AGUSTN NUEZ MACHUCA Modelo de Administracin estratgica

Identificar la misin, visin, objetivos y estrategia vigentes. Formular estrategias Anlisis entorno del Riesgos y oportunidades Implementar Estrategias Anlisis interno Fortalezas Debilidades y Evaluar estrategias

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QU LITERATURA ENCONTRAMOS SOBRE EL DIAGNOSTICO Y DIAGNOSTICO ESTRATGICO? DIAGNSTICO

Diagnstico.- determinacin de la naturaleza de una enfermedad por sus sntomas. En muchos casos las empresas slo recurren a la realizacin de diagnsticos integrales de sus operaciones y estructuras en ocasiones muy sealadas. El diagnstico debe cumplir tres caractersticas: Debe constituir un ejercicio peridico. Cuando el diagnstico se hace de forma espordica, en casos excepcionales se corre un peligro muy cierto de que la empresa o algunas de sus reas, estn sufriendo un proceso progresivo e incluso creciente de deterioro sin que sus responsables se percaten de ello. El peligro es mayor cuando la empresa est atravesando por un periodo acelerado de crecimiento y la cual induce a creer que todo est bien, que la direccin de la empresa marcha bien y que todo est perfecto. La realizacin peridica del diagnstico es necesaria, ya que constituye la nica forma de medir el comportamiento de la empresa a travs del tiempo. Solo comparando lo que sucedi este ao con los aos anteriores la empresa puede determinar si lo est haciendo bien o mal.

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Debe incluir todas las reas de la empresa.- Si bien es cierto que los datos numricos financieros de una empresa son importantes por su eficaz gestin, tambin es cierto que los datos contables de una empresa son el resultado de las actividades y funciones que permiten a la empresa operar. En consecuencia tan importante es medir los nmeros finales como medir y evaluar las actividades y funciones que permiten que se llegue a ellos. Un diagnstico empresarial, para ser realmente til y eficaz debe incluir adems de los aspectos financieros, todas las reas operativas y funcionales que, de forma directa intervienen en la generacin de los resultados finales. Debe ser realizado siguiendo un enfoque bsicamente estratgico. Se analiza bajo seis premisas: Permanencia.- el 99.9% de las empresas se establecen son la intencin de funcionar durante muchos aos. Dimensin de Futuro.- el presente de una empresa es la base para su futuro. Diagnstico.- antes de fijar objetivos dnde vamos?, debemos definir dnde estamos?, lo primero que debe hacerse es responder a las preguntas qu somos?, con qu contamos? y qu podemos hacer? Objetivos.- para logar una eficaz gestin es necesario que sus empresarios y directivos establezcan con claridad los objetivos generales de la organizacin. Estrategias.- una vez establecido los objetivos, es necesario determinar cules son las mejores formas para llegar a ellos. Retroalimentacin.- una vez implantadas las estrategias los empresarios y directivos deben cerciorarse que stas les estn permitiendo a la empresa alcanzar las etapas que conducirn al logro de los objetivos.

Diagnstico Organizacional

Se puede definir al diagnstico como un proceso analtico que permite conocer la situacin real de la organizacin en un momento dado para descubrir problemas y reas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas. En el diagnstico se examinan y mejoran los sistemas y prcticas de la comunicacin interna y externa de una organizacin en todos sus niveles y tambin las producciones comunicacionales de una organizacin tales como historietas, metforas, smbolos,

AGUSTN NUEZ MACHUCA artefactos y los comentarios que la gente de la organizacin hace en sus conversaciones diarias. Para tal efecto se utiliza una gran diversidad de herramientas, dependiendo de la profundidad deseada, de las variables que se quieran investigar, de los recursos disponibles y de los grupos o niveles especficos entre los que se van a aplicar. El diagnstico no es un fin en s mismo, sino que es el primer paso esencial para perfeccionar el funcionamiento comunicacional de la organizacin.

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Condiciones para llevar a cabo el diagnstico organizacional

Para poder llevar a cabo con xito un diagnstico organizacional se deben cumplir algunos requisitos bsicos:

1. Antes de iniciar el proceso de diagnstico es indispensable contar con la intencin de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente (trmino usado en Desarrollo Organizacional para designar a la persona o grupo directamente interesado en que se lleve a cabo una transformacin en el sistema y con la suficiente autoridad para promoverla). Es decir, que est dispuesto a realizar los cambios resultantes del diagnstico. 2. El "cliente" debe dar amplias facilidades al consultor (interno o externo) para la obtencin de informacin y no entorpecer el proceso de diagnstico. 3. El consultor manejar la informacin que se obtenga del proceso en forma absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a las personas que proporcionaron la informacin. 4. Tambin debe proporcionar retroalimentacin acerca de los resultados del diagnstico a las fuentes de las que se obtuvo la informacin. 5. El xito o fracaso del diagnstico depende en gran medida del cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor

