MANAGEMENTUL TIMPULUI I AL PRIORITILOR

Serban Iosifescu

Obiective
Dup parcurgerea acestui modl, vei avea posibilitatea: S definii timpul ca resurs managerial esenial. S distingei principalele categorii de activiti din perspectiva urgenei i a importanei.

Obiective

S aplicai eficient principiile managementului eficient al timpului. S v organizai eficient locul de munc.

Obiective

S combatei stresul cauzat de suprasolicitare. S conducei eficient reuniunile. S v optimizai procesul decizional.

Resursa timp
Realizai un "inventar" al modului n care folosii timpul, notnd toate activitile pe care le ntreprindei precum i timpul dedicat fiecreia. Grupai, apoi, activitile respective pe categorii. Dup ce vei face acest lucru, rspundei la urmtoarele ntrebri: n ce domeniu vi se pare c ai alocat mai puin timp dect v-ai planificat? n ce domeniu vi se pare c ai alocat mai mult timp dect cel planificat?

Resursa timp
Cum ai putea s petrecei mai puin timp n activiti neplanificate sau n situaii de criz? n ce domenii ai putea delega mai multe sarcini? n ce mod, felul n care mi este aranjat biroul m ajut sau m stnjenete la ndeplinirea sarcinilor? n general, de ce eueaz ncercrile dvs. de a v optimiza utilizarea timpului? Cum ai putea s v stabilii mai bine domeniile prioritare de activitate?

Categorii de timp
timp fixat strict - fr posibiliti de alegere, n care sunt derulate, de regul, activitile principale prevzute n fia postului i care nu pot fi mutate; timp la dispoziie n situaiile n care exist posibilitatea de a alege cnd, cum i unde angajatul realizeaz activitatea respectiv.

Categorii de activiti
URGENT IMPORTANT Crize Probleme presante Proiecte cu termen fix Nu e urgent Planificare Prevenire Cultivarea relaiilor Recunoaterea noilor oportuniti II Munc de rutin rapoarte, Coresponden Conversaie la telefon Timp irosit Activiti plcute

I Neimportant ntreruperi, apeluri Coresponden, ntlniri Activiti mrunte

III

IV

Categorii de activiti

Pe baza listei realizat la activitatea

precedent, repartizai respectivele

activiti n cele 4 cadrane menionate mai sus.

Planificarea timpului
ce sarcini vrem s ndeplinim; care este ordinea de prioriti; n ct timp; n ce relaie se gsesc obiectivele fixate pe termen scurt, cu cele pe termen mediu i lung i rezultatele pe care ni le-am propus; rezistena la evenimentele perturbatoare i la tendinele de irosire a timpului; instrumentul prin care monitorizm realizarea sarcinilor i modul n care ne-am planificat activitatea.

Planificarea timpului
Folosii un planner (o agend sau orice alt form de planificare specializat a timpului ) ? Dac da, cum arat acesta i cum v ajut, concret s v mbuntii activitatea? Dac nu, de ce ?

Cauzele pierderilor de timp

lipsa de obiective, de prioriti i de planificare a activitii; lucrul n condiii de criz; edinele ineficiente; ntreruperi frecvente n activitate; un birou prea ncrcat cu lucrri care nu sunt urgente; solicitarea prea multor hrtii din partea colaboratorilor.

Reguli de aur
Fixai-v un program zilnic riguros. Rezolvai problemele dificile care necesit o concentrare maxim la orele cnd suntei n form maxim i lsai lucrurile minore pentru celelalte pri ale zilei. Fixai-v termene pentru toate sarcinile..

Reguli de aur
Nu amnai unele sarcini importante numai pentru ca v sunt neplcute. Lsai tot ce este neimportant. Multe aazise probleme au tendina de a se rezolva de la sine. Analizai cauzele ntreruperilor i ncercai s le eliminai. Fixai-v anumite ore la care s nu putei fi deranjat i informai-v colaboratorii despre acest lucru. Informai-i care sunt orele la care suntei la dispoziia lor.

