NAGU 3.

50 PAPELES DE TRABAJO
INTRODUCCIN: El contenido de los papeles de trabajo, constituye la base doctrinaria y tcnica que aplicara el auditor gubernamental en la elaboracin, organizacin y referenciacion de los papeles de trabajo durante el proceso de auditora. La presente gua es de aplicacin y cumplimiento obligatorio por el auditor gubernamental. Las sociedades de auditora observaran lo dispuesto en la gua cuando sean designadas por la contralora general de la republica. BASE NORMATIVA DE LA GUA. la ley del sistema nacional de control decreto ley N 26162). Las normas de auditora gubernamental (NAGU). Las normas de auditora generalmente aceptadas (NAGA). las normas internacionales de auditora (NIA).

CONCEPTOS GENERALES DE PAPELES DE TRABAJO. Los papeles de trabajo son la evidencia documental del trabajo de auditor y estn constituidos por el conjunto de cdulas documentos que contienen informacin obtenida y elaborada por el auditor, desde la etapa de planificacin hasta la emisin del informe de auditora. En los papeles de trabajo el auditor muestra los mtodos y procedimientos que ha seguido y las conclusiones que ha obtenido. Asimismo, dichos papeles contienen base para su informe, la evidencia del alcance de su examen la prueba de responsabilidad profesional correspondiente. Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por los auditores, de manera que en conjunto constituyan un compendio de la informacin utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecucin de su trabajo, junto con las decisiones tomadas para llegar a formarse la opinin. Constituyen, por tanto, el nexo de unin entre el trabajo de campo y el informe de la auditora. El propsito de los papeles de trabajo es ayudar en la planificacin y realizacin de la auditora, en la supervisin y revisin de la misma y en suministrar evidencia del trabajo realizado, de tal modo que sirvan de soporte a las conclusiones, opiniones, comentarios y recomendaciones incluidos en el informe. Los papeles de trabajo deben contener informacin suficiente a los efectos de permitir que un auditor experimentado, sin conexin previa con la auditora, identifique la evidencia que soportan, las conclusiones y juicios ms significativos de los auditores.

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO. La preparacin de los papeles de trabajo, principalmente, tienen tres propsitos: a) Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de las conclusiones obtenidas. b) Facilitar y servir como evidencia de la supervisin y revisin del trabajo de auditora. c) Servir como elemento de juicio para evaluar el desempeo tcnico de los auditores y que otros puedan revisar la calidad de la auditora. Los papeles de trabajo ocupan una funcin excepcionalmente relevante en las auditorias del sector pblico, los mismos que puede ser requerido por otras instancias a efecto de comprobar los hechos reportados en los informes de auditora. IMPORTANCIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO. Su importancia radica en que permiten proporcionar el sustento para el informe de auditora y facilitar a los auditores la conduccin y supervisin del proceso de auditora y, adicionalmente, permitir la revisin de calidad del trabajo efectuado por auditor proporcionando al nivel revisor competente las evidencias que respaldan los juicios significativos del auditor. LA NAGU 3.50PAPELES DE TRABAJO, destaca tales propsitos al precisar que estos constituyen el entre el trabajo de planeamiento, ejecucin y el informe de auditora. Del mismo modo precisa que su importancia radica necesariamente en la observancia del auditor respecto a los requisitos tcnicos que tales papeles de trabajo deben reunir para constituirse en elementos de indudable valor. Independientemente de tales consideraciones, el auditor debe realizar su trabajo con el debido cuidado y esmero profesional significando la necesidad de contar con papeles de trabajo tcnicamente elaborados , que contengan la debida informacin sistemtica, as como estar documentados con evidencias suficientes, competentes y relevantes. REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS PAPELES DE TRABAJO. Los papeles de trabajo deben reunir las siguientes caractersticas de calidad: a) Claros, de forma que no necesiten aclaraciones adicionales, que cualquiera pueda entender su finalidad, sus fuentes, la naturaleza y alcance del trabajo y las conclusiones alcanzadas por quien los prepar. b) Completos y exactos, de manera que puedan documentar los hechos comprobados, los juicios y conclusiones y mostrar la naturaleza y alcance de la auditora.

