Sisteme informaionale pentru managementul resurselor umane - suport de curs -

Managementul resurselor umane, Master complementar, anul 2, ZI Managementul si dezvoltarea resurselor umane, Master

complementar, anul 2, ZI

Semestrul 2, anul universitar 2011-2012

Prof. Univ. Dr. Florin DUMITRIU

CUPRINS
CUPRINS ........................................................................................................................................... 3 Introducere ......................................................................................................................................... 5 Unitatea de studiu 1 ........................................................................................................................... 6 Sisteme informaionale pentru management ...................................................................................... 6 1.1 Definirea sistemelor informaionale de management ............................................................. 6 1.2 Tipuri de sisteme informaionale de management ................................................................ 11 1.2.1 Sistemele de prelucrare a tranzaciilor (SPT) ................................................................. 11 1.2.2 Sistemele de informare a managerilor (SIM) .................................................................. 12 1.2.3 Sistemele suport pentru decizii (SSD) ............................................................................ 14 1.2.4 Sistemele de birotic (SB)............................................................................................... 18 1.2.5 Sistemele expert (SE) ...................................................................................................... 18 1.3 Rspunsuri la testele de autoevaluare .................................................................................... 19 1.4 Lucrare de verificare .............................................................................................................. 19 1.5 Bibliografie ............................................................................................................................ 19 Unitatea de studiu 2 ......................................................................................................................... 20 Utilizarea tehnologiilor informaionale n management .................................................................. 20 2.1 Internetul, Extranetul i Intranetul ......................................................................................... 21 2.2 Utilizarea depozitelor de date n sprijinul procesului decizional........................................... 27 2.3 Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) .................................................................... 30 2.4 Tehnologia portalurilor .......................................................................................................... 35 2.5 Rspunsuri la testele de autoevaluare .................................................................................... 37 2.6 Lucrare de verificare .............................................................................................................. 37 2.7 Bibliografie ............................................................................................................................ 37 Unitatea de studiu 3 ......................................................................................................................... 38 Baze de date relaionale n managementul resurselor umane .......................................................... 38 3.1. Noiuni introductive despre baze de date .............................................................................. 38 3.2. Prezentare general a modelului relaional ........................................................................... 40 3.2.1. Puin istorie .................................................................................................................. 41 3.2.2. Concepte de baz utilizate n modelul relaional ........................................................... 42 3.3. Restricii ale bazei de date .................................................................................................... 46 3.3.1. Restricia de domeniu..................................................................................................... 46 3.3.2. Restricia de nenulitate ................................................................................................... 46 3.3.3. Restricia de unicitate ..................................................................................................... 47 3.3.4. Restricia referenial ..................................................................................................... 48 3.3.5. Restricii-utilizator ......................................................................................................... 49 3.3 Rspunsuri la testele de autoevaluare .................................................................................... 50 3.4 Lucrare de verificare .............................................................................................................. 50 3.5 Bibliografie ............................................................................................................................ 50 Elemente de proiectare a bazelor de date ......................................................................................... 51 4.1 Necesitatea structurrii bazei de date ..................................................................................... 51 4.2 Simplificarea structurii datelor prin normalizare ................................................................... 53 4.2.1 Prima form normalizat (1FN) ...................................................................................... 57 4.2.2 A doua form normalizat (2FN) .................................................................................... 58 4.2.3 A treia form normalizat (3FN)..................................................................................... 62 4.3 Rspunsuri la testele de autoevaluare .................................................................................... 65 4.4 Lucrare de verificare .............................................................................................................. 65 4.5 Bibliografie ............................................................................................................................ 65 Utilizarea Microsoft ACCESS n managementul resurselor umane ................................................ 66 5.1 Prezentare general a Microsoft ACCESS............................................................................. 66

5.2 CREAREA I ACTUALIZAREA BAZELOR DE DATE ACCESS .................................... 68 5.2.1 Tipuri de date .................................................................................................................. 68 5.2.2 Crearea /construirea tabelelor ......................................................................................... 68 5.2.3 Declararea restriciilor .................................................................................................... 73 5.2.4. Inserri, modificri i tergeri de nregistrri ................................................................. 78 5.3 Obinerea de informaii (interogarea) bazelor de date ACCESS ........................................... 79 5.3.1. Informaii obinute dintr-o singur tabel ...................................................................... 80 5.3.2. Informaii obinute din dou sau mai multe tabele ........................................................ 81 5.3.3. Prelucrri /grupri /sintetizri ........................................................................................ 83 5.4 Construirea i utilizarea rapoartelor ....................................................................................... 85 5.5 Bibliografie ............................................................................................................................ 95 Unitatea de studiu 6 ......................................................................................................................... 96 Rolul sistemelor informaionale n managementul resurselor umane .............................................. 96 6.1 Modele de administrare a MRU n condiiile utilizrii TI ..................................................... 98 6.1.1 Furnizarea serviciilor directe prin intermediul portalurilor ............................................ 98 6.1.2 Shared services centers ................................................................................................... 99 6.2 Evidena datelor privind personalul ..................................................................................... 101 6.3 Recrutarea i selecia angajailor ......................................................................................... 102 6.3.1 Recrutarea online .......................................................................................................... 102 6.3.2 Selecia candidailor ...................................................................................................... 105 6.4 Evidena timpului de munc i calculul retribuiilor ........................................................... 106 Figura 6.1 Pontaj lunar realizat cu ajutorului software-ului Clarvision ................................. 107 6.5 Evidena i analiza posturilor de munc .............................................................................. 107 6.6 Instruirea i dezvoltarea profesional a angajailor ............................................................. 110 6.6.1Abordarea sistemic a instruirii i dezvoltrii personalului........................................... 110 6.6.2 Software pentru instruirea i dezvoltarea profesional a angajailor ............................ 113 6.7 Managementul performanelor ............................................................................................. 115 6.8 Planificarea resurselor umane .............................................................................................. 116 6.9 Alte funcii ale SIMRU ........................................................................................................ 117 6.10 Rspunsuri la testele de autoevaluare ................................................................................ 117 6.11 Lucrare de verificare .......................................................................................................... 118 6.12 Bibliografie ........................................................................................................................ 118 Bibliografie general ...................................................................................................................... 119

Introducere
Disciplina Sisteme informaionale pentru managementul resurselor umane are drept obiectiv general asimilarea conceptelor fundamentale i formarea deprinderilor eseniale pentru utilizarea sistemelor informaionale i a tehnologiilor informaionale n domeniul managementului resurselor umane. Ea i propune s ofere cunotinele i abilitile vizate de piaa muncii din cel puin trei perspective: consultant ERP, cel care trebuie s se ocupe de reorganizarea activitilor din domeniul resurselor umane dintro companie i implementarea modulului de resurse umane din aplicaiile tip ERP; specialist n managementul resurselor umane preocupat de imbuntirea performanelor activitii proprii prin apelarea la tehnologiile informaionale; utilizator final informatizat, capabil s dezvolte aplicaii proprii, de mici dimensiuni, n domeniul managementului resurselor umane. Obiectivele principale ale disciplinei sunt :
nelegerea rolului sistemelor informaionale n desfurarea activitilor legate de managementul resurselor umane; Desluirea aspectelor de calitate ale informaiei i a modalitii de obinere a lor ;

Prezentarea principalelor tehnologii informaionale din perspective oportunitilor i riscurilor asociate; Dobndirea aptitudinilor necesare n proiectarea unor aplicaii informatice pentru domeniul MRU, cu accent pe proiectarea schemei unei baze de date de mici dimensiuni; Familiarizarea cu facilitile de lucru oferite de mediul de lucru Microsoft ACCESS pentru construirea de aplicaii; Prezentarea funciilor specifice managementului resurselor umane i a oportunitilor oferite de tehnologiile informaionale pentru fiecare funcie Pentru atingerea obiectivelor propuse, suportul de curs a fost structurat n 6 uniti de studiu (capitole), fiecare coninnd obiective proprii, teste de autoevaluare i lucrri de verificare. Cele 6 uniti de studiu sunt:
1. 2. 3. 4. 5. 6. Sisteme informaionale pentru management Utilizarea tehnologiilor informaionale n management Baze de date relaionale n managementul resurselor umane Elemente de proiectare a bazeelor de date Utilizarea Microsoft ACCESS n managementul resurselor umane Rolul sistemelor informaionale n managementul resurselor umane

Unitatea de studiu 1

Sisteme informaionale pentru management

Obiective: Definirea sistemului informaional Clarificarea noiunilor data, informaie i cunotine Prezentarea caracteristicilor calitative ale informaiilor Clasificarea sistemelor informaionale Competene dobndite: Identificarea tipurilor de sisteme informaionale regsite n firme Formularea unor cerine privind atributele calitative ale informaiilor Alegerea funcionalitilor unui sistem informaional n funcie de tipul de sistem i nivelul de management cruia i se adreseaz Timpul mediu necesar asimilrii: 5 ore

Structura unitii de studiu

1.1 Definirea sistemelor informaionale de management ............................................................. 6 1.2 Tipuri de sisteme informaionale de management ................................................................ 11 1.2.1 Sistemele de prelucrare a tranzaciilor (SPT) ................................................................. 11 1.2.2 Sistemele de informare a managerilor (SIM) .................................................................. 12 1.2.3 Sistemele suport pentru decizii (SSD) ............................................................................ 14 1.2.4 Sistemele de birotic (SB)............................................................................................... 18 1.2.5 Sistemele expert (SE) ...................................................................................................... 18 1.3 Rspunsuri la testele de autoevaluare .................................................................................... 19 1.4 Lucrare de verificare .............................................................................................................. 19 1.5 Bibliografie ............................................................................................................................ 19

1.1 Definirea sistemelor informaionale de management

Pentru ntreprinderile antrenate n competiia pe pia, informaiile fie ele de natur comercial, tehnologic sau financiar, de provenien intern sau extern au devenit tot mai importante n ultimele decenii, marcate n mod profund de dezvoltarea vertiginoas a tehnologiilor informaionale (TI). i este normal s fie aa: lsnd la o parte faptul c nsei produsele unui numr tot mai mare de firme sunt de natur informaional, sau ncorporeaz un volum sporit de informaii (cunotine), orice organizaie lucrativ, prin managementul ei, are acum nevoie de informaii mai multe, mai bune i mai prompte pentru a-i asigura autoreglarea i adaptarea la cerinele mediului n care opereaz. Aceast nevoie acut de informaii pertinente a impus organizarea gestiunii resurselor informaionale din ntreprinderi pe principii sistemice, prin crearea, ntreinerea i exploatarea unor sisteme informaionale adecvate. Iar tehnologiile informaionale - care au creat, n ultim instan, nevoia ofer, evident, i mijloacele de satisfacere a acestei nevoi.

Un sistem informaional este un ansamblu ordonat de resurse (personal, echipamente, proceduri, metode) folosite pentru culegerea, transmiterea, stocarea i prelucrarea datelor, analiza, pstrarea, difuzarea i valorificarea informaiilor i cunotinelor. Pentru a nelege mai bine aceast definiie trebuie s facem cteva precizri. Mai nti, care este diferena dintre date, informaii i cunotine ? n vorbirea curent nu se face, de regul, nici o difereniere ntre aceti termeni. n context informatic ns, o anumit distincie noional este adesea necesar. Astfel, informaia este considerat un mesaj care ne aduce un spor de cunoatere, modificnd viziunea noastr despre lume i reducnd incertitudinea. Acest spor de cunoatere provine din confruntarea mesajului cu un model interpretativ, specific receptorului, ceea ce face ca informaia s fie relativ la receptor. ntradevr, acelai mesaj perceput de ctre mai multe persoane poate avea un neles diferit de la o persoan la alta, n funcie de cunotinele anterioare i interesele acestor persoane. De exemplu, o imagine de bun calitate a unui masiv muntos poate sugera idei foarte diferite unui geolog, unui economist sau unui turist. Mesajele sunt formate din semnale sau ansambluri de semnale susceptibile de a fi percepute de ctre cei interesai. Aceste semnale pot fi stimuli primari sau simboluri care reflect obiectele sau fenomenele aflate n zona de interes a receptorului. n contextul sistemelor informaionale din ntreprinderi, termenul de dat este folosit, de regul, pentru a desemna un simbol sau un ansamblu de simboluri reprezentativ pentru o informaie potenial. Aceste simboluri (datele) trebuie prelucrate pentru a deveni informaii utile, ceea impune realizarea unor eventuale operaii de ordonare, filtrare, agregare, combinare etc. i, n mod obligatoriu, evaluarea datelor prin prisma unor modele interpretative. Din aceast perspectiv, putem spune, deci, c datele constituie materia prim a informaiilor. n acelai timp, datele pot fi vzute i ca reprezentri ale informaiilor (calculatoarele, de exemplu, prelucreaz, stocheaz, imprim, transmit date, care, percepute i interpretate de ctre oameni, devin informaii). La rndul lor, informaiile, ca reflectri evaluate ale obiectelor i fenomenelor percepute, pot fi combinate n entiti de cunoatere mai complexe, numite cunotine. Acestea nu sunt altceva dect asocieri de informaii generalizate i abstractizate n urma nelegerii unor relaii de tip cauz-efect, stabilite cu ocazia desfurrii unor fenomene particulare. De exemplu, dac mprumuturile curente (pe termen mediu i lung) sunt mai mici dect capitalurile proprii i dac anuitatea exerciiului este mai mic dect o doime din capacitatea de autofinanare, atunci exist capacitate de ndatorare disponibil. Aceast regul de pruden bancar este un element din baza de cunotine a oricrui analist financiar nsrcinat cu examinarea unui dosar de creditare. Pentru achiziionarea, memorarea i prelucrarea cunotinelor de ctre calculatoare sunt utilizate mijloace software specifice, bazate pe inteligen artificial. Ca urmare, cunotinele sunt reprezentate ca atare n calculatoare (sunt construite i exploatate, de exemplu, baze de cunotine computerizate).

Observaie. Dei, n mod riguros vorbind, coninutul termenilor dat, informaie i cunotin difer, totui, nu de puine ori - chiar i n context informatic - este folosit termenul general de informaie pentru a acoperi toate cele trei concepte amintite. Sistemele informaionale care utilizeaz calculatoare pentru achiziionarea, stocarea, prelucrarea i transmiterea informaiilor mai sunt denumite i sisteme informatice, dup terminologia francez (systmes informatiques), sau sisteme informaionale bazate pe calculatoare, dup terminologia american (Computer Based Information Systems). Scderea continu a preului echipamentelor, ndeosebi a microcalculatoarelor, precum i creterea spectaculoas a numrului i performanelor pachetelor de programe aplicative comercializate fac astfel de sisteme larg accesibile chiar i organizaiilor mai mici, din ri cu economii mai puin dezvoltate. Ca urmare, prezena calculatoarelor n sistemele informaionale actuale este aproape subneleas, iar termenul de sistem informaional, mai comod, este frecvent utilizat pentru a desemna, de fapt, sisteme informatice (computerizate). n funcie de natura obiectivelor urmrite i de specificul organizaiilor care le folosesc, pot fi puse n eviden diferite tipuri de sisteme informaionale: militare, meteorologice, tiinifice (baze de date documentare) i altele. Cele mai rspndite, i mai studiate n acelai timp, sunt ns sistemele informaionale de management. Dei noiunea de sistem informaional de management (n englez, Management Information System) a aprut nc din anii '60, nu exist n prezent o accepiune unic a acestui termen. Totui, cel mai adesea - i n lipsa unor precizri suplimentare - prin sistem informaional de management se nelege un sistem informaional dezvoltat pentru a sprijini luarea i aplicarea deciziilor de management. Pentru o organizaie, sistemul informaional de management este o component esenial a sistemului de management, alturi de sistemul decizional. Cu toate c aceste dou subsisteme (decizional i informaional) sunt intim legate, cu frecvente ntreptrunderi i condiionri reciproce, sistemul informaional de management este privit adeseori ca o component distinct a sistemului organizaie, cu rol de legtur ntre sistemul decizional i cel operaional (figura 1.1). Informaiile produse i distribuite de sistemele informaionale de management trebuie s fie de calitate pentru a fi cu adevrat utile proceselor de management din organizaii. Principale caracteristici calitative ale informaiilor furnizate de sistemele informaionale organizaionale pot fi grupate pe trei dimensiuni: dup timp, dup coninut i dup form (tabelul 1.1). In plus, informaiile destinate managementului trebuie s mai prezinte o nsuire esenial: eficiena. Adic, efectul determinat de deinerea informaiilor trebuie s fie mai mare dect efortul depus pentru obinerea lor. Aceast dimensiune economic a calitii informaiilor regleaz, de fapt, volumul informaiilor produse: culegerea i prelucrarea datelor pentru convertirea lor n informaii trebuie ntreprinse doar n msura n care

valoarea informaiilor suplimentare obinute depete costul generat de procurarea informaiilor suplimentare respective.

M e d i u l

e x t e r n

Obiective Sistemul decizional

Activiti decizionale

Sistemul de management Activiti informaionale

Sistemul informaional

Intrri
Oameni Bani Echipamente Materiale Energie

Transformri Producie Marketing Finane Personal Altele

Ieiri Produse Servicii Bani Alte efecte

Sistemul operaional

Figura 1.1 Modelul firmei vzut ca sistem

Fig. 1.1 Rolul sistemului informaional de management n organizaii ntr-o organizaie orientat spre profit, sistemul informaional de management poate fi vzut, la rndul su, ca un ansamblu de subsisteme intercorelate, delimitate dup domeniile funcionale mai importante ale ntreprinderii: sistemul informaional de marketing sistemul informaional de producie/operaiuni sistemul informaional financiar sistemul informaional al resurselor umane.

10

Aceste sisteme funcionale pot include i ele mai multe subsisteme, specifice diferitelor activiti realizate n domeniile funcionale respective. Procesul de structurare poate merge chiar i mai n profunzime, astfel c, de fapt, ntr-o organizaie poate fi identificat o multitudine de sisteme informaionale de management aflate n relaii de incluziune dup un model piramidal. Tabelul 1.1 Caracteristici calitative ale unei informaii utile n management
Dimensiune Caracteristic Oportunitate Actualitate Frecven Perioada de timp Exactitate Relevan Coninut Completitudine Concizie Claritate Detaliere Form Ordonare Prezentare Media D e s c r i e r e S fie oferit atunci cnd este nevoie de ea. S fie actualizat atunci cnd este oferit. S fie oferit ori de cte ori este nevoie de ea (periodic, n mod excepional sau la cerere). S reflecte trecutul, prezentul sau viitorul (dup necesitile receptorului). S nu aib erori. S satisfac nevoia informaional a unui anumit receptor, confruntat cu o anumit problem. S fie oferit toat informaia necesar. S fie oferit numai informaia necesar. S fie prezentat ntr-o form uor de neles. S fie prezentat n mod detaliat sau sintetic, dup necesitile receptorului. S fie aranjat ntr-o secven predeterminat, dup dorina receptorului. S fie prezentat sub form narativ, numeric, grafic etc.- dup nevoile receptorului. S utilizeze drept suport hrtia, ecranul video sau alte mijloace preferate de receptor.

Timp

Practica realizrii efective a sistemelor informaionale din ntreprinderi cunoate dou tendine mai importante: dezvoltarea unor sisteme informaionale funcionale izolate, cu slabe conexiuni ntre ele, i conceperea unor sisteme informaionale integrate, cu module specifice tuturor domeniilor funcionale ale ntreprinderii. Exemple clasice de astfel de sisteme informatice integrate sunt produsele software de tip ERP (Enterprise Resource Planning). Un produs de tip ERP este o aplicaie software complex multi-modular care integreaz procesele economice ale ntreprinderii cu scopul amplificrii eficacitii i eficienei acestora. Din punctul de vedere al funcionalittilor, o aplicaie de tip ERP acoper urmtoarele domenii de interes ale unei firme: planificarea produciei, managementul achiziiilor, managementul stocurilor, interaciunea cu furnizorii, managementul relaiilor cu clienii, urmrirea comenzilor, managementul financiarcontabil, managementul resurselor umane i altele.

11

Teste de autoevaluare TA 1.1 1. n ce const eficiena informaiilor? 2. Descriei succint caracteristicile calitative ale informaiei pe dimensiunea timp, pentru a fi util n management. 3. Care sunt subsistemele informaionale funcionale ce pot fi regsite ntr-o ntreprindere? Rspuns:

1.2 Tipuri de sisteme informaionale de management

n funcie de complexitatea lor, precum i gradul de suport oferit proceselor decizionale, sistemele informaionale de management bazate pe calculatoare pot fi de mai multe tipuri: sisteme de prelucrare a tranzaciilor, sisteme de informare a managerilor, sisteme suport pentru decizii, sisteme de birotic, sisteme expert.

1.2.1 Sistemele de prelucrare a tranzaciilor (SPT)

SPT au fost primele sisteme informaionale computerizate dezvoltate n ntreprinderi. Ele au aprut n mari firme din SUA i din Europa Occidental n anii 50, nu mult dup ce calculatoarele au nceput s fie produse i exploatate pe baze comerciale. Este tiut faptul c, pentru a-i ndeplini misiunea i obiectivele stabilite, orice ntreprindere realizeaz schimburi consistente cu mediul su extern, adic se aprovizioneaz cu materii prime i materiale, livreaz produse finite, presteaz servicii, achit i ncaseaz facturi, pltete salarii etc. Aceste schimburi, de natur material, financiar sau informaional, se numesc tranzacii, iar volumul lor poate fi foarte mare chir i pentru ntreprinderi de talie mic. De cele mai multe ori, tranzaciile sunt activiti complexe, care

12

mbin att operaiuni materiale (de exemplu, nmnarea drepturilor bneti cuvenite salariailor pentru munca prestat), ct i operaiuni informaionale - de culegere de date, analiz, calcul i eviden (cum ar fi, n cazul aceluiai exemplu, stabilirea numrului de ore/zile lucrate de fiecare angajat, preluarea salariilor orare/lunare ale angajailor, calculul salariilor i a celorlalte drepturi bneti cuvenite, ntocmirea fielor individuale i a statelor de plat etc.). Sistemele de prelucrare a tranzaciilor (numite uneori i sisteme de prelucrare a datelor SPD) vizeaz tocmai aceste operaiuni informaionale asociate tranzaciilor. Ele nregistreaz date cu privire la tranzaciile realizate de ctre organizaii i pregtesc documente care descriu aceste tranzacii n detaliu, sau agregheaz, sintetizeaz datele referitoare la tranzaciile respective. Exemple clasice de sisteme de prelucrare a tranzaciilor sunt aplicaiile informatice de calcul al salariilor, de eviden a stocurilor, de facturare, de contabilitate general. Exist unele particulariti ale sistemelor de prelucrare a tranzaciilor care le deosebesc de alte tipuri de sisteme informaionale: operaiile realizate - manual sau computerizat - sunt obligatorii, pentru a asigura controlul activitilor firmei de ctre manageri sau de ctre unele elemente avizate ale mediului extern; datele prelucrate sunt foarte detaliate i reflect, de regul, trecutul; procedurile de tratare utilizate sunt standardizate. Dei au fost i sunt construite - n principal - pentru a simplifica sau chiar a nlocui o activitate uman monoton i obositoare de eviden primar i calcule brute, sistemele de prelucrare a tranzaciilor pot contribui ntr-o oarecare msur la soluionarea problemelor decizionale prin documentele standard pregtite, n care se regsesc informaii sintetice utile managerilor (bilanul contabil, de exemplu). n acelai timp, prin sistemele de prelucrare a tranzaciilor sunt create i actualizate baze de date importante ale organizaiei, care pot fi utilizate i de alte tipuri de sisteme informaionale.

1.2.2 Sistemele de informare a managerilor (SIM)

SIM au constituit urmtoarea etap n evoluia sistemelor informaionale din ntreprinderi. Aprute n Statele Unite la nceputul anilor 60, sub denumirea general de sisteme informaionale de management (management information systems, MIS), aceste sisteme au ca obiectiv principal pregtirea unor informaii cu privire la trecut, prezent i viitor i comunicarea lor unor grupuri de manageri cu nevoi similare n organizaii. Informaiile respective - concretizate n rapoarte periodice, rapoarte speciale (la cerere) i rspunsuri la ntrebri - au o caracteristic esenial, care difereniaz sistemele de informare a managerilor de alte tipuri de sisteme: sunt predeterminate, adic au un coninut i o form specificate n avans. Maniera tradiional de furnizare a informaiilor de ctre sistemele de informare a managerilor o constituie rapoartele periodice. (de exemplu, rapoartele zilnice, sptmnale

13

sau lunare de producie, de vnzri, de consumuri). Avnd de cele mai multe ori forma unor tabele de date numerice, eventual nsoite de reprezentri grafice, rapoartele periodice ofer informaii cu grade de agregare diferite, n funcie de interesul potenial al utilizatorilor. Aa de exemplu, rapoartele de vnzri pot fi structurate pe produse, pe ageni de vnzri, pe categorii de clieni, pe zone geografice etc. O form mai evoluat a output-urilor sistemelor de informare a managerilor o constituie rapoartele bazate pe excepii. Acestea tind s diminueze volumul informaiilor transmise, fie prin ilustrarea n rapoartele periodice doar a acelor situaii care se abat n mod semnificativ de la normal (de exemplu, ntr-un raport lunar de analiz a costurilor pot fi incluse numai produsele sau semifabricatele cu elemente de cost sensibil diferite de cele normate), fie prin producerea unor rapoarte doar atunci cnd apar anumite situaii excepionale. n plus, sistemele de informare a managerilor pot genera anumite rapoarte i informaii doar la cererea expres a utilizatorilor. n mod tradiional, astfel de rapoarte produse la cerere au un format predefint. Totui, mai nou, odat cu dezvoltarea informaticii utilizatorului final (end user computing), managerii sau analitii interesai pot obine relativ uor - la staiile lor de lucru - informaii punctuale i rapoarte simple ntr-o form ceva mai liber, necondiionat de existena n sistem a unor programe sau rutine deja scrise. Pentru aceasta, sunt utilizate instrumente de lucru specifice utilizatorilor finali, cum ar limbajele de interogare a bazelor de date (SQL, structured query language, de exemplu) sau generatoare de rapoarte. Informaiile oferite de sistemele de informare a managerilor reflect cu predilecie evenimente trecute i situaii prezente. Ele sunt obinute prin agregarea i rezumarea datelor extrase din bazele de date ntreinute de sistemele de prelucrare a tranzaciilor. Unele aplicaii din categoria sistemelor de informare a managerilor au ns ncorporate i anumite faciliti de calcul bazate pe modele relativ simple de prognoz i de decizie, ceea ce le permite s schieze tendine de evoluie viitoare a fenomenelor reflectate sau s formuleze soluii optime pentru situaii decizionale rutiniere, bine structurate. Primele domenii funcionale ale ntreprinderii pentru care s-au construit aplicaii de tipul sistemelor de informare a managerilor au fost cele de vnzri, de producie i de finane. Claritatea, lipsa de ambiguitate a informaiilor vehiculate au uurat mult procesul de informatizare n aceste domenii. Ulterior, odat cu creterea impactului pieei asupra ntreprinderilor, cu amplificarea rolului resurselor umane n obinerea rezultatelor i cu avansul spectaculos al tehnologiilor informaionale (calculatoare personale, reele de calculatoare, baze de date relaionale), au fost realizate sisteme de informare a managerilor i pentru alte domenii de activitate, cum ar fi marketingul sau resursele umane. Cteva exemple sugestive de aplicaii care pot fi integrate n sisteme mai ample de informare a managerilor sunt urmtoarele: analiza i previziunea vnzrilor, gestiunea stocurilor, calculul i analiza costurilor, analiza posturilor de munc.

14

Observaie. Dat fiind faptul c ieirile din sistemele de informare a managerilor au, n mod frecvent, forma unor rapoarte - imprimate sau afiate pe monitoarele staiilor de lucru -, astfel de aplicaii informatice construite pentru uzul managerilor sunt cunoscute i sub denumirea de sisteme de producie de rapoarte (n englez, management reporting systems).

1.2.3 Sistemele suport pentru decizii (SSD)

SSD au aprut la nceputul anilor '70, marcnd un progres nsemnat n evoluia sistemelor informaionale din ntreprinderi. n esen, un sistem suport pentru decizii este un sistem informatic interactiv care sprijin decidentul n soluionarea unor probleme semistructurate combinnd judecata uman cu prelucrarea automat a datelor pe baza modelelor ncorporate, sistem n care controlul derulrii procesului de decizie - fondat pe principiile cutrii de tip euristic - aparine decidentului. Pentru a fi cu adevrat un sistem suport pentru decizii, un produs informatic trebuie s fie capabil: s neleag comenzile formulate de utilizator (decident); s memoreze date, modele, rezultate intermediare i finale; s realizeze operaii de prelucrare a datelor (regsiri de date, calcule conform modelelor memorate sau formulate ad-hoc, reprezentri grafice etc.); s furnizeze informaii pertinente pentru decident (prin coninutul i forma lor). Aceste caracteristici funcionale inerente sistemelor suport pentru decizii sunt asigurate de ctre trei componente eseniale, care se regsesc, chiar dac nu foarte clar delimitate, n structura oricrui SSD (vezi figura 1.2): o baz de date, creat i manipulat prin intermediul unui sistem de gestiune a bazei de date (SGBD); o baz de modele, realizat i exploatat cu ajutorul unui sistem de gestiune a bazei de modele (SGBM); o funciune de dialog om-main, dezvoltat cu ajutorul unui sistem de gestiune a dialogului (SGD). Gestiunea datelor. Subansamblul consacrat gestiunii datelor asigur funcia de memorare a sistemului suport pentru decizii, prin conservarea i furnizarea datelor utile pentru soluionarea problemelor. Aceste date - de origine intern sau extern sistemului - sunt stocate sub forma unor ansambluri structurate de informaii. Pentru buna funcionare a sistemului este necesar s fie stocate att datele aferente variabilelor de intrare n procesul decizional, ct i rezultatele intermediare care pot fi utilizate mai trziu n cursul procesului. Elementele informaionale dintr-o baz de date sunt exploatate prin intermediul unui software specializat: sistemul de gestiune a bazei de date. Funciunile mai importante pe care le asigur SGBD sunt urmtoarele: crearea unor noi baze de date;

15

actualizarea bazelor de date existente: adugarea de date noi, modificarea sau tergerea unor date deja memorate; consultarea bazelor de date prin recurgerea la un limbaj de interogare, ceea ce permite utilizatorilor s regseasc, ntr-o manier simpl i rapid, elemente informaionale din diferite baze de date; securizarea datelor nregistrate prin protecia fa de consultrile neautorizate sau modificrile frauduloase; extragerea unor date din baze de date externe sistemului suport pentru decizii i transferarea lor ntr-o baz de date intern.

SSD
Baza de date

Baza de modele

SGBD

SGBM SGD

Problem

Utilizator
Figura 1.2 Componentele unui sistem suport pentru decizii Gestiunea modelelor. Componenta esenial a unui SSD o constituie baza de modele. Ea conine modele de tip simbolic (cel mai adesea, numerice) - pentru prelucrarea datelor - i, uneori, modele de tip analogic - pentru vizualizarea rezultatelor. n mod frecvent, ntr-un SSD coexist dou categorii de modele: modele generale, corespunztoare unor prelucrri foarte frecvente n diferite aplicaii: sortarea datelor, calculul unor parametri statistici (medie, dispersie, etc.), calculul unor funcii financiare (valoarea actualizat net a investiiilor, anuitatea constant a mprumuturilor, etc.), ajustarea liniar a seriilor statistice, optimizare prin programare liniar, reprezentarea grafic a seriilor de date i altele. modele specifice tipului de problem pentru care a fost conceput SSD.

16

Aceste modele asigur automatizarea unor sarcini de prelucrare a datelor, importante ntr-un proces decizional: analiza volumelor mari de date prin tehnici diverse, cum ar fi regresia i corelaia, analiza factorial, analiza concordanei; previziunea evoluiei unor factori de influen prin extrapolare; simularea unor scenarii de evoluie specifice sistemului problem studiat (ceea ce presupune, de cele mai multe ori, existena unor modele construite special pentru acel tip de problem). Modelele unui SSD sunt stocate n baza de modele sub form de module de program. Sistemul de gestiune a bazei de modele (SGBM) are rolul: de a conserva i de a apela cu uurin modelele ce se dorete a fi utilizate; de a regsi, pentru fiecare model, ansamblul variabilelor pe care acesta le utilizeaz i de a nlesni introducerea valorilor de intrare a acestor variabile; de a comunica, la sfritul prelucrrilor, rezultatele obinute prin execuia modelului (prin intermediul componentei de gestiunea dialogului). O problem important pentru succesul unui SSD o constituie explicitarea modelelor de ctre main, odat cu rezultatele oferite. Aici soluiile pot fi multiple, mergnd de la prezentarea complet a modelului (ceea ce presupune cunotine adecvate din partea utilizatorului), pn la tratarea modelului ca o cutie neagr, renunndu-se la prezentarea lui. Evident, ntre cele dou extreme pot fi gsite soluii intermediare, de prezentare parial. Mai mult, toate aceste alternative pot fi ncorporate simultan n sistem, urmnd ca utilizatorul s aleag gradul de detaliere a explicitrii modelului. Gestiunea dialogului. Sistemul de gestiune a dialogului asigur comunicarea ommain prin prelucrarea problemelor formulate de ctre utilizator i afiarea rspunsurilor propuse de ctre main. ntr-un SSD, dialogul om-main poate fi realizat sub dou forme principale: Prin utilizarea unor meniuri ierarhizate. Pe ecran sunt propuse, sub form de text, opiuni ntre care utilizatorul trebuie s aleag (cu ajutorul mouseului sau a claviaturii); Prin utilizarea unei interfee grafice specifice, sub form de ferestre de dialog n care pot fi incluse obiecte cu funciuni multiple: butoane de comand, casete de text, liste derulante, butoane de opiune, casete de validare i multe altele. Calitatea sistemului de dialog este primordial pentru utilizarea unui SSD. Utilizatorul trebuie s aib ndeosebi posibilitatea de a naviga uor prin sistem, prin selecia succesiv a modelelor dorite, revenirea pe un traseu deja parcurs - cu pstrarea rezultatelor obinute n fiecare explorare -, reluarea unor secvene de prelucrri pornind de la noi ipoteze, apelarea unor funcii de ajutor (help) n caz de blocajn fond, prin interfaa oferit de sistemul de gestiune a dialogului i poate realiza decidentul demersul su euristic de soluionare a problemei.