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Elementos del diagnstico organizacional

Podemos dividir al diagnstico organizacional en tres etapas principales:

Generacin de informacin, la cual abarca a su vez tres aspectos: 1. La forma en que se recolecta la informacin, las herramientas y los procesos utilizados. 2. La metodologa utilizada para recopilar la informacin, la cual sigue dos corrientes, los mtodos usados para obtener informacin desde el cliente (entrevistas, cuestionarios) y los usados para obtenerla desde el consultor (observacin). 3. La frecuencia con que se recolecta la informacin, la cual depende de la estabilidad del sistema.

Organizacin de la informacin, en donde es necesario considerar tres aspectos claves: El diseo de procedimientos para el proceso de la informacin. El almacenamiento apropiado de los datos. El ordenamiento de la informacin, de modo que sea fcil de consultar.

1. Anlisis e interpretacin de la informacin, que consiste en separar los elementos bsicos de la informacin y examinarlos con el propsito de responder a las cuestiones planteadas al inicio de la investigacin. Perspectivas del diagnstico organizacional El diagnstico organizacional se divide en dos perspectivas principales, una funcional y otra cultural, cada una con sus propios objetivos, mtodos y tcnicas. Son complementarias entre s y dan origen a dos tipos de diagnstico: Diagnstico funcional Diagnstico cultural Diagnstico funcional El diagnstico funcional (su nombre debido a una perspectiva funcionalista) examina principalmente las estructuras formales e informales de la comunicacin, las prcticas de

AGUSTN NUEZ MACHUCA la comunicacin que tienen que ver con la produccin, la satisfaccin del personal, el mantenimiento de la organizacin, y la innovacin.

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Usa un proceso de diagnstico en el cual el auditor asume la responsabilidad casi total del diseo y la conduccin del mismo (objetivos, mtodos y la interpretacin de los resultados).

Objetivos del diagnstico funcional

Evaluar la estructura interna formal e informal del sistema de comunicacin y los diferentes canales de comunicacin. Evaluar los sistemas y procesos de comunicacin a nivel interpersonal, grupal, departamental, e interdepartamental. Evaluar los sistemas y procesos de la comunicacin externa de la organizacin, entidades pblicas y privadas con las cuales existe interdependencia. Evaluar el papel, la eficiencia y la necesidad de la tecnologa de la comunicacin organizacional. Evaluar el impacto que tienen los procesos de comunicacin en la satisfaccin en el trabajo, en la productividad, en el compromiso y el trabajo en equipo.

Mtodos y tcnicas

Dentro de la perspectiva funcionalista los mtodos ms usados son la entrevista, el cuestionario, el anlisis de las redes de comunicacin, la entrevista grupal, el anlisis de experiencias crticas de comunicacin, y el anlisis de la difusin de mensajes.

Las tcnicas aplicables son:

Entrevista. Esta tcnica se complementa con el cuestionario y permite recoger informacin que puede ser investigada hasta en sus mnimos detalles en una conversacin personal con los miembros de una organizacin.

AGUSTN NUEZ MACHUCA Cuestionario. Permite recoger mayor cantidad de informacin de mayor cantidad de gente y de una manera ms rpida y ms econmica que otros mtodos; y facilita el anlisis estadstico. Anlisis de transmisin de mensajes. Consiste en un cuestionario especializado que descubre el proceso de difusin de un mensaje en la organizacin, desde su punto de origen hasta que logra alcanzar a los diferentes miembros de la misma. Este mtodo revela el tiempo que toma la difusin de un mensaje, su proceso comunicativo, quienes bloquean la comunicacin, las redes de comunicacin informal y la manera como se procesa la informacin. El anlisis de experiencias crticas de comunicacin. Sirve para conocer las experiencias positivas y negativas que existen dentro de la organizacin y la efectividad o inefectividad de las mismas. Anlisis de redes de comunicacin. Analiza la estructura de comunicacin de una organizacin y su efectividad. Se evala quien se comunica con quin, que grupos existen en la organizacin, qu miembros actan como puente entre los grupos, los bloqueos que sufre la informacin, el contenido de la comunicacin y la cantidad de informacin difundida. La entrevista grupal. Esta tcnica selecciona un cierto nmero de miembros representativos de la organizacin para ser entrevistados como grupo. La entrevista se suele centrar en aspectos crticos de la comunicacin organizacional. Diagnstico cultural

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El diagnstico cultural es una sucesin de acciones cuya finalidad es descubrir los valores y principios bsicos de una organizacin, el grado en que stos son conocidos y compartidos por sus miembros y la congruencia que guardan con el comportamiento organizacional.

