PLANEACIN Y CONTROL DE PROYECTOS Y OBRAS DE CONSTRUCCIN

Captulo 1:

Introduccin a la Administracin Profesional de Proyectos (APPMR)

Que es un proyecto?
Conjunto de esfuerzos temporales dirigidos a generar un producto o servicio nico.

Caractersticas:
Temporal:
siempre tendr un comienzo y un fin determinado, un tiempo delimitado, una duracin cuantificable. posee caractersticas y funciones especficas que sern gradualmente desarrolladas y le confieren la cualidad de nico.

nico:

Definicin del xito en proyectos

Perodo Tradicional: (1950-1985)

Perodo de Renacimiento: (1985-1993)

Perodo Moderno: (1993-a la fecha)

Perodo Tradicional: (1950-1985)

Medimos el xito principalmente en trminos tcnicos. Consideramos que no cumpliremos con el tiempo de entrega y el presupuesto y para considerar exitoso el proyecto ser suficiente que funcione como esperamos y que la calidad sea lo primordial. HABILIDADES REQUERIDAS:
Tcnicas. Enfocadas a la experiencia y conocimientos especficos. El estilo de liderazgo es autoritario.

Perodo de Renacimiento: (1985-1993)

Medimos el xito en funcin del apego al tiempo, costo y desempeo o calidad tcnica. Consideramos que no es suficiente que el proyecto cumpla con los requerimientos tcnicos si no se termina en el tiempo establecido y dentro del presupuesto. HABILIDADES REQUERIDAS:
Tcnicas y manejo efectivo de equipos humanos. El estilo de liderazgo es participativo.

Perodo Moderno: (1993-a la fecha)

Medimos el xito en funcin del apego al tiempo, costo, desempeo y aceptacin del cliente. Consideramos que aunque entreguemos dentro del presupuesto, a tiempo y con la calidad tcnica estipulada adems debe quedar satisfecho el cliente. HABILIDADES REQUERIDAS:
Conocimiento del negocio, administracin de riesgos e integracin. De liderazgo, comunicacin, hacer que las cosas sucedan, negociacin y solucin de problemas. El estilo de liderazgo es situacional, considera el facultamiento y la integracin de equipos entre otras tcnicas.

La APPMR considera la siguiente definicin del xito:

Cumplir los objetivos de tiempo, costo y calidad, a satisfaccin del cliente y de los involucrados clave al mismo tiempo que desarrollamos relaciones a largo plazo con proveedores y dems integrantes del equipo.
Adems del cliente directo considera la satisfaccin de los involucrados clave, pues en todo proyecto tenemos clientes directos e indirectos. Premisa el desarrollar relaciones a largo plazo, integrando equipos en un esquema ganar-ganar. Considera que cumplir con los objetivos del proyecto a costa de proveedores, no permite un desarrollo sustentable. Considera que la administracin emprica, improvisada no provee las bases adecuadas para cumplir el objetivo del proyecto. Es un esquema practico y probado, enfocado a tratar formal y efectivamente la Administracin de Proyectos.

Participantes clave en proyectos

Para lograr el xito de un proyecto necesitamos identificar a los participantes clave de un proyecto.
Llamaremos participantes clave a las
organizaciones y personas que sern afectadas o beneficiadas por el desarrollo del proyecto.

Participantes clave en proyectos

Cliente:
Es el contratante, propietario o desarrollador del proyecto quien: Autoriza. Define el Alcance, Establece lineamientos y Criterios de aceptacin.

Gerente del Proyecto:

Es el encargado del proyecto quien: Lidera al equipo del proyecto para alcanzar los objetivos, Asegura la comunicacin efectiva entre la administracin y otras organizaciones, Asegura que los problemas del proyecto sean identificados y resueltos a tiempo y adecuadamente.

