerea companiei verificate. Din acest moment profesia de auditor ncepe s capete un avnt considerabil, datorit cererii tot mai mari de profesioniti cu statut independent. Obiectivele auditului ncep s capete noi valene. Dac pn atunci se punea accent pe verificarea situaiilor financiare, urmrindu-se dac s-au nregistrat toate tranzaciile ntreprinderii, 4 reflectarea corect a acestora n registre i n bilan, din 1904 s-a decis ca auditorul s verifice i existena fizic a activelor ntreprinderii Dezvoltarea auditului din Marea Britanie de-a lungul secolului XIX, ca rezultat al revoluiei industriale i al creterii capitalului, a influenat profund evoluia profesiei de auditor n Statele Unite. Chiar dac, pn n anul 1932, practica american de audit a cunoscut o puternic influen britanic, n prima decad a secolului XX, profesia de auditor a luat un avnt considerabil n America, dezvoltndu-se ca profesie de sine stttoare. Auditul american a evoluat foarte rapid ctre utilizarea "testelor de audit" ca proceduri adaptate ritmului de expansiune a afacerilor de pe piata american. n paralel cu verificarea prin sondaj, se utilizeaz i tehnica verificrii tranzaciilor prin confirmri de la teri. Americanii au fost primii care au nceput uniformizarea i standardizarea practicilor de audit nc din anul 1917. Dup anul 1950 auditul a cunoscut o perioad de progrese importante, primul i cel mai important obiectiv al auditului rmnnd determinarea gradului de fidelitate al situaiilor financiare. Putem concluziona c auditul a evoluat n timp de la o verificare exhaustiv a tranzaciilor n vederea detectrii fraudelor, ctre o verificare prin sondaj, n scopul depistrii principalelor riscuri ale entitilor i evaluarea controlului intern care s-a organizat i se exercit la nivelul acestora. 1.2. Auditul intern concepte si trasaturi Funcia de audit intern are trei puncte de ancorare n existena entitii: Acord consiliere managerului; Acord ajutor salariailor fr a-i judeca; Se manifest independent la nivelul entitii. a) Acord consiliere managerului Ceea ce deosebete auditul intern de orice alt funcie de control din cadrul unei entiti este nsi competena acestuia de a consilia managerul, de a-i oferi asisten pentru a-i permite acestuia s-

i administreze mai bine activitile. b) Acord ajutor salariailor fr a-i judeca Auditul intern are n vedere mbuntirea performanei existente i nu judecarea sistemului de control intern. c) Este o funcie independent Independena auditului intern mbrac dou forme: independena structurii de audit n sensul c acesta trebuie s funcioneze subordonat celui mai nalt nivel ierarhic; independena auditorilor, n sensul c acetia nu trebuie ncrcai cu sarcini care nu ar trebui s le revin. Principalele trsturi ale auditului intern sunt urmtoarele: 5 universalitatea; independena; periodicitatea. a) Universalitatea const n faptul c auditul intern se organizeaz i funcioneaz n toate organizaiile indiferent de obiectul de activitate al acesteia. Domeniul de activitate al auditului intern l constituie toate activitile desfurate n cadrul unei entiti. b) Independena auditului const faptul c acesta nu trebuie s acioneze sub vreo constrngere manifestat din partea managementului sau a oricror ali factori de decizie dintr-o entitate. c) Periodicitatea se traduce prin aceea c auditul intern este o funcie stabil, ce se realizeaz n baza unui plan de audit strategic. 1.3. Functia de audit intern locul in entitate Funcia de audit, aa cum exist ea n zilele noastre n ntreprinderi, este de fapt o funcie nou cu particulariti unice i care nu se confund cu nici un precedent istoric. n acelai timp este o funcie universal i o funcie periodic. Este o funcie universal deoarece se aplic tuturor organizaiilor, dar este o funcie universal i pentru c se aplic tuturor Funciilor acolo unde aceasta se exercit. Este o funcie permanent n cadrul ntreprinderii, dar este o funcie periodic pentru cei care se ntlnesc cu acest fenomen. ,,Cei auditai" (efi de serviciu, efi de departamente, directori) primesc auditorii n misiune pentru 1 sptmn, 2 sptmni sau 3 luni. Dup terminarea misiunii, auditorii pleac. Vor reveni peste 2 ani, 3 ani sau 5 ani conform unei frecvene care va ine cont de importana riscului n activitatea auditat. Deci, funcie cu ntreruperi n msura n care activitatea nu se desfoar n permanen n acelai loc. Aceste trei caracteristici ale funciei de audit intern: noutate, universalitate, periodicitate sunt acum nsuite i recunoscute. Aceast evoluie nu s-a produs nici uniform, nici brusc. Puin cte

puin, funcia i-a compus noua imagine. 1.3.1 Control intern versus audit intern Intre controlul intern si auditul intern, exista unele deosebiri privind sfera de cuprindere si de continut. Controlul intern nu se organizeaz ca un compartiment distinct n cadrul entitii, el regsindu-se n structura fiecrei funcii a managementului, a fiecrei activiti i este responsabilitatea fiecrui angajat, pe cand auditul intern este subordonat conducerii entitatii economice, functionand intr-un compartiment distinct. Controlul intern1 reprezinta ,,ansamblul formelor de control exerciate la nivelul entitatii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere in concordanta cu obiectivele acesteia si cu 1 Legea nr.672/19.12.2002 privind auditul public intern6 reglementarile legale, in vederea asigurarii administrarii fondurilor in mod economic, eficient si eficace; include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele si procedurile". Auditul public intern2 reprezinta ,,activitatea functional independenta si obiectiva, care da asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice, perfectionand activitatile entitatii publice, ajuta entitatea publica sa isi indeplineasca obiectivele printro abrodare sistematica si metodica care evalueaza si imbunatateste eficienta si eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor de administrare". 1.3.2 Prezentarea, in paralel, a conceptelor de audit intern si control financiar de gestiune forma a controlului financiar propriu al agentilor economici La noi, o data cu adoptarea OG nr.119/1999 privind auditul intern3 si controlul financiar preventiv, au fost reglementate: controlul intern, auditul intern si controlul financiar preventiv la nivelul institutiilor publice. Astfel, in Normele metodologice de apilcare a OG nr.119/1999 se precizeaza: ,,nu trebuie facuta nicio confuzie intre controlul intern, ca ansamblu de masuri la dispozitia conducatorului institutiei publice, menit sa asigure buna functionare a institutiei publice, si auditul intern care, fiind un control de tip endogen, este un control de tip evaluare si, mai ales, este un control final, ultimul din seria controalelor efectuate de structurile proprii ale institutiti publice in cauza". Prin apariia Ordonanei Guvernului nr. 119/1999 se modifica coninutul controlului financiar intern, denumit pana acum ,,propriu" i avnd doua forme - controlul financiar preventiv i controlul financiar intern de gestiune - instituite prin art. 2 i art. 21 din Legea nr. 30/22.03.1991 privind organizarea i funcionarea controlului financiar i a Grzii financiare i art. l din Normele

Ministerului Economiei i Finanelor nr. 63943/1991, date n baza H.G. nr. 720/10.10.1991. Controlul financiar de gestiune este o forma a controlului financiar propriu al agentilor economici si ,,verifica respectarea dispozitiilor legale privitoare la gestionarea si gospodarirea mijloacelor materiale si banesti, pe baza documentelor inregistrate in contabilitate si a documentelor din evidenta tehnico-operativa"4. Obiectivele generale ale controlului intern sunt menionate de art. 3 al Ordonanei Guvernului nr. 119/1999 i au drept scop protejarea fondurilor publice mpotriva pierderilor de orice fel, respectarea legii i a reglementarilor n vigoare i informarea periodica a conducerii instituiei prin rapoarte privind situaia financiara a instituiei. Nu se mai subliniaz ca rol principal al acestui control verificarea gestionarii mijloacelor bneti i materiale, cum era pana acum prevzut de norme. Consider utila o prezentare in paralel a conceptelor de audit intern si control financiar de gestiune. 2 Legea nr.672/19.12.2002 privind auditul public intern 3 Incepand cu anul 2003, prevederile privind auditul intern din OG nr.119/1999 au fost abrogate prin Legea nr.672/2002 privind auditul public intern 4 Hotararea nr.720/10.10.1991 privind aprobarea Normelor de organizare si exercitare a controlului financiar elaborate de Ministerul Economiei si Finantelor 7 Nr. DOMENII DE CONTROL FINANCIAR DE AUDIT INTERN crt REFERINTA GESTIUNE activitate functional este o forma a controlului financiar independenta si obiectiva, ulterior, care se exercita cel putin o care da asigurari si consiliere data pe an, in totalitate sau prin conducerii pentru buna sondaj administrare a veniturilor si urmareste respectarea normelor 1. DEFINITII cheltuielilor publice, legale cu privire la existenta, perfectionand activitatile integritatea, pastrarea si paza entitatii publice bunurilor si valorilor de orice fel si

se exercit asupra tuturor detinute cu orice titlu de o entitate activitilor desfurate ntr-o patrimoniala entitate public -asigurarea obiectiv i -existenta, integritatea, pastrarea si consilierea, destinate s paza bunurilor ; mbunteasc sistemele i -utilizarea valorilor materiale, activitile entitii publice; casarea si declasarea de bunuri ; -sprijinirea ndeplinirii -efectuarea incasarilor si platilor in obiectivelor entitii publice lei si in valuta, in numerar sau prin 2. OBIECTIVE printr-o abordare sistematic cont ; i metodic, prin care se -intocmirea si circulatia mbunteste eficacitatea documentelor primare tehnicosistemului de conducere bazat operative si contabile6. pe gestiunea riscurilor, a controlului i a proceselor administrrii5. - misiunea de audit se - se efectueaza cel putin o data pe efectueaza cel putin o data la an ; in cazul unor unitati si gestiuni 3 ani ; materiale reduse ca volum, se poate efectua si la o perioada mai mare de un an, dar nu mai tarziu de o data la doi ani ; - face constatari, emite - face verificari, constatari, stabileste recomandari si concluzii si raspunderi, ia masuri de valorificare urmareste implementarea lor ; a constatarilor ; - recomandarile auditorului - masurile lasate de organele de sunt optionale pentru control in procesele-verbale incheiate 3. DEOSEBIRI management. sunt obligatorii. - in cazul constatarii unor face constatari, stabileste regularitati sau prejudicii, raspunderi si urmareste valorificarea raporteaza imediat conducerii constatarilor ; si instiinteaza stuctura de - in cazul constatarii de pagube, control intern abilitata pentru organele de control iau masuri de cercetare, respectiv Serviciul extindere a controlului asupra de Control Fianciar de intregii perioade in care, potrivit gestiune , neluand masuri cu legii, pot fi luate masuri de privire la cele constatate. recuperare a acestora si de tragere la raspundere a persoanelor vinovate ; 1.4 Obiectivele si sfera de activitate a auditului intern. Tipuri de audit intern

