Excel Audi - Excel para Contadores y Auditores

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Pasar los asientos de Diario a Mayor

Esta accin puede realizarla fcilmente utilizando una formula matricial : Usted tiene en una hoja sus registros en forma de diario, y desea que en la siguiente hoja aparezcan las cuentas mayorizadas. Este puede ser un ejemplo sencillo de Libro diario: Diario General Fecha 1/5/2008 1/5/2008 1/5/2008 1/5/2008 1/20/2008 1/20/2008 1/20/2008 1/20/2008 1/20/2008 1/20/2008 1/20/2008 1/20/2008 1/25/2008 1/25/2008 No. Cta Descripcin de Cta 15 Equipo de oficina 23 Cuentas por pagar 51 Arrendamiento 23 Cuentas por pagar 13 41 61 14 11 13 Cartera Venta Costo ventas Inventario Banco Cartera Debito $686.24 $686.24 $800.00 $800.00 $2,500.00 $2,500.00 $1,200.00 $1,200.00 $1,000.00 $1,000.00 $800.00 $800.00 $2,000.00 $8,986.24 Y en esta hoja, (Click Aqu) se tendra el libro mayor $2,000.00 $8,986.24 Credito

23 Arrendamiento 11 Banco 14 Inventario 23 Cuentas por pagar

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Asientos en el libro mayor

Esta es la hoja en la cual se mayorizan los saldos del libro diario que proceden de all (Click aqu para ir)
En la fecha se ha digitado 01/01/2008 y se ha formateado de tal manera que solo se presente el mes y el ao. Esta fecha es clave, pues contra ella, tambien vamos a comparar los asientos del libro diario.

Libro Mayor Fecha January de 2008 No. Cta 11 13 14 15 23 41 51 61 Descripcin de Cta y Explicacin Banco Cartera Inventario Equipo de Oficina Cuentas por pagar Venta Gastos Costo ventas Debito $200.00 $1,500.00 $800.00 $686.24 $2,686.24 $2,500.00 $800.00 $1,200.00 $5,186.24 Credito

$5,186.24

Formula en E24:

=SUMA(SI(MES(Diario!$B$18:$B$36)=MES($B$17);1;0)*SI(Diario!$C$18:$C$36=C24;1;0)*(Diario!$E$18:$E$36-Diario!$F$18:$F$36))

Puede ver que se sigue el mismo esquema de la tienda de mascotas, aplicado a un caso contable. La formula se monta en la columna de acuerdo a su naturaleza, as, si una cuenta arroja saldo negativo sabr que est en contra de su naturaleza. Este cuadro de Libro Mayor no tiene que volver a tocarlo, salvo que exista una cuenta nueva, o necesite ampliar el rango. (Ojo con eso). Salvo lo anterior, siempre se le actualizar automticamente. Que hace esta formula: Puede ver que hay dos condiciones Si. (Se colorean para que las pueda ver facilmente) Se asume que Usted ya ley la parte terica que explica como se forma la matriz de informacin. El primer Si evalua si el mes de la columna del mes del libro diario coincide con el mes del libro mayor. Puede ver que el mes del libro mayor es $B$11. Observe que dentro de ella se usa la funcin =Mes() que extrae el nmero de mes tanto del diario como del mayor. Si esta condicin se cumple, indicamos 1, sin, 0. Recuerde que el * multiplicador hace las veces del Y. El segundo Si, compara el numero de cuenta de la columna diario contra la celda que lo contiene en el mayor. Esta celda es mvil, es decir, no est amarrada con $, (como es el caso del mes), pues en cada rengln necesitamos que haga la evaluacin en la cuenta siguiente. Si esta segunda condicin se cumple, indicamos 1, sin, 0. Si los parmetros anteriores son ciertos, pasar para cada uno de los casos evaluados de la matriz un 1 x 1 = 1, (Un 1 de la matriz del primer Si, y un 1 de la matriz del segundo Si) y los casos en que sean 1, se multiplicarn por la columna Debitos menos la columna Creditos. Los casos evaluados en los que el resultado sea un cero, no traer ningn valor, pues recuerde que todo numero multiplicado por cero es cero. Utilizar nombres en lugar de Rangos facilita el manejo, pero considero que es mejor que mientras aprende, visualice los rangos como tal. Recomendacin: Siempre que compare un criterio entre tablas o bases de datos, asegrese de que son los mismos. No es lo mismo una cuenta 111005 en formato nmero que en formato texto. Tampoco si una de ellas tiene un espacio o un punto intermedio. Depure todo eso antes y asegrese que no tendr problemas por esta causa. Haga pruebas por su propia cuenta, y familiaricese con este tipo de formula matricial. La primera vez que yo la escrib, escrib las llaves por no detenerme un momento y leer que despues de escribirla, deba dar Ctrl+Shift+Enter. Sobra decir que el mes tambien debe ser consistente en ambos lados. Observe muy bien la colocacin de los parentesis y tenga paciencia si no le sale como espera despes del primer intento. Analice que est haciendo y verifique. Las formulas matriciales son simplemente Fantasticas. Siguiendo este procedimiento puede montar Informes de todo tipo, y para todo tipo de rea de la organizacin. Solo HECHE MANO DE SU RECURSIVIDAD Y APLIQUE los conceptos dados a su vida profesional. Pero, Siempre hay un pero, como las formulas matriciales realizan muchos clculos, pueden volver lento su equipo. Y esta verdad si que era terrible en la poca en que se escriban en computadoras con procesadores Lentium de 500 Mhz. Una ventaja ahora es la tremenda velocidad de los procesadores, y que seguir en aumento. Pero no abuse de las matriciales. Si hay poca memoria virtual, el calculo le podria presentar un resultado que NO ES VERDAD. Y esto, puede ser hasta la causa de su despido por presentar a su jefe datos errados. Sea Esceptico y metodolgico SIEMPRE. A continuacin hay otro caso de esta misma naturaleza que estoy seguro se estar preguntando como realizar.

Ejemplo de Auxiliar Cta Valor 1105100510 $ 1,345,845 1105100510 $ 272,091 1105100510 $ 1,382,865 1105100510 $ 9,700,790 1105100510 $ 8,421,281

Ejemplo de mayorizacin Cta Nivel 2 Total 1105 24,796,452.00 1110 26,683,972.00

=SUMA(SI(VALOR(IZQUIERDA($B$77:$B$87;4))=E78;1;0)*($C$77:$C$87))

En este segundo ejemplo se hace uso de un par de formulas de texto que vienen