Sunteți pe pagina 1din 56

MISIUNE DE AUDIT INTERN

PREZENTAREA INSTITUIEI

Primria oraului Tg. Neamt are sediul n strada Stefan Cel Mare, Nr.15, tel. 0263-361026, 0263-361027, fax. 0263361029, Cod fiscal 4347887 Administraia public n unitile administrativ teritoriale se organizeaz i funcioneaz n temeiul principiilor descentralizrii, autonomiei locale, deconcentrrii serviciilor publice, eligibilitii autoritilor administraiei publice locale, legalitii i al consultrii cetenilor n soluionarea problemelor de interes deosebit. Autonomia local confer dreptul autoritilor publice locale de a soluiona i de a gestiona treburile publice, n condiiile legii i n numele si in interesul colectivitii locale pe care o reprezint. Autonomia local este numai administrativ i financiar, fiind exercitat numai pe baza i n limitele prevzute de lege. Autoritile administraiei publice locale sunt consiliile locale i primarii. Primarul este eful administraiei publice locale i al aparatului propriu, de specialitate, al autoritilor administraiei publice locale, reprezentnd oraul in relaiile cu alte autoriti publice, cu persoane fizice sau juridice, romne sau strine, precum i in justiie. Primria oraului Tg. Neamt funcioneaz potrivit prevederilor Legii administraiei publice locale nr.215/2001, republicat, aprut n Monitorul Oficial nr.123 din 20 februarie 2007. Total funcii publice: 63 Aparat propriu: 37 Serviciul asistenta sociala: 9 Serviciul Public Comunitar de Evidenta a Persoanelor:17 Personal contractual: 156 Primria Oraului este membru fondator al Asociaiei "ProSomes", asociaie pentru protecia mediului i prezervarea resurselor de ap. Asociaia este persoan juridic romn, non-profit, de interes comunitar, funcionnd n temeiul O.G.R. nr.26/2000. Obiectivul general al asociaiei este obinerea unei dezvoltri durabile n Bazinul Superior al Someului Mare. Pentru ndeplinirea acestui deziderat s-a nceput colaborarea nc din anul 2002 cu sindicatul SICALA" al comunitilor din bazinul superior al Loarei i afluenilor si din regiunea Auvergne - Frana. n momentul de fa asociaia este implicat ntr-un proiect internaional pe perioada 2005-2007 cu ali trei parteneri europeni: Sindicatul Intercomunitar de Amenajare a Loarei i al afluenilor si (SICALA), Oficiul Naional al Pdurilor Agenia Cantal Haute-Loire (ONF) - Frana i Asociaia Intercomunitar pentru protecia mediului i amenajarea rului Lamone (PasLamone) - Italia.

Procedura P01: Iniierea auditului

Primaria Tg. Neam Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 08 /07.09.2011

ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, cu modificrile si completrile ulterioare i a Planului de audit intern pentru anul 2012, se va efectua misiunea de audit intern la Serviciul Resurselor Umane si Contabilitate in perioada 10.09.201122.12.2011. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de calcul i de plat a salariilor, dac se respect cadrul legal i normativ, iar obiectivele stabilite sunt: 1. Salariile sunt corect stabilite 2. Plile sunt corect evideniate in contabilitate Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activitatii de gestiune a resurselor umane si contabilitate din entitatea publica.

Auditor, Olobanu Gabriela

Procedura P02: Iniierea auditului 3

Primria Tg. Neam Compartimentul de Audit Public Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Olobanu Gabriela Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor Data: 07.09.2011

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen? Auditor intern, Olobanu Gabriela

DA X

NU X X X X X X X X X X -

Procedura P03: Iniierea auditului 4

Primria Tg. Neam Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 12/07.09.2011

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Ctre: De la:

Primria Tg. Neam Compartimentul de Audit Public Intern

Referitor: Misiunea de audit intern Stabilirea i plata salariilor

Stimate: domnule Sechelaru Ion

n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2011, urmeaz ca n perioada 10.09.201122.12.2011 s efectum o misiune de audit intern Stabilirea i plata salariilor. Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independent conducerii n ceea ce privete funcionalitatea sistemului de control intern ataat activitii auditate i formularea de recomandri pentru mbuntirea acestuia. Perioada supus evalurii este 01.01.2011-31.12.2011 Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord sedinta de deschidere n vederea discutarii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd: prezentarea auditorilor; scopul misiunii de audit intern; prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; programul interventiei la fata locului; alte aspecte.

Pentru o mai buna ntelegere a activitatii dumneavoastra, va rugam sa ne puneti la dispozitie urmatoarea documentatie necesara privind activitatea de gestiune a resurselor umane: legile si reglementarile ce se aplica activitatilor dumneavoastra, organigrama serviciului dumneavoastra, 5

Regulamentul de organizare si functionare, fisele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizarii activitatii, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se refera la aceasta tema.

Pentru eventualele ntrebri privind aceasta aciune, v rugm s contactai pe doamna, Olobanu Gabriela, auditor intern, coordonatorul misiunii . Cu deosebit consideraie,

Auditor, Olobanu Gabriela

Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor

COLECTAREA INFORMAIILOR
Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor ntocmit: Olobanu Gabriela Data: 09.10.2011

COLECTAREA INFORMATIILOR NU X X OBSERVATII

DA gilor si regulamentelor aplicabile structurii X X X X X -

igramei amentului de organizare si funcionare r posturilor durilor scrise si formalizate sonalului responsabil rtului de audit intern anterior

Exista doar parial Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern

ate de alte instituii

X Procedura P05: Analiza riscului

Compartimentul de Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE


Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor
ntocmit: Olobanu Gabriela Data: 09.10.2011

Nr. crt
1.

Obiective
Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Obiecte auditabile
1. Salariul de baz 2. Sporul de vechime n munc 3. Modificarea salariilor,indemnizaiilor

Cadrul legislativ
- Legea 142 /1998 - Legea 53 /2003 - H.G.R. 2346 /2004) - H.G.R. 1766 /2005 - Legea nr. 493/2003; - Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1850/2004;

2.

Evidenierea corect a plilor in contabilitate

1. Operaiunile sunt efectuate pe baza documentelor justificative

Procedura P05: Analiza riscului Compartimentul de Audit Public Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Olobanu Gabriela Nr. crt. 1.

Data: 09.10.2011

Obiective Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Obiecte auditabile 1.Salariul de baz 2. Sporul de vechime n munc

Riscuri semnificative (identif

3.Modificarea drepturilor salariale 8

1. Stabilirea unui salariu de baz gresit 2. Nerespectarea contractului de munc 3. Stabilirea eronat a sporului de vechime 4. Acordarea sporului necuvenit 5. Neacordarea sporului de vechime 6. Personalul nu ia la cunotiin modificarea dr 7. Efectuarea de modificri salariale fr decizii

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative (identif

8. Neacordarea la timp a diferenelor de salarii, s

2.

Evidenierea corect a plilor in contabilitate

1. Operaiunile sunt efectuate pe baza documentelor justificative 2. Inregistrarea corect a plilor n Registrul-Jurnal 3. Rapoartele contabile sunt ntocmite pentru perioadele solicitate

9. Lipsa documentelor justifcative 10. Neregistratea documentelor cronologic 11. Completarea eronat a documentelor justific 12. Inexistena unor procedurilor privind modul 13. Completarea eronata a Registrului-Jurnal 14. nregistrarea necronologica a datelor 15. Nentocmirea corect i la termen a raportri 16.Lipsa procedurilor privind verificarea rapoart 17. Nedesemnarea persoanei responsabil cu into

: NOT: Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil. n acest studiu de caz au fost identificate 2 de obiecte auditabile crora le-au fost ataate 19 riscuri. Procedura P05: Analiza riscului Compartimentul de Audit Public Intern

STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR I NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCULUI


9

Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor Perioada auditat: 01.01.2011.-31.12.2011 ntocmit: Olobanu Gabriela

Data: 09.10.2011

Ponderea Nivelul de apreciere al riscului (Ni) Factori de risc factorilor de risc (Fi) (Pi) N1 N2 N3 Aprecierea -Exist proceduri, -Exist proceduri -Nu exist controlului P1 50% sunt cunoscute dar si se aplica proceduri intern F1 nu se aplic Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3 P2 30% -Impact financiar sczut -Vulnerabilitate mic -Impact financiar normal/mediu -Vulnerabilitate medie -Impact financiar ridicat -Vulnerabilitate mare

P3 20%

Not: Cei trei factori de risc din acest document sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, se recomanda sa avem n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100. n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor.