5 Legea nr.672/19.12.2002 privind auditul public intern 6Norma nr..63943/30.09.1991 privind modul de organizare si exercitare a controlului financiar propriu la ministere, departamente, alte organe centrale de stat, prefecturi si P 8 rimaria Municipiului Bucuresti, precum si la regiile autonome. Obiectivele auditului intern sunt urmtoarele: asigurarea obiectiv i consilierea, destinate s mbunteasc sistemele i activitile entitii publice; sprijinirea ndeplinirii obiectivelor entitii publice printr-o abordare sistematic i metodic, prin care se mbunteste eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscurilor, a controlului i a proceselor administrrii. Sfera auditului intern cuprinde: a) activitile financiare sau cu implicaii financiare desfurate de entitatea public din momentul constituirii angajamentelor pn la utilizarea fondurilor de ctre beneficiarii finali, inclusive a fondurilor provenite din asisten extern; b) constituirea veniturilor publice, respective autorizarea i stabilirea titlurilor de crean, precum i a facilitilor acordate la ncasarea acestora; c) administrarea patrimoniului public, precum i vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul privat sau public al statului ori la unitile administrative teritoriale; d) sistemele de management financiar i control, inclusiv contabilitatea i sistemele informatice aferente. Tipurile de audit intern n ara noastr sunt urmtoarele: a) auditul de sistem, care reprezint o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere i control intern, cu scopul de a stabili dac acestea funcioneaz economic, eficace i eficient, pentru identificarea deficienelor i formularea de recomandri pentru corectarea acestora; b) auditul performanei, care examineaz dac criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor i sarcinilor entitii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor i apreciaz dac rezultatele sunt conforme cu obiectivele; c) auditul de regularitate, care reprezint examinarea aciunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectrii ansamblului principiilor, regulilor procedurale i metodologice care le sunt aplicabile 1.5 Planificarea auditului intern Activitatea de audit intern este o activitate planificat, proces care se realizeaz pe baza analizei riscurilor asociate activitilor i care este menit s adauge valoare entitii auditate. Auditul intern comport trei niveluri de planificare: a) Planificare strategic adic planificare pe termen lung are n vedere faptul c toate activitile

unei entiti care sunt pretabile la riscuri trebuie auditate pe parcursul mai multor ani acest lucru fiind determinat de imposibilitatea auditrii ntr-un singur an a ntregii activiti; 9 b) Planificarea anual se materializeaz n elaborarea unui plan anual de audit intern care s cuprind misiunile ce pot fi efectuate pe parcursul unui an, misiuni stabilite n concordan cu analiza riscurilor, cu solicitrile organului ierarhic superior al structurii de audit, cu solicitrile managementului, cu semnalele primite de auditori, cu numrul existent de auditori din respectiva structur, etc. c) Planificarea misiunii de audit intern se materializat n elaborarea programului misiunii de audit intern, document elaborat la nceputul fiecrei misiuni i care presupune precizarea datelor la care se vor efectua fiecare dintre fazele misiunii de audit. Foarte importante n activitatea de planificare a auditului intern sunt urmtoarele aspecte: planificarea auditului trebuie s fie conform cu prevederile cartei auditului intern i cu modul de realizare a obiectivelor unei entiti. De aceea procesul de palnificare presupune n mod obligatoriu existena urmtoarelor elemente: obiective, un program al misiunilor, estimri de personal i de bugete financiare, rapoarte de activitate; obiectivele auditului intern trebuie s poat fi atinse n cadrul unor planuri operaionale i a unor bugete stabilite; planul de audit trebuie s cuprind urmtoarele elemente: structura auditat, activitile auditate, obiectivele auditabile, perioada auditat, perioada misiunii de audit, numrul de auditori interni ce vor efectua fiecare misiune de audit; este esenial estimarea timpului necesar innd cont de domeniul misiunii prevzute precum i de natura i sfera lucrrilor de audit realizate de auditori; 1.6 Carta auditului intern si codul privind conduita etica a auditorului intern. Carta auditului intern defineste obiectivele, drepturile si obligatiile auditului intern, este elaborata de catre fiecare sef al compartimentului de audit intern si aprobata de conducatorul entitatii. Carta auditului intern informeaza despre obiectivele si metodele de audit, clarifica misiunea de audit, fixeaza regulile de lucru intre auditor si auditat si promoveaza regulile de conduita. Codul de conduit etic profesional este destinat n principal ncurajrii unui comportament profesional ideal, dar trebuie elaborat astfel nct s fie realist i aplicabil. Principiile etice profesionale fundamentale, a cror respectare asigur atingerea obiectivelor profesiei de auditor, sunt urmtoarele: integritatea: un auditor profesionist trebuie s fie direct i onest n ndeplinirea serviciilor sale profesionale; obiectivitatea: un auditor profesionist trebuie sa fie corect i nu trebuie s ngduie ca

obiectivitatea s fie afectat de prejudeci, conflicte de interese sau influene externe; confidenialitate: un auditor profesionist trebuie s respecte confidenialitatea informaiilor dobndite pe parcursul derulrii serviciilor profesionale i nu trebuie s dezvluie nici o astfel de 10 informaie fr o autorizare corespunztoare i specific, cu excepia situaiilor n care exist un drept sau o obligaie legal, sau profesional care impune dezvluirea acelor obligaii; competena: implic permanenta actualizare a cunotinelor teoretice i practice. 1.7 Organizarea si desfasurarea auditului intern in Romania Auditul intern n ara noastr este organizat pe trei structuri distincte: a) Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI); b) Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI); c) compartimentele de audit public intern din entitile publice. a) Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI) este o structur ce a luat fiin pe lng Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI), organism cu caracter consultativ, pentru a aciona n vederea definirii strategiei i a mbuntirii activitii de audit public intern, n sectorul public. n realizarea obiectivelor sale CAPI are ca atribuii principale: dezbate planurile strategice de dezvoltare n domeniul auditului public intern i emite o opinie asupra direciilor de dezvoltare a acestuia; dezbate i avizeaz raportul anual privind activitatea de audit public intern i l prezint Guvernului; analizeaz importana recomandrilor formulate de auditorii interni n cazul divergenelor de opinii dintre conductorul entitii publice i auditorii interni, emind o opinie asupra consecinelor neimplementrii recomandrilor formulate de acetia. b) Uniunea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI) este structurat pe compartimente de specialitate, n subordinea direct a ministrului finanelor publice. n realizarea obiectivelor sale UCAAPI are urmtoarele atribuii principale: elaboreaz, conduce i aplic o strategie unitar n domeniul auditului public intern i monitorizeaz la nivel naional aceast activitate; dezvolt cadrul normativ n domeniul auditului public intern; dezvolt i implementeaz proceduri i metodologii uniforme, bazate pe standardele internaionale; elaboreaz Codul privind conduita etic a auditorului intern; verific respectarea normelor, instruciunilor, precum i a Codului privind conduita etic a auditorului intern de ctre compartimentele de audit public intern i poate iniia msurile corective necesare, n cooperare cu conductorul entitii publice n cauz. c) Compartimentul de audit intern se constituie n subordinea direct a conducerii

entitii publice. Atribuiile compartimentului de audit intern sunt: elaboreaz norme metodologice specifice entitii publice n care i desfoar activitatea, cu avizul UCAAPI; elaboreaz proiectul planului anual de audit public intern; efectueaz activiti de audit public intern pentru a evalua dac sistemele de management financiar i control ale entitii publice sunt transparente i sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien i eficacitate; elaboreaz raportul anual al activitii de audit public intern; n cazul identificrii unor iregulariti sau posibile prejudicii, raporteaz imediat conductorului entitii publice i structurii de control intern abilitate. 11 1. 8R eglementari in domeniul audit intern REGLEMENTARI PROBLEMA REGLEMENTATA Ordin nr. 252/03.02.2004 pentru Scopul Codului privind conduita etica a auditorului aprobarea Codului privind conduita intern este crearea cadrului etic necesar desfurrii etica a auditorului intern profesiei de auditor intern, astfel nct acesta sa i ndeplineasc cu profesionalism, loialitate, corectitudine i n mod constiincios ndatoririle de serviciu i sa se abin de la orice fapta care ar putea sa aduc prejudicii instituiei sau autoritii publice n care i desfoar activitatea. Codul privind conduita etica a auditorului intern este structurat n doua componente eseniale: a) principiile fundamentale pentru profesia i practica de audit public intern; b) regulile de conduita care impun normele de comportament pentru auditorii interni. Ordin nr.38/15.01.2003 pentru aplicarea normelor generale de audit public intern in aprobarea Normelor generale privind Romania exercitarea activitatii de audit public normele metodologice privind misiunea de audit public intern cu modificarile si completarile intern ulterioare ghidul procedural descrierea procedurilor si modelelor standard ale documentelor utilizate carta auditului intern rolul si obiectivele auditului intern; statutul compartimentului de audit public intern; principiile aplicabile compartimentului de audit public intern si auditorului intern; metodologie Legea nr.672/19.12.2002 privind auditul intern la entitatile publice, cu privire la formarea auditul public intern cu modificarile si i utilizarea fondurilor publice i administrarea