MIEMBROS DEL EQUIPO DIRECTIVO

CLIENTE

PATROCINADOR

Patrocinador:
Es la persona a cargo de la direccin del proyecto en la empresa quien: Asegura la toma de decisiones a tiempo, Apoya la asignacin de recursos, Supera conflictos y barreras organizacionales para una mejor realizacin del proyecto, Asigna y apoya al Gerente del Proyecto, Provee la direccin estratgica al Gerente del Proyecto

GERENTE DEL PROYECTO

MIEMBROS DEL EQUIPO

MIEMBROS DEL EQUIPO EJECUTOR

Miembros del Equipo:

Son: el Gerente, los organizadores, el staff y los proveedores quienes: Elaboran el Plan del Proyecto, Ejecutan y controlan siguiendo el Plan, Colaboran en la integracin de los equipos para lograr los objetivos del proyecto.

5 procesos en el desarrollo de proyectos Inicio: Planeacin:

Establecer la visin del proyecto, el qu, la misin por cumplir y sus objetivos, la justificacin del mismo, las restricciones y supuestos.

Control:
Comparar lo ejecutado o real contra lo que planeamos, de No identificar desviaciones continuamos con la ejecucin. Si se encuentran desviaciones, en equipo acordamos la accin correctiva y luego continuamos con la ejecucin manteniendo informado al equipo.

Desarrollar un plan que nos ayude a prever el cmo, cumpliremos los objetivos tomando en cuenta una serie de factores que afectan todo proyecto. Aqu se establecen las estrategias, con nfasis en la prevencin en vez de la improvisacin.

Ejecucin:
Implementar el plan, contratar, administrar los contratos, integrar al equipo, distribuir la informacin y ejecutar las acciones requeridas de acuerdo con lo establecido.

Cierre:
Concluir y cerrar relaciones contractuales profesionalmente para facilitar referencias posteriores al proyecto as como el desarrollo de futuros proyectos. Por ltimo, se elaboran los documentos con los resultados finales, archivos, cambios, directorios, evaluaciones y lecciones aprendidas entre otros.

5 procesos en el desarrollo de proyectos

Al eliminar los procesos de inicio y cierre tenemos solo una operacin de rutina, en vez de un proyecto. El ciclo repetido de mejora continua, planear-hacer-verificar-actuar, descrito por expertos en calidad. Planear=Planeacin Hacer=Ejecucin Verificar=Control Actuar=Planeacin adicional y ejecucin.

Traslape de los 5 procesos

 En contraste con sta prctica de 5 procesos para el desarrollo de proyectos, el esquema tradicional podra ilustrarse en slo 3 procesos, improvisacin-parche-cierre.

5 procesos en el desarrollo de proyectos

1) Alcance 2) Tiempo 3) Costo 4) Calidad 5) Recursos Humanos 6) Comunicacin 7) Riesgo 8) Abastecimientos 9) Integracin

9 reas por considerar en la APPMR

 Practica comn respecto al Plan del Proyecto: En la Administracin Tradicional, en el mejor de los casos, desarrollamos un plan considerando solo tiempo y costo, en vez de las 9 reas descritas, lo cual causa que al momento de controlar, la base de comparacin no sea real o confiable, por lo que es comn reportar buenos avances al inicio, pero a partir de medio camino hasta el final, encontramos desfases considerables que tpicamente resultan en proyectos retrasados y fuera de presupuesto, cuando no utilizamos el tiempo de correccin por falta de veracidad en la informacin.

9 reas por considerar en la APPMR

Fases en todo proyecto con administracin tradicional.

1) Optimismo General. 2) Desorientacin Inicial. 3) Perodo de Desorden Incontrolado. 4) Alarmas y Caos, el tiempo no es aliado. 5) Bsqueda Implacable de Culpables. 6) Slvese quien pueda. 7) Castigo ejemplar a los Inocentes. 8) Recuperacin del Optimismo perdido. 9) Terminacin del Proyecto a como d Lugar. 10) Condecoracin y premios a los No participantes.

Influencia en proyectos del tipo de organizacin de la empresa

Analizaremos el impacto del tipo de organizacin del equipo directivo sobre la realizacin del proyecto. Existen 2 tipos de estructuras organizacionales bsicas:
Estructuras Funcionales Estructuras en base a proyectos

ESTRUCTURAS FUNCIONALES
ESTRUCTURAS FUNCIONALES: Organizadas de acuerdo
con las funciones de los diferentes Departamentos: Ventas, Ingeniera, etc.