17

Exist diferite instrumente software care pot fi utilizate pentru conceperea unei astfel de interfee, cele mai importante fiind pachetele de programe integrate pentru microcalculatoare (Microsoft Office, de exemplu) i generatoarele de sisteme suport pentru decizii. Sistemele suport pentru decizii sunt aplicaii complexe, care necesit timp i resurse nsemnate pentru proiectare, ntreinere i instruirea managerilor utilizatori. Cu toate acestea, astfel de sisteme sunt tot mai frecvent concepute i utilizate n firmele moderne, datorit potenialului lor de mbuntire a calitii deciziilor asistate. n marea lor majoritate, sistemele suport pentru decizii sunt destinate sprijinirii lucrrilor de planificare tactic i operativ din domeniile marketingului, produciei, finanelor i resurselor umane. Exist ns i aplicaii de tip SSD care deservesc activiti de planificare strategic din ntreprinderi (vezi tabelul 1.2). Principalele aplicaii de tip SSD dezvoltate n domeniul resurselor umane au n vedere: planificarea necesarului de for de munc programarea personalului (pe schimburi) evaluarea i selecia personalului optimizarea recrutrii i promovrii negocieri cu personalul. Teste de autoevaluare TA 1.2 1. n ce const legtura dintre SPT i SIM? 2. Enumerai componentele unui SSD i explicai modul n care acestea interacioneaz pentru a asigura funcionarea SSD. Rspuns:

18

1.2.4 Sistemele de birotic (SB)

SB nglobeaz tehnici i echipamente destinate automatizrii sarcinilor repetitive din munca de birou. Bazate pe calculatoare i telecomunicaii, astfel de sisteme vizeaz cu precdere prelucrarea i comunicarea textelor, a imaginii i a sunetului. n prezent exist o mare diversitate de aplicaii care pot fi nglobate n sisteme de birotic: prelucrarea textelor, pota electronic, agenda electronic, videoconferina, managementul cunotinelor i altele. Prelucrarea textelor urmrete nlocuirea mainii de scris tradiionale printr-un ansamblu format dintr-un calculator, o imprimant i un pachet de programe adecvat (numit procesor sau editor de texte). Facilitile oferite privesc introducerea i editarea textelor, punerea n pagin, corectarea erorilor de ortografie i de sintax i altele. Avantajul principal al sistemelor de prelucrare a textelor const n uurina cu care pot fi fcute copieri i modificri de texte; utilizatorul i poate mbunti astfel documentul realizat, pn cnd acesta exprim exact mesajul dorit. Pota electronic permite schimbul de mesaje ntre utilizatorii unei reele informatice. Un utilizator al sistemului de pot electronic i poate redacta cu uurin mesajul, folosind un terminal sau un calculator personal interconectat n reea, dup care l poate expedia destinatarului sau destinatarilor prin intermediul reelei respective. Pot fi utilizate mai multe opiuni pentru transmiterea mesajelor. De exemplu, expeditorul poate s comunice mesajul unui singur destinatar sau mai multor destinatari simultan. Dac se dorete un rspuns de confirmare a primirii mesajelor, atunci trebuie aleas opiunea "pot recomandat". Aplicaiile de tip videoconferin faciliteaz desfurarea n timp real a unor conferine ntre participani dotai computere echipate n mod corespunztor (camere video, microfoane) i interconectate n reea. Sistemele de management al cunotinelor (knowledge management) sunt aplicaii complexe prin care se realizeaz organizarea i partajarea diferitelor forme de informaii produse intr-o organizaie. De exemplu, o aplicaie de managementul documentelor poate gestiona crearea, actualizarea i consultarea unor documente electronice prin participarea mai multor persoane (ndreptite s o fac) dintr-o organizaie. n ceea ce privete suportul oferit de sistemele de birotic proceselor decizionale, acesta se limiteaz la facilitarea comunicrii att n aval, ct i n amonte fa de actul decizional propriu-zis.

1.2.5 Sistemele expert (SE)

SE sunt aplicaii informatice destinate s simuleze raionamentul experilor n domenii specifice de cunoatere. Un sistem expert include, de obicei, patru componente: o baz de cunotine, n care au fost introduse reguli i fapte ce descriu domeniul de cunoatere respectiv;

19

un motor de inferen, care realizeaz raionamente, pe baza regulilor i faptelor din baza de cunotine; o interfa utilizator, prin care utilizatorul introduce date i instruciuni, obinnd soluii i explicaii; un motor de dezvoltare, folosit de ctre conceptor pentru crearea sistemului. Regulile sunt enunuri de tipul "dac condiie atunci aciune". Pentru rezolvarea unei probleme este utilizat un ansamblu de reguli, legate logic sub form de reea. Motorul de inferen, componenta cea mai important a sistemului, efectueaz raionamente examinnd regulile prin nlnuire nainte sau napoi. Numai regulile adevrate sunt reinute. Pe baza lor, motorul de inferen atribuie, n final, o anumit valoare variabilei scop. De cele mai multe ori, motorul de inferen poate obine informaii necesare procesului de raionament din baze de date create i ntreinute de alte tipuri de sisteme informatice. Sistemele expert permit managerilor s-i mbunteasc procesele decizionale, oferindu-le mai multe alternative de aciune i un nalt nivel logic de evaluare a acestor alternative. Aplicaii de succes de tipul sistemelor expert au fost dezvoltate n domeniul financiar (gestiunea creditelor), n managementul resurselor umane (evaluarea performanelor), n planificarea strategic, n organizarea ntreprinderilor etc.

1.3 Rspunsuri la testele de autoevaluare

TA 1.1 1) Efectul determinat de deinerea informaiilor trebuie s fie mai mare dect efortul depus pentru obinerea lor. 2) Vezi tabelul 1.1. 3) Subsistemele informaional de marketing, sistemul informaional de producie/operaiuni, sistemul informaional financiarcontabil, sistemul informaional al resurselor umane.
TA 1.2 1) Datele prelucrate n SIM sunt preluate din bazele de date actualizate de SPT. 2) Vezi fig. 1.2 i pag. 16-17.

1.4 Lucrare de verificare

Rspundei la urmtoarele ntrebri i probleme: 1. Alegei trei caracteristici calitative ale unei informaii utile n management i dai cte un exemplu prin care s evideniai fiecare dintre cele trei caracteristici. 2. Care dintre tipurile de sisteme informaionale le-ai regsit n firma n care lucrai sau n cea n care ai realizat proiectul? Argumentai. 3. Dai cte un exemplu de raport programat i generat de (bazat pe) excepii din domeniul managementului resurselor umane. 4. Enumerai i descriei succint trei aplicaii specifice sistemelor de birotic.

1.5 Bibliografie
1. Laudon, K.C., Laudon, J.P., Essentials of Management Information Systems. Organization & Technology in the Networked Entreprise, Prentice Hall, New Jersey,2001,pp.4-25, 39-52,94-104 2. Oprea, D., Meni, G., Dumitriu, F., Analiza sistemelor informaionale, Editura Universitii Al. I. Cuza, Iai, 2005, p. 25-30, 50-89 3. Turban, E., McLean, E., Wetherbe, J., Information Technology for Management. Making Connections for Strategic Advantage, John Wiley & Sons, New York, 2001, pp. 42-58

20

Unitatea de studiu 2

Utilizarea tehnologiilor informaionale n management

Obiective: Contientizarea importanei utilizrii tehnologiilor informaionale in management, n general, i n managementul resurselor umane, n special Descrierea facilitilor oferite managementului de ctre Internet i tehnologiile Web Definirea conceptelor principale legate de tehnologia depozitelor de date Prezentarea riscurilor i avantajelor asociate sistemelor integrate de tip ERP nelegerea principalelor aspecte manageriale privind implementarea tehnologiei portalurilor Competene dobndite: Alegerea tehnologiilor informaionale n funcie de problema de rezolvat Utilizarea Internetului n rezolvarea problemelor curente din domeniul MRU Luarea deciziei privind achiziia soluiilor ERP Aplicarea depozitelor de date n management Luarea deciziilor necesare implementrii tehnologiei portalurilor Timpul mediu necesar asimilrii: 5 ore

Structura unitii de studiu

2.1 Internetul, Extranetul i Intranetul ......................................................................................... 21 2.2 Utilizarea depozitelor de date n sprijinul procesului decizional........................................... 27 2.3 Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) .................................................................... 30 2.4 Tehnologia portalurilor .......................................................................................................... 35 2.5 Rspunsuri la testele de autoevaluare .................................................................................... 37 2.6 Lucrare de verificare .............................................................................................................. 37 2.7 Bibliografie ............................................................................................................................ 37

n dezvoltarea i funcionarea firmelor i a sistemelor informaionale, au intervenit, n ultimul deceniu, o serie de factori tehnologici ce au determinat schimbri eseniale. n primul rnd, Internetul, Extranetul i Intranetul au permis eficientizarea sistemului de comunicaii att n interiorul organizaiilor, ct i n exteriorul ei, venind n ntmpinarea cerinelor de globalizare a afacerilor. Putem spune c netologia a influenat orientarea firmelor ctre dezvoltarea unor noi forme de desfurare a activitilor comerciale, de stabilire i permanentizare a relaiilor cu clienii, respectiv comerul i afacerile electronice/mobile, intervenind tehnologii din ce n ce mai performante, de genul: wireless, Internetul obiectelor i integrarea lor n bazele de date actuale ale firmelor. n al doilea rnd, volumul tot mai mare de informaii vehiculate n cadrul firmelor i nevoia de accesare rapid a lor, indiferent de nivelul managerial, au impus o tendin de integrare a diferitelor aplicaii funcionale, sprijinit de sistemele ERP (Enterprise

21

Resource Planning), care presupun modificri organizaionale eseniale, precum i o puternic implicare i acceptare din partea angajailor. n al treilea rnd, tot n sprijinul integrrii i al accesrii rapide a informaiilor, n formate i grade diferite de detaliere, adaptate specificului fiecrui utilizator, au fost dezvoltate tehnologiile data warehouse, data marts i data mining. O alt tehnologie, ceva mai nou, este portalul. Ea i propune s integreze resursele informaionale, oamenii i procesele din cadrul unei organizaii cu ajutorul intranetului i a tehnologiei Web. Iat doar cteva dintre noile tehnologii ce trebuie avute n vedere la dezvoltarea i exploatarea sistemelor, mai ales c ele nu mai constituie un apanaj strict al specialitilor n informatic, ci presupun implicarea utilizatorilor, a managerilor pentru a avea sigurana unei implementri de succes. Acest lucru se datoreaz puternicelor schimbri care au aprut la nivelul structurilor organizaionale, al modului de regndire a poziiei pe pia i al ctigrii avantajelor competitive i, nu n ultimul rnd, al sistemelor informaionale. Capitolul de fa ncearc s surprind aceste tehnologii, mai ales din perspectiva avantajelor i oportunitilor oferite, i nu a modalitilor tehnice de implementare a lor.

2.1 Internetul, Extranetul i Intranetul

Internetul reprezint o reea global de comunicaii, care nu face legtura doar cu partenerii comerciali, ci i cu salariaii, filialele internaionale ale firmelor. Internetul este o reea format din mii de LAN-uri, WAN-uri i noduri de reele (calculatoare i alte dispozitive specifice reelelor), permind comunicarea ntre milioane de calculatoare conectate din ntreaga lume i schimbul liber de informaii. Nimeni nu tie exact ct de mare este aceast reea, pentru c exist o mulime de mici reele dispersate n orice col al globului, conectate la cea global. Componentele ce intr n infrastructura Internetului sunt redate n figura 2.1. Internetul vine ca o soluie la stabilirea comunicaiilor dintre partenerii firmelor, prin intermediul: conectrilor directe, care presupun apelarea la canale de comunicaii de tip dial-up, cu ajutorul liniilor private, oferite de firmele de telecomunicaii, cu ajutorul fibrei optice sau al transmisiilor prin satelit; reelelor cu valoare adugat (VAN Value Added Network), n care nu sunt incluse numai canalele de comunicaii, ci i o serie de servicii necesare utilizrii acestor canale, cum ar fi maparea softului1, pstrarea fiierelor i a arhivelor, asisten n utilizarea reelei, asigurarea securitii datelor.

. Maparea softului ofer posibilitatea apelrii n comun a aplicaiilor, bazelor de date, proprietilor obiectelor i a altor elemente specifice lucrului n regim distribuit, indiferent de localizarea fa de serverele de aplicaii. Scopul l reprezint eficientizarea operaiunilor de configurare i exploatare, n special, a softurilor de reea, a aplicaiilor

22

Internetul ISP Globali

Acces prin linie telefonic sau cablu

ISP Locali Acces prin linie nchiriat sau prin linie telefonic

ISP Locali

LAN

PC consumator PC-uri din firm

Server de Web sau e-mail

Not: ISP Internet Service Provider (Furnizor de Servicii Internet)

Fig. 2.1 Infrastructura Internetului

n 1989, la 20 de ani dup apariia primei reele Internet (ARPANET), Tim BernersLee a identificat o cale mai eficient de comunicare, cu ajutorul hypertextului, adic a documentelor n format electronic, legate ntre ele prin cuvinte sau fraze cheie. Ideea a devenit realitate n 1992, sub forma World Wide Web-ului, prin intermediul cruia pot fi stocate i vizualizate att textele, ct i documentele hypermedia. Astfel, Internetul ofer arhitectura de reea necesar conectrii calculatoarelor, iar Web-ul metoda de stocare i vizualizare a documentelor. n prezent, multe persoane utilizeaz termenii Internet i World Wide Web (sau simplu Web) cu aceeai semnificaie, dar nu este cea mai corect abordare, pentru c, aa cum am spus, Internetul este o reea global de calculatoare, iar Web-ul o colecie de documente gzduite pe servere Internet. n plus, Web-ul este doar una din facilitile oferite de Internet, pentru desfurarea activitilor unei firme, avnd n vedere c exist o multitudine de alte servicii disponibile, prezentate n tabelul 2.1. Internetul poate fi folosit de orice aplicaie economic n care intervine comunicarea informaiilor, oferind cteva avantaje majore, comparativ cu alte tipuri de reele, folosite muli ani de ctre firme. Unul dintre ele l constituie faptul c poate fi utilizat pe orice platform hardware, fr a face eforturi speciale. De asemenea, protocoalele i browser-ele Web sunt mult mai uor de nvat i exploatat dect limbajele de interogare folosite pentru vizualizarea informaiilor existente ntr-o baz de date clasic. n plus, Internetul ofer
distribuite, dar i de asigurare a unui acces mai uor al utilizatorilor la componentele respective, n funcie de nivelul de acces i resursa care se dorete a fi accesat.

23

posibilitatea transmiterii unei mari varieti de informaii, sub diverse forme, lucru aproape imposibil n reelele convenionale.
Tabel nr. 2.1 Servicii disponibile pe Internet Instrument Pota electronic (e-mail) Protocolul de transfer al fiierelor (FTP ) Descriere Transmiterea de mesaje sau documente, cum ar fi nouti despre un produs sau promovarea unor vnzri ntre diferite persoane. FTP este folosit ca un standard pentru transferul fiierelor prin intermediul Internetului. FTP-ul este disponibil la instalarea browser-ului pentru aplicaii specifice marketingului, cum ar fi descrcarea fiierelor ce conin liste de preuri, specificaii ale produselor. Mai este folosit i pentru actualizarea diferitelor fiiere, n special a celor de tip html. Folosit pe scar larg pentru publicarea informaiilor i executarea aplicaiilor economice prin intermediul Internetului. Este un instrument de comunicare sincron ce permite o discuie pe baz de text ntre diferii utilizatori care sunt conectai la reea n acelai timp. Este utilizat destul de limitat n scopuri promoionale i de publicitate i mai mult pentru comunicarea la nivelul echipelor de lucru. Un buletin informativ electronic folosit pentru a dezbate diferite probleme, cum ar fi domeniul sportiv, hobby-uri i afaceri. Este accesat, n mod obinuit, prin intermediul unui software specific, dar i prin intermediul unui browser. Aceste instrumente erau deosebit de importante nainte de apariia Web-ului pentru stocarea i cutarea informaiilor pe Internet. Ele au fost de mult depite de ctre Web, care ofer o cutare mai eficient i posibilitatea publicrii unor documente mult mai complexe. Permite accesul de la distan la un calculator. De exemplu, un vnztor poate s verifice dac exist un produs n stocul depozitului. Provine de la reducerea la un singur cuvnt a Web-ului i log-ului (conectarea frecvent la o reea, Internet n acest caz). Pe scurt, nseamn jurnal pe Internet, prin care o persoan i public, n ordine cronologic, impresiile personale i adresele Web preferate. Dei aprut de puin timp, fiind destinat, n special, pentru publicarea de informaii i preri personale, blog-ul ncepe s se transfome i ntr-un important instrument de comunicare pe domenii profesionale, constituindu-se chiar ca un domeniu distinct al serviciilor Internet, numit blogosfer.

World Wide Webul Internet Relay Chat (IRC

Grupurile de tiri (Usenet news groups) Gophers, Archie i WAIS

Telnet

Blog

Cele mai importante avantaje ale Internetului i Web-ului pentru o firm sunt: posibilitatea de extindere, indiferent de localizarea geografic; atragerea de clieni din orice col al globului; comunicarea, n orice moment, cu partenerii de afaceri, fr a mai fi nevoie de prezena fizic a acestora; identificarea i obinerea de informaii, n orice moment, despre concuren i pia; funcionarea non-stop a componentei comerciale, n special a celei de vnzri etc.

24

Toate acestea sunt posibile datorit comerului electronic, care a devenit un nou mijloc de a face afaceri. Majoritatea serviciilor Internet sunt disponibile oricrei firme i oricrui consumator care are acces la Internet. ns, Internetul nu trebuie vzut doar prin prisma avantajelor i beneficiilor pe care le aduce prin oferirea unui acces nelimitat publicului larg la diferite informaii i servicii ale firmei. Multe dintre aplicaiile firmelor folosesc date cu caracter special, presupunnd accesul limitat doar pentru salariai sau tere persoane cu drept de acces. Astfel, au aprut celelalte dou tehnologii ce permit accesul restricionat la datele firmei, respectiv Intranetul i Extranetul. Intranetul este un Internet privat ce aparine unei anumite organizaii. El folosete standardele tehnologiei Internet pentru a oferi o mare varietate de informaii angajailor. Diferena dintre cele dou tipuri de reele const n faptul c Intranetul ofer acces la resursele sistemelor numai n interiorul firmei, fr a permite utilizatorilor externi s acceseze informaiile acestora. Unul dintre primele efecte ale dezvoltrii Intranetului l-a constituit eliminarea insulelelor informaionale din firme, n sensul conectrii ntre ele a diferitelor aplicaii existente n organizaie, fiind benefic pentru dezvoltarea grupurilor de lucru funcionale, prin intermediul calculatoarelor2. Intranetul este alctuit dintr-un LAN al firmei, protejat de lumea exterioar printr-un firewall3. Se asigur astfel comunicarea numai ntre acele echipamente care au autorizarea de utilizare a Intranetului. O astfel de reea este foarte util pentru4: diseminarea informaiilor privind noile responsabiliti ce revin diferitelor locuri de munc; publicarea listelor cu numerele de telefon la care poate fi contactat fiecare salariat; transmiterea manualelor i procedurilor de lucru; diseminarea informaiilor necesare agenilor de vnzri (prezentarea caracteristicilor tehnice ale produselor, lista preurilor curente i a discounturilor, informaiile despre concureni, nivelul stocurilor), care n mod normal trebuie actualizate frecvent, operaiile de actualizare fiind destul de costisitoare; publicarea de buletine informative privind anumite aciuni ale firmei, obiective ce trebuie atinse, rezultate etc.; transmiterea de informaii privind derularea unor cursuri de instruire sau chiar desfurarea acestora;
2

. Stair, R.M., Reynolds, G.W. Principles of Information Systems, 6th Edition, Course Technology, Thomson Learning, Boston, 2003, p. 301. 3 . Firewall-ul asigur controlul accesului bazat pe pachete de date, care sunt transmise ntre dou pri sau dispozitive ale reelei. Prin asigurarea unui singur punct de control pentru securitatea unei reele, firewall-ul poate asigura protecia mpotriva atacurilor asupra aplicaiilor sau protocoalelor individuale sau permite demascarea celor care intr n reea sub acoperirea cuiva care are acces. n schimb, firewall-ul nu ofer posibiliti de autentificare i nici de protejare a reelei mpotriva viruilor. 4 . McLeod Jr., R., Schell, G. Management Information Systems, 8th Edition, Prentice Hall, Upper Saddle River, New Jersey, 2001, p. 206.

25

sprijinirea fluxurilor de lucru (workflow), urmrirea documentelor cine sunt emitenii, unde trebuie s ajung; accesul rapid la bazele de date ale firmei; planificarea diferitelor edine, ntlniri de lucru; organizarea conferinelor n timp real, fr a mai fi necesar deplasarea persoanelor dintr-un birou n altul .a. n figura 2.2 este prezentat configuraia tipic pentru un Intranet. Intranetul prezint urmtoarele avantaje: scurtarea ciclului de via al produsului, pentru c informaiile despre dezvoltarea lui i campaniile de promovare sunt raionalizate pentru a fi lansat pe pia mult mai repede; reducerea costurilor, prin creterea productivitii; servirea mai bun a clienilor, prin sprijin personalizat i responsabil; distribuirea informaiilor pentru toate birourile, indiferent de localizare, la nivel naional i internaional.

INTERNET
REEA INTERN

FIREWALL

Fig. 2.2 Configuraia Intranetului

Multe firme i-au dezvoltat reele asemntoare, care se bazeaz pe principiile Internet i ale tehnologiilor Web, dar care permit i partenerilor de afaceri accesul la informaiile interne, fiind vorba despre Extranet, cu alte cuvinte un Intranet extins. Astfel, folosind un browser Web, partenerii de afaceri pot s obin accesul la datele i aplicaiile interne ale unei organizaii, pe baza unui protocol stabilit ntre cei care solicit utilizarea n comun a anumitor informaii. Muli dintre utilizatorii Extranetului acceseaz, de fapt, un Intranet prin intermediul Internetului. De exemplu, un furnizor poate s aib acces autorizat la nregistrrile privind nivelul stocurilor pentru a asigura aprovizionarea la timp cu materiile prime i materialele necesare procesului de producie. Spre deosebire de Intranet, securitatea i performanele Extranetului trebuie tratate cu mai mult atenie. Autentificarea i protejarea informaiilor sunt dou aspecte eseniale pentru un Extranet. De aceea, accesul la Extranet se ofer doar acelor parteneri de ncredere, pentru c presupune utilizarea resurselor informaionale ale

26

firmei, iar n condiiile accesului neautorizat ar putea fi afectate serios activitile pe care le desfoar. De asemenea, performana reelei trebuie s fie optim pentru a asigura rspunsuri rapide la cererile furnizorilor i clienilor. Configuraia uzual pentru un Extranet este redat n figura 2.3. Pentru a fi posibil interaciunea diferitelor aplicaii din cadrul unei firme, cum ar fi sistemul de eviden i prelucrare a comenzilor, sistemul de gestiune a stocurilor, cu cele ale unei alte companii, este necesar crearea Intranetului, astfel nct s se faciliteze comunicarea ntre aplicaiile firmelor prin intermediul Extranetului. ns, pentru a realiza acest lucru, apare nevoia de compatibilitate ntre aplicaiile existente pe Intranetul diferitelor firme, obinut prin sistemele ce sprijin integrarea aplicaiilor, respectiv sistemele middleware5. Tehnologia middleware, folosit pentru conectarea diferitelor aplicaii economice i a bazelor de date existente pe Extranet, este ntlnit sub numele de pachet de integrare a aplicaiilor ntreprinderii6 (EAI Enterprise Application Integration).
Parteneri

Restriciile firmei Intranet-ul firmei

Aplicaiile partenerilor

Furnizori

INTERNET

Firewall-ul i controlul parolelor

Aplicaiile furnizorilor

Aplicaiile salariailor Salariai

EXTRANET

Fig. 2.3 Configuraia Extranetului

. Middleware reprezint un software folosit pentru facilitarea comunicrii ntre diferite aplicaii economice, incluznd transferul i controlul datelor. 6 . Chaffey, D. E-Business and E-Commerce Management, Prentice Hall, Harlow, 2002, p. 73.

27

Aa cum se poate observa din figurile 2.2 i 2.3, o component esenial a Intranetului i Extranetului o reprezint firewall-ul, necesar pentru a se asigura c nu se pot accesa din exterior informaiile confideniale. De obicei, firewall-ul este un software instalat pe un server distinct, n punctul n care firma este conectat la Internet. n acest mod, firewall-ul poate fi configurat pentru a accepta numai legturi cu domenii de ncredere, reprezentnd birourile din structura firmei sau partenerii cu care s-au stabilit contacte de ncredere. De cele mai multe ori, n infrastructura unei firme, pentru a proteja informaiile, pot exista mai multe firewall-uri. Astfel, informaiile accesibile terilor, prin intermediul Internetului sau Extranetului, sunt separate printr-un firewall, referit ca zon demilitarizat, iar datele confideniale ale firmei, utilizabile doar prin Intranet, sunt izolate pe alt server, cu ajutorul altui firewall. n sintez, relaia dintre cele trei tehnologii, Internet, Intranet i Extranet, este reprezentat n figura 2.4.
INTERNET

EXTRANET Acces global

INTRANET Accesul furnizorilor, clienilor, colaboratorilor

Acces numai pentru salariaii firmei

Fig. 2.4 Relaia dintre Intranet, Extranet i Internet

2.2 Utilizarea depozitelor de date n sprijinul procesului decizional

Pe msur ce activitatea firmelor s-a extins, fie ca volum, fie ca arie de acoperire geografic, prin intermediul comerului electronic, volumul datelor supuse prelucrrilor a cunoscut o cretere substanial, ceea ce a determinat ca tradiionalele sisteme de prelucrare a tranzaciilor s nu mai fie suficiente i eficiente pentru sprijinirea analizelor complexe de date. Utilizarea sistemelor de prelucrare on-line a tranzaciilor (On-Line Transactions Processing OLTP) a devenit insuficient pentru obinerea informaiilor necesare analizei i interpretrii performanei activitilor unei firme numai din bazele de date clasice. n plus, informaiile stocate n bazele de date specifice OLTP sunt supuse unor modificri constante, conin doar informaii care privesc activitile curente, inclusiv erori, date redundante, tranzacii anulate, ceea ce nu avantajeaz i nu sprijin analizele economice, care solicit o anumit stabilitate a datelor. De asemenea, majoritatea bazelor de date specifice OLTP nu pstreaz date istorice necesare prognozelor i identificrii tendinelor, pe perioade mai mari de timp.

28

Datorit aplicaiilor orientate spre date i nu spre informaii, a varietii surselor de date neintegrate, a lipsei datelor istorice, firmele sunt limitate n privina accesului i utilizrii datelor n alte scopuri dect cele necesare desfurrii eficiente a activitilor curente. Chiar dac datele colectate prin sistemele OLTP se dubleaz la fiecare 2 ani, tot nu sunt suficiente pentru a satisface nevoile informaionale ale decidenilor i analitilor economici, care au la dispoziie, prin sistemele operaionale, un volum uria de date, dar nu i de informaii7. Natura competitiv i dinamic a mediului de afaceri din economia global determin managerii s rspund la o serie de situaii pentru rezolvarea crora au nevoie de informaii complexe, industria sistemelor informaionale trebuind s dea rspuns la aceste cereri, prin dezvoltarea unor instrumente noi i interconectarea cu sistemele existente. Astfel, au aprut depozitele de date (data warehouse), minidepozitele de date (data marts), tehnicile de analiz a datelor de tip data mining, precum i bazele de date multidimensionale (multidimensional database). Era Internet i instrumentele aferente acesteia (browser-ele Web) permit dezvoltarea unor programe capabile s efectueze operaii de analiz on-line asupra unor mari cantitai de date. Aceste instrumente software, numite OLAP (On-Line Analytical Processing), ofer managerilor posibilitatea s efectueze analize, din mai multe perspective, asupra unor date detaliate sub diverse forme. Astfel de operaii presupun analiza unor relaii complexe existente ntre mii sau milioane de nregistrri stocate n baze de date multidimensionale, cu scopul determinrii unor tendine n evoluia anumitor fenomene, a unor tipare sau excepii. Sesiunile OLAP au loc n timp real i pun la dispoziie imediat rezultatele, astfel nct procesul de luare a deciziilor nu este condiionat de un anumit timp8. Revenind la depozitele de date, putem spune c ele cuprind informaii din mai multe surse, din interiorul i exteriorul firmei, ce acoper toate aspectele activitilor economice. Depozitul de date ofer utilizatorilor o imagine multidimensional a datelor de care au nevoie pentru analiza unor condiii economice, fiind special proiectat pentru a sprijini procesul decizional i nu pentru a satisface nite cerine ale sistemelor de prelucrare a tranzaciilor. De aceea, se consider c depozitele de date vin n sprijinul prelucrrii informaiilor, furniznd o soluie pentru consolidarea datelor istorice, focalizndu-se pe organizarea i analiza datelor necesare procesului decizional9. Depozitele de date pot fi definite ca fiind: o colecie de baze de date integrate, orientate subiect, proiectate pentru a asigura informaii necesare n luarea deciziilor10; o colecie de date orientate spre subiect, integrate, nevolatile, ce fac referire la perioade diferite de timp i care vin n sprijinul procesului de luare a deciziilor11.
7 8

. Stair, R.M., Reynolds, G.W. op. cit., p. 203. . Finkelstein, R. When OLAP Does Not Relate, in Computerworld, December 12, 1994. 9 . Airinei, D. Depozite de date, Ed. Polirom, Iai, 2002, p. 17. 10 . Humphries, M., Hawkis, W.M., Dy, C.M. Data Warehousing. Architecture and Implementation, Prentice Hall PTR, New Jersey, 1999, p. 34.

29

Datele preluate din sistemele operaionale, ca i cele din mediul extern, sunt supuse unui proces de curare pentru a elimina datele incorecte i inconsistente, sau pentru rafinare, transformare, catalogare, cu scopul integrrii ntr-o nou baz de date, mai adecvat realizrii diferitelor analize economice12. Depozitul de date conine date istorice i curente ce pot acoperi un interval de timp de 3 pn la 10 ani, ceea ce nseamn c poate ajunge la milioane sau sute de milioane de nregistrri. De aici necesitatea actualizrii lui periodice, astfel nct informaiile vechi, care nu mai sunt utile, s fie eliminate i s fie adugate altele noi. Pentru acest lucru, exist instrumente specializate ce pot reuni datele din mai multe surse ntr-o singur baz de date, le pot colecta i verifica automat, pot terge informaiile nedorite, asigurnd ntreinerea i actualizarea bazei de date. Implementarea i utilizarea unui depozit de date pare a fi o mare provocare, att din punct de vedere al costurilor (care pot depi 2 milioane dolari), dar i al funcionalitii i exploatrii. Fiind o baz de date att de mare, experii recomand o abordare mai moderat, respectiv implementarea data mart-urilor sau a mini-depozitelor de date, care sunt un subset al depozitelor de date. Este vorba despre o baz de date ce conine informaii privind numai un singur segment economic al firmei, cum ar fi marketing, resurse umane, vnzri, stocuri etc. n acest mod, prin data mart se asigur o i mai mare detaliere a datelor dintrun domeniu specific, dect poate s o asigure un depozit de date13. Data mart-urile sunt deosebit de utile pentru grupurile de lucru mici, care doresc s aib acces mai rapid la date. Avnd n vedere c ele conin, de obicei, doar cteva zeci de gigabytes (spre deosebire de cele cteva sute de gigabytes ale depozitelor de date), pot fi instalate pe echipamente mai puin performante, cu capaciti de stocare mai mici, determinnd economii importante pentru firm. Dei orice software de gestiune a bazelor de date poate fi utilizat pentru implementarea unui data mart, exist furnizori specializai n acest domeniu, cum ar fi Sybase, Software AG, Microsoft etc. Alturi de data warehouse i data marts, mai este utilizat i termenul de data mining, ce reprezint un instrument de analiz a informaiilor din depozitele de date, prin care se pot identifica anumite tipare sau tendine, pe baza descoperirii unor relaii ntre informaiile unui depozit de date, care, de obicei, nu sunt cunoscute utilizatorilor. Softul pentru data mining utilizeaz algoritmi avansai de recunoatere a unor abloane sau tipare, precum i o varietate de tehnici ce utilizeaz funcii matematice i statistice pentru a examina n amnunt volumele mari de date. De exemplu, la FirstBank din America, un depozit de date exploatat prin tehnica data mining a dezvluit c pentru o
11

. Sperley, E. The Enterprise Data Warehouse. Planning, Building, and Implementation, Vol. I, Prentice Hall PTR, New Jersey, 1999, p. 12. 12 . McLeod Jr., R., Schell, G. op. cit., p. 191; Stair, R.M., Reynolds, G.W. op. cit., p. 203. 13 . McLeod Jr., R., Schell, G. op. cit., p. 191; Stair, R.M., Reynolds, G.W. op. cit., pp. 204-205.

30

serie de clieni probabilitatea de a achiziiona un produs bancar (un mprumut cu rat ridicat a dobnzii) era de 15 ori mari mare dect la restul clienilor. O parte dintre ei se aflau n diverse stadii de derulare a formalitilor de achiziie a produsului. Pe baza datelor obinute, tehnica de marketing direct aplicat acestor clieni a nregistrat o rat de rspuns foarte mare n comparaie cu perioadele anterioare. Spre deosebire de instrumentele clasice de interogare, ce solicit utilizatorilor s formuleze i testeze anumite ipoteze, data mining-ul apeleaz la instrumente de tip built-in pentru a genera automat o ipotez privind eventualele anomalii identificate la nivelul datelor i, plecnd de la ipotez, s poat fi precizat comportamentul viitor. Multe companii utilizeaz data mining pentru a gsi ci mai profitabile de a utiliza tehnici directe de marketing (e-mail), pentru a descoperi variante mai bune de a afia mrfurile ntr-un magazin, pentru a proiecta mai bine un site Web sau pentru a gsi clienii sau produsele care nu aduc suficient profit. Teste de autoevaluare TA 2.1 1. Enumerai i descriei 5 avantaje ale utilizrii Internetului pentru o firm. 2. Enumerai trei caracteristici definitorii pentru depozitele de date. Rspuns:

2.3 Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning)

Organizaiile nu mai pot rezista pe pia dac utilizeaz, n continuare, sisteme informaionale neintegrate, bazate pe prelucrarea peste noapte a tranzaciilor din timpul zilei, n care exist modele de date contradictorii i tehnologii nvechite. Multe dintre firme se orienteaz spre sisteme ERP, pentru c, prin setul de programe integrate de care dispun, sprijin gestiunea operaiilor economice eseniale ale firmei la nivelul tuturor amplasamentelor ei, dar i la nivel global.

