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Project 2010

INTRODUCCIN

INTRODUCCIN A PROJECT 2010


Microsoft Office Project ofrece unas slidas herramientas de administracin de proyectos con la dosis adecuada de funcionalidad, potencial y flexibilidad, con el fin de administrar los proyectos con mayor eficacia y eficiencia. Podr mantenerse informado y controlar el trabajo, la programacin y las finanzas del proyecto, mantener la sintona entre los equipos de proyecto y mejorar la productividad gracias a la integracin con los conocidos programas del sistema Microsoft Office, las eficaces opciones de elaboracin de informes, el planeamiento asistido y las herramientas flexibles.

QU ES UN PROYECTO

Un proyecto es una idea planificada que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la razn de un proyecto es alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites que imponen un presupuesto y un lapso de tiempo previamente definidos . Un proyecto es temporal. La duracin de un proyecto podra ser de tan slo una semana o prolongarse durante aos, aunque cada proyecto tiene un inicio y un final definido. Un proyecto es adems un esfuerzo. Los recursos, como pueden ser el personal y el equipamiento, necesitan realizar un trabajo.

EJEMPLOS DE PROYECTOS

Construir una casa Armar y dar un curso por primera vez Desarrollar y lanzar un nuevo producto Instalar una mquina en una industria Desarrollar un evento Reestructurar una organizacin Realizar un desarrollo de software Construir una fbrica Hacer un catlogo

Administrar un proyecto
Para conseguir ser un administrador de proyecto es necesario completar los proyectos a tiempo, no salirse del presupuesto, y asegurarse de que los clientes queden satisfechos con su trabajo. La gestin de proyectos es el proceso de planificar, organizar y administrar tareas y recursos para obtener un objetivo definido, usualmente dentro de ciertas restricciones de tiempo, recursos o costo. Todos los proyectos, bsicamente, constan de tres fases principales: 1. Planeamiento y programacin. 2. Seguimiento y administracin. 3. Fin del proyecto.

Tringulo del proyecto: VISIN DE LOS PROYECTOS EN TRMINOS DE TIEMPO, COSTO Y MBITO (ALCANCE)

Tringulo del proyecto: VISIN DE LOS PROYECTOS EN TRMINOS DE TIEMPO, COSTO Y MBITO (ALCANCE)
TIEMPO: Los proyectos exigen una fecha lmite. COSTO: Los costos son todos los recursos requeridos para llevar a cabo el proyecto. El costo incluye las personas y el equipamiento para realizar el trabajo, los materiales utilizados, y todos los dems eventos y aspectos que requieren dinero o la atencin de alguien en un proyecto. MBITO (ALCANCE): Conjunto de tareas necesarias para conseguir los objetivos del proyecto. Este tro de tiempo, costo y mbito forman el tringulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendr ms influencia en el proyecto.

QU ES PROJECT
Microsoft Project es una herramienta de administracin de proyectos que permite: Programar tareas y recursos. Visualizar el plan del proyecto. Realizar un seguimiento de toda la informacin. Intercambiar informacin de proyecto. Comunicar la informacin a los recursos y otros participantes. De esta forma, Project permite que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir as los objetivos planteados.

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CREAR UN PROYECTO
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Botn Inicio Todos los Programas Microsoft Office Microsoft Proyect 2010 Ficha Archivo -> Nuevo -> Proyecto en blanco
Al

crear un nuevo proyecto, puede optar por programar el proyecto a partir de una fecha de comienzo o una fecha de fin, y puede definir propiedades de archivo especficas que ayuden a organizar o buscar el proyecto.

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PLANIFICACIN DEL PROYECTO

La fase de planificacin de un proyecto es la ms importante de toda la vida del mismo.


Se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, as como la duracin de cada tarea. Se agrega al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos. Se asignan estos recursos a las tareas. Microsoft Project crea una programacin. Se puede comprobar la programacin y ajustarla segn sea necesario.

Antes de empezar a definir las tareas en Project hemos de realizar tres cosas:

Introducir informacin del proyecto. Elegir los horarios de trabajo. Establecer las propiedades del archivo

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CREAR UN PROYECTO
Fecha de comienzo.- Fecha en la que est programado el comienzo de una tarea. Esta fecha se basa en la duracin, los calendarios y las delimitaciones de las tareas predecesoras y sucesoras. La fecha de comienzo de una tarea tambin se basa en sus propios calendarios y delimitaciones. Fecha de fin.- Fecha en la que est programado que se complete una tarea. Esta fecha se basa en la fecha de comienzo, la duracin, los calendarios, las fechas de tareas predecesoras, las dependencias entre tareas y las delimitaciones de la tarea. En este momento se debe definir si la programacin se har a partir desde la fecha de finalizacin o de la fecha de inicio del proyecto.

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Crear un proyecto

Cuando ya tenga toda la informacin clara: Haga clic en Proyecto Informacin del Proyecto

Fecha de comienzo: Escriba la fecha de comienzo del proyecto. El programa calcular automticamente la fecha de fin. Programar a Partir de: Escoja si va a utilizar la programacin desde el inicio o desde el final del proyecto.

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DEFINICIN DEL CALENDARIO LABORAL


El calendario define el tiempo de trabajo para el proyecto completo, para los recursos individuales y para las tareas. Podemos variar el calendario para todo el proyecto, para grupos de recursos o para un recurso especfico, trabajando con calendarios diferentes para cada uno. Los tres calendarios base incluidos en Project son:

Estndar. 24 horas. Turno de noche.