completarile ulterioare patrimoniului public Standarde de audit intern - avnd n Standardele profesionale cuprind mai multe componente, vedere c auditul intern se efectueaz legate logic ntr-un tot unitar, care ghideaz activitatea n entiti care difer foarte mult una acestora recunoscutee de practicienii n domeniu, i anume: de cealalt, pe plan internaional au - Codul deontologic al auditorului intern; aprut standarde de practic - Standarde de atribut seria 1000 denumite i profesional a auditului intern care Standarde de calificare - enun caracteristicile sunt recomandate auditorilor interni structuriilor de audit i persoanele individuale implicate n indiferent de mediul n care i efectuarea activitilor de audit intern i se compun din desfoar activitatea i pe baza crora patru standarde principale cu mai multe standarde acetia trebuie s-i realizeze propriile subsuduare, denumite i standarde de implementare standarde de aplicare a auditului intern practic; Standardele internaionale de audit - Standarde de realizare seria 2000 denumite intern sunt n permanen actualizate Standarde de funcionare descriu activitile de audit pentru ca practica n domeniu s fie intern, definesc criteriile de calitate, pentru msurarea mbuntit iar conflictele de interese acestora i se compun din apte standarde principale i din s dispar. mai multe standarde subsidiare; Standarde de aplicare practic seria AP 1000 i seria AP 2000 care sunt Standarde de implementare n cadrul misiunilor specifice. CAPITOLUL II REALIZAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN ETAPE, PROCEDURI SI DOCUMENTE 12 Misiunile de audit intern se desfoar conform normelor metodologice proprii activitii de audit intern din entitatea respectiv i presupune parcurgerea urmtoarele etape: 1. pregtirea misiunii de audit intern 2. intervenia la faa locului 3. raportul de audit intern 4.urmarirea recomandrilor In continuare prezentam schema generala privind derularea misiunii de audit public intern7. In partea stanga a graficului sunt prezentate etapele procesului de audit public intern, cu referire la procedurile de urmat, iar in partea dreapta rezultatele obtinute. DERULAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN Etape Proceduri Documente Initierea auditului Ordinul de serviciu Declaratia de independenta 7 Ordin nr.38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor gene

13 rale privind exercitarea activita Ntii ot de ific a a udi rea t publ privi ic nd i ntern declansarea misiunii de audit public intern Colectarea si prelucrarea informatiilor Pregatirea misiunii de Tabelul ,,puncte tari si puncte audit Analiza riscurilor slabe" Elaborarea programului Programul de audit; de audit public intern Programul interventiei la fata locului Deschiderea sedintei Minuta sedintei de deschidere Teste; Colectarea dovezilor Formularele constatarilor de audit Interventia la Constatarea si raportarea fata locului iregularitatilor Formular de constatare si raportare a iregularitatilor Revizuirea documentelor de lucru Nota centralizatoare a documentelor de lucru Inchiderea sedintei Minuta sedintei de inchidere Elaborarea proiectului de raport de audit Proiect de raport Transmiterea proiectului de raport Minuta reuniunii de Reuniunea de conciliere conciliere

Raportul de audit public intern Raportul final Raportul final Supervizarea Difuzarea raportului de audit public intern Urmarirea Urmarirea Fisa de urmarire a recomandarilor recomandarilor recomandarilor 2.1 Pregatirea misiunii de audit intern 14 Etapa pregtirii misiunii de audit intern se desfoar cu respectarea urmtoarelor proceduri: 1. Iniierea auditului; 2. Colectarea i prelucrarea informaiilor; 3. Identificarea i analiza riscurilor; 4. Elaborarea programului de audit intern; 5. edina de deschidere. 1. Iniierea auditului Procedura de iniiere a misiunii de audit presupune ntocmirea si transmiterea ordinului de serviciu echipei de auditori interni, care are rolul de a repartiza sarcinile auditorilor pentru c acetia s poat demara misiunea de audit intern. Ordinul de serviciu reprezint mandatul de intervenie dat de structura de audit intern i se ntocmete de ctre coordonatorul acesteia pe baza planului anual de audit intern i a informrii cadru privind efectuarea misiunii de audit intern. Asigurarea independenei auditorilor fa de entitile publice auditate se realizeaz prin ntocmirea declaraiei de independen, al crei scop este verificarea incompatibilitilor personale ale auditorilor att fa de conducerea, personalul i activitile auditate. Dac n timpul misiunii de audit intern apare o incompatibilitate real sau presupus, auditorii sunt obligai s-l informeze de urgen pe eful structurii de audit intern. 2. Colectarea i prelucrarea informaiilor n aceast faz auditorii poart discuii cu managementul entitii pentru a li se prezenta cadrul general de funcionare a entitii cnd se vor solicita principalele documente: organigrama, regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor, regulamente interne, etc. Acestia se deplaseaz la fiecare compartiment implicat n misiunea de audit, unde se desfoar activitile

cuprinse n plan i se familiarizeaz cu activitatea ce va fi evaluat. Colectarea i prelucrarea informaiilor presupune urmtoarele: identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socioeconomic n care entitatea auditat i desfoar activitatea; analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea entitii auditate; analiza entitii i a activitilor sale; analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit intern ; identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii i ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare a punctelor slabe i a celor tari; identificarea constatrilor semnificative i recomandrilor din rapoartele anterioare, care ar putea s afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit intern; 15 identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ; identificarea surselor poteniale de informaii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului i aprecierea validitii i credibilitii acestor informaii. 3. Identificarea i analiza riscurilor Evaluarea riscurilor aferente activitilor unei entiti reprezint o preocupare att a auditorilor ct i a controlului intern. Abordarea riscurilor trebuie s aib n vedere faptul c acestea comport trei componente: riscul inerent care este riscul ca o eroare material s se produc; riscul de control care este riscul ca sistemul de control intern al entitii s nu mpiedice sau s nu corecteze respectivele erori; riscul de nedetectare care este riscul ce poate aprea chiar dac auditorii interni au monitorizat riscurile existente (detectate). Procesul de evaluare a riscurilor trebuie s descopere riscurile msurabile i riscurile nemsurabile iar din total s le selecionaze pe cele controlabile. Auditorii evalueaz i monitorizeaz riscurile semnificative privind entitatea auditat prin compararea propriei liste de riscuri cu riscurile controlului intern; faptul c nu analizeaz toate riscurile nu nseamn c accept slbiciunile minore. Prin stabilirea activitilor de control se urmrete ca riscurile ridicate s devin medii sau sczute, pn la o eventual dispariie ulterioar. Prezentm n continuare cteva din liniile de stabilire a criteriilor de ierarhizare a riscurilor: 1) constatrile anterioare ale auditului sunt un indicator al disciplinei de control intern; 2) sensibilitatea reprezint evaluarea riscurilor inerente asociate entitilor/structurilor auditate; 3) mediul de control reprezint politicile colective, regulile obinuite, msurile de protecie fizic a patrimoniului i personalul folosit n acest scop;

4) relaii bune, atmosfer destins cu managementul executiv reflect ncrederea conductorilor auditului n managementul direct responsabil de unitatea auditat i implicarea managementului n controlul intern; 5) schimbri ale oamenilor sau sistemelor; 6) complexitatea reprezint potenialul pentru a comite erori sau inadecvri care ar putea trece neobservate din cauza complexitii mediului. Normele generale de audit intern stabilesc o metodologie de evaluare a riscurilor care presupune o serie de etape si anume: a) Fiecare activitate ce urmeaz a fi analizat se detaliaz n operaii succesive, prin descrierea procesului, de la iniierea i pn la realizarea lui. Ulterior pentru fiecare operaie trebuie identificate controalele interne specifice i riscurilor aferente. Ca document n aceast faz se ntocmete Lista 16 centralizatoare a obiectelor auditabile care cuprinde totalitatea operaiilor succesive pentru realizarea activitii. b) Identificarea riscurilor inerente asociate operaiilor prin determinarea impactului financiar al acestora. Aceast operaiune se concretizeaz n analiza operaiilor cuprinse n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile n scopul determinrii controalelor interne aferente activitilor i funcionalitii acestora. Exist mai multe posibiliti i anume: operaii la care nu se identific nici un risc (i nici controla einterne); operaii la care se identific mai multe riscuri (i mai multe controale); operaiicare pe lng riscurile identificate pe operaii mai pot genera n comun i alte riscuri. Aceast etap a procesului de audit se finalizeaz prin ntocmirea documentului Identificarea riscurilor pentru elaborarea cruia auditorii pot utiliza Chestionarul de control intern. c) Stabilirea criteriilor de analiz a riscurilor i a nivelurilor de apreciere a acesora se realizeaz innd cont de procedurile de audit unde se recomand utilizarea criteriilor privind aprecierea controlului intern. Etapa se concretizeaz n elaborarea documentului Lista criteriilor de analiz a riscurilor. d) Stabilirea nivelului riscului pe criteriile de apreciere se efectueaz prin aplicarea la fiecare criteriu de analiz a riscurilor a nivelului de apreciere i a ponderii nivelului de apreciere, concretizat n documentul intitulat Stabilirea nivelului riscurilor.

