Comunicacin Efectiva

Liderazgo, Organizacin y Cambio Por Bernardo Jos Lara Carrero Consultor en Desarrollo Humano Organizacional

Objetivos de la Sesin
Al finalizar el evento los participantes sern capaces de:
Reconocer los elementos claves de la comunicacin efectiva, desde las perspectivas actuales de Programacin Neurolingustica (arte de pensar y comunicacin con excelencia) la Inteligencia Integral.(uso integrado de las inteligencias mltiples: la verbal, la lgica, la emocional intrapersonal e interpersonal, la psicomotora) y la comunicacin de apoyo.

Objetivos de Sesin
Reconocer y aplicar principios y valores ticos, psicolgicos, sociales y organizacionales del proceso de comunicacin efectiva para organizaciones y vidas productivas y excelentes.

La Comunicacin
La comunicacin es : ...la transferencia de informacin y la informacin entre dos o ms personas. ...una manera de conocer las ideas, hechos, pensamientos, sentimientos y valores de los dems ...lo que el receptor entiende, no lo que el emisor dice.

...el significado de la comunicacin es la respuesta que usted obtiene.

Joseph OConnor & John Seymour

Keith Davis & John Newstrom

Comunicacin de apoyo
Es aquella que lograr resolver los problemas planteados al mismo tiempo que mantiene armnica y congruente en integridad las relaciones interpersonales entre los involucrados y no perjudica el derecho de los terceros.
Emisor expresa Mensaje de apoyo Receptor

Retroinforma acordemente

8 Caractersticas de la comunicacion de apoyo

Congruente supera la incongruencia entre, lenguaje verbal y no verbal(gestos, acciones). Descriptiva, no evaluativa crtica negativa. Orientada al problema, no a la persona. Valida a la persona, no la invalida.

8 Caractersticas de la comunicacion de apoyo

Especifica y no generaliza globalmente. Conjuntiva, vincula con lo que se ha dicho. Se apropia lo que se dice... No dice ellos.. Asume la responsabilidad usando pronombres apropiados... yo... Escucha comprensiva, no escucha unilateral, es emptica.

Comunicacin Organizacional
La organizacin es un conjunto de sistemas : comunicacin, administracin de recursos y produccin que tienen una necesidad de integracin para poder llegar a procesar insumos en resultados para unos clientes.

La Comunicacin Gerencial Qu es?

Es el sistema que los niveles superiores de una organizacin utilizan, tanto para lograr que los empleados se sientan identificados con la misin, objetivos y proyecciones de la empresa, para lograr el xito de la misma, as como para mantener relaciones con el entorno a fin de adaptarse al cambio o a la innovacin.

Comunicacin corporativa incluye: La comunicacin desde la direccin o gerencial. (esta es la principal en este curso) La comunicacin organizativa La Comunicacin de Marketing.

Caracteristicas y Proceso de Una Comunicacin Gerencial Efectiva

(Fuente:Cees B.M. Van Riel, Comunicacin Corporativa, l998, y otros autores como Champy, Senge)

La Comunicacin Gerencial es Responsabilidad Compartida por Resultados

La responsabilidad por la comunicacin es compartida por todos los niveles de la direccin, y su personal de apoyo para lograr los resultados deseables: Visin compartida dentro de la empresa Establecer y mantener la confianza del personal en el liderazgo de la organizacin.

Otros Resultados Esperados de la Comunicacin

Gerencial Movilizar la energa, Inicio y direccin del proceso de cambio. Facultar con poder. Definir metas /objetivos Medir el rendimiento. Comunicar acerca de todos estos puntos para crear identidad corporativa. Resultados Claves de la comunicacin del Gerente Estrella

Comunicar con autenticidad:

Comunicar es un proceso vital que se cruza con otros de los mencionados:
Comunicar objetivos, propsitos, valores. Escuchar retroinformacin de problemas, quejas, conflictos, sugerencias del personal. Comunicar sugerencias, decisiones ante los problemas planteados. Comunicar los resultados obtenidos y retroinformar sobre qu hacer para mejorar.

