PREPARACION DE ASAMBLEA GENERAL

BIENVENIDOS
Lugar para texto

Fondo de Empleados

LA ASAMBLEA COMO INSTRUMENTO DE AUTOGESTIN

Autogestin: Las funciones administrativas, no son ejercidas por poderes y agentes exteriores, sino por los asociados, que son los dueos, luego la visin debe ser de empresarios.

LA PARTICIPACIN REQUIERE:

Conciencia Conocimientos legales Sentido de pertenencia Conocer sus responsabilidades Derechos Libertad

OBSTCULOS PARA LA AUTOGESTIN

Desconocimiento legal y de la misma empresa Paternalismo

Direccin
Apata:
obligacin

Burocratizada: Solo posibilidad del beneficio personal Nada con buscar la corriente, el

se

mira

la por una

asiste por

Subjetivismo,
situacin personal

desquite

Autoritarismo

2. PRINCIPIO DEL COOPERATIVISMO Gestin Democrtica por parte de los asociados Los Fondos de Empleados son organizaciones administradas y organizadas con procedimientos democrticos por los asociados, quienes participan activamente en la fijacin de polticas y en la toma de decisiones. Los hombres y mujeres elegidos para representar y administrar los Fondos de Empleados son responsables ante los dems asociados.

1. A los representantes electos que

desempean sus cargos para el beneficio inmediato y de largo plazo de los asociados.

La Definicin del principio recuerda

2. Que la empresa cooperativa no

"pertenece' a los dirigentes electos como tampoco a los empleados.

3. Que

la empresa Fondo Empleados Pertenece a asociados.

de los

4. Que los representantes electos

son responsables de sus acciones ante los asociados, desde el momento de su eleccin y durante todo su mandato y ante la sociedad

La Asamblea General es el rgano mximo de administracin de las entidades solidarias y sus decisiones son obligatorias para todos los asociados, siempre que se hayan adoptado de conformidad con las normas legales, reglamentarias o estatutarias.

La constituye la reunin de
los asociados hbiles o de los delegados elegidos por stos.
Artculo 27 - Ley 79 de 1988

 Inscritos en el registro social Que no tengan suspendidos sus derechos, y Que se encuentren al corriente en el cumplimiento
de sus obligaciones de acuerdo con los estatutos o reglamentos.
Artculo 27 - Ley 79 de 1988

VERIFICACIN DE LISTADO: Funcin exclusiva de la Junta de Vigilancia o Comit de Control Social.

Circular Externa 007 Bsica Jurdica de 2008

HABILIDAD POR FUERZA MAYOR

Aartculo 64 del Cdigo Civil: se llama fuerza mayor

o caso fortuito el imprevisto a que no es posible resistir...

Cuando los descuentos por aporte social o por deudas las hace un ente pagador y el ha efectuado los correspondientes descuentos y no los ha girado a la cooperativa, dicha situacin se constituye en un caso de fuerza mayor, ajena al asociado. En consecuencia el asociado podrn asistir a la Asamblea con voz y voto y ejercer sus derechos.
Concepto nmero 003486 del 7 de feb. 2006

La suscripcin de un pagar para ponerse al da en las obligaciones morosas, no habilita para la asamblea general

El pagar en ningn caso constituye un mandato u orden de pago, sino que es el reconocimiento de una deuda, de una obligacin adquirida y es por ello, una promesa incondicional de pago.
No se puede dejar de lado que estar al corriente en las obligaciones, es estar al da en el cumplimiento de las obligaciones adquiridas con su ente cooperativo, pues el hecho de estar en mora lo coloca igualmente en la suspensin de derechos para ser considerado asociado hbil.
Concepto No. 001064 - 22 de enero de 2003

DE CONSTITUCION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA: Se celebran dentro de los tres primeros meses del ao calendario para el cumplimiento de sus funciones regulares. Las entidades de integracin pueden celebrarlas dentro de los primeros cuatro meses. ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA: Puede realizarse en cualquier poca del ao, con el objeto de tratar asuntos imprevistos o de urgencia. Solo pueden tratar los asuntos para los cuales fueron convocadas. DE DISOLUCION
Artculo 28 - Ley 79 de 1988

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA

Las reuniones ordinarias podrn ser:

Intempore: dentro de los tres (3) primeros meses del ao.

