Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
TRATAMIENTO DE LA INFORMACION Una oficina se identifica por las acciones de su personal: tradicionalmente los oficinistas eran aquellos que llevaban acabo el trabajo administrativo y no tenan actividad en relacin con compras, ventas, fabricacin o servicios. El trabajo de la oficina consiste principalmente en asociar actividades secretariales y administrativas con el manejo de la informacin. La informacin es necesaria para que los directores y gerentes puedan tomar decisiones, y para esto se necesita de la persona adecuada con la formacin correcta y en el momento oportuno. La secretara u oficina es el centro de informacin de la empresa y tiene una funcin de apoyo asegurando que la informacin se ha elaborado convenientemente para que la empresa alcance sus fines. La oficina no funciona por s misma y el trabajo de oficina no es un fin en s mismo. La verdadera razn de la oficina est en funcin de los objetivos primordiales de la empresa. Podemos clasificar las funciones de la oficina en cinco apartados: 1. recogida de informacin 2. registro de la informacin 3. elaboracin de la informacin 4. comunicacin de la informacin 5. almacenamiento de la informacin a. Recogida de la informacin La informacin puede ser recibida de las formas siguientes:
informacin telefnica
etc.)
comunicaciones escritas (rdenes de pedido, estractos bancarios, facturas) peridicos, revistas especializadas, material de promocin, etc.) publicaciones, oficiales, normativas, leyes, etc
b. Registro de la informacin La informacin se registra en el momento de ser recibida: normalmente una solicitud telefnica ser anotada en un impreso adecuado antes de hacrselo llegar a su destinatario.
e. Almacenamiento de la informacin Es imprescindible, para cualquier empresa, controlar correctamente todas sus actividades, tener la capacidad de revisarlas y estudiarlas en cualquier momento, a fin de tener absolutamente claro qu es lo que tiene y lo que no tiene, y cmo se est llevando a cabo el trabajo. Para eso debe adecuar el sistema de archivo que ms le acomode a sus actividades. En la mayora de los casos tambin es necesario tener un sistema de archivos confidenciales, por ejemplo, acta de constitucin de la empresa, estatutos, etc. Hay un viejo dicho: Por buscar un clavo, ser perdi una batalla, dicho que puede compararse con Por faltar un papel, se perdi un contrato. puede provocar un desastre en la empresa. Con frecuencia, la tarea de archivar se considera aburrida, y en ocasiones est relegada a acumular papeles y datos en forma desordenada y desorganizada, pero por abandonar esta tarea nos podemos ver envueltos en situaciones embarazosas. Para evitar estos inconvenientes debemos idear un sistema de archivo adecuado, eficiente y rigurosamente ordenado No hay un sistema de archivo mejor que otro; debemos encontrar el ms eficiente en la relacin trabajo/jefe/empresa. Un archivo perdido o documento no encontrado en un archivo determinado,
elegir un sistema de
funcionalidad habr que emplear normas precisas y generales. elegir un sistema de ordenacin y clasificacin adecuados al tipo de documentos con que se trabaja en la oficina.
a. Sistema horizontal:
encima de otro en carpetas, cajas archivadoras o cajones. documentos o cuando haya que ordenar documentos dispares y desdoblados, por ejemplo planos o mapas.
almacenados normalmente en carpetas individuales, colgando de una gua, dentro del cajn, en carpetas separadas. La referencia del archivo ir escrita en la parte superior de la carpeta.