Reguli de aur
ndeplinii sarcinile una cte una pentru a v putea concentra la realizarea lor. Fii concii la telefon. Facei-v n prealabil o list cu problemele pe care dorii s le discutai i n cursul convorbirii telefonice i nu divagai. Strngei-v ideile ntr-un singur loc. n momentul n care v vine o idee notai-o ntro agend, altfel s-ar putea s o uitai. Din cnd n cnd, consultai-v agenda i reinei ideile bune.

Reguli de aur
Cnd abordai o problem, ncercai s o i finalizai. Abordarea cu ntreruperi va necesita timp mai ndelungat de rezolvare, vei pierde din coeren i nelegere. La edine, fixai durate fixe pentru lurile de cuvnt i evitai ntreruperile. Cnd exist ntreruperi frecvente, cnd toi participanii ncearc simultan s participe la discuii, edina se prelungete.

Reguli de aur
Fii selectiv. nvai s spunei NU. ntrebai-v la fiecare nou sarcin dac suntei persoana potrivit pentru a o ndeplini. Facei-v o regul din a verifica periodic cum ai folosit timpul i ncercai s gsii ci de mbuntire a programului . Evitai s v luai de lucru acas. Este mai bine s rmnei mai mult timp la serviciu, iar n timpul petrecut acas s fii detaat de problemele organizaiei.

Organizarea documentelor categorii

documentele importante i pe care le folosii frecvent (zilnic sau aproape zilnic); documentele care cuprind problemele urgente de rezolvat pe termen scurt; documentele - importante sau mai puin importante - pe care le utilizai mai rar de o dat pe sptmn; documentele neimportante i neurgente.

Organizarea locului de munc

Suntei organizat/ la locul de munc ? Ce ar mai trebui s facei pentru a v organiza mai bine locul de munc ?

Factori de stres
poteniali; temporali; situaionali; conflictuali.

Reacii la stres
Comportament pozitiv Comportament negativ

Evitai s cerei prea mult Avei o limit n ceea ce privete numrul de ore lucrate Acceptai eecul ca pe ceva inevitabil i folositor Folosii eficient timpul V mprtii sentimentele Avei grij s v meninei o bun condiie fizic Meninei relaii strnse cu oamenii

Nu spunei niciodat nu Lucrai prea multe ore Nu acceptai eecul Nu folosii eficient timpul V mprtii foarte rar sentimentele Neglijai condiia fizic inei oamenii la distan

Reacii la stres
cretere mare a consumului de alcool; conflicte conjugale /familiale; reducerea drastic a relaiilor cu persoanele din afara organizaiei; agresivitate excesiv, care se manifest n relaiile cu colegii sau cu persoanele din afara organizaiei; sentimentul de incapacitate de a face fa situaiei;

Reacii la stres
irascibilitate; senzaia de izolare; lips de chef; incapacitatea de a lua decizii; rezultate modeste, chiar dac se depune a mare cantitate de efort, cu frustrrile asociate; incapacitatea de concentrare;

Reacii la stres
depresie nervoas; dureri de cap; manii (mai mari sau mai mici); senzaia de team; sentimentul vinoviei; supraalimentare; lipsa de poft de mncare i pierdere n greutate;

Reacii la stres
apariia unor eczeme; creterea numrului de igri fumate; creterea numrului de ore petrecute n faa televizorului; sensibilitate exagerat la critic; dureri de spate; apatie;

Reacii la stres
dorina de a renuna la slujb; refuzul contactului cu colegii i lipsa dorinei de a-i ajuta; nelinite i nerbdare; insomnie;

Reacii la stres
Care dintre simptomele de mai sus v caracterizeaz i pe dumneavoastr ? Ce ar fi de fcut n privina cauzelor care au provocat aceste simptome ?

