AUTOMATIZACION DE BIBLIOTECAS

Charla a cargo de las licenciadas en Bibliotecologa: Beltramo, Caren y Luengo Mara Jos.

Sobre la importancia de la AUTOMATIZACIN.

Beltramo, Caren- Luengo, Maria Jose

GESTION DE AUTOMATIZACION DE BIBILOTECAS PLANIFICACION PARA LA AUTOMATIZACION

INTRODUCCION
En las bibliotecas actuales es necesario incorporar las nuevas tecnologas de informacin y comunicacin que ayuden a agilizar sus procesos; sin embargo con la finalidad de asegurar el xito de la automatizacin es importante que antes de implementar un sistema de este tipo se efecte un anlisis de las necesidades especficas de la biblioteca a partir de examinar las caractersticas que la distinguen; as como de considerar el proceso de planificacin, implementacin y evaluacin que implica. La tecnologa de la automatizacin tanto para los procesos tcnicos como para los servicios que se desarrollan cotidianamente en las bibliotecas, es un medio importante para el cumplimiento de los objetivos de la biblioteca. La automatizacin de las bibliotecas se realizara configurando datos que deben ser almacenados en las computadoras y va a permitir crear bases de datos que se interrelacionarn con diversas actividades.

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LA BIBLIOTECA COMO SISTEMA

En la Sociedad del Conocimiento observamos una gran oferta y demanda social de informacin. Como declaraba la IFLA en la Declaracin de Glasgow de 2002, la Biblioteca ha de adaptarse a la nueva sociedad y actuar como intermediaria del conocimiento, pensamiento y cultura. Debido a esto se ha visto la necesidad de que la Biblioteca se entienda como un Sistema: Se considera como sistema a un conjunto de elementos en interaccin constante y dinmica para la bsqueda de objetivos precisos dentro de un entorno mayor. La Automatizacin, as, se convierte en pieza clave para que la Biblioteca (como sistema cada vez ms complejo en sus servicios y funcionamiento) consiga estos objetivos. Se tiende a aplicar la automatizacin al sistema total de la biblioteca, no slo a tareas de catalogacin automatizada, sino al prstamo local e nter bibliotecario. La automatizacin en una biblioteca responde fundamentalmente a que el usuario demanda mayores prestaciones, por las exigencias de la Sociedad en la que se mueve. La biblioteca ha satisfacerlas y la Automacin ofrece herramientas para hacerlo.

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LA AUTOMATIZACIN. CONCEPTO y EVOLUCIN

Podramos definir la Automatizacin en bibliotecas como la aplicacin de herramientas informticas en las tareas bibliotecarias. Al comienzo haca referencia a pequeas aplicaciones utilizadas en algn eslabn documental concreto, pero actualmente la automatizacin tiende a aplicarse al sistema total, es decir, a toda la biblioteca. La automatizacin es un proceso paulatino que: Comenz, en los aos 60, encabezado por la LC, de USA. En los 70, con la aparicin de microordenadores y su abaratamiento, la automatizacin se comienza a aplicar a los catlogos y a pensar en la cooperacin bibliotecaria favorecida por el nacimiento de las telecomunicaciones en USA, y a las normas y formatos para unificar criterios (ISBD y MARC) En los 80 nacen los OPAC y los primeros sistemas de automatizacin como Dobis/Libis, Aleph y Sabini. Desde los 90 a la actualidad, se va alcanzado una madurez en esta disciplina y aparecen los SGBD y posteriormente se desarrollan los grandes SIGB, que amplan la automatizacin a todas las tareas bibliotecarias. Con la llegada de Internet, se desarrollan grandes redes cooperativas, permitiendo compartir recursos y ofrecer servicios bibliotecarios en lnea.

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INTERNET
La tecnologa se transform en una herramienta indispensable para el buen desempeo de los procesos y servicios, as como para el intercambio de informacin con otras bibliotecas.
El avance tecnolgico con mayor impacto:

INTERNET
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PORQU AUTOMATIZAR?
La Automatizacin se justifica por:
El Colapso del sistema manual, ante el gran volumen de informacin actual Por la necesidad de agilizar procesos y optimizar los recursos Para detectar las carencias y subsanarlas, revisando y reorganizando los procedimientos Para disponer de informacin actualizada del funcionamiento de la biblioteca, (como las estadsticas) que permitan una evaluacin y mejoras. Y para facilitar la cooperacin bibliotecaria, compartiendo recursos, permitiendo ofrecer mejores servicios con menos coste.empleados