e) Determinarea punctajului total al riscului se realizeaz prim nmulirea, pe fiecare risc identificat, a nivelului i ponderilor factorilor de risc i nsumarea acestora pe baza formulei de calcul urmtoare: P1 = Pi * Ni n acest faz se elaboreaz documentul Determinarea punctajului total. f) Clasarea operaiilor pe baza analizei riscurilor se efectueaz avnd n vedre punctajele totale obinute anterior, stabilite n ordinea impactului produs asupra activitii i departajate pe o scar cu trei niveluri: mici, medii i mari. g) Ierarhizarea operaiilor n funcie de analiza riscurilorse realizeaz pe baza documentaiei efectuate n etapele anterioare i se concretizeaz n elaborarea Tabelului puncte tari puncte slabe, document care prezint rezultatul evalurii fiecrei operaii analizate i permite ierarhizarea riscurilor n scopul orientrii activitii de audit i elaborarea Programului de audit. h) Tematica n detaliu a obiectelor auditabile selectate cuprinde totalitatea domeniilor de audit selectate i este semnat de eful structurii de audit intern. Fiind adus la cunotina principalilor responsabili ai entitii n cadrul edinei de deschidere a misiunii de audit. 4. Elaborarea programului de audit intern 17 Programul de audit intern este documentul lucru al auditorilor i cuprinde aciunile concrete de efectuat pe fiecare obiect auditabil din tematica detaliat, cu scopul de a se atinge obiectivele auditului. Programul de audit are un dublu rol: l asigur pe eful structurii de audit intern c au fost luate n consideraie toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit intern; garanteaz repartizarea sarcinilor i planificarea activitilor de ctre supervizor. Pe baza Pogramului de audit se elaboreaz Programul interveniei la faa locului care are scopul de a prezenta detaliat lucrrile pe care echipa i propune s le efectueze i cuprinde: obiectivele, tipul testrii, locul testrii, durata testrii, auditorii implicai. 5. edina de deschidere a interveniei la faa locului se deruleaz la entitatea auditat, avand ca scop principal ntlnirea cu reprezentanii entitii auditate pentru a discuta domeniul auditului, obiectivele urmrite i modalitile de lucru privind misiunea de audit i aducerea la cunotin a programului de intervenie la faa locului. Documentul ce se ntocmete pe parcursul desfurrii sedintei este Minuta edinei de deshidere. 2.2 Intervenia la faa locului Aceast etap const n colectarea documentelor, analiza i evaluarea activitii si cuprinde urmtoarele proceduri: 1. Colectarea informaiilor;

2. Constatarea i raportarea iregularitilor; 3. Revizuirea documentelor de lucru; 4. edina de nchidere. 1. Colectarea informaiilor. Intervenia la faa locului const n colectarea documentelor, analiza i evaluarea acestora, care reprezint procedura de colectare a dovezilor. Scopul acestei proceduri l constituie efectuarea testrilor stabilite prin Programul interveniei la faa locului i obinerea de probe de audit adecvate, suficiente i relevante pentru formularea constatrilor, concluziilor i recomandrilor. La realizarea procedurii de colectare a informaiilor particip at auditorii ct i supervizorul, fiecare avnd atribuii spaciale, astfel: a) Auditorii: efectueaz testrile i procedurile prevzute prin program; apreciaz dovezile obinute din punctul de vedere al adecvrii, suficienei i relevanei; colecteaz documentele; numeroteaz documentele; 18 pregtesc i finalizeaz fiele de identificare i analiz a problemei - FIAP; tansmit FIAP - urile spre avizare supervizorului; ndosariaz documentele. b) Supervizorul: - analizeaz i supervizeaz testele; revede i supervizeaz FIAP urile. Pentru realizarea obiectivelor misiunii, auditorul n faza de intervenie la faa locului, va apela la tehnici i instrumente specifice de audit intern: 1. Verificarea - asigur validarea, confirmarea, acurateea nregistrrilor, documentelor, declaraiilor, concordana cu legile i regulamentele, precum i eficacitatea controalelor interne. Tehnici: comparaia; recalcularea; confirmarea; punerea de acord; garantarea; urmrirea. 2. Observarea fizic reprezint o modalitate prin care auditorii interni i formeaz o opinie proprie asupra situaiei evaluate. 3. Interviul se realizeaz de ctre auditori prin intervievarea persoanelor implicate n activitile auditate sau interesate de acestea. 4. Analiza const n descompunerea unei activiti n elamente componente, care pot fi izolate,

identificate, cuantiifcate i msurate distinct. 5. Chestionarele de luare la cunotin, de control intern i listele de verificare sunt instrumente care cuprind ntrebrile pe care le formuleaz auditorii interni. 6. Pista de audit reprezint tabloul de prezentare a circuitului auditului care permite stabilirea fluxurilor de informaii, atribuiilor i responsabilitilor, stabilete documentele justificative i reconstituie operaiunile de la suma total pn la detalii individuale, i invers. 7. Formularele se utilizeaz pentru prezentarea fundamental a constatrilor de audit i sunt de dou feluri: - Fiele de identificare i analiz a problemei care se ntocmete pentru fiecare disfuncionalitate constatat. n cadrul acestui document sunt prezentate cteva elemente eseniale i anume: problema, constatarea, cauza, consecina i recomandarea precum i soluia propus de auditori pentru remedierea activitii la care au fost constatate deficiene. - Fiele de constatare i raportare a iregularitilor au un caracter spacial ele fiind ntocmite atunci cnd sunt constatate abateri grave de la regulile procedurale i metodologice, respective de la regulile i legislaia aplicabil entitii auditatecare ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice. 2. Constatarea i raportarea iregularitilor n situaia n care auditorii interni au descoperit iregulariti, acetia trebuie s:: - raporteze cel trziu a doua zi efului structurii de audit intern iregularitile constatate, care pot fi abateri de la regulile procedurale i metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile entitii auditate care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice; 19 - supervizorul l informeaz pe conductorul entitii auditate n termen de trei zile cu privire la constatarea iregularitilor; managerul are obligaia de a iniia procedura de constituire a unei comisii de control format din specialiti pe domeniul ce urmeaz a fi cercetat. 3. Revizuirea documentelor de lucru a) Constituirea dosarelor de audit intern: I. Dosarul permanent: - Seciunea A Raportul de audit intern i anexele acestuia: Ordinul de serviciu; Declaraia de independen; Rapoartele (intermediar i final); Testele; Fiele de identificare i analiz a problemei; Fiele de constatare i raportare a iregularitilor; Programul interveniei la faa locului; Programul de audit intern.

Seciunea B Administrativ: Notificarea privind declanarea interveniei la faa locului; Minuta edinei de deschidere; Minuta edinei de nchidere; Minuta edinei de conciliere; Corespondena cu structura auditat. Seciunea C Documentaia misiunii de audit intern: Strategii interne; Reguli, regulamente i legi aplicabile; Proceduri de lucru; Materiale despre entitatea auditat; Informaii financiare; Rapoarte de audit anterioare; Informaii despre posturile cheie; Documentaia nalizei riscurilor; Documentaia privind sistemul de control intern. Seciunea D Supervizarea misiunii de audit intern Lista de supervizare a documentelor. 20 II. Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii ale documentelor justificative care trebuie s confirme i s sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere i cifre pentru fiecare seciune sau obiectiv de audit din cadrul programului de audit intern. Indexarea trebuie s fie simpl i uor de urmrit. b) Revizuirea documentelor de lucru Aceasta se efectueaz de ctre auditorii interni nainte de ntocmirea Proiectului raportului de audit intern, pentru a se asigura c documentele de lucru sunt pregtite n mod corespunztor i c acestea furnizeaz un sprijin adecvat pentru munca efectuat i pentru dovezile/probele adunate n timpul misiunii de audit intern. n cadrul acestei etape, auditorii apreciaz dac FIAP- urile i documentele de lucru asigur un sprijin corespunztor pentru misiune, efetueaz modificrile necesare la documente si ntocmesc nota centralizatoare a documentelor de lucru. c) Pstrarea i arhivarea documentelor i a dosarelor de audit Dosarele de audit sunt proprietatea entitii i sunt confideniale. Ele trebuie pstrate pn la ndeplinirea recomandrilor din raportul de audit intern, dup care se arhiveaz n concordan cu reglementrile legale privind arhivarea. 4. edina de nchidere edina de nchidere a interveniei la faa locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor, a

constatrilor i a recomandrilor preliminare, precum i discutarea unui plan de aciune i a unui calendar de implementare a recomandrilor, ocazie cu care se ntocmete minuta edinei de nchidere. 2.3 Raportul de audit intern Aceast etap const n elaborarea, transmiterea i difuazrea raportului de audit intern prin parcurgerea urmtoarelor proceduri: 1. Elaborarea proiectului raportului de audit intern; 2. Transmiterea proiectului de audit intern; 3. Reuniunea de conciliere; 4. ntocmirea raportului de audit intern final; 5. Difuzarea raportului de audit intern. 1. E laborarea proiectului de raport de audit intern Elaborarea proiectului raportului de audit intern, care mai poart numele de raport intermediar, presupune respectarea urmtoarelor cerine: a) constatrile trebuie s aparin domeniului auditat; 21 b) recomandrile trebuie s fie n concordan cu constatrile i trebuie s duc la reducerea riscurilor poteniale; c) raportul trebuie s exprime opinia auditorului; d) raportul se ntocmete pe baza Fielor de identificare i analiz a problemei; n cadrul acestei proceduri fiecare dintre membrii structurii de audit au anumite responsabiliti: auditorii redacteaz proiectul raportului de audit intern, indic pentru fiecare constatare cauza care a provocat-o, transmite efului structurii de audit proiectul raportului spre avizare; supervizorul analizeaz proiectul raportului de audit intern i formuleaz propuneri de modificare, stabilind dac este cazul s consulte compartimentul juridic; auditorii efectueaz schimbrile propuse de ctre supervizor i ndosariaz proiectul raportului de audit intern. 2. T ransmiterea proiectului raportului de audit intern Proiectul raportului de audit se transmite la structura auditat, iar aceasta poate trimite, punctele de vedere; acestea sunt analizate de auditori. Netransmiterea punctelor de vedere n termen presupune acordul tacit al structurii auditate n legtur cu proiectul raportului de audit intern. Procedura de transmitere a proiectului de raport de audit parcurge urmtorii pai: eful structurii de audit intern transmite proiectul raportului la entitatea auditat; reprezentanii entitii auditate analizeaz proiectul raportului de audit intern, solicit