c) Relevantes y pertinentes, es decir, que solamente incluyan aquellos asuntos de importancia para el objetivo que se pretende alcanzar y deben proveer soporte suficiente y competente para la formacin de una opinin. d) Objetivos, deben reflejar las actividades, operaciones y hechos como han sucedido, siguiendo el criterio de imparcialidad del auditor. e) Ordenados, debe ser archivados bajo un sistema de ordenamiento que rena las siguientes caractersticas: Uniforme Coherente Lgico ELABORACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO. La habilidad tcnica y la destreza profesional del auditor se refleja en el diseo y elaboracin de los papeles de trabajo, dependiendo de la naturaleza de la auditoria que realiza. Un auditor es competente, cuando observa en el desarrollo de su trabajo las normas de auditora generalmente aceptadas y las normas de auditora gubernamental, y denota preocupacin por el cumplimiento del programa de auditora y debida sustentacin del examen, lo cual se reflejara en los papeles de trabajo. CONSIDERACIONES SOBRE LA ELBORACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO. En general, todo papel de trabajo debe contener como mnimo: Encabezamiento: incluir el nombre de la entidad pblica, ejercicio econmico, tipo de auditora y rea o componente especfico, objeto de la auditora. Referencias: cada papel de trabajo tendr su propia referencia, y deber indicar las hojas de trabajo relacionadas de acuerdo con un sistema de referencias cruzadas o correferencias que permita la revisin. Fecha e Identificacin de quin prepar el papel de trabajo: Mediante rbrica de la persona que ha contribuido a su elaboracin, as como la fecha de realizacin. Fecha e Identificacin de quin supervis el trabajo: Mediante iniciales de la persona que revis el trabajo realizado, como constancia de la supervisin efectuada. Referencia al paso del programa de trabajo: A fin de conocer el objetivo de preparacin de la cdula.

El anlisis realizado: El mismo estar en funcin a la ejecucin de los procedimientos de auditora a fin de cumplir con lo definido en los programas de trabajo. Alcance del trabajo: Relacionando el anlisis realizado con el total del rubro, cuenta u operacin, objeto del examen, indicando el tamao de las muestras y la forma de su obtencin. Mtodo de muestreo: Cuando sea aplicable ser necesario hacer referencia al mtodo de muestreo aplicado. Fuente de la informacin obtenida: Se sealar los registros contables o archivo en base al cual fue preparada la cdula, referencia a los documentos base y las personas que la facilitaron. Explicacin de las marcas de auditora utilizadas: En la parte inferior de la cdula se deber realizar una descripcin del significado de las marcas de auditora utilizadas en la misma, en el caso de que sta explicacin se encuentre en otra cdula se har referencia a la misma. Conclusiones: Cuando corresponda, se realizar una exposicin sucinta de los resultados logrados con el trabajo, una vez finalizado. Documentacin preparada o proporcionada por la entidad: En el caso de que la cdula haya sido confeccionada y proporcionada por la entidad, en sta se deber consignar las iniciales PPE (papel proporcionado por la entidad) y se registrar el trabajo realizado y las referencias y correferencias necesarias, a fin de establecer la utilidad de incluir estas cdulas como parte de los papeles de trabajo. El auditor debe tener en cuenta que el contenido y la disposicin de los documentos de trabajo reflejan su grado de preparacin, experiencia y conocimiento. TIPOS DE CEDULAS. Se ha establecido dos tipos de cedula de trabajo, cuya descripcin es la siguiente: Cedula matriz.- es la principal cedula de trabajo que presenta de manera global los montos que son objeto de examen y, a partir de la cual generan las cedulas auxiliares. Asimismo, sirven para ordenar los aspectos examinados en una auditoria. Todas las cedulas matrices deben referenciarse al documento fuente el cual puede ser el balance general, el estado de ejecucin de presupuestal y las reas o hechos a examinarse , segn el tipo de auditora y los objetivos establecidos para la misma. Cedulas auxiliares.-son las cedulas de trabajo que se originan en las cedulas matrices y son empleadas por el auditor para presentar las diferentes cuentas que conforman un rubro del balance de comprobacin en una auditora financiera o, la secuencia del desarrollo de una transaccin operativa en una rea determinada en la auditora de gestin, estas cedulas a su vez se pueden denominarse cedulas sumaria y cedulas analticas.