Objetivos desde la perspectiva interpretivista

Evaluar el papel de la comunicacin en la creacin, mantenimiento y desarrollo de la cultura de una organizacin. Evaluar el contenido de las producciones comunicacionales y el significado que tiene para sus miembros, tales como conversaciones, ritos, mitos, filosofa y valores. Entender la vida organizacional y el papel de la comunicacin desde la perspectiva de los miembros de la organizacin.

AGUSTN NUEZ MACHUCA Categoras de anlisis del diagnstico cultural

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Los valores y principios bsicos de una organizacin pueden determinarse a travs de los campos en que se manifiestan, por lo que mientras ms manifestaciones culturales se analicen, ms rico y acertado resultar el diagnstico.

Las manifestaciones conceptuales y simblicas estn constituidas por las siguientes categoras y elementos:

Espirituales: Ideologa / filosofa, smbolos, mitos e historia. Conductuales: Lenguaje, comportamiento no verbal, rituales y formas de interaccin. Estructurales: Polticas y procedimientos, normas, sistemas de status internos, estructura del poder. Materiales: Tecnologa, instalaciones, mobiliario y equipo. Mtodos y tcnicas El proceso del diagnstico cultural se apoya en ciertas herramientas. En cuanto a su aplicacin, bsicamente podemos hablar de dos enfoques: el cualitativo y el cuantitativo. Con el primero se busca la medicin precisa de ciertas variables establecidas de antemano y su posterior comparacin, el segundo depende ms de la agudeza de la percepcin del investigador al analizar los datos. Tcnicas cualitativas aplicables: Observacin. Para llevarla a cabo, el investigador puede optar por convertirse en un miembro ms del grupo (observacin participante), o bien por observarlos desde fuera (observacin no participante u ordinaria). El investigador debe ganarse, en cualquier caso, la confianza de las personas que va a estudiar, lograr su aceptacin y evitar en lo posible que s presencia interfiera o perturbe de algn modo las actividades cotidianas del grupo. Entrevistas individuales. Es muy importante que en las entrevistas se logre lo que se conoce con el nombre de "simpata". Esta implica el establecimiento de un clima de confianza mutua, comprensin y afinidad emocional entre el entrevistador y el entrevistado. Anlisis de documentos. El investigador reunir una coleccin de documentos diversos que necesitan ser interpretados a fin de extraer la informacin que contienen sobre la

AGUSTN NUEZ MACHUCA historia y caractersticas de la organizacin, y que lo llevarn a inferir algunos aspectos importantes de la cultura de la misma. Discusin en grupos pequeos. Sesiones de grupo con una discusin dirigida. Dramatizacin. Proporciona datos sobre la percepcin que la gente tiene de ciertos papeles, relaciones y situaciones de trabajo. Tcnicas proyectivas. Consiste en presentar a un sujeto un material poco estructurado, con instrucciones vagas y pidindole que lo organice a su manera, cosas que no puede hacer sin proyectar la estructura de su propia personalidad. Tcnicas cuantitativas aplicables: Encuesta. La informacin recogida por medio de esta tcnica puede emplearse para un anlisis cuantitativo con el fin de identificar y conocer la magnitud de los problemas que se suponen o se conocen en forma parcial o imprecisa. El mtodo que puede utilizarse para levantar la encuesta es el cuestionario.

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Fases que se deben cumplir para la realizacin del Diagnstico estratgico

Primera Fase Segunda Fase Identificacin y evaluacin de los recursos de la empresa. Identificacin y evaluacin de las potencialidades estratgicas de la empresa Comparacin de los recursos y potencialidades con los propsitos y objetivos definidos en la empresa en la funcin de la generacin de ventajas competitivas sostenibles.

Tercera Fase

Cuarta Fase

Identificacin de los vacios de planificacin que existan entre los recursos y potencialidades y los propsitos y objetivos (Ventajas competitivas). Determinacin de las estrategias que se deben seguir para solucionar los vacios de planificacin. Actualizacin constante de la informacin con el fin de poner, aumentar y mejorar los recursos y potencialidades de la empresa.

Quinta Fase

Sexta Fase

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Las fases del diagnstico y los instrumentos de anlisis

Fase del Diagnostico Instrumento o concepto

1.- Identificacin y Evaluacin de los recursos de la empresa. 2.- Identificacin y evaluacin de las potencialidades estratgicas de la empresa

Anlisis de las fortalezas y debilidades de la empresa.