31

ERP-ul const dintr-o singur baz de date, un singur software i o interfa unificat la nivelul ntregii firme, cu alte cuvinte un pachet de aplicaii care integreaz informaiile i prelucrrile din cadrul i ntre domeniile funcionale ale unei organizaii: planificare, producie, vnzare, marketing, distribuie, contabilitate, financiar, resurse umane, managementul proiectelor, stocuri, service i ntreinere, logistic i e-business. Prin arhitectura sistemului se asigur transparena integrrii i a fluxului informaional ntre toate componentele firmei, performan ce n vechile sisteme nu era posibil, precum i un mijloc eficient de gestiune a proceselor economice i de raportare ctre conducere14. Se consider c ERP este o soluie software integrat, prin care se asigur comunicarea informaiilor tuturor utilizatorilor interesai de un anumit domeniu de activitate sau care sunt dependeni de acele informaii pentru ndeplinirea propriilor responsabiliti, prin crearea i exploatarea unei baze de date unice. Astfel, ERP elimin barierele departamentale, prin integrarea tuturor surselor informaionale tranzacionale ntr-o singura baz de date, accesibil oricui15. Elementul cheie al ERP l reprezint monitorizarea, aproape n timp real, a funciilor economice, ceea ce permite efectuarea de analize rapide asupra aspectelor importante ale firmei, cum ar fi calitatea i disponibilitatea resurselor, satisfacerea cererilor de produse ale clienilor, gradul de performan i profitabilitate pentru diferite activiti i pe total firm. Sistemul financiar i cel de planificare preiau informaiile declanatoare de la componentele de producie i vnzare. De exemplu, cnd apare un factor ce poate afecta liniile de producie (scderea stocului de materiale sub un anumit nivel), un mesaj este transmis persoanei responsabile din sectorul de aprovizionare. Implementarea cu succes a unui sistem ERP complex poate avea un impact major asupra ntregii firme. n cazul unei firme de producie, procesul de planificare a produciei ncepe cu realizarea n fiecare sptmn a unei previziuni a cererii de produse pentru o perioad de pn la 18 luni, ncercnd s se identifice cantitile poteniale din fiecare produs ce ar putea fi cumprat. Pe msur ce produsele finite prsesc depozitul, ca rspuns la comenzile primite de la clieni, se vor obine noi cantiti de produse. Modulul de planificare a produciei apeleaz la previziunea cererii i stocului de produse pentru a determina sptmnal planul de producie, care poate evidenia o serie de aspecte ce sprijin procesul decizional, cum ar fi necesitatea realizrii unor noi linii de producie, angajarea de personal suplimentar, contactarea unor noi furnizori care s asigure cantitile de materii prime i materiale necesare etc. Astfel de cerine pot fi preluate mai departe de modulele privind resursele umane i de gestiune a aprovizionrilor, astfel nct managerii
14

. Brady, J.A., Monk, E.F., Wagner, B.J. Concepts in Enterprise Resource Planning, Course Technology, Thomson Learning, Boston, 2001, p. 16; Dawson, M.L. The Accountability of an Enterprise Resource Planning System, May 7, 2002, http://erp.ittoolbox.com (accesat pe 4 august 2004), p. 4; Fotache, D., Hurbean, L. Soluii informatice integrate pentru gestiunea afacerilor-ERP, Ed. Economic, Bucureti, 2004, p. 17; Hossain, L., Patrick, J.D., Rashid, M.A. Enterprise Resource Planning. Global Opportunities & Challenges, IDEA Group Publishing, Hershey, 2002, pp. 2-3; Koch, C. The ABCs of ERP, Enterprise Resource Planning Research Center, March 7, 2002, www.cio.com (accesat pe 3 august 2004). 15 . Fotache, D., Hurbean, L. op. cit., pp. 16-18.

32

responsabili cu aceste domenii s poat elabora planurile viitoare. Toate aceste date pot fi apoi transmise n modulul financiar-contabil pentru a pregti situaiile financiare i liniile bugetare pentru urmtoarele perioade. Avantajele sistemelor ERP Sistemele ERP prezint numeroase avantaje16, cele mai importante fiind discutate n continuare. Eliminarea vechilor sisteme inflexibile i costisitoare, prin nlocuirea lor cu un set integrat de aplicaii la nivelul ntregii firme. n multe cazuri, sistemele sunt vechi de civa ani, echipa de dezvoltare iniial nu mai este n firm, sistemele au o documentaie slab sau nu o au deloc, ceea ce face greoaie ntreinerea i adaptarea lor la nevoile actuale ale unei firme, determinnd pierderea unor avantaje competitive i genernd dificulti n evoluia i meninerea ei pe pia. ERP contribuie la atingerea scopului sistemelor informaionale de a rspunde cerinelor economice, chiar dac acestea se schimb, pentru c, prin structura lor, sunt flexibile i adaptabile la modificri. n plus, ntreinerea lor nu mai ridic att de multe probleme, ca n cazul aplicaiilor izolate, deoarece achiziia i implementarea unor astfel de sisteme impun ncheierea unor contracte cu furnizorul ERP pentru ntreinerea pe termen lung. mbuntirea eficienei i performanei activitilor desfurate. Competiia solicit firmelor s-i structureze i adapteze procesele economice pentru a fi prompte i eficiente n relaia cu clienii. Furnizorii de sisteme ERP desfoar ample activiti de cercetare pentru a defini cele mai bune practici economice, care s fie nglobate n sistemele pe care le ofer pieei. Astfel, ei colecteaz, n permanen, cerinele de la cele mai importante firme din acelai domeniu de activitate, pe care le combin cu rezultatele cercetrilor ntreprinse de instituiile de specialitate i de consultan, pentru a suprinde ct mai bine particularitile i trsturile ce definesc acel domeniu. Modulele incluse n ERP sunt proiectate pentru a sprijini modalitile cele mai eficiente de finalizare a tranzaciilor economice. Creterea calitii i vitezei accesului la date se asigur prin baza de date unic, acoperitoare a tuturor domeniilor funcionale. De exemplu, deciziile privind sursele cele mai eficiente de aprovizionare sau contabilitatea costurilor pot fi luate la nivelul firmei fr a mai fi necesar cutarea datelor la fiecare component de producie, dup care s aib loc centralizarea, eventual manual, a lor i introducerea ntr-o alt aplicaie. De asemenea, se asigur eliminarea redundanei datelor i operaiilor de prelucrare a lor. De exemplu, din momentul n care un angajat al departamentului vnzri a nregistrat o nou vnzare, datele generate de tranzacie sunt transmise automat ctre celelalte

16

. Brady, J.A., Monk, E.F., Wagner, B.J. op. cit., p. 28; Dawson, M.L. op. cit., pp. 7-11; Fotache, D., Hurbean, L. op. cit., p. 23; Hossain, L., Patrick, J.D., Rashid, M.A. op. cit., pp. 5-6; OLeary, D.E. Enterprise Resource Planning Systems. Systems, Life Cycle, Electronic Commerce, and Risk, Cambridge University Press, New York, 2000, pp. 3-9; Stair, R.M., Reynolds, G.W. op. cit., pp. 396-397.

33

componente organizatorice cu care se afl n legtur, respectiv contabilitate, distribuie/livrare, producie. Datele sunt integrate pentru a oferi un suport decizional mai bun, asisten i servire a clienilor mult mai eficiente, relaii stabile cu partenerii de afaceri i generarea unor noi oportuniti de afaceri. Firma este capabil s reacioneze mult mai rapid la factorii de influen interni sau externi, pentru c sistemele ERP genereaz rapoarte ad-hoc ntr-un timp scurt, n funcie de solicitrile decidenilor. nnoirea infrastructurii tehnologice. Atunci cnd o firm dorete implementarea unui ERP, trebuie s analizeze i s se decid asupra echipamentelor, sistemelor de operare i de gestiune a bazelor de date cu care urmeaz s lucreze. Punerea n practic a acestor decizii elimin incompatibilitile generate de multiplele platforme hardware i software existente, la un moment dat, n firm. Furnizorii de ERP asigur o anumit standardizare a ctorva tehnologii, pentru care costurile de ntreinere sunt relativ sczute, oferind, n acelai timp, i instruirea necesar exploatrii noii infrastructuri. n plus, datorit structurii modulare a sistemului, este facilitat adugarea de noi componente, fr a fi necesare costuri suplimentare de modificare a ntregului sistem. Deschiderea ctre parteneriatele strategice i afacerile electronice. Multe dintre ultimele versiuni ale soluiilor ERP existente pe pia conin module specifice asigurrii unor relaii continue cu partenerii comerciali din amonte i din aval, respectiv aplicaii de gestiune a relaiilor cu clienii (Customer Relationship Management) i a lanurilor de aprovizionare (Supply Chain Management). Dezavantajele soluiilor ERP n decizia de achiziie i implementare a unui sistem ERP, trebuie luate n considerare i o serie de dezavantaje17 asociate acestora. Implementare costisitoare i de lung durat, cu riscuri majore de nereuit. Unele firme cheltuie zeci sau sute de mii de dolari, uneori milioane, pentru implementarea unei astfel de soluii, proces ce poate dura de la 10 luni, pentru firmele mici, pn la 3-4 ani, pentru firmele mari. Mai este riscant i atunci cnd nu se cunosc cu exactitate particularitile activitilor i tranzaciilor pe care le desfoar firma (lipsa unor analize i studii de fezabilitate detaliate), cnd managementul nu i d acordul total n privina unui astfel de proiect sau cnd salariaii nu cunosc ndeajuns de bine oportunitile oferite sau avantajele ce pot fi obinute. Cel mai grav este cnd insuccesul se manifest dup implementare i nu n fazele incipiente ale proiectului. Exemplul elocvent este cel al unei mari regii autonome din Romnia, care, dup doi ani de munc asidu pentru implementarea unei soluii ERP, cu schimbri organizatorice i a fluxurilor de activiti, un cost de cteva sute de mii de dolari (peste 600), a ajuns la concluzia c aceast soluie nu se potrivete obiectului ei de activitate, lundu-se decizia nlocuirii cu un alt sistem ERP.
17

. Fotache, D., Hurbean, L. Op. cit., p. 24; Hossain, L., Patrick, J.D., Rashid, M.A. op. cit., p. 6; Stair, R.M., Reynolds, G.W. op. cit., p. 398.

34

Eecul s-a datorat unei analize defectuoase a posibilitilor de adaptare a soluiei gsite la specificul obiectului de activitate al regiei. Dificulti n efectuarea i acceptarea schimbrilor solicitate de ERP. n multe cazuri, o firm trebuie s accepte i s realizeze modificri majore n modul de funcionare, pentru a rspunde cerinelor impuse de cele mai bune practici cu care vine soluia ERP. Aceste modificri pot fi deosebit de drastice pentru angajaii mai vechi, care se pensioneaz sau renun la locul de munc, fr a ncerca s fac fa provocrilor, lsnd firma, pentru o perioad de timp, fr personal cu experien n domeniile funcionale. Probleme i costuri suplimentare de integrare cu alte sisteme, cum ar fi cele de analiz financiar sau de prelucrare a tranzaciilor efectuate pe Internet, firmele fiind nevoite s achiziioneze softuri suplimentare pentru a asiura interfea ntre modulele ERP i celelalte aplicaii existente, pentru compatibilizarea datelor ntre cele dou tipuri de sisteme. De exemplu, firma General Mills a apelat la un pachet specializat (Enterprise Scheduler) ce permite conversia datelor preluate de la clieni, prin intermediul sistemului EDI, n formatul cerut de SAP R/318. Depedena de un singur furnizor. Costurile suplimentare pe care le-ar presupune apelarea la un alt furnizor de ERP fac aproape imposibil schimbarea furnizorului iniial. Ca urmare, din momentul n care firma a adoptat o soluie ERP, furnizorul tie c a ctigat pentru civa ani un client i aproape nu mai are nici un interes n privina actualizrii i mbuntirii produsului vndut. Luarea deciziei de implementare a unui sistem ERP nu nseamn numai alegerea unei soluii software, ci i a celui mai bun partener pe termen lung. Se poate concluziona c adoptarea ERP ridic provocri destul de importante i solicit numeroase resurse, cei mai buni specialiti n sisteme informaionale i un sprijin substanial din partea conducerii, dar i a personalului. Teste de autoevaluare TA 2.2 1. Ce este ERP? 2. Descriei dou avantaje i un dezavantaj asociate ERP. Rspuns:

18

Stair, R.M., Reynolds, G.W. op. cit., p. 398.

35

2.4 Tehnologia portalurilor

Tehnologiile portal reprezint vrful de lance n domeniul instrumentelor de distribuire a informaiilor n cadrul organizaiilor. Portalul reprezint cadrul de integrare a informaiilor, oamenilor i proceselor din cadrul unei organizaii. n varianta cea mai simpl, portalul adun, ntr-un singur loc, o mare varietate de resurse informaionale, grupate pe categorii, cu scopul de a ajuta utilizatorii s evite aglomeraia de informaii cu care se pot confrunta19. n sens complex, portalul emuleaz sistemul informaional, n ansamblul su, incluznd, pe lng resursele informaionale necesare, multe alte soluii i aplicaii utilizate n fazele de culegere, prelucrare i stocare a datelor pn, la cele de asistare a deciziilor i suport pentru grupurile de lucru. Cel mai adesea, portalurile ofer accesul utilizatorilor prin intermediul interfeelor Web. ntr-o abordare general, obiectivele principale pe care trebuie s le asigure portalul unei companii ar fi: portalul trebuie s reprezinte poarta principal de acces la resursele informaionale ale instituiei, precum i la documentaii on-line, utiliznd un singur nume de utilizator i o parol; managementul coninutului unui portal este distribuit (nu centralizat!), fapt ce faciliteaz oferirea de informaii actualizate; portalul trebuie s ofere utilizatorilor posibilitatea de personalizare a interfeei i selectare a informaiilor de interes personal. Cu toate c nu este un termen nou (primele informaii despre portalul Yahoo figureaz din anii 1995-1996), implementarea n cadrul companiilor din ara noastr se afl n stadii incipiente, majoritatea aflndu-se n stadiul de proiect pilot sau proiecte viitoare. Dezvoltarea unui portal ntr-o companie impune aflarea rspunsurilor la urmtoarele ntrebri: Avem ntr-adevr nevoie de un portal? Preul unei soluii de tip portal poate fi destul de ridicat, iar anumite informaii de interes general sau unele aplicaii destinate utilizatorilor pot fi realizate prin intermediul site-urilor web clasice. Nevoia unui portal apare n momentul n care volumul resurselor informaionale este foarte ridicat. Cum se pot atinge obiectivele strategice ale organizaiei prin utilizarea acestei tehnologii? Portalul reprezint un instrument de comunicare i, totodat, o cale de a construi o anumit comunitate. O comunitate se construiete, de obicei, pe domenii de interes comun. Apartenena la o comunitate n cadrul unei organizaii se realizeaz prin intermediul structurii organizatorice.
19

Looney, M, Lyman, P., Portals n Higher Education, n EDUCAUSE Review, 35 (4), 2000, p. 28-36

36

Oferirea de suport online, precum i obinerea informaiilor necesare lurii deciziilor mult mai rapid reprezint un avantaj strategic al implementrii portalurilor. Suportul pentru grupurile de lucru se realizeaz printr-un set de instrumente specifice: chestionare, liste, activiti, forum, librrii de documente i imagini, care faciliteaz activitatea echipelor, asigurnd totodat funcia de control al proiectelor n curs de execuie. Ct de repede va fi asimilat tehnologia? Avnd n vedere c se utilizeaz tehnologii web n regsirea i utilizarea informaiilor, asimilarea modului de utilizare a portalului trebuie s fie destul de rapid. Nu exist un model general al impunerii utilizrii unui instrument de tip portal n cadrul unei companii, acceptana putnd varia ntre cteva zile i cteva luni. Foarte important n acest sens este suportul i instruirea oferit utilizatorilor. Care sunt serviciile care pot fi puse la dispoziie sau de care ar fi nevoie? Analiza serviciilor din cadrul unui sistem al companiei poate fi primul pas n ceea ce privete proiectarea unui portal de tip Intranet. n etapa de proiectare se va ine cont de faptul c trebuie s reprezinte o colecie de legturi i servicii personalizabile, ceea ce nseamn c dac un anumit angajat ar dori ntr-o diminea s inventeze un serviciu de tip horoscop, ceilali membri ai comunitii nu trebuie s fie obligai s subscrie la un astfel de serviciu. Legturile i serviciile trebuie grupate pe diferite categorii, n aa fel nct utilizatorul s-i poat accesa legturile utile / favorite mult mai uor. Portalul poate ngloba aplicaii la care pot avea acces membrii unei comuniti, specificndu-se drepturi de acces i utilizare sau pot fi ncadrate la categoria publice. Cteva exemple de aplicaii care pot rula ntr-un portal: chestionare, calendare, cursuri valutare, informaii despre vreme etc. Alte aspecte care trebuie luate n considerare la proiectarea unui portal sunt politicile de securitate, precum i strategiile de publicitate. Cum se asigur securitatea i confidenialitatea? Datorit faptului c informaiile personale ale utilizatorilor pot fi disponibile n orice zon a portalului, este necesar implementarea unui mecanism de autentificare, autorizare i criptare a datelor, al crui scop trebuie s fie limitarea accesului neautorizat. De asemenea, se impune implementarea unei metode de jurnalizare a activitii, care s fie inut la zi pentru toate activitile care au loc la consola operatorului, la consola ofierului cu securitatea sistemului (dac exist), n biblioteca de suporturi i la punctele terminale20. Un alt aspect este cel al autentificrii utilizatorilor la portal cu aceleai date de conectare pe care le folosete la autentificarea n reea sau la sistemele de e-mail. Acest lucru se poate realiza prin integrarea portalurilor cu sistemele de autentificare a utilizatorilor implementate n cadrul sistemelor centralizate.
20

Oprea, D., Protecia i securitatea sistemelor informaionale, Ed. Polirom, Iai, 2002, p. 175

37

Care este strategia cu privire la publicitate? Datorit numrului mare de vizitatori pe care l poate nregistra un portal, interesul unor organizaii din afara sistemului n promovarea unor produse sau servicii este justificat. Din punct de vedere al organizaiei de care aparine portalul, trebuie s se in seama de resursele financiare suplimentare care pot fi obinute pe aceast cale, dar trebuie avut n vedere i rolul publicitii pentru entitile din cadrul organizaiei. Piaa instrumentelor software pentru dezvoltarea portalurilor este foarte bine reprezentat. Dintre numeroasele platforme amintim Microsoft SharePoint i IBM WebSphere.

2.5 Rspunsuri la testele de autoevaluare

TA 2.1 1) Vezi p. 25. 2) O colecie de date integrate, orientate pe subiect; conine date istorice i curente ce acoper un interval de timp mare (3 - 10 ani).
TA 2.2 1) O soluie software integrat, care const dintr-o singur baz de date i o interfa unificat la nivelul firmei, i care acoper toate domeniile de activitate din cadrul firmei. 2) mbuntirea performanelor activitilor desfurate; deschiderea ctre parteneriate strategice; implementare costisitoare i de lung durat.

2.6 Lucrare de verificare

Rspundei la urmtoarele ntrebri i probleme: 1. Care este diferena dintre Internet i Web. 2. Descriei dou exemple de utilizare a Intranetului n domeniul MRU. 3. Ce este data mining? Dai un exemplu de utilizare a acestei tehnologii n domeniul MRU. 4. Enumerai caracteristicile definitorii ale tehnologiei portalurilor. 5. Prezentai trei servicii din domeniul MRU care pot fi puse la dispoziie prin intermediul portalurilor. 6. Enumerai 5 soluii de tip ERP relevante pentru modulul de resurse umane (cutare pe Internet).

2.7 Bibliografie
1. Airinei, D. Depozite de date, Ed. Polirom, Iai, 2002, p. 15-30 2. Fotache, D., Hurbean, D., Soluii informatice integrate pentru gestiunea afacerilor - ERP, Editura Economica, Bucureti, 2004, pp 17 - 25 3. Oprea, D., Meni, G., Dumitriu, F., Analiza sistemelor informaionale, Editura Universitii Al. I. Cuza, Iai, 2005, p. 25-30, 94-101, 118-126

Unitatea de studiu 3

Baze de date relaionale n managementul resurselor umane

Obiective: Prezentarea noiunilor fundamentale ale bazelor de date Definirea conceptelor utilizate n bazele de date relaionale Descrierea restriciilor specifice bazelor de date relaionale Competene dobndite: Comunicarea cerinelor de accesare a datelor dintr-o baz de date relaional Identificarea i formularea restriciilor unei baze de date Timpul mediu necesar asimilrii: 4 ore

Structura unitii de studiu

3.1. Noiuni introductive despre baze de date .............................................................................. 38 3.2. Prezentare general a modelului relaional ........................................................................... 40 3.2.1. Puin istorie .................................................................................................................. 41 3.2.2. Concepte de baz utilizate n modelul relaional ........................................................... 42 3.3. Restricii ale bazei de date .................................................................................................... 46 3.3.1. Restricia de domeniu..................................................................................................... 46 3.3.2. Restricia de nenulitate ................................................................................................... 46 3.3.3. Restricia de unicitate ..................................................................................................... 47 3.3.4. Restricia referenial ..................................................................................................... 48 3.3.5. Restricii-utilizator ......................................................................................................... 49 3.3 Rspunsuri la testele de autoevaluare .................................................................................... 50 3.4 Lucrare de verificare .............................................................................................................. 50 3.5 Bibliografie ............................................................................................................................ 50

3.1. Noiuni introductive despre baze de date

nc de la nceputurile sale, informatica a fost confruntat nu numai cu efectuarea de calcule sofisticate, tiinifice, dar i cu stocarea i gestionarea unui volum de informaii din ce n ce mai mare. Astfel, apariia unor instrumente software dedicate gestiunii i prelucrrii datelor a fost doar o problem de timp. Arhitectura primelor aplicaii aveau ca specific faptul c fiecare dat (Data1, Data2,... Datan) era descris (nume, tip, lungime), autonom, n toate fiierele n care aprea. Mai mult, descrierea fiecrui fiier de date (cmpurile care-l alctuiesc, tipul i lungimea fiecruia, modul de organizare (secvenial, indexat, relativ etc.)) era obligatorie n toate programele care l citeau sau modificau. ntre FIIER1, FIIER2, ... FIIERn nu exista nici o relaie definit explicit. Acest mod de lucru este referit ca file-based sau flat files (fiiere independente) sau sistem de gestiune a fiierelor. Exist cteva dezavantaje ale organizrii datelor dup modelul fiierelor independente:

39

Redundana i inconsistena datelor: o aceeai dat apare n mai multe fiiere; n aceste cazuri exist riscul modificrii acesteia ntr-un fiier fr a face modificrile i n toate celelalte fiiere. Dificultatea accesului. ntr-o ntreprindere, o aceeai informaie este exploatat de mai muli utilizatori. Spre exemplu, pentru departamentul care se ocup cu gestiunea stocurilor, intrrile de materiale trebuie ordonate pe magazii (depozite) i repere, n timp ce pentru departamentul care se ocup cu decontrile cu partenerii de afaceri ai ntreprinderii, intrrile trebuie ordonate pe furnizori ai materialelor. Or, fiierele tradiionale nu faciliteaz accesarea datelor dup mai multe criterii, specifice diferiilor utilizatori sau grupuri de utilizatori. Problemele de securitate in de dificultatea crerii unui mecanism care s protejeze pe deplin datele din fiiere de accesul neautorizat. Inabilitatea de a obine rspunsuri rapide la probleme ad-hoc simple. Costul ridicat se datoreaz gradului mare de redundan a datelor, eforturilor deosebite ce trebuie depuse pentru interconectarea diferitelor tipuri de fiiere de date i pentru asigurarea funcionrii sistemului n condiiile respectrii unui nivel minim de integritate i securitate a informaiilor. Aceste dezavantaje sunt mai mult dect convingtoare, determinndu-i pe specialiti s caute alte soluii, concretizate prin conceptul de baz de date. Sintagma baz de date apare pentru prima dat n titlul unei conferine organizate la Santa Monica (California) n 1964 de System Development Corporation. Consacrarea definitiv a termenului este marcat de publicarea n anul 1969, de ctre CODASYL, n cadrul unei conferine dedicate limbajelor de gestiune a datelor, a primului raport tehnic n care este prezentat conceptul de baz de date. Fa de modelul fiierelor independente, noutatea o constituie existena unui fiier de descriere global a bazei, astfel nct s se poat asigura independena programelor fa de date. Avantajele organizrii informaiilor n baze de date decurg tocmai din existena acestui fiier de descriere global a bazei, denumit, n general, dicionar de date. Extragerea i modificarea datelor, altfel spus, lucrul cu fiierele de date, se deruleaz exclusiv prin intermediul dicionarului n care se gsesc informaii privitoare la structura datelor i restriciile ndeplinite de acestea. O baz de date (BD) reprezint un ansamblu structurat de fiiere, care grupeaz datele prelucrate n aplicaiile informatice ale unei persoane, grup de persoane, ntreprinderi, instituii etc. Formal, BD poate fi definit ca o colecie de date aflate n interdependen, mpreun cu descrierea datelor i a relaiilor dintre ele, sau ca o colecie de date utilizat ntr-o organizaie, colecie care este automatizat, partajat, definit riguros (formalizat) i controlat la nivel central. Datele stocate ntr-o BD prezint, ntr-o msur mai mare sau mai mic, urmtoarele caracteristici: partajabilitate disponibilitate pentru un mare numr de utilizatori i aplicaii;

40

persisten existen permanent, din momentul prelurii n baz pn n momentul actualizrii sau tergerii; securitate protejarea de accesul neautorizat, att n ceea ce privete citirea i copierea, ct i modificarea i tergerea; validitate referit i ca integritate sau corectitudine privete gradul de adecvare dintre datele din baz i realitatea, procesele pe care le reflect aceste date; consisten ori de cte ori diverse aspecte ale proceselor sau fenomenelor reale sunt preluate n baz sub forma a doua sau mai multor entiti sau atribute, aceste entiti /atribute trebuie s fie n concordan unele cu celelalte, s respecte relaiile existente ntre aspectele proceselor /fenomenelor reale; nonredundan - pe ct posibil, o entitate din realitate ar trebui s aib un singur corespondent n baza de date; independen privete autonomia logic i fizic evocate mai sus. De-a lungul istoriei bazelor de date au existat mai multe modele de organizare a datelor. Fr a intra n detalii, s le amintim totui: Modelul ierarhic. Primele Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date - SGBD lucrau cu baze de date ierarhice, n care structura datelor era prezentat sub forma unui arbore. Modelul reea. Este o dezvoltare a modelului ierarhic, prin care se pot reprezenta i situaiile n care un fiu "posed" mai muli tai. Modelul relaional a fost urmtorul n ordinea cronologic i rmne cel care domin copios piaa bazelor de date i la acest moment, motiv pentru care vom cu prezentarea ceva mai detaliat a sa. Modelul obiectual. S-a ncercat aplicarea abordrii orientate pe obiecte (OO) i n lumea bazelor de date ns, spre deosebire de domeniile analizei, proiectrii i programrii, fr prea mult succes. Piaa SGBD OO se afl sub 6% din valoarea total a pieei bazelor de date. Modelul relaional-obiectual. Este un model mai recent ce ncearc s valorifice deopotriv atuurile relaionalului cu orientarea pe obiecte. Dei privit mai degrab cu nencredere n cercurile teoreticienilor, acest model se impune ncet-ncet datorit marilor productori de software dedicat bazelor de date.

3.2. Prezentare general a modelului relaional

Un model de date are trei piloni: componenta structural, adic modul n care, efectiv, la nivel logic, datele sunt stocate n baz, componenta de integritate, adic regulile ce pot fi declarate pentru datele din baz i o component manipulatorie, adic modul n care obinem informaii din bazele de date (ceea ce presupune o serie de operatori aplicabili uneia sau mai multor relaii).

41

Dei puternic contestat, i cu neajunsurile sale, modelul relaional de organizare a bazelor de date rmne cel mai utilizat. Cu foarte puine excepii, toate aplicaiile software realizate pentru companii mai mici sau mai mari, bnci, universiti sunt realizate cu produse/instrumente ce gestioneaz baze de date relaionale. n acest paragraf vom discuta aspectele structurale ale modelului (paragraful 3.2.2) i pe cele de integritate (paragraful 3.3).

3.2.1. Puin istorie

Modelul relaional de organizare a datelor s-a conturat n dou articole publicate n 1969 i 1970 de ctre E.F. Codd, matematician la centrul de cercetri din San Jose (California) al firmei IBM21. n acel moment, tehnologia bazelor de date era centrat pe modelele ierarhic i reea, modele ce depind ntr-o mai mare msur de organizarea intern a datelor pe suportul de stocare. Codd a propus o structur de date tabelar, independent de tipul de echipamente i software de sistem pe care este implementat, structur "nzestrat" cu o serie de operatori pentru extragerea datelor. Dei puternic matematizat, modelul relaional este relativ uor de neles. Modelul relaional al datelor se poate defini printr-o serie de structuri de date (relaii alctuite din tupluri), operaii aplicate asupra structurilor de date (selecie, proiecie, jonciune etc.) i reguli de integritate care s asigure consistena datelor (chei primare, restricii refereniale s.a.). Modelarea realitii se concretizeaz n tabele de valori numite relaii, avndu-se n vedere c: o relaie are un nume; o coloan reprezint un atribut; o linie reprezint un n-uplet (tuplu) de valori ale celor n atribute din relaie; ordinea liniilor i coloanelor n cadrul tabelei nu este relevant pentru coninutul informaional. Fiecare linie a tabelei reprezint o entitate sau un fapt al realitii, n timp ce o coloan reprezint o proprietate a acestei entiti sau fapt. Introducnd un plus de rigoare, se cuvine de remarcat c entitatea poate fi nu numai un obiect concret/proces (o persoan, un lucru oarecare), dar i o relaie ntre obiecte (persoane, lucruri), cum ar fi: contractele de afaceri, cstoriile (exist totui cteva deosebiri ntre acestea i precedentele), structura ierarhic a unei organizaii etc. n plus, nu e ntotdeauna evident care dintre informaii sunt entiti, care atribute i care asociaii (relaii). Ansamblul valorilor stocate n tabelele reprezint coninutul bazei de date, coninut ce poate fi modificat prin operaiuni de actualizare: introducerea unor linii (tupluri) noi, tergerea unor linii, modificarea valorii unor atribute. Modelului relaional i este asociat teoria normalizrii, care are ca scop prevenirea comportamentului aberant al relaiilor n momentul actualizrii lor, eliminarea datelor redundante i nlesnirea nelegerii legturilor semantice dintre date.
21

Extrase din lucrarea [Codd70] se gsesc la adresa http://www.acm.org/classics/nov95/. De asemenea, o excelent analiz a articolelor lui Codd este n [Date98].

42

Dei IBM a fost prima care a iniial un proiect destinat elaborrii unui SGBD relaional (System/R, ncepnd cu 1974), prima firm care a lansat primul SGBDR comercial a fost Relational Software Inc., astzi Oracle. Infiinarea firmei a avut loc n 1977, iar lansarea produsului n 1979. Impunerea pe pia a SGBD-urilor grefate pe modelul relaional a fost mult mai dificil dect s-ar putea nelege astzi. Abia n deceniul 9, datorit vitezei ameliorate, securitii sporite i mai ales productivitii dezvoltatorilor de aplicaii, modelul relaional a ctigat supremaia. Exist o larg tipologie a SGBDR-urilor, aa nct orice categorisire i are riscul su. Cele mai accesibile i, implicit, cele mai utilizate sunt SGBD-urile dedicate iniial uzului individual: Access, Paradox, Visual FoxPro. Astzi, multe dintre acestea au caracteristici profesionale i pot fi folosite la dezvoltarea aplicaiilor pentru simultan a zeci de utilizatori. Pentru aplicaiile complexe din bnci, corporaii, organizaii i instituii de mari dimensiuni s-au impus SGBDR-urile de "categoria grea": Oracle, DB2 (IBM), Informix (DB2), Sybase, SQL Server (Microsoft). Acestea sunt mult mai robuste, mult mai fiabile, dar i costisitoare. n ultimul timp i-au fcut apariia, ca alternative la marii coloi, aa zisele FreeDBMS-uri, precum PostgreSQL, MySQL, Interbase etc. Acestea ruleaz, de obicei, pe sisteme de operare de tip Linux (foarte ieftine) i se ntrevd ca adversari serioi ai marilor productori.