Extempore: Esto es, pasado ese tiempo, pero en consideracin a que la ordinaria no se pudo efectuar por razones de caso fortuito o fuerza mayor y se convoca a ordinaria extempornea.

Por derecho propio: es la reunin de la asamblea que se rene el primer da hbil del mes de abril, cuando no se ha llevado a cabo la ordinaria que ordena la ley.

COMPETENCIA PARA CONVOCAR

Por norma general esa competencia es del consejo de administracin o de la junta directiva, mediante un acuerdo que conste en acta.
Competencia para solicitar convocatoria

Junta de vigilancia o
Comit de Control Socail Revisor Fiscal 15% de los asociados

Estatuto determinar procedimiento y la competencia para efectuar la convocatoria a asamblea ordinaria, cuando el consejo de administracin o junta directiva no lo realice dentro del plazo establecido en la ley o desatienda la peticin de convocar la asamblea extraordinaria, la har el solicitante. Art. 31 Ley 79/88.

COMPETENCIA PARA CONVOCAR

Si en el estatuto no est previsto el procedimiento para la convocatoria o no se cumple, entonces puede convocar el ente que solicit la Supersolidaria, numeral 20
del artculo 36 - Ley 79 de 1988.

La Supersolidaria convoca cuando:

No se cumpla el procedimiento referido en el artculo 30 - ley 79 de 1988 Se cometan irregularidades graves en la administracin, que deben ser conocidas y corregidas por el mximo rgano social

 Tiempo para dar a conocer la convocatoria.

El trmino de convocatoria se cuenta a partir del da hbil siguiente a la fecha de convocatoria, en que se debe publicar la convocatoria, hasta el da hbil antes de la celebracin de la asamblea general. A falta de la determinacin en das en el estatuto, se har, segn el Cdigo de Comercio, es decir con 15 das hbiles de antelacin, si hay aprobacin de estados financieros, en los dems casos con 5 das hbiles, artculo 424.

Publicacin de la convocatoria

Se dar a conocer a los asociados hbiles, en la forma y trminos previstos en los estatutos: Carta Cartelera Publicacin en el diario. En su defecto aplica el artculo 424 Cdigo de Comercio, es decir mediante aviso que se publicar en un diario de circulacin en el domicilio principal de la entidad.

Contenido recomendable en la Convocatoria

Nombre de la entidad

Nombre del organismo que convoca

Norma del estatuto donde est la competencias
para convocar

Fecha de la convocatoria Fecha, Hora y Ciudad para la reunin Direccin exacta del lugar de la reunin

Contenido recomendable en la Convocatoria

Orden del da

Indicar a los asociados que tienen a su disposicin

todos los documentos para el ejercicio del derecho de inspeccin

Firma del presidente y secretario del consejo de

administracin o junta dierctiva

Aprobacin en reunin del consejo o junta dierctiva,

fijando fecha de corte para determinar habilidad.

Constancia en el acta de la aprobacin de la

convocatoria

Qurum deliberatorio: La asamblea deber deliberar: A la hora convocada con la mitad de asociados hbiles
convocados. Si en la hora siguiente no se ha integrado el qurum, la Asamblea podr deliberar y adoptar decisiones vlidas con un nmero de asociados: No inferior al 10% del total de los asociados hbiles, Ni inferior al 50% del nmero requerido para constituir la entidad cooperativa o fondo de empleados.

En las Asambleas Generales el qurum mnimo ser el

50% de los elegidos y convocados. Una vez constituido el qurum, ste no se entender
desintegrado por el retiro de alguno o algunos de los asistentes, siempre que se mantenga el qurum mnimo sealado anteriormente.
Artculo 31 - Ley 79 de 1988

QURUM DECISORIO
Las decisiones de la asamblea general se tomarn por mayora absoluta de los votos de los asistentes:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Reformas de estatutos Fijacin de aportes extraordinarios Amortizacin de aportes Transformacin Fusin Incorporacin Escisin Disolucin para liquidacin

Voto favorable de 2/3 (70%)

