Sistema Workflow para una oficina de Ingeniera

Autor: Ricardo Prez C Versin de Documento 2.6

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INTRODUCCIN El Workflow una aplicacin que permite la implementacin, automatizacin y seguimiento de procesos administrativos en donde se involucren documentos, informacin o tareas que pasen de un participante a otro(s), para la realizacin de acciones especficas, de acuerdo a ciertas reglas de negocio pre-establecidas. La automatizacin de procesos administrativos es la ltima fase de una serie de etapas que se tienen que completar para lograr obtener un Corporativo / Institucin digitalmente eficiente. LAS MEJORES PRCTICAS nos indican que la secuencia de etapas es la siguiente:

Organizacin fsica de los documentos utilizados en la empresa o institucin, especialmente los relacionados directa o indirectamente con procesos administrativos. En esta etapa, y dependiendo de la complejidad de la informacin documental, se podr requerir de un experto repositorio de archivos para completarla. Organizacin digital de los documentos fsicos y de los documentos originalmente digitales como archivos de Word, Excel, PowerPoint, e-mails y ms. Para esta etapa, el empleo de un Software de Administracin Digital de Contenidos y de Scanners Profesionales, resulta imprescindible. Anlisis y definicin de cada una de las tareas y etapas de los procesos a automatizar. Automatizacin de forma digital de los procesos administrativos.

Ayuda a cumplir los estndares de calidad establecidos por la alta direccin de su organizacin, permitiendo observar el desempeo real de sus procesos, compararlo con sus metas fijadas y si es necesario tomar las acciones correctivas para alcanzar sus objetivos. Algunos de los procesos que comnmente se automatizan y monitorean son trmites gubernamentales, requisiciones, encuestas, reportes de gastos, solicitudes, reportes de ventas, evaluaciones, autorizaciones de vacaciones, reportes de fallas, rdenes de compra, peticiones, dudas, comentarios, quejas, sugerencias, sistemas de control de gestin, etc. Una aplicacin o sistema de Flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecucin del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de las etapas y aportacin de las herramientas necesarias para gestionarlo.

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Se pueden distinguir dos tipos de actividades: Colaborativas un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado comn. Cooperativas un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo mecanismo de cooperacin entre ellos.

BENEFICIOS DE UN WORKFLOW

Permite observar el desempeo real de cada persona que participa en sus procesos administrativos. Asegura el cumplimiento de estndares obligatorios en su organizacin. Ayuda a implementar proyectos de mejora continua y monitoreo de la calidad. Optimiza la utilizacin de los recursos. Reduce los tiempos en los ciclos de los procesos. Facilita la eliminacin del papel en los controles administrativos. Mejora la productividad en departamentos de atencin a clientes, empleados o usuarios. Agiliza la gestin administrativa en esquemas de gobierno digital y corporativos eficientes. Ayuda a implementar y conservar sistemas administrativos con certificacin ISO. Permite la automatizacin de cualquier trmite o solicitud de forma rpida y simple. Sus usuarios y clientes tendrn respuestas considerablemente ms rpidas a sus solicitudes. Reduce radicalmente el uso de servicios de mensajera, empleados para el envo de documentos.

VENTAJAS TCNICAS DEL WORKFLOW

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Monitoreo de los procesos en tiempo real, para poder detectar cuellos de botella, y realizar las adecuaciones pertinentes en lnea. Definicin de flujos de trabajo en donde las tareas se pueden asignar a roles personales o funcionales. Re-direccionamiento de tareas en funcin del cumplimiento de condiciones especficas. Definicin de tareas que se realicen en forma paralela, en serie o por cumplimiento de condiciones especficas. Visibilidad total sobre cada etapa del Workflow. Colas de trabajo para la utilizacin ptima de los recursos. Administracin de procesos centralizada. Anlisis de procesos concluidos, as como de procesos corriendo en tiempo real.

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Reporte de auditora detallado sobre el progreso y respuestas del flujo de trabajo. Rastreo y auditora de cambios en los procesos. Lista de actividades con una columna conteniendo cada actividad en donde el usuario participa. Envo de e-mails de alertas con grficas embebidas.

TIPOS DE WORKFLOW Por lo general, se distinguen dos tipos de workflow: Procedimental Tambin denominado de Produccin o Administrativo. Corresponde a procesos de negocios conocidos de la empresa y que est sujeto a procedimientos preestablecidos. En este caso, la direccin del workflow es relativamente fija. Ad-Hoc Se basa en un modelo de trabajo de grupo, en el cual los protagonistas participan en la decisin de hacia dnde dirigir el workflow. Aqu la direccin es dinmica.

