COMUNICACIN LA COMUNICACIN EFICAZ Una idea, por grande que sea resulta intil si no se transmite y se comprende.

La comunicacin perfecta, en caso de existir, se dara cuando un pensamiento o idea sea transmitido de modo que la imagen mental percibida por el receptor coincidiera exactamente con la del emisor, en realidad, la comunicacin perfecta es casi imposible entre las personas. EL PROCESO DE COMUNICACIN La comunicacin puede concebirse como un proceso o flujo. Para que se lleve a cabo la comunicacin, se requiere un propsito expresado como un mensaje por transmitir. El mensaje se origina en una fuente, el emisor, y llega a un receptor. Est codificado y se transmite a travs de un medio o canal al receptor, quien traduce (descifra) el mensaje iniciado por el emisor. El resultado es una comunicacin de significado entre personas. La fuente o emisor inicia un mensaje al codificar un pensamiento. Existen cuatro condiciones que afectan al cifrado del mensaje: Habilidad, actitud, conocimiento, sistema sociocultural. El mensaje es el producto fsico de la fuente codificadora. En el mensaje influyen las decisiones que toma el emisor al seleccionar y organizar el cdigo o grupo de smbolos y el contenido. El canal es el medio a travs del cual pasa el mensaje. Los canales pueden ser formales o informales y estn establecidos de acuerdo a la cultura de cada organizacin. El receptor es el objeto al que se dirige el mensaje. La decodificacin del mensaje por parte del receptor tambin est limitada por sus habilidades, actitudes, conocimientos y sistema sociocultural. El nexo final en el proceso de comunicacin es el circuito de retroalimentacin, que es la comprobacin de la eficacia con que se ha transmitido el mensaje. Determina si se ha logrado la comprensin del mismo. Mensaje

Emisor

Codificacin

CANAL

Decodificaci n

Receptor

Retroalimentacin

BARRERAS DE LA COMUNICACIN An cuando se extremen los esfuerzos para una comunicacin eficaz, muchas veces, entre el emisor y el receptor se interponen barreras que pueden anular, filtrar y excluir partes de la comunicacin. Mencionamos a continuacin algunas de las principales barreras que pueden afectar a la buena comunicacin. LENGUAJE Las palabras significan cosas diferentes para cada persona. La edad, escolaridad y sistema cultural son algunas de las variables ms obvias que inciden en el lenguaje que utiliza el sujeto y en las definiciones que damos a las palabras. Los emisores tienden a suponer que las palabras y trminos que utilizan tienen el mismo significado para el receptor, originando dificultades en la comunicacin. PERCEPCIN SELECTIVA Los receptores, en el proceso comunicativo, ven y oyen de modo selectivo, basndose en sus necesidades, motivaciones, experiencia, educacin y otras caractersticas personales. Tambin proyectan sus intereses y expectativas personales en la comunicacin al ir descifrando el mensaje. No vemos la realidad sino que interpretamos lo que vemos. EMOCIONES Los estados de nimo del receptor en el momento en que le llega un mensaje incidirn en la interpretacin que le d. Las emociones extremas tanto el gozo como la depresin, fcilmente obstaculizan una buena comunicacin. FILTRACIN La filtracin denota la manipulacin de la informacin por el emisor para que sea vista ms favorablemente por el receptor. Los intereses y percepciones personales de lo que es importante para los que reciben el mensaje van creando la filtracin. El principal determinante de la filtracin en una organizacin es el nmero de niveles en su estructura, cuanto ms niveles verticales haya en una jerarqua, ms posibilidades habr de filtracin.

COMUNICACIN Y ESTILO PERSONAL En el proceso de comunicacin entre dos o ms personas hay una serie de elementos que influyen y lo determinan de una manera y otra. Estos elementos pueden ser observables como los gestos y las expresiones y tambin pueden no ser observables como las necesidades de las personas, sus expectativas, valores, prejuicios, etc. Estos elementos generan una gama de estilos de comunicacin que son usados de acuerdo a situaciones y circunstancias. Sin embargo, cada persona tiene un estilo que le caracteriza mejor o en el cual se siente ms cmo, por lo tanto, lo utiliza con ms frecuencia. Los estilos de comunicacin pueden ser representados en un esquema simplificado, segn que est ms centrado en uno mismo o en los otros. As tambin, se considerar la tendencia ser ms informativo y tcnico o ms centrado en lo emotivo y afectivo. Estos dos ejes dibujan los perfiles de los 4 estilos personales de comunicacin: LOS OTROS ENTIENDO EMPATIZO PREGUNTO ESCUCHO