VENTAJAS:
Permite la especializacin.
Aprovechamos la curva de aprendizaje tcnico. Los canales de comunicacin de verticales bien establecidos. Provee continuidad en las disciplinas funcionales (polticas, procedimientos, etc).

DESVENTAJAS:
Conflictos entre Gerentes de Proyectos y Gerentes
de Departamentos. Gerentes de Proyectos sin atribuciones (facultamiento). Gerentes y miembros del equipo con exceso de carga de trabajo. El equipo no hace suyo el proyecto. Siempre se da prioridad a quien paga.

ESTRUCTURAS EN BASE A PROYECTOS

ESTRUCTURAS EN BASE A PROYECTOS: Organizadas en
base a proyectos: Gerente de gerentes, Gerente 1, etc.

VENTAJAS:
Equipo 100% asignado al proyecto.
Mayor compromiso con el proyecto. Rapidez en el tiempo de respuesta. Rendicin de cuentas. Los participantes del proyecto trabajan directamente para el Gerente del Proyecto.

DESVENTAJAS:
Colaboradores sin sentido de pertenencia a la
empresa. Colaboradores con inseguridad laboral. Es costoso mantener un equipo especializado en proyectos. Oportunidades de crecimiento limitadas. Tendencia a conservar y mantener al personal ms tiempo del necesario.

ESTRUCTURAS MATRICIAL (APPMR)

ESTRUCTURAS MATRICIAL (APPMR): Considera la
combinacin de ambas estructuras.

VENTAJAS:
Tiene su componente funcional que puede ser mayor al 80% de su personal. El resto del personal dedicado a un Departamento de Proyectos con un Gerente o Director de Proyectos apoyado por un equipo de Gerente de Proyectos.

DESVENTAJAS:
Tiende a homologarse al esquema funcional.

 Para organizaciones funcionales se sugiere crear una oficina de proyectos temporal, con la autoridad y responsabilidad requeridas. Ubicando en el lugar del proyecto a los integrantes principales del equipo lo que le facilitar al equipo establecer estndares y procedimientos.
Obtener por escrito los compromisos de los gerentes funcionales. El Gerente del Proyecto debe contar con la responsabilidad y autoridad requeridas y los encargados de los Departamentos funcionales provean servicios a la Gerencia, quien ser responsable de integrar todas las reas de inicio a cierre. Evaluar el desempeo del gerente funcional. Adaptar y aplicar una metodologa comn de acuerdo a las necesidades de la empresa y darla a conocer a todos los involucrados orden y motivacin al staff.

ESTRATEGIAS PARA MITIGAR LOS RETOS Y CAPITALIZAR LAS VENTAJAS

 Integrar al personal especializado como asesor tcnico aportando sus experiencias y habilidades.
Seleccionar al Gerente de Proyecto de acuerdo en funcin a sus conocimientos y habilidades propias de la APP. Desarrollar conocimiento y habilidades del personal tcnico .

ESTRATEGIAS PARA MITIGAR LOS RETOS Y CAPITALIZAR LAS VENTAJAS

Apoyarse en empresas especializadas en APP para complementar habilidades, conocimientos y contar con recursos humanos capacitados. Considerar en la planeacin los riesgos de una estructura funcional y el no capitalizar las ventajas de la APP.

 Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, tcnicas y herramientas, a las actividades de un proyecto, con el fin de satisfacer, cumplir y superar las necesidades y expectativas de los involucrados.
CONOCIMIENTO SABER HABILIDADES SABER HACER-PODER TECNICAS Y HERRAMIENTAS APOYOS, METODOS TECNOLOGA

Definicin de la Administracin Profesional de Proyectos (APPMR)

Definicin de la Administracin Profesional de Proyectos (APPMR)

CONOCIMIENTO SABER

Conocimiento del producto, industria y negocio. Conocimiento de APP.