Artculo 32 - Ley 79/88

1. Nombrar presidente, vicepresidente y secretario. 2. Designar la comisin de actas. 3. Aprobarla agenda cuando la asamblea es ordinaria. 4. Estudiar y Aprobar el reglamento de asamblea. 5. Establecer las polticas y directrices generales de la
cooperativa o fondo de empleados cumplimiento del objeto social. para el de

6. Examinar

los informes de administracin y vigilancia. ejercicio.

los

rganos

7. Aprobar o improbar los estados financieros de fin de

8. Destinar los excedentes del ejercicio econmico

conforme con el artculo 54 de la ley 79 y el estatuto.

9. Elegir los miembros del consejo de administracin o

junta directiva, junta de vigilancia o comit de control social y comit de apelaciones. 10. Elegir el Revisor Fiscal y su suplente y fijar su remuneracin.

11. Fijar aportes extraordinarios. 12. Reformar los estatutos. 13. Amortizacin de los aportes sociales. 14. Aprobar la fusin, escisin, incorporacin,
disolucin y liquidacin. Las dems que le seale el estatuto y la ley.

Voto favorable del 2/3

Artculo 32 - Ley 79 de 1988

ELECCIONES
La eleccin de rganos o cuerpos plurales se har mediante los procedimientos y sistemas que determinen los estatutos o reglamentos de cada entidad. Cuando se adopte el de listas o planchas, se aplicar el sistema de cuociente electoral.
Artculo 32 - Ley 79 de 1988

Ejemplo: Eleccin Junta Directiva Clculo Cuociente Electoral

Plancha No.
UNO DOS TRES EN BLANCO NULOS Total

Votos
7 8 2 2 1 19

Junta Directiva Cuociente Residuo 5 1,40 1 1 1,60 1 1 0,40 1 0,40 0,20 2 3

Total
2 2 1

 En las Asambleas Generales corresponder a cada

asociado un slo voto, salvo la excepcin consagrada en el artculo 96 de la Ley 79/88, para organismos de 2 y 3 grado

Los asociados o delegados convocados no podrn

delegar su representacin en ningn caso y para ningn efecto.
Artculo 33 - Ley 79 de 1988

A LA HORA DE LA ELECCIN

PRINCIPIO DE AUTOGESTIN
Los asociados, durante el proceso de eleccin de sus dignatarios, procurarn establecer criterios que tengan en cuenta la capacidad y las aptitudes personales, el conocimiento, integridad tica y la destreza de quienes ejercen la representatividad. En su estatutos, establecern rigurosos requisitos para el acceso a los rganos de administracin y vigilancia, tomando en cuenta los criterios anteriormente anotados.

REQUISITOS EXIGENTES
Para salvaguardar el principio de autogestin, los asociados, durante el proceso de eleccin de sus dignatarios, procurarn establecer criterios que tengan en cuenta: 1. La capacidad y las aptitudes personales, 2. El conocimiento, 3. La integridad tica y 4. La destreza Las organizaciones de la economa solidaria, en sus estatutos, establecern rigurosos requisitos para el acceso a los rganos de administracin y vigilancia, tomando en cuenta los criterios anteriormente anotados.
Aartculo 7 de la Ley 454 de 1998 Carta Circular 002-2004

La Junta de Vigilancia o Comit de Control Social: Verifica que los elegidos cumplan con los consignado en el estatuto

1. En primer lugar para compensar prdidas de ejercicios anteriores.

2. Restablecer la reserva de proteccin de aportes sociales al nivel que tena antes de amortizacin.
Artculo 55 Ley 79 de 1988

20% Reserva de proteccin de los aportes sociales 20% Fondo de educacin 10% Fondo de Solidaridad

Revalorizacin de aportes. Servicios comunes y seguridad social. Retorno en relacin con el uso de los
servicios o participacin en el trabajo.

Fondo para la amortizacin de aportes

sociales.