dac este cazul reuniunea de conciliere si transmit punctele lor de vedere cu privire la coninutul proiectulu n maximum 15 zile de la primire; auditorii i supervizorul revd rspunsurile de la entitatea auditat i pregtesc reuniunea de conciliere; auditorii precizeaz n proiectul raportului de audit intern aspectele reinute din punctul de vedere al entitii auditate, dac se impune i ndosariaz punctul de vedere al entitii auditate. 3. R euniunea de conciliere n termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaz reuniunea de conciliere cu structura auditat, n cadrul creia reanalizeaz constatrile i recomandrile formulate cu scopul de a vedea dac acestea pot s fie modificate conform sugestiilir entitii auditate. Discuiile ce se poart n cadrul acestei edine sunt consemnate n documentul numit Minuta edinei de conciliere. 4. E laborarea raportului de audit intern Raportul de audit intern trebuie s includ modificrile discutate i convenite pe parcursul edinei de conciliere. 22 Procedura de ntocmire a raportului de audit intern urmeaz urmtorii pai: auditorii introduc n raportul final toate modificrile convenite; se finalizeaz raportul de audit intern; se ntocmete lista complet privind difuzarea raportului de audit; se semneaz raportul de auditori pe fiecare pagin. Procedura difuzrii raportului de audit intern se deruleaz astfel: auditorii transmit raportul, rezultatele concilierii i punctul de vedere al entitii auditate, efului structurii de audit intern; eful structurii de audit semneaz raportul i l transmite managerului care a aprobat efectuarea misiunii de audit intern; managerul analizeaz i avizeaz raportul de audit intern; auditorii transmit o copie a raportului avizat, entitii auditate. n situaia n care managerul nu a avizat unele recomandri, este responsabilitatea efului structurii de audit s transmit organului ierarhic superior o informare cu detaliarea recomandrilor formulate de auditori i neavizate de manager, nsoit de documente care s justifice urmrile neimplementrii respectivelor recomandri. n cazul n care nu exist puncte de vedere divergente ntre auditori i entitatea auditat, menionm c proiectul raportului de audit intern devine raportul final de audit intern. 2.4 Urmarirea recomandarilor

Urmrirea recomandrilor de ctre auditorii interni este un proces prin care se constat caracterul adecvat, eficacitatea i oportunitatea aciunilor ntreprinse de ctre conducerea entitii auditate pe baza recomandrilor din raportul de audit intern. Procedura se desfoar astfel: auditorii ntocmesc fia de urmrire a recomandrilor i verific implementarea recomandrilor la termenele stabilite; entitatea auditat transmite auditorilor o not de informare cu privire la stadiul implementrii recomandrilor din raportul de audit intern; eful structurii de audit intern transmite organului ierarhic superior stadiul progreselor nregistrate n implementarea recomandrilor. Dac termenele de implementare a recomandrilor nu au fost respectate este informat conducerea entitii care a aprobat desfurarea auditului. auditorii ndosariaz nota de informare cu privire la stadiul implementrii recomandrilor n dosarul permanent. CAPITOLUL III Studiu de caz privind realizarea misiunii de audit intern cu tema ,,De a da asigurari privind respectarea procedurilor de calcul al salariilor conform dispozitiilor interne si a legislatiei in vigoare" 23 Activitatea de salarizare reprezint o funcie suport important, fiind un domeniu de preferin al activitii auditorului intern, justificat n mare msur de multitudinea de procese care sunt derulate i n mod implicit de riscurile care le nsoesc. Misiunile de audit intern se desfoar conform normelor metodologice proprii activitii de audit intern din societate. Misiunile de audit se realizeaz printr-o metodologie proprie i presupune parcurgerea urmtoarele etape: pregtirea misiunii de audit intern intervenia la faa locului raportul de audit intern urmarirea recomandrilor. Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurri managementului asupra respectarii procedurilor de calcul al salariilor, a funcionalitii sistemului de control intern, respectiv a conformitii cu dispozitiile interne si cadrul legislativ normativ, fiind structurate pe urmtoarele domenii auditabile: Existena procedurilor interne privind calculul salariilor; Evidenierea corect a constituirii elementelor salariale i a plilor acestora n contabilitate; Modul de calcul si contabilizare a elementelor retinute din salarii si a cheltuielilor cu

personalul; Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar-contabile privind salariile; Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru calculul salariilor; Eficiena controlului intern privind modul de calcul al salariilor; Arhivarea documentelor. Misiunea de audit intern s-a desfasurat dupa cum urmeaza: In etapa de pregtire a misiunii de audit intern, au fost desfasurate urmatoarele activitati: - pe baza planului anual de audit intern si a Notificarii privind declansarea activitatii de audit intern a fost intocmit Ordinul de serviciu anexa nr.1 (pag.41); - a fost asigurata independena auditorilor fa de structurile prin ntocmirea Declaraiei de independen- anexa nr.2 (pag.42); - au fost purtate discuii cu managementul entitii pentru a li se prezenta cadrul general de funcionare a entitii si au fost solicitate principalele documente: organigrama, regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor, regulamente interne, etc; - identificarea si analiza riscurilor anexa nr.3 (pag.44); - elaborarea Programului de audit intern anexa nr.4 (pag.60); 24 - elaborarea Programului interventiei la fata locului anexa nr.5 (pag.65); - elaborarea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile anexa nr.6 (pag.69) - intocmirea Minutei sedintei de deschidere la fiecare sucursala auditata anexa nr.7(pag.73). In etapa de interventie la fata locului au fost efectuate testrile i procedurile prevzute prin programul de audit, s-au elaborat Fisele de identificare si analiza a problemelor FIAP anexa nr.8 (pag.74) si in urma discutiilor purtate cu conducerea sucursalei a fost intocmita Minuta sedintei de inchidere anexa nr.9 (pag.80). Pe baza Fielor de identificare i analiz a problemei a fost intocmit Proiectul raportului de audit intern. Intrucat nu au existat puncte de vedere divergente ntre auditori i entitatea auditat, proiectul raportului de audit intern a devenit Raportul final de audit intern si a fost intocmita si transmisa Fia de urmrire a recomandrilor. Raportul de audit intren si Fisa de urmarire a recomandarilor sunt prezentate in cele ce urmeaza. RAPORT DE AUDIT INTERN Tema: ,,De a da asigurri privind respectarea procedurilor de calcul a salariilor conform dispoziiilor interne i a legislaiei n vigoare". 25 Obiectivele principale ale misiunii de audit sunt: 1. Existena procedurilor interne privind calculul salariilor;

2. Evidenierea corect a constituirii elementelor salariale i a plilor acestora n contabilitate; 3. Modul de calcul si contabilizare a elementelor retinute din salarii si a cheltuielilor cu personalul; 4. Organizarea sistemului de raportare a datelor financiar-contabile privind salariile; 5. Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru calculul salariilor; 6. Eficiena controlului intern privind modul de calcul al salariilor; 7. Arhivarea documentelor. I. S copurile i obiectivele misiunii de audit public intern : Scopul misiunii de audit este de a da asigurri ca procedura de organizare a activitii de calculul al salariilor, organizarea i realizarea acesteia la nivel central i sucursale se desfoar conform reglementarilor in vigoare si a Regulamentului de Organizare si Funcionare aprobat de Directorul General, precum si identificarea eventualelor disfuncionaliti. Menionm c auditul efectuat este un audit de regularitate. Problemele supuse auditrii pentru fiecare obiectiv n parte au fost stabilite prin chestionare list de verificare n cadrul etapei de pregtire a misiunii de audit, acestea fiind incluse n dosar la ,,Seciunea C". II. Date de identificare a misiunii de audit intern 2.1 Baza legal Misiunea de audit intern s-a efectuat n conformitate cu prevederile Legii nr.672/2002 privind auditul public intern, a Ordinului nr. 38 din 15 ianuarie 2003 privind exercitarea activitii de audit public intern i cu respectarea normelor proprii privind activitatea de audit intern. Misiunea de audit cu tema menionat mai sus s-a efectuat avnd n vedere urmtoarele acte normative: Contractul Colectiv de Munca valabil in anul 2007; Ordinul nr.1850/14.12.2004 privind registrele i formularele financiar-contabile; Legea 19/17.03.2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurari sociale; OUG nr.158/17.11.2005 privind concediile si indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate; OMFP nr.1752/17.11.2005 pentru aprobarea reglementarilor contabile conforme cu directivele europene - cu modificarile si completarile ulterioare; Legea nr.200/22.05.2006 privind constituirea si utilizarea Fondului de garantare pentru plata creantelor salariale; Legea nr.346/05.06.2002 privind asigurarea pentru accidente de munca si boli profesionale; Legea nr.76/2002 privind sistemul asigurarilor pentru somaj si stimularea ocuparii fortei de munca; Legea