3.2.2. Concepte de baz utilizate n modelul relaional

O baz de date relaional (BDR) poate fi definit ca un ansamblu de relaii (tabele); fiecare tabel (sau tabel), alctuit din linii (tupluri), are un nume unic i este stocat pe suport extern (de obicei disc). La intersecia unei linii cu o coloan se gsete o valoare atomic (elementar). O relaie conine informaii omogene legate de anumite entiti, procese, fenomene: CRI, STUDENI, FACTURI, CLIENI, PRODUSE etc. n figura 3.1 este prezentat tabela Angajat i evideniaz principalele concepte ale modelului relaional.
Atribute/Coloan e Tuplu/ Linie
ANGAJAT Marca Nume 1001 Minculescu 1002 Roman 1003 Titulescu 1004 Porumb Prenume Cristi Teodor Radu Maria CNP 1520909371540 1680818225541 1540101374074 2670905221199 Sex B B B F Adresa Primaverii, 22 NULL Husului,231 Viilor, 88A SalarTarifar 2400 1250 1400 1900 CodDepart 1 3 1 2

Domeni i

Valoare atomic

Figura 3.1. Relaia (tabela) ANGAJAT

43

ntre relaii (tabele) se stabilesc legturi prin intermediul unor atribute (coloane) comune. n figura 3.2 este prezentat un exemplu simplificat de baz de date pentru evidena personalului.
DEPARTAMENT CodDepart DenumireDepart 1 Resurse umane 2 Contabilitate 3 Aprovizionare NrPosturi 3 5 4

ANGAJAT Marca Nume 1001 Minculescu 1002 Roman 1003 Titulescu 1004 Porumb

Prenume Cristi Teodor Radu Maria

CNP 1520909371540 1680818225541 1540101374074 2670905221199

Sex B B B F

Adresa Primaverii, 22 NULL Husului,231 Viilor, 88A

SalarTarifar 2400 1250 1400 1900

CodDepart 1 3 1 2

PONTAJ Luna Anul Marca 9 2007 1001 9 2007 1002 9 2007 1003 9 2007 1004 10 2007 1001 10 2007 1002

OreZi OreSuplimentare OreNoapte 162 10 0 164 8 0 84 0 24 168 0 0 152 12 0 162 0 28

Fig. 3.2 Exemplu de baz de date relaional

n tabelul 3.1 sunt prezentate principalele noiuni utilizate n descrierea modelului relaional, precum i termenii corespondeni din teoria mulimilor i din domeniul prelucrrii datelor.
Tabel 3.1 Terminologia diferitelor domenii de lucru Teoria mulimilor Relaie Domeniu Convenii din prelucrarea datelor Tabel Fiier Toate valorile posibile pe Toate valorile posibile pe care le care le poate avea o poate avea un cmp coloan Linie nregistrare Baze de date relaionale

Tuplu

n modelul relaional, datele sunt stocate sub forma tabelelor, numite i relaii (de aici provine i numele de model relaional). Conceptul de relaie (tabel) permite reprezentarea unei entiti din universul modelat. n exemplul nostru din figura 3.2 se regsesc trei tabele: ANGAJAT, DEPARTAMENT i PONTAJ. Fiecare linie dintr-o tabel (relaie), numit tuplu, conine date despre un caz sau o instan a entitii reprezentate prin tabela respectiv. De exemplu, fiecare linie din tabela ANGAJAT conine datele necesare despre un anumit angajat al firmei. Prin urmare, tabela ANGAJAT va conine attea linii ci angajai are firma. Ordinea tuplurilor (liniilor) nu prezint importan din punctul de vedere al coninutul informaional al tabelei. Fiecare coloan (atribut) conine informaii despre o anumit caracteristic a entitii reprezentate, ele fiind cunoscute i sub numele de valori ale caracteristicii. Astfel, fiecare

44

instan a entitii ANGAJAT este descris prin urmtoarele caracteristici: marca, numele, prenumele, CNP-ul, sexul, adresa, salariul tarifar i codul departamentului n care lucreaz. Atributele reinute ntr-o tabel depind de nevoile informaionale ale utilizatorilor. La intersecia fiecrei linii i coloane se va introduce o valoare atomic, adic o valoare care nu mai poate fi descompus. De exemplu, la intersecia coloanei SalarTarifar cu ultima linie din tabela ANGAJAT se regsete o singur valoare, 1900, care nu mai poate fi descompus (vezi figura 3.1). Totui, n exemplul nostru se poate considera c unele coloane nu conin valori atomice. Coloana Adresa din tabela ANGAJAT ar putea fi descompus cel puin n ora, strada i numr. Este adevrat ns, fr a intra n alte detalii legate de procesul de normalizare, trebuie s spunem c atomicitatea valorilor stocate ntr-o tabel este o noiune relativ. Ea depinde de nevoile informaionale ale utilizatorului. Astfel, dac utilizatorul va avea nevoie s extrag din baza de date i s prelucreze doar datele despre angajaii care locuiesc pe o anumit strad sau la un anumit numr indiferent de numele strzii, atunci se justific descompunerea atributului Adresa n mai multe atribute, precum Strada, Numar, Bloc, Scara, Apartament, Localitate. n cazul n care nu se solicit prelucrarea datelor despre angajai n funcie de pri ale adresei, atributul Adresa poate fi considerat atomic. Fiecare atribut este caracterizat printr-un nume i un domeniu de valori pe care le poate lua. Domeniul poate fi definit ca mulimea tuturor valorilor acceptate (autorizate) pentru un atribut (coloan) al relaiei: pentru atributul Sex, domeniul este alctuit din dou valori: Femeiesc (F) i Brbtesc (B); domeniul atributului Judet este alctuit din numele fiecrui jude (plus Bucureti). domeniul unui atribut precum SalarTarifar este cu mult mai larg, fiind alctuit din orice valoarea cuprins ntre 460 (salariul minim) i 99999 RON. n figura 3.1 pe a doua linie a tabelei n coloana Adresa apare o valoarea curioas notat NULL. Valoarea NULL este considerat o metavaloare i indic faptul c, n acel loc, informaia este necunoscut sau inaplicabil. Valoarea NULL este diferit, ns de valorile 0 sau spaiu. n exemplul nostru, valoarea NULL semnific faptul c nu se cunoate nc adresa angajatului cu marca 1002. Orice relaie (tabel) posed cel puin o cheie, adic un atribut sau un grup de atribute prin care se poate identifica n mod unic orice tuplu (linie). Cnd cheia este constituit dintr-un singur atribut, poart numele de cheie simpl, iar atunci cnd este format din mai multe atribute ea se numete cheie compus. Dac o tabel dispune de mai multe chei, una va fi aleas drept cheie primar. n figura 3.2, coloanele care reprezint cheia primar sunt evideniate cu caractere ngroate (bold). Tabelele ANGAJAT i DEPARTAMENT au cheie primar simpl, respectiv Marca i CodDepart, n timp ce tabela PONTAJ are o cheie compus, format din Luna, Anul i Marca. Remarcai n figura 3.1 c doar unul din

45

cele trei atribute nu poate juca rolul de cheie deoarece exist valori care se pot regsi pe mai multe linii. n mulimile matematice nu este permis ca un obiect s apar de mai multe ori. Ct timp o relaie este o mulime de tupluri, teoretic nici o linie a unei relaii nu poate fi duplicatul altei linii (SQL admite existena unor linii duplicat ntr-un tabel, considerndu-se c exist modaliti de eliminare a lor, dac se dorete). Dac o coloan sau o combinaie de coloane nu poate s identifice n mod unic o linie, atunci trebuie inventat o coloancheie special. Oricum, fiecare relaie trebuie s dispun de o cheie primar. Vom reveni asupra noiunii de cheie n paragraful urmtor cnd vom discuta despre restricia de unicitate. Legtura ntre tupluri din tabele diferite se realizeaz prin intermediul unei coloane comune, utilizndu-se noiunea de cheie strin, ntlnit uneori n literatur i sub numele de cheie extern. O cheie strin este un atribut care apare ntr-o tabel i care este cheie primar ntr-o alt tabel cu care se afl n legtur. n exemplul nostru din figura 3.2 cheile strine sunt evideniate prin caractere nclinate (italic). Legtura dintre tabelele DEPARTAMENT i ANGAJAT este realizat prin intermediul atributului comun CodDepart. Acest atribut joac rolul de cheie primar n tabela-printe DEPARTAMENT i rolul de cheie strin n tabela-copil ANGAJAT. Legtura dintre tabelele ANGAJAT i PONTAJ se realizeaz prin intermediul atributului Marca, care este cheie primar n prima tabel i cheie strin n cea de-a doua. n legtur cu cheia strin se definete restricia de integritate referenial, asupra creia vom reveni n paragraful urmtor. Teste de autoevaluare TA 3.1 1. Care este elementul principal de noutate introdus de bazele de date? 2. Enumerai 5 exemple de sisteme de gestiune a bazelor de date. 3. Explicai urmtoarele noiuni: tuplu, atribut, cheie strin Rspuns:

46

3.3. Restricii ale bazei de date

Restriciile definesc o serie de reguli pe care trebuie s le ndeplineasc datele din baz. Cei care lucreaz cu bazele de date sunt foarte interesai n declararea restriciilor, pentru c, odat definite, de respectarea lor se va ngriji sistemul de gestiune a bazelor de date (adic programele de lucru cu bazele de date). Esenial este c, ajutai de restricii, putem crete gradul de corectitudine i de ncredere al datelor din baz. Cele mai importante restricii definibile ntr-o baz de date relaional sunt: restricia de domeniu, de atomicitate, de unicitate, referenial i restriciile-utilizator. Restricia de atomicitate, care evoc obligativitatea ca orice valoare aflat la intersecia unei linii cu o coloan s fie atomic, am lmurit-o (sperm) n paragraful anterior, prin discuia asupra atributului Adresa. Celelalte vor fi descrise n continuare.

3.3.1. Restricia de domeniu

Dup cum am vzut n paragraful anterior, un atribut este definit printr-un nume i un domeniu. Orice valoare a atributului trebuie s se ncadreze n domeniul definit. Exist mai multe moduri de percepie a acestei restricii. O parte din informaticieni substituie domeniul tipului atributului: numeric, ir de caractere, dat calendaristic, logic (boolean) etc. i, eventual, lungimii (numrul maxim de poziii/caractere pe care se poate ntinde un atribut). De exemplu, dac vom declara atributul SalarTarifar de tip numeric, cu lungimea de 5 cifre, atunci domeniul su va orice numr natural cuprins ntre 0 i 99999 (nu am declarat nicio zecimal). Dup cum se observ, este luat n calcul numai aspectul sintactic al domeniului. Faptul c indicativul auto al unui jude (vezi plcuele de nmatriculare) poate fi una din valorile: IS, TM, B etc. reprezint o restricie de comportament sau, mai simplu, o restricie definit de utilizator. Cea de-a doua categorie privete domeniul deopotriv sintactic i semantic. Astfel, domeniul sintactic al atributului Judet este un ir de dou caractere, obligatoriu litere (sau o liter i un spaiu, pentru Bucureti), i, chiar mai restrictiv, literele sunt obligatoriu majuscule. Din punct de vedere semantic, indicativul poate lua una din valorile: IS, TM Pentru atributul SalarTarifar putem introduce o restricie semantic prin care salariul tarifar s fie mai mare dect salariul minim pe economie.

3.3.2. Restricia de nenulitate

Modelul relaional accept ca, atunci cnd nu se cunoate valoarea unui atribut pentru o anumite entitate, sau cnd pentru acel obiect, entitate, persoan etc. atributul este inaplicabil, s se foloseac valoarea NULL. Celui de-al doilea angajat din figura 3.1 nu i se cunoate adresa.

47

ntr-o baz de date relaional avem posibilitatea de a le impune unor atribute s aib ntotdeauna valori specificate, altfel spus, le interzicem valorile nule, n timp ce altor atribute li se pot permite valori nule. Prin urmare, la adugarea unor noi date n baz, utilizatorii sunt obligai s specifice valoarea pentru anumite atribute, n timp ce pentru altele nu. Modul n care se declar i se afieaz o restricie de nulitate depinde de la SGBD la SGBD. n capitolul urmtor vom vedea cum poate fi declarat o astfel de restricielaxat Ca regul, atributele importante, ce in de identificarea sau caracterizarea unei entiti, proces, fenomen, precum i cele implicitate n calculul unor informaii importante, sunt declarate NOT NULL, iar pentru atributele fr importan deosebit se pot accepta valori nule.

3.3.3. Restricia de unicitate

ntr-o relaie nu pot exista dou linii identice (dou linii care prezint aceleai valori pentru toate atributele). Mai mult, majoritatea relaiilor prezint un atribut, sau o combinaie de atribute, care difereniaz cu siguran un tuplu de toate celelalte tupluri ale relaiei. Cheia primar a unei relaii (tabele) este un atribut sau un grup de atribute care identific fr ambiguitate fiecare tuplu (linie) al relaiei (tabelei). Dup Codd, exist trei restricii pe care trebuie s le verifice cheia primar: unicitate: o cheie identific un singur tuplu (linie) al relaiei. compoziie minimal: atunci cnd cheia primar este compus, nici un atribut din cheie nu poate fi eliminat fr distrugerea unicitii tuplului n cadrul relaiei; n cazuri limit, o cheie poate fi alctuit din toate atributele relaiei. valori non-nule: valorile atributului (sau ale ansamblului de atribute) ce desemneaz cheia primar sunt ntotdeauna specificate, deci ne-nule i, mai mult, nici un atribut din compoziia cheii primare nu poate avea valori nule; aceast a treia condiie se mai numete i restricie a entitii. Dac ntr-o relaie exist mai multe combinaii de atribute care confer unicitate tuplului, acestea sunt denumite chei candidate. Proiectantul va alege una dintre ele drept cheie primar. O cheie candidat care nu a fost aleas cheie primar este referit ca i cheie alternativ. Revenind la exemplul nostru, tabela ANGAJAT conine dou atribute cu rol de identificator: marca, un cod unic atribuit n firm fiecrui angajat n momentul angajrii, i CNP, un cod unic atribuit fiecrei persoane din Romnia n momentul naterii i care rmne neschimbat pe tot parcursul vieii persoanei. Celelalte atribute ale tabelei nu pot avea rol de identificator. De exemplu, atributele Nume i Prenume nu poate fi cheie, deoarece chiar i ntr-o ntreprindere de talie mijlocie, este posibil s existe doi angajai cu acelai nume sau prenume. Nici mcar combinaia lor nu garanteaz unicitatea att timp ct pot exista dou persoane cu acelai nume i prenume. Din cele dou atribute, am ales marca drept cheie primar, iar CNP va fi cheie alternativ.

48

Dup cum am spus i n paragraful anterior, unele tabele prezint o cheie primar compus. Tabela Pontaj are cheia format din Luna, Anul i Marca. Poate o discuie suplimentar ar fi binevenit. n primul rnd, se poate observa c nici un atribut al tabelei nu poate fi identificator, de unul singur. Atributele OreZi, OreSuplimentare i OreNoapte nu intr n discuie, deoarece este foarte probabil ca doi sau mai muli angajai s aib acelai numr de ore lucrate ntr-o lun; Luna i/sau Anul nici vorb, de vreme ce n orice firm exist doi sau mai muli angajai, nsemnnd c tabela va avea mai multe linii cu aceleai valori pentru cele dou atribute. Atributul Marca este singurul care se apropie de cerinele unui identificator, ns nici el nu rspunde ntrutotul acestor cerine, deoarece pentru fiecare lun se va aduga o linie pentru angajatul respectiv n tabela Pontaj. Dup cum se poate observa n figura 3.2, angajaii cu mrcile 1001 i 1002 se regsesc pe cte dou linii, una pentru luna septembrie i una pentru octombrie, anul 2007. Aadar, singura combinaie posibil pentru cheia primar este cea format din cele trei atribute. O alternativ la aceast soluie ar fi introducerea unui atribut artificial, s-i spunem IdPontaj, care s aib valori unice pentru fiecare linie din tabel.

3.3.4. Restricia referenial

n paragraful 3.2 am vzut c legturile ntre dou tabele se stabilete prin intermediul unui atribut sau grup de atribute comun i al noiunii de cheie strin. Tabelele DEPARTAMENT i ANGAJAT au n comun atributul CodDepart. Cheile strine sau coloanele de referin sunt deci atribute sau combinaii de atribute care pun n legtur linii (tupluri) din tabele diferite. Tabela n care atributul de legtur este cheie primar se numete tabel-printe (n cazul nostru, DEPARTAMENT), iar cealalt tabel-copil (ANGAJAT). Mecanismul cheii strine impune declararea restriciei de integritate referenial. Aceast restricie presupune c, pentru o cheie strin se admite orice valoare nenul care se regsete ntre valorile cheii primare din tabela-printe. n tabela ANGAJAT toate valorile coloanei CodDepart, care este cheie strin, au coresponden n valorile aceleiai coloane din tabela DEPARTAMENT, unde ea este definit cheie primar. Instituirea restriciei refereniale ntre tabela DEPARTAMENT (printe) i ANGAJAT (copil) este foarte important, deoarece permite cunoaterea, pentru fiecare angajat, a departamentului n care lucreaz. Dac n ANGAJAT ar exista vreo linie n care valoarea atributului CodDepart ar fi, spre exemplu 9, este clar c acea linie ar fi orfan (nu ar avea linie corespondent n tabela printe DEPARTAMENT). Declararea restriciei refereniale presupune definirea aspectelor de comportament al datelor n cazul celor trei operaiuni de actualizare: adugarea, modificarea i tergerea de linii. n cazul operaiunii de adugare, nu este permis introducerea unei noi linii n tabela-copil care s nu aib corespondent n tabela-printe. De exemplu, nu este corect adugarea unui angajat n tabela ANGAJAT cu valoarea 9 pentru atributul CodDepart, att

49

timp ct aceast valoare nu se regsete ntre valorile atributului CodDepart din tabela DEPARTAMENT. Ori este o greeal de introducere, ori trebuie adugat mai nti departamentul cu codul 9 n tabela DEPARTAMENT. Celelalte dou operaiuni privesc comportamentul datelor din tabela-printe. Astfel, nu se admite modificarea valorii cheii primare pentru o linie din tabela-printe dac aceasta are asociat cel puin o linie n tabela-copil. De exemplu, nu se admite modificarea valorii cheii primare pentru linia corespunztoare departamentului "Resurse umane" (valoarea 1 pentru coloana CodDepart) n tabela DEPARTAMENT deoarece n tabela ANGAJAT, nu una ci chiar dou linii fac referire la aceast valoare. n mod asemntor, nu este permis tergerea unei linii din tabela-printe dac exist cel puin o linie n tabela-copil care face referire la ea. Cu att mai mult, linia corespunztoare departamentului "Resurse umane" din tabela DEPARTAMENT nu poate fi eliminat. Dac nu ar fi existat cele dou lini n tabela ANGAJAT, atunci operaia de tergere ar fi putut avea loc. Majoritatea SGBD-urilor prezint mecanisme de declarare i gestionare automat a restriciilor refereniale, prin actualizri n cascad i interzicerea valorilor care ar nclca aceste restricii. Vom relua acest subiect n capitolul urmtor, dedicat ACCESS-ului.

3.3.5. Restricii-utilizator
Restriciile utilizator mai sunt denumite i restricii de comportament sau restricii ale organizaiei (termenul n limba englez este business rules). De obicei, aceste restricii iau forma unor reguli de validare la nivel de atribut, la nivel de linie/tabel sau a unor reguli implementate prin declanatoare (triggere). Reguli la nivel de atribut O restricie la nivel de atribut poate preveni introducerea n baza de date a unor valori din alte intervale dect cele stabilite, n alte formate dect cele acceptate etc. Forma clasic a unei restricii la nivel de atribut este o expresie n care apar constante, funciisistem i, nu n ultimul rnd, atributul respectiv. La orice editare a atributului cu pricina (declanat n cazul inserrii unei linii n tabela din care face parte, sau la modificarea sa) expresia este evaluat i dac rezultatul evalurii este TRUE (adevrat), atunci inserarea/modificarea este permis, iar dac rezultatul este FALSE, atunci inserarea/modificarea este blocat i, eventual, este afiat un mesaj de eroare. Iat cteva exemple de astfel de reguli: numrul orelor suplimentare s fie mai mic de 30 (a se evita surmenarea angajailor!); numele i prenumele angajailor s nceap cu majuscul; marca angajailor s aib valori cuprinse ntre 1001 i 9999; salariul tarifar s fie mai mare dect salariul minim pe economie. Reguli la nivel de nregistrare Expresia care definete o restricie la nivel de nregistrare poate conine dou sau mai multe atribute i este evaluat la inserarea sau modificarea oricrei linii din tabel.

50

Tabela PONTAJ conine, printre altele trei atribute numerice privind numrul orelor lucrate de un angajat ntr-o anumit lun, respectiv OreZi, OreSuplimentare i OreNoapte. Reinerea a trei cmpuri poate fi justificat de modul diferit de calcul al veniturilor lunare. Pentru a se evita greelile grave de editare a datelor din pontaje sau a asigura respectarea politicii firmei se poate impune regula ca numrul maxim de ore lucrate ntr-o lun de un angajat s fie mai mic de 250, adic OreZi + OreSuplimentare + OreNoapte < 250. Este lesne de observat c aceast regul implic trei atribute, deci trebuie instituit la nivel de nregistrare (linie). Alte tipuri de restricii utilizator Exist i alte tipuri de restricii a cror validare presupune citirea unor date aflate n tabele diferite. Acestea reclam ntrebuinarea unor proceduri speciale, numite declanatoare (triggere).

3.3 Rspunsuri la testele de autoevaluare

TA 3.1 1) Dicionarul de date - un fiier de descriere global a bazei 2) Access, Oracle, Visual FoxPro, MySql, PostgreSql. 3) Tuplu o linie dintr-o tabel care conine date despre un caz sau o instan a entitii reprezentate; atribut o coloan din tabel care conine informaii despre o anumit caracteristic a entitii reprezentate; cheie strin o coloan comun prin care se face legtura ntre tupluri din tabele diferite.

3.4 Lucrare de verificare

Rspundei la urmtoarele ntrebri i probleme: 1. Ce este o baz de date? 2. Dai un exemplu de 2 tabele din domeniul MRU ntre care s existe o legtur i punei n eviden urmtoarele noiuni ale modelului relaional: atribut. tuplu, cheie primar, cheie strin, domeniu de valori. 3. Definii restricia referenial. 4. Pe exemplul de la problema 2, dai cte un exemplu de restricie de nulitate, referenial i restricie utilizator.

3.5 Bibliografie
1. Airinei, D., .a., Instrumente software pentru afaceri, Ed. Sedcom Libris, Iai, 2007, pp. 133-158 2. Oprea, D., Dumitriu, F., Meni, G., Proiectarea sistemelor informaionale, Ed. Universitii Al. I. Cuza Iai, 2006, pp. 61-80, 120-128

51

Unitatea de studiu 4

Elemente de proiectare a bazelor de date

Obiective: nelegerea necesitii normalizrii bazelor de date Prezentarea anomaliilor la actualizare n bazele de date nenormalizate Descrierea primelor trei forme ale normalizrii bazelor de date Competene dobndite: Proiectarea unei baze de date de calitate pentru aplicaii mici Timpul mediu necesar asimilrii: 6 ore

Structura unitii de studiu

4.1 Necesitatea structurrii bazei de date ..................................................................................... 51 4.2 Simplificarea structurii datelor prin normalizare ................................................................... 53 4.2.1 Prima form normalizat (1FN) ...................................................................................... 57 4.2.2 A doua form normalizat (2FN) .................................................................................... 58 4.2.3 A treia form normalizat (3FN)..................................................................................... 62 4.3 Rspunsuri la testele de autoevaluare .................................................................................... 65 4.4 Lucrare de verificare .............................................................................................................. 65 4.5 Bibliografie ............................................................................................................................ 65

4.1 Necesitatea structurrii bazei de date

n figura 3.2, este prezentat un set de relaii care formeaz o baz de date structurat, pentru a pune n eviden principalele concepte specifice modelului relaional. n acest moment, cititorul ar putea formula trei ntrebri: De ce este necesar ca o baz de date s fie structurat cu atenie? Cnd putem spune c o baz de date este bine structurat? Cum se obine o baz de date structurat? Deocamdat ne vom limita la a rspunde la prima ntrebare, urmnd ca, n paragrafele urmtoare s lmurim i ultimele dou ntrebri. Pentru a nelege mai bine necesitatea structurrii atente a unei baze de date, vom evidenia problemele care se ivesc ntr-o baz de date nestructurat. n figura 4.1 este prezentat o baza de date n form nestructurat, toate atributele fiind reunite ntr-o singur relaie (tabel), pe care o vom numi VANZARE. n exemplul de fa, baza de date stocheaz date privitoare la vnzrile dintr-o firm. O operaiune de vnzare este consemnat ntr-o factur, al crei identificator este numrul acesteia - NrFactura. O factur este ntocmit pentru un singur client, ns ea poate conine mai multe produse vndute (facturile 81002 i 81004). Un anumit produs poate fi vndut ctre mai muli clieni, el putnd fi regsit pe mai multe facturi (de exemplu produsul Comod Mia). Se consider c preul de vnzare nu poate diferi de la o vnzare la alta

52

pentru acelai produs. Fiecare tuplu (linie) se refer la o anumit factur i un anumit produs coninut n factura respectiv, motiv pentru care cheia primar a relaiei este compus din atributele NrFactura i CodProdus.
VANZARE
NrFactura DataFactura CodClient NumeClient 81001 81002 81002 81003 81004 81004 81005 25/01/06 25/01/06 25/01/06 26/01/06 26/01/06 26/01/06 27/01/06 1001 1001 1001 1002 1002 1002 1003 Mota SRL Mota SRL Mota SRL Mobins SA Mobins SA Mobins SA Lux SRL Adresa Florilor, 21, Iasi Florilor, 21, Iasi Florilor, 21, Iasi Copou, 11, Vaslui Copou, 11, Vaslui Copou, 11, Vaslui Viilor, 45, Husi Sold 0 0 0 1500 1500 1500 2900 CodProdus 100026 100001 100018 100018 100026 100018 100034 DenProdus UM Stoc Cantitate PretVanzare 40,00 4,00 8,00 1,00 28,00 4,00 1,00 12,50 250,00 140,00 140,00 12,50 250,00 980,00 Pal furniruit mp 112,00 Canapea Mircea buc 7,00 Comoda Mia buc 12,00 Comoda Mia buc 12,00 Pal furniruit mp 112,00 Canapea Mircea buc 7,00 Biblioteca Livia buc 4,00

Fig. 4.1 Exemplu de baz de date relaional nestructurat

Se poate lesne observa c relaia VANZARE nregistreaz o redundan mare a datelor. Astfel, dac o factur ar conine 5 produse, atunci numrul i data facturii, codul, numele i celelalte date privitoare la client se vor repeta n toate cele cinci linii. De asemenea, dac un produs face obiectul a 10 operaiuni de vnzare (se regsete pe 10 facturi), atunci datele privitoare la acel produs (cod, denumire, unitate de msur, stoc i pre) se vor repeta n toate cele 10 linii corespunztoare. Pentru factura 81002 exist dou linii deoarece ea conine dou produse, iar numrul i data facturii, codul, numele, adresa i soldul clientului, sunt nregistrate de dou ori. Similar, produsul Comoda Mia se regsete n dou facturi, toate datele referitoare la acest produs cod, denumire, unitate de msur, stoc i pre - fiind nregistrate de dou ori. Redundana datelor este cu att mai mare, cu ct volumul datelor din baz crete. Redundana datelor ne duce imediat cu gndul la spaiul ocupat pe disc. Totui, risipa de spaiu de stocare nu este att de important ct timp astzi dispunem de hard-discuri cu capaciti de stocare de ordinul zecilor sau sutelor de gigabytes, dar i de alte dispozitive de stocare ieftine i performante. Nici problema timpului mai mare de rspuns aferent operaiilor de acces la baza de date, asociat adesea cu redundana datelor, nu este una foarte serioas, dect n cazul bazelor de date de dimensiuni foarte mari, cnd chiar i o baz de date bine structurat poate fi neperformant. Aspectele negative importante derivate din redundana datelor sunt mai puin vizibile n figura 4.1. Ele sunt legate de aa-numitele anomalii la actualizare, adic dificulti n ceea ce privete efectuarea operaiilor de adugare (inserare), modificare sau tergere a liniilor ntr-o baz de date nestructurat. n continuare, vom explica i exemplifica anomaliile ce se ivesc n legtur cu fiecare din cele trei operaiuni de actualizare. Anomaliile la inserare constau n dificultatea, uneori chiar imposibilitatea, introducerii unor noi date n baz, datorit nclcrii uneia dintre cele trei restricii privind cheia primar neadmiterea valorilor nule. S presupunem c dorim s adaugm un nou produs n relaia VANZARE (figura 4.1). Acest lucru nu este posibil dect atunci cnd intervine o operaiune de vnzare pentru acel produs. Altfel, nu s-ar cunoate valoarea pentru numrul facturii i ar implica atribuirea valorii nule pentru atributul NrFactura, ceea

53

ce nu este permis, deoarece el face parte din cheia primar a relaiei. Aceeai situaie se ivete i la adugarea unui client nou. Anomaliile la modificare se refer la dificultatea modificrii valorii unui atribut care se repet n mai multe linii. De exemplu, dac clientul Mota SRL se mut la o alt adres, suntem pui n situaia de a cuta toate liniile n care se regsete clientul respectiv i de a efectua modificarea n toate liniile (adic 3 linii). Mai mult, dac modificarea s-ar face numai pentru o parte din liniile cu pricina, atunci datele din baz i vor pierde consistena. Concret, clientul nostru va aprea n baza de date att cu adresa nou, ct i cu cea veche. Aceeai situaie se regsete i n cazul atributelor care descriu un produs, cum ar fi Stoc. Anomaliile la tergere se manifest atunci cnd prin tergerea unei linii din tabel se pierd involuntar i informaii care prezint nc interes pentru utilizatorii aplicaiei. Astfel, dac tergem ultima linie din relaia VANZARE, cea care conine vnzarea produsului Bibliotec Livia (factura cu numrul 81005), se pierd nu doar datele relative la factura respectiv, ci i toate informaiile despre produsul n cauz. O astfel de problem apare datorit existenei unei singure linii n care apare produsul Bibliotec Livia. De asemenea, se observ c factura 81005 este singura emis clientului Lux SRL i, prin urmare, tergerea ei atrage dup sine i pierderea datelor referitoare la acest client. Aadar, o baz de date structurat ofer anumite avantaje legate, n primul rnd, de minimizarea anomaliilor la actualizarea datelor. Pentru definirea mai formal a ceea ce nseamn o baz de date structurat se apeleaz la conceptul de baz de date normalizat, iar procedura de aducere a bazei de date ntr-o astfel de form se numete normalizare. Prin aceste clarificri am nceput s rspundem la ultimele dou ntrebri formulate la nceputul acestui paragraf. De formele normalizrii bazelor de date i de paii parcuri ne vom ocupa n continuare.

4.2 Simplificarea structurii datelor prin normalizare

n procesul de analiz a cerinelor unui sistem, pot fi identificate i descrise punctele de vedere ale unei mulimi de utilizatori. Deseori numrul perspectivelor utilizatorilor despre aceeai baz de date poate fi de ordinul zecilor sau sutelor. Fiecare are n vedere anumite date elementare din baz. De exemplu, ntr-o Situaie lunar a vnzrilor pot fi surprinse nou date elementare: NrFactura, DataFactura, CodClient, NumeClient, CodProdus, DenProdus, UM, Cantitate i PretVanzare. Data elementar Valoare nu a fost reinut, deoarece este o dat calculat i, ca regul general, nu este stocat n baza de date. La o analiz atent ns, rezult c aceste date elementare aparin ctorva entiti, cum sunt: FACTURA, CLIENT, PRODUS. Problema de baz a proiectrii logice a bazelor de date poate fi redat astfel: dat fiind dimensiunea meta-datelor (date despre date) colectate n procesul de studiere a cerinelor

54

sistemului, se pune ntrebarea cum ar trebui s proiectm modelul logic al datelor pentru a reprezenta meta-datele ct mai natural i complet, n cea mai simpl form i cu cea mai mic redundan posibil? Cu alte cuvinte, cum ar trebui combinate datele elementare pentru a forma relaii (sau tipuri de nregistrri) care s descrie entitile i relaiile dintre entiti? Rspunsurile la ntrebrile anterioare sunt legate de forma normalizat (standardizat) a bazei de date i procesul de normalizare. Forma standardizat a unei baze de date este definit prin intermediul a cinci forme normalizate (chiar ase, dac se consider distinct forma BCFN, care este o reformulare, mai riguroas, a celei de-a treia forme). Primele trei forme de normalizare analizeaz dependenele funcionale dintre atribute, iar a patra i a cincea se bazeaz pe dependenele multivaloare, respectiv dependenele de jonciune. Normalizarea este definit ca procesul de descompunere succesiv a relaiei iniiale ntr-un set de sub-relaii structurate, avnd la baz analiza dependenelor dintre atribute. Succesiunea pailor parcuri n normalizare22 sunt redai schematic n figura 4.2.

Imagini/viziuni ale utilizatorilor

Relaii nenormalizate Extragerea grupurilor care se repet Relaii normalizate n prima form (1NF) Extragerea dependenelor pariale A doua form normalizat a relaiilor (2NF) Extragerea dependenelor tranzitive A treia form normalizat a relaiilor (3NF)

...

Fig. 4.2 Paii normalizrii

n figura de mai sus sunt prezentate numai primele trei forme de normalizare, ntruct se consider c, n majoritatea cazurilor, aducerea unei baze de date relaionale n forma a treia de normalizare este suficient. Cazurile care s necesite trecerea dincolo de cea de-a treia form sunt rar ntlnite n practic. Din acest motiv ne vom opri doar asupra primelor trei forme de normalizare.

22. Vezi i McFadden, F.R., Hoffer, J.A. Data Base Management, Second Edition, The Benjamin/Cummings Publishing Company, Inc., Menlo Park, 1988; McFadden, F.R., Hoffer, J.A. Modern Database Management, The Benjamin/Cummings Publishing Company, Inc., Redwood City, 1994.

55

Pentru a exemplifica procedura normalizrii, vom porni de la relaia general iniial VANZARE (nenormalizat) din figura 4.1, reluat n figura 4.3. Analistul afieaz datele fiecrei viziuni/imagini a utilizatorilor ntr-o form tabelar.
VANZARE
NrFactura DataFactura CodClient NumeClient 81001 81002 81002 81003 81004 81004 81005 25/01/06 25/01/06 25/01/06 26/01/06 26/01/06 26/01/06 27/01/06 1001 1001 1001 1002 1002 1002 1003 Mota SRL Mota SRL Mota SRL Mobins SA Mobins SA Mobins SA Lux SRL Adresa Florilor, 21, Iasi Florilor, 21, Iasi Florilor, 21, Iasi Copou, 11, Vaslui Copou, 11, Vaslui Copou, 11, Vaslui Viilor, 45, Husi Sold 0 0 0 1500 1500 1500 2900 CodProdus 100026 100001 100018 100018 100026 100018 100034 DenProdus UM Stoc Cantitate PretVanzare 40,00 4,00 8,00 1,00 28,00 4,00 1,00 12,50 250,00 140,00 140,00 12,50 250,00 980,00 Pal furniruit mp 112,00 Canapea Mircea buc 7,00 Comoda Mia buc 12,00 Comoda Mia buc 12,00 Pal furniruit mp 112,00 Canapea Mircea buc 7,00 Biblioteca Livia buc 4,00

Fig. 4.3 Relaia general iniial VANZARE (nenormalizat)

Considerm c imaginea asupra bazei de date reinut n relaia VANZARE corespunde unui utilizator care solicit urmtoarele trei rapoarte: Situaia lunar a vnzrilor, care conine ca date elementare NrFactura, DataFactura, CodClient, NumeClient, CodProdus, DenProdus, UM, Cantitate, PretVanzare i Valoare. Lista stocurilor de produse finite, care are drept date elementare CodProdus, DenProdus, UM, PretVanzare i Stoc. Situaia clienilor firmei, avnd ca date elementare CodClient, NumeClient, Adresa i Sold. Din analiza celor trei ieiri (rapoarte) se poate alctui mulimea atributelor (datelor elementare) de ieire. Un atribut care se regsete n dou sau mai multe rapoarte va fi reinut o singur dat. Din mulimea atributelor de ieire se determin mulimea atributelor de intrare, prin eliminarea acelor atribute de ieire care se obin prin calcule matematice. Atributele de intrare sunt cele care prezint interes din punctul de vedere al stocrii. n exemplul nostru, va fi eliminat atributul Valoare, calculat prin nmulirea altor dou atribute, respectiv Cantitate i PretVanzare. Un tratament aparte l vor avea atributele Stoc i Sold care, chiar dac sunt obinute prin calcule, sunt considerate date de stare, adic reflect starea unei entiti la un moment dat (stocul pentru un anumit produs, respectiv soldul unui anumit client). n plus, s ne gndim la complexitatea calculelor necesare. De exemplu, pentru stoc ar trebui luate n calcul toate intrrile i toate ieirile din gestiune de la momentul nceperii activitii firmei, sau cel puin de la momentul drii n exploatare a sistemului informaional! De asemenea, trebuie s spunem c nu ntotdeauna mulimea atributelor de intrare este mai restrns dect cea a atributelor de ieire, ea putnd include unele atribute care nu se regsesc n rapoarte dar care sunt necesare pentru calculul altor date elementare din rapoarte. De exemplu, dac am fi avut n primul raport i ValoareTVA, pentru determinarea valorii acestui atribut ar fi fost necesar reinerea atributului CotaTVA n mulimea atributelor de intrare.