Compartimentul de Audit Public Intern

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN - CLC


Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Olobanu Gabriela ACTIVITATEA DE AUDIT 1. Stabilirea dreturilor salariale cuvenite personalului - la stabilirea salariului de baz s-a luat in considerare nivelul studiilor, calificarea si pregatirea profesionala, importanta postului, caracteristicile sarcinilor si competentele profesionale? - s-a respectat contractul de munca ? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - avei monografii privind modul de ntocmire a registrelor de contabilitate? - avei personal specializat responsabil cu ntocmirea registrelor de contabilitate? - jurnalele, centralizeaz i nregistreaz operaiunile consemnate n documente justificative? - sunt prezentate registrele sub forma unor listri informatice? - dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar - listrile informatice respect prevederile legale d.p.d.v. al formatului? 2. Organizarea contabilitii - exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea contabilitii? - procedurile de lucru acoper toate domeniile? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - avei monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor? - avei desemnat o persoan responsabil cu evidena contabil a materiilor prime, materialelor consumabile, i a obiectelor de natura obiectelor de inventar? - exist un responsabil cu urmrirea creanelor i datoriilor entitii? - pentru activitatea de trezorerie, avei desemnai responsabili cu evidena contabil a acestor operaiuni? - exist elaborat planul general de paz? - exist un sistem de proceduri care s reglementeze activitatea de paz? 11

Data: 09.10.2011 DA x NU OBS

ACTIVITATEA DE AUDIT - procedurile specifice existente sunt scrise i formalizate? - exist un sistem de proceduri care s previn lipsurilor n gestiune? - procedurile existente sunt scrise i formalizate? - avei monografii privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul? - suntei informat despre modalitile de nregistrare n contabilitate a diferenelor rezultate din inventariere? - avei procedur privind ntocmirea balanei de verificare? - dac da, aceasta este formalizat? - exist persoane responsabile cu organizarea evidenei tehnicoperative? - exist elaborat i aprobat de conducerea entitii documentul Circuitul documentelor? - exist formalizat acest document? - sunt cuprinse n documentul Circuitul documentelor toate modelele de registre i formulare financiar-contabile comune pe economie? - exist un program anual de formare profesional? - dac da, acest program acoper toate domeniile?

DA

NU

OBS

Not: Chestionarul de luare la cunotin se adreseaz nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de a evalua prin ntrebrile formulate si rspunsurile primite existenta si funcionalitatea controalelor interne din cadrul entitii.

12

Procedura P05: Analiza riscului Compartimentul de Audit Public Intern STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Olobanu Gabriela Data: 09.10.2011 Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ Punctajul intern (F1) (F2) (F3) total P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 3 2 2 2,5 3 2 2 2,5 2 1 1 1,5 1 2 1 1.3 2 2 2 2 2 2 1 3 1 2 1.8 2,3

Nr. crt. 1.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Stabilirea drepturilor salariale

1. Salariul de baz

1. Stabilirea unui Salariu de baz gresit 2. . Nerespectarea contractului de munc 2. Sporul de vechime 3. Stabilirea eronat a sporului de vechime 4. Acordarea sporului necuvenit 5. Neacordarea sporului de vechime 3. Modificarea 6. Personalul nu ia la cunotiin modificarea drepturilor salariale drepturilor salariale 7. Efectuarea de modificri salariale fr decizii de aprobare

13

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ Punctajul intern (F1) (F2) (F3) total P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

8. Neacordarea la timp a diferenelor de salarii, sporuri, indemnizaii 2 2 1 1,8

2.

1. Operaiunile sunt Evidenierea efectuate pe baza corect a plilor documentelor in contabilitate justificative 2. Inregistrarea corect a plilor n Registrul-Jurnal

9. Lipsa documentelor justifcative 10. Neregistratea documentelor cronologic 11. Completarea eronat a documentelor justificative 12. Inexistena unor procedurilor privind modul de ntocmire a R.J 13. Completarea eronata a Registrului-Jurnal 14. nregistrarea necronologica a datelor 15. Nentocmirea corect i la termen a raportrilor 16.Lipsa procedurilor privind verificarea rapoartelor 17. Nedesemnarea persoanei responsabil cu intocmirea rapoartelor Procedura P05: Analiza riscului

2 2 3 3 3 2 3 3 2

3 2 2 1 2 2 2 1 1

3 2 2 3 2 2 1 1 1

2,5 2 2,5 2,4 2,3 2 1,8 2 1,5

3. Rapoartele contabile sunt ntocmite pentru perioadele solicitate

Compartimentul de Audit Public Intern 14

CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE (OPERAIILOR) N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Olobanu Gabriela Data: 09.10.2011 Nr. crt. 1. Obiective Stabilirea drepturilor salariale Obiecte auditabile 1. Salariul de baz 2. Sporul de vechime 3. Modificarea drepturilor salariale Riscuri semnificative 1. Stabilirea unui Salariu de baz gresit 2. . Nerespectarea contractului de munc 3. Stabilirea eronat a sporului de vechime 4. Acordarea sporului necuvenit 5. Neacordarea sporului de vechime 6. Personalul nu ia la cunotiin modificarea drepturilor salariale 7. Efectuarea de modificri salariale fr decizii de aprobare 8. Neacordarea la timp a diferenelor de salarii, sporuri, indemnizaii Punctajul total 2,5 2,5 1,5 1.3 2 1.8 2,3 Clasare mare Mare Mic Mic mediu Mediu Mare OBS

Nu Nu

1,8

Mediu

2.

1. Operaiunile sunt

9. Lipsa documentelor justifcative

2,5

Mare

15

Nr. crt.

Obiective Evidenierea corect a plilor in contabilitate

Obiecte auditabile efectuate pe baza documentelor justificative 2. Inregistrarea corect a plilor n Registrul-Jurnal

Riscuri semnificative 10. Neregistratea documentelor cronologic 11. Completarea eronat a documentelor justificative 12. Inexistena unor procedurilor privind modul de ntocmire a R.J 13. Completarea eronata a Registrului-Jurnal

Punctajul total 2 2,5 2,4 2,3 2 1,8 2 1,5

Clasare Mediu Mare Mare Mare Mediu Mediu Mediu Mic

OBS

14. nregistrarea necronologica a datelor 15. Nentocmirea corect i la termen a raportrilor 3. Rapoartele 16.Lipsa procedurilor privind verificarea contabile sunt rapoartelor ntocmite pentru 17. Nedesemnarea persoanei responsabil cu perioadele solicitate intocmirea rapoartelor

Nu

Procedura P05: Analiza riscului Compartimentul de Audit Public Intern TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Olobanu Gabriela Data: 09.10.2011 16

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Puncte T/S

Consecina funcionriinefuncionri i controlului intern

1.