3.- Comparacin de los recursos y potencialidades con los propsitos y objetivos definidos en la empresa en la funcin de la generacin de ventajas competitivas sostenibles.

Ventaja Competitiva

4.- Identificacin de los vacios de planificacin que existan entre los recursos y potencialidades y los propsitos y objetivos

Vacios de planificacin. Anlisis FODA

5.- Determinacin de las estrategias que se deben seguir para solucionar los vacios de planificacin.

La estrategia Bsica Los factores clave para el xito

6.- Actualizacin constante de la informacin con el fin de poner, aumentar y mejorar los recursos y potencialidades de la empresa.

Sistema de Informacin

(Bravo, 1995)

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Herramientas administrativas Herramienta

Balanced Scorecard

Definicin
Sistema de evaluacin del desempeo empresarial que se ha convertido en pieza fundamental del sistema estratgico de gestin de las firmas alrededor del mundo.

Objetivo
El BSC busca fundamentalmente complementar los indicadores tradicionalmente usados para evaluar el desempeo de las empresas, combinando indicadores financieros con no financieros, logrando as un balance entre el desempeo de la organizacin da a da y la construccin de un futuro promisorio, cumpliendo as la misin organizacional. Encontrar oportunidades de mejora, planear como realizarla, implementar, verificar los resultados y actuar de acuerdo con ellos, ya sea para corregir desviaciones o

Carcter

Donde se aplica
BSC conjuga los indicadores financieros y no financieros en cuatro diferentes perspectivas a travs de las cuales es posible observar la empresa en su conjunto.

Mejora Continua

Postula que es una actitud general que debe ser la base para asegurar la estabilizacin del proceso y la posibilidad de mejora. Cuando hay crecimiento y desarrollo

Continuo

rea identificable de mejora

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Seis Sigma

en una organizacin o comunidad, es necesaria la identificacin de todos los procesos y el anlisis mensurable de cada paso llevado a cabo. Es un mtodo, basado en datos, para llevar la Calidad hasta niveles prximos a la perfeccin, diferente de otros enfoques ya que tambin corrige los problemas antes de que se presenten.

para proponer otra meta ms retadora.

Benchmarking

Proceso continuo de medir productos, servicios y prcticas contra los competidores ms duros o aquellas compaas reconocidas como lderes en la

Definir los problemas y situaciones a mejorar, medir para obtener informacin y los datos, analizar la informacin recolectada, incorporar y emprender mejoras al o a los procesos y finalmente, controlar o redisear los procesos o productos existentes, con la finalidad de alcanzar etapas ptimas, lo que a su vez genera un ciclo de mejora continua. Est en bsqueda Continuo constante de las mejores prcticas de la industria, y como sabemos la industria est en un cambio constante y para

Prcticas y operaciones de negocios de las empresas que sean reconocidas como las mejores prcticas de la industria

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industria.

Desarrollo organizacional

Reingeniera

adaptarse a dicho cambio desarrolla nuevas prcticas, por lo que no se puede asegurar que las mejores prcticas de hoy lo sern tambin de maana. Es una estrategia Las metas, estructuras Planeado educativa adoptada o tcnicas de la para lograr un cambio organizacin. planeado de la organizacin, que se centra en los valores, actitudes, relaciones y clima organizacional, tomando como punto de partida a las personas y se orienta hacia las metas, estructuras o tcnicas de la organizacin. Es un mtodo mediante Se realizan cambios En caso de que sea el cual, en funcin de radicales dentro de su necesario, cuando es las necesidades del estructura, roles, la ltima opcin. cliente, se redisean responsabilidades, radicalmente los valores, relaciones procesos principales de internas y forma de negocios, de principio a ejercer el liderazgo. fin, con el objetivo de alcanzar mejoras

Perspectivas: Clientes Financiera Procesos internos Formacin y Crecimiento

En todas las reas de la empresa o en los proceso necesarios.

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Downsizing

espectaculares en medidas crticas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez Es un tipo de reorganizacin o reestructuracin de las organizaciones a travs de la cual se lleva a cabo la mejora en los sistemas de trabajo, el rediseo de la organizacin en todos sus niveles y la adecuacin del nmero de empleados para mantener competitivas a las organizaciones.

Se busca la eficiencia Definitivo, solo de la organizacin ante cuando se re cambios rpidos requiera. cualquiera que sea su magnitud.

Recursos humanos y reas relacionadas.

http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/ger/no12/6sigma.htm CAMP, Robert C., Benchmarking, Ed. Panorama, Mxico 1994 AUDIRAC Camarena Carlos ( et. al) , ABC del Desarrollo Organizacional, Ed. Trillas, Mxico 2002