Informacin Lo tcnico INFORMO YO

Afectos Lo emotivo EXPRESO DIGO

ENTENDER Centrado en lo tcnico y en los otros La preocupacin de estas personas est en comprender lo que el otro quiere comunicar , pero atendiendo sobre todo, a la informacin concreta que se les brinda. Esto es, su preocupacin est ms que en dar a conocer sus puntos de vista, en comprender el del otro, a partir de hechos y datos especficos. INFORMAR Centrado en lo tcnico y en uno mismo Son las personas que basan su comunicacin en informacin especfica y datos concretos, especialmente preocupados por informar y dejar en claro sus puntos de vista. Su preocupacin es ser escuchados, son precisos y claros en su exposicin. EMPATIZAR Centrado en lo afectivo y en los otros Significa ponerse en el lugar del otro y comprenderlo, pero no slo a partir de lo que dice, sino tambin y sobre todo, a partir de lo que siente. Son las personas que pueden escuchar al otro despojndose de juicios de valor Pueden comprender . aunque no compartan. Se mueven en sobre todo, en el terreno de los sentimientos y tienen una facilidad natural para escuchar al otro. EXPRESAR Centrado en lo afectivo y en uno mismo Son aquellas personas que se mueven en el terreno de lo afectivo con gran facilidad. Esto significa que en una conversacin pueden demostrar sus sentimientos con espontaneidad, les preocupa aclarar sus opiniones, dejando traslucir tras ellas lo afectivo-emotivo. A partir de aqu son muchas las combinaciones posibles. En la preponderancia de una y otra zona influyen los temperamentos, las historias personales, las profesiones, o la situacin puntual que se presenta. Hay personas que se mueven con flexibilidad dentro de las cuatro zonas, as como hay otras que se encasillan en un solo estilo. El conocer el estilo propio nos lleva a intentar desplazarnos a otras zonas a fin de acceder a relaciones ms variadas y enriquecedoras y a un mejor manejo de cada situacin en particular.

LAS HABILIDADES DE INTERACCIN La consultora Huthwaite Research Group realiz investigaciones por ms de una dcada sobre los comportamientos verbales utilizados por grupos efectivos en sus reuniones y discusiones cotidianas. Despus de observar e investigar ms de 8000 reuniones reales, llegaron a una clasificacin de comportamientos que llamaron las habilidades de interaccin. Una vez identificadas, las clasificaron en cuatro categoras: INICIACIN REACCIN CLARIFICACIN PROCESO Comportamientos que presenta ideas, conceptos, sugerencias o Cursos de accin. Comportamientos que constituyen una evaluacin de las Contribuciones de los otros. Comportamientos que intercambian informacin, hechos, Opiniones y otras aclaraciones. Comportamientos que permiten controlar participacin de los miembros del grupo. la

INICIACIN Propuesta Ampliacin

REACCIN Apoyo Desacuerdo Defensa/ataque

CLARIFICACIN Requisicin Contribucin Resumen Verificacin

PROCESO Inclusin Exclusin

EFECTO DE LAS HABILIDADES DE INTERACCIN EN LAS SESIONES GRUPALES INICIACIN 1. Somete ideas a consideracin 2. Genera entusiasmo 3. Orienta hacia futuras acciones INSUFICIENTES DEMASIADAS Las discusiones se estancan Demasiadas ideas para manejar Nmero limitado de ideas No hay logros concretos Se genera tedio REACCIN

1. Permite saber lo que los dems piensan 2. Ayuda a obtener informacin 3. Facilita la comunicacin abierta INSUFICIENTES DEMASIADAS Genera una atmsfera cerrada Discusiones emocionales

e incmoda repetitivas CLARIFICACIN

Conflictos no resueltos Malentendidos 1. Aumenta la claridad 2. Promueve un anlisis profundo del tema 3. Promueve el intercambio de ideas DEMASIADAS Atencin a detalles Reuniones prolongadas Poco progreso

INSUFICIENTES Desorganizadas superfluos Decisiones apresuradas no totalmente entendidas