nr.95/14.04.2006 privind reforma in domeniul sanatatii; Legea nr. 487 din 27.12.2006 bugetului 26 asigurarilor sociale de stat pe anul 2007; Legea nr.571/2003 (Codul Fiscal); Ordin nr.1016/18.07.2005 privind aprobarea deducerilor personale lunare pentru contribuabilii care realizeaza venituri din salarii la functia de baza - cu modificarile si completarile ulterioare; Legea arhivelor nationale nr.16/02.04.1996, cu modificarile si completarile ulterioare; Legea nr. 53/2003 privind Codul Muncii. 2.2.Ordinul de serviciu Ordinul de serviciu a fost ntocmit de ef Serviciu Audit Intern, pe baza programului anual aprobat de Directorul General al societatii. Ordinul de serviciu reprezint mandatul de intervenie pentru desfurarea misiunii de audit intern. 2.3 Echipa de auditare: Ilie Ioana ef misiune Ctlin Nicoleta auditor intern 2.4 Durata misiunii de auditare: 05.05. 2008 - 04.07.2008 2.5 Perioada auditat: 01.01.2007 31.12.2007 III. Modul de desfurare a aciunii de audit public intern Misiunea de audit intern s-a desfurat avnd la baz, ca tehnic de audit, verificarea. n aplicarea acestei tehnici s-a urmrit modul de organizare a activitii de calculul a salariilor i a conformitii cu cadrul legislativ i normativ aplicabil la societate. Au fost utilizate urmtoarele tehnici de verificare: Comparaia: s-a confirmat identitatea unei informaii dup obinerea acesteia din dou sau mai multe surse diferite; Examinarea: s-a avut n vedere detectarea iregularitilor n aplicarea legislaiei i a procedurilor interne privind prevenirea i tratarea neregulilor legate de activitatea de calcul al salariilor. Interviul: pentru lmurirea aspectelor legate de organizarea i desfurarea activitii auditate; Observarea : n urma creia auditorii interni i-au format opinia proprie asupra modului de prevenire i tratare a neregulilor n activitatea auditat. 3.2. Principalele instrumente de audit intern care au fost utilizate pe parcursul desfurrii misiunii de audit au fost : C hestionarele - Tipul de chestionar ntocmit este chestionarul-list de verificare

(C.L.V.) - pentru stabilirea condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare obiectiv auditabil; 27 S-au ntocmit un numr de 7 (sapte) chestionare-list de verificare, care cuprind aspectele stabilite a se verifica n cadrul misiunii. F iele de identificare i analiza problemelor (F.I.A.P.) Pentru prezentarea fundamentat a constatrilor auditului intern s-au utilizat Fiele de identificare i analiza a problemelor (F.I.A.P.). S-au ntocmit un numr de 4 (patru) astfel de documente, pentru disfuncionalitile constatate, n care s-au prezentat rezumatul problemei, constatrile, cauzele, consecinele i recomandrile formulate de ctre auditorii interni. 3.3. Materialele ntocmite n cursul misiunii de audit public intern: - ordinul de serviciu; - declaraia de independen; - notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern; - identificarea i analiza riscurilor; - lista obiectelor auditabile; - programul de audit; - programul interveniei la faa locului; - minuta edinei de deschidere; - chestionare list de verificare pentru fiecare obiectiv auditabil; - teste de verificare; - fiele de identificare i analiza problemelor; - minuta edinei de nchidere; - proiectul raportului de audit intern. IV. Constatri , cauze , consecine , recomandri: Obiectivul nr.1 : " Existena procedurilor interne privind calculul salariilor." CONSTATRI: Salariatii Serviciului Resurse Umane nu au prevazuta in fisele posturilor atributia de tinere a evidentei efectuarii concediului de odihna si urmarire a modului de realizare a acestuia desi, conform ROF, aceasta atributie este specifica lor. In vederea identificarii personalului desemnat cu atributii de tinere a evidentei efectuarii concediului de odihna si urmarire a modului de realizare a acestuia, au fost analizate si fisele posturilor din cadrul serviciilor auditate. S-a constat ca tinerea evidentei efectuarii concediului de odihna si 28 urmarirea modului de realizare a acestuia, nu face obiectul niciuneia dintre atribuiile de serviciu prevazute in fisele posturilor respective .

CAUZE: Intocmirea fiselor de post pentru salariatii din cadrul Serviciului Resurse Umane fara luarea in considerare a tuturor atributiilor specifice acestui serviciu, prevazute in ROF. CONSECINE: Posibilitatea neacordarii unor drepturi salariale cuvenite sau a efectuarii unor plati salariale nejustificate, in unele cazuri. RECOMANDARI: Stabilirea persoanelor responsabile cu evidentierea si urmarirea modului de efectuare a concediilor de odihna. Corelarea atributiilor cuprinse in ROF pentru Serviciul Resurse Umane cu fisele de post ale persoanelor din cadrul acestui serviciu. Obiectivul nr. 2: ,, Evidenierea corect a constituirii elementelor salariale i a plilor acestora n contabilitate ". CONSTATRI: Urmare auditarii modului de evidentiere in foile colective de prezenta a orelor prestate de unii salariati si a modului de plata a acestora, au fost constatate neconcordante intre: - orele prestate in timpul noptii in lunile octombrie si noiembrie 2007 (defalcate pe date calendaristice) si totalul orelor trecute in rubrica ,,ore de noapte", inscrise in foile colective de prezenta, total ce a fost preluat in lista de plata ; - orele periculoase si suplimentare efectuate in luna martie 2007, conform foii colective de prezenta si cele preluate in lista de plata ; - orele festive efectuate in lunile aprilie si octombrie 2007, conform foilor colective de prezenta si cele platite ; - orele efectiv lucrate in luna decembrie 2007, conform foii colective de prezenta si cele platite. In anul 2007 au fost acordate unor salariati zile de concediu de odihna care nu corespund numarului de zile la care acestia aveau dreptul conform prevederilor Contractului Colectiv de Munca/2007 anexa nr.10. Exemple: indemnizaia de concediu de odihn a fost calculata i pltita pentru un numar mai mare de zile de concediu de odihna decat cel la care salariatii aveau dreptul. 29 nu a fost calculata i pltita indemnizaia de concediu de odihn pentru toate zilele n care salariatii se aflau efectiv n concediu de odihna . pentru unii inspectori de specialitate II din cadrul Serviciului Resurse Umane nu a fost calculata i pltita indemnizaia de concediu de odihn pentru toate zilele n care acetia se aflau efectiv n CO, drepturile salariale fiind calculate i pltite ca i zile lucrtoare prestate.

In cursul anului 2007 au fost acordate unor salariati indemnizatii pentru incapacitate temporara de munca ce nu au fost calculate conform prevederilor legale in vigoare. Exemple: a) n situaia n care unui salariat i s-au acordat mai multe concedii medicale pentru aceeai afeciune, fr ntrerupere ntre ele, la calculul indemnizaiilor pentru certificatele de concediu medical n continuare nu s-a meninut baza de calcul determinat pentru concediul medical iniial, conform prevederilor Ordonanei de Urgen a Guvernului nr.158/2005 privind concediile i indemnizaiile de asigurri sociale de sntate, cu modificrile i completrile ulterioare. b) in situaia n care unui salariat i s-au acordat mai multe concedii medicale pentru afeciuni diferite, fr ntrerupere ntre ele, indemnizaia pentru incapacitate temporar de munca nu s-a calculat i pltit separat, conform Ordonanei de Urgen a Guvernului nr.158/2005 privind concediile i indemnizaiile de asigurri sociale de sntate, cu modificrile i completrile ulterioare, meninndu-se baza de calcul determinat pentru concediul medical iniial. c) indemnizaiile pentru incapacitate temporar de munc ce au fost acordate unor salariai nu au fost suportate de ctre angajator din prima zi pana n a 5-a zi (calendaristic) de concediu medical i din bugetul Fondului naional unic de asigurri sociale de sntate, ncepnd cu ziua urmtoare celor suportate de angajator, conform prevederilor Ordonanei de Urgenta a Guvernului nr.158/2005 privind concediile i indemnizaiile de asigurri sociale de sntate, cu modificrile i completrile ulterioare. e) cuantumul brut lunar al indemnizatiei pentru incapacitate temporara de munca acordata unui salariat din cadrul punctului de lucru Constanta pentru perioada 24.09-30.09.2007, pe baza certificatului de concediu medical nr.450534, nu a fost determinat prin aplicarea procentului de 100% asupra bazei de calcul, conform articolului 17.2 din Ordonana de Urgenta a Guvernului nr.158/2005 privind concediile i indemnizaiile de asigurri sociale de sntate, cu modificrile i completrile ulterioare, desi codul indemnizatiei trecut pe certificatul de concediu medical este 06 ,,urgenta medicochirurgicala" f) in cazul in care prima zi de incapacitate temporara de munca coincide cu o zi in care salariatul ar trebui sa fie liber, conform graficului de lucru din luna respectiva, aceasta zi de concediu medical nu este trecuta in foaia colectiva de prezenta si nu este luata in calcul la stabilirea indemnizaiei de incapacitate temporara de munca, precum si a drepturilor salariale din luna respectiva,

pentru a nu se depi norma de lucru lunara. Situaia prezentata anterior se regsete doar in cazul personalului turant. In legislaia in vigoare se menioneaz: 30 1. Ordonana de Urgenta nr.158/17.11.2005 privind indemnizaiile de asigurri sociale de sntate, cu modificrile si completrile ulterioare - articolul 10.5 prevede ca: "din duratele de acordare a concediilor medicale, exprimate in zile calendaristice, se pltesc zilele lucrtoare"; 2. Norma de aplicare a Legii nr.19/2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurri sociale, din data de 04.05.2001, cu modificrile si completrile ulterioare D ,,Alte drepturi de asigurri sociale -pct. I art.12 prevede, de asemenea, ca: " indemnizaiile de asigurri sociale, cu excepia celor acordate pentru creterea copilului, se calculeaz i se pltesc n baza certificatelor de concediu medical, care constituie ordin de plat i care se elibereaz pe durate exprimate n zile calendaristice" Nu au fost aplicate prevederile Deciziilor de sanctionare emise de conducerea societatii in anul 2007, respectiv diminuarea salariului personalului vinovat cu procentele si in perioadele prevazute de acestea . CAUZE: Verificarea insuficienta, in unele cazuri, a concordantei dintre: -orele prestate in timpul noptii de unii salariati (defalcate pe date calendaristice) si totalul orelor trecute in rubrica ,,ore de noapte", evidentiate in foaia colectiva de prezenta; -datele trecute in foile colective de prezenta si cele preluate in listele de plata; -zilele de concediu de odihna uzate de salariati si zilele la care acestia aveau dreptul conform prevederilor Contractului Colectiv de Munca/2007. Inexistenta procedurilor interne cu privire la aplicarea prevederilor Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr.158/2005 privind concediile si indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate, cu modificarile si completarile ulterioare sau aplicarea necorespunzatoare a acestor prevederi; Inexistena procedurilor scrise privind completarea foilor colective de prezen sau intocmirea eronata a acestora ; Exercitarea necorespunzatoare a controlului ierarhic cu privire la activitatea de calcul al drepturilor salariale, de catre: -sef Birou Salarizare, asupra salariatilor din subordine; -sefii unitatilor exterioare, asupra salariatilor care intocmesc foile colective de prezenta;