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Normalizacin Internacional
Para conseguir todo ello, ha sido necesaria la Normalizacin Internacional de la informacin, realizada en: la descripcin bibliogrfica (mediante las ISBD), la ordenacin de sus registros (con las directrices GARE y GSARE) Formatos de intercambio (como el MARC) Estndares de comunicacin (como el protocolo TCP/IP; y el Z39.50 o ZING, su ltima v.) Y La identificacin del documento (con el ISBN, ISSN, BIBLID, DOI, etc.) No hay que olvidar que, la Automatizacin necesita serias inversiones para llevarse a cabo, y segn las tendencias de gestin bibliotecaria actuales, revertir en trminos de eficacia siempre que existan programas de formacin para bibliotecarios y usuarios que permitan su uso de forma ptima.

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PLANIFICACIN
La automatizacin de una biblioteca es un proceso que se debe planificar de forma cuidadosa desde el inicio, para evitar errores que dificulten su funcionamiento, y costes innecesarios. Por planificacin se entiende establecer un plan de actuacin, siguiendo unas fases (temporalizadas y evaluadas) para alcanzar unos objetivos propuestos
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ELEMENTOS DE LA AUTOMATIZACIN
Los ELEMENTOS comunes que intervienen en la automatizacin son: los RRHH, los datos, las normas bibliotecarias, el equipamiento tcnico y el presupuesto. Pero cada tipo de biblioteca, al plantearse esta tarea, parte de unas caractersticas concretas, que determinarn el tipo de automatizacin y la planificacin a realizar. Estas CARACTERSTICAS son: El tamao de la biblioteca (de la coleccin, los servicios, RRHH, etc.) y su importancia en el sistema bibliotecario nacional. El momento en el que ha de estar operativa la automatizacin. Es diferente una biblioteca de nueva creacin que una ya existente, que precisar de la reconversin de su informacin bibliogrfica anterior. El presupuesto disponible y el coste inicial previsto. Se ha de prever que la automatizacin supondr una inversin constante en la vida de la biblioteca. El personal con el que cuenta, si es suficiente, y si tiene conocimientos y experiencia en ella. Y la complejidad del sistema bibliotecario al que pertenece

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FASES Y DESARROLLO
1 Establecimiento de la responsabilidad del proyecto
Se define aqu la a ejecucin y el control del proyecto, designando a un responsable de ello. Existen diversas opciones como: La contratacin de un consultor externo, para todo el proyecto, o como colaborador o asesor. Es una opcin adecuada si no se tiene experiencia o si no se disponen de recursos propios para abordarla. La constitucin de un Comit directivo que pertenezca a la biblioteca o institucin a la que pertenece. Tiene la ventaja de que las personas se sienten implicadas en el proyecto, y esto repercute en el xito de la implantacin. Pero el inconveniente es que requiere una dedicacin importante que puede afectar al funcionamiento de la biblioteca. La designacin de un responsable de la Biblioteca. Puede estar asesorado o no por un consultor externo, pero el principal inconveniente es la dificultad de que una persona abarque todas las facetas, con las habilidades de gestin que se requieren.

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FASES Y DESARROLLO
2 Estudio de viabilidad En esta fase se determina en qu grado la automatizacin es factible, segn las necesidades y los recursos con los que se cuenta. Para ello se establecen unas etapas o subfases, que son: Anlisis de la situacin actual, teniendo en cuenta: la misin de la biblioteca, sus usuarios, la dependencia orgnica, su estructura y el tamao de su coleccin, etc. Identificacin de las necesidades Establecimiento de los Objetivos generales, y de los especficos de cada proceso. Estimacin de los recursos que se disponen y los que se necesitarn Elaboracin de un plan de accin temporalizado y de un presupuesto estimado.

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FASES Y DESARROLLO
3 Fase: Definicin de las especificaciones
Aqu se determinarn las caractersticas del tipo de automatizacin que se implantar. Consta de: Especificaciones funcionales: qu tareas ha de realizar, con qu normativa y de qu forma ha de hacerlas Especificaciones tcnicas, del hardware (que soporte el almacenamiento) y del software (que permita la gestin y la comunicacin en lnea)

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FASES Y DESARROLLO
4 Estudio de las alternativas
Analizado el tipo de automatizacin viable, se estudian las diferentes alternativas para llevarlo a cabo. Entre ellas estn: comprar el sistema de automatizacin a un proveedor desarrollar un sistema propio conectarse a una red de bibliotecas como la OCLC. Normalmente, es ms viable el primer caso. Para ello: Hemos de comparar los diferentes productos que hay en el mercado, evaluando su funcionalidad, amigabilidad, posibilidades de actualizacin, mantenimiento, etc. Tambin estudiaremos a los proveedores, su solidez, servicios, asistencia tcnica etc.