ERRORES REFERENTE A WORKFLOW Un Workflow no es: Un sistema de gestin de documentos (trabaja con ellos). Un sistema de e-mail o groupware (trabaja con ellos). Un sistema de distribucin de datos entre sistemas (para ello workflow utiliza distintos mtodos). Una transaccin para secuenciar pantallas. Administracin de datos temporales. Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema (si no se puede ejecutar la funcin manualmente en el sistema, entonces el sistema de workflow tampoco lo har).

GESTIN DE PROCESOS DE NEGOCIO Se le llama Gestin de Procesos de Negocio (Business Process Management, BPM) a la metodologa corporativa cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a travs de la gestin de los procesos de negocio, que se debe modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. Como su nombre lo indica, BPM se centra en la administracin de los procesos dentro de una organizacin.
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Tambin se puede decir que es un conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, tcnicas y mtodos. Por medio del modelado de las actividades y procesos, puede lograrse un mejor entendimiento del proceso y muchas veces esto presenta la oportunidad de mejorarlos. Organizar los procesos reduce errores, asegurando que se comporten siempre de la misma manera, reduciendo el margen de error y dando elementos que permitan visualizar el estado de los mismos durante cada etapa. Administrar los procesos permite asegurarnos que se ejecuten eficientemente, cumpliendo estndares de calidad previamente establecidos, y obteniendo informacin que puede ser usada posteriormente para mejorarlos. Para soportar esta estrategia es necesario contar con un conjunto de herramientas que den el soporte necesario para cumplir con el ciclo de vida del BPM. Estas herramientas son llamadas BPMS (Sistemas de Gestin de Procesos de Negocios), y con ellas se constituyen aplicaciones BPM. Hay diversas razones que mueven la gestin de procesos dentro de una organizacin, entre los que se encuentran: Extensin del programa institucional de calidad. Cumplimiento de legislaciones vigentes. Crear nuevos y mejores procesos (mejoramiento continuo). Comprender qu se hace bien o mal por medio de la comprensin de los procesos. Documentar los procesos para la subcontratacin. Automatizar y organizar los procesos. Crear y mantener la cadena de valor.

WORKFLOW EN LA INGENIERA
Otra de las grandes ventajas de tener una aplicacin workflow en una oficina u empresa dedicada a la ingeniera es su capacidad de centralizar los trabajos, evitando problemas al desconocer el paradero de un documento determinado. Adems, en caso de ser un documento importante que debe pasar por varias manos, la aplicacin debe ser capaz de establecer la ubicacin del documento, es decir, registrar a la persona que se encuentra trabajando en l, de forma de evitar mltiples accesos
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simultneos al mismo archivo, evitando errores e inconsistencias al guardarlo desde distintos lugares. De esta forma, en caso de errores en un documento, puede volver sobre sus pasos para ser reevaluado y as poder continuar con su camino. Dentro del mundo de la Ingeniera, las aplicaciones de workflow tienen distintos usos: Se pueden utilizar en la Ingeniera Civil, planificando tareas, actividades y presupuestos, o entregando recursos a proyectos o construcciones. Se pueden utilizar en la Ingeniera Civil Informtica para planificar las etapas y presupuestos para la construccin y desarrollo de software, implementacin de redes, etc.

Con todos estos datos podemos deducir que un workflow se puede utilizar en diversas ramas de la Ingeniera, adecundose a los requerimientos y caractersticas que cada una de ellas posea, sin perder su funcionalidad y fortalezas que la hacen ser una herramienta poderosa.

ARQUITECTURA DEL SISTEMA

Arquitectura de Diseo.
La arquitectura que se pretende implementar es de tipo Cliente Servidor, ya que este modelo de sistemas muestra cmo se distribuyen tanto los datos estando en servidores asociados a un conjunto de clientes. Se eligi esta arquitectura de diseo por la naturaleza del negocio y porque dentro de sus principales ventajas se tienen: Usar en forma efectiva un sistema en red, ya que se puede implementar usando hardware barato, lo cual es conveniente para el negocio de tipo PYME o uso personal. La distribucin de los datos es natural. Es fcil agregar nuevos servidores o mejorar los actuales.

Arquitectura Distribuida de Cliente - Servidor

Dentro de los Componentes que se presentan se tienen: Conjunto de servidores separados que proveen servicios especficos como impresin, gestin de datos, manejo de aplicacin.

