MANEJO DE REUNIONES

MANEJO DE REUNIONES
Sandra Ximena Quitian Arrigui
Febrero - 2009
 Agenda S
a
n
 Introducción dr
a
Xi

Manejo de Reuniones
 Tema central: m
¿Qué es? e
n
Clasificación a
Etapas: Q
 El antes ui
ti
 Durante
a
 Después
n
A
rr
 Conclusiones
 Introducción S
a
n
Las reuniones son parte del día a día de las dr
organizaciones de hoy. Se usan para analizar a
problemas, tomar decisiones, lograr Xi

Manejo de Reuniones
m
compromiso de equipos de trabajo, desarrollar e
proyectos pero como lo mencionan muchos n
ejecutivos también para "ocuparse cuando no a
Q
hay claridad de las prioridades del día" . ui
ti
La manera en que se llevan a cabo las a
n
reuniones en una empresa, son el reflejo de su A
Cultura Organizacional. rr
 ¿Qué Es? S
a
n
 La Reunión es una actividad legítima que dr
resulta insustituible para el logro de objetivos a
donde la inteligencia colectiva, la necesidad Xi

Manejo de Reuniones
m
de cooperación, el comprometimiento con la e
ejecución, el surgimiento de ideas o el n
intercambio de conocimientos sean factores a
Q
fundamentales. ui
 Se podría definir una reunión de trabajo como ti
a
un grupo de personas que piensan juntas para n
conseguir un fin. Los 4 principales motivos por A
los que nos reunimos son: discutir, decidir, rr
informar o destruir (e incluso manipular)
 Clasificación de las reuniones (1/6) S
a
n
 Reuniones para informar: dr
a
Xi

Manejo de Reuniones
Objetivo: Enterar de algo a un grupo de personas m
Aplicaciones: Dar a conocer una decisión tomada, e
responder a inquietudes recibidas de varias fuentes n
a
cuya respuesta pudiera ser de interés común, dar
Q
instrucciones para la realización de una tarea, ui
combatir un rumor, informar nuevos ti
procedimientos, etc. a
n
A
rr
 Clasificación de las reuniones (2/6) S
a
n
 Reuniones para informarse: dr
a
Xi

Manejo de Reuniones
Objetivo: Obtener información o ideas de un grupo m
Aplicaciones: Muy amplias. Buscar criterios sobre un e
proyecto o una decisión no aplicada aún, captar n
a
estado de ánimo o sentimientos de un grupo,
Q
obtener un fondo amplio de ideas con respecto a un ui
asunto, hallar factores a tomar en cuenta para la ti
solución de un problema, etc. a
n
A
rr
 Clasificación de las reuniones (3/6) S
a
n
 Reuniones para debate público: dr
a
Xi

Manejo de Reuniones
Objetivo: Someter a discusión ante una masa m
relativamente grande de personas, uno o varios e
asuntos para que se pronuncien con respecto a ellos n
y adoptar acuerdos. a
Q
Aplicaciones: Todos aquellos casos donde prima un ui
enfoque parlamentario tales como congresos, ti
asambleas, plenos, claustros, etc. a
n
A
rr
 Clasificación de las reuniones (4/6) S
a
n
 Reuniones para desarrollo del personal: dr
a
Xi

Manejo de Reuniones
Objetivo: Que el grupo perfeccione sus m
conocimientos y habilidades y desarrolle nuevas e
formas de pensar y trabajar, empleando su propia n
capacidad individual y colectiva de análisis y a
síntesis. Q
ui
Aplicaciones: Entrenamiento de dirigentes y ti
profesionales a
n
A
rr
 Clasificación de las reuniones (5/6) S
a
n
 Reuniones para solucionar un problema: dr
a
Xi

Manejo de Reuniones
Objetivo: Analizar un problema en grupo hasta m
encontrar de conjunto su solución e
Aplicaciones: Establecimiento de políticas, n
a
instrumentación de decisiones, aumentos de
Q
productividad, medidas a tomar frente a ui
emergencias, elevación de la calidad de los ti
servicios, selección entre opciones y en general a
todos aquellos asuntos que su complejidad, n
incertidumbre, posibles consecuencias, oposición o A
rr
limitaciones demandan un estudio a fondo en
colectivo.
Clasificación de las reuniones (6/6) S
a
n
dr
a
Xi

Manejo de Reuniones
Reuniones Reuniones de m
comerciales control e
n
a
Q
ui
ti
a
n
Reuniones Reuniones de A
políticas diseño rr
 Etapas: “El antes” S
a
n
 Trate de evitarla a toda costa!!! dr
 Es "antes" cuando usted decide si da la a
Xi
reunión o no, como va a darla, que

Manejo de Reuniones
m
condiciones va a crear para ello y cuando y e
donde se va a realizar. Buena parte del n
a
desenvolvimiento eficiente de la reunión Q
depende de esta fase. ui
 Tenga en cuenta:
ti
a
Objetivo: Es el centro y la razón de ser de toda n
reunión y el criterio para medir su éxito. A
rr
Tipo de reunión
Número y calidad de participantes
Material y locación
Implicados
Voluntad de trabajar con el grupo
Momento
Preparación S
a
n
dr
a
Xi

Manejo de Reuniones
m
e
n
a
Q
ui
ti
a
n
A
rr
 Etapas: “Durante” S
a
n
 Si la va hacer, hágala bien!!! dr
 Trate siempre de llevar un método a
Xi

Manejo de Reuniones
 Otorgue jerarquía al tiempo m
 Ajuste la técnica a las circunstancias e
n
 Desconfíe de la minimización a
Q
 Evite que “Estrechen” los problemas
ui
 Negocie los conflictos ti
a
 Sintonícese con la personalidad del grupo n
A
rr
La mente humana es frágil, registre, anote,
escriba, grabe, vea usted el como, pero no deje S
de hacerlo. a
n
dr
a
Xi

Manejo de Reuniones
m
e
n
a
Q
ui
ti
a
n
A
rr
 Etapas: “Después” S
a
n
 Si la hizo, no la pierda al final!!! dr
 Recapitule a
Xi

Manejo de Reuniones
 Asegure la base de trabajo m
 Defina bien las condiciones e
n
 Estudie la mejor manera de hacer el cambio a
Q
 Haga seguimiento
ui
 Evalué ti
a
n
A
rr
 Conclusión S
 Las reuniones se han convertido en una a
actividad diaria y creciente en el trabajo de los n
profesionales de hoy en día. Sin embargo dr
a
muchos lideres empresariales no dan Xi

Manejo de Reuniones
importancia a este tema y no tienen interés en m
modificar sus hábitos improductivos. e
n
 La forma de operación se "aprende" con solo a
participar en una Reunión utilizando estas Q
ui
herramientas y se disemina rápidamente por ti
toda la empresa a
n
 Mejorando su propio nivel de manejo de
A
reuniones mediante el aprendizaje de rr
habilidades y técnicas, usted mejorara las
capacidades de la organización en general
Preguntas??? S
a
n
dr
a
Xi

Manejo de Reuniones
m
e
n
a
Q
ui
ti
a
n
A
rr
S
a
n
dr
a
Xi

Manejo de Reuniones
m
e
n
a
Q
ui
ti
a
n
A
rr