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FASES Y DESARROLLO
5 La adquisicin del Sistema Si nos decidimos por la compra, adquiriremos el sistema adecuado al proveedor, con el que estableceremos unas clusulas econmicoadministrativas.

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FASES Y DESARROLLO
6 La Implantacin del Sistema

Variar en funcin de la opcin que se elija y de la estructura de la biblioteca. Hay que realizar aqu: La adecuacin del espacio fsico La temporalizacin de la implantacin, planteando tambin la conversin de los catlogos manuales La formacin primero del personal, y despus de los usuarios Y la evaluacin del funcionamiento, establecida en periodos.

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FASES Y DESARROLLO
Por ltimo hemos de considerar que la Evaluacin es muy importante, no slo al final del proceso. Es conveniente establecer un plan de evaluacin que se ejecute desde la primera fase para poder corregir errores a tiempo. Adems ser conveniente cumplir con los principios de gestin de calidad basados en la norma ISO 9000.
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LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION BIBLIOTECARIA

En la Automatizacin de Bibliotecas, nacieron primero programas especficos para una tarea, especialmente para la catalogacin automatizada. Tambin se han utilizado SGBD (relacionales o documentales) independientes, para gestionar la informacin bibliogrfica. Actualmente, se tiende a los Sistemas Integrados de Gestin Bibliotecaria (SIGB). Estos Sistemas estn formados por aplicaciones especficas para cada tarea (interrelacionadas entre s), que comparten las mismas bases de datos evitando la redundancia de informacin. Adems aplican procesos automatizados para la gestin de todas las tareas bibliotecarias.

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CARACTERSTICAS de los SIGB

Hoy existe una oferta variada de stos. Son desarrollados por empresas privadas, que intentan (por los beneficios que aportan) adaptarse a las necesidades bibliotecarias. Entre sus caractersticas comunes estn que trabajan en una arquitectura clienteservidor, y que se ajustan a normas y estndares oficiales y de mercado.

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MODULOS Y APLICACIONES
Se encarga de los pedidos y la gestin econmica y presupuestaria que conlleva. Mdulo de Catalogacin Permite gestionar el catlogo, incluyendo un Control de Autoridades. Los registros se crean directamente en MARC, o se importan de sistemas cooperativos, servidores z39.50, etc. El OPAC o Mdulo de Recuperacin de info. Permite recuperar informacin bibliogrfica, (por diferentes puntos de acceso) e informacin no bibliogrfica, (como disponibilidad de ejemplares, reservas, etc.) Una nueva versin es el WebOpac que manteniendo los atributos del opac tradicional: soporta hiperenlaces, permite recuperar recursos Web, etc.

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MODULOS Y APLICACIONES
Mdulo de Circulacin Realiza el prstamo, devolucin, renovacin y reservas. En concreto, el prstamo interbibliotecario se ha beneficiado mucho de la automatizacin en la gestin y control de las transacciones. Mdulo de Pub. peridicas Permite su control y adquisicin, que por sus caractersticas es ms complejo. Su dificultad, hace que no est muy desarrollado todava, teniendo escasa integracin con el vaciado de revistas y con las p. electrnicas a texto completo. Mdulo de Estadsticas Produce estadsticas sobre los procesos, para establecer indicadores que ayuden a la gestin y toma de decisiones. Mdulo de Administracin y Gestin Proporciona ayuda para la organizacin y gestin de tareas como la gestin de RRHH, tcnicos, econmicos, mantenimiento, etc.

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CONCLUSION
El desarrollo de la Automatizacin y la Normalizacin, han permitido que hoy se puedan consultar catlogos en lnea y localizar documentos de diferentes bibliotecas con un slo catlogo colectivo. Por otra parte, la Cooperacin bibliotecaria no se concibe hoy por hoy en entornos no automatizados, y mucho menos en todo lo referente al concepto de Biblioteca digital que se est gestando. En cualquier caso, se ha de buscar la calidad del Sistema de Automatizacin, sin olvidar que las personas son sus elementos ms importantes, especialmente los usuarios, a los que se debe satisfacer sus necesidades de informacin.
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BIBLIOGRAFIA

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