56

nainte de a trece la normalizare, trebuie s stabilim cheia primar a relaiei (tabelei) iniiale, ntruct doar relaiile pot fi supuse normalizrii, iar orice relaie trebuie s dispun de o cheie proprie pentru a fi considerat ca atare. Analiznd relaia VANZARE, este lesne de observat c nici unul dintre atribute nu poate juca singur rolul de cheie primar. Fiecare tuplu din relaie corespunde unui articol (produs) dintr-o factur emis unui anumit client. Ipotetic, putem lua n discuie atributele CodClient, CodProdus i NrFactura. CodClient nu poate fi cheie primar ntruct unui client i se pot emite dou sau mai multe facturi, caz n care vom avea dou sau mai multe tupluri ce vor avea aceeai valoare pentru CodClient. n plus, dac o factur conine trei produse, atunci vom avea trei tupluri cu aceeai valoare pentru CodClient. Un raionament similar se aplic i pentru CodProdus, acelai produs putnd face obiectul mai multor operaiuni de vnzare (facturi), deci am avea mai multe tupluri cu aceeai valoare pentru acest atribut. n mod curent, o factur poate conine dou sau mai multe articole, situaie n care vom avea cel puin dou tupluri cu valori identice pentru atributul NrFactura. Dac nici unul dintre atributele puse n discuie nu ndeplinete condiiile de a fi cheie primar, atunci se va continua cu cutarea unor combinaii de dou sau mai multe atribute care s constituie cheia primar. Nu trebuie uitat una dintre cele trei restricii privind cheia, respectiv cea care se refer la compoziia minimal a acesteia. Raionamentul pentru analiza unor combinaii posibile de atribute care s alctuiasc cheia primar este asemntor cu cel efectuat anterior, pentru cele trei atribute. Cheia primar a relaiei noastre o vom considera format prin combinaia NrFactura + CodProdus. Teste de autoevaluare TA 4.1 1. n ce constau anomaliile la tergerea datelor ntr-o baz de date nenormalizat? 2. Realizai o scurt prezentare a primelor trei forme de normalizare. Rspuns:

57

4.2.1 Prima form normalizat (1FN)

O relaie (tabel) este considerat n prima form normalizat, referit i ca 1FN, dac i numai dac toate atributele care o formeaz sunt atomice. Un atribut este considerat atomic dac el nu mai poate fi descompus n alte atribute. Altfel spus, la intersecia fiecrei linii cu o coloan trebuie s existe ntotdeauna exact o valoare, niciodat un grup de mai multe valori. Dei ar prea c atomicitatea atributelor este riguros definit i c este uor de obinut, lucrurile nu stau chiar aa. Regula este simpl: oricare atribut trebuie s conin o singur valoare pentru fiecare tuplu (linie). ns ce reprezint o singur valoare? ntorcndu-ne la relaia VANZARE, la o prim vedere, se poate considera c dou atribute sunt compuse (deci ne-atomice) i, drept consecin, relaia nu se gsete n 1FN. Acestea sunt DataFactura i Adresa. Atributul DataFactura ar putea fi descompus n Zi, Luna i An. Dei se apela la aceast descompunere acum mai bine de 20 ani, n vremea n care aplicaiile economice erau dezvoltate preponderent n limbajele COBOL i FORTRAN, astzi nimeni nu mai ia n seama o astfel de procedur. Explicaiile rezid n facilitile de declarare i gestionare a atributelor de tip DATE (dat calendaristic) disponibile astzi n orice sistem de gestiune a bazelor de date. Orice mediu de dezvoltare ofer astzi funcii speciale pentru a extrage ziua (DAY), luna (MONTH) sau anul (YEAR) dintr-o dat calendaristic. Prin urmare, dac dorim s prelucrm toate facturile emise clienilor dintr-o perioad anume, de exemplu luna noiembrie a anului 2004, vom apela la funciile MONTH i YEAR pentru a extrage i prelucra doar tuplurile care ndeplinesc condiia dat. Dac nu am fi avut la dispoziie cele dou funcii, realizarea acestei prelucrri ar fi fost mai dificil i mai greoaie. Un caz aparte l reprezint atributul Adresa. El poate fi considerat ca ne-atomic, att timp ct poate fi descompus n CodPostal, Strada, Numar, Bloc, Scara i Apartament. i n acest caz, noiunea atomicitate este una relativ. De data aceasta, ns, vom lua n considerare cerinele informaionale identificate n faza de analiz a sistemului i care trebuie s stea la baza proiectrii bazei de date. Altfel spus, trebuie s ne punem ntrebarea dac este vital descompunerea atributului Adresa din perspectiva cerinelor informaionale. Mai concret, ntrebarea anterioar poate fi reformulat astfel: Cerinele informaionale impun prelucrarea facturilor emise clienilor n funcie de numele strzii (de exemplu, care este valoarea facturilor emise clienilor care au sediul pe o anumit strad, indiferent de localitate?), numrul strzii sau numrul blocului? Dac nu, atunci Adresa poate rmne nedescompus, iar dac da, este imperios necesar descompunerea sa. n exemplul nostru, considerm c cerinele informaionale i de prelucrare solicit tratarea atributului Adresa ca un tot, deci el este atomic. Cu totul altfel ar fi stat lucrurile dac prin baza de date s-ar fi gestionat clienii unei firme de televiziune prin cablu sau ai unei firme de distribuire a produselor alimentare. n cazul primei firme, conducerea ar

58

putea fi interesat la un moment dat de numrul clienilor-abonai de pe o anumit strad. Aceast cerin informaional sugereaz descompunerea atributului Adresa. Chiar i n astfel de situaii, necesitatea descompunerii este uor pus n discuie, din cauza numeroaselor funcii dedicate irurilor de caractere disponibile n mediile actuale de programare, sau de operatorul LIKE din SQL. n concluzie, atomicitatea atributelor este o noiune relativ, n sensul c ea trebuie interpretat din perspectiva cerinelor informaionale care stau la baza proiectrii bazei de date, dar i a mecanismelor de gestiune a diferitelor tipuri de date existente n mediile de dezvoltare a aplicaiilor (n special sisteme de gestiune bazelor de date). n ceea ce privete relaia VANZARE, aa cum este ea prezentat n figura 3.4, o considerm n 1FN.

4.2.2 A doua form normalizat (2FN)

Dei relaia VANZARE este n prima form normalizat, este lesne de observat c anomaliile la actualizare, enunate anterior, nu au fost ndeprate. Cu toate c aducerea ei n 1FN a rezolvat o parte dintre problemele de gestiune a datelor, relaia VANZARE nu este i n 2FN, cu att mai puin n forma 3FN, deci ea se afl n continuare ntr-o form indezirabil (nestructurat). Pentru a elimina cel puin o parte din problemele de actualizare a datelor, este necesar s trecem la pasul urmtor al procedurii de normalizare. O relaie este n forma a doua normalizat dac i numai dac ea se afl deja n prima form i nu conine dependene funcionale pariale. Ultima parte a definiiei poate fi reformulat astfel: fiecare atribut non-cheie este dependent total de cheia primar!!! nainte de a explica modul n care poate fi adus o relaie n 2FN, trebuie s clarificm noiunile dependen funcional, dependen funcional parial i dependen funcional total. Fiind date X i Y, dou atribute sau grupuri de atribute dintr-o relaie (tabel) oarecare, spunem c X se afl n relaie de dependen funcional cu Y atunci cnd cunoaterea unei valori pentru X permite cunoaterea a maximum o valoare pentru Y. X se numete sursa sau determinantul relaiei de dependen funcional, iar Y este referit ca destinaia sau determinatul relaiei. Relaia de dependen funcional se poate scrie:
X Y

i poate fi citit n ambele sensuri: X determin funcional pe Y, sau Y este determinat funcional de X. Un prim exemplu de dependen funcional n relaia VANZARE este cel dintre atributele NrFactura i NumeClient. Cunoaterea numrului facturii permite cunoaterea cu certitudine a numelui clientului, deoarece o factur este emis pentru un singur client. Alte exemple sunt prezentate n figura 4.4.

59

NrFactura CodProdus CodProdus CodClient CodClient

DataFactura Stoc DenProdus Sold NumeClient

Fig. 4.4 Exemple de dependene funcionale n relaia VANZARI

n orice tabel exist relaii de dependen funcional. Mai exact, cheia unei tabele determin funcional toate atributele non-cheie din acea relaie. Astfel, combinaia de atribute (NrFactura, CodProdus), care formeaz cheia relaiei VANZARE, determin funcional toate celelalte atribute. Din faptul c atributele se afl n relaie (de dependen funcional) provine i denumirea de relaie i, implicit, cea de model relaional.. S mai spunem c o relaie de dependen funcional este denumit canonic dac destinaia este reprezentat de un singur atribut (sursa poate fi simpl sau compus). Toate relaiile dintre cheia compus a relaiei VANZARE i fiecare dintre atributele sale noncheie sunt n forma canonic. Pentru o mai bun clarificare a coninutului dependenelor funcionale, vom prezenta cteva contra-exemple. Dou atribute sau grupuri de atribute nu sunt n relaie de dependen funcional atunci cnd cunoaterea valorii lui X: nu permite cunoaterea nici uneia dintre valorile lui Y, caz n care nu exist nici un fel de relaie de dependen ntre X i Y, sau permite cunoaterea mai multor valori posibile pentru Y. Un exemplu, pentru primul caz, l reprezint atributele DataFactura i DenProdus: ntre cele dou atribute nu exist o dependen funcional, deoarece data ntocmirii facturii nu spune absolut nimic despre denumirea produsului facturat. Pentru al doilea caz, relevant este exemplul dintre NrFactura i CodProdus: ntr-o factur poate fi nregistrat vnzarea mai multor produse, iar unei valori pentru NrFactura i vor putea corespunde mai multe valori pentru atributul CodProdus. Modalitatea de scriere a celor dou contra-exemple, precum i altele sunt prezentate n figura 4.5.
DataFactura DataFactura NrFactura NrFactura CodProdus CodProdus (NrFactura, CodClient) (NrFactura, CodClient) DenProdus NrFactura CodProdus Cantitate Cantitate NrFactura DenProdus Cantitate

Fig. 4.5 Contra-exemple de dependene funcionale n relaia VANZARE

ntre DataFactura i NrFactura nu exist o relaie de dependen funcional, ntruct ntr-o aceeai zi pot fi emise mai multe facturi, iar, dac vom cunoate valoarea pentru DataFactura, nu vom cunoate cu certitudine care este valoarea pentru NrFactura. n mod similar, pentru un acelai produs, pot fi nregistrate mai multe facturi ce consemneaz

60

operaiuni de vnzare, deci valoarea atributului CodProdus nu determin funcional NrFactura. Obiectul analizei, pentru forma a doua de normalizare, l reprezint un tip aparte de dependen funcional, respectiv dependena funcional parial. Dependenele funcionale pariale se manifest atunci cnd atributele non-cheie dintr-o relaie (tabel) depind funcional numai de o parte a cheii compuse. Fiind dat relaia de dependen
Y , n care X reprezint cheia compus a unei relaii i Y un atribut funcional X non-cheie, dac exist un subansamblu Z al lui X, pentru care dependena Y este adevrat, atunci spunem c avem o relaie de dependen funcional Z funcional parial. n caz contrar, spunem c atributul non-cheie Y este dependent total de cheia relaiei. Dependenele totale mai sunt referite i ca dependene elementare. ntr-o relaie n care cheia este simpl, toate atributele non-cheie depind total de cheia relaiei. Prin urmare, dependene funcionale pariale pot exista numai n relaiile care au cheie primar compus. Relaia VANZARE are cheie primar compus din dou atribute, deci ar putea exista dou grupuri de dependene funcionale pariale. Fiecare grup va fi format din atributele non-cheie care depind funcional numai de NrFactura, respectiv CodProdus. Cele dou grupuri sunt prezentate n figura 4.6.

NrFactura NrFactura NrFactura NrFactura NrFactura

DataFactura CodClient NumeClient Adresa Sold

CodProdus CodProdus CodProdus CodProdus

DenProdus UM Stoc PretVanzare

Fig. 4.6 Dependenele funcionale pariale din relaia VANZARE

Doar atributul Cantitate depinde total de cheia primar, deoarece el nu depinde funcional numai de NrFactura sau CodProdus. Relaia de dependen funcional total poate fi reprezentat astfel:
(NrFactura, CodProdus) Cantitate

Transformarea unei relaii n 2FN presupune descompunerea acesteia, prin constituirea a cte o relaie pentru fiecare grup de dependene funcionale pariale, i a unei relaii care va conine numai dependenele totale. Relaiile din prima categorie vor avea drept cheie primar sursa dependenelor pariale pentru fiecare grup n parte, iar ultima relaie rezultat va prelua cheia primar a relaiei nainte de descompunere. Chiar dac nu exist nici o dependen total, ultima relaie tot va fi constituit, ea urmnd a avea ca atribute doar pe cele care formeaz cheia primar. Descompunerea relaiei VANZARE este prezentat n figura 4.7. S-au constituit trei noi relaii: 1. VANZARE_2FN, care are drept cheie primar NrFactura i care mai conine atributele non-cheie dependente parial de NrFactura n relaia VANZARE;

61

2. PRODUS, care conine CodProdus, cu rol de cheie primar, i toate atributele noncheie care n relaia VANZARE erau n relaie de dependen parial fa de acesta; 3. ARTICOLFACTURA, n care se regsesc atributele non-cheie din VANZARE aflate n relaie de dependen funcional total fa de cheia compus, mpreun cu atributele cheii. Aceast tabel pstreaz cheia primar compus (NrFactura+ CodProdus), ea ar fi fost constituit i dac nu ar fi existat atributul Cantitate.
VANZARE
NrFactura DataFactura CodClient 81001 25/01/06 1001 81002 25/01/06 1001 81002 25/01/06 1001 81003 26/01/06 1002 81004 26/01/06 1002 81004 26/01/06 1002 81005 27/01/06 1003 NumeClient M ota SRL M ota SRL M ota SRL M obins SA M obins SA M obins SA Lux SRL Adresa Florilor, 21, Iasi Florilor, 21, Iasi Florilor, 21, Iasi Copou, 11, Vaslui Copou, 11, Vaslui Copou, 11, Vaslui Viilor, 45, Husi Sold 0 0 0 1500 1500 1500 2900 CodProdus DenProdus UM Stoc Cantitate PretVanzare 100026 Pal furniruit mp 112,00 40,00 12,50 100001 Canapea M ircea buc 7,00 4,00 250,00 100018 Comoda M ia buc 12,00 8,00 140,00 100018 Comoda M ia buc 12,00 1,00 140,00 100026 Pal furniruit mp 112,00 28,00 12,50 100018 Canapea M ircea buc 7,00 4,00 250,00 100034 Biblioteca Livia buc 4,00 1,00 980,00

ARTICOLFACTURA NrFactura CodProdus 81001 100026 81002 100001 81002 100018 81003 100018 81004 100026 81004 100018 81005 100034

Cantitate 40,00 4,00 8,00 1,00 28,00 45,00 1,00

PRODUS CodProdus 100001 100018 100026 100034

DenProdus Canapea Mircea Comoda Mia Pal furniruit Biblioteca Livia

UM buc buc mp buc

Stoc 7,00 12,00 112,00 4,00

PretVanzare 250,00 140,00 12,50 980,00

VANZARE_2FN NrFacturaDataFactura CodClient NumeClient 81001 25/01/06 1001 Mota SRL 81002 25/01/06 1001 Mota SRL 81003 26/01/06 1002 Mobins SA 81004 26/01/06 1002 Mobins SA 81005 27/01/06 1003 Lux SRL

Adresa Florilor, 21, Iasi Florilor, 21, Iasi Copou, 11, Vaslui Copou, 11, Vaslui Viilor, 45, Husi

Sold 0 0 1500 1500 2900

Fig. 3.9 Transformarea relaiei VANZARE n forma a doua normalizat, prin extragerea celor dou grupuri de dependene funcionale pariale

n urma trecerii bazei de date n 2FN, relaia VANZARE a fost nlocuit prin cele trei noi relaii. Dup cum se poate observa, operaia de descompunere s-a realizat fr pierderea de informaii, iar, pe baza legturilor dintre cele trei relaii, relaia iniial VANZARE poate fi oricnd reconstituit prin operaiunea de jonciune. Legtura dintre VANZARE_2FN i ARTICOLFACTURA se realizeaz pe baza atributului comun NrFactura (acest atribut joac rolul de cheie primar n prima relaie i pe cel de cheie strin n cea de-a doua), iar legtura dintre PRODUS i ARTICOLFACTURA, prin atributul CodProdus (care este cheie strin n ARTICOLFACTURA). Este evident c noua structur a bazei de date, care este n forma a doua normalizat, determin o reducere a redundanei datelor i elimin o parte din anomaliile manifestate la actualizarea datelor n relaia VANZARE, prezentate n paragraful 4.1.

62

Anomalii la adugare. Poate fi adugat un nou produs, chiar dac acesta nu este implicat nc n nici o operaiune de vnzare, prin simpla adugare a unui tuplu (linie) n relaia PRODUS. Anomalii la modificare. Datele care privesc un anumit produs apar o singur dat, deoarece n relaia PRODUS exist cte un tuplu pentru fiecare produs. Astfel, actualizarea atributului Stoc, pentru a reflecta o operaiune de vnzare, implic modificarea acestui atribut doar ntr-un singur tuplu, respectiv cel din relaia PRODUS, care conine datele privitoare la produsul respectiv. Anomalii la tergere. Putem terge datele despre vnzarea consemnat prin factura 81005, din relaia VANZARE_2FN, fr a pierde datele relative la produsul Bibliotec Livia, care rmn neterse n tabela PRODUS. Teste de autoevaluare TA 4.2 1. Cnd o baz de date este considerat n forma a doua de normalizare? 2. Atributul NumeAngajat, format din nume, iniiala tatlui i prenume este unul atomic? Argumentai. 3. Definii noiunea de dependen funcional i dai un exemplu. Rspuns:

4.2.3 A treia form normalizat (3FN)

Dei lucrurile par a fi rezolvate, la o analiz i mai atent se poate constata c redundana datelor i anomaliile la actualizare nc i fac simit prezena n relaia VANZARE_2FN. n schimb, relaiile PRODUS i ARTICOLFACTURA nu mai prezint astfel de probleme, deoarece ele sunt deja n forma a treia normalizat, ceea ce nu este valabil n cazul primei relaii. Anomaliile la actualizare ale relaiei VANZARE_2FN sunt:

63

Anomalii la adugare. Nu este posibil adugarea unui client nou pn n momentul emiterii unei facturi pentru clientul respectiv. Anomalii la modificare. Dac se dorete modificarea datelor despre un client, de exemplu adresa, atunci trebuie cutate i modificate toate liniile n care apare clientul respectiv. Anomalii la tergere. n cazul tergerii datelor privitoare la o factur, exist posibilitatea pierderii i a datelor relative la clientul respectiv. Dac privim schema bazei de date din figura 4.7, putem observa c, prin tergerea datelor privind factura 81005, din relaia VANZARE_2FN, nu se mai pierd datele relative la produsul Biblioteca Livia, n schimb se pierd datele care privesc clientul Lux SRL. Redundana datelor ce nc se manifest se datoreaz faptului c n relaia VANZARE_2FN se ascunde entitatea CLIENT. Datele referitoare la un client apar de attea ori cte facturi au fost emise clientului respectiv. De exemplu, datele clientului Mota SRL se regsesc n dou linii din VANZARE_2FN. Sursa acestei redundane o reprezint existena unor relaii de dependen funcional tranzitiv. O relaie de dependen funcional tranzitiv poate fi definit astfel: fie X, Y i Z trei atribute ale unei relaii; dac n cadrul relaiei sunt valabile dependenele funcionale
X Y

Y Z

, atunci este evident c se va verifica i

dependena funcional X mai spune c Z este

, care este o dependen funcional tranzitiv. Se dependent tranzitiv de X i se poate nota sub

Y Z . n caz contrar, se spune c Z este dependent funcional direct de forma X X. Dac se consider c X este cheia primar a relaiei n cauz, atunci este ilegal dependena funcional dintre Y i Z, ambele fiind atribute non-cheie. Altfel spus, Y este surs a unei dependene funcionale, dei el este atribut non-cheie, conform reprezentrii din figura 4.8.

Dependen funcional tranzitiv

Fig. 4.8 Diagrama de reprezentare generalizat a dependenelor tranzitive

n relaia VANZARE_2FN exist un grup de dependene funcionale tranzitive, care au drept surs CodClient. Toate aceste dependene sunt prezentate n figura 4.9.
NrFactura NrFactura NrFactura CodClient CodClient CodClient NumeClient Adresa Sold

Fig. 4.9 Dependenele funcionale tranzitive din relaia VANZARE_2FN

64

Se poate deduce deja c aducerea unei relaii n forma a treia normalizat implic eliminarea dependenelor funcionale tranzitive. Cu alte cuvinte, ntr-o relaie toate atributele non-cheie trebuie s depind direct de cheia primar a relaiei. O alt modalitate de formulare ntr-o relaie nu este permis ca un atribut non-cheie s fie sursa unor dependene funcionale. Prin urmare, definiia pentru cea de-a treia form normalizat poate fi formulat n mai multe moduri. S reinem una dintre ele: o relaie se afl n a treia form normalizat dac i numai dac ea se afl n cea de-a doua form normalizat i nu conine dependene funcionale tranzitive. De menionat c aceast definiie presupune existena unei singure chei candidat, i care va fi considerat cheia primar. Transformarea unei relaii din 2FN n 3FN se poate realiza n urmtoarea manier: 1. identificarea grupurilor de dependene tranzitive n relaia analizat. Un grup de dependene tranzitive va conine atributul non-cheie care este sursa dependenelor funcionale i atributele non-cheie care depind de el. n tabela VANZARE_2FN exist un singur grup de dependene tranzitive, format din CodClient, ca surs, NumeClient, Adresa i Sold, ca destinaii ale dependenelor tranzitive. 2. extragerea grupurilor de dependene tranzitive i constituirea a cte o relaie nou pentru fiecare grup n parte. Sursa dependenelor tranzitive din grupul respectiv va reprezenta cheia primar a relaiilor nou constituite. n exemplul nostru, s-a constituit relaia CLIENT, iar cheia sa primar este CodClient. 3. atributele rmase n relaia iniial (respectiv cele care depindeau n mod direct de cheie) vor forma o nou relaie, care va avea aceeai cheie, i n care vor fi reinute i atributele care reprezentau sursele dependenelor tranzitive pentru fiecare grup. Ele vor juca rolul de chei strine i vor permite stabilirea legturilor ntre tabelele rezultate n urma procesului de descompunere. n exemplul nostru se va forma relaia FACTURA, n care NrFactura este cheie primar, iar CodClient este cheie strin i permite stabilirea legturii cu tabela CLIENT, obinut n pasul anterior. Rezultatul descompunerii relaiei VANZARE_2FN este prezentat n figura 4.10. S observm acum c anomaliile manifestate la actualizarea datelor din relaia VANZARE_2NF, prezentate la nceputul paragrafului, au fost eliminate. Anomalii la adugare. Adugarea unui client nou poate fi efectuat chiar dac nu s-a emis nc o factur pentru acel client, prin inserarea unei linii n tabela CLIENT. Anomalii la modificare. Datele privitoare la un client anume vor aprea o singur dat, n tabela CLIENT, iar modificarea unei anumite informaii despre acesta, de exemplu adresa, va presupune actualizarea unei singure linii. Anomalii la tergere. n cazul tergerii unei facturi nu mai exist posibilitatea pierderii informaiilor despre clientul respectiv, deoarece aceast operaiune implic tergerea unei linii din tabela FACTURA, nu i a liniei corespunztoare clientului respectiv din tabela CLIENT. Dup toate operaiunile efectuate pn n acest moment, normalizarea este terminat, iar anomaliile la actualizarea datelor descrise n paragraful 4.1 nu-i mai fac simit prezena. De reinut este faptul c VANZARE, n forma nenormalizat, poate fi reconstruit din relaiile 3FN, folosind algebra relaional.

65
VANZARE_2FN NrFacturaDataFactura CodClient NumeClient 81001 25/01/06 1001 Mota SRL 81002 25/01/06 1001 Mota SRL 81003 26/01/06 1002 Mobins SA 81004 26/01/06 1002 Mobins SA 81005 27/01/06 1003 Lux SRL

Adresa Florilor, 21, Iasi Florilor, 21, Iasi Copou, 11, Vaslui Copou, 11, Vaslui Viilor, 45, Husi

Sold 0 0 1500 1500 2900

FACTURA NrFactura DataFactura CodClient 81001 25.mai.04 1001 81002 25.mai.04 1001 81003 26.mai.04 1002 81004 26.mai.04 1002 81005 27.mai.04 1003

CLIENT CodClient NumeClient 1001 Mota SRL 1002 Mobins SA 1003 Lux SRL

Adresa Florilor, 21, Iasi Copou, 11, Vaslui Viilor, 45, Husi

Sold 0 15000000 29000000

Fig. 4.10 Trecerea relaiei VANZARE_2FN n cea de-a treia form normalizat, prin extragerea dependenelor tranzitive

4.3 Rspunsuri la testele de autoevaluare

TA 4.1 1) Pierderea involuntar de informaii care prezint interes pentru utilizatori atunci cnd se terge o linie din tabel 2) Vezi fig. 4.2. TA 4.2 1) Este n prima form normalizat i nu conine dependene funcionale pariale. 2) NU, dac sunt necesare prelucrri doar n funcie numele angajatului sau prenumele acestuia, altfel DA. 3) Atunci cnd cunoaterea unei valori pentru un atribut sau grup de atribute permite cunoaterea a maximum o valoare pentru un alt atribut; CNP i numele
angajatului.

4.4 Lucrare de verificare

Rspundei la urmtoarele ntrebri i probleme: 1. Este obligatorie stabilirea cheii primare nainte de normalizarea unei baze de date? Argumentai. 2. Definii forma a treia a normalizrii bazelor de date relaionale. 3. De unde provine termenul relaional din baze de date relaionale? 4. Se consider o baz de date nenormalizat, format din urmtoarele atribute: MarcaAngajat, NumeAngajat, AdresaAngajat, SalarTarifarAngajat, CodDepartament, DenumireDepartament, NrPosturiDepartament, AnulPontare, LunaPontare, NrOreLucrate. Se cere: a) Stabilirea cheii primare. b) Descrierea anomaliilor la actualizarea datelor. c) Aducerea bazei de date n forma a treia normalizat.

4.5 Bibliografie
1. Fotache, M., Proiectarea bazelor de date. Normalizare i postnormalizare, Ed. Polirom, Iai, 2005 2. Oprea, D., Dumitriu, F., Meni, G., Proiectarea sistemelor informaionale, Ed. Universitii Al. I. Cuza Iai, 2006, pp. 130-146

66

Unitatea de studiu 5

Utilizarea Microsoft ACCESS n managementul resurselor umane

Obiective: Prezentarea principalelor faciliti de lucru n Microsoft ACCESS Descrierea principalelor etape de realizare a unor mici aplicaii cu Microsoft ACCESS Prezentarea unei aplicaii cu baze de date pe domeniul managementului resurselor umane Competene dobndite: Conceperea i realizarea de aplicaii n domeniul MRU utiliznd Microsoft ACCESS Timpul mediu necesar asimilrii: 10 ore

Structura unitii de studiu

5.2.1 Tipuri de date .................................................................................................................. 68 5.2.2 Crearea /construirea tabelelor ......................................................................................... 68 5.2.3 Declararea restriciilor .................................................................................................... 73 5.2.4. Inserri, modificri i tergeri de nregistrri ................................................................. 78 5.3 Obinerea de informaii (interogarea) bazelor de date ACCESS ........................................... 79 5.3.1. Informaii obinute dintr-o singur tabel ...................................................................... 80 5.3.2. Informaii obinute din dou sau mai multe tabele ........................................................ 81 5.3.3. Prelucrri /grupri /sintetizri ........................................................................................ 83 5.4 Construirea i utilizarea rapoartelor ....................................................................................... 85 5.5 Bibliografie ............................................................................................................................ 95

5.1 Prezentare general a Microsoft ACCESS

ACCESS este un sistem de gestiune a bazelor de date integrat n pachetul MS Office destinat pentru uzul personal, pentru munca n grup sau pentru mici afaceri. Interfaa ACCESS Dialogul utilizator-sistem se realizeaz, prin intermediul interfeei ACCESS constituit, n principal, din bara de instrumente Database, bara meniu i panoul de activiti. La deschiderea sesiunii este activat, n dreapta ecranului, panoul de activiti Task Pane care ofer o serie de legturi, ce difer n funcie de operaia n curs de derulare (figura 5.1), printre care i Create a new file... crearea unui nou fiier.

67

Figura 5.1 Task Pane

Figura 5.2 Task Pane New File

Dac se opteaz pentru crearea unui nou fiier, Task Pane ofer mai multe variante (figura 5.2), din care se alege Blank database dac se dorete crearea unei baze de date goale care nu conine nici o dat sau orice alte obiecte; Proiectele ACCESS permit dezvoltarea unor noi aplicaii client-server n urmtoarele situaii mai complexe: datele sunt foarte importante; nu se accept nici un fel de pierderi da date i nici o indisponibilitate temporar a datelor; datele vor fi folosite simultan de mai multe persoane. ACCESS admite cel mult 255 de utilizatori, dar performanele pot fi mult diminuate dac utilizatorii sunt deosebit de activi; baza de date va avea dimensiuni foarte mari. Tipuri de obiecte n proiectele (aplicaiile) ACCESS Un proiect ACCESS se organizeaz n jurul unei baze de date, i poate conine urmtoarele tipuri de obiecte: Tabele (Tables) reprezint locul n care sunt stocate datele brute ale unei baze de date; Interogri (Queries) tabele care conin rspunsuri la anumite ntrebri despre date; Formulare (Forms) componente care ofer o interfa de introducere i afiare a datelor; Rapoarte (Reports) faciliti care ofer diferite modaliti de afiare /tiprire a datelor coninute n tabele; Pagini (Pages) sunt asemntoare formularelor, n plus ele pot fi afiate ntr-un browser Web. Astfel, ACCESS este prima baz de date care permite transferul datelor pe un site Web; Module (Modules) sunt obiecte care conin coduri de programare, scrise n VBA. Modulele ofer utilizatorilor avansai posibilitatea de a personaliza bazele de date i coninutul acestora.

68

5.2 CREAREA I ACTUALIZAREA BAZELOR DE DATE ACCESS

Orice proiect de lucru cu o baz de date demareaz cu crearea tabelelor din baz i definirea restriciilor. Crearea tabelelor presupune declararea numelui, tipului, lungimii i altor proprieti pentru fiecare atribut.

5.2.1 Tipuri de date

n tabelele ACCESS pot fi organizate o palet diversificat de tipuri de date. Pentru fiecare cmp dintr-o tabel trebuie stabilit un tip de dat prin care se controleaz natura i cantitatea de date ce poate fi introdus. Sunt disponibile urmtoarele tipuri de date: Text este folosit pentru stocarea irurilor de cel mult 255 de caractere alfanumerice (litere, numere, simboluri etc.); Memo este indicat pentru a stoca iruri care depesc 255 de caractere, nu sunt structurate i /sau au un anumit caracter de confidenialitate; coninutul cmpurilor memo nu este vizualizat atunci cnd se afieaz coninutul tabelelor; Number accept doar date numerice (ntregi sau cu zecimale), cu un numr suficient de poziii, pentru aproape toate datele economice. La rndul lor datele numerice pot fi reprezentate n diferite formate: Byte, Long Integer, Integer, Single, Double, Decimal; Date /Time General Date este tipul de date folosit pentru a stoca data calendaristic i/sau timpul i are mai multe formate: Long Date, Medium Date, Short Date, Long Time, Medium Time, Short Time; AutoNumber este o variant special a datelor Number. Este recomandat n procedura de stabilire a cheii primare, atunci cnd din structura tabelei este dificil de ales un cmp reprezentativ. Formatele pentru AutoNumber sunt: Long Integer, Replication ID; Yes /No - este conceput pentru a pstra nregistrri simple On /off. Formatele pot fi: True /False, On/Off; Fiecare tip de date poate fi personalizat prin intermediul proprietilor. Aceste proprieti se stabilesc prin fereastra proiectantului de tabele Design View. Observaie n expresii, datele de tip text sunt incluse ntre ghilimele (de exemplu, Managementul Resurselor Umane), #12/10/2007#). iar datele calendaristice sunt ncadrate de semnul # (de exemplu,

5.2.2 Crearea /construirea tabelelor

Tabelele, fiind obiecte componente ale bazelor de date, presupun, ca prim etap, obinerea bazei de date din care vor face parte. Dac se opteaz pentru Blank database trebuie precizate locaia, numele i tipul unui astfel de fiier. Implicit, ACCESS atribuie numele md<n> i

69

extensia .mdb (figura 5.3). Este recomandat ca numele fiierului s sugereze coninutul informaional sau apartenena de o aplicaie sau un utilizator. Exemplificrile din acest capitol au ca suport baza de date personal.mdb. Observaie naintea efecturii acestei operaiuni creai folderul SIMRU pe discul D:.

Locaia n care va fi salvat BD

Numele BD Extensia implicit a BD

Figura 5.3 Fereastra File New Database

Pentru crearea unui tabel ACCESS ofer trei posibiliti, prezentate n figura 5.4. Dintre acestea, cea mai complex modalitatea de creare a tabelelor unei baze de date (i cea recomandat de noi) o ofer Design View n a crui fereastr pot fi stabilite: numele cmpurilor, tipul datelor i proprietile acestora, cheia primar etc.

Opiuni pentru crearea tabelelor BD

Obiectele unei BD

Figura 5.4 Opiuni pentru creare tabelelor unei Baze de date

Exemplificm obinerea tabelei Decizie din baza de date Personal.mdb.

70

Stabilirea cheii primare

Figura 5.5 Stabilirea cheii primare

Primul cmp, IdDecizie, este de tip numeric-auto (valorile sunt atribuite automat de ctre ACCES) i este reprezentat n formatul Long Integer. Acest format a fost ales ca proprietate din lista General. n plus, acest cmp a fost desemnat cheie primar. Stabilirea acestei chei se poate realiza fie activnd pictograma Primary Key din bara cu instrumente Database, fie selectnd

comanda Primary Key din meniul rapid activat de pe numele cmpului (figura 5.5). Din lista General se stabilesc proprietile i pentru celelalte cmpuri (figura 5.6).

Stabilirea formatului pentru data calendaristic

Figura 5.6 Stabilirea formatului pentru data calendaristic

71

Dup crearea celor trei tabele, coninutul fereastrei Database este prezentat n figura 5.7. Pictogramele din bara cu instrumentele Database permit realizarea unor operaii specifice.

Figura 5.7 Fereastra Database pentru Personal.mbd

Este posibil modificarea structurii unei tabele n sensul c pot fi adugate i /sau terse cmpuri sau pot fi modificate atributele acestora. Adugarea unui cmp se realizeaz fie din meniul Insert, fie din cel rapid, ambele selectate cnd prompterul este poziionat pe cmpul la stnga cruia se va insera unul nou. tergerea unuia sau mai multor cmpuri presupune selectarea i apoi activarea comenzii Delete fie din meniul Edit, fie din cel rapid. Alte operaiuni de modifiare a structuri tabelelor pot fi realizate n fereastra Design View. n acest sens, dup deschiderea bazei de date, sunt suficiente trei click-uri mari i late pentru a (re)intra n proiectantul tabelei Angajat vezi figura 5.8.