DETERMINACIN DE ASAMBLEA

Decreto 2880 de 2004

* Cupos * Subsidios * Fondos individuales * Proyectos educativos

Fondo de educacin
Reforma tributaria: Ley 863 de 2003
Invertir en educacin formal el 20% de los excedentes

EJEMPLO

$ 200 millones Reserva de proteccin de los aportes sociales $ 200 millones Fondo de educacin $ 100 millones Fondo de Solidaridad

$ 1000 millones

$ 500 millones a DETERMINACIN DE ASAMBLEA

Aplicacin Ley 863 de 2003: Calcular el 20% sobre excedentes y sacarlos de los fondos de educacin y solidaridad e invertirlos en educacin formal

$ 200 millones
Que se toman de:

Fondo de educacin
Fondo de Solidaridad

Para que la asamblea sea eficaz, deber reunir los siguientes requisitos de convocatoria segn estatuto o en su defecto la ley (Ley 79/88 y C.C.)

1. Citacin conforme lo establece la ley y el estatuto, observando el tiempo, con la debida antelacin y Publicacin de la convocatoria y en lugar del domicilio principal.
2. Observar la fecha de habilidad de los asociados prevista en los estatutos o en los reglamentos del consejo de administracin o junta directiva. 3. Verificacin y publicacin de listado de asociados hbiles con la anticipacin prevista en el estatuto.

Para que la asamblea sea eficaz, deber reunir los siguientes requisitos de convocatoria segn estatuto o en su defecto la ley (Ley 79/88 y C.C.)

4. Que convoque el rgano competente, mediante acta o acuerdo, o el ente siguiente de acuerdo con la ley, observando el procedimiento contemplado en el estatuto. 5. Qurum: Las decisiones deben adoptarse con la mayora prevista en el estatuto o en la ley.

DECISIONES INEFICACES
Artculo 190 C.C. Las decisiones tomadas en una reunin celebrada en contravencin a lo expuesto (artculo 186) sern ineficaces.

1. La ineficacia no produce efectos jurdicos.

2. No requieren declaracin judicial, o de providencia

administrativa.

3. No requiere ser impugnada por cuanto su carencia de

valor o su inutilidad jurdica est implcita en esa sancin que obra de modo automtico por ministerio de la Ley.

DECISIONES INEFICACES
Verificada la falta de qurum esa misma circunstancia determina per se que el acto es ineficaz, esto es que no puede producir ningn efecto.

En consecuencia deber realizarse una nueva asamblea observando las previsiones estatutarias y legales.

Compete a los jueces civiles municipales el conocimiento de las impugnaciones de los actos o decisiones de la asamblea general y del consejo de administracin de las cooperativas. - Cuando no se ajusten a la ley o a los estatutos, - Cuando excedan los lmites del acuerdo cooperativo.

El procedimiento ser el abreviado previsto en el Cdigo de Procedimiento Civil.

Podrn impugnar: Los administradores, asociados ausentes o disidentes.

el

revisor

fiscal,

los

Artculo 45 - Ley 79 de 1988

1. Nmero de acta 2. Tipo de asamblea: ordinaria o extraordinaria 3. Ciudad, fecha y lugar de la reunin 4. Forma, fecha de la convocatoria y rgano que convoca de acuerdo con el estatuto

5. Hora de convocatoria, inicio y terminacin

6. Nmero de asociados convocados y nmero de asociados o delegados asistentes

7. Forma de comunicacin de la convocatoria

8. Nombre de las personas que presiden 9. Constancia del qurum deliberatorio

10.Orden del da

11.Designacin de la comisin de actas, de acuerdo con el estatuto. 12.Nombramientos efectuados bajo el sistema de eleccin establecido en los estatutos 13.Decisiones adoptadas y el nmero de votos a favor, en contra, en blanco o nulos 14.Constancias presentadas por los asistentes 15.Lectura y aprobacin del acta 16.Fecha y hora de la clausura, entre otros. 17.Firma de Presidente y secretario 18.Firma de todos los integrantes de la comisin de actas

Cuando la asamblea se realice por el sistema de delegados, deber allegarse a la Superintendencia el reglamento para su eleccin y las actas de escrutinio correspondientes a la misma. Cuando en la asamblea se apruebe una reforma estatutaria o se elijan miembros de los rganos de administracin y vigilancia, es preciso dejar constancia en el acta sobre:

El nmero de asociados presentes en el momento de someter a

aprobacin la reforma estatutaria o en el momento de la eleccin.