Cedulas sumarias.-son papeles de trabajo que desagrega la informacin proveniente de la cedula matriz. Cedulas analticas.-son aquellas que sustenta analticamente cada cedula sumaria, a medida que el auditor verifica las cuentas o las secuencias de las transacciones operativas derivndose como consecuencias de ello una variedad de cedulas analticas generadas secuencialmente, en apoyo a la informacin sujeta a examen. MARCAS DE AUDITORIA. Son seales o tildes utilizadas para indicar brevemente el trabajo realizado sobre importes, partidas, saldos y/o datos sujetos a revisin. Es importante sealar que estas marcas no tienen significado por s mismas y por ende, siempre que se utilicen deben ser explicadas. En cualquier caso, es conveniente llegar a establecer una convencin de signos que permitan su normalizacin, lo que es ventajoso desde el punto de vista en el cual todos los usuarios interpretarn de manera idntica e inequvoca el significado de un determinado smbolo. Objetivo: Las marcas de auditora se utilizan para explicar en forma sucinta, la aplicacin de una determinada tarea o tcnica de auditora, inherente al trabajo mismo o las tareas de revisin del trabajo. Reglas: Al emplear las marcas de auditora deben tenerse presente las siguientes reglas: Es conveniente escribir las marcas en color diferente al utilizado en el resto del papel. Deben ser escritas al margen derecho o izquierdo del dato que ha sido revisado. Para referenciar un conjunto de cifras y evitar la repeticin de la marca en cada una de ellas, es conveniente utilizar signos de agrupacin que los engloben. El significado de la marca debe ser anotada en forma clara y concisa en la parte inferior de los papeles de trabajo o hacer referencia al papel de trabajo donde se explica la misma. No se debe utilizar una misma marca para representar asuntos diferentes. Debe evitarse recargar el papel con el uso excesivo de marcas, ya que ello crea confusin y dificulta la supervisin. Ventajas: Entre las ventajas del uso de marcas pueden citarse las siguientes: Se pueden escribir rpidamente, lo cual implica ahorro de tiempo Eliminan la necesidad de aclaraciones extensas Evitan repetir explicaciones similares y detalladas en diferentes papeles de trabajo Facilitan la rpida y eficiente supervisin de los papeles de trabajo.

CLASES DE PAPELES DE TRABAJO. Los papeles de trabajo se clasifican en dos:

a. Con significado uniforme.-son aquellos cuyo concepto se emplea frecuentemente en cualquier auditoria. b. Con leyenda a criterio del auditor.-es decir sin significado convencional. Se emplearan describiendo obligatoriamente su significado en las cedulas correspondientes. ORGANIZACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO. Conforme a lao establecido en la NAGU 3.50, los papeles de trabajo deben archivarse debidamente organizados, desechando las cedulas innecesarias; estarn ordenados de acuerdo a su naturaleza de forma tal que permita su comprensin y fcil acceso. generalmente los archivos de papeles de trabajo se dividen en. Archivo permanente.- se caracteriza por constituir fuente sustancial de informacin actualizada para las auditorias. Debe ser organizado de acuerdo al a naturaleza de las entidades sujetas al sistema nacional de control. Y las necesidades y requerimiento de informacin de la auditoria. Archivos corrientes.-debe estar constituido por informacin relacionada con las fases del procesos de auditora, y el periodo examinado. Al trmino del examen y criterio del auditor pueden incrementar el archivo permanente. Para una mejor identificacin, en la cubierta y tapa de cada archivo se debe mostrar claramente la siguiente informacin. Nombre, siglas y ubicacin de la entidad auditada. Unidad a cargo del examen. reas a examinar. Periodo evaluado. Integracin del equipo de auditora. Fecha de inicio y termino del trabajo de campo Numero de informe de auditora.