 HABILIDADES SABER HACER-PODER

Definicin de la Administracin Profesional de Proyectos (APPMR)

Las 5 habilidades claves para la APP son:

Liderazgo. Comunicacin. Negociacin. Solucin de Problemas. Hacer que las cosas sucedan.

HABILIDADES CLAVES PARA LA APP

Liderazgo: El gerente de proyecto puede tener el
conocimiento de la APP, pero si no tiene la habilidad para integrar al equipo en un esfuerzo ordenado hacia el mismo objetivo, perdemos mucha energa y generamos conflictos y retrasos.

Establecer direccin. Alinear al equipo. Crear un ambiente que motive e inspire.

HABILIDADES CLAVES PARA LA APP

Comunicacin: El gerente de proyecto debe asegurar
la comunicacin efectiva entre la administracin y otras organizaciones externas.

Escrita, oral, escuchar y hablar. Interna y externa. Formal e informal. Vertical y horizontal. Estilos de escritura. Tecinas de presentacin y manejo de juntas.

HABILIDADES CLAVES PARA LA APP

Negociacin: El gerente de proyecto negocia todos los
das y a todas horas. Es importante comprender el valor de desarrollar relaciones en las que todos ganemos, buscando siempre lo mejor para el proyecto

Filosofa y tcnicas ganar/ ganar. Negociacin de objetivos de tiempo, costo y alcance. Negociacin de trminos y condiciones contractuales. Negociacin de asignacin de recursos. Otros.

HABILIDADES CLAVES PARA LA APP

Solucin de Problemas: El gerente de proyecto debe
asegurar que los problemas del proyecto sean identificados y resueltos a tiempo y de la manera ms adecuada.

Definicin del problema al identificar y solucionar las causas principales mas que por enjuiciar los sntomas. Toma de decisiones.

HABILIDADES CLAVES PARA LA APP

Hacer que las cosas sucedan: Es una de las
habilidades ms difciles de dominar. Requiere no solo de experiencia sino de una actitud asertiva y de inteligencia emocional.

Venta de ideas. Entendimiento de estructuras formales e informales. Poltica y poder en su sentido positivo.

 TECNICAS Y HERRAMIENTAS APOYOS, METODOS TECNOLOGA

Explicaremos 36 tcnicas y herramientas probadas para administrar profesionalmente los proyectos. Explicadas contestando las siguientes preguntas:
Para qu sirve? Qu incluye? Cmo desarrollarla? Cundo utilizarla?

Definicin de la Administracin Profesional de Proyectos (APPMR)

TECNICAS Y HERRAMIENTAS

MAPAS MENTALES
Mapas mentales: Fueron desarrollados por Tony Buzan,
con el objetivo de optimizar la colaboracin entre los hemisferios izquierdo y derecho de nuestro cerebro.

MAPAS MENTALES
Mapas mental que comprende los fundamentos.

MAPAS MENTALES
Mapas mentales
Para qu sirve?:
Apoya la definicin de los proyectos. Permite el anlisis de entregables y tareas. Apoya la toma de decisiones. Permite una visin global y asigna claramente prioridades.

MAPAS MENTALES
Mapas

mentales

Qu incluye?:

El ttulo o idea central. Las ramas, entregables o subtemas. Las subramas, sub-entregables, hasta el nivel que deseemos desglosar o analizar.

MAPAS MENTALES
Mapas mentales
Cmo desarrollarla?:
Definir el ttulo o idea central y colocarlo al centro del diagrama. Colocar en las primeras ramas los subtemas o entregables finales y en las ramas adicionales colocar los temas dentro de subtemas o sub-entregables. Utilizar palabras claves, colores, smbolos o dibujos. Estimular la creatividad, aportando ideas y despus revisar y organizar.

MAPAS MENTALES
Mapas mentales
Cundo utilizarla?:
Durante el bosquejo de ideas a lo largo del proyecto. Al elaborara las siguientes herramientas y documentos: Charter, expectativas, definicin de entregables, WBS, anlisis de riesgos, entre muchos otros.

Introduccin a la Administracin Profesional de Proyectos (APPMR)

500

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