Inexistenta instruciunilor interne referitoare la remunerarea salariailor turanti in situaia in care acetia se afla in incapacitate temporara de munca, in concordanta cu timpul efectiv lucrat si zilele de concediu medical de care acetia beneficiaz ; Lipsa instructiunilor scrise privind modul de constituire a drepturilor salariale. CONSECINE: - Neacordarea sau crearea posibilitatii neacordarii unor drepturi salariale cuvenite; - Efectuarea unor plati salariale nejustificate, in unele cazuri; 31 - Constituirea eronat a contribuiilor aferente salariilor datorate de unitate. RECOMANDARI: Recalcularea drepturile salariale, avandu-se in vedere constatarile prezentate. Verificarea modului de calcul, acordare i suportare a indemnizaiilor pentru incapacitate temporar de munc, pentru anul 2007, inndu-se cont de constatrile prezentate; Verificarea, pentru anul 2007, a modului de acordare a zilelor de concediu de odihna si aplicare a Dispozitiilor de sanctionare emise de conducerea societatii ; Asigurarea, in cadrul programului informatic, a unui algoritm de calcul al indemnizatiilor pentru certificatele de concediu medical in continuare, in vederea mentinerii bazei de calcul determinata pentru concediul medical initial; Elaborarea unor instructiuni scrise cu privire la : - aplicarea prevederilor Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr.158/2005 privind concediile si indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate, cu modificarile si completarile ulterioare ; - controlul ierarhic asupra modului de calcul al drepturilor salariale, in concordanta cu atributiile cuprinse in fisele posturilor persoanelor desemnate cu efectuarea acestuia ; - modul de constituire a drepturilor salariale, a urmaririi si verificarii documentelor justificative care stau la baza procedurii de calcul al salariilor; - intocmirea foilor colective de prezenta si desemnarea persoanelor raspunzatoare de exactitatea datelor mentionate in acestea ; - remunerarea salariailor turanti in situaia in care acetia se afla in incapacitate temporara de munca, in concordanta cu timpul efectiv lucrat si zilele de concediu medical de care acetia beneficiaz. In urma stabilirii instructiunilor cu privire la remunerarea salariailor turanti in situaia in care acetia se afla in incapacitate temporara de munca, in concordanta cu timpul efectiv lucrat si zilele de concediu medical de care acetia beneficiaz, se vor analiza aspectele constatate de echipa de auditori, prezentate in FIAP si se vor lua masurile corespunzatoare Obiectivul nr. 3 :

,, Modul de calcul i contabilizare a elementelor reinute din salarii i a cheltuielilor cu personalul ". CONSTATRI: In luna noiembrie 2007 au fost retinute unor salariati sume reprezentand imprumuturi si cotizatii la Casa de Ajutor Reciproc fara a se avea la baza documente justificative. CAUZE: - Inexistenta instructiunilor scrise referitoare la retinerile din salarii a imprumuturilor si cotizatiilor CAR si la controlul asupra acestora. 32 CONSECINE: - Posibilitatea retinerii din salarii a unor sume ce nu coincid cu cele datorate de personal in baza imprumuturilor CAR contractate. RECOMANDRI: Elaborarea unor instructiuni scrise referitoare la retinerile din salarii a imprumuturilor si cotizatiilor CAR si la controlul asupra acestora. Retinerea cotizatiilor si imprumuturilor CAR contractate de salariati doar pe baza documentelor justificative. Obiectivul nr. 7 : ,,Arhivarea documentelor". CONSTATRI: Pentru evidenta tuturor intrrilor si ieirilor din arhiva a documentelor create nu este nfiinat un registru, iar acestea nu se depun la depozitul arhivei pe baza de proces-verbal de predare-primire, conform prevederilor articolului 9 din Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naionale, cu modificrile si completrile ulterioare. La data auditrii nu sunt repartizate atribuii de arhivare a documentelor, conform prevederilor articolului 23 din Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naionale, cu modificrile si completrile ulterioare. CAUZE: Lipsa unor instruciuni proprii privind arhivarea documentelor sucursalei. CONSECINE: Posibilitatea pierderii sau distrugerii unor documente. RECOMANDRI: ntocmirea unor instruciuni proprii privind modul de arhivare a documentelor rezultate din activitatea de salarizare, conforme cu Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naionale, modificat i completat de Legea nr. 358/2002. Luarea masurilor pentru repartizarea atribuiilor de arhivare a documentelor si includerea acestora in fisa de post a persoanei desemnate. Concluziile raportului de audit In urma desfasurarii misiunii de audit, echipa de auditori interni a ca nu exista

instructiuni de lucru scrise pentru toate activitile de salarizare. 33 Prin elaborarea acestor instructiuni de lucru i implementarea recomandrilor menionate, considerm c se vor putea elimina in buna masura deficientele constatate, in vederea imbunatatirii activitatii de calcul al salariilor. FISA DE URMARIRE A RECOMANDARILOR Misiunea de audit cu tema: ,,De a da asigurri privind respectarea procedurilor de calcul al salariilor conform dispoziiilor interne i a legislaiei n vigoare" entat artial entat P entarii Nr. plem plem Im plem Recomandare entat eimN ata im plem D Im 1. Stabilirea persoanelor responsabile cu evidentierea si urmarirea modului de efectuare a concediilor de odihna. Corelarea atributiilor cuprinse in ROF pentru Serviciul Resurse Umane cu fisele de post ale persoanelor din cadrul acestui serviciu. 2. Recalcularea drepturile salariale, avandu-se in vedere constatarile prezentate. 3. Verificarea modului de calcul, acordare i suportare a indemnizaiilor pentru incapacitate temporar de munc, pentru anul 2007, inndu-se cont de deficientele constatate in cadrul misiunii de audit intern. 4. Verificarea, pentru anul 2007, a modului de acordare a zilelor de concediu de odihna si aplicare a Dispozitiilor de sanctionare emise de conducerea societatii 5. Asigurarea, in cadrul programului informatic aplicat, a unui algoritm de calcul al indemnizatiilor pentru certificatele de concediu medical in continuare, in vederea mentinerii bazei de

calcul determinata pentru concediul medical initial. 34 6. Elaborarea unor instructiuni scrise cu privire la : - aplicarea prevederilor Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr.158/2005 privind concediile si indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate, cu modificarile si completarile ulterioare ; - controlul ierarhic asupra modului de calcul al drepturilor salariale, in concordanta cu atributiile cuprinse in fisele posturilor persoanelor desemnate cu efectuarea acestuia ; - modul de constituire a drepturilor salariale, a urmaririi si verificarii documentelor justificative care stau la baza procedurii de calcul al salariilor; - intocmirea foilor colective de prezenta si desemnarea persoanelor raspunzatoare de exactitatea datelor mentionate in acestea ; - remunerarea salariailor turanti in situaia in care acetia se afla in incapacitate temporara de munca, in concordanta cu timpul efectiv lucrat si zilele de concediu medical de care acetia beneficiaz 7. Elaborarea unor instructiuni scrise referitoare la: - retinerile din salarii a imprumuturilor si cotizatiilor CAR; - controlul asupra acestora. Se va avea in vedere ca retinerile cotizatiilor si imprumuturilor contractate de salariati sa se efectueze numai pe baza documentelor justificative. 8. ntocmirea unor instruciuni proprii privind modul de arhivare a documentelor rezultate din activitatea de salarizare, conforme cu Legea nr.16/1996 a Arhivelor Naionale, modificat i completat de Legea nr. 358/2002. 9. Luarea masurilor pentru repartizarea atribuiilor de arhivare a documentelor si includerea acestora in fisa de post a persoanei desemnate. - CONCLUZII FINALE ALE LUCRARII 35 Problematica auditului intern este de data foarte recenta pentru practicile din Romania. El are rolul de a asigura managementul unei companii de faptul ca riscurile la care se expune societatea respectiva sunt controlate la un nivel acceptabil prin mecanismele de control intern constituite. Tinand seama de faptul ca o companie efectueaza activitati din ce in ce mai variate si mai numeroase, activitati ce presupun o serie de riscuri mai mult sau mai putin controlabile, auditul intern capata valente multidimensionale, nelimitandu-se la sfera financiar-contabila. In aceste circumstante, responsabilitatile si aria de pregatire profesionala a auditorului intern se