Stabilirea drepturilor salariale

1. Salariul de baz

1. Stabilirea unui Salariu de baz gresit 2. . Nerespectarea contractului de munc

S T Exist si funcioneaz sistemul de control intern PLI ERONATE CHIARDAC NU IA LA CUNOSTIIN SUNT CORECT STABILITE

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern Sczut Mediu

OBS

DA Nu

2. Sporul de vechime 3. Modificarea drepturilor salariale

5. Neacordarea sporului de vechime 6. Personalul nu ia la cunotiin modificarea drepturilor salariale

MEDIU MEDIU

NU NU

7. Efectuarea de modificri salariale fr decizii de aprobare 8. Neacordarea la timp a diferenelor de salarii, sporuri, indemnizaii T

sczut

DA

Exist si funcioneaz sistemul de control intern 2. Evidenierea 1. Operaiunile sunt efectuate pe baza 9. Lipsa documentelor justifcative 10. Neregistratea operaiunilor cronologic 17 S s

Mediu

nu

Sczut sczut

DA da

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Puncte T/S

Consecina funcionriinefuncionri i controlului intern Exist si funcionceaz sistemul de control intern Exist si funcioneaz sistem de control intern Sistem de control intern Exist si funcioneaz sistemul de control intern Exist si funcioneaz sistemul de control intern

corect a plilor in contabilitate

documentelor justificative 2. Inregistrarea corect a plilor n Registrul-Jurnal

11. Completarea eronat a documentelor justificative 12. Inexistena unor procedurilor privind modul de ntocmire a R.J 13. Completarea eronata a Registrului-Jurnal 14. nregistrarea necronologica a datelor

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern mediu

OBS

nu

mediu

nu

T T T

mediu mediu

nu nu

3. Rapoartele 15. Nentocmirea corect i la termen a raportrilor contabile sunt 16.Lipsa procedurilor privind verificarea ntocmite pentru rapoartelor perioadele solicitate Procedura P05: Analiza riscului Compartimentul de Audit Public Intern

S T

sczut Mediu

Da nu

18

TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Olobanu Gabriela Obiective Obiecte auditabile selectate 1. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului Evidenierea corect a plilor in contabilitate Salariul de baz Modificarea drepturilor salariale Operatiunile sunt efectuate in baza documentelor justificative Rapoartele contabile sunt ntocmite pentru perioadele solicitate Verificarea modului de calcul al salariului de baz Analiza deciziilor de aprobare a modificrilor salariale Verificarea existenei documentelor justificative Analiza cronologic a documentelor justificative Verificarea corectitudinii i a termenului de intocmire a rapoartelor

Data: 09.10.2011 Poziia n RAI II. 1.1.1. II. 1.2.1. II.2.1.1 II.2.2.2 II.2.2.1

2.

19

Obiective Obiecte auditabile selectate

Poziia n RAI

Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern Compartimentul de Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Olobanu Gabriela DURATA (H) 310 62 2 2 4

Data: 09.10.2010 PERSOANELE IMPLICATE Olobanu Gabriela Olobanu Gabriela Olobanu Gabriela LOCUL DESFURRII DAPI DAPI DAPI

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE

Tema general: Serviciul Resurse Umane si Serviciul Contabilitate 1. Pregtirea misiunii de audit Tiprirea i procesarea ordinului de serviciu Tiprirea i procesarea Declaraiei de independen a auditorului Pregtirea si procesarea notificrii privind Declaraoa misiunii de audit intern 20

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE Colectarea i prelucrarea informaiilor ntocmirea Listei Centralizatoare a obiectelor auditabile Elaborarea Tabelului Puncte tari/slabe Elaborarea programului de Audit Intern ntocmirea programului de intervenie la faa locului Obinerea aprobrii notei i anexelor acesteia: anexele colectarea i prelucrarea datelor i tabelul puncte tari/slabe Planificarea i organizarea edinei de deschidere Redactarea minutei de deschidere

DURATA (H) 8 8 8 8 8 10 2 2 88 16 2 16 6 4 16 2 16 6 4 160 48 48

PERSOANELE IMPLICATE Olobanu Gabriela Olobanu Gabriela Olobanu Gabriela Olobanu Gabriela Olobanu Gabriela Olobanu Gabriela Olobanu Gabriela Olobanu Gabriela

LOCUL DESFURRII DAPI AUDITAT DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI AUDITAT AUDITAT

2. Intervenia la faa locului Obiectivul I Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Efectuarea testelor Discutarea constatrilor cu directorul colii

Olobanu Gabriela AUDITAT DAPI

Elaborarea FIAP-urilor Colectarea dovezilor Revizuirea documentelor d.p.d.v al formei si al coninutului i ntocmirea notei centralizatoare a documentelor de lucru Obiectivul II Efectuarea testelor Evidenierea corect a plilor Discutarea constatrilor cu directorul colii n contabilitate Elaborarea FIAP-urilor Colectarea dovezilor Revizuirea documentelor d.p.d.v al formei si al coninutului i ntocmirea notei centralizatoare a documentelor de lucru 3. Raportul de audit intern Elaborarea proiectului de raport de audit intern Revizuirea raportului de audit intern fcut de auditori 21

Olobanu Gabriela AUDITAT DAPI

Olobanu Gabriela Olobanu Gabriela Olobanu Gabriela

DAPI DAPI

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE Obinerea aprobrii proiectului de raport de audit internde ctre conducere Transmiterea proiectului de raport de audit intern ctre conducere i solicitarea unui rspuns in termen de 15 zile Planificarea i organizarea reuniunii de conciliere Includerea in raportul de audit intern a aspectelor retinute din punct de vedere al auditorului Obinerea aprobrii raportului de audit intern Finalizarea raportului de audit intern Difuzarea i transmiterea raportului de audit intern conducerii entitii auditate ntocmirea fiei de urmrire a recomandrilor

DURATA (H) 8 8 8 8 16 8 8 16

PERSOANELE IMPLICATE Olobanu Gabriela Olobanu Gabriela Olobanu Gabriela Olobanu Gabriela Olobanu Gabriela Olobanu Gabriela Olobanu Gabriela

LOCUL DESFURRII DAPI DAPI AUDITAT DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI

4. Urmrirea recomandrilor

22

Compartimentul de Audit Public Intern

PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCUL

Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Olobanu Gabriela Obiectivul I. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Durata Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul Nr. test crt. (h) 1. Salariul de baz Examinarea Interviu nr. 1.1.1 deciziilor, analiza PC 25 Test 1.2.1 statelor
02.0 1.12

Data: 09.10.2011

Nr. lista verificare LV 1

Auditori Odaie Elena

drepturilor Examinarea deciziilor, Interviu nr. 1.1.1 PC 25 compararea statelor de plat cu deciziile Obiectivul II. NREGISTRAREA CORECT A OPERAIUNILOR N CONTABILITATE Durata Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul Nr. test crt. (h) 23

Modificarea salariale

LV 1

Odaie Elena

Nr. lista verificare

Auditori

Obiectivul I. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Durata Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul Nr. test crt. (h) 03.0 Operaiunile sunt Verificarea 1.12 efectuate n baza operatiunilor PC documentelor justificative contabile si a Interviu legalitii 2 nr. 2.2.1 documentelor, examinarea inregistrrilor
6.

