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Plan
Votre entreprise
7) Formation laudit 8) Dtermination dun planning daudit annuel 9) laboration dun questionnaire daudit 10) La sous-traitance de laudit un autre organisme 11) Communication au fournisseur
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Plan Laudit
I- Prparation de laudit A vous maintenant cas pratiques (n 1 et 2) II-Laudit A vous maintenant cas pratique (n 3)
Conclusion
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Introduction
Cest dans son rle dinterface entre ses
clients internes et ses fournisseurs que lacheteur dmontre son professionnalisme. Cette clef de vote de lentreprise doit tre confie des professionnels, matrisant aussi bien le march fournisseur que leur propre march.
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VOTRE ENTREPRISE
fournisseur rpond aux normes qualit telles que dfinies par votre entreprise.
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Autres : BPF,.
Disposez-vous de rfrentiels qualit
propres votre secteur : O/N ? Si la rponse est oui, merci dindiquer ce ou ces rfrentiels ci-dessous : ---------------------------------------------------------------------------------------------------------Copyright-Annie Lafaye-Conseil Achat et Management - 2006 ISCAE 8
fournisseur sur le plan qualit. Prparez un document indiquant les normes qualit requises pour un fournisseur.
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l'Industrie Marocaine (SNIMA), dpendant du Ministre du Commerce et de l'Industrie, est l'organisme charg de coordonner les travaux de normalisation dans le milieu national. Plus de 500 normes nationales sont actuellement en application, principalement dans les secteurs mtallurgique, de la construction et de l'emballage.
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Conditionnement (IMEC) est comptent en matire de normes de conditionnement et d'emballage. Les Ministres de l'Agriculture et de la Sant ont des attributions en ce qui concerne les produits agricoles et ceux destins la consommation humaine. Les rgulations sanitaires s'appliquent sur l'importation d'aliments. Le Maroc est membre de l'Organisation Internationale de Normalisation (ISO).
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nouveau fournisseur, nouveau produit ou nouveau service. Audit de suivi : Audit de vrification des mesures prises par le fournisseur suite aux remarques de laudit dapprobation, audit rgulier.
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dlguer lensemble des tests chez le fournisseur, de manire utiliser le produit rception. Cet audit ne peut tre ralis que si lhistorique qualit du fournisseur est satisfaisant sur plusieurs annes (audits et problmes qualit)
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Votre entreprise 4) Rdaction de la procdure daudit fournisseurs Dfinition du but de laudit Description du process dun audit et des rfrences documentaires Information sur les fournisseurs pouvant tre audits ex. :
Les mono-sourcing Les fournisseurs stratgiques Les fournisseurs risque
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Et qui dautre ?
Selon vous, quelle(s) personne(s) devez-
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Sachant : Poser des questions Pratiquer lcoute active Prendre des notes
Bon communicateur
dans un document qualit. Cette formation peut par ex. tre la ncessit de participer au moins 2 audits. De plus, cette formation doit continuer tre active. Dans le cas dune quipe daudit une personne doit tre nomme responsable.
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Nom du fournisseur
Niveau de risque
But
classification des niveaux de risques fournisseur. But : Audit dapprobation, audit de suivi ou audit de certification
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rflexion interne. Il conditionne lapprobation ou non dun fournisseur et doit par consquent tre particulirement tudi. Vous pouvez adopter par ex. 1-Excellent = 3 2-Adquat = 2 3-Pauvre = 1 4- Totalement insatisfaisant = 0 5- Non applicable
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calcul en pourcentage. Vous pouvez galement indiquer O/N/Non applicable et comptabiliser le nombre de Oui. Vous pouvez aussi avoir une chelle avec satisfaisant, acceptable, moyen, insuffisant, non applicable
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pondre.
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10) La sous-traitance de laudit un autre organisme Lentreprise peut sous-traiter laudit un
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LAUDIT
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LAUDIT
Formation du/des auditeur (s) Liste des fournisseurs auditer Dtermination du type daudit effectuer Dtermination dun planning daudit annuel Information au fournisseur de la date prvisionnelle de laudit
Prparation de laudit 1/Envoi dun pr-questionnaire chez le fournisseur 2/ Runion de prparation 3/ Envoi de lagenda daudit chez le fournisseur Audit 4/ Runion pralable chez le fournisseur 5/ Examen du : Produit process de lorganisation 6/ Recensement des non-conformits 7/ Runion de clture chez le fournisseur
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Suivi et Clture
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Service 1
Service 2
Service 3
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fabricant, - Etude des autres documents fournis : - Description de process rsume - Plan des btiments
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- Accrditation, certifications.
- Adresse de lentreprise
- Nombre de personnes y travaillant.
