Casos exitosos de PMOs

Sergio Concha / Loreto Reyes

COFRE Consultores / Banco del Estado de Chile

Sobre el presentador.
Ingeniero Civil Informtico Magister en Tecnologas de Informacin y Gestin PMP Consultor de empresas y docente por ms de 23 aos

Sergio Concha Gerente General

Sobre el presentador.
Ingeniero Informtico Diplomado en Finanzas y Gestin Estratgica PMP Se ha desempeado por mas de 25 aos en proyectos del rea TI, en varias empresas del sector bancario y financiero.

Loreto Reyes Jefe de Gestin y Control GDOS

Agenda
Introduccin Los casos analizados Similitudes y diferencias Los problemas enfrentados Lecciones aprendidas Conclusiones

Agenda
Introduccin Los casos analizados Similitudes y diferencias Los problemas enfrentados Lecciones aprendidas Conclusiones

Introduccin
Este trabajo pretende mostrar, desde la experiencia:
La importancia, Los beneficios, Las dificultades y Lecciones aprendidas

de organizaciones en que hemos implementado PMOs y metodologas de PM apropiadas a su realidad.

Agenda
Introduccin Los casos analizados Similitudes y diferencias Los problemas enfrentados Lecciones aprendidas Conclusiones

Una empresa de retail

Una de las ms importantes empresas de retail Negocios en supermercados, tiendas por departamentos y hogar Con presencia en Chile, Per, Colombia, Argentina Tarjeta de crdito propia Ejemplos de proyectos: proyectos de integracin relacionados con la apertura de supermercados y tiendas, convenios con otros comercios, atencin a clientes, etc. Cliente: Gerencia Administradora de Tarjetas

Una empresa de retail

2004

2005

2006

2007

2008

PMO (2 personas) y Metodologa para la Administracin de Proyectos (MAP)

Entrega. Operacin interna Automatizacin: herramienta web y repositorio (PEIS)

Administracin de Portafolio y Seleccin de Proyectos

Servicio de PMO con SLAs 2 personas

Una empresa de tecnologa

Una de las ms grandes empresas de servicios TI y BPO en Chile Entre sus clientes estn: el gobierno de Chile, los principales bancos Presente en Chile, Uruguay, Per, Ecuador Ejemplos de proyectos: externalizacin del servicio de canje bancario, servicio de digitalizacin y validacin de documentacin bancaria, etc. Cliente: Gerencia de Tecnologa

Una empresa de tecnologa

2006

Marzo 2007

Agosto 2007 Enero 2008

2008

PMO (1 persona), Metodologa para la Administracin de Proyectos y soporte automatizado (PEIS) Re-estructuracin de la empresa y cambio de cliente: Gerencia de Tecnologa

Entrega. Operacin interna

Re-lanzamiento de la PMO (2 personas)

Una clnica hospitalaria

La clnica hospitalaria privada ms grande de Chile Servicios de hospitalizacin, ciruga, laboratorio, exmenes, etc. Ejemplos de proyectos: implementacin de un CRM, implementacin de la ficha electrnica de pacientes, seleccin e implementacin del HIS, etc.

Cliente: Gerencia de Operaciones y Tecnologa

Una clnica hospitalaria

Su organizacin en OPM3
7% 93%

Nivel de madurez relativa

Oportunidad de mejoramiento

Agosto 2005

Diciembre 2005

Su organizacin en OPM3 Septiembre 2006 EMCM Abril 2007 PPP 2008

Evaluacin OPM3

Entrega. Operacin interna MAP, proyectos piloto,PMO de Estandarizar Medir persona 18% 9% Proyecto Automatizacin: 0% 0% Programa herramienta web y 0% 0% Portafolio repositorio (MS Project Server)
Controlar 9% 0% 0% Mejorar 13% 9% 9%

Incorporacin de otras reas: mdica, administrativa, desarrollo mdico

Una clnica hospitalaria

Vista Proyectos

Una empresa del rea minera

Una de las ms grandes empresas mineras del mundo y de Chile Cuenta con 5 divisiones productivas, una oficina central en Santiago y una unidad de exploraciones mineras Con operaciones en Chile, Per, Brasil, etc. Ejemplos de proyectos: nuevo sistema de Seguridad Corporativa, Sistema Corporativo de Combustibles, nuevo ERP, etc. Cliente: Corporate IM (Information Management)

Una empresa del rea minera

2007

Junio 2008

2009

PMO (3 personas), Adaptacin Metodologa para la Administracin de Proyectos y soporte automatizado (Solucin EPM de Microsoft) Gestin de Portafolios Servicio de PM

Cobertura Amricas

Un banco

Historia: BancoEstado cumple 55 aos, pero tiene 153 aos desde su origen Misin: Ser un banco universal, de todos y para todos, con servicios financieros integrales, para que cualquier chileno, en cualquier lugar, pueda desarrollarse y emprender . Activos : MM.US$ 21.687.= Patrimonio propio: MM.US$ 1.144.=