Nr. lista verificare

Auditori

LV2

Miron Mariana

Rapoartele contabile sunt Verificarea realitatii ntocmite pentru perioadele datelor din rapoarte, solicitate urmrirea termenelor de raportare

PC 6 Test 2.4.1 LV2 Miron Mariana

Auditor intern Olobanu Gabriela

24

Procedura P07: edina de deschidere Compartimentul de Audit Public Intern

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE


Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Olobanu Gabriela A. Lista participanilor: Numele Olobanu Gabriela Sechelaru Mihaela Tanase Ioana Sechelaru Ioan Popa Vasile Funcia auditor Contabil ef secretar director Administrator Direcia/ Serviciul ISJ Primria Tg. Neam Primria Tg. Neam Primria Tg. Neam Primria Tg. Neam Nr. telefon Email Semntur a

Data: 09.10.2011

B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern;

25

- Prezentarea i discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia acestora. n acelai timp, a fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele comentarii cu privire la complexitatea activitii Direciei Buget i Contabilitate Intern i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiti; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, dup analiza de risc efectuat. - Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor efectuate .a. - Stabilirea edinei de nchidere, inclusiv a participanilor la aceasta; - Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). - Explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, inclusiv Planul de aciune realizat de entitatea auditat i Calendarul implementrii acestora, cu termene i persoane responsabile. Auditori interni, Auditai,

Procedura P07: Chestionar 26

LISTA DE VERIFICARE NR. 1


Obiectivul I. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului Nr. crt. 1

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS

Stabilirea salariilor cuvenite personalului Verificai dac salariul de baz a fost stabilit corect X Verificai dac exista proceduri scrise X Verificai dac modificarile legislative sunt aduse la cunostina personalulul Verificai dac procedurile sunt actualizate ca urmare a modificrilor legislative Verificai dac existadecizii de modificare adrepturilor salariale X Verificai dac statele corespund cu personalul angajat X nregistrarea corect a platilor in contabilitate Verificai dac operatiunile sunt efectuate pe baza documentelor X justificative Verificati dac operaiunile sunt nregistrate cronologic X Verificai dac rapoartele sunt ntocmite in termen X Verificati dac operatiunile sunt nregistrate n Registrul Jurnal X

Test nr. 1

Test nr.2

Test nr. 3 Test nr. 4

Data: 1.10.2011

Auditor intern, Olobanu Gabriela

27

Procedura P08: Colectarea dovezilor Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 1
Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 OBIECTUL TESTULUI: Existena procedurilor scrise OBIECTIVUL TESTULUI: Menionarea principalelor operaiuni contabile privind salariile prin proceduri 28

DESCRIEREA TESTULUI: dac in proceduri sunt menionate principalele operaiuni care se executa in contabilitatea entitii cu privire lacalculul i plata salariilor.; dac prin proceduri au fost stabilite responsabilitile persoanelor care au autoritatea s revad i s aprobe statele de plat; CONSTATRI: Prin proceduri au fost stabilite principalele operaiuni contabile privind calculul i plata salariilor, inclusiv persoanele care au ca sarcini de serviciu analiza si aprobarea statelor de salarii. CONCLUZII: Procedurile scrise exist i sunt ntocmite corect. Data: Auditor intern, 05.10.2011 Olobanu Gabriela Compartimentul de Audit Public Intern

29

Procedura P08: Colectarea dovezilor Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 2
Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 OBIECTUL TESTULUI: Documentele care sunt supuse controlului financiar preventiv OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza formalizrii documentelor supuse controlului financiar preventiv i modul decompletare a registrului special de inregistrare a operatiunilor supuse controlului DESCRIEREA TESTULUI: dac documentele supuse controlului au fost verificate i analizate din punct de vedere al legalitatii decatre persoana responsabil, dac le-a semnat i amentionat data verificrii dac registrul special a fost completat cu operatia respectiv CONSTATRI: Documentele supuse controlului financiar preventiv sunt semnate i datate de persoana responsabil. Registrul special nu este completat CONCLUZII: Se va intocmi si conduce registrul special de inregistrare pentru anul 2011 Data: 05.10.2011 Auditor intern, Olobanu Gabriela

30

Procedura P08: Colectarea dovezilor Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 3
Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 OBIECTUL TESTULUI: Raportarile contabile din bilan, cont de executie, raportri semestriale i alte raportri OBIECTIVUL TESTULUI: Verificarea modului de ntocmire a raportrilor contabile din bilan, cont de execuie, raportri semestriale, alte raportri DESCRIEREA TESTULUI: dac aceste raportri au fost ntocmite n termen pentru realitatea datelor se urmrete dac soldurile din balana de verificare au fost preluate corect se urmaresc corelaiile care trebuie s existe la ntocmirea acestor raportari dac au fost respectate i instruciunile de nchidere in baz crora au fost ntocmite aceste raportri CONSTATRI: Toate datele menionate n raportrile periodice ale instituiei sunt corecte CONCLUZII: Preluarea datelor din evidenele contabile n raportri s-a facut n mod real i cu respectarea de fiecare dat a instruciunilor Data: Auditor intern, 05.10.2011 Olobanu Gabriela

Procedura P08: Colectarea dovezilor Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 4
Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 OBIECTUL TESTULUI: Registrul jurnal OBIECTIVUL TESTULUI: Modul de completare a registrului jurnal DESCRIEREA TESTULUI: dac operaiile contabile privind plata salariilor sunt inregistrare n registrul jurnal CONSTATRI: Calculul i plata salariilor i toate operatiunile contabile sunt aferente nregistrarii in registrul jurnal CONCLUZII: Operaiunile sunt corecte Data: 05.10.2011 Auditor intern, Olobanu Gabriela

Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1


Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor Perioada auditat: 01.01.2011 31.12.2011 PROBLEMA: Notele contabile, documentele intocmite pentru inregistrarea operatiunilor economice financiare n contabilitate trebuie verificate de seful de serviciu, verificare n urma creia acesta trebuie sa semneze pe document la rubrica Verificat. CONSTATARE: Din verificarea notelor contabile ntocmite n lunile mai i septembrie 2011 s-a constatat ca acestea nu au fost desemnate la rubrica verificat de seful Serviciul Contabilitate. CAUZE: Notele contabile au fost operate far a purta semnatura de control intern din cauza faptului c s-a considerat suficient verificarea efectuata de seful de serviciu asupra balantei de verificare, documentul prin care au fost operate notele contabile. CONSECINE: Prin neverificarea notelor contabile se pot strecura o serie de erori de contare care pot fi sau nu depistate ulterior prin verificarea balantei de verificare RECOMANDRI: Toate notele contabile vor fi verificate i semnate de catre seful Serviciului Contabilitate.

Data: 05.10.2011

Auditor intern, Olobanu Gabriela

33

Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2


Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor Perioada auditat: 01.01.2011 31.12.2011 PROBLEMA: Potrivit Legii nr. 82/1991, republicat, operarea in contabilitate a documentelor se face in ordine cronologica n perioada la care se refer CONSTATARE: Din auditarea efectuat asupra modului de operare astatelor de salarii n lunile mai i septembrie 2011 a rezultat ca acestea au fost nregistrate in contabilitate in mod sistematic si cronologic. Astfel statele de plata intocmite pentru luna septembrie 2011 au fost nregistrate n luna noiembrie 2011 CAUZE: n aceasta perioad seful Serviciului Contabilitate a fost n concediu medical, iar persoana nlocuitoare nu a urmarit nregistrarea tuturor documentelor n mod sistematic n perioada la care se refer CONSECINE: Evidena contabil lunar nu reflect realitarea. RECOMANDRI: Respectarea prevederilor Legii contabilitii nr. 82/1991 prin contabilizarea salariilor n perioada la care se refer.