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Un conjunto de clientes que llaman a esos servicios. Redes que permiten a los clientes tener acceso a los servidores.

Arquitectura de Aplicacin
Arquitectura Estratificada Se utilizar una arquitectura de Tres Niveles (3-tier), ya que en este tipo de arquitecturas cada uno de los estratos de la aplicacin puede ejecutarse en mquinas separadas. Las capas estarn distribuidas de la siguiente forma: Capa de datos: Contenida en el motor de base de datos (BD). Capa de aplicacin: En los servidores de aplicacin y posiblemente parte en el servidor de BD. Capa de presentacin: En los terminales de usuarios, y posiblemente algo en los servidores web.

Tecnologa usada
La tecnologa usada para este Sistema de Gestin ser una Base de Datos realizada, en PostgreSQL, la cual ser accesible por medio de PHP5. Tambin es necesario Apache para acceder a nuestro servidor web.

FUNCIONALIDADES
La aplicacin de workflow debe ser capaz de: Planificar actividades, para tener un control de los tiempos y verificar avances en las obras. Alerta de documentos, en caso de que se hayan rechazado y sea necesario revisarlos en pasos anteriores. Determinar tareas y Subtareas asociadas a un proyecto especfico. Asignar profesionales a cada una de las etapas requeridas. Determinar costos de cada una de las etapas asociadas a un proyecto. Asignar documentos a Subtareas.

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Donde se encuentra un documento. Documentos atrasados por su revisin. Busqueda de documentos por tags.

PLANIFICACIN
La Planificacin de nuestro proyecto, un Sistema de Workflow para una oficina de Ingenieros, se basar en los pasos o procesos por los que debe pasar un sistema antes de salir a la luz pblica. Para poder planificar u organizar nuestros deberes, haremos una jerarquizacin de las labores que se realizarn, con el fin de tener una visin clara de los procesos y sus Subtareas respectivas. Nuestro primer nivel ser el proyecto, el Sistema de Workflow, para luego ir desglosando las tareas a medida que nos interiorizamos en las distintas etapas del proyecto hasta llegar a las Tareas y sus Subtareas respectivas.

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Sistema de Workflow para una oficina de Ingeniera o Levantamiento de Requerimientos (Datos entregados por profesor). Captura de Necesidades. Entrevistas con usuario del Sistema. Bosquejo Bsico del Sistema. o Diseo del Sistema. Diseo de Base de Datos del Sistema. Diagramas UML. Diagramas de Casos de Uso. Modelos Entidad-Relacin. o Construccin o Elaboracin del Sistema. Elaboracin del Programa. Pruebas Alfa. o Marcha Blanca o Fase de Pruebas. Pruebas Beta. Instalacin de Sistema en paralelo con original. Utilizacin por parte de los usuarios. o Entrega Final del Sistema.

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Entrega de Sistema Final. Entrega de Manual de Usuario. Capacitacin de Usuarios.

Las primeras etapas del sistema ya han sido entregadas. Las fases de Construccin y Pruebas sern realizadas en forma interna por los alumnos, para luego llegar a la Entrega Final del Sistema dentro de las primeras semanas de Noviembre, de acuerdo a los plazos establecidos por el profesor.

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MODELO ENTIDAD-RELACION

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CASOS DE USO

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REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
Nombre Corto: R-01. Nombre Largo: Crear Presupuesto. Descripcin: Se desea crear un presupuesto con los materiales y mano de obra asociada a un SubActividad. Verificacin: Se implementar una planilla asociada a una base de datos, en la cual se ingresarn los posibles materiales que se utilizarn en una obra, adems de la mano de obra asociada a cada etapa del proyecto. Justificacin: Este requisito es importante para tener una vista previa de los gastos generales asociados a un proyecto y todas sus sub-categoras correspondientes.

Nombre Corto: R-02 Nombre Largo: Ingresar Trabajador. Descripcin: Se quiere ingresar cada uno de los trabajadores que participarn en un proyecto de ingeniera. Verificacin: Se ingresar a una base de datos la informacin personal y laboral de cada persona que ingrese a un proyecto. Justificacin: Esto es importante para tener un control de las personas que estn asociadas a una o varias sub-actividades de un gran proyecto, con el fin de tener al alcance de la mano sus horas de trabajo y actividades realizadas.