3 1 2

Figura 5.8. Trei click uri pentru modificarea structurii tabelelor

72

Teste de autoevaluare TA 5.1 Construirea tabelelor bazei de date

Se cere crearea unei aplicaii privind gestiunea personalului, care s acopere urmtoarele cerine funcionale: Evidena angajailor pe locuri de munc, ocupaii i nivelul studiilor; Evidena posturilor de munc; Evidena orelor lucrate pe tipuri de ore; Evidena deciziilor de transfer, promovare etc. Aplicaia va fi realizat n mediul Microsoft Access i va conine baza de date, formulare, rapoarte i rspunsuri la ntrebri (interogri). Se cere crearea tabelelor din schema bazei de date, conform datelor din tabelul de mai jos (cu excepia tabelelor create prin parcurgerea paragrafului curent, dac ele au fost create deja). Din coloana a treia se vor lua n considerare numai cerinele privind cheia primar. Tabelul 4.1 Schema bazei de date pentru aplicaia privind gestiunea personalului
Nume atribut Tip dat
Number, Long Integer Text, 50 Text, 50 Text, 13 Text, 1 Date/Time, Short Da e Text, 50 Text, 10 Text, 50 Number, Double Number, Long Integer Number, Long Integer

Alte observaii/Restricii
Cheie primar Nenul, prima liter s fie majuscul Nenul, prima liter s fie majuscul Cheie alternativ Se admit doar valorile M sau F S fie mai mic dect data curent

Tabela ANGAJAT
Marc Nume Prenume CNP Sex DataNastere Adresa TelefonAcasa Email SalarTarifar CodPostA IdStudiiA

Cheie strin pentru tabela PostMunca Cheie strin pentru tabela NivelStudii Cheie primar Nenul Nenul, S fie mai mic sau egal cu data curent Cheie strin pentru tabela Angajat Cheie strin pentru tabela PostMunca Cheie strin pentru tabela PostMunca Nenul, S fie mai mare sau egal cu data curent Cheie primar Nenul Cheie primar Nenul, Cheie alternativ

Tabela DECIZIE
IdDecizie NrDecizie DataDecizie MarcaD CodPostNou CodPostVechi DataIntrVigoare Autonumber Number, Integer Date/Time, Short Date Number, Long Integer Number, Long Integer Number, Long Integer Date/Time, Short Date

Tabela Ocupatii
CodOcupatie DenumireOcupatie Number, Long Integer Text, 50

Tabela LocMunca
CodLocMunca DenumireLocMunca NrPosturi Number, Long Integer Text, 50 Number, Long Integer

Tabela NivelStudii

73

IdStudii DenumireStudii

Autonumber Text, 50

Cheie primar Nenul, Cheie alternativ Cheie primar Nenul, Valori cuprinse ntre 1 i 12 Nenul, S fie mai mic sau egal cu anul curent Cheie strin pentru tabela Angajat Valori mai mici de 220 Valori mai mici de 30 Valori mai mici de 100 Valori mai mici de 16 Valori mai mici de 176 Cheie primar Nenul, cheie alternativ Cheie strin pentru tabela NivelStudii Cheie strin pentru tabela LocMunca Cheie strin pentru tabela Ocupatie

Tabela Pontaj
IdPontaj Luna Anul MarcaP OreZi OreSuplimentare OreNoapte AbsenteMotiv AbsenteNemotiv Autonumber Number, Integer Number, Integer Number, ong Integer Number, Long Integer Number, Long Integer Number, Long Integer Number, Long Integer Number, Long Integer

Tabela PostMunca
IdPost DenumirePost IdStudiiP Vechime CodLocMuncaP CodOcupatieP StarePost Autonumber Text, 50 Number, Long Integer umber, Integer Number, Long Integer Number, Long Integer Text,5 0

5.2.3 Declararea restriciilor

Un paragraf din unitatea de studiu 3 a fost consacrat problematicii restriciilor ntr-o baz de date relaional, restricii care cresc gradul de ncredere n baza de date prin prevenirea a o serie de erori ce pot interveni la inserarea, modificarea sau tergerea de date ntr-o tabel. Pentru reamintire, ntr-o tabel pot fi definite urmtoarele categorii de restricii: restricia de domeniu, de atomicitate, de nenulitate, de unicitate, referenial i restricii-utilizator, care la rndul lor pot fi la nivel de atribut (coloan) sau nregistrare (linie). n continuare vom prezenta modul de declarare a acestor restricii n ACCESS. IMPORTANT! Este recomandabil ca declararea resticiilor s fie fcut odat cu crearea tabelelor sau imediat dup, n orice caz, naintea de introducerea vreunei date n baz. Se asigur astfel preluarea corect a tuturor informaiilor n tabele. Ca i crearea tabelelor, declararea i modificarea ulterioar a restriciilor decurge ct se poate de natural n ACCESS. Dup deschiderea bazei de date, sunt suficiente cele trei click-uri din figura 5.8 pentru a (re)intra n proiectantul tabelei Angajat. Restricia de nenulitate Acest tip de restricie stabilete dac se admit valori nule pentru un cmp, altfel spus, dac este obligatorie introducerea de ctre utilizator a unei valori pentru acel cmp la adugarea unei nregistrri. n figura 5.9 este ilustrat modul n care, setnd opiunea Required a proiectantului de tabele pentru oricare atribut pe valoarea Yes, acelui atribut i se vor interzice valorile nule. n

74

exemplul nostru, atributului CNP din tabela Angajat i se interzic valorile nule, prin setarea opiunii Required pe valoarea Yes, n timp ce atributul Adresa din aceeai tabel poate avea valori NULL, Required fiind setat pe valoarea No. Nu uitai c pentru atributele importante, ce in de identificarea sau caracterizarea unei entiti, proces, fenomen, precum i cele implicitate n calculul unor informaii importante, nu trebuie acceptate valorile nule. Restricia de unicitate Dup cum deja tim din unitatea de studiu 3, ntr-o tabel nu pot exista dou linii identice (dou linii care prezint aceleai valori pentru toate atributele). Cu alte cuvinte, fiecare tabel trebuie s aib o cheie primar. n ACCESS, cheia primar poate fi: natural - cnd valorile atributelor care o compune se introduc de utilizator - i artificial - cnd se folosete un cmp de tip AutoNumber, n acest din urm caz ACCESS introducnd automat o valoare consecutiv la inserarea unei nregistrri (1 pentru prima nregistrare, 2 pentru a doua nregistrare s.a.m.d.). De exemplu, tabela Angajat are o cheie natural Marca, iar tabela Pontaj prezint o cheie artificial IdPontaj. Declararea cheilor primare i alternative n ACCESS se realizeaz prin crearea indecilor, acesta fiind motivul pentru care la aceste tipuri de atribute proprietatea Indexed este setat pe Yes (No Duplicates). Dac o cheie primar este compus, pentru fiecare atribut component se alege simbolul cheii primare din bara de intrumente. Un atribut de tip cheie primar are n dreptul su o cheie (de yal), iar modalitatea de declarare a sa a fost prezentat n figura 5.5. Cheile alternative sunt declarate prin setarea opiunii Indexed pe valoarea Yes (NoDuplicates). n figura 5.9, atributul CNP a fost declarat drept cheie alternativ pentru tabela Angajat, n timp ce atributul Adresa are setat opiunea Indexed pe valoarea No, deci nu este nici cheie primar, nici alternativ. Restricia de integritate referenial tim c o baz de date relaional este alctuit din tabele aflate n legtur. Stabilirea legturii se bazeaz pe mecanismul cheii strine i, implicit, a restriciei refereniale, discutate de noi n capitolul anterior. Atributele Marca i MarcaD joac rolurile de agent de legtur ntre tabelele Angajat i Decizie (cele dou atribute pot avea acelai nume). Pentru tabela Angajat, atributul Marca este cheie primar, n timp ce n tabela Decizie, MarcaD reprezint coloana de referin sau cheia strin, deoarece numai pe baza valorilor sale se poate face legtura cu tabela Angajat. Tabela n care atributul de legtur este primar se numete tabel-printe (n cazul nostru, Angajat), iar cealalt tabel-copil (Decizie). Pentru declararea restriciilor refereniale, mai nti, trebuie stabilite legturile ntre tabele, scop n care se apas butonul Relationship din bara de instrumente. Efectul acestei comenzi

va consta n deschiderea ferestrei Relationships (vezi figura 5.10). Dup adugarea tabelelor Angajat i Decizie din fereastra Show Table se nchide aceast fereastr i se stabilete legtura ntre cele dou tabele. n acest sens, se va trage cu mouseul atributul Marca din tabela Angajat (adic, cheia primar din tabela printe) peste atributul MarcaD din tabela Decizie (adic, cheia

75

strin din tabela copil). Urmarea acestei operaiuni va fi afiarea ferestrei Edit Relationships, prezentat n figura 5.10, n care pot fi definite restriciile refereniale.
Restricia de nenulitate

Restricia de unicitate

Figura 5.9.Declararea restriciilor de nenulitate i de unicitate

Opiuni pentru integritatea referenial

Figura 5.10 Stabilirea legturilor ntre tabele i definirea restriciilor refereniale

Practic, restricia de integritate referenial se instituie abia la bifarea opiunii Enforce Referential Integrity, ACCESS-ul restricionnd adugarea, modificarea i /sau tergerea n tabelele printe i copil astfel: nu se permite modificarea valorii cheii primare din tabela printe dac exist n tabela copil mcar o nregistrare cu care este n legtur; nu poate fi introdus nici o valoare a unei chei strine n tabela copil dac respectiva valoare nu exist deja ca i cheie primar n tabela printe.

76

Dac se alege opiunea Cascade Update Related Fields orice modificarea a unei chei primare n tabela primare va atrage modificarea n cascad a tuturor cheilor strine n nregistrrile copil, iar bifnd opiunea Cascade Delete Related Records la tergerea unei nregistrri din tabela printe se vor elimina automat toate nregistrrile copil. Dup finalizarea operaiunii, prin apsarea butonului Create, n fereastra Relationships va fi afiat i legtura dintre cele dou tabele (vezi figura 5.11). Legtura evideniaz o relaie de tipul unu-la-multe ntre tabele.

Figura 5.11 Rezultatul stabilirii legturilor ntre tabele i a restriciilor refereniale

Din fereastra Database pot fi realizate diverse operaii cu tabelele i nregistrrile ncrcate n acestea. Pentru a vizualiza coninutul unei tabele este suficient un dublu click de mouse de pe numele tabelei. La afiare, unele tabele au n stnga o coloan n care apare semnul plus (+) sau spaiu. Semnul plus n dreptul unei nregistrri semnific faptul c aceasta este legat prin chei strine de nregistrri aflate n alte tabele. Click pe semnul plus determin schimbarea n semnul minus (-) i afiarea nregistrrilor nrudite (copil) ntr-o subfoaie de date (figura 5.12).
Semnul - indic faptul c sunt afiate nregistrrile nrudite

Semnul + indic faptul c nregistrarea are cel puin o nregistrare nrudit ntr-o alt tabel

Figura 5.12 Afiarea nregistrrilor nrudite din tabela copil

Pentru a vedea toate nregistrrile subordonate articolelor dintr-o tabel printe se poate lansa comanda Subdatasheet din meniul Format. Restricii utilizator n paragraful Restricii utilizator din capitolul anterior se spunea c , aceste restricii iau forma unor reguli de validare la nivel de atribut sau la nivel de linie/tabel.

77

O restricie la nivel de atribut poate preveni introducerea n baza de date a unor valori din alte intervale dect cele stabilite, n alte formate dect cele acceptate etc. n partea stng a figurii 5.13 este ilustrat o regul de validare conform creia n tabela Angajat valorile atributului Marca trebuie s fie mai mari dect 1000. Rubrica Validation Rule este cea n care apare expresiarestricie - [Marca]>1000 - (observai c numele atributului este scris ntre paranteze drepte), iar n rubrica Validation Text se indic mesajul care va aprea pe ecran atunci cnd se ncalc restricia - Cea mai mic valoare acceptat pentru MARCA este 1001 !.

Figura 5.13. Dou restricii la nivel de atribut

n dreapta figurii apare o regul ceva mai impresionant, prin care prima liter din valorile atributului Nume este obligatoriu majuscul. Expresia este de-a dreptul impresionant StrComp(Left(UCase([Nume]);1);Left([Nume];1);0)=0. Exotismul expresiei ine nu att de folosirea funciei Ucase, care convertete literele unui ir de caractere (prima liter a atributului Nume, n cazul nostru) n majuscule, ct de funcia StrComp, prin care se compar dou iruri de caractere, dintre care unul (cel din dreapta) este prima liter din valoarea atributului, iar cellalt aceeai valoare, dar scris cu majuscule. Dac cele dou iruri difer ctui de puin, rezultatul evalurii expresiei este False (valoarea 1), iar modificarea atributului (sau inserarea liniei) este respins. Practic, regula accept numai valori n care prima liter este exclusiv majuscul (evaluarea expresiei este True valoarea 0). Funcia LEFT extrage primele n caractere de la stnga valorii argumentului. Expresia care definete o restricie la nivel de nregistrare poate conine dou sau mai multe atribute i este evaluat la inserarea sau modificarea oricrei linii din tabel. O astfel de regul se poate introduce n proiectantul de tabel apelnd butonul Properties din bara de instrumente. O regul de validare la nivel de nregistrare pentru tabela Pontaj este ilustrat n figura 5.14. S-a stabilit ca numrul total al orelor lucrate (OreZi + OreSuplimentare + OreNoapte) s nu fie mai mare de 230.

78

Figura 5.14. O restricie la nivel de nregistrare

Teste de autoevaluare TA 5.2 Declararea restriciilor de integritate

1. S se declare restriciile de integritate la nivel de atribut specificate n tabelul 4.1 (vezi T.A. 5.1). 2. S se declare urmtoarele restricii la nivel de nregistrare: OreZi + OreSuplimentare + OreNoapte mai mic dect 230 (Tabela Pontaj); AbsenteMotiv + AbsenteNemotiv mai mic dect 176 (Tabela Pontaj); DataIntrVigoare mai mare dect DataDecizie (Tabela Decizie). 3. S se stabileasc legturile ntre tabelele bazei de date, conform specificaiilor pentru cheile strine din coloana a treia a tabelului 4.1 (vezi T.A. 5.1), i s se stabileasc restriciile de integritate referenial.

5.2.4. Inserri, modificri i tergeri de nregistrri

ntr-o BD pot fi efectuate trei operaiuni de actualizare: adugri (inserri), modificri i tergeri de linii (nregistrri). Toate cele trei operaiuni pot fi realizate foarte simplu, asemntor cu modul de lucru n Excel, numai c mai nti este necesar afiarea nregistrrilor din tabela dorit. Afiarea nregistrrilor unei tabele existente n baza de date se face de manier similar modificrii structurii, numai c n loc de opiunea Design se alege Open (vezi figura 5.8). Pentru inserarea unei nregistrri din meniul Insert se alege chiar prima comand, New Record (vezi stnga jos a figurii), iar pentru tergere, n maniera din Excel se selecteaz linia sau liniile de ters (click pe antetul liniei), iar apoi din meniul Edit se alege Delete Record (figura 5.15). Modificarea valorilor se face direct, prin poziionarea n linia i coloana dorit i operarea modificrilor.

79

Figura 5.15 Adugarea i tergerea datelor dintr-o tabel

Atunci cnd numrul de linii dintr-o tabel este imens, iar datele trebuie modificate dup criterii riguroase, este necesar recurgerea la interogri pe care le vom discuta n paragraful 4.4.

Teste de autoevaluare TA 5.3 Popularea bazei de date

S se adauge nregistrri n tabelele bazei de date astfel: Angajat (minim 15), Decizie (minim 10), Funcie (minim 10), LocMunca (minim 5), NivelStudii (minim 5), Pontaj (minim 30) i PostMunca (minim 15).

5.3 Obinerea de informaii (interogarea) bazelor de date ACCESS

ntr-un proiect ACCESS, la loc de cinste ntre obiecte, imediat dup tabele (Tables) apar interogrile (Queries). Selectarea acestora, click-ul de rigoare pe butonul New i apoi a opiunii Design View determin afiarea pe ecran a proiectantului de interogri, un cadru foarte versatil prin care putem formula o cerin informaional (figura 5.16). Partea de sus a ecranului (n spatele ferestrei de alegere a tabelelor) servete la afiarea tabelelor implicate n interogare, precum i a legturilor (restriciilor refereniale) dintre ele. n cadrul propriu zis, fiecare coloan corespunde unei coloane din lista ce se dorete a fi obinut, informaiile specificate fiind: numele atributului (Field), tabela n care se afl acesta (Table), dac valorile atributului vor fi ordonate cresctor sau descresctor (Sort) n list, dac respectiva coloan va fi afiat n list sau servete doar la precizarea filtrului de selecie a nregistrrilor (Show) i condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc nregistrrile (liniile) pentru a fi incluse n raport, altfel spus, condiia a filtrate a liniilor n rezultat (Criteria). Ar mai trebui spus c putem include n rezultat nu numai atribute din tabele, ci i expresii de atribute, dup cum vom vedea imediat.

80

1 2

Figura 5.16 Proiectantul de interogri

5.3.1. Informaii obinute dintr-o singur tabel

Ne propunem s obinem din tabela Pontaj o list (situaie) a orelor lucrate din luna septembrie 2010, n care datele s fie ordonate cresctor dup valorile mrcii. Pornind de la ceea ce dorim s obinem, s vedem cum se construiete macheta interogrii. Figura 5.17 ncearc s lmureasc lucrurile. n partea de sus troneaz singura tabel necesar obinerii rezultatului Pontaj. Partea interesant este ns n partea de jos a figurii. Mai nti, sunt adugate n machet cmpurile care vor fi afiate n list, respectiv MarcaP, OreZi, OreSuplimentare, OreNoapte, TotalOre, Luna i Anul. Dou aspecte trebuie lmurite: primul dac primele patru cmpuri sunt selectate din tabel (se apas sgetua din prima linie a coloanei curente sau se trage cu mouseul atributul dorit ntr-o coloan a machetei), urmtorul cmp este calculat dup o expresie pe care o vom discuta cteva rnduri mai jos; ultimele dou coloane au fost adugate n macheta interogrii doar pentru specificarea criteriilor de filtrare, fr ca ele s fie afiate n list, motiv pentru care csuele din linia Show pentru cele dou coloane nu sunt activate. n linia Sort a coloanei MarcaP a fost aleas opiunea Ascending astfel nct datele din list s fie ordonate cresctor dup marca angajailor. n linia Criteria a coloanelor Luna i Anul

81

este formulat criteriu de filtrare a liniilor din rezultat: = 9, respectiv = 2010. Este modalitate de a indica faptul c valorile de pe coloana Luna trebuie s fie egal cu 9 (adic luna spetembrie) i, cumulativ, coloana Anul s fie 2010.

Coloana calculat

2 1 3

Expresiile de filtrare

Figura 5.17 Macheta interogrii pentru obinerea listei orelor lucrate

Dar cel mai captivant este ceea ce se petrece pe a cincea coloan a machetei. n prima faz pe linia Field se introduce expresia OreZI + OreSuplimentare + OreNoapte. Apoi se face un click discret pe butonul Properties (pasul 2) i se afieaz pe ecran fereastra Field Properties. Aici vom indica formatul de afiare fix (Format...Fixed) i numele coloanei calculate (Caption...TotalOre). Se salveaz macheta (celebra pictogram a dischetei din figura de mai sus) sub numele SituatieOreLucrate, iar rezultatul interogrii, prezentat n figura 5.18, se obine printr-un click pe butonul View din stnga-sus-ul ferestrei interogrii.

Figura 5.18 Rezultatul interogrii din figura 5.17

5.3.2. Informaii obinute din dou sau mai multe tabele

Prinznd un pic de curaj dup ncercarea din paragraful precedent, ne apropiem simitor de majoritatea situaiilor reale, n care informaiile necesare se gsesc nu ntr-o singur tabel, ci n dou sau chiar mai multe. Interogarea din figura 5.19 botezat SituatieVenituriLunare utilizeaz date din trei tabele. ntruct n primele paragrafe ale unitii de studiu au fost declarate restriciile refereniale, pe msura adugrii tabelelor n interogare, ACCESS-ul indic i legturile dintre ele.

82

Observaie! Dac cel puin una dintre tabele nu este legat de nici o alt tabel atunci, cel mai probabil, ceva nu este n regul! Ar trebui ca fiecare tabel s fie implicat n cel puin o legtur.

Figura 5.19. Interogare ce folosete trei tabele

Spre deosebire de interogarea precedent, aceast interogare conine cteva coloane noi: DenumireLocMunca din tabela LocMunc; Marca, Nume, Prenume i SalarTarifar preluate din tabela Angajat; coloanele Anul i Luna din tabela Pontaj au rmas. De asemenea, a mai fost adugat un cmp calculat (n afar de TotalOre), VenitLunar, a crui expresie este ([OreZi] + [OreSuplimentare] + [OreNoapte]) * [SalarTarifar] / 168 (de dragul simplitii s-a optat pentru o formul simplist de calcul, n care s-a considerat numrul orelor lucrtoare din luna septembrie 2007 este 168). Condiiile de filtrare a liniilor din rezultat au rmas aceleai, ns acum avem trei criterii de ordonare a liniilor, respectiv valorile coloanelor DenumireLocMunca, Nume i Prenume, de fiecare dat alegndu-se modul cresctor (ASCENDING). Rezultatul interogrii este prezentat n figura 5.20.

Figura 5.20. Rezultatul interogrii din figura 5.19

Mai trebuie spus c pentru coloana VenitLunar, n fereastra Properties, s-a stabilit formatul Fixed i afiarea cu dou zecimale.

83

5.3.3. Prelucrri /grupri /sintetizri

Partea cea mai interesant a interogrilor, n ACCESS sau orice alt SGBD, ine de prelucrarea datelor numerice, n sensul agregrii lor. Astfel, managerii pot fi ct se poate de interesai s afle situaia veniturilor lunare pe departamente (n cazul nostru pe locuri de munc). n interogarea anterioar fiecare linie se refer la un angajat, aa nct, pentru onorarea solicitrii managerilor este necesar gruparea pe departamente a veniturilor lunare i nsumarea lor. Iat cum rezolvm problema vezi figura 5.21.
Butonul de agregare

Figura 5.21.Filtru generalizat plus agregarea datelor

Pentru declararea modalitii de grupare trebuie mai nti folosit simbolul de nsumare din bara de instrumente a interogrii. Ca urmare, n machet, ntre liniile Table i Sort apare linia Total. Pe aceast linie, pentru coloana VenitLunar (a doua coloan) este selectat opiunea Sum, ceea ce nseamn c veniturile lunare ale angajailor vor fi nsumate pe fiecare loc de munc (i fiecare an i lun, dar aceste criterii nu sunt relevante de vreme ce n interogarea propus sunt prelucrate doar datele aferente unei luni calendaristice). Un alt artificiu care face o impresie bun este noul criteriu prin care utilizatorul poate indica n momentul vizualizrii rezultatelor interogrii luna i anul. Din nefericire, cele dou interogri din paragrafele anterioare prelucreaz numai datele din luna septembrie 2010. La vizualizare (click pe simbolul View din stnga barei de instrumente a interogrii) pe ecran apare o fereastr minuscul, urmat de o alta, le fel de minuscul (figura 5.22), n care se solicit luna i

84

anul i numai dup aceea se afieaz rezultatul (figura 5.23). Astfel de interogri mai sunt numite i parametrizate.

Figura 5.22. Cele dou ferestre pentru specificarea valorilor parametrilor Luna i Anul

Figura 5.23.Rezultatul interogrii din figura 5.21

Fiindc am ajuns deja la un nivel de performan destul de ridicat, ne vom opri aici cu problematica interogrii bazelor de date. Oricum, muli pai interesani mai pot fi efectuai pentru a marge mai departe. V urm succes! n continuare ne vom ocupa de punerea ntr-o form elegant a datelor extrase din baz.

Teste de autoevaluare TA 5.4 Interogarea bazei de date

S se construiasc i s se execute urmtoarele interogri: 1. Obinei o situaie a orelor lucrate n luna septembrie 2007 (sau o alta, n funcie de datele din propria baz de date), care s conin marca angajatului, orele lucrate de zi, cele suplimentare i cele de noapte, precum i totalul orelor lucrate, calculat prin nsumarea celor trei categorii de ore. Datele vor fi ordonate cresctor dup marca. 2. Obinei o list a angajailor care s conin marca, numele i prenumele, CNP, data naterii, adresa, telefonul i email-ul. Datele vor fi ordonate cresctor dup numele i prenumele angajailor. 3. Obinei o list a angajailor de sex feminin, care s conin marca, numele i prenumele, CNP, data naterii i telefonul. Datele vor fi ordonate descresctor dup data naterii. 4. Realizai o situaie a salariului tarifar care s conin marca, numele, prenumele i salariul tarifar, iar datele s fie ordonate descresctor dup salariul tarifar. 5. S se realizeze o situaie a veniturilor lunare pe luna septembrie 2007 (sau alta, n funcie de datele din propria baz de date), care s conin numele departamentului, marca, numele i prenumele angajatului, total ore lucrate, salariul tarifar i venitul lunar, calculat dupa expresia total ore lucrate * salar tarifar / 168. Date vor fi ordonate cresctor dup numele departamentului, numele i prenumele angajailor. 6. S se obin o list a posturilor de munc dintr-un anumit departament (denumirea locului de munc va fi parametru n interogare!), care s conin identificatorul i denumirea postului, denumirea funciei aferente, marca, numele i prenumele angajatului. 7. S se obin o situaie a deciziilor nregistrate ntr-o perioad anume (data iniial i data

85

final vor fi parametri), n care s fie incluse numrul i data deciziei, marca, numele i prenumele angajatului, denumirile postului vechi i a celui nou, data intrrii n vigoare. Datele vor fi ordonate descresctor dup data deciziei. 8. S se obin o situaie centralizatoare pe departamente a veniturilor lunare aferente lunii septembrie 2007 (sau alta, n funcie de datele din propria baz de date), n care veniturile lunare ale angajailor s fie nsumate pe departamente. Situaia va conine numele departamentului i valoarea total a veniturilor lunare, iar datele rezultate vor fi ordonate descresctor dup totalul veniturilor. 9. S se afle valorile medii ale salariului tarifar pe sexe. Rezultatul va conine sexul, numrul angajailor i valoarea medie a salariului tarifar. 10. S se realizeze o situaie centralizatoare a absenelor pe departamente ntr-o perioad dat (data iniial i cea final a perioadei vor fi parametri), care s conin numele departamentului, numrul total al absenelor motivate pe departament, numrul total al absenelor nemotivate pe departament i numrul total al absenelor (calculat prin nsumarea celor motivate i a celor nemotivate). Datele vor fi ordonate alfabetic dup numele departamentului. 11. S se afle salariile maxime i cele minime pentru fiecare departament. Lista va conine numele departamentului, salariul tarifar minim i cel maxim pentru fiecare departament, iar datele vor fi ordonate alfabetic dup numele departamentului.

5.4 Construirea i utilizarea rapoartelor

Informaiile din domeniul economic sunt prezentate, cel mai adesea, prin intermediul rapoartelor. Raportul reprezint un ansamblu de informaii conforme cu cerinele utilizatorilor, construit pe baza datelor din tabele. Rapoartele pot fi afiate pe ecran sau tiprite la imprimant, majoritatea lor avnd form tabelar. La proiectarea i construirea rapoartelor n format tabelar se vor lua n considerare cinci seciuni principale, la care mai pot fi adugate altele dou, dac se dorete gruparea datelor. Aceste seciuni, sunt (redm i denumirea lor n limba englez, pentru o mai bun recunoatere a lor n generatoarele de rapoarte): Antetul i sfritul (subsolul) raportului (Report Header i Report Footer). Antetul raportului conine elementele care vor apare o singur dat, la nceputul raportului. Aici se includ, de obicei, titlul raportului, data obinerii i numele destinatarului. n seciunea de sfrit (subsol) se prevd elementele care vor apare o singur dat n raport, la sfritul acestuia. Aici se pot include totalurile generale pentru cmpurile numerice i numele persoanelor care au generat i certificat raportul respectiv. Antetul i sfritul paginii (Page Header i Page Footer). n aceste seciuni vor fi incluse acele elemente ale raportului care vor apare o singur dat pe fiecare pagin, la nceputul sau la sfritul ei. De regul, numele coloanelor sunt prevzute n antetul paginii astfel nct ele s fie afiate la nceputul fiecrei pagini. Totalurile la nivel de pagin, dac sunt necesare, trebuie

86

incluse n seciunea de sfrit (subsol) a paginii. Numrul paginii poate apare n oricare din cele dou seciuni. Seciunea de detaliu (Detail). Este seciunea principal a oricrui raport i conine valorile cmpurilor din baza de date i a expresiilor calculate ce vor forma o linie cu date. Pentru fiecare nregistrare prelucrat din baza de date se va crea cte o linie n raport. Antetul i sfritul grupului (Group Header i Group Footer). Aceste dou seciuni apar n rapoarte numai atunci cnd se dorete gruparea datelor. n exemplul din figura 5.35, datele privind veniturile lunare sunt grupate pe departamente, iar denumirea acestuia reprezint cmpul de control, adic acela dup valorile cruia se va face gruparea. Elementele incluse n aceste seciuni vor apare o singur dat pentru fiecare grup de date, deasupra primei linii cu date din grup, respectiv sub ultima linie. n antetul grupului se includ, de regul, datele de identificare ale grupului adic, n exemplul nostru, numele departamentului. n seciunea de sfrit se pot afia totaluri sau rezultatele altor operaiuni de agregare la nivelul grupului, precum numrul elementelor, valoarea total, valoarea medie, valoarea minim i valoarea maxim pentru cmpurile numerice. n ACCESS, rapoartele pot fi construite n trei moduri: Crearea rapid a unui raport pe baza unei singure tabele sau interogri, prin utilizarea facilitii AutoReport (Columnar sau Tabular). Utilizatorul trebuie doar s specifice tabela din care se vor extrage datele, iar raportul va fi generat i afiat pe ecran imediat. Dac se opteaz pentru Columnar, raportul obinut va fi de tip coloan, adic datele unei linii din tabel vor fi aranjate pe o singur coloan. Dac se alege Tabular, raportul generat va fi de tip tabel, rezervndu-se cte o coloan pentru fiecare cmp din tabel. Apelarea la vrjitor (Report Wizard). Utilizatorul va construi raportul, pas cu pas, sub ndrumarea vrjitorului, rolul su constnd n furnizarea de rspunsuri la anumite ntrebri, care privesc sursa datelor (tabelele i/sau interogrile), cmpurile de date care vor fi reinute n raport, modul de grupare i ordonare a datelor, formatul i titlul raportului. Spre deosebire de cazul anterior, acum pot fi create rapoarte pe baza mai multor tabele i/sau interogri. Utilizarea ferestrei de proiectare (Design View). n acest mod de lucru, utilizatorul va avea posibilitatea s creeze rapoarte mai complexe, pe care s le personalizeze conform cerinelor sale. Ca i n primul caz, raportul poate conine date dintr-o singur tabel sau interogare. Pentru crearea unui raport, indiferent de modalitatea dorit, se selecteaz opiunea Reports din fereastra bazei de date i apoi butonul New din linia de instrumente, situat n partea superioar a ecranului. n urma acestei aciuni se afieaz fereastra de dialog din figura 5.24. n continuare vom descrie numai ultimele dou moduri de lucru, ntruct acestea ne permit realizarea de rapoarte complexe i personalizate, prima fiind mult mai simpl de urmat. Apelarea la vrjitor presupune activarea ferestrei New Report, prezentat n figura 5.24, alegerea opiunii Report Wizard i selectarea interogrii SituatieVenituriLunare, construit n paragraful anterior, n csua combinat din partea de jos a ferestrei. Dup selectarea butonului OK va fi afiat fereastra din figura 5.25.

87

Figura 5.24 Fereastra de dialog pentru alegerea modalitii de realizare a unui raport

Figura 5.25 Fereastra de selecie a coloanelor raportului n Report Wizard

n csua din stnga sunt afiate toate coloanele interogrii, din care utilizatorul le va selecta pe cele care vor apare n raport, printr-un dublu click cu mouseul pe fiecare coloan dorit. Coloanele selectate apar n csua din dreapta ferestrei. Se continu cu apsarea butonului Next, ce va avea ca efect afiarea urmtoarei ferestre, prezentat n figura 5.26.

Figura 5.26 Fereastra de selecie a grupurilor de date n Report Wizard

n noua fereastr, utilizatorul are posibilitatea s specifice dac datele din raport vor fi grupate dup valorile uneia sau a mai multor coloane. n cazul n care se dorete gruparea datelor

88

se vor selecta coloanele dorite din csua situat n partea stng a ferestrei cu acelai dublu click. n exemplul nostru am optat pentru gruparea datelor n funcie de valorile atributului DenumireLocMunc, iar n partea dreapt a ferestrei este sugerat forma raportului. Se continu prin apsarea butonului Next. Urmtorul pas const n stabilirea criteriilor de ordonare a datelor din raport, prin intermediul ferestrei din partea stng a figurii 5.27. n exemplu nostru am ales ca ordonarea dateelor s sa fac cresctor dup valorile coloanei Marca. Tot n cadrul acestui pas se pot alege opiunile de agregare a datelor, dac se dorete acest lucru. n acest sens se va activa butonul Summary Options ce va avea ca efect afiarea ferestrei din partea dreapt a figurii 5.27. n aceast fereastr sunt afiate toate coloanele numerice din raport, precum i funciile de agregare disponibile (Sum, Avg, Min, Max). n exemplul nostru exist o singur coloan cu date numerice, Expr2, aferent calculului venitului lunar n interogarea SituatieVenituriLunare, i am ales totalizarea ei prin selectarea funciei Sum. Prin apsarea butoanelor OK i apoi Next se trece la pasul urmtor.

Figura 5.27 Ferestrele de alegere a criteriilor de ordonare a datelor i a opiunilor de agregare n Report Wizard

n cadrul urmtorilor doi pai se vor alege formatul raportului i stilul pentru afiarea coninutului raportului. Cei doi pai sunt redai n cele dou ferestre din figura 5.28. Trecerea de la unul la altul, precum i la pasul urmtor se realizeaz prin intermediul aceluiai buton Next.

Figura 5.28 Ferestrele de alegere a formatului raportului i a stilului pentru text n Report Wizard

89

Deja am ajuns la pasul final n construirea raportului. Nu ne mai rmne dect s dm un nume raportului (care este sugerat dup numele interogrii sau tabelei care st la baza construirii raportului) i s alegem modalitatea de finalizare, adic afiarea raportului sau modificarea lui n modul de lucru Design View. Aceste elemente se regsesc n fereastra din figura 5.29. Deoarece noi am optat pentru afiarea raportului (opiunea Preview the report), dup apsarea butonului Finish am obinut pe ecran raportul dorit, identic cu cel prezentat n figura 5.30. Remarcai c datele sunt grupate pe fiecare loc de munc, adic mai nti sunt afiai angajaii din departamentul Aprovizionare, apoi cei de la Contabilitate i Resurse umane, iar pentru fiecare departament se efectueaz i afieaz totalul veniturilor lunare. Un total general este afiat la sfritul raportului. De asemenea, remarcai c n cadrul grupului de date sunt ordonate dup valorile coloanei Marca.

Figura 5.29 Finalizarea construirii raportului n Report Wizard

Dei raportul a fost obinut foarte uor i rapid, se pot observa unele neajunsuri n forma sa final: apariia numelor atributelor din tabele n locul unor denumiri mai explicite ale coloanelor, existena unor titluri nu tocmai clare, cum ar fi cele din liniile de total, etc. Astfel de situaii sunt evitate dac se apeleaz la cel de-al treilea mod de construire a rapoartelor, respectiv fereastra Design View. Activarea ei se face ntr-un mod asemntor cu cel prezentat anterior pentru utilizarea vrjitorului (Report Wizard), doar c, de data aceasta, n fereastra de dialog din figura 5.24 se va alege opiunea Design View i apoi aceeai interogare SituaieVenituriLunare. Rezultatul este prezentat n figura 5.31. Ne propunem s construim un raport asemntor cu cel construit anterior, doar c vom mai introduce dou coloane, pentru numrul orelor lucrate i salariul tarifar.