Mayor red bancaria: 313 sucursales y 1014 cajas vecina. Somos el nico banco en el 43% de las comunas chilenas. 1.259 ATMs BancoEstado (mas 3.700 cajeros Redbanc) Banco #1 en clientes: Cuentas de ahorro 8 Millones (1/2 de chilenos, 95% del mercado) Prestamos Hipotecarios 0,5 millones (2/3 familias) 310.000 Microempresarios (53,6% del mercado, 3er lugar en Latinoamrica) Transacciones 1/3 de la industria, Nuestro socio para gestin de70% automatizadas proyectos: Cofre Consultores

Historia: BancoEstado cumple 56 aos, pero tiene 156 aos desde su origen Misin: Existimos para que cualquier chileno, en cualquier lugar, pueda desarrollarse y emprender. Visin: Ser un banco de excelencia, con una gestin comercial, de alto impacto social Activos : MM.US$ 25.640. Patrimonio propio: MM.US$ 1.146. Mayor red bancaria: 342 sucursales y 45 Serviestado Somos el nico banco en el 43% de las comunas chilenas. 1.515 ATMs BancoEstado (mas 4.704 cajeros Redbanc) 2.000 puntos de Caja Vecina (crecimiento de 234% anual, jun 2009=2.500)

Banco #1 en clientes:

Cuentas de ahorro 8 Millones (1/2 de chilenos, 95% del mercado) 1 milln de Cuenta Rut, junio 2009 1,7 millones Prestamos Hipotecarios 0,5 340.000 Microempresarios Canal del gobierno para poltica anti-crisis
1,2% -0,2%

millones (2/3 familias)

BANCOESTADO RESTO SISTEMA

5,4% 2,1% 2,3% 2,7% 1,4%

15,9%

-0,8%

-1,2%

-0,8%

-1,5%

-1,2% -5,5%

Nuestro socio para gestin de proyectos:

Ene-09 Feb-09 Mar-09 Abr-09 May-09 Jun-09

a jun.

 Como implementar una PMO ?

Identificar necesidades de la empresa Estudiar los conceptos de PMO Hacer un proyecto de implantacin

El proyecto Gestin de Proyectos:

Inicio: Alcance: funciones especficas, seguimiento y control, manual Apoyo directo de la Gerencia FCE Planificacin: Plan de trabajo con plazos, hitos, entregables, costos Plan de difusin Plan de implantacin: Proyectos pilotos y catastro Ejecucin: Procedimientos, encuestas, formularios, normas Diseo de informes de gestin, definicin de indicadores Ejecucin piloto Cierre: Evaluacin Piloto, Cartera completa, Inicio de Operacin

1998

2001

2003

2005

2007

2008 - 2009

2010 C U L T U R A PM

Proyecto 2000: rea gestin formal y solo del proyecto

Proyecto 1: Formacin PMO 2 personas, rea de gestin de Proyectos Proceso Manual

Proyecto 2: Automatizacin Herramienta web, repositorio (PEIS)

Crecimiento en cantidad de proyectos PMO 3 personas

Proyecto BANCO: Nuevo modelo para el BANCO. Inicio Marzo 2009 Proyecto 4: Nueva versin de herramienta Nuevo Modelo de operacin

Portafolio de Proyectos
Crecimiento de la Cartera
Estado de proyectos vigentes TOTAL GDOS (Jul 2009)
68%

240 200
Cantidad

205
19%

150 147 125

Sin Informe

160 120 72 80 40 0 71 74 80

11%

2%

Atraso avance >20% En plazo

Atraso avance >10% < 20%

En c urso 71%

Trminados 29%

2002 2003 2004 2005 2006 2007 Jun- Jun2008 2009

Perodo

JEFES DE PROYECTOS

Gestin del proyecto: avance, hitos, riesgos, etc.

MS Project + Funcionalidades agregadas por PEIS

MIEMBROS DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO

Participan de la gestin: atienden asuntos, informan horas, etc.

Project EIS Manager

Interfases: Seguridad, Presupuesto

Project EIS Time Report

Gerentes

Anlisis de Gestin
Directorio Alta Gerencia

Interfases: Sistema de Gestin Banco

Repositorio de Proyectos y Recursos

Anlisis de Gestin

Project EIS Manager

Project EIS Manager

Project EIS Manager

MS Project + Funcionalidades agregadas por PEIS

Project EIS Administrador

rea 1 rea 2 rea n

Alarmas y Mensajes

Consultas y otras funciones desarrolladas para el Banco

COORDINADORES DE PROYECTOS

REA GESTIN DE PROYECTOS

Anlisis de Gestin Administracin

Anlisis de Gestin Administracin

Project EIS Administrador

Vista Resumen Proyecto

25

Informe de Avance

Hacia el 2010

El futuro pertenece a quienes creen en la belleza de los sueos

Ves cosas y dices, "Por qu?" Pero yo sueo cosas que nunca fueron y digo, "Por qu no?"..