Nmero de votos obtenidos por la lista o candidato (dependiendo

del sistema de eleccin).

Nmero de cargos a proveer, discriminando si se trata de suplentes

o principales por cada rgano y periodo para el cual corresponde la eleccin.

El acta debe ser firmada por el presidente y secretario y por todos los asociados elegidos como integrantes de la comisin para la aprobacin del acta.

Para todos los efectos, las copias de las actas que se Presenten ante la Superintendencia de la Economa Solidaria, debern ser:

Fotocopias tomadas del libro inscrito en cmara de comercio o Extractos de la parte pertinente; en ambos casos, certificados por el secretario de la reunin o, en su defecto, por el representante legal.

Para la eleccin se requiere:

Que las listas o planchas contengan igual nmero de candidatos

al de cargos a proveer (principales y suplentes).

Si el nmero de principales y suplentes es diferente, la eleccin

debera hacerse por separado, ejemplo: 7 principales 3 suplentes.

En el cuociente electoral se debe tener en cuenta en forma exacta los decimales y para el residuo, Artculo 197 del Cdigo de Comercio.

No estn permitidas las aproximaciones cuando la cifra contiene decimales, por exceso o por defecto, ejemplo: 10,4 - 92,8 14,2

Las asambleas generales de asociados no pueden ser suspendidas en sus deliberaciones por ms de 3 das hbiles, pues al suspenderlas por un lapso superior sus decisiones sern ineficaces de pleno derecho de conformidad con lo dispuesto en los artculos 186, 190 y 430 del Cdigo de Comercio, segn remisin del artculo 158 de la Ley 79 de 1988.

Si en dicha normatividad interna no se regula expresamente a qu fecha deben estar al da con sus obligaciones los asociados sta ser la fecha de la convocatoria, segn la remisin prevista en el artculo 158 de la Ley 79 de 1988.

Personas elegidas no pueden ser reemplazadas en elecciones parciales. Solo si se proveen por unanimidad.

Orden del da - General

1. Instalacin de la asamblea 2. Verificacin del qurum 3. Aprobacin del orden del da 4. Nombramiento de presidente y secretario de la asamblea 5. Eleccin de comisin de escrutinios. 6. Eleccin de comisin de revisin y aprobacin del acta 7. Aprobacin del reglamento de la asamblea. 8. Informe del consejo de administracin o junta directiva 9. Informe del gerente

10. Informe de la junta de vigilancia o comit de control social 11. Dictamen del revisor fiscal 12. Aprobacin de estados financieros 13. Destinacin de excedentes 14. Eleccin de miembros del consejo de administracin o junta directiva 15. Eleccin de miembros de la junta de vigilancia o comit de control social 16. Eleccin de revisor fiscal y suplente, y fijacin de honorarios 17. Fijacin de aportes extraordinarios

18. Reformas estatutarias

19. Proposiciones y varios

Trmites posteriores entidades sin actividad financiera

Inscripcin en Cmara de Comercio: Para que la decisiones sean oponibles ante terceros.

Envo a la Supersolidaria dentro de los 10 das hbiles siguientes a la inscripcin en cmara de comercio. Para control de legalidad posterior

Actualizacin en el Registro nico Tributario RUT Accin que se hace en la DIAN y se presenta el certificado de la Cmara de Comercio.

Circular Bsica Jurdica No. 007 de 2008

 No requieren tomar posesin previa de sus cargos ante la Superintendencia La inscripcin ante la cmara de comercio tiene efectos simplemente declarativos,

Pueden ejercer sus funciones a partir del nombramiento o designacin por el rgano competente de la entidad, el cual se erige como acto constitutivo. El efecto declarativo de la inscripcin, es para fines de publicidad; esto es, para que sean oponibles dichos actos frente a terceros.
PRIMERA REUNIN DEL CONSEJO

NO EJERCE ACTIVIDAD FINANCIERA

1.