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fournisseur dj rfrenc)
la qualit Liste de lensemble des produits fournis par le fournisseur Etude plus approfondie des problmes rencontrs et de leur rsolution
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fournisseur avec chaque livraison - du dernier compte-rendu daudit et des rponses apportes aux non-conformits (si applicable)
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lauditeur se concentrera principalement sur tous les domaines qui permettent dtablir par ex. un certificat (contrles en ligne, contrles labo.)
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Prsentation des participants tude de lagenda Explication du process Prsentation des entreprises But de laudit
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Cas n 1 :
Un fabricant dtiquettes adhsives avec systme de suspension : la socit Schreiner, base en Allemagne (vido rsume)
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Cas n 2 : Un fabricant de flacons : la socit SGD, base en France (description de process et photos sur Internet) Sur base de chacun des points dfinis aprs, listez les questions que vous devez poser chaque fournisseur.
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dispose de procdures de gestion de la qualit Est toujours conforme aux demandes du client
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- Existence dune politique qualit - Communication de cette politique lensemble du personnel - Analyse de lorganigramme - LISO, sinon tude des procdures/documents qualit - Dfinition claire des rles et responsabilits de chacun sur le plan qualit - Revue priodique de lensemble des documents qualit de lentreprise.
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dispose de procdures de gestion des clients Est toujours conforme aux demandes du client
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- Exploitation des documents techniques fournis par le client - Transcription de ces documents dans le systme du fournisseur sans modification - Analyse de limpact de toute modification demande par le client et enregistrement - Information pralable au client de toute modification de procd de fabrication - Les besoins des clients doivent tre clairement exprims
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Control)
Les principes :
dispose dune procdure traitant du dveloppement de produit Est toujours conforme aux demandes du client
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- Dfinition dun plan qualit, de contrle, de ralisation de prototype ou dchantillons - Adquation de ces plans / demandes du client - Contrat de confidentialit - Approbation des modifications - Validation du produit, des systmes - Retranscription au stade industriel (en production) - Conservation des informations
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Contrat
Bon de commande/Accus de rception Cahier des charges/spcification
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achat - Communication au fournisseur des exigences et information retour - Suivi des non-conformits et de leur impact - Systme dapprobation des fournisseurs - Notation des fournisseurs (qualit, dlai) - Verrouillage de lachat avec des fournisseurs approuvs
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Les principes :
a) matires premires :
- sgrgation des produits : en attente de
libration, non-conformes, librs - identification du statut des produits - sparation des produits dangereux - identification des palettes/produits
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a) matires premires :
- emplacement des produits dfini
- FIFO
- contrles rception (documents, qualit,
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Les points vrifier sont les suivants : a) matires premires : - flux de matires - respect des conditions de stockage / caractristiques du produit (ex 2-8C, pas de gerbage) - cas particulier des frigos (contrles des tempratures, historique, maintenance) - si stockage en silos, absence de contamination lot conforme et non conforme. - si possibilit, stockage sur palettes
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Outre certaines caractristiques identiques au stockage des matires premires, vous devez galement vrifier : Codification et identification du stade de la fabrication Sgrgation si ncessit de tests c) produits finis : Flux spar des matires premires et du semi-fini Sparation stock produit fini entre un retour client et une production
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(inventaire vous fournir) d) Inventaires Assurance de la comptabilisation du stock Mthode dinventaires Identification des produits jets (premption, dclassement)
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dispose dune procdure de suivi de fabrication Matrise toutes les tapes du processus de fabrication
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modifications, informations..) - vide de chane - validation des paramtres machine cl (limite de temprature) - validation des quantits de matire utiliss
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des produits
- dossier de fabrication : indication des tapes du process,
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modification
- vrification des lments complts sur le dossier de
fabrication
- identification des produits - procdure dchantillonnage en cours de production
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physiques (Laboratory controls) Les principes : Sassurer que le fournisseur dispose dune procdure laboratoire Matrise toutes les tapes gestion des tests
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Transport) Les principes : Sassurer que le fournisseur dispose dune procdure Distribution des produits matrise toutes les tapes finales de lemballage larrive chez le client
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Les points vrifier sont les suivants : - les stations demballage - Rconciliation des quantits dtiquettes utilises - Si utilisation dun code-barre, validation du systme - Identification des produits selon la volont des clients - les matriaux utiliss - les liens avec les transporteurs
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Test Equipment)
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Equipment)
Mcanique
Gabarit
Physique
Baromtre
Electricit
Testeurs
Chimie
Balance
Dynamomtre Compteur Horloge Chronomtre
Anmomtre
Altimtre
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- mthode dtalonnage
- si sous-traitance : vrifier si contrat - frquence de la calibration
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la calibration - si mesure ou instrument labor en interne, validation de la mthode de la calibration - cas dun appareil non-conforme - historique des donnes
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dispose dune procdure de garantie respecte la dfinition juridique de la notion de garantie du pays
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dispose des garanties suivantes : - paisible possession du bien vendu - possession utile, le bien fourni doit tre exempt de vices qui le rendent impropre lusage auquel il est destin.