PERCEPCIN SEGN EL USO DE LAS HABILIDADES DE INTERACCIN INICIACIN Propuesta Las personas que utilizan mucho este comportamiento son percibidas como muy competitivas y con poco inters en las ideas de los dems. Ampliacin Las personas que utilizan este comportamiento son percibidas como cooperativas y con inters por las ideas de los dems. REACCIN Apoyo 1. La gente se siente mejor cuando los comportamientos de apoyo son frecuentes. 2. Los comportamientos de apoyo fomentan la participacin. 3. Existe ms apoyo entre las personas que se conocen entre bien que entre desconocidos. 4. La gente tiende a apoyar a quienes los han apoyado antes. Desacuerdo 1. La gente se siente incmoda cuando abunda el desacuerdo. 2. Cuando existe mucho desacuerdo la gente se involucra. 3. Permite orientar al tema principal si es que la sesin tiende a desviarse. 4. Permite profundizar y fundamentar el tema. Defensa/Ataque 1. Una espiral de defensa/ataque tiende a desgastar los nimos, son fciles de comenzar pero difciles de detener. 2. No permiten concentrarse en los asuntos que se discuten. Como resultado las decisiones llevan ms tiempo y cuando se toman tienden a basarse en las emociones y no en los hechos. 3. Reducen los comportamientos de iniciacin, la gente no est dispuesta a colaborar en una reunin agresiva o defensiva. 4. La insatisfaccin es alta y la gente recuerda los comportamientos de defensa/ataque durante mucho tiempo. 5. Pueden originar consecuencias duraderas y no deseables. Clarificacin 1. Las reuniones con exceso de comportamientos de clarificacin son interminables.

2. La gente comienza a hablar y no sabe como terminar, cuesta cortarle. 3. La gente se evade de las reuniones, piensa en otra cosa o comienzan a formarse subgrupos de discusin. 4. Las personas no siempre quieren hacer preguntas, por miedo a meter la pata. 5. Las personas que usan frecuentes resmenes son percibidas como organizadas y ayudan a centrar la discusin en el tema. AXIOMAS DE LA COMUNICACIN Lo verdadero no es lo que dice A sino lo que entiende B. 1. La responsabilidad de la comunicacin correcta es del emisor. 2. No es posible la no comunicacin. SI QUIERE ARRUINAR SU COMUNICACIN CON LOS DEMS 1. No diga lo que piensa. Gurdese todo. No exprese sus opiniones sobre lo que se discute y sobre los participantes. 2. No arriesgue opiniones. No se juegue. Siga la corriente quede bien. 3. Desconfe de los dems. 4. Convierta todo en una cuestin personal. 5. No destape la olla. 6. Subestime a los dems y sus ideas. Interrumpa sin considerar el valor de las ideas y la informacin presentada. 7. No asuma responsabilidades por sus actos y los de su gente. Culpe a otros. 8. Simule inters. Haga como que est escuchando y que se mantiene abierto a considerar el punto de vista de los otros, an cuando UD. Ya tom una decisin por s mismo. 9. Obligue a que todos piensen como UD. Exija que los dems sientan y acten como UD. MEJORAR LA COMUNICACIN REQUIERE TIEMPO Y ESFUERZO Si me atacan, me defiendo Tratemos de dejar de lado las conductas excesivamente crticas. La crtica es vivida como un ataque porque a nadie le gusta sentirse rechazado y la respuesta es la defensa. Evaluemos los contenidos, no las personas. ...Pero no tiene razn El otro puede no tener razn, pero tiene sus razones. Tratemos por un momento de ponernos en su lugar. Algn punto de acuerdo siempre existe

Frente al conflicto, busquemos algn punto de acuerdo a partir del cual construir. No hay otra forma de avanzar. Palabras kriptonitas No dejemos que las palabras que nos inmovilizan nos impidan seguir escuchando: tratemos de identificar cules son esas palabras y por que nos sacuden de esa manera. El otro tambin puede tener sus kriptonitas. El lenguaje no- verbal no miente El 90% de la comunicacin est apoyada por lo no-verbal. atencin a lo no-verbal y escuchemos de una manera integral. Prestemos

Los sentimientos no pueden discutirse En situaciones difciles, recordemos que estamos tratando con sentimientos y no con hechos. Reconozcamos los sentimientos del otro, recin cuando se sienta aceptado, podr hacer un lugar para pasar a los hechos. La autoestima es algo frgil Hay muchas formas de decir las mismas cosas. Si realmente quiere que lo escuchen sin cerrarse, preocpese de la autoestima de los otros. El otro es nico El que sabe escuchar, est atento y mira a los ojos, hace sentir a los otros que en ese momento, l es nico. Las preguntas tambin existen Afirmamos mucho y preguntamos poco. Cuando afirmamos, parecemos muy seguros de nosotros mismos, pero muchas veces, cerramos caminos, slo las preguntas vuelven a abrirlos. Saber escuchar Muchas veces creemos que escuchar es una actitud pasiva. El que tiene el poder de la comunicacin no es slo el que habla.

LA DIFERENCIA DE LA CAPACIDAD DEL SER HUMANO, EN EL CASO DE QUE EXISTA, A LO SUMO LLEGA A 5 VECES. LA DIFERENCIA ENTRE LAS GANAS DE HACER O NO, LLEGA A 100 VECES