Se activa desde Proyecto > Cambiar tiempo de trabajo

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RECOMENDACIONES PARA EL CAMBIO DE CALENDARIO

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CMO MODIFICAR UN CALENDARIO


Ficha

proyecto -> Cambiar tiempo de trabajo Aparecer un cuadro de dilogo donde Ud. debe decidir si modificar algn calendario base o va a crear uno totalmente nuevo.

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MOFIDICAR UN DA DEL CALENDARIO

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CREAR UN CALENDARIO NUEVO

Clic en Archivo -> Opciones -> Programacin En el cuadro de dilogo defina las condiciones para el proyecto Luego, vaya a Proyecto -> Cambiar Tiempo de trabajo Clic en el botn Crear Calendario En el cuadro Nombre escriba el nombre para el nuevo calendario Seleccione la opcin Crear nuevo calendario base o active la opcin hacer un copia del calendario base existente. Clic en Aceptar

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APLICAR UN CALENDARIO AL PROYECTO


Ficha

Proyecto -> Informacin del Proyecto En el cuadro Calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicar al proyecto. Clic en Aceptar

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VISUALIZACIN DEL PROYECTO


Microsoft Project proporciona diversas categoras de vistas, las cuales muestran informacin del proyecto en forma distinta, siendo la mas comn y se muestra por defecto, la vista grafica y de diagrama. Si desea cambiar el modo de visualizacin de un proyecto haga clic en la ficha vistas, en ella encontrar opciones como: Vistas de tareas. Vistas de recursos. Otras vistas, etc.

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CONFIGURACIN DE ESCALAS

La escala temporal permite cambiar la forma en que se presentan los nombres de los das, semanas y meses. La escala temporal (principal y secundaria) es aquella que nos permite ver la duracin de la tarea y del proyecto en general. Quiz en un momento determinado nos interese cambiar esta escala, para ajustarla mejor a nuestras necesidades, para realizar esto podemos utilizar los botones Alejar y Acercar de la barra de herramientas.

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Manejo de tareas

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PROGRAMACIN DE UN PROYECTO

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Elementos de un proyecto
TAREA: Tambin llamadas pasos, se requieren para completar un proyecto y definen el mbito del objetivo del mismo. La duracin de una tarea oscila entre minutos y meses. HITO : Representa un evento o condicin que marca la finalizacin de un grupo de tareas relacionadas o la finalizacin de una fase del proyecto. Su duracin es 0. RECURSO: Son las personas, equipos, y material que son necesarios para completar y llevar a cabo las tareas en un proyecto.

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DEPENDENCIA DE LAS TAREAS

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Tipos de dependencia

FIN A COMIENZO (FC) La tarea B no puede comenzar hasta que la tarea A finalice.

COMIENZO A COMIENZO (CC) La tarea B no puede comenzar hasta que la tarea A comience.

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Tipos de dependencia
FIN A FIN

(FF) La tarea B no puede finalizar hasta que la tarea A finalice.


(CF) La tarea B no puede finalizar hasta que la tarea A comience.

COMIENZO A FIN

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CMO CREAR UNA TAREA


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Vista Diagrama de Gantt Teniendo esta vista abierta, escriba el nombre de las tareas en el campo Nombre de tarea. Pulse enter para continuar con la siguiente tarea. El programa mostrar una duracin de 1 da con el fin de recordarle que debe ingresar el periodo de duracin de la actividad. El signo de interrogacin significa que la duracin de la actividad es ESTIMADA. Contine con el proceso hasta completar las tareas. Dependiendo de la tarea, se puede modificarla fecha de inicio. Confirmar el grado de dependencia de la tarea.

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CMO CREAR UNA TAREA

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CREACIN DE ESQUEMAS
Un

esquema es la organizacin de una lista de tareas en grupos, estando cada grupo encabezado por una tarea de resumen, la cual describe las subtareas que de ella parten. Para crear y mostrar un esquema se utilizan los siguientes botones de la ficha tarea:

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CREACIN DE ESQUEMAS

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ASIGNACIN DE RECURSOS

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ASIGNAR UN RECURSO FORMA 1


Doble

clic sobre la tarea a asignar recurso En el cuadro de dilogo que aparece, clic en la ficha recurso Asignar el recurso

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ASIGNAR UN RECURSO FORMA 2


Doble

clic en ficha recurso Asignar el recurso

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ASIGNAR UN RECURSO FORMA 3


En

el diagrama de gantt desplacece hasta la columna Nombre de los recursos Alli puede asignar los recursos directamente a la actividad

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ORDENAR LISTA DE RECURSOS


Ficha

recurso Botn Organizador del equipo Hoja de recursos Clic en encabezado Nombre del recurso-> Ordenar

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CONTROL DE SOBRE ASIGNACIONES


Una

sobre asignacin significa que el recurso est trabajando en un solo da, ms horas de las que puede. Por lo tanto, despus de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya sobre asignaciones. Para ello realice lo siguiente: Ficha recurso-> Organizador de equipo -> Uso de recursos

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DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS


Para

los proyectos siempre hay recursos que estn disponibles en determinadas fechas y en otras no. Para confirmar la disponibilidad de un recurso, realice lo siguiente. Ficha Recurso -> Asignar recurso, doble clic sobre un recurso de la lista, en el cuadro inferior ingresar la disponibilidad del recurso

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