Comunicacin
Escuchar abiertamente y transmitir mensajes convincentes

Las personas dotadas de esta aptitud:

Son efectivas en el intercambio, registrando las pistas emocionales para afinar los asuntos difciles. Saben escuchar, buscan el entendimiento mutuo y comparten informacin de buen grado. Fomentan la comunicacin abierta y son tan receptivas de las malas noticias como de las buenas.

Varios estudios en el mundo, (D.Goleman, Whetten y Cameron) confirman que la falta de empata en la la comunicacin gerencial es en un 70% la causa principal de los fracasos de gerentes que eran muy hbiles en otras competencias tcnicas y/o administrativas financieras.

Ejercicio para conocerse a s mismo:

Recurdese de 10 seres, cosas, personas que usted ha percibido en las ultimas 48 horas , y que a su memoria vienen espontneamente. Colquelos en una lista en el espacio siguiente:

Principios de La PNL
La Programacin Neurolinguistica surgi del anlisis del lenguaje verbal y no verbal en los programas o patrones que practicaban notables profesionales exitosos del campo de la psicoterapia (V. Satir, M.Erickson, Pierce) y del enfoque sistmico de G. Bateson.

Su propsito principal es encontrar los modelos que permiten la excelencia en el pensar y el comunicar del ser humano. (Sus fundadores fueron Blander y Grinder, y los autores
actuales R. Dilt, A. Robins, OConnor y Seymour)

La PNL en su enfoque
La PNL es un enfoque que compara el cerebro a una computadora. Los pensamientos son programas aprendidos, el lenguaje es analizado buscando los modelos de representacin y de comunicacin: La PNL redescubri el lenguaje verbal y el no-verbal en sus normas o cdigos aprendidos.

Conceptos especiales de La PNL

Metalenguaje: es el lenguaje que habla acerca del lenguaje.
Metamodelo es una forma de detectar el modelo de pensar y comunicarse de la otra persona.

La comunicacin es uno de los Factores Mentales que inciden en:

1. Cdigos neuro lingusticos (normas que se tienen para pensar y hablar) 2. Las creencias
3. El humor, la imaginacin y la

fantasa 4. Saber las metas y la misin 5. Auto estima y comunicacin

M o t i v a c i n

Cual es nuestro sistema de representacin dominante?

Predominancia Visual Los visuales son personas con la voz aguda, Tienen tendencia a ver, usar verbos que implican elementos que se puede visualizar. (Son el 40% de la poblacin estudiada) Los colores o su ausencia tienen un significado fuerte El grado de organizacin y orden es importante) Tienden a Visualizar la profundidad de las imgenes Predominancia Auditiva: La realidad se la representan predominantemente desde los sonidos. Son aproximadamente el 40% de la poblacin estudiada en USA. Le dan mucha importancia a los sonidos, tienen muy desarrollado el odo, pueden pasar todo el da oyendo msica. Se motivan mucho con los elogios.

Cual es nuestro sistema de representacin dominante

Kinestsica o tctil
Estas personas estn muy orientadas a sentir, estan en contacto con sus emociones, son muy viscerales. Tienen la voz gruesa. Hablan con verbos que expresan sentimiento. Por ej. Sienten profundamente la Satisfaccin de cerrar un negocio y presentacin a la junta . Entran en (estado de flujo o uso ptimo de la energa y los recursos internos que tenemos) -Trabajan mejor con Temperatura templada - Es importante para ellos el tener sentimiento de orgullo y xito) -El clima calido a nivel afectivo en su grupo de trabajo. -Le gusta estar en dinamismo-movimiento. --Sentirse en paz y - Sentir optimismo es vital.

Importancia de conocer estos sistemas de comunicacin

El sistema de representacin predominante me condiciona mi sistema preferido o director de comunicacin. Mi sistema director es una especie de programa basico de procesamiento de datos. El interlocutor al ponerme voluntariamente en su mismo sistema de representacin se sentir comprendido y podr captar mejor el significado de mi mensaje.

