Universidad Francisco Gavidia

Microsoft Office Excel 2010 Clase 1

Introduccin a las Hojas Electrnicas

OBJETIVOS

1. Conocer el entorno de las hojas electrnicas y su estructura. 2. Conocer los conceptos bsicos de las hojas electrnicas.

Iniciando con Excel

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios.

Estructura de una hoja electrnica

Entorno de Excel 2010. Conceptos bsicos Libro Hoja Rango Celda

Estructura de una hoja

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Conceptos bsicos de Excel 2010:

Libro de trabajo:
Un libro de trabajo en Excel est compuesto por una o ms hojas de clculo, por defecto al crear un nevo archivo se generan 3 hojas. La extensin por defecto de los libros de Excel 2010 es .XLSX y el nombre que le asigna por defecto a cada libro es libro[nmero], dnde nmero, es el nmero del libro que se le asigna cada vez que se crea un nevo archivo, sin que se cierre Microsoft Excel.

Hoja electrnica
Una hoja electrnica es una matriz formada por 16, 384 columnas y 1,048,576 filas. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV,XFD Cada fila se numera desde 1 hasta 1048576. En las versiones anteriores de Excel la cantidad de hojas que se podan insertar es de 255, actualmente la cantidad de hojas a insertar est determinada por la cantidad de memoria RAM que tenga la computadora, es decir no tiene un lmite especfico.

Celda
La intersercin de una fila y una columna se le denomina Celda, y en Excel una celda tiene un ancho por defecto de 11 caracteres. Para identificar una celda especfica en Excel debemos ubicar sus coordenadas (fila/columna) y a esto se le conoce como referencia de celda, Ejemplo celda A1. Podr notar que en la referencia de celda primero se coloca la letra de la columna y luego el nmero de la fila. La celda que tengamos seleccionada se le llama Celda Activa y se puede identificar por sus bodes resaltados.

Rango
Conjunto de celdas identificadas por una celda inicial y una final, separadas por dos puntos. Ejemplo A1:A12

Referencia a celdas
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula.

Referencia a celdas
En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vnculos. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del nmero de fila. Ejemplo A1, hace referencia a la celda tomando la interseccin de la columna A y la fila 2. Mas adelante se ver mas detallado este tema.

Insertar una columna

Ahora desea agregar una columna a la hoja de clculo para identificar clases de productos. Desea incluirla entre dos columnas de datos que ya existen.

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Insertar una columna

Primera opcin: Haga clic derecho en la columna Posterior a la columna que contenga datos y a continuacin haga clic en la opcin Insertar.

Segunda opcin: En el grupo Celdas de la ficha Inicio elija el botn Insertar y a continuacin haga click en la opcin Insertar columnas de hoja. Tenga en cuenta que en ambos mtodos, el contenido de la columna donde haya dejado el marcador de celdas se mover hacia la derecha dando espacio a la nueva columna recin insertada.

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Insertar Filas
Ahora puede agregar una o mas filas a la hoja de clculo para adicionar mas datos a su hoja. Estos datos se incluirn entre dos filas de datos que generalmente ya existen.

Primera opcin: Haga clic derecho sobre el nmero de fila posterior a la fila con datos y a continuacin elija la opcin Insertar.

Excel mover el contenido de la fila seleccionada hacia abajo, es decir; la fila seleccionada tomar el nmero de fila siguiente al actual.

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Insertar Filas
Segunda opcin: Ubique el marcador de celdas sobre cualquiera de las celdas de la fila posterior.

Dentro de la ficha inicio localice el grupo Celdas y luego haga clic en el comando Insertar. Por ltimo seleccione la opcin Insertar filas de hoja.

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Modificar y dar formato a los datos

Las operaciones para aplicar formato y modificar los datos se realizan con los comandos de los grupos incluidos en la ficha Inicio .

Por ejemplo, los ttulos de columna resaltarn ms si estn en negrita. Para ello, seleccione la fila de los ttulos y, a continuacin, en la ficha Inicio , dentro del grupo Fuente , haga clic en Negrita.

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La ventana Nuevo libro

La ventana Nuevo libro es el lugar perfecto para empezar a trabajar en Excel.

Cuando haga clic en el botn de Microsoft Office luego en Nuevo, se abrir la ventana Nuevo libro.

En la parte superior de la ventana, puede seleccionar un nuevo libro en blanco o una plantilla.

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Un nuevo formato de archivo

Excel tiene un nuevo formato de archivo.

Pero puede seguir abriendo y modificando libros antiguos, y compartir archivos con personas que no tienen Excel 2010.
El nuevo formato de archivo proporciona mayor seguridad para los archivos, reduce el riesgo de que resulten daados, reduce el tamao de archivo y ofrece nuevas caractersticas.

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Trabajar con archivos de versiones anteriores

En Excel 2010, puede abrir archivos creados en Excel 95 hasta Excel 2007.

Pero y si usted es la primera persona de su oficina que tiene Excel 2010? Y si necesita compartir los archivos con departamentos que an no tienen Excel 2010? No se preocupe, ya que podr compartir todos los libros con estas personas.

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Trabajar con archivos de versiones anteriores

As es como se hace:
Los archivos antiguos seguirn sindolo a menos que decida lo contrario.
Excel guardar los archivos antiguos en sus formatos originales a menos que especifique lo contrario. Por ejemplo, si el archivo se cre en Excel 2003, Excel 2010 lo guardar en el formato de 2003 de forma predeterminada. Las nuevas caractersticas le advertirn si guarda el archivo como antiguo. Cuando guarde un archivo en el formato de una versin anterior, un comprobador de compatibilidad le indicar si alguna de las caractersticas de la versin 2010 no son compatibles con la versin anterior.

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Trabajar con archivos de versiones anteriores

As es como se hace:
Siempre puede copiar primero los archivos ms recientes con el nuevo formato. Slo tiene que indicar que desea un libro de Excel (*.xlsx). Esa copia del archivo contendr todas las caractersticas de Excel 2010. Puede compartir los documentos entre versiones mediante un convertidor. Los compaeros que trabajen con Excel 2000 hasta 2003 podrn abrir los archivos de 2010 si descargan y utilizan un convertidor.

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Ventajas del nuevo formato

El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel.

stas son sus principales ventajas: Nuevas caractersticas Archivos ms seguros Menor riesgo de que los archivos resulten daados

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Ventajas del nuevo formato

El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel.

stas son sus principales ventajas: Menor tamao de archivo

Datos ms tiles

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Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar

Cuando guarde un archivo en Excel 2010, podr seleccionar entre varios tipos de archivo.

Libro de Excel (*.xlsx). Utilice este formato cuando no haya macros ni cdigo de VBA. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando haya macros o cdigo de VBA. Plantilla de Excel (*.xltx). Utilice este formato cuando necesite una plantilla.

Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar

Cuando guarde un archivo en Excel 2010, podr seleccionar entre varios tipos de archivo.

Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o cdigo de VBA. Libro binario de Excel (*.xlsb). Utilice este formato con un libro especialmente grande.

Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar

Cuando guarde un archivo en Excel 2007, podr seleccionar entre varios tipos de archivo.

Libro de Excel 97-2003 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el libro con alguien que trabaja en una versin anterior de Excel. Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el libro con alguien que trabaja en Microsoft Excel 5.0.

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Gracias!