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doivent tre runies : - le vice doit rendre la chose impropre lusage - le vice doit tre cach - le vice doit tre antrieur la vente
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dispose dune procdure daudit interne gre en totalit le contrle de tous ses dpartements
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Les points vrifier sont les suivants : Existence dun planning daudit interne et dauditeurs forms Assurance que tous les dpartements soient audits au moins une fois Rponse faite par chaque dpartement sur les points soulevs Auditeurs indpendant du dpartement audit
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dispose dune procdure de formation du personnel met en place tous les moyens pour avoir un personnel professionnel
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Existence dun tableau reprenant les noms des personnes, les formations suivre et les formations suivies valuation des personnes Formations renouveles au bout de certaines priodes
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II- Laudit 5/ Examen du produit, process, de lorganisation Formations en cas de changement de lenvironnement (machines) Formations suite des problmes qualit Information au personnel du contenu des tches, responsabilitsde leur fonction Classification des non-conformits
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conformities) Les principes : Sassurer que le fournisseur dispose dune procdure de gestion des problmes qualit met en place tous les moyens pour amliorer sa gestion
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Existence dun tableau reprenant les clients, problmes qualit rencontrs, actions correctives mises en place. Sgrgation des produits non-conformes Recherche de lorigine dun problme qualit Information de suivi communique au clients avec mesures correctives mises en place.
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II- Laudit 5/ Examen du produit, process, de lorganisation Sgrgation/recherche de tous les produits pouvant avoir eu le mme problme. Mise en place dactions prventives Possibilit de rappel des produits chez les clients Si un produit est retravaill suite une nonconformit, il doit avoir une identification part.
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puisse retrouver lorigine de chaque matire, fourniture pour chaque produit fini fabriqu
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Donnes archives Dlai de conservation des archives dfini Identification des donnes conserver Forme de larchivage (papier, informatique ?) Dfinition des accs informatiques autoriss Back-up informatiques Liste des noms et des signatures des personnes
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produits sensibles) - zones contrles dfinies - procdures de nettoyage des machines - logique du flux des matires
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dviation/qualit telle que requise, informez-en le fournisseur. Notez-les points au fur et mesure. Ayez un esprit critique mais, objectif.
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est apte travailler avec votre entreprise. Sachez sparer ce qui est essentiel de ce qui est accessoire. Vous devez galement vous assurer que les procdures sont bien rdiges et surtout appliques.
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en fin daudit afin de rsumer les points. Vous vrifiez que vous disposez de lensemble des informations vous permettant de complter le rapport daudit ultrieurement. Puis, vous ferez un compte-rendu immdiat et rsum au fournisseur, en indiquant les points forts et les points faibles.
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analysez lensemble des informations reues. Vous devez valuer chaque question et indiquer chaque point ngatif rencontr ainsi que son niveau critique. Le rapport daudit doit comprendre tous les lments. Ce rapport est interne et confidentiel. Vous ne pouvez le divulguer.
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un rapport rsum envoy au fournisseur. Cest dans ce rapport que vous indiquez :
Les non-conformits rencontres Les demandes daction corrective avec date butoir La position de lentreprise suite laudit
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fournisseur rponde aux points soulevs. A rception des rponses, vous devez analyser leur contenu avec le reste de lquipe daudit. Vous dcidez sur cette base, si les rponses sont satisfaisantes ou non.
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aller rauditer le fournisseur pour vrifier lapplication des mesures. Sinon, vous pouvez clturer laudit.
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slectionnerez pas le fournisseur si vous jugez que son niveau de qualit nest pas suffisant. La clture daudit doit tre notifie au fournisseur et dans votre planning de suivi des audits. Vous pouvez squencer les audits tous les 3 ans.
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Cas pratique n 3 LISCAE vous demande de sous-traiter le nettoyage de la salle actuelle. Dterminez lensemble des informations techniques que vous allez communiquer au fournisseur. Sur base de ces informations, tablissez un schma daudit (vous pouvez vous baser sur laudit produit prcdent mais, vous devez ladapter cet achat de service).
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CONCLUSION
Maintenant vous avez lensemble des cls pour tre un auditeur achat. PROFESSIONNALISME ET EXPERTISE = THEORIE ET APPLICATION