INITIATION LA TENUE DE LIVRE

POURQUOI TENIR DES REGISTRES COMPTABLES?

Une bonne tenue des livres vous renseigne sur la situation financire passe et actuelle de votre entreprise. Une bonne tenue des livres vous donne les outils ncessaires pour grer vos affaires et prendre de bonnes dcisions. Une bonne tenue des livres permet de rpondre aux exigences des gouvernements et de faire les versements appropris en temps opportun. Une bonne tenue des livres accrot les possibilits de survie d'une nouvelle entreprise et les probabilits qu'une entreprise tablie reste en affaires et prospre.

QUEL TYPE DE TENUE DES LIVRES FAUT-IL UTILISER?

Une bonne tenue des livres devrait tre simple faire, facile comprendre, fiable, prcise, uniforme et conue pour fournir des renseignements en temps opportun. Au plan juridique, les registres financiers doivent consigner de manire permanente, prcise et complte les revenus et les dpenses de l'entreprise sur une base quotidienne. Il y a plusieurs types de livres et de systmes comptables, mais la comptabilit en partie double est ce que la plupart des coles secondaires et des collges donnent comme cours de tenue des livres et de comptabilit. Chaque opration est inscrite deux reprises : un compte est crdit d'un montant donn et un second compte est dbit d'un montant quivalent. Dans un systme de comptabilit en partie simple, les oprations sont inscrites une seule fois, soit comme revenu ou dpense, soit comme actif ou passif. Toutes les inscriptions se font dans un journal synoptique d'une page ou journal des revenus et dpenses. Le systme est simple, facile comprendre et exige une formation assez brve. C'est le systme que nous dcrivons dans l'exemple ci-dessous. D'excellents programmes de comptabilit informatise sont disponibles. Ils sont rapides et permettent de faire des calculs et aussi de produire des tats financiers mis jour quotidiennement. Toutefois, il faut faire preuve de prudence et viter d'acheter des logiciels ou du matriel coteux et trop labors par rapport aux besoins rels. La plupart des petites entreprises auront ventuellement besoin d'un systme comptable informatis, habituellement pour la gestion de stocks plus importants ou d'oprations plus nombreuses.

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METTRE EN PLACE SON SYSTME DE TENUE DES LIVRES

1. En tout premier lieu, il faut enregistrer le nom de l'entreprise. Ensuite, il faut demander un permis d'exploitation commercial la municipalit et, s'il y a lieu, s'inscrire auprs du bureau de perception de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente du Qubec (TVQ). Si l'entreprise compte des employs, elle doit s'inscrire auprs de l'Agence du revenu du Canada et de la Commission Sant et Scurit au Travail (CSST). 2. Afin d'viter toute confusion entre l'entreprise et ses affaires personnelles, il convient d'ouvrir un compte d'affaires distinct dans une banque locale. Il faut aussi commander des chques avec souche pour l'inscription des dtails sur les chques mis et obtenir un livret de dpt. De plus, la banque doit vous faire parvenir un relev mensuel de mme que les chques pays afin que vous puissiez faire le rapprochement bancaire. 3. Ensuite, il faut vous procurer un livre colonnes, disponible en formats de 1 36 colonnes ou plus. Le nombre requis pour votre entreprise dpend du nombre de comptes de dpenses. Procurez-vous aussi un livret de factures et un livret de bons de commande, numrots. Vous pouvez aussi envisager l'achat d'un timbre portant les nom et adresse de votre entreprise pour personnaliser les factures, les bons de commande, les reus et mme les chques, s'ils ne portent pas le nom de votre entreprise. Il est galement utile d'avoir un livret pour y inscrire les dpenses d'automobile et les dplacements d'affaires. 4. Procurez-vous un exemplaire du Guide d'impt intitul Les revenus d'entreprise ou de profession de Revenu Qubec, brochure IN-155. Ce guide dcrit les dpenses d'affaires admissibles et donne des prcisions sur l'amortissement, les dpenses d'affaires d'une entreprise domicile, les frais d'automobile, etc