Para ser efectivos en nuestras comunicaciones y relaciones interpersonales en el trabajo es prioritario el conocimiento de nuestros aprendizajes a travs del entendimiento o autoconciencia de:

Valores y principios de efectividad en la Comunicacin gerencial con un diagnstico de los aspectos estratgicos. Aprendizaje comunicacionales desde la Inteligencia Integral y la PNL Estilos de relaciones interpersonales
(Satir y Katcher/Atskin)

Valores Compartidos En Comunicacin Gerencial (Ulrich,Van Riel)

Auto-conciencia Autodiagnstico

Aprendizajes de Hbitos de Comunicacin desde PNL e Inteligencia Integral

Orientacin interpersonal

VALORES

Convicciones ms estables y duraderas

que guan la conducta humana. No hay completa conciencia de ellos. Pueden ser terminales e instrumentales Aspectos de moralidad y competencia

VALORES TERMINALES Personales o sociales. Indican fines o metas deseables, Cules son los nuestros en la empresa? (ejemplos...)

Prosperidad
Seguridad Verdad

Logro Autorealizacin
Paz Personal y Social Equidad/Justicia

Autorrespeto
Belleza Solidaridad Felicidad Integridad

Reconocimiento Social
Armona Planeta Equilibrado Unidad de Humanidad Amor Agape/Amistad

Valores Instrumentales:
Indican conducta o metodologa Moralidad vrs Deshonestidad
Ambicin por metas. Criterio en toma Amante Sexual Fiel Obediencia inteligente

de decisiones.
Alegra profunda. Limpieza Honestidad, sinceridad Crecimiento intelectual

Capacidad psicofisica
Valor para arriesgarse Imaginativo creativo. Lgico Analitico, Sistmico. Manejo de emociones.

Efectividad Integral
Efectividad integral supone Lograr las metas que se propone tanto el individuo, el grupo y la organizacin para estar en una interaccin congruente con su entorno. Comienza con el individuo, sigue con el grupo y desemboca en lo organizacional. La efectividad se ve en un sentido integral como algo biosiquco, psicosocial, psicoespiritual, y el sistema organizacional en equilibrio ecolgico, con todos los grupos constitutivos satisfechos.

Efectividad a corto y a largo plazo

Efectividad a corto plazo Es un horizonte para muchos. Es ver sobre todo el resultado tangible, medible en el corto tiempo de un ao o menos. Es algo para tomar en cuenta, pero hay que transcenderlo. Efectividad a largo plazo: tiene una optica panoramica es contemplar las consecuencias en el horizonte de ms de 2 aos ,5 , 10 aos. Los grandes hombres y empresas son los que planifican a largo plazo. Se debe integrar el corto, el mediano y el largo plazo.

La Comunicacin en la Arquitectura Organizacional

Intento Estratgico: Metas Estrategias Capacidades Organizacionales requeridas. Mentalidad requerida (Cultura) Pilar de Pilar de Pilar de Gerenciar proCompetencia Consecuencias Gobernacin ce sos de trabajo y del cambio Diseo Mejora procesos organizacin de trabajo (calidad,reingen) Politicas salud, EntrenamienProceso de to y de sarro - Recompensas seguridad... Comunicacin Cambio llo Consiguiendo el personal Evaluacin desempeo

Liderazgo: Cul es la calidad del mismo dada Nuestra estrategia?

La energa del grupo hacia la efectividad

Los grupos de aprendizaje y trabajo son las claves de las estructuras organizacionales efectivas. Cmo poder canalizar la energa de todos los individuos del grupo hacia la meta de la organizacin? La alineacin de la visin personal de los miembros con la vision y las metas del grupo.

La sintonizacin de los valores personales y grupales

Si no hay unidad y cada uno jala para su lado, pueden fracasar

Proceso de Autodiagnstico en Comunicacin Gerencial Estratgica

Las preguntas claves son (califique de 1 al 10): Dada nuestras prioridades estratgicas de negocio :Hasta que punto tiene la empresa: 1)Mentalidad compartida: la mentalidad(cultura) correcta en cuanto a patrones de comunicacin acerca de lo apropiado sobre estos puntos: A)Para qu?: Motivar , Orientar, Corregir.. B)Qu comunicar?:Buenas.. malas noticias del pasado, presente, metas futuras. C)Cuando ?: Diario.Semanal mensual anual C)a quienes?: A unos pocos a la mayora, a todos D)Con qu medios: boletines.. Email, carteleras

Autodiagnstico de la Comunicacin gerencial

Hasta qu punto: 2. Comprende la alta y media direccin la comunicacin de sus colaboradores en sus aspiraciones, necesidades emocionales? 3. Existe un sistema justo de gerenciar el desempeo (medidas, premios) para el logro de las metas y se ha comunicado dicho sistema ? 4. Se percibe que la estructura organizacional, los sistemas y polticas de comunicacin ayudan para alcanzar las futuras metas?