Data: 05.10.2011

Auditor intern, Olobanu Gabriela

34

Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 3


Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor Perioada auditat: 01.01.2011 31.12.2011 PROBLEMA: Statele de plat a primelor ptrebuie semnate de persoane care furnizeaza informatii privind drepturile salariale din cadrul serviciului Resurse Umane i de persoanele din cadrul Serviciului Contabilitate care furnizeaza retineri din dreptiurile de personal. CONSTATARE: Din auditarea efectuat asupra modului de operare astatelor de salarii n lunile mai i septembrie 2011, s-a constatat ca la rubrica intocmit exista numai semnatura persoanei de la Serviciul Contabilitate. Introducerea in programul de calcul a primelor se face de o persoana desemnata prin fisa postului din cadrul serviciului Resurse Umane. CAUZE: Nedesemnarea statului de prime de catre persoana desemnat din cadrul serviciului Resurse Umane s-a datorat faptului c s- a considerat suficient semnatura de intocmire a Serviciului Contabilitate. CONSECINE: Nesemnarea statului de prime dectre persoana desemnata n cadrul serviciului Resurse Umane conduce la inexistena responsabilitaii n cazul culegerii n program dedate eronate referitoare la drepturile salariale care stau la baza acordarii primelor. RECOMANDRI: Statele de plat a primelor s fie semnate de persoanele care ntocmesc statul pn la calculul reinerilor. Data: 05.10.2011 Auditor intern, Olobanu Gabriela

35

Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru Primria Tg.Neam Compartimentul de Audit Public Intern

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU


Misiunea de audit: Stabilirea si plata salariilor Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Olobanu Gabriela
Ob. nr. 1. Constatarea La nivelul institutiei sistemul de control este n subordinea conductorului acestei structuri La nivelul instituiei activitile de control intern nu sunt formalizate sub forma unor proceduri scrise detaliate. Nerespectarea modului de completare a Registruluijurnal n mod cronologic dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate Ordinele de plat utilizate de entitate pentru achitarea datoriilor ctre teri nu conin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii Neasigurarea la nivelul entitii a spaiului necesar care s permit arhivarea documentelor financiarcontabile

Data 25.11.2011
Document justificativ - ROF-ul Serviciului Exist Da Nu X

2.

- Registrul-jurnal - Fiele posturilor - Ordinele de plat - State salarii

X X X

Auditor intern, Olobanu Gabriela

36

Procedura P11: edina de nchidere Primria Tg. Neam Compartimentul de Audit Public Intern

MINUTA EDINEI DE NCHIDERE


A. Meniuni generale: Misiunea de audit: Stabilirea i plata salariilor Perioada auditat: 01.01.2011-31.12.2011 ntocmit: Olobanu Gabriela Lista participanilor: Numele Olobanu Gabriela Sechelaru Mihaela Tanase Ioana Sechelaru Ioan Popa Vasile B. Concluzii: n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor, eventualelor consecine, i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea acestora. n cadrul edinei de nchidere structura auditata i-a nsuit n totalitate constatarile i recomandrile formulate de echipa de auditori. n consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregtit pentru aprobare i difuzare structurii auditate. Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine principalele constatri i recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru activitatea financiarcontabil auditat. Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i Calendarul implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni. Not: Datorit acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza. Funcia auditor Contabil ef secretar director Administrator Direcia/ Serviciul ISJ Primria Tg. Neam Primria Tg. Neam Primria Tg. Neam Primria Tg. Neam Nr. telefon Email Semntur a

Data 29.11.2011

37

Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit Compartimentul de Audit Public Intern

PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDRILOR


OBIECTE AUDITABILE Salariul de baz RECOMANDRI ACIUNI / MSURI

Sporul de vechime

Obiectivul nr. 1. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului 1. Elaborarea procedurilor operaionale, scrise i - Elaborarea unui sistem de codificare a formalizate, privind completarea Registrului-jurnal. procedurilor; - Elaborarea procedurilor privind modul d completare a Registrului-jurnal 2. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea - Stabilirea responsabilului cu elaborarea sistematic a procedurilor. actualizarea procedurilor 3. Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a - Emiterea deciziei de constituire a echip stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea control; Registrului-jurnal - Efectuarea controlului - Refacerea Registrului-jurnal, dac este c 4. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a - Elaborarea unui program de pregtire personalului din cadrul compartimentelor financiarprofesional n conformitate cu politica e contabilitate. 5. Analiza posibilitii delegrii unei persoane - Delegarea unei persoane pentru particip specializate, de la Palatul Copiilor, pe perioada proiectrii proiectarea i implementarea aplicaiei i implementrii aplicaiei informatice. informatice - Completarea atribuiilor n fia postului 6. Analiza necesitii achiziionrii unui program - Analiza achiziionrii unei aplicaii info informatic pentru activitatea financiar-contabil. pentru activitatea financiar-contabil - Achiziionarea unei aplicaii informatic 7. Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile - Analiz i completare ROF funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora 8. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind - Elaborarea unui sistem de codificare a completarea Registrului-inventar procedurilor; - Elaborarea procedurilor privind modul d completare a Registrului-inventar 9. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea - Stabilirea responsabilului cu elaborarea sistematic a procedurilor actualizarea procedurilor 10. Realizarea unei aciuni de control pentru ntreaga - Emiterea deciziei de constituire a echip perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor control; - Efectuarea controlului propriu-zis - Refacerea Registrului-inventar 11. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a - Elaborarea unui program de pregtire personalului din cadrul compartimentelor financiarprofesional n conformitate cu politica e contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii

38

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

Contabilitatea datoriilor si creanelor

Contabilitatea trezoreriei

12. Informarea echipei de auditori interni cu privire la - Informare periodic privind implementa modul de valorificare a inventarelor i de completare a recomandri Registrului-inventar Obiectivul nr.2: Conducerea contabilitii 13. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural - Elaborarea procedurilor privind datoriil privind datoriile i creanele creanele 14. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i - Stabilirea responsabilului cu elaborarea actualizarea acestor proceduri actualizarea procedurilor 15. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu - Actualizarea ROF-ului cu fiele posturi procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 16. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri - Elaborarea procedurilor de lucru privind privind ntocmirea i utilizarea ordinelor de plat contabilitatea trezoreriei 17. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i - Stabilirea responsabilului cu elaborarea actualizarea acestor proceduri actualizarea procedurilor 18. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu - Actualizarea ROF-ului cu fiele posturi procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 19. Realizarea unui program de pregtire profesional, - Elaborarea unui program de pregtire corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la profesional n conformitate cu politica e noutile din sistemul public 20. Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada - Stabilirea prin decizie a comisiei de con auditat i completarea acestora cu numrul i data - Efectuarea propriu-zis a controlului documentelor justificative care genereaz datoriile - Completarea ordinelor de plat 21. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri - Elaborarea procedurilor privind cecul d privind ntocmirea i utilizarea documentului Cec pentru numerar ridicare de numerar 22. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i - Stabilirea responsabilului cu elaborarea actualizarea acestor proceduri actualizarea procedurilor 23. Realizarea n cadrul entitii a unui program de - Elaborarea unui program de pregtire pregtire profesional cu personal din cadrul DBCI profesional n conformitate cu politica e 24. Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar - Stabilirea prin decizie a comisiei de con pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura - Efectuarea controlului propriu-zis cheltuielilor efectuate - Completarea Cecurilor pentru ridicare d numerar cu natura cheltuielilor efectuate 25. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri - Elaborarea procedurilor privind Registr privind ntocmirea i utilizarea Registrului de cas cas 26. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i - Stabilirea responsabilului cu elaborarea actualizarea acestor proceduri actualizarea procedurilor 27. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu - Actualizarea ROF-ului cu fiele posturi procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate 28. Realizarea unui program de pregtire profesional - Elaborarea unui program de pregtire pentru personalul cu atribuii privind activitatea casieriei, profesional n conformitate cu politica e cu personal specializat din cadrul DBCI 29. Realizarea controlului periodic asupra modului de - Stabilirea nivelului de raportare periodi ntocmire i utilizare a Registrului de cas, de ctre controlului realizat persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei, 30. Verificarea modului de ntocmire i utilizare a - Stabilirea prin decizie a comisiei de con Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea - Efectuarea controlului erorilor pn la sfritul anului - Completarea documentelor