REFERENCIACION CRUZADA. Los papeles de trabajo deben ser identificados y referenciados a fin de permitir su interrelacin y facilitar su acceso a las evidencias en cualquier fase de la auditoria. La referenciacion debe efectuarse durante el curso de trabajo. SUPERVICION Y REVISIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO. El objetivo principal de efectuar una correcta supervisin y revisin de los papeles de trabajo, es asegurarse que el proceso de auditora fue ejecutado adecuadamente y est documentado y sustentado correctamente; este proceso requiere que los papeles de trabajo contengan la evidencia de que los sistemas fueron descritos, verificados y evaluados oportunamente. Se considera que una cedula de trabajo est terminada, cuando podemos afirmar que de su revisin, no surgirn preguntas o comentarios que requieran respuesta o trabajo adicional,. El auditor encargado: El auditor encargado debe revisar los papeles de trabajo en el campo, oportunamente, una vez que se haya efectuado un procedimiento de auditora especifico .una revisin oportuna hace

posible la continuidad de la labor al aclarar cualquier asunto, evitando que las observaciones queden pendientes , en el caso que el personal involucrado haya sido asignado a otra auditoria . Al revisar los papeles de trabajo verificara principalmente lo siguiente: a) conformidad con la aplicacin con las normas y criterios de auditora, as como tambin del programa de auditora. b) que la informacin contenida deba limitarse a los asuntos ms importantes, pertinentes y tiles con relacin a los objetivos establecidos para la auditoria. c) que las evidencias obtenidas sean suficientes, competentes y relevantes. D) que los papeles de trabajo sean legibles, comprensibles, completos, precisos y pulcros; con la finalidad de proporcionar un respaldo adecuado para los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. e) que los archivos estn organizados adecuadamente. Adems no sean voluminosos ya que dificultan su manipulacin y se deterioran rpidamente por el uso. El auditor supervisor: Al revisar los papeles de trabajo en el campo debe verificar lo siguiente: a) que el trabajo de auditora este adecuadamente planificado, a fin de asegurar la realizacin de una auditoria de alta calidad. b) que la ejecucin de trabajo de auditora se est realizando de conformidad con las normas, criterios y procedimientos establecidos para el trabajo de auditora. Asimismo, que las evidencias obtenidas sean suficientes, competentes y relevantes. c) que el informe de supervisin se haya preparado de acuerdo a las normas y criterios tcnicos para el contenido y presentacin. Una adecuada supervisin debe ser puntual, incluyendo como cada una de sus tareas la revisin peridica y progresiva de los papeles de trabajo a medida que se tenga un avance en la labor de auditora. Nivel gerencial: El auditor de nivel general debe revisar los papeles de trabajo con la finalidad de cerciorase, que se cuenta con evidencia clara, demostrable y objetivo en respaldo de las labores de los hallazgos encontrados. CONFIDENCIALIDAD, PROPIEDAD Y CUSTODIA. Para llevar a cabo una auditoria satisfactoria, el auditor deber tener acceso a toda la informacin concerniente a las operaciones de la entidad, obligndolo a salvaguardar en todo momento los papeles de trabajo del cliente.

CONFIDENCIALIDAD. Los papeles de trabajo son de naturaleza reservada y secreta, debiendo mantener dicha condicin durante el transcurso de la auditoria gubernamental e inclusive despus de realizar esta. Bajo ningn motivo circunstancia el auditor debe divulgar el contenido de los papeles de trabajo. PROPIEDAD Y CUSTODIA Los papeles de trabajo son de propiedad de los rganos conformantes del sistema nacional de control, y de las sociedades de auditora cuyos exmenes practicados contaran con la autorizacin de la contralora general.