90

Figura 5.30 Forma final a raportului privind situaia veniturilor lunare

Figura 5.31 Fereastra Design View pentru construirea rapoartelor

91

Pentru mai mult claritate, relum etapele recomandate de noi pentru crearea raportului: 1. Crearea interogrii pentru extragerea datelor necesare raportului din tabele. Aa cum spuneam anterior, n fereastra de proiectare pot fi construite rapoarte pe baza unei singure tabele sau interogri. Dac raportul solicit date din dou sau mai multe tabele se va crea o interogare care s extrag datele necesare. n exemplul nostru vom utiliza interogarea SituaieVenituriLunare. 2. Deschiderea ferestrei pentru construirea raportului. n acest sens, se activeaz fereastra de dialog New Report, prezentat anterior n figura 5.24, se selecteaz opiunea Design View, dup care, din csua combinat situat mai jos se alege interogarea sau tabela dorit. Dup apsarea butonului OK, se deschide fereastra pentru construirea rapoartelor, prezentat n fig. 5.31. n cadrul ferestrei se poate observa pagina raportului care, pentru nceput este goal, bara de instrumente i o mic fereastr ce conine numele cmpurilor tabelei sau interogrii selectate anterior. Se observ c pagina conine numai trei din cele cinci seciuni ale unui raport. Pentru adugarea celorlalte dou, Report Header i Report Footer, se va accesa meniul View i se va selecta opiunea Report Header/Footer. 3. Adugarea obiectelor n cele cinci seciuni ale raportului. Pentru includerea obiectelor n raport se utilizeaz bara de instrumente specifice construirii rapoartelor. n acest sens, vor fi utilizate urmtoarele butoane: etichet ,pentru specificarea titlului raportului, denumirii coloanelor sau a altor , pentru adugarea cmpurilor de date i a expresiilor de calcul ale , pentru trasarea liniilor i chenarelor necesare pentru

texte cu rol explicativ; csu de text cror valori vor fi afiate la vizualizarea /tiprirea raportului. linie sgeat i dreptunghi nfrumusearea raportului; , atunci cnd dorim selectarea unui obiect din raport. Pentru adugarea unui text, se selecteaz butonul etichet, se poziioneaz mouse-ul n poziia din care dorim s nceap textul i se d clic, dup care se introduce textul. Pentru a continua textul pe linia urmtoare, dar n aceeai csu, se folosete combinaia de taste CTRL+ENTER. Mai nti se completeaz antetul raportului (Report header), n care se include data afirii sau tipririi, i antetul paginii (Page header). Pentru includerea datei curente se adaug o csu de text care va avea ca expresie de calcul funcia DATE(). Specificarea expresiei de calcul se face astfel: se selecteaz csua i se apas butonul Properties din linia cu instrumente. Efectul acestei aciuni const n afiarea ferestrei cu proprieti, prezentat n figura 5.32.a). n aceast fereastr se alege proprietatea Control Source i se apas butonul trei puncte, din dreapta, pentru deschiderea ferestrei Expression Builder (construirea expresiilor de calcul). n figura 5.32.b) se poate vedea coninutul acestei ferestre i modul n care a fost introdus expresia DATE(). Expresia de calcul poate fi introdus i de la tastatur, direct n csua de editare. Se revine n pagina raportului prin apsarea butonului OK i nchiderea ferestrei cu proprieti.

92

a) Fereastra cu proprieti calcul

b) Fereastra pentru introducerea expresiilor de

Figura 5.32 Ferestrele pentru introducerea expresiilor de calcul

Pasul urmtor vizeaz introducerea cmpurilor Marca, Nume, Prenume, TotalOreLucrate (Expr1), SalarTarifar i VenitLunar (Expr2) n seciunea de detaliu (Detail). n acest sens, din lista cmpurilor se trag, pe rnd, cele patru cmpuri n locul dorit. Eticheta adugat automat pentru fiecare cmp introdus n raport poate fi tears deoarece rolul explicativ l ndeplinete numele coloanei n care acesta este plasat. Dedesubtul celor patru cmpuri se traseaz o linie pentru a delimita rndurile cu date n momentul vizualizrii /tipririi raportului. n subsolul paginii (Page Footer) se vor introduce numrul paginii curente i numrul total de pagini din raport. Se va aduga o csu de text, urmndu-se paii descrii anterior pentru data curent, a crei expresie va avea forma: = Pagina & [Page] & din & [Pages]. Variabila [Page] livreaz numrul paginii curente, iar variabila [Pages] numrul total de pagini. Operatorul & este utilizat pentru adunarea (concatenarea) irurilor de caractere. n subsolul raportului (seciunea Report Footer) se adaug o linie pentru totalul general, n care va fi totalizat venitul lunar. Formula de calcul se introduce tot prin intermediul csuelor de text i va avea forma: = SUM ([VenitLunar]) 4. Gruparea i ordonarea datelor. Liniile din raport pot fi ordonate sau grupate n funcie de mai multe criterii, iar pentru fiecare grup de date se pot introduce n raport alte dou seciuni: antetul i subsolul grupului. Cele dou operaiuni sunt realizate din fereastra Sorting and Grouping. Deschiderea ei se face prin selectarea opiunii Sorting and Grouping din meniul View sau prin apsarea butonului din linia cu instrumente, situat n partea superioar a ecranului. Fereastra (prezentat n figura 5.33) conine un grid (tabel), format din dou coloane, Field /Expression i Sort Order, i un grup de proprieti pentru definirea grupurilor de date, n partea sa inferioar. Coloana Field /Expression este utilizat pentru specificarea cmpurilor sau expresiilor dup care se face gruparea i /sau ordonarea datelor n raport. n raportul nostru datele trebuie grupate dup denumirea locului de munc i ordonate dup marca angajatului. De aceea, vom

93

selecta n prima linie cmpul DenumireLocMunca, iar n cea de-a doua Marca. Aceast coloan poate conine cel mult zece nume de cmpuri i /sau expresii, adic pot fi utilizate cel mult zece criterii de grupare i sortare.

Figura 5.33 Fereastra Sorting and Grouping

Coloana Sort Order permite alegerea modalitii de ordonare cresctoare (Ascending) sau descresctoare (Descending) pentru cmpul sau expresia din linia respectiv. n momentul completrii coloanei Field/Expression, n coloana Sort Order va fi atribuit implicit valoarea Ascending. Dac se dorete modificarea ordinii de sortare pentru un anumit cmp sau expresie, atunci se selecteaz printr-un click elementul respectiv, dup care n coloana Sort Order se alege valoarea Descending. n cazul n care pentru un cmp sau o expresie se dorete nu doar sortarea datelor, ci i gruparea lor, atunci se vor configura proprietile din jumtatea inferioar a ferestrei Sorting and Grouping. Aceste proprieti au urmtoarele semnificaii: Group Header prezint dou valori posibile Yes /No. Dac se alege valoarea Yes, atunci pentru cmpul sau expresia selectat din coloana Field /Expression se adaug n raport o seciune nou pentru antetul grupului. Valoarea implicit este No, adic nu se creeaz automat o seciune pentru antetul grupului. Group Footer este asemntoare cu proprietatea anterioar, numai c se refer la seciunea de sfrit (subsol) a grupului respectiv. Pentru includerea ei n raport se va alege valoarea Yes. Group On stabilete modul de grupare a valorilor cmpului selectat. Valorile posibile depind de tipul cmpului sau expresiei de grupare (text, numeric sau dat calendaristic). De exemplu, dac s-ar fi ales data pontajului drept cmp de grupare, atunci prin aceast proprietate se va stabili dac datele vor fi grupate pe fiecare valoare distinct (se alege valoarea Each Value), pe fiecare an (Year), lun (Month), sptmn (Week) s.a.m.d. Group Interval specific un interval sau un numr de caractere pe care se bazeaz gruparea liniilor din raport. n cazul unui cmp de grupare de tip Date/Time, stabilirea valorii 12 semnific gruparea liniilor care aparin aceleiai jumti de zi, dac pentru proprietatea Group On a fost stabilit valoarea Hour. Keep together se refer la modul de tiprire a liniilor raportului care fac parte din acelai grup. Pentru aceast proprietate exist trei valori posibile: No permite tiprirea liniilor dintrun grup i pe pagina urmtoare, dac s-a ajuns la sfritul paginii; Whole group (Grupul

94

ntreg) are ca efect tiprirea tuturor seciunilor grupului (antetul, detaliile i subsolul) pe o singur pagin, dac este posibil; With First Detail (Cu prima linie de detaliu) antetul grupului va fi tiprit pe aceeai pagin cu prima linie a seciunii de detaliu. Dup adugarea tuturor cmpurilor i expresiilor de ordonare i grupare i configurarea proprietilor de grupare, se nchide fereastra Sorting and Grouping i se trece la completarea seciunilor nou introduse n pagina raportului. Cerinele raportului ales de noi ca exemplu impun crearea unui grup de date, n funcie de denumirea locului de munc. n seciunea de antet se introduce denumirea locului de munc, iar n cea de subsol se adaug totalul calculat pentru venitul lunar, n maniera descris pentru seciunea Report Footer. Forma final a raportului privind veniturile lunare, cu toate obiectele incluse, este prezentat n figura 5.34. Acum se salveaz raportul (este recomandabil s salvai mai des, fr a atepta s finalizai construirea raportului), dup care se face vizualizarea acestuia, prin selectarea opiunii Print Preview din meniul View sau prin apsarea butonului din partea stng a liniei cu

instrumente. n continuare se poate configura pagina (dimensiune, orientare, margini etc.), folosind opiunea Page Setup din meniul File. De asemenea, se poate tipri raportul prin comanda Print din acelai meniu File. La vizualizare raportul va arta ca n figura 5.35. Odat salvat, raportul poate fi ulterior modificat. n acest sens, se alege obiectul Report din fereastra bazei de date, apoi se alege raportul dorit din fereastra din dreapta, ce conine rapoartele create deja, i se apas butonul din linia cu instrumente. Efectul acestei comenzi va consta n deschiderea ferestrei de construire a raportului, n care vor fi regsite toate obiectele raportului i care pot fi modificate n conformitate cu noile cerine.

Figura 5.34 Fereastra pentru construirea raportului exemplificat forma final

95

Figura 5.35 Forma i coninutul raportului exemplificat la vizualizare

Dac ai reuit s parcurgei toate etapele descrise anterior, probabil v-ai convins c facilitile interesante i puternice oferite de modul Design View i meritai sincere felicitri. n schimb, este de asemenea probabil ca rata de abandon n rndul temerarilor s fie foarte mare. Motivele ar putea consta n dificultile ntmpinate uneori n realizarea diferiteelor operaiuni, precum i timpul ndelungat de construire a raportului. n concluzie, poate cea mai eficient cale de construire a rapoartelor const n realizarea lui cu ajutorul vrjitorului (Report Wizard) i apoi personalizarea i completarea lui n modul Design View.

Teste de autoevaluare TA 5.5 Construirea rapoartelor

S se construiasc urmtoarele rapoarte: 1. Situaia veniturilor lunare prezentat n figura 5.35. 2. Lista angajailor de sex feminin pornind de la interogarea cu numrul 3 de la T.A. 5.4.
3. Raportul posturilor de munc pornind de la interogarea cu numrul 6 de la T.A. 5.4.

5.5 Bibliografie
1. Airinei, D., .a., Instrumente software pentru afaceri, Ed. Sedcom Libris, Iai, 2007, pp. 161-207

96

Unitatea de studiu 6

Rolul sistemelor informaionale n managementul resurselor umane

Obiective: Descrierea funciilor sistemului informaional pentru MRU Definirea rolului sistemului informaional n sprijinirea activitilor MRU Relevarea fluxurilor informaionale ntre componentele sistemelor informaionale pentru MRU Prezentarea facilitilor oferite de tehnologiile informaionale n domeniul MRU Prezentarea aspectelor de organizare a funciei MRU n condiiile utilizrii tehnologiilor informaionale Competene dobndite: Reproiectarea proceselor MRU n contextual implementrii tehnologiilor informaionale Alegerea tehnologiilor informaionale necesare optimizrii activitilor MRU Participarea la luarea deciziilor privind implementarea tehnologiilor informaionale n companii Timpul mediu necesar asimilrii: 7 ore

Structura unitii de studiu

6.1 Modele de administrare a MRU n condiiile utilizrii TI ..................................................... 98 6.1.1 Furnizarea serviciilor directe prin intermediul portalurilor ............................................ 98 6.1.2 Shared services centers ................................................................................................... 99 6.2 Evidena datelor privind personalul ..................................................................................... 101 6.3 Recrutarea i selecia angajailor ......................................................................................... 102 6.3.1 Recrutarea online .......................................................................................................... 102 6.3.2 Selecia candidailor ...................................................................................................... 105 6.4 Evidena timpului de munc i calculul retribuiilor ........................................................... 106 Figura 6.1 Pontaj lunar realizat cu ajutorului software-ului Clarvision ................................. 107 6.5 Evidena i analiza posturilor de munc .............................................................................. 107 6.6 Instruirea i dezvoltarea profesional a angajailor ............................................................. 110 6.6.1Abordarea sistemic a instruirii i dezvoltrii personalului........................................... 110 6.6.2 Software pentru instruirea i dezvoltarea profesional a angajailor ............................ 113 6.7 Managementul performanelor ............................................................................................. 115 6.8 Planificarea resurselor umane .............................................................................................. 116 6.9 Alte funcii ale SIMRU ........................................................................................................ 117 6.10 Rspunsuri la testele de autoevaluare ................................................................................ 117 6.11 Lucrare de verificare .......................................................................................................... 118 6.12 Bibliografie ........................................................................................................................ 118

Resursa uman a cptat o importan din ce n ce mai mare n ultimii ani, iar ncepnd cu anii '90 este considerat una strategic, care ofer avantaje competitive. Acest fapt este demonstrat i de schimbarea denumirii funciei care o gestioneaz - de la funcia de personal n anii '80, la managementul resurselor umane n anii '90, i managementul capitalului uman n prezent. Aceste transformri au fost nsoite de o cerere sporit de informaii n legtur cu resursa uman i, implicit, de noi cerine de informatizare a activitilor specifice managementului resurselor umane (MRU).

97

Informaiile care reflect starea i dinamica resurselor umane sunt adesea de natur calitativ, cu o exprimare vag i o relevan incert, datorit comportamentului variabil i oarecum imprevizibil al oamenilor n aceleai condiii date. n plus, pentru multitudinea de participani la procesul de constituire i utilizare eficient a resurselor umane (manageri, specialiti, simpli funcionari) informaiile nu au ntotdeauna aceleai semnificaii, datorit percepiilor diferite. Aceste caracteristici ale informaiilor vehiculate, la care se adaug schimbrile frecvente ale cadrului legislativ i particularitile naionale ale acestuia, fac sistemele informaionale ale resurselor umane mai greu de informatizat dect alte sisteme funcionale din ntreprindere (contabilitate, marketing etc.). De fapt, chiar i n cele mai informatizate organizaii, partea computerizat a sistemului informaional al resurselor umane coexist cu o parte manual a sistemului respectiv, nc!. Cu toate acestea, n ultimii ani au aprut pe pia numeroase produse software care se adreseaz diferitelor activiti din domeniul MRU, fapt ce a determinat o extinderea accentuat a ariei de informatizare, astfel c utilizarea calculatoarelor n sistemele informaionale ale resurselor umane a devenit aproape o norm. Funcia de MRU are n centrul preocuprilor ei indivizii care compun organizaia. Finalitatea eforturilor desfurate n cadrul acestei funcii poate fi privit pe dou planuri. Din punctul de vedere al organizaiei, MRU este responsabil de atragerea i utilizarea eficace i eficient a indivizilor n cadrul organizaiei. Din punctul de vedere al indivizilor, MRU este responsabil de asigurarea contribuiei organizaiei la bunstarea, dezvoltarea profesional i automplinirea personal a oamenilor n schimbul muncii prestate de ctre acetia n organizaie. Pentru a asigura aceste deziderate multiple, SIMRU realizeaz un ansamblu de (sub)funcii, dintre care mai importante sunt: evidena i administrarea datelor privind personalul planificarea resurselor umane, sub aspectul cantitii, calitii i costului lor, recrutarea, selecia, transferarea, promovarea angajailor, evidena i analiza posturilor de munc, instruirea, perfecionarea i dezvoltarea profesional a angajailor, evidena timpului de munc i calculul retribuiilor, managementul (inclusiv evaluarea) performanelor angajailor, asigurarea raportrilor obligatorii privind personalul. Dimensiunile i complexitatea sistemului informaional al resurselor umane (SIMRU) sunt variabile de la o organizaie la alta, depinznd de gradul de dezvoltare a managementului resurselor umane i de mrimea organizaiei respective. Fr ndoial, tehnologiile informaionale au un impact puternic asupra funciei de management al resurselor umane (MRU), acesta manifestndu-se de la simpla cretere a vitezei de prelucrare aa datelor, corectitudinea i oportunitatea informaiilor furnizate, pn la aplicarea unor modele inovative privind organizarea activitilor i procedurilor de lucru.

98

n aceast unitate de studiu vom pune n discuie rolul pe care l joac tehnologiile informaionale i sistemele informaionale n MRU. Mai nti vor fi analizate modelele de organizare (administrare) a funciei MRU facilitate de tehnologiile informaionale, iar apoi vom evidenia oportunitile oferite de acestea la nivelul fiecreia dintre funciile consacrate ale SIMRU, enumerate anterior.

6.1 Modele de administrare a MRU n condiiile utilizrii TI

Progresele nregistrate n ultimii ani de tehnologiile informaionale (TI) creeaz premisele unei abordri inovative n ce privete administrarea funciei de MRU. n acest sens, companiile pot alege unul dintre urmtoarele patru modele de administrare a MRU, toate fiind puternic sprijinite de ctre TI: portaluri pentru furnizarea de servicii directe (self-service portal) informaiile i serviciile RU, politicile companiei, datele individuale legate de salarizare, materialele de instruire etc., sunt accesibile de la orice calculator din cadrul firmei, prin intermediul reelei intranet, sau de la un calculator din afara firmei, prin intermediul Internetului. centre de servicii partajate (shared-services center) reunirea tuturor activitilor MRU ntr-o unitate de afaceri independent care s furnizeze servicii specifice celorlalte uniti administrative din cadrul companiei. externalizarea (outsourcing) reprezint practica contractrii unor firme specializate n furnizarea de servicii MRU. offshoring este o extensie a externalizrii n care firmele contractate sunt din afara granielor rii. O variant a offshoring-ului este numit nearshoring, n care firmele contractate sunt din ri apropiate de ara de origine a firmei care contracteaz. Fiecare dintre cele patru modele ofer oportuniti privind creterea eficienei i eficacitii, mbuntirea calitii serviciilor i reducerea costurilor care nici nu puteau fi imaginate acum 10-15 ani. n continuare, ne vom opri asupra primelor dou modele enumerate anterior.

6.1.1 Furnizarea serviciilor directe prin intermediul portalurilor

O tendin din ce n ce mai rspndit n domeniul MRU const n oferirea de servicii directe angajailor, prin intermediul portalurilor. Astfel de aplicaii sunt numite ESS Employee Self-Service. ESS este o aplicaie Web care pune la dispoziia angajailor unei companii mijloace electronice n vederea accesrii serviciilor i informaiilor privind resursele umane. Aceste aplicaii ofer accesul la informaii i servicii fie de pe calculatoarele din firm prin intermediul intranet-ului, fie de la distan (de pe calculatoare aflate n afara firmei) prin intermediul Internet-ului. Dintre facilitile oferite angajailor

99

amintim: vizualizarea normelor i a msurilor privind protecia muncii; modificarea datelor personale (adresa, contul bancar, numrul de telefon, studii efectuate etc.); afiarea informaiilor detaliate, curente i istorice legate de salarizare; ntocmirea i naintarea ctre superiori a unor cereri (transfer, concediu de odihn etc.); vizualizarea documentelor privind politicile companiei etc. Ideea de baz din spatele acestui tip de aplicaii const n accesarea direct de ctre angajai a serviciilor specifice MRU, fr a mai fi necesar intervenia angajailor departamentului de resurse umane. n ultimii ani a aprut pe pia o nou generaie de aplicaii ESS care mut centrul ateniei de la activitile cu caracter operaional de administrare a personalului ctre cele de ordin tactic i strategic, precum: planificarea carierei, instruirea i dezvoltarea personalului, evaluarea personalului, analiza posturilor de munc etc. Aceste faciliti noi determin creterea popularitii aplicaiilor ESS. Mai mult, aceste aplicaii se adreseaz i managerilor, motiv pentru care unii autori au introdus conceptul de MSS - Manager SelfService, pe lng cel de ESS. Aplicaiile ESS pot fi regsite pe pia fie ca produse de sinestttoare, fie ca parte component a soluiilor ERP. De exemplu, Oracle i SAP includ astfel de module n produsele lor. Utilizarea ESS implic o serie de avantaje i dezavantaje, prezentate n tabelul 6.1.
Tabelul 6.1 Avantajele i dezavantajele utilizrii ESS Avantaje Dezavantaje Creterea vitezei i calitii serviciilor MRU Apariia unor probleme de securitate de vreme oferite angajailor. ce se permite angajailor s acceseze datele companiei prin intermediul Internet-ului. Sporirea satisfaciei angajailor prin faptul c Rezistena la utilizarea acestor aplicaii din angajaii pot stabili cnd i unde pot accesa partea angajailor, dac ei simt c trebuie s serviciile MRU realizeze sarcini de munc suplimentare, care nainte erau ndeplinite de cei din departamentul de resurse umane. Faciliteaz accesul angajailor la informaiile Angajaii trebuie s aib cunotine de utilizare specifice RU. Ei se pot asigura c informaiile a calculatorului. utilizate de manageri pentru luarea diferitor decizii (stabilirea nivelului salarizrii, a premiilor acordate) sunt corecte i actualizate la zi (informaii privind performanele individuale n munc, rezultatele participrii la instruiri etc). Eliberarea angajailor din departamentul de resurse umane de activitile rutiniere, permindu-le astfel s se concentreze asupra activitilor cu caracter strategic.

6.1.2 Shared services centers

n ultima perioad, un numr din ce n ce mai mare de companii, mai ales cele multinaionale, adopt varianta centrelor de servicii partajate (CSP) pentru organizarea funciei MRU.

100

CSP reprezint o strategie colaborativ n care una sau mai multe funcii ale organizaiei sunt concentrate ntr-o unitate de afaceri semi-autonom, cu scopul reducerii costurilor, obinerii unei eficiene sporite i a furnizrii de servicii mai bune clienilor interni. Acest mod de organizare este mai mult dect simpla unificare i centralizare ntr-o singur locaie a activitilor similare. Ea presupune administrarea acestor activiti ca o unitate de afaceri independent care ofer clienilor si interni servicii la un pre i o calitate competitive comparati cu cele furnizate de firmele specializate. Funciile supuse mai frecvent acestui mod de organizare sunt: financiar-contabil, managementul resurselor umane i managementul sistemelor informaionale. n domeniul resurselor umane, CSP pot oferi oricare serviciu, de la cele operaionale, cum ar fi recrutarea i selecia, salarizarea, administrarea datelor de personal, pn la cele strategice, precum definirea politicii de personal i planificarea resurselor umane. Clienii interni sunt reprezentai de angajai i managerii celorlalte uniti organizatorice (producie, contabilitate, marketing etc). Principalele avantaje oferite de CSP sunt23: partajarea know-how-ului cunotinele, expertiza i cele mai bune practici din domeniul MRU sunt mprtite la nivelul ntregii companii. reducerea costurilor ca urmare a beneficierii de economiile de scar. Un studiu efectuat de The Hackett Group n 2006 relev c peste 60% dintre companiile analizate au obinut reduceri de costuri de pn la 80% ca urmare a organizrii CSP n domeniul MRU24. De exemplu, aceast reducere, poate fi obinut prin achiziia la nivelul ntregii companii a unor servicii de instruire i perfecionare. mbuntirea calitii serviciilor de cele mai multe ori, un CSP este organizat ca un centru de excelen n msur s cunoasc i s aplice cele mai bune practici i politici de resurse umane. Calitatea serviciilor poate consta n creterea disponibilitii informaiilor, eficiena i eficacitatea sporit a activitilor etc. poate reprezenta un prim pas spre externalizare, n cazul n care costurile i calitatea serviciilor oferite de CSP nu sunt satisfctoare, iar managerii celorlalte uniti funcionale consider contractarea serviciilor MRU cu furnizorii externi ca fiind o soluie mai bun. Teste de autoevaluare TA 6.1 1. Enumerai funciile principale ale SIMRU. 2. Descriei trei servicii oferite de aplicaiile ESS i explicai avantajele specifice fiecrui serviciu.
23 24

prelucrare dup http://www.cipd.co.uk/subjects/hrpract/general/hrshrscen.htm, accesat pe 02.11.2009 * * *, New Era for HR Shared Services, BusinessWeek Report Services, 2007

101

3. Descriei dou dintre avantajele ce pot fi obinute prin organizarea centrelor de servicii partajate. Rspuns:

6.2 Evidena datelor privind personalul

Managementul resurselor umane presupune cunoaterea n permanen a strii acestor resurse. De aceea, departamentul Resurse umane trebuie s colecteze i s actualizeze o mare varietate de informaii privind fiecare angajat al organizaiei. Aceste elemente informaionale sunt uneori grupate n dou categorii: date generale de personal i inventarul competenelor profesionale. Datele generale de personal sunt colectate, actualizate i stocate ntr-un fiier sau ntr-o baz de date Personal. Informaiile coninute cu privire la fiecare angajat pot fi foarte variate, mergnd de la numrul de identificare al angajatului (marca), numele i prenumele, adresa, sexul, starea civil, cetenia, data naterii, vechimea n munc, vechimea n specialitate, vechimea n organizaie, studiile generale, studiile de specialitate, numrul de dependeni, numele i vrsta acestora, salariul curent i salariile precedente etc. i pn la talia individului sau chiar numrul purtat la nclminte (pentru gestiunea echipamentului de protecie, de exemplu). Inventarul competenelor profesionale conine informaii relative la fiecare angajat cu privire la experiena n munc, rezultatele diferitelor teste, preferinele sau interesul pentru anumite activiti, competene speciale deinute etc. Astfel de informaii sunt utile

102

managerilor pentru recrutare intern, n cazul apariiei unor posturi vacante, sau pentru identificarea angajailor cu potenial de promovare, transferare sau perfecionare profesional.

6.3 Recrutarea i selecia angajailor

Pentru a rmne competitive n mediul afacerilor globale de astzi, firmele sunt preocupate de gsirea unor modaliti eficiente i eficace de achiziie i pstrare a unei fore de munc nalt calificat. Atingerea acestui obiectiv este facilitat de utilizarea tehnologiilor informaionale, a Internetului n mod special, n activitile de recrutare i selecie.

6.3.1 Recrutarea online

Obiectivul funciei de recrutare const n identificarea i atragerea candidailor calificai pentru a ocupa, n urma seleciei, posturile de munc vacante. Succesul activitii de recrutare depinde de modul cum este ea planificat. SIMRU poate facilita n mod substanial planificarea i realizarea recrutrii. n acest sens, modulul de recrutare trebuie s colecteze datele necesare i s furnizeze informaii corecte i oportune. Datele de intrare ntr-un astfel de modul (funcie) pot avea n vedere: lista locurilor de munc (poziiilor) vacante, furnizat de modulul de eviden a locurilor de munc; lista abilitilor, cunotinelor i calitilor personale pe care trebuie s le aib viitorii angajai la locurile de munc vacante, furnizat de funcia de analiz a posturilor de munc; lista pensionrilor, transferrilor i a plecrilor previzionate, ca i lista competenelor speciale i a preferinelor angajailor, realizate de ctre modulul de eviden a personalului; elemente informaionale privind evaluarea angajailor oferite de sistemul de management al performanei. Alte date de intrare n sistem pot proveni din surse externe, cum ar fi: agenii guvernamentale de ocupare a forei de munc, ntreprinderi private de recrutare i selecie, coli i universiti, reviste de specialitate etc. Ieirea principal a modulului (funciei) de recrutare o constituie planul de recrutare. n acelai timp, acest modul creeaz i ntreine o baz de date Candidai, prin care, alturi de alte elemente informaionale, sunt urmrite performanele n munc ale candidailor angajai, pentru a realiza o evaluare a procedurilor de recrutare i selecie utilizate. ntre produsele software romneti, modulul Resurse umane din SIVECO Applications are componenta de recrutare cea mai avansat la ora actual. Competiia acerb de pe piaa muncii indus de fenomenul globalizrii face ca atingerea obiectivului recrutrii s devin o provocare din ce n ce mai mare. Firmele sunt nevoite s-i extind aria de recrutare dincolo de piaa local i cea naional, cele mai multe adoptnd recrutarea online prin utilizarea Internetului. De pild, n SUA, peste 90%

103

dintre companiile mari apeleaz la Internet pentru recrutarea candidailor n vederea ocuprii posturilor vacante25. Cu toate c recrutarea online ofer o serie de avantaje i beneficii evidente, organizaiile trebuie s ia n considerare i o serie de probleme nainte de a adopta o astfel de strategie. n continuare vom pune n discuie impactul recrutrii online asupra obiectivelor funciei de recrutare, respectiv: costul, durata (viteza) de ocupare a posturilor vacante, respectarea contractului psihologic, satisfacia i rata de retenie, cantitatea, calitatea i diversitatea candidailor. 1. Reducerea costurilor cu ocuparea posturilor vacante Numeroasele studii efectuate demonstreaz c recrutarea online determin reducerea consistent a costurilor cu ocuparea posturilor vacante. Un astfel de studiu arat c organizaiile care au adoptat recrutarea online au obinut o reducere de 95% a costurilor cu recrutarea n comparaie cu metodele tradiionale (anunuri n ziare etc.)26. Rezultatele unor astfel de studii au darul de a convinge orice firm n adoptarea strategiei recrutrii online. Ins, nu trebuie omis c aplicarea unei astfel de strategii ar putea conduce la atragerea unui numr foarte mare de candidai, fapt ce va genera un volum imens de munc n faza de selecie. Drept consecin, reducerea costurilor asociat recrutrii se va traduce ntr-o cretere semnificativ a costurilor asociate seleciei candidailor. Aadar, organizaiile trebuie s ia n considerare costurile ntregului proces de recrutare i selecie atunci cnd decid adoptarea strategiei recrutrii online. Mai mult, adoptarea acestei strategii oblig firmele s adopte proceduri clare de prelucrare a CVurilor candidailor i pentru eliminarea celor care nu au calificrile cerute. Dei exist ncercri de informatizare a acestor proceduri, ele nu sunt nc satisfctoare. 2. Reducerea duratei procesului de angajare Recrutarea online determin reducerea duratei i creterea eficienei procesului de angajare prin rapiditatea cu care sunt colectate, sortate i prelucrate datele candidailor. Conform unor studii, recrutarea online poate conduce la reducerea cu 25% a timpului aferent procesului de angajare. 3. Respectarea contractului psihologic, satisfacia angajailor i rata de retenie Contractul psihologic reprezint o legtur informal, nescris, ntre angajator i angajat, ce cuprinde ateptrile reciproce ale celor dou pri. El ofer bazele pentru colaborarea viitoare dintre cele dou pri, ntr-o manier acceptat economic, social i cultural. Ateptrile care configureaz contractul psihologic privesc aptitudinile i performanele cerute de postul de munc, relaiile sociale (interaciunile cu colegii de munc sau clienii firmei), salariul i alte recompense materiale, cultura organizaional.
25

Cappelli, P., Making the most of on-line recruiting, Harvard Business Review, 2001, 79, pp. 139-146, citat n Kavanagh, M.J., Thite, M. (coord.), Human resource information system. Basics, Applications, and Future Directions, Sage Publications, 2009, p. 280 26 Kavanagh, M.J., Thite, M. (coord.), Op.cit., p. 280

104

Cele trei obiective puse n discuie - ndeplinirea contractului psihologic, satisfacia angajailor i retenia angajailor - sunt strns legate ntre ele. nclcarea contractului psihologic poate determina apariia insatisfaciei n rndul angajailor i prsirea organizaiei de ctre acetia. De aceea, informaiile furnizate de ctre candidat i firma care recruteaz au o importan crucial n procesul de recrutare. Organizaiile trebuie s evite furnizarea de informaii inexacte, vagi sau cu tent optimist exagerat. Recrutarea online poate facilita realizarea contractului psihologic prin faptul c organizaiile pot utiliza spaiul vast de pe site-ul Web propriu pentru a furniza un volum mare de informaii astfel nct s creeze ateptri realiste n rndul potenialilor candidai. n plus, un site Web permite postarea informaiilor n timp real, oferind astfel garanii privind exactitatea i oportunitatea informaiilor furnizate. De asemenea, companiile trebuie s se asigure c mesajele transmise prin intermediul site-urilor lor vor produce contractul psihologic care s poat fi ndeplinit de ambele pri, angajat i angajator. Site-ul Web reprezint un instrument preios n furnizarea unui mesaj realist de recrutare. Iat cteva exemple: utilizarea spaiului nelimitat pentru postarea informaiilor care s ofere o imagine corect asupra postului de munca scos la concurs, a condiiilor de lucru din firm, a culturii organizaionale; postarea unor clipuri video sau a imaginilor captate n timp real cu ajutorul camerelor web care s prezinte condiiile de lucru din firm; crearea cadrului de comunicare ntre candidai i angajaii firmei n legtur cu condiiile de munc. 4. Cantitatea, calitatea i diversitatea candidailor Recrutarea online este o modalitate foarte convenabil pentru candidai deoarece este disponibil 24 de ore pe zi i 7 zile pe sptmn, iar ncrcarea CV-urilor pe site-ul unei firme poate dura doar cteva secunde. Aceste avantaje ncurajeaz candidaii s se nscrie la un concurs de ocupare a postului fr a mai ine seama de calificrile solicitate de post, rezultnd un numr foarte mare de candidai pentru un post. Pentru a evita astfel de situaii, organizaiile trebuie s prevad soluii de eliminare a candidailor care nu corespund cerinelor postului. O astfel de soluie const n utilizarea unui sistem de management al CV-urilor care, prin intermediul mecanismelor de cutare a cuvintelor, s reduc numrul candidailor (presupune cutarea unor cuvinte cheie n legtur cu cerinele postului). Un alt dezavantaj al recrutrii online privete calitatea i diversitatea candidailor deoarece aria de selecie este limitat la utilizatorii de Internet. Numeroase studii arat c structura utilizatorilor de Internet nregistreaz diferene mari n funcie de vrst, nivelul studiilor, sexul, apartenena la grupuri de minoriti etnice sau de alt natur, etc. Astfel, ponderea utilizatorilor este mai mare n rndul brbailor, a tinerilor i a celor cu studii superioare. Inerent, aceste caracteristici au un impact negativ asupra recrutrii online deoarece limiteaz posibilitatea atragerii candidailor femei, a celor mai n vrst sau a

105

celor cu mai puine studii. Prin urmare, exist riscul ca firmele care se bazeaz exclusiv pe recrutarea online s aib o structur a forei de munc cu un nivel sczut de diversitate, ceea ce poate mpiedica crearea unui mediu de lucru creativ i inovativ. n concluzie, organizaia trebuie s-i defineasc o strategie de recrutare adecvat i ancorat la strategia general. De exemplu, dac se dorete angajarea unui specialist n sisteme informaionale pentru resurse umane, atunci apelarea la recrutarea online se poate dovedi eficient i eficace, ns pentru angajarea pe posturi mai puin tehnice (secretar sau merceolog) este recomandat utilizarea metodelor tradiionale. Aadar, recrutarea online trebuie utilizat n combinaie cu metodele tradiionale (anunuri n ziare, trguri de locuri de munc etc.).