39

OBIECTE AUDITABILE Contabilitatea cheltuielilor cu personal

RECOMANDRI 31. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu salariile i reinerile din salarii datorate terilor 32. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem 33. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 34. Instruirea personalului cu atribuii n domeniul cheltuielile cu salariile personalului i n gestionarea sumelor datorate de salariai terilor de ctre eful compartimentului contabilitate 35. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea financiar-contabil care s permit urmrirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pn n momentul reflectrii acestor cheltuieli n Balana de verificare i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 36. Analiza statelor de salarii pe perioada auditat, n vederea stabilirii datoriilor salariailor fa de teri pentru care exist angajamente de plat i aducerea la zi a situaiei n cauz 37. Cuprinderea n programul de pregtire profesional a unui sistem de instruire a persoanelor, din cadrul instituieI pentru aplicaia informatic care va fi implementat 38. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu asigurrile i protecia social, precum i cele privind raportarea acestor datorii ctre entitile care gestioneaz aceste fonduri 39. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 40. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 41. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul instituiei pentru aplicaia informatic implementat 42. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii, pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii eventualelor erori

ACIUNI / MSURI

- Elaborarea procedurilor privind contabi cheltuielilor cu salariile

- Stabilirea responsabilului cu elaborarea actualizarea procedurilor - Actualizarea ROF-ului cu fiele posturi

- Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica e

- Stabilirea unei proceduri de achiziie a programelor informatice - Stabilirea unui responsabil cu implemen programului informatic

- Stabilirea unei echipe de analiz a tatel salarii - Analiza statelor de salarii - Corectarea erorilor din statele de salarii - Completarea programului de pregtire profesional cu instruirea personalului de

- Elaborarea procedurilor privind cheltuie asigurrile i protecia social

- Stabilirea responsabilului cu elaborarea actualizarea procedurilor - Testarea implementrii programului inf - Stabilirea responsabililor cu implementa programului informatic

- Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica e

- Stabilirea echipei de verificare - Verificarea propriu-zis - Corectarea erorilor

40

Procedura P15: Raport de audit Compartimentul de Audit Public Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN


I. INTRODUCERE Echipa de auditare a fost constituit din: Olobanu Gabriela auditor Misiunea s-a efectuat n baza Ordinului de serviciu nr. 208 din 15.09.2011. Cadrul legal al aciunii de auditare l-a reprezentat: Planul de audit intern pe anul 2011, aprobat de conducerea ISJ; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr. 672/2002. Durata misiunii de audit: 20.09.2011-30.11.2011 Perioada auditat: 01.01.2011 31.12.2011 Scopul aciunii de auditare const n: - asigurarea corectitudinii pla ilor salariale efectuate i contabilitzate - asigurarea existenei controalelor pentru fiecare activitate/operaiune si c acestea sunt funcioanale. Obiectivele aciunii de auditare au urmrit: 1. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului 2. nregistrarea corect a plilor n contabilitate Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate. Tehnicile de audit intern utilizate: verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern prin urmtoarele tehnici de verificare: - comparaia: pentru sumele aprobate la plat i sumele efectiv platite; - examinarea: pentru detectarea erorilor n complrtarea documentelor de plat; - recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice; - punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de nregistrri; - confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul validrii acestora; - garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea nregistrrilor spre documentele justificative; - urmrirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative 41

spre articolul nregistrat n vederea stabilirii realitii nregistrrii n totalitate a tranzaciilor. Instrumentele de audit intern care s-au utilizat: Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate; Chestionarul de control intern - CCI: orienteaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciunilor i cauzelor reale ale acestora; List de verificare - LV: utilizat pentru stabilirea condiiilor de regularitate pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea testelor de conformitate atunci cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti. Documentele examinate n cadrul Primariei TG. Neam au vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv: - verificarea la faa locului; - documentele justificative care stau la baza nregistrrilor operaiilor n contabilitate; - ordine de plat; - note contabile, jurnalele de contabilitate - balanele de verificare ntocmite periodic; - angajamentele bugetare legale; - registre de eviden speciale prevazute de legislaie; - carile de munc, deciziile de modificare a drepturilor salariale; - registrul de eviden a salariailor. Documentele elaborate pe timpul auditrii activitii, n principal sunt: analiza riscurilor; tabelele punctelor tari i slabe; tematica n detaliu a misiunii de audit; programul de audit intern; programul interveniei la faa locului; liste de verificare structurate pe obiective; foi de lucru pentru stabilirea eantioanelor; chestionare de control intern; teste; liste de control; fie de identificare i analiz a principalelor probleme constatate - FIAP-uri; formulare de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI-uri; raportul preliminar de audit intern; minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere; raportul final de audit intern; planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor; fia de urmrire a implementrilor recomandrilor. Organizarea Serviciului Resurse Umane i Serviciul Contabilitate- au funcionat n perioada supus auditrii cu numar de 8 salariai, respectiv 10 salariai- din care un post de

42

conducere- sef de serviciu n conformitate cu atribuiile de serviciu organigrama i Regulamentului de organizare i functionare. Pentru toi salariaii au fost intocmite fie ale postului prin care s-au stabilit relaii ierarhice i sarcini de serviciu. Pricipalele activitai desfaurate n cadrul instituiei: organizarea i exercitarea controlului financiar preventiv; organizarea i conducerea evidenei contabile; ntocmirea raportrilor lunare; calculareai plata salariilor; rspunderea privind aplicarea corect a reglementarilor legale n domeniul salarizarii personalului (sporul de vechime, salariul de baza); fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile; II. CONSTATRI SI RECOMANDARI n acest capitol, prezentam principalele constatri ale echipei de auditori interni, cauzele, consecinele i recomandrile formulate, obinute n urma testrilor efectuate i concretizate n FIAPurile i FCRI-urile ntocmite n Etapa Interveniei la faa locului, n vederea corectrii disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot s apar n perioada imediat urmtoare, urmare a acestor constatri. De asemenea, vom prezenta i comenta posibila evoluie a riscurilor existente i a necesitilor de dezvoltare a sistemelor de management i control intern al activitilor auditate, cu scopul facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general. II.1. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului II. 1.1. Salariul de baz II.1.1.1 Analiza stabilirii salariului de baz Problema nr. 1. (FIAP-ul nr. 3 ) Statele de plat a salariilor trebuie semnate de persoane care furnizeaza nformaiile privind drepturile salariale n cadrul serviciului Resurse Umane si Serviciul Contabilitate, care furnizeaza retineri din drepturile de personal. CONSTATARE: Din auditarea efectuat asupra modului de operare astatelor de salarii n lunile mai i septembrie 2011, s-a constatat ca la rubrica intocmit exista numai semnatura persoanei de la Serviciul Contabilitate. Introducerea in programul de calcul a primelor se face de o persoana desemnata prin fisa postului din cadrul serviciului Resurse Umane. CAUZE: Nedesemnarea statului de salarii de catre persoana desemnat din cadrul serviciului Resurse Umane s-a datorat faptului c s- a considerat suficient semnatura de intocmire a Serviciului Contabilitate. CONSECINE: Nesemnarea statului de salarii de ctre persoana desemnata n cadrul serviciului Resurse Umane conduce la inexistena responsabilitaii n cazul culegerii n program dedate eronate referitoare la drepturile salariale care stau la baza acordarii primelor. RECOMANDRI:

43

Statele de plat a salariilor vor fi semnate de persoane care furnizeaza nformaiile privind drepturile salariale n cadrul serviciului Resurse Umane si Serviciul Contabilitate, care furnizeaza retineri din drepturile de personal. Problema nr. 2 (FIAP-ul nr.2) Potrivit Legii nr. 82/1991, republicat, operarea in contabilitate a documentelor se face in ordine cronologica n perioada la care se refer CONSTATARE: Din auditarea efectuat asupra modului de operare astatelor de salarii n lunile mai i septembrie 2011 a rezultat ca acestea au fost nregistrate in contabilitate in mod sistematic si cronologic. Astfel statele de plata intocmite pentru luna septembrie 2011 au fost nregistrate n luna noiembrie 2011 CAUZE: n aceasta perioad seful Serviciului Contabilitate a fost n concediu medical, iar persoana nlocuitoare nu a urmarit nregistrarea tuturor documentelor n mod sistematic n perioada la care se refer CONSECINE: Evidena contabil lunar nu reflect realitarea. RECOMANDRI: Respectarea prevederilor Legii contabilitii nr. 82/1991 prin contabilizarea salariilor n perioada la care se refer. 2.7.2 Opera iunile sunt nregistrate cronologic Plata obligaiilor ctre salariai s-a fcut in general prin firarea restului de plat pe carduri. Au fost efectuate si unele plati prin casierie privind drepturile salariale. Ordinele de plata au fost inregistrate cronologic intr-un registru special si au fost semnate pentru intocmire de contabil si pentru verificat de catre seful Serviciului Contabilitate.