LA TENUE DE LIVRES AVEC LA COMPTABILIT EN PARTIE SIMPLE

Chaque page sert inscrire les oprations du mois et les totaux mensuels de chaque colonne. Vous utiliserez au moins une page pour chaque mois de l'anne et mme plus selon le nombre de transactions mensuelles. En l'occurrence, il faut faire les sous-totaux au bas de la page et reporter les rsultats au sommet de la page suivante. Utilisez les trois premires colonnes pour inscrire la date, les dtails de l'opration et le numro du chque ou de la facture. Cherchez payer toutes les factures avec un chque numrot et assurez-vous d'inscrire les dtails sur le talon du chque (achat, date et numro de facture). Inscrivez aussi le numro et la date du chque sur la facture paye. Prenez-en l'habitude, afin de vous faciliter la tche lorsque vous devrez retracer des oprations. Les deux colonnes suivantes sont rserves aux revenus et aux dpenses. Chaque opration doit tre inscrite dans l'une de ces colonnes. Les revenus reprsentent des montants associs aux ventes de l'entreprise, tandis que les dpenses reprsentent les paiements faits par la compagnie ou dbours. Les autres colonnes servent inscrire les catgories de revenus et de dpenses, qui varient d'une entreprise l'autre. En gnral, il vous faudra suffisamment de colonnes de frais pour tenir compte des dpenses pour lesquelles vous faites des chques le plus souvent. Si vous ne faites qu'un seul chque par anne pour une dpense donne, il n'est peut-tre pas ncessaire d'utiliser une colonne cette fin. Vous porterez plutt cette dpense dans la colonne Divers. Dans l'exemple ci-dessous, les revenus sont inscrits dans les colonnes des
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ventes et de la taxe de vente. Les dtails peuvent varier selon l'entreprise. Dans le cas d'un garage par exemple, on pourra prvoir des colonnes pour le carburant, les pices, la main-d'uvre, et les confections. Dans l'exemple ci-dessous, les dpenses sont inscrites dans les colonnes des stocks, de loyer, de tlphone, des fournitures de bureau, des assurances et diverses dpenses. Parmi les autres rubriques considrer, il y a la comptabilit, les frais juridiques, la publicit, la taxe et le permis d'affaires, les rparations, le vhicule, les services publics et les salaires.

Exemple
Les entres de journal de l'exemple reprsentent les revenus et les dpenses pour le mois de mai de la Compagnie Fournitout (celle qui approvisionne Coyote Le Rus). Comme il s'agit de la seconde page pour le mois, elle commence avec les sous-totaux reports de la premire page. Les oprations fictives sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Chque no 56, au montant de 121 $, tabli le 26 mai l'ordre de la Papeterie mile pour l'achat d'enveloppes et de papier en-tte. Chque no 57, au montant de 1 536 $, tabli le 27 mai l'ordre de Accessoires de parachutisme pour l'achat de 10 parachutes pour les stocks et la revente. Chque no 58, au montant de 230 $, tabli le 27 mai l'ordre de Tlphones Sansfil pour les frais de tlphone cellulaire. Chque no 59, au montant de 580 $, tabli le 28 mai l'ordre d'Assurances Tourisques pour l'assurance responsabilit annuelle. Dpt bancaire de 2 796,94 $ fait le 28 mai relativement aux factures 36, 37 et 38 et les ventes au comptant du 26 au 28 mai. Chque no 60, au montant de 545 $, tabli le 29 mai l'ordre de C. Le Rus en remboursement de la facture no 37 (parachute dfectueux). Chque no 61, au montant de 26,10 $, tabli le 26 mai l'ordre de la propritaire, Elle Fournitout, pour le paiement de dpenses de petite caisse en mai. (Les dpenses de petite caisse comme l'affranchissement postal ou les frais de stationnement, etc. pour lesquelles il n'est pas ncessaire de faire un chque devraient tre payes par la propritaire, qui garde ses reus jusqu' la fin du mois ou jusqu' ce que le montant justifie un remboursement par chque.) Aprs rception du relev bancaire mensuel, on a compar les chques et les dpts indiqus sur le relev et fait un rapprochement avec les entres dans les colonnes revenus et dpenses. Toutefois, les deux colonnes ne font pas tat d'un prlvement de 15,80 $ reprsentant les frais bancaires du mois de mai de la Compagnie Fournitout.