Activiti anti-stres
exerciiile fizice; exerciiile de relaxare; discuiile zilnice cu cineva apropiat; sportul; ntreruperea; program zilnic echilibrat;

Activiti anti-stres necesit asisten

relaxarea; hipnoza; relaxarea progresiv (Edmund Jacobson); sofrologia (Alfonso Caycedo); training-ul autogen (Heinrich Schultz); vizualizarea; yoga, zen i alte tehnici orientale.

Activiti anti-stres
Care sunt modalitile dumneavoastr preferate de combatere a stresului ? Sunt suficiente ? Care ar fi modalitile la care ai putea apela n viitor ?

Conducerea reuniunilor

Participai des la edine ?

Care este opinia dumneavoastr legat de eficiena acestora

Costurile reuniunilor
Costurile directe
Costul timpului petrecut de participanii la edin Costul timpului consumat pentru pregtirea edinei Costuri materiale

Costurile indirecte

Costurile reuniunilor

Calculai costurile ultimei edine la care ai participat !

Pregtirea edinei
Consultarea colegilor nainte de a definitiva agenda. Stabilirea locului i a momentului potrivit. Clarificarea agendei dup consultarea minutelor edinelor anterioare. Stabilirea listei participanilor. Stabilirea timpului alocat edinei.

Pregtirea edinei
Alocarea de timp pentru Diverse. Anunarea din timp a participanilor. Distribuirea materiaelor. Verificarea spaiului, a echipamentelor, a ambianei generale, a materialelor de lucru.

Desfurarea edinei
Ai ntmpinat i salutat participanii la intrarea n sal ? Le-ai indicat locurile pe care vor sta? Ai nmnat materialele ? Ai pus n funciune echipamentele ? Ai stabilit o persoan care urmrete ncadrarea n timp? Ai desemnat pe cineva s consemneze interveniile i s ntocmeasc minuta edinei ?

Desfurarea edinei
Ai nceput prin trecerea n revist a scopului edinei i a obiectivelor propuse? Conducei edina conform celor stabilite n ordinea de zi? Conducei edina n aa fel nct fiecare participant s fie ncurajat s ia parte la discuii? Suntei imparial i evitai s v certai cu ceilali participani ? ncurajai ajungerea la o soluie convenabil ? Ai ncercat s introducei pe toat lumea n discuie ?

Desfurarea edinei
Ai acceptat i valorizat toate contribuiile ? Ai rezumat corect i eficient contribuiile colegilor i deciziile luate ? A ascultat fiecare (mai ales dumneavoastr !) ce au spus ceilali ? A ntrebat fiecare ori de cte ori au aprut nelmuriri ? A participat fiecare prin ascultare, contribuii i clarificri ? S-a afirmat fiecare, atunci cnd a fost necesar ?

Desfurarea edinei
A participat fiecare la deciziile luate n grup? A simit fiecare c a avut influen asupra deciziilor de grup ? Munca n grup a fost eficient ? Tonul edinei a fost relaxat, fr a fi trivial? Toat lumea a fost lmurit asupra deciziilor luate i asupra a ceea ce are de fcut mai departe? Ai evaluat efectele edinei ?

Desfurarea edinei

Caracterizai, urmrind lista de ntrebri de mai sus, ultima edin la care ai participat !

Urmrile edinei
Ai adunat materialele nefolosite i echipamentele ? S-a fcut curenie n sala de edine ? Ai mulumit celor care v-au ajutat n pregtirea i desfurarea edinei ? Ai citit i analizat evaluarea edinei (prin formele menionate) ?

Urmrile edinei
Ai primit minuta edinei n cel mult 48 de ore de la ncheierea ei ? V-a fost transmis (dac a fost cazul) insatisfacia legat de modul cum a decurs edina ? Au fost realizate sarcinile asumate / preluate / atribuite ? Au fost stabilite problemele de discutat la urmtoarea edina ?