III. CONCLUZII Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit i a Programului interveniei la faa locului, a constatrilor efectuate n etapa de colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul interveniei la fata locului. Toate constatrile efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, note de relaii si in urma analizei si interpretrii acestora s-au elaborat FIAP-uri si FCRI-uri care au condus la recomandrile i concluziile cuprinse in Raportul de audit intern. Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune si Calendarul implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementrii acestora. Echipa de auditori interni, pe baza analizelor i evalurilor efectuate apreciaz Activitatea financiar-contabil, conform grilei prezentate n continuare. APRECIERE Nr. OBIECTIVUL crt. FUNCIONAL DE MBUNTIT CRITIC 1. Organizarea registrelor de X contabilitate. 2. Conducerea contabilitii X 3. Conducerea activitii X financiare Evaluarea are la baz discuiile care au avut loc, cu privire la recomandrile auditorilor interni, 44

n edinele de nchidere i conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de ctre participani, ca fiind realiste i posibil de implementat n practic. De asemenea, considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea financiar-contabil se nscriu n parametrii normali pentru aceast perioad de implementare a funciei de audit intern n entitile publice. Structura auditat are obligaia s respecte Programul de aciune i Calendarul de implementare a recomandrilor, cu scopul implementrii recomandrilor la termenele stabilite i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora. Data: 30.11.2010 Auditor Ivanovici Gheorghe

Not: Precizm c n practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagin, att de auditorii interni, ct i de supervizorul misiunii.

SINTEZA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN


I. INTRODUCERE Misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil s-a desfurat n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i a normelor specifice aprobate de conducerea entitii. Misiunea de audit intern s-a realizat n baza Planului de audit intern pe anul 2010, aprobat de conducerea entitii, perioada auditat fiind 01.01.2010 31.12.2010 i a fost efectuat, n perioada 20.09.2010 31.10.2010 de ctre auditorul intern Ivanovici Gheorghe Echipa de auditori interni n baza analizei privind riscurile, a testrilor pe teren, i a evalurilor realizate privind Activitatea financiar-contabil, structurat pe cele 3 obiective stabilite pentru derularea misiunii, apreciaz funcionalitatea sistemului de control intern, dup cum urmeaz: Nr. crt. 1. 2. OBIECTIVUL Organizarea registrelor de contabilitate. Conducerea contabilitii APRECIERE DE MBUNTIT

FUNCIONAL

CRITIC

45

3.

Conducerea activitii financiare II. CONSTATRI I RECOMANDRI

Principalele constatri i recomandri rezultate din evaluarea auditorilor interni sunt cele prezentate n continuare: - Constatare 1: Completarea Registrului inventar s-a realizat fr a fi completate coloanele referitoare la diferenele de evaluare de nregistrat. Recomandare 1: Echipa de auditori consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, astfel nct Registrul-inventar s fie utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv s permit n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate. - Constatare 2: Sumele pltite prin casierie i care se refereau la dou sau mai multe categorii de obligaii nu au fost completate distinct n Registrul de cas. Recomandare 2: Echipa de auditori interni propune pentru personalul implicat n aceast activitate, stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post. De asemenea, auditorii interni consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n ntocmirea, utilizarea i controlul Registrului de cas. - Constatare 3: Sumele nregistrate n contabilitate reprezentnd cheltuieli cu salariile personalului sunt diferite fa de totalul acestor cheltuieli reflectate n Statul de salarii. Recomandare 3: Implementarea unui program informatic care s permit urmrirea i controlul cheltuielilor cu salariile personalului din momentul stabilirii cheltuielilor cu personalul i pn n momentul nregistrrii acestora n contabilitate. Concomitent, elaborarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea utilizatorilor acestei aplicaii informatice, din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. - Constatare 4: Din analiza contractelor economice ncheiate de entitate s-a constatat inexistena unor evidene a plilor pe scadenele prevzute n contracte. De asemenea, auditorii interni au stabilit i inexistena n contractele ncheiate a clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri. Recomandare 4: Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor de achiziie public n scopul verificrii plilor scadente din contracte i a penalitilor de ntrziere aferente acestora. De asemenea, echipa de auditori consider necesar realizarea unui program de pregtire profesional a personalului implicat, precum i stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile operaionale i cu fia postului. - Constatare 5: La nivelul entitii nu exist elaborate i aprobate Norme metodologice specifice privind exercitarea controlului financiar preventiv.

46

Recomandare 5: Echipa de auditori consider necesar efectuarea unui inventarieri a tuturor operaiilor supuse controlului financiar preventiv din cadrul entitii i elaborarea unor proceduri de lucru pentru activitile specifice entitii. Echipa de auditori interni consider necesar constituirea de urgen a grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern, n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern. III. CONCLUZII Evaluarea ACTIVITII FINANCIAR-CONTABILE din cadrul Direciei Buget i Contabilitate Intern, n baza testelor i analizelor efectuate, permit auditorilor interni s emit o asigurare rezonabil managementului general privind calitatea sistemului de control intern al activitii auditate, nefiind identificate obstacole n funcionarea acesteia. Echipa de auditori interni prin analiza activitilor auditabile i evalurile realizate n etapa de intervenie la faa locului, a elaborat un numr de 65 de recomandri, aferente celor 3 obiective ale misiunii de audit intern. Considerm c prioritatea n activitatea de implementare a recomandrilor o reprezint elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor operaionale, scrise i formalizate, pentru ntreaga activitate a direciei, concomitent cu dezvoltarea sistemelor de conducere bazate pe gestiunea riscurilor, prin elaborarea i utilizarea n conducerea curent a Registrului riscurilor care reprezint setul de recomandri majore. Data 30.11.2010 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe Procedura P17: Urmrirea recomandrilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR


ENTITATEA PUBLIC COALA CU CL. I-VIII NR. 10 SUCEAVA Nr. crt. 1. 2. 3. 4.

AUDIT

Misiunea de ACTIVITATEA FI Implementat

Recomandarea

P imp

Obiectivul nr. 1. Organizarea registrelor de contabilitate Elaborarea procedurilor operaionale, scrise i formalizate, privind completarea Registrului-jurnal. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. X Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii X constatate i refacerea Registrului-jurnal Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabilitate.

47

ENTITATEA PUBLIC COALA CU CL. I-VIII NR. 10 SUCEAVA Nr. crt.

AUDIT

Misiunea de ACTIVITATEA FI Implementat

Recomandarea

P imp

5. Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate, de la Palatul copiilor, pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice. 6. Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiarcontabil. 7. Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora 8 Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registrului-inventar 9 Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor 10 Realizarea unei aciuni de control pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor 11 Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii 12 Informarea echipei de auditori interni cu privire la modul de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar

X X X X

Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii 13. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind datoriile i creanele 14. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri X 15. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru X personalul implicat n aceste activiti 17. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea X ordinelor de plat 18. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 19. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru X personalul implicat n aceste activiti 20. Realizarea unui program de pregtire profesional, corespunztor cu necesitile X entitii de a se adapta la noutile din sistemul public 21. Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea acestora X cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile 22. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea documentului Cec pentru ridicare de numerar 25. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri X 26. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal din cadrul instituiei 27. Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate 28. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea X Registrului de cas 29. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri

48

ENTITATEA PUBLIC COALA CU CL. I-VIII NR. 10 SUCEAVA Nr. crt.