6.3.2 Selecia candidailor

Obiectivul procesului de selecie const n alegerea celor mai buni candidai conform cerinelor posturilor scoase la concurs. Calitatea sistemului de selecie poate fi apreciat ca msura n care candidaii cu rezultatele cele mai bune la testele de selecie au i cele mai bune rezultate dup angajare. De exemplu, dac lum n considerare productivitatea muncii (numrul produselor asamblate sau a celor vndute) atunci ar trebui s se constate c cei care au obinut punctaj mai mare n procesul de selecie au productivitate mai mare dup angajare. Prin urmare, SIMRU trebuie conceput astfel nct el s furnizeze informaii utile pentru analiza i verificarea pertinenei instrumentelor i metodelor de selecie utilizate (teste, interviuri) sau pentru probarea conformrii cu legislaia care reglementeaz recrutarea i selecia personalului. Soluiile informatice pentru funcia de selecie pot lua forma unor baterii de teste computerizate, interviuri asistate de calculator sau chiar sisteme expert de selecie pentru anumite posturi de munc de importan deosebit. Cea mai comun utilizare a tehnologiilor informaionale n procesul de selecie rmne testarea i evaluarea individual a candidailor i a angajailor cu ajutorul calculatorului. Cele mai importante instrumente de testare i evaluare individual pot fi implementate cu ajutorul calculatorului. Amintim n acest sens: testele de cunotine, testele de abilitate i cele de aptitudini, testele de personalitate i simularea situaiilor de munc. Apelarea la testarea asistat de calculator, mai ales testarea online, ridic o serie de probleme, de care specialitii n resurse umane trebuie s fie contieni. O prim problem vizeaz comparabilitatea rezultatelor obinute prin testarea tradiional (cu pix i hrtie) i cea cu ajutorul calculatorului. Multe organizaii folosesc cele dou forme de testare n mod alternativ, n funcie de disponibilitatea calculatoarelor n momentul i locaia unde se efectueaz testarea, considernd c rezultatele vor fi aceleai indiferent de forma de testare aplicat27. Aceast supoziie poate fi adevrat n cazul testelor de personalitate, de exemplu, ns nu i n cazul testelor de aptitudini sau a celor
27

Kavanagh, M.J., Thite, M. (coord.), Op.cit., p.293

106

care presupun limit de timp. Este uor de imaginat c testarea tradiional, n care candidatul trebuie s nscrie rspunsurile sale cu pixul pe o gril separat de foaia cu ntrebri, i n care el trebuie s fie foarte atent pentru a nu decala rspunsurile, solicit un timp mai mare dect testarea pe calculator, n care candidatul vede la un moment dat doar o singur ntrebare i variantele sale de rspuns i alege o variant printr-un simplu click de mouse. n mod evident, candidaii care susin testul pe calculator sunt net avantajai fa de cei care folosesc pixul i hrtia. A doua problem pus n discuie se refer la validitatea i securitatea testrii online. Aceast modalitate de testare poate fi administrat n aceeai manier ca i testarea tradiional sau cea realizat pe un calculator stand alone, numai c ele se desfoar ntro locaie anume i sub supravegherea unei persoane care are rolul de a instrui candidaii, de a verifica identitatea lor i de a supraveghea sesiunea de testare. Testarea online poate fi efectuat i fr asigurarea unei supervizri, modalitate care este atractiv att pentru candidai, deoarece testele pot fi susinute oriunde i oricnd, ct i pentru organizaii, care vor obine o important reducere a costurilor. ns, o astfel de abordare prezint dou neajunsuri mari: verificarea identitii candidailor i prevenirea posibilitilor de triare. n cazul testrii online nesupravegheate exist riscul ca altcineva s susin testul n locul candidatului sau ca acesta s foloseasc resurse nepermise (cum ar fi motoarele de cutare pe Internet) pentru aflarea rspunsurilor. Verificarea identitii candidailor s-ar putea face prin sistemele video n timp real sau prin metodele biometrice, dar aceste soluii sunt nc scumpe. O alt soluie ar presupune retestarea candidailor calificai dup prima rund, ns de aceast dat apelnd la testarea online supravegheat. Aceast soluie prezint inconvenientul diminurii confortului candidailor i creterii costurilor procesului de selecie. Un alt dezavantaj asociat testrii online vizeaz securitatea coninutului testelor. De vreme ce ele sunt accesibile online exist riscul accesrii lor neautorizate sau chiar a alterrii lor. O alt modalitate de testare i evaluare cu ajutorul calculatorului const n simularea situaiilor de munc. TI permit crearea unor situaii de munc virtuale care s reflecte cu fidelitate sarcinile de lucru aferente postului scos la concurs. Datorit faptului c ofer o corelare mai bun ntre rezultatele testrii i performanele obinute dup angajare dect alte instrumente de testare, pare foarte tentant utilizarea simulrii cu ajutorul calculatorului ca instrument de evaluare. Trebuie luate n considerare ns costurile mari asociate i aria restrns de aplicabilitate, deoarece poate fi administrat doar candidailor familiarizai cu postul de munc respectiv sau celor care au fost instruii n acest sens.

6.4 Evidena timpului de munc i calculul retribuiilor

Funcia de eviden a timpului de munc presupune ca SIMRU s nregistreze date i s furnizeze informaii cu privire la: prezena la lucru a angajailor, pe locurile de munc

107

ale acestora; timpul petrecut de angajai n zilele libere legal cuvenite, n concediu de odihn, n concediu medical i n concediu fr plat; absenele nemotivate ale angajailor etc. Procedurile manuale de eviden au la baz completarea unui formular numit adesea Foaie colectiv de prezen sau Pontaj. De regul, facilitile de eviden a timpului de munc sunt integrate n aplicaiile (modulele) de calcul al retribuiilor. Un exemplu de ecran pentru culegerea datelor privind pontajele este prezentat n figura 6.1.

Figura 6.1 Pontaj lunar realizat cu ajutorului software-ului Clarvision

Calculul retribuiilor a fost prima funcie din domeniul gestiunii ntreprinderilor care a beneficiat de utilizarea calculatoarelor, dat fiind volumul mare al datelor i complexitatea prelucrrilor efectuate. O astfel de aplicaie calculeaz i listeaz drepturile bneti cuvenite angajailor pe anumite perioade de timp. Drepturile bneti includ att salariile pentru munca prestat (calculate dup sistemul de salarizare n regie sau n acord), ct i diferite sporuri la salarii (pentru vechimea n munc, pentru munca de noapte, pentru condiii deosebite de munc etc.), indemnizaii legate de retribuii (de conducere, de concediu de odihn, de concediu medical etc.) sau stimulente financiare de diferite forme (premii individuale, gratificaii etc.). De asemenea, modulul de calcul a retribuiilor asigur gestionarea informaiilor i ntocmirea documentelor de plat aferente unor recompense financiare oferite ocazional angajailor, cum ar fi premiile pentru realizri deosebite sau gratificaiile (primele de participare la profit).

6.5 Evidena i analiza posturilor de munc

Evidena locurilor de munc presupune identificarea fiecrui loc de munc din organizaie, a titlului postului n care locul de munc se ncadreaz i a angajatului care ocup n mod curent locul de munc respectiv. Informaiile de ieire din acest modul iau, n principal, dou forme: lista locurilor de munc ocupate pe departamente i/sau pe posturi de munc i lista locurilor de munc vacante pe departamente i/sau pe posturi de munc. Elementele informaionale din prima list sunt necesare, de exemplu, pentru evidena utilizrii timpului de munc al angajailor

108

i, pe aceast baz, pentru calculul recompenselor cuvenite salariailor. Aceleai informaii, combinate cu altele din sistemul de eviden a personalului pot fi utile managerilor pentru analiza complex a disponibilului de personal pe diferite subdiviziuni ale organizaiei. Pe de alt parte, analiza informaiilor din lista posturilor de munc vacante poate fi util pentru planificarea recrutrii personalului sau pentru identificarea acelor posturi de munc cu o mare fluctuaie a angajailor. Majoritatea produselor software de tip ERP au o component de structurare organizatoric i eviden a posturilor de munc n modulele lor de Resurse umane. Astzi, SIMRU nu se limiteaz la simpla eviden a posturilor de munc ci ofer sprijin i n analiza posturilor de munc. Analiza posturilor reprezint procesul de obinere sistematic a informaiilor privind posturile de munc dintr-o organizaie determinnd obligaiile, sarcinile i activitile specifice fiecrui post, i care stau la baza stabilirii cunotinelor, abilitilor i aptitudinilor necesare. Ea presupune o investigare aprofundat a tuturor aspectelor legate de profilul postului respectiv. Rezultatul analizei posturilor se concretizeaz n dou componente: descrierea postului i specificarea postului. Descrierea postului vizeaz obiectivele, sarcinile i responsabilitile postului, precum i condiiile i standardele de performan avute n vedere pentru realizarea sarcinilor i responsabilitilor respective. Specificarea postului descrie abilitile, cunotinele, experiena i celelalte caracteristici personale necesare ocupantului postului pentru a se achita n mod optim de sarcinile prevzute. Pe scurt, descrierea postului descrie munca, iar specificarea postului descrie omul. Analiza posturilor este considerat inima oricrui sistem de management a resurselor umane. Importana sa este relevat de faptul c rezultatele sale sunt utilizate n aproape toate celelalte funcii ale MRU. Astfel, ea joac un rol crucial n planificarea resurselor umane ntruct determin cunotinele, abilitile i aptitudinile solicitate de posturile prognozate a fi create n cazul extinderii activitii companiei. De asemenea, descrierea i specificarea posturilor, rezultatele principale ale analizei posturilor, sunt utilizate la stabilirea contractului angajatului, n procesul de recrutare i selecie, n cadrul funciei de instruire i dezvoltare, la evaluarea personalului, la evaluarea posturilor sub aspectul utilitii lor relative pentru organizaie n vederea clasificrii posturilor n diferite grile de salarizare etc. Datele de intrare necesare ndeplinirii funciei de analiz a posturilor provin din mai multe surse: interviuri cu managerii posturilor de munc analizate sau cu ocupanii posturilor de munc, de la organizaii profesionale, instituii guvernamentale (Ministerul Muncii, Solidaritii Sociale i Familiei, de exemplu) i altele. Tehnologiile informaionale ofer numeroase faciliti n sprijinul ndeplinirii obiectivelor analizei posturilor. Dintre acestea amintim: generarea fielor posturilor prin tehnica sondajelor online;

109

furnizarea de chestionare online privind analiza posturilor celor care ocup posturile i superiorilor acestora analiza statistic asistat de calculator a rezultatelor obinute prin chestionare; asigurarea corectitudinii i oportunitii coninutului descrierii i specificrii posturilor prin utilizarea tehnologiei portalurilor; de pild, dac intervine o procedur de lucru nou sau ca urmare a revizuirilor periodice, persoanele implicate, ocupantul postului i superiorul su, pot accesa fia postului prin intermediul portalului pentru efectuarea ajustrilor necesare. Astzi, exist pe pia software specializat pentru analiza posturilor. Un exemplu sugestiv este Description Now, component a aplicaiei Ultimate Employer a firmei americane KnowledgePoint. Un alt exemplu este Occupational Assessor, furnizat de Economic Research Institute28. n afara facilitilor privind administrarea chestionarelor online, acest software pune la dispoziie o baz de date actualizat cu peste 20.000 de fie de posturi (din pcate pe specificul firmelor din SUA) i 99 de nsuiri (fizice, cognitive, de temperament, etc) ale angajailor ce pot fi de mare ajutor specialitilor n resurse umane la ntocmirea de fie de post. O alt facilitate const n adugarea unor criterii de filtrare n vederea gsirii unor posturi alternative pentru un angajat n funcie de interesele, aptitudinile i abilitile sale. Teste de autoevaluare TA 6.2 1. Explicai cum pot sprijini tehnologiile informaionale ndeplinirea contractului psihologic. 2. Enumerai dou modaliti de utilizare a tehnologiilor informaionale n sprijinirea funciei de analiz a posturilor. Rspuns:

28

http://www.erieri.com/index.cfm?FuseAction=EDOT.Main, accesat pe 21.10.2009

110

6.6 Instruirea i dezvoltarea profesional a angajailor

Globalizarea i schimbarea continu a cerinelor clienilor privind serviciile i standardele de calitate oblig firmele la un proces prepetuu de transformare i mbuntire a activitii sale pentru a rmne competitive, proces n care natura muncii i structura organizatoric sunt supuse unor schimbri rapide. Concepte precum economia bazat pe cunoatere, lucrtorii cunoaterii sau revoluia digital subliniaz faptul c, pentru a putea supraveui n mediul de afaceri n continu schimbare de astzi, organizaiile trebuie s aib capacitatea de a genera cunotine noi, de a le transfera i mprti, de a inova n permanen. n acest context, o atribuie important a SIMRU o constituie planificarea i gestiunea programelor de perfecionare profesional i dezvoltarea a carierei angajailor. Training-ul (pregtirea i perfecionarea profesional) oferit de ctre organizaie angajailor ei trebuie s corespund cu necesitile posturilor de munc din organizaie, aa cum au fost ele identificate prin combinarea informaiilor furnizate de funcia de eviden i analiz a posturilor de munc. Pentru a sprijini managementul perfecionrii i dezvoltrii profesionale, sistemul informaional trebuie s creeze i s ntrein o baz de date n care s se regseasc informaii despre: instructorii actuali i poteniali, cursanii actuali i poteniali, coninutul i programul cursurilor, seminariilor sau lucrrilor practice, succesul aciunilor de perfecionare deja realizate, aa cum se contureaz el prin examenele (testele) susinute i prin performanele ulterioare ale cursanilor.

6.6.1Abordarea sistemic a instruirii i dezvoltrii personalului

Exist numeroase modele de organizare a instruirii i dezvoltrii personalului (I&Dp) adoptate de ctre companii, ns cel mai ntlnit este abordarea sistemic. Abordarea sistemic a procesului de instruire i dezvoltare profesional presupune parcurgerea a patru etape strns legate ntre ele, prezentate n figura 6.2. Cele patru etape au fost aranjate sub forma unui ciclu pentru a scoate n eviden caracterul continuu al procesului de instruire i dezvoltare. Acest model i gsete o larg aplicabilitate n dezvoltarea SIMRU, de vreme ce multe aplicaii informatice pentru I&Dp sunt proiectate n baza celor patru etape29. n continuare vom face o scurt prezentare a celor patru etape din perspectiva SIMRU.

29

Stewart, J., Employee development practice, London: Financial Times/Pitman, 1999, citat n Kavanagh, M.J., Thite, M. (coord.), Op.cit., p. 313

111

Identificarea nevoilor I&Dp Scopul acestei etape const n identificarea discrepanelor ntre cunotinele i aptitudinile existente i cele cerute, n prezent i n viitor, la nivelul organizaiei. n cadrul acestei etape se evalueaz validitatea obiectivelor i iniiativelor I&Dp, se stabilesc prioritile acestora.
Identificarea nevoilor privind I&Dp

Evaluarea eficientei I&Dp

Proiectarea solutiilor de I&Dp

Implementarea solutiilor de I&Dp

Figura 6.2 Abordarea sistemic a instruirii i dezvoltrii personalului

Caracterul comprehensibil i complexitatea activitilor derulate n aceast faz solicit utilizarea SIMRU pentru colectarea, stocarea i analiza datelor privind nevoile I&Dp, care s asigure furnizarea de informaii corecte i actualizate. Sursele de date pentru astfel de aplicaii sunt numeroase: analizele statistice efectuate la nivelul companiei, descrierea posturilor de munc, rezultatele evalurilor anterioare ale personalului, datele biografice i istoricul instruirilor pentru fiecare angajat etc. Proiectarea soluiilor I&Dp Astzi exist o mare varietate de metode instruire i perfecionare, iar progresele rapide nregistrate de tehnologiile informaionale fac ca numrul acestora s creasc. Dintre acestea, enumerm: rotaia personalului pe posturile de munc, simulrile, studii de caz, cursuri externe i workshop-uri, jocurile de afaceri. n ultimii ani, dezvoltarea rapid a tehnologiilor informaionale i de comunicaie, n special a Internetului i a tehnologiei Web, a consacrat o nou abordare n educaie, referit sub numele e-learning. E-learning nseamn aplicarea tehnologiilor informaionale n procesul de nvare prin distribuirea coninutului informaiei pe diferite ci electronice: Internetul i intranetul, sateliii de comunicaie, sistemele audio/video, televiziunea interactiv. nvarea bazat pe Web mai este numit i nvarea online. O caracteristic important a nvrii online o reprezint colaborarea digital, care are la baz comunicarea cu ajutorul tehnologiilor Internetului. Colaborarea digital este vital pentru desfurarea eficient a activitii n cadrul echipelor virtuale i, mai ales, faciliteaz transferul nvrii ntre cursani. Tehnologiile colaborative bazate pe Intranet, precum Groupware, faciliteaz distribuirea i organizarea informaiei la nivelul firmei prin combinarea potei electronice (e-mail), managementul documentelor i a buletinelor

112

electronice de informaii. Cea mai cunoscut soluie software de tip groupware este Lotus Notes. Tehnologiile colaborative bazate pe Internet (precum blog-urile, forum-urile de discuii) joac un rol important n dezvoltarea nvrii informale de-la-egal-la-egal, care este mult mai rapid i mai flexibil dect modalitaile formale-tradiionale de instruire30. Alegerea e-learning n instruirea i dezvoltarea personalului trebuie s ia n considerare o serie de avantaje i dezavantaje att pentru angajai, ct i pentru organizaii. Ele sunt prezentate n tabelul 6.2. Avantajul cheie l reprezint flexibilitatea procesului de instruire, iar dezavantajul principal este legat de lipsa contactului direct, fa n fa, ntre cursani i acetia i instructori.
Tabelul 6.2 Avantajele i dezavantajele e-learning-ului (prelucrare dup Ghilic-Micu, B., Stoica, M., Organizaia virtual, Editura Economic, 2004, p.266) Avantaj Descriere Flexibilitate Ofer cursantului posibilitatea de a alege ce, unde, cnd i cum s nvee. Utilizarea Web-ului i capacitatea ridicat a calculatoarelor permit nvarea 24 de ore pe zi, 7 zile pe sptmn. Reducerea costurilor n primul rnd, sunt eliminate costurile cu transportul deoarece nu mai este necesar ca instructorul i cursanii s se afle n acelai loc. De asemenea, sunt eliminate costurile cu instructorii, cu nchirierea spaiilor pentru cursuri. Studiile arat c organizaiile din SUA i-au redus costurile cu 50-70% cnd au nlocuit instruirea tradiional cu livrarea electronic a cursurilor. Personalizarea Este posibil crearea unor soluii de nvare adecvate profilului procesului de nvare individual al fiecrui cursant. Fiecare individ are propriul ritm de asimilare i se bazeaz pe un anumit tip de memorie n procesul de nvare. Unii cursani au un randament mai bun seara, alii la primele ore ale dimineii. Nu n ultimul rnd, angajaii unei companii au nevoi diferite de nvare, iar instruirea clasic propune aceleai cursuri tuturor angajailor. Crete gradul de nvmntul electronic poate fi mai stimulator i mai ncurajator dect interactivitate i cel tradiional; materialele de curs pot conine elemente de colabrare ntre cursani interactivitate precum simulrile. Este mai puin stresant Se elimin teama de a grei n faa unui grup de oameni. Posibilitatea de a Cursanii sunt mai uor de monitorizat, putnd fi urmrite operaiile msura eficacitatea efectuate, numrul de teste date etc. programului de instruire Dezavantaje Descriere Lipsa contactului Acestui sistem de instruire i se reproeaz adesea "dezumanizarea". uman Solicit abiliti de Cursanii care nu sunt familiarizai cu calculatorul necesit o instruire lucru cu calculatorul n acest sens, fapt ce ar putea spori costurile i timpul dedicat instruirii. Dificulti de ordin Implementarea unui asemenea sistem solicit existena unei tehnic infrastructuri, a unor calculatoare performante, a unor linii de acces rapid la Internet etc.
30

Frauenheim, E., Your co-worker, your teacher: Collaborative technology speeds peer-peer learning, Workforce Management, 86(2), 2007, citat n Kavanagh, M.J., Thite, M. (coord.), Op.cit., p. 317

113

Implementarea soluiilor I&Dp Aceast etap este strns legat de etapa de proiectare, deoarece proiectarea soluiilor de instruire va determina modalitatea de implementare. De exemplu, dac o organizaie dorete lansarea e-learning pentru toi angajaii prin intermediul intranetului companiei, atunci vor trebui asigurate condiiile ca fiecare angajat s aib acces la intranet. Realizarea cu succes a implementrii impune elaborarea unui plan pentru derularea acestei etape care s conin: resursele necesare, perioada n care se va efectua instruirea, cine va facilita instruirea, modul n care va fi efectuat instruirea. Resursele necesare depind de metoda de instruire aleas. Instruirea tradiional solicit spaii fizice pentru instruire, echipamente (proiectoare video, instalaii de sunet etc), personal de instruire etc. Instruirea asistat, bazat pe e-learning, necesit investiii iniiale n tehnologii informaionale i de comunicaie. Evaluarea eficienei i eficacitii msurilor I&Dp Procesul de evaluare ncepe cu analiza nevoilor de instruire i dezvoltare n vederea transpunerii acestora n rezultate msurabile. Pasul urmtor const n definirea strategiei de evaluare n funcie de metodele de instruire utilizate. n final se efectueaz evaluarea iar rezultatele obinute sunt supuse analizei n vederea furnizrii feed-back-ului necesar lurii deciziilor privitoare la viitoarele iniiative de instruire i dezvoltare a personalului. SIMRU joac un rol important n sprijinirea acestei etape, el gestionnd un volum mare de date privind msurile I&Dp i performanele obinute. Rolul SIMRU, n acest context, este de a compara datele privind performanele angajailor anterior instruirii cu cele obinute ulterior, evideniind astfel amploarea procesului de transfer a nvrii.

6.6.2 Software pentru instruirea i dezvoltarea profesional a angajailor

SIMRU conin module care se adreseaz funciei de instruire i dezvoltare a personalului. De exemplu, componenta colarizare din modulul Resurse umane al sistemului integrat SIVECO Applications are importante faciliti de sprijinire a managementului perfecionrii i dezvoltrii profesionale. n mod tradiional, aceste module se limitau la simpla administrare a activitilor I&Dp, oferind posibilitatea nregistrrii datelor generale despre angajai i cursurile de instruire i determinarea costurilor cu formarea personalului. Astzi exist software dedicat managementului instruirii i dezvoltrii personalului care extinde considerabil facilitile oferite. Aceste soft-uri sunt referite sub denumirea de sistem integrat de management al nvrii i cunotinelor (LMS - Learning Management Systems).

114

Figura 6.3 Specificarea caracteristicilor cursurilor n componenta colarizare din SIVECO Applications

LMS este un software bazat adesea pe tehnologiile Web i utilizat pentru planificarea i gestionarea tuturor activitilor legate de formarea personalului, de la analiza nevoilor de instruire i dezvoltare a personalului pn la evaluarea rezultatelor instruirii (vezi etapele prezentate anterior). Principalele faciliti oferite sunt: programarea i furnizarea accesului la cursuri de formare, stabilirea aciunilor de instruire n funcie de aptitudinile i certificrile necesare, crearea cursurilor de instruire, oferirea accesului online la cursuri, evaluarea aciunilor de instruire, urmrirea prezenei la cursuri i a rezultatelor instruirii, managementul aptitudinilor, analiza performanelor angajailor etc. Scopul unui astfel de instrument este acela de a oferi organizaiilor o abordare structurat i sistematic a procesului de nvare i a dezvoltrii personalului. LMS nregistreaz o popularitate n cretere rapid n contextul n care organizaiile sunt preocupate de utilizarea tehnologiilor informaionale pentru oferirea unei metode eficiente i eficace de distribuire a nvrii i cunotinelor la nivelul ntregii organizaii. O alt categorie de software, strns legt de LMS, o reprezint sistemul de management al coninutului nvrii (LCMS - Learning Content Management System). Aceast tehnologie poate fi utilizat pentru dezvoltarea i publicarea coninutului cursurilor de instruire care vor fi furnizate prin intermediul LMS. LCMS este un mediu multiutilizator care permite crearea, stocarea, actualizarea i reutilizarea coninutului nvrii electronice (e-learning) n cadrul unui depozit central format din uniti de nvare. Organizarea coninutului cursurilor n uniti de nvare faciliteaz reutilizarea coninutului unui curs pentru crearea altuia.

115

n ultimii ani, cei mai mari furnizori de LMS (SumTotal Systems, Saba, Oracle, SAP) au inclus n produsele lor o component distinct care trateaz managementul succesiunii31. Un exemplu sugestiv n aceast privin este componenta Dezvoltarea carierei din modulul Resurse umane al sistemului integrat CLARVISION. Managementul succesiunii, ca i component a SIMRU, ofer urmtoarele funcionaliti: sunt evideniate posturile cheie din cadrul organizaiei, sunt identificai angajaii care ar putea ocupa aceste posturi, n cazul eliberrii lor din diferite motive (pensionri, plecri, destituiri, etc.), sunt planificate i urmrite aciunile de perfecionare profesional a indivizilor respectivi pentru a face fa viitoarelor posturi n care vor fi promovai.

6.7 Managementul performanelor

Multe organizaii evalueaz n mod regulat munca angajailor pentru a lua decizii cu privire la acordarea recompenselor pe baz de merit, creterea salariilor (recompenselor), transferuri, promovri etc. De regul, noii angajai sunt evaluai la sfritul primelor ase luni de activitate n organizaie, iar ceilali angajai, o dat pe an. Sistemele informaionale de management al performanei produc i ofer informaii cu privire la performanele angajailor din dou surse: msurarea i nregistrarea performanelor directe realizate de ctre angajai (numr de piese sau operaii executate, de exemplu), evaluarea performanelor de ctre superiori. n mod corespunztor, n sistemul informaional putem regsi dou aplicaii mai importante: un sistem de urmrirea a performanei directe, de regul dezvoltat n strns legtur cu sistemul de urmrire a produciei, i un sistem de asistare a evalurii performanei de ctre superiori. Acesta din urm faciliteaz evaluarea de ctre manageri a subordonailor lor, prin setul de formulare de evaluare afiate pe ecranul calculatorului sau terminalului utilizat i prin maniera simpl, convivial n care informaiile sunt introduse n sistem. Teste de autoevaluare TA 6.3 1. Ce informaii trebuie s gestioneze SIMRU pentru a sprijini managementul dezvoltrii profesionale? 2. Explicai importana tehnologiilor colaborative n procesul de nvare. Rspuns:

31

http://en.wikipedia.org/wiki/Talent_management_systems, accesat pe 18.10.2009

116

6.8 Planificarea resurselor umane

n general, scopul planificrii resurselor umane este acela de a asigura omul potrivit la locul potrivit ntr-o organizaie, astfel nct obiectivele acelei organizaii s poat fi realizate. Desigur, prin planificare pot fi avute n vedere diferite orizonturi de timp i diferite dimensiuni (arii de cuprindere) ale organizaiei. n esen, planificarea forei de munc are dou componente de baz: prognoza cererii de personal i prognoza ofertei de personal. Cererea viitoare de personal (pe un orizont strategic dat) poate fi estimat pornind de la planurile strategice de ansamblu ale organizaiei. Scopul este acela de a aprecia care sunt diferitele tipuri de posturi de munc (meserii, funcii) de care organizaia are nevoie n viitor i ce numr de poziii (locuri de munc) vor fi necesare pentru fiecare tip de post. Informaiile necesare pot fi preluate din sistemele informaionale interne ale organizaiei (de exemplu, din sistemul de planificare a capacitilor de producie, sistemul de planificare a vnzrilor, sistemul de analiz a posturilor de munc etc.) sau pot fi procurate din surse externe (statistici guvernamentale, asociaii ale productorilor/operatorilor din anumite ramuri de activitate, firme specializate care ofer acces on-line pentru consultarea unor baze de date publice etc.). Numrul de poziii pentru fiecare tip de post de munc evideniat constituie necesarul brut de personal. Oferta viitoare de personal poate fi estimat pornind de la disponibilul de personal existent la un moment dat n organizaie. Informaiile preluate din sistemele informaionale de eviden a personalului, de eviden a locurilor de munc i de analiz posturilor de munc sunt relativ uor convertite ntr-un disponibil curent de personal, care specific, pentru fiecare post de munc existent n organizaie, numrul de persoane care dein abilitile/deprinderile/cunotinele necesare pentru ocuparea postului. Disponibilul curent de personal este apoi convertit ntr-un disponibil previzionat de personal - pe orizontul de prognoz dat -, n principal prin extrapolarea tendinelor deja manifestate de evoluia natural a personalului (pensionri, plecri, transferri, promovri etc.)

117

Comparnd necesarul brut de personal cu disponibilul previzionat de personal, sistemul de planificare a forei de munc determin un necesar net de personal, pentru fiecare tip de post de munc n parte. Acest necesar net de personal poate fi pozitiv sau negativ, ceea ce va impune, la momentul oportun, declanarea unor aciuni corespunztoare: recrutarea, selecia, perfecionarea i dezvoltarea personalului, n primul caz, restrngerea personalului prin concediere, ncurajarea pensionrii nainte de termen, ncurajarea plecrilor benevole etc., n al doilea caz.

6.9 Alte funcii ale SIMRU

n afara funciilor prezentate anterior, SIMRU mai poate ndeplini i altele: Raportare extern. Cadrul legislativ oblig organizaiile care utilizeaz munc salariat s comunice diferite informaii privind angajaii lor unor instituii abilitate ale statului. Astfel de instituii sunt Institutul Naional de Statistic, Ministerul Finanelor Publice, Ministerul Muncii, Solidaritii Sociale i Familiei, Ministerul Sntii i altele, care primesc informaii privind resursele umane ale organizaiilor prin reprezentanele lor n teritoriu. Sprijinirea negocierilor cu angajaii. Sarcinile complexe pe care le au managerii implicai n negocieri individuale sau colective cu angajaii sunt substanial facilitate prin accesul rapid la informaiile oferite de ctre SIMRU. O contribuie important la nlesnirea negocierilor colective de munc pot avea i aplicaiile informatice special concepute n acest scop. Astfel de aplicaii ofer evaluri ad-hoc (n timp real) ale consecinelor propunerilor avansate n negocieri, sub aspectul, de exemplu, al costurilor cu retribuiile ce vor reveni organizaiei sau sub aspectul discrepanelor dintre ctigurile salariale ale diferitelor categorii de angajai. Componenta esenial a unei aplicaii de acest gen o constituie modelul de simulare ncorporat. Variabilele de intrare n model sunt preluate din celelalte componente ale SIMRU (evidena personalului, evidena locurilor de munc, calculul salariilor etc.) sau, n cazul variabilelor decizionale, sunt introduse direct de ctre echipa managerial de negociere.

6.10 Rspunsuri la testele de autoevaluare

TA 6.1 1) Administrarea datelor privind personalul; planificarea resurselor umane, recrutarea i selecia, analiza posturilor de munc, instruirea i dezvoltarea profesional a angajailor, calculul retribuiilor, managementul performanelor, raportri privind personalul. 2) Afiarea informaiilor detaliate legate de salarizare; ntocmirea i naintarea

118

ctre superiori a unor cereri; instruirea personalului. Pentru avantaje vezi tabelul 6.1 3) Reducerea costurilor, ca efect al economiilor de scar; creterea calitii serviciilor.
TA 6.2 1) Utilizarea siteurilor Web pentru publicarea unui volum mare, real si actualizat de informaii; facilitatea comunicrii ntre candifai i angajai prin forumuri, reele sociale, portaluri. 2) Utilizarea tehnologiei portalurilor pentru asigurarea corectitudinii i oportunitii

coninutului descrierii i specificrii posturilor; furnizarea de chestionare online privind analiza posturilor. TA 6.3 1) Despre instructorii actuali i poteniali, participanii la cursuri, rezultatele obinute, programul aciunilor de perfecionare, performanele ulterioare ale angajailor etc. 2) Vezi p. 117.

6.11 Lucrare de verificare

Rspundei la urmtoarele ntrebri i probleme: 1. Care sunt modelele de administrare a MRU n contextul sprijinului oferit de tehnologiile informaionale? 2. Care model de administrare a funciei MRU recomandai a fi aplicat unei firme de distribuie de dimensiune medie (cca 100 angajai, majoritatea lor fiind ageni care-i desfoar activitatea pe teren)? Argumentai. 3. Enumerai intrrile i ieirile informaionale aferente unei funcii a SIMRU, la liber alegere. 4. Descriei un avantaj i un dezavantaj al recrutrii on-line. 5. Prezentai posibilitile de aplicare a tehnologiei portalurilor pentru dou funcii ale MRU. Explicai avantajele i riscurile asociate. 6. Descriei posibilitile de aplicare a instrumentelor Web 2.0 n MRU.

6.12 Bibliografie
1. Kavanagh, M.J., Thite, M. (coord.), Human resource information system. Basics, Applications, and Future Directions, Sage Publications, 2009, p. 274-320

BIBLIOGRAFIE

119

Bibliografie general
1. Airinei, D. Depozite de date, Ed. Polirom, Iai, 2002 2. Airinei, D., .a., Instrumente software pentru afaceri, Ed. Sedcom Libris, Iai, 2007 3. Fotache, D., Hurbean, D., Soluii informatice integrate pentru gestiunea afacerilor - ERP, Editura Economica, Bucureti, 2004 4. Fotache, M., Proiectarea bazelor de date. Normalizare i postnormalizare, Ed. Polirom, Iai, 2005 5. Kavanagh, M.J., Thite, M. (coord.), Human resource information system. Basics, Applications, and Future Directions, Sage Publications, 2009 6. Laudon, K.C., Laudon, J.P., Essentials of Management Information Systems. Organization & Technology in the Networked Entreprise, Prentice Hall, New Jersey, 2001 7. Oprea, D., Dumitriu, F., Meni, G., Proiectarea sistemelor informaionale, Ed. Universitii Al. I. Cuza Iai, 2006, pp. 130-146 8. Oprea, D., Meni, G., Dumitriu, F., Analiza sistemelor informaionale, Editura Universitii Al. I. Cuza, Iai, 2005 9. Turban, E., McLean, E., Wetherbe, J., Information Technology for Management. Making Connections for Strategic Advantage, John Wiley & Sons, New York, 2001 10. http://www.cipd.co.uk/default.cipd 11. http://www.hradvantage.co.uk/ 12. http://www.hrms.com/ 13. http://www.hr.com/