8.

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COMPAGNIE FOURNITOUT JOURNAL DES REVENUS ET DPENSES

Mois : mai 1997 Date Opration Solde report 26-mai 27-mai 28-mai 28-mai 29-mai Papeterie mile Acces. de parachutisme Tlphones Sansfil Assurance Touristique Dpts Factures 36, 37, 38 Ventes au comptant Taxe de vente prov. C. Le Rus rembours. fact. no 37 Elle Fournitout, propritaire Frais bancaires 56 57 58 59 2 796,94 2 500,00 66,00 60 61 -545,00 26,10 15,80 15,80 Totaux de fin de mois 4 569,12 6 402,90 4 174,63 394,49 4 836,00 500,00 230,00 136,00 580,00 120,90 -500,00 230,94 -45,00 26,10 Petite caisse Frais bancaires Page 2 de Revenus Dpenses ch. no 2 317,18 3 894,00 121,00 1536,00 230,00 580,00 Dtails des revenus Ventes Taxe de Stock & Loyer vente Achat 2 108,63 208,55 3 300,00 500,00 Dtails des dpenses Tl. Bureau Ass. 15,00 121,00 1 536,00 230,00 580,00 Divers 79,00 Divers Dtails

29-mai 29-mai 29-mai

Prpar par : Saskatchewan Industry and Resources, Business and Co-operative Services Traduit par : Secrtariat national, Entreprises Canada

Source : http://www.rcsec.org/servlet/ContentServer?pagename=CBSC_FE%2Fdisplay&lang=fr&cid=1081945277305&c=GuideFactSheet

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Une fois le total tabli la fin du mois pour chacune des colonnes, le total sous la rubrique Dpenses devrait tre gal la somme de toutes les colonnes de dpenses. Le total de la colonne Revenus devrait tre gal la somme de toutes les colonnes de revenus du mois. Cela permet de vrifier les comptes et faire la balance des comptes et de s'assurer du mme coup que les montants et les entres sont exacts. Les reus, les factures payes et les autres relevs doivent tre conservs de manire pouvoir les retrouver facilement en cas de besoin. Par exemple, on peut agrafer ensemble tous les reus pour un mois donn, les mettre dans une enveloppe et classer les enveloppes par ordre chronologique.

PRPARATION DES TATS FINANCIERS

l'aide des totaux de fin de mois, vous ou votre comptable devriez tre en mesure de prparer assez facilement des tats financiers : tats des rsultats et Bilan. Ltat des rsultats est un rapport dmontrant les rsultats de lexploitation de votre entreprise pour une priode donne (mois, trimestre ou anne). Ce rapport vous permet de dterminer le bnfice ou la perte dexploitation de votre entreprise sur une priode dtermine en compilant les revenus et les dpenses de celle-ci. Le bnfice ou la perte dexploitation sera ensuite inscrite au bilan, dans la section AVOIR. Le Bilan est un rapport prsentant une image de la situation financire de votre entreprise une date prcise. Divis en trois parties (ACTIF, PASSIF et AVOIR), ce rapport vous donne un portrait sur : o o o o o o Largent qui vous reste ; La valeur des quipements de lentreprise; Le solde des dettes payer; Le solde des comptes recevoir ou payer; La valeur comptable de votre entreprise; Etc

COMMENT LARGIR LA COMPTABILIT EN PARTIE SIMPLE

Comme l'exemple ci-dessus illustre les oprations d'une entreprise assez simple, il suffira d'un cahier douze colonnes. Toutefois, sachez qu'il existe des cahiers comportant jusqu' 36 colonnes, selon les besoins. La comptabilit en partie simple offre beaucoup de souplesse. S'il faut davantage de colonnes, sachez qu'il est toujours possible de tenir un journal distinct pour les dpenses, les revenus, les ventes, la paie et les comptes fournisseurs.