extinde, devenind mai complexa. O buna organizare a departamentului de audit intern la nivelul companiilor reprezinta un factor esential in indeplinirea obiectivelor acesteia. Modul de realizare a misiunii de audit intern, respectiv abordarea celor trei etape fundamentale ale acesteia - etapa de pregatire, realizare si incheiere, depinde foarte mult de capacitatile de lectura, atentie, observatie, dialog si comunicare ale auditorului. Consider esentiale o serie de elemente de care auditorii interni ar trebui sa tina cont in realizarea misiunii de audit intern, prezentate in cele ce urmeaza. Etapa de pregatire In etapa de pregatire, care deschide misiunea de audit, auditorii trebuie sa dea dovada de o capacitate serioasa de lectura si de atentie. Dincolo de orice rutina, ea necesita o capacitate de a invata si de a intelege. Auditorii trebuie sa cunoasca bine societatea, pentru a putea sti unde poate fi gasita informatia potrivita si de la cine poate fi ceruta. Identificand riscurile, auditorul trebuie sa isi concentreze atentia asupra punctelor esentiale, evitand astfel sa omita ulterior aspecte fundamentale si neriscand sa se piarda in detalii inutile. Sunt foarte utile conversatiile pregatitoare, permitandu-i sa ia in calcul prioritatile manageriale. Auditorul trebuie, inainte de toate, sa aiba de la inceput o viziune corecta asupra controlului intern specific activitatii auditate si sa identifice problemele esentiale privind activitatea auditata. Obiectivele activitatii pe care urmeaza sa o auditeze constituie unul din aspectele esentiale ce trebuie asimilate de catre auditor inainte de inceperea misiunii. A cunoaste bine aceste obiective, punctele slabe si cele tari de care trebuie sa tina cont responsabilii cu activitatea respectiva va permite auditorului sa aiba o viziune de ansamblu asupra societatii si a problemelor sale. De o reala importanta este si cunoasterea dosarelor de lucru ale ultimului audit realizat asupra activitatilor ce urmeaza a fi din nou auditate va ajuta auditorul in dobandirea de cunostine in acest sens. Pentru aceasta, conditia este ca dosarele sa fie complete, bine organizate. Asadar, calitatea dosarelor de audit este un element esential, intrucat in ele auditorul trebuie sa gaseasca o parte importanta a informatiilor pe care le va strange. Etapa de realizare 36 Apeleaza mai mult la capacitatile de observatie, dialog si comunicare ale auditorului. Prima obligatie a auditorului este sa se faca acceptat, iar criteriul unei integrari reusite consta in

a se face cerut. In acest stadiu trebuie sa se apeleze la capacitatile de analiza si la simtul de deductie al auditorului. In acest moment, auditorul va incepe sa formuleze observatiile si constatarile. Consider ca au o importanta deloc de neglijat elementele prezentate in cele ce urmeaza. deschiderea misiunii Auditorii nu sunt neaparat cunoscuti de interlocutorii lor. Cunoasterea reciproca si a atributiilor ce revin fiecaruia este indispensabila in vederea unei bune desfasurari a misiunii. Trebuie sa se tina cont de faptul ca prezentarea auditului intern este deosebit de importanta. Interlocutorii auditorilor, sefii serviciilor a caror activitate nu a mai fost auditata de 2-3 ani, stiu adesea foarte putine despre semnificatia auditului intern, sau uneori detin idei false despre acest subiect, ceea ce este si mai grav. chestionarul de control intern Acest chestionar trebuie sa cuprinda toate intrebarile relevante ce trebuie formulate pentru a efectua o analiza completa. In cazul auditului salariilor si a funcionalitii sistemului de control intern al acestora, misiune ce a facut obiectul studiului de caz al acestei lucrari, ar trebui formulate unele intrebari elementare si anume: - stabileste clasele de salarizare 1. Cine? - autorizeaza orele suplimentare - efectueaza calculul salariilor - autorizeaza plata sau viramentul 2. Care sunt elementele care constituie drepturile salariale? 3. Unde? - sunt inregistrate bazele de date - unde sunt centralizate acestea 4. Cand? - sunt efectuate corelarile contabile - sunt verificate calculele - se efectueaza plata salariului 5. Cum? - sunt stabilite nivelurile de remunerare - sunt calculate retinerile din salarii - sunt efectuate controalele si corelarile contabile - sunt calculate drepturile salariale (programul informatic) 37 Bineinteles, de la aceste intrebari se poate porni, aprofundand apoi analiza; de exemplu, cand ne punem intrebarea cum sunt efectuate controalele si colerarile, verificam daca exista o corespondenta intre statul de plata si dosarele personalului, intre suma din statul de plata, suma virata la banca si suma platita prin banca etc. FIAP fisa de analiza si identificare a problemei Este foarte important ca in analiza cauzelor care au condus la un anumit fenomen,

auditorul sa identifice elementul a carui imbunatatire ar evita o noua producere a fenomenului si nu elementul care decat pune lucrurile in ordine, dar care nu impiedica repetarea acestuia. Nu de putine ori, unii auditori interni trec la rubrica "cauze" explicatii cum ar fi "procedura nu a fost respectata", ceea ce ar atrage dupa sine recomandari de genul "respectarea procedurii", ce nu schimba cu nimic controlul intern si nici nu-l imbunatateste. Asadar, consider ca auditorul nu ar trebui sa se limiteze la acestea. El trebuie sa mearga mai departe, punand problema cauzelor care au dus la nerespectarea procedurii procedura neaplicabila; procedura necunoscuta - realizandu-se astfel un bun control asupra functionalitatii controlului intern. Etapa de incheiere Aceasta etapa necesita mai mult decat orice o mare capacitate de sinteza si o anumita aptitudine de redactare, chiar daca dialogul nu lipseste in aceasta ultima etapa. La incheierea misiunii de audit, auditorii trebuie sa prezinte reprezentantilor entitatii auditate recomandarile ce vor aparea in raportul de audit in functie de importanta lor. Daca consecintele reale sau posibile sunt secundare, trebuie sa se fereasca sa insiste prea mult asupra acestor probleme. Trebuie sa se evite acordarea unei importante prea mari unei probleme nesemnificative, pentru ca un astfel de lucru ar strica reputatia auditului intern, acuzandu-l ca nu se preocupa decat de problemele secumdare. Auditorii interni trebuie sa detina documente de lucru care reprezinta dovezi pentru toate problamele identificate pe parcursul misiunii de audit, pentru ca nimic nu este mai jalnic decat imaginea unui auditor pierdut prin dosare, cautand fara succes un document pe care toata lumea il asteapta. Prin luarea in considerare a celor mentionate anterior, precum si prin pregatirea profesionala continua a auditorului intern, consider ca se poate imbunatati activitatea desfasurata de acesta pe parcursul realizarii misiunilor de audit.. Concluzionam ca implementarea auditului intern n ara noastr este de o real importan pentru toate instituiile. Aceasta depinde de mai multi factori: - existena unei legislaii nu foarte restrictive privind modul de implementare a auditului intern; aceast activitate ar trebui s se desfoare n concordan cu standardele internaionale de audit intern, 38 iar legislaia ar trebui s contureze exclusiv cadrul n care s se dezvolte aceast activitate;

buna practic este important i mai eficient dect reglementarea strict; - sensibilizarea managerilor romni cu privire la importana i relevana activitii de audit intern; - mbuntirea pregtirii profesionale a auditorilor interni n vederea unei creteri a ncrederii pe care o au managerii n competena acestora; - funcia de consiliere a auditului intern este n prezent de o mare importan acest lucru dnd posibilitatea unei consultri permanente ntre manager i auditor; - independena auditorului intern i permite acestuia s priveasc n mod obiectiv activitatea i s formuleze o opinie care s-i dea managerului o asigurarea asupra bunei desfurri a activitii; - auditorii interni trebuie s fie persoane foarte bine pregtite n diverse domenii de activitate: economic, juridic, tehnic, medical, etc. i buni cunosctori ai standardelor internaionale de audit. De o reala insemnatate este si pozitionarea functiei de audit intern in cadrul unei societati. Asa cum am mentionat si in cuprinsul acestei lucrari, auditul intern nu trebuie confundat cu controlul de gestiune. Nu demult, putini puteau face o distinctie intre aceste doua functii. Intr-adevar, ambele Functii se ocupa de toate activitatile intreprinderii, avand caracter universal, insa diferentele sunt destul de importante pentru a le putea identifica si deosebi. Diferentele privind obiectivele sunt esentiale. Cunoastem obiectivele auditului intern, si anume un mai bun control asupra activitatilor desfasurate de intreprindere. Controlorul de gestiune se va ocupa mai mult de informare decat de sisteme si proceduri; in sensul cel mai larg, putem spune ca rolul sau este sa asigure mentinerea marilor echilibre ale societatii (achizitii; vanzari; stocuri), atragand atentia asupra abaterilor savarsite sau previzibile si recomandand masurile ce trebuie luate pentru restabilirea situatiei. Este esential de mentionat ca activitatea de audit intern este inca in faza de adolescenta in tara noastra. Trebuie facute eforturi sustinute in vederea promovarii importantei acesteia si cresterii competentei auditorilor interni, astfel incat acestia sa poate oferi opinii pertinente si relevante cu privire la ceea ce trebuie facut pentru cresterea performantei activitatilor. 39 BIBLIOGRAFIE S.I. Grigorescu ,,Auditul instituiilor publice" Editura Info Mega, 2005 J. Renard

,,Teoria i practica auditului intern", Editat de Ministerul Finanelor Publice, Bucureti, 2002 M.Boulescu, M.Ghita, V.Mares, P.Popanga ,,Controlul financiar si de gestiune a agentilor economici", Editura Tribuna Economica, Bucuresti, 2001 IIA Institutul Auditorilor Interni ,,Norme profesionale ale auditului intern", Editat de Ministerul Finanelor Publice, 2003 *** Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare *** Ordinul Ministrului Finanelor Publice nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern *** Ordinul nr.252/03.02.2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etica a auditorului *** Ordonanta nr.119/31.08.1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv. Norma nr..63943/30.09.1991 privind modul de *** organizare si exercitare a controlului financiar propriu la ministere, departamente, alte organe centrale de stat, prefecturi si Primaria Municipiului Bucuresti, precum si la regiile autonome www.cafr.ro *** www.mfinante.ro *** 40