Autodiagnstico de Comunicacin Gerencial

5. Cual es el grado de habilidad para comunicarse en funcin de mejorar los procesos de trabajo, para cambiar, y aprender en orden a lograr las metas? 6. Estn alineados los mensajes de la alta y media direccin hacia el pblico externo con los mensajes de la gerencia percibidos por el publico interno (los empleados)? 7. Est alineado el comportamiento de la alta y media gerencia con los mensajes explicitos pblicos predicados?

Autodiagnstico de Comunicacin Gerencial

8.Demuestra la alta y la media. gerencia preocupacin y compromiso personal por atender las necesidades de sus empleados? 9.Tienen los empleados canales de acceso informativo con la alta y media gerencia? 10.Estn sincronizados en forma consistente los mensajes enviados por los diferentes altos .y medios. gerentes? 12. Usualmente la gerencia alta y media le dedica tiempo suficiente a la comunicacin gerencial con los empleados bajo su mando?

Claves para convertir diagnstico en accin:

Los datos deben ser analizados y convertidos en accin en la medida que el proceso de diagnstico se desarrolla, los temas comunes son identificados y gerentes con responsabilidad de toma de decisiones toman la propiedad de datos, y proponen opciones de accin. A lo largo y al final del Seminario Taller generaremos ideas y propuestas para mejorar la efectividad de la comunicacin gerencial en la empresa.

Comunicacin dentro de Mejores Prcticas Organizacionales

Intento Estratgico: Metas Estrategias Capacidades Organizacionales requeridas.

Cultura: En qu queremos ser reconocidos por los clientes? Pilar de Pilar de Pilar de Proce sos de tra Competencia Consecuencias Gobernacin bajo y cambio. Identifica proce Auditoria de Medidas preci Enfoque a pro sos , selecciona competencias sas conductas ceso, remueva campeones y resultados. barreras. Aprendizaje Politicas huma de procesos a Competencias Premios indivi nas y eficientes. reingenierar y para resulduo y grupo Comunicacin: simplificar. tados alinea mensaje Aprendizaje Org. Liderazgo:Credibilidad Personal,Capacidad de cambio real, gerente medio

Comunicacin Congruente
En todo este camino de motivacin hace falta tener una comunicacin congruente, que reconozca primero nuestro propio valor, que cada uno se valorice a s mismo y que confie en su capacidad real (autoestima alta) y tambin que respete y aprecie al otro, que reconozca la importancia del otro con el cual trabajo o vivo mi vida. Por ultimo es necesario reconocer la importancia del contexto o ambiente, pues es un reto que nos desafa para trasformarlo en un Otros Yo ambiente que facilite la vida para todos los seres humanos que estamos en este planeta, comenzando por nuestra Contexto empresa, nuestro hogar, nuestro pas, nuestra regin.

Principios de InteraccinGerencial
Diga y haga acciones que ayuden a que sus colaboradores:Mantengan o aumenten su autoestima, autoconfianza. (Confe en la gente que da indicios de merecerlo) Trtelos no como son sino cmo pueden llegar a ser con su desarrollo. Escuche y responda con empata.La empata es la capacidad de comprender al otro en su propia perspectiva, en el significado que [el o ella dan a sus palabras o acciones. Involucre a los otros en la bsqueda e implementacin de la solucin a los problemas de todo tipo cuando ellos puedan aportar. Busque y Comparta Informacin Vlida (verdad). En lo posible logre acuerdos ganar-ganar con los otros, sin que salga perjudicado el ambiente social ni los principios de integridad, equidad, eficiencia y eficacia.

Proceso de la Comunicacin
Mensaje Emisor Enva Palabras Tono de Voz Ritmo Conductas Gestos Faciales Significado Inten tado Captado Sentimientos Sentir (rabia Y miedo) Sentir acerca del Sentir

Recibe Informacin De Retorno (retroinformacin)

Respuestas y Patrones

Reglas y Defensas Aprendidas

Modelo de Virginia Satir