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OBLIGATIONS LGALES
Si vous exploitez une entreprise au Qubec, vous devez tenir des registres. Ces documents, tout comme vos pices justificatives, doivent tre conservs pendant six ans sur support papier ou sur support lectronique : o o o votre lieu d'affaires ; votre rsidence ; ou tout autre lieu dsign par Revenu Qubec.

Vous devez, en tout temps et dans un dlai raisonnable, les rendre disponibles pour permettre au personnel de Revenu Qubec de procder ventuellement une vrification. Les renseignements contenus dans ces documents doivent lui permettre de vrifier : o o o o vos revenus et vos dpenses d'entreprise afin d'tablir tout montant qui doit tre pay ; les montants que vous avez perus relativement la TPS et la TVQ ; les montants de taxe que vous avez pays, si vous faites une demande de crdit de taxe sur les intrants (CTI) ou de remboursement de la taxe sur les intrants (RTI) ; toute information ayant servi au calcul de vos retenues la source et de vos cotisations d'employeur.

Vous devez conserver certaines preuves l'appui de ces renseignements : o o o o o o o le relev quotidien de vos revenus, accompagn de vos factures et de votre ruban de caisse enregistreuse ; le relev quotidien de vos dpenses d'exploitation, accompagn de vos chques oblitrs, de vos chques annuls et de vos reus ; un relev du kilomtrage effectu par chaque automobile utilise en partie pour exercer votre activit professionnelle ou commerciale, et en partie des fins personnelles ; les pices justificatives concernant vos dplacements ; les pices justificatives concernant vos dpenses en immobilisation ; vos factures et les relevs mensuels de vos transactions effectues par carte de crdit ; les registres indiquant le nom de vos employs, leur salaire et les retenues faites pour chacun d'eux.

Source : Revenu Qubec http://www.revenu.gouv.qc.ca/fr/entreprise/demarrage/tenue_livre.asp

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UN DERNIER CONSEIL
Pour un bon contrle de l'entreprise, l'inscription des oprations comptables devrait se faire sur une base quotidienne. Il convient donc de rserver du temps cette fin. Lors du dmarrage d'une nouvelle entreprise, l'entrepreneur porte souvent plusieurs chapeaux et accorde gnralement la priorit aux ventes et aux clients. En l'occurrence, il pourrait tre avis de montrer son conjoint ou un employ temps partiel comment faire la tenue des livres de votre entreprise. Par souci d'uniformit, faites en sorte que ce travail soit toujours excut par la mme personne. Enfin, il peut tre votre avantage de retenir les services d'un comptable lors du dmarrage de votre entreprise. Cette personne pourra rpondre vos questions sur la tenue des livres.

Afin que l'adoption d'un rythme de croissance mal gr ne cause des problmes de liquidit, d'approvisionnement, de contrle de la qualit et de gestion des ressources humaines, le Centre local de dveloppement de Rouyn-Noranda vous offre une aide concrte pouvant prendre l'une des formes suivantes : o o o o o Vous offrir des conseils touchant certains aspects de la gestion d'entreprise; Vous aider dans la prparation d'tats financiers prvisionnels; Vous aider dans la recherche de financement; Vous aider dans la recherche d'informations stratgiques; Vous rfrer, au besoin, des services plus spcialiss.

Pour de plus amples informations, contactez-nous :

Centre local de dveloppement de Rouyn-Noranda

161, avenue Murdoch Rouyn-Noranda (Qubec) J9X 1E3 Tlphone : 819 762-0142 Tlcopieur : 819 762-7139

www.cldrn.ca

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