Art. 164 C.C. Las personas inscritas en la Cmara de Comercio como representantes de una sociedad, as como sus revisores fiscales, conservarn tal carcter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripcin mediante el registro de un nuevo nombramiento o eleccin. La simple confirmacin o reeleccin de las personas ya inscritas no requerir nueva inscripcin.
PRIMERA REUNIN DEL CONSEJO o JUNTA

2.

EFECTOS DE LA INSCRIPCN

DIRECTIVA

Art. 442 C.C. Las personas cuyos nombramientos figuren inscritos en el correspondiente registro mercantil como gerentes principales y suplentes sern los representantes de las sociedades para todos los efectos legales mientras no se cancele su inscripcin mediante el registro de un nuevo nombramiento.
PRIMERA REUNIN

EFECTOS DE LA INSCRIPCN

DEL CONSEJO o JUNTA DIRECTIVA

1.

Art. 29 C.C. Numeral 4. La inscripcin podr solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un trmino especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a registro no producirn efectos respecto a terceros sino a partir de la fecha de su inscripcin.

2.

Con base en lo anterior, se concluye que las inscripciones en el registro respectivo, pueden tener 2 clases de efectos: Constitutivos PRIMERA REUNIN Declarativos DEL CONSEJO o JUNTA
DIRECTIVA

EFECTOS DE LA INSCRIPCN

 Constitutivos: Cuando se constituye una nueva persona jurdica.

Declarativos: Fines de publicidad, para que sea oponible el acto o documento ante terceros. Ejemplo, una reforma estatutaria tiene validez a partir de su aprobacin, pero slo es oponible frente a terceros a partir de su inscripcin.
PRIMERA REUNIN

EFECTOS DE LA INSCRIPCN

DEL CONSEJO o JUNTA

DIRECTIVA

CIRCULAR 008 DE 2007 SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

La existencia y representacin legal de las entidades sin nimo de lucro referidas en al artculo 143 del Decreto 2150 de 1995, al igual que las sealadas en el artculo 40 de dicho Decreto, se comprobar con certificacin expedida por la cmara de comercio del domicilio principal, en la que constar como mnimo: documento de constitucin, nombre, domicilio, trmino de duracin, objeto social, administradores, representantes legales y sus facultades, revisores fiscales, valor del patrimonio y las providencias judiciales y/o administrativas.

CIRCULAR 008 DE 2007 SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

La existencia y representacin legal de las entidades sin nimo de lucro referidas en al artculo 143 del Decreto 2150 de 1995, al igual que las sealadas en el artculo 40 de dicho Decreto, se comprobar con certificacin expedida por la cmara de comercio del domicilio principal, en la que constar como mnimo: documento de constitucin, nombre, domicilio, trmino de duracin, objeto social, administradores, representantes legales y sus facultades, revisores fiscales, valor del patrimonio y las providencias judiciales y/o administrativas.

CIRCULAR 008 DE 2007 SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Las cmaras de comercio solo inscribirn los nombramientos de personas u rganos colegiados con carcter de representantes legales, administradores y revisores fiscales cuando: los cargos se encuentren creados en los estatutos y se cumplan las disposiciones relativas a rgano competente, convocatoria, qurum y mayoras establecidas en sus estatutos o en leyes especiales.

CIRCULAR 008 DE 2007 SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Conforme a lo previsto en el artculo 42 del Decreto 2150 de 1995, las cmaras de comercio solo inscribirn los nombramientos de representantes legales, administradores y revisores fiscales, cuyos cargos se encuentren creados en los estatutos de las entidades a que se refiere el presente numeral. En consecuencia, no ser procedente la inscripcin del nombramiento de personas u rganos colegiados que no tengan el carcter de representantes legales, administradores y revisores fiscales, ejemplo: juntas de vigilancia, comits de control social y fiscales.

CIRCULAR 008 DE 2007 SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Cuando los estatutos no contemplen previsin alguna para la adopcin de la decisin de nombramiento de los representantes legales, administradores y revisores fiscales, no ser procedente acudir a las normas especiales sobre sociedades. Las cmaras de comercio se abstendrn de inscribir las reformas estatutarias, cuando en la reunin en la que se adopte dicha reforma no se encuentre presente o representado el qurum deliberatorio previsto en la ley o en los estatutos para tal efecto.