AUDIT

Misiunea de ACTIVITATEA FI Implementat X

Recomandarea

P imp

30. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate 31. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul cu atribuii privind activitatea casieriei, cu personal specializat din cadrul DBCI 32. Realizarea controlului periodic asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul instituiei, 33. Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului 34. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu salariile i reinerile din salarii datorate terilor 35. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem 36. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 37. Instruirea personalului cu atribuii n domeniul cheltuielile cu salariile personalului i n gestionarea sumelor datorate de salariai terilor de ctre eful compartimentului din care face parte 38. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea financiarcontabil care s permit urmrirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pn n momentul reflectrii acestor cheltuieli n Balana de verificare i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 39. Analiza statelor de salarii pe perioada auditat, n vederea stabilirii datoriilor salariailor fa de teri pentru care exist angajamente de plat i aducerea la zi a situaiei n cauz 40. Cuprinderea n programul de pregtire profesional a unui sistem de instruire a persoanelor, din cadrulinstituiei pentru aplicaia informatic care va fi implementat 41. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu asigurrile i protecia social, precum i cele privind raportarea acestor datorii ctre entitile care gestioneaz aceste fonduri 42. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 43. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 44. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul instituiei pentru aplicaia informatic implementat 45. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii, pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii eventualelor erori 46. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii patrimoniului entitii

49

ENTITATEA PUBLIC COALA CU CL. I-VIII NR. 10 SUCEAVA Nr. crt.

AUDIT

Misiunea de ACTIVITATEA FI Implementat X

Recomandarea

P imp

47. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 48. Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate 49. Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui responsabil cu aceast activitate 50. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind evidena tehnic-operativ 51. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i ntocmirea acestora

52. Determinarea necesarului de documente cu regim special pretiprite aferente perioadei X de timp neconsumat a anului 2010 i demararea procedurilor de achiziie public pentru acest cod de material, n vederea utilizrii formularelor personalizate 53. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru X personalul implicat n aceste activiti 54. Instruirea personalului cu atribuii n gestionarea i controlul documentelor tipizate cu regim special de eful compartimentului din care face parte Obiectivul nr. 3. Conducerea activitii financiare 55. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri de lucru privind obligaiile de plat ctre creditorii entitii 56. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri X 57. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fia postului pentru personalul implicat n aceste activiti 58. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personal 59. Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor ncheiate n scopul verificrii efecturii plilor scadente din contracte 60. Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de entitate n perioada auditat, n X scopul identificrii contractelor ncheiate fr respectarea cadrului normativ i completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise 62. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri X 63 Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 64. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul instituiei pentru aplicaia informatic implementat 65. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii erorilor

50

Instruciuni 1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n raportul de audit 2. Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial implementat, neimplementat 3. Introducei data planificat pentru implementare n Raportul de audit i data implementrii Procedura P18: Supervizarea INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

Entitatea/s coala

Data i semn Pop Data i semnt Ivanov

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe
Propunerea efului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului Nu exist incompatibilitate S se ntocmeasc la obiectivul 2 obiectul auditabil Evidena tehnic operativ Ataarea operaiilor corespunztoare riscurilor semnificative la obiectele auditabile Revizuirea rspunsurilor auditorilor de ctre eful structurii de audit/supervizorului misiunii de audit intern De acord De acord

Nr. crt. 1. 2.

Lucrarea Declaraia de independen Analiza riscurilor

Rspunsul auditorilor De acord De acord, a fost introdus De acord, riscurile semnificative au fost nlocuite in documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern cu operaiile auditabile corespunztoare

3.

Analiza riscurilor

De acord

. . . Intervenia la faa locului Contabilitatea rezultatelor inventarierii . . . La aceast activitate ai elaborat un FCRI. V recomand s elaborai i un FIAP De acord, s-a elaborat FIAP nr. 2.7.1. De acord

51

Nr. crt. t

Lucrarea FIAP-ul nr. 8.2.1.

Propunerea efului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului S-a constatat lipsa Statelor de salarii pe luna martie 2010 i nu s-a ntocmit FCRI

Rspunsul auditorilor

Revizuirea rspunsurilor auditorilor de ctre eful structurii de audit/supervizorului misiunii de audit intern De acord

S-a ntocmit FCRI nr. 8.2.1.

Programul de asigurare i mbuntire a calitii


eful structurii de audit intern trebuie s elaboreze un Program de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit, adic respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor i a bunei practici internaionale de ctre toi auditorii interni. Prin Programul de asigurare i mbuntire a calitii se realizeaz o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacitii globale a programului de calitate. Evaluarea const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de ctre eful structurii de audit intern, prin care acesta examineaz eficacitatea normelor de audit intern i dac procedurile de asigurare a calitii misiunii de audit sunt aplicate n mod corespunztor garantnd calitatea Raportului de audit intern. Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape din derularea misiunii i va permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit intern i asigurarea perfecionrii profesionale a auditorilor. Evaluarea se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Este formalizat prin ntocmirea Fiei de evaluare a misiunii de audit intern.

52

Procedura P18: Supervizarea INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010 Perioada misiunii: 20.09.2010-30.11.2010 Auditor evaluat: Ivanovici Gheorghe Data:
Bugetul de timp efectiv: 616 ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile activitii Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat X Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit intern; A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Bugetul de timp planificat: 616 ore 1 2 3 4 5 Observaii X A fost necesar s se lucreze peste orele de program X X X X X X X

Luat la cunotin:

53

Bugetul de timp efectiv: 616 ore Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern.

Bugetul de timp planificat: 616 ore 1 2 3 4 5 Observaii X X X X X X X

Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de conducerea structurii auditate creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s prezinte o apreciere asupra desfurrii misiunii de audit i a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii. Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin Fia de evaluare a misiunii de audit intern ntocmit de ctre structura auditat. Procedura P18: Supervizarea INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 Perioada misiunii: 20.09.2010-30.11.2010 ntocmit: Popescu Ioan , director coala nr. 10 Suceava FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CTRE STRUCTURA AUDITAT
Nr. Obiectiv auditat crt. 1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul misiunii 2. Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de efectuat 3. Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la mbuntirea unora deja existente 4. Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind modul de desfurare 5. Obiectivele de audit stabilite au fost n concordanta cu activitile desfurate 6. Constatrile au fost prezentate ntr-o maniera logic, structurat, dinamic i interesant 1 Note 2 3 X X X X X 4 5 X Obs.

54

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

16.

17. 18. 19.

S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de X misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea de concluzii relevante Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la fata X locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta X a fost util n gsirea de soluii la probleme Cum evaluai n general misiunea de audit X Considerai ca obiectivele de audit stabilite au privit X activitile cu riscuri majore In desfurarea misiunii de audit au fost prezentate constatrile i recomandrile cnd au fost identificate X probleme A existat o buna comunicare intre auditor i auditat X Auditorii au avut un comportament adecvat i profesional X Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai mult - claritatea recomandrilor - conduita auditorilor interni - calitatea discuiilor Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai puin ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului. Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele comunicate Nu sunt comentarii. Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de audit Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate in urma recomandrilor. Alte comentarii

Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor; 2 pentru slab; 3 pentru satisfctor; 4 pentru bine; 5 pentru foarte bine. Not: n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise. Director coala nr. 10 Suceava, Popescu Ioan Data: 30.11.2010 Luat la cunotin, auditori interni: Ivanovici Gheorghe Data: 30.11.2010

55

56