VENTAJAS
DESVENTAJA S
CLASIFICAR LA INFORMACION Para que un sistema de archivo sea correcto y eficiente, debe almacenar la informacin en forma lgica y ordenada. La decisin que hay que tomar es cmo clasificar la documentacin. Antes de tomar una determinacin se debe consultar con aquellas personas que tambin utilizarn el archivo, para emplear el mtodo ms conveniente. En ocasiones, es el nombre de los clientes o proveedores lo ms importante. Sin embargo, si archivamos facturas, lo ms importante ser el Por tanto, cada nmero. Si estamos en el departamento de ventas, es probable que el nombre del producto o el distribuidor se habr de tener en cuenta. clasificacin es aconsejable segn la necesidad. Las ms corrientes son: 1. Alfabtica 2. Numrica 3. Ultimo dgito 4. Geogrfica 5. Temtica o de materia 6. Cronolgica
Universidad de Concepcin Cuando se archivan documentos del personal, se comienza por los apellidos (paterno, materno, nombres). Por ejemplo: Cartes Aros, Juan Esteban Corts Araya, Cueto Andrade, Jos Manuel Enzo Leonel Corvaln Amesti, Ana Isolina
3. Archivo ltimo dgito: Esta es una variacin del archivo numrico. En vez
del nmero ledo de izquierda a derecha, la referencia numrica se estructura en grupos de dos dgitos y es leda de derecha a izquierda; por ejemplo, el nmero 025412 indica que el archivo se encuentra en la seccin 12, subseccin 54, archivo nmero 2 de todo el sistema. Este sistema es til en un archivo de gran capacidad, donde las secciones se localizan en diferentes departamentos o lugares. nombres, etc. Los dgitos se referirn al asunto, series de
10
11
12
VENTAJAS, DESVENTAJAS Y USOS DE LOS DIFERENTES SISTEMAS VENTAJAS Fcil de comprender DESVENTAJAS Prdida de tiempo cuando se aumenta el archivo. UTILIZACION Clientes/proveedores Personal
Mtodo directo
ALFABETICO Puede estar dentro de otra clasificacin (alfanumrico, alfatemtico)
Necesita de un ndice
ULTIMO DIGITO
13
VENTAJAS
DESVENTAJAS
UTILIZACION
Conveniente cuando la
GEOGRAFIC O localizacin es importante Elemento de acceso directo
Oficinas de ventas,
organismos oficiales, oficinas de servicios, exportadoras, etc.
til cuando el asunto se conoce Dificultad para decidir el asunto al que pertenece un docto. Hay que homogenizar los asuntos Puede ser necesario un ndice Mucho tiempo para localizar doctos. Especficos Dificultad de ampliar el sistema
Oficinas de ventas, organismos oficiales, oficinas de servicios, exportadoras, etc. Instituciones educativas
Archivo inmediato en
pequeos sistemas Actas de reuniones, estados de cuenta, plazos, vencimientos de efectos bancarios.
14
A la hora de trabajar con el archivo hay que establecer ciertas normas o pautas de funcionamiento:
TARJETA DE SALIDA
Fecha entrega Referencia del archivo Nombre del archivo Destino: Depto/nombre Fecha de devolucin
Cuando en una empresa hay mucha documentacin es preferible mantener un archivo central con un estricto sistema de control. Algunas normas que es conveniente observar son: a. solamente la(s) persona(s) autorizadas tendrn acceso a los archivos b. cualquier solicitud de un documento tendr que ser hecha a travs de ese personal c. cuando un funcionario solicita un documento debe llenar la tarjeta de salida o el sistema que se haya ideado. De esta manera siempre habr un responsable por el documento.
15
d. el responsable del archivo debe revisar peridicamente para reclamar los documentos no le hayan sido devueltos. Otra de las decisiones importantes a tener en cuenta con los archivos es la de determinar el tiempo que permanecer la documentacin en existen normas legales al respecto, sobre todo cuando se el archivo definitivo y el tiempo que se han de guardar antes de ser destruidos. Aunque trata de ciertos documentos como plizas de seguro, actas de constitucin de la empresa. Otros, como pagos de impuestos, contratos, hipotecas, deben permanecer en el archivo durante el tiempo que dure su vigencia. Del punto anterior se desprende otra clasificacin del archivo, que es la que dice relacin la frecuencia uso de la informacin. tipos de archivo: De este modo existen tres
a. archivo activo:
b. archivo semiactivo:
c. archivo inactivo:
es ste
Cuando se deba determinar la continuidad o destruccin de un archivo, habr que tener en cuenta: Existe alguna exigencia legal de tiempo? Si es as, hasta cundo?
16
17
Nuevamente insistiremos en la importancia de revisar peridicamente nuestro sistema de archivo, tanto en su eficiencia como en cuanto a su versatilidad, y para eso seguiremos los siguientes pasos:
18