Nombre Corto: R-03 Nombre Largo: Ingresar Proyecto. Descripcin: Se quiere ingresar cada uno de los proyectos que tiene una empresa de ingeniera dentro de un periodo. Verificacin: Se ingresarn los datos de los proyectos que se quieren realizar, junto con sus fases, presupuestos y personal que trabajara en l. Justificacin: Con esto podremos tener al alcance de la mano todos los elementos que se asocian Autor: Ricardo Prez C Versin de Documento 2.6

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RPEREZC LTDA 12 Sistema Workflow para una oficina de Ingeniera a un proyecto de ingeniera especfico.

Nombre Corto: R-04 Nombre Largo: Ingresar Fase. Descripcin: Se quiere ingresar cada uno de las fases que tiene un proyecto dentro de un periodo determinado. Verificacin: Se ingresarn los datos de las fases que se quieren realizar, junto con sus actividades, presupuestos y personal que trabajara en l. Justificacin: Con esto podremos tener al alcance de la mano todos los elementos que se asocian a una fase de un proyecto especfico.

Nombre Corto: R-05 Nombre Largo: Ingresar Tarea. Descripcin: Se quiere ingresar cada una de las tareas que tiene una fase dentro de un proyecto determinado. Verificacin: Se ingresarn los datos de las tareas que se quieren realizar, junto con sus subtareas, presupuestos y personal que trabajara en l. Justificacin: Con esto podremos tener al alcance de la mano todos los elementos que se asocian a una tarea especfica.

Nombre Corto: R-06 Nombre Largo: Ingresar Sub-tarea. Descripcin: Se quiere ingresar cada una de las sub-tareas que tiene una tarea dentro de una fase especfica. Verificacin: Se ingresarn los datos de las sub-tareas que se quieren realizar, junto con sus etapas, presupuestos y personal asociados. Justificacin: Con esto podremos tener al alcance de la mano todos los elementos que se asocian a una sub-tarea dentro de un gran proyecto, logrando un control detallado de cada cosa que se realiza. Autor: Ricardo Prez C Versin de Documento 2.6

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Nombre Corto: R-07 Nombre Largo: Verificar gastos. Descripcin: Se desea mantener un control total de los gastos asociados a un proyecto de ingeniera, ya sean materiales o mano de obra. Verificacin: Se compararn los gastos que se tienen hasta un momento determinado con el presupuesto planteado al principio del proyecto o etapa especfica. Justificacin: Con esto se mantiene total control de los gastos asociados a cada parte de un proyecto, ya sea de materiales o mano de obra presentes en esa etapa.

Nombre Corto: R-08 Nombre Largo: Verificar sub-tareas. Descripcin: Se quiere verificar la ntegra realizacin de las sub-tareas presentes en un proyecto, adems de corroborar su ptima calidad y funcionamiento. Verificacin: Mediante controles de calidad especficos para cada ocasin, se verificar la completa y ptima realizacin de las sub-tareas. Justificacin: Con esto se quiere lograr proyectos de gran nivel y confianza, ya que cada paso realizado ser verificado para comprobar su calidad y perfeccin.

Nombre Corto: R-09 Nombre Largo: Ejecutar proyecto. Descripcin: Se quiere obtener la realizacin de un proyecto por parte de un personal acreditado para eso. Verificacin: Mediante una base de datos, se podr dar inicio a un proyecto, especificando los participantes y todos los gastos asociados a l. Justificacin: Este caso da inicio a la realizacin de un proyecto de ingeniera.

Nombre Corto: R-10 Autor: Ricardo Prez C Versin de Documento 2.6

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RPEREZC LTDA 14 Sistema Workflow para una oficina de Ingeniera Nombre Largo: Ejecutar fase. Descripcin: Se quiere obtener la realizacin de una fase de un proyecto por parte de un personal acreditado para eso. Verificacin: Mediante una base de datos, se podr dar inicio a las fases pertenecientes a un proyecto, especificando los participantes y todos los gastos asociados a ella. Justificacin: Este caso da partida a la realizacin de las fases pertenecientes a un proyecto de ingeniera.

Nombre Corto: R-11 Nombre Largo: Ejecutar tarea. Descripcin: Se quiere obtener la realizacin de una tarea perteneciente a una fase por parte de un personal especfico para eso. Verificacin: se podr dar inicio a las tareas pertenecientes a un proyecto, especificando los participantes y todos los gastos asociados a ella, por medio de su inclusin en la base de datos. Justificacin: Con esto se da partida a la realizacin de las tareas pertenecientes a un proyecto.