Eleanor Roosevelt

George Bernard Shaw

Agenda
Introduccin Los casos analizados Similitudes y diferencias Los problemas enfrentados Lecciones aprendidas Conclusiones

Similitudes y Diferencias
Similitudes
Comparten una cultura. Insertas en un entorno muy competitivo.

En todas, fue la primera experiencia con una PMO.

Siempre hubo un sponsor comprometido. Creen en la capacitacin y entrenamiento y lo practican. Estructura organizacional formal y modelo de operacin.

Similitudes y Diferencias
Diferencias
Distintas industrias, aunque todas las experiencias estn relacionadas con el rea de tecnologas de informacin. En el banco y la empresa minera ya exista un proyecto para implementar su PMO previamente a nuestra intervencin. En la clnica se utiliz OPM3. En el banco se han realizado al menos 2 ciclos de mejoras formales (aunque sin OPM3). El banco y la empresa minera definieron inicialmente un alcance con una cobertura parcial de procesos de la PMO, slo seguimiento y control. En los otros casos esta definicin fue parte de nuestro trabajo.

Agenda
Introduccin Los casos analizados Similitudes y diferencias Los problemas enfrentados Lecciones aprendidas Conclusiones

Problemas encontrados
Jefes de Proyectos con distintos niveles de experiencia, conocimientos y habilidades. Los ejecutivos tienen el compromiso pero se quedan a la espera. Los ejecutivos creen que es slo trabajo de la gente que trabaja con ellos. Clientes de los proyectos poco comprometidos.
Cambio organizacional. El concepto de oficina.

Evaluacin formal, entrenamiento. Profesionales certificados. Plan de carrera. Acompaamiento del consultor. No slo focalizar nuestro trabajo en los procesos y la PMO. Acompaamiento del consultor. Apoyar a los ejecutivos para que sean parte de la solucin. Y su solucin!! Acompaamiento del consultor. Apoyar a los clientes para que sean parte de la solucin. Administracin de Riesgos.

En Chile el trmino oficina es sinnimo de burocracia (en el mal sentido de la palabra). La presin por instalar Generar una relacin con el herramientas automatizadas sin cliente, que permita contar con su foco en los procesos y las confianza para definir el camino personas. orientado a los procesos y las personas.

Problemas encontrados
Los miembros de los equipos de Involucrarlos. Entregarles valor. trabajo no tienen que ver con la gestin del proyecto, su trabajo es slo tcnico.
Disponibilidad de la gente para Hacerlas atractivas. las actividades de entrenamiento. La PMO no requiere recursos, basta con alguien que opere la herramienta. En Chile (y por lo visto en otros pases latinoamericanos) somos poco dados a seguir procedimientos. En 2 meses estamos listos!!! Desorden organizacional. Entregar valor. Mostrar resultados. Y su solucin!! Mostrar resultados Acompaamiento. medibles.

Un proyecto.

A veces se confunde con dinamismo. Definir procesos claros, simples, realistas, aplicables. La idea de que tengo ms trabajo Entregarles valor. para que otros tengan resultados, no para mi propio rol de PM.

Agenda
Introduccin Los casos analizados Similitudes y diferencias Los problemas enfrentados Lecciones aprendidas Conclusiones

Lecciones aprendidas
Enfrentar el desafo como un proyecto y con un Sponsor de alto nivel y comprometido. La importancia de generar y usar un lenguaje comn. Crear una cultura de Project Management con procesos internos claros y difundidos.

No ceder a la presin de instalar una herramienta mgica.

Las recetas no sirven, cada implementacin es nica. Es importante tener un proceso bien definido para abordar el desafo pero debe ser adaptado a la realidad organizacional. Reconocer e incorporar la cultura de la empresa en todas las actividades. Es un proceso de personas. Formar, entrenar, capacitar y volver a hacerlo! Comunicar, comunicar, comunicar. No slo quedarse con la visin o el punto de vista de los ejecutivos de alto nivel. Reconocer que el proceso es un camino de mejoramiento. La importancia de la gestin del cambio. La relevancia de la existencia de OPM3. Perseverancia.

Agenda
Introduccin Los casos analizados Similitudes y diferencias Los problemas enfrentados Lecciones aprendidas Conclusiones

Conclusiones

1998 2001 2003 2005 2007 2009

Un proceso evolutivo: procesos, PMO, Portafolios,

Conclusiones para los consultores

Conocer la cultura del cliente Hacerse parte de la empresa cliente. El Consultor es un partner Valor agregado al cliente, con metodologa y experiencia Compartir el riesgo con el cliente

Informacin de contacto

Sergio Concha / COFRE Consultores 562-5852670 sconcha@cofre.cl

Loreto Reyes / Bancoestado 562-9707245 lreyes@bancoestado.cl

Preguntas y Respuestas

Muchas gracias por su atencin!