Nombre Corto: R-12 Nombre Largo: Ejecutar sub-tarea. Descripcin: Se quiere obtener la realizacin de una sub-tarea perteneciente a una tarea por parte de un personal capacitado para eso. Verificacin: se podr dar inicio a las sub-tareas pertenecientes a un proyecto, especificando los participantes y todos los gastos asociados a ella, por medio de su inclusin en la base de datos. Justificacin: Con esto se da partida a la realizacin de las sub-tareas pertenecientes a un proyecto.

Nombre Corto: R-13 Nombre Largo: Ingresar Costo. Descripcin: Se quiere ingresar los costos de un cierto recurso en el proyecto. Autor: Ricardo Prez C Versin de Documento 2.6

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RPEREZC LTDA 15 Sistema Workflow para una oficina de Ingeniera Verificacin: Se ingresar dentro de la base de datos el dato correspondiente al costo de un recurso. Justificacin: Con esto tenemos ingresado los costos..

Nombre Corto: R-14 Nombre Largo: Crear Documento. Descripcin: Se quiere crear un documento que se almacena en un repositorio. Verificacin: Se ingresar el documento mediante un formulario donde se guardar en un repositorio asociado al usuario en particular. Justificacin: Importante para el workflow debido a que es un trabajo documentado.

Nombre Corto: R-15 Nombre Largo: Planificar Actividades. Descripcin: Se quiere planificar actividades del proyecto. Verificacin: Las etapas del proyecto se podrn planificar para el proyecto siga adelante con fechas y horarios especficos. Justificacin: Con esto se quiere evitar atrasos de los tiempos de entrega delos plazos establecidos en un comienzo. Nombre Corto: R-16 Nombre Largo: Asignar Personal y/o Contratista. Descripcin: Se desea crear un sistema que permita asociar un trabajador a una sub-tarea. Verificacin: En una sub-tarea, asociar un trabajador dentro de un formulario. Justificacin: Con esto es posible tambin saber que trabajadores estn asociados a cada subtarea y por ende un proyecto.

Nombre Corto: R-17 Nombre Largo: Enviar Documentos. Autor: Ricardo Prez C Versin de Documento 2.6

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RPEREZC LTDA 16 Sistema Workflow para una oficina de Ingeniera Descripcin: Se quieren enviar documentos a usuario del proyecto para el posterior uso. Verificacin: Se podrn enviar documentos a los otros usuarios a travs de una mensajera. Justificacin: Con esto se facilita la operacin de estar presente para la firma de un documento o posterior uso, creando un sistema de almacenamiento nico para cada documento.

Nombre Corto: R-18 Nombre Largo: Aprobar o Rechazar Documentos. Descripcin: Se quieren rechazar o aprobar documentos en cada momento que se asigne para revisin. Verificacin: Se podrn rechazar o aprobar documentos que enven los usuarios para revisin. Justificacin: Con esto se ver si un documento si se aprueba, se continua con el proyecto y si se rechaza se modifica para su posterior revisin.

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Base de Datos
Profesional PK ID Rut Nombres Apellido_Materno Apellido_Paterno Direccion Telefono_Fijo Celular Cargo Tipo_Trabajador Maximo_horas_trabajar Valor_x_hora Valor_x_dia PK Tipo_Trabajador ID Tipo_Profesional Item_de_Costo PK ID Nombre PK FK1 Costo ID Nombre Item_de Costo Costo_x_hora

FK1 FK2 FK3

Documento PK ID Nombre Descripcion Archivo Categoria Autor Version Quien_lo_tiene Sub_Tarea PK Clientes PK ID Nombres Apellido_Materno Apellido_Paterno Direccion Telefono Ciudad Cargo_Contacto Email PK

Cargo ID Cargo

Proyecto PK ID Nombre Fecha_Inicio Fecha_Fin Cliente FK1 FK2 FK3 FK4

FK1

Categora Fases PK ID Nombre Fecha_Inicio Fecha_Fin Proyecto ID Categoria

FK1

Tags PK FK1 ID ID_Documento Tag1 Tag2 Tag3 Tag4

Tareas PK ID Nombre Fecha_Inicio Fecha_Fin Fase

FK1

Etapa Sub-Tareas PK ID Nombre Fecha_Inicio Fecha_Fin Profesional Valor_Sub_Tarea Tarea Etapa PK ID Nombre

